CONCEPTOS ARCHIVISTICOS BÁSICOS

GESTIÓN GESTIÓN DOCUMENTDOCUMENT

ALALConjunto actividades Conjunto actividades

administrativas y técnicas administrativas y técnicas tendientes a la planificación, tendientes a la planificación,

manejo y organización de la manejo y organización de la documentación producida y documentación producida y recibida por las entidades, recibida por las entidades,

desde su origen hasta su desde su origen hasta su destino final con el objeto de destino final con el objeto de

facilitar su utilización y facilitar su utilización y Conservación. Conservación.

PRINCIPIOS GENERALES PRINCIPIOS GENERALES DE LA FUNCIÓN ARCHIVISTICADE LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA

Disponer de la Disponer de la Documentación Documentación

ORGANIZADAORGANIZADA Con miras a la Con miras a la

RECUPERACIÓN RECUPERACIÓN para su USO para su USO ADMINISTRA-ADMINISTRA-

TIVOTIVO

Administración son soporte fundamental en la toma de decisiones y cumplida su vigencia admon.su valor es patrimonial y Cultural.

Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.

Finalidad de losFinalidad de losArchivoArchivo

Importancia deImportancia delos Archivoslos Archivos ResponsabilidadResponsabilidad

PRINCIPIOS ARCHIVISTICOSPRINCIPIOS ARCHIVISTICOS

PROCEDENCIAPROCEDENCIA

Cada documento Cada documento debe conservarse debe conservarse en el fondo en el fondo documental al documental al que naturalmente que naturalmente pertenece.pertenece.

Los principios que rigen la Los principios que rigen la organización de los fondos organización de los fondos documentales:documentales:

•ORDEN ORIGINALORDEN ORIGINALEs mantener el Es mantener el orden interno de orden interno de cada fondo cada fondo manteniendo la manteniendo la estructura que estructura que tuvo durante el tuvo durante el servicio activo.servicio activo.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTOCICLO VITAL DEL DOCUMENTO

HistóricoCultural

InvestigaciónCientífico

ARCHIVO DEARCHIVO DEGESTIGESTIÓÓNN

ARCHIVO ARCHIVO CENTRALCENTRAL

ARCHIVO ARCHIVO HISTHISTÓÓRICORICO

AdministrativoLegalFiscal

ContableTécnico

Valores Primario

s

Valores secundario

s

Documentación Activa

Documentación Semi-activa

Documentación Inactiva

Definiciones del Definiciones del Valor PrimarioValor Primario

Es el que tienen los documentos a lo largo Es el que tienen los documentos a lo largo de la primera y segunda fases del Ciclo de la primera y segunda fases del Ciclo Vital, es decir, durante la tramitación, la Vital, es decir, durante la tramitación, la vigencia y el plazo precaucional. vigencia y el plazo precaucional.

Mientras sirven a la Institución, por ende Mientras sirven a la Institución, por ende este valor es transitorio.este valor es transitorio.

Aspectos o Facetas del Aspectos o Facetas del Valor PrimarioValor Primario

AdministratiAdministrativovoEs análogo al valor Legal, pero solo para el ámbito interno de la Institución. Poseen éste valor mientras sustentan esos derechos y obligaciones.

Todo doc. tiene un valor Legal:•Los doc. que afecten a la organización en su orden general.•Los doc. testimoniales.•De contratos.

LegaLegall

Existe en los documentos que expresan un movimiento de Dinero.

ContableContable

SISTEMA NACIONAL DE SISTEMA NACIONAL DE INFORMACIÓNINFORMACIÓN

Lo integran:Lo integran:•ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN•LOS ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES LOS ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES OFICIALES EN LOS NIVELES OFICIALES EN LOS NIVELES (Territorial)(Territorial)CUALES SON SUS CUALES SON SUS FUNCIONESFUNCIONES

•BUSCAR LA MODERNIZACIÓN Y BUSCAR LA MODERNIZACIÓN Y HOMOGENIZACIÓN METODOLÓGICA HOMOGENIZACIÓN METODOLÓGICA EN LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA EN LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA (COOPERACIÓN E INTEGRACIÓN).(COOPERACIÓN E INTEGRACIÓN).

LOS TERRITORIALES SE CLASIFICAN EN:LOS TERRITORIALES SE CLASIFICAN EN:

• ARCHIVOS DE ENTIDADES DEL ORