1

Beszerzési logisztikai folyamat tervezése

1. Igények meghatározása, előrejelzése.

2. Beszerzési piac feltárása.

3. Ajánlatkérés.

4. Ajánlatok értékelése, beszállítók kiválasztása.

5. Áruk megrendelése.

6. Fuvarozók kiválasztása.

7. Áru beszállítása, a szállítás diszponálása.

8. Az áru átvétele, rakodása, betárolása a

raktárakba.

9. A beérkezett áruval kapcsolatos számviteli

feladatok, számlázás.

10. Alapanyagok készletmenedzsmentje.

11. Beszerzési folyamatot segítő informatikai

rendszer és technika megválasztása.

2

1. Igények meghatározása

– Meg kell határozni a beszerzendő alapanyagoknál és alkatrészeknél: • fajta, • mennyiség, • minőség, • határidő, • árkorlátok, • beszállítási gyakorisági ütem, • egyéb feltételek.

– Információ gyűjtés forrása: • elfogadott vagy prognosztizált

kiszállítási tervek, • termelési-, karbantartási

programok, • raktárkészletek, • piackutatási eredmények.

– Ajánlatkérést kezdeményezők körének

meghatározása.

3

2. Beszerzési piac feltárása:

– A felmerülő igények forrásainak

feltárása

– Beszállítói kör előzetes szűrése.

(Nem érdemes számára az

ajánlatkérést kiküldeni.)

– Információ gyűjtés forrásai: • saját ismeretség,

• kollegák tudása,

• adatbázis,

• katalógusok,

• vásárlátogatások,

• prospektusok,

• WEB oldalak.

4

3. Ajánlatkérés

– Ajánlatkérés időpontjainak

meghatározása.

– Ajánlatkérés kiküldése:

• kiküldési forma megválasztása

(hagyományos levél, fax, E-mail,

WEB segítségével, on-line

kapcsolat)

• válaszadási időpont kijelölése,

• a kiküldés dokumentálása.

5

4. Ajánlatkérés értékelése, beszállítók

kiválasztása:

– Meg kell vizsgálni, hogy az

ajánlatkérésben kért feltételeket

mennyire tartja be.

– Ajánlatok értékelése a következők szerint: • ár, • mennyiség, • minőség, • rendelés átfutási ideje, • egyéb szállítási feltételek, • a beszállítók általános

minősítése alapján. – Ajánlat értékelésére megfelelő

módszer kidolgozása ill. kiválasztása.

6

Beszállítók kiválasztására szolgáló

modell elemei

• A termék ára, • a termék minősége, • egy periódusban beszerezhető

minimális és maximális mennyiség, • minimális és maximális beszállítási

periódus idő, • rendelési átfutási idő, • szállítási határidő, mennyiség és

minőség megbízhatósága, • a beszállítható más fajta termékek

száma, • azonos termékekből rendelkezésre

álló változatok száma, • a szállítási távolságok, • a felhasználóhoz kötődő hosszú távú

kapcsolat, • különleges igények teljesítésének

lehetőségei.

7

A megrendelés lebonyolítási

rendszer tervezésének szintjei

1. tervezési szint

2. tervezési szint

3. tervezési szint

onlin

eigé

nytov

ábbít

ása s

zerel

ésbõ

l

perió

dikus

igén

y-tov

ábbít

ás a

ter-

vezé

s és d

iszpo

-ná

lás al

apján

keretmegállapodás atermelési program alapján

keretmegbízás

szállítás felosztása:0.5-1 héttel a szerelés elõtt

szállítási lehívás:12-24 órával szerelés elõtt

SZERELÉS

30%

10%

2 %

az igénytervezésszórása

idõ

6-12 hónap szerelés elõtt

1-3 hónap szerelés elõtt

1. ábra

8

A termelésütemezéssel integrált több

szintű alkatrész illetve szerelvény

beszerzés ütemezésének a módszere

A vizsgált esetben négy lépcsőben történik a

megrendelések tervezése. Feltétel, hogy a rendelési

időszakokat valamennyi beszállítónál azonosnak

tekintjük. Az egyes rendelési lépcsőkben a

megrendelések a következők szerint alakulnak (2. ábra).

