Como Administrar seu Como Administrar seu tempo!tempo!

1

Desperdiçadores de TempoDesperdiçadores de Tempo

Planejamento Inadequado;Administração por Crise;Desorganização Pessoal; Problemas de comunicação;Dificuldade de tomar decisões;Dificuldade em diagnosticar

problemas;

2

Desperdiçadores de TempoDesperdiçadores de TempoFalta de estabelecimento de objetivos; Falta de definição de prioridade;Falta de informaçõesIncapacidade de dizer não;Perfeccionismo;Cobrança incompleta e descontínuaExcesso de reuniões e burocracia interna; Centralização de poderResistências às mudanças.

3

Antídotos aos desperdiçadores de Antídotos aos desperdiçadores de tempo tempo Planejamento;Organização;Auto conhecimento;Autodisciplina;Flexibilidade;Delegação; Tomada de decisões;Concentração no que está fazendo;Libertar-se da Procrastinação.

4

Economizadores de TempoEconomizadores de Tempo

Utilização de uma agenda; Fazer reuniões produtivas; Lista de afazeres e definição de

prioridades; Definição de metas; Organização e acesso com rapidez de

informações usadas com freqüência; Uso da internet e telefone de maneira

eficiente; Comunicação simples e direta.

5

A AgendaA AgendaÉ uma ferramenta que quando bem utilizada pode trazer 30% a mais de rendimento do tempo.Cerca de 10% do seu dia deve ser deixado para atender imprevistos. Ex: Reunião que demorou ou visita inesperada.Avalie o tempo de cada tarefa e pense no dia seguinte.Defina o que é prioridade – A /B/C.

6

A AgendaA Agenda

Inicie pelas tarefas que você não gosta de fazer e as que exigem mais de você.

Elimine tarefas ou informações de pouco valor.

Divida o trabalho em partes.

7

Matriz da Efetividade PessoalMatriz da Efetividade Pessoal

8

Como se organizar e Como se organizar e melhorar resultadosmelhorar resultados

9

Soluções práticas para economizar Soluções práticas para economizar tempo:tempo:

1. Estabeleça metas: anuais, mensais, semanais e diárias;

2. Programe suas tarefas e atividades da semana e do dia, em função dessas metas;

3. Identifique as atividades que levem aos resultados e concentre-se nelas;

4. Faça as coisas em ordem de prioridade; 5. Controle, diariamente, as atividades realizadas

e os resultados alcançados; 6. Saiba onde seu tempo é realmente

empregado; 7. Estabeleça data e hora para início e fim de

cada atividade; 8. Elimine desperdiçadores de tempo; 9. Melhore suas rotinas e hábitos de trabalho.

10

Planeje seu futuro com Planeje seu futuro com antecedência para poder viver o antecedência para poder viver o presente com intensidade!presente com intensidade!

11

Identificando PrioridadesIdentificando Prioridades

TrabalhoEstudo

Família

Esportes LazerReligião

12

A PIZZA DO TEMPOA PIZZA DO TEMPO

13

TrabalhoTrabalho14

A Pizza Do TempoA Pizza Do Tempo

15

10 principais erros no 10 principais erros no trabalho em equipe trabalho em equipe

16

1. Fazer fofoca de colegas ausentes1. Fazer fofoca de colegas ausentes

“Falar dos outros é sempre delicado. Portanto, e você tem algo

a dizer para seu colega diga diretamente a ele. Desta forma, evita que o comentário seja mal interpretado e retransmitido por

outros funcionários. Ao fazer uma crítica diretamente ao colega em

questão você evita que seu comentário

Paulo de Castro Braune - Diretor Geral da Braune Educação

Empresarial.

chegue distorcido aos ouvidos dele, o que pode gerar conflitos. Além disso, falar pelas costas e

comentar sobre a vida alheia é uma atitude mal vista".

17

2. Rejeitar o trabalho em equipe2. Rejeitar o trabalho em equipe

“Hoje, independentemente de seu cargo, é preciso saber trabalhar em equipe, já que bons resultados dificilmente nascem de ações individuais. No ambiente corporativo, uns dependem dos outros. Se o funcionário não estiver disposto a colaborar com os colegas, certamente será um elo quebrado. Com isso, o grupo/equipe não chegará ao resultado desejado. Ser resistente ao trabalho em equipe é um revés grave. Sem essa abertura, dificilmente o colaborador conseguirá obter sucesso". Ricardo Dreves - Diretor da consultoria em RH Dreves e Associados.

