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XI Semana XI Semana de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas
Comunidade de
Processos como agente
de integração
colaborativa em
Governança BPM
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XI Semana XI Semana de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas
Agenda
1. Mudanças Organizacionais
2. Paradigmas
3. Mudanças de Paradigmas nas estruturas
Organizacionais
4. Organização de Governança de Processos
5. Comunidade de Processos
6. A Experiência do Serpro
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XI Semana XI Semana de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas
Mudanças Organizacionais
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XI Semana XI Semana de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas
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XI Semana XI Semana de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas
“Nada existe de permanente a não ser
a mudança.”
Heráclito
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XI Semana XI Semana de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas
Uma mudança ou transformação pressupõe uma
alteração de um estado, modelo ou situação
anterior, para um estado, modelo ou situação
futuros, por razões inesperadas e incontroláveis,
ou por razões planejadas e premeditadas.
Mudança
Mudar envolve, necessariamente, capacidade de
compreensão e adoção de práticas que
concretizem o desejo de transformação. Isto é,
para que a mudança aconteça, as pessoas
precisam estar sensibilizadas por ela.
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XI Semana XI Semana de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas
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O Fator Humano E As Mudanças
PROCESSOS TECNOLOGIAS
Sem elas,
não há
mudanças
PESSOAS
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Paradigmas
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XI Semana XI Semana de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas
Paradigmas
“Paradigmas são conjuntos de regras e regulamentos
que estabelecem limites e que nos dizem como ter
sucesso resolvendo problemas dentro dos limites”
(Barker)
Paradigmas são “verdades”, “princípios” ou “valores”
que balizam o comportamento das pessoas, levando-
as a ter uma visão de mundo e dos fatos condicionada
às suas experiências individuais ou coletivas.
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Efeito Paradigma
É o fenômeno pelo qual uma pessoa tenta ignorar tudo
que não se ajuste ao seu modo de entender a
realidade.
Pode ser construtivo quando concentra a atenção e
aumenta a confiança das pessoas para resolver
problemas.
Pode ser, extremamente nocivo, quando provoca
resistência às mudanças, impedindo as pessoas de
preverem o futuro e bloqueando sua criatividade, de
maneira a buscar sempre, nas experiências do
passado, as soluções para os problemas do presente.
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Mudança de Paradigmas
A Mudança de paradigma ocorre quando as
“verdades”, “princípios” e “valores” estabelecidos não
mais oferecem explicações aceitáveis para os
problemas existentes.
Quanto de nossos valores, de nossas verdades e de
nossos princípios foram alterados na última década?
Já pensou nisso?
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XI Semana XI Semana de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas
A Mudança de paradigma requer informação,
disposição interior e compromisso pessoal uma vez
que implica em:
- Aceitação de mudanças
- Reconhecimento de limitações individuais
- Visão de que os avanços da humanidade são
frutos de indivíduos que revolucionaram o
conhecimento de sua época.
- Compreensão de que o ponto de visa dos
indivíduos pode ser parcial.
- Conhecimento de que todas as visões e
percepções pessoais, mesmo divergentes, podem
ser complementares.
Mudança de Paradigmas
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Nas Estruturas Organizacionais
Mudança de Paradigmas
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Organização de Governança de
Processos
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Organização de Governança de
Processos
Conselho BPM
Comitê de Processos
Escritório de Processos
Outros Papéis
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XI Semana XI Semana de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas
A Experiência do SERPRO
Comunidade de Processos
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Governança de Processos no SERPRO
Planejamento Estratégico: Ciclo 2009 - 2010
“Tornar claros os principais processos organizacionais
identificando todas as conexões interáreas e promover
a integração para o pleno funcionamento dos mesmos”
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Modelo de Governança de Processos
do Serpro
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Instituição do Escritório de
Governança de Processos - EGOP
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Escritório de Governança de
Processos do Serpro - EGOP
Missão
“Coordenar as iniciativas de governança dos
processos corporativos do Serpro, interagindo com os
respectivos responsáveis, visando realizar o objetivo
de promover visibilidade, padronização, integração,
gerenciamento do desempenho e melhoria contínua
desses processos, garantindo o alinhamento com os
objetivos empresariais e a disponibilidade de
informações para tomada de decisão.”
