birchman sap invoice management + icc

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SAP Invoice Management + Invoice Capture Center by OpenText

Automatización de los procesos de negocio del departamento de cuentas a pagar

Índice

2

Proceso de negocio

Conclusiones

Ejemplo de procesamiento

Características de la solución

¿Por qué SAP Invoice Management?

La solución

¿Por qué OpenText?

¿Por qué Birchman?

Presentación corporativa

Oferta de servicios

Índice

3

Proceso de negocio

Conclusiones




La solución




Oferta de servicios

4

Presentación Corporativa

TIPO DE SERVICIO

Managed Services 30%

Solution

Delivery 50%

Consulting 20%• Gestión y Operación de

aplicaciones.• Operación técnica e

Infraestructura.

• Estrategia de negocio.

• Estrategia IT.• Arquitectura.

• Procesos de negocio y entorno de sistemas.

• Desarrollo e Integración de Sistemas.

SECTORES

Public

Administration 4%

Banking &

Insurance20%

Health 12%

Services

12%

Transportation &

logistics 18%

Telco &

Media 10%

90% empelados tienen titulación universitaria.(*) Forecast

EMPLEADOS

130 150 200 290 350 405

2007 2008 2009 2010 2011 2012 (*)

(*) Forecast

FACTURACIÓN (mill. €)

2006

4

2007

9

2008

12

2009

14

2010

17

2011

25

2012 (*)

30

PRESENCIA GEOGRAFICA

Paises del Grupo

InglaterraLondres / Edinburgo

EspañaMadrid / Barcelona

ChileSantiago

AustraliaSydney / Perth

Costa Ricaxxxxx

Emiratos Árabes UnidosDubai

PortugalLisboa

SudáfricaJohannesburgo

Rep. Dominicana

Industry &

Retail24%

5

Portfolio de Soluciones

BUSINESS INTELLIGENCEOfrecemos un portafolio de servicios orientado a las necesidades del cliente basado en una metodología ágil de trabajo, abordamos toda el ciclo de vida del proyecto, desde la concepción del modelos de reporting, hasta la construcción del modelo, OLAP, Dashboard, BSC, Minería de datos. Contamos con perfiles con experiencia en la definición de cuadros de mando y en la optimización del sistema de reportingde la compañía.

PRESUPUESTACION Y CONSOLIDACIÓNOfrecemos servicios de análisis y diseño de modelos de presupuestación tanto a nivel global de empresa(base cero, gastos generales, centros de coste) como departamentales (presupuestos por áreas deempresa, por obra) integrados con el real , ágiles y de fácil elaboración (distribuida y/o centralizada) yseguimiento. Igualmente acometemos proyectos de consolidación de estados contables en GruposEmpresariales.

ERPLos servicios Birchman en las áreas de ERP se centran en SAP R/3 (SD, MM, FICO, PP, PM, QM, RETAIL…) . Realizando todos los servicios relacionados con el producto: Implantación, Soporte, Integración con otros sistemas, Cambios de versión, Soluciones a Medida. Auditorías de sistemas, Optimización de procesos, Formación.

SOLUCIONES TECNOLOGIAS

6


CRMExpertos en implantación de soluciones CRM basadas en los productos SIEBEL, SAP y Microsoft. Experiencia en multitud de escenarios (ventas, servicios técnico, marketing, fidelización, atención al cliente), Servicios de integración con: backoffice (ERP, BI,…), CTI centralitas telefonía. Data Mining. Fuerte experiencia en Movilidad conectada y desconectada.

RECURSOS HUMANOSAmplia experiencia en implantación de la solución SAP de HHRR (nómina, gestión desempeño, planes de carrera). Servicios de implantación, soporte y mantenimiento. Experiencia en portales de empleado.

GESTIÓN DOCUMENTAL Y FACTURACION ELECTRONICAAlmacenamiento e indexación de documentación. Experiencia en productos orientados a facturación electrónica, en todos los escenarios, de emisión y recepción electrónica de facturas y documentos de gestión , integración con sistemas de Back office. Archivado electrónico de facturas y documentos. Integración con Archivelink de SAP.

