cÓdigo de conducta de upm cada elecciÓn cuenta · todos somos responsables de construir esta...

CÓDIGO DE CONDUCTA DE UPM

CADA ELECCIÓN CUENTA

NUESTRO COMPROMISO1. Nuestro compromiso con la integridad 4

NUESTROS EMPLEADOS Y NUESTRAS OPERACIONES 2. Respeto por las personas y los derechos humanos 63. Cuidando el impacto medioambiental y la seguridad de los productos 8

INTEGRIDAD EMPRESARIAL 4. Tolerancia cero frente a la corrupción y el soborno 105. Evite los conflictos de interés 126. Cumplimiento de la legislación en materia de competencia 147. Protección de información y activos 16

NUESTRAS PARTES INTERESADAS 8. Conocimiento de los socios de negocios 189. Interacción con nuestras partes interesadas y con la sociedad 20

MANIFIESTE SUS INQUIETUDES10. El cumplimiento nos involucra a todos 22

Tabla de contenidos

EL SÍMBOLO DE PARAGUAS indica que hay directrices

más detalladas disponibles en nuestra intranet.

ESTE CÓDIGO DE CONDUCTA PERTENECE A

CÓDIGO DE CONDUCTA DE UPM2

Estimados colegas:

Debemos hacer lo correcto, sin importar donde estemos, con quien tratemos o cuál sea la situación. No debemos comprometer los estándares de integridad bajo ninguna circunstancia. Nuestro Código de Conducta y nuestros valores apoyan un ambiente laboral estimulante y nos ayudan a dirigirnos en el cambiante panorama comercial. Esto constituye la base para nuestro éxito a largo plazo.

Una parte importante de nuestra cultura de integridad es que los empleados se sientan cómodos para plantear cualquier inquietud que tengan, y que puedan confiar en que UPM tomará las medidas adecuadas. Si nos preocupa algo, debemos manifestarlo y tomar medidas.

Todos somos responsables de construir esta cultura de integridad, con todo lo que hacemos y cada decisión que tomamos. Esta es la razón por la que cada uno de nosotros debe comprender nuestro Código de Conducta y utilizarlo como una brújula para orientar nuestro trabajo. ¡Las decisiones que tomamos importan!

Atentamente,

Jussi Pesonen Presidente y director ejecutivo

CÓDIGO DE CONDUCTA DE UPM 3

VALORES DE UPM:

Confiar y ser confiable

Logros en conjunto Innovar

con coraje


Creemos que la integridad es fundamental para todas nuestras operaciones comerciales y que proporciona los cimientos para la continuidad de nuestro éxito y crecimiento.

Cumplimos con las leyes y regulaciones aplicables en todas nuestras operaciones. Sin embargo, para nosotros, la integridad comienza con nuestros valores y métodos cotidianos de trabajo. Nuestro Código de Conducta establece los principios que nos ayudan a tomar decisiones éticamente sensatas. Somos todos responsables de conocer nuestro Código de Conducta, saber cómo actuar correctamente y entender por qué esto es importante.

Mediante la toma de decisiones correctas, protegemos el valor creado en UPM cada día. Actuar con integridad es lo que crea nuestra reputación como un socio, proveedor, cliente y empleador confiable.

En UPM, reconocemos y promovemos de manera activa los Objetivos de Desarrollo Sostenible de las Naciones Unidas, los que rigen nuestro trabajo en el desarrollo sostenible, así como la mejora continua de nuestras operaciones. Como miembro del Pacto Mundial de las Naciones Unidas, valoramos sus diez principios fundamentales en relación con los derechos humanos, el trabajo, el medioambiente y la lucha contra la corrupción.

Nuestro compromiso con la integridad

1.

INTEGRIDAD EMPRESARIAL

NUESTROS EMPLEADOS Y NUESTRAS OPERACIONES

NUESTRO COMPROMISO

MANIFIESTE SUS INQUIETUDES

NUESTRAS PARTES INTERESADAS

La integridad significa hacer

lo correcto.

Como empleados de UPM, se espera que realicemos lo siguiente:• Leer, comprender y cumplir con nuestro Código de Conducta• Hablar y comunicar nuestras preocupaciones si sospechamos de alguna

conducta inapropiada• Pedir consejos a nuestros supervisores y al Departamento de Cumplimiento

de UPM cuando no tengamos certeza sobre cómo actuar correctamente

Además, se espera que los supervisores de UPM realicen lo siguiente:• Den el ejemplo• Comuniquen nuestras políticas y procedimientos corporativos a sus equipos

y se tomen el tiempo de conversar la manera en que se aplican al equipo• Promover un ambiente en el que los miembros del equipo se sientan cómodos

para comunicar sus preocupaciones• Escuchar las preocupaciones de los miembros del equipo y escalar cualquier

presunta conducta inapropiada de la cual tomen conocimiento• Supervisar y respaldar a sus equipos en el cumplimiento de las expectativas

anteriores

Cuando no está seguro sobre cómo proceder

Piense en sus acciones previstas y pregúntese:• ¿Cumplen con nuestro Código

de Conducta?• ¿Son legales?• ¿Son éticas?• ¿Me gustaría que se publicaran

en las redes sociales o en la prensa?