18

3. Ser antipático (a)3. Ser antipático (a)"A empatia é muito útil no ambiente de trabalho. Você deve ser leal, cortês, amigo e humilde. Falar bom dia e cumprimentar os outros são atitudes que demonstram educação e respeito pelos demais. O fato do trabalho exigir concentração do colaborador não significa que ele não possa ser cordial e abrir um espaço na agenda para ajudar os companheiros de equipe".

Marcelo Abrileri - presidente do site de empregos Curriculum.

19

4. Deixar conflitos pendentes4. Deixar conflitos pendentes

de desconforto deve ser esclarecido para evitar a discórdia no ambiente. O funcionário deve conversar para resolver o assunto, caso contrário, isso poderá gerar antipatia, fofoca com outros colaboradores e um clima péssimo para toda a equipe".Beatriz Maria Braga Lacombe - professora de gestão de pessoas da FGV (Fundação Getúlio Vargas), em São Paulo

"Conflitos acumulados podem se agravar. Qualquer tipo de problema referente ao trabalho, dúvida sobre decisões, responsabilidades que não foram bem entendidas, alguém que ficou magoado com outro por algum motivo, enfim, qualquer tipo

20

5. Ficar de cara fechada5. Ficar de cara fechada"Ter um companheiro de equipe com bom humor anima o ambiente de trabalho, enquanto que topar um colega mal-humorado causa desconforto do início ao fim do expediente. Esta postura gera desgastes desnecessários, pois além de deixar toda uma equipe desmotivada ainda atrapalha a produtividade. Pessoas mal-humoradas geralmente não toleram brincadeiras.

Com isso, automaticamente são excluídas da equipe, o que não é saudável. Por essa razão, manter o bom humor no trabalho é fundamental para cultivar bons relacionamentos". Julia Alonso - Sócia diretora da Só Talentos RH, recrutamento e seleção de estagiários e trainees.

21

6. Deixar de cultivar relacionamentos6. Deixar de cultivar relacionamentos

"Os melhores empregos não estão nos jornais e nem nos classificados. A partir do seu relacionamento interpessoal no trabalho é que conseguirá construir uma rede de contatos (networking) que servirá, no futuro, para encaminhá-lo às melhores oportunidades. É importante mostrar dinamismo, ser cooperativo no trabalho e nunca fechar as portas pelos lugares onde passar". Sheila Madrid Saad Professora de Recursos Humanos e Comportamento Organizacional da Universidade Presbiteriana Mackenzie.

22

7. Não ouvir os colegas7. Não ouvir os colegas"É importante escutar a todos,

mesmo aqueles que têm menos experiência. Isso estimula a participação e a receptividade de novas idéias e soluções. Questionar com um ar de superioridade as opiniões colocadas numa reunião não só intimida quem está expondo a idéia, como passa uma imagem de que você é hostil. É necessário refletir sobre o que está sendo dito, não apenas ouvir e descartar a idéia de antemão por considerá-la inútil“.

Cristiane Leão - analista de desenvolvimento de recursos humanos da Fundação Mudes - São Paulo.

23

8. Não respeitar a diversidade8. Não respeitar a diversidade

"Todas as diferenças devem ser respeitadas entre os membros de uma equipe. Não é aceitável na nossa sociedade alguém que não queira contato com outro indivíduo apenas por ele ser diferente. Ao passo que o funcionário aceita a diversidade, ele amplia as possibilidades de atuação, seja dentro da organização ou com um novo cliente. Além

Nelci Maria de Mello - gerente de recrutamento e seleção da empresa Dupont - companhia científica, com atuação no setor químico.

disso, o respeito e o tratamento justo são valores do mundo globalizado que deveriam estar no DNA de todos. Sem eles, o colaborador atrapalha o relacionamento das equipes, invade limites dos colegas e a natureza do outro".

24

9. Apontar o erro do outro9. Apontar o erro do outro"A perfeição não é virtude de

ninguém. Antes de apontar o erro do outro, deve-se analisar a sua própria conduta e sua responsabilidade para o insucesso de um trabalho ou projeto. É melhor ajudar a solucionar um problema do que criar outro maior em cima de algo que já deu errado.

Lembre-se: errar é humano e o julgamento não cabe no ambiente de trabalho. No futuro, o erro apontado pode ser o seu".

