captio propuesta de valor
TRANSCRIPT
Gestión de viajes
y gastos de empresa
Índice
Propuesta de valor
Presentación
Propuesta de valor
Nuestros clientes
Casos de éxito
El proceso de gestión de gastos
Beneficios
Los beneficios de Captio
ROI y drivers de ahorro
Captio
Presentación corporativa
Nuestros partners
Anexos
La gestión del IVA y de los tiques
Política de seguridad
Integración
Videos demostrativos
Presentación
Propuesta de valor / Presentación
Creíamos que debería
existir una forma de…
Controlar los gastos de viaje para reducir el
fraude y asegurar el cumplimiento de las
políticas de gasto.
Integrar la gestión de gastos en un único
proceso eficiente y sin papeles.
Aprovechar los gastos para generar nuevas
oportunidades de ahorro, como deducir el
IVA.
Presentación
Así que decidimos
crear Captio
Una plataforma fácil de usar, en la nube, para
aquellas empresas que tienen trabajadores
desplazándose por trabajo y sus supervisores
Propuesta de valor / Presentación
Con el objetivo de ofrecer a las empresas un mejor
control sobre sus gastos para descubrir nuevas
oportunidades de ahorro
Líderes en el mercado español, con ambición
internacional y más de 300 clientes en España, Reino
Unido, Francia, Portugal, México, Italia, Chile…
Propuesta de valor
CAPTIO integra el proceso de gestión de gastos de empresa
para mejorar el control y abrir nuevas oportunidades de
ahorro.
Gana visibilidad
en tus gastosAprovecha
Tus recursos
Un paso más allá
de la digitalización
Fácil
de usar
Captio elimina el papel de
acuerdo con la legislación
de cada país. Al estar
homologado por la AEAT
las copias en Captio tienen
la misma validez en todos
los aspectos que los
originales.
Tus gastos podrían ser un
tesoro. Sácales provecho
automatizando el proceso
de deducción de IVA.
Un entorno digital e
integrado para reportar,
supervisar y contabilizar
gastos de viaje con un
único objetivo: asegurar el
cumplimiento de la política
de gastos.
Una herramienta sencilla e
intuitiva. Reportar y
supervisar gastos nunca fue
tan fácil.
Propuesta de valor / Propuesta de valor
Finanzas y seguros
Servicios
Industria y retail
Alimentación y
distribución alimentaria
Químico/Cuidado
Personal/Salud
Nuestros clientes
Propuesta de valor / Nuestros clientes
Caso de éxitoAsegurar el cumplimiento de la política de gastos
El problema
FIATC cuenta con un gran equipo comercial, gestionar sus gastos
requería una gran carga de trabajo. Una persona dedicaba a esta
tarea toda su jornada laboral.
A medida que el equipo crecía, se puso de manifiesto que este
proceso no permitía un control exhaustivo y que no era
escalable.
La solución
Con Captio, se pasó a un proceso automatizado que sólo
requería de la interacción de un supervisor. Con las alarma
automáticas, éste se limitaba a revisar aquellas hojas de gasto
que no cumplían con la política de gastos definida en el sistema.
Además, la noción de que se realizaba una comprobación
exhaustiva de los gastos caló hondo en la organización, que vio
como el gasto medio se reducía en un 30%.
Propuesta de valor / Caso de éxito
Los gastos se han reducido en un 30% desde
que Captio revisa tique a tique.Jordi Carballo, Director Comercial en FIATC Seguros
Caso de éxitoMejorar los procesos de deducción de IVA
El problema
Desde hacía tiempo, Torres había definido una serie de procesos
para asegurar la recuperación del IVA de todo tipo de facturas,
también el de las relacionadas con los gastos de viaje.
Estos procesos eran trabajosos y comportaban un elevado
consumo de tiempo y recursos.
La soluciónGestionando este proceso con Captio, los reportadores pueden
notificar a sus supervisores cuando sus informes contienen
gastos con IVA deducible.
