Borusan Grup

COVID-19 Normalleşme Süreci

Mayıs, 2020YENİ ÇALIŞMA DÜZENİNE GEÇİŞ UYGULAMALARI

Hazırlayan: Borusan Holding İnsan Kaynakları

BORUSAN HOLDİNG COVID-19

YÖNETİM YAKLAŞIMI

#BeraberAşacağız

Yeni Çalışma Düzenine Geçiş UygulamalarıAmaç ve Yeni Çalışma Düzeni Uygulama Dönemi

COVID-19

Çalışmanın

Amacı

Borusan Grup şirketlerinde, yeni çalışma düzenine geçiş adımlarını tanımlamak ve

alınması beklenen hijyen, sağlık, güvenlik ve iletişim aksiyonları için rehber oluşturmak

Grup şirketleri tarafından takip edilmesi beklenen prensipleri ve tavsiye edilen

uygulamaları paylaşmak

60’ar günlük 2 dönemi ve 90 günlük 1 dönemi kapsayacak şekilde planlanmıştır.*

*Tarihler ve dönemler, Covid-19 ile ilgili devlet tarafından açıklanacak sağlık ve ekonomi alanındaki bilgilere göre farklılık gösterebilir.

Uygulama Dönemi

1 Haziran – 31 Temmuz

1. Normalleşmeye Geçiş DönemiDokümanın mevcut versiyonunda bu döneme

ilişkin prensipler ve uygulama tavsiyeleri

paylaşılmıştır.

2. Normalleşme Dönemi

1 Ağustos – 31 Ekim

3. Yeni Normali Deneyimleme

Dönemi

1 Kasım – 31 Aralık

1. Normalleşmeye Geçiş Dönemi Temel PrensipleriOperasyonel Planlamalar

COVID-19

Normalleşmeye Geçiş Dönemi Planlama Komitesi Kurulması

Komite Üyeleri: İSG sorumlusu, İş Yeri Hekimi, İnsan Kaynakları Sorumlusu, İdari İşler

Sorumlusu ve Kurumsal İletişim Sorumlusu

Komitenin Sorumlulukları▪ Hijyen ve sosyal mesafe düzenlemelerinin yapılması

▪ Hijyen ve dezenfeksiyon malzemelerinin temini

▪ Ofis içi ve dışı dezenfeksiyon rutinlerinin belirlenmesi

▪ Servis / ulaşım ve diğer işyeri giriş-çıkış planlamalarının yapılması

▪ Kişisel koruyucu ekipmanların temini ve dağıtım planlaması

▪ Kişisel koruyucu ekipmanların kullanımı ile ilgili bilgilendirmelerin hazırlanması

▪ Hijyen ve sağlık önlemleri ve çalışan motivasyonunu arttırıcı diğer iletişimlerin planlanması

1. Normalleşmeye Geçiş Dönemi Temel PrensipleriOfislerin Açılma Zamanlaması, Geri Dönüş Planlaması ve İletişimi

COVID-19

Ofis açılmadan önce alınacak hijyen ve çalışma düzeni önlemlerinin planlaması

Evden ve ofisten çalışmayı içeren hibrit çalışma düzeni

Tavsiye edilen oran, ilk 4 hafta boyunca haftada 2 gün ofisten, 3 gün evden; kalan 4 haftada ise 3 gün ofisten, 2

gün evden çalışılmasıdır.

Evden çalışması gereken kişiler belirlenmesi

Tavsiye edilen gruplar; 60 yaş üzeri çalışanlar, hamileler, kronik rahatsızlığı olanlar, engelli çalışanlar, evde 60 yaş

üzeri veya kronik rahatsızlığı olan gruplar ile birlikte yaşayanlar, evde çocuğuna bakması gereken ebeveynler

Çalışanlar ile geri dönüş tarihinin ve lokasyon özelinde yapılan hazırlıkların paylaşılması

Tavsiye edilen, ofislere geri dönüş tarihinden en az 10 gün önce çalışanlar ile iletişimlerin başlanmasıdır

Kademeli bir geçiş yaklaşımı ile ofiste olması planlanan çalışan sayısının belirlenmesi

Tavsiye edilen, kademeli olarak %25, %50 ve %75 oranlarında çalışan gruplarının ofise dönüşüdür

Dönem sonunda toplam kişi sayısının en fazla %75’ine ulaşacak şekilde planlama yapılabilir

Ofisin açılacağı tarihin belirlenmesi

Tavsiye edilen, bu tarihin 1-15 Haziran aralığında olmasıdır. Başlangış tarihi ve planlama konusunda esnek olarak,

pandeminin seyrine göre planlar arası çeviklikle geçiş yapılabilir.

