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CAPITULO II
MARCO TEORICO
DISEÑO DE UN SISTEMA, INVENTARIOS, ADMINISTRACION, PLANIFICACIÓN, CONTROL, INVERSIONES.
1. SISTEMA
La palabra sistema ha adquirido muchos usos especializados, algunos muy
anteriores a la teoría de sistemas, pero siempre referentes a conjuntos
estructurados y organizados, casi siempre en el campo de los sistemas ideales,
conceptuales o formales.
1.1 CONCEPTOS DE SISTEMA
De acuerdo a varios autores, existen conceptos diferentes desde varios puntos
de vista:
- La noción de sistema, entendida como una unidad compleja, formada por
muchas partes, sometidas a un plan común o al servicio de un fin común, es
bastante reciente. Su elasticidad, su relativa indiferencia a los contenidos, a las
situaciones que se contemplen, permiten utilizarla para captar lo esencial de la
empresa y su entorno.1
- En otras palabras, es un conjunto de elementos asociado a un conjunto de
relaciones entre elementos.2 O simple y financieramente hablando un sistema
es una serie de operaciones financieras enlazadas entre sí hacia un objetivo
común. Así como también podríamos ver la misma empresa, como un sistema.
1 Gestión Presupuestaria Autor: J. Meyer Biblioteca Empresarial Deusto 2 Ibidem
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- Un conjunto de acciones organizadas que buscan un mismo fin y donde
existen entradas, procesos y salidas. Por ejemplo en una empresa comercial,
podría ser: ingresos por la venta de productos; y salidas: aquellas erogaciones
en concepto de pago de planillas, pago a proveedores y aspectos relacionados
con los tributos al estado.3
1.2 ELEMENTOS DE SISTEMA
Por definición, un sistema comprende:
a) Entradas o ingresos:
Las entradas del sistema provienen de la empresa y del entorno.
La empresa puede aportar:
• En su creación y por medio de sus fundadores: los capitales, las ideas,
los hombres, las diferentes inversiones a corto plazo; durante su
existencia y gracias a su actividad, los capitales y las inversiones a corto
plazo ya sea intelectuales o materiales que ella misma genera.
• Un conjunto de valores que se han denominado objetivos y que
representan los modelos en que fundamenta su actividad.
El entorno aporta el resto:
• De una parte, lo que se ha enumerado en la rubrica elementos
contribuyentes: materias primas, energía, inversiones a corto plazo,
capitales, hombres.
• De otra parte, un cierto número de datos, de diversos orígenes; pueden
ser informaciones sobre la situación del mercado, de la competencia, de
los progresos tecnológicos, etc. 3 Gestión Presupuestaria Autor: J. Meyer Biblioteca Empresarial Deusto.
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b) Una canasta de efectivo que corresponde al tratamiento de las entradas y
salidas, la empresa en si misma, es decir, a las acciones y decisiones que se
reserva la estructura en cuestión como medio de asegurar la mejor actividad
del organismo.
c) Salidas ó pagos
Las salidas del sistema son, igualmente, variadas:
• Los pagos constituyen la parte esencial puesto que son la justificación
primordial del sistema; las salidas de efectivo de la empresa son
reemplazados por los fondos, o los créditos, que a su vez son
empleados en el conjunto.
• Los desembolsos financieros: conciernen a los proveedores, los
asalariados, los prestamistas, el Estado, etc.; el superávit se reinyecta
en la empresa para asegurar su mantenimiento. (autofinanciación).
• Los datos que conciernen a la empresa y la percepción que tenga de su
entorno; lo cual puede ir desde la evolución de sus ventas, a la de la
moral de su personal, pasando por las informaciones que establece (y
eventualmente difunde) respecto a su propia situación.
d) Una realimentación: las salidas mediante un efecto de retorno, alimentan la
canasta de efectivo, las entradas, lo que permite a su vez:
- Una adaptación del sistema a las condiciones exteriores, y
- Una influencia del sistema sobre estas mismas condiciones.
• La empresa, consecuentemente con el conocimiento que adquiere de
diferentes datos que la conciernen por medio de sus relaciones con el
entorno, puede verse abocada a modificar total o parcialmente sus
acciones y decisiones; una variación en sus ventas, en su
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autofinanciación, en el estado de su personal, por ejemplo, podríamos
incitarla a ello.
• Es evidente que las entradas se verán afectadas por este efecto de
retorno: variación en las demandas de medios (vinculada al a actividad),
reacciones del estado en función del seguimiento de sus prescripciones,
influencia de la imagen de la empresa, posición del personal en la
empresa, etc.4
1.3 IMPORTANCIA DE SISTEMA
La importancia del sistema de planificación y control bien elaborados o del
buen funcionamiento de estos, es que de esta manera; la empresa tiene una
mejor operatividad dependiendo de donde esta accione. Además su fin es de
regular o sincronizar acciones como las operaciones de entradas y salidas de
una empresa.