Si la respuesta a cualquiera de estas preguntas es “No”, deténgase y solicite ayuda para encontrar la vía correcta.

APRENDA MÁS Principios Rectores de las Naciones Unidas sobre las Empresas y los Derechos HumanosLos Diez Principios del Pacto Mundial de las Naciones UnidasLos Objetivos de desarrollo sostenible de las Naciones UnidasLas Líneas Directrices de la OCDE para Empresas Multinacionales

LÍNEA DE AYUDA DEL CÓDIGO DE CONDUCTA

Si tiene alguna pregunta respecto al Código de Conducta, siempre puede comunicarse con: [email protected]

Obtenga más información sobre nuestros valores, integridad y políticas en la intranet de UPM (para empleados de UPM) en codeofconduct.upm.com o en el sitio web corporativo de UPM en upm.com/codeofconduct






NUESTRO COMPROMISO

https://codeofconduct.upm.com

https://www.upm.com/investors/governance/governance-guidelines/code-of-conduct/

mailto:[email protected]

UPM tiene el compromiso de respetar los derechos humanos de conformidad con los Principios Rectores de las Naciones Unidas sobre las Empresas y los Derechos Humanos. Promovemos condiciones de trabajo dignas. No toleramos el uso del trabajo forzado ni trabajo infantil bajo ninguna circunstancia. Pretendemos involucrar y empoderar a los empleados de todos los niveles de la organización por medio del liderazgo responsable.

Todos nuestros empleados deben respetar los derechos de todos a la libertad de pensamiento, opinión, expresión, culto y reunión pacífica, así como la no discriminación

por motivos de raza, edad, nacionalidad, género u orientación sexual. No toleramos el acoso sexual ni ninguna otra forma de acoso.

Todos podemos poner de nuestra parte para hacer de nuestro lugar de trabajo un lugar inspirador, diverso e inclusivo. Incentivamos a los empleados a que participen de forma activa en su desarrollo y crecimiento tanto personal como profesional.

Bienestar, salud y seguridad

El bienestar y la salud de los empleados son importantes para UPM. Nunca comprometemos la seguridad y solo trabajamos con socios comerciales

que comparten nuestro compromiso con la salud y la seguridad. Todos somos responsables de trabajar de forma segura en todo momento, y debemos cumplir

con las leyes de seguridad y salud ocupacionales pertinentes, así como con nuestras directrices y normas corporativas de seguridad. Todos los supervisores deben instruir,

supervisar y respaldar a sus equipos para que puedan trabajar de forma segura.

Respeto por las personas y los derechos humanos

2.





NUESTRO COMPROMISO



• Esfuércese en promover la diversidad, incluir a personas con distintas competencias, experiencias y contextos en nuestros equipos, así como no tratar a nadie de forma distinta por motivos de su raza, edad, nacionalidad, sexo u orientación sexual.

• Construya e incentive una cultura en que las personas puedan tener distintos puntos de vista y oportunidades para contribuir.

• Plantéese formas de mejorar el ambiente en el lugar de trabajo y de motivar a los demás.• Hable si percibe un acoso u otro comportamiento inapropiado, independientemente

de si es contra usted o contra otra persona.• Asuma la responsabilidad de su desarrollo personal y profesional.• Asegúrese de que su desempeño laboral no se vea condicionado, por ejemplo,

por el alcohol o las drogas.• Espere que otros cumplan con los requisitos de seguridad de UPM e incentívelos

a hacerlo. Si percibe prácticas laborales que atentan contra la seguridad, debe comunicarlo. Denuncie de inmediato cualquier accidente o condiciones inseguras. Nunca suponga que otra persona informó un riesgo o una inquietud.

• Sea un modelo de referencia en materia de salud y seguridad, y dé el ejemplo. Siempre vele por el cuidado personal y el de sus colegas, así como su bienestar.

¿CUÁL ES LA ACTUACIÓN CORRECTA?

Contribuya con su ejemplo e involucre

a los demás

APRENDA MÁSDeclaración Universal de Derechos Humanos de las Naciones UnidasDeclaración de la Organización Internacional del Trabajo sobre los Principios y Derechos Fundamentales en el Trabajo




NUESTRO COMPROMISO



Cumplimos con las leyes medioambientales pertinentes y ponemos especial atención al impacto de nuestras operaciones en la atmósfera, el clima, el agua, la tierra y la biodiversidad. Nuestro objetivo es reducir nuestros efectos adversos, incluyendo la forma en que utilizamos la tierra. Continuamente realizamos mediciones y evaluaciones de las cargas medioambientales directas e indirectas de nuestras operaciones y promovemos el uso de tecnologías avanzadas.

Queremos que todos nuestros empleados sean conscientes de los asuntos medioambientales en su trabajo diario. Es por este motivo que se espera que todos actuemos de forma responsable y compartamos las mejores prácticas. Cualquier acción que pueda afectar de manera negativa a las personas y al medioambiente se debe considerar de manera cuidadosa.

Nuestros empleados deben administrar de manera sistemática las cargas medioambientales de UPM, teniendo en consideración nuestro principio de mejora continua. Los productos químicos se deben manipular de manera segura de conformidad con los sistemas de gestión de reconocimiento internacional.

Nos esforzamos por una administración de los productos que considere la vida útil del producto en su totalidad. Todos somos responsables de asegurarnos que los productos de UPM sean seguros para el uso para el cual fueron previstos y de que cumplan con sus requisitos regulatorios.

Cuidando el impacto medioambiental y la seguridad de los productos

3.

Reduzca, reutilice y recicle




NUESTRO COMPROMISO


• Esté al tanto sobre el impacto medioambiental y los requisitos legales que afectan su trabajo y el lugar donde lo desempeña.

• Evite riesgos innecesarios y actúe antes de que surjan problemas.

• Comparta sus mejores prácticas con los demás.• Realice de buena fe y de manera precisa todas las

mediciones, análisis e informes.• No malgaste recursos (agua, energía o materias primas) y

utilícelos de forma eficiente.• Manipule los productos químicos y todos los residuos con

precaución y conforme a las instrucciones.• Denuncie las actividades que puedan suponer un riesgo

para el medioambiente.• Asegúrese de que los productos cumplan con sus requisitos

(por ejemplo, criterios REACH y Ecolabel).






NUESTRO COMPROMISO


Tolerancia cero frente a la corrupción y el soborno

4.

El principio rector de UPM es claro: no toleramos la corrupción ni el soborno en ninguna de sus formas. Nunca ofrecemos ni realizamos sobornos ni permitimos que se paguen sobornos a funcionarios gubernamentales ni a particulares, así como tampoco nunca los solicitamos ni aceptamos sobornos.

De manera específica, no debemos entregar ni ofrecer nada de valor para influir de manera inadecuada en una decisión de negocios, con el fin de hacer negocios, mantener negocios ni sacar ventajas injustas. No lo podemos hacer de manera directa ni indirecta, es decir, a través de un tercero actuando en nombre de UPM. Asimismo, no debemos, de manera directa ni indirecta, solicitar ni aceptar nada de valor que pueda afectar o que parezca afectar nuestra capacidad de ser objetivos en nuestras decisiones comerciales. El término “nada de valor” se debe entender en su sentido amplio y comprende cualquier clase de pagos, préstamos, descuentos, contribuciones de carácter político o caritativo, reembolsos, regalos, tarjetas de regalo, comidas, actividades de ocio, viajes, contratos laborales o pasantías, oportunidades de negocios, servicios o cualquier otro beneficio.

Los regalos u hospitalidad, entregados o aceptados, deben tener fines comerciales legítimos y siempre deben ser razonables en cuanto al tipo y la cantidad. Debemos obtener aprobaciones previas para cualquier gasto por concepto de regalos, hospitalidad o viaje de conformidad con nuestras políticas corporativas.

Se deberá rechazar y denunciar, sin demora, al Departamento Legal de UPM toda solicitud u ofrecimiento de cualquier pago, beneficio, regalo u hospitalidad inapropiados.

Sin concesiones. Sin excusas.

Sin excepciones



NUESTRO COMPROMISO




Interacción con organismos del Gobierno• Absténgase de dar, ofrecer o aceptar

cualquier objeto de valor cuando lidie con un funcionario gubernamental, sin consultarlo primero con el Departamento Legal de UPM.

• Entienda que el término “funcionario gubernamental” tiene una amplia variedad de significados según diversas leyes contra la corrupción. Generalmente, incluye a cualquier funcionario, empleado o representante o candidato de cualquier departamento o agencia gubernamental, empresa estatal o de control estatal, municipio, distrito, partido político u organización pública internacional.

• Absténgase de realizar pagos de facilitación, es decir, pagos a funcionarios gubernamentales para acelerar acciones gubernamentales de rutina, tales como procesamientos administrativos u obtención de permisos.

Socios comerciales• Recuerde que constituyen violaciones de varias

leyes y políticas corporativas entregar, ofrecer o aceptar sobornos, comisiones u otros pagos a o de socios comerciales privados u otras partes interesadas, con la finalidad de influir en decisiones comerciales o de asegurar tratos especiales.


Terceros• Recuerde que tanto usted como UPM pueden

ser responsables legales por la conducta inapropiada de terceros, tales como agentes, consultores, asesores, socios comerciales temporales, socios locales, distribuidores o proveedores que actúen en nombre de UPM.

• Realice las evaluaciones de riesgo adecuadas y las debidas diligencias de conformidad con las políticas y procedimientos corporativos. En el momento de celebrar o renovar un contrato con cualquier tercero, asegúrese de incluir los términos contractuales especificados en las políticas y procedimientos corporativos.

• Solo realice pagos de comisiones y honorarios razonables y justificables a terceros en función de los servicios prestados y del contrato celebrado entre UPM y el tercero.

