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CartilhaAvaliação de Competências Secretaria da Fazenda de Pernambuco
Projeto de Gestão por Competências SEFAZ
Página
1. Apresentação 3
2. O que é Gestão por Competências? 3
3. O que são Competências? 3
4. O que é Avaliação de Competências? 4
5. O que será avaliado? 4
6. Quem participa da Avaliação de Competências? 5
7. Quais são os passos da Avaliação? 6
8. O que é Feedback? 8
9. O que é Plano de Desenvolvimento Individual (PDI)? 10
10. Programa Permanente de Capacitação 10
11. Etapas da Avaliação de Competências 11
12. Dúvidas 12
Anexo I – Lista de evidências das Competências Gerais e Gerenciais da SEFAZ 13
Sumário
2Projeto de Gestão por Competências SEFAZ
Avaliação de Competências
Esta cartilha tem como objetivo divulgar como acontecerá a Avaliação de Competências, uma das etapas do Modelo de Gestão por Competências que está sendo implantado na Secretaria da Fazenda do Estado de Pernambuco - SEFAZ/PE.
Aqui também são dados conceitos iniciais de Gestão por Competências, que ajudarão no entendimento da avaliação. É importante que você leia com atenção. Em caso de dúvidas entre em contato com o seu gestor, Representante Setorial ou Superintendência de Gestão de Pessoas (SGP).2. O que é Gestão por Competências?
1. Apresentação
A gestão por competências possibilita a integração estratégica de todas as ações de gestão de pessoas, buscando o desenvolvimento e uma maior satisfação dos servidores no ambiente de trabalho, para o alcance dos objetivos da instituição.
3Projeto de Gestão por Competências SEFAZ
Avaliação de Competências
3. O que são Competências?
Competências representam características possíveis de serem verificadas nas pessoas, incluindo conhecimentos, habilidades e atitudes que viabilizam uma performance superior.
Gerald E. Ledford Jr
Conhecimentos:É o “saber” adquirido: conhecimento técnico, conceitos e teorias.
Habilidades:É o “saber fazer”, ou seja, é o saber colocado em prática.
Atitudes:É a “predisposição” do profissional, a vontade e a ação de demonstrar o que sabe.
As competências manifestam-se por resultados observáveis relacionados ao trabalho.
• Não é somente ter potencial de aplicação da competência, é a sua aplicação de fato no momento presente;
• Aplicação dentro da Instituição, no trabalho que desempenha;
• Apenas participar de capacitação formal não significa aplicar a competência.
4Projeto de Gestão por Competências SEFAZ
Avaliação de Competências
4. O que é Avaliação de Competências?
A Avaliação de Competências foi construída para auxiliar o desenvolvimento dos servidores, através da identificação das suas necessidades e expectativas para uma melhor atuação no trabalho, e na definição de ações para promover esse desenvolvimento.
Com mais desenvolvimento e valorização dos servidores é
possível prestar melhores serviços à sociedade.
5. O que será avaliado?
Serão avaliadas as competências comportamentais (gerais e gerenciais), construídas com base na identidade organizacional e no mapa estratégico da SEFAZ e as técnicas, mapeadas em todas as suas áreas.
As competências GERAIS são aplicadas a TODOS os servidores da Secretaria da Fazenda e são de natureza comportamental.
Apenas os GESTORES serão avaliados nas competências GERENCIAIS. Se o profissional for gestor de pessoas e de processos, ele será avaliado em
TODAS as competências gerenciais. Se for gestor de processos e não possuir subordinados, não será avaliado nas competências “Gestão de Pessoas” e
“Delegação”.
As competências TÉCNICAS foram identificadas e mapeadas de acordo com a necessidade, características e processos de trabalho de cada área, divididas por
Espaços Ocupacionais, conjuntos de atribuições e responsabilidades do profissional.
Para Servidores de outros órgãos a disposição da SEFAZ ou Cargos Comissionados:
Serão avaliados, apenas os que possuírem mais de 12 meses consecutivos na Secretaria da Fazenda.
