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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL HSEQ Código M10-13-01

Versión 13

Nombre Cargo Fecha

Revisó Yuli Andrea Giraldo Profesional HSEQ 23-04-2015

Aprobó Carlos Felipe Cardona Director Administrativo y

Financiero 23-04-2015

1. OBJETIVO:

El Objetivo de éste manual es describir el Sistema de Gestión de gestión Integral de DISPAC S.A. E.S.P; establecer las políticas de la empresa para prevenir las fallas que afectan el sistema en el desarrollo de nuestras actividades, con base en requisitos exigidos por las Normas NTC ISO 9001, Sistemas de gestión de la calidad Requisitos, NTCGP 1000 Norma de Calidad en la gestión Pública, ISO 14001 Sistemas de Gestión Ambiental requisitos para su uso, NTC OHSAS 18001: Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional. Otros propósitos que se pretenden con el Manual de sistema de gestión Integral es: Implementar y mantener un Sistema de Gestión Integral eficaz. Suministrar las bases documentales para las auditorias. Asegurar la continuidad de este sistema en circunstancias cambiantes. Presentar una descripción de los procesos del Sistema de Gestión Integral y sus interacciones.

2. ALCANCE:

El Sistema de Gestión de Integral, tiene como alcance: “Distribución y Comercialización de Energía”, y no tiene exclusiones de la norma.

3. RESPONSABILIDADES:

Responsabilidades del Gerente: Aprobar el contenido del manual y sus anexos cada vez que se modifique algunos de ellos.

Responsabilidades del Profesional HSEQ: Incorporar los cambios autorizados por el Gerente. Controlar la publicación y distribución a los empleados autorizados. Actualizar permanentemente las copias controladas del manual. Archivar y mantener actualizado el original del manual.

4. MARCO CONTEXTUAL:

PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA DISTRIBUIDORA DEL PACIFICO S.A. E.S.P.

A Raíz de la inviabilidad financiera y técnica de Electro chocó, la cual tenía los más bajos niveles de confiabilidad y calidad del sistema interconectado, pérdidas de energía por el orden del 54%, 91% de clientes sin medición, nivel de recaudo del 49 % de lo facturado, limitación de suministro de 4 horas al día y redes de distribución en mal estado se decidió liquidarla en abril de 1999, labor que concluyó en julio de 2002. Esta decisión de liquidar al prestador del servicio de energía de ese entonces, fue el soporte para que en diciembre de 2001 se constituyera Distribuidora del Pacífico DISPAC S.A E.S.P cuyo socio mayoritario es la Nación con el 99.9 % y los otros socios vinculados con el 0.1%.


Versión 12

Nombre Cargo Fecha

Revisó Yuli Andrea Giraldo Profesional HSEQ 14/01/2015


Financiero 14/01/2015

DISPAC S.A E.S.P, quien es la dueña de la infraestructura eléctrica por compra que hizo a Electro chocó y por la capitalización que hizo la Nación de activos, es una sociedad sin pasivos, y la gerencia de la entidad se encuentra en la ciudad de Bogotá y opera en el Chocó bajo la modalidad de un Gestor dando cumplimiento a la política planteada por el CONPES 3122 del 2001, mediante el cual planteó la política para estructurar un esquema de gestión con participación privada, para lo cual se adelantó el respectivo concurso para contratar un Gestor. Es al Gestor a quien, contractualmente, DISPAC S.A E.S.P encomienda la administración de su establecimiento de comercio de Distribución y Comercialización de energía y específicamente la ejecución de las actividades que comprenden el giro ordinario de los negocios del establecimiento de comercio, de tal forma que se asegure la prestación del servicio de Distribución y Comercialización de energía en el área de influencia. En tal razón, el Gestor actúa en nombre de DISPAC S.A E.S.P, realiza la operación, mantenimiento, reposición y expansión de la infraestructura, al igual que, en nombre de DISPAC S.A E.S.P, realiza todas las actividades con relación a la atención a usuarios. El contrato de gestión firmado con el Consorcio Interaseo S.A., Eléctricas de Medellín y Consultores Unidos, finalizo el día 31 de marzo del 2012. Es de indicar que se firmo un nuevo contrato de gestión con la empresa Eléctricas de Medellín – Ingeniería y Servicios S.A., el 13 de marzo del 2012, con el cual se pretende continuar con la administración del establecimiento de comercio. DISPAC S.A E.S.P hace hoy presencia en 15 municipios interconectados del Chocó. La gerencia de la entidad se encuentra en la ciudad de Bogotá en la Avenida 26 No.69D-91 Centro Empresarial Arrecife Torre 2 Oficina 307 y en Quibdó la Oficina Administrativa y Comercial en la Carrera 7° No. 24 – 76. DISPAC S.A. E.S.P. Cuenta para la Distribución y Comercialización de Energía, con un recurso humano competente y con equipos y maquinaria adecuada para sus procesos. Y proporciona una asesoría y servicio técnico permanente en forma personalizada, caracterizado por la respuesta inmediata de nuestros empleados hacia los requerimientos de los clientes.

5.1 Servicios:

DISPAC S.A E.S.P presta los servicios de Distribución y Comercialización de Energía eléctrica en el Departamento del Chocó, adelantando entre otras las siguientes actividades:

Operación Comercial en el mercado mayorista

Venta de energía a usuarios

Remodelación de redes de distribución eléctrica

Mantenimiento de redes y subestaciones

Alquiler de infraestructura eléctrica

Facturación del servicio

Atención de Solicitudes de servicios

Atención de Peticiones, Quejas y Recursos (PQR)

Expansión de redes de distribución. Desde el 13 de diciembre de 2007 se encuentra certificado el SGC bajo el enfoque de la norma NTCGP 1000:2009 e NTC ISO 9001:2008 por la Corporación Centro de Investigación y Desarrollo Tecnológico del Sector Eléctrico CIDET


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5.2 Naturaleza Jurídica:

DISPAC S.A E.S.P, es una Sociedad Comercial, constituida por acciones, del tipo anónimas, como empresa de servicios públicos mixta, conforme lo dispone la Ley 142 de 1994. DISPAC S.A. E.S.P tiene autonomía administrativa, patrimonial y presupuestal y ejerce sus actividades dentro del ámbito del derecho privado. La Sociedad tiene dos (2) tipos de acciones, a saber: Estatales Ordinarias, clase A y Privadas Ordinarias, clase B, hecho por el cual es una Empresa de Economía Mixta.

5.3 Objeto social:

El objeto de la sociedad es la prestación del servicio de energía mediante la distribución y comercialización, para lo cual podrá realizar las actividades previstas en la Ley 142 y 143 de 1994, entre otras las siguientes:

La Compra y venta en bloque y distribución de Energía eléctrica y otras fuentes de energía.

La construcción y adquisiciones de subestaciones y en general, de toda clase de elementos e instalaciones relacionadas con la compra y venta de energía eléctrica.

La importación, producción, distribución, ensamble y venta de toda clase de elementos electromecánicos para el cumplimiento de su objeto social.

5.4 Planeación estratégica enfoque al cliente:

Para la Gerencia de DISPAC S.A. E.S.P. Es compromiso fundamental que los requisitos y necesidades del cliente sean atendidos y comprendidos por los involucrados en la realización del servicio que ofrece la empresa, siendo responsabilidad de los participantes en los procesos así, para Comercialización cuyo producto es Comercialización de energía eléctrica, los requisitos son los establecidos dentro del Contrato de Condiciones uniformes CCU, basado en la resolución CREG 108 – 97; para los procesos de Distribución de Energía: cuyos productos son servicio de conexión y energía eléctrica, se identifican los requisitos del cliente teniendo en cuenta lo establecido en la reglamentación vigente expedida por la CREG, orientada a cumplir con la prestación de los servicios de conexión y suministro de energía eléctrica cumpliendo con los requisitos establecidos en la reglamentación vigente en materia de calidad del servicio, calidad de la potencia (voltaje) y los requisitos contractuales establecidos en los contratos de gestión, el alcance de este proceso incluye los activos de uso y conexión de niveles iguales e inferiores a 115 Kv. Tanto los requisitos del cliente como los requisitos del producto se establecen en las Resoluciones CREG 070 - 98, CREG 096-2000, CREG 082 – 2002.

5.5 Misión:

Prestamos el servicio de energía eléctrica buscando la eficiencia operativa y la mejora continua de los procesos de la Empresa, para el beneficio de nuestros clientes y la generación de valor para la Empresa, con un recurso humano comprometido con el desarrollo económico y social del Departamento del Chocó.

5.6 Visión:

En 2018 DISPAC será reconocida como una Empresa socialmente responsable con el Departamento del Chocó, valorada por sus clientes, financieramente sólida y con altos estándares de calidad en la prestación del servicio de energía.


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5.7 POLÍTICA DE GESTIÓN INTEGRAL:

DISPAC S.A. E.S.P., empresa dedicada a prestar el servicio de energía eléctrica en el departamento del Chocó, tiene como política de Gestión Integral, propender por la satisfacción de las expectativas de sus clientes, prevenir las lesiones y enfermedades de sus trabajadores y controlar los principales factores de contaminación; orientando su operación hacia el uso eficiente de los recursos que permitan contribuir al mejoramiento social, económico y ambiental de la región, con el propósito de consolidarse como una empresa socialmente responsable. Para esto DISPAC S.A. E.S.P. dispone de un equipo humano comprometido con la mejora continua de su Sistema de Gestión Integral y cuenta con la participación de las partes interesadas, para garantizar un servicio con calidad y eficiencia, cumpliendo con los requisitos pactados con el cliente, los requisitos legales vigentes, así como los requisitos suscritos por la organización. La Gerencia dispone los recursos técnicos, financieros y físicos necesarios para el cumplimiento de esta política.

5.8 Política de Alcohol, Drogas y Tabaquismo:

Dispac S.A E.S.P, con el fin de salvaguardar la seguridad y confiabilidad de las labores, mantener un ambiente de trabajo seguro y propender por la seguridad de los empleados, contratistas y cualquier otra persona que pudiera ser afectada prohíbe la posesión, consumo, uso, distribución o venta de cualquier tipo de bebida embriagante y/o alucinógenos en todos los lugares de trabajo y requiere de cada empleado, contratista y visitante estar libre de los efectos de estos al ingresar a las instalaciones, tanto de oficinas, como en las zonas de operación de la empresa.

5.9 OBJETIVOS CORPORATIVOS:

5.9.1 Objetivos Generales :

Ampliar y Fortalecer el Sistema de Distribución para Alcanzar Estándares de Eficiencia Operacional.

Fortalecer los Sistemas de Gestión Corporativa

Aumentar el Valor de la Empresa

Consolidar la Solidez Financiera de la Empresa

Consolidar el Plan de Responsabilidad Social Empresarial

Aumentar la satisfacción del cliente


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5.9.2 Objetivos Específicos:

A partir de los Objetivos Generales establecidos en la Planeación Estratégica Corporativa, se identifican los siguientes Objetivos Específicos que orientan la Gestión Integral de DISPAC al cumplimiento de Planes y Programas propuestos. Consolidar el Sistema de Gestión Integral: En el marco del objetivo general propuesto para Fortalecer los Sistemas de Gestión Corporativa, se busca certificar la Empresa en los Sistemas de Gestión de Calidad, Ambiental y de Seguridad y Salud en el trabajo Diseñar e Implementar el Sistema de Gestión Ambiental: En el marco del objetivo general propuesto para Consolidar el Plan de Responsabilidad Social Empresarial, se propone diseñar implementar y certificar el Sistema de Gestión Ambiental.

5.10 Valores Empresariales :

Trabajo en Equipo: El recurso humano de DISPAC trabaja en cooperación con otros de una manera coordinada, armónica y enfocada en lograr las metas propuestas, aprovechando las fortalezas de cada cual y potencializándolas a favor de la Empresa. Enfoque al Cliente: La calidad en el servicio al cliente como cultura, es un compromiso de DISPAC que permite entregar y comunicar valor al mercado y proyectar la imagen apropiada de la Empresa. Mejora Continua: DISPAC tiene como filosofía de trabajo la mejora continua de los procesos de la Empresa, con el fin de alcanzar altos estándares en la prestación del servicio. Respeto: DISPAC promueve en todas sus actividades y en las actuaciones de sus colaboradores el respeto por las personas, por la cultura propia del Departamento y por el Medio Ambiente, generando un ambiente de seguridad y cordialidad en la Empresa. Transparencia: Las actividades que DISPAC realiza pueden ser verificadas y evaluadas por sus Grupos de interés. Desarrollo Sostenible: DISPAC y sus colaboradores están comprometidos con el desarrollo sostenible del Departamento del Chocó.

6.0 METODOLOGIA:

6.1 Estructura para la elaboración del Manual del sistema de Gestión Integral:

El formato para la presentación del manual se adopta de acuerdo al procedimiento P10-13-01 contiene el título del manual con el código, el logotipo de la empresa, espacio de revisión y aprobación, fecha de aprobación y número de versión.

6.2 Revisión del manual:

El manual de Gestión Integral con sus anexos es revisado por el Profesional HSEQ, verificando que lo escrito corresponde a lo que se hace; dejando evidencia de esta revisión en el control de cambios del manual.

6.3 Aprobación del manual:

La aprobación del manual y sus anexos la hace el Gerente o el representante de la dirección, verificando que lo escrito se ajusta a las políticas de la empresa.


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6.4 Cambios o modificaciones del manual:

Cualquier empleado de la empresa o entidad externa que tenga algún tipo de vinculación con ésta, puede sugerir cambios o modificaciones al manual y sus anexos, para lo cual debe dirigirse al profesional HSEQ el cual comunicara al gerente o representante de la dirección, para que decida la conveniencia de incluirla en el manual. En caso afirmativo debe someterse a revisión y aprobación tal como se describió en los dos numerales anteriores, siendo responsabilidad del Profesional HSEQ dejar registrada la naturaleza de los cambios en las casillas de control de cambios del Manual de Gestión de Integral. La versión de los anexos del manual puede variar de forma independiente, siendo responsabilidad del Profesional HSEQ, mantener en el sistema o en forma impresa, las versiones actualizadas del manual y de sus anexos.

6.5 Organización Y Responsabilidades :

En el mapa de procesos, se describen los procesos de direccionamiento, los operativos y de apoyo de la empresa con las interacciones existentes desde que se detectan las necesidades del cliente hasta que se satisfacen.

6.6 Documentación del Sistema de Gestión Integral

En el anexo 02 se describen los procedimientos documentados que existen en los diferentes procesos, los cuales describen la manera de realizar las actividades correspondientes.

6.7 Caracterizaciones de los procesos (Anexos 03, 04 y 05)

En los anexos 03, 04, 05 se describen las interacciones y la planificación de los procesos de direccionamiento, los operativos y los de apoyo, con el fin de facilitar el entendimiento por parte del personal involucrado sobre el concepto de cliente interno, el objetivo de cada proceso y los indicadores con que se evalúa la gestión de cada uno de ellos.

6.8 Planificación de la Realización del Producto :

En el mapa de procesos, se describen los procesos operativos relacionados con el alcance del SGI: Comercialización y Distribución de Energía, en las interacciones se describen las actividades y el responsable del proceso y en la planificación, se describen los recursos utilizados para la gestión. Cuando se produzcan modificaciones en los procesos definidos o se creen nuevos procesos, dando lugar a actividades nuevas o diferentes, se realizará la correspondiente planificación, con el fin de controlar su implantación. La necesidad podrá ser identificada por cualquier miembro de la Organización, y será canalizada a través del profesional de Gestión Integral, El representante por la Dirección o el comité HSEQ del cual hace parte el Representante de la Dirección. Durante la planificación de los procesos de realización se determina, en la medida en que sea aplicable:

Los indicadores y objetivos para el proceso.

La asignación de recursos y la creación de documentos.

Las actividades asociadas de planeación, ejecución, verificación y mejoramiento

Los registros necesarios.


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La planificación de los procesos de Comercialización y Distribución se realiza anualmente de acuerdo con las metas trazadas en el plan de gestión, con ellos los Jefes de procesos organizan con la Jefatura la planificación de los procesos. Trimestralmente el Profesional HSEQ realiza un seguimiento a los indicadores y planificación, el cual permite visualizar como puede ser al final del año, y da oportunidad de correcciones en la marcha, si es el caso. Para el proceso de Distribución de Energía: Planificación y Estudios de Red: se encarga de determinar la infraestructura que el sistema requiere para atender las demandas futuras de corto, mediano y largo plazo, considerando lo siguiente:

1. El crecimiento de la demanda, las empresas operadoras de red deben prever las expansiones requeridas en la red para atender estas nuevas demandas y las existentes con adecuados niveles de calidad y confiabilidad.