El sistema va cobrando mayor importancia de acuerdo con el nivel de
desarrollo de las organizaciones. La administración moderna de una
organización se mide, fundamentalmente, por su capacidad de manejar un
sistema complejo en mayor o menor grado. No hace falta darnos cuenta que en
la actualidad el sistema de información, juega un papel muy importante en el
crecimiento, éxito y desarrollo de las organizaciones.
El sistema se apoya directamente de información de la empresa, dando lugar a
ejecutivos directivos, y gerentes la posibilidad de tomar decisiones y acciones.
Lamentablemente en la actualidad muchas empresas no cuentan con este tipo
de sistema, estancándose en la innovación de productos, adquisición de
nuevos clientes y proveedores así como la correcta automatización de
procesos.
Es así, que se debe analizar el impacto que podría tener el sistema en el
desarrollo de las empresas de la ciudad de Chalchuapa. El Sistema es
4 Gestión Presupuestaria Autor: J. Meyer Biblioteca Empresarial Deusto
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importante porque en cualquier empresa, institución u organización, siempre se
manejan sistemas y subsistemas.
Estos evitan que se pierdan de vista los objetivos primordiales, pues de no ser
por ellos, las diferentes actividades quedarían dispersas, aisladas y por tanto,
se corre el peligro de no alcanzar los objetivos planeados por la empresa. Un
sistema en la planificación y el control nos permite; identificar ciertas
necesidades de la organización, desarrollar alternativas de solución que
satisfagan estas necesidades, lo cual viene a proporcionar a las empresas
mayores beneficios y utilidades.
Por todo lo anterior es que se diseñan el sistema considerando posibles
situaciones de cambio de lo contrario, pueden quedar obsoletos e inservibles,
por eso es necesario hacerles modificaciones paulatinas y sistemáticas, cada
vez que afecten directamente la organización.
1.4 OBJETIVOS DE UN SISTEMA
Los Objetivos del sistema pueden ser muchos aquí se mencionan solo algunos,
los cuales son:
• Maximiza las alternativas de solución para satisfacer las necesidades
identificadas.
• Maximiza la operatividad de una empresa
• Maximiza las utilidades y beneficios
• Maximiza el orden de las actividades de una empresa
• Maximiza el control de las operaciones realizadas
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1.5 FUNCIONES DE UN SISTEMA
Un sistema cumple muchas funciones importantes dentro de una empresa en
una economía moderna y compleja. Proporciona ciclos de retroalimentación
para orientar el que hacer de esta.
Entre las funciones principales de un sistema podemos mencionar las
siguientes:
• Identificación de necesidades no satisfechas
• Contribuir a mejorar la operatividad de una empresa
• Buscar la obtención de mayores utilidades y beneficios
• Ordenar las actividades de una empresa
• Ayuda al mejor control de las operaciones realizadas
Estas y otras son las funciones que pretenden el diseño de un sistema,
independiente de que áreas de la empresa va a trabajar ó a donde va a
incursionar.
1.6 TIPOS DE SISTEMA
Las siguientes categorías son importantes para los estudios y de empresas:
• Sistemas Naturales y Artificiales.
Los sistemas naturales son aquellos que abundan en la naturaleza. Ejemplo: la
ecología, el sistema solar, el sistema del agua del mundo, etc.
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Los sistemas artificiales son aquellos sistemas creados por el hombre
apareciendo una infinidad de variedades alrededor del mundo. Ejemplo:
sistemas de comunicación, sistema de defensa, sistema de distribución de
oficina, etc.
• Sistemas Abiertos y Cerrados.
El sistema abierto es aquel que interactúa con su ambiente. Todos los sistemas
que contienen organismos vivos son abiertos, porque en ellos influye lo que es
percibido por los organismos. En un sentido más importante, las
organizaciones suelen ser sistemas que operan dentro de otros más extensos
y, por los mismos son abiertos. Ejemplo la estructura de mercadotecnia de una
empresa es un sistema que forma parte de otro más grande: la compañía
entera.5
El sistema cerrado es aquel en que su ambiente no cambia y, si lo hace, se
levantara una barrera entre el ambiente y el para impedir cualquier influencia,
aunque es un poco probable que existan realmente los sistemas cerrados.
Ejemplo: los científicos que diseñan un sistema de laboratorio con el objeto de
medir la elasticidad de un metal, están suponiendo la existencia de un sistema
cerrado para evitar los cambios ambientales que afectarían los resultados.
• Sistema de Información
Este sistema es el medio por el cual los datos fluyen de una persona o
departamento
Hacia otros y puede ser cualquier cosa, desde la comunicación interna entre
los componentes de la organización y líneas telefónicas hasta sistema de
cómputo que generan reportes periódicos para varios usuarios. El sistema de
información proporciona servicio a todos los demás sistemas de una
organización y enlazan todos sus componentes en forma tal que estos trabajen
con eficiencia para alcanzar el mismo objetivo.