12

1

TTr

=

23

2

TTr

=

T1

34

3

TTr

=

1. lépcső

2. lépcső

3. lépcső

4. lépcső

2. ábra: Megrendelések tervezési szintje

9

Az egyes megrendelési lépcsőknek a

beszállító termelési fokozataira való

befolyása

1. lépcső

Alapanyagbeszerzés

I. gyártásifokozat

II. gyártásifokozat

Készáruraktározás

2. lépcső

3. lépcső

Kiszállítás

4. lépcső

(2) (2)kj kq pν ν∆ ∆ ∗>

)2()2(kk pq νν ∆≤∆)2()2(

kk pq νν ∆>∆

)3()3(kk pq νν ∆≤∆)3()3(

kk pq νν ∆>∆

)1()1(kk pq νν ∆>∆

)*3()3(kk pq νν ∆>∆

)1()1(kk pq νν ∆≤∆

3. ábra Megrendelési folyamat hatása a beszállítók

logisztikai folyamatára

10

1. megrendelési lépcső időszaka: T1 (6-12 hónap).

A megrendelt mennyiség a ν . alkatrész csoportból a k.

beszállítónál

∑Θ∈

=ν

νi

ikk qq )1(

(1)

ν - az alkatrész csoportot (ν =1…s),

i - az alkatrészeket (i=1…f),

k - a beszállítókat (k=1…p) jelöli.

νΘ a ν . alkatrészcsoportba tartozó alkatrészek halmazát jelöli.

Az alkatrészek csoportba sorolása aszerint történhet, ahogy

a beszállítók gyártási kapacitása konvertálható. (Az

egyszerűbb tárgyalási mód érdekében, a csoportba sorolás

beszállítóktól független).

A meghatározására egyrészt a T)1(

kqν 1 időszakra vonatkozó

prognosztizálható készáru megrendelések szolgálnak, másrészt

a beszállítók folyamatos értékeléséből és az újabb

beszállítási lehetőségek nyomon követéséből

leszármaztatható e célra kidolgozható optimalizálandó

program szolgálhat.

11

Beszállítónként, alkatrészcsoportonként minden megrendelési

lépcsőben rögzíthető egy megengedhető eltérés, amelyen belül

-arányosságot feltételezve-, az eggyel alacsonyabb lépcsőben

történő megrendelés a kialakult rendelési átfutási időn belül

kezelhető: . )1(vkp∆

2. megrendelési lépcső időszaka: 1

12 r

TT = (1-3 hónap),

egyenlő időszakokat feltételezve.

A megrendelt mennyiségek a időszakon belül a j. ütemben

a

1T

ν . alkatrész csoportnál a k. beszállítónál: ill. a

megengedett eltérés a 2. lépcsőben: .

)2(kjqν

)2(vkp∆

Az előzőekben leírtak szerint nem változik a kialakult

rendelési átfutási idő, ha

)1(

1

)1()2()1(

kkj

kjkj pr

qqq ν

ννν ∆≤−=∆

(2)

3. megrendelési lépcső időszaka: 2

23 r

TT = (0,5-1 hét).

Az előzőkhöz hasonlóan értelmezhető a ill. és a

rendelési átfutási idő zavartalan, ha

)3(kjqν )3(

vkp∆

)2(

2

)2()3()2(

kkj

kjkj pr

qqq ν

ννν ∆≤−=∆

(3)

12

4. megrendelési lépcső időszaka: 3

34 r

TT = (12-24 óra), ahol a

zavartalan rendelési átfutási idő feltétele – a jelölések az

előzőekben leírtak analógiája alapján-

)3(

3

)3()4()3(

kkj

kjkj pr

qqq ν

ννν ∆≤−=∆

(4)

Ha a 4. lépcsőben feladott rendelésnél a 3. lépcsőben megadott

rendeléstől való eltérés:

)3()3(kjkj pq νν ∆≤∆

(5)

akkor a 4. lépcsőben feladott rendelés a készáru raktárból

kiszállítható, ekkor a rendelés átfutási ideje:

kSkREkjRA ttt ννν +=)4(

(6)

kREt ν a rendelés előkészítési idő,

kSt ν a rendelés leszállítási ideje a beszállítóhoz a

rakodási időket is beleértve.