2. De otro lado, la CREG delegó en las empresas operadores de red la responsabilidad en la

elaboración del plan de expansión de los sistemas de distribución.

3. El Plan de Expansión se elabora anualmente, con el fin de ajustar las necesidades de expansión de la red de distribución, en el corto, mediano y largo plazo.

4. Como resultado del Plan de Expansión se obtiene el listado de proyectos que es necesario

desarrollar en los años futuros junto con el valor de la inversión requerida para ellos. Para asegurar la operación eficaz de la red anualmente se realiza plan de mantenimiento de la misma.

6.9 Mantimento del Sistema de Gestión de Integral:

Los cambios tecnológicos en las normas ISO 9001-2008 NTC GP1000, OSHAS 18001 y ISO 14001, de control, de legislación u otros que puedan afectar el Sistema de Gestión de Integral, son evaluados por el comité de HSEQ, con el fin de tomar acciones que conlleven a su mantenimiento, siguiendo las etapas que se describen en el flujo-grama del Anexo 06 “Mantenimiento del Sistema de Gestión de Integral”. Los cambios o modificaciones del sistema y las acciones tomadas para contrarrestar el impacto de estos cambios se archiva en actas.

6.10 Responsabilidades de la Dirección:

Para facilitar el desarrollo de actividades en la empresa, se tiene definida la infraestructura administrativa que se visualiza en el Anexo 07 “Organigrama de la empresa” y los perfiles de cargo, se describen las obligaciones y autoridad de cada cargo y las competencias en términos de educación, formación, experiencia y habilidades.


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El subgerente Administrativo y Financiero ha sido nombrado por el comité de Gerencia como Representante de la Dirección, con las siguientes funciones:

Asegurar que se establezcan, se implementen, se mantengan y mejoren los procesos necesarios para el Sistema de Gestión Integral.

Informar a la alta Dirección sobre el desempeño del Sistema de la Gestión de Integral y de cualquier necesidad de mejora.

Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización.

6.11 Comunicacional interna

DISPAC S.A. E.S.P cuenta con el manual de comunicación interna, donde se consignan las diferentes estrategias para mejorar y fortalecer los procesos de comunicación al interior de la empresa. En él se encuentran diferentes mecanismos de comunicación como son el Boletín Interno, Grupos Primarios, Conversatorios, Carteleras, Tomando café con el Gerente, y en cada uno de ellos se explica la estrategia, el objetivo, el público al que va dirigido, la metodología y la periodicidad, cuando aplique. Así mismo, están consignadas algunas consideraciones generales frente al amplio universo de las comunicaciones y la manera de aplicarlas en una organización y El Instructivo De Comunicaciones Participación Y Consulta I10-13-04, que Establece los medios y mecanismos de Comunicación, Participación y Consulta de la Empresa y los externos frente al sistema de Gestión Integral, así como presentar el flujo de la información, ya sea al interior o al exterior de la Empresa.

6.12 Revisión por la Dirección:

La alta Dirección junto con el Representante de la Dirección revisa anualmente el Sistema de gestión Integral con el fin de verificar la consistencia, adecuación, efectividad y cambios. En esta revisión se tienen en cuenta los resultados de auditorías, la situación actual y las oportunidades de mejora asociadas a los temas requeridos por la Norma NTCGP 1000 -ISO 9001-OSHAS 18001 Y ISO 14001, más otros temas opcionales, de acuerdo a necesidades surgidas puntualmente. Las revisiones Gerenciales se encuentran respaldadas en el procedimiento P10-10-04 Revisión al Sistema de Gestión Integral.

6.13 Gestión de los recursos:

El Gerente define con los integrantes del comité de Gerencia, los recursos necesarios para mantener y mejorar el Sistema de Gestión Integral y también para realizar el trabajo requerido de manera que se logre la satisfacción del cliente. DISPAC S.A E.S.P asigna los recursos necesarios para la implementación efectiva de las estrategias y acciones necesarias para el logro de los objetivos del Sistema de Gestión Integral y su correcta operación de manera que se cumplan todos los requisitos de las normas aplicables al Sistema de Gestión Integral. La determinación de los recursos necesarios para la satisfacción del cliente, la prevención de incidentes, accidentes SYSO y ambiental está representada por el presupuesto anual de DISPAC S.A. E.S.P


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6.14 REQUISITOS LEGALES :

La empresa garantiza la identificación y cumplimiento de los requisitos legales del Sistema de Gestión Integral HSEQ a través de la Matriz de requisitos legales. En este se especifica cada una de las normas aplicables, el año de vigencia y el ente que las regula en lo relacionado con salud ocupacional, seguridad Industrial, medio ambiente y calidad. La actualización de este se realiza cada año o cuando se presenten cambios en el sistema de gestión integral de acuerdo al formato F10-13-65 Matriz de requisitos legales.

6.15 IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE ASPECTOS / IMPACTOS Y PELIGROS / DAÑOS EN HSEQ

6.16 Identificación y Evaluación de Aspectos e Impactos Ambientales :

Se garantiza la identificación de los aspectos e impactos ambientales generados de acuerdo al desarrollo de las actividades de la empresa, este se realiza de acuerdo al formato F10-13-66 matriz de valoración y priorización de aspectos ambientales.

Se actualiza cada seis meses, tomando como referencia las actividades de inspecciones. En la matriz se determinan las acciones preventivas y correctivas para mitigar el impacto y riesgos producto de las actividades.

SA Matriz de Identificación de Peligros y Valoración del Riesgo:

A través del formato F10-13-64 Matriz de Identificación de Peligros y Valoración del Riesgo se identifican los riesgos inherentes a las actividades que se realizan en la empresa, se evidencian las directrices para identificar los peligros y valorar los riesgos en seguridad y salud en el trabajo, se evalúa el riesgo con el fin de decidir cuales riesgos no son aceptables de esta forma establecer mecanismo de control.

6.18 Reporte De Incidentes Y Casi Accidentes:

Todo el personal debe reportar a su jefe inmediato cualquier incidente o accidente, con el objeto de determinar las acciones correctivas y preventivas para evitar su ocurrencia. En todos los casos los incidentes y accidentes ocurridos se registran, valoran, notifican e investigan aplicando el procedimiento de Investigación y reporte de accidentes e incidentes y siguiendo la metodología del instructivo I10-13-01 investigación de accidentes e incidentes

6.19 Medicina preventiva y del trabajo.

Exámenes médicos de ingreso, periódicos y retiro La empresa garantiza que los trabajadores son evaluados médicamente antes de ingresar a laborar, periódicamente (anualmente) y en el momento de su retiro. Los certificados de aptitud para el trabajo serán almacenadas en un lugar restringido y están bajo custodia del área de Gestión de Talento Humano.


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6.20 Ausentismo

En el área de Gestión de Talento Humano se gestiona la transcripción de las incapacidades el ingreso al sistema y el cobro a la EPS; Al finalizar el mes se le suministra la información de cada incapacidad al profesional de HSEQ el cual le realiza el seguimiento a través los índices de ausentismo accidentalidad y costos por ausentismo.

En los casos que se generan enfermedades laborales se le realiza el seguimiento a través del registro de seguimiento a los casos ETTHUS.

6.21 Higiene Y Seguridad

Tareas Críticas.

Se identifican las tareas críticas de acuerdo con el procedimiento P10-13-06 Identificación y Evaluación de Aspectos Ambientales y Peligrosos y se implementan los planes de acción frente a los hallazgos evidenciados dentro de la matriz de identificación de peligros valoración de riesgos y matriz de aspectos e impactos ambientales, en esta se implementan los controles operacionales.

6.22 Inspecciones planeadas:

Se ha determinado el procedimiento de inspecciones P10-13-14 Inspecciones de Seguridad y Medio Ambiente, con el fin de verificar todos los centros de trabajo de acuerdo con la programación establecida, en las que se identifican las condiciones anormales repetitivas y se analizan sus causas básicas, se generan los indicadores de gestión y cumplimiento los cuales son objeto de seguimiento periódico y de evaluación en la revisión por la dirección.

