Bài 3: Tạo bài trìnhdiễn PowerPoint

Chào bạn, nội dung này có một số mục đề chỉ dành cho thành viên. Vì bạn chưa ghi danh học onlinehoặc chưa đăng nhập nên bạn chỉ xem được bài mẫu, tức là một số phần sẽ bị che đi. Bạn có thể chia sẻ cho bạn bè cùng đọc bằng cách gửi email, chia sẻ liên kết trên Facebook, copy file,...

Truy cập liên kết nguồn để đọc đầy đủ hơn: http://hoc.trungtamtinhoc.edu.vn/bai-3-tao-bai-trinh-dien-powerpoint/

Mời các bạn đọc nội dung chính trong trang kế tiếp.

--★--

Mã định danh của tài liệu này, Scan để truy cập bài gốc

(BID1-REF1ecfcd208495d565ef66e7dff9f98764dart-PDFUSER)

Bài này tập trung nói về cách mở chương trình PowerPoint để tạo một bài báo cáo mới, cách sử dụngcác mẫu định dạng sẵn để làm PowerPoint. Cách lưu bài trình diễn và báo cáo.

(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Ngoài ra bài này cũng còn hướng dẫn cách bảo vệ bài báo cáo powerpoint bằng mật khẩu.

Bài này các bạn cũng bắt đầu làm quen với các khái niệm slide, template, theme mẫu, bộ màu, lưutrữ các bài báo cáo,…

<< Bài trước, bài 2: Cách Tạo Bài PowerPoint Chuyên Nghiệp

Mục lục

1. Khởi động chương trình Microsoft PowerPoint2. Tạo mới bài trình diễn

Tạo bài trình diễn rỗng (blank)Tạo bài trình diễn từ mẫu có sẵn (template)Dùng các mẫu từ InternetDùng các mẫu thiết kế của bạn tạo hoặc các mẫu sưu tầm đang lưu trên đĩaTạo bài trình diễn từ một tập tin có sẵnTạo bài trình diễn từ nội dung của một tập tin ứng dụng khác

3. Lưu bài trình diễnLưu lần đầu tiênLưu các lần sauĐổi thư mục khi lưu và thiết lập thư mục lưu mặc địnhĐổi định dạng khi lưu

4. Bảo vệ tập tin Powerpoint bằng mật mã5. Đóng và mở lại tập tin trình diễn

Đóng tập tin trình diễnMở lại tập tin trình diễn đang lưu trên đĩa

1. Khởi động chương trình Microsoft PowerPoint

Từ cửa sổ Windows -> chọn Start -> chọn All Programs -> chọn Microsoft Office -> chọn MicrosoftOffice PowerPoint 2007

Bài này thuộc chuyên đề Hướng dẫn học MS PowerPoint 2007, bạn có thể click vào để xem cácbài khác cùng chuyên đề này. Đây là một bài học trực tuyến miễn phí tại Trung tâm Tin Học TrựcTuyến, bạn có thể đọc thoải mái mà không cần đăng ký thành viên.

Giao diện chính của chương trình PowerPoint 2007

2. Tạo mới bài trình diễn

PowerPoint cung cấp nhiều cách thức tạo mới một bài trình diễn, sau đây là các cách đó:

Đợi một chút, hãy để lại email, chúng tôi sẽ gửi bài vào email bạn, cùng nhiều bài khác nữa.

Tạo bài trình diễn rỗng (blank)

Khi bạn khởi động chương trình PowerPoint thì một bài trình diễn rỗng đã mặc định được tạo ra, bạnchỉ cần tiếp tục soạn thảo nội cho các slide. Nếu bạn muốn tạo mới một bài trình diễn rỗng từ đây thìlàm theo các bước sau:

Chọn nút Office -> chọn New. Cửa sổ New Presentation xuất hiện

Hộp thoại New Presentation

chọn Blank Presentation và nhấn nút Create để tạo mới.

Ngoài ra bạn còn có thể dùng tổ hợp phím tắt để tạo bài trình diễn mới là <Ctrl + N>.

