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Como Preparar un Estado Financiero y
Proyecciones Efectivas Wallace Rodriguez Parissi
CPA CMA CGFM CFE FCPA CICASocio Administrador
HLB Parissi
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Que es un Estado Financiero
• Documento que resume:• Posicion financiera a una fecha especifica• Resultado de operaciones de un periodo• Metodo de financiamiento y uso de efectivo
• Puede ser resumido o extenso, dependiendo de uso• Uso interno o gerencial• Uso externo – inversionistas, acreedores y reguladores
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Estado de Posicion Financiera o Situacion (“Balance Sheet”)• Presenta los activos, deudas, y patrimonio
• Es a una fecha especifica
• Los activos se presentan en orden de liquidez
• Las deudas se presentan en orden de vencimiento
• Dependiendo de la industria, a varias maneras de presentar este estado financiero, pero sus características son similares.
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Activos
• Son bienes tangibles o intangibles• Efectivo, inventarios y propiedad son tangibles• Cuentas por cobrar, prepagos y plusvalía son intangibles
• Proveen valor a la empresa
• Pueden convertirse en efectivo
• Se usan para operaciones en periodos futuros
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Activos
• Deben salvaguardarse contra disposición o uso no autorizados
• NO debe ser propiedades personales de los dueños• A menos que sea parte integral de la operación• Como vehículos y locales
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Activos
• Efectivo y equivalentes• Inversiones• Cuentas por cobrar comerciales• Otras cuentas por cobrar• Prepagos• Plusvalía• Propiedad, planta y equipo
• Cuentas por cobrar de accionistas o dueños debe presentarse por separado
• Inversiones o cuentas por cobrar con entidades relacionadas deben ir por separado
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Deudas
• Incluye deudas actuales • Suplidores, • Empleados• Gobierno• Bancos
• Gastos acumulados, generalmente son de nomina
• Deudas estimadas• Demandas• Regulatorias
• Deudas con accionistas o dueños deben presentarse por separado
• Lo mismo aplica con deudas a entidades relacionadas, aun cuando sean comerciales
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Patrimonio
• Diferencia entre activos y pasivos
• Acciones, aportaciones de los inversionistas
• Ganancias o perdidas acumuladas
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Estado de Ingresos, Gastos y Resultado de Operaciones• Provee información de los ingresos, por fuente y de los gastos, por naturaleza
• Distingue ingresos y gastos operacionales de los no operacionales
• Distingue la partida de contribuciones sobre ingresos
• Distingue información de ingreso comprensivo
• Mide el resultado final de las operaciones para un periodo especifico
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Ingresos
• Deben presentarse en su totalidad• Con un desglose de descuentos por separado, si son significativos
• Deben presentarse por renglón o fuente operacional• Para proveer al lector de información sobre los ingresos cotidianos y
recurrentes
• Ingresos que no provienen de las operaciones, deben distinguirse• Si son significativos
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Gastos
• Deben presentarse por su naturaleza• Costo de ventas• Compensación de empleados• Renta• Seguros• Depreciación• Intereses
• Deben presentarse de manera detallada, en orden de importancia para el negocio
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Estado de Cambios en Equidad
• Provee información detallada de la composición de la equidad de los dueños
• Distingue la inversión en acciones, aportaciones de los dueños, y las ganancias o perdidas acumuladas.
• Provee información adicional de cambios en los componentes de equidad
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Estado de Cambios en Equidad
• Acciones Comunes
• Acciones Preferidas
• Acciones Suscritas
• Ingreso Comprensivo
• Ganancias o perdidas acumuladas
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Estado de Flujo de Efectivo
• Provee información de las fuentes de efectivo
• Distingue entre flujos provenientes de:• Actividad operacional• Actividad de inversión• Actividad de financiamiento
• Provee información valiosa sobre la liquidez de la empresa y de sus métodos de financiamiento
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Notas o Divulgaciones a los Estados
• Provee información sobre la empresa
• Provee información sobre los métodos para reconocer ingresos y gastos
• Detalla la composición de los activos y pasivos
• Deben ser claras y concisas para que un lector conocedor las entienda
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Notas o Divulgaciones a los Estados
• Describe empresa y sus operaciones principales
• Describe manera en que reconoce ingresos y gastos
• Detalla cuentas compuestas
• Provee información de contingencias
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Notas o Divulgaciones a los Estados
• No deben proveer información especulativa o proyectada
• Se relaciona a los estados financieros.