(adaptação BPM CBOK)
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XI Semana XI Semana de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas
Gerir o conteúdo do Portfólio de Processos;
Orientar e acompanhar o Gerenciamento do Desempenho dos
processos corporativos;
Orientar e apoiar a Melhoria Contínua (Transformação) dos
processos corporativos;
Coordenar a grade de Treinamento em Gerenciamento de
Processos e propor sugestões para a melhoria contínua dos
processos corporativos;
Ampliar a discussão sobre integração de processos;
Discutir a qualidade dos produtos, resultados e metas dos
processos corporativos;
Esclarecer dúvidas relacionadas a processos corporativos;
Disseminar a cultura de governança de processos.
EGOP
Principais
atribuições
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XI Semana XI Semana de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas
Customizações Feitas pelo EGOP
Modelo de
Governança
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XI Semana XI Semana de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas
Comitê de Gestão e Integração de
Processos
Finalidade: Planejar e direcionar ações inerentes à Gestão
Integrada dos Processos Corporativos.
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XI Semana XI Semana de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas
Principais atribuições
Identificar, selecionar, aprovar, priorizar, avaliar e
normatizar as Integrações entre os Processos;
Promover a cultura de integração de processos junto as
Comunidades Serpro de Processos;
Alinhar as integrações de processos com o Modelo de
Gestão do Serpro;
Comitê de Gestão e Integração de
Processos
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XI Semana XI Semana de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas
Comunidade Serpro de Processos (CSP)
Como agente de integração colaborativa em
Governança BPM
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XI Semana XI Semana de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas
Finalidade: manter vivas as discussões a respeito do tema
“Governança de Processos” em todas as suas unidades,
além de promover a troca de experiências e direcionar
assuntos relacionados a processos corporativos para a
decisão e/ou ação de seus gestores/responsáveis.
Comunidade Serpro de Processos (CSP)
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XI Semana XI Semana de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas
Principais atribuições:
Conhecer e debater os processos corporativos
publicados no portfólio;
Coletar e propor sugestões para a melhoria contínua
dos processos corporativos;
Ampliar a discussão sobre integração de processos;
Discutir a qualidade dos produtos, resultados e metas
dos processos corporativos;
Esclarecer dúvidas relacionadas a processos
corporativos;
Disseminar a cultura de governança de processos;
Comunidade Serpro de Processos (CSP)
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XI Semana XI Semana de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas
Processo Corporativo
Processo Corporativo
Processo Corporativo
Processo Corporativo
COMUNIDADE
SERPRO
DE PROCESSOS
Diretori
a
Gerente
funciona
l
Gerente
funcion
al
Gerente
funcion
al
Gerente
funcion
al
EGOP
Comitê de
Integração
de Processos
Auditoria
Gestor
de
processo
Gestor
de
processo
Gestor
de
processo
Gestor
de
processo
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XI Semana XI Semana de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas
Comunidade de Processos
Projeto piloto
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XI Semana XI Semana de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas
Cenário
Cultura de gestão por processos no Serpro em fase
de internalização;
Escritório de Governança de Processos - EGOP
com equipe reduzida e sobrecarregada;
Escassez de consultores em Modelagem de
Processos para atender às demandas das Ugs;
Escassez de instrutoria para atender às demandas
das diversas áreas;
Dificuldade na comunicação entre EGOP e
empregados devido abrangência geográfica da
empresa;
Necessidade de se manter os processos vivos e
em contínua melhoria
Cenário
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XI Semana XI Semana de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas
Total alinhamento com o Escritório de Governança de
Processos - EGOP;
Iniciar o projeto tendo como piloto a Regional Fortaleza
para posterior avaliação e propagação em âmbito nacional;
Compor a Comunidade com representantes de todas áreas
funcionais;
Sensibilizar o corpo gerencial, em todos os níveis,
buscando seu patrocínio e engajamento;
Reservar pelo menos 10% do tempo de seus membros
para dedicação às atividades da Comunidade;
Envolver outras regionais como observadoras;
Estratégias
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XI Semana XI Semana de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas
Ação Duração Proposta de
prazo (2012)
Estruturação da
Comunidade 1 mês Setembro
Sensibilização 3 meses Outubro
Internalização e
Manutenção 3 meses Dezembro
Planejamento 2ª Fase 1 mês Dezembro
Cronograma do Projeto Piloto
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XI Semana XI Semana de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas
Lançamento por dramatização;
Sensibilização do corpo gerencial (todos os níveis);
Capacitação dos membros da Comunidade e do corpo
gerencial;
Projeto “Visitas às Áreas”;
Pesquisa de Conhecimento em Gestão de
Processos;Projeto GINCANA de Processos;
Parceria com a ABPMP;
Ações de Benchmarking;
Participação em Congressos e seminários;
Programa de Capacitação (formação, pós-graduação,
congressos etc);
Evento de Avaliação e Planejamento;
Ações de Destaque
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XI Semana XI Semana de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas
Realizado workshop para apresentação dos resultados
para alta direção e gestores de processo corporativos;
Avaliação considerada alta positiva;
Decisão de implantar as Comunidades regionais em 2
etapas: 5 no 1o. semestre de 2013 e outras 5 no 2o.