Sadece İş Yerinde

Çalışması Uygun

Olan Roller

İşini, iş yerinde ifa

etmesi gereken roller

(teknisyen, idari işler

sorumlusu, vb)

öncelikle işe dönecek

çalışanlar arasında

belirlenebilir

Belirli Aralıklarla

Ofiste Bulunması

Gereken Roller

İmza ya da çeşitli

kontrol süreçleri için,

haftanın belirli

zamanlarında ofiste

bulunması gereken

çalışanlar, ikinci

öncelikli grup içinde

değerlendirilebilir.

Evden Çalışmaya

Uygun Roller

Sorumluluklarının

tamamını evden

çalışma modelinde

yerine getirebilek

roller üçüncü

öncelikli grup

olarak

değerlendirilebilir

Ofise Dönüş

Yapacak Çalışan

Gruplarının Belirlenmesi

Hangi Başlıklara Etki

Ediyor

Servis Planlaması

Çalışma Düzeni

Çalışma Alanı

Yemek Düzeni

Hijyen Düzeni

Koruyucu Ekipman Temin

HibritÇalışma Düzeni

Ofislere Geri Dönüş Yapacak Çalışanlar Nasıl Belirlenebilir?

12 3

1. Normalleşmeye Geçiş Dönemi Temel PrensipleriOfislere Geri Dönüşün Planlanması

1. Normalleşmeye Geçiş Dönemi1 Haziran- 31 Temmuz

COVID-19

Çalışma Düzeni

01

Ofis Planlamaları

02Ulaşım

Planlamaları

03

Yemekhane ve

Mutfak Planlamaları

Toplantı

Odalarının

Kullanımı

04

Sık dokunulan/

kullanılan

yüzeylerin hijyeni

05 06

1. Normalleşmeye Geçiş Dönemi Temel Prensipleri01.Çalışma Düzeni

COVID-19

Çalışma ortamlarında tüm

çalışanlar cerrahi maske

kullanmalıdır.

Maske kullanımı

01

1,5-2 metrelik sosyal mesafe tüm

çalışma alanlarında uygulanmalıdır.

Çalışanlar arasında fiziksel temas

(el sıkışma vb.) kurulmamalıdır.

Sosyal Mesafe

02

İş yeri girişlerinde ve gün içinde

düzenli ateş ölçümü yapılmalıdır

Ateş Ölçümü

03

Farklı grup şirketlerinden ya da

dışarıdan misafir kabul

edilmemelidir. (Zorunlu durumlarda, ateş

ölçümü ve sağlık beyanlarından sonra kişisel

koruyucu malzemeleri kullanarak

lokasyonlara giriş yapabilir.)

Misafir Kabul

04

Geniş katılımlı (20 kişi ve üzeri)

organizasyonlar düzenlenmemeli

ve çalışanlarımız şirket dışında

farklı kurumlarca düzenlenen

benzer organizasyonlara

katılmamalıdır.

Organizasyon

05

Şirketlerimizden yapılacak tüm yurt

dışı iş seyahatleri iptal edilmelidir.

Yurt dışına yapılacak kişisel

seyahatler de iptal edilir. İptal

edilemediği durumlarda Genel Müdür

ve İK ekibi bilgilendirilir. Yurt dışına

yolculuk yapan çalışanlardan

dönüşlerinde, yılllık izinlerinden

düşülerek, 14 gün boyunca kendilerini

karantina altına almaları istenir.

Yurt Dışı Seyahat

06

1. Normalleşmeye Geçiş Dönemi Temel Prensipleri01.Çalışma Düzeni

COVID-19

Hijyen uygulamaları düzenli olarak

denetlenmeli ve denetim sonuçları

düzenli olarak Normalleşmeye

Geçiş Dönemi Planlama komitesine

iletilmelidir.