Ha

)3()3(kkj pq νν ∆>∆

(7)

13

akkor a 4. lépcsőben történő megrendelés kiszállítása késve, a

II. gyártási fokozaton való átfutás után kerülhet ki a

felhasználóhoz:

kGkSkREkjRA tttt νννν 1)3( ++=

(8)

ahol a II. gyártási fokozaton való átfutási idő. kGt ν1

Meg kell jegyezni, hogy az átfutási idő növekedés nem

szükséges, hogy a teljes alkatrész csoportra vonatkozzon, csak

esetleg bizonyos alkatrészekre ill. bizonyos alkatrész

mennyiségre.

Ha a )3(*)3()3(

kkkj ppq ννν ∆>>∆>∆ (9)

akkor a 4. lépcsőben való megrendeléseknek az I. gyártási

fokozaton is át kell futni.

Így a rendelési átfutási idő tovább növekszik

kGkGkSkREkjRA ttttt ννννν 21)2( +++= (10)

ahol az I. gyártási fokozaton való átfutási idő. kGt ν2

Végül ha a *)3(**)3()3(

kkkj ppq ννν ∆>>∆>∆ (11)

14

akkor még az alapanyag beszerzés átfutási idejét ( ) is

figyelembe kell venni. Vagyis a növelt rendelés átfutási idő:

kBt ν

kBkGkGkSkREkjRA tttttt νννννν ++++= 21)1(

(12)

Ha a beszállítónál szegmentált gyártás folyik (3. ábra), akkor

az egymást követő rendelési fokozatok közötti eltérések

nagyobb értékűek lehetnek. Ugyanis ez esetben úgy tudja

megengedni az egyes beszállítási lépcsők közötti eltérést,

hogy saját készletei az egyes fokozatok között minimálisan

tarthatók.

11Aq 12

Aq

111Aq 112

Aq

1112Aq

4 4T ∆→

3 3T ∆→

2 2T ∆→

1 1T ∆→

1. fokozat

2. fokozat

3. fokozat

4. fokozat

T S+T RE

5 ∆→

111

111 11 111

11

111

0 1

1

A Ai i

in

ii

q qγγ

γ=

=≤ ≤

=∑

11

11 1 11

1

11

0 1

1

A Ai i

i

n

ii

q qββ

β=

=≤ ≤

=∑

1

1 1

1

1

0 1

1

A Ai i

n

ii

q qαα

α=

=≤ ≤

=∑

1Aq 2

Bq

4. ábra A beszállító szegmentált gyártása

15

A beszállítók felé történő alkatrészek és szerelvények

megrendelési lépéseit kívánatos a szegmentált gyártás

fokozataival harmonizálni. Ebből kifolyólag szükségessé

válhat, hogy az előzőekben a probléma tárgyalásánál az

egyszerűbb interpretálás miatt feltételeztük, hogy valamennyi

beszállítónál a megrendelési fokozatok azonosak, azonos

időintervallumokra vonatkoznak.

A felhasználó vállalatnál az egyes megrendelési fokozatok

közötti eltérés oka lehet:

• a késztermék prognosztizált megrendelésétől olyan eltérés,

amit a piac megtartása miatt bizonyos keretek között

tolerálni kell tudni,

• a felhasználó belső technológiai rendszerében következik

be véletlenszerűen zavar,

• bizonyos beszállítók nem teljesítik a vállaltaknak megfelelő

alkatrész- vagy részegység beszállítói programot, amely

következtében módosítani kell a szerelésütemezést.

