CLOUD DOCUMENTระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส

AGENDA

• Cloud Document คออะไร• ลกษณะการใหบรการ• จดเดนและประโยชนทจะไดรบ• ตวอยางขนตอนการใชงาน• เปรยบเทยบความแตกตางระหวาง Cloud Document และ การเกบเอกสารแบบดงเดม• การใชงานเวปไซดจรง docs.totcloud.com

CLOUD DOCUMENT คออะไร

Cloud Document (E-document) หรอ ระบบสารบรรณอเลกทรอนค  เปนระบบจดเกบสำาเนาเอกสารใหอยในรปแบบ Digital

สามารถเรยกดไดจากเครอขายคอมพวเตอรและ Internet ทกททก เวลา เพมประสทธภาพในการสอสารภายในองคกรคลองตว

สะดวกรวดเรว และบรรลวตถประสงคในเรองการสอสารนนๆ สามารถตรวจสอบตดตามสถานะเอกสาร การดำาเนนเรองเอกสาร

ผาน ระบบสารบรรณอเลกทรอนค โดยใชเวลาสนลง

Member

เลอกขนตอนตางๆ

เลอกสราง

เอกสาร

ภายใน

Login

สรางเอกสารภายน

อก

เลอกไฟลแนบ

เลอกบคคลทตองการ

สงให

กรอกรายละเอยดเอกสาร

แสดงรายละเอยดเอกสาร

ทงหมด

สรางเอกสา

ร ทะเบยนรวม

หนงสอรอ

ดำาเนนการ

ตวอยางขนตอนการใชงาน

• สามารถชวยในเรองลดปรมาณการใชทรพยากร และประหยดเวลาการพบปะได

• สามารถลดเวลาคนหาเอกสารทตองการไดรวดเรวมากขน

• สามารถลดพนทในการจดเกบเอกสารและจดการระบบเอกสารไดอยางมประสทธภาพ

• อยทไหนกสามารถใชงานได ไมตองตดตง Software กอนใชงาน

ลกษณะการใหบรการ

• มหนาเวบไซตทใหความรสกทนสมย นาใชงาน• ใชงานงาย สะดวกในการบรหารจดการเอกสารไดอยางมประสทธภาพ • มการแบงหมวดหมทชดเจน เปน 4 หมวดหม ไดแก เอกสารภายใน เอกสารภายนอก

เอกสารรบเขา และ รายการสงเอกสาร• สะดวกตอการจดสงเอกสาร มเมน รายการสงเอกสาร ทงการปดงาน ยกเลก สงตอ

และตกลบ เปนตน • สามารถจดเกบและเรยกคนเอกสารจาก หนวยงานตางๆได• สามารถใหบรการเอกสารไดทนทในกรณทมการรองขอเอกสาร• ประหยดเวลาในการคดแยกเอกสารและเพมประสทธภาพในการจดการงานเอกสาร • สามารถสงงาน เชญประชมแบบเรงดวนแบบ – Real time ใหปลายทางพรอมกน

ไดหลายคนในคราวเดยวกน โดยการสง SMS

จดเดนและประโยชนทจะไดรบ

ตวอยางขนตอนการใชงาน

• การสรางเอกสาร• การเปดดรายละเอยดเอกสาร• การจดการเอกสาร• ผดแลระบบ

การสรางเอกสาร

Member

แนบไฟลเอกสารทตองการแนบ

กรอกรายละเอยดเอกสาร

เลอกสรางเอกสาร

เลอกบคคลทตองการสงให

แสดงรายละเอยดเอกสารทสรางเสรจ

กลบไปหนางานสารบรรณ

สมาชกทำาการเขาระบบ

เลอกประเภทเอกสารทตองการ

แสดงรายละเอยด เอกสาร และไฟล

ทแนบมากบเอกสาร

กดเลอกเอกสารทตองด

รายละเอยด

Member

การเปดดรายละเอยดเอกสาร

สมาชกทำาการเขาระบบ

สมาชกทำาการเขาระบบ

เลอกประเภทเอกสารทตองการ

เมนยอย 4 เมน1. สงตอ 2.ยกเลก3. ปดงาน 4.ตกลบ

กดเลอกเอกสารทตองด

รายละเอยด

Member

จดการเอกสารตามเมนยอยทเลอก

การจดการเอกสาร

บรหารจดการสมาชก

ดแลระบบเอกสาร

ผดแลระบบ

หนาเวบ CLOUD DOCUMENT

ในหนานจะแสดงเมนยอยตางๆของการจดการเอกสารไมวาจะเปน- สรางเอกสารภายใน และ

ภายนอก- เอกสารรบเขา- เอกสารภายใน และ

ภายนอก- เอกสารทสงออก- เอกสารเพอทราบ- เอกสารเพอดำาเนนการ- เอกสารตกลบ- เอกสารทโดนยกเลก- เอกสารทปดงานแลว

หนาสรางเอกสาร

รปเวบไซตหนาสรางเอกสาร

• การสรางเอกสารใหม ใหเลอกหวขอทตองการสรางวาเปน เอกสารภายใน หรอเอกสารภายนอก

• เมอทำาการกดแลวหนาเพจจะเปลยนใหกรอกรายละเอยดดงรปซายมอ จากนนกกดปมตอไปเพอไปยงขนตอไป