Gastos de regalos, hospitalidad, viajes y actividades de ocio• Absténgase de ofrecer, entregar o aceptar

cualquier regalo u hospitalidad, comida, viaje o actividad de ocio que sea excesiva o que se utilice con la finalidad de influir en decisiones empresariales de forma inapropiada, así como para asegurar tratos especiales o que puedan parecer inapropiados.

• Absténgase de entregar o aceptar obsequios en efectivo o equivalentes en dinero, es decir, objetos que se puedan convertir fácilmente en efectivo. Entre los equivalentes en dinero se incluyen, entre otros, tarjetas de débito, tarjetas de regalo prepagadas y cupones de regalo.

• Denuncie los gastos relacionados con todos los regalos y hospitalidad, comidas, viajes o actividades de ocio, incluidos el nombre y los cargos de los asistentes, las fechas y las sumas gastadas, de conformidad con nuestras políticas y procedimientos corporativos. UPM realiza reembolsos de los gastos laborales razonables de nuestros empleados. Los pagos destinados a cubrir los gastos de nuestros socios comerciales se realizan de conformidad con procedimientos internos.




NUESTRO COMPROMISO



5.

Se espera que todos actuemos teniendo en cuenta el mejor interés de UPM. Esto implica que todos debemos evitar conflictos de interés, entre otras cosas. Surge un conflicto de interés cuando sus intereses personales interfieren en los intereses de UPM. Incluso la apariencia de un conflicto de interés puede dañar la compañía y nuestra reputación.

Intereses personales

Los intereses personales; por ejemplo, tener acciones o conexiones con nuestros proveedores, clientes o competidores, pueden crear conflictos de interés. Cuando tenga un interés personal, no debe involucrarse en ninguna toma de decisiones que tengan relación con el socio comercial en cuestión. Las participaciones minoritarias de empresas cotizadas en la bolsa no generan conflictos de interés.

No debe trabajar para una empresa de la competencia de UPM ni verse involucrado en otras actividades profesionales con esta. No debe involucrarse en ninguna actividad profesional que pueda suponer un impacto negativo en su rendimiento laboral, ya sea porque demanda demasiado tiempo o porque interfiera en su trabajo en UPM. Ser miembro del directorio, director, oficial o miembro asesor, así como ocupar un puesto similar en otra organización también puede interferir en sus obligaciones con UPM y crear un conflicto de interés.

Evite los conflictos de interés

Relaciones personales

Todos podemos tener parientes o amigos que trabajen o tengan un interés financiero en clientes, proveedores o competidores de UPM o cualquiera de sus filiales. Este tipo de vínculo crea un posible conflicto de interés: otras personas podrían creer que mantiene un trato especial con dicho socio comercial o que podrían influir en las acciones que toma en nombre de UPM. Surge un conflicto de interés si tiene la facultad de tomar decisiones o la influencia para negociar con dicho socio comercial.

Cabe señalar que también existe conflicto de interés si supervisa o se encuentra bajo la supervisión de un familiar o persona equivalente, o bien si está considerando contratar a dicha persona. No se permite supervisar directamente ni contratar a dicha persona.

Divulgación y discusión

Debemos informar a nuestros supervisores de cualquier conflicto de interés real o potencial y obtener autorizaciones si es necesario. Cada situación se evalúa caso a caso y se toman medidas para garantizar que nuestra cultura de integridad no se vea comprometida.




NUESTRO COMPROMISO



• No obtenga beneficio injusto de oportunidades creadas a través de su cargo en la empresa ni mediante la utilización de información o activos a los que tiene acceso en su trabajo.

• Absténgase de tomar cualquier decisión que cree un conflicto de interés real o potencial o que pueda ser percibido como uno.

• Asegúrese de que todas sus decisiones en el trabajo sean objetivas y que se tomen teniendo en consideración los intereses comerciales de UPM.

• Comuníquele a su supervisor si considera aceptar cualquier trabajo u ocupar un puesto externo para discutir con él posibles conflictos de interés. Obtenga autorización por escrito si es necesario.

• Documente e informe a su supervisor de todos los conflictos de interés potenciales o reales, independientemente de si cree que influye en sus decisiones.


Cada elección hace la diferencia

¿Podrían mis intereses personales o relaciones influir

en la decisión que estoy por tomar o interferir en los

intereses de UPM?

Si la respuesta es sí, discútalo con su supervisor

Si no está seguro, discútalo con su supervisor

Si la respuesta es no, ¿podría alguien, sin embargo, percibirlo de esa forma?

Si la respuesta es sí, discútalo con su supervisor

Si la respuesta es no, probablemente no se trate de un conflicto de interés

¿Existe un conflicto de interés? Pregúntese:




NUESTRO COMPROMISO



Las leyes de competencia protegen y promueven la competencia justa y efectiva. Estas exigen que todas las empresas actúen de manera independiente en el mercado, sin involucrarse en prácticas que puedan entorpecer la competencia entre las empresas.