16

A termelés finom ütemezésénél, amelyhez a 4. lépés szerinti

megrendelések tartoznak, - ha a termelés ütemezés

célfüggvénye az átfutási idő minimalizálása

.min→AT (13)

akkor a rendelési átfutási idő csökkentésénél fontos olyan

termelésütemezést készíteni, hogy minél több alkatrésznél,

szerelvénynél a rendelési átfutási idő a ( )

szerint legyen számítható.

kSkREkjRA ttt ννν +=)4(

Ha a termelés finom ütemezésénél a teljes költségek

minimalizálását tekintjük, akkor az alkatrészek,

szerelvények vásárlási költségkomponense: ( )pKK VV ∆=

vagyis -től az előző megrendelésnek az alkatrészcsoportra

vonatkozó megengedhető értékétől függ. Általában a

p∆

p∆

növelése a fajlagos vásárlási költséget növeli.

Megjegyezni kívánjuk, hogy a vázolt esetben a termelés

finom ütemezésénél többcélú programozást kívánatos

alkalmazni, amelyben megjelenik a minimális átfutási idő, a

minimális készletek, a maximális teljesítőképesség, a

minimális költségráfordítás, a kiszállításoknál a minimális

határidőkésés ill. maximális szállítási megbízhatóság,

legfeljebb ezek súlya, mértéke esetenként eltérő.

17

6. Fuvarozók kiválasztása

Ki végezze a szállítást:

• Beszállító végzi a szállítmányozást:

• saját járművel,

• bérelt járművekkel,

• vegyesen.

• Felhasználó végzi a szállítmányozást:

• saját járművel,

• bérelt járművekkel,

• vegyesen.

• Outsourcingba kerül:

• szállítás-rakodás kerül kiadásra,

• szállítmányozás kerül kiadásra.

18

Fuvarozók kiválasztásának

szempontjai • a felhasználó fuvarozó képessége, kézsége,

• az áru szállításánál a szállító járművekkel szemben

támasztott követelmények,

• felhasználó rakodóhelyeinek sajátosságai,

• beszállító távolsága, földrajzi fekvése,

• beszállító rakodóhelyeinek sajátosságai,

• azonos rendelési időre vonatkozó anyagmennyiség,

szállítási ütemidők,

• kapcsolódó beszállítások:

• azonos beszállítóknál,

• közeli beszállítóknál,

• szállítási költségek alakulása,

• fuvar megrendelések átfutási ideje,

• fuvarozási költségek, megbízhatóság, minőség,

• kapcsolódó szolgáltatások.

19

7. Áruk beszállítása, szállítás

diszponálása

Feladat: • beszállítási időpont meghatározása,

• jármű típus kiválasztása,

• járműszám meghatározása,

• kapcsolódó szállítási feladatok meghatározása.

Célfüggvény: • minimális szállítási költség,

• járművek maximális kihasználása,

• terhelés kihasználás maximalizálása,

• üresjárati úthossz minimalizálása,

• állásidők csökkentése.

20

8. Az áru átvétele, rakodása, betárolása

a raktárba

Feladatok: • a jármű belépési pontjának az áruátvétel helyének,

rakodóhelyének kijelölése,

• a beléptetés, átvétel ütemezése,

• a megfelelő rakodó-berendezések kiválasztása,

diszponálása, mennyiségi és minőségellenőrzése,

• bizonylatok áttekintése, a beérkezés regisztrálása,

• a megfelelő raktár illetve üzemi bemenő tároló

kiválasztása (ahol az anyag felhasználásra kerül),

• belső szállítás megválasztása, ütemezése,

• betárolás a raktárba, üzemi bemenő tárolóba,

• a betárolás nyilvántartása, tárolóhely regisztrálása.

21

Centralizált és decentralizált beszerzés

A centralizált beszerzés előnye: • az igények pontosabb nyomonkövetése,

• a nagyobb beszerzendő mennyiség révén költségcsökkenés

érhető el,

• a beszerzési piacok alaposabb ismerete,

• nagyobb a beszerzést végrehajtó munkatársak

kompetenciája,

• intenzívebb kapcsolattartást eredményez a beszállítókkal.

