clarity - adfahrer · verksamhet fi/co ps hr non-sap, ... general ledger in sap r/3 enterprise...

Copyright Clarity Business Solutions AB

Clarity

Vad är New G/L?Danderyd 2006-10-12


Agenda

• Kort presentation av Martin J och Clarity

• New G/L i SAP– Vad är New G/L och varför har SAP utvecklat den?– Arkitektur– Kodsträng– Parallellredovisning o dokumentsplit– Migrering– Sammanfattning och frågestund


Martin Jakobsson

• Ek.Mag Uppsala Universitet• Revisor Deloitte & Touche• Sedan 1998 Konsult inom FI, CO och BW• Tidigare på bla Connecta, SAP Svenska• Projekt bla på Posten, Arla, Ericsson, Sony Ericsson, Pharmacia & Upjohn, MCI World Com, Bredbandsbolaget m.fl

• Nationell och internationell erfarenhet från Walldorf, England, Malaysia och Sydafrika.

• Utvecklade Nordic Baseline, Packaged Solution för SAP i SAP Labs Nice där New G/L ingick


Clarity

Företaget


Kort om Clarity

• Clarity bildades år 2004 som ett konsultföretag med en tydlig SAP-inriktning

• Idag 17 anställda

• Leveranskapacitet genom nära samarbetspartner med ca 70 SAP-konsulter

• Expansivt

• Partnerägt bolag med stark finansiell ställning och aktiva ägare

• Sapsa-partner och blivande SAP-partner


Clarity

• Clarity är ett nischat och fokuserat konsultföretag inom SAP

• Fokus ligger på kundernas stödprocesser, dvs. de interna processerna inom Ekonomi, Personal, Analys, Integration


Affärsidé

• Clarity skall, genom rätt kompetens och rätt verktyg, erbjuda företag med SAP som affärssystem, rätt lösningar och tjänster rörande stödprocesser, i syfte att på ett innovativt sätt skapa värde i kundernas verksamhet


Stödprocesser - SAP:s definition


Stödprocesser - Komponenter

Krav, t ex• Ekonomimodell• Internkontroll• Rutiner

Service

Logistik

Portal

BW, SEM, Analytics

FI/CO HRPS

Verksam

het

Non-SAP, t ex• Koncernkonsolidering• Extern lön• Tidsredovisning

System

Stödprocesser

FörsäljningWF

Integration

Kärn-

processer


SAPphire 2006 - Topp 10 scenarios

• Claritys koncept täcker 8 av 10 topp-scenarios som kunder implementerar

��

��

��

��

��

��

��

��


Några antaganden innan vi börjar

• Presentationen är ibland på engelska och svenska

• Att välja rätt nivå mellan övergripande och detaljerat är svårt. Säg till om det blir för mycket av det ena eller det andra

• Frågan är inte om ni skall införa ERP2005 utan hur och när.

• Jag tycker New G/L är förbannat roligt och det största som har hänt inom mitt område sedan hedenhös.


Vad är New G/L?

• Suddar ut gränserna mellan traditionell FI/CO

• Mer transparent samt realtidsintegration

• Ger tidsvinster inom slopad avstämning mellan CO->FI

• Ny Closing cockpit ger bättre bokslut

• Kräver Netweaver 2004s samt WAS 7.0

- Not 756146 beskriver en hel del möjligheter och fördelar med New G/L


Vad är New G/L (mySAP ERP 2005 och ECC 6.0)?

• En enhetlig struktur som nu inkluderar tidigare funktioner CoGS, EC-PCA, FI-SL o Recon.. Ledger

• Definierbar kodsträng: fler koddelar eller helt egenskapade objekt kan läggas till kodsträngen

• Uppdelning och rapportering av balansobjekt på olika koddelar i realtid

• Realtidsintegration CO->FI. Ingen Recon. Ledger

• Möjlighet att definiera flera ledgers och därmed parallell värdering


Varför har SAP utvecklat New G/L?

