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C O M P T A B I L I T E
F I N A N C I E R E
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Le plaisir procuré par de nouvelles solutions
Toute innovation exige une nouvelle façon de penser, une autre vision, une approche
différente, mais également le courage de remettre en question des habitudes et struc-
tures existantes. Seul cet effort permet d’élaborer des solutions actuelles, adaptées
aux exigences de l’utilisateur.
Le monde est en mutation permanente
Les exigences en matière de logiciels sont de ce fait très élevées. La comptabilité
financière ABACUS s’est profilée des milliers de fois en tant que solution standard
dans les branches les plus diverses, que ce soit pour des installations PC individuelles
ou des réseaux. Sa grande force: l’orientation utilisateur, sa structure claire, une puis-
sance stupéfiante ainsi que son concept modulaire. Les possibilités de configuration
(customizing) permettent une adaptation et intégration parfaite dans tous les domai-
nes d’utilisation.
L’amour du détail
Le détail nous tient à coeur mais n’empêche jamais la vue d’ensemble. Les program-
mes ABACUS sont l’outil conçu pour l’exécution d’un travail efficace et plaisant. Ceci
est le but de notre recherche.
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A B A C U S – B I E N P L U S Q U ’ U N S I M P L E L O G I C I E L
Convivial
Efficace et éprouvé
Flexibilité grâce à une
structure modulaire
Customizing
Système résolument
ouvert
Développement
Formation
Hotline
Certificat
Les programmes ABACUS se présentent de
façon structurée et claire. L’apprentissage
est d’autant plus facile et rapide. Le généra-
teur de menus AbaSmart, ouvre à cet égard
une nouvelle ère de convivialité.
Les programmes ABACUS ont été éprouvés
des milliers de fois dans des entreprises de
toutes tailles – qu’il s’agisse de petites en-
treprises, des PME ou de grandes sociétés,
voire des multinationales – et quelque soit la
branche d’activité où ils ont été introduits.
Les logiciels ABACUS sont utilisés et recom-
mandés par les grandes fiduciaires suisses.
La structure modulaire et la possibilité d’in-
tégrer les programmes dans des solutions
PC individuels ou un environnement réseau,
permettent un élargissement ultérieur en
fonction des besoins grandissants des entre-
prises.
Seule, la possibilité d’adapter le logiciel aux
besoins des utilisateurs et des domaines à
gérer, garantit son utilisation optimale.
Un seul Click de la souris permet d’ouvrir un
Shop on-line directement depuis les logiciels
ABACUS gestion des commandes ou factu-
ration afin d’accéder au monde E-commerce
: échanger des transactions en XML avec les
partenaires commerciaux et réaliser ainsi un
marché B2B.
Les possibilités d’importer/exporter les don-
nées dans les différentes applications
ABACUS sont garantes d’une synergie avec
les produits d’autres fournisseurs de pro-
grammes.
Le développement continu des logiciels
ABACUS assure la pérennité de l’investisse-
ment à long terme.
Un programme de formation très complet
entérine le succès à l’introduction des logi-
ciels et les connaissances nécessaires pour
leur utilisation efficace.
Des employés compétents sont à disposition
des utilisateurs.
Ce logiciel est certifié quant au respect des
normes comptables, par KPGM.
Les partenaires distributeurs ABACUS possè-
dent une expérience de plusieurs années en
gestion d’entreprise ainsi que le savoir-faire
technique nécessaires à une installation et à
une maintenance parfaites de nos logiciels.
Les revendeurs qualifiés ABACUS obtien-
nent le statut d’un logo partenaire.
Ils doivent suivre annuellement des cours
ABACUS, posséder un nombre minimum de
spécialistes ABACUS et atteindre un certain
chiffre d’affaires avec les logiciels ABACUS.
Les SOFTWARE PARTNERS fournissent une
aide sur toute la palette des logiciels ainsi
qu’une hotline permanente.
Les technologies
les plus modernes
Partenaires distributeurs
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P R E S T A T I O N S É L A R G I E S
S U R F A C E D E T R A V A I L M O D E R N E
La nouvelle version de la comptabilité finan-
cière ABACUS offre davantage de presta-
tions ainsi qu’une surface de travail qui a
encore été améliorée. Ceci est le résultat de
l’expérience vécue au travers de plus de
9’000 programmes installés et du contact
permanent avec les utilisateurs.
Développé sur la base des techniques les
plus récentes, le programme peut être
exploité sous DOS ou sous Windows. Le
fameux Windows Tool-Kit d’ABACUS n’offre
pas seulement une surface de travail graphi-
que mais, combiné avec AbaSmart, la pos-
sibilité de créer ses propres menus, adaptés
individuellement au travail des employés, ce
qui augmente considérablement l’efficacité
lors de l’exécution des tâches.
Les touches de fonction uniformisées, la
fonction de consultation et d’obtention de
listes dans la plupart des champs, permet-
tent une recherche rapide des informations.
Des écrans d’aide détaillés et des proposi-
tions système sensées facilitent dans une
très large mesure l’apprentissage des
débutants.
Sur les pages suivantes vous trouverez les
possibilités pratiquement illimitées de la
comptabilité financière ABACUS. Les modu-
les de programmes optionnels sont décrits
dans l’annexe:
Fiche technique / Exigences système
Mandants
Divisions
Sections
Comptabilité analytique
Monnaies étrangères
Budgétisation
Bilans personnalisés / Générateur de bilans
Interface ASCII
Décompte d’intérêts
Consolidation
Ratios
CofiLight
ABACUS Tool-Kit
ABACUS Tools
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A B A C U S , L O G I C I E L S I N T É G R É SR É P O N D A N T À C H A Q U E E X I G E N C E
Comptabilité finan-cière / analytique
Comptabilité débiteurs
Comptabilité créanciers
Gestion des immobilisations
Archivage
Human Resources(HR)
Facturation / con-trôle des débiteurs
Gestion de projets / prestations
Comptabilité dessalaires
CofiLight
Gestion des adresses
Electronic Banking
Produits externes /solutions
personnaliséesIntranet
AbaShopE-Commerce
Système d’enregist-rement des temps
E C R I T U R E S
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E C R I T U R E S
L’efficacité d’un pro-
gramme comptable est
d’abord démontrée par
la facilité d’imputation
des écritures. ABACUS
a consenti beaucoup
d’énergie en vue de
proposer un program-
me de saisie des élé-
ments comptables, ré-
pondant aux exigences les plus élevées.
Les écritures peuvent être saisies de deux
manières:
Imputation directe
- Jusqu’à 9 années précédentes
- Au niveau de l’exercice en cours
Imputation provisoire
Au niveau des différents journaux auxiliaires
La saisie d’écritures dans un journal com-
plémentaire offre la possibilité de tenir une
comptabilité parallèle. Ces journaux com-
plémentaires peuvent être sélectionnés pour
tous les extraits (bilans, extraits de comptes,
etc.). Il est ainsi possible d’éditer au choix
par exemple un bilan commercial ou fiscal
qui tienne compte des écritures des jour-
naux complémentaires.
Un maximum de 9 périodes comptables sont
ouvertes aux écritures. Les modifications des
soldes de l’exercice précédent peuvent être
reportées automatiquement dans l’exercice
actuel. En plus de ces deux périodes, il est
possible d’appeler tous les journaux des
exercices précédents pour éditer des
extraits.
Lors de la saisie des écritures, le nouveau
solde est directement affiché à l’écran. Il est
par contre possible d’interdire l’affichage de
ce solde pour des raison de confidentialité.
Chaque écriture peut être corrigée. Dans ce
cas, les corrections sont protocolées auto-
matiquement pour des besoins de révision.
Lors de corrections, la part TVA est automa-
tiquement corrigée. Il est également possi-
ble d’interdire le processus de correction, le
programme ne permet alors plus que l’ex-
tourne traditionnelle, en tant que correc-
tion.
Les bouclements mensuels / annuels per-
mettent entre autre d’interdire la saisie
d’écritures pour la période clôturée.
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E C R I T U R E S
Ecritures normales
Ecritures au débit / crédit des comptes
Ecritures collectives
Elles se composent d’un nombre quelcon-
que de contre-écritures et d’une écriture
condensée.
Ecritures de clôture
Ce type d’écriture est prévu pour des déli-
mitations dans le temps ou par objet lors de
bouclements mensuels ou annuels (postes
transitoires, par ex.). Les extraits de comptes
peuvent être édités avec ou sans les écritu-
res de clôture.
Ecritures de sections
Elles se composent d’un nombre quelcon-
que d’écritures SECT/CF. Une seule imputa-
tion est exécutée au niveau du compte de la
comptabilité financière.
Ecritures d’extourne
L’extourne de plusieurs écritures peut se
faire en un seul traitement.
Ecritures avec TVA
La mise en compte de la TVA est un jeu
d’enfant avec ABACUS, grâce au calcul
automatique exécuté sur la base des taux
variables et fixes, prédéfinis au niveau des
comptes et gérés par une table (définition
libre de codes TVA).
La convivialité exemplaire lors de la saisie
des écritures se manifeste encore par les
possibilités suivantes:
Recherche des comptes selon leur
numéro ou désignation.
Recherche selon des synonymes définis
via Hotkey.
Affichage ou non des soldes lors de la
saisie.
Affichage lors de la saisie des informa-
tions du compte, de la désignation et des
soldes permanents des SECT/CF.
Définition de textes d’imputation stan-
dard en tant que propositions.
Edition d’extraits de comptes directe-
ment depuis le masque de saisie des écritu-
res.
Mode de saisie rapide grâce à l’interven-
tion de toutes les définitions apportées par
défaut.
Aide online à plusieurs niveaux à partir de
chaque champ de saisie.
Possibilité d’imprimer un document direc-
tement depuis le masque d’écriture
Des mécanismes efficaces de recherche faci-
litent la localisation d’écritures. Ainsi au
niveau du journal par ex. la recherche est
possible sur la base des critères suivants:
No imputation
Montant en monnaie de base/étrangère
Texte
No document
Date document ou date valeur
Code
Compte / section / centre de frais
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P A R T I C U L A R I T É S D U P R O G R A M M E D ’ I M P U T A T I O N
Fonction de bascule
La fonction de bascule permet de passer du
programme d’imputation dans d’autres pro-
grammes rubriques de la comptabilité finan-
cière. Il est possible d’ouvrir de nouveaux
comptes/SECT/CF, d’interroger des mouve-
ments de comptes ou la table des monnaies
(y.c. modification) depuis la saisie.
Journaux auxiliaires
Pour la saisie provisoire d’une écriture ou
d’une écriture répétitive, le programme pro-
pose 9 journaux auxiliaires. La reprise sélec-
tive de ces écritures dans le journal principal
peut avoir lieu à n’importe quel moment: la
sélection peut se faire par date, No d’écritu-
re système, No document, etc. Une fonction
d’inversion des écritures est disponible.
Recherche sur le texte entier
L’outil de recherche et de navigation
AbaPilot permet de parcourir une année
comptable. Le résultat sera affiché instan-
tanément et avec un simple click sur une
écriture, son masque s’affiche avec toutes
ses informations pertinentes. Si on a le droit
d’éditer les données, on peut ainsi exécuter
des modifications.
Sécurité / droit d’accès
L’aspect sécurité est traité avec une atten-
tion toute particulière. Seules les personnes
possédant les droits d’accès nécessaires
peuvent par exemple appeler le programme
d’imputation. Il est de surcroît possible de
définir dans quel journal l’imputation peut
avoir lieu et ce, par employé.
J O U R N A U X
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J O U R N A U X
Les différents types de
journaux de la compta-
bilité financière ABACUS
permettent d’obtenir
une large gamme d’ex-
traits grâce à de multi-
ples sélections.
Il est possible d’impri-
mer les journaux des exercices actifs et des
exercices bouclés.
Types de journaux
Journal selon No d’imputation
Affiche l’ordre chronologique des écritures
et élabore la base du contrôle de la compta-
bilité utile aux réviseurs et à l’organe de
contrôle.
Journal selon date
Pour des contrôles internes, il est possible
d’éditer le journal soit selon la date du
document, soit en fonction de la date de
valeur et de considérer ou non les écritures
du journal complémentaire.
Journal selon No document
Ce type de journal permet également d’ob-
tenir un total des écritures par No de docu-
ment interne.
Outre le journal de l’exercice en cours, édi-
tion des journaux complémentaires, provi-
soires, auxiliaires et du protocole des correc-
tions.
L’ordre d’impression peut être défini selon
les différents critères de l’utilisateur.
Chaque extrait de journal peut être préparé
de façon personnalisée au moyen de critères
de sélection. Les critères suivants, pouvant
être combinés entre eux, sont disponibles:
selon montant
en montant de... à... en monnaie de
base/étrangère.
selon texte
un texte ou toute une chaîne de caractères.
selon code
Exemple: attribution d’un code permettant
ensuite de cibler des écritures pour l’extour-
ne automatique (en mode d’inversion).
L’extourne en question est effectuée par
simple inversion des codes d’imputation
‘Débit’/’Crédit’, soit les codes ‘D’ et ‘C’ dont
sont munies les écritures.
selon compte
choix libre du domaine de comptes de... à...
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J O U R N A U X
Différences de cours
Extrait de la différence des cours dans un
but de révision entre les cours effectivement
enregistrés et les cours de valorisations,
d’imputations et de charges.
selon provenance
COFI, DEBI, CREDI et SALAIRES
CofiLight, Gestion des immobilisations,
Comptabilisations externes.
