Big Room suunnittelun ohjauksen työkaluna

PSK – BIM ammattilaisseminaariJouni Juntunen

9.9.2016

Esityksen rakenne

Termit ja käsitteet

Perustelut Big Roomille

Kytkentä suunnittelun ohjaukseen

Big Room prosessin kulku

Case –esimerkki PPC – mittauksesta

Big Room toiminnan fasilitointi

Tunneäly

Arvon luonti

Todisteita Big Roomin hyödyistä

Big Room suunnittelun ohjauksen työkaluna

Mikä on Big Room?Mikä on Intensiivi Big Room?

Big Room – tila Big Room – sessio Big Room - toiminta

Solmutyöskentely

Termit ja käsitteet

Miksi Big Room?

ARK

RAK

SÄH

LVI

Tilaaja

Käyttäjä

Asiakas

Sidosryhmät

Pääurakoitsija

Alaurakoitsija

Rak.valv.

Palotark.

Lähde mukaellen: DPR/Conover, Krajewski,

Big Room

Miksi Big Room?

Mitä Big Roomilla saavutetaan verrattuna perinteiseen suunnitteluun? Projektimuodosta riippumatta:

Pienempi tiedonkulun viiveSuunnitelmien parempi yhteensopivuusProjektitiimin yhteenkuuluvuuden tunne

Projektimuodosta riippuen:

Asiakkaalle tärkeiden asioiden huomioiminenNopeampi päätöksen tekoKustannusten huomioiminenToteutuksen huomioiminen jo suunnitteluvaiheessa

Miksi Big Room?

HP 1Lähtötiedot

TS 1Lähtötiedot

HP 1Epäselvät 1

HP 1Epäselvät 2

HP 1Blueprint 1

TS 1Tarkennukset 1

TS 1Tarkennukset 2

TS 1Valmiit suunnitelmat

Tarve 10Tarve 11

Tarve 12

Tarve 13Tarve 14

Tarve 15

Tarve 16Tarve 17

Tarve 18

HP 2Lähtötiedot

TS 2Lähtötiedot

HP 2Epäselvät 1

HP 2Epäselvät 2

HP 2Hankintasuunnitelmat

TS 2Tarkennukset 1

TS 2Tarkennukset 2

TS 2Valmiit suunnitelmat

Tarve 1Tarve 2

Tarve 3

Tarve 4Tarve 5

Tarve 6

Tarve 7Tarve 8

Tarve 9

Tarve 10Tarve 11

Tarve 12

Tarve 13Tarve 14

Tarve 15

Tarve 16Tarve 17

Tarve 18

HP 3Lähtötiedot

TS 3Lähtötiedot

HP 3Epäselvät 1

HP 3Epäselvät 2

HP 3Hankintasuunnitelmat

TS 3Tarkennukset 1

TS 3Tarkennukset 2

TS 3Valmiit suunnitelmat

Tarve 1Tarve 2

Tarve 3

Tarve 4Tarve 5

Tarve 6

Tarve 7Tarve 8

Tarve 9

Tarve 10Tarve 11

Tarve 12

Tarve 13Tarve 14

Tarve 15

Tarve 16Tarve 17

Tarve 18

Tarve 1Tarve 2

Tarve 3

Tarve 4Tarve 5

Tarve 6

Tarve 4Tarve 5

Tarve 6

Big Room

Miksi Big Room ?

Big Room

Toteutussuunnitteluvaiheessa olevia KVR tai PJU hankkeita korjaus – ja uudiskohteissa

-> Päätöksentekomalli

-> Lukkoon lyödyt asiat

Tutkimus, Firan kokemukset, omat kokemukset

Konteksti

Hankkeen suunnitteluaikataulu asuntokohteessa

BR1

BR2

BR3

BR4

BR5

BR6

BR7

BR8

BR9

Toteutus-suunnittelun aloituslupa

Maanrakennus-paketti valmis

Perustuspaketti valmis

Runkopaketti valmis

Maanrakennuspaketti

Perustuspaketti

Runkopaketti

Vesikattopaketti

Julkisivupaketti

Elementtisuunnittelu

Sisäosapaketti

Aluepaketti

Hankkeen suunnittelun ohjauksen luovutus työmaalle

Julkisivu- ja vesikattopaketti valmis

Aikatauluttaminen korjauskohteessa

Big Roomsessio

Intensiivi Big Room

Suunnittelutehtävän läpivirtaus

Yhden Big Room – session ohjelma

• Käsiteltävä asia

• Tavoite• Osallistujat

• Rinnakkestettutyöskentely (ICE)

• Pullonkaularesurssit

Lähetetään 2-3 päivää aiemmin

Big Roomin valmistelun tärkeys

1. Tavoitteiden ja agendan etukäteen toimittamisen vaikutus ICE:n tehokkuuteen. (Mukailtu: Knotten & Svalestuen,

2014).

Big Room – session tavoitteet ja edellytykset

Roolit

FasilitaattoriFasilitaattori vastaa siitä, ettätyöskentely etenee konseptinmukaisesti.

ArkkitehtiArkkitehdillä on keskeinen roolisuunnittelussa, joten yhteistyönon sujuttava.

AsiakasAsiakas-roolin edustajia voi olla mukana monelta tasolta, muttaaina on huolehdittava ettätarvittava päätösvalta on edustettuna. Edustavattarviataessa myös käyttäjä-asiakkaan näkökulmaa.

Käyttäjä-asiakasKäyttäjä-asiakaanosallistumista työpajoihinharkitaan tapauskohtaisesti.