Semestre de 2013;
Planejamento das implantações;
Elaboração do projeto de implantação de uma
Comunidade;
Resultados do Projeto Piloto
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XI Semana XI Semana de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas
Reunião de sensibilização com o corpo gerencial
regional;
Indicação dos membros da Comuinidade regional;
Reunião com os representantes indicados da
Comunidade;
Capacitação da Comunidade em BPM e Modelagem
de processos;
Capacitação do corpo gerencial – todos os níveis;
Reunião com o coordenador da Comunidade para
repasse de recomendações de gestão;
Avaliação da implantação.
Projeto de implantação de uma
Comunidade
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XI Semana XI Semana de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas
Criação da Coordenação Nacional da Comunidade
Serpro de Processos;
Elaboração de um Plano de Comunicação;
Criação de uma ferramenta de colaboração;
Criação de uma ferramenta para Gestão de Melhorias;
Aproximação com EGOP, Comitê de Integração de
Processos e Unidades funcionais;
Realização de workshop de avaliação da 1a. Etapa;
Realização de workshops regionais;
Elaboração do Plano de Capacitação (cursos por e@d e
presenciais)
Capacitação dos empregados por área funcional;
Comunidade Nacional de Processos do
Serpro
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XI Semana XI Semana de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas
Comunidade de Processos
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XI Semana XI Semana de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas
Comunidade de Processos
Finalidade
Disseminar a cultura de Governança de Processos
Atribuições
Conhecer e debater os processos corporativos;
Coletar e propor sugestões para a melhoria
contínua dos processos corporativos;
Ampliar a discussão sobre integração de
processos;
Discutir a qualidade dos produtos, resultados e
metas dos processos corporativos;
Esclarecer dúvidas relacionadas a processos
corporativos
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XI Semana XI Semana de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas
Organização
Participação voluntária – 2 a 3 representantes por
área funcional;
Perfis profissionais diversificados;
Estrutura: Informal ou Formal ?;
Representada por todas as áreas funcionais;
Projeções em todas as sedes/locais das
organização;
Patrocínio da alta direção;
Comunidade de Processos
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XI Semana XI Semana de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas
Formas de atuação
Trabalhando a cultura;
Apoiando o Escritório de Governança;
Apoiando o Comitê de Processo;
Apoiando as Unidades Funcionais;
Capacitando os colaboradores;
Orientando usuários;
Comunidade de Processos
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XI Semana XI Semana de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas
Recomendações
Definir o relacionamento com os organismos de
governança;
Definir um Plano de Comunicação;
Definir ferramentas de colaboração;
Não interferir nas Unidades Funcionais;
Coordenadores escolhidos por mandato/período;
Preferencialmente, não formalizar;
Comunidade de Processos
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XI Semana XI Semana de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas
Comunidade de Processos
comprovadamente é um agente efetivo
de integração colaborativa em
Governança BPM
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XI Semana XI Semana de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas
Alguma Dúvida?
Contato:
Carlos Augusto Neiva
carlos-
Coordenador Nacional
Comunidade Serpro de
Processos