5Projeto de Gestão por Competências SEFAZ
Avaliação de Competências
Comunicação
Competências Gerais
Competências Comportamentais
Comprometimento (Postura Profissional)
Competências Gerenciais
Desenvolvimento Pessoal e
Profissional
Foco em Resultado
Trabalho em equipe Delegação Visão Sistêmica
Gestão de Pessoas
Gestão Estratégica
Gestão de Processos
Tomada de Decisão
Competências TécnicasCompetências Técnicas são específicas para cada Espaço Ocupacional
Para obter maior objetividade na avaliação,
melhor identificação e mensuração das
competências, foi associada uma lista de EVIDÊNCIAS para cada
uma delas. Estas evidências representam o
que é esperado do servidor.
6. Quem participa da Avaliação de Competências?
• ElegíveisSerão avaliados em suas competências todos os profissionais em exercício na SEFAZ/PE, excetuando-se os estagiários e terceirizados.
Competências da SEFAZ:
Lista de evidências - ComunicaçãoArgumenta de forma educada, assertiva e coerente ao debater com outros profissionais.
Dialoga de forma paciente, clara e objetiva, demonstrando atenção e compreensão dos pontos de vista dos seus interlocutores.
Informa com antecedência as mudanças relacionadas à execução do trabalho que impactem as atividades, disseminando a informação de forma igualitária para todos envolvidos no problema.Fornece, nas reuniões e relatórios, informações confiáveis, corretas e seguras.Envia os relatórios e e-mails com eficiência, expressando-se com objetividade e clareza e respondendo as demandas com brevidade.
• Avaliador e AvaliadoA estrutura de avaliação será a que o servidor realiza sua autoavaliação e o gestor imediato realiza a avaliação do subordinado, conforme representação a seguir:
6Projeto de Gestão por Competências SEFAZ
Avaliação de Competências
Representa a avaliação do
servidor sobre si mesmo
Representa o gestor
imediato do avaliado
1º passo: Confirmar seus dados presentes no sistema e a lista dos servidores a serem avaliados por você, caso seja gestor.
2º passo: Ler com atenção a competência a ser avaliada e a lista de evidências daquela competência.
3º passo: Informar se o avaliado possui algum ponto de melhoria a ser trabalhado, relacionado às evidências.
Exemplo:
*As listas de evidências encontram-se no Anexo I desta cartilha.
7. Quais são os passos da Avaliação?
Representa o gestor
imediato do avaliado2
3
O gestor também deverá
realizar sua autoavaliação
4º passo: Marcar o nível da competência de acordo com a escala de avaliação. Existem 4 (quatro) níveis com os quais se pode aferir o desenvolvimento profissional e identificar a contribuição do servidor, e a sua própria, no alcance dos propósitos estabelecidos para seu espaço ocupacional.
5º passo: É obrigatório justificar a avaliação quando da seleção do nível “Não atende”.
ATENÇÃO!Lembre-se de ler a descrição dos níveis da escala de avaliação.
ATENÇÃO!Na justificativa é necessário descrever os fatos que evidenciam a
avaliação.
Nível Definição
Competência não foi demonstrada na maior parte das vezes em que foi demandada. Profissional apresentou significativa dificuldade na realização dos trabalhos.
Atende minimamente
as expectativasAM
Competência não demandada do servidor.Não demandada
ND
Competência foi demonstrada de forma parcial. O servidor está aprimorando/ desenvolvendo a competência e requer o acompanhamento de seu superior imediato ou de profissionais mais experientes para a realização de atividades complexas.
Atende parcialmente
as expectativasAP
Competência não foi demonstrada apesar de ter sido demandada. NãoAtende
NA
Competência foi aplicada com excelência. Profissional apresentou atuação dentro dos padrões de qualidade e desempenho esperados. Demonstrou dominar os conhecimentos necessários e sua habilidades foram suficientes para exercer integralmente e com autonomia a competência.