Hijyen Denetimi

07

Pozitif vaka tespit edilmesi

durumunda, lokasyon kapatılarak

dezenfekte edilmeli ve yönetimin

belirlediği tarihte yeniden

açılmalıdır.

Pozitif Vaka Durumunda

Lokasyon Yönetimi

08

İşyerinde bir çalışanın hastalığın

kritik semptomlarını göstermesi

durumunda COVID-19 Vaka

Yönetimi dokümanında belirtilen

algoritmalar kullanılmalıdır.

Vaka Yönetimi Algoritması

09

COVID-19 pozitif olarak test

edilen ya da yaşadığı ev içerisinde

COVID-19 pozitif olarak test edilen

yakınları bulunan çalışanlar, 14 gün

boyunca karantinada olmalıdır.

Karantina Uygulaması

10

Belirlenen kurallara uymadığı

tespit edilen çalışanlar önce sözlü,

ikinci tekrarlarında ise yazılı olarak

uyarılmalıdır.

Disiplin Uygulaması

11

Borusan Grup COVID-19 pozitif vaka

sayıları haftada 3 kez düzenli olarak

takip edilmeye devam edilir.

Pozitif Vaka Takibi

12

1. Normalleşmeye Geçiş Dönemi Temel Prensipleri02.Ofis Planlamaları

COVID-19

01 Acil durum planlarının

güncellenmesi02 Çalışma düzenlerinin çalışanların

etkileşimlerini asgari düzeye indirecek

şekilde planlanması

03 Tüm yürüme alanlarında sosyal

mesafeye uygun yürüyüş rotalarının

işaretlenmesi

04 İşe girişte temassız ateş ölçer

ölçüm yapılacak alanların

düzenlenmesi

05 Ofislere giriş-çıkış saatlerinin,

yoğunluğu azaltmak üzere, kişi sayısına

uygun bir şekilde yeniden belirlenmesi(Örneğin; 08.00’da 15 kişilik bir grup, 08.05’te

yine 15 kişilik bir grup gibi)