A centralizált beszerzés hátránya: • a kis mennyiségre vonatkozó és gyors teljesítést

igénylő megrendeléseket nehezen tudja kezelni,

• a termeléstől való nagyobb távolsága miatt

hosszabbak a kommunikációs utak,

• azokat a beszállítókat részesíti előnyben, akik

hajlandóak a beszerzés által igényelt anyagmennyiség

leszállítására.

22

A két beszerzési forma az igények meghatározási módjában is

különbözik. A rendelési mennyiség meghatározása során

mindig figyelembe kell venni, hogy az igény általában nem

adható meg diszkrét értékekkel, hanem a várható érték és a

szórás összegeként határozható meg:

ijiijMij qq σϕ ⋅+= (14)

Mijq a rendelési mennyiség az i. alapanyagból a j. felhasználónál,

ijq a rendelési mennyiség várható értéke az i. alapanyagból a j.

felhasználónál,

iϕ az i. alapanyag súlyozási tényezője,

ijσ az i. alapanyag rendelési mennyiségének szórása a j. felhasználó

esetén.

Decentralizált beszerzés esetén az i. alapanyagból

megrendelendő mennyiség meghatározása során összegezni

kell az egyes felhasználók rendelési mennyiségét:

∑∑==

⋅+=p

jiji

p

jijMi qq

11σϕ

(15)

Látható, hogy decentralizált beszerzés esetén az egyes

felhasználóknál jelentkező bizonytalanságok nem

kompenzálhatók, hiszen mindenegyes felhasználó önállóan

végzi a beszerzést.

23

Centralizált beszerzés esetén ez az összegzés más formát ölt,

hiszen ebben az esetben a beszerzést az egyes felhasználók

nem külön-külön végzik, hanem a rendelést központilag adják

fel, ebből következik, hogy a rendelési mennyiség

meghatározása az alábbi összefüggéssel írható fel:

∑∑==

⋅+=p

jiji

p

jijMi qq

1

2

1σϕ

(16)

Az ismertetett összefüggésekből látható, hogy centralizált

beszerzés esetén az egyes felhasználók rendelési

mennyiségeinek szórásából adódó bizonytalanság az esetek

jelentős részében kiegyenlíthető és ezáltal kisebb készletek

érhetők el, míg decentralizált beszerzés esetén ez nem

valósítható meg.

A következőkben a centralizált és decentralizált raktározás

során jelentkező költségeket vizsgáljuk meg. Centralizált

raktározás esetén a beszállító a központi raktárba szállítja be

az alapanyagot, amit rövid tárolási idő után a termelés

ütemének megfelelően szállítanak be a felhasználóhoz.

24

Beszállító

Központiraktár

Felhasználó

Felhasználó

FelhasználóBeszállító

Beszállító 5. ábra: Centralizált raktározás

Ebben az esetben a felmerülő költségek a következőképpen

határozhatók meg:

2211 RSRSV KKKKKK ++++= (17)

VK - alapanyag vásárlási költsége,

1SK - szállítási költség a beszállítók és a központi raktár között,

1RK - raktározási költség a központi raktárban,

2SK - szállítási költség a központi raktár és a felhasználók

között,

2RK - raktározási költség a felhasználóknál.

Decentralizált esetben a költségek:

33 RSV KKKK ++= (18)

3SK - szállítási költség a beszállítók és a felhasználók között,

3RK - tárolási költség a felhasználóknál.

25

Rendelési átfutási időt befolyásoló tényezők Az átfutási idő a logisztikai lánc két tetszőleges pontja között

értelmezhető.

Számításának alapelvei:

• az átfutási időt egy-egy termékre vonatkoztatjuk,

• megkülönböztetünk rendelésre ill. anyagáramlásra

vonatkozó átfutási időt,

• rendelési átfutási idő számításánál a párhuzamos

eseményeknél a leghosszabbat kell figyelembe venni,

• anyagáramlási átfutási időnél a párhuzamos események

időráfordításait az alkatrész (részegység) értékeinek

arányával súlyozva összegezzük,

• az átfutási idő várható értékét (átlagidőt) és annak a szórását

vesszük számításba.