Xem thêm Các phím tắt vô giá trong PowerPoint

Tạo bài trình diễn từ mẫu có sẵn (template)

Các bài trong chuyên đề Hướng dẫn học PowerPoint online

Bài 1: Giới thiệu PowerPoint 2007

Bài 2: Cách tạo bài trình diễn chuyên nghiệp với PowerPoint 2007

Bài 3: Tạo và lưu tập tin trình diễn với PowerPoint 2007

Bài 4: Xây dựng nội dung bài trình diễn với PowerPoint 2007

Bài 5: Hiệu chỉnh làm đẹp bài trình diễn PowerPoint

Bài 6: Thêm hiệu ứng, hoạt cảnh trong PowerPoint

Bài 7: In ấn slide trong PowerPoint (Handout, Notes pages, Header & Footer)

Bài 8: Trình diễn báo cáo với PowerPoint

Phụ lục: Kho download template Powerpoint đẹp

Phụ lục: Phím tắt trong PowerPoint

Download cài đặt Powerpoint 2007

Các mẫu thiết kế sẵn (template) không những chứa các thiết lập về định dạng mà có thể chứa luôncác nội dung cơ bản. Có nhiều loại mẫu thiết kế để bạn chọn lựa tùy theo nhu cầu của mình:

Dùng các mẫu được xây dựng sẵn kèm theo phần mềm Microsoft PowerPoint

Các mẫu trong phần này không nhiều vì Microsoft còn cho phép bạn chọn mẫu từ các nguồn khác,đặc biệt là từ Internet. Làm theo các bước sau:

Chọn nút ...Nội dung chỉ dành cho thành viên...

. Hộp thoại New Presentation xuất hiệnChọn Installed Templates từ danh mục Templates bên trái cửa sổChọn một mẫu từ danh mục ở khung nằm giữa và xem hình minh họa phía bên phía cửa sổ.Chọn một mẫu ưng .ý sau đó nhấn nút Create

Các mẫu kèm theo phần mềm

Dùng các mẫu từ Internet

Bạn có thể sử dụng các mẫu từ trang web của Microsoft. Làm theo các bước sau:

Chọn nút ...Nội dung chỉ dành cho thành viên...

-> Hộp thoạiNew Presentation xuất hiệnTrong mục Microsoft Office Online, chọn một phân loại và đợi trong giây lát để chương trìnhcập nhật danh sách các mẫu

Chọn một mẫu ở khung giữa và xem hình minh họa phía bên phía cửa sổ. Nếu đồng ý thì nhấn nútDownload để tải mẫu về sử dụng.

Các mẫu từ Internet

Dùng các mẫu thiết kế của bạn tạo hoặc các mẫu sưu tầm đang lưu trênđĩa

Khi bạn sử dụng một mẫu từ Internet thì chương trình PowerPoint tự động lưu mẫu đó vào danh mụcSaved Template để bạn sử dụng lại sau này. Làm theo các bước sau để sử dụng một mẫu đang lưutrên đĩa:

Chọn nút Office -> ...Nội dung chỉ dành cho thành viên...

. Hộp thoại New Presentation xuất hiệnChọn My Templates. Lựa chọn mẫu mong muốn và nhấn nút OK để tạo tập tin trình diễn mới.

>> Download hàng trăm mẫu theme Powerpoint đẹp tại đây <<

Tạo bài trình diễn từ một tập tin có sẵn

Nếu bạn có sẵn một bài trình diễn mà nội dung nó tương tự với bài mà bạn sắp tạo. Khi đó, bạn nêntạo bài trình diễn mới dựa trên tập tin có sẵn. Làm theo các bước sau:

Chọn nút Office -> New. Hộp thoại New Presentation xuất hiệnChọn New from Existing.Hãy tìm đến nơi chứa tập tin trình diễn mẫu và chọn nó.Nhấn nút Create để tạo mới bài trình diễn dựa trên tập tin có sẵn.

Hộp thoại New from Existing Presentation

Tạo bài trình diễn từ nội dung của một tập tin ứng dụng khác

Ngoài những cách trên, PowerPoint còn cho phép tạo bài trình diễn mới từ các tập tin của các ứngdụng khác như tập tin dàn bài của Word. Sau khi nhập nội dung vào PowerPoint bạn có thể hiệuchỉnh lại tùy ý. Các bước thực hiện như sau:

Chọn nút Office -> chọn Open. Hộp thoại Open xuất hiện.Chọn nút Files of type, sau đó chọn một kiểu tập tin nào đó. Ví dụ như bạn chọn All Outlines.Chọn tập tin mong muốn và chọn Open để mở

Hộp thoại Open

3. Lưu bài trình diễn

Lưu lần đầu tiên

Khi lần đầu tiên bạn lưu tập tin trình diễn thì chương trình sẽ mở hộp thoại Save As. Từ hộp thoại nàybạn hãy đһt tên, loại tập tin và vӏ trí lưu trữ. Làm theo các hướng dẫn sau:

Nhấn nút Office -> chọn Save. Hộp thoại Save As xuất hiện.Nhập tên tập tin vào hộp File name, chọn kiểu tập tin tại hộp Save as type và nhấp nútSave để lưu.

