Classificação de Currículos Digitalizados e via e-mail

Desenvolvemos um novo processo de Classificação de Currículos que o tornou mais fácil, mais rápido e mais agradável.

Antes de executar este processo instale as novas configurações das macros de classificação no Word, basta acessar o menu Gerenciamento / Instalação Macros do Word e dê um clique no Botão “Confirma”. O processo aqui descrito serve tanto para os currículos recebidos por e-mail como os digitalizados.

1o Passo: Mantenha o SPA aberto e acesse o menu Movimentação / Classificação de Currículos.

Será apresentada a tela de Classificação de Currículos como mostrada na figura abaixo:

2o Passo: Abrir o documento no Word. Se o currículo for recebido via e-mail não é necessário salvar o anexo em uma pasta para depois abri-lo para classificar, pode abrir direto. Se você for classificar os currículos digitalizados, sugerimos que abra uns cinco arquivos de uma só vez, pois ao terminar a classificação do currículo é só posicionar o próximo da seqüência utilizando o menu Janela do Word.

3o Passo: Conferir e corrigir o nome do Candidato.Isso é mais comum no processo de digitalização onde o Software de Reconhecimento de Caracteres pode errar no nome do candidato. Então corrija o nome.

4o Passo: Pressione o botão “Classificar”.

Neste momento o SPA gera os arquivos temporários que necessita e fecha o documento apresentando a mensagem “Processo Concluído”. Automaticamente alternará para a tela de Classificação de Currículos, clicando no botão “Atualizar”, será atualizado o currículo gerado para classificação.

Será apresentada a tela de classificação como mostrada na figura abaixo:

Obs1: Verificar a tarja azul com a Mensagem “Currículo com Imagem”: currículos digitalizados.Verificar a tarja vermelha com a Mensagem “Currículo sem Imagem”: currículos via e-mail.

Obs2: Para ir para a próxima página do currículo, basta clicar nas setas.

Apresentação da tela de classificaçãoBotão “Corrigir CV”: Para acessar o currículo do candidato classificado, caso queira fazer alguma alteração. Após a alteração pressione o botão “Classificar” e ao retornar para a tela de Classificação de CV pressione o botão “Atualizar”.Botão “Limpar”: Limpa os dados da tela e exclui os arquivos temporários gerados pelo SPA.Botão “Atualizar”: Atualiza os dados no corpo do currículo.Corpo do currículo: É o quadro maior, que contém todo o currículo do candidato. Na realidade este quadro funciona como um “rascunho”, serve apenas para você visualizar o CV a fim de analisar o currículo (use as setinhas, PgUp, PgDown, ou mouse). Você não conseguirá fazer nenhuma alteração neste quadro. Se quiser efetuar alguma alteração clique no botão “Corrigir CV” / “Classificar” (Word) e lembre-se de pressionar o botão “Atualizar” novamente.Demais Campos: São os campos de classificação dos currículos que serão detalhados a seguir.Botão “OK”: Finaliza o processo de Classificação, sendo que o CV estará imediatamente no sistema.Botão “Cancelar”: Cancela o processo de Classificação, não inserindo o CV no sistema.

Para entender melhor o funcionamento: o que estamos fazendo é primeiro preparar o currículo que será classificado, gerando os arquivos temporários que o SPA irá trabalhá-los até finalizar o processo de Classificação, disponibilizando o currículo para o SPA simultaneamente.

5o Passo: Preencher os Campos da Classificação

Especificação dos campos:

Nome Marque o nome do candidato. Após isso pressione o botão “Nome” ou Alt+N. Isso fará com que o nome seja transportado para o campo Nome na tela da Classificação.

Dicas: 1.Você pode marcar o nome do candidato sem utilizar o mouse. Vá com as setas do teclado até o início do nome, pressione o Shift e mantenha-o pressionado enquanto você usa a seta para ir marcando o texto.

2.Ainda sobre marcar os textos você pode agilizar o processo de marcar, segurando as teclas Shift+Ctrl e Seta para marcar ou ainda a tecla Shift+End.3.Se o candidato já estiver cadastrado no sistema, mesmo que seja apenas o nome em função do candidato ter sido colocado na fila de atendimento, ou ainda no caso de ser uma atualização de currículo, ao preencher este campo, abrirá automaticamente a tela de Consulta de Candidatos com Mesmo Nome informando os candidatos já existentes no SPA. Ver detalhes no item Consulta de Candidato com Mesmo Nome.

