BITACORA LOGISTICA DE EVENTOS

Docente:

Oswaldo Rodriguez Poveda

Presentado por:

Jhon Alexander Gonzalez Arias

JUSTIFICACION

• La logística se asoció desde un principio a la las actividades militares ,este concepto evoluciono después de la segunda guerra mundial y se aplicó al área administrativa en las empresas , dicha evolución permitió su inclusión en la hotelería y turismo sector que históricamente esta ligado a la realización de toda clase de eventos, que actualmente están generando una demanda de profesionales expertos en la dirección y coordinación de los mismos. Pues La industria de las reuniones, ha experimentado un acelerado crecimiento en comparación con otras industrias dentro de la actividad turística del país y del mundo entero. Desde los grandes centros urbanos, hasta las pequeñas poblaciones se han visto beneficiadas por el desarrollo de esta importante industria, lo que exige que quienes están involucrados en la planeación y operación de eventos desarrollen habilidades y conozcan lo necesario para asegurar el cumplimiento de todos y cada uno de los objetivos que se han trazado y pretenden conseguirse con la realización del evento, garantizando así la satisfacción de una o más personas, y al mismo tiempo se generen beneficios financieros para las partes involucradas.

CONCEPTOS BASICO• EVENTO: Es una actividad especial que se realiza en cualquier espacio con el objeto de celebrar

un acontecimiento que implica planear, organizar, controlar y por ultimo dirigir. • ORGANIZACIÓN DE EVENTOS: Es el proceso de diseño, planificación y producción de cualquier

tipo de evento, de los cuales puede tener diferentes finalidades. Algunas de las tareas que incluye la organización de un evento son la parte contable de presupuestos, el armado de cronogramas, la selección y reserva del espacio en el que se desarrollará el encuentro, la tramitación de permisos y autorizaciones, la supervisión de los servicios de transporte, los servicios gastronómicos, la coordinación logística integral, entre otros.

• ORGANIZACIÓN: Sistema de actividades coordinadas y disposición de recursos materiales, humanos y financieros para que todo funcione mediante normas y bases de datos que han sido dispuestos para cumplir con ciertos propósitos.

• ORGANIZADOR: persona(as) encargada(s) de acopiar e integrar dinámicas y actuar racionalmente apropiando los recursos de un orden o plan, para alcanzar resultados previstos mediante la operación, Coordinando de forma planificada las actividades de un grupo de personas, para procurar el logro de un propósito común, a través de la división de trabajo y funciones, y a través de una jerarquía de autoridades y responsabilidades.

• PLANIFICACIÓN: Curso de acción que serán tomados como base durante la ejecución del evento para cumplir con los objetivos del proyecto.

• PROVEEDOR: Es la persona o empresa que abastece con algo a otra empresa o a una comunidad. El término procede del verbo proveer, que hace referencia a suministrar lo necesario para un fin.

Son acontecimientos programados que responden a una finalidad específica, en el

cual el sujeto fundamental es el hombre y sus relaciones con el

medio ambiente. Por lo general, responden a situaciones de grupo y se realizan en espacios y tiempos determinados. Tienen prefijados objetivos, cuidadosamente desarrollados y seguidos a conciencia durante todas las etapas de la

planeación.

OTRA Definición...

Los eventos son acontecimientos sujetos a la

gestión gerencial y, en consecuencia, a la aplicación de metodologías y técnicas

específicas, con fines informativos y/o

comunicacionales, que persiguen un propósito

determinado en función de la misión y de los objetivos

de la organización.

• OBJETIVOS: Elemento programático que identifica la finalidad hacia la cual deben dirigirse los recursos y esfuerzos para dar cumplimiento a los propósitos. Conjunto de metas interrelacionadas que persiguen el logro de un propósito común Es el “FIN” último que se quiere alcanzar El objetivo debe responder a las preguntas "qué" y "para qué"

• TIPOS DE OBJETIVOS

OBJETIVOS ESTRATEGICOS:Las "amplias declaraciones de donde la organización desea ser en el futuro se llaman las metas estratégicas

OBJETIVOS TACTICOS:Los resultados que las divisiones y los departamentos importantes dentro de la organización se preponen alcanzar se definen como objetivos tácticos

OBJETIVOS OPERACIONALES: Los resultados específicos esperados de departamentos, de grupos de trabajo, y de individuos son los objetivos operacionales

• PLANTEAMIENTO DE OBJETIVOS1. Concreto y específico: Debe consistir en un enunciado claro y

determinado.2. Con plazos determinados: Será más eficaz si determina un plazo para ejecutarlo3. Debe tener control sobre el resultado: "Ganar un premio" no es un objetivo, es una

expectativa... Presentarse a un concurso sí lo es, ya que usted tiene control sobre el resultado esperado.

