25e Forum de la communication publique et territoriale La Rochelle 10, 11 & 12 décembre

25e Forum de la communication publique et territoriale La Rochelle 10, 11 & 12 décembre

Atelier méthodologique n°15

Produire de l'intelligence collective avec les agents

ANIMÉ PAR

STÉPHANE AGUILERA

INTERVENANTS

MARIE LE CALONEC

FRANCK PLASSE

NICOLAS GOIN

Communauté d’agglomération Seine-Eure

Refonte du site internet

Ateliers méthodologiquesProduire de l'intelligence collective avec les agents

HistoriqueCréée en 2001

Fusion avec la Communauté de communes Seine Bord au 1er janvier 2013

Quelques chiffres 2013- 37 communes

- 68 500 habitants

- 106 élus

- 240 agents (170 en 2011)

- 5 directions et 28 services et missions

Ateliers méthodologiquesProduire de l'intelligence collective avec les agents

Contexte# Hiver 2011 : Audit sur le service communication

# Printemps recrutement d’une directrice et d’une journaliste

# Transformation du service communication en direction de la communication (externe et interne) au 1er août 2011 

# Validation d’une stratégie de com 2011/2014

# Création d’une charte graphique : novembre 2011

# Création du Magazine : 1ere distribution en janvier 2012

# Refonte des outils, mise en place des relations presse, des relations publiques

# Refonte du site internet : septembre 2011à juillet 2012.

# Mise en ligne première semaine de janvier 2013 dans la foulée de la fusion des 2 EPCI

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Etat des lieux# Un site web obsolète, difficile à mettre à jour techniquement. Très peu vivant avec beaucoup d’informations obsolètes malgré un contenu très riche,

# Un second site dédié uniquement à la vidéo et redondant avec le site institutionnel,

# 2 adresses de sites officiels,

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Points forts

# Une très forte attente en matière de communication sur les projets de la part des agents.

# Une envie pour le travail en transversalité, mais peu d’occasions.

Point de blocage

# Une résistance au décloisonnement hiérarchique pour certains chefs de service et directeurs

ObjectifsCommunication externe

> Refondre le site web pour offrir à l’Agglo un véritable outil de communication,

vivant, structuré, attractif et complémentaire du Mag et des divers documents de

communication

> Augmenter la fréquentation des internautes et la lisibilité de l’action de l’Agglo

Communication interne

> Impliquer les élus via un questionnaire.

> Emporter l’adhésion des agents, premiers ambassadeurs de l’Agglo et

producteurs d’informations.

> Permettre aux agents d’échanger entre eux sur la communication de

l’Agglo, sur les outils.

> Sensibiliser les services aux projets de communication des collègues.

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La Démarche : Faire simple !Une démarche projet basique, lisible par tous et balisée dans le temps

Les étapes de la démarche projet

# Elaboration d’une note stratégique accompagnée d’un calendrier de travail

# Validation en comité de direction et avec la présidence.

# Réunion des chefs de service et lancement du projet.

# Consultation des élus de la conférence des présidents, information sur la démarche projet.

# Réunion avec les groupes de travail : pour la conception de l’arborescence.

# Conception de la charte graphique.

# Développement technique.

# Préparation des contenus.

# Intégration des contenus.

# Phase de recette.

# Mise en ligne.

Ateliers méthodologiquesProduire de l'intelligence collective avec les agents

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# Constitution des

groupes de travail

Les groupes de travail

ont été constitués en

collaboration avec les

directeurs et chefs de

service, sur la base du

volontariat des agents.

Ainsi, tous les niveaux

hiérarchiques et toutes

les directions ont été

représentés.

# Les temps de travail

Les réunion « Tempêtes

de cerveaux » ont été

animées par la direction

de la com, sous la forme

de discussions à bâtons

rompus.

Les participants devant

se positionner de leur

point de vue de

technicien puis ensuite

d’habitant ou futur

habitant du territoire .

# Partage de la

production

Les idées ont été listées au

fur et à mesure de la

discussion sur paper-board.

Le compte rendu produit

dans la foulée était ensuite

distribué à tous les services

pour être enrichis par tous

ceux qui le souhaitaient, y

compris les agents ne

participants pas aux

réunions.

Les groupes de travail

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# E-administration : Finances, juridique, assemblées-moyens généraux, informatique, RH.

# Services directs à la population : PLIE, tourisme, urbanisme, propreté, déplacements, politique de la ville, cycle de l’eau, accueil

# Aménagement urbain et dév. Economique : Projets urbains, scot, développement éco, urbanisme, patrimoine, voirie, habitat

# Environnement et cycle de l’eau : Milieux naturels, politiques durables, cycle de l’eau, propreté-gestion des déchets, déplacement

# Présentation de notre territoire : Politiques durables, finances, direction, Scot

Organisation des réunions

# Présentation des enjeux, des attentes, du calendrier à chaque groupe en début de réunion

# Cadrage de l’attente de la réunion « tempête de cerveaux »

# Lancement de premières pistes « évidentes » pour amorcer la réflexion

# Faire attention que tout le monde participe et qu’un « dominant » ne prenne pas toute la place

# Choix de ne pas utiliser de moyens techniques autres qu’un crayon et du papier pour les réunions pour que la production d’idées ne soit pas parasitée et que la parole soit libérée

# Rédaction de compte-rendu et diffusion directement à la fin de chaque réunion à l’ensemble des services pour permettre à chacun de réagir et de contribuer. Ce partage de l’information a également permis d’éviter les redites entre les diverses réunions.

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Résultats# Nombre d’agents participants : 36 en réunions plus une dizaine par mail. Sur

170 agents

# Provenance des agents : 5 directions et 22 services.

# Profils des agents : Directeurs, chefs de services, chargés de mission,

assistantes, secrétaires, ingénieurs, chargés d’accueil, animateurs,…

# Nombre de réunions : 5

# Nombre de propositions : 166, avec des idées de services, de contenus, de

rubriques.

# Validation facilitée des rubriques et des contenus.

# La communication interne liée à la communication externe

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Et ensuite ?Méthodologie utilisée à nouveau pour :

# Le choix de la charte graphique en 201.

# Le livret d’accueil de l’agent, en groupe plus restreint, en 2012.

# La création d’une nouvelle rubrique du site web destinée aux nouveaux

arrivants

# Le guide des procédures administratives 2013/2014 (en cours)

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