La puissance des extraits de journaux est
démontrée par les possibilités suivantes:
Afficher seulement les écritures ex-
tournées
Afficher seulement les écritures extournées
et supprimer toutes les autres écritures
Afficher les codes de référence
Afficher le code de référence qui est attri-
bué automatiquement aux écritures collec-
tives ou écritures de section. Ce code ren-
seigne quant aux liens existant entre ces
écritures.
Afficher nombre de corrections
Pour des besoins de révision il est possible
d’imprimer le nombre de corrections pour
chaque écriture.
Date valeur
La date valeur peut être affichée en plus de
la date du document.
Ecritures de clôture
Ne sélectionner QUE les écritures de clôture.
Ceci facilite le contrôle des bouclements
intermédiaires ou de fin d’année.
Total
Pour des besoins de contrôle, le journal peut
être imprimé avec les montants cumulés en
monnaie de base et étrangère.
Afficher report de page
Lors d’une impression, un report de page
peut être affiché au choix.
Afficher texte d’écriture complémentaire
Le texte d’écriture complémentaire, d’une
longueur arbitraire, peut être affiché.
Afficher les mouvements InterCompany
Les détails des mouvements InterCompany
(consolidation) peuvent être affichés.
Tous les journaux peuvent être édités à
l’écran, être imprimés ou convertis en
fichiers (ADF, PDF, XLS, CSV). Le Rapport
peut aussi être transmis directement en
Excel .
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P A R T I C U L A R I T E S D U P R O G R A M M E J O U R N A U X
Sélection d’écritures
Lors de chaque édition de journal, il est pos-
sible de définir quelles écritures doivent être
prises en compte:
Celles de la comptabilité financière
Celles de la comptabilité financière et de
la comptabilité analytique
Celles de la facturation interne, au sein
de la comptabilité analytique
Présentation
Le journal selon No document permet d’édi-
ter, en sus des écritures individuelles, un
total par No document. Le détail composant
ledit total, peut être ignoré.
Modèle
Des modèles peuvent être enregistrés quant
à la présentation des extraits. La définition
standard peut être modifiée.
L’enregistrement est effectué sous forme de
table, où l’utilisateur définira à son gré plu-
sieurs types d’extraits, auxquels il fera appel
au besoin.
Suppression de journaux
Les journaux devenus inutiles - par ex. jour-
naux provisoires, complémentaires ou de
transfert - peuvent être supprimés après
impression.
C O M P T E S
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La puissance du logiciel
de comptabilité ABACUS
est démontrée par la fle-
xibilité de l’élaboration
libre du plan comptable.
Plan comptable
Le plan comptable de
neuf niveaux, com-
prenant les comptes, groupes, groupes prin-
cipaux, classes et domaines, peut être modi-
fié sans autre, durant une période compta-
ble. La classification des comptes par exem-
ple, peut aisément être modifiée et les
comptes attribués à d’autres groupes.
Des comptes individuels peuvent être re-
groupés en tant que comptes collectifs, au
niveau du No de groupe. Ainsi, le bilan per-
mettra de les afficher en un seul total au
niveau dudit groupe (par ex. un total pour
toutes les banques, pour les débiteurs,
créanciers, etc.). Par ailleurs, le même bilan
peut à loisir être imprimé de façon détaillée,
pour des raisons de contrôle.
A l’intérieur du même plan comptable, une
plage variable numérique de longueur dif-
férente quant aux numéros de comptes, est
parfaitement admissible.
Le plan comptable peut être édité dans sa
totalité, ou sélectivement, pour certains
domaines.
L’ordre peut être défini selon la classification
et No de comptes, ou désignation de ceux-
ci. Les comptes déclarés inactifs, peuvent
être ignorés.
Ouverture d’un compte
En dépit des multiples possibilités proposées
lors de l’ouverture d’un compte, des défini-
tions standard suffisent dans la plupart des
cas et facilitent largement l’élaboration du
plan comptable. Ainsi, lors de l’ouverture
d’un compte, seuls le No, la désignation et
l’assujettissement TVA doivent obligatoire-
ment être indiqués.
Le code TVA peut être défini par compte de
façon fixe, ou en tant que proposition. Les
autres définitions sont traitées de façon
autonome par le système (propositions).
Les options suivantes sont disponibles:
Champs numériques ou alphanuméri-
ques supplémentaires.
Interrogation obligatoire de la date
valeur.
Suppression de l’affichage du solde lors
de l’imputation.
Comptes-courants ou de dépôts soumis
au calcul d’intérêts.
Taux en francs, pour des écritures avec
des quantités.
L’option monnaies étrangères, permet la
gestion d’un nombre indéfini de comptes
tenus en monnaies. L’ensemble des soldes
C O M P T E S
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C O M P T E S
mensuels/annuels de ces comptes est géré
en monnaie de base et dans la monnaie
étrangère respective.
Pour assurer la séparation claire de la comp-
tabilité financière et de la comptabilité ana-
lytique, le système gère des comptes, des
charges par nature ainsi que des comptes
propres à la facturation interne.
Suppression de compte
Cette intervention n’est admise que si les
comptes ne contiennent pas d’écriture, de
budget, voire de soldes.
Extrait de compte
Les extraits de comptes peuvent être ob-
tenus avec indication du No de document,
ou du No d’écriture système, avec ou sans
les écritures d’extourne, ceci soit pour l’e-
xercice complet ou pour une période défi-
nie. Des extraits de comptes peuvent être
édités pour les exercices en cours ou bouclés
(archives).
Les écritures des journaux complémentaires
peuvent être imprimées ou non, lors de l’é-
dition des extraits de comptes.
Les extraits de comptes ne peuvent pas uni-
quement être obtenus de façon détaillée,
mais aussi sous forme de rapports journa-
liers, hebdomadaires, mensuels. Cette façon
de faire permet un contrôle aisé des extraits
de banques, poste, etc.
Les écritures collectives des livres auxiliaires
– comptabilité débiteurs, créanciers – peu-
vent être éditées si nécessaire en comptabi-
lité financière, sous forme détaillée relevant
du document de saisie.
L’ordre de tri de l’extrait peut être défini
selon:
No de compte
Désignation des comptes
Classification des comptes
Genre de compte
Date document
Date valeur
D’autres ordres de tri supplémentaires peu-
vent être définis par l’utilisateur.
Solde des comptes / budget
Outil d’information très apprécié, cette par-
tie du programme permet une vue très rapi-
de des soldes actuels des différents comp-
tes, dans chaque exercice. La répartition des
soldes de comptes par rapport aux dif-
férents mois d’une période, peut être
obtenue sur le champ. En plus des soldes
réels, le budget général et le budget com-
plémentaire peuvent être obtenus, égale-
ment par mois.
La présentation du solde peut se faire si sou-
haité en monnaie de base et étrangère, ou
séparément, selon débit ou crédit.
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P A R T I C U L A R I T E S D E S C O M P T E S
Plan comptable
Pour chaque compte, réside la possibilité
d’ouvrir un No de compte alternatif (2ème
No de compte) et d’utiliser 2 lignes de
remarques pouvant être imprimées en sus
de la désignation du compte. La décision de
l’affichage ou non du solde du compte lors
de la saisie des écritures, est prise ici.
Extraits de comptes/Modèles
Les extraits de comptes peuvent être édités
par simple pression d’une touche de fonc-
tion. Les modèles prédéfinis par l’utilisateur
permettent à ce dernier d’obtenir des
extraits personnalisés soit à l’écran ou sous
forme d’imprimé.
Classification alternative
En complément à la classification standard
du bilan ou du compte de résultat, 10 aut-
res classifications, dites alternatives, peu-
vent être définies. Des analyses intéressan-
tes sont ainsi rendues possibles, vu l’intro-
duction de calculs avec pourcentages.
Présentation des extraits de comptes
Le contenu et la présentation des extraits de
comptes peuvent être définis en fonction
des besoins de l’utilisateur. Les écritures
condensées des journaux auxiliaires peuvent
se présenter sous une forme détaillée.
E X T R A I T S D E B I L A N S
20
La comptabilité finan-
cière ABACUS offre
une multitude d’ex-
traits standard dans le
domaine des bilans et
des comptes de résul-
tats. Ceux-ci peuvent
être adaptés dans une
très large mesure aux
besoins de l’utilisateur, au moyen de sélec-
tions.
Des propositions système définies par l’utili-
sateur, permettent la réalisation d’extraits à
l’écran ou sur imprimante, par simple appel
via une touche de fonction. Une facilité par-
ticulièrement appréciable pour l’édition
d’extraits répétitifs, pour des raisons de gain
de temps et de présentation uniforme.
Pour les extraits de bilans, l’utilisateur dis-
pose des chiffres de tous les exercices exis-
tants, du fait que les soldes peuvent être
conservés indéfiniment.
Extrait
Ce programme permet d’obtenir des ex-
traits périodiques ou annuels au niveau des
comptes, charges par nature, sections et
centres de frais.
Les rapports standards suivants y sont con-
tenus :
Compte de pertes et profits simple
Bilan simple et compte de résultat simple
Bilan d’ouverture
Bilan des mouvements
Bilan chiffre d’affaire et compte de résultat
Bilan et compte de résultat détaillés
Bilan des valeurs étrangères
Bilan des soldes
Extrait de la comptabilité analytique
De surcroît, ces bilans peuvent être obtenus
avec des comparaisons par rapport à l’exer-
cice précédent et au budget, avec écarts
absolus ou en pour-cent.
L’utilisateur a le loisir de définir les proposi-
tions suivantes, parmi une multitude de
critères de sélections:
Choix de l’exercice à traiter
Extrait annuel ou mensuel
Avec ou sans les écritures de clôture
Avec ou sans les écritures du journal
complémentaire
Toutes les colonnes peuvent être au choix
soit affichées ou cachées, par exemple lors
d’un extrait avec ou sans valeurs d’années
précédentes. L’ordre des colonnes peut être
en plus définis.
E X T R A I T S D E B I L A N S
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E X T R A I T S D E B I L A N S
L’ensemble des extraits peut être obtenu à
l’écran. Pour les extraits dépassant la lar-
geur de l’écran, l’information peut être vi-
sionnée au-delà des marges (scrolling).
Une fonction Drill-Down permet, directe-
ment depuis un extrait de bilan d’afficher
toutes les écritures détaillées d’un compte
de solde et de poursuivre cela jusqu’aux
écritures d’origine.
Présentation flexible
La présentation du bilan ou du compte de
résultat, peut être définie et adaptée à l’ai-
de des éléments de présentation:
Totalisation des chiffres au niveau des
classes, groupes principaux ou groupes.
Possibilité d’ignorer de façon sélective les
classes, groupes principaux, groupes ou
comptes, lors de l’édition de l’extrait.
Enregistrement des définitions de pré-
sentation, en tant que rapport.
Impression du compte collectif détaillé
ou sous forme d’un total.
Possibilité d’ignorer les comptes dont le
solde est à zéro.
Possibilité d’ignorer le No de compte
Présentation des No de comptes avec
éléments de séparations.
Impression du No de compte, de la désig-
nation, du Shortcut et des deux lignes de
remarques de la présentation dite alterna-
tive.
Impression des titres de classification de
la présentation dite alternative.
Impression du titre de l’extrait sur 4 li-
gnes, pour le bilan et compte de résultat.
En fin d’édition, possibilité d’insérer des
annexes et des remarques de l’ordre de 20
lignes de texte, ainsi qu’un formulaire défini
librement, contenant des ratios.
Ces dernières fonctions couvrent parfaite-
ment les exigences édictées en ce qui con-
cerne le nouveau droit des SA (annexes).
Variantes supplémentaires de présentation:
Définition d’une largeur de colonne
séparée pour la désignation, le solde et le
pourcentage. Dans ce cas, on distingue une
présentation comprimée ou normale.
Les soldes peuvent être présentés en mil-
liers de francs.
Le nombre de positions après la virgule
peut être prédéfini.
Les attributs d’impression tels que carac-
tères gras ou soulignements peuvent être
définis pour chaque domaine, classe, grou-
pe principal, groupe et pour les comptes.
Pour chaque élément de classification, il
est possible de définir si le titre doit être
imprimé ou non.
Un échange de données direct avec Excel
est possible.
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P A R T I C U L A R I T E S D E S E X T R A I T S D E B I L A N S
Ordre
L’ordre permet de définir si le bilan et comp-
te de résultat doivent présenter les soldes
des comptes, charges par nature, sections
ou centres de frais. L’ordre de présentation
peut aussi faire appel à la classification
alternative. L’extrait peut en outre être
limité à un certaine plage numérique de la
classification.
Liaison avec la comptabilité analytique
Une possibilité intéressante réside dans le
fait d’obtenir sur le champ des informations
quant au montant imputé de quel compte
sur quelle charge par nature, resp. sur quel
centre de frais/section. Les renseignements
quant à la composition des soldes des sec-
tions par charges par nature, sont fournis.
Échange de données
Chaque extrait peut être facilement et rapi-
dement transposé dans Excel. Les extraits
peuvent s’effectuer en ADF, PDF, XLS, CSV
et HTML et peuvent aussi être envoyés par
E-mail. Les définitions de formats, tels que
type ou grandeur d’écriture texte ombré
ainsi que les macros restent inchangés.