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Notas Comunes
• Descripción de la empresa
• Empresas relacionadas, si alguna
• Efectivo y equivalentes
• Inversiones
• Inventarios y su composición
• Gastos pre pagados, si son significativos
• Propiedad, planta y equipo y método de depreciación
• Inversiones en otras entidades
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Notas Comunes
• Gastos acumulados
• Contingencias por demandas o reguladores
• Transacciones de acciones o con accionistas
• Transacciones con entidades relacionadas
• Eventos subsiguientes a la fecha de los estados, y hasta la fecha de la emisión de los estados
• Cualquier otra información que la gerencia entienda que es relevante, pero deben evitar que sean especulativas
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Estados para Uso Interno
• Generalmente para toma de decisiones operacionales
• Usualmente se enfocan en ciertas partidas o cuentas:• Ventas mensuales• Niveles y manejo de inventarios• Facturación y cobro a clientes• Cuentas por pagar y manejo de efectivo• Otros según la gerencia necesite información especifica
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Estados para Uso Interno
• Generalmente son en base de efectivo
• El formato y la frecuencia la determina la gerencia
• No deben ser usados para externos, a menos que se les informe de las limitaciones relacionadas a estos informes
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Estados para Uso Externo
• Formato y contenido esta regulado por los principios de contabilidad generalmente aceptados
• Conlleva un análisis profundo, estimados y toma de decisiones
• Requiere la presentación de notas o divulgaciones
• Puede ser auditado, revisado, o compilado por un CPA
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Estados para Uso Externo
• Inversionistas y dueños
• Acreedores
• Gobierno y otros reguladores
• Solamente los CPA pueden hacer informes de auditoria
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Como Comenzar
• Hacer un inventario de las posesiones y deudas de la empresa
• Adquirir un programa de contabilidad adecuado para la operación• No tiene que ser costoso, sino efectivo, para la empresa
• Emplear contable, preferiblemente con bachillerato en contabilidad• Contratar CPA independiente que provea teneduría de libros
• Establecer balances iniciales
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Como Comenzar
• Preparar un presupuesto operacional y administrativo
• Lo suficientemente detallado para considerar todas las variables
• Las ventas deben estimarse a base de una expectativa razonable del mercado
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Como Continuar
• Establecer procesos contables que capturen efectiva y eficientemente la información financiera
• Los procesos han de proveer información a tiempo• Las transacciones deben registrarse en el periodo que ocurren• Esto permitirá medir efectivamente los resultados de las operaciones
• Proveer para cierre de libros mensuales y anuales
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Proyecciones Efectivas
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Proyecciones Efectivas
• Ventas
• Costos
• Administración
• Determinar punto de balance (“breakeven-point”).
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Ventas
• Determinar el mercado del bien o servicio
• Estimar reacción de la competencia
• Estimar precio del mercado real
• Considerar fluctuaciones de temporada
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Ventas
• Determinar capacidad para suplir el mercado esperado
• Esto va afectar precio de venta
• También afecta la capacidad de producir el mercado• Tanto en bienes como servicios
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Costos
• Costos directos
• Costos indirectos
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Costos Directos
• En manufactura:• Materia prima• Mano de obra directa• Costo de conversión – maquinaria, luz, etc. necesarios para manufacturar el
producto• Acarreo a facilidades de manufactura• Almacenaje NO es un costo capitalizable en inventario.
• En reventa – costo del bien a re-venderse
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Costos Directos
• Mano de obra en planta de manufactura
• Horas profesionales, en venta de servicios
• Gastos incidentales a empleados• Beneficios marginales• Comisiones ventas
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Costos Indirectos
• Variables• Tienen que ver con el nivel de producción o manufactura (luz, seguros,
almacenaje)
• Fijos• Se incurren independientemente si hay producción
• Renta de facilidades• Seguros generales• Supervisores y administración
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Ventas vs. Costo de Ventas
• Esto provee la ganancia bruta
• El margen de ganancia debe ser suficiente para cubrir• Costos administrativos• Costos de financiamiento• Contribuciones• Proveer ganancia a dueños
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Administración
• “Lo que no se mide, no se controla”
• Administración es mucho mas que poner supervisores
• Determinar cuales son las actividades criticas que deben medirse
• Para poder tomar acción y corregir cualquier aspecto que se aparte del presupuesto y/o las expectativas gerenciales
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Determinar Punto de Balance
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Determinar Punto de Balance
• De esto depende el éxito de la empresa.
• Se debe determinar cual es el volumen mínimo de ventas (tanto de bienes como servicios) que provea para cubrir la totalidad de los gastos operacionales:• Antes de contribución sobre ingresos y de• Ganancia netas para dueños
• Veamos plantillas de presupuestos
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Resumen
• Preparar un presupuesto razonable
• Establecer controles contables y administrativos
• Establecer mediciones y monitoreo de operaciones
• Preparar estados financiero completos y a tiempo.