Idade Marque a data de nascimento do candidato e pressione o botão “Idade” ou (Alt+I).

Considerações:A data de nascimento deve estar no formato DD (dia) MM (Mês) AA (Ano), sendo permitido para o ano 2 ou 4 dígitos com separadores barra (/), ponto (.) ou hífen (-) sendo que o ponto e o hífen serão substituídos por barra ao pressionar o botão “Idade”. Não selecionar casos onde a data de nascimento está por extenso, (exemplo: 25 de janeiro de 1972) ou em outros formatos. Nesse caso digite a data de nascimento direto no campo Idade, sem a necessidade de colocar as barras. Caso o currículo traga apenas a idade e não a data de nascimento, informe então a idade, que ao pular para o próximo campo, o sistema converte para a data do dia 1o de janeiro do ano que o candidato nasceu.Caso o currículo não tenha nem data de nascimento e nem idade não informar nada no campo. Apenas para seu conhecimento esse candidato será apresentado em um processo seletivo, pois a ausência da informação não elimina o candidato, podendo ser atualizada num eventual contato com o candidato.As dicas do item anterior referente a marcar texto valem também para este item, aliás, elas valem para qualquer software que use o princípio do Windows.

A partir desse campo, para acessar o próximo campo pressione as teclas TAB ou ENTER ou então clique com o mouse no campo desejado.

Cód. SPA Código do Candidato no SPA. Ao selecionar Atualizar na tela de Consulta de Candidatos com Mesmo Nome, o código do candidato será transportado automaticamente para este campo, assim como todos os demais campos (lembre-se de verificar as alterações constantes no currículo atual).Isso fará com que o SPA atualize o currículo do candidato no código selecionado.

Sexo Informe o sexo do candidato clicando com o mouse no campo. Se quiser usar o teclado, use as setas de direção e ou ainda M (Masculino) e F (Feminino). O campo já virá preenchido nos casos dos nomes terminados com a letra A (Feminino) e letra O (Masculino). Caso tente finalizar a classificação com este campo em branco, o sistema acusará com uma mensagem “Necessário Informar o Sexo”, pois o preenchimento do campo é obrigatório.

e-mail Marque o e-mail e pressione o botão “e-mail” ou (Alt+E). Caso queira incluir mais de um e-mail pressione ponto e vírgula (;) e marque o próximo.

Escolaridade Informe a escolaridade. Se você pressionar a primeira letra correspondente à escolaridade, virá pela seqüência (Exemplo: D = Doutorado Cursando – 16, se clicar novamente em D = Doutorado Concluído – 17). Se preferir você pode utilizar as setas de direção e ou ainda clicar com o mouse no campo para selecionar a escolaridade desejada. Caso o currículo não tenha escolaridade não informar nada no campo. Apenas para seu conhecimento esse candidato será apresentado em um processo seletivo, pois a ausência da informação não elimina o candidato, podendo ser atualizado num eventual contato com o candidato.

CPF Marque o CPF do candidato e pressione o botão “CPF” ou (Alt+C), ou simplesmente digite sem necessidade de colocar os pontos ou traços (o cursor deve estar no início do campo – teclar HOME). Essa informação visa facilitar encontrar o código correspondente ao candidato nos casos dos homônimos. (Verificar relação de erros com CPF).

Selecionador Informe o código do selecionador que atendeu o candidato. Esse recurso é utilizado por algumas empresas onde o candidato fica sob responsabilidade de um selecionador.

Origem Informe o meio de origem pelo qual o candidato enviou o currículo. Ela deve estar previamente cadastrada no Cadastro de Origem (Menu Cadastro/Cadastros Auxiliares/Origem).

Divulgação Informe o meio de divulgação pelo qual o candidato soube da empresa.Tipo Cand. Informe o Tipo de Candidato. Como o SPA atende tanto agências de emprego como consultorias, esse

campo serve para identificar a relação entre o candidato e a consultoria ou agência, como uma recolocação profissional ou outplacement.

Região 1 e 2 Informe a Região da Cidade onde o candidato reside. O SPA aceita que o candidato seja classificado em até duas regiões.

Funções Se você souber o código da função basta informá-lo (ele converterá automaticamente para descrição da função), talvez você tenha esse código nos casos dos currículos digitalizados, mas se não souber, basta digitar as iniciais da função e teclar [enter] que será apresentada a tela da Pesquisa de Funções, selecione

a função desejada utilizando as setas e basta pressionar [enter]. Se preferir utilizar o próprio mouse para procurar a função desejada, basta clicar na lupa que abrirá a Pesquisa de Funções, digitar as iniciais da função (abrirá uma tela automaticamente para descrição) e pressionar [enter], e então será posicionada na linha da seqüência desejada, selecionar a função pela barra de rolagem e clicar no botão “OK”.

Experiência Informe o tempo ou o nível de experiência do candidato na função correspondente (conforme combinado anteriormente).

Acesso ao campo na classificação na Guia Observação:

Observação Informe as observações anotadas pelo selecionador no verso do currículo, tudo que for digitado neste campo irá automaticamente para o cadastro de candidato no campo de observações.

Faixa Salarial Informe a faixa salarial do candidato.

6o Passo: Finalizar o processo.Feito isso o próximo passo é pressionar o Botão “OK” ou Alt+O. Caso ocorra algum problema durante o processo e você quiser cancelar o processo de classificação basta pressionar o botão “Cancelar” ou Alt+R.Nesse momento o SPA disponibiliza o currículo automaticamente para o sistema. No caso de você ter aberto uns cinco arquivos conforme comentado no passo 1, basta posicionar o próximo currículo utilizando o menu Janela do Word para iniciar a classificação.

7o Passo: Exclua o e-mail.Depois de concluído o processo de classificação você já poderá excluir o e-mail. Lembrando que se o currículo estiver armazenado em alguma pasta no Windows Explorer, depois de classificado, ele não será excluído automaticamente como acontece com os currículos digitalizados, sendo necessário excluí-los manualmente.

Obs: Classificação de currículos em papel:Os currículos que foram salvos na pasta CVSCANNER serão excluídos automaticamente após o término da classificaçãoe ao pressionar o botão “OK” o currículo estará disponível diretamente no SPA.

Situações especiais

O e-mail não tem anexo, o currículo está no corpo do e-mail. Como proceder?1.Clique sobre o e-mail e pressione Ctrl+A que marcará todo o corpo do e-mail ou marque o texto no e-mail com o mouse.2.Copie o texto marcado, ou pressione Ctrl+C.3.Abra um Novo Arquivo no Word.4.Cole o texto marcado no novo documento, ou pressione Ctrl+V.5.Faça o processo de classificação normalmente. Ao pressionar o OK na classificação ocorre um erro de depuração do Visual Basic. O que Fazer? Isso geralmente ocorre se o arquivo que foi enviado estiver protegido ou for um modelo de documento do Word, o que é até normal que alguns candidatos desapercebidos enviem um .dot e não um .doc. Então você deve proceder como se o arquivo estivesse aberto no e-mail conforme explicado no item anterior.1.Marque o texto no documento que o candidato enviou com o mouse ou pressione Ctrl+T que marcará todo o texto (no e-mail é Ctrl+A e no Word Ctrl+T).2.Copie o texto marcado, ou pressione Ctrl+C.3.Abra um Novo Documento no Word.4.Cole o texto marcado no novo documento, ou pressione Ctrl+V.5.Faça o processo de classificação normalmente.

O arquivo que o candidato enviou não foi aberto pelo Word, o que fazer?Certamente o arquivo deve estar em formato html, ppt, cdr ou outros, e o SPA não classifica esse tipo de arquivo. Nesse caso a única alternativa é entrar em contato com o candidato via e-mail e solicitar que ele envie um novo currículo feito no Word com extensão .doc.

O Nome do candidato não aparece quando pressiono o botão “Classificar”, mas está no currículo.Certamente nesta situação o candidato colocou o nome utilizando o recurso de Cabeçalho do Word ou o recurso do WordArt e isso não vai para a tela de classificação. Neste caso, execute os procedimentos a seguir:

1.Abrir o cabeçalho ou WordArt, dando dois cliques sobre ele.2.Marcar e Recortar as informações desejadas (Ctrl+X).3.Fechar o cabeçalho ou WordArt.4.Em algum lugar do documento pressionar Ctrl+V para colar as informações copiadas. 5.Pressionar o botão “Classificar”.6.Pressionar o botão “Atualizar” na tela de Classificação de Currículos.Continuar executando o processo de Classificação normalmente.