25

Doutor Helio Roberto Deliberador - professor do Departamento de Psicologia Social da PUC-SP (Pontifícia Universidade Católica de São Paulo).

10. Ficar nervoso (a) com a equipe10. Ficar nervoso (a) com a equipe"Atritos são inevitáveis no

ambiente de trabalho, mas a empatia deve ser colocada em prática nos momentos de tensão entre a equipe para evitar que o problema chegue ao gestor e se torne ainda pior. Cada um tem um tipo de aprendizagem e um ritmo de trabalho, o que não quer dizer que a qualidade da atividade seja melhor ou pior que a sua.

Fonte: Universia, 30 de maio de 2008 .

O respeito e a maturidade profissional devem falar mais alto do que o nervosismo. Equilíbrio emocional e uma conduta educada são importantes tanto para a empresa como para o profissional". Gláucia Santos - consultora de recursos humanos da Catho on-line.

26

Conflito?Conflito?Próprio das relações humanas. Eles acontecem por causa de posições divergentes em relação a algum comportamento, necessidade ou interesse comum.

As incompreensões, as insatisfações de interesses ou necessidades costumam gerar conflitos.

O conflito não é ruim em si mesmo. Ele pode ser aproveitado como

oportunidade para a solução de problemas que estavam sendo “varridos

para debaixo da cama”. O problema é que, quando as pessoas não estão

preparadas para lidar com os conflitos, estes podem ser transformados em

confronto, violência. 27

Resolvendo - Resolvendo - o/ - \o/ - \oo/ - \o/ - \oA capacidade de resolver conflitos depende da nossa comunicação, do nosso jeito de tratar as pessoas.  Nem sempre é possível resolver um conflito diretamente negociando com a outra parte. Há pessoas de “sangue quente”, que rompem relações ou revidam, dificultando ou impedindo um entendimento direto.  Daí porque, muitas vezes, é necessário contar com o apoio de uma terceira pessoa, um facilitador ou um mediador, para recuperar o diálogo e o entendimento.

28

Os elementos do ConflitoOs elementos do Conflito1. A pessoa: o ser humano, com seus sentimentos

e crenças.

2. O problema: as necessidades e interesses contrariados.

3. O processo: as formas e os procedimentos adotados.

29

Os dois tipos básicos de Os dois tipos básicos de processo? processo? I. Processos não adversariais ;Este procedimentos é aquele em que as partes não

atuam como adversárias, mas como co-responsáveis na busca de uma solução.

A facilitação, a mediação e a conciliação são três procedimentos não adversariais de solução de conflitos.

2. Processos adversariais.

Nos processos adversariais, que podem ser administrativos, judiciais ou arbitrais, um terceiro resolve o conflito.

 30

A A mediaçãomediaçãoÉ um procedimento não adversarial em que duas ou mais pessoas, com o apoio de mediador devidamente capacitado e livremente aceito, expõem o problema, procuram identificar os interesses comuns e buscam alternativas para a solução do conflito. A pessoa que atua como mediadora deve ser capacitada, independente e imparcial.

O papel do mediador é o de auxiliar as partes a se comunicarem de modo positivo e a identificarem seus interesses e necessidades comuns, para a construção de um acordo.

31

As seis etapas da mediação:As seis etapas da mediação:1ª Apresentação e recomendações2ª As partes expõem o problema3ª Resumo do acontecido4ª Identificação dos reais interesses5ª Opções com critérios objetivos6ª Acordo

32

Os quatro perfis do facilitador e medidor:Os quatro perfis do facilitador e medidor:Perfil competitivo: quando a preocupação com os interesses e necessidades do outro é baixa e é alta a preocupação com os seus próprios interesses e necessidades; Perfil acomodado: quando a preocupação com os interesses e necessidades do outro é alta e é baixa a preocupação com seus próprios interesses e necessidades;  Perfil evitativo: quando é baixa a preocupação com os interesses e necessidades em geral; Perfil cooperativo: quando tanto a preocupação com os seus interesses e necessidades quanto a preocupação com os interesses e necessidades do outro é alta.

O facilitador e o mediador O facilitador e o mediador devem ter perfil devem ter perfil cooperativocooperativo. .

