cl presentation master-lection 1 v6

1 Контактное лицо:Андрей Алясов | Управляющий партнёр и основатель | +7 (926) 458 34 32 | [email protected]

Содержание:

По заказу:

Курс: GEFCO Presentation MasterЛекция 1: Мастерство создания PowerPoint презентации10 апреля, 2023

2-3 План работы в рамках Курса

4-8 Как работать с PowerPoint эффективно и быстро

9-18 Как делать правильную структуру и логику презентации

19-37 Создание слайдов

38-42 Типичные ошибки создания презентаций

43-44 Разбор примеров качественных презентаций

45-46 Домашнее задание на создание PowerPoint презентации

47 Контактные данные

2

Тренер – Андрей Алясов

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ОПЫТ

Алясов Андрей[email protected]+7 (926) 458 3432

ЯЗЫКИ• Русский• Английский• Норвежский

ОБРАЗОВАНИЕ• МГИМО - аспирант• МГИМО, факультет Международных

экономических отношений в сфере нефти и газа – диплом специалиста и бакалавра с отличием

• CFA Institute (программа подготовки финансовых аналитиков) – сдан экзамен Level 1

• (2007 - Н.В.) Changellenge >> Capital – управляющий партнёр и основатель• (2010 - Н.В.) ОАО «Машиностроительный завод ЛЕПСЕ» - советник Генерального

директора по вопросам развития нефтяного машиностроения• (2010 - Н.В.) Riverside Advisers (M&A Boutique, привлечение инвестиций в размере от 1

до 30 млн. долларов) – Вице-президент• (2009 – 2010) A.T. Kearney ( международная консалтинговая компания) – консультант• (2008) Microsoft – Enterprise & Partners Group• (2007) Авиа ГСМ Сервис – аналитик департамента по работе с инвесторами

ТРЕНИНГОВЫЙ ОПЫТ• 2011 – Выездной двухдневный тренинг для 200 молодых специалистов ГК Росатом,

Schneider Electric и ТВЭЛ• 2009-2011 – Курс комплексного решения бизнес-проблем и ведения презентации в рамках

подготовки специалистов Департамента корпоративных финансов РЖД • 2008-2011 - Множественные тренинги и курсы по кейсам и мастерству ведения

презентаций в НИУ ВШЭ, МГИМО, МГУ, МФТИ, ФА, РЭШ и других вузах• 2010 – Тренинг для Mirax Group по мастерству решения бизнес-проблем и подготовки

презентаций

mailto:[email protected]

3

Мы начнём GEFCO Presentation Master с вводной лекции на тему мастерства создания PowerPoint презентации

Структура тренинга GEFCO Presentation Master

Описание

Вводная часть (15 минут) Лекция, посвященная правилам построения и оформления презентаций (1

час) Разбор примеров качественных презентаций (45 минут) Домашнее задание на создание PowerPoint презентации

Разбор домашних презентаций, консультации по оформлению и структуре презентации (20 минут)

Лекция про публичное представление (60 минут) Публичное представление презентаций (40 минут) с записью на видео Домашнее задание на публичную презентацию

Что нужно от вас

2 часа на занятие 2 часа на домашнее задание

Этап

1-ТеорияМастерство создания PowerPoint презентации

2-ТеорияКак публично презентовать

Разбор домашних презентаций (60 минут) с записью на видео Практика публичных коротких презентаций (60 минут) Домашнее задание на создание презентации в команде на 10 минут и её

публичное представление

3-ПрактикаПрактика презентаций

Разбор домашних презентаций (80 минут) с записью на видео. Финальные консультации, ответы на вопросы (20 минут) Личная 5-минутная беседа с каждым на тему дальнейшего развития

мастерства презентации (60 минут)

3 часа на занятие4-ПрактикаФинальная практика

2 часа на занятие 2 часа на решение домашнего

задания

2 часа на занятие 4-6 часов на решение домашнего

задания

4

Содержание

Как работать с PowerPoint эффективно и быстро

Как делать правильную структуру и логику презентации

Создание слайдов

Типичные ошибки создания презентаций

Разбор примеров качественных презентаций

Домашнее задание на создание PowerPoint презентации

5

Master-slide (Образец слайдов) поможет вам создать удобный дизайн слайдов, нечувствительных к случайным ошибкам