26

Az átfutási idő számítási modellje a közvetlen és közvetett

ellátást is figyelembe véve az ábra szerintire egyszerűsíthető

le:

GK ER

GK

B

B

SK F

ERER

6. ábra: Az átfutási idő egyszerűsített számítási modellje

A rendelési átfutási idő számításánál azzal az általános

esettel számolunk, hogy az alkatrészek függetlenül attól,

hogy közvetlen vagy közvetett ellátásra kerül-e sor az

előző fokozatnál vagyis közvetett beszállítónál az

elosztóraktáraknál kerülnek megrendelésre és onnan

közvetlenül kielégíthető az alkatrész igény. A 7. ábra

szerint így a rendelési átfutási idő azonos módon

számítható közvetlen és közvetett ellátás esetén.

27

tS1 tW1te1

tei tSi twi

ten tSnT''Ak

teT

TE

tM tWT tSTk

T'Ak

TAk 7. ábra: A rendelési átfutási idő számításának modellje

Az i. alkatrésznél az átfutási idő komponensei:

tei - a rendelést követő előkészítési idő (alkatrészhez

szükséges beszerzés, gyártás és az azt követő

előkészítési idő, csomagolás, komissiózás),

tSi - szállítási idő,

tWi - várakozási (tárolási) idő.

A termékek összeszerelésénél az átfutási idő komponensei:

teT - előkészítési idő,

tM - szerelési idő, magában foglalja a műveletközi szállítás,

tárolás és rakodás idejét is,

tWT - várakozási idő,

tSTk - szállítási idő a k. felhasználóhoz,

TE - alkatrész, részegység átfutási ideje,

TAk - termék átfutási ideje.

28

A 7. ábra alapján belátható, hogy a rendelési átfutási időnek a k.

felhasználónál egy adott terméknél a következő változatai

fordulhatnak elő:

• a késztermék a szerelőközpontok készáru raktáraiból kerül

kiszállításra: '

Ak WT STT t t= + k (19)

• a szükséges alkatrészek mindegyike a szerelőközpontok alkatrész

raktáraiban rendelkezésre állnak:

STkWTMeTAk ttttT +++='' (20)

• beszállítóktól vagy az elosztóraktárakból kerülnek megrendelésre

az alkatrészek:

Ak E M WT ST T t t t= + + + Tk (21)

ahol

( )E ei si wiiT Max t t t= + + (22)

A rendelési átfutási időt befolyásoló tényezők: • beszállítók távolsága a szerelőközpontoktól,

• beszállítók gyártóberendezésének, termelésprogramozásának

rugalmassága,

• szállítási mód, szállítóeszköz jellemzői,

• alapanyag beszerzés, csomagolóanyag beszerzés rugalmassága,

• raktárról való kiszállítás lehetősége, a rendelkezésre álló készletek

nagysága,

• a szerelőközpontok és a felhasználók közötti távolság.

29

Design tervezés Szükségletmeghatározás Termelés tervezés

Ajánlatkérés

Megfelelőbeszállító

kiválasztása

Beszerzésfeltételei

Választás a jóváha-gyott beszállítói listáról

Igen

AjánlatokértékelésÚj beszállító

kiválasztása

Nem

Beszállítóértékelése

Beszállítókiválasztása

JóvahagyásNem

IgenMegrendelés

feladása

Beszállítás

Áru fogadása

Szállítási sérülés

Mennyiségi ellenőrzés

Megfelelő

Minőségi ellenőrzés

Megfelelő

Teljesítés értékelése

Elfogadás

Számla ellenőrzés

Bevételezés a raktárba

Készletgazdálkodás

Igen

Nem

Nem

Igen

Igen

Igen

JóvahagyásNem

IgenFelvétel a

beszállítói listára

Jegyzőkönyv

Jegyzőkönyv

NemJegyzőkönyv

NemReklamáció

Alapanyraktárkészletszintje

8. ábra Beszerzési logisztikai folyamat

30

Fajlagos költség függvények:

kv

q

ks

l

kv

tR

ks

q

kv

s

kh

V

qH

kv fajlagos vásárlási költség; ks fajlagos szállítási költség;

c0 c0

kH fajlagos hiány

9. ábra

30