• Bara det faktum att idag måste kunder köpa o installera ett flertal olika moduler för att få intern- och externredovisningen att fungera.

• Ökade krav från SAP:s kunder, främst i USA som kräver bättre anpassning till lagar och redovisningsmetoder såsom SOX, IAS, US-GAAP (segmentrapportering tex.)

• Flera kunder med branschspecifika lösningar har krävt större flexibilitet och förmåga att tex. kunna skapa balansräkning baserad på andra kriterier (grant, fund, industry tex.)


Arkitektur

• Ny utökad och mer flexibel datastruktur.

• Lägg till nya fält såsom segmentet eller skapa helt egna i den nya totaltabellen FAGLFLEXT

• I BSEG_ADD hamnar transar för subledgers

• Tabellen GLTO försvinner men BKPF, BSEG, BSAS, BSID m.fl finns kvar

• Ett antal gamla ledgers försvinner o det blir verklig realtid mellan CO-FI vilket gör att ett antal transaktion försvinner, bla KALC


SAP Web Application Server

Technology

Application

SAP Basis

SAP R/3up to 4.6C

SAP R/3 Enterprise

mySAP ERP Edition 2003

Application

mySAP ERP Edition 2004

SAP R/3 Enterprise Core

SAP NetWeaver™ ‘04

Co

mp

osit

e A

pp

licati

on

Fra

mew

ork

APPLICATION PLATFORM

Life

Cycle

Mg

mt

SAP Enterprise Extension Set

Composite Applications

PEOPLE INTEGRATION

Multi Channel Access

Portal Collaboration

INFORMATION INTEGRATION

Master Data Mgmt

Bus. Intelligence Knowledge Mgmt

PROCESS INTEGRATION

Integration

Broker

BusinessProcess Mgmt

J2EE ABAP

DB and OS Abstraction

Self-Service Procurement

SAP R/3 Enterprise

SAP R/3 Enterprise Core

SAP Enterprise Extension Set

Strategic Enterprise Management

Internet Sales

Self Services

… and more

Additional Components

SAP ECC Core

SAP ECC Extension Set

Strategic Enterprise Management

Self Services

Additional Components

Self-Service Procurement

Internet Sales

SAP ERP Central Component 5.00

SAP NetWeaver™C

om

po

sit

e A

pp

licati

on

Fra

mew

ork

APPLICATION PLATFORM

Life

Cycle

Mg

mt

PEOPLE INTEGRATION

Multi Channel Access

Portal Collaboration

INFORMATION INTEGRATION

Master Data Mgmt

Bus. Intelligence Knowledge Mgmt

PROCESS INTEGRATION

Integration

Broker

BusinessProcess Mgmt

J2EE ABAP

DB and OS Abstraction

… and more

Architecture of mySAP ERP

New GL is included in the technical component SAP ECC 5.0.


Cons.

Preparation

EC-PCA

GL in mySAP

ERP

Online Split:

Balanced Book

for any dimension

FI-SL CO-OM

CO-PA

Profit Center

Determination

CoGS Ledger

Currency

TranslationZero balanceDerivation

Accounting Interface

Persistency layer

GL in mySAP ERP – The unified approach

Reconc.Ledger


mySAP ERP: A Unified WorldToday: A Scattered World

Profit Center LedgerManagement and

Segment reporting

Special LedgerMulti-dimensional,

Customer-defined

Industry Specific

LedgersB/S by Grant, Fund, Title …

CoGSLedger

Classic GLLegal

Requirements

GL in SAP R/3 Enterprise and mySAP ERPGeneral Ledger in SAP R/3 Enterprise General Ledger in mySAP ERP