Master-slide (Образец слайдов)

6

Для эффективной работы с PowerPoint важно использовать направляющие, которые позволят вам четко видеть структуру слайдов и следить за их стилем

Использование направляющих

7

Некоторые комбинации клавиш позволят Вам добиться совершенно ошеломляющих результатов работы и сократить до 30% времени на создание презентаций

Комбинации клавиш

Комбинации клавиш

Комбинации при работе с мышкой

• Alt + Tab – переход между окнами• Ctrl + C - Копировать• Ctrl + V - Вставить• Ctrl + X - Вырезать• Ctrl + A – Выделить всё• Shift + Alt + Стрелка вправо или влево - Повысить или понизить уровень списка• Ctrl + F – Найти• Ctrl + Z – Вернуться на одно действие назад• Ctrl + Y – Перейти на одно действие вперёд• Ctrl + B - жирный

Нажмите данные клавиши во время изменения размеров или перемещении объектов:• Alt – Небольшой шаг перемещения• Ctrl – Копирование объекта• Shift – Сохранение пропорций при изменении размеров предмета и выставление правильных (квадрат, круг)

пропорций при создании нового предмета

8

GEFCO разработала специальный стиль для создания слайдов – используйте его во время работы для сохранения визуальной стройности презентаций

Используйте корпоративный стиль GEFCO

Откройте файл с корпоративным стилем GEFCO

9








10

Количество и состав слайдов презентации зависит от того, сколько времени у вас есть на выступление

1 час +

15 мин

2 мин

30 сек…

• Два-три предложения, никаких слайдовОсновная идея

• Один слайд с ключевыми выводамиОсновная идея и рекомендации (SO WHAT?)

• 4-5 слайдов с ключевыми обоснованиями

• 1 итоговый слайд с рекомендациями10-15 предложений об основной идее

Презентация полностью

Логика устной презентации отчета в зависимости от продолжительности встречи

11

Классическая структура презентации складывается из вступления, самых важных выводов, содержания, обоснования и финальных выводов и рекомендаций

Структура презентации

Вступление (Ситуация, Проблема и Вопрос)

1. Глава 12. (аспект

решения)

Об

осн

ов

ани

е

Об

осн

ов

ани

е

Об

осн

ов

ани

е

Об

осн

ов

ани

е

Об

осн

ов

ани

е

Об

осн

ов

ани

е

Об

осн

ов

ани

е

Об

осн

ов

ани

е

Об

осн

ов

ани

е

Выводы и рекомендации

Выводы и рекомендации (дублирование самых важных итоговых выводов)

Комментарии

Так называемое Executive Summary. Часто ТОЛЬКО ЕГО и читают

• Кстати, хороший reality check - а решили ли мы проблему, собственно говоря?

То, ради чего все затевалось. Нужны после каждой из глав, ну и, конечно, в конце документа

Основная часть презентации. Должна соответствовать всем рассмотренным ранее правилам

• И набор глав, и их состав, и содержание каждого (!) из слайдов должны быть МЕСЕ, содержать конкретный вид логики, и т.д.


1. Глава 22. (аспект

решения)

1. Глава 3 и т.д. (аспекты

решения)

12

Связующим звеном для элементов структуры презентации выступает «горизонтальная логика» заголовков слайдов

Структура презентации – горизонтальная логика

Самым большим сегментом рынка является сегмент А емкостью €2 млрд

Однако темпы роста сегмента А за последние 5 лет не превышали 10% и в будущем будут снижаться

Средняя рентабельность бизнеса в сегменте А всего 15%, при том, что наиболее прибыльны местные игроки

Основным конкурентным преимуществом местных игроков являются налоговые преференции

Т.к. получение аналогичных льгот для нашей компании пока невозможно, выход в сегмент А нецелесообразен

13

Часто пользуйтесь пирамидой презентации для придания структуры вашей презентации; при этом не забывайте про правила MECE, соразмерность и разумное число

Пирамида презентации

Почему прибыльность

компании А низкая?