Atende ou supera as
expectativasAE
7Projeto de Gestão por Competências SEFAZ
Avaliação de Competências
4
Quando a Avaliação de Competências for finalizada, será realizada uma reunião de feedback entre o avaliado e seu gestor. Feedback é o processo de troca de informações entre duas pessoas sobre as atitudes e comportamentos percebidos, com base em informações objetivas, pautadas em padrões de comportamento e desempenho pré-estabelecidos.
8. O que é feedback?
Ampliar a percepção do avaliado a respeito de seu desempenho em comparação com o que é esperado pela SEFAZ.
Ajudar na identificação de características que o avaliado precisa desenvolver ou aperfeiçoar e registrar os pontos em que houve evolução ou não.
Orientar o avaliado quanto aos direcionamentos que podem ser tomados em sua carreira, buscando conciliar sempre os interesses individuais e os da SEFAZ.
Auxiliar o avaliado em seu crescimento profissional.
Objetivos do feedback
ATENÇÃO!
Lembre-se que o feedback tem que ser CONSTRUTIVO, ou seja, tem que ajudar no desenvolvimento profissional! O feedback é baseado em fatos e não em
julgamentos de valor! Ele deve ser fornecido de maneira individual, clara e objetiva.
6º passo: Registrar os comentários sobre a competência, de forma geral, ou para evidências que representam os pontos que precisam ser melhorados.
7º passo: Finalizar a avaliação.
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Avaliação de Competências
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9Projeto de Gestão por Competências SEFAZ
Avaliação de Competências
SEJA OPORTUNO
SEJA IMPARCIAL
DEMONSTREAPLICABILIDADE
SEJA ESPECÍFICO
SEJA ASSERTIVO
Forneça feedbacks atuais e não baseado no passado. Agende um horário, escolha um lugar apropriado e esteja atento ao estado emocional do servidor.
Descreva apenas o comportamento e não use rótulos (“imaturo”, “preconceituoso”). Não exagere (“você é muito...” ou “ está sempre...”). Não utilize comparações ou julgamentos (“é melhor que...” ou “um mau...”).
Evidencie comportamentos que o avaliado possa mudar e que demonstrem a realidade do desempenho.
Fundamente seu argumento com exemplos. Relate de forma objetiva e direta.
Expresse o feedback através de afirmações e não de perguntas, para evitar atitude defensiva e irritada do profissional.
Ao
dar f
eedb
ack
DEMONSTRE INTERESSE
PERGUNTE
SOLICITE EXEMPLOS
NÃO SE JUSTIFIQUE
ASSUMA COMPROMISSOS
Por ser uma oportunidade de desenvolvimento, procure ser receptivo mesmo que no momento não seja agradável ouvir. Reflita com calma e posteriormente faça suas conclusões a respeito.
Não tire conclusões precipitadas de uma conversa de feedback. Sempre pergunte, não suponha, para que não haja problemas de comunicação.
Se for preciso peça exemplos para que possa compreender melhor a situação e realizar os ajustes necessários. Através de exemplos você poderá corrigir falhas e aprimorar o que necessita.
Não procure desculpas, culpados ou motivos para justificar o feedback. Assim você não ouvirá nem receberá o feedback de forma correta.
Estabeleça pontos para melhorar conforme o feedback recebido, traçando metas, prazos, compromissos e foco em resultados. Avalie-se periodicamente e solicite novos feedbacks para ver se está no caminho certo.
Ao
rece
ber f
eedb
ack
Durante a reunião* de feedback, também será elaborado o Plano de Desenvolvimento Individual. O PDI é o “Plano de Ação” para o desenvolvimento do servidor e é construído com base nos 3 Eixos do Programa Permanente de Capacitação.
*Recomenda-se que as reuniões de feedback e de construção do PDI sejam realizadas no mesmo momento. No entanto, podem ser realizadas em momentos diferentes caso gestor e/ou avaliado achem necessário.