Cuando los supervisores reciben esta información, confirman el
potencial para la deducción, y complementan los datos
necesarios. En el último paso, toda la información relativa a los
gastos de viaje se une al flujo global de recuperación de IVA en
SAP.
Propuesta de valor / Caso de éxito
La deducción del IVA es mucho más fácil ahora.
Detectamos las facturas de los viajes en fases
tempranas y nos aseguramos de que se
procesen con el resto para recuperar el IVA .Manuel Fernández, Responsable Auditoría Interna
Caso de éxitoEliminar el papel con garantías legales
El problema
En los últimos años, BBVA ha llevado a cabo proyectos internos
para cambiar antiguas metodologías de trabajo de acuerdo con la
cultura del grupo.
Un buen ejemplo es “La Vela”, la nueva sede en Madrid, un sitio
diseñado pensando en las personas y para que la tecnología se
convierta en el gran facilitador para formas más eficientes de
trabajar.
La solución
La empresa está al tanto de los efectos negativos de basar
ciertos procesos de negocio en el papel. De hecho, uno de los
valores de la compañía es convertirse en tan paperless como sea
posible.
La legislación exige conservar los justificantes originales de los
gastos de empresa por un mínimo de 5 años. La certificación de
Captio por parte de la AEAT hizo posible digitalizar los
justificantes y eliminar totalmente los archivos en papel con
garantías legales.
Propuesta de valor / Caso de éxito
Hemos conseguido eliminar el papel del
proceso de gestión de gastos, donde persistía
debido a factores legales. Pedro Garibí , Director de Eficiencia
Caso de éxitoAdaptar la tecnología a las personas
El problema
La Zaragozana trabaja con un gran equipo de colaboradores
externos en su área de distribución. Éstos conforman un grupo
heterogéneo con grados muy diferentes de familiaridad con el uso
de las nuevas tecnologías.
La Zaragozana pretendía incorporar una nueva metodología para
la gestión de los gastos de viaje basada en la tecnología para
reemplazar el papel y las hojas de gasto.
La solución
La resistencia al cambio se superó fácilmente gracias a la rápida
percepción por parte de los usuarios de que Captio facilitaba su
trabajo. Olvidarse de las horas destinadas a generar hojas de
gasto representaba una mejora clara que impulsó la adopción de
la plataforma.
Además, la simplicidad de la herramienta permitió una adaptación
fluida a la nueva metodología, incluso por parte de aquellos
menos habituados a la tecnología.
Propuesta de valor / Caso de éxito
Todo el mundo sabe cómo sacar una foto con
su móvil. Usar Captio es tan fácil como eso.Carlos Fiol, Director de Organización
El proceso de gestión de gastos
Reserva Reporte Supervisión Integración
Propuesta de valor / Presentación
CAPTIO integra el proceso de gestión de gastos
de empresa para mejorar el control y abrir nuevas
oportunidades de ahorro.
El proceso de gestión de gastos
Propuesta de valor / Presentación
Un proceso de solicitud integrado con el resto del viaje.
Comodidad
El viajero tramita su solicitud de viajes de una forma sencilla.
Cumplimiento
Un flujo de aprobación del viaje sincronizado.
Una forma mejor de reservar tus viajes de empresa.
Reserva Reporte Supervisión Integración
El proceso de gestión de gastos
Propuesta de valor / Presentación
Una solución adaptada al mundo de los viajes, captura y reporta tus gastos desde cualquier lugar
y en cualquier momento. Con Captio, los trabajadores ahorran tiempo generando liquidaciones de
gastos automáticas y sin errores.
Productividad
El sistema de lectura automática de datos permite fotografiar un gasto con el smartphone y olvidarse de él.
Captio extrae la información y genera el informe de gastos.
Sin errores
El sistema de lectura automática evita la entrada manual y los errores humanos.
Sin papeles
La homologación de la AEAT permite que los gastos fotografiados con Captio sustituyan a los originales con
todas las garantías legales.
Una forma mejor de reportar tus viajes de empresa.
Reserva Reporte Supervisión Integración
Cómo
Propuesta de valor / Presentación
Un entorno integrado que te ofrece mayor control y nuevas oportunidades para ahorrar. Con Captio
los supervisores pueden revisar, auditar y aprobar los gastos de una forma eficiente y minuciosa.
Control
Con Captio se refuerzan las políticas de gasto de la empresa, controlando y alertando automáticamente por cada
gasto.
Nuevas oportunidades de ahorro
Optimiza los procesos de recuperación del IVA automatizándolos con Captio.
Ahorro de tiempo
Automatiza aquellas tareas habituales como la supervisión, la conciliación de tarjetas o la gestión de anticipos.
Tranquilidad
Captio se convierte en un repositorio legal de toda la información relacionada con los viajes de empresa.
Reembolsos más rápidos
Optimiza los tiempos de gestión de liquidaciones y consigue trabajadores más satisfechos.
Reserva Reporte Supervisión Integración
Una forma mejor de supervisar tus viajes de empresa.
El proceso de gestión de gastos
Propuesta de valor / Presentación
Los datos relacionados con tus viajes donde los necesitas.
Conecta cualquier sistema en tu empresa con tu gestión de viajes.
Reserva Reporte Supervisión Integración
Una forma mejor de contabilizar tus viajes de empresa.
ERP
CRM
Sistemas de pagos (Visa, Teletag)
Agencias de viajes
BI
LDAP
Otros: reservas de taxi
Índice
Propuesta de valor
Presentación
Propuesta de valor
Nuestros clientes
Casos de éxito
El proceso de gestión de gastos
Beneficios
Los beneficios de Captio
ROI y drivers de ahorro
Captio
Presentación corporativa
Nuestros partners
Anexos
La gestión del IVA y de los tiques
Política de seguridad
Integración
Videos demostrativos
Los beneficios de Capto
“Los gastos se han reducido en
un 30% desde que Captio
revisa tique a tique.”
Jordi Carballo, Director
Comercial en Seguros FIATC
“La deducción del IVA es
mucho más fácil ahora.
Detectamos las facturas de los
viajes en fases tempranas y
nos aseguramos de que se
procesen con el resto para
recuperar el IVA.”
Manuel Fernández,
Responsable de Auditoría
Interna en Bodegas Torres
“Hemos conseguido eliminar el
papel del proceso de gestión
de gastos, donde persistía
debido a factores legales.
Pedro Garibí, Director de
Eficiencia en BBVA
“Todo el mundo sabe cómo
sacar una foto con su móvil.
Usar Captio es tan fácil como
eso.”
Carlos Fiol, Director de
Organización en La
Zaragozana
Gana visibilidad
en tus gastos
Aprovecha
Tus recursos
Un paso más allá
de la digitalización
Fácil
de usar
Propuesta de valor / Beneficios
ROI y drivers de ahorro
Propuesta de valor / Presentación
Mayor eficiencia para “generadores”
y “validadores” en la gestión de las
notas de gasto.
Captio
Eficiencia
Mejora
proceso
Menortiempo
Gestión del papel y custodia de la
información.
Gestión de errores, control de la
información y posible fraude.
Gestión de la deducción de IVA.
Menorcoste
Índice
Propuesta de valor
Presentación
Propuesta de valor
Nuestros clientes
Casos de éxito
El proceso de gestión de gastos
Beneficios
Los beneficios de Captio
ROI y drivers de ahorro
Captio
Presentación corporativa
Nuestros partners
Anexos
La gestión del IVA y de los tiques
Política de seguridad
Integración
Videos demostrativos
Presentación corporativa
Más de seis años dedicados a la Investigación y el desarrollo de las tecnologías más modernas aplicadas
a la gestión de costes.
Pioneros y líderes en el mercado español.
Más de 40.000 usuarios.
Más de 5 millones de documentos procesados por año.
Presentes en más de 10 países.
Nos enorgullece contar con el apoyo de inversores privados y organismos públicos.
Captio es una empresa especializada en el desarrollo desoftware para la gestión delos gastos de viaje de las empresas.
Propuesta de valor / Beneficios
Nuestros partners
Captio dispone de una red de partners y distribuidorescon los que colabora en distintos ámbitos.