Падение/недостаточный рост выручки

Рост затрат

Клиенты переметнулись к

конкурентам

Выросли закупочные

цены

Обслуживание долга

очень дорого стоит

Ассортимент продукции

устарел, продавцы

хамят

Новые магазины открыты в

труднодоступных местах

……

…

Мало клиентов в новых

магазинах

…

Ассортимент продукции

устарел, продавцы

хамят

Правило МЕСЕ*

Элементы должны быть взаимоисключающими и совместно исчерпывающими

Проверяйте:• Не пересекаются ли какие-нибудь элементы?• Учли ли вы все возможные элементы каждого уровня?

Соразмерность элементов

На одном уровне должны находиться элементы, сопоставимые по значимости

Проверяйте:

• Точно ли вы говорите об элементах одного порядка?

Разумное число элементов каждого уровня

Число элементов на каждом уровне не должно превышать 7 (идеально - 3)

Проверяйте:

• Можно ли сгруппировать элементы уровня в более общие категории?

*MECE - mutually exclusive and collectively exhaustive

14

В финальной части презентации важно продемонстрировать в первую очередь синтез, а не отдельные выводы

Синтез и вывод

«И что?"

Син

тез

Данные

Выводы:Я потерял ключи и паспорт, а также просрочил выплаты по налогам

Синтез:В последнее время я недостаточно внимательно

Факты:• Я потерял ключи• Мой паспорт не там,

где должен быть• Забыл заплатить

налоги

15

Существует два основных типа логики: Дедуктивная и ИндуктивнаяТипы логики

Нужно продолжать развивать Railteam

Индуктивная логика• Структура объединяет идеи (предпосылки) подобного

типа и уровня важности• Вывод или рекомендация находятся всегда выше

предпосылок

Дедуктивная логика• Вывод выходит из предпосылок• Если дедуктивный аргумент построен логично и

предпосылки верны, нет сомнения в правильности вывода

• Аргумент должен быть адекватным и верным

Много инвестирова

ли

Идея изначально

верная

Легко развить идею

дальше

Все успешные крупные

нефтяные компании

вертикально интегрированы

У компании Х плохо развита

добыча

Поэтому компании Х

нужно развивать

добычу

Чтобы добиться успеха компании Х нужно добиться вертикальной интеграции через развитие бизнеса по добыче нефти

16

Дедуктивная и индуктивная логиска имеют разные сферы примененияПрименения разных типов логики

Индуктивная логика Дедуктивная логика

Коммуникативная цель

• Описывает возможности • Объяснение плана действий

• Коммуницирует как причины, так и рекомендации

• Совмещает сложные вещи в одном аргументе

Когда использовать

• Когда большинство людей в аудитории разделяют эту точку зрения

• При коммуницировании неоднозначных заявлений или общении с враждебно настроенной аудиторией

Воспринимаемость

• Аудитория лёгко воспринимает, даже если вы ведёте логику через множество слайдов

• Очень тяжело сохранить внимание аудитории, если логика идёт через большое количество слайдов (более 10)

Сила аргумента• Может быть убедительным, даже

если отвергут один из аргументов

• Разваливается, если аудитория несогласная с предпосылкой или выводом

Ключевые различия

• Действия (Как)• Причины (Почему)

• Потребность в действии• Рациональность

17

Используйте правило 80/20, чтобы съекономить ваше время

Используйте интуицию

Быстро прикидывайте

Вовлекайте команду

Берите на себя ответственность

20

80

80

20

Время и усилия

Фокус на решении

Доведение до совершенства

Полезность для результата

Будьте практичны!