Las leyes de competencia prohíben los acuerdos y otras prácticas que tengan la finalidad o el efecto de restringir o distorsionar la competencia. También regulan el comportamiento de las empresas que ocupan posiciones dominantes en el mercado. Por lo tanto, nuestros actos siempre deben cumplir con todas las leyes aplicables que rigen la competencia.

Cumplimiento de la legislación en materia de competencia

6.

Trato con los competidores• Evite cualquier contacto innecesario con los

competidores. Todos los contactos con los competidores deben tener un propósito claro y lícito.

• En conformidad con nuestras políticas y procedimientos corporativos, solicite autorización previa para contactarse con los competidores.

• No discuta ni proporcione información sensible a un competidor. Entre los ejemplos de información sensible se incluye la fijación de precios, costos, volúmenes de producción, descuentos, tasas operativas, asignaciones del mercado y cierres de plantas. Esto se aplica a las discusiones con todos los competidores de UPM en todo momento, incluidos los eventos (sociales) informales y las reuniones no planificadas.

• Rehúsese a responder y/o realizar comentarios si un competidor inicia una discusión sobre cualquier materia sensible mencionada anteriormente e informe al Departamento Legal de UPM.

Intercambio de información• No comparta información comercial con fines

estadísticos con los competidores sin consultar primero al Departamento Legal de UPM. No debe


En la práctica, eso supone:• No involucrarse en la fijación de precios, en la asignación de

clientes, en la división de productos o mercados geográficos, en licitaciones fraudulentas, boicot o limitación, reducción o estabilización de producción ni acuerdos de obtención de recursos con la competencia.

• No discuta ni intercambie información confidencial con los competidores en violación de las leyes de competencia aplicables.

• Respete las políticas y procedimientos corporativos de UPM cuando entre en contacto con la competencia.

• Respete las políticas y procedimientos corporativos de UPM cuando asista a alguna actividad de asociaciones comerciales y otras asociaciones profesionales.

• Asegúrese de que cualquier acuerdo con los competidores, los clientes, los distribuidores, los proveedores o con otros socios comerciales cumplan con las leyes de competencia.

• Asegúrese de que si tenemos una posición dominante en el mercado, no abusemos de ella.




NUESTRO COMPROMISO



hacerlo de manera directa ni indirecta, es decir, a través de un tercero, por ejemplo una asociación comercial.

• Siempre tenga en consideración la confidencialidad y no comparta con sus socios comerciales ninguna otra información que no sea necesaria para la transacción planificada. Es importante recordar esto para, por ejemplo, tratar con clientes o proveedores que son competidores en otras áreas comerciales de UPM. No está autorizado a divulgar ninguna información sensible perteneciente a otras áreas comerciales de UPM a clientes o proveedores competidores, así como tampoco puede compartir información sensible relacionada con clientes o proveedores con el área comercial de UPM competidora de dichos clientes o proveedores.

Anuncios de precios• No publique información sobre aumentos

de precios antes de consultar al Departamento Legal de UPM.

Participación en asociaciones comerciales• De conformidad con las políticas y

procedimientos corporativos, no participe en

ninguna asociación comercial que no esté registrada en nuestra base de datos.

• No participe en reuniones sin un orden del día establecido.

• Revise los órdenes del día de las reuniones con anticipación para asegurarse de que los asuntos sean legítimos. Si tiene dudas, consulte al Departamento Legal de UPM.

• No comparta información sensible en reuniones de asociaciones comerciales.

• Reclame de inmediato si cualquier otro miembro divulga dicha información o si, de otro modo, actúa en contravención de las leyes de competencia. Si esta acción no surte efecto, abandone la reunión enseguida e informe al Departamento Legal de UPM de inmediato. Si es posible, documente su reclamo de inmediato y/o abandono de la reunión en las minutas de la misma.

• Compruebe que el acta de la reunión refleje correctamente las discusiones. Si es preciso, solicite que se realicen las modificaciones o las correcciones oportunas.

• Recuerde que la ley de competencia también se aplica a todas las reuniones informales y secundarias.

Relaciones con distribuidores, clientes y proveedores• No limite la libertad de su cliente

de establecer sus precios de reventa.• Consulte al Departamento Legal de

UPM antes de celebrar cualquier acuerdo restrictivo (tales como de exclusividad o de no competencia) con proveedores o clientes.

Abuso de posición dominante en el mercado• Comuníquese con el Departamento

Legal de UPM si cree que podríamos tener una posición dominante en el mercado para un producto específico en una zona geográfica en particular.

Investigaciones• Comuníquese inmediatamente con el

Departamento Legal de UPM y siga sus instrucciones en el caso de una investigación no anunciada (investigación sorpresiva) por parte de cualquier autoridad de defensa de la competencia.


El éxito empresarial se basa en

el cumplimiento




NUESTRO COMPROMISO



Protección de información y activos7.

Prevenga, proteja y preste atención

Activos tangibles e intangibles

En nuestras actividades laborales cotidianas, somos responsables de los activos de UPM y de nuestros socios comerciales, tales como la maquinaria, los equipos, las materias primas, los vehículos, los dispositivos informáticos y móviles, los fondos, la propiedad intelectual y la información. Se espera que los manipulemos con precaución y que los protejamos de daños, pérdidas, robos y usos indebidos.