6.23 Equipo de Seguridad y Equipo de Protección y Inspecciones Planeadas

Como resultado de la identificación y evaluación de aspectos y peligros en HSE se definen cuáles acciones de control se requieren para las actividades que se desarrollan, estas incluyen dependiendo de la actividad el uso de EPP al ejecutar las tareas. A través de la matriz de Peligros, Evaluación de Riesgos y determinación de Controles se identifica la necesidad de establecer controles y de realizar la dotación de EPP, y se efectúa el suministro a todo el personal manteniendo el registro de su entrega, así como un programa de inspección de los mismos para asegurar su buen estado. Las características de los EPP’s suministrados a los empleados cumplen con los Estándares y normas dependiendo de la actividad a desarrolla y son adquiridas de proveedores calificados.


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6.24 Programa de mantenimiento.

El sistema cuenta con el procedimiento del parque automotor P40-46-03 Administración del parque automotor y control de emisiones atmosféricas, el cual es responsabilidad del departamento de logística.

6.25 Programa Ambiental

La empresa toma las medidas de acuerdo con los estándares y las leyes nacionales y locales, para preservar y proteger el ambiente (Aire, agua subterránea, agua superficial, flora, fauna, suelo y los recursos minerales) de los efectos de nuestras actividades. Para tal fin se ha definido la matriz de identificación de aspecto he impactos ambientales la cual tiene inmersos los controles operacionales, soportados en procedimientos, planes y Instructivos.

6.26 Mediciones Higiénicas.

Las mediciones higiénicas se realizan teniendo en cuenta el diagnostico de condiciones de trabajo, las inspecciones, los exámenes médicos, entre otras. Estas mediciones higiénicas son soportadas por la ARL y del resultado de la medición se realizan las recomendaciones para minimizar las deficiencias que se puedan presentar.

6.27 Auditorías

Las auditorias del sistema de gestión Integral se desarrollan de acuerdo con la NTC – ISO 19011 Directrices para la auditoria de los sistemas de la calidad y/o ambiental, apoyados en el procedimiento P10-13-03 auditorías Internas y los requisitos contractuales.

6.28 Auditorias en HSEQ:

Dispac S.A E.S.P cuenta con un grupo de auditores internos certificados los cuales sirven de apoyo en la ejecución de las auditorías internas, el profesional HSEQ se encarga de realizar el programa de auditorías y los auditores internos se encargan de realizar los planes de auditorías. Igualmente puede solicitarse este servicio de auditorías a empresas externas especialistas. Las auditorias de las actividades serán conducidas por los auditores internos e incluirán todos los procesos de la organización.

6.29 Informes :

Cada auditoría realizada genera un informe de auditoría, soportado en el formato F10-13-09 que incluye los hallazgos. Si se encuentran no conformidades se anexará el reporte de no conformidad.

6.30 No – conformidad :

Para cada no conformidad identificada por los auditores, los líderes de proceso investigan sus causas para evitar que vuelva a presentarse la situación. Cuando la causa identificada pueda ser eliminada mediante una modificación al sistema de HSEQ se debe iniciar la corrección inmediata.

6.31 Acción correctiva y Acción preventiva:

Siempre que se requiera emprender una acción correctiva o preventiva está se maneja de acuerdo con el Procedimiento P10-13-05 de Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora el cual describe cómo utilizar el formato F10-13-01. Análisis De Hallazgo


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6.32 comportamiento del personal:

DISPAC S.A. E.S.P garantiza que todo su personal y el de sus contratistas conozcan los lineamientos de comportamiento establecidos por la empresa y que los seguirá mientras se encuentren efectuando trabajos dentro de sus instalaciones, encontrándose como los principales aspectos los siguientes:

Conocimiento de la Política HSEQ.

Conocimiento de la Política de alcohol, droga y tabaquismo

Reglamento de higiene y seguridad industrial

Peligros presentes durante los trabajos

Aspectos ambientales significativos de las actividades

Plan de emergencias

Normas y procedimientos de salud ocupacional y seguridad industrial

Normas y procedimientos ambientales

Reporte de los actos y condiciones inseguras así como de incidentes

6.33 Emergencias:

DISPAC S.A. E.S.P cuenta con un el P10-13-01 Plan de Emergencias y ha designado al profesional HSEQ para difundirlo entre sus trabajadores, además publica los números de emergencia, planos de evacuación y elabora los procedimientos operativos normalizados dependiendo del análisis de vulnerabilidad. El contenido mínimo del plan de emergencias es el siguiente:

Plan para el control de emergencias

Análisis de vulnerabilidad

Listado de equipos y recursos para emergencias

Funciones y responsabilidades en emergencias

Directorio telefónico de emergencias

Notificación de una emergencia

Funciones –responsabilidades – listado de brigadistas

Guías Tácticas

Planes operativos normalizados

Plan de evacuación

Capacitación del plan de emergencias

Simulacros

7 Gestión Por Procesos

DISPAC S.A. E.S.P Implementa el enfoque basado en procesos con el fin de asegurar el crecimiento de la organización y de mejorar la eficiencia y eficacia del sistema HSEQ. Para tal efecto cuenta con un mapa de procesos en el cual se identifica como entrada las necesidades del cliente y la salida que apunta al cumplimiento de requisitos y una plena satisfacción del cliente.


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7.1 Procesos Estratégicos

7.1.2 Gerencia:

DISPAC S.A E.S.P. cuenta con la gerencia del gestor y la gerencia general los cuales cuentan con seis procedimientos. P10-10-01 Gestión Plan Estratégico Corporativo Formular, aprobar y hacer seguimiento al Plan Estratégico Corporativo de Dispac S.A. ESP., acorde con los lineamientos de la Junta Directiva. P10-10-02 Representación de la Empresa ante Entidades de Control y Regulación. Establecer la metodología para dar respuesta oportuna, veraz y verificable a las comunicaciones, solicitudes de información, requerimientos y/o investigaciones que realicen las Entidades de Control y Regulación a Dispac S.A. ESP. P10-10-03 Planificación del Sistema de Gestión Integral Planificar y direccionar el Sistema de Gestión Integral en función de las políticas, objetivos y metas de la Empresa. P10-10-04 Revisión al Sistema de Gestión Integral Describir el Procedimiento a seguir para la Revisión del Sistema de Gestión Integral, con el fin de verificar su estado y definir acciones de mejora, para asegurar su conveniencia, adecuación y eficacia. P10-10-05 Seguimiento a la Regulación Analizar el impacto que la normatividad emitida por las Entidades del Estado que regulan la comercialización y distribución de energía eléctrica, tiene para Dispac S.A. ESP e implantar las medidas para su cumplimiento. P10-10-05 Seguimiento a la Regulación: Analizar el impacto que la normatividad emitida por las Entidades del Estado que regulan la comercialización y distribución de energía eléctrica, tiene para Dispac S.A. ESP e implantar las medidas para su cumplimiento. P10-10-06 Gestión de Seguros Gestionar los seguros de la Empresa en coordinación con el Gestor y demás áreas, para que se garantice de manera oportuna el aseguramiento y cobertura de los bienes e intereses asegurables. P10-10-07 Gestión de Deuda Establece los requisitos y actividades que debe implementar la Empresa para obtener un crédito con una Entidad Financiera.

7.1.3 Control Interno:

Para el desarrollo de este proceso se cuenta con tres procedimientos, el P10-12-01 Formulación, suscripción y desarrollo de planes y programas de mejoramiento cuyo objetivo es proveer a la empresa de herramientas sólidas que le garanticen el cierre observaciones o hallazgos elevados por los organismos de vigilancia y control en pro de la mejora de los procesos, el P10-12-02 Administración del Riesgo con el cual se establecen políticas que se van a regir para la administración del riesgo, garantizando su adecuado tratamiento en procura del cumplimiento de la misión y objetivos institucionales y el P10-12-03 Auditorías Internas mediante el cual se define la planeación, ejecución, conclusión y seguimiento de las Auditorías Internas que permitan medir la Gestión de la Empresa.