5 GUILLERMO GÓMEZ CEJA Planeación y Organización de Empresas, octava edición, , Pág. 329
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El sistema de información se clasifica de la siguiente manera:
a) Sistema de Información Administrativa: Es el sistema que examina y
recupera información proveniente del ambiente a partir de las
transacciones y operaciones efectuadas dentro de la empresa, que filtra,
organiza y selecciona datos y se presentan en forma de información a
los gerentes.
b) Sistema de Información Financiera: Es el sistema que esta compuesto
por una serie de elementos entre los que están las normas de registro,
criterio de contabilización, formas de presentación, etc.
c) Sistema de Información Gerencial: Es un sistema integrado por usuario-
maquina para proveer información que apoye las operaciones, la
administración y las funciones de la toma de decisiones de una
empresa.
2. INVENTARIOS
Representa el activo circulante de mayor importancia para el mayor número de
empresas que compran artículos para revenderlos. Dado a esta condición, y a
efecto de dar a conocer lo que el administrador o contador público debe de
tener presente sobre la naturaleza del inventario y la técnica para su control.
2.1 CONCEPTO DE INVENTARIO
- El sistema contable establece el término inventario como una cuenta y dentro
de ella se especifican las diversas denominaciones de existencias.
- Según Gerardo Guajardo Cantu, inventarios: “son los bienes de una empresa
destinado a la venta o la producción de productos para su posterior venta,
como materia prima, producción en proceso, artículos terminados y otros
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materiales que se utilizan en el empaque, envase de mercancías o las
refacciones para mantenimiento que se consuman en el ciclo normal de las
operaciones”. 6
Al observar el contenido de este concepto, se detecta que el término de
inventario va más allá del uso que de el se hace en la empresa: sea esta
comercial o industrial.
Para la empresa comercial, el inventario lo constituye además del bien
adquirido para la venta, su envoltorio, envase, etc. En la empresa fabril se
incluye el material de transformación, bienes terminados y en proceso,
combustibles, lubricantes entre otros.
2.2 TIPOS DE INVENTARIO
Los tipos de inventarios determinan situaciones reales con la que cuentan las
empresas, para comercializar sus productos haciendo uso de los tipos de
inventarios como se detallan a continuación:
• Por su Naturaleza
• Por las actividades que se dedican las empresas
2.2.1 Por su naturaleza
Por su naturaleza, los inventarios pueden dividirse en varias formas atendiendo
a varias circunstancias, tenemos:
1. Por su Forma
a) Sólidos
6 Gerardo Guajardo Cantu, Contabilidad Financiera, Segunda Edición, Editorial Mc GrqwHill, 1,996 pag 419
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b) Líquidos
c) Semi líquidos
2. Por su fuente productora
a) Renovable
b) No Renovable
3. Por su efecto en el ambiente
a) Tóxico
b) No Tóxico
La primera clasificación de los inventarios obedece a la naturaleza de su forma,
así el caso de los que son de condición compacta, estos toman parte de la
variada gama de los que usan la mayor parte de las empresas, bien para
venderlos o para transformarlos, Ej. Madera, artículos de metal, etc.
Los inventarios líquidos por su parte no son de utilización generalizada ante las
entidades, es decir, deben reunir condiciones especiales para su manejo: tener
cisternas, piletas y equipos que guarden la temperatura deseada. En el
tratamiento de los inventarios que no son sólidos ni líquidos, como el caso de
los productos, bebidas de cervezas y gaseosas, estos son mantenidos en
equipos refrigerantes a efecto de que no pierdan sus propiedades de pureza.
La segunda clasificación es referida a la naturaleza del inventario, en el sentido
que si es un producto renovable este puede volverse a producir como las
frutas, aves, ganado, etc. No así, en el caso del petróleo cuya fuente es
insustituible y consecuentemente no renovable.
La naturaleza de la tercera clasificación esta dada por el impacto que produce
en los seres vivientes, por ellos los inventarios tóxicos requiere por parte de las
empresas, todas aquellas medidas de salud, a fin de no dañar el hábitat de las
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mismas empresas y de las comunidades de sus alrededores. Ejemplo de este
tipo de inventario son todos los productos químicos.
En cambio los productos no tóxicos no tienen ninguna inconveniencia para la
entidad que los maneje, ya que por su naturaleza no dañan el medio ambiente.
2.2.2 Por las actividades a las que se dedicas las empresas
Por su actividad económica las empresas se clasifican en:
• Empresas de Servicios
• Empresas Comerciales
• Empresas Industriales
2.2.2.1 Empresas de Servicios
Empresas de servicios son aquellas que satisfacen necesidades del público sin
proporcionar bienes tangibles. Para ese la actividad principal de ofrecer
servicios, estos negocios manejan inventarios que no son vendidos, sino
medios con los cuales se da dicho servicio al público. Así tenemos, unidades
organizativas que venden servicio educativo, de transporte, hospitalario, etc.