06 Tüm ofisin oturma düzeninin sosyal

mesafeye uygun olarak değiştirilmesi,

çalışanların kendileri için belirlenmiş

masalarda oturmaları

07 Mümkün olan tüm

lokasyonlarda, masalar arasına

şeffaf paneller eklenmesi

08 Masalarda kişisel eşyaların

bulundurulmaması09 Tüm havalandırmaların bakım ve

dezenfeksiyon işlemlerinin yapılması

Temiz hava girişinin olmadığı odaların

kullanıma kapatılması

Çalışma alanı ile ilgili düzenli

havalandırma planlamalarının yapılması

10 Masa üstü, ekranlar, klavyeler,

mouse, telefon, fotokopi

makinası gibi ofis araçlarının

günlük temizlik rutinlerinin

belirlenmesi

11 Elle teması gerektirmeyen yeterli

sayıda çöp kutusu sağlanması12 Ofis içinde maske kullanılması

13 Her katta minimum bir dezenfeksiyon

cihazının bulunması

1. Normalleşmeye Geçiş Dönemi Uygulama Tavsiyeleri02.Ofis Planlamaları

COVID-19

Bina Girişleri ve Resepsiyon Kargo

El dezenfektanı bulundurulması

Ateş ölçümü için uygun bir alan bulunması ve düzenli ateş

ölçümü yapılması

Sosyal mesafeyi belirten yer işaretlemelerinin yapılması

Resepsiyonda görevlilerinin hijyen önlemleri ile ilgili eğitilmesi

Cam panel ile misafirler ile resepsiyon görevlilerinin

temasının minimuma indirilmesi

Kişisel kargoların işyerine kabul edilmemesi

Zaruri ise, önceden belirlenen bir alanda muhafaza

edilmesi ve mesai saati bitiminde çalışan tarafından

alınması

Şirket içi kullanım için satın alınan tüm malzemelerin

kullanım öncesinde dezenfekte edilmesi

1. Normalleşmeye Geçiş Dönemi Uygulama Tavsiyeleri03.Ulaşım Planlamaları

COVID-19

Servis Servis Dışı Ulaşımlar

Doluluk oranlarının azami %50 limitine uygun ayarlanması ve

servis güzergahının yeniden belirlenmesi

Çalışanların serviste oturacağı koltukların sosyal mesafeye

uygun bir şekilde belirllenmesi ve sabah ve akşam aynı servisi

kullanmalarının sağlanması

Tüm servislerin günlük dezenfeksiyon işleminin yapılması

Her araca el dezenfektanı koyulması

Şoförlerin ve çalışanların serviste maske takması

Servis dışı ulaşımların mümkün olduğunca servis

güzergahlarının ayarlanarak sonlandırılması

Servis güzergahının ayarlanamadığı durumlarda,

taksi kullanım ve sosyal mesafeye uygun bir şekilde

araç paylaşım seçeneğinin planlanması

1. Normalleşmeye Geçiş Dönemi Uygulama Tavsiyeleri04.Yemekhane ve Mutfak

COVID-19

Self servis alanların iptal edilmesi

Uygun olan lokasyonlarda çalışanların evden yemek getirmelerine

izin verilmesi

Yemekhane sandalye ve masa düzeninin sosyal mesafeye uygun

şekilde ayarlanması

Çalışan grupları için belirlenmiş saatlerde yemekhane kullanımı ve

her çalışanın kullanacağı masa ve sandalyenin önden belirlenmesi

Yemekhanenin hijyeninin sağlanması amacıyla sık aralıklarla

dezenfekte edilmesi

Yemekhane kapasitesi düşük olan lokasyonlarda yemeklerin ve

içeceklerin tek kullanımlık kumanya şeklinde dağıtılması

Baharat, tuz, kaşık, çatal, bardak vb. malzemelerin tek kullanımlık

sunulması

Yemekhane görevlilerine kişisel koruyucu ekipmanların

sağlanması

▪ Mutfakta bulunan su sebili, çay

makinesi, kahve makinesi gibi

aletlerin kullanılmaması

▪ Çalışanlara şişe su dağıtılması

▪ Masalara tek kullanımlık çay, kahve

dağıtımı yapılması

▪ Buzdolabı, mikrodalga gibi araçların

kullanılmaması.