Générateurs de bilans
Cette puissante option, permet l’édition de
rapports individuels dépassant largement les
possibilités de la version de base. Il est pos-
sible de calculer la marge brute ou contribu-
tive p.ex., indépendamment de la structure
du plan comptable.
Pour plus de détails, voir la fiche d’options.
C O M P T A B I L I T E A N A L Y T I Q U E
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Une option très intéres-
sante et toujours plus
largement répandue en
matière de gestion
d’entreprise moderne,
est sans conteste celle
offerte par la compta-
bilité analytique.
Eléments de la compta-
bilité analytique:
Charges par nature/facturation interne
Les charges par nature permettent la saisie
d’éléments influençant aussi bien la comp-
tabilité financière que la comptabilité analy-
tique.
Les comptes propres à la facturation interne,
sont utilisés pour l’imputation n’intervenant
qu’à l’intérieur de la comptabilité analyti-
que. Les charges par nature ainsi que les
comptes de facturation interne, peuvent être
gérés par une quelconque unité de mesure.
Sections
La comptabilité analytique représente un
instrument pour le contrôle du décompte
des centres de profits. Par ailleurs, elle cons-
titue la base pour la répartition des frais
généraux. La répartition automatique des
sections est enregistrée au niveau d’une
table et imputée mensuellement selon dif-
férentes clés statiques ou dynamiques, sur la
section ou centre de frais principal.
Voir à ce propos, la fiche d’option sections.
Centres de frais
Le centre de frais sert au calcul des frais
effectifs d’un produit, projet, ou d’une pre-
station de service. Les soldes des combinai-
sons charges par nature/centres de frais,
sont - à l’opposition des sections - recon-
duits sous forme de reports dans le nouvel
exercice (voir fiche d’option comptabilité
analytique).
L’option comptabilité analytique offre enco-
re les possibilités suivantes:
Indications supplémentaires
Les indications supplémentaires peuvent
être saisies facultativement pour chaque
section/centre de frais:
- Responsable
- Donneur d’ordre
- 4 champs montants, 3 champs dates
- 2 lignes de remarques
- No alternatif
- Ne pas afficher le solde à l’imputation
Ces indications permettent ensuite d’éditer
des extraits sélectifs, au niveau du généra-
teur de bilans.
Classification
Chaque section/centre de frais, est attribué
à un domaine, une classe, un groupe princi-
pal et groupe, dans un but de regroupe-
ment. A l’édition, la classification peut être
ignorée, voire conservée partiellement (ex.:
seulement les groupes principaux avec le
détail des sections).
C O M P T A B I L I T E A N A L Y T I Q U E
25
C O M P T A B I L I T E A N A L Y T I Q U E
L’information respectant une structure vou-
lue et par là, la transparence de la compta-
bilité analytique, est garantie. D’autres pos-
sibilités de regroupements sont offertes par
10 classifications dites alternatives du plan
des sections.
Budgétisation
Le budget global d’une charge par nature,
section ou centre de frais, peut être réparti
séparément selon le débit et crédit sur ces
différents éléments et ceci jusqu’au niveau
mensuel.
Journal et extraits de comptes
Tous les journaux et extraits de comptes,
peuvent être obtenus selon les critères sui-
vants:
- Toutes les écritures de la comptabilité
financière et analytique
- Seulement les écritures de la comptabilité
financière
- Seulement les écritures de l’analytique
Saisie provisoire/droits d’accès
Pour la saisie des écritures de la comptabi-
lité analytique, on dispose de 9 journaux
provisoires. Ces journaux peuvent être attri-
bués individuellement aux différents utilisa-
teurs. Il est ainsi garanti que certains utilisa-
teurs n’aient pas l’accès aux données confi-
dentielles de la comptabilité financière.
Préparation de l’analytique
Lors de chaque écriture, les données de
base de la comptabilité analytique sont
traitées online, d’où l’avantage qu’aucun
traitement batch supplémentaire ne doive
être effectué. L’imputation et la répartition
automatique des sections et des frais
généraux sont dès lors toujours actualisées.
Disponibilité des informations
Les extraits de sections/centres de frais, jus-
qu’au niveau de l’imputation détaillée, peu-
vent être obtenus à n’importe quel moment,
indépendamment de la quantité des écritu-
res saisies.
Traitements de simulation
Les traitements mensuels automatiques de
répartitions des frais généraux et des sec-
tions, peuvent être répétés sans autre. La clé
de répartition et le taux d’imputation des
frais généraux, peuvent être adaptés à tout
moment. Des traitements de répartition déjà
effectués peuvent sans problème être ré-
pétés avec une nouvelle clé ou taux de
répartition.
Contrôle de l’analytique
Les relations complexes relatives à l’imputa-
tion automatique des frais généraux et de la
répartition des sections, peuvent être con-
trôlées à l’écran, à l’aide d’outils spécifi-
26
P A R T I C U L A R I T E D E L A C O M P T A B I L I T E A N A L Y T I Q U E
Frais généraux
Pour l’imputation des frais généraux, tant
des valeurs que des unités de mesure (par
ex. heures, litres, mètres), sont admises. Le
programme gère au maximum 20 genres de
frais généraux. Le traitement mensuel des
frais généraux peut être répété à loisir. La
mise à jour de la répartition des frais
généraux peut être basée sur une table Excel
(m2, km, etc.).
Table de répartition des sections
Le programme permet la définition de
999’999 répartitions de sections. Les sec-
tions auxiliaires sont réparties jusqu’au
niveau charges par nature – sections, selon
différentes clés (également ratios) sur d’aut-
res sections principales.
Facturation interne
Pour la facturation du matériel et des machi-
nes par ex., il est possible de définir un taux
fixe par type de matériel et de machines.
L’amortissement calculé et les intérêts, peu-
vent être enregistrés dans les journaux auxi-
liaires en tant que valeur mensuelle pour
l’imputation des éléments répétitifs.
Extraits individuels
Un générateur d’extraits flexible permet la
définition de structures libres pour l’élabora-
tion d’extraits de sections et centres de frais.
Parallèlement, il est possible d’obtenir des
ratios très intéressants, sur la base d’unités
de mesure ou de montants absolus.
P R O G R A M M E S A U X I L I A I R E S
P R O G R A M M E S S Y S T E M E
28
En matière de compta-
bilité, une grande
importance doit être
vouée à la sécurité et à
la confidentialité des
données. Les logiciels
ABACUS offrent diver-
ses alternatives résol-
vant cette obligation:
Système de protection par mot de passe
Chaque utilisateur gère lui-même son mot
de passe. Le Master définit les nouveaux uti-
lisateurs et les attribue à un groupe d’utili-
sateurs. Ces groupes ont l’accès à certaines
parties de la comptabilité, resp. à certains
mandants.
Il est de surcroît possible de définir à quelle
position du menu, les groupes d’utilisateurs
ont accès.
Pour des comptabilités gérées par plusieurs
utilisateurs, il est possible de définir l’accès
aux journaux, par utilisateur. Seul le chef
comptable aura par exemple accès au jour-
nal principal et tous les autres utilisateurs
travailleront au niveau des journaux dits
provisoires.
Ces journaux pourront ensuite et à n’impor-
te quel moment, être transférés par le
Master dans le journal principal.
L’accès peut être limité jusqu’au niveau des
comptes / sections et des divisions.
Programmes de reconstitution
Si les données sont corrompues par des
interruptions de courant ou un arrêt intem-
pestif du système, les programmes de
reconstitution permettent dans la plupart
des cas de reconstituer les index.
Sécurité de transaction
La version Client/Server d’ABACUS offre une
sécurité de transaction améliorée par l’inté-
gration de procédures “Roll-Back” et “Roll-
Forward”. Ceci est particulièrement utile
lors de traitements de données en grand
nombre, du fait que les reconstitutions
nécessitant beaucoup de temps, sont alors
rendues inutiles.
Sauvegarde des données
La sauvegarde, resp. la restauration des
données, est résolue d’une façon très sim-
ple, grâce à des outils intégrés.
Programmes de fin d’année
La flexibilité des logiciels ABACUS est une
nouvelle fois démontrée au niveau des pro-
grammes de fin d’année:
Bouclements mensuels, pour éviter des
imputations/mutations indésirables
Ouverture de plusieurs exercices pour la
saisie des budgets.
P R O G R A M M E S A U X I L I A I R E S / P R O G R A M M E S S Y S T E M E
29
P R O G R A M M E S A U X I L I A I R E S / P R O G R A M M E S S Y S T E M E
Ouverture d’un nouvel exercice pour la
saisie des écritures.
Reports répétitifs des soldes et budgets
de l’exercice précédent.
Reports répétitifs du solde du journal
auxiliaire.
Bouclement définitif de l’exercice précé-
dent avec report simultané des soldes dans
la nouvelle année.
Imputation automatique du bénéfice ou
de la perte de l’exercice.
TVA
Données de base TVA
Les donnés de base TVA sont définies de
façon centralisée, par mandant:
- méthode de décompte selon prestations
reçues ou convenues
- rythme du décompte, soit: mensuel, tri-
mestriel ou annuel
Table des codes TVA
La structure de la table TVA peut être éla-
borée librement, du fait que chaque code
TVA est composé de trois positions alpha-
numériques, pouvant être définies par pays.
La possibilité de copier les tables TVA d’un
mandant à un autre, rend la tâche aisée. Les
codes TVA peuvent être munis d’une date
valeur du... au... et tiennent ainsi compte
d’éventuelles modifications ultérieures.
Décompte TVA
Les listes de contrôle au niveau des comp-
tes/codes TVA avec différentes possibilités
de regroupements et de sélections, repré-
sentent un outil de contrôle indispensable
pour le décompte TVA.
Le décompte TVA repose sur le droit suisse
et allemand, et correspond aux exigences du
formulaire de l’AFC et de l’office financier
allemand.
Pour les autres pays, le décompte est large-
ment facilité du fait que les montants TVA
sont tenus en monnaie étrangère et que
l’extrait peut être sélectionné par pays.
Cas spéciaux TVA
Intégration des cas spéciaux de la TVA, tels
que la production, prestations de services de
l’étranger, taux TVA réduit pour cas spé-
ciaux (par ex. frais de représentation) ou
taux forfaitaires. Pour contrôler l’avantage
de la méthode forfaitaire, le système propo-
se une comparaison entre un décompte for-
faitaire ou normal.
AbaPilot : Système de recherche et de
navigation
On peut parcourir la base de données
indexée ABACUS grâce à AbaPilot et affi-
cher tous les résultats en relation. Un simple
Click sur l’écriture recherchée et son mas-
que s’affiche avec toutes ses informations.
30
P A R T I C U L A R I T E S D E S P R O G R A M M E S A U X I L I A I R E S / S Y S T E M E
Programmes de fin d’année
En sus de deux exercices pour la saisie des
écritures, un nombre indéfini d’exercices
peuvent être ouverts pour la budgétisation.
Lors de la clôture de fin d’année les soldes
du bilan sont automatiquement reportés
dans le nouvel exercice.
Programmes de suppression
Suppression sélective de journaux, soldes,
budgets, cours ME, intérêts, sections et cen-
tres de frais inactifs, au niveau des exercices
bouclés.
Les données peuvent être conservées indéfi-
niment, selon les besoins.
Données de base
Au niveau des données de base, l’utilisateur
peut définir entre autres, si les écritures de
correction sont admises et à partir de quelle
date les écritures peuvent être saisies. Il est
également possible de prolonger l’exercice
comptable, dans des cas particuliers.
Programmes de copies
Les programmes de copies intégrés, travail-
lant indépendamment du système d’exploi-
tation, permettent une sauvegarde/restaura-
tion rapide des données. Un mécanisme de
compression des données, réduit la place de
stockage par 8 fois.
F I C H E T E C H N I Q U E / E X I G E N C E S S Y S T E M E
Mandants
9’999 mandants au maximum
4 positions numériques pour le No de mandant
30 positions pour le nom de mandant
Plan comptable
Plan comptable 9 niveaux :
p.ex. classement par PME :
classes, groupes principaux, groupes,
comptes collectifs, comptes
Compte 11 positions, différentes longueurs du No de
compte admises
Description du compte 40 lignes
Charges par nature 11 positions
Plan comptable allemand possible (SKR 03, SKR 04)
Possibilité de gérer plus de 100’000 comptes par mandants
Classements alternatifs 99
Indications complémentaires par compte / charge par nature
Shortcut 30 positions alphanumériques
Second No de compte 18 positions alphanumériques
2 descriptions 40 lignes
2 champs de remarques de 30 positions chacun
2 champs numériques supplémentaires de 12 positions chacun
1 taux par unité de mesure de 4 positions
Ecritures
Nombre illimité d’écritures
Champs soldes en monnaie de base 99’999’999’999.99 (11/2 positions)
Champs soldes en monnaie étrangère 9’999’999’999’999.99 (13/2 positions)
Cours monnaies étrangères 8/8 positions
Texte d’écriture 2 lignes de 30 positions
Complément de texte d’écriture illimité
No document 6 positions alphanumériques
Ecritures collectives avec nombre illimité de contre-écritures
Code d’imputation de 1 position alphanumérique
Ecritures avec charges par nature
Champ quantités 999’999’999.99 (9/2 positions)
Champ taux 9’999.99 (4/2 positions)
F ICH
E TECH
NIQ
UE
Journaux des écritures
Journal principal de l’exercice actuel
et un maximum de 8 journaux additionnels d’années précédentes
Journal complémentaire de l’exercice actuel
et un maximum de 8 journaux additionnels d’années précédentes
9 journaux provisoires, librement re-nommable
7 journaux de transferts pour les comptabilités auxiliaires, comptabilité des salaires, écritures
externes, etc.