General Ledger supports

Legal Requirements

Mgmt. and Segment reporting

Extensibility by Industries

Extensibility by Customers

Balanced book by any dimension

Parallel sets of books

Fast Close

TCO reduction

Intl. Accounting Standards

Compliance & Transparency


Customer Requirements

Segment

Reporting

Legal Entity

Reporting

Management

Reporting

Compliance

TransparencyFast Close

Extensibility

Parallel

Accounting

TCO Reduction

GL in mySAP ERP

Balanced books

by any dimension


•General •Account + Subaccnts •Industry Templates

GL in mySAP ERP – Standard structure

• Ledger• Company• Segment• Profit Center• Partner

Company• Partner

Segment• Partner Profit

Center

• Account• Transaction

Type• Functional Area• Value in TC• Value in LC• Value in GC

• + Grant• + Fund• + Title• + …• Customer Extension

• + …• + …

ERP 2005

Despite its flexibility, General Ledger is no substitute for SAP

Profitability Analysis or SAP Business Information Warehouse.

Reasons: Data volume, performance, functionality.


• If the new GL is active on a system-wide basis, then the application menu has been switched over to the new General Ledger. This means:

• The basic structure of the application menu remains intact. • Posting transactions are posted to the new GL. • The ledger group is displayed in the respective transactions.• Reports read the new GL• Functions no longer used are no longer offered

(e.g. SAPF180, SAPF181)• New functions are available (e.g. profit center maintenance,

allocation, planning)• If the old and the new GL are used, then all transactions are

available in the application menu.

New GL in mySAP ERP 2005 – Application Menu FI


New GL in mySAP ERP 2005 – IMG FI

• The IMG has been revised completely with the objective of reducing redundancy and creating more transparency

• The most important new functions affect• Book definition• Settings for settlement • Allocations• Planning• Online reconciliation CO- FI• If the classic GL is still active in one client, then the old

and the new IMG parts exist in parallel.

GL IMGCO IMG

PCA IMG

SL IMG


Konfigurerbar kodsträng - extensibility

• Lägg till nya fält såsom segmentet eller skapa helt egna i den nya totaltabellen FAGLFLEXT.

• FAGLFLEXT innehåller fler dataelement än den gamla GLTO tex. kostnadsställe, resultatenhet och segment

• FAGLFLEXT kan utökas med extra fält – både standard och egendefinierade dito. Detta görs i the account assignment block.

• SAP har faktiskt nu en kodsträng värd namnet


General Ledger in mySAP ERP – Kodsträng

• Extensibility / Flexibility

• Option to expand standard accounting with • Industry specific fields• Customer-defined fields

– Meets international expectations• Integration of management dimensions in the GL• Supports “simple cost accounting” via distribution and

assessments in the GL

– Important for industry solutions• Possibility to adjust to own requirements and terminology


General Ledger in mySAP ERP – Dimension

• Balanced Books for any dimension

– Essential for segment and management reporting• Balance sheet for segments• KPI including B/S accounts

– Important for various industries• Public sector, Insurance, Media, …• Often legal requirements


General Ledger in mySAP ERP – Segment

– Dimensions can be defined in customizing.

– There is a new standard field segment in mySAPERP.• Segment is typically derived from a profit center(PC).

• It can be filled manually or defaulted.• Option to determine it via a BAdI (Business AddIn)

• Recommended for segment reporting (in casethere are too many PC)


Parallell Accounting

• Möjlighet att ha flera huvudböcker och därmed parallell värdering samtidigt, t.o.m. olika räkenskapsårsvar. inom samma Company Code

• Måste alltid finnas en leading ledger. Det är bara denna som är integrerad med CO och FI-AA.

• Det är fullt möjligt att köra på som tidigare med bara en huvudbok. Det går också att skapa fler subledgers vid ett senare tillfälle (full flexibilitet).

• Se not 779251 för mer info om olika s.k. ledger solutions


Parallel Accounting – The Leading Ledger

• In GL one ledger is assigned the role of the ‘leading’ledger. Group valuation is usually mapped in this ledger.

• All company codes are automatically assigned to the leading ledger (cannot be deactivated).

• If parallel reporting is done by parallel accounts, then there is exactly one ledger in the New GL, the leading ledger.

• For parallel reporting via parallel ledgers, the customer can add additional ledgers to the New GL.

