computer says yes
DESCRIPTION
Presentatie op mini symposium Koning of Bedelaar over impact van digitalisering op de informatiehuishouding van archiefdiensten, Amsterdam, 6 feb 2012. Marc HoltmanTRANSCRIPT
Computer says no
De impact van digitalisering en digitale dienstverlening op de informatiehuishouding
Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012
Computer says no?
De impact van digitalisering en digitale dienstverlening op de informatiehuishouding
Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012
D i g
i t
a l i s
e r
i n
g
?
D i g
i t
a l i s
e r
i n
g
?
“Weet jij hoe dit zit, en kun je er voor zorgen dat het stuk retour komt?”
Computer says no
Computer says no
Computer says no
De impact van digitalisering en digitale dienstverlening op de informatiehuishouding
Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012
Computer says no yes
De impact van digitalisering en digitale dienstverlening op de informatiehuishouding
Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012
Missie
Beleid en uitgangspunten
Processen
Functionaliteit
Applicaties
Metadata en data
Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012
Missie
Beleid en uitgangspunten
Processen
Functionaliteit
Applicaties
Metadata en data
Missie
Een missie geeft richting stelt een kader voor alle onderliggende niveaus
Voorbeelden
Het Stadsarchief Amsterdam ontsluit zijn archieven en collecties uitsluitend, maar
dan wel volledig en uniform, op vijf hoofdkenmerken en twee
contextgegevens, zodat zijn archieven en collecties op deze vijf kenmerken en twee
contextgegevens volledig toegankelijk zijn voor gebruikers
Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012
Easy Jet: iedereen laten vliegen
We want to use the internet to facilitate historical research; Everybody should be able
to use all archival collections at home 24 / 7
Een missie geeft aan waar je voor staat
Missie
Beleid en uitgangspunten
Processen
Functionaliteit
Applicaties
Metadata en data
Beleid en uitgangspunten
Voorbeeld bij missie digitalisering
Grootschalig
Gestroomlijnd werkproces
Projectmatige aanpak
Leverancier onafhankelijk
Gebruiker stelt prioriteiten
Lage kosten voor gebruiker
Korte levertijd voor gebruiker
Kwaliteitsnorm is afgestemd op doel digitalisering (raadplegen documenten)
Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012
Er moet een inventaris zijn
Alle objecttypen
Missie
Beleid en uitgangspunten
Processen
Functionaliteit
Applicaties
Metadata en data
Processen
Processen uitschrijven
Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012
Geeft grip op de zaak
Maakt afhankelijkheden zichtbaar
Het plaatje moet kloppen
Vertaling abstracte zaken naar eigen werkelijkheid
Kan confronterend zijn (spaghetti plaatjes zijn geen goed teken)
Missie
Beleid en uitgangspunten
Processen
Functionaliteit
Applicaties
Metadata en data
Processen
Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012
He?
Ah!
Missie
Beleid en uitgangspunten
Processen
Functionaliteit
Applicaties
Metadata en data
Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012
Aanvraag klant (1)
Aanvragen ordernnr (2)
Foutafhandeling orders (3)
Scanning originelen (5)
Procedure vermissing (6)
Procedure openbaarheidsbeperking toekennen (8)
Procedure copyright toekennen (9)
Scannen en datamanagement (11)
Verwerking scans (12)
Verwerking objecten / inname DBD (14)
Herstel (13)
Export data (14)
Export metadata (16)
Import data (15)
Import metadata (17)
Materiële zorg(restauratie / nietjes) (7)
Werkprocessen die een relatie hebben met digitaliserenRood = werkprocessen digitalisering specifiek / Blauw = algemene werkprocessen / Groen = extern
Afgerond
Logistiek: transport en opslag originelen (10)
Ophalen originelen
Beoordelen originelen
Transrportklaar maken originelen
Retourontvangst originelen
Retourontvangst originelen
Terugzetten in depot
Scancontroles
Selectie aanvragen
Bevestigen / annuleren aanvraag
Afronding aanvraag
tijd
Missie
Beleid en uitgangspunten
Processen
Functionaliteit
Applicaties
Metadata en data
Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012
Materiele voorbereiding
Registratie bestandsnamen
Scope
Project digitalisering aanmaken
Einde
Orderbonmaken
Selectielijst te digitaliseren
Import scans raadpleegsysteem
PVA Project
Ophalen originelen in
depot
Transport originelen
Transportklaar maken
ScanningData
mamagement
Transport scans
Controle Herstel
Plaatsen in ontvangstdepot
Controle Herstel
Inname scans in bewaardepot
Transport originelen
Originelen retour depot
Ordernummers genereren
Foutrapport
Import metadata in raadpleegsysteem
Missie
Beleid en uitgangspunten
Processen
Functionaliteit
Applicaties
Metadata en data
Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012
Selectie te digitaliseren
maken
Export inventaris Archiefbank
Materiële zorg
VerpakkenPlaatsen in depot
Inventarisator verpakt zelf
Einde
Selectielijst te digitaliserenmaken
Selectiecriteria digitalisering
opzetten door conservering
Verwerving
Coördinator aanwinsten
Conservering / logistiek
Digitalisering
Gegevensbeheer
Document / rapportage
Verpakken
Inventarisator
A. Verwerken aanwinst
Planning overzicht digitalisering
toevoegen
Bepalen Collectie
Toevoegen aan groeicollectie
Nieuwe collectie aanmaken
Basisregistratie aanwinst ABS
AVO dossier maken
Regelen auteursrecht
Aanwinst inventariseren
< 10 > 10
Project verwerking aanwinst opstarten
Projectsheet aanwinstmaken
Fysieke overdracht aanwinst
Standaardproces digitaliseren
Registratie bestandsnamen
Scope
Beschrijven voor Beeldbank
Project digitalisering aanmaken
Export Archiefbank
Einde
Orderbonmaken
Originelen plaatsen in depot
Export Beeldbank
Selectielijst te digitaliseren
Projectsheetaanwinst
C. Digitaliseren
Import scans raadpleegsysteem
Ophalen originelen in depot
Projectsheetdigitaliseringmaken
B. Regelen rechten
Rechten geregeld
toevoegen
Vindplaatsen
maken
Registratie vindplaatsen in
ABS
Coördinator rechten
Eindcontrole project aanwinst
Richtlijnen conservering
beeld
D. Beschrijven beeldbank
toevoegen
Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012
Missie
Beleid en uitgangspunten
Processen
Functionaliteit
Applicaties
Metadata en dataTelefoondeskTelefoondesk
GebruikerGebruiker
Praktische informatiePraktische informatieBeeldbank contactBeeldbank contact
beeldbank@
ReproshopReproshopACB correctie
beschrijvingenACB correctie
beschrijvingen Helpdesk Gegevensbeheer
Helpdesk Gegevensbeheer
Beeldbank HelpdeskBeeldbank Helpdesk
Monique PetersMonique Peters
Informatie HelpdeskInformatie Helpdesk
Team E-brief Team E-brief Archiefbank HelpdeskArchiefbank Helpdesk
Archiefbank@ Informatie@ Hvisser@ Rvandriel@ Mponte@
ColofonColofonTarievenTarievenContactContact
Verwerving@
VerwervingVerwerving
VerwervingVerwerving
Pkroesen@ Mesveld@
Archiefbankintroductie
Archiefbankintroductie
Mpeters@
Peter KroesenPeter Kroesen Marcel EsveldMarcel Esveld
Hoe werkt ArchiefbankHoe werkt
Archiefbank
Hans VisserHans Visser
Secretariaat@
Hoe werken Indexen
Hoe werken Indexen
Probleem meldenProbleem melden
SecretariaatSecretariaatMark PonteMark PonteRob van DrielRob van Driel
OnderwijsOnderwijs
Onderwijs@ Educatie@
ProgrammaProgramma
Hsnel@ Groepsronleidingen@
Meino SchraalMeino Schraal
HerkomstonderzoekHerkomstonderzoek
Harmen SnelHarmen Snel
BezoekersraadBezoekersraad Bij binnenkomstBij binnenkomst
@Rondleidingen
?
Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012
Missie
Beleid en uitgangspunten
Processen
Functionaliteit
Applicaties
Metadata en dataTelefoondeskTelefoondesk
GebruikerGebruiker
Praktische informatiePraktische informatieBeeldbank contactBeeldbank contact
beeldbank@
ReproshopReproshopACB correctie
beschrijvingenACB correctie
beschrijvingen Helpdesk Gegevensbeheer
Helpdesk Gegevensbeheer
Beeldbank HelpdeskBeeldbank Helpdesk
Monique PetersMonique Peters
Informatie HelpdeskInformatie Helpdesk
Team E-brief Team E-brief Archiefbank HelpdeskArchiefbank Helpdesk
Archiefbank@ Informatie@ Hvisser@ Rvandriel@ Mponte@
ColofonColofonTarievenTarievenContactContact
Verwerving@
VerwervingVerwerving
VerwervingVerwerving
Pkroesen@ Mesveld@
Archiefbankintroductie
Archiefbankintroductie
Mpeters@
Peter KroesenPeter Kroesen Marcel EsveldMarcel Esveld
Hoe werkt ArchiefbankHoe werkt
Archiefbank
Hans VisserHans Visser
Secretariaat@
Hoe werken Indexen
Hoe werken Indexen
Probleem meldenProbleem melden
SecretariaatSecretariaatMark PonteMark PonteRob van DrielRob van Driel
OnderwijsOnderwijs
Onderwijs@ Educatie@
ProgrammaProgramma
Hsnel@ Groepsronleidingen@
Meino SchraalMeino Schraal
HerkomstonderzoekHerkomstonderzoek
Harmen SnelHarmen Snel
BezoekersraadBezoekersraad Bij binnenkomstBij binnenkomst
@Rondleidingen
?