Las empresas educativas tienen como stock de inventarios libros, cuadernos,
lápices, etc. En las actividades de transporte manejan repuestos, lubricantes,
combustibles, herramientas y otros; en los hospitales medicinas, vendas,
jeringas, etc.
Como puede observarse el inventario va en línea con el servicio que estas
empresas ofrecen.
2.2.2.2 Empresas Comerciales
Como ya se dijo, estas empresas compran productos terminados para
revenderlos; en tal sentido, sus existencias están constituidas por diversidad de
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líneas de productos acabados que constituyen la línea vertebral del negocio. Ej.
De unidades comerciales son: ferreterías, farmacias, almacenes de telas,
supermercados, bazares, etc.
2.2.2.3 Empresas Industriales
Para establecer como se encuentra conformado el inventario de una
organización
industrial, se trae a cuenta el autor Saltiel Alatriste, quien dice: “la materia prima
constituye, la primera etapa del artículo manufacturado, cuando la materia
prima pasa al proceso de transformación, se entra a la segunda etapa; cuando
la transformación es terminada y los productos entregados al almacén de la
fabrica se ha llegado a la tercera etapa”. 7
Según la exposición anterior, las empresas industriales manejan los diferentes
tipos de inventario.
a) Materia Prima
b) Productos en proceso
c) Productos Terminados
Las diversas clases de inventarios que manejan las empresas, según la
actividad a la que se dediquen, es de gran importancia conocer por parte del
profesional de contaduría publica, a efecto de desarrollar una actividad efectiva
en relación a este activo.
2.3 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS
7 Saltiel Alatriste, Técnicas de los Costos, México, Editorial Porrua, S.A, 1,971 Pag 119
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Algunos autores plantean los siguientes conceptos dentro de un sistema de
control interno:
• La reducción del inventario es el resultado del uso normal y de encontrar
usos alternativos o desechar los artículos innecesarios.
• La inversión a corto plazo óptima en inventario se basa en técnicas
cuantitativas diseñadas para minimizar el costo de mantener y organizar
el inventario.
• El control de inventarios es más que mantener registros de inventarios.
El control lo realizan las personas que hacen juicios personales con
base a sus experiencias pasadas. Sus decisiones se toman dentro de
una estructura general de los objetivos y políticas de la organización
para lograrlos. El control es relativo, no absoluto. 8
2. 4 METODO DE VALUACIÓN DE INVENTARIOS
El objetivo de los métodos de valuación es determinar el costo que será
asignado a las mercancías vendidas y el costo de las mercancías disponibles al
terminar el periodo. Existen numerosas bases aceptables para la valuación de
los inventarios; algunas de ellas se consideran aceptables solamente en
circunstancias especiales, en tanto que otras son de aplicación general. Entre
las cuestiones relativas a la valuación de los inventarios, la de principal
importancia es la consistencia. La información contable debe ser obtenida
mediante la aplicación de los mismos principios durante todo el periodo
contable y durante diferentes periodos contables de manera que resulte factible
comparar los estados financieros de diferentes periodos y conocer la evolución
de la entidad económica.
8 Contabilidad de Costos, Concepto y aplicaciones Gerenciales, Ralph S. Polimeni, Frank J. Fabozzi, y Arthur H. Adelberg. Mc Graw Hill Ano 1995 pag 82
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3. ADMINISTRACIÓN
La administración, se puede relacionar con el ámbito económico.
Es una de las actividades más comunes de la administración. Por lo mismo es
que en la actualidad, existen los cargos de administración y finanzas. Actividad,
que busca el balance constante, entre los egresos e ingresos. Esto, para
mantener el nivel productivo y financiero de la organización. En el fondo, que
esta sea rentable. Tanto en el ámbito de las organizaciones con fines de lucro o
no. Ya que la administración, busca que en el largo plazo, toda organización
sea solvente.
3.1 CONCEPTOS DE ADMINISTRACIÓN
- Administración es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que,
trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos
específicos. 9
- Es la capacidad de trabajar con individuos, esfuerzo cooperativo, trabajo en
equipo; para percibir el panorama general, distinguir los elementos
significativos de una situación y comprender las relaciones entre ellos; para
resolver problemas en beneficio de la empresa. 10
- Es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que el trabajo en grupo,
y los individuos cumplen funciones eficientemente para alcanzar los objetivos
específicos.11
Dentro de la definición anterior, se destacan los medios por los cuales el
concepto de Administración es una ciencia. En el Recurso Humano se persigue
la satisfacción de objetivos organizacionales a través de un Esfuerzo Humano
9 Harold Koontz y Heinz y Weihrich, “Administración” Una Perspectiva Global Pág. 6 10 Fuente: http://www.ingenieria.cl“Sistemas de Gestión” (1E2) Prof. Claudia Fernández C. 11 Ibidem
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Combinado. La importancia en el esfuerzo combinado de jefe, subalternos es
determinante para el logro de las metas.