4. Medible: Debe ser susceptible de establecer un criterio de éxito para el mismo.5. Acotado: Preferentemente con resultados obtenibles en un plazo razonable o con base en

un esfuerzo determinado

• METAEs la cuantificación del objetivo que se pretende alcanzar en un tiempo señalado, con los recursos necesarios, de tal forma que permite medir la eficacia del cumplimiento de un programa.Peldaños para llegar a la cima de una escalera (Objetivo)Visión de futuro – Tiempo y Recursos

• REQUISITOS PARA UNA META

Deben estar por escrito. "Las palabras se las lleva el viento“ Se deben poder medir (cuantificar). No valen las ambigüedades. Deben ser humanamente alcanzables. Si no te lo terminas de creer y no te puedes ver a ti

mismo alcanzándolas, vas como un misil hacia la frustración. La razón por la que debes alcanzarlas, te debe motivar a hacerlo. Deben ser sincera y estar por escrito. "Las palabras se las lleva el viento“ Se deben poder medir (cuantificar). No valen las ambigüedades. Deben ser humanamente alcanzables. Si no te lo terminas de creer y no te puedes ver a ti

mismo alcanzándolas, vas como un misil hacia la frustración (Realista) La razón por la que debes alcanzarlas, te debe motivar a hacerlo (Creer en ella)

CLASIFICACION Por su tamaño Por el lugar donde se desarrollan Por la temática Por quién los genera Por su alcance o cobertura

COMPETENCIAS Habilidades organizativas Habilidades comunicativas Liderazgo Mentalidad emprendedora Ser anfitrión

Deportivos

Culturales

PolíticosEducativo

s

Informativos

Turísticos

Religiosos

ETAPAS DE UN EVENTO

PRE-EVENTO EVENTO POST-EVENTO

Las tres etapas de un Evento se corresponden con las funciones básicas del proceso gerencial:

Pre- Event

o

•Investigación•Planificación•OrganizaciónEve

nto•Desarrollo y Dirección Post-

Evento

•Evaluación

Etapas de un Evento

¿Qué vamos a hacer? (OBJETIVO)

¿Por qué debemos hacerlo? (JUSTIFICACIÓN)

¿Cuánto costará? (PRESUPUESTO)

¿Cuándo lo haremos? (CRONOGRAMA TENTATIVO)

¿Dónde se realizará? (LUGAR)

PRE-EVENTO

INVESTIGACIÓN – PLANIFICACIÓN - ORGANIZACIÓN

1.- Se debe efectuar un briefing con el cliente para establecer sus necesidades y expectativas.

2.- El organizador de eventos debe efectuar un análisis diacrónico (pasado, misión original, su desarrollo) – sincrónico (misión actual, estilo gerencia, la estructura, su tecnología y el clima organizacional).

PRE - EVENTOIN

VEST

IGAC

IÓN

3.- Seleccionar la fecha: ésta no debe

coincidir con días feriados y/o festivos, ni con otros eventos importantes próximos a realizarse, tomando en cuenta la disponibilidad de los participantes y/o invitados especiales.

4.- Seleccionar el(los) lugar(es) de realización (espacio físico), teniendo en cuenta la capacidad, la comodidad, iluminación, equipos de sonido, proximidad, etc.

PLAN

IFIC

ACIÓ

NPRE - EVENTO

5.-Seleccionar transporte, alojamiento, alimentos y bebidas de los invitados, ponentes y/o participantes

6.- Definir:Los Objetivos y políticas del evento: es esencial la fijación comprensiva de los objetivos para determinar el tema, el alcance y el programa.

Tipo de Técnica y nombre del evento de acuerdo a los fines y a la naturaleza del mismo.

PLAN

IFIC

ACIÓ

NPRE - EVENTO

7- Nombrar al Comité Organizador

Coordinador General: es el responsable de coordinar, planificar y dirigir a los integrantes de evento.

Las Comisiones: son equipos de trabajo que contribuyen a cumplir los pasos del evento sistematizadamente.