Obs: O nome do candidato deve constar na tela de Classificação de Currículos, pois o sistema faz uma leitura para verificar se o nome do candidato classificado corresponde ao currículo.

O tamanho do documento ou a imagem ultrapassar o tamanho médio recomendadoNo processo de digitalização de currículos ao salvar o documento ou a imagem no Omnipage, caso as configurações não estejam especificadas corretamente, ao fazer a classificação no SPA o sistema fará uma verificação e apresentará a seguinte mensagem: “Documento/Imagem do Candidato a ser inserido ultrapassou o tamanho médio recomendado. Pode haver algum problema na configuração do Scanner. Continuar ?”

Em seguida será apresentada a seguinte mensagem:

Anote aqui suas dúvidas e comentários

Consulta Candidato Mesmo NomeBasicamente teremos que tomar uma ação para cada situação relatada.

Ações a serem tomadas:AtualizarExcluirNovo Candidato

Candidato já cadastrado no Sistema com esse Nome

Ao inserir um candidato no cadastro, o SPA faz uma verificação para constatar se o candidato já está cadastrado e se está no Arquivo Morto. Se o SPA localizar o mesmo nome no cadastro, ele irá apresentar quais os candidatos com o mesmo nome e você terá que decidir se o CV que está para ser inserido é um Novo Candidato (homônimo), se deve ser atualizado o CV de um dos candidatos ou ainda se o currículo classificado deve ser descartado (excluído). Para este tipo de erro temos duas situações:

Situação AEstamos classificando o CV de uma candidata chamada LEDA CORDEIRO SORRILHA e já existe uma LEDA CORDEIRO SORRILHA no cadastro. Ao selecionar o Nome do Candidato, aparece uma mensagem “Candidato já cadastrado no Sistema com esse Nome”, ao clicar OK, o sistema abre automaticamente a tela de Consulta Candidato com o Mesmo Nome. Analise qual Ação a ser tomada com o currículo a ser inserido. Se escolher a opção Atualizar o sistema apresentará a seguinte mensagem: “Marque um candidato para Reativar/Atualizar”, então basta marcar a última coluna do nome do candidato. Para ver o currículo do candidato cadastrado no SPA, pressione o botão “Imagem” ou “Documento” do item Visualização CV e para Visualizar o CV a ser inserido, marque este botão.

Note que após selecionar a Ação “Atualizar” voltará automaticamente para a tela de Classificação de Currículos importando o Cód. SPA e todos os demais dados pertinentes ao candidato.

Para alternar as páginas do currículo basta clicar nas setas:

Para ir para a primeira página do currículo basta clicar na seta:

Para ir para a última página do currículo basta clicar na seta:

Obs: Você poderá dar um ZOOM no corpo do currículo, na Visualização clique na seta e selecione o tamanho desejado.

Você poderá ainda Informar as observações anotadas pela selecionadora no verso do currículo, tudo que for digitado neste campo irá automaticamente para o cadastro de candidato no campo de observações, inclusive a faixa salarial do candidato de acordo com o salário desejado.

Lembre-se:

Se o candidato não for o mesmo (homônimo), você deverá clicar no botão “Novo Candidato”.Se o candidato for o mesmo e o currículo a ser inserido estiver desatualizado, o CV deve ser EXCLUÍDO, escolher ação EXCLUIR e Confirmar a Limpeza dos Arquivos que está Classificando.Se o candidato for o mesmo e o currículo não tiver alterações, escolher ação ATUALIZAR (CV e Data da Atualização do cadastro serão atualizados, sendo assim, o candidato não será transferido para o Arquivo Morto).Se o candidato for o mesmo e o currículo a ser inserido tiver alterações, o CV deve ser ATUALIZADO, escolher ação ATUALIZAR.

Situação B

Classificamos o CV de uma candidata chamada LEDA CORDEIRO SORRILHA e já existem duas LEDA CORDEIRO SORRILHA no cadastro, inclusive no Arquivo Morto. Aparecerá na tabela os nomes e códigos dos candidatos que estão em conflito com o CV a ser classificado.