Todos nuestros empleados deben tomar medidas adecuadas para proteger nuestra información confidencial, así como la de nuestros socios comerciales. Manejamos con sumo cuidado la información confidencial y la compartimos solo con quienes cuentan con autorización para acceder a ella, y la necesitan para realizar su trabajo. Protegemos la propiedad intelectual de UPM: invenciones, patentes, derechos de autor, marcas comerciales y secretos comerciales, de manera adecuada.

Seguimos nuestras políticas y procedimientos corporativos para proteger los datos contra amenazas y contra su uso no autorizado e ilegal. UPM tiene el derecho de acceder y utilizar los datos creados o compartidos por nuestros empleados en los sistemas de la empresa, así como de monitorear e investigar el uso de la información y del sistema según lo permita la ley. Respetamos la privacidad de nuestros colegas, partes interesadas y sus representantes mediante la manipulación de los datos personales de conformidad con las leyes pertinentes y las políticas y procedimientos corporativos. Usamos y utilizamos la tecnología de manera ética y responsable.

Divulgación e información privilegiada

Como una empresa que se cotiza en la bolsa, debemos cumplir con las leyes y directrices vigentes de la bolsa de valores al publicar información de UPM. Solo empleados designados de la empresa pueden realizar declaraciones públicas a los medios de comunicación en representación de UPM. Estamos comprometidos a seguir las directrices y regulaciones pertinentes al abuso de

dominio de mercado e información privilegiada, tales como las restricciones de actividades comerciales y la divulgación.

Toma de decisiones y rastro de documentos

Nuestras decisiones deben ser tomadas teniendo en cuenta los intereses de UPM y basarse en evaluaciones de riesgos adecuadas. En nuestra organización se utilizan procedimientos de aprobación legales y financieros de manera transversal y tenemos el compromiso de seguir dichos procedimientos. Estos

procedimientos incluyen prácticas de mitigación de riesgo, tales como la determinación de personas autorizadas, límites monetarios y la división de deberes.

Se deben registrar todas las transacciones comerciales en nuestros libros y cuentas de manera precisa e imparcial. El mantenimiento de registros y reporte precisos contribuyen a que cumplamos con nuestros requisitos legales y regulatorios, por ejemplo, con respecto a los impuestos. Nuestros empleados deben conocer y seguir las políticas corporativas respectivas al mantenimiento, almacenamiento y eliminación de registros.




NUESTRO COMPROMISO



Activos• No haga uso inadecuado de los activos o

información de la empresa, por ejemplo, para realizar actividades comerciales personales o ajenas a UPM, o bien para actividades ilegales o poco éticas.

• No utilice los servicios ni el tiempo de sus colegas en beneficio propio.

Información• Utilice las herramientas informáticas adecuadas y

respete las políticas corporativas en lo pertinente a la seguridad de la información con el objeto de proteger la confidencialidad de los datos y para proteger los datos contra riesgos cibernéticos. Al trabajar con datos personales, siempre recuerde primero planificar, limitar el uso, proteja la información y elimínela cuando esté obsoleta.

• No discuta asuntos confidenciales en lugares públicos ni en redes sociales, ni con sus familiares o amigos.

• No comparta información confidencial de sus empleadores anteriores ni pida a otros que lo hagan. Si deja de formar parte de UPM, no comparta información confidencial con otras personas.

• Derive todos los contactos de medios al Departamento de Relaciones con las Partes Interesadas para todos los comentarios relacionados con asuntos de la empresa.

• Tenga precaución en caso de que terceros le soliciten información de la empresa, por ejemplo,


como parte de sus procedimientos de “Conocimiento del cliente”. Asegúrese de que la persona solicitante tenga propósitos legítimos para realizar la solicitud; no proporcione información confidencial sin acuerdos u obligaciones de confidencialidad adecuados y proteja los datos personales.

• Proteja la propiedad intelectual de UPM mediante la protección legal y confidencialidad adecuadas y respete la propiedad intelectual de terceros.

• Manténgase actualizado sobre las políticas y procedimientos corporativos relacionados con información privilegiada. Si tiene preguntas, comuníquese con el Departamento Legal de UPM.

Informes y registros• Siga los procedimientos de aprobación de UPM y

el marco de gobierno corporativo de subsidiarias a la hora de tomar decisiones en las empresas del grupo UPM.

• No falsifique los libros, registros o cuentas de la empresa.

• No registre gastos sin la documentación de respaldo o la justificación que se requiere de acuerdo con las políticas y procedimientos corporativos.

• Denuncie cualquier transacción, pago o gasto sospechoso al responsable del Departamento Legal de UPM o del Departamento de Auditoría Interna de UPM.




NUESTRO COMPROMISO



¿Conoce a su socio

comercial?

