ccd 2011: rollout eines confluence intranets (sascha knöchel)

Communardo Confluence & JIRA Community Day 2011 1

Beissner & Knöchel | Büro für Kommunikation | Hamburg München

Rollout eines Confluence Intranets

Sascha Knöchel, Beissner & Knöchel

Communardo Confluence & JIRA Community Day 2011


Rahmenbedingung 1: Das sollte der GF klar sein

Jedes Intranet-Projekt (egal ob CMS oder Wiki) ist ein Projekt der

Unternehmenskultur und der Unternehmenskommunikation.

Denn ein Intranet informiert nicht nur, es prägt

• die Art der Kommunikation: offen oder eingeschränkt

• die Tonalität: kollegial oder von oben

• die Kommunikationstiefe: kurz und knapp oder detailliert

• die Kommunikationsverantwortung: anonymisiert oder mit Namen

• die Kommunikationsgeschwindigkeit: schnell oder bedächtig


Rahmenbedingung 1: Das sollte dem Projektteam klar sein

Das Projektteam sollte beachten, dass

• später alle Mitarbeiter mitmachen sollen, nicht nur „Heavy User“.

• daher das Intranet für alle leicht und intuitiv zu bedienen sein muss.

• das Wiki immer übersichtlich und verständlich bleibt.

• auch das mittlere Management das Intranet unterstützen muss.

• das Projekt nicht mit dem Go live beendet sein wird.

• sich die wenigsten Mitarbeiter von einem technischen System

begeistern lassen.

• sich die meisten Mitarbeiter von Menschen begeistern lassen.


Rahmenbedingung 1: Das sollte den Mitarbeitern klar sein

Ein Enterprise-2.0-Wiki lebt davon, dass

• alle Mitarbeiter „mitmachen“, also alle lesen und schreiben.

• Diskussionen geführt werden können und vor allem: dürfen!

• Mitarbeiter in der Lage sind, sachliche Kritik zu üben.

• Mitarbeiter in der Lage sind, sachliche Kritik auszuhalten.

• veraltete Informationen aktualisiert und Fehler beseitigt werden.

• das Intranet als steter Prozess und nicht als fertige Datenbank

verstanden wird.


Das Patentrezept

Damit das klappt, benötigt das neue Intranet

• einen klar verantwortlichen Owner

• ein kleines Redaktionsteam

• eine umfangreiche Bedienungsanleitung

� Welche Inhalte sollen ins Intranet? Wie detailliert?

� In welcher Form? In welcher Sprache? In welcher Tonalität?

• eine klare, ansprechende, redaktionelle Startseite

� Nur so können Themen gewichtet und gut angeteasert werden.

� Die Startseite dient der GF als Kommunikationsplattform.

� Dort können auch Kollegen vorgestellt und Abteilungen porträtiert werden.

• eine logische Navigation und eine gute Suche

• eine Menge Inhalte, die bereits zum Go-live-Termin eingepflegt sind


Projektkommunikation vor „Go live“

Information, Information, Information!am Beispiel M-net Telekommunikations GmbH

• Projekt wegen Wandel der Kommunikationskultur alsChangeprojekt definiert, nicht als IT-Projekt

• Alle Mitarbeiter wurden vor Projektstart per Mail durch GF informiert.

• Der Betriebsrat wurde bereits vor Projektbeginn eingebunden.

• In der Konzeptionsphase regelmäßiges Projekt-Update durch dieGF via E-Mail an alle Mitarbeiter

• In der Umsetzungsphase Projektblog zur Information der Mitarbeiter

• Roadshow durch alle Standorte kurz vor Go live

• Voting im Projektblog über den Namen: „Intranet“ oder „Teamnet“?

• Vorstellung des Intranet-Dummys auf Betriebsversammlungen undin der Mitarbeiterzeitung

• Terminankündigung Go live auf Plakaten in Fluren und Aufzügen


Projektkommunikation bei „Go live“


• Pro Arbeitsplatz ein gedruckter Flyer als „Bedienungsanleitung“

• Pro Arbeitsplatz eine Tafel Schokolade

• Info-Mail der GF mit der Bitte, „sich Zeit zu nehmen und bei Kaffee

und Schokolade im neuen Intranet zu stöbern“

• Rundgang der Projektteammitglieder durch alle Büros

• Am 2. Tag per E-Mail die Bitte des Projektteams, Feedback zu

geben und zwar im neuen Intranet

• Eine „digitale Roadshow“ innerhalb des Intranets durch das Intranet


Projektkommunikation nach „Go live“


• Moderierte Feedback-/Kommentarseite im Intranet

• Intranet-Präsentation in allen Führungsrunden

• Regelmäßiges Zahlenreporting an alle MA

• Transparente Projektdokumentation innerhalb des Intranets

• Evaluierung nach 3 Monaten


Fakten zum M-net Intranet

• 15.000 Klicks am Starttag (bei ca. 500 anwesenden MA)

• 35.000 Inhalte (Artikel, Blogbeiträge, Kommentare) nach 3 Monaten

• davon bereits 25.000 „veraltete“ (versionierte)

• täglich ca. 10.000 bis 13.000 Klicks

• Diskussionen mit bis zu 100 Kommentaren

• 70 % der User haben ein Profilfoto


Startseite M-net „Confluence“ (als internes Tool der M-net IT)


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