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7.1.4 16.1.1 Gestión Integral HSEQ

Para el desarrollo de este proceso se cuentan con diez procedimientos, tres manuales, cinco planes y nueve instructivos a continuación se relacionan: Procedimientos HSEQ: P10-13-01 Gestión y Control de Documentos, Cumple con el objetivo de garantizar que todos los documentos se controlan, se elaboran bajo parámetros estandarizados, se aprueban antes de su emisión, se canalizan adecuadamente y se utilizan las versiones vigentes. P10-13-02 Gestión y Control de Registros. Los registros son los documentos que proporcionan evidencia del cumplimiento de los requisitos, la finalidad de este procedimiento es brindar los para metros para controlarlos. P10-13-03 Auditorías Internas las auditorias son realizadas por personal calificado e independiente de las actividades auditadas, se realiza auditoria a todos los procesos del SGI por lo menos una vez al año apoyados en el procedimiento. P10-13-04 Gestión del Producto no Conforme. Asegura los controles, responsabilidades, y autoridades relacionadas con el tratamiento del producto no conforme, de manera que se registren los incumplimientos y se toman las acciones necesarias. P10-13-05 Gestion de Acciones correctivas preventivas y de Mejora este procedimiento indica las acciones que ayuden a identificar las causas de las desviaciones dentro de los procesos, las no conformidades reales y no conformidades potenciales, así como oportunidades de mejora y se definen las acciones correctivas y preventivas para asegurar que estas se corrijan, que no vuelvan a suceder y que se implanten de manera eficaz. P10-13-06 Identificación y Evaluación de Aspectos Ambientales y Peligros. Establece la metodología para la identificación, valoración y actualización de los aspectos e impactos ambientales, así como de los peligros asociados a las actividades desarrolladas en la Dispac S.A. ESP. P10-13-07 Identificación De Requisitos Legales Y Otros. Establece la metodología para identificar, acceder, mantener actualizados y evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales y otros, a los cuales están sometidos directamente los procesos del Sistema de Gestión Integral de DISPAC S.A. E.S.P. P10-13-11 Orden y Aseo Indica las directrices para minimizar los impactos en la delimitación e identificación de áreas o zonas de trabajo. Buscando mantener condiciones laborales que garanticen el bienestar la salud de los trabajadores. P10-13-12 Señalización Establece el programa de señalización y demarcación que debe utilizarse para informar sobre advertencias, prohibiciones, obligaciones u otras indicaciones, para un mejor control de los riesgos laborales en la empresa. P10-13-14 Inspecciones de seguridad y medio ambiente Indica los pasos que direccionen hacia un programa de Prevención capaz de anticiparse a incidentes que atenten contra la seguridad y la salud de sus empleados así como orientar hacia un manejo adecuado de los recursos naturales. La empresa toma las medidas de acuerdo con los estándares y las leyes nacionales y locales, para preservar y proteger el ambiente (Aire, agua subterránea, agua superficial, flora, fauna, suelo y los recursos minerales) de los efectos de nuestras actividades. Manuales: M10-13-01 Manual Del Sistema De Gestión Integral Hseq: El Objetivo de éste manual es describir el Sistema de Gestión de gestión Integral de DISPAC S.A. E.S.P; establecer las políticas de la empresa para prevenir las fallas que afectan el sistema en el desarrollo de nuestras actividades, con base en requisitos exigidos por las Normas NTC ISO 9001, Sistemas de gestión de la calidad Requisitos, NTCGP 1000 Norma de Calidad en la gestión Pública, ISO 14001 Sistemas de Gestión Ambiental requisitos para su uso, NTC OHSAS 18001: Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional.


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M10-13-02 Manual De Supervisión En La Gestión De Seguridad Industrial Y Salud Ocupacional Contratistas Dispac : El objeto del presente documento operativo es establecer políticas comunes que permitan supervisar y controlar las obras en curso, y a los contratistas de DISPAC S.A. ESP en sus aspectos administrativos y técnicos, de manera de garantizar el cumplimiento intereses de los trabajos encomendados, resguardando los cumplimiento de los estándares en Seguridad Industrial y Salud Ocupacional para las obras y/o operaciones desarrolladas por los CONTRATISTAS de DISPAC S.A. ESP.

M10-13-03 Manual Seguridad Industrial Y Salud Ocupacional Contratistas Dispac : Programar y llevar a cabo las diferentes operaciones de distribución y comercialización de energía de tal forma que siempre se asegure la salud y vida de los trabajadores de DISPAC SA ESP, los contratistas y de terceros. En este sentido con este documento se establecen los requerimientos en Seguridad Industrial y Salud Ocupacional que deben ser aplicados para eliminar los peligros y prevenir los riesgos que en un momento dado pueda causar daño a los que operen el sistema eléctrico o realicen actividades de apoyo.

M-10-13-04 Manual de Seguridad y Salud en el trabajo: Prevenir los accidentes de trabajo y las enfermedades profesionales, así como proteger la salud de los trabajadores, Fortalecer los sistemas de vigilancia epidemiológica, con el fin de disminuir y controlar el riesgo por exposición ocupacional en los empleados, Valorar la exposición de la población trabajadora a los principales riesgos laborales, Implementar los programas de control diseñados de acuerdo con los principales riesgos y necesidades identificadas, Verificar y ajustar los estándares de seguridad definidos, de acuerdo a los cambios presentados en la operación por el incremento de actividades

Planes:

PL10-13-01 Plan de Emergencias unificado 18001-14001: Establecer el protocolo y procedimiento general de actuación para la Administración de las emergencias que se puedan presentar en instalaciones de DISPAC S.A E.S.P. PL-10-13-02 Plan de manejo Ambiental: El objetivo general del Plan de Manejo Ambiental, es desarrollar las acciones ambientales que permitan prevenir, mitigar, corregir y/o compensar los efectos derivados de las actividades desarrolladas en la empresa. Plan de manejo de residuos sólidos: Establecer medidas que permitan, prevenir, mitigar, corregir y/o compensa los impactos ambientales negativos y potencializar los impactos positivos originados por la generación de residuos sólidos producidos por DISPAC S.A E.S.P, promoviendo la minimización en la generación y el aumento del aprovechamiento. PL-10-13-04 Plan De Gestión Ambiental Integral De PCB: Establecer un instrumento de control y manejo ambiental que contenga los requisitos y condiciones que garanticen la identificación, gestión y eliminación de equipos y desechos contaminados de PCB, conforme a la Resolución 0222 de 2011. PL10-13-05 Plan de Gestión Integral de Productos Químicos: Establecer los lineamientos que se deben cumplir para realizar un adecuado manejo de los productos o sustancias químicas usadas por el personal de DISPAC, sus proveedores y contratistas, en el desarrollo de sus actividades, y considerando que la interacción puede darse en cualquier etapa del ciclo de vida del producto, desde la decisión de compra hasta la disposición final del residuo o del envase que contuvo la


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sustancia.

Instructivos:

I10-13-01 Instructivo de Investigación y Reporte de Incidentes y Accidentes: Indicar las condiciones para la investigación, análisis y reporte de accidentes e incidentes en HSE (Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Medio Ambiente).

I10-13-02: Establecer los términos según los cuales DISPAC S.A. ESP supervisa los vehículos y conductores a su servicio, dentro y fuera de sus instalaciones, con el propósito de contar con un conjunto de equipos, conductores y pasajeros apropiados, con el fin de reducir al máximo la ocurrencia accidentes viales.

10-13-03 Instructivo de uso eficiente racional de agua la energía y combustibles: Describir las acciones que deben realizarse para garantizar un buen manejo, optimizar el uso interno del agua, la energía, los combustibles y dar cumplimiento a la normatividad actual vigente.

I10-13-04 Instructivo de Comunicaciones Participación y Consulta Establecer: los medios y mecanismos de Comunicación, Participación y Consulta de la Empresa, así como presentar el flujo de la información, ya sea al interior o al exterior de la Empresa.

I10-13-05 Instructivo de mantenimiento y limpieza de pozos sépticos y trampa de grasas: Dar las pautas para la realizar la limpieza y el mantenimiento de tanques de almacenamiento de agua, trampas de grasa y pozos sépticos con el fin de propiciar ambientes sanos y seguros para evitar efectos nocivos para la salud de los trabajadores y disminuir la contaminación de las aguas residuales que se vierten a fin de dar cumplimiento a la normatividad ambiental vigente.

I10-13-06Instructivo de mantenimiento y limpieza de tanques de almacenamiento de Agua: Intervenir y controlar los riesgos asociados a los trabajos en alturas durante los diferentes trabajos en los postes de Dispac S.A E.S.P efectuados por el personal técnico de la empresa.