9. O que é Plano de Desenvolvimento Individual (PDI)?
Perspectiva de
Desenvolvimento Profissional
Perspectiva de Desenvolvimento
Pessoal
PDI – Plano de Desenvolviment
o Individual
Modelo de Gestão por
Competências
Mapa Estratégico da
SEFAZ
O Programa Permanente de Capacitação está estruturado em 3 grandes eixos de atuação:
Eixo Educação – Aprendizagem Formal: Composto por ações de desenvolvimento formais contempladas nos dois segmentos do Programa: Demandas Permanentes e Demandas Especiais. São eles:
Segmento de Demandas Permanentes - cursos de características perenes, contínuas e cíclicas, que compõem a matriz curricular da ESAFAZSegmento de Demandas Especiais – cursos de curta duração (palestras, congressos, seminários) e longa duração (especialização, mestrado, doutorado), que NÃO compõem a matriz curricular da ESAFAZ..
10Projeto de Gestão por Competências SEFAZ
Avaliação de Competências
10. Programa Permanente de Capacitação
11Projeto de Gestão por Competências SEFAZ
Avaliação de Competências
Eixo Experiências – Desenvolvimento no trabalho: É composto por ações de desenvolvimento no ambiente de trabalho. Trata-se da promoção de experiências práticas aos servidores, buscando a aplicação e aprimoramento das suas competências na rotina de trabalho. Essas experiências práticas podem ser realizadas através de:
Ampliação das suas atribuições Atuação em projetos Liderança de equipes Rotação de Atividades
Eixo Exposição/ Articulação – Aplicação prática da educação e experiência adquiridas:Além do aprendizado teórico e da aplicação prática, a aquisição do conhecimento também pode vir da facilitação da articulação e da exposição dessas competências por parte do servidor. O eixo Exposição/Articulação pode ser desenvolvido através de:
Participação em Grupos de Estudo Participação e responsabilização em Reuniões de avaliações de práticas ou monitoramento de
resultados Criação/ ampliação de Redes de Relacionamento
As três etapas descritas a seguir deverão ocorrer no período estipulado para a Avaliação de Competências:
• ETAPA I
11. Etapas da Avaliação de Competências
ETAPA IRealização da avaliação e da autoavaliação
ETAPA IIPreparação e
planejamento da reunião de feedback
Gestor e Avaliado
ETAPA IIIReunião de feedback e
construção do PDI
Gestor e Avaliado
Gestor e Avaliado
Realizar sua autoavaliação e a avaliação das
competências do servidor
Realizar autoavaliação
Gestor Avaliado
12. Dúvidas
• ETAPA II
Avaliador• Agendar reunião de acordo com a disponibilidade de ambas as partes (reservar dia,
horário e local privado e apropriado);• Destacar pontos de atenção (oportunidades de melhoria) do resultado da Avaliação,
através do relatório emitido pelo sistema;• Levantar possibilidades de crescimento profissional e pessoal para o avaliado;• Relacionar expectativas sobre desenvolvimento e performance do avaliado.
Avaliado• Ler previamente o resultado da Avaliação do gestor, através do relatório emitido pelo
sistema, analisando e comparando-o com o resultado da sua autoavaliação;• Traçar seus objetivos de desenvolvimento.
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Avaliação de Competências
• ETAPA III
• Discussão dos pontos de atenção levantados previamente na avaliação, realizando o feedback ao avaliado;
• Alinhamento das expectativas e objetivos quanto ao desenvolvimento e crescimento pessoal e profissional do avaliado;
• Construir o PDI no sistema, de forma conjunta (gestor e avaliado), com as ações necessárias ao aprimoramento dos conhecimentos e competências do servidor, com base nos 3 (três) eixos do PPC.
Em caso de dúvidas, entre em contato com a Equipe do Projeto de Gestão por Competências ou Superintendência
de Gestão de Pessoas, através dos telefones: 3183-6067/ 3183-6229/ 3183-6069/ 3183-6581.
Você pode ainda contar com o apoio dos Representantes Setoriais ou do seu gestor.
Anexo I – Lista de evidências
Competências Gerais
Comprometimento Realiza suas atividades de maneira ágil, organizada e comprometida, respeitando os prazos estabelecidos.Tem criatividade e determinação para solução de problemas relativos ao trabalho.