1 journal de protocole des écritures de correction
Sections
Plan des sections / centres de frais 9 niveaux :
p.ex. classes, groupes principaux, groupes,
sections / centre de frais
99 classements alternatifs supplémentaires
Sections / centres de frais 11 positions
Comptabilité analytique
999’999 répartitions automatiques des sections
20 genres de frais généraux
20 majorations de frais généraux en francs ou par unité de mesure par section / centre de frais.
Exercices
Imputation dans deux exercices simultanément
Archivage durant un nombre d’années indéterminé de journaux, extraits de comptes, bilans,
extraits de sections et centres de frais.
Exigences système
Processeur Pentium III ou IV
Système d’exploitation Windows NT4, min. Service Pack 6a
Windows 2000, à partir Service Pack 2
Windows XP
Réseau Windows NT4 Serveur, min. Service Pack 6a
Windows 2000, min. Service Pack 2
SuSE Linux à partir V 7.0 avec
Samba à partir V 2.1 (File Server)
ABACUS Research SA se réserve le droit de modifier les exigences système et la place nécessaire pour
l’installation des nouvelles versions.
F I C H E D ’ O P T I O N : M A N D A N T S
MA
ND
AN
TS
La version de base de la
comptabilité financière
permet la tenue d’une
comptabilité d’entreprise.
L’option mandants donne
la possibilité de traiter
9’999 différentes compta-
bilités d’entreprise (man-
dants).
Ouverture d’une nouvelle comptabilité
La simplicité du programme d’ouverture d’un
mandant permet à chaque utilisateur de définir
lui-même un nouveau mandant.
Seul le début de l’exercice doit être indiqué. La
durée d’un exercice peut être prolongée à sou-
hait. Il est possible de reprendre le plan compta-
ble et plan des sections / centres de frais, ainsi
que les mouvements d’un autre mandant.
Le plan comptable livré avec le mandant de dé-
monstration peut également servir de modèle. Les
données des mandants peuvent être installées sur
une autre unité que le programme. Ceci pour des
raisons de place ou encore pour des sauvegardes
automatiques généralisées. La copie des données
se fait automatiquement lors de l’ouverture.
Copie de mandants
Grâce à la fonction de sauvegarde, un mandant
peut très facilement être reporté sur un autre
système. Une fonction bien utile auprès des fidu-
ciaires par exemple, traitant les données de leurs
clients.
ABACUS répond ainsi à l’évolution constante de
la structure des entreprises: ouverture de nouvel-
les comptabilités en cours d’exercice, changement
de nom des sociétés quoique couvrant les mêmes
activités par exemple, ce qui implique un plan
comptable identique, voire les mêmes données
comptables. De plus en plus fréquentes sont les
fusions, mais aussi les démantèlements d’entre-
prises, d’où nécessité de transferts de données
comptables au sein d’une nouvelle entité. Les
fonctions qu’offre ABACUS par l’ouverture de
mandants permettant la copie de plans compta-
bles complexes - qui exigeraient un temps appré-
ciable s’il fallait les recréer de toute pièce - tout
comme la copie des données détaillées d’une
comptabilité, sont donc parfaitement adaptées à
la pratique et répondent aux besoins des entre-
prises fortement confrontées de nos jours à de
telles migrations.
Choix des mandants
Dans la liste des mandants, il est possible d’effec-
tuer un tri soit alphabétique, soit numérique. Ceci
permet de retrouver très rapidement des man-
dants, même si plusieurs dizaines sont définis. Le
passage d’un mandant à un autre se fait au
niveau du menu principal, sans quitter le pro-
gramme, à condition que les droits d’accès soient
suffisants pour le nouveau mandant sélectionné.
Format fichier Client / Server
La version Client / Server garantit l’intégration de
procédures “Roll-Back” et “Roll Forward” et de
ce fait la sécurité de transaction optimale, élimi-
nant du même coup les procédures de reconstitu-
tion très longues.
F I C H E D ’ O P T I O N : D I V I S I O N S
L’option „Divisions“ permet
de reproduire des structu-
res organisationnelles
complexes car elle permet
de subdiviser un mandant.
Cette structure organisa-
tionnelle se prête en parti-
culier aux organisations
avec filiales. Dans la comp-
tabilité financière, le
niveau ‘Division’ respecte
les prescriptions légales. Il
est donc possible de gérer
plusieurs entités en tant
que divisions dans un même mandant. Le niveau
‘Division’ peut être défini comme une entité de
bilan autonome.
Les divisions permettent de gérer des données de
mouvement en ligne, à un niveau supplémentaire.
Cela signifie que les écritures, les soldes réels, les
soldes de budget, etc. sont enregistrés au niveau
du mandant, mais aussi au niveau de ces
‘Divisions’. Par contre, les données de base ne
sont gérées qu’une seule fois, c’est à dire de
façon centralisée.
Si un bilan / compte de résultat est établi pour
chacune des filiales, ces dernières peuvent être
gérées, comme des divisions, à l’intérieur d’un
mandant. Dans ce cas, les soldes sont traités non
seulement pour chaque division du mandant,
mais aussi automatiquement et en ligne pour une
‘division parallèle’ représentant la somme de tou-
tes les divisions du mandant.
Avantages de l’option divisions
Gestion centralisée des adresses pour les dif-
férentes comptabilités.
Base centrale des débiteurs / créanciers pour
plusieurs entités comptables.
La comptabilité analytique peut être gérée de
façon centralisée pour plusieurs entités distinctes
du point de vue juridique, tandis que la compta-
bilité financière est gérée séparément pour cha-
que division.
Les documents de créanciers peuvent être sai-
sis et payés de façon centralisée pour plusieurs
comptabilités.
Accès immédiat au bilan de chaque division et
bilan consolidé sans étape intermédiaire, ni délai
d’attente.
Suivi de projets étendus à plusieurs comptabi-
lités.
Données de base du mandant
Le mandant reste le niveau supérieur dans la hiér-
archie. Les données de base existantes à ce niveau
sont valables pour toutes les divisions.
L’enregistrement et la maintenance centralisées
de ces données garantissent une uniformité des
informations.
Données de base gérées de façon centralisée dans
la comptabilité financière:
Exercice
Monnaie de base des comptabilités
Définitions TVA
Plan comptable et plan de sections
Blocage des écritures
(clôture mensuelle et annuelle)
DIV
I S ION
S
Bien que le plan comptable et le plan des sections
soient gérés de façon centralisée au niveau du
mandant, il est toutefois possible d’attribuer une
division à chaque compte et à chaque section.
Cela signifie que la division peut être limitée.
Il en découle les restrictions suivantes:
La même monnaie de base est définie pour
toutes les divisions d’un mandant.
L’exercice est identique pour toutes les divisi-
ons.
Définitions uniformes de la TVA
Les comptes sont utilisables sélectivement par
division, mais les mêmes attributs sont applicables
à toutes les divisions (obligation TVA, genre de
compte, monnaie)
Divisions
Les divisions reflètent la structure juridique d’une
entreprise, c’est à dire les entités pour lesquelles
le législateur exige la tenue d’une comptabilité.
Pour chacune de ces entités, un bilan et un comp-
te de résultat doit être présenté.
Du point de vue juridique, chaque mandant peut
être représenté par cette division. Il est également
possible de définir, pour ce mandant, différentes
divisions pour gérer parallèlement la comptabilité
de plusieurs entreprises autonomes. Les bilans /
comptes de résultat exigés par le législateur peu-
vent être obtenus aussi bien au niveau de la divi-
sion qu’au niveau du mandant, par simple pressi-
on d’un bouton. Les soldes sont traités en ligne
pour ces deux niveaux.
Pour chaque mandant, il est possible de définir
plusieurs divisions pour lesquelles la comptabilité
sera tenue séparément. Lorsque les divisions sont
activées, chaque écriture est explicitement
imputée à une division.
Etant donné que chaque division possède sa pro-
pre comptabilité, il n’est possible de passer des
écritures qu’au sein d’une division. Inversement,
les écritures extra-division ne sont pas possibles.
Divisions et intercompany
En principe, il existe deux types de divisions:
Divisions internes
Les divisions internes sont des entités (ou filiales)
donnant lieu à des bilans séparés et pour lesquel-
les la comptabilité est géré au sein du mandant.
Divisions externes
Les divisions externes sont des filiales ou des ent-
ités pour lesquelles la comptabilité ne peut pas
être gérée au sein du mandant concerné, mais
faisant néanmoins partie de l’organisation, et
pour lesquelles un trafic intercompany doit être
possible.
Chaque division interne peut gérer des échanges
avec un nombre quelconque de divisions externes
ou avec d’autres divisions internes. Ce trafic est
désigné comme trafic interne à l’entreprise et est
représenté dans une liste qui sert de base pour la
consolidation.
Affiliation
Cette situation est également prise en compte
dans la structure en divisions.
Lorsque plusieurs comptabilités indépendantes
sont tenues pour des divisions au sein d’un man-
dant, il est possible de définir s’il y a affiliation
pour chacune de ces divisions. Ceci exerce une
incidence d’une part sur le décompte TVA et d’au-
tre part sur le code TVA proposé lors de la saisie
des écritures.
Extraits
Tous les extraits peuvent être établis pour chaque
division ou pour le mandant:
Journal
Extrait de compte
Liste de contrôle TVA
Décompte de TVA
Bilan / CR
Extrait des sections
Divisions et comptabilité analytique
Les valeurs cumulatives de toutes les divisions
sont traitées au niveau du mandant. Cela permet
d’effectuer de façon centralisée les traitements de
la comptabilité analytique (répartitions et frais
généraux).
Les traitements analytiques peuvent également
être exécutés pour une division donnée. Dans ce
cas, ce traitement est démarré à l’intérieur de la
division concernée, et seules les écritures corre-
spondant à cette division sont prises en compte.
La table de répartition des sections et des frais gé-
néraux sont gérables non seulement au niveau du
mandant, mais aussi à celui de chaque division.
Mandant au niveau supérieur dans la hiérarchie subdivisée en 4 divisions p. ex.
F I C H E D ’ O P T I O N : S E C T I O N S
L’option sections permet
la ventilation des coûts
sur les différents domai-
nes de l’entreprise. Des
contrôles quant à la ren-
tabilité des sections peu-
vent être obtenus à tout
moment, par la comparai-
son des éléments bud-
gétisés par rapport au
coût réel.
En tant que partie intégrante de la comptabilité
analytique, les sections dégagent des informa-
tions pour les frais généraux indirects des centres
de frais et les préparent pour un traitement
ultérieur.
L’option sections est indispensable et constitue la
condition préalable à l’installation de la compta-
bilité analytique.
Plan des sections
Les numéros de sections sont formés de 11 posi-
tions numériques, au maximum. Les sections peu-
vent obéir à une classification à 4 niveaux. Par ail-
leurs, le plan des sections offre la possibilité de 10
plans alternatifs de classification, pour des
besoins spécifiques. Ce plan est géré de façon
centralisée, pour l’ensemble des applications
ABACUS.
Imputation avec des sections
L’imputation au niveau des sections est élaborée
simultanément à l’écriture comptable de base
(champ supplémentaire dans la même ligne de
saisie). Ceci assure une intégration optimale de la
comptabilité analytique dans la comptabilité
financière. Les soldes des sections sont actualisés
après chaque écriture. Pour limiter au maximum
les erreurs de saisie, il est possible de définir pour
chaque compte de charges par nature un domai-
ne de sections admises lors de l’imputation, ainsi
qu’une proposition par défaut.
Avec le genre d’imputation “écriture de section”,
il est possible de saisir plusieurs sections simul-
tanément, sous la forme d’écritures collectives.
Extrait standard avec sections
L’option sections offre une multitude d’extraits
standard qui peuvent être actualisés à tout
moment:
Extraits de sections avec la récapitulation de tou-
tes les écritures de la comptabilité financière et de
celles des comptabilités auxiliaires débiteurs et
créanciers.
Si les écritures de ces comptabilités auxiliaires
sont transférées de façon comprimée dans la
comptabilité financière, il est tout de même pos-
sible d’afficher le détail des écritures.
SECT IO
NS
Soldes des sections répartis selon charges par
nature et mois, avec comparaison par rapport à
l’année précédente et au budget.
Soldes des charges par nature réparties selon
sections et mois, avec comparaison par rapport à
l’année précédente et au budget.
Tous les extraits pour les bilans peuvent être
utilisés pour les décomptes de sections, avec com-
paraison par rapport à l’année précédente et au
budget
Ces extraits peuvent être obtenus à l’écran,
sous forme d’imprimés ou encore en tant que
fichiers, par exemple dans le format Excel.
Un grand nombre d’éléments de présentation
et de choix de sélections peuvent être activés
pour ces extraits.
Pour le contrôle, par exemple, il est possible d’é-
diter toutes les écritures de débit ou, au contrai-
re, celles du crédit. Pour les mêmes raisons, le
programme permet de trier les écritures selon No
de justificatif ou No d’écriture attribuée par le
système. La présentation à l’écran peut être com-
primée ou au contraire éditée en détail, avec
l’intégralité du texte (60 positions au maximum).