I10-13-07 Instructivo de Seguridad Eléctrica: Intervenir y controlar los riesgos Eléctricos asociados

a los diferentes trabajos en Dispac S.A E.S.P efectuados por el personal técnico de la empresa.

I10-13-08 Instructivo de Seguimiento y medición: Este instructivo tiene como objetivo establecer los mecanismos para realizar el seguimiento y medición regular de las características fundamentales de las operaciones que pueden generar un impacto significativo en el medio ambiente o un peligro para los trabajadores, así mismo establecer el seguimiento a los indicadores del sistema de gestión Integral de la empresa.

I10-13-09 Instructivo De Rescate Para Trabajo En Poste El presente tiene como finalidad el describir las acciones y paso a seguir ante un rescate en altura que ocurra en algún equipo móvil de superficie, instalación o estructura que supere un metro cincuenta.

7.1.5 Gestión Jurídica y Legal


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Compone las actividades de asesoría y prevención de los riesgos jurídicos en las actividades de la compañía; asumiendo su representación, para esto cuenta con seis procedimientos que son, P10-14-01 Administración del proceso contractual, cuyo objetivo es Intervenir y apoyar los procesos contractuales de la Empresa para la adquisición de bienes y servicios, P10-14-02 Conceptos y recomendaciones con el alcance jurídico, el cual busca establecer la metodología para conceptuar sobre los casos concretos puestos en su conocimiento, la aplicación de normas y disposiciones jurídicas vigentes que rijan la materia, P10-14-03 Atención de acciones jurídicas y demandas que busca atender, controlar y asumir la defensa jurídica de la empresa en todos los procesos judiciales y administrativos que se presenten en su contra y los que interponga la compañía, P10-14-04 Defensa de la empresa ante la superintendencia de servicios públicos domiciliarios, mediante el cual se asiste jurídicamente en la defensa de la Empresa en los requerimientos o investigaciones que inicie la Superintendencia de Servicio Públicos Domiciliarios-SSPD, en los casos que se presente Silencio Administrativo Positivo, P10-14-05 Acciones de cobro, el cual establece la metodología para obtener por parte del Usuario moroso la cancelación de los pagos atrasados por la prestación del servicio de energía eléctrica suministrado por DISPAC S.A. ESP, mediante la utilización de los mecanismos jurídicos y P10-14-06 Atención Jurídica de Reclamación por daños, cuya finalidad es atender y dar respuesta a los reclamos presentados por los Usuarios, por posibles daños en electrodomésticos y/o bienes muebles e inmuebles, causados por las variaciones de la corriente. P10-14-07 Junta Directiva Organización, registro y control de las reuniones y documentos de la Junta Directiva de Dispac S.A. ESP, P10-14-08 Asamblea General de Accionistas Organización, registro y control de las reuniones y documentos de la Asamblea General de Accionistas de Dispac S.A. ESP.

7.1.6 Procesos Operativos:

Ingeniería:

Proceso encargado de realizar el planeamiento y desarrollo de la red de distribución para la prestación eficiente del servicio, tiene los siguientes manuales M30-31-01 Manual Interventoría Establecer los conceptos, reglas y metodología para realizar la interventoría a los Contratos celebrados por Dispac S.A. ESP. M-30-31-02 Manual Sistema de Gestión de la Distribución del Servicio Electrico, Planificar y ejecutar las actividades necesarias para el manejo de los activos, software, bases de datos para el tratamiento de la información y los abonados necesarios para dar cumplimiento a la normativa que regula la calidad del servicio de energía eléctrica en el sistema de distribución local de la empresa y el reporte de información a las entidades de vigilancia, seguimiento y Control. Procedimientos: P30-31-01 Evaluación y revaluación de proveedores, con el cual se establecen las medidas y actividades a seguir para evaluar a los proveedores de la empresa que afectan la calidad del producto, luego de ser inscritos en la base de datos de proveedores, el P30-31-02 Selección de proveedores, con el cual se establece la metodología para dar cumplimiento a los requisitos legales e institucionales establecidos para la contratación de DISPAC S.A ESP, el P30-31-04 Gestión de redes SIGESDI, para Mantener actualizada la base de datos de la infraestructura eléctrica como apoyo para la gestión, mantenimiento y desarrollo del Sistema de distribución, el P30-31-05 Planeamiento de los proyectos de inversión, mediante el cual se identifica, viabiliza y prioriza las necesidades de construcción remodelación o mejoramiento de la infraestructura eléctrica del sistema atendido por la Empresa y el P30-31-06 Control del diseño de los proyectos de inversión, con el cual se establecen los pasos necesarios para la planeación, elaboración, control y seguimiento de los diseños de los proyectos de inversión; bajos las normas técnicas de Construcción de redes DISPAC, las necesidades de expansión de la red, normatividad (RETIE, Resoluciones CREG aplicables).

7.1.7 Operación y Mantenimiento:


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Tiene como finalidad garantizar la continuidad del servicio de distribución de energía eléctrica, para esto cuenta con los procedimientos, P30-32-01 Ejecución de mantenimiento programados y no programados, mediante el cual se planifican y ejecutan las actividades necesarias para asegurar el correcto funcionamiento de las subestaciones, líneas y redes, el P30-32-02 Cargue de información de interrupciones al LAC, donde se registran las interrupciones de transformadores y circuitos pertenecientes al Sistema de Distribución Local “SDL” de DISPAC para realizar el cargue de la información diaria, mensual y trimestral mente, para dar cumplimiento a la normativa actual, el instructivo P30-32-04 Consignaciones Establecer las actividades a desarrollar para solicitar, aprobar y ejecutar una apertura programada de un circuito, ramal o nodo de transformación y subestación; que conlleven a una correcta y eficiente operación del Sistema de Distribución. M30-32-01 Manual de operación del sistema eléctrico SDCH, con el cual se planifica y ejecuta las actividades necesarias para asegurar el correcto funcionamiento de las subestaciones, líneas y redes.

7.1.8 Atención al Cliente

El cliente es la razón de ser de la empresa, y conocer su opinión frente a los servicios prestados es fundamental para evaluar el desempeño y detectar las debilidades que deben ser mejoradas, con el fin de encaminarse hacia el logro de la satisfacción total de sus requisitos, se mide su percepción con respecto al cumplimiento de los requisitos que requiere mediante la Encuesta de Satisfacción del cliente. Se mantienen los registros de las encuestas y se emplean como entradas para el proceso de Revisión por la Alta Dirección, en especial para la determinación de oportunidades de mejora, para conocer si se logra el aumento de la satisfacción y para detectar no conformidades o acciones preventivas que puedan contribuir a la eficacia del Sistema de gestión de la Integral y al mejoramiento de los procesos. La comunicación con el cliente se realiza de manera directa por comunicados suscritos a la factura, por la realización de oficios y mediante la aplicación de la encuesta de satisfacción del cliente e indirectamente por medio de comunicados de prensa (Publicación de tarifas, horarios y zonas de desconexión del servicio, entre otros), reuniones con las comunidades, con líderes comunitarias y visitas a hogares. Las peticiones, quejas y reclamos se manejan de acuerdo con los procedimientos: P20-21-01 Atención al cliente, Atender las necesidades del Usuario y solucionar de manera óptima, ágil y oportuna todas las Peticiones, Quejas y Recursos relacionados con el servicio de energía eléctrica suministrado por DISPAC S.A. ESP, P20-21-02 Solicitud de servicios provisionales, Establecer las actividades requeridas para prestar el servicio de energía eléctrica de forma provisional, cuando sea solicitado por el Usuario. P20-21-03 Solicitud de conexión del servicio de energía, Atender y gestionar las solicitudes presentadas por los Usuarios, para la instalación del servicio de energía eléctrica que presta Dispac S.A. ESP. P20-21-04 Encuesta de satisfacción de usuario. Establecer las actividades para realizar la encuesta de satisfacción del usuario en forma directa o a través de un tercero, para medir la satisfacción de los clientes frente al servicio que presta Dispac S.A. ESP., en el Departamento del Chocó.