Mediante el conocimiento de nuestros clientes, proveedores y otros socios comerciales, así como a través del desarrollo de relaciones comerciales con ellos, podemos mejorar nuestro rendimiento comercial, proporcionar seguridad y continuidad comercial. Asimismo, podemos mitigar el riesgo de vernos involucrados en actividades comerciales ilegales y de sufrir pérdidas o comprometer nuestra reputación debido a dichas relaciones. Por este motivo, debemos seleccionar de manera cuidadosa a nuestros socios comerciales mediante criterios objetivos, como solicitarles que realicen sus actividades comerciales en conformidad con las leyes aplicables. Además, esperamos que nuestros proveedores y socios comerciales que actúan en nuestra representación, incluidos los agentes e intermediarios, cumplan con el Código de Proveedores y Terceros de UPM.

Queremos identificar y abordar los riesgos relacionados con nuestros socios comerciales antes de establecer cualquier relación comercial con ellos. Asimismo, monitoreamos a nuestros socios comerciales durante toda nuestra relación comercial. Nos centramos de manera específica en la gestión de riesgos relacionados con el cumplimiento comercial, el soborno y la corrupción (consulte la sección 4), los

Conocimiento de los socios de negocios8.

derechos humanos (consulte la sección 1), el lavado de dinero, el fraude y diversos aspectos financieros. Además, en nuestra cadena de suministro se gestionan cuidadosamente los riesgos sociales, medioambientales y de disponibilidad.

Siga las regulaciones de cumplimiento comercial y las leyes contra el lavado de dinero

Como cualquier otra empresa internacional, debemos cumplir con todas las regulaciones de cumplimiento comercial nacionales e internacionales. El cumplimiento comercial incluye regulaciones que rigen las importaciones, las exportaciones y el comercio doméstico de bienes, así como las sanciones internacionales y las prácticas restrictivas de comercio.

El lavado de dinero es un proceso por el cual los fondos generados a través de una actividad ilícita, tales como fraude, evasión de impuestos, tráfico de personas y soborno, se derivan a través de negocios legítimos para ocultar su origen ilícito. No realizamos actividades comerciales que violen las leyes contra el lavado de dinero, el terrorismo y los delitos financieros.

Abastecimiento responsable

Estamos comprometidos con las prácticas de abastecimiento responsable. Establecemos requisitos para nuestros proveedores y esperamos que los apliquen posteriormente en sus cadenas de suministro. Además de las condiciones estipuladas en el Código de Proveedores y Terceros de UPM, estos requisitos conciernen, por ejemplo, el origen de las materias primas, las condiciones laborales dignas y la prohibición del trabajo infantil y forzado.




NUESTRO COMPROMISO



Conozca a sus socios comerciales• Conozca a sus clientes, proveedores y otros socios comerciales.

Obtenga y mantenga información pertinente y actualizada sobre ellos mediante las debidas diligencias, chequeos crediticios, así como otras revisiones financieras, todos ellos basados en el riesgo, y de conformidad con nuestras políticas y procedimientos corporativos.

• No concrete compromisos si tiene preocupaciones con respecto al comportamiento ético de un socio comercial.

• Tenga por objetivo el desarrollo de las relaciones comerciales de manera continua, supervise las actividades de socios comerciales y tome medidas en caso de que detecte un riesgo que pueda afectar a UPM.

Proveedores• Comunique de manera clara los requisitos de UPM, incluido el

Código de Proveedores y Terceros de UPM.• Seleccione proveedores solo en función de criterios prestablecidos

y evaluaciones de riesgo integrales.• Proteja la información confidencial y comparta información sobre

el rendimiento de productos o precios solo cuando sea estrictamente imprescindible.


Transacciones• Conserve registros completos y precisos de todas las transacciones

comerciales.• Absténgase de aceptar pagos en efectivo o equivalentes de efectivo

sin seguir los procedimientos internos vigentes.• Realice con precaución pagos a socios comerciales, tales como

proveedores y agentes. Asegúrese de que dichos pagos estén dirigidos a la persona o empresa que provee los bienes o servicios, no a terceros ajenos. Asimismo, asegúrese de que los pagos estén dirigidos a los países en que el socio realizó las actividades comerciales, comercializó bienes o proporcionó servicios a UPM. Si detecta irregularidades, comuníquese con el Departamento Legal de UPM.

• No ignore señales de alerta, tales como estructuras de pago complejas o inusuales, pagos múltiples realizados a distintas partes o efectuados por estas, solicitudes de pago a cuentas no relacionados o clientes ajenos, aumentos considerables en el volumen de pedidos que son incongruentes con los patrones normales de pedidos y sin razón comercial aparente.

• Si tiene preguntas acerca de una transacción, consulte con el Departamento Legal de UPM.




NUESTRO COMPROMISO



Nuestro objetivo es convertirnos en un socio confiable. Aspiramos a comprender las expectativas específicas de las partes interesadas y a establecer diálogos con diversas partes interesadas para discutir los objetivos, los principios operativos de UPM, así como los desafíos que enfrentemos. Respetamos el derecho de tener opiniones distintas, ya que queremos favorecer el diálogo con nuestras partes interesadas y con la sociedad.