Le nombre d’écritures et sections / charges par
nature, n’influence pas le temps de préparation
des extraits standard de sections. Du fait que tou-
tes les écritures sont enregistrées dans un fichier
de soldes, les soldes des sections et des charges
par nature mensuels, sont disponibles à n’impor-
te quel moment.
F I C H E D ’ O P T I O N : C O M P T A B I L I T E A N A L Y T I Q U E
La comptabilité analytique
livre des informations
importantes relatives à la
structure des commandes
ou projets durant une
période choisie.
Grâce à l’intégration de la
comptabilité analytique
dans la comptabilité finan-
cière, débiteurs et créanciers, il est possible d’ob-
tenir à tout moment les chiffres souhaités. Cet
outil offre ainsi un système de contrôle efficace
qui est de surcroît adapté aux différents types
d’entreprises.
L’option comptabilité analytique nécessite la
licence préalable de l’option sections.
Plan comptable / charges par nature
Ce plan est structuré en trois types de comptes:
comptes, charges par nature, facturation interne.
Ce procédé permet l’intégration optimale de la
comptabilité analytique dans la comptabilité
financière. En fonction du type de compte, l’im-
putation n’interviendra que dans la comptabilité
financière (type de compte: compte) ou dans la
comptabilité financière et l’analytique (type de
compte: charge par nature) ou uniquement dans
l’analytique (type de compte: facturation interne).
Plan des sections / centres de frais
Contrairement à la section, les soldes des centres
de frais (montants / quantités) sont reportés auto-
matiquement pour chaque charge par nature,
dans le nouvel exercice. La gestion simultanée de
plusieurs commandes ou projets, au-delà de la
limite d’un exercice, est ainsi garantie.
Imputation dans la comptabilité analytique
Cette imputation a lieu simultanément à celle de
la comptabilité financière. Une variante élargie est
proposée pour une imputation nécessitant une
seconde écriture de section ou centre de frais
(second niveau), dans la même écriture. Cette
variante permet par exemple à une entreprise de
service, de gérer simultanément un centre de pro-
fit et une commande / un projet, voire un article.
Dans l’industrie il sera par exemple possible de
débiter en une seule écriture, une machine et une
commande.
Frais généraux
Pour l’imputation des frais généraux, la compta-
bilité analytique ABACUS supporte aussi bien les
valeurs en francs que les unités de mesure (heu-
res, litres, mètres, etc.) lors de la répartition des
dits frais généraux sur les centres de frais.
Un maximum de 20 bases de frais généraux sont
admises. Les taux peuvent être différents par
exercice et par section.
La structure du calcul des frais généraux peut être
présentée jusqu’au niveau de l’écriture grâce à
une technique zoom.
Répartition de sections
Un maximum de 999’999 répartitions de sections
peuvent être définies à l’aide d’une table de
répartition des sections. Lors d’une répartition
automatique des sections, le solde de la section
auxiliaire ou le solde d’une combinaison charge
CO
MPTA
BI L I T E
AN
ALY
T IQU
E
par nature / section, est imputé sur la section
principale. La répartition se fait selon une clé en
pour-cent, un montant fixe ou sur la base de rati-
os. Les ratios sont en fait des clés de répartitions
dynamiques, qui permettent une répartition auto-
matique sur la base des valeurs d’une table Excel.
Il est possible par exemple de gérer les coûts du
centre de frais ’atelier de réparation’ sur la base
des kilomètres parcourus par véhicule, à l’aide des
chiffres introduits dans la table Excel.
Grâce à cette technique exceptionnelle, pratique-
ment toutes les répartitions de sections peuvent
se faire à l’aide de ratios.
L’option ratios constitue la condition pour la
répartition à l’aide de telles valeurs.
Facturation interne
Facturation du matériel ou de machines
Un taux fixe peut être défini par matériel et type
de machines.
Amortissements et intérêts
Les valeurs mensuelles pour l’imputation d’élé-
ments répétitifs, peuvent être insérées au niveau
des journaux provisoires. De cette manière, l’a-
mortissement et les intérêts mensuels sont auto-
matiquement imputés dans le journal principal
par le report des journaux provisoires.
Possibilités de correction dans l’analytique
L’imputation des frais généraux et la répartition
des sections se fait automatiquement sur la base
des définitions de majorations de frais généraux
et répartitions des sections. Ces traitements de
répartitions peuvent avoir lieu plusieurs fois par
mois et permettent ainsi d’obtenir les valeurs réel-
les de la comptabilité analytique à tout moment.
Extraits de sections et centres de frais
Extrait standard
- extraits de SECT / CF relatant l’ensemble des
écritures de la comptabilité financière, débi-
teurs, créanciers et la comptabilité des salaires.
- soldes budgets SECT / CF avec répartition selon
charges par nature et mois.
Extraits spécifiques aux branches
L’option générateur de bilans permet d’établir des
extraits spécifiques aux branches d’activité, que
ce soit en matière de comptabilité financière ou
analytique. Certaines branches rencontrant les
mêmes problèmes, c’est-à-dire ayant les mêmes
besoins, peuvent par ailleurs disposer de rapports
analytiques dont le cadre est prédéfini. On songe
ici tout particulièrement à l’hôtellerie, ou à la
branche du bâtiment.
F I C H E D ’ O P T I O N M O N N A I E S E T R A N G E R E S
L’option monnaies étran-
gères permet de tenir
l’ensemble des comptes
aussi bien en monnaie de
base qu’en monnaie
étrangère. En outre, le
calcul de différences de
change peut être effectué
à n’importe quel moment.
Les possibilités suivantes sont offertes dans le cas
de la tenue des comptes en monnaies étrangères:
Table centrale des monnaies étrangères
Cette table contient plus de 170 monnaies. En
vue du calcul automatique de différences de
change, un compte de gain et de perte est attri-
bué à chaque monnaie active.
Table des cours de change
Cette table-ci contient le cours de valorisation et
le cours d’imputation mais aussi un troisième
cours pour chaque monnaie étrangère active. Au
cas où l’utilisateur tient plusieurs comptabilités,
cette table peut être gérée de façon centrale pour
l’ensemble des mandats ou au contraire, spécifi-
quement par comptabilité. En sus du cours global
d’imputation, de valorisation et de charge, il est
possible de faire intervenir ces trois notions au
niveau de l’actif, du passif, du compte de résultat,
des débiteurs, des créanciers, de la comptabilité
des salaires et du traitement des commandes.
Chacun de ces domaines peut dès lors bénéficier
d’un cours spécifique de valorisation, d’imputati-
on et de charge.
Ecritures en monnaies étrangères
Les écritures libellées en deux comptes de dif-
férentes monnaies sont donc admises, tout
comme les écritures passées entre un compte en
monnaie étrangère et un compte en monnaie de
référence (monnaie de base). La gestion consé-
quente d’une comptabilité utilisant les monnaies
permet d’effectuer en tout temps un calcul auto-
matique de différence de change.
Lors d’écritures influençant des comptes en mon-
naies, les possibilités suivantes sont offertes:
Conversion des montants dans la monnaie
étrangère sur la base du cours d’imputation ou du
cours du jour, avec calcul automatique du mon-
tant dans la monnaie de base.
Indication du montant en monnaie étrangère
ou monnaie de base, avec calcul automatique du
cours utilisé.
Indication du cours d’imputation ou du jour,
ainsi que du montant en monnaie de base, avec
calcul automatique du montant en monnaie
étrangère.
Uniquement indication du montant en mon-
naie de base.
Une information très utile réside dans l’affichage
du solde des comptes dans la monnaie de base et
dans la monnaie étrangère, directement dans le
masque d’imputation des écritures, soldes actua-
lisés au fur et à mesure des imputations.
Cours dépendant d’une date
Dans la table des cours, il est possible de définir
le cours par date (archive des dates valeur).
MO
NN
AIES ETRA
NG
ERES
Le cours peut être saisi et affiché en monnaie
de base ou étrangère
Les écritures en relation avec des comptes en
monnaies étrangères et des calculs de différences
de change, sont passées avec le cours d’imputa-
tion, de valorisation historiques ou de charge.
Différence de change au niveau du compte
Les comptes en monnaies, peuvent être définis
avec des comptes de différences de change spéci-
fiques, pour le calcul automatique de ladite dif-
férence.
Il est également possible de bloquer ou d’inactiver
le calcul de différence de change pour certains
comptes, si le travail doit se faire sur la base du
cours valable lors de la saisie.
Calcul de différence de change automatique
Ce calcul se fait automatiquement sur la base des
définitions de la table des monnaies étrangères et
des cours de change. Il est possible d’annuler le
calcul de la différence de change si nécessaire.
Possibilités de sélections lors du calcul de dif-
férence de change automatique:
Calcul de différence de change mensuelle-
ment ou annuellement.
Calcul de différence de change dans le journal
principal ou auxiliaire.
Calcul de différence de change limité à cer-
tains domaines (actif, comptes de résultat).
Calcul de différence de change que pour cer-
taines monnaies.
Calcul de différence de change du compte...
au compte...
Calcul de différence de change que pour
comptes avec gains, resp. pertes de change.
Calcul de différence de change que pour une cer-
taine période, en tenant compte ou non du report
de solde.
Extraits standard et monnaies étrangères
Les extraits du journal ou du bilan, ainsi que les
extraits de comptes, sont établis en monnaie de
base et en monnaie étrangère. Les extraits SECT /
CF par contre, sont uniquement édités dans la
monnaie de base.
Extraits de comptes avec monnaies étrangères
Les mouvements de comptes peuvent être
obtenus dans la monnaie de base et dans la mon-
naie étrangère, dans quel cas le solde actuel peut
être obtenu dans la monnaie de base ou dans la
monnaie étrangère.
Bilans en monnaies étrangères
Les comptes tenus dans la même monnaie
étrangère, sont extraits de façon regroupée. Le
cours interne moyen est affiché pour chaque
compte et chaque total en monnaie.
Imprimer le tableau ISO-Code / cours des
changes
Les cours ayant une date définie peuvent être
évalués dans les tableaux des cours. Par exemple
rechercher et indiquer la moyenne d’un cours
d’une période.
F I C H E D ’ O P T I O N : B U D G E T I S A T I O N
L’indication des budgets
se fait sous forme de
table. Avec l’aide de clés
de répartitions automa-
tiques, les budgets annu-
els ou mensuels sont rapi-
dement préparés, débit et
crédit des comptes sépa-
rés.
En plus des comptes de la
comptabilité financière, il
est possible – pour autant que les options soient
installées – de budgétiser également les charges
par nature, sections et centres de frais.
Budget comptabilité financière
Celui-ci se rapporte à la budgétisation de tous les
comptes du bilan et du compte de résultat. Les
chiffres du budget annuel / mensuel, sont séparés
selon débit / crédit.
Le programme permet de surcroît l’ouverture à
l’avance de plusieurs exercices, pour l’indication
des budgets. Il est bien entendu possible de
reporter les budgets de l’année précédente dans
le nouvel exercice et d’y apporter les modifica-
tions nécessaires.
Pour les comptes en monnaies étrangères, l’intro-
duction du budget est admise en monnaie de
base et en monnaie étrangère.
Budget des sections et centres de frais
Pour ce type de budget, il est en outre possible
d’indiquer des budgets tant en montants qu’en
quantités. Ces budgets peuvent être répartis
annuellement ou mensuellement, sur la base de la
section ou du centre de frais, voire du solde d’une
charge par nature.
Dans le cas des SECT / CF, il peut en outre être
défini que les budgets soient saisis avec ou sans
répartition sur différentes charges par nature.
L’utilisation conséquente de budgets sur les sec-
tions et centres de frais selon montants et quan-
tités, permet à chaque entreprise un contrôle
rapide et efficace de rentabilité de ses centres de
profits, de projets ou partie de ceux-ci.
Budget et budget complémentaire
En sus du budget initial proprement dit, un bud-
get complémentaire ouvre un second degré de
budgétisation. Le budget complémentaire sert
surtout à l’affichage séparé des budgets de cor-
rection ou la tenue d’un second budget. Tous les
extraits de budgets peuvent être obtenus avec ou
sans le budget complémentaire.
Clé de répartition des budgets
Prorata
Répartition linéaire automatique du budget annu-
el indiqué sur les différents mois de l’exercice.
Selon compte de référence
BU
DG
ET I SAT IO
N
Le budget est réparti dans les mêmes proportions
que celui du budget de référence indiqué. Cette
variante est surtout utile pour des budgets évo-
luants en fonction des saisons ou lors d’une
répartition en pour-cent effectuée mensuelle-
ment, sur des éléments identiques.
Selon exercice précédent réel
Répartition des budgets sur la base des valeurs
réelles de l’exercice précédent.
Selon budget exercice précédent
Répartition des budgets sur la base du budget de
l’exercice précédent.
Extraits avec comparaisons de budget
Les extraits suivants peuvent être obtenus avec
comparaison annuelle ou mensuelle:
Extrait de compte avec comparaison au bud-
get annuel.
Bilans et comptes de résultat avec comparai-
son au budget, séparés selon débit et crédit si
souhaité.
Bilans de soldes pour le contrôle des budgets
introduits.
Extraits de sections et centres de frais avec
comparaison de budget jusqu’au niveau des char-
ges par nature.
