WE NEED TO TALK

Kom raskt i gang

Modulen Skatt & Lønn i Phonero Bedriftsportal gjør det enklere for bedriften å holde oversikt over de ansattes lønnstrekk og all rapporteringspliktig bruk av innholdstjenester. De ansatte kan selv rapportere inn sin bruk, og bedriften kan hente ut rapporter som hjelper i arbeidet med å rapportere korrekt til skattemyndighetene. Under finner du et utdrag av lovverket som fra 2014 er gjeldende for ansatte som har dekket telefoni av bedriften.

Brukerveiledning Bedriftsportal

Skatt & Lønn

Teletjenester og arbeidstakereAlle arbeidstakere som har dekket én eller flere ekom-/teletjenester av bedriften. Inntektstillegget er kr 4392 uansett hvor mange tjenester den ansatte har. Bedriften skal gjennom-føre forskuddstrekk og innrapportere beløpene etter hvert som de dekkes, inntil beløpene når kr 4392. Lovverket tolkes slik at innrapportering skal gjøres løpende og per måned.

Bruk av innholdstjenesterDen ansatte har et skattefritt beløp på kr 1000 per år ved bruk av innhold-stjenester. I det skattefrie beløpet er også jobbrelatert bruk inkludert. Utover kr 1000 skal bedriften ha oversikt over hvor stor andel av bruken som er privat bruk. Den delen av overskytende beløp som er privat bruk, skal skattelegges som lønn, eller den ansatte skal trekkes i lønn for bruken.

Definisjon av innholdstjenesterSamtaler til teletorg (82x), til opplysningstjenester samt over- takserte meldinger til 4- og 5-sifrede telefonnummer er omfattet av denne definisjonen. Merk at på fakturaen fra Phonero er teletorg (82x), til opplysningstjenester og over- takserte meldinger skilt ut og fremkommer derfor ikke likt som i rapportene du henter ut fra Skatt & Lønn.

For utfyllende beskrivelse og detaljer rundt gjeldende lovverk, se skatteetaten.no.

WE NEED TO TALK

Innholdsfortegnelse

1. Spørsmål og svar

2. Oppsett av brukere

2.1 Legge til ansatte 2.2 Informasjon om ansatte 2.3 Oppsett av regler for lønnstrekk 2.4 Oppsett av regler for innholdstjenester

3. Innrapportering av innholdstjenester

2.1 For den ansatte 2.2 For lønningskontoret 2.3 Logg ved utsendelse

4. Rapporter

WE NEED TO TALK

Ta i bruk Skatt & Lønn

I Skatt & Lønn kan du legge inn regler for lønnstrekk per ansatt i henhold til faste kategorier. I tillegg kan du legge opp innrapportering for hver enkelt ansatt ved bruk av innholdstjenester. Bruk av denne modulen endrer ikke på fakturaen, men gir bedriften et rapportgrunnlag som kan benyttes.

Import av

ansatte, varsling

og rapporter

Egendefinerte

felter og

aktivering av

innrapportering

Regelsett for

innrapportering av

innholdstjenester

Oppsett av

lønnstrekk for

den ansatte

Nedtrekksmeny

med blant annet

logg og

innrapportering

Hvem kan bruke tjenesten?Alle mobilkunder av Phonero kan ta i bruk tjenesten via Bedriftsportalen. Dersom du ikke har modulen aktivert på din bruker, ta kontakt med den som administrerer telefoniløsningen i din bedrift.

Hvordan dekkes lovens krav?Skatt & Lønn er et verktøy for å forenkle bedriftens arbeid med innrapportering av ansattes forbruk. Det er bedriftens ansvar å sikre at de møter myndighetenes krav til korrekt og fullstendig innrapportering.

Er det krav til fakturatype?Det er et krav at forbruket innrappor-teres fortløpende, og per måned. Man må derfor ha månedlig faktura for å benytte Skatt & Lønn.

Gjøres det endringer på faktura?Fakturaen forblir uforandret og påvirkes ikke av de ansattes innrapportering, eller de lønnstrekk som defineres.

Hvem kan legges til i løsningen?Alle mobilnummer som er aktive hos Phonero kan legges til som brukere og har mulighet til å innrapportere sitt forbruk på innholdstjenester, samt at man kan definere flere typer lønnstrekk og eventuelt et fribeløp på brukerene.

Hva slags rapporter eksisterer?Du kan hente ut en rekke rapporter som viser oversikt per måned, for en periode og ned på detaljene for hver enkelt bruker. I tillegg kan disse rapportene selvsagt kombineres med alle standardrapporter.