• The leading area of asset accounting (area 01) must be posted to the leading ledger.

• Controlling must also be integrated to the leading ledger.


General Ledger in mySAP ERP - Parallel Accounting

– The New General Ledger supports Parallel Accounting by using either parallel accounts or parallel ledgers.

– In New GL, both approaches are considered equally powerful. The choice will depend on the specific customer situation. (Se not 779251)

– The parallel accounts approach in the New GL is as powerful as in classic GL in R/3.

– The parallel ledgers approach in the New GL is much better than the SAP R/3 approach of using classic GL plus the special ledger application.


Parallel Accounting - Details

• Any number of parallel ledgers• For parallel valuation – local GAAP, group GAAP, tax purposes

• For different fiscal year variants

– Same UI for all ledgers (data entry, functions, reporting)

– Almost the same functionality for all ledgers

– Standard reporting for multiple ledgers

– Postings into multiple ledgers

– Postings per specific ledger

– Closing activities are run separately in parallel ledgers.


Parallel Ledgers – Posting to all Ledgers

Ledger not specified at time of document entry: Posting to all defined GL ledgers

Transactions: for example: Ingoing invoice, outgoing invoice, payment

Ledger A

(IAS)

(leading

ledger)

Ledger C

(HGB)

Ledger B

(US GAAP)


Parallel Ledgers – Posting to one Ledger

Ledger specified at time of document entry: Posting to specified ledger only

Transactions: valuation postings, period end postings

Ledger A

(IAS)

(leading

ledger)

Ledger C

(HGB)

Ledger B

(US GAAP)


Balanced Books for any Dimension – Entry View

Data entry: Expenses for two profit centers


Parallel Accounting for Primary Processes

Ledger L1 Ledger L2

Primary Processes

Invoices, Payments, …


Online split, substitution, …

Creation of one document

for all parallel ledgers

Fiscal year variant and subset

of dimensions may differ perledger.


Parallel Accounting for Secondary Processes

Ledger L1

Secondary Processes, e.g. IAS

Allocation, Currency Valuation,

Carry Forward, …



Creation of parallel documents,

separate documents per ledger

Full parallel accounting: different

settings for valuation, fiscal year

variant, selected dimensions,

Ledger L2

Secondary Processes, Local GAAP



Allocation, Currency Valuation,

Carry Forward, …


Dokumentsplit

• I och med att det är möjligt att boka- o rapportera pånya objekt såsom tex. segment behövs ett regelverk som delar upp, splittar transaktioner i förhållande till den struktur man vill ha/bygger.

• En användare som registrerar tex en lev.faktura vill bara registrera leverantören EN gång, även om den skall splittas på flera segment

• Splittning är endast relevant för huvudboken, inte för reskontrorna

• Det finns Passiv- Aktiv samt Kvittande splitting• Man konfigurerar splitmetoder och splittningsregler.


Online Split – Invoices

Totals

Enrichment

Entry View GL View

Posting

Single

Items

Doc 4711

Split

Info

Table

Vendor Invoice

PK Account PrCtr CCtr Amount

40 Expense PC01 KS01 400,0040 Expense PC02 KS02 600,0031 Payables 1000,00-

Vendor Invoice

PK Account PrCtr CCtr Amount

40 Expense PC01 KS01 400,0040 Expense PC02 KS02 600,0031 Payables PC01 400,00-31 Payables PC02 600,00-

Document 4711

Posting


Enrichment of Additional Costs / Revenue

Payment

PK Account PrCtr CCtr Amount25 Payables 100050 Bank 970-50 Discount 30-

Payment

PK Account PrCtr CCtr Amount25 Payables 100050 Bank 970-50 Discount PC01 KS01 12-50 Discount PC02 KS02 18-

Enrichment of additional costs occurs in the sending application (here: payment).