El Recurso Técnico; factor clave para el desarrollo organizacional, persigue la
tecnificación en el desarrollo de las actividades dentro de la empresa; la
capacitación al personal, seminarios, talleres, entre otras; hacen que las
empresas tengan una eficiente administración de los Recursos, logrando
óptimos resultados con el menor esfuerzo para lograr una mayor utilidad.
Proceso de conseguir que se realicen las actividades eficientes con otras
personas y por medio de ellas, la eficiencia dentro de las actividades, exige
responsabilidades para emprender acciones que permitan a las empresas,
realizar sus mejores contribuciones al cumplimiento de metas.
La Administración es una de las actividades más importantes, pues a medida
en que la sociedad empezó a depender del esfuerzo grupal y que muchos
grupos organizados tendieron a crecer, la tarea de los administradores se
volvió más importante, puesto que la administración persigue la productividad,
lo que implica eficiencia y eficacia a través de otras personas.
3.2 IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN La Administración es importante porque ayuda a las empresas ya sean
grandes, medianas o pequeñas a ser eficientes y eficaces en el uso y manejo
de los recursos.
Es necesario explicar que la administración es esencial en todo tipo de
empresa, pues sin una función administrativa, los resultados lógicamente no
son buenos y efectivos. Por consiguiente las fases del proceso administrativo
son las claves esenciales para el desarrollo, eficiencia y eficacia en la
organización.
Las definiciones que se exponen sobre lo que es administración conllevan a
determinar su importancia debido a la exigencias que día a día se dan en esta
época actual. A través de una buena administración, se hace uso eficiente de
todos los recursos que una entidad utiliza, ya sea con fines o sin fines de lucro.
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3.3 CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN El propósito de la Administración se refiere a algo específico, como un objetivo
en donde los administradores centran su atención y esfuerzo, en producir
acciones exitosas, en la dirección de individuos con propósitos comunes.
La Administración se logra mediante el esfuerzo de todos los que participan en
las acciones u objetivos que persigue una determinada organización. Para
participar en la administración, se requiere abandonar la tendencia a ejecutar
todo por uno mismo y hacer que las tareas se cumplan en conjunto, es decir
mediante los esfuerzos de los miembros de un determinado grupo.
El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social,
porque en el tiene siempre que existir coordinación sistemática, en una
sociedad, los elementos esenciales en todas esas clases de administración
serán los mismos, auque lógicamente existan variantes accidentales.
3.4 OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN
• Busca integrar los objetivos individuales y los divisionales de toda la
empresa
• Busca inducir motivación y compromiso del personal con las metas de la
empresa.
• Mejorar continuamente cualquier tipo de empresa.
• Garantizar que todos los recursos disponibles en la empresa seas
óptimamente productivos y estén adecuados para ayudar a cumplir las
metas programadas. 12
12 Fuente www.gestiopolis.com“ Administración por Objetivos” Autor: Juan Manuel Benavente Borbolla
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3.5 FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN Las principales funciones de un administrador son las que a continuación se
enumeran:
• Planeación: Acción, determinar prioridades y seleccionar alternativas de
solución; dicho conjunto de actividades, debe buscar en su operación la
optimización y racionalidad de los recursos con que se cuenta, para la
satisfacción de las necesidades o metas en la empresa.
• Organización: Efecto o acción de disponer las cosas de forma ordenada,
donde organizar es definido como “ordenar”; pero, no se dice que es ese
ordenar.
Otras identifican organización con “sistema de acción conscientemente
coordinado”
Organización seria así la “coordinación racional de las actividades de un cierto
numero de personas que intentan conseguir una finalidad y objetivo común
explicito mediante la división de funciones y del trabajo, a través de una
jerarquización de la autoridad y la responsabilidad”
• Integración: Acción de integrar todas las acciones y funciones de los
trabajadores de la empresa con el fin de alcanzar los objetivos y metas
trazadas. 13
• Dirección: Es el elemento de la administración en el que se logra la
realización efectiva de lo planeado, por medio de la autoridad del
administrador; ejercida a base de decisiones ya sea tomadas
directamente y con mas frecuencia; delegando dicha autoridad y
vigilando simultáneamente que se cumplan en forma adecuada todas las
ordenes emitidas. Se trata por este medio de obtener resultados que se
hayan previsto o planeado y para los que se había trabajado. 13 Fuente: www.diccionarios.com” Diccionario General de la Lengua Española” Spes Editorial SL 2002
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• Control: El control puede definirse como el proceso de vigilar actividades
que se aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y
corrigiendo cualquier desviación significativa. Un sistema de control
efectivo asegura que las actividades se terminen de manera que
conduzcan a la consecución de las metas de la organización. El criterio
que determina la efectividad de un sistema de control es que también
facilita el logro de las metas. Mientras mas ayude a los gerentes a
alcanzar las metas de su organización, mejor será el sistema de control. 14
3.6 TIPOS DE ADMINISTRACIÓN Algunos tipos de administración que se pueden mencionar son:
• Administración Estratégica
• Administración de Calidad Total
• Administración por objetivos
3.6.1 Administración Estratégica Pensamiento de administrar las organizaciones en forma circular y continua,
incorporando herramientas del diagnostico para determinar y controlar la
relación de la empresa con las variables estratégicas (determinación, análisis y
control) del escenario cambiante donde desarrolla su actividad.