Interface budgets
Les budgets peuvent être importés (fichier ASCII
ou EXCEL). Il est ainsi possible de préparer les
budgets avec un tableur. Les nouveaux budgets,
les corrections ou encore différentes variantes de
budgets, peuvent de cette façon être importés
rapidement et sans erreur dans la comptabilité
financière ABACUS.
Pour plus d’informations, voir fiche d’option
interface.
Plan d’écritures
On peut imputer les budgets soit comme soldes
ou comme plan d’écritures. Etant donné que les
chiffres planifiés se réfèrent aux chiffres réels, les
même possibilités de saisies sont disponibles. On
peut ainsi, dans le plan d’écritures, utiliser le jour-
nal auxiliaire pour les restrictions d’écritures.
Il est aussi donc possible d’effectuer des traite-
ments de répartitions et de frais généraux pour le
plan d’écritures.
Ecritures
Programme 11
Chiffres réels
Saisir les ecritures
effectives
Journaux annuels et auxiliaires
Plan comptable
Comptabiliser les valeurs
budgetées
Journaux annuels et auxiliaires
Saisir les chiffres
du budget
Soldes
supplémentaires
Saisir le budget
Budget planifié
Saisir les soldes
Budget planifié
Saisir les soldes
supplémentaires
O P T I O N C O F I : B I L A N S P E R S O N N A L I S É S - G É N É R AT E U R D E B I L A N S
L’option “Bilans personna-
lisés” (définition libre des
colonnes) et “Générateur
de bilans” (définition libre
des lignes) permet l’édition
de rapports individuels
dans la comptabilité finan-
cière et analytique. L’accès
aux soldes et quantités est
pratiquement illimité. Les
rapports sont disponibles pour tous les mandants.
L’option “Bilans personnalisés et générateur de
bilans” se distingue des extraits de bilan standard,
par les particularités suivantes:
Présentation flexible par la définition libre des
lignes de titres, de la structure des colonnes et
des lignes.
Présentation des extraits indépendamment de
la structure du plan comptable.
Layout
A l’aide de différents éléments graphiques, les
extraits peuvent répondre aux exigences individu-
elles.
Edition
Les données peuvent être obtenues au choix à
l’écran, à l’imprimante ou sous forme de fichiers
de différents formats (ADF, TXT, RTF, HTML, PDF,
CSV et XLS).
Principe du document
Une fonction Drill-Down permet, directement
depuis un extrait de bilan d’afficher toutes les
écritures détaillées d’un compte de solde et de
poursuivre cela jusqu’aux écritures d’origine.
Extraits spécifiques aux branches
Pour diverses branches, par exemple la construc-
tion ou les fiduciaires, il existe des extraits de
bilans, comptes de résultat, sections et centres de
frais prédéfinis. Il est également possible d’ob-
tenir des extraits sur la base du plan comptable
Buschor, utilisé dans les écoles et les communes
politiques.
Extraits Batch à l’aide d’un préprocesseur
Les rapports peuvent être regroupés en un fichier
Batch, pour obtenir plusieurs extraits lors d’un
seul traitement.
Interrogation des paramètres
Edition sur l’imprimante ou sur fichier
Bilans personnalisés
La forme et le contenu de toutes les colonnes
sont définissables librement grâce aux possibilités
suivantes:
Nombre de colonnes définissable librement
pour chaque rapport.
Définition libre des titres de colonnes.
Présentation libre des colonnes.
Affichage des chiffres annuels ou mensuels,
répartis selon:
- Solde ou budget.
- Monnaie de base ou quantités.
- Solde, solde débiteur ou solde créditeur.
- Les soldes peuvent être obtenus avec des
reports de soldes, des écritures de clôture ou
des soldes complémentaires.
- Calcul des chiffres en pour-cent horizontal ou
vertical.
GEN
ERATEUR D
E B I LAN
S
- L’option comptabilité analytique permet en
outre la combinaison des soldes pour certaines
charges par nature / SECT / CF ou SECT /CF /
charges par nature.
- Conditions définissables librement pour le cal-
cul des colonnes, par ex. certaines monnaies
ou unités de mesure.
En fonction du choix, la structure des lignes per-
met des extraits du plan comptable, du plan des
charges par nature, des sections ou des centres de
frais (classification et classification alternative).
Une mutation des lignes permet d’activer l’option
“Générateur de bilans”.
Générateur de bilans
L’option “Générateur de bilans”, où toutes les
possibilités des bilans personnalisés sont égale-
ment intégrées, implique l’option ‘Bilans person-
nalisés’.
Structure des lignes
- Les comptes peuvent être réunis au choix en
tant que groupes ou structures pour la présen-
tation des totaux. Il est ainsi possible de définir
librement l’ordre de tri et des niveaux de tota-
lisation du plan comptable (par ex. calcul du
bénéfice brut, du montant maximal garanti).
- En fonction du choix, la structure des lignes
permet des extraits du plan comptable, du plan
des charges par nature, des sections ou des
centres de frais. Une présentation personna-
lisées des lignes est ainsi simplifiée.
- Présentation libre du bilan, compte de résultat,
calcul du montant maximal garanti, calcul du
bénéfice brut, des ratios, etc.
- Divers éléments de présentation tels que les
lignes vierges, les sauts de page, les éléments
de texte, les soulignements.
- Définition de ‘Wildcards’ pour faire référence à
un groupe particulier de comptes ou de sec-
tions.
Rapports répétitifs
Cette fonction est spécialement prévue pour la
comptabilité analytique. Elle permet la définition,
dans un rapport unique, d’extraits détaillés
de sections / centre de frais pour l’ensemble des
SECT / CF ou une partie seulement.
Paramètres
Toutes les parties variables d’un rapport sont
gérées par des paramètres symboliques. Par
exemple, pour se référer à l’exercice ou au rap-
port mensuel. Ces paramètres sont interrogés lors
du lancement du rapport.
Annexe
L’annexe du rapport annuel peut être définie de
manière à ce que les valeurs soient enregistrées
dans la base de données ABACUS. Par exemple,
les valeurs des assurances seront saisies et pour-
ront être éditées à la suite d’un bilan / compte de
résultat.
F I C H E D ’ O P T I O N : I N T E R F A C E S
Les interfaces permettent
la reprise des écritures de
la CofiLight, de logiciels
tiers, ainsi que d’un man-
dant à l’autre à l’intérieur
de la comptabilité finan-
cière.
Importation d’écritures depuis la CofiLight
La CofiLight permet la tenue d’une comptabilité
simple, voire simplement de comptes de liqui-
dités, tels que caisse, poste et banque. La saisie
des mouvements ne demande pas de connais-
sances comptables spécifiques. L’utilisateur a le
choix de porter en compte les écritures lui-même
ou non. L’interface ASCII permet ensuite le report
de ces écritures depuis la CofiLight dans la comp-
tabilité financière ABACUS que gère la fiduciaire.
Report d’écritures de logiciels tiers
Le programme des interfaces offre une interface
standardisée avec les formats ASCII et XML. Une
description actuelle de l’interface se trouve sous
www.abacus.ch/start/fr/
Pour éviter des erreurs de transmission, la comp-
tabilité financière est pourvue d’un test de plausi-
bilité automatique. Les éventuelles erreurs sont
éditées dans un protocole d’erreurs.
Import / export plans comptables / sections
Cette fonction donne la possibilité d’importer /
exporter des plans comptables standard, alterna-
tifs, ainsi que des plans de sections d’autres man-
dants ABACUS ou provenant de logiciels tiers.
Dans ce cas, des sélections sont admises au
niveau des domaines, classes, groupes principaux,
groupes et comptes, resp. sections et centres de
frais. Il est de surcroît possible de compléter ou
modifier des plans comptables ou des sections /
centres de frais existant.
Interface MIS
Cette interface permet d’extraire les soldes bud-
gétisés et réels de façon détaillée ou comprimée
si nécessaire, pour une période au choix. Ces
données peuvent être affichées à l’écran,
imprimées ou éditées en tant que fichier (ASCII,
DIF, TXT, XLS ou DDE). Ce procédé permet de trai-
ter les données sous forme graphique.
Compression de comptes, charges par nature,
sections, centres de frais, selon différents niveaux
de classification, voire d’une définition spécifique
de l’utilisateur, par ex. No de comptes externes.
Cette définition peut être saisie pour chaque
compte et sera enregistrée comme faisant partie
des données de base.
Extrait de combinaisons charges par nature /
sections ou centres de frais, dans quel cas l’axe
principal et l’axe de la combinaison seront com-
primés et peuvent être sélectionnés à l’aide de
conditions (filtre). Par ex., calcul de tous les soldes
des charges par nature au niveau du groupe, pour
tous les centres de frais d’un domaine spécifique
de l’entreprise.
Extrait au choix, des désignations des comp-
tes, charges par natures, sections et centres de
frais, par ex. lors d’un traitement graphique des
données comprimées.
Extrait sur plusieurs exercices, jusqu’à 60
périodes au maximum, par ex. soldes mensuels
sur 5 ans.
INTERFA
CE A
SCI I
Interface budget
Cette interface traite les budgets qui existent sous
forme de fichier EXCEL ou ASCII. Des fichiers
extraits des ordinateurs Host, préparés manuelle-
ment à l’aide d’un tableur, ou encore repris d’une
autre comptabilité financière ABACUS, peuvent
être importés à l’aide de cette interface.
Celle-ci offre en outre les possibilités suivantes:
Report des budgets annuels ou mensuels.
Report automatique du budget annuel sur les
différents mois.
Importation de budgets pour la clôture ou lors
de reports.
Importation de budgets de comptes / charges
par nature / sections / centres de frais, dans quel
cas, les budgets des sections et centres de frais
peuvent être répartis au choix sur les charges par
nature (clés de répartition).
Reprise de budgets en monnaie de base, mon-
naie étrangère ou quantités sous forme de solde
ou séparés selon le débit et le crédit.
Suppression contrôlée de budgets existants,
lors de l’importation du nouveau budget. De cette
manière, on peut compléter des budgets existants
et procéder à une budgétisation continue.
F I C H E D ’ O P T I O N : D E C O M P T E D ’ I N T E R E T S
L’option décompte d’inté-
rêts, permet la tenue au
choix des comptes sous
forme de comptes-cou-
rants ou de dépôts. Le
décompte d’intérêts s’éta-
blit automatiquement.
Des extraits bien struc-
turés fournissent tous les
renseignements nécessai-
res, à tout moment, quant
au calcul des intérêts.
Comptes-courants et de dépôts
Pour le décompte automatique des intérêts, on
différencie deux types de comptes:
Comptes-courants
Le taux d’intérêts peut être indiqué pour le débit
et le crédit du compte. Ceci est nécessaire pour
des comptes dont le solde passe de l’actif au pas-
sif, par exemple.
Comptes de dépôts
Dans ce cas on indiquera le taux qui est utilisé
pour le calcul des intérêts. Le compte de dépôt
présente toujours un solde évoluant de façon sta-
ble, soit au débit, soit au crédit.
Table des intérêts
La table contient les taux d’intérêts débit / crédit
de tous les comptes-courants et de dépôts. La
méthode de calcul des intérêts (allemande,
française, anglaise) ainsi que le calcul automati-
que de l’impôt anticipé, sont définis par compte.
Imputer avec date valeur
Lors de la saisie des écritures, l’utilisateur peut
définir une date valeur par document.
Le calcul des intérêts intervient sur la base de la
date valeur. Si seule la date du document est
introduite, elle peut être déclarée en tant que
date valeur, afin d’alléger le travail de saisie.
Taux d’intérêts valables à une certaine date
La table des taux d’intérêts permet également de
gérer la modification des taux en fonction de la
date (archives).
Il est possible de définir au maximum un taux -
débit et crédit - par jour et par compte, ceci don-
nant dès lors lieu au décompte d’intérêts adéquat
en fonction des périodes choisies.
Décompte d’intérêts automatique
Sur la base de la définition de la table d’intérêts
précisément, le décompte est automatiquement
établi. L’imputation directe des parts d’intérêts
peut avoir lieu ou non dans les comptes respectifs
de la comptabilité financière. L’imputation auto-
matique peut se faire soit sur le compte soumis au
calcul des intérêts, soit sur un quelconque autre
compte.
DEC
OM
PTE D’ IN
TERETS
Possibilités de sélection lors du décompte
d’intérêts automatique:
Calcul d’intérêts que pour certains comptes
Calcul d’intérêts mensuel ou annuel
Calcul d’intérêts pour une certaine période
(du... au...), dans quel cas il est possible d’indi-
quer une date d’échéance jusqu’à laquelle les
intérêts doivent être calculés. Cette date
d’échéance peut se trouver en dehors de la pé-
riode “du... au...” ou de l’exercice lui-même.
Calcul au choix de l’impôt anticipé pour des
intérêts créanciers, par exemple lors de dépôt de
cautions par des locataires.
Calcul d’intérêts sur les écritures ou le solde
du compte.
Calcul d’intérêts y.c. les écritures du journal
complémentaire. Dans ce cas, le calcul est établi
sur la base des écritures du journal principal aux-
quelles sont ajoutées celles du journal complé-
mentaire.
Les comptes de dépôts peuvent être sélectionnés
selon date document ou date valeur, pour le cal-
cul des intérêts. Les comptes-courants par contre,
sont toujours traités selon la date valeur.
Dans le cas des comptes en monnaie étrangère, le
calcul est établi au choix sur la base du solde en
monnaie étrangère ou en monnaie de base.