18

Задание

Задание:Приведите пример структуры

презентации, которую вам необходимо было подготовить в последнее время

19








20

Существуют три типа презентаций

На публике

В небольшом помещении

Для чтения

21

Пример публичной презентации

22

Пример презентации для обсуждения в небольшом помещении

23

Пример печатной презентации

24

Заголовок (для ориентации)Месседж слайда (для передачи смысла)

Боковой месседж

Боковой месседж

Место для основной информации слайда

25

Заголовок должен содержать в себе квинтэссенцию всей информации на слайде, согласно «вертикальной логике»

Структура слайдов – вертикальная логика

За 5 лет Компания улучшила рентабельность бизнеса до 45%, реализовав программу сокращения затрат в своем крупнейшем подразделении А

Структура и динамика выручки Компании(видно, что А - крупнейшее, но роста не было нигде)

Динамика затрат в целом и по бизнесам(заметно снижение затрат в А год от года)

Динамика рентабельности Компании

1 2

3

1 2 3

26

Важно сделать заголовок емким, кратким, но информативнымТребования к заголовку слайдов

• «Существуют три причины для выхода на данный рынок»

• «Размер водочного рынка»Информа-тивность

Краткость

плохой хороший

• «Фрагментированность рынка, его рост, а также уникальность нашего продукта - ключевые причины выйти в сегмент А»

• «Водочный рынок РФ за последние пять лет вырос в два раза и достиг размера в €Х млн»

• Больше двух строк • 1-2 строки

Примеры заголовковКритерии качества

Емкость• Комментирует только часть

слайда• Построен согласно «вертикальной логике» и

обобщает все, сказанное на слайде

27

Слайды должны быть понятными, точными, иллюстративными и красивымиТребования к слайдам

«См ниже»

«См выше»Заголовок обобщает все сказанное, отражает ключевую идею слайда и является частью сторилайна

Содержание слайда обосновывает его заголовок

Приведено достаточно цифр и другой конкретики

«Разумный объем

информации»

«Говорит сам за себя»

Идея слайда ясна

Утверждения логичны, непротиворечивы и аргументированы полно и без ошибок

Слайд не перегружен и легко читается

Структура проста и понятна

Содержание Дизайн

«Максимальная наглядность»

Минимум текста, максимум схем, графиков и т.д., расположенных симметрично

«Единый формат»

Одинаковые шрифты, цвета, отступы, размеры объектовУказаны источники, единицы измеренияОбозначены оси графиков и объекты, и т.д.

28

Доходы(M€)

137 140 157 170 179 189

203 205 212221 230 231

216 218 226235

237 235

2,8%

2014

710

42

2013

627

53

2009

4052

2012

677

39

699

2011

644

37

2010

619

BU5

BU4

BU3

BU2

BU1

Прибыль(M€)

2014

169

32

9

46

40

41

2013

166

32

8

43

41

42

2012

159

31

7

7,8%

40

38

43

2011

146

29

7

35

35

41

2010

130

19

10

30

32

39

2009

116

510

31

28

42

Давайте немного разомнёмся -найдите максимальное количество тенденций на графикеЗадание

29

Существует несколько наиболее применяемых типов диаграммТипы диаграмм

Сравнение частей целого• Показывает долю от

целого

Развитие• Показывает

развитие во времени

Сравнение разных объектов• Показывает, как

различаются объекты

Частота• Показывает

детально изменения со временем

Круги Бары

Колонки Линии

Точки

30

Как правило, круговая диаграмма используется для того, чтобы наглядно продемонстрировать как целое делится на части.

Круговая диаграмма

Продажи

29%

5%

19%

24%

Другие

Португалия

Испания

Франция

Германия

23%

100%= 20 млн. евро


• От большего к меньшему; большее начинается на 12 часов

• Показывайте «другое» последним вне зависимости от доли

• Для ясности не делите больше, чем на 5 частей

31

Колонки хорошо подходят для сравнения по времени или по продуктамКолонки

Продажи по продуктам

22%

28%24%

26%8%

19% 13% 20%

Series

2009

100%

Series

Series

Series

Series

45

30%

30

24%

2008

24%24%

5%

2007

23

22%

11%


• От большего к меньшему, большее внизу

• «Другое» на самый верх• Прорисуйте пунктирные

линии между колонками, чтобы была более заметна связь

32

Комбинация круга и колонки используется для того, чтобы показхать дальнейшую разбивку компонентов

