1. CARA LOGINAPPLES-UNJ adalah aplikasi berbasis web, untuk

menggunakan aplikasi ini harus melalui aplikasi web

browser Mozilla Firefox.

1. Aktifkan Mozilla Firefox yang terdapat di desktop

dengan melakukan double klik icon atau klik

START, All Programs, Mozilla Firefox kemudian pilih

Mozilla Firefox.

2. Setelah muncul Mozilla Firefox, pada bagian alamat url

ketikkan alamat yang diberikan oleh administrator.

1

MANUAL BOOK APPLES-UNJ

KETIKKAN ALAMAT

3. Selanjutnya akan muncul form login ke aplikasi.

Masukkan Nama Pengguna dan Password yang telah

diberikan oleh administrator.

4. Apabila anda memasukkan Nama Pengguna dan

Password dengan benar, maka akan muncul halaman

utama aplikasi APPLES-UNJ.

Keterangan ada di halaman berikutnya.

2 3

2. MENU DAN SUB-MENU2.1 FUNGSI TOMBOL MENU DAN SUB-MENU

= Logo APlikasi

= Halaman Utama Apples-UNJ

= Menu Surat yang terdiri dari sub-menu :

= Daftar keseluruhan surat masuk dan keluar

= Daftar surat yang diterima

= Daftar surat yang dikirim

= Menu Disposisi dan Nota Dinas

= Daftar keseluruhan Disposisi

= Daftar Disposisi yang diterima

= Daftar Disposisi yang dikirim= Daftar keseluruhan Nota Dinas

= Nota Dinas yang diterima

= Nota Dinas yang dikirim

= Menu buku agenda

= Daftar rekapitulasi surat masuk

= Daftar rekapitulasi surat keluar

= Menu Galeri File

= Berisi file unggahan berasal dari surat masuk

= Berisi file unggahan berasal dari surat keluar

= Berisi keterangan kode klasifikasi

= Nama lengkap pengguna

= Jika ingin mengubah Password

= Keluar sebagai pengguna

2.1 FUNGSI PADA BERANDA

= Nama unit user

= Nama lengkap pengguna

= Kategori grup pengguna

= Kotak notifikasi surat masuk

= Kotak notifikasi disposisi masuk

= Kotak notifikasi nota dinas

4 5

3. SURAT

3.1 SURAT KELUAR (KIRIM SURAT)

Proses kirim surat, yaitu :

1. Scan surat (surat harus dalam 1 file, bisa dalam format *.JPG, *.PNG, *.DOC, *.DOCX, *.PDF)

2. Mengisi form surat. Caranya :

Akan muncul FORM surat. Isi berdasarkan surat yang akan dikirim.

Berikut adalah contoh surat yang akan dikirim

Form wajib diisi berdasarkan surat yang akan dikirim.

6 7

PILIH MENU SURAT

ATAU PILIH SURAT KELUAR

KLIK

KLIK

Isi sesuai nomor di buku agenda

Unit pengguna

Isi berdasarkan inti dari isi surat.

Surat bersifat biasa atau rahasia

Keterangan surat

Pilih tujuan suratKode bisa dilihat di menu referensi

3.2 SURAT MASUK

3.2.1 Melihat Surat

Prosesnya :

Akan muncul kotak surat masuk seperti berikut,

Keterangan:

Klik untuk MELIHAT SURAT

Klik untuk MELIHAT DISPOSISI SURAT (warna hijau muda)

Klik untuk MELIHAT NOTA DINAS (warna hijau toska)

8 9

Pilih jika tembusan untuk unit pusat

Pilih jika tembusan untuk Fakultas

Pilih jika tembusan untuk UPT dan Lembaga

Digunakan untuk UNGGAH surat

Klik

PILIH MENU SURAT

PILIH SURAT MASUK

3.2.2 Membuat Disposisi Surat

Pada arsip SURAT MASUK, klik ikon untuk melihat

dan melakukan disposisi. Lalu akan muncul kotak disposisi

surat. Pilih dan isi form berikut untuk

mendisposisi surat.

= Unit/fak yang melakukan disposisi

= Wajib diisi

= Pilih tujuan disposisi

= Keterangan tambahan

= Tentukan batas waktu

= Pilih sifat disposisi

= Unggah file pendukung

= Pilih kirim untuk mendisposisi

Disposisi yang telah dikirim bisa dicek di sub-menu DISPOSISI KELUAR.

4. DISPOSISI DAN NOTA DINAS

4.1 Disposisi Masuk

Proses melihat disposisi masuk adalah pilih menu dan sub menu akan

muncul kotak ARSIP DISPOSISI MASUK. Bentuknya seperti

berikut.

Pilih tindakan :

= Untuk melihat disposisi dan membuat disposisi atas disposisi.

= Untuk melihat surat yang didisposisi.

10 11

4.2 Membuat Disposisi atas Disposisi

Pada kotak ARSIP DISPOSISI MASUK, pilih tindakan

untuk membuat disposisi atas disposisi. Akan

muncul kotak DISPOSISI SURAT seperti berikut,

4.3 Membuat Nota Dinas

Nota dinas dipergunakan untuk melakukan balasan dalam bentuk nota dinas. Pada arsip SURAT MASUK, klik ikon untuk melihat dan membuat nota dinas. Lalu akan muncul kotak nota dinas. Pilih ikon dan isi form berikut,

= Unit/Fak yg mengirim nota dinas

= Diisi oleh pejabat unit/fak

= Pilih tujuan nota dinas yg akan dikirim

=

= Tentukan batas waktu

= Pilih sifat nota dinas (biasa, penting, segera, rahasia)

= Unggah file jika ada

= Pilih kirim untuk mengirim nota dinas

12 13

Klik untuk menambah disposisi (Prosesnya ada di hal. 10)

Contoh disposisi yang dikirim dari WR II ke Kepala BUK, dan akan didisposisi lagi ke pejabat di bawahnya