É participativo se envolvendo com o trabalho, projetos, atividades e objetivos da SEFAZ, colaborando para execução destes de forma proativa.
É assíduo no trabalho.
Cumpre os horários estabelecidos com pontualidade.
Cumpre com os deveres de acordo com o determinado pela função, focando nas atividades profissionais quando estiver no ambiente da SEFAZ ou em ação externa.Atua conforme os padrões éticos da SEFAZ, agindo com transparência e respeitando a legislação.Respeita as regras da instituição, distinguindo os interesses sociais e econômicos da SEFAZ dos seus próprios interesses.
ComunicaçãoArgumenta de forma educada, assertiva e coerente ao debater com outros profissionais.Dialoga de forma paciente, clara e objetiva, demonstrando atenção e compreensão dos pontos de vista dos seus interlocutores. Informa com antecedência as mudanças relacionadas à execução do trabalho que impactem as atividades, disseminando a informação de forma igualitária para todos envolvidos no problema.Fornece, nas reuniões e relatórios, informações confiáveis, corretas e seguras.Envia os relatórios e e-mails com eficiência, expressando-se com objetividade e clareza e respondendo as demandas com brevidade.
13Projeto de Gestão por Competências SEFAZ
Avaliação de Competências
Desenvolvimento pessoal e profissionalCompartilha conhecimentos e habilidades de forma organizada, clara, objetiva e entendível com os demais profissionais, objetivando promover o desenvolvimento coletivo e integrado. Se autodesenvolve continuamente, mantendo-se atualizado de acordo com suas atividades.
Aplica o conhecimento técnico na prática do dia a dia do trabalho.
Apresenta disposição para aprender e estudar sempre que tiver oportunidade.
Realiza autoavaliação periodicamente reconhecendo os próprios erros.
Foco em resultadosPromove reuniões objetivas e concisas, que atinjam os resultados esperados.É pragmático e objetivo na realização das atividades profissionais, mantendo o foco e a concentração quando estiver no ambiente de trabalho.
Discute o estabelecimento de metas previamente.
Direciona suas atividades para o alcance de suas metas setoriais e corporativas, a fim de contribuir para a melhoria dos resultados da SEFAZ.Planeja as atividades a serem desenvolvidas, identificando prioridades e a forma de trabalho mais adequada, com o objetivo de atender aos prazos e executar todas as ações sob sua responsabilidade.
Trabalha com dedicação e agilidade, com o objetivo de superar os resultados esperados e metas estabelecidas.
Identifica oportunidades de melhorias em seus processos de trabalho, otimizando atividades, recursos e prazos.
14Projeto de Gestão por Competências SEFAZ
Avaliação de Competências
Anexo I – Lista de evidências
Competências Gerais
Anexo I – Lista de evidências
Competências Gerais
Competências Gerenciais
Trabalho em equipeÉ disponível para trabalhar em conjunto com os colegas da equipe direta e dos demais setores, compartilhando de um mesmo objetivo e propósito.Estabelece relações adequadas de respeito, confiança e lealdade com os colegas, reconhecendo e respeitando os direitos, limitações e características de todos.Dissemina e compartilha conhecimentos que possui, principalmente com os colegas que precisam de auxílio ou estejam com dúvidas na execução das tarefas.Busca auxiliar os colegas que estão com maior carga de trabalho, sempre que estiver com tempo disponível.
Critica de forma positiva quando identifica oportunidades de melhoria.
Toma iniciativa na promoção de um ambiente saudável e de cooperação, demonstrando discrição e interesse no tratamento de conflitos e falhas de comunicação.
DelegaçãoDelega as atividades com a antecedência necessária, evitando problemas decorrentes da urgência.Busca distribuir a carga de trabalho igualitariamente, flexibilizando a delegação de tarefas de acordo com o perfil de cada subordinado.
Define as tarefas com clareza para os subordinados no início da execução.