Lưu ý: Tên tập tin có thể dài tới 255 ký tự và bạn có thể dùng tất cả các loại ký hiệu để đһt tên ngoạitrừ các ký hiệu sau <, >,?, *, /, và \.

Lưu các lần sau

Sau khi đã lưu tập tin trình diễn, khi có hiệu chỉnh và muốn lưu tập tin lại bạn có thể làm theo mộttrong các cách sau:

Chọn nút Office -> nhấn nút SaveNhấn tổ hợp phím <Ctrl + S>Nhấn nút Save trên thanh Quick Access Toolbar.

Lưu ý: Để thêm nút Save vào thanh Quick Access Toolbar bạn vào nút Office -> nhấp phải chuột vàonút Save và chọn Add to Quick Access Toolbar.

Thêm nút Save vào thanh Quick Access Toolbar

Đổi thư mục khi lưu và thiết lập thư mục lưu mặc định

Để thay đổi thư mục lưu mặc định cho các tập tin PowerPoint hãy làm theo các bước sau:

Chọn nút Office -> chọn PowerPoint Options…Chọn Save từ danh sách bên trái cửa sổ

Nhập tên đường dẫn mặc định tại hộp Default file location

Lưu ý:

Bạn có thể qui định loại định dạng tập tin mặc định tại hộp thoại Save files in this format.Thiết lập thời gian lưu dự phòng tại Save AutoRecover information every minutesNếu muốn nhúng các font chữ vào tập tin trình diễn thì hãy chọn Embed fonts in the file.

Đổi định dạng khi lưu

Khi lưu tập tin trình diễn, bạn có thể chọn các kiểu định dạng từ hộp Save as type. Sau đây là danhsách các kiểu tập tin thông dụng mà bạn có thể lưu:

Định dạng Phần mở rộng Ghi chú

PowerPoint .pptx Mặc định, chỉ có thể mở bằng PowerPoint 2007(hoặc Presentation phải cài thêm phần bổ sungcho các phiên bản cũ thì mới mở được)

PowerPoint 97-2003 .ppt Định dạng tương thích ngược với các phiên bảnPresentation PowerPoint 97, 2000, 2002 (XP),hoặc 2003.

PowerPoint Template .potx Tập tin mẫu định dạng (template) củaPowerPoint 2007

PowerPoint 97-2003 Template .pot Tập tin mẫu định dạng (template) của các phiênbản PowerPoint 97, 2000, 2002 (XP), hoặc2003.

PowerPoint Show .ppsx Giống như một tập tin PowerPoint bình thườngnhưng ở chế độ Slide Show; rất hữu ích khiphân phối cho người xem.

PowerPoint 97-2003 Show .pps Giống như trên nhưng đây là tập tin dùng trongcác phiên bản cũ

PowerPoint XML Presentation .xml Lưu tập tin dưới định dạng XML

Single File Web Page .mht, .mhtml Lưu toàn bộ các thành phần của tập tin trìnhdiễn trong một file duy nhất và có thể mở bằngtrình duyệt web. Thích hợp khi muốn đưa lêntrang web hoặc gửi e-mail

Web Page .htm, .html Lưu tập tin dưới định dạng HTML, các hình ảnhsẽ lưu thành các tập tin riêng. Định dạng nàythích hợp cho việc đưa lên trang web.

PDF .pdf Lưu dưới định dạng PDF, bạn phải cài thêm PDF

and XPS từ trang web Office Online.

XPS .xps Tương tự PDF nhưng đây là định dạng củaMicrosoft. Windows Vista có sẵn trình xem tậptin XPS.

Office Theme .thmx Giống như template, nhưng nó chỉ chứa cácthiết lập định dạng (theme) như (fonts, màusắc, và hiệu ứng).

GIF Graphics InterchangeFormat

.gif Hình động, giới hạn trong 256 màu

PNG Portable Network GraphicsFormat

.png Hình tĩnh, độ phân giải cao, nó bao gồm các ưuđiểm của hình GIF và JPG.

JPEG File Interchange Format .jpg Hình tĩnh, chất lượng tốt cho web

TIFF Tagged Image File Format .tif Hình tĩnh, chất lượng và độ phân giải rất cao

Device Independent Bitmap .bmp Hình tĩnh, dùng nhiều trong Windows

Windows Metafile .wmf Hình tĩnh, họ định dạng vector vì thế có thểđiều chỉnh kích thước mà không làm vӥ hình(không tương thích với máy chạy hệ điều hànhMac).