Колонки и Круг

Продажи Комментарии

Series80%

Series20%

Series

Series

Series

Series

2010

21

13%

22%

10%

100%

Series

26%

19%

• Начните с круга• Поверните одну часть круга в

сторону колонки и закрасьте эту часть круга

• Разделите часть круга на дальнешие составляющие

33

Последовательность фигур слева направо используется для того, чтобы показать процесс.Последовательность фигур

План действий Комментарии

Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4

Step1A Step 1B Step 1C

• Обычно используется, чтобы показать время

• Может быть разделен, чтобы показать дополнительные этапы

• Под каждой стадией можно указать характеристики и/или действия

•Инфо•Инфо•Инфо•Инфо•Инфо



34

Каскадный график показывает изменения со временемКаскадный график

5

4

2015

5

Спад в 2014

1

2

Прирост в 2011


3


2010

35

Обращайте внимание на каждый аспект презентацииСоветы по оформлению презентации

Советы по представлению информации

Месседж слайда обязателен!Выражайте на слайде одну идею; и это должна быть понятная и чёткая идеяИспользуйте однородные конструкции (например, так нельзя: делать, прыгание, скакать)

Советы по оформлению слайдов

Не делайте страницы, подобные этой: нет страницам из буллетов и таблиц – лучше графикиДобивайтесь однородности шрифтов, цвета и способов выделения информации на слайдеСтремитесь к представлению информации как в «Ведомостях», а не в «Спид инфо»Не используйте нестандартные шрифты и затемнения из-за проблем отображенияНарисуйте сложные слайды сначала от руки на бумаге. Используйте карандаш, чтобы можно было править

Советы по данным

Представляйте ваши выводы из данных, а не сами данныеПредоставляйте источники данных на каждой страницеРасполагайте подробности и расчёты в приложении к презентацииПроверяйте цифры всегда и добивайтесь отсутствия глупых ошибокОкругляйте числа, если это возможно, но при этом добивайтесь равенства сумм

36

Высказывание 1В течение следующих 10 лет прогнозируется увеличение объёма продаж

Высказывание 2Большинство сотрудников получат от 30 до 35 тыс. долл.

Высказывание 3Более высокие цены на отдельные марки бензина не означают более высокое качество

Высказывание 4В сентябре уровень текучести кадров в шести подразделениях был примерно одинаков

Высказывание 5Большая часть всех фондов задействована в производстве

Высказывание 6Размер прибавки по результатам работы не зависит от выслуги лет

Нарисуйте на листе бумаги ту диаграмму, которая наиболее точно отражает мысль высказывания

Задание

37

Проверка слуха - что вы запомнили из этой презентацииЗадание

Назовите два основных правила при подготовке презентации1

Какова типовая структура презентации?2

Что такое горизонтальная и вертикальная логика?3

Каковы критерии качества заголовка?4

Если у вас есть 2 минуты презентовать отчет - как вы поступите?

5

И «вопрос на миллион»: назовите шесть критериев эффективности слайда

38








39

Назовите 5 ключевых недочётов слайдаЗадание

FDI flows have demonstrated sustainable growth within the last 5 years

Source: National Bank of Kazakhstan

-5

0

5

10

15

20

2002 2003 2004 2005 2006 2007

62%

147 %

Resources

Financial services

Retail

Other


FDI Dynamics

CAGR (05-07)

CAGR (05-07)

Real Estate

Infow’07

40

27

17

7

9

32

30

23

87

Financial Services

Retail

Resources

Construction

Other

Outflow’07


Note: FDI geographical breakdown will not demonstrate full data validity provided that in both streams offshore transactions’ share remains significant.