Projection

Entry View Enriched Document

Split

Info

Table

Split of the Discount


Online Split – Payment

Enrichment

Posting

Cleared Document

Enriched Document

Payment

PK Account PrCtr CCtr Amount25 Payables 100050 Bank 970-50 Discount PC01 KS01 12-50 Discount PC02 KS02 18-

GL View

PK Account PrCtr CCtr Amount25 Payables PC01 40025 Payables PC02 60050 Bank PC01 388-50 Bank PC02 582-50 Discount PC01 KS01 12-50 Discount PC02 KS02 18-

Totals Split

Info

Table

Single

Items

Doc 4712

Posting


Migrering

• Ett migreringsprojekt måste sträcka sig över ett årsbokslut och i kalendertid blir det minst 4-6 månader. Årsbokslutet blir det centrala begreppet all planering sker utifrån.

• För att utröna projektets komplexitet måste ett antal frågor besvaras


Migrering

• SAP och Clarity rekommenderar att man behandlar en implementation av New G/L som ett separat projekt. För att estimera projektets storlek, tid, resurser och komplexitet måste följande frågor besvaras:

- Skall Resultatenhetsanalys användas? (Gamla EC-PCA)- Skall det nya objektet segment användas och rapporteras på?- Hur skall funktionsområden se ut?- Skall New G/L användas för konsolidering?- Skall New G/L användas för att analysera kostnadsställen?- Behövs fler ledgers än 1? Andra redovisningsprinciper?- Skall den gamla account-based solution användas eller ledger

solution?- På vilka objekt skall dokumentsplitten aktiveras?


Positioning for Upgrade Customers• The classic GL from SAP R/3 is still included in mySAP ERP. • Upgrade installations will continue to use their current

applications per default. Customers who are satisfied with their current installation will not be required to change anything and will not be affected at all.

• There is a central flag in customizing to switch from the classic GL to the New GL at a later point of time. This flag is available on client level.

• In close cooperation with some rampup customers, SAP will develop support programs for different scenarios of switching from classic to new GL. There will be a separate rampup for these support programs.

• Even with the availability of these support programs, there is no push-button solution. Customers are strongly advised to setup a separate project for changing from the classic GL to the New GL.

• Benefits mentioned before fully apply to upgrade customers. However, the benefits have to be compared against the overall project effort of changing to the new GL.


Migration – Procedure

• The required Customizing and the activation of the new GL is transported to the live system.

• A transfer report (RGURECGLFLEX) generates the new data. This means:– The open items are unchanged (BSIK..).– The documents are unchanged (BKPF/BSEG).– The documents are used to generate FAGLFLEXA and FAGLFLEXT.

• For the opening balance sheet, the initial positions are transferred to FAGLFLEXT via a roll-up from GLT0.

• The totals records of earlier previous years can also be transferred to FAGLFLEXT for reporting by using a roll-up from GLT0.

• The EC-PCA ledger and FI-SL ledgers will be evaluated as other starting points for the migration of totals.


Sammanfattning/ Övrigt


Benefits of the General Ledger in mySAP ERP

1. The General Ledger supports a Unified Financial and Management Accounting.

2. It provides Extensibility and Flexibility to add industry or customer specific dimensions to standard accounting.

3. There is powerful functionality for Balanced Books by Any Dimension which is important for segment and management reporting, and in many industries.

4. The General Ledger supports Parallel Accounting by Using Parallel Ledgers or Parallel Accounts.

5. There is a strong support of Fast Close since many period-end activities are no longer required.

6. The General Ledger provides perfect transparency and reduces the risk of non-compliance – thus supporting Corporate Governance.

7. Low TCO for implementing and running the General Ledger.


General Ledger in mySAP ERP – Benefits

One version of the truth – stored in the General Ledger• Same valuation • No inconsistency• No reconciliation

– Supports different reporting purposes• Legal entity reporting• Segment reporting• Management reporting

– Multi-dimensional analysis• Account Analysis, Drilldown reporting• BW Remote reporting – slide and dice for all dimensions

• Pre-defined reports delivered as SAP content



– Perfect support of transparency– Legal entity, segment and management reporting as unified whole

– Same procedures and same quality for all valuations– Document principle, Input view linked to each ledger

– Less manual processing � less risk of non-compliance

– Less double processing � less risk of non-compliance



•Fast Close� There is more time for analysis and better decision support.Many period-end activities are no longer required:

– Online split substitutes batch split at period end

– Real-time posting from CO into FI - no longer at period end

– Legal and management data are in one uniform database.Closing activities are run just once and not multiple times.