7.1.9 Control de Energía:

Su principal objetivo es disminuir los niveles de pérdidas no técnicas del sistema y para esto cuenta con los procedimientos P20-22-01 Cálculo y análisis del indicador de pérdidas con el cual se analiza el resultado de los niveles de pérdidas técnicas y no técnicas para establecer las estrategias que conduzcan a su disminución, el P20-22-02 Detección de anomalías e irregularidades, que busca


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detectar y controlar las anomalías e irregularidades presentadas por los usuarios como mecanismo de disminución del indicador de perdidas, el P20-22-03 Manejo Administrativo de recuperación de energía, con el cual se define el manejo de las anomalías e irregularidades detectadas, de acuerdo con los procedimientos definidos por la Superintendencia de Servicios Públicos, el P20-22-04 Procedimiento de instalación de medidores comunitarios, mediante el cual se define la responsabilidad y actividades en la instalación de los medidores comunitarios, el P20-22-05 Normalización de usuarios, el cual define la metodología para la legalización de usuarios del servicio conectados sin autorización de la empresa, con el fin de normalizarlos y efectuar la respectiva recuperación de energía y el P20-22-06 Cálculo y análisis del indicador de medida, mediante el cual se analiza el cálculo del Indicador de Medida, con el fin de establecer estrategias que conduzcan a incrementar al 95% de usuarios medidos y contribuir en la mejora del indicador de pérdidas. Así mismo cuenta con los instructivos I20-22-01 Control de sellos el cual establece las actividades de entrada y salida de los Sellos del almacén de DISPAC S.A. ESP., así como su utilización y asociación en el Sistema Comercial SIEC y I20-22-02 verificación de pinzas y multímetros el cual describe la metodología para llevar a cabo la verificación de los equipos de medida que se utilizan en terreno, con el propósito de garantizar la adecuada prestación del servicio de energía por DISPAC S.A. ESP.

7.1.10 Facturación :

Tiene como finalidad emitir la facturación de manera oportuna y confiable de acuerdo a la normatividad legal vigente, para esto cuenta con los procedimientos P20-23-01 Determinación de consumos y reparto de facturas, su objetivo es obtener la información de consumo de los usuarios, para realizar el proceso de facturación del servicio prestado y la posterior entrega oportuna de la factura a los usuarios atendidos, P20-23-02 Liquidación de la factura de servicio, busca emitir una facturación confiable y eficiente a partir de a los conceptos relacionados con la prestación del servicio de energía y P20-23-03 Procedimiento Administración de base de datos de usuarios, cuyo objetivo es mantener actualizada la base de datos de los clientes y depurar periódicamente las novedades encontradas en terreno.

7.1.11 16.1.2 Gestión Social

Este proceso tiene como objetivo interactuar con las comunidades de influencia de DISPAC S.A E.S.P con el objeto de concientizar y sensibilizar al usuario sobre la importancia del servicio eléctrico para el mejoramiento de su calidad de vida y el progreso del Departamento del Chocó y precisar las responsabilidades contractuales derivadas de la prestación del servicio de energía eléctrica, para esto cuenta con el P20-24-01 Gestión Social, con el cual busca interactuar con la comunidad con el propósito de concientizar y sensibilizar al usuario acerca del uso racional y eficiente del servicio y la cultura de pago.

16.1.3Gestión Recaudo y Cartera

Está encaminada a gestionar el incremento del nivel de recaudo con el fin de garantizar la auto sostenibilidad financiera, cuenta con los procedimientos P20-25-01 Gestión Recaudo a usuarios morosos, cuyo objetivo es incrementar los niveles de recaudo por medio de estrategias de gestión operativas, sociales y jurídicas con el fin de fomentar la cultura de pago de los usuarios del servicio de energía, P20-25-02 Suspensión y reconexión del servicio, busca definir el procedimiento para suspender el servicio a los usuarios morosos, verificar que permanezcan desconectados y reconectar el servicio una vez se subsane el motivo que dio origen a la suspensión, P20-25-03 Recuperación de cartera, con el cual se adelantan las gestiones necesarias para lograr la máxima recuperación de cartera vencida, utilizando diferentes estrategias para cada segmento de mercado y P20-25-04 Depuración, provisión y castigo de cartera, su finalidad es mantener saneada y depurada la cartera


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vencida y provisionar o castigar la de difícil gestión con el fin de que se refleje en forma fidedigna en la información financiera de la Empresa y se genera diariamente información altamente confiable y efectiva en la gestión de los Usuarios que tengan mora por medio de la suspensión, verificación de la suspensión, reconexión y depuración de cartera siguiendo el instructivo I20-25-01 Generación de listados de trabajo operativo diario. Generar diariamente información altamente confiable y efectiva en la gestión de los Usuarios que tengan mora por medio de la suspensión, verificación de la suspensión, reconexión y depuración de cartera.

7.1.12 Gestión de Energía

Tiene como finalidad realizar seguimiento a la información entregada por el Mercado de Energía mayorista y las transacciones efectuadas por los comportamientos en fronteras comerciales, para esto cuenta con el procedimiento P20-26-01 Gestión de contratos de energía, por medio del cual se establece la metodología para la Gestión de los Contratos de Largo Plazo por Compra de Energía y el instructivo I20-26-01 Revisión de facturas de compras de energía, el cual establecer la metodología para revisar las facturas de Compra de Energía emitidas por los proveedores en los contratos de largo plazo y el Administrador del Sistema de Intercambios Comerciales, con el fin de dar visto bueno al pago correspondiente. I20-26-02 Gestión de Tele Medición Remota y Cargue de información al ASIC OFTB. Establecer el paso a paso para la gestión remota de lecturas en fronteras y cargue de información al ASIC.

7.2 Procesos de Apoyo

7.2.1 Gestión Financiera

Proceso por el cual administran los recursos financieros de la empresa brindando información oportuna que permita una adecuada toma de decisiones, involucra el área de Contabilidad, por medio de la cual se verifica la integridad y veracidad de los registros contables y financieros, y se elaboran los respectivos informes, cuenta con el procedimiento P40-41-01 Administración del sistema contable Establecer la metodología para identificar, registrar y suministrar la información financiera y contable, que permita a la Dirección de la Empresa tomar las decisiones tendientes a optimizar la gestión y los recursos de Dispac S.A. ESP. P40-41-02 Preparación y presentación de información tributaria, Establecer la metodología para preparación y presentación de la información tributaria de la Empresa, de manera que se cumpla con los lineamientos y plazos establecidos por la administración de impuestos y demás organismos relacionados P40-41-05 Proyección y Aprobación del Presupuesto, Establecer la metodología para la elaboración y aprobación del Presupuesto de Ingresos y Gastos de Dispac S.A. ESP. P40-41-06 Ejecución del Presupuesto Establecer las actividades para ejecutar el Presupuesto de Ingresos y Gastos aprobado, para la correspondiente vigencia fiscal. P40-41-07 Modificación del Presupuesto Realizar las modificaciones al Presupuesto de Ingresos y Gastos de Dispac S.A. ESP, trasladando los recursos asignados de acuerdo con las necesidades presentadas en la correspondiente vigencia fiscal. P40-41-08 Gestión de Recaudo Recibir de los usuarios el pago del servicio de energía y registrar en el Sistema de Información Eléctrico Comercial-SIEC y subida al SAP por medio de la Interfax. P40-41-09 Gestión de Pagos Pago y registro en el Sistema Administración y Producción–SAP, los compromisos adquiridos por la Empresa con los proveedores.

7.2.2

Sistemas :


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El proceso es ejecutado por un tercero, se ocupa de la administración operación y mantenimiento del centro de cómputo, el software y hardware de propiedad de Dispac para la operación de los sistemas comercial administrativos y de distribución. Todo lo relacionado con la red interna de información, telecomunicaciones, usuarios terminales y demás dispositivos o periféricos es atendido por el proceso logístico en coordinación con el operador de sistemas de información. El proceso cuenta con los siguientes procedimientos e instructivos P40-44-01 Procedimiento de mantenimiento de hardware y software, con la finalidad de que no haya ningún problema en todos los procesos de los sistemas de información y P40-44-02 Copia de seguridad de servidores, para tener segura la información de las bases de datos, de los servidores y la información de los usuarios y el instructivo I40-44-01 Codificación de Backus y equipos.