ขนตอนการสงอเมล และSMS ไปยงผรบ

สง

รบ

รบ

เมอทำาการสรางเอกสารเสรจแลวระบบจะทำาสงอเมล และ SMS ไปยงผรบเพอบอกวา ไดมเอกสารเขามาเพอใหผรบทราบ ซงในการสงอเมลและ SMS ผสงสามารถเลอกไดวาจะสงแคอเมล หรอ SMS หรอทงสองอยางไดอกดวย

หนาแสดงรายการเอกสารในแตละเมน

ในหนาแสดงรายการเอกสารของแตละเมนจะมรปแบบคลายๆกนเพอสามารถใหใชงานไดงายไมตองจำาในหลายๆรปแบบโดยในหนาแสดงรายการเอกสารนจะทำาการแยกประเภทออกตามขอหวในเมนขนตอนไมวาจะเปน เอกสารรบเขา เอกสารภายใน เอกสารภายนอก เอกสารโดนตกลบ เอกสารทปดงานแลว เปนตน

หนาแสดงรายละเอยดเอกสาร

• ในหนานจะเปนหนาของแสดงรายละเอยดภายในเอกสารแตละประเภท โดยรปแบบหนาจะแสดงออกมาดงรปตวอยางดานซายมอ

• อกทงในหนานยงโชวไฟลทไดทำาการแนบจากเอกสารนไวดวย วาเอกสารนมเอกสารใดแนบมาบาง

การสงเอกสารตอ

• เมอเขามายงรายละเอยดเอกสารของเอกสารทมคนสงมาใหเราสามารถกดสงเอกสารตอ หรอตกลบ หรอสงปดงานของเอกสารนนไดดวยเมนเหลาน

• เมน ปดงานในสำาหรบเมนนมเพอเอกสารฉบบนไดเสรจสนกระบวนการทำางานแลวจงกดปมนเพอทำาการปดงานเอกสารทเสรจสนแลว

• เมน ยกเลกหนาทสำาหรบเมนนเปนการทำางานเมอมการยกเลกเอกสารฉบบนนกทำาการกดเมนนไดแลวเอกสารฉบบนจะไปอยในเอกสารทโดนยกเลกเรยบรอย

• เมน สงตอในเมนนเราสามารถสงตอเอกสารฉบบนใหบคคลอนๆไดแตสามารถแกไขไดแคหมายเหตเทานน

• เมน ตกลบในสวนเมนนเปนเมนทใหในการตกลบเอกสารคนเจาของเมอเอกสารฉบบนผดพลาด

การตกลบเอกสาร

• เมอทำาการกดเมน ตกลบกจะระบบจะใหทำาการระบหมายเหต เพอบงบอกวาเหตใดเอกสารฉบบนจงโดนตกลบ เมอทำาการกรอกขอมลเรยบรอยแลว ใหกดปม

• เมอทำาการกดปม ตกลบเรยบรอยเอกสารฉบบนนจะโดนตกลบไปยงเจาของเอกสาร จากนนรอประมาณ 5 วนาทระบบจะกลบไปยงหนาหลกเปนอนเสรจสนกระบวนการ

เปรยบเทยบความแตกตาง

• สามารถทำางานเอกสารไดรวดเรวและถกตองมากขน

• ประหยดเวลาในการคดแยกเอกสารและเพมประสทธภาพในการจดการงานเอกสาร

• ประหยดพนทในการจดเกบ ลดความซำาซอนในการเกบเอกสาร

• สามารถใหบรการเอกสารไดทนทในกรณทมการรองขอเอกสาร

• สามารถจดเกบและเรยกคนเอกสารจาก หนวยงานตางๆได

• ประหยดคาใชจายในการสงซอตแฟมกระดาษ และหมกพมพ

Cloud Document การเกบเอกสารแบบดงเดม

• การคนหาเอกสารเปนไปดวยความยากลำาบาก อกทงยงตองใชเวลานานใหการคนหา

• ตองใชพนทในการจดเกบเอกสารมาก

• เสยคาใชจายจำานวนมากในการสงซอ กระดาษ และหมกพมพ

• การคดแยกเอกสารนนทำาไดชา และอาจเกดความผดพลาด

• เอกสารทเกบไวหลายป อาจเกดการเสยหายได เชน ปลวกกน, ไฟไหม เปนตน

หมายเหต

Cloud Document สามารถใชกบ Browser

• Firefox• Chrome • และ IE Version 9 ขนไป

การอพโหลดไฟล สามารถอพโหลดได 2 MB ตอครง

อตราคาบรการ : หนวยงาน

รายการ คาบรการ (บาท)/ป

1. คาตดตงระบบ (จายครงเดยว)

1,500

2. คาจดฝกอบรมการใชงาน ระบบ 1,000 บาท : 1 user

1,000

3. License ละ 145 บาท / เดอน (เกบขอมลได 2 GB/license)

1,740

4. คา SMS ● 5,000 SMS / ป ราคา 2,500 บาท ● 10,000 SMS / ป ราคา 3,500 บาท

2,500

หมายเหต : ราคานยงไมรวม ภาษมลคาเพม

ตดตอสอบถาม

โทรศพท 02-575-5666 เมย หรอ 02-568-2756 ไผ

Email: sakawrt@totbb.net หรอ traittot@totbb.net

Thank You :)