Propuesta de valor / Nuestros partners
Viajes Pagos Sistemas de Impresión Servicios
Anexos
La gestión del IVA y los tiques
Política de seguridad
Integración
Vídeos demostrativos
Anexos / Presentación
La gestión del IVA y los tiques
Deducción del IVA en los gastos relacionados con la actividad empresarial
IVA deducible
Facturas o
facturas simplificadas
Fácil disponer de ellas
en el casos de gastos
de agencia.
Imprescindibles unos
datos mínimos, entre
ellos la información del
destinatario.
Proceso costoso de
agrupación de tiques y
gestión de la factura
sustitutiva.
Habitualmente se
desestima su realización
(coste / beneficio).
Proceso interno
sin Captio
Captio favorece el
análisis de gasto por
proveedor y proporciona
la imagen certificada
acreditativa para
reclamar la factura.
Habitualmente se
desestima su realización
(coste / beneficio).
Proceso interno
con Captio
Captio realiza la tarea
de análisis y gestión de
la recuperación del IVA.
Mayor eficiencia en el
proceso gracias a
nuestros partnerships.
Modelo a éxito.
Proceso gestionado
por Captio
IVA NO deducible
Tiques (Justificantes)
Captio permite que el proceso de recuperación de IVA de los tiques, un proceso costoso que por lo general no se realiza, pueda ser
abordado de forma cómoda por la organización o incluso externalizado en un proyecto a éxito
Anexos / La gestión del IVA y los tiques
Integración
SFTP API REST
El intercambio de ficheros (xml, csv, excel, dat, jpg,
tif, pdf,...) mediante un servidor SFTP (Secure FTP).
O una API desarrollada en REST utilizando
JSON a través de autenticación OAUth 1.0..
Con ambos sistemas es posible cargar y descargar información en CAPTIO a aplicaciones corporativas: cargar datos en o desde SAP,
conectar con SalesForce, integrarse con SharePoint, publicar información en tu propia Intranet…
Para poder desarrollar integraciones con Captio, ponemos a disposición dos sistemas de
comunicación: intercambio de ficheros (datos contables, notas de gasto e imágenes) por SFTP o API
REST.
Ejemplo de fichero:
Nombre Tipo Descripción
- Numc (8) Número de empleado
- Numc (8) Número de informe de gasto
- Char (4) Clase de gasto de viaje
ID Char (10) ID de la imagen en Captio
Importe Char (16) Importe en la moneda del doc. 2 decimales
Moneda Char (5) Clave de moneda. Código ISO
FechaChar (8)
Fecha. Formato AAAAMMDD
Anexos / Integración
Política de seguridad
La gestión del entorno de producción de Captio se realiza al
amparo de la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre de
Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) de España.
Captio esta alojado en el cloud de Microsoft Azure, con una
arquitectura Multitenancy que garantiza los requisitos
necesarios para mantener un sistema de gestión de la
seguridad de la información.
La comunicación entre el navegador y Captio está asegurada
con 256 bits Secure Socket Layer (SSL AES-256, claves de 256
bits). Todas las conexiones están protegidas mediante
autenticación y autorización. Todas las operaciones de los
usuarios se registran junto con sus direcciones IP y otros
detalles de la sesión.
Captio asegura por contrato la recuperación efectiva y fácil de
todos los datos e información de la empresa.
En Captio la disponibilidad del servicio esta garantizada las 24
horas del día, los 365 días del año (excluyendo los programas
de mantenimiento).
Anexos | Política de seguridad
Videos demostrativos
Mail Inbox
Portal de administrador
Presentación
Captio App
Workflows
Grupos
Generación de informes
Conciliación
Presupuesto
Anticipos
Anexos / Videos demostrativos
Internacionalización
Empresas de todo el mundo
usan Captio para gestionar
mejor sus gastos de viaje
Para ofrecer el mejor servicio
contamos con una red de
partners y delegaciones
comerciales.
Sedes
Distribuidores
Flujos de reporte y supervisión más rápidos.