7.2.3 Archivo y Correspondencia

Proceso por el cual se realiza la gestión sobre la correspondencia recibida y enviada y el archivo de los expedientes y de la información generada en los procesos, cuenta con dos procedimientos, P40-45-01 Procedimiento gestión de documentos – Archivo, para mantener el archivo institucional en las mejores condiciones de estado, orden, facilidad de manejo y consulta y el P40-45-02 Procedimiento gestión de documentos – Correspondencia, para efectuar un control a la correspondencia recibida y despachada, velar por que se atienda de manera oportuna y se archiven sus soportes adecuadamente y con el instructivo I40-45-01 Remisión de documentos al archivo central. Establecer las actividades para enviar de manera oportuna y ordenada los documentos de gestión de cada Área, al Archivo Central de Dispac S.A. ESP.

7.2.4 Logística

Proceso por el cual se suministran los bienes y servicios requeridos por todos los procesos de la empresa para el cumplimiento de sus objetivos, para esto cuenta con los procedimientos P40-46-01 Suministro de bienes y/o servicios por medio del cual se adquieren y suministran los bienes y/o servicios requeridos para el desarrollo de las funciones de los Procesos de la empresa, el procedimiento P40-45-02 Administración de bienes inmuebles con el que se establece la metodología para la identificación, administración y control de los inmuebles utilizados por la empresa necesarios para la desarrollar adecuadamente su función y el procedimiento P40-45-03 Administración del parque automotor y control de las emisiones atmosféricas Establecer la metodología para la administración y el control de la prestación del servicio de transporte vehicular en Dispac S.A. ESP. Llevar a cabo el mantenimiento correctivo y preventivo en la empresa, manteniendo así en un buen estado de funcionamiento los equipos y vehículos de la empresa; obteniendo una operación segura, confiable y eficiente en todos los servicios prestados y disminuyendo las emisiones atmosféricas.

7.2.5 Almacén

Proceso por el cual se verifica, consolida y controla la existencia de los activos fijos y se minimiza el riesgo de pérdida, con el procedimiento P40-47-01 Administración de materiales del almacén, se reciben los materiales y elementos adquiridos por DISPAC de acuerdo con las especificaciones contractuales y se suministran a los diferentes procesos según sus necesidades y requerimientos y los manuales M40-47-01 Toma física de inventarios que establece los pasos a seguir para la toma física del inventario de materiales propiedad de la empresa, almacenados en las diferentes bodegas, lotes o


Versión 12

Nombre Cargo Fecha




patios de materiales y el M40-47-02 Criterios de almacenamiento de equipos y materiales, que establece las condiciones para el almacenamiento de equipos y materiales necesarios para la prestación del servicio de energía eléctrica por DISPAC S.A. ESP.

7.2.6 Gestión del Talento Humano

Ejecutar los procesos de selección, vinculación y desvinculación en la organización y establecer políticas de seguimiento y control para el desempeño de las actividades en los diferentes cargos procurando un ambiente de trabajo que contribuya al desarrollo personal y al mejoramiento de la organización, conservando el buen estado de salud de cada trabajador y las condiciones optimas del medio ambiente. En el manual M40-48-01 Gestión del talento Humano se establecen las condiciones para seleccionar, contratar, desarrollar y mantener un equipo de trabajo con los conocimientos, habilidades y motivaciones para alcanzar la Visión y cumplir con la Misión y los Objetivos Estratégicos de DISPAC S.A. ESP, Las responsabilidades y autoridad del personal se describen en el perfil de cargos así como las competencias del personal en términos de educación, habilidades, formación y experiencia.

8. REGISTROS

9. DOCUMENTOS ASOCIADOS

10. ANEXOS

Mapa de Procesos Documentación Sistema de Gestión Integral Caracterización procesos estratégicos. Caracterización procesos de apoyo Organigrama

11. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

23/10/2007 02

Cambio El numeral 5.2 agregando el tema de aseguramiento de los requisitos del cliente; y la matriz de interrelación de política vs objetivos de Gestión Integral interrelacionando la mejora continua en cada uno de los objetivos de corporativo

23/04/2009 03 Actualización de la Misión, Visión, Política de Calidad y Valores Empresariales de acuerdo a las modificaciones efectuadas a la Planeación Estratégica de la Empresa.


Versión 12

Nombre Cargo Fecha




Revisión y actualización de las Caracterizaciones de los procesos

25/08/2010 04

Se cambia el manual incorporando nuevas definiciones, las fases del ciclo PHVA. Cambio del mapa de procesos e incorporación de los procedimientos asociados a cada Proceso.

05/06/2012 05 Se cambia el manual incorporando nuevas definiciones, cambio de logotipos, visión, misión y organigrama

27/11/2012 06 Cambio en todo el Manual de Calidad, con nuevo formato, diseño

03/09/2013 07

Actualización del Plan Estratégico Corporativo, actualización de los procesos y procedimientos de la empresa, inclusión de un nuevo proceso Gestión de Energía, inclusión del proceso Gestión Financiera (fusión de los procesos, tesorería, contabilidad y presupuesto).

19/02/2014 08 Se incluyó información de OSHAS Y ambiental de manera que el manual cumpla como un manual del sistema de Gestión Integral HSEQ.

11/03/2014 09 Cambios Generales al procedimiento

01/06/2014 10 Se agrega la matriz de Interacción de la política vs los objetivos.

14/01/2015 11 Se modifica el formato del manual.

24/04/2015 12 Se hacen revisiones generales, se actualizan los procedimientos de gestión financiera y gestión Integral HSEQ.

ANEXO 1


Versión 12

Nombre Cargo Fecha




MATRIZ DE INTERACCIÓN

POLITICA HSEQ VS OBJETIVOS CORPORATIVOS (HSEQ) Y SUS MECANISMOS

DE MEDICIÓN

OBJETIVOS CORPORATIVOS

POLITICA HSEQ

1. Ampliar y Fortalecer el Sistema de

Distribución para alcanzar

estándares de Eficiencia

Operacional

2. Aumentar

la Satisfacci

ón del Cliente

3. Consolidar la Solidez Financiera

de la Empresa

4. Fortalecer

los Sistemas

de Gestión

Corporativa

5. Aumentar el Valor

de la Empresa

6. Consolidar el Plan de

Responsabilidad Social Empresaria

l

Propender por la satisfacción de las expectativas de sus clientes

Encuesta NSU Encuesta

NSU

Encuesta NSU

Prevenir las lesiones y enfermedades de sus trabajadores

Índice de Accidentalidad

Índice de Accidentali

dad

Ejecución Programa SISO

Ejecución Programa

SISO

Controlar los principales factores de contaminación

Ejecución de los Plane de Manejo

Ambiental en Obra

Ejecución Planes de Manejo de Residuos,

Agua y Energía y de Manejo de

PCB´s

Orientar su operación hacia el uso eficiente de los recursos

Ejecución Presupuesto de

Inversión

Cumplimiento

Programa de

Mantenimiento

Reducción de costos y

gastos corporativos

Disponibilidad de los servidores

y/o aplicacion

es

Margen Ebitda

Ejecución Planes de Manejo de Residuos,

Agua y Energía

Pérdidas de Energía

Rentabilidad sobre el Patrimonio

- ROE

Contribuir al mejoramiento social, económico y ambiental de la región, con el propósito de consolidarse como una empresa socialmente responsable.

Incremento de Cobertura

Matriz RSC de

Indicadores por Grupo de Interés


Versión 12

Nombre Cargo Fecha




Disponer de un equipo humano comprometido con la mejora continua de su Sistema de Gestión Integral

Certificació

n HSEQ

Cumplimiento Plan

de Capacitaci

ón

Certificación HSEQ

Cuenta con la participación de las partes interesadas, para garantizar un servicio con calidad y eficiencia

Encuesta

NSU

Evaluación y

Reevaluación de

proveedores

Evaluación y Reevaluació

n de proveedores

Cumple con los requisitos pactados con el cliente, los requisitos legales vigentes, así como los requisitos suscritos por la organización.

Eficacia en la atención a daños;

IRAD ITAD

Promedio dias de

Respuesta a PQR

Cumplimiento Matriz

de Requisitos

Legales

Cumplimiento Matriz de Requisitos

Legales

Dispone los recursos técnicos, financieros y físicos necesarios para el cumplimiento de esta política.

Ejecución Presupuesto de

Inversión

Ejecución Presupuesto de Inversión

Ejecución Presupues

to de Inversión

Margen Ebitda

Ejecución Presupuesto de Inversión Rentabilid

ad sobre el Patrimonio

- ROE

código m10-13-01 manual del sistema de gestion...

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