bassano del grappa 22 aprile 2015 "verso la scuola del futuro"

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Istituto Comprensivo di Castellucchio (MN)

Segreteria digitaledematerializzazione, conservazione digitale

Gestione dei procedimenti e del fascicolo informatico del procedimento in modalità informatica

[email protected]

Bassano del Grappa22 aprile 2015

"Verso la scuola del futuro"

Bassano del Grappa 22 aprile 2015 "Verso la scuola del futuro"a cura di [email protected]

DPR 20 ottobre 1998, n. 428“Protocollo informatico”

DPR 28 dicembre 2000, n. 445“Sistema di gestione dei flussi documentali

e degli archivi”

Una evoluzione NON soltanto lessicale...

Protocollo informatico e workflow documentale

La principale fonte dei contenuti della relazione è il Manuale

di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali

e dell’archivio digitale in fase di adozione nell’Istituto

Comprensivo di Castellucchio; il manuale disciplina le

attività di formazione, registrazione, classificazione,

fascicolazione e conservazione sostitutiva dei documenti

informatici prodotti o ricevuti.

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Le fonti

Bassano del Grappa 22 aprile 2015 "Verso la scuola del futuro" a cura di [email protected]


La gestione del protocollo e dei flussi documentali avviene utilizzando uno specifico software di archiviazione digitale che consente: l'allineamento delle procedure al CAD, l'utilizzo di processi di work flow per la gestione del protocollo informatico e delle pratiche e la conservazione sostitutiva dei documenti.

Il sistema adottato consente di realizzare il processo di dematerializzazione in termini di efficienza, efficacia ed economicità.

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Il sistema adottato

dall'IC di Castellucchio



Individuazione dell’Area organizzativa omogenea

Nell’ambito dell’area organizzativa omogenea (nella scuola è presente una sola AOO) è istituito un servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione di flussi documentali e di archivi.

In assenza del responsabile del protocollo e del suo collaboratore, deve essere comunque garantita la continuità operativa del protocollo.

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a cura di [email protected]


La gestione dei flussi documentali e del protocollo

informatico avviene tramite un processo automatico che

coinvolge tutti gli assistenti amministrativi, il direttore sga e

il dirigente scolastico secondo uno schema di regole

procedurali predefinite.

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Modello organizzativo



L'accesso protetto al sistema di gestione e quindi

all'archivio digitale, consente ad ogni utente di visionare la

propria work-list.

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La firma digitale è di competenza esclusiva del dirigente

scolastico sia per la corrispondenza in arrivo che per quella

in partenza e del direttore sga nel caso debba, per propria

competenza, firmare documenti in uscita.

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Il modello organizzativo è centralizzato per la registrazione

di atti in arrivo mentre la registrazione degli atti in uscita è

demandata, salvo eccezioni, ad ogni singolo ufficio in

funzione delle competenze attribuite.

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Le operazioni di consultazione dell’archivio protocollo

possono essere effettuate da parte di tutti gli utenti abilitati,

non solo per gli atti di propria competenza ma relativamente

a tutti gli atti secondo i sistemi di ricerca generale o

specifica.

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Il ciclo del Documento in Entrata

DSGASmistamento

Non Protocollare

Da Protocollare

Firma dei Documenti

Segreteria: Protocolla il Documento

Individuazione Responsabile

Responsabile: Crea la Pratica o la

implementa con il nuovo documento

Il sistema genera la Signatura di Protocollo


Ricezione dei documenti

- tramite email (peo, pec) memorizzate in formato EML (*)- da istanze e dichiarazioni prodotte direttamente sul sito da parte degli utenti registrati- da files- da documenti analogici scanditi e memorizzati in formato PDF/A-1b (*)

(*) i formati "open document" utilizzati garantiscono la staticità e l'immodificabilità del documento, requisiti che le regole tecniche ritengono primari in una una tipologia di formato.

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La gestione documentale integrata



Immissione del documento nel sistema di gestione dei flussi documentali

il responsabile del protocollo inserisce il documento nel raccoglitore della corrispondenza in entrata generando in tal modo un record/contenitore che attesta che il documento può essere immesso nel processo.

Il record generato viene arricchito delle meta informazioni necessarie alla identificazione ed alla classificazione del documento ad esso associato ed "inviato" alla worklist del Direttore sga per il successivo controllo.

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corrispondenza in entrata




Controllo del Direttore sgaIl Direttore sga riscontrata nella sua worklist la presenza di documenti da visionare nella corrispondenza in entrata e ha diversi compiti:

● visionare il documento e le metainformazioni ad essoassociate

● definire se il documento va protocollato o no● individuare il responsabile del protocollo● individuare il responsabile del procedimento● indicare se deve firmarlo un'altra persona ovvero il dirigentescolastico

● sottoporre il documento alla firma del dirigente.14





Firma digitale del dirigente scolastico

Il Dirigente firma gli atti per consentire l'invio automatico dell'informazione alla worklist dell'ufficio protocollo.

punti critici: gestione dell'assenza prolungata del Dirigente scolastico.