La administración estratégica implica tener conciencia del cambio que se
presenta día a día en su entorno, quiere decir no solamente enunciar
intenciones sino plantear objetivos medibles y alcanzables, proponiendo
acciones especificas y conociendo las necesidades de recursos humanos,
físicos, financieros y tecnológico, para llevar esas acciones a cabo. Significa
14 Fuente www.deguate.comCopyrigh 1998 – 2003 DEGUATE.COM. S.A
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además solidez en el trabajo, ya que toda la organización se moverá en busca
de objetivos comunes aplicando estrategias también comunes.15
3.6.2 Administración de Calidad Total Enfatiza la necesidad de una cultura comprometida con la calidad y resalta la
relevancia de cero costos.
Enfoque de la administración de calidad total.
- Costo de la mala calidad
- Mejora continua
- Atención a los detalles
- Trabajo en equipo para eliminar barreras departamentales
- Educación en la calidad
- Liderazgo en las mejoras de calidad
La administración de calidad total (ACT) es un método relativamente nuevo en
el arte de la administración que trata de mejorar la calidad de un producto y/o
servicio y aumentar la satisfacción del cliente mediante la reestructuración de
las prácticas de administración acostumbrada.
3.6.3 Administración por Objetivos
15 Fuente: www.gestiopolis.comHofer, Ch y Shendel, D Strategy Formukation: Analytical Concept West
Publishing, Los Angeles 1978 y Hitt, M, D and Hoskisson, R, Strategic Management South- Western
College Publishing EE.UU 1998
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Proceso administrativo por medio el cual el jefe y el subordinado, parten de una
definición clara de la metas y prioridades de la organización establecidas en
grupo por la alta administración, identifican en conjunto los resultados claves
que están dispuestos a alcanzar así como; los correspondientes indicadores de
éxito, acuerdan una estrategia para alcanzar esos resultados, trabajan tratando
de lograrlos, se da seguimiento a los esfuerzos alcanzados y se evalúa el
rendimiento del personal de dirección en función de los mismos.
Integrar todos los niveles de la organización en el logro de metas comunes a
todos los miembros, de manera que cada uno de acuerdo a sus habilidades y
recurso pueda llevar a cabo la administración por objetivos, mediante un diseño
que se adapte a la personalidad y necesidad de la organización.
4. PLANIFICACIÓN Toda empresa diseña una planificación para el logro de sus objetivos y metas
planteadas, esta planificación pueden ser a corto, mediano y largo plazo, según
su tamaño, ya que esto implica que cantidad de planes y actividades debe
ejecutar cada unidad operativa, ya sea de niveles superiores o niveles
inferiores.
4.1 CONCEPTOS DE PLANIFICACIÓN La planificación desde diferentes puntos de vista de pioneros de la
administración:
Según George Terry, Planeación es seleccionar información y hacer
suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para
realizar los objetivos organizacionales.
Idalberto Chiavenato, dice que la planeación es una técnica para minimizar la
incertidumbre y dar más consistencia al desempeño de la empresa.
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En términos generales la planificación, es una serie de pasos, que tiene como
fin, cumplir metas reduciendo, tiempo y costos en una empresa.
4.2 OBJETIVOS DE LA PLANIFICACIÓN
El objetivo de las empresas independientemente del tipo y tamaño de estas, es
de maximizar beneficios y minimizar costos, lo cual existe actualmente como
una verdad para alguna de ellas. Otras empresas fueron cambiando por
distintas circunstancias. El proceso permanente de una lucha sin fin, no dejaba
contento al personal de las empresas pues no se sabia a ciencia acierta, si el
trabajo de todo un año o un periodo resultaba satisfactorio o no.
Es en donde se empieza a postular el logro de objetivos de los pequeños
empresarios, de esta forma tanto fuera un monto de dinero, o un porcentaje de
crecimiento. La meta estaba cumplida y se podía celebrar.
Otro punto a considerar puede ser el crecimiento corporativo, o también el
liderazgo tecnológico, en calidad en ventas.