• Generación automática de informes.
• Comprobación de políticas de gastos automatizada.
Nueva normativa para la gestión del IVA
El 1 de enero de 2017, entrará en vigor la normativa para el Suministro Inmediato de Información (SII), que
consiste en el envío electrónico en tiempo real de todas las operaciones que deben figurar en los libros de registro
del IVA.
Las empresas deberán remitir en un máximo de cuatro días los detalles de sus operaciones (facturas y tiques
expedidos y recibidos).
Integración con los sistemas de recepción de la información de la AEAT.
• Webservices de Captio.
Integración de flujos de información.
• Un único flujo desde el reporte hasta la contabilización del gasto.
VAN A SER NECESARIOS
FUENTES
Nota de prensa 20-10-2014 de la AEAT
Proyecto de Real Decreto
Anexos / Nueva normativa del IVA
Propuesta de valor específica: IT
Anexos / Propuesta de valor específica IT
Una plataforma sólida que se adapta a las necesidades de tu negocio y garantizar
la seguridad de tus datos
Segura Móvil Integrada
Protegemos tu
información. Captio
cumple con la LOPD y
usa las últimas
tecnologías para
garantizar la seguridad de
tus datos.
Adaptable
Gestiona tus gastos de
viaje desde cualquier
lugar y en cualquier
momento. Captio es
compatible con todas las
principales plataforma
móviles.
Conecta sin problemas
los datos de la gestión de
viajes con cualquier ERP,
sistema contable, de
nóminas o CRM.
¿Necesitas algo especial?
Captio se adapta a los
requisitos de tu negocio
con proyectos de
personalización.
Propuesta de valor específica: Departamento de Administración
Anexos / Sistema Inmediato de Información
Una plataforma para automatizar las tareas habituales y cumplir con la Ley
Recuperación
del IVA
Captio permite que el proceso de
recuperación de IVA de los tiques,
un proceso costoso que por lo
general no se realiza, pueda ser
abordado de forma cómoda por la
organización o incluso externalizado
en un proyecto a éxito
Contabilidad Nueva normativa
del IVA
Captio se adapta a tu
contabilidad, no a la inversa.
Genera asientos contables a tu
medida, de acuerdo con los
procesos y entidades existentes
en tu sistema contable.
Muy pronto será obligatorio
remitir la información de los
gastos a la AEAT en 4 días. Tu
sistema ágil e integrado con los
mecanismos para el suministro de
información .
Propuesta de valor: ecosistema de viajes
Anexos / Sistema Inmediato de Información
Una
plataformapara integrar todas las
fuentes de datos
implicadas en los viajes
de empresa.
Integración con agencia de viajes
Anexos / Integración con agencias de viaje
Un proceso de solicitud de viajes y gestión del gasto asociado
en un flujo integrado y de acuerdo con la política de empresa.
Planificación del viaje
Ejecución del viaje
El trabajador
realiza una
solicitud de viaje.
Su supervisor
revisa y aprueba
el viaje.
La solicitud es
tramitada por la
agencia
El trabajador
realiza el viajeImputa gastos
Integración con agencia de viajes
Anexos / Integración con agencias de viaje
Un proceso de solicitud de viajes y gestión del gasto asociado en un flujo
integrado y de acuerdo con la política de empresa.
Planificación del viaje
Ejecución del viaje
El trabajador
realiza una
solicitud de
viaje.
Su supervisor
revisa y
aprueba el
viaje.
La solicitud es
tramitada por
la agencia
El trabajador
realiza el
viaje
Imputa gastos
TRD
1. Aprovecha tu smartphone para
gestionar tus gastos desde cualquier
momento y en cualquier lugar.
2. En vez de acumular tiques,
simplemente fotografíalos y olvida el
papel. Las capturas tiene validez legal.
ProductoReporte de gastos con Captio
3. El OCR de Captio extrae los
datos necesarios para realizar tu
informe de gastos, no tienes que
picar nada.
4. Captio comprueba
automáticamente que tus
gastos cumplan la política
de la empresa.
ProductoReporte de gastos con Captio