In ogni fase della procedura, il dirigente, il direttore sga e il responsabile del procedimento potranno scambiarsi messaggi operativi ed il messaggio potrà “rimbalzare” sino alla conferma finale che avverrà con la firma del dirigente.






Protocollo e creazione del file di segnatura (XML)

Il sistema si occupa di creare il file di "conferma ricezione" in formato xml e lo trasmette al mittente

Dopo la firma del dirigente il documento da protocollare sarà

trasmesso alla worklist del responsabile del protocollo che si

occuperà di completare l'operazione di metadatazione e quindi

di protocollazione.

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Protocollo e creazione del file di segnatura (XML)I requisiti necessari di ciascuna segnatura di protocollo

sono:● codice identificativo dell'amministrazione● codice identificativo dell'area organizzativa omogenea● data del protocollo● numero di protocollo● indice di classificazione● oggetto● mittente/destinatario






Protocollo e creazione del file di segnatura (XML)

È fatto divieto assoluto spedire qualunque documento firmato

digitalmente privo del suo file di segnatura.

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Assegnazione del documento al responsabile del procedimento

Il documento protocollato compare ora nella worklist del

responsabile del procedimento che si occuperà di aprire un

nuovo fascicolo o di inserire il documento in un fascicolo già

aperto.






DSGASmistamento

Firma dei Documenti

Responsabile Crea il nuovo documento

ResponsabileSignatura di protocollo

Responsabile Conferma l’invio del documento


Il ciclo del Documento in Uscita

Fasi della gestione dei documenti in uscita

a) Redazione del documento da parte del responsabile del procedimentob) Inserimento nel raccoglitore posta in uscita per essere sottoposto al

controllo del Direttore sga

c) Controllo Direttore sgaIl Direttore sga riscontrata nella sua worklist la presenza di documentida visionare nella corrispondenza in uscita e ha diversi compiti: - visionare il documento e le meta informazioni ad esso associate - definire se il documento è correttamente e legalmente creato - indicare se deve firmarlo un'altra persona ovvero il dirigente scolastico - sottoporre il documento alla firma del dirigente.

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corrispondenza in uscita




Fasi della gestione dei documenti in uscitad) Firma del dirigente

Il dirigente riscontrata nella sua worklist la presenza di documentida firmare effettua i necessari controlli e firma digitalmente ilDocumento.

e) Il documento viene inviato alla worklist del responsabile delProcedimento che si occuperà di protocollarlo ed inviarlo aldestinatario unitamente al file di segnatura (XML)

In ogni fase della procedura, il dirigente, il direttore sga e il responsabile del procedimento potranno scambiarsi messaggi operativi ed il messaggio potrà “rimbalzare” sino alla conferma finale che avverrà con la firma del dirigente.

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corrispondenza in uscita




Il file di segnatura di protocollo XML



Il fascicolo informatico costituisce un ulteriore passo verso la

realizzazione dei fondamentali obiettivi di interconnessione e

interoperabilità e di cooperazione applicativa con i quali si vuole

raggiungere il risultato di far interagire il cittadino e l’impresa con

una pubblica amministrazione unitaria, che funzioni come centro

di erogazione di servizi e prestazioni, e che sia dotata, allo

scopo, di un sistema informativo integrato ed omogeneo.

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il fasciolo informatico



Il fascicolo è un insieme organico e ordinato di documenti che si

forma nel corso dell’attività amministrativa dell’ente allo scopo di

riunire, a fini decisionali o informativi, i documenti utili allo

svolgimento di tale attività.

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Il fascicolo può essere organizzato:● raccogliendo documenti diversi per formato, natura, contenuto

giuridico● raccogliendo documenti della stessa tipologia o qualità o

forma, raggruppati in base a criteri di natura diversa

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Il responsabile del procedimento amministrativo (RPA) cura:

● l'apertura di un nuovo fascicolo● l'inserimento di documenti in fascicolo già esistente● la chiusura di un fascicolo

Tali operazioni non possono mai essere demandate all’ufficio di

protocollo e devono comunque essere condotte in coerenza

con il piano di fascicolazione predisposto dal responsabile del

servizio archivistico30





il fasciolo informaticoLa formazione di un nuovo fascicolo

Avviene attraverso l’operazione di apertura effettuata dal responsabile del procedimento (RPA) tramite la registrazione delle seguenti informazioni:● indice di classificazione● numero del fascicolo● oggetto del fascicolo● data di apertura● ufficio procedente● livello di riservatezza

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Il contenuto del fascicolo

Dopo le procedure di registrazione di protocollo devono essere inseriti nel fascicolo pertinente:● i documenti in arrivo● le minute dei documenti in partenza● i documenti internii documenti interni, che di norma non sono protocollati, se non informatici, devono essere classificati ed inseriti all’interno del fascicolo in base alla data di redazione

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Conservazione sostitutiva – le funzioni

• garantire valore legale• garantire efficacia probatoria



La Conservazione Sostitutiva è una procedurainformatica che ha come scopo quello di garantirenel tempo la validità legale di un documento ed il suovalore probatorio.