INTEGRACION EAIContamos con una fuerte experiencia en integración de sistemas mediante herramientas de integración, trabajamos con herramientas SAP (PI), Biztalk, PowerBuilder.


7


TÉCNICA DE SISTEMASEspecialización en explotación, administración y operación de infraestructuras y Comunicaciones de productos SAP R/3 y Oracle. Expertos en instalación, cambios de versión, cambios de plataforma, bases de datos. Mantenimientos correctivos y evolutivos de plataformas. Estrategias de Backup y recuperación. Alta disponibilidad, Optimización del rendimiento, Definición y ejecución de estrategia de archivado de objetos, Estrategía y ejecución de proyectos de workflow.

CENTRO DE SOPORTEOfrecemos un servicio de soporte 24x7 dando soporte a los clientes de todo el grupo en los 5 continentes. Soportes de Basis SAP R/3, Siebel, Bases de Datos y comunicaciones. Herramientas de monitorización de sistemas y predicción de errores de sistemas.

DESARROLLO APLICACIONESDesarrollos aplicaciones en entornos JAVA, .NET y Sharepoint principalmente.

E-BUSINESS y PORTALESBirchman posee experiencia en la implantación y mantenimiento de portales web corporativos y de negocio. Diseño e implementación del Portal. Integración con sistemas corporativos o de negocio Actualización de contenidos. Soporte e incidencias. Evolución e inclusión de nuevas funcionalidades.

APLICACIONES MÓVILESBirchman se ha posicionado como proveedor de soluciones móviles apoyadonos en fabricantes como RIM, Apple y Android.


8

Oficina de Proyectos – PMO

Planes Directores Sistemas

Selección de Software – RFP/RFI

Quality Assurance - QA

System Audit

Reingeniería de Procesos (Alineada con IT)

Arquitectura de Sistemas

Levantamiento de procesos y requerimientos

Cálculo de ROI

Headhunting

Peticiones de cliente «a medida» de sus necesidades

Consulting

9

Soporte a nivel mundial

El centro de Soporte de Birchman prestaservicios 24 horas al día utilizando lacobertura suministrada por los diferentescentros a nivel mundial en UK (Londres) ,España (Barcelona & Madrid), Argentina(Buenos Aires), y Australia (Sydney & Perth).

Servicios Ofrecidos:Soporte 24x7 en SAP,Oracle, Microsoft

Cobertura Geografica

HOFI Normal 9:00 a 18:00 de Lunes a Viernes (días laborables).

HOFIA Ampliado 8:00 a 20:00 de Lunes a Viernes (días laborables).

HWE Fin de Semana 8:00 a 20:00 de Lunes a Domingo

H24X7 Extendido 24X7X365

HORARIOS

Tipo Descripción Horario de Servicio

Centro de soporte 7x24

10

CAPACIDADES

VAR

Centro Soporte

Application Management

Proyectos Integración

Proyectos Implantación

Proyectos Eficiencia

Servicios Financieros y

Seguros

Retail, Moda, Lujo, Bienes de

Consumo

Utilities, Telecom,

Petroleo y GasMedicina, Salud

y Químicos

Automoción, Ingeniería,

Construcción y Bienes Raíces

Servicios Públicos,

AA.PP, Hostelería y

Ocio

VAR homologado por SAP para prestar soporte al canal (estandar, Enterprise, y/o ocasional.)

Housing, Hosting, Seguridad, Administración de Sistemas y Basis. (24x7 internacional y multiidioma)

Soporte, Correctivo/Incidental, Preventivo, Perfectivo y Consultivo. MM, SD, PP, HR, FI, CO, TR, PS, WF, IS, PM, QM. SAP Abap, WebDynpro

SAP NetWeaver, SAP XI, SAP PI, SAP BPM, BW, SOA, SolutionManager.

SAP R/3, SAP CRM, SAP SCM, SAP SRM, SAP Portal, SAP HR, Roll-Out Internacionales.

SAP POS DM, DAM (OpenText), xECM, Portal, BI, FIS, BPC, Collection, Tesorería, Pagos internacionales, CashPooling, etc…

60% TurnOver 1998 Start Partnership 4 Awards SAP España

SAP Partnership - Áreas de competencia y posicionamiento

+ 14 años de Partnership.

+ 270 Consultores SAP.

Centro de Soporte Internacional 24x7.

VAR homologado.

Participación en Ramp-up de productos.

Estrecha relación SAP Alemania (Wallford).

Gold Partner.

Alto grado metodológico (PRINCE2, ITIL, COBIT, PMI, SCRUM, ASAP, etc…).

11

ORACLE Partnership - Áreas de competencia y posicionamiento

Siebel Applications

Mobile Business

Analytics BI

Proyectos de Integración

Proyectos Implantación

Consulting Processes CRM

CAPACIDADES

20% TurnOver 2002 Start Partnership 2 Awards Oracle España


+ 50 Consultores ORACLE/Siebel.

Estrecha relación con ORACLE WorldWide.

Experiencia internacional en Roll-Out complejos.

Gold Partner.

Alto grado metodológico (PRINCE2, ITIL, COBIT, PMI, SCRUM, ASAP, etc…).

Call Center, Siebel Service, Siebel Field Service, Siebel Marketing, Siebel Sales, Siebel Loyalty, ….

Soluciones m-Business preconfiguradas. Adaptación del uso de dispositivos móviles a varias casuísticas. Integración con el resto de sistemas.

Integradas con el resto de sistemas. Análisis multidimensional de la información dispersa a través de distintos sistemas. CMI’s, control de KPI’s, alta capacitación en OBI.

Siebel WSDL, Siebel Administration, SOA/HTTP, Siebel Business Process Workflow.

Implantaciones actuales Oracle Siebel 8.x.x.Completas soluciones de CRM bajo demanda. Soluciones sectoriales especializadas.

Diagnóstico de los procesos CRM y recomendación de las soluciones CRM adecuadas. Reingeniería de procesos CRM (Comercial, Servicios y Marketing).


Seguros


Consumo

Utilities, Telecom,


y Químicos



Servicios Públicos, AA.PP,

Hostelería y Ocio

12

Collaboration & Content

App. Development

Business Intelligence

Project Portfolio

CAPACIDADES

20% TurnOver Small Business Specialist 2005 Start Partnership


3 Competencias Gold

3 Competencias Silver

+ 60 Ingenieros + 25 Certificados

Participación en programas de adopción temprana

Integración & EAI

V-TSP

MSF, TFS, ALM

SharePoint 2013 y 2010, Social, Portales, Intranets, BPM, Extranet, Comunicaciones Unificadas.

Soluciones en .NET (Visual Studio) para múltiples clientes, patrones, ALM y best practices.

Proyectos de Wharehouse , Análisis Dimensional y Tabular, DBA en plataforma SQL Server 2012, 2008...

Implantaciones, desarrollo e integraciones de la suite Enterprise Project Management (EPM).


Seguros


Consumo

Utilities, Telecom,


y Químicos



Servicios Públicos,

AA.PP, Hostelería y

Ocio

MICROSOFT Partnership - Áreas de competencia y posicionamiento

MobilityImplementación de soluciones sobre Windows Phone y Mobile, Responsive Design HTML 5 y CSS 3.

Windows ServerProyectos de Plataforma, AD, Virtualización, System Center y soporte a los desarrollos de Birchman.

Saas – PaaS - Iaas

Cloud

https://www.hadooponazure.com/

https://www.hadooponazure.com/

13

Clientes & Referencias

Gran Consumo Transporte y Logística

Telco & Media

14

Retail


Banca & Seguros

15


Pharma & Sanidad Industria & Servicios

Utilities & Energía

16

Valores y Estrategia Corporativa

Birchman sinónimode CONFIANZA

Experiencia

contrastada

en clientes

Expertos

tecnologías

principales

fabricantes

Empresa

Consolidada Precio/Calidad Tamaño Internacional

Proveedor

Multicisciplinar

Recursos para abarcar grandes

proyectos

+ + + + + + + =

Valores

Directos y sin complicaciones

“Libres de incertidumbres”

“Francos y sinceros”“Honestos y genuinos”

Claridad de ideas

“Transparentes”“Fáciles de entender”“Sin ambigüedades”

Resultados a medida

“Enfoque creíbles y adaptable para

garantizar los mejores resultados posibles para

los clientes”

Birchman articula su estrategia a partir de combinar los mejores fabricantes delmercado con servicios de integración certificados y contrastados. Partner«Gold» de SAP, Oracle y Microsoft.

Birchman tiene como «objetivo» aquellos clientes que buscan alinear estrategiade negocio con la tecnología, que entienden el valor del software y que buscanprofesionalidad, conocimiento y compromiso en la ejecución de proyectos yservicios.

Birchman participa globalmente de los mejores servicios y prácticas en lospaíses en los que está presente. España lidera varias prácticas exportando elmejor conocimiento local hacia mercados internacionales.

Estrategia Corporativa

Índice

17

Proceso de negocio

Conclusiones




La solución




Oferta de servicios

18

Preguntas y desafíos

¿Tener mayor trazabilidad?

¿Minimizar los errores?

¿Es posible incrementar laeficiencia del proceso?

¿Es posible reducir el tiempo y coste en el procesamiento

de una factura?


Quizás el departamento de cuentas a pagar de su organización se este planteando alguna de estas preguntas.

19

Los recursos involucrados en el procesamiento de facturas invierten demasiadotiempo en tareas repetitivas y de menor importancia, en lugar de centrarsu esfuerzo en tareas que realmente aportan valor al negocio.

Responder múltiples solicitudes de información a otros departamentos oproveedores.

Conocer el estado de una factura.

Enviar las facturas manualmente al aprobador o a quien tiene el conocimientopara resolver un problema.

Realizar controles, seguimientos y conciliaciones, elaborar informes, la

investigación histórica para encontrar la causa de un problema, sonalgunas de las tareas que pueden convertirse en un autentico problema provocandoaltos tiempos de respuesta y baja productividad de los recursos.

Tipicos desafios


Preguntas y desafíos

Índice

20

Proceso de negocio

Conclusiones




La solución




Oferta de servicios

21

La solución

Solución SAP/OpenText

SAP Invoice Management + Invoice Capture Center byOpenText son las soluciones que permiten automatizar los

procesos de negocio, mejorando la gestión de las facturas de forma más fluida, eficiente y rápida. Estas soluciones facilitan la creación, contabilización, conciliación, trazabilidad, seguimiento,

enrutamiento y aprobación de las facturas.

22

La solución

Solución SAP/OpenText: Conceptos

Invoice Capture Center es una solución OCR desarrollada por Opentext que se

integra de forma nativa con SAP Invoice Management. Su funcionalidad principal es elreconocimiento de metadatos a partir de una imagen digital.

SAP Invoice Management

Invoice Capture Center

SAP Invoice Management es un Add-on de SAP que utiliza la funcionalidad

estándar SAP Business Workflow, SAP MM y SAP FI para automatizar y gestionar losprocesos de negocio relacionados con el procesamiento de facturas de proveedores.

23

Proceso deValidación

Control de duplicados

Proceso deAprobación

Proceso deContabilización

Proceso deConciliación

Proceso deDigitalización yCertificación

Proceso de Transformación

Proceso deArchivado

Soluciones OpenText homologada AEAT:

• Enterprise Scan.• Add-on digitalización certificada.• Invoice Capture Center (OCR).

La solución abarca desde de la digitalización de la factura hasta la liberación del pago de las mismas basándonos en las siguientessoluciones estándares:

Solución OpenText:

• Invoice Management.

Soluciones OpenText/SAP:

• Archive Server.• xECM.• SAP HTTP ArchiveLink.

La solución

Solución SAP/OpenText: Componentes de la solución

Índice

24

Proceso de negocio

Conclusiones




La solución




Oferta de servicios

25

Proceso de negocio

Detalle del proceso con soluciones OpenText

ESCANEO DEFACTURAS

Grupo Sociedad 3

PROCESOOCR

VERIFICARESCANEO

VALIDAR METADATOS

OCR

Grupo Sociedad 1

Grupo Sociedad 2WORKFLOW

DE EXCEPCIONES

Control y trazabilidad de todo el ciclo de vida de la factura

REGISTROCONTABLE

- Control duplicados

- Recuperar posición PO

- AutoCoding NPO

- Verificar datos facturas

- Impuestos

Grupo Sociedad 3

Grupo Sociedad 1

Grupo Sociedad 2

ANALISISDISCREPANCIASSAP Invoice

ManagementEnterprise Scan + Invoice Capture Center

26

A

BEnteprise

Scan

Proceso de negocio – Preparar lote y escaneo de factura

ESCANEO DEFACTURAS

Proceso de negocio

El primer paso del proceso es preparar los lotes de escaneo. La entrada de facturas al sistema puede ser Papel, Fax, EDI, PDF, EMAIL.

27

OCREnterprise Scan

Proceso de negocio – Controla pagina y envío a OCR

VERIFICARESCANEO Y

FIRMAR

Proceso de negocio

28

Seguimiento del proceso mediante report de SAP IM

Proceso de negocio – Controlar datos OCR y enviar factura a SAP

Grupo Sociedad 3

VALIDAR METADATOS

OCR

Grupo Sociedad 1

Grupo Sociedad 2

Proceso de negocio

29

Proceso de negocio – Resolver excepciones y contabilizar

WORKFLOW DE

EXCEPCIONES

Grupo Sociedad 3

Grupo Sociedad 1

Grupo Sociedad 2

Proceso de negocio

Índice

30

Proceso de negocio

Conclusiones




La solución




Oferta de servicios

31

Ejemplo – Factura con pedido de compra


Excepción –Falta Nº pedido

Control de duplicados

Excepción – Error de impuestos

Verificar Nº de proveedor

+ Reglas de negocio

Contabilizaciónautomática

Discrepancia de Cantidad

Factura conciliada

INDEXER

Nueva tarea en Inbox de SAP

Consulta a compras y resuelve

excepción

BUYER


Busca Nº de pedido y retorna la factura

BUYER


Analiza y resuelve

discrepancia de cantidad

AP


Consulta al responsable

de impuestos

TAX EXPERT


Resuelve la excepción y reprocesa la factura

Modulo de Pagos - Procedimiento

de pago estándar de SAP

Índice

32

Proceso de negocio

Conclusiones




La solución




Oferta de servicios

33

Invoice Capture Center SAP Invoice Management

Integración nativa con SAP Invoice Management.

Plantillas preconfiguradas para el reconocimiento de facturas de múltiples países.

Simple de configurar y adaptar a distintos escenarios de negocio.

Reconocimiento automático de un dato mediante un simple clic sobre la imagen de la factura, gracias a la tecnología Single clic entry.

Validación de datos contra los maestros de SAP (sociedades, proveedores, pedidos).

Fácil de administrar y mantener.

Interfaz de usuario amigable para facilitar el trabajo diario en la validación de datos.

Informes avanzados para obtener un control total y realizar seguimientos desde el inicio del proceso.

Es una solución SAP (desarrollado en ABAP).

Workflow preconfigurados para distintos escenarios de negocio (facturas financieras, facturas logísticas).

Workflow de validación de datos y control de duplicados.

Workflow de factura preliminar.

Workflow de aprobación.

Workflow de análisis de discrepancias (cantidad o precio).

Integración con BW, SRM y CRM.

Aprobación de facturas vía web portal o móvil (App para Blackberry, Android y Iphone).

Soporte para múltiples SAP ERP Backend.

Soporte para distintos tipos de entrada de factura (Email, e-invoicing, EDI, XML, Papel, Fax).

Infraestructura para Informes centralizados que brindan visibilidad de todo el ciclo de vida de la factura.

Características de la Solución

Solución SAP/OpenText: Características

34

VALIDACIÓN DE DATOS

PROCESO DE APROBACIÓN

ANALISIS DE DISCREPANCIAS

FACTURAPRELIMINAR

Workflow de validación: se utiliza

para validar los datos digitalizados por elsistema OCR contra los maestros de SAP,determinar campos de forma automáticay aplicar reglas de negocio específicas(como por ejemplo, la determinación deproveedor a partir de NIF, control deduplicados).

SAP Invoice Management cuenta con un conjunto de Workflows predefinidos que se pueden activar según el escenario de negocio,los Workflow principales son los que se detallan a continuación:

Workflow de preliminar: se utiliza

para gestionar y contabilizar las facturaspreliminares. Este Workflow se ejecutauna vez ha finalizado el Workflow devalidación.

Workflow de aprobación: se utiliza

para aprobar la contabilización de facturascon imputación directa (FI). Durante elproceso de aprobación se completanmanualmente/automáticamente los datoscontables necesarios para que el sistemapueda contabilizar.

Workflow de discrepancias: se

ejecuta una vez contabilizadas lasfacturas con pedido MM asociado paraverificar que no existen diferencias entrela previsión (pedido) y la factura. Elobjetivo es aprobar el desbloqueo de pagode facturas con diferencias de precio ocantidad.

Características de la Solución

Solución SAP/OpenText: Workflow

Índice

35

Proceso de negocio

Conclusiones




La solución




Oferta de servicios

36

La propuesta de Birchman se centra en articular una solución para el ciclo de vida de la factura basada en las soluciones de OpenText y de SAP como base del tratamiento de la factura.

Gestión y procesamiento

de facturas

Gestión financieraSAP FI/CO

Escaneo y digitalización de

facturas

Certificación de imagen

Archivado yGestor

documental

Servicios Birchman

Cobertura de todo el ciclo de vida de una factura

Entornos Microsoft Entornos SAP

Oferta de servicios

Visión general: Servicios

37

El tiempo de implantación dependerá de la complejidad de los procesos de negocio y de la cantidad de desviaciones del estándar.

Oferta de servicios

Visión general: Servicios

Go-Live y Soporte

Requerimientos y BluePrint Análisis y

diseño

Configuración

Pruebas y formación

Implantación 100% estándar

SAP IM en 65 Jornadas

15 Jornadas

15 Jornadas

20 Jornadas

10 Jornadas

5 Jornadas

12

3

4

5

38

Oferta de servicios

Ciclo de vida del proyecto: Etapas

El proyecto tiene un ciclo de vida para esta que se estructura en cinco grandes etapas:

• Etapa 1 – Toma de requerimientos y Business BluePrint– Definición de requerimientos funcionales

– Definición de procesos de negocio

– Confección y validación del Business BluePrint

• Etapa 2 – Análisis y diseño– Análisis y diseño funcional/técnico de la solución

• Etapa 3 – Configuración– Construcción y configuración del modelo

– Prototipo

• Etapa 4 – Pruebas y formación– Validaciones y test integrados

– Traspaso de conocimientos y formación

• Etapa 5 – Go Live y Soporte

Índice

39

Proceso de negocio

Conclusiones




La solución




Oferta de servicios

40

¿Por qué Opentext?

Solución: ¿Por qué OpenText?

• Experiencia y alianza: OpenText es una empresa con amplia y conocida experiencia en el mundo de la gestión decontenidos y digitalización de documentos. Cuenta con un conjunto de soluciones que forman parte del portfolio desoluciones ofrecidas por SAP.

• Integración: teniendo en cuenta que la aplicación transaccional es SAP, las distintas soluciones de OpenText se integrande forma nativa con SAP reduciendo notablemente el esfuerzo en la implantación.

• Soporte: al ser soluciones OpenText/SAP el soporte esta vinculado y gestionado por SAP. Por otro lado, OpenText cuentacon un knowledge Center en el cual se pueden encontrar documentación técnica, centro de experiencia de usuarios ybest practice.

• Esfuerzo de implantación: las soluciones de OCR (Invoice Capture Center) y SAP Invoice Management cuentan con unpre configurado que cubre la mayoría de escenarios de negocio en los cuales es posible basar la solución y minimizarnuevamente el esfuerzo.

• Escalabilidad y estabilidad: los productos OpenText evolucionan periódicamente añadiendo mayor funcionalidad en susnuevas versiones. Esta evolución garantiza su estabilidad y escalabilidad.

Índice

41

Proceso de negocio

Conclusiones




La solución




Oferta de servicios

42


Resumen de capacidades

CONOCIMIENTO DE LAS SOLUCIONES

Acreditada a través de las referencias y numerosos proyectos en clientes tanto nacionales como internacionales en el ámbitoSAP, OpenText, Gestión Documental, y soluciones similares.

CONOCIMIENTO DEL SECTOR

Acreditada a través de las numerosas referencias y experiencias en distintos sectores, con un claro posicionamiento comolíder en la implantación de soluciones SAP en dicho sector y una reconocida solvencia por parte del mercado, de lacompetencia y del mismo fabricante.

SOLVENCIA DE NUESTROS EQUIPOS

BIRCHMAN cuenta con un equipo de más de 270 consultores SAP, con una larga trayectoria como PartnerShip de SAP (más de14 años) y con una dilatada experiencia en todo su universo de soluciones

43

Resumen de experiencia en implantaciones similares


SAP Invoice Management 6.0 + Invoice Capture Center + Web Approval

Birchman ha implantado la solución de SAP Invoice Management + ICC + Archive server + Web Approval portal en Tirme. El objetivo del proyecto fue automatizar el proceso de autorización de facturas a través de un portal web y la entrada manual de facturas.

SAP Invoice Management 5.2 + Interfaz con OCR de La CaixaBirchman ha implantado la solución de SAP Invoice Management en Vueling. El desafío del proyecto fue procesar facturas con mas de 50K posiciones y verificar diferencias de cantidad o precio.

SAP Invoice Management 6.0 + Invoice Capture Center + Interfaz Doceo(digitalización certificada)

Birchman ha implantado la solución de SAP Invoice Management + ICC + Archive server + digitalización certificada en Binter Canarias. El objetivo de Binter era destruir el papel y automatizar sus procesos de negocio.

SAP Invoice Management 7.0 SP2 + ICC + Archive ServerBirchman ha implantado la solución SAP Invoice Management 7.0 SP1 + ICC + Archive server en Vanity Fair. El objetivo del proyecto es estandarizar y automatizar los procesos internos de cuentas a pagar y minimizar el numero de errores provocado por el tratamiento manual de las facturas.

44

Resumen de experiencia en implantaciones similares


SAP Data Archiving by OpenText

Birchman ha implantado la solución de SAP Data Archiving en TMB. Migración de la plataforma SAP Content Server a la plataforma de OpenText.

SAP Archiving and Document Access by OpentextBirchman ha implantado la solución de SAP Archiving and Document access en Iturri. Documento adjunto a objetos SAP a través de la implantación de DocuLink.

SAP Digital Asset Management by OpenText

Birchman ha implantado la solución de SAP Digital Asset Management en Desigual. Diseños y fotos del ciclo de vida para todas las estaciones que abarca el proceso creativo, la fabricación, opinión, entrega a canales de venta y galería. Mas de 120.000 diseños, 90.000 fotos, 3.000 videos y 25 integraciones con proveedores activos digitales y los sistemas de consumo.

SAP Data Archiving by OpenText

Birchman esta implantando la solución SAP Data Archiving en Mutua Universal. Implantación de archivado para datos de finanzas, controlling, el COPA y documentos de materiales.

