cómo hacer procedimientos?

SERVICIO NACIONAL DE SALUD ANIMAL(SENASA)


Cómo hacer procedimientos?Dra. Mónica Sandí LizanoJefe Unidad de Gestión de CalidadSENASA

18 de marzo 2014



Objetivo

• Capacitar a los funcionarios del SENASA en la elaboración de procedimientos de acuerdo al sistema de gestión de calidad implementado en la Institución



Pirámide documental



Contenido de los procedimientos

• SENASA-PG-001 Control de Documentos

7. Descripción 8. Anexos



Qué tiene que ser documentado en un procedimiento?

Tema Crítico:•Que ponga en peligro la consecución de los objetivos de la Institución o dependencia en caso de que no se haga una tarea específica•Cuando el personal no tiene conocimiento de la tarea a realizar (el cómo?) o se va a implementar algo nuevo•Para estandarizar el criterio•Cuando intervienen varios actores en la ejecución de una tarea•Para aclarar un documento regulatorio



Cuál es la metodología a aplicar?

• Identificar cuál es el objetivo del documento a crear

• Identificar el flujo de esa tarea o actividad• Identificar los actores• Identificar los documentos de apoyo para

controlar el cumplimiento de la actividad (formularios)



Cómo plantear objetivos?

Objetivos Generales: corresponden a las finalidades genéricas de un proyecto o institución, no señalan resultados concretos si no que expresan el propósito central del proyecto, estos se materializa con el cumplimiento de los objetivos específicos.

Objetivos específicos: Se derivan de los objetivos generales y los concretan, señalan el camino a seguir.


• El marco de acción• El límite de mi competencia• Hasta dónde puedo

llegar!!??• A quién aplica? O quién

está involucrado?

Qué es el alcance?


Responsabilidad y autoridad

• Debe tener coherencia con el desarrollo del procedimiento (flujo)

• Tener pertinencia con los manuales de puestos y funciones de la estructura

• No se puede atribuir responsabilidades a quien no haya sido involucrado en el proceso (excepto por mandato regulatorio)


Definiciones

• Todo aquello que requiera aclararse para que el texto sea comprensión de todos aquellos que lean el documento.

• Preferiblemente buscar definiciones legales, técnicas-científicas


Abreviaturas y siglas

• Detallar los acrónimos que se utilicen en el texto como por ejemplo:

SENASA Servicio Nacional de Salud Animal

CVO Certificado Veterinario de Operación

LMR ???

EMEA ???

LPC ???


Referencias y bibliografía

• Regulaciones nacionales relacionadas• Según APA: Guía a la redacción en el estilo

APA, 6ta edición (derechos de autor)• Normativa internacional o nacional de

referencia• Todos los formularios o instructivos que se

desprendan del mismo


Cómo hacer un diagrama de flujo?

Xxxxxx

Xxxxx

Xxxxxx

xxxxxx

INGENIEROS INDUSTRIALES


Descripción

1. Hacer el flujo2. Identificar actores

3. Alinear con responsabilidades y autoridad

4. Trazar con otros documentos (formularios, instructivos,

guías, fichas técnicas)


Ejemplos de preguntas para plantearnos?


Nombre del paso

Quién es el responsable?

Con qué? O Cómo?

Cuándo o cada cuánto?

Xxx? (cuánto cuesta?)

Xxxx? (es crítico?)

Elaboración de informe semestral

Coordinador del programa

Formulario SENASA-XXX-PG-001-RE-001

Semestralmente con la información suministrada por cada dependencia diariamente

Reglamento de Tarifas

Si, si no, CR pierde la categorización ante la OIE de país de “riesgo controlado”


• Orden secuencial de actividades por hacer • Facilita la comprensión del objeto o simplemente es una guía para q

realices de forma correcta los pasos a seguir.• se utiliza el infinitivo, el modo imperativo. (Prender la computadora

o prenda la computadora). o las formas impersonales (se prende la computadora)acompañamiento de imágenes para reforzar o clarificar los pasos a seguirUno de los principales objetivos con los que se desarrolla cualquier tipo de instructivo es el de permitir a su usuario lograr llevar a cabo determinadas acciones de la mejor manera posible

• claro y conciso• no deben ser demasiado extensos ya que se pueden volver

confusos

Cual es la diferencia de un instructivo?


Ejemplos de tipos de instructivos


• Plantear un objetivo para un procedimiento • Determinar el alcance• Hacer el flujo• Determinar responsables, insumos, frecuencia• Buscar marco legal que respalde cada punto • Identificar siglas y abreviaturas y definiciones

Taller



Ministerio de Agricultura y GanaderíaServicio Nacional de Salud Animal

Tel.: (506) 2260.8300. Fax: (506) 2262.0221www.senasa.go.cr

¡Muchas gracias!

Formato PPT Versión 2 febrero 2011. Comunicación y Notificación

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