Hvordan innrapporterer de ansatte?De ansatte innrapporterer enten på mobil, nettbrett eller PC. Løsningen er tilrettelagt for alle formater, og du kan velge om de skal motta e-post eller SMS med informasjon om selve innrapporteringen. Du kan i tillegg legge ved en liten tekst.

Når kan de ansatte innrapportere?Etter at fakturaen er utstedt fra Phonero, vil det gå ut automatisk varsling til de ansatte. Du kan selv definere hvilken dag varslingen skal sendes, etter den 8. i måneden.

1. Spørsmål & svar

WE NEED TO TALK

2. Oppsett av brukere

2.1 Legge til ansatte

Fra valget Importer ansatte kan du hente inn ansatte og definere én felles regel som gjelder alle brukere. I listen som vises, kan du huke på de brukere som skal importeres. Du kan i etterkant gå inn og endre på enkeltbrukere ved behov.

Fra Legg til ansatt kan du søk frem og legge til enkeltbrukere. Du kan kun legge til brukere med mobilabonnement hos Phonero.

2.2 Informasjon om ansatte

I feltene Kostnadskode og Ansattnummer kan bedriften selv legge inn egne verdier. Feltene vises i rapporter som hentes ut. Huk av Aktiver innrapportering og velg SMS eller E-post for at den ansatte skal rapportere sin bruk av innholdstjenester hver måned.

2.3 Oppsett av regler for lønnstrekk

Ved å huke av for ett eller flere av disse valgene, kan man etter at faktura er mottatt, ta ut rapporter på de ansatte som viser andelen forbruk i hver kategori til lønnstrekk o.l. I tabellen under forklares valgene:

I rapportene fremkommer beløpene for de valg som er gjort under feltet Lønnstrekk trafikk & abonnement. Se egen beskrivelse av rapportene under avsnitt 4. Rapporter for ytterligere detaljer.

Avhuking

Til utland

Roaming

Mandag-fredag

Lørdag og søndag

Fribeløp

Beskrivelse

All trafikk fra Norge til utenlandske nummer

All trafikk i og fra utlandet, til norske eller utenlandske nummer

All trafikk i Norge og utlandet mandag til fredag, mellom tidspunktene man definerer

All trafikk i Norge og utlandet lørdag og søndag

Ett beløp som bedriften dekker hver måned. Alt bruk over fribeløpet fremkommer i rapportene

Produkter og tjenester teller med i dette fribeløpet

Er andre valg huket av, vil forbruket fra disse ikke regnes med når fribeløpet beregnes

WE NEED TO TALK

2.4 Oppsett av regler for innholdstjenester

Hver ansatt kan skattefritt benytte inntil kr 1000 på innholdstjenester. Det er bedriften som selv velger om denne bruken skal dekkes eller ikke, men det utløser ingen skatteplikt for den ansatte utover normal fordelsbeskatning for bruk av telefonitjenester (per 2014 kr 4392 per år).

Privat bruk av innholdstjenester over kr 1000 per år skal enten trekkes i lønn eller den ansatte skal fordelsbeskattes for bruken. Bedriften må selv holde løpende oversikt (per måned) over den enkeltes forbruk.

I Skatt & Lønn er det funksjonalitet for at den ansatte kan innrapportere forbruket, slik at bedriften hver måned har nødvendig oversikt. I tabellen under forklares valgene:

Det beløpet som gjør at den ansatte overstiger kr 1000, vil fremkomme som under kr 1000 i rapportutdraget. Dette gjelder f.eks. hvis en ansatt en måned har benyttet kr 990, og deretter benytter en innholdstjeneste for kr 20. Da vil hele beløpet på kr 20 telle som under kr 1000 på innrapporteringen.

Merk også at forbruket som innrapporteres, baserer seg på det som fremkommer på den aktuelle faktura, og ikke hensyn-tar for hvilken periode det er benyttet. Det innebærer at det er forbruket for mars som gjelder, når man rapporterer i april.

Det er i tillegg et eget valg, med teksten Standardvalg for innrapportering ( ). Her kan man definere hva som skal være satt til standard når brukeren innrapporterer. Hvis brukeren ikke rapporter eller lar være å endre på standardvalget, vil det være gjeldende når fristen for innrapportering utløper. Merk at det er mulig for deg som administrator å overstyre brukerens valg i etterkant, dersom det skulle være ønskelig.