Il processo di Conservazione Digitale Sostitutiva permette di cristallizzare i tuoi documenti garantendone l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità e la reperibilità.

L’apposizione della firma digitale e della marca temporale sul file di chiusura (o Indice del Pacchetto di Archiviazione) che riporta i metadati e le impronte associate ai documenti selezionati attribuisce ai documenti informatici valore legale e probatorio.

Conservazione sostitutiva – le funzioni



La conservazione sostitutiva



Il Responsabile della conservazione(appone la propria firma digitale e la marca temporale a

un documento o ad un lotto di documenti)

La Marca Temporale è il risultato della procedura informatica, con cui si attribuisce, ad uno o più documenti informatici, un riferimento temporale opponibile ai terzi.La Marca Temporale è un servizio, acquistato presso un Ente Certificatore, che permette di associare data e ora certe e legalmente valide a un documento informatico, consentendo quindi di associare una validazione temporale opponibile a terzi.

Conservazione sostitutiva



Quesito inviato ad AGID

Spett.le AGID, il DPCM del 13/11/2014, emesso in attuazione del codice dell'amm. digitale, all'art. 3 - comma 7, riporta: "Laddove non sia presente, al documento informatico immodificabile È associato un riferimento temporale."

DOMANDAInterpreto bene ritenendo non necessaria l'apposizione della marca temporale sul documento archiviato digitalmente se su questo, dopo l'apposizione della firma digitale, esiste un riferimento temporale certo?

La marca temporale

riferimento temporale certo su un documento digitale/digitalizzato.




Quesito inviato ad AGID

RISPOSTA

Le regole tecniche sul documento informatico indicano con l'espressione "riferimento temporale", un'"informazione contenente la data e l'ora con riferimento al Tempo Universale Coordinato (UTC), della cui apposizione è responsabile il soggetto che forma il documento" , ovvero un elemento che ha lo scopo di contestualizzare cronologicamente il documento.

La marca temporale





Ciò che cambia è solo il modo con cui si ottiene il riferimento: la validazione temporale opponibile a terzi, oltre che dalla marca temporale da lei citata può essere ottenuta con uno degli elementi elencati dalle recenti regole tecniche della firma digitale, ovvero:

a) il riferimento temporale contenuto nella segnatura di protocollo;b) il riferimento temporale ottenuto attraverso la procedura di conservazione

dei documenti in conformità alle norme vigenti, ad opera di un pubblicoufficiale o di una pubblica amministrazione;

c) il riferimento temporale ottenuto attraverso l'utilizzo di posta elettronicacertificata (PEC);

d) il riferimento temporale ottenuto attraverso l'utilizzo della marcaturapostale elettronica.

La marca temporale





● Deve garantire (anche mediante verbalizzazione) latracciabilità delle operazioni effettuate durante il processodi conservazione;

● La tracciabilità è necessaria per facilitare le operazioni dicontrollo e verifica;

● La tracciabilità è utile per monitorare e mappare l’iter deldocumento e di risalire a tutti i soggetti che hannoacceduto al sistema informatico.

Il ruolo del responsabile della conservazione




● Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva puòdelegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad unao più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano lacorretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate.

● Il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tuttoo in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti adosservare quanto previsto dalla presente deliberazione.

● Nelle amministrazioni pubbliche il ruolo di pubblico ufficiale è svolto daldirigente dell'ufficio responsabile della conservazione dei documenti o daaltri dallo stesso formalmente designati, fatta eccezione per quantoprevisto dall'art. 3, comma 2, e dall'art. 4, commi 2 e 4, casi nei quali sirichiede l'intervento di soggetto diverso della stessa amministrazione.

Le funzioni del responsabile della conservazione







https://www.mindomo.com/mindmap/1e4f4e4dc1754c14b7711bbc8ec63a24

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Per ulteriori approfondimenticonsulta la presentazione pubblicata su Slideshare



http://www.slideshare.net/jamboo_slide/smau-23102014-protocollo-informatico-e-workflow-documentale

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Istituto Comprensivo di Castellucchio (MN)

Segreteria digitaledematerializzazione, conservazione digitale

Gestione dei procedimenti e del fascicolo informatico del procedimento in modalità informatica

grazie per l'attenzione

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