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Thème 2 : Information et intelligence collective

Question 3 : En quoi les technologies transforment-elles l’information en ressource ?

Capacités : • repérer l’origine d’une information et les étapes de sa transformation (de la donnée à l’information, de

l’information à la connaissance et à sa transmission) ; • mesurer le rapport information /communication dans le contenu d’un message ; • décrire les services rendus par le SI aux divers métiers de l’organisation ; • comparer les fonctionnalités des outils et services disponibles ; • situer le rôle des acteurs et des applications du SI dans un processus de gestion donné

Notions : • Donnée, information et connaissance • Rôles, accessibilité et valeur de l’information • Information et communication interne et externe • Système d’information (SI) dans l’organisation : acteurs et rôles, SI des métiers (ressources humaines,

comptabilité, marketing), applications et services

Chap. 6 Le rôle des technologies dans la transformation de l’information en ressource

http://www.delcourt.fr/

Spécialiste de la distribution à distance de professionnels à professionnels, la société Delcourt est basée dans

le nord de la France près de Roubaix, berceau de la vente par correspondance. Elle commercialise des

produits dédiés à la propreté des locaux et d’hygiène de la personne, ainsi que du matériel étudié pour

l’équipement des locaux, la propreté et les services généraux (pause détente, protection et sécurité, collecte

des déchets...).

Créée en 1997, l’entreprise a mis en place un système d’information informatisé spécialisé pour chaque

domaine de l’entreprise (ressources humaines, marketing et comptabilité).

Le dirigeant de la société rencontre le DSI (directeur du système d’information) pour évoquer la gestion de

l’information dans l’entreprise. Il souhaite comprendre un peu mieux le fonctionnement du système

d’information.

- Indiquez des utilisations possibles de l’information dans différents services de l’entreprise.

Services : administratif / RH : données sur le personnel, leur fonction, leur carrière

commercial : informations d’identifications des clients, produits, promotions…

financier : CA, bénéfice, investissements réalisés, emprunts, capitaux…

1. La notion de l’information

1.1 Donnée, information, connaissance

Renseignements Donnée Information Connaissance

La société a été créée en 1997 X

Le bénéfice est de 48 500 € X

Son principal client est la société Garnier X

Une note de service indique les nouvelles règles en matière d’évacuation des locaux en cas d’incendie

X

M. Duplat, commercial, après s’être entretenu avec un nouveau client, affirme que ce dernier va doubler sa commande.

X

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1.2 La valeur de l’information

La société Delcourt s’interroge sur l’opportunité de développer un nouveau produit d’entretien. Pour

prendre la meilleure des décisions, les responsables du projet ont collecté un ensemble d’informations.

- Rapport 2016 de gestion du bureau d’expertise qualité Veritas facturé 5 000 € HT Les perspectives d’évolution de la législation en matière de normes européennes laissent apparaître des contraintes importantes dans le choix des composants chimiques rentrant dans la composition des produits d’entretien autorisés à la vente dans l’avenir au sein de l’Union européenne (...) - Rapport 2017 du service commercial sur les prévisions de vente Les perspectives de vente du nouveau produit sont très positives, en particulier dans le secteur informatique, sachant qu’il a pour qualité de ne pas endommager les composants informatiques. On prévoit une croissance annuelle des ventes de plus de 5 % en France et de 10 % chez nos voisins européens (…). - Conversation entre le dirigeant et un fournisseur il y a 5 ans « Vous devriez développer un produit d’entretien adapté aux outils informatiques car les pannes liées au nettoyages effectués par les personnels d’entretien connaissent une augmentation importante très chère à nos clients ».

- Caractérisez chacune des informations en complétant le tableau ci-dessous.

Accessibilité Actualité Coût

Faible Forte Faible Forte Faible Fort

Rapport 2016 X X X

Rapport 2017 X X X

Conversation X X X

1.3 Les rôles de l’information

Les différents rôles de l’information

- Outil de ………………………………………………………….. :

L’information est le contenu de la communication qui peut être interne lorsqu’elle s’adresse aux membres

de l’organisation et externe lorsqu’elle s’adresse aux personnes externes à l’organisation

- Outil de ………………………………………………………….. :

Une prise de décision suppose d’avoir des éléments de réflexion, des supports qui permettront de faire le

bon choix. Ces éléments de connaissance sont donnés par l’information.

- Outil de ………………………………………………………….. :

Le travail collaboratif est la mise en commun des ressources, de décision, de projets. Pour que les

collaborateurs puissent travailler, les informations doivent circuler, être communiquées, échangées.

Situation 1 Situation 2 Situation 3

100 % de nos clients sont satisfaits de nos produits !

Message de M. Brun, directeur commercial, à son équipe : « Dans le but de préparer la réunion permettant de mettre en place notre proposition commerciale, je vous demande d’analyser les éléments ci-joints concernant le client Morel.

Le PDG de la société Delcourt s’interroge sur l’intérêt ou non de continuer la commercialisa-tion d’un de ses produits au regard des éléments suivants : - CA : - 15% - part de marché : 2% - rentabilité : - 8%

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- Identifiez pour chaque situation la nature et le rôle de l’information.