33

Princípios específicos da Princípios específicos da mediação: mediação: 1. Independência (o facilitador ou o mediador não devem ser

parentes, dependentes, empregadores ou amigos íntimos de alguma das partes)

2. Imparcialidade (as partes devem ser tratadas com igualdade);

3. Credibilidade (o facilitador e o mediador devem dar o bom exemplo para merecerem a confiança);

4. Competência (o facilitador e o mediador devem ter a capacitação necessária para atuar naquele tipo de conflito);

5. Confidencialidade (o facilitador, o mediador e as partes devem guardar sigilo a respeito do que for revelado durante a mediação);

6. Diligência (o facilitador e o mediador devem realizar as suas tarefas com o máximo de dedicação).

34

Como devem ser a comunicação e Como devem ser a comunicação e o relacionamento?o relacionamento?

Comunicação positiva e relacionamento construtivo são características obrigatórias dos mediadores e facilitadores. Elas se aperfeiçoam as relações interpessoais. Correspondem a uma linguagem persuasiva e igualitária, baseada em princípios.

Diferentemente da comunicação dominadora, que polariza as posições mediante uma linguagem impositiva, excludente e hierarquizante.

35

Para uma Para uma comunicação positiva:comunicação positiva:1º - Adote a Escuta Ativa. Em vez de conselhos e sermões escute,

sempre, com toda atenção o que está sendo falado pelo outro.2º - Construa a empatia. Receba o outro gentilmente. Deixe-o à vontade.

Para tanto, procure libertar-se dos preconceitos, dos estereótipos. 3º - Aprenda a perguntar. Em vez de acusar, pergunte. Perguntar

esclarece, sem ofender. A pergunta lhe protege contra a pressa em julgar o outro.

4º - Estabeleça a igualdade na comunicação. Fale claramente, mas respeite o igual direito do outro de falar

5º - Adote a Linguagem “Eu”. Quando fizer alguma crítica sobre o comportamento de alguém use a primeira pessoa: Exemplo: “em minha opinião isto poderia ter sido feito de outra forma. O que você acha?” Essa forma de comunicação evita que você fale pelo outro. Nunca se deve dizer “você não devia ter feito isso ou aquilo”. Fale por você, nunca pelo outro. Diga: “eu penso que isto deveria ter sido feito da seguinte forma...”. A linguagem eu evita que a outra pessoa se sinta invadida ou julgada por você.

 6º - Seja claro no que diz. Comunicação positiva não é bajulação. Ser claro é ser assertivo. Dizer sim ou dizer não com todas as letras. Com gentileza deve-se dizer não ao comportamento imoral, ilegal ou injusto.

36

Para um Para um relacionamento construtivo:relacionamento construtivo:1º - Separe o problema pessoal do problema material. Quando o conflito for

pessoal e, ao mesmo tempo, material, aprenda a separar o problema pessoal do problema material. Primeiro enfoque o problema pessoal (a relação propriamente dita). Somente após restaurar a relação, as partes estarão aptas a cuidar do problema material (os bens e os direitos envolvidos).

 2º - Passe para o outro lado. Diante do conflito esteja consciente de que nós,

humanos, percebemos os fatos do mundo de modo incompleto e imperfeito. Isto porque a mente humana tende a optar e fixar uma posição. Procure sair da sua posição e se coloque no lugar do outro para perceber as razões pelo outro lado. Isto ajudará a descobrir o interesse comum a ser protegido.

 3º - Não reaja. Ao sofrer uma acusação injusta, não reaja. Dê um tempo e repita

o que o outro disse, pedindo para ele explicar melhor. Quem reage se escraviza ao comportamento alheio. Quem reage cede, revida ou rompe, sempre em função do que o outro fez ou disse. Proteja-se contra a reação reformulando.

 4º - Nunca ameace. A ameaça é um jogo de poder. Ao ameaçar você está

obrigando a outra parte a provar que é mais poderosa do que você. Às vezes cabe advertir a outra pessoa para os riscos que ela está correndo, com base em dados de realidade. Mas nunca em tom de ameaça.

37

Dicas para conquistar a Dicas para conquistar a confiança da sua confiança da sua equipe equipe

38

1.1. Manter-se próximoManter-se próximo à sua à sua equipe. equipe.

Não custa, por exemplo, ter uma listagem das datas de aniversários e parabenizar verbalmente, com um aperto de mão.

Nesse caso, o distanciamento refere-se ao fato de que a liderança precisa participar do dia-a-dia das pessoas que convive.

39

2. 2. Mostre transparência nas Mostre transparência nas suas açõessuas ações

Quando for necessário adotar uma mudança que envolva todos os membros da equipe, faça uma reunião e comunique a informação pessoalmente. Não deixe que os seus subordinados saibam das "novidades" através de terceiros.