SuunnittelijatSuunnittelijoiden ryhmäänkuuluvat sekä aina työpajoihinosallistuvat (rakenne, LVI, sähkö) sekä tarvittaessaosallistuvat (palo, geo, akustiikka…).

Firan asiantuntijatRyhmään kuuluvat mm. kustannus ja lvi-asiantuntijat, rakennesuunnittelija sekäjohtajat / päälliköt.

HankintaHankinnan rooli on tuodaomat vaateet ratkaistavaksi.

TyömaaTyömaata edustaa tyypillisestityöpäällikkö tai vastaavatyönjohtaja. Olennainen rooli, jotta suunnittelun ja työmaanyhteispeli on saumatonta.

Pienryhmätyöskentelyä

PPC - mittaus

PPC - mittaus

Teknisestä toteutuksesta tunteisiin !

Big Roomin onnistuminen paljon kiinni:

Johtamisesta

Kommunikointi

Ratkaisukeskeisyys

Motivointi

Tunnelmasta

Ihmisistä

BIM

Mitä psykologi sanoi Big Roomin jälkeen?

Oletteko kiinnittäneet huomiota ihmisiin?

Miten motivoituneita ja innokkaita he ovat?

Miten he osallistuvat työskentelyyn?

Millaisen panoksen he antavat?

Big Roomin johtaminen ja fasilitaattorin rooli

Tavoitteellinen johtaminen

Tunnelman luominen

Ongelmatilanteiden ratkaiseminen

Keskustelun tarkkailu-> Asiassa pysyminen-> Aikataulu

Arvon luonti yhdessä asiakkaan kanssa

Asiakas mukana Big Roomeissa

Luodaan Big Roomissa ehdotuksia asiakkaan päätöksentekoa varten

Asiakkaan rooli riippuu hankemuodosta ja asiakkaan tahtotilasta Yhteistoiminnalliset projektimuodot

Big Room arvoja

Yhdessä tekeminen

Toisten kunnioittaminen

Läpinäkyvyys

Toisten kuunteleminen

Luottamus

Arvolupaus: Annat ja saat

Todisteita ?

”Tehokkaampi tapa käydä asioita läpi verrattuna perinteiseen suunnittelukokouskäytäntöön. Saman tien voi käydä asioita läpi, jotka normaalisti vaatisivat useiden viikkojen sähköpostikeskustelun.”(H1)

”Asiat ratkeavat huomattavasti nopeammin kuin perinteisellä tavalla.”(H3)

”Helpottaa tosi paljon. Paljon parempi kuin perinteinen menetelmä. Asiat olisi voinut ratketa ennenkin hyvinkin nopeasti, jos niitä olisi mietitty hetki yhdessä. Valvonnan kannalta myös hyödyllinen. Big Roomitovat tiheällä syklillä, jolloin tiedetään koko ajan missä mennään.”(H4)

”Huomattavasti. Normaaliin suunnittelukokoukseen porukka kokoontuu eikä kukaan ole valmistautunut. Ne eivät ole tehokasta touhua.. Asioita ei saada niissä eteenpäin.”(H6)

”Saa palautetta, jos maksaa liikaa. Hyvä, että saa palautetta. Monesti suunnittelee jotain, joka on liian kallista eikä se ole kuitenkaan olennaista. Toisaalta haluaa olla sanomassa mielipiteen, jos yritetään säästää väärässä paikassa. Big Room mahdollistaa suunnitelmien kustannusten kommentoinnin jo ennen piirtämistä.” (H2)

Haastattelujen vastauksia

Todisteita ?

Toisessa kohteessa pidetyn Big Room kyselyn tuloksia:

+ Asioiden nopea eteneminen+ Vuoropuhelua+ Tiedonkulku+ Ideointi tuottaa tuloksia+ Urakoitsijat mukana

─ Tilaisuuden johtamisen oltava jämäkämpää─ Avainhenkilöt toisessa ryhmässä─ Aikataulujen suunnittelussa suunnittelijat mukana─ Aiheet tiedossa aikaisemmin

Todisteita?

Eräässä hankkeessa piti löytää 20 % kustannussäästöt ilman suunnitteluajan muutosta (hanke oli jo käynnissä) eikä suunnitteluaikaa voinut pidentää. Käyttöön otettiin IBR ja hanke toteutui alkuperäisessäaikataulussa ja kustannustavoitteet saavutettiin.

Firan sisäisessä analyysissä on havaittu, että hankkeet joissa on käytetty Intensiivi Big Roomia, ovat onnistuneet paremmin kuin perinteisellä suunnittelukokousmenettelyllä toteutetut.

Lisäksi paljon tutkimuksia tehty Big Roomin (tai ICE:n) hyödyistä suunnitteluvaiheessa.

Tutkimukset Big Roomiin ja hankkeen onnistumisen väliltä puuttuvat

Välillisiä tuloksia kuitenkin olemassa

Ongelmakohtia Big Roomissa

Oikeat henkilöt eivät ole paikalla

Päätöksiä ei saada aikaan

Kaikki henkilöt sovi Big Roomiin Osallistujat Fasilitaattorit

Ei pysytä asiassa

Aikataulut eivät pidä

Ei ole valmistauduttu kunnolla

Yhteenveto

1. Hyvin valmisteltu ja johdettu

2. Oikeat henkilöt

3. Luottamus

4. Oikea sopimusmalli

5. Työskentelyä tukevat tilat