Résumé de l’information Rôle Justification

Situation 1 Promotion de la qualité des services de l’entreprise

Outil de communication externe

S’adresse aux clients, - personnes extérieures

Situation 2 Information sur le client Morel

Outil de travail collaboratif et communication interne

Permet d’effectuer un travail commun et s’adresse à une équipe

Situation 3 Outil d’aide à la décision et interne

Info permet de prendre la décision d’arrêter ou non un produit

1.4 Le traitement de l’information

La société Delcourt organise le traitement des commandes de la manière suivante : l’assistance

commerciale reçoit les commandes des clients par courrier. Elle saisit la commande et vérifie la

disponibilité des produits en stock. Si la quantité est suffisante, la commande est transmise au service

livraison qui se charge de la préparer et de l’expédier avec un bon de livraison. SI la quantité est

insuffisante, la commande est traitée une fois que le réapprovisionnement a été effectué. Dès que

l’assistante reçoit le bon de livraison signé du client, elle le transmet au service comptable qui établit la

facture et l’envoie au client.

- Complétez le schéma représentant les acteurs et les flux d’information du traitement des

commandes (ajoutez des flèches manquantes).

6. Facture

4. Bon de livraison signé

1. Bon de commande

3. Bon de livraison

- Caractérisez chaque flux d’information en complétant le tableau ci-dessous :

Flux Emetteur Destinataire Communication

interne Communication

externe

1

2

3

4

5

6

Société Delcourt 5. Bon de livraison signé

2. Bon de commande

Client

Service comptable

Assistante commerciale

Service livraison

4

2 Le système d’information (SI)

2.1 L’organisation du système d’information

- En vous aidant de la définition du système d’information donnée dans le document, complétez le

schéma en indiquant ses quatre fonctions.

- Déterminez le type de moyens nécessaires au fonctionnement du système d’information.

*Moyens humaines : utilisateurs du système et les gestionnaires responsables de son bon fonctionnement et sa maintenance *Moyens matériels : machines, logiciels, supports...

*Moyens organisationnels : procédures d’authentification, droits d’utilisateurs, sécurité ;..

Les services rendus par le système d’information dans un processus de gestion

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- Indiquez les fonctions dont a bénéficié chacun des métiers de l’organisation

Service commercial

Service expédition

Service comptable

Direction

Collecter

Traiter

Diffuser

Stocker

2.2 L’utilisation du système d’information

Les différents métiers de Delcourt

Mme AUREL est responsable des ressources humaines de l’entreprise Delcourt. Elle a en charge la gestion

du personnel. Elle a accueilli un vendeur nouvellement arrivé dans l’entreprise, M. RUBINO. Elle lui a

préparé son contrat de travail et a saisi sa fiche dans la base de données Personnel pour que son salaire lui

soit versé en fin de mois. Elle lui a également remis un planning de formation. En effet, pour être

rapidement opérationnel, M. RUBINO doit apprendre les méthodes de travail de l’entreprise. Au bout d’une

semaine de la formation, il pourra commencer son travail à l’agence.

M. RIVAT est comptable. Il a la responsabilité du service comptabilité chez Delcourt. Il se charge de

préparer les factures qui sont envoyées aux clients ainsi que le suivi des règlements. Il s’occupe également

de payer les prestataires. Chaque fin de mois, en ayant accès aux données du salaire préparées par Mme

AUREL dans le logiciel de paye, M. RIVAT vérifie la génération automatique des virements de salaire et

autorise le paiement aux employés.

Mme DALLAIGRE est la responsable du service marketing. C’est elle qui supervise la préparation des

différents catalogues et fixe le prix des voyages. Chaque jour, les vendeurs saisissent leurs ventes dans la

base de données. Mme DALLAIGRE a accès à des statistiques complètes qui lui permettent d’organiser

chaque semaine des offres promotionnelles. En consultant la fiche de M. RUBINO établie par Mme AUREL,

elle a fixé ses dates de la formation et a chargé une personne de son équipe de former le nouvel arrivant.

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- En vous basant sur le document ci-dessus, représentez les informations qui doivent circuler entre le

service des ressources humaines, le service comptabilité et le service marketing.

Disponibilité formation

- Que se passerait-il si Mme Aurel (responsable des ressources humaines) oubliait de prévenir M. Rivat de l’arrivée de M. Rubino ?

- Pour chacun des métiers, indiquez quelles sont les utilisations du système d’information

Marketing Comptabilité Ressources humaines

Préparation des catalogues Gestion des ventes Promotions Gestion des formations internes Statistiques des ventes

Préparation factures Suivi des règlements Paiement des prestataires Paiement des salaires Compte de résultat, bilan

Contrats de travail Gestion des fiches Personnel Planning des formations Evaluation des compétences Recrutement

- Complétez le tableau ci-dessous, en précisant dans chaque situation, les moyens informatiques ou technologiques que chaque acteur pourrait utiliser.

Acteur Situation Moyens informatiques/technologiques

Mme Aurel Prévenir M. Verot de l’arrivée d’un

nouvel employé

Mme Aurel Préparer le contrat de M. Rubino

M. Rivat Préparer les factures à envoyer aux

clients

Mme Aurel Préparer la paie des salariés

Mme Dallaigre Créer les catalogues

- Quelle solution pourrait-on envisager pour que la fiche de paie de M. Rubino saisie par Mme Aurel

soit directement accessible par M. Rivat ?

- Quels sont les avantages que les métiers de l’organisation retirent du système d’information ?

Ressources humaines Marketing

Comptabilité