Transparên cia40

3. Espaço para as pessoas3. Espaço para as pessoas

Nas reuniões, além de comunicar informações, abra espaço para que as pessoas tirem dúvidas, apresentem sugestões quando for o caso.

41

4. Seja assertiva4. Seja assertivaQuando apresentar uma proposta à sua equipe, seja assertivo. Simplesmente não jogue uma decisão que foi tomada como sendo a "verdade única". Apresente argumentos que convençam sua equipe que a atitude adotada trará resultados positivos a todos.

Lembre-se que uma equipe só atinge metas, quando acredita que é possível alcançá-las, mesmo que sejam difíceis.

42

5. P5. Prestar atenção no que os restar atenção no que os outros falamoutros falam

Além de saber expressar suas idéias e apresentá-las, o líder precisa exercitar a prática não apenas de ouvir, mas de escutar.

43

6. Expressar-se de maneira 6. Expressar-se de maneira corretacorretaMuitas pessoas possuem um grande potencial, mas quando precisam falar em público se prendem e não realizam uma boa comunicação. Para o líder conquistar a confiança da equipe é fundamental que ele consiga se expressar de maneira correta, sem mostrar tensão. Muitas vezes, durante uma reunião é comum que o gestor mostre tensão ao falar para uma equipe de 20 pessoas, por exemplo. E quando isso ocorre, o gestor talvez transmita insegurança naquilo que ele próprio deseja repassar aos liderados.

44

7. Dê atenção individual7. Dê atenção individual

Caso um colaborador solicite uma conversa

individual, não se negue a ceder alguns minutos

doseu expediente. O membro da sua equipe pode levar um assunto que

interfira tanto no desempenho dele ou dos demais colegas de trabalho.

45

8.8. Feedback FeedbackFeedback é uma ferramenta essencial a quem deseja ser líder. Nunca deixe a sua equipe sem retorno em relação a alguma solicitação apresentada individualmente ou coletivamente.

46

9. 9. Prepare-sePrepare-se

O feedback também é uma ferramenta importante para que você identifique quais seus pontos fortes e aqueles que precisam ser trabalhados. Esteja preparado a ouvir opiniões sobre seu próprio desempenho.

47

10. Encontre soluções10. Encontre soluçõesSe sua equipe ou um funcionário está dando sinais de uma performance abaixo do esperado pela organização, não deixe que o problema ganhe grandesproporções. Converse individualmente com cada colaborador. Em seguida, trace um plano de ação e compartilhe com sua equipe.

48

11.11. Conhecer as limitações de cada Conhecer as limitações de cada umumPara que uma equipe tenha um bom desempenho, atinja e supere metas é necessário que o líder tenha consciência de que cada funcionário possui suas limitações individuais. Dessa forma, a proximidade da liderança com o colaborador pode gerar uma situação propícia ao cumprimento dos objetivos organizacionais.

49

12.12. Observe reações ao seu Observe reações ao seu comportamento.comportamento.

Por isso, preste atenção às reações dos seus subordinados em relação ao seu comportamento, à sua forma de gerir a equipe.

Muitas vezes, um líder "peca" quando acredita que não comete erros.

50

13.13. Evolua! Evolua!Desenvolvimento. Não é porque

você possui um cargo de liderança que precisa ficar na zona de conforto, pelo contrário. Vá à busca do conhecimento, do autodesenvolvimento. Você só tem a ganhar e sua equipe também.

51

14.14. Trabalhe seus pontos fracos Trabalhe seus pontos fracos

As mudanças são uma constante no meio corporativo e essas geralmente exigem que o profissional desenvolva tanto competências técnicas quanto comportamentais.

Se for o caso de rever certos conceitos pessoais que interfiram na sua relação com os membros da equipe, trabalhe os seus pontos fracos.

52

15.15. Iguais e diferentes Iguais e diferentes

53

Por fim, nunca esqueça de que sua equipe é formada por pessoas que possuem sentimentos e que você está no comando do leme. Isso significa que à sua espera existem seres humanos iguais a você, com sentimentos, dúvidas, sonhos e necessidades individuais.

Obrigada!

Sara Batistasara-batista

Nunes & Sawaya advogados - Rua Oscar Freire, 379 - 14° andar | 01426-900 | São Paulo-SP Tel.: 55 11 3082-7100 | Fax: 55 11 3082-7110 | www.nsnt.com.br

54