4.1 4.6 8.2 6.6

10.8

17.9

• FDI inflow is still highly concentrated in the natural resources sector rather than in added value industries:

• Kazakh banks became the drivers in outward investment to CIS countries (BTA, Kazkom);

• In the nearest future a large-scale FDI inflow will continue, but will be less intensive, especially in 2008-09

40

Небольшая подсказка; вы знаете, что здесь недочёты – попробуйте их исправитьЗадание

FDI flows have demonstrated sustainable growth within the last 5 years


-5

0

5

10

15

20

2002 2003 2004 2005 2006 2007

62%

Resources

Financial services

Retail

Other


FDI Dynamics

CAGR (05-07)

Real Estate

Infow’07

40

27

17

7

9

32

30

23

87

Financial Services

Retail

Resources

Construction

Other

Outflow’07


Note: FDI geographical breakdown will not demonstrate full data validity provided that in both streams offshore transactions’ share remains significant.

4.1 4.6 8.2 6.6

10.8

17.9

• FDI inflow is still highly concentrated in the natural resources sector rather than in added value industries

• Kazakh banks became the drivers in outward investment to CIS countries (BTA, Kazkom)

• In the nearest future a large-scale FDI inflow will continue, but will be less intensive, especially in 2008-09

3

2

5

1

4

41

FDI flows rapidly grew during the last two years, mainly driven by Resource and FS industries, and already account for almost 20% GDP

Более удачная версия

FDI Dynamics, bln USD

FDI Structure, 2007Inflow Outflow

Resources

Construction

Financial ServicesRetail

Other


Source: EIU

Foreign direct investment/GDP, 2007FDI/fixed

investment `07

Note: FDI geographical breakdown will not demonstrate full data validity provided that in both streams offshore transactions’ share remains significant

• FDI inflow is highly concentrated in the natural resources sector rather than in value-added industries

• Kazakh banks (for example BTA, Kazkom) actively contributed to the investment outflow to the CIS countries

• In the nearest future FDI inflow will continue to increase but less intensively, especially in the period of 2008-09:

Start of production at offshore oilfield Kashagan, one of the key resource investment project, is delayed till 2012

• Kazakhstan remains attractive country for foreign investors due to high rates of return in the oil and related sectors, relative political stability and cheap available work-force


Comments:

23%

7%

8%30%

32%

9%7%

17%

27%

40%

9.9

8.8

7.0

4.1

4.1

3.9

3.3

0 2 4 6 8 10

Kazakhstan

Chile

Ukraine

Hungary

Russia

Thailand

Turkey

25.6%

19.6%

15.5%

14.6%

19.3%

33.3%

42.9%

4.1 4.6

8.26.6

10.8

17.9

-0.9 -1.2 -1.3 -3.0-5

0

5

10

15

20

FDI outflow from Kazakhstan

2002 2003 2004 2005 2006 2007

CAGR=62%

CAGR=147%

FDI inflow to Kazakhstan

42

Пример

Смотрим отдельные документы

43








44

Пример

Смотрим отдельные документы

45








46

Выполните одно из заданий к нашему следующему заданию; чем больше слайдов вы подготовите – тем лучше; можно работать в команде

Домашнее задание

Подготовьте с учетом рекомендаций одну из ваших рабочих презентаций

1

Переделайте с учетом рекомендаций одну из ваших старых презентаций

2

Сделайте презентацию на 5 слайдов о том, почему GEFCO лучшая компания в мире

3

Следующий тренинг пройдёт в пятницу (2 сентября) с 10:00 до 12:00 и будет посвящён отработке навыков публичного выступления

47

В случае возникновения вопросов, пожалуйста, обращайтесь к Андрею Алясову

Контакты

Андрей АлясовУправляющий партнёр и основатель

Эл. почта: [email protected]Моб.: +7 (926) 458 34 32

Официальный сайт Changellenge >>:www.changellenge.com

Сайты проектов Changellenge >>:spb.changellenge.comkzn.changellenge.commicrosoft.changellenge.com

http://www.changellenge.com/

cl presentation master-lection 1 v6

Documents

powerpoint powerpoint

alt ctrl shift

fdi flows

masterslide masterslide

largescale fdi inflow

fdi geographical breakdown

sustainable growth

financial services