Como se puede distinguir hay muchos objetivos empresarios en los cuales se
deja de lado el hecho de maximizar beneficios, pues estos implican la
disminución de ganancias a fin de lograr crecimiento, inversiones a corto plazo
y mejorar las ventas.
4.3 IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN
Es una actividad de alto nivel en el sentido que la alta gerencia debe participar
activamente ya que ella desde su punto de vista más amplio tiene la visión
necesaria para considerar todos los aspectos de la organización. Además se
requiere adhesión de la alta dirección para obtener y apoyar la aceptación en
niveles más bajos.
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La planificación, es la primera función de proceso administrativo, por tanto,
realizar una buena planificación conlleva a tener una buena organización,
dirección y control de la empresa lo cual se traduce en una administración
eficaz.
Se puede observar con facilidad que se deben usar criterios para seleccionar el
periodo de la planeación de la empresa, la clave para elegir el periodo de
planeación apropiado se encuentra en el principio del compromiso: la
planeación lógica abarca un periodo futuro necesario para cumplir, a través de
una serie de acciones, los compromisos asumidos como parte de las
decisiones tomadas hoy.
4.4 TIPOS DE PLANIFICACIÓN
Entre los tipos de planificación podemos mencionar:
• Planificación Satisfactoria
• Planificación Óptima
• Planificación Adaptiva
4.4.1 Planificación Satisfactoria
Esta planificación comienza con la fijación de los objetivos y metas que se
consideran factibles y deseables. Esta planificación busca unos objetivos
suficientes, no tan altos como sea posible, sino solo suficientemente altos y
busca también un medio aceptable y factible para alcanzarlos, que tampoco
necesariamente será el mejor medio posible, rara vez, se manejan muchas
alternativas, ya que la mayoría de ellas permiten alcanzar el nivel de
satisfacción deseado. Lo normal es que se interesen más por identificar las
deficiencias pasadas, que por aprovechar las oportunidades futuras, por tanto,
tiende a encarar el futuro, mirando el pasado, y su mayor preocupación, en
general única sobre los recursos es el dinero, en la creencia de que si tienen
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los fondos suficientes, cualquier otro recurso se podrá adquirir cuando se
necesite.
4.4.2 Planificación Óptima
Esta planificación va encaminada a realizar las cosas de la mejor forma
posible. Se trata de elegir la mejor alternativa posible.
4.4.3 Planificación Adaptiva
Es aquella que se lleva acabo sin contar con mapas o planos detallados de
carácter permanente en donde representa una respuesta a un cambio que
reduce de alguna manera la eficacia de la conducta de un sistema, evitando
que suceda tal reducción.
5. CONTROL
Es de vital importancia, a través del cual los administradores se aseguran de
que las actividades presenten y se ajusten a las planeadas. El ambiente
cambiante de las organizaciones, la creciente complejidad de ellas, el hecho de
que los resultados no sean los esperados y el que los administradores
deleguen la autoridad figuran entre los factores que hacen necesario el control.
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5.1 CONCEPTOS DE CONTROL
La conducción de las entidades, proyectos, unidades administrativas o
actividades particulares, en forma eficiente, efectiva y económica se logra con
el establecimiento de sistemas de control sólidos que, a la vez, permiten el
control y la agilidad administrativa de la organización.
Significa evaluar los resultados y adoptar medidas dentro de un negocio con el
fin de salvaguardar sus activos, verificar la confiabilidad y corrección de los
datos contables.
Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que
sé esta haciendo para asegurar que el trabajo de otros esta progresando en
forma satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan,
distribuir las actividades componentes requeridas para ese plan y la ejecución
exitosa de cada miembro no asegura que la empresa será un éxito. 16
5.2 IMPORTANCIA DEL CONTROL
Es imposible imaginar una organización totalmente desprovista de control,
pues este es vital para la supervivencia y el logro de los objetivos de las
organizaciones. El ambiente cambiante de las empresas, la creciente
complejidad de ellas el hecho de sus miembros cometen errores y el que los
administradores deban delegar la autoridad. La creciente complejidad en el
alcance del tamaño de las entidades comerciales modernas exige sistema de
control muy formal y riguroso para controlar estrechamente la diversidad de
líneas de productos y asegurar que se conserven la calidad y rentabilidad.
Los miembros de las organizaciones no son infalibles, por tanto, a veces se
equivocan, toman decisiones erróneas y diagnostican los problemas de modo
16 http://www.monografias.com/trabajos11/prico/prico.shtml Trabajo enviado por: Marko Antonio
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incorrecto. Un sistema de control eficiente permite a los administradores
detectar esos errores antes de que se vuelvan graves.