F I C H E D ’ O P T I O N : C O N S O L I D A T I O N
Cette option permet de
procéder aisément à la
consolidation de comptabi-
lités entre elles. Toutes les
données de la (les) compta-
bilité(s) consolidée(s) sont
disponibles dans la comp-
tabilité de consolidation.
La transparence et la clarté
sont le résultat d’une recherche conséquente.
Consolidation à plusieurs niveaux
Grâce à un concept ouvert, la consolidation peut
se faire sur plusieurs niveaux.
Calcul de différences de change
Chaque compte d’une comptabilité peut être
reporté avec son propre cours de change de con-
solidation. Pour simplifier la définition du cours, il
est possible de définir des groupes de comptes,
avec un taux de change unique.
Des comptes de différences de change peuvent
être également définis au niveau de chaque
compte ou de façon globale.
Les variantes suivantes sont disponibles pour le
calcul automatique de la différence de change:
Comptes du bilan: au cours du jour
Capital propre: au cours historique
Comptes de résultat: au cours moyen
Consolidation de différents plans comptables
Chaque compte au sein du plan comptable des
sociétés-filles, est muni d’un No de compte de
consolidation. Ceci permet de consolider toutes
les comptabilités avec différents plans comptables
et différentes monnaies, au niveau de la compta-
bilité de consolidation.
Saisie de données et documentation
Pour préparer la consolidation, le transfert de la
comptabilité de la société-fille, peut se faire selon
diverses variantes:
Les données comptables préparées avec la
comptabilité financière ABACUS, sont chargées
dans la comptabilité de consolidation à l’aide
d’une sauvegarde des données.
Reprise automatique des soldes à l’aide de
l’interface ASCII.
Saisie manuelle des soldes des comptes de
chaque exercice.
Consolidation périodique et annuelle
La consolidation se fait automatiquement par le
système, en fonction du mode choisi.
Les reports de soldes et des écritures de clôture
peuvent être considérés ou non lors de la consoli-
dation.
Consolidation de budgets
Le budget, y.c. les soldes de reports budgétisés
peuvent être consolidés ou non, lors du traite-
ment de consolidation.
CO
NSO
L IDAT IO
N
Intercompany
Le numéro de la compagnie de la contre position
peut déjà être saisi à partir de la saisie des
données (COFI, DEBI, CREDI, GPAO) dans les
mouvements Intercompany, ainsi qu’un code
Intercompany.
Exclure mouvements Intercompany
Les extraits de mouvements Intercompany docu-
mentent les relations entre les différentes compa-
gnies consolidées. Dans ce cas, l’utilisateur définit
quels comptes et de quelles compagnies, doivent
être présentés. Cet extrait constitue la base des
écritures de correction ou d’élimination des mou-
vements Intercompany.
Elimination automatique
Les mouvements Intercompany peuvent être
automatiquement éliminés. Le programme d’éli-
mination génère, en quelques secondes, au
moyen de différents critères une proposition d’éli-
mination. Les éliminations d’écritures automa-
tiques peuvent être comptabilisées directement
dans le livre principal.
Extraits
L’ensemble des extraits standard de la comptabi-
lité financière est disponible au niveau du man-
dant de consolidation. Il est ainsi possible de
reconstituer historiquement toutes les différentes
phases de consolidation.
Journaux de toutes les écritures d’élimination
ou de consolidation.
Extraits des différentes phases de consolida-
tions sous forme d’extraits de comptes.
Bilans / comptes de résultat de consolidation
édités au choix par société.
Comparaisons de budgets.
Comparaisons d’exercices.
Conditions et recommandations
Pour procéder à la consolidation, l’option man-
dants doit être installée.
Etant donné que les chiffres des filiales sont in-
scrits dans les divisions commerciales du mandant
consolidé, l’option division est sous-entendue.
L’option générateur de bilans permet l’édition de
rapports dépassant largement les possibilités des
extraits standard.
F I C H E D ’ O P T I O N : R A T I O S
Pour le regroupement spé-
cifique de données de l’en-
treprise, les extraits et pré-
sentations des données de
la comptabilité financière
et analytique peuvent être
obtenus en sus du généra-
teur de bilans, au moyen
de l’option ratios. Celle-ci
permet la définition d’un
maximum de 9’999 ratios.
L’option ratios est un outil de gestion offrant de
multiples possibilités:
Outil d’analyse
Calcul de clés de répartitions
Lors de répartitions de sections, les ratios permet-
tent la définition de clés dynamiques, s’adaptant
aux conditions de l’entreprise et offrant de ce fait
des répartitions plus proches de la réalité.
Accès aux tables Excel
Dans ce cas, il est possible d’inclure dans le calcul
avec les ratios, des valeurs ne provenant pas de la
comptabilité financière ABACUS, par ex. m2 de
bureaux, nombre d’offres, etc.
Définition de ratios
Celle-ci s’effectue à l’aide d’un menu proposant
des choix, permettant la définition des soldes à
tous les niveaux de regroupements.
Les ratios peuvent être définis pour tous les élé-
ments de la comptabilité financière ABACUS:
Comptes
Charges par nature
Sections
Centres de frais
Projets
Combinaisons
Divisions
Flux de capitaux
En plus des chiffres relatifs aux soldes en monnaie
de base, monnaie étrangère ou quantités, tous les
champs numériques du plan comptable / plan des
sections peuvent être utilisés.
De surcroît, l’accès à un champ d’une table Excel
est donné, le lien se faisant par le nom du champ
de ladite table. Le choix de la table ou du champ
peut être défini à l’aide de paramètres.
Une définition dans le temps permet l’élaboration
de ratios de périodes antérieures ou l’introduction
d’une valeur de base pour des calculs d’indexati-
on. Les éléments des ratios dont la valeur n’est
pas encore connue lors de la création du ratio, par
ex. cours du jour ou taux d’intérêts, peuvent être
définis sous forme d’interrogations. Celles-ci doi-
vent alors être actualisées lors de l’extrait.
RAT IOS
Le calcul du ratio peut directement être contrôlé
après la création de ce dernier.
Présentation de formulaires
La présentation des ratios est libre. En règle
générale, on différencie le type de formulaire -
format standard et format Excel:
Formulaire standard
La définition se fait en WYSIWIG (what you see is
what you get). Pour la présentation du rapport,
plusieurs éléments de présentation sont disponi-
bles.
Format Excel
Ce formulaire sert à l’Update de certains ratios
qui sont présentés au niveau d’un formulaire
Excel. Ce dernier contient le nom du fichier Excel
comportant les ratios et les noms des champs
devant automatiquement être actualisés.
Extraits
Comme pour tous les extraits de la comptabilité
financière, la période d’extrait peut être définie
librement. La spécificité de ce programme réside
dans le fait que les extraits ne peuvent être
obtenus que sur la base du journal complé-
mentaire. Les extraits peuvent être répétés auto-
matiquement en variant une définition, par ex.
centres de frais ou sections. Une liste de contrôle
ou encore une liste du traitement pas à pas, sont
disponibles pour le contrôle des ratios.
Les ratios peuvent également être traités à la suite
du bilan en tant que formulaire ou remarque. Le
générateur de bilans permet également de tra-
vailler avec les ratios.
Répartition de sections à l’aide de ratios
Pour la répartition automatique des sections, les
ratios peuvent être utilisés en tant que clé de ré-
partition. Ainsi, il est possible de définir des mo-
dèles de répartition très complexes, tel par exem-
ple le traitement des frais individuels relatifs. Les
frais généraux seront de ce fait calculés en rela-
tion de la capacité financière de chaque centre de
profit.
En relation avec l’accès des ratios dans les tables
Excel, il est également possible de définir les clés
de répartition sur la base de valeurs qui ne seront
pas imputées dans la comptabilité analytique
ABACUS, par ex. de recettes de fabrication, sché-
mas de calcul, etc.
Grâce à l’option de calcul
des flux de capitaux, il est
possible de faire transpa-
raître simplement les chan-
gements de fonds comme
l’afflux de liquidité issue
des transactions ou les
recettes issues de l’empr-
unt de capital étranger /
hypothèques. Les dif-
férents fonds comme les fonds de liquidités, les
fonds de liquidités nets, les fonds de roulement
nets, etc. peuvent être définis librement.
Groupes de flux de capitaux
Afin de pouvoir enregistrer le solde lors de cha-
que écriture ayant un effet sur les fonds, il faut
attribuer le groupe de flux de capitaux lors de
l’ouverture d’un compte. Se basant sur ces infor-
mations, le programme peut également indiquer
les soldes des fonds pour le côté débit et le côté
crédit, en plus des soldes des comptes et des sec-
tions.
Grâce au programme de reconstitution du logi-
ciel, une saisie et une attribution ultérieures des
groupes de flux de capitaux sont aussi possibles.
Ainsi, les écritures n’étant pas encore attribuées
ou ayant une mauvaise attribution peuvent être
correctement prises en compte pour le calcul des
flux de capitaux.
Les groupes de flux de capitaux suivants ont été
pré-définis par ABACUS:
11 FCA Caisse, poste, banque
12 FCA Effets, traites et remises
13 FCA Débiteurs, actifs transitoires
14 FCA Stocks, travaux en cours
15 CCT Capitaux étrangers à court terme
21 FA Participations
22 FA Mobilier, machines
23 FA Immeubles
24 FA Immobilisations incorporelles
31 CLT Provisions à long terme
32 CLT Prêts, obligations
33 CLT Hypothèques
41 CP Capital propre
51 RES Achat de matériel
52 RES Charges du personnel
53 RES Administration et vente
54 RES Charges des intérêts
55 RES Amortissements
56 RES Autres charges
61 RES Chiffre d’affaires
(produit d’exploitation)
62 RES Produit des intérêts
63 RES Autres revenus
Extraits
L’extrait du calcul des flux de capitaux est conçu
dans Excel, via AbaVision ou dans le générateur
de bilans. ABACUS fournit un modèle pour les
F I C H E D ’ O P T I O N : C A L C U L D E S F L U X D E C A P I T A U XC
ALC
UL D
ES F LUX
DE C
AP I TA
UX
fonds de liquidités et un modèle pour le fond de
roulement net. Les autres extraits de fonds peu-
vent être établis dans Excel à l’aide de la table de
base. Cette table de base indique les côtés débit
et crédit de chaque groupe de flux de capitaux
par rapport aux autres groupes. De plus, avec la
fonction „GetCofiCapitalFlow“, il est possible
d’accéder directement au solde d’un groupe de
flux de capitaux.
L’extrait du calcul des flux de capitaux peut être
édité mensuellement en cliquant simplement sur
une touche.
Fonds
En principe, il est possible de représenter le calcul
de flux de capitaux pour différents types de
fonds. Tous les fonds qui dépassent les liquidités
ou les liquidités nettes, peuvent être également
définis. L’étendue des fonds peut être définie
selon les groupes de flux de capitaux disponibles.
Exemples de fonds possibles:
Fond monétaire Groupe 11 Caisse, poste, banque
Liquidité nette Groupe 11 Liquidités
Groupe 12 Effets, traites et remises
Groupe 15 Capitaux étrangers à court terme
Fonds de roulement monétaires nets Groupe 11 Liquidité
Groupe 12 Effets, traites et remises
Groupe 13 Débiteurs, actifs transitoires
Groupe 15 Capitaux étrangers à court terme
Fonds de roulement nets Groupe 11 Liquidité
Groupe 12 Effets, traites et remises
Groupe 13 Débiteurs, actifs transitoires
Groupe 14 Stocks, travaux en cours
Groupe 15 Capitaux étrangers à court terme
C O F I L I G H T
La CofiLight ABACUS per-
met la tenue d’une comp-
tabilité simple, assujettie
ou non à la TVA. Pour la
saisie des écritures, aucu-
ne connaissance compta-
ble de base n’est néces-
saire, du fait de la présen-
tation du menu de saisie
simple et claire.
Par l’utilisation de la
CofiLight, l’entreprise dis-
pose en tout temps des
données actualisées et diminue considérablement
le travail de saisie de la fiduciaire.
La CofiLight ABACUS fait également office de
livre de caisse, poste ou banque reconnu. Dans ce
cas, la comptabilité proprement dite est tenue par
un service comptable. L’utilisateur a le choix de
procéder à une mise en compte (codification)
complète ou non des pièces comptables. Une
interface permettra ensuite le transfert des jour-
naux d’imputation dans la comptabilité financière
ABACUS. Il est également possible de reprendre
les données corrigées par la fiduciaire et de met-
tre à jour la CofiLight sur cette base.
Généralités
Durée libre de l’exercice périodique
Jusqu’à 9 exercices ouverts simultanément aux
écritures
Décompte TVA, listes de contrôle
Contrôle d’accès par mots de passe
Multi-mandants
Programmes de clôture de fin d’année avec
report de soldes si souhaité
Reports de soldes et écritures en monnaie de
base et monnaies étrangères
Suppression de documents liquidés
Option: version Windows
Avantages de la CofiLight
Ce logiciel facilite et diminue la charge admi-
nistrative tant auprès du client que de la fiduciai-
re.
Les écritures ne sont saisies qu’une seule fois
L’utilisateur ne doit pas se démener avec des
problèmes comptables (écritures de clôture, etc.)
La bonne tenue de la comptabilité est garan-
tie par le contrôle régulier de la fiduciaire ou du
service comptable.
L’état actualisé des comptes, ainsi que du
bilan et compte de résultat est constamment dis-
ponible.