8.-Fijar sede provisional del comité organizador.

PRE - EVENTOor

gani

zACI

ÓNEventos y Banquetes

Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc

9.-Seleccionar el temario, temas o

puntos definidos que se trataran en el evento a desarrollar.

10.-Determinar el número y el perfil de los asistentes al evento: invitados especiales, participantes, ponentes y acompañantes. (se estimará tomando en cuenta la magnitud y las posibilidades tanto del espacio físico como de recursos financieros)

PLAN

IFIC

ACIÓ

NPRE - EVENTO

ORGA

NIZA

CIÓN

11.- Elaborar el Cronograma General de Actividades y el Programa para Damas y Acompañantes.

12.- Estimar los Recursos Humanos, Materiales y Técnicos (Inventario Hipotético de Recursos).

13.-Elaborar el Presupuesto (estimación de costos y gastos que genere la realización del evento, mas un 10% de gastos imprevistos).

PRE - EVENTO

Desarrollo y Dirección

Eventos y Banquetes

Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc

Comienza justo al iniciar el evento, aquí se realizan todas aquellas actividades que fueron programadas y planificadas

en la etapa anterior.

Va a consistir en la reunión de todas las personas involucradas en el mismo, en el lugar y hora estimada guiadas por la

programación que el comité organizador preparó como evento.

DIRECCIÓN

EVEN

TO

Es donde se van a ejecutar todas las actividades que se planificaron durante el Pre- Evento.

Va a consistir en la reunión de todas las personas involucradas en el mismo, en el lugar y hora estimada guiadas por la programación que el comité organizador preparó como evento.

Se realiza el cumplimiento de los compromisos adquiridos.

Se cancelan los pagos pendientes.

Se reproduce y se hace el envío del material y de las conclusiones del evento.

POST - EVENTO

• Recopilación y archivo de la información pertinente al evento

• Agradecimientos• Evaluación• Cumplimiento de los compromisos adquiridos

• Memoria y CuentaPO

ST-EV

ENTO

EVALUACIÓN

Se redactan y envían cartas de agradecimiento a todas las personas que hicieron posible la realización del evento.

Se evalúa el evento, a través de la medición de los resultados generales, para medir si lo planificado se cumplió o no.

Se recopila y archiva la información correspondiente al evento (memoria y cuenta).

POST - EVENTO

ORGANIZACIONALES Asambleas, convenciones, seminarios,

jornadas, congresos,

reuniones,

etc.

SOCIALESBanquetes,

Desayunos, al

muerzos, cenas, cócteles,

buffet,

festivales,

etc.

Tipos de Eventos

Según la Naturaleza del Evento.

Según la Magnitud. Según el Grado de

Exclusividad. Según el Criterio Económico.

CLASIFICACIÓN DE LOS EVENTOS

Deportivos

Culturales

PolíticosEducativo

s

Informativos

Turísticos

Religiosos

Lic. Cristina Marcano Lárez

Evento Según grado

de Exclusividad

Público

Privado

Eventos Según la Magnitud

Nacionales

Locales

Regionales

Municipales

Internacionale

s

Mundiales

Estatales

Evento Según grado

de Exclusividad

Público

Privado

Evento según el criterio Económico

Autofinanciad

oSubsidi

ado

El termino Evento es utilizado para hacer referencia a congresos, seminarios, convenciones, conferencias, foros, coloquios y reuniones; planificados y organizados con cierta anterioridad para de esta forma lograr una excelente ejecución y un éxito en el mismo.

TIPO DE EVENTOSEventos empresariales.Eventos culturales.Eventos sociales.Eventos comerciales.Eventos Religiosos.Eventos Políticos.Eventos Deportivos.

EVENTOS EMPRESARIALES

Congresos Convenciones Ferias Foros Reunión de trabajo Rueda de prensa Desayunos y almuerzos de trabajo Cócteles Juntas

EVENTOS ACADEMICOS

Convocatorias Seminarios Conferencias Capacitaciones internas y externas Video conferencias Asambleas Simposios Debates Ruedas de prensa

EVENTOS EMPRESARIALES

Lanzamientos de productos Presentaciones Conciertos Galas benéficas Aniversarios Entrega de Premios Inauguraciones Firmas de Convenios

FASES DEL EVENTO

Generación de la Idea del evento Objetivos Investigación de necesidades Búsqueda de datos Elaboración del Plan: Pre evento , durante, Post

evento. Metodología Cronograma Logística Organigrama

OTRAS CONSIDERACIONES

Venta del evento: interna, externa. Políticas existentes. Etiqueta y Protocolo. Organización. Presupuesto. Gestión de Marketing y Comunicaciones. Evaluación y medición.

FACTORES CLAVES DEL EXITO

Justificación de peso El concepto El anfitrión de primera clase El perfil de los invitados La generación del “espacio” adecuado

ORGANIZACIONALES Asambleas, convenciones,

seminarios, jornadas, congresos, reuniones, etc.

SOCIALESBanquetes, Desayunos, almuerzos,

cenas, cócteles, buffet, festivales, etc.

Tipos de Eventos

(ORGANIZACIONAL)

Esta técnica sugiere una reunión con el propósito de impartir e intercambiar información, tomar

decisiones, resolver problemas, averiguar hechos, identificar situaciones, planear o inspirar algo.

Su característica principal es la fusión de experiencias y de opiniones entre un grupo de personas

calificadas en una determinada esfera, o entre un grupo que busca analizar un problema, basándose en la información proporcionada por conductores

competentes.

Congreso

(ORGANIZACIONAL)

Consiste en reunir a un grupo de personas muy capacitadas sobre un tema, especialistas o expertos, los cuales exponen al auditorio sus ideas o conocimientos en forma sucesiva, integrando así un panorama lo mas completo posible acerca del tema que se esté tratando.

Es una técnica formal donde cada integrante expone de 15 a 20 minutos un aspecto particular del tema. El

tiempo de un simposio no debería exceder de una hora.

Simposio

(ORGANIZACIONAL)

Evento que implica el desarrollo de ciertas características como lo son: admite grupos pequeños, propósitos y objetivos definidos,

y combinación de técnicas didácticas.

Talleres

(ORGANIZACIONAL)

Es una reunión generalmente anual, de agrupaciones con intereses comunes. Pueden ser nacionales e

internacionales y generalmente tienen una duración de 2 a 3 días. La participación se hace a través de

ponencias que se distribuyen entre los asistentes, se divide en sesiones de trabajo o mesas de trabajo.

Para finalizar el evento se elaboran conclusiones y recomendaciones generales, que luego serán

presentadas para su aprobación en reunión plenaria. Los resultados son impresos y entregados luego a los

delegados participantes.

Convenciones

(ORGANIZACIONAL)

Es una situación grupal donde un expositor calificado pronuncia un discurso

ante un auditorio. Es una técnica muy formal, con presentaciones completas y

detalladas y un control rígido.

Conferencia

(ORGANIZACIONAL)

Reunión para discutir diferentes asuntos delante de un auditorio. Discusión libre y

abierta sobre algún tema de interés general en un clima informal. Se nombra un

secretario para coordinar las intervenciones.

Foro

(SOCIAL)

Junta de personas para tratar un asunto en específico o algún tema en común.

Celebración de algún festejo.

Reunión

(ORGANIZACIONAL)

(ORGANIZACIONAL)

Es el trabajo que se realiza en un lapso determinado para cubrir metodológicamente un programa. Se relaciona generalmente con un nivel y un grado educativo. Corresponde a cada una de las asignaturas que integran un plan de estudios.

Curso

(SOCIAL)

El diccionario de la Real Academia Española lo define como “Comida a la que concurren

muchas personas, invitadas, para agasajar a alguien o celebrar algún suceso”; o “Comida

espléndida”.

El banquete, es una comida que se organiza con el motivo de celebrar un determinado

acontecimiento

Banquete

Banquete

Hay otros muchos tipos de "comidas" que se organizan para otras ocasiones, y que no revisten de la misma importancia que

un banquete (lunchs, vinos de honor, cóctel, etc.).

El banquete puede tener un aperitivo previo o una continuación; puede ir seguido a su término de un baile o un

espectáculo. Todo ello debe guardar relación con el motivo de la celebración.

(SOCIAL)

(ORGANIZACIONAL)

Tiene por objeto la investigación o estudio intensivo de un tema en reuniones de trabajo debidamente planificadas. Puede decirse que constituye un verdadero grupo de aprendizaje

activo, pues los miembros no reciben la información ya elaborada, sino que la indagan por sus propios medios en un clima de colaboración recíproca. Es recomendable que sean mas de 5 y

menos de 12 personas.

Seminario

(SOCIAL)

Fiestas especialmente musicales que se realizan por lo general para celebrar alguna fecha

aniversaria.

Estos a su vez utilizan otros eventos tales como las ferias y exposiciones; y se programan a través de

numerosas presentaciones de tipo cultural características o propias de la zona en que se

realizan, que incluyen danzas, música, muestras de artesanía, entre otros.

Festivales

(SOCIAL)

Los aniversarios en las organizaciones de negocios y no lucrativas, crean oportunidades

para comunicarse con el público en lo relativo al progreso, logros y contribuciones de la

organización; y para formar la confianza y el prestigio ante el público (Programas sociales,

recreativos, deportivos y culturales).

Aniversarios

(SOCIAL)

Son eventos para consumidores, empleados y público en general, que estimulan el interés público y

apelan al espíritu competitivo. Los realizan generalmente las empresas a objeto de familiarizar

al público con la institución u organismo.

Concursos

(SOCIAL)

Son procedimientos de información que deben posibilitar al público estar en conocimiento de la empresa, el organismo, el sector económico o la

nación que realiza o promueve la exposición. Pueden ser permanentes o temporales.

Las exposiciones se distinguen de las ferias por la ausencia –por lo menos como objetivo

inmediato- de transacciones comerciales.

Exposiciones y Ferias

Asamblea Coloquio Comisión

Debate Juegos

Deportivos Juramentación Mesa Redonda

Ruedas de Prensa

Panel Premiaciones

Conciertos

Otros Eventos

QUE ES BTLLa técnica publicitaria «belowthe line» —que significa literalmente en castellano: bajo

la línea— más conocida por su sigla BTL, consiste en el empleo de formas no masivas de comunicación para mercadeo dirigidas a segmentos de mercado específicos.

La promoción de productos o servicios se lleva a cabo mediante acciones que se caracterizan por el empleo de altas dosis de creatividad, sorpresa y sentido de la oportunidad; lo cual crea novedosos canales para comunicar mensajes publicitarios.

Se vale de medios tales como el merchandising, los eventos, el mecenazgo, los medios de difusión no convencionales, promociones, mercadeo directo y redes sociales, entre otros.

Suele ser el complemento de campañas en medios de comunicación masivos o tradicionales denominadas «sobre la línea» (traducción literal de abovethe line, también conocido por sus siglas ATL).

En los modelos de comunicación personal, la retroalimentación —respuesta, reacción de la audiencia, o feedback— es instantánea. En cambio, con la comunicación masiva, no hay tal inmediatez. Los medios BTL no solo agilizan la respuesta, sino que hacen más medible la efectividad de la publicidad.

Aunque las siglas BTL abrevian una expresión en inglés, esta forma de publicidad es conocida en Estados Unidos comoguerilla marketing ('márketing de guerrilla'). Allan E. Hernández define el BTL como: Creatividad pura aplicada a nuestro entorno con fines de promoción y posicionamiento de marca, esfuerzos de comunicación no convencionales de alto impacto y bajo presupuesto.

QUES ES ATL?

ATL significa, por sus siglas en inglés “Abovethe Line” y se refiere a toda la publicidad que se realiza a través de medios publicitarios tradicionales con la finalidad de alcanzar el mayor número de audiencia posible. El alcance de este tipo de publicidad es masivo, por lo que implica un alto costo dependiendo del alcance del medio utilizado.

Los principales medios que suelen utilizarse para este tipo de campañas son: Televisión Radio Periódicos y revistas Paradas de Autobús Anuncios Espectaculares Volantes

Una de las desventajas de este tipo de publicidad es que no va exclusivamente dirigida al target del producto además de que puede llegar a herir susceptibilidades de diferentes grupos sociales, étnicos y religiosos.

TIPOS DE MONTAJES

Auditorio, Teatro o ColiseoRecomendado en eventos con las siguientes características:·        Corta duración·        No se toman apuntes

Se tiene un espacio reducido para albergar un número elevado de asistentes.

Montaje tipo Escuela o Media EscuelaRecomendado en eventos de larga duración (3 horas mínimo).Los asistentes tomarán apuntesEl nombre de media escuela se utiliza cuando el montaje se

elabora con medios tablones rectangulares (2.40 mts x 0.45 mts)

Mesa tipo I o Ejecutiva  Mesa que toma su nombre por ser utilizada en reuniones de

trabajo donde el objetivo es tener interacción con todos los asistentes

Se utiliza en eventos oficiales europeos Se recomienda para un grupo reducido de personasSe monta con tablones rectangulares

Mesa tipo Herradura o tipo “U” ·        Esta mesa es recomendada en eventos donde es necesario que

en una misma mesa se tenga un área jerarquizada.·        También cuando se requiere que exista un punto focal

(Proyección o Ponente).·        Se recomienda en rueda de prensa o eventos donde asistirán

medios de comunicación.·        Grupos no más de 30 personas.

Mesa Rusa ·        Es una variación de la mesa tipo herradura y la mesa tipo

imperial.·        Mesa muy formal utilizada en grupos de no más de 25

personas.·        El hueco del centro de la mesa se utiliza para colocar

decoración o productos que deben ser examinados con detenimiento.

Mesa Imperial ·        Mesa cuadrada sin hueco en el centro.·        Se utiliza en eventos formales·        Se encuentra de moda y está desplazando a la mesa redonda

en los eventos sociales.

Tipo banquete o mesas redondas ·        Utilizado en eventos donde se servirán alimentos de manera

formal·        Está siendo desplazado por las mesas imperiales.·        Las mesas se montan para 8 o 10 personas.·        Actualmente se iluminan para realzar la decoración.

Tipo Coctel ·        Se utiliza en eventos de corta duración (máximo 3 horas)·        Se frecen alimentos de manera informal.·        No se sienta a todos los invitados (solo se consideran silla

para el 50%)·        Puede ser con mesas altas (periqueras) o chaparras (de

bar) y solo sirven de apoyo.·        Actualmente se utilizan también salas.

LA PLANIFICACIÓN GENERAL DELOS EVENTOS DEBE INCLUIR:

• Definición de los objetivos generales y específicos.• Las políticas generales.• La temática del evento.• El perfil del grupo de organizadores, conferencistas y

participantes.• La estructura de organización y la definición de

funciones.• La formación, organización y programa del grupo de

trabajo.• Los procedimientos de trabajo.• Formas de financiamiento, presupuestos y flujos de

dinero.• La contratación de lugares y servicios.

• Los programas de actividades técnicas, recreación, acompañantes y específicos.

• La asignación de responsabilidades y tiempos de ejecución.

• Las proyecciones de ventas y beneficios.• Las estrategias de comercialización y difusión.• El control de la aplicación de recursos por actividad.• Las alternativas de acción en caso de desviaciones del

plan original. Posibles• contingencias y soluciones.• La capacitación de los organizadores y personal de

apoyo.• La elaboración y fijación de mecanismos de supervisión,

control y evaluación.• Elaboración de la lista de seguimiento.

DECRETO 3888 DE 2007(octubre 10)

por el cual se adopta el Plan Nacional de Emergencia y Contingencia para Eventos de Afluencia Masiva de Público y se conforma la Comisión Nacional Asesora de Programas Masivos y se dictan otras disposiciones.

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA,en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas por los artículos

189 numeral 11 de la Constitución Política y 7° numeral 3.1 del Decreto 93 de 1998, yCONSIDERANDO:Que el artículo 2° de la Constitución Política de Colombia –inciso 2°– establece que son fines del Estado servir a la

comunidad, promover la prosperidad general y asegurar la convivencia pacífica, e igualmente señala que las autoridades de la República están instituidas para proteger a todas las personas residentes en Colombia, en su vida, honra, bienes, creencias y demás derechos y libertades y para asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado y de los particulares;

Que el artículo 218 de la Constitución Política de Colombia establece como fin primordial de la Policía Nacional mantener las condiciones necesarias para que los habitantes de Colombia convivan en paz;

Que la Ley 46 de 1988 fijó, como un objetivo del Sistema Nacional para la Prevención y Atención de Desastres, el garantizar un manejo oportuno y eficiente de todos los recursos humanos, técnicos, administrativos y económicos que sean indispensables para la prevención y atención de situaciones de desastre;

Que de conformidad con la Ley 489 de 1998, el Gobierno Nacional puede crear comisiones intersectoriales para la coordinación y orientación superior de la ejecución de ciertas funciones y servicios públicos, cuando por mandato legal o en razón de sus características, estén a cargo de dos o más ministerios, departamentos administrativos o entidades descentralizadas, sin perjuicio de las competencias específicas de cada uno de ellos;

Que la Ley 181 de 1995, en su artículo 3°, determina que para garantizar el acceso del individuo y de la comunidad al conocimiento y práctica del deporte, la recreación y el aprovechamiento del tiempo libre, el Estado velará por el cumplimiento de las normas establecidas para la seguridad de los participantes y espectadores y de las condiciones físicas y sanitarias de los escenarios deportivos; y que el deporte, la recreación y el aprovechamiento del tiempo libre son factores básicos para la formación integral de la persona;

por el cual se adopta el Plan Nacional de Emergencia y Contingencia para Eventos de Afluencia Masiva de Público y se conforma la Comisión Nacional Asesora de Programas Masivos y se dictan otras disposiciones.

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA,en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas por los

artículos 189 numeral 11 de la Constitución Política y 7° numeral 3.1 del Decreto 93 de 1998, yCONSIDERANDO:Que el artículo 2° de la Constitución Política de Colombia –inciso 2°– establece que son fines del Estado servir a

la comunidad, promover la prosperidad general y asegurar la convivencia pacífica, e igualmente señala que las autoridades de la República están instituidas para proteger a todas las personas residentes en Colombia, en su vida, honra, bienes, creencias y demás derechos y libertades y para asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado y de los particulares;

Que el artículo 218 de la Constitución Política de Colombia establece como fin primordial de la Policía Nacional mantener las condiciones necesarias para que los habitantes de Colombia convivan en paz;

Que la Ley 46 de 1988 fijó, como un objetivo del Sistema Nacional para la Prevención y Atención de Desastres, el garantizar un manejo oportuno y eficiente de todos los recursos humanos, técnicos, administrativos y económicos que sean indispensables para la prevención y atención de situaciones de desastre;

Que de conformidad con la Ley 489 de 1998, el Gobierno Nacional puede crear comisiones intersectoriales para la coordinación y orientación superior de la ejecución de ciertas funciones y servicios públicos, cuando por mandato legal o en razón de sus características, estén a cargo de dos o más ministerios, departamentos administrativos o entidades descentralizadas, sin perjuicio de las competencias específicas de cada uno de ellos;

Que la Ley 181 de 1995, en su artículo 3°, determina que para garantizar el acceso del individuo y de la comunidad al conocimiento y práctica del deporte, la recreación y el aprovechamiento del tiempo libre, el Estado velará por el cumplimiento de las normas establecidas para la seguridad de los participantes y espectadores y de las condiciones físicas y sanitarias de los escenarios deportivos; y que el deporte, la recreación y el aprovechamiento del tiempo libre son factores básicos para la formación integral de la persona;

PUNTO DE EQUILIBRIO Cuando se planifica un evento se deben considerar todos los

gastos. Se ha de preparar el presupuesto después de acordar los costes con los proveedores. Cuando la estimación completa de los costes esté lista, se podrán calcular los ingresos necesarios y atraer a colaboradores y patrocinadores al evento.

Hay dos tipos de gastos, fijos y variables; ambos generan costes de estructura. Los gastos variables dependen del número de productos vendidos, en nuestro caso, las entradas. Los gastos fijos incluyen los costes de administración de la empresa durante el evento: los salarios del personal, todos los gastos diarios, impuestos, seguros,... En nuestro caso la empresa calculó 2 días de gastos; el evento duró 2 días. Los gastos fijos no dependen del número de asistentes; los gastos de producción del contenido del evento son fijos.

*El trueque es un método de intercambio en el cual dos empresas intercambian directamente mercancías o servicios por otras mercancías o servicios sin utilizar dinero. El coste de los bienes o servicios intercambiados debe ser incluido en declaración de gastos.

El empresario debe establecer el llamado punto de equilibrio, que depende del número de unidades vendidas (entradas), del precio de la unidad (entrada) y de la estructura de los costes fijos y variables.

En punto de equilibrio, los ingresos y los gastos son iguales. Esto se debe tener en cuenta a la hora de calcular el precio de la entrada. La teoría sobre estos cálculos se puede leer en “Marketing Culture and Arts” (Montreal, 2001, p.133).

Para calcular el punto de equilibrio y determinar el número de unidades vendidas que se precisan para evitar pérdidas financieras, se puede utilizar la siguiente fórmula:

“Punto de equilibrio” =Costes fijos                    10460      __________  =  ________________  =  3.735 asistentesBeneficio bruto          3,00  -  0,20El beneficio bruto es el precio de la entrada menos los costes variables

por entrada.

En general para organizar cualquier evento o reunión es necesario seguir unos pasos básicos para su realización y obtener el éxito sin contratiempos, estos pasos son:Programación (pre-evento), Realización (evento) y finalización del evento (pos- evento).

Programación: Corresponde a la organización, lo que debe realizarse en equipo mediante la asignación de funciones y tareas para coordinar ejecutar y evaluar:• Nombra comités para asignar tareas específicas.• Elaborar la lista de asistentes de acuerdo con los

objetivos del evento.• Definir la fecha exacta de realización.

• Determinar el sitio o lugar de acuerdo con el N° de participantes y objetivos del evento.

• Coordinar actividades sociales extra evento: cóctel o copa de champaña, recorrido por la ciudad y lugares turísticos.

• Si algunos participantes llegan de otras ciudades deben tenerse en cuenta alojamientos, desplazamientos, reservaciones de áreas, etc.

• Elaborar y distribuir invitaciones oportunamente, puede hacerse por cartas, Tarjetas, Memorando, telefónicamente con tres días de anticipación como mínimo.

• Disponer de recursos necesarios: papel, televisor, marcadores, proyectores, lapiceros, computadoras, etc.

• Organizar oportunamente el sitio teniendo en cuenta números de sillas, notación en cada puesto de libreta, lápiz, bolígrafo, etc.

• Determinar la duración de cada sesión de 90 a 120 min.

Recursos financieros

• Si se va a adornar el recinto con flores estas deben ser naturales y colocadas en mesas auxiliares ubicadas en tal manera que no obstaculicen el recorrido del público.

• La temperatura ambiental debe ser agradable y adecuada al sitio de una reunión.

• La iluminación debe ser óptima..

-Los baños deben de estar impecables.• El lugar y el personal para distribución de

refrigerios deben estar previamente definidos.

• Durante la reunión no deben pasarse llamadas, si es urgente se toma por escrito y se pasará el mensaje.

• Si se actúa como secretaria de la reunión se lee el orden del día y el acta anterior y se tomará nota para elaborar la nueva acta.

• Retirados los asistentes se recogerán carpetas, equipos y lo que se haya utilizado.

• Aclarar inquietudes que hayan sucedido durante la ejecución de evento.

• Elaborara una lista por separado de acciones que deben seguirse.

• Comunicar a los interesados sobre las decisiones derivadas de la reunión.

• Enviar el borrador por separado a la persona encargada de su revisión, el cual mecanografiarse a doble interlínea con el fin de dejar espacio para hacer correcciones si es necesario.

• Agradecer a las personas que colaboraron a la realización del evento.

ESQUEMA GENERAL DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

ESTRUCTURA GENERAL DE UN EVENTO

ORGANIGRAMA: Toda estructura organizacional incluso una con grandes deficiencias, se puede presentar de una forma grafica señalando simplemente las relaciones entre los departamentos a lo largo de las líneas principales de autoridad, por tal razón la forma como la organización describe su estructura en la cual especifica las redes de autoridad y toda aquella comunicación formal en la organización, se denomina un organigrama.

ESQUEMA GENERAL DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

COMITÉFINANCIERO

COORDINADOR GENERAL

ORGANIGRAMA DELEVENTO

COMITÉ LOGISTICO

COMITÉ RELACIONES

PUBLICAS

COMITÉ ACADEMICO

INTEGRANTES INTEGRANTES INTEGRANTES INTEGRANTES

Importancia de saber quesomos parte de

un equipo y no somos el equipo completo

Importancia de saber quesomos parte de

un equipo y no somos el equipo completo

Importancia de saber quesomos parte de

un equipo y no somos el equipo completo

Importancia de saber quesomos parte de

un equipo y no somos el equipo completo

Cuando no lo tenemos claro…

LO MÁS IMPORTANTE DE TODO EVENTO ES LA VIDA Y

POR LO TANTO SERÁ SIEMPRE LA PRIORIDAD

PARA TOMAR CUALQUIER DECISIÓN

No importa que tipo de evento sea,

Lo importante es planificarlo cuidando los detalles,

Y ya en la ejecución hacer que esos detalles se

cumplan en el lugar y en el momento que fueron

programados.