Índice

45

Proceso de negocio

Conclusiones




La solución




Oferta de servicios

46

Solución SAP/OpenText: Caso de éxito

Conclusiones

¿COMO REDUCIR LOS COSTES ADMINISTRATIVOS DE LA CONTABILIZACIÓN Y CONCILIACIÓN DE LAS FACTURAS?

¿COMO MINIMIZAR LOS ERRORES DERIVADOS DE LOS PROCESOS MANUALES?

PRINCIPALES PREMISAS

No se debe detener el proceso de contabilización.

Realizar prorrateo al recibir facturas sin material o provisión.

Controlar diferencias a nivel posición y cabecera.

Verificar tolerancias a nivel posición para bloquear el pago y tolerancias a nivel cabecera para bloquear la contabilización.

Cliente:

Resultado: COSTE DE CONTABILIZACIÓN DE FACTURA REDUCIDO UN 75% APROX.

47

Solución SAP/OpenText: Conclusiones y Resultados

Incrementa el control del departamento de administración al tener una visión global de lasituación diaria que permite planificar y mejorar la toma de decisiones.

Reducción del tiempo y coste requerido para el procesamiento de una factura(Minimización de errores, duplicados, facturas extraviadas, datos de factura incorrectos,reducción del consumo de papel).

Mejora de la trazabilidad (permite conocer en todo momento el estado en el que seencuentra una factura, ¿quien la tiene? ¿en que proceso se encuentra? ¿quien haintervenido en su procesamiento y que acciones ha llevado a cabo?).

Mejora de la accesibilidad a los documentos (Informes propios –VIM Analytics, etc.-,desde el pedido, desde el libro mayor, desde un acreedor).

Aumento de la productividad (los recursos involucrados en el proceso se centran en tareasque aportan mayor valor a la organización en lugar de llevar a cabo tareas repetitivas y demenor importancia).

Conclusiones

48

Conclusiones

Solución SAP/OpenText: Conclusiones y Resultados

SAP Invoice Management + Invoice Capture Center no son las únicas soluciones que existen en el mercado para abastecer esta necesidad. Pero son las únicas que están

totalmente integradas con los distintos módulos de SAP y ofrecen gran flexibilidad y adaptabilidad a distintas

áreas de negocio, cubriendo la mayoría de problemáticas y casuísticas que puedan plantearse en el departamento

de cuentas a pagar.

BIRCHMANGROUP

Spain

Av. Diagonal 67, 3º Planta

08019 Barcelona

Tel: +34 93 553 38 21

Fax: +34 93 356 02 47

Pº de la Castellana 163, 4º dcha.

28046 Madrid

Tel: +34 91 51516 83

Fax: +34 91 345 74 32

Joan Muñoz / Director

[email protected]

Mov. : 609 20 49 73

Muchas gracias

mailto:[email protected]

50

Anexo 1

Solución SAP/OpenText: Movilidad

51

Anexo 1

ESCANEO DEFACTURAS

2

1

“ENTERPRISE SCAN”

3

ENVÍO DE FACTURA A OCR PARA EXTRACCIÓN DE METADATOS

Solución SAP/OpenText: Escaneo y envío a OCR

52

Anexo 1

Solución SAP/OpenText: Validación de metadatos

PROCESO OCR

“CLIENTE DE VALIDACIÓN

ICC”

53

Anexo 1

Solución SAP/OpenText: Acceso a las tareas

VALIDACIÓN DE DATOS

CONTROL DE DUPLICADOS

“INBOX - SAP INVOICE

MANAGEMENT”

54

Anexo 1

Solución SAP/OpenText: Resolución de excepciones

ANALISIS DEEXCEPCIONES

“RESOLUCIÓN DE EXCEPCIONES”

55

Anexo 1

Solución SAP/OpenText: Resolución de excepciones

ANALISIS DEEXCEPCIONES

“PANEL DE ACCIONES”

56

Anexo 1

Solución SAP/OpenText: Autorización de facturas

“AUTORIZACIÓN DE FACTURAS”

PROCESO DE APROBACIÓN

birchman sap invoice management + icc

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