Saisie des écritures avec la CofiLight
Les indications suivantes doivent être saisies:
Compte
Date du document
Ecritures en monnaie de base ou étrangère
Code TVA (en cas d’assujettissement)
Comparaison TVA au forfait ou exacte
Les indications suivantes sont facultatives:
CO
F I L IGH
T
Date valeur, code d’imputation interne, No docu-
ment, 60 positions de texte, contre-écriture, sec-
tion, cours de la monnaie étrangère
Si l’imputation est incomplète, les écritures sans
contre-partie peuvent être complétées par la suite
à l’aide du programme “compléter contre-écritu-
res”.
Extraits
Journalisation des écritures saisies
Extraits de comptes
Bilans, compte de résultat
Décompte TVA, listes de contrôle
Tous les extraits peuvent être sélectionnés et triés
selon divers critères, ce qui permet un contrôle
efficace.
Lors de la saisie complète des mouvements comp-
tables, il est possible d’obtenir un bilan / compte
de résultat avec des chiffres annuels ou mensuels,
ainsi que le calcul du bénéfice ou de la perte.
Lien avec des logiciels de paiements
Une interface intégrée permet la reprise des paie-
ments électroniques exécutés avec le “Tele-
banking Software CCWinPay” dans la CofiLight.
Cette dernière traitera ces paiements, par ex.
pour le décompte TVA ou les extraits de bilans.
Cette interface peut également être utilisée avec
d’autres fournisseurs de produits Telebanking res-
pectant le format ABACUS.
Données de base
La table TVA et le plan comptable peuvent être
importés à l’aide d’une interface ou introduits
manuellement.
La saisie des écritures peut être rationalisée par
des propositions (valeurs par défaut).
Relations entre l’utilisateur de la CofiLight et sa fiduciaire
Lors de l’utilisation de la CofiLight, différentes variantes sont imaginables:
Entreprise avec CofiLight Fiduciaire
Saisie des mouvements sans imputation comptable Imputation, contrôles, clôture
Saisie des mouvements avec imputation comptable Corrections, contrôles, clôture
Saisie des mouvements avec reprise des données Corrections, contrôles et restitution
corrigées par la fiduciaire des écritures après correction
Pendant que les données sont traitées en fiduciaire, l’entreprise continue à saisir les pièces comptables
et ne perd ainsi pas de temps.
Lors de la reprise des données corrigées par la fiduciaire, seules les écritures corrigées sont importées.
A B A C U S T O O L - K I T
Le Tool-Kit ABACUS (ATK) est le Runtime de base
des applications ABACUS. Les appplications ABA-
CUS qui ont déjà fait leurs preuves des milliers de
fois et qui se distinguent par une convivialité et
une efficacité évidentes, se complètent par la plus
moderne des technologies au service de votre
succès :
ABACUS Explorer :
ABACUS Explorer est le noyau principal des appli-
cations ABACUS, qui intègre les importantes
fonctions suivantes :
Internet Explorer
La complète intégration de Microsoft Internet
Explorer dans le menu principal d’ABACUS per-
met l’accès direct au World Wide Web.
ABACUS Explorer permet d’envoyer directement
des E-mails depuis les applications ABACUS avec
des documents attachés tels que, bilans, extrait
de comptes etc. aussi en format PDF.
Gestion des dossiers
La gestion des dossiers sécurisée par un mot de
passe, permet l’archivage automatique de tous les
extraits ABACUS, les documents WORD, les rap-
ports EXCEL etc. et leur affichage instantané.
AbaVision
AbaVision est un Add-On, qui sert à la complète
intégration d’Excel dans le logiciel ABACUS. Les
Business Objects d’ABACUS constituent la base
pour l’utilisation d’Excel en tant que système d’in-
formation de gestion
et permettent l’ac-
cès on-line jusqu’au
niveau des transac-
tions.
On ne doit plus
transférer manuelle-
ment les informati-
ons saisies dans le
logiciel financier vers
Microsoft Office et
inversement. Grâce
à la nouvelle intégration bi-directionnelle, on peut
enregistrer p.ex. des budgets en Excel ou en ABA-
CUS. Les données sont toujours actualisées auto-
matiquement.
Avantages de l’utilisation d’AbaVision :
Réalisation d’un système d’information de
gestion avantageux et flexible avec Excel et ABA-
CUS
Nouvelles possibilités pour la préparation, la
présentation et l’échange des données et des
informations
Suppression de la redondance des données
entre Excel et ABACUS, grâce à l’actualisation
automatique des tableaux Excel. Ceci permet une
réduction du nombre de sources d’erreur lors de
saisies manuelles et de transferts.
Accès On-line aux données ABACUS
AB
AC
US TO
OL -K
I T
AbaSmart: menus à la carte
AbaSmart permet de struc-
turer et d’adapter le pro-
gramme aux besoins indi-
viduels des utilisateurs. Cet
outil offre une nouvelle
dimension de convivialité
aux logiciels comptables.
Menus individuels
L’administrateur des pro-
grammes (Master) structu-
re les écrans lui-même, sur
la base des positions de
menu standard ABACUS,
n’affichant que les rubriques de programmes
effectivement nécessaires au genre de travail de
l’employé (User).
- nombre indéfini de menus individualisés
- nombre indéfini de rubriques par menu indivi-
dualisé
- ordre libre des rubriques
- désignation libre des rubriques
- protection par mots de passe, par menu indivi-
dualisé
- menus élaborés librement compte tenu de la
suite logique des tâches
Au sein d’un menu individualisé, toutes les appli-
cations ABACUS et externes peuvent interférer,
compte tenu des habitudes de travail de l’em-
ployé.
La création de menus AbaSmart est très simple,
grâce à la technique “Drag & Drop”. Chaque
nouveau menu utilisateur peut être enregistré et
conservé pour de futures utilisations. Ces menus
peuvent également être copiés et mis à dispositi-
on d’autres utilisateurs.
Autostart: déroulements automatiques
Plusieurs rubriques AbaSmart peuvent être trai-
tées et démarées automatiquement, rubrique
après rubrique. Ceci permet d’automatiser des
déroulements de programmes d’une certaine
complexité, sans que l’utilisateur n’ait à interve-
nir.
Processus préliminaire
Le processus préliminaire sert à la definition des
paramètres tels que, la période ou la division à
extraire qui sont necessaires à la préparation des
données. Il permet aussi de déterminer le format
des extraits (impression ADF, RTF, HTM, PDF, CSV
et XLS).
A B A C U S – T O O L S
Archivage
En plus de la gestion des dossiers, gratuitement à
votre disposition dans le cadre du ABACUS Tool
Kit, le module ABACUS d’archivage vous propose
un classement électronique complet des évalua-
tions et documents créés dans les différents pro-
grammes ABACUS ou dans des programmes
externes.
Intégration parfaite dans les logiciels ABACUS
L’archivage ABACUS est entièrement intégré dans
les programmes ABACUS. Lors de l’impression
d’une évaluation, une copie du document peut
automatiquement être enregistrée dans les archi-
ves correspondantes. Les décomptes TVA, bilans
etc. sont automatiquement archivés par le systè-
me, indépendamment de l’utilisateur créant l’ex-
trait. Simplicité et sécurité – l’intégrité des
données est donc garantie.
Archivage depuis les programmes Office
L’intégration de l’archivage ABACUS dans les pro-
grammes Microsoft Office permet de sauvegarder
des documents Word, des tables Excel et des
exposés PowerPoint depuis l’entourage Office
directement dans les archives ABACUS.
Scanning et archivage de documents originaux
L’option AbaScan permet de scanner chaque
document sous forme de papier tel que bons de
livraison, factures des fournisseurs ou dessins de
l’atelier. Les documents ainsi digitalisés peuvent
ensuite être classés dans l’archive voulue. Les
documents scannés sont également automatique-
ment indexés selon les textes complets, ce qui
permet une recherche rapide avec AbaSearch.
Tools de codes-barre
L’option “Code-barre” permet d’imprimer une
étiquette avec un code-barre pour le document
correspondant p. ex. comptabilité des créancier.
Si l’étiquette se trouve sur le document original
lors du processus automatique de scanning, le
document créé sera enregistré dans l’archive ou le
dossier exact p. ex. fournisseurs, grâce à l’infor-
mation donnée par le code-barre.
Intégralité et immuabilité
Tous les extraits, documents et données enregi-
strés dans les archives ne peuvent pas être modi-
fiés. Vous ne pouvez plus les supprimer ou les
modifier de façon sélective.
Cryptage et droit d'accès
Les données sont sauvegardées chiffrées et le
droit d’accès est réglé de telle manière, que seul
un utilisateur autorisé puisse voir les informations
et que personne ne puisse effacer les données des
archives.
La sécurité est, de plus, assurée par un mot de
passe pour chaque archive ainsi que par les droits
d’accès de la gestion des utilisateurs.
Recherche d’informations confortable
Grâce à un système de texte complet et d’indexa-
tion performante, vous pouvez retrouver rapide-
ment le document voulu parmi des milliers de
données. Ce système vous offre:
- une recherche selon des fragments de mots
- une combinaison de différents éléments de
texte
AbaPilot :
Système de navigation et de recherche
Grâce à AbaPilot, l’utilisateur ABACUS autorisé
accède rapidement et directement à toutes les
données et informations, sauvegardées dans les
logiciels ABACUS.
La saisie d’un terme de recherche provoque l’af-
fichage de tous les enregistrements correspon-
dants et y inclus tous les documents, les informa-
tions et données (Word, Excel, documents
scannés).
Un clique de la souris suffit pour afficher les infor-
mations détaillées concernant l’enregistrement.
En plus, le système permet même de démarrer
directement l’application ABACUS appropriée
permettant de modifier des données si nécessaire.
Vous devez être en possession de la licence du
système de recherche AbaSearch et celui-ci doit
avoir été installé, pour qu’AbaPilot puisse être uti-
lisé.
AB
AC
US TO
OLS
AbaAgent:
Système de rapport basé sur le Web
Au travers d’AbaAgent, les données des applicati-
ons d’entreprise ABACUS sont à la disposition de
l’utilisateur sur internet ou extranet, sans que
celui-ci doive directement travailler dans un logi-
ciel ABACUS. Il est possible de créer autant de
page de consultation nécessaire pour répondre
aux différentes informations désirées par l’utilisa-
teur respectivement le receveur de l’information,
tels les rapports de ratios et de chiffres de con-
duite de l’entreprise. Les fiduciaires peuvent offrir
à leur client un service 24 heures sur 24 pour des
évaluations souhaitées tels que bilans, journaux
ou extraits de compte. Un accès à l’information
indépendant du temps et du lieu est rendu alors
possible.
Design flexible de masques
Séparées des programmes ABACUS standard, de
nouvelles pages de consultation peuvent être pro-
grammées en HTML. La structure et le design du
masque ainsi que le volume des pages peut être
adapté aux besoins et exigences de l’utilisateur ou
de la corporate identity d’une entreprise.
L’utilisateur gagne comme cela une interface uti-
lisateur lisible et clair, permettant à chacun une
utilisation intuitive de cet outil, sans que des con-
naissances ABACUS soit nécessaire.
Informations sur mesure mises à disposition
Les possibilités de sélection et présentation, qui
forment la distinction des programmes d’évaluati-
on standards d’ABACUS, peuvent être réduites à
l’essentiel pour les pages Web d’AbaAgent.
AbaAgent met, sur internet, une quantité consi-
dérable d’extraits, de rapports, de ratios, de dos-
siers et d’archives à la disposition de l’utilisateur.
Sécurité et droit d’accès
Afin d’interdire l’accès aux personnes mal inten-
tionnées, plusieurs sécurités ont été installées
dans AbaAgent. Un utilisateur doit pour cela
prouver son identité à la page AbaAgent avec son
nom d’utilisateur et son mot de passe. Dans la
gestion des utilisateurs il est exactement défini, à
quels services, programmes, rapports ou sections /
centre de frais une personne peut avoir accès via
AbaAgent.
Pour garantir une liaison sûre entre l’utilisateur et
le serveur AbaAgent, SSL (secure sockel layer) est
utilisé. SSL garantit, que les données de la page
AbaAgent sont transmises non-ouvertes au desti-
nataire. Afin que la liaison soit sûre, un cryptage
de 128-bit est utilisé. Ceci correspond au crypta-
ge utilisé de nos jours pour les paiements électro-
niques via Internet. Il est, de plus, possible de tra-
vailler avec des eTockens (des composants USB,
remplissant la fonction d’un cryptage électroni-
que).
Scanning de rapport
Des rapports de travail écrit à la main, peuvent
être scannés avec le module de scanning de rap-
port AbaForm d’ABACUS et les données seront
automatiquement traitées.
Grâce à son intégration parfaite dans les logiciels
ABACUS, le module de scanning de rapport peut
être utilisé comme outil de saisie pour la compta-
bilité des salaires, les décomptes de prestation /
de projet, la gestion des adresses et la gestion des
commandes.
Le temps gagné par l’automatisation et la sup-
pression de fautes de saisie forment son utilité
principale. Les données de base des autres appli-
cations p.ex. AbaProject, sont à la disposition de
l’utilisateur pour un contrôle de la plausibilité.
Elles ont ainsi une influence directe sur la saisie
avec AbaForm.
AbaForm peut aussi être utilisé avec les solutions
spécifiques tel que SORBA.