– One uniform database instead of multiple related databasessaves a lot of reconciliation time.


Övrigt

– En ny ”quick search” möjliggör sökning på ord i hela basdataobjektet, oavsett fält.

– En ny ”advanced search” adderar fler filtreringsmöjligheter till den nya ”quick search”-funktionen.

– Arkiveringsobjekten har standardiserats så att de kan användas på likadant sätt i olika arkiveringsprojekt.

– Enklare att nå arkiverad data från olika applikationer– huvudbok och resultatenhet i ett / möjlighet till fler koddelar (segment) / dokumentsplit och dokumentsimulering / rapporter för detaljposter och reskontraposter per koddel


Övrigt

Alla dessa funktioner ger sammantaget bättre och enklare möjligheter att uppnå fullständiga resultat- och balansräkningar under företagsnivå – på resultatenhet och ev. på segment om man väljer att använda det begreppet.

- Behovet att köra ”efterdebitering” i bokslutet försvinner. Balansposter bokas on line på valda koddelar (resultatenhet/segment).

- Rapporteringsmöjligheterna på dokument och i reskontrorna per resultatenhet/segment förbättras avsevärt.

– realtidsintegration med CO – ingen avstämningshuvudbok- Behovet att köra avstämningshuvudboken i bokslutet försvinner. Fler hierarkinoder möjliga

– Bättre hantering av specifikationerna till balansräkningen– Möjlighet att transportera BR-/RR-strukturer m h a import/export av sets, Underhållet blir mer likt underhåll av CO-hierarkier


Övrigt

• Synkronisering av basdata för kund och leverantör– Möjlighet att synkronisera basdata kund och leverantör med basdata business partner. Oavsett var i systemet dessa basdata uppdateras kommer det att få genomslag i hela systemet.

• Nya tidsberoende fält i anläggningsbasdatan för restvärde, livslängd och avskrivningsnyckel – Det tas hänsyn till ändringar i dessa fält vid beräkning av avskrivningar.

• Möjlighet att boka nedskrivning, uppskrivningar etc. med egen periodkontroll – Annan periodicitet än månad kan användas för uppskrivningar, nedskrivningar och återföring av nedskrivningar.


Övrigt

• ESA-stöd för kontoutdrag och betalningar mellan internbank och dotterbolag– NetWeaver-baserat stöd för internbankstransaktioner möjliggör t ex elektroniska signaturer.

• Realtidsuppdatering från CO till FI – inget behov av avstämningshuvudbok– Behovet att köra avstämningshuvudboken i bokslutet försvinner om man aktiverar nya huvudboken.

• Nya huvudboken med – möjlighet till fler koddelar (förutom segment)– flera ledgers– jämförelseanalyser mellan ledgers– valutakonvertering


Övrigt

• Bättre funktionalitet för elektronisk förmedling av momsrapport

• Enklare B2B-uppsättning för kunder• Möjlighet att välja ledger som bokas från AA• Möjlighet att ändra avskrivningsmetod under en månad• Möjligt att sortera och selektera på ”externt nummer” i

FI-LA (leasing)• Funktionsområdet tillgängligt för validering på radnivå• Avstämningsrapporter för fria objekt (Grant

Management)• Kontrollfunktioner för planering• Möjlighet att planera på aggregerade objekt och att

använda dem i formler• Ny transaktion för snabbplanering för sällananvändare• Bättre statusuppföljning av planering


Frågor?

•• [email protected]@clarity.se

• 0706-05 05 08

clarity - adfahrer · verksamhet fi/co ps hr non-sap, ... general ledger in sap r/3 enterprise...

Documents