Estabelece prazos viáveis para execução de novas tarefas, considerando os recursos disponíveis. Cobra a entrega das tarefas dos subordinados nos prazos acordados e com os resultados esperados
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Avaliação de Competências
Gestão de pessoasLidera pelo exemplo, tomando atitudes coerentes com as que cobra dos subordinados.
Motiva a equipe através de desafios constantes na rotina de trabalho.
Solicita atividades e cobra os subordinados com cordialidade e respeito, sendo discreto ao chamar atenção dos servidores para não expor as pessoas em público.É imparcial na resolução de problemas, garantindo a escuta de todas as partes envolvidas e se baseando nas diretrizes institucionais.Busca valorizar as competências dos membros da equipe oferecendo atividades desafiadoras de acordo com suas aptidões, desejos profissionais e objetivos estratégicos da SEFAZ.Concede feedbacks oportunamente ao final de cada atividade, com respeito e objetividade, incentivando a melhoria continua dos subordinados e estabelecendo ações corretivas.Busca realizar o controle de frequência, concessão de diárias, férias e licenças conciliando as necessidades da SEFAZ e dos subordinados.Incentiva o desenvolvimento pessoal e profissional dos subordinados, observando os conhecimentos necessários para a execução dos projetos e alcance das metas da instituição. Defende os interesses da instituição e dos subordinados, no que concerne a melhoria das condições de trabalho para o alcance de resultados.
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Avaliação de Competências
Anexo I – Lista de evidências
Competências Gerenciais
Gestão de processosMantem uma rotina de discussões com os envolvidos sobre os problemas e soluções, antes da tomada de ações.Tem controle sobre os processos em que atua durante a execução dos serviços.
Define rotina para atualização continua nas ferramentas de trabalho e apoia as iniciativas da equipe que tragam melhorias aos procedimentos.
Apresenta os detalhes dos processos na etapa inicial da atividade a todos os envolvidos nos trabalhos.Coordena e monitora as ações e processos sob sua responsabilidade, com o objetivo de alcançar o padrão de qualidade requerido.Apoia efetivamente os subordinados, para que executem as atividades no dia a dia com segurança.
Gestão estratégicaEstabelece e controla o alcance de objetivos factíveis e mensuráveis com definição de indicadores eficientes.Planeja, aprova e gerencia projetos estratégicos associados a sua área de atuação e integrados com as demais áreas da SEFAZ, visando ao alcance das metas estabelecidas.Divulga para sua equipe as estratégias, planos e metas, utilizando os quadros de indicadores da área para monitoramento dos resultados e replanejamentos.Planeja e coordena as atividades da área em que atua, definindo prioridades, métodos de trabalho e avaliando o alcance de objetivos estratégicos sob sua responsabilidade.
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Avaliação de Competências
Anexo I – Lista de evidências
Competências Gerenciais
Tomada de decisãoTem segurança para tomar decisão e agir.
Sugere ideias e argumenta atentando para não impor a sua opinião nos debates possibilitando a tomada de decisão de forma democrática.
Toma decisões de forma ágil, não se eximindo de sua condição de gestor.
Utiliza critérios bem estabelecidos na tomada de decisão, visando ao alcance dos objetivos e metas da instituição.
Visão sistêmicaCompreende a importância da interação das ações de sua equipe com as demais áreas da SEFAZ e com os agentes externos envolvidos, articulando a realização das atividades de modo a potencializar as influências positivas e minimizar os impactos negativos.Busca o consenso e a harmonia de interesses, negociando e articulando com pessoas e instituições, empenhando-se pela manutenção de bons relacionamentos e consecução dos objetivos organizacionais.
Busca se integrar com os colegas que trabalham em outras áreas e localidades sempre que possível.
Envolve-se em assuntos que não estão diretamente relacionados à sua área de atuação na realização das atividades diárias, buscando colaborar com os interesses da instituição. Debate com as áreas relacionadas antes de tomar decisões que alterem procedimentos comuns a todas.
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Avaliação de Competências
Anexo I – Lista de evidências
Competências Gerenciais