Reconocemos nuestro importante impacto social en las comunidades que nos rodean. Nuestro objetivo es contribuir de manera positiva a su desarrollo económico, medioambiental y social, así como reducir cualquier impacto negativo de nuestras operaciones.

Participamos en el desarrollo de nuestras comunidades locales a través de diversos proyectos e iniciativas, que son de conocimiento público. Cuando UPM se asocia con los gobiernos locales para llevar a cabo dichos proyectos e iniciativas, garantizamos la integridad de nuestras acciones y cumplimos plenamente con las leyes aplicables contra la corrupción, así como con las políticas corporativas.

Interacción con nuestras partes interesadas y con la sociedad

9.





NUESTRO COMPROMISO



El diálogo con las partes implicadas

empieza por la confianza

• Consulte con el Departamento Legal de UPM antes de asociarse con cualquier gobierno local en una inversión o en un proyecto de desarrollo correspondiente en una comunidad local.

• Absténgase de realizar aportaciones de carácter político o de apoyar de cualquier otro modo a candidatos, partidos o grupos políticos en nombre de UPM. Mantenga sus actividades políticas claramente separadas de su trabajo.

• Asegúrese de que las donaciones y patrocinios cuenten con aprobación en conformidad con nuestras políticas y procedimientos corporativos en lo respectivo a patrocinios, donaciones y voluntariado.

• Sea receptivo al diálogo constructivo con todas las partes interesadas de conformidad con las políticas de UPM con respecto a la divulgación.

• Escuche y acoja diversas opiniones, y exprese sus opiniones de manera constructiva.





NUESTRO COMPROMISO


Todos somos responsables de mantener la integridad y los principios éticos de UPM. Si tenemos sospechas de malas conductas, estamos obligados a manifestarlas y denunciarlas, así como a escuchar las inquietudes de otras personas. Nunca debemos dar por hecho que otra persona informó un riesgo o inquietud.

Este Código de Conducta es el fundamento de varios de nuestros programas, políticas y procedimientos de cumplimiento, los que abordan los asuntos analizados en mayor detalle. También mantenemos un sistema que especifica la metodología para detectar riesgos de cumplimiento, la manera de responder frente a ellos y cómo controlarlos y supervisarlos. Comunicamos de manera constante la importancia del cumplimiento a nuestros empleados y otras personas que representan a UPM.

Manifieste sus inquietudes

Todos los empleados deben informar inmediatamente de cualquier sospecha u observación de incumplimiento de la ley, de este Código de Conducta o de otras políticas corporativas de UPM a • sus supervisores o • a un representante del Departamento Legal de UPM, del Departamento

de RR. HH. de UPM o del Departamento de Auditoría Interna de UPM o • utilizar el Canal de Reporte de Conducta Inapropiada de UPM.

Esto nos permite abordar los inconvenientes y corregirlos de manera oportuna, así como evitar que se vuelvan a producir en el mismo lugar o en cualquier otro lugar de la organización.

Revisamos cuidadosamente los informes de conductas inapropiadas, manipulamos adecuadamente los datos personales y mantenemos la confidencialidad de los informes en la medida de lo posible.

No toleramos represalias contra cualquier persona que, de buena fe, informe presuntas conductas inapropiadas o que participe en una investigación para resolver presuntas conductas inapropiadas. Entre los ejemplos de represalias se incluyen la baja de categoría, el despido, el rechazo de ascenso, la reducción del salario y cualquier tipo de amenaza o acoso.

El cumplimiento nos involucra a todos

10.




NUESTRO COMPROMISO



Los empleados que infrinjan la ley, el Código de Conducta de UPM u otra política de UPM están sujetos a medidas disciplinarias entre las que se incluye el despido. Otras posibles medidas disciplinarias son la amonestación, la advertencia y la pérdida de incentivos.

Ejemplos de conductas inapropiadas que pueden derivar en medidas disciplinarias:• Violación de las políticas de UPM• Petición a otros de que vulneren las

políticas de UPM• Omisión de denuncia inmediata de una

presunta o constatada vulneración de las políticas de UPM

• Proporcionar a consciencia un informe falso o proporcionar información falsa en una investigación

• Falta de colaboración en las investigaciones internas de UPM acerca de posibles violaciones de sus políticas

• Tomar o tolerar represalias contra un empleado por informar una presunta conducta inapropiada

Otras posibles consecuencias de adoptar conductas inapropiadas incluyen sanciones civiles (por ejemplo, daños y perjuicios e incumplimiento del contrato), así como sanciones penales (por ejemplo, multas o privación de libertad)

Web: upm.com/reportmisconductCorreo electrónico: [email protected]

Correo postal: UPM-Kymmene CorporationHead of Internal Audit/Compliance

PO Box 380FI-00101 Helsinki, Finlandia

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CANAL DE REPORTE DE CONDUCTAS INAPROPIADAS

El silencio no es una opción.Haga lo correcto





NUESTRO COMPROMISO


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