1. Normalleşmeye Geçiş Dönemi Uygulama Tavsiyeleri05.Toplantı Odaları

COVID-19

Tüm toplantı

odalarının kapalı

tutulması

Eğer bu mümkün

değilse, toplantı

odası kullanım

kapasitesinin

sınırlandırılması

Sabit telefonların

iptal edilmesi

Flipchartlarda

kullanılan kalem

ve silgilerin

kaldırılması

Uzaktan

kumandaların

şeffaf bir

koruyucu ile

kaplanması

Masa ve

sandalyelerinin

düzenli aralıklarla

dezenfekte

edilmesi

Toplantı

odalarında ıslak

mendil ve

dezenfektan

bulunması

1. Normalleşmeye Geçiş Dönemi Uygulama Tavsiyeleri05.Diğer Ortak Kullanım Alanları

COVID-19

Temizlik ve hijyen

rutininin artırılması ve

temizlik malzemelerinin

pandemi dönemine uygun

şekilde değiştirilmesi

Asansörlerin

kullanıcı

kapasitesinin

planlanması

Tuvaletlerde yeterli

miktarda el sabunu,

dezenfektan ve kağıt

havlu bulundurulması

Ortak kullanılan

açık alanlarda aynı

anda bulunabilecek

çalışan sayısının

belirlenmesi

Doktor odasına

randevu alınarak

gidilmesi

Havuz araçlarının

düzenli dezenfekte

edilmesi ve mümkünse

aynı kişiler tarafından

kullanılması

Soyunma

odalarında azami

kişi sayısının

sınırlanması

1. Normalleşmeye Geçiş Dönemi Uygulama Tavsiyeleri06.Sık Dokunulan Yüzeylerin Hijyeni

COVID-19

Işık

Açma/Kapama

Düğmeleri

Kapılar Elbise

Askılıkları

Çöp

Kutuları

• Mümkün olduğunca gün

içinde açılıp

kapatılmalarının

engellenmesi

• Yakınlarında dezenfektan

malzemelerin bulundurulması

▪ Lokasyon güvenliği için

ihtiyaç duyulmayan tüm

kapıların kaldırılması

ya da otomotize

edilmesi

▪ Uygun olan tüm kapılar

gün içinde açık

konumda kullanılması

• Bireysel askılık

temin edilmesi

• Mümkün değilse, kuru

temizlemelerde kullanılan

örtüler kullanılması

• Kişisel koruyucu

malzemeler için özel çöp

kutularının yerleştirilmesi

• Bu atıkların ayrı olarak

depolanması ve 72 saat

bekletildikten sonra «diğer

atık» olarak belediyeye

teslim edilmesi

1. Normalleşmeye Geçiş Dönemi Uygulama TavsiyeleriOfislerde Temin Edilmesi Gereken Malzemeler

COVID-19

Her bir çalışan için günde

4-5 adet 30 günlük

planlama

Cerrahi Maske

01

100 kişiye 1 adet

Infrared Termometre

02

Çalışan sayısına uygun 30

günlük planlama

El dezenfektanı

03

El Sabunu

04

Kağıt Havlu

05

İlgili kişi sayısı kadar

polikarbon yüz koruyucu

(hastalıkla kontrolsüz bir

şekilde karşılaşabilecek iş

yeri doktorları ve güvenlik

görevlileri gibi roller için)

Yüz Koruyucu

06

Çalışan sayısına uygun 30

günlük planlama

Çalışan sayısına uygun 30

günlük planlama

Bioatık Çöp Kutusu

07

Cerrahi maske atıkları için,

otomatik açılma sistemi olan

çöp kutuları ve kilitli bio-atık

poşetleri

Lokasyonda ihtiyaç duyulan

sayıya uygun 30 günlük

planlama

Lokasyonda ihtiyaca uygun

30 günlük planlama

Yüzey Temizleyici

Hijyen Malzeme

06

Önerilen tüm malzemeler ve tavsiye edilen miktarları belirtir ve lokasyonun ihtiyaçlarına göre değişiklik gösterebilir.

1. Normalleşmeye Geçiş Dönemi Uygulama Tavsiyeleriİletişim ve Psikoloji Yönetimi

COVID-19

İletişimde kullanılmak üzere sıkça sorulan

sorular dokümanı hazırlanır

Borusan Grup COVID-19 Çalışan

Nabız Anketi sonrasında şirket

özelinde alınacak aksiyonlar

planlanarak iletişimleri yapılır

Ofise dönüş tarihi ve düzeni

çalışanlar ile paylaşılır

İletişimlerde segment bazlı (çalışan – yönetici,

evden çalışan, ofis ve evde dönüşümlü olarak

çalışan gibi) hazırlıklar yapılır ve iletişim

yapacak profillerin iletişim mesajları

ayrıştırılır. (Genel Müdür, İK, Kİ, vb)

Evden ve ofisten hibrit olarak

çalışacak ekipleri yönetecek liderler

önden bilgilendirilir ve ekip içi

işbirliği konusunda planlamalar

yapmaları sağlanır

Yeni çalışma düzeni ve hijyen

aksiyonları bir online eğitim ile tüm

çalışanlar ile paylaşılır

Offline (poster, afiş vb) ve online (mail, sms,

ppt sunum, vb) iletişim yöntemleri

planlanarak çalışan bilgilendirmeleri hazırlanır.

01 02 03

04 05 06

07

Geri dönüş sonrasında, 2 haftada 1 nabız anketileri ile çalışanların deneyimleri değerlendirilerek

ihtiyaç duyulan ek aksiyonlar planlanır

Borusan Grup Normalleşmeye Geçiş Süreci İletişim Videosu

Bu dokümanda yer alan ve çalışma arkadaşlarımız ile paylaşılacak tüm ortak uygulama prensipleri Holding İnsan

Kaynakları tarafından bir iletişim videosuna dönüştürülerek şirketlerimiz ile paylaşılacaktır.

Bu doküman Borusan Holding İnsan

Kaynakları tarafından, Borusan Grup

şirketleri için hazırlanmıştır.

https://www.borusan.com/

/borusanholding

/borusan-holding/

/borusanholding/

/borusanburada https://dayanismaplatformu.com/