Enhanced Windows .emf Phiên bản cải tiến của WMF.

Outline/RTF .rtf Định dạng toàn văn bản, loại bỏ tất cả cácthành phần khác. Chỉ chứa các Text trên slidenằm trong (placeholders) mới được chuyểnoutline, các Text trong phần Notes không đượclưu.

Các tính năng mới trong PowerPoint 2007 mà các phiên bản cũ không hỗ trợ

Tính năng Khi chuyển sang phiên bản cũ

Hình ảnh SmartArt chuyển thành hình không cho phép hiệu chỉnh

Đồ thị (trừ Microsoft Graph charts) chuyển thành đối tượng OLE có thể hiệu chỉnh,nhưng các đồ thị có thể bị biến dạng đôi chút

Các mẫu slide tự tạo (Slide Layouts) chuyển thành multiple masters (nhiều slidemaster)

Các kiểu đổ bóng Các kiểu bóng mềm (soft shadows) sẽ chuyểnthành các kiểu đổ bóng đơn giản (hard shadows)

Các biểu thức (Equations) chuyển thành hình không hiệu chỉnh được

Font chữ cho Heading và phần nội dung chuyển thành font chữ bình thường

Hiệu ứng mới:2-D hoặc 3-D cho vănbản�Gradient cho các hình vẽ hoặc vănbản�Gạch ngang chữ bằng nét đơn hoặc kép �Tônền bằng gradient, picture, vàtexture cho vănbản Đổ bóng mềm mại và tương phản

chuyển thành hình không hiệu chỉnh được

Các thiết lập định dạng (Themes) chuyển thành styles

Màu Theme chuyển thành styles

Hiệu ứng Theme chuyển thành styles

Các font của Theme chuyển thành font chữ bình thường

4. Bảo vệ tập tin Powerpoint bằng mật mã

Khi tập tin trình diễn có chứa các thông tin nhạy cảm thì bạn có thể dùng chức năng bảo vệ tập tinbằng mật mã của PowerPoint. Có hai loại bảo vệ là mật mã truy cập khi mở (Open password) và mậtmã hiệu chỉnh (Modify password) và bạn có thể sử dụng cả hai nếu thấy cần thiết. Bạn làm theo cácbước sau để thiết lập mật mã bảo vệ cho tập tin của mình:

Mở tập tin muốn đặt mật mã trên màn hình PowerPoint, sau đó chọn nút ...Nội dung chỉ dành chothành viên...

. Hộp thoại ...Nội dung chỉ dành cho thành viên...

xuất hiện.

Hộp thoại Save As với General Options…

Chọn ...Nội dung chỉ dành cho thành viên...

…

Hộp thoại General Options…

Nếu muốn đặt mật mã mở tập tin thì bạn hãy nhập vào hộp Password for open

Nếu bạn muốn đặt thêm mật mã hiệu chỉnh tập tin thì nhập vào hộp Password ro modify

Xác nhận lại các mật mã khi có yêu cầu

Nhấn nút Save để ghi đè lên tập tin hiện hành.

5. Đóng và mở lại tập tin trình diễn

Đóng tập tin trình diễn

Khi đóng chương trình PowerPoint thì các tập tin đang mở sẽ tự động đóng theo, tuy nhiên nếu bạnchỉ muốn đóng một tập tin cụ thể nào đó thì cho tập tin đó hiện hành và vào Office chọn Close. Nếutập tin chưa được lưu thì chương trình sẽ có thông báo nhắc nhở bạn.

Mở lại tập tin trình diễn đang lưu trên đĩa

Mở nhanh các tập tin sử dụng gần đây thì bạn vào Office -> chọn tên tập tin muốn mở từ danh sáchbên phải.

Nếu tập tin muốn mở không có trong danh sách hiện hành thì bạn làm theo các bước sau:

Vào Office -> chọn Open. Hộp thoại Open xuất hiện

Tìm đến nơi lưu trữ tập tin tại Look in và chọn tập tin muốn mở, sau đó nhấn nút Open.

Hộp thoại Open

Bài kế tiếp, bài 4: Tạo biểu đồ, SmartArt, chèn hình, âm thanh, video trong PowerPoint 2007

Click xem bài tiếp theo:

Bài 4: Tạo các thànhphần cơ bản trongPowerPoint 2007

Powered by TTTH (www.trungtamtinhoc.edu.vn)