Para verificar os dados de cada candidato apresentado dê um clique sobre ele e então serão apresentados nos campos Endereço, Bairro, Cidade, Estado, CEP, DDD, Telefone, RG e CPF e ainda visualizar o currículo do candidato através dos botões “Imagem” ou “Documento”.

Pressionando o botão “Visualiza CV a ser inserido”, o SPA irá abrir o currículo a ser classificado para sua análise.

Escolha a ação a ser tomada (nas mesmas condições da Situação A), selecionando um dos candidatos da lista com um clique na última coluna e a seguir pressione o botão de acordo com sua escolha, pois a ação escolhida será exportada para a Tela de Classificação de Currículos.

O erro de Consulta Candidato Mesmo Nome será comum caso sua empresa utilize o processo de Fila de Atendimento ou Carta de Encaminhamento, em função da necessidade de se cadastrar pelo menos o nome do candidato para executar uma destas tarefas.

Erro - Relacionado ao CPF

Número de CPF Inválido, Verifique!

O sistema acusa quando o CPF do candidato for digitado errado, ou se o próprio candidato digitou errado no currículo.

Candidato cadastrado no Sistema com esse CPF, não corresponde ao Candidato sendo Classificado

Se no sistema constar o CPF em um código em que o candidato estiver com o nome abreviado, ou mesmo nos casos da alteração do estado civil (usando sobrenome do marido), acusará com este erro.

Erro! Inclusão de CPF – CPF Informado está associado a outro Candidato

Poderá verificar se realmente corresponde ao mesmo candidato, clicando no botão “Visualiza CV a ser inserido” e na “Imagem” ou no “Documento” do sistema para compará-los.

Nome do Candidato será alterado no cadastro, para o nome que está sendo classificado

Caso selecione Sim, o candidato cadastrado no sistema realmente corresponde ao candidato que está sendo classificado, o nome do candidato será alterado automaticamente para o nome que está sendo classificado.

Este CV não pode ser inserido, CPF Cadastrado pertence a outro candidato

Caso selecione Não, o candidato cadastrado no sistema realmente não corresponde ao candidato que está sendo classificado, ao clicar em OK aparecerá a mensagem solicitando a confirmação da “Limpeza dos Arquivos que está Classificando”.

Verificação de Consistência do SPA

Após o processamento feito, existe ainda uma consistência que o SPA faz que é garantir que o arquivo gerado pertence realmente ao candidato. Normalmente não ocorrem erros neste processo, mas se aparecer uma tela relatando que “Currículo que está sendo inserido Não Corresponde ao Candidato”, verifique se o nome do candidato realmente não consta no corpo do currículo, pois certamente o candidato colocou o nome utilizando o recurso de Cabeçalho do Word ou o recurso do WordArt e isso não vai para a tela de classificação. Constatando o erro, pressione o botão “Corrigir CV” e execute os procedimentos a seguir:1.Abrir o cabeçalho ou WordArt, dando dois cliques sobre ele.2.Marcar e Recortar as informações desejadas (Ctrl+X).3.Fechar o cabeçalho ou WordArt.4.Em algum lugar do documento pressionar Ctrl+V para colar as informações copiadas. 5.Pressionar o botão “Classificar”.6.Pressionar o botão “Atualizar” na tela de Classificação de Currículos.Continuar executando o processo de Classificação normalmente.

Obs: O nome do candidato deve constar na tela de Classificação de Currículos, pois o sistema faz uma leitura para verificar se o nome do candidato classificado corresponde ao currículo.

Código do Candidato anotado no verso do currículo para Atualização não corresponde ao Candidato.

Este erro ocorre quando sua empresa trabalha com o processo de atendimento a candidato e a recepção num momento de distração faz o cadastro do candidato com o nome incorreto, anota o código no verso e insere-o na fila para atendimento; assim o currículo é passado para o processo de digitalização e no momento da classificação não aparece a tela de Consulta Candidato Mesmo Nome, você deverá verificar se o currículo é de um candidato entrevistado e se o código anotado está correto.

Neste caso basta acessar o Cadastro de Candidato corrigindo o Nome do Candidato.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Qualquer anormalidade no processo deve ser rigorosamente verificada e se necessário entre em contato com o Suporte da AncoraRh para que possam ser tomadas as devidas providências.