6. INVERSIONES El Ministerio de Economía a través de la Dirección de Comercio e Inversión ha
desarrollado reformas al marco legal e institucional para facilitar el
establecimiento y operación de inversiones nacionales y extranjeras en el país,
con estos mecanismos se pretende fomentar e incrementar la inversión
nacional y extranjera en todos los rubros de la economía , lo que conlleva a la
generación de empleo productivo y en consecuencia el mejoramiento de los
niveles de vida de todos los Salvadoreños, a través de la disminución de costos
transaccionales de hacer negocios en El Salvador permitiendo así mejorar el
clima de inversión.
Las compañías internacionales han desarrollado proyectos e inversiones en los
diferentes sectores económicos, debido a la diversidad de oportunidades que
ofrece El salvador, gracias a la red de relaciones comerciales que el país tiene
por sus TLC (Tratados de Libre Comercio) con otros países, los inversionistas
no solamente pueden contar con el mercado local, sino que también, pueden
gozar de un acceso privilegiado a casi 500 millones de consumidores de
hemisferio.
Las inversiones representan colocaciones de dinero sobre las cuales una
empresa espera obtener algún rendimiento a futuro, ya sea, por la realización
de un interés, dividendo o mediante la venta a un mayor valor a su costo de
adquisición.
La inversión a corto plazo es llamada también: inversiones temporales.
Existen dos tipos de inversiones que son:
- Inversiones a corto plazo o temporales
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- Inversiones a Largo plazo
6.1 INVERSIÓN A CORTO PLAZO
Generalmente las inversiones a corto plazo o inversiones temporales consisten
en documentos a corto plazo (certificados de deposito, bonos tesorería y
documentos negociables), valores negociables de deuda (bonos del gobierno y
de compañías) y valores negociables de capital (acciones preferentes y
comunes), adquiridos con efectivo que no se necesita de inmediato para las
operaciones. Estas inversiones se pueden mantener temporalmente, en vez de
tener el efectivo, y se pueden convertir rápidamente en efectivo cuando las
necesidades financieras del momento hagan deseable esa conversión.
6.2 INVERSIONES A LARGO PLAZO
Son colocaciones de dinero en las cuales una empresa o entidad, decide
mantenerlas por un período mayor a un año o al ciclo de operaciones,
contando a partir de la fecha de presentación del balance general.
6.3 DIFERENCIAS ENTRE INVERSIONES A CORTO PLAZO E INVERSIONES A LARGO PLAZO.
Inversiones a corto plazo Inversiones a largo plazo
Consisten en documentos a corto
plazo
Son colocaciones de dinero en plazos
mayores de un año.
Las productos se venden con mas
facilidades
Las acciones adquiridas a cambio de
valores que no son efectivos.
Se convierten en efectivo cuando se
necesite
No están disponibles fácilmente
porque no están compuestas de
efectivo sino por bienes.
Las transacciones de las inversiones El principal objetivo es aumentar su
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permanentes deben manejarse a
través de las cuentas de cheques
propia utilidad, lo que puede lograr.
1) directamente a través del recibo de
dividendos o intereses de su inversión
o por alza en el valor de mercado de
sus valores
2) indirectamente, creando y
asegurando buenas relaciones de
operación entre las compañías y
mejorando así el rendimiento de su
inversión.
Consisten en documentos a corto
plazo ( certificados de deposito, bonos
tesorería y documentos negociables)
Consisten en valores de compañías:
bonos de varios tipos, acciones
preferentes y acciones comunes.
6.4 OBJETIVOS DE LA INVERSIÓN EN VALORES NEGOCIABLES
Si se quiere dinero para cualquier propósito operacional, estos valores pueden
convertirse rápidamente en efectivo; a su vez, las inversiones en valores
negociables son preferibles al efectivo porque producen ingresos o dividendos.
Cuando un inversionista posee varios valores negociables diferentes, este
grupo de títulos se denomina una cartera de inversión (portafolio). Al decidir
sobre los valores a incluir en la cartera, el inversionista busca maximizar el
rendimiento y minimizar el riesgo.
En primer lugar, es conveniente destacar el grado de liquidez de las mismas en
contraposición con el del ciclo largo. Mientras éstas, para renovarse, necesitan
probablemente varios periodos, aquellas rotan posiblemente varias veces en el
periodo, conllevando la rotación la posibilidad de convertir en liquidez el total
importe de, la correspondiente magnitud.
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Sin embargo, si se analiza el balance de cualquier empresa, en cualquier
instante de tiempo, se observa que siempre aparecen prácticamente las
mismas magnitudes por cuantías aproximadas. Esto nos da una idea de la
necesidad de permanencia de estas magnitudes para garantizar la continuidad
empresarial.
En este sentido, si analizamos detenidamente las que hemos denominado a
corto plazo, quizás puedan observarse magnitudes que permanentemente
estarán y otras que no necesariamente tendrán que presentarse.
Las primeras son las derivadas de la actividad empresarial; dan lugar al
cumplimiento del objeto social de la empresa. Las segundas, que podemos
tipificar como ajenas a la explotación, no surgen como consecuencia directa de
la referida materialización del objeto social.