2.5 Utsendelse av varsel til brukere

Fra valget Oppsett varsling, legges det inn hvilken dag varsling skal sendes til brukere som er lagt til i modulen. Varslingen sendes automatisk per SMS eller e-post, avhengig av hva man har valgt. Den tidligste datoen for utsendelse er den 8. i hver måned.

Dersom det skulle være behov, kan du i tillegg sende ved en tekst til alle brukere som følger varselet. Merk at det må skrives inn egen tekst per varslingstype.

Mottakeren av varselet vil få en lenke til en webside hvor de kan innrapportere sitt forbruk på innholdstjenester, og markere hva som er privat eller jobb. Hva den enkelte har innrapportert er tilgjengelig fra oversikten, enten ved å se på valget Innrapportering for deretter å utvide hver enkelt ansatt, eller ved å klikke på navnet til den ansatte under valget Ansatte.

Kategori

Bruk under kr 1000

Bruk over kr 1000

Beskrivelse

All bruk av innholdstjenester under kr 1000

Bedriften dekker all bruk av innholdstjenester

Den ansatte rapporterer inn hva som er privat

Bedriften kan velge å trekke den ansatte i lønn

All bruk av innholdstjenester over kr 1000

Den ansatte trekkes i lønn for all privat bruk

av innholdstjenester

Den ansatte fordelsbeskattes for all privat

bruk av innholdstjenester

Undervalg

-

Dekkes jobb

Innrapporteres

-

Lønnstrekk

Fordelsbeskatning

Rapportfelt

-

-

Lønnstrekk -

innholdstjenester

-

Lønnstrekk -

innholdstjenester

Tillegg lønn -

fordelsbeskatning

WE NEED TO TALK

3. Innrapportering av innholdstjenester

Løsningen holder oversikt over bruk som er påløpt etter at abonnementet ble aktivert, og fra den måneden man tok i bruk og la inn brukeren i Skatt & Lønn. Det innebærer bla. at forbruk hos tidligere leverandør ikke er tilgjengelig eller hensyntas. Bedriften kan selv gjøre korrigeringer for dette basert på de rapporter som er tilgjengelig fra rapportmodulen.

3.2 For den ansatte

Alle ansatte som mottar varsel per SMS eller e-post, mottar en lenke som benyttes for innrapporteringen. Ved å klikke på lenken, åpnes en webside hvor hver enkelt forekomst av innholdstjenester fremkommer. Her kan de legge inn en kommentar, samt velge om bruken er privat eller jobb. Websiden er tilpasset bruk på både mobil, nettbrett og PC/Mac.

3.3 For lønningskontoret

Etter at datoen som er satt opp i 2.5 Utsendelse av varsel til brukere er passert, vil de ansatte ikke lenger kunne endre på innrapporteringen. Dersom man har administrasjonstilgang, kan man dog endre på dette for brukeren fra valget Innrapportering. I denne oversikten ligger også eventuelle kommentarer den ansatte har lagt inn i forbindelse med innrapportering.

3.4 Logg ved utsendelse

Fra valget Logg for utsendelse kan man se alle utsendelser og hvor vidt de var vellykket. Dersom en utsendelse har feilet, kan man fra valget på høyre side sende på nytt.

4. Rapporter

Fra valget Vis rapporter ekspanderes de tilgjengelige rapportene. Ved å klikke Lag rapport, lastes rapporten ned i Excel-format. Som standard vises inneværende måned, men fra nedtrekksmenyen kan man velge en annen tidsperiode.

Hovedrapport per bruker: I denne rapporten kan man hente ut en oversikt splittet opp i egne kolonner for fordelsbeskat-ning og lønnstrekk. Dersom innholdstjenester blir kreditert fra tidligere måneder, vil dette fremkomme i rapporten.

Avstemning lønnstrekk: Fra denne rapporten kan man hente ut en oversikt splittet på de forskjellige lønnstrekk-valgene, inkludert oversikt over brukere som har oversteget fribeløpet dersom dette er angitt.

Avstemning innholdstjenester: I denne rapporten kan man hente ut informasjon om bruk av innholdstjenester per bruker, med bla. informasjon om hvor stor andel av forbruket som er over eller under kr 1000.

Detaljrapport lønnstrekk I detaljrapporten vises konkret hva den ansatte har brukt, som har ført til lønnstrekk. Ved behov for ytterligere detaljer, kan man i tillegg bruke samtalespesifikasjons-rapporten fra Rapport-modulen i Bedriftsportalen.

Detaljrapport per innholdstjeneste I detaljrapporten vises konkret hva den ansatte har brukt av innholdstjenester, med beløp og nummer.