Missie
Beleid en uitgangspunten
Processen
Functionaliteit
Applicaties
Metadata en data
Functionaliteit
Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012
Koppelt processen aan applicaties
Ter ondersteuning van uitvoering processen
Niet andersom!
Breng voor bouw applicaties gewenste functionaliteit in kaart
?
D i g
i t
a l i s
e r
i n
g
?
Workflowmanagement
D i g
i t
a l i s
e r
i n
g
Geaumatiseerde koppeling en registratie bestanden
Voorbeeld scenario scans registreren in beheeromgeving
Selectiebestand Beheersysteem
Eerste 6#: ordernr
Laatste 6#: serienr
Orderbon
Bestandsnaam
Scannen
A20758000001
A20758000002
A20758000003
Bereik
A20758000001 – A20758999999
Archief 195Inv nr 836
Order: A20758
A20758000004
A20758000005
Scan rapport
A20758000001
A20758000002
A20758000003
A20758000004
A20758000005
12 tekens
Registratie bestandsnamen
Import
Scripting
Scripting
Scripting
Scripting
Scripting
Scripting
Architectuur:
Aanpasbaar
Uitbreidbaar
Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012
Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012
Inbesteden Uitbesteden
Geen zwart-wit verhaal!
Investeer in kennis, zodanig dat je een volwaardig gesprekspartner bent
Weet wat je wil
Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012
Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012
KissKeep It Simple, Stupid
Eenvoud is een voorwaarde voor betrouwbaarheid(Edsger Dijkstra)
Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012
Voorbeeld
Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012
Maak keuzes met beleid, niet omdat iedereen het doet
Houd altijd je eigen missie voor ogen
Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012
Filesize
Format Compression Type Resolution Color Avg 500.000 %
TIFF No --- 300 dpi 24 bits 22,1 Mb 11 Tb 100%
JPEG
Qua (ps) 12 Lossy 300 dpi 24 bits 7,5 Mb 3,7 Tb 34%
Qua (ps) 10 Lossy 300 dpi 24 bits 2,1 Mb 1,1 Tb 10%
Qua (ps) 4 Lossy 200 dpi 24 bits 255 Kb 124 Gb 1,1%
Qua (ps) 10 Lossy 400 dpi 24 bits 3,3 Mb 1,6 Tb 15%
JPEG2000
Part 1 Lossless 300 dpi 24 bits 12 MB 6 Tb 55%
Part 6 Lossy 300 dpi 24 bits 120 Kb 59 Gb 0,5%
Voorbeeld: keuze opslagformaten scans
Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012
Filesize
Format Compression Type Resolution Color Avg 500.000 %
TIFF No --- 300 dpi 24 bits 22,1 Mb 11 Tb 100%
JPEG
Qua (ps) 12 Lossy 300 dpi 24 bits 7,5 Mb 3,7 Tb 34%
Qua (ps) 10 Lossy 300 dpi 24 bits 2,1 Mb 1,1 Tb 10%
Qua (ps) 4 Lossy 200 dpi 24 bits 255 Kb 124 Gb 1,1%
Qua (ps) 10 Lossy 400 dpi 24 bits 3,3 Mb 1,6 Tb 15%
JPEG2000
Part 1 Lossless 300 dpi 24 bits 12 MB 6 Tb 55%
Part 6 Lossy 300 dpi 24 bits 120 Kb 59 Gb 0,5%
Voorbeeld: keuze opslagformaten scans
Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012
Filesize
Format Compression Type Resolution Color Avg 500.000 %
TIFF No --- 300 dpi 24 bits 22,1 Mb 11 Tb 100%
JPEG
Qua (ps) 12 Lossy 300 dpi 24 bits 7,5 Mb 3,7 Tb 34%
Qua (ps) 10 Lossy 300 dpi 24 bits 2,1 Mb 1,1 Tb 10%
Qua (ps) 4 Lossy 200 dpi 24 bits 255 Kb 124 Gb 1,1%
Qua (ps) 10 Lossy 400 dpi 24 bits 3,3 Mb 1,6 Tb 15%
JPEG2000
Part 1 Lossless 300 dpi 24 bits 12 MB 6 Tb 55%
Part 6 Lossy 300 dpi 24 bits 120 Kb 59 Gb 0,5%
Voorbeeld: keuze opslagformaten scans
Size does matter!
Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012
BigThink
Actsmall
Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012
Computer says yes
De impact van digitalisering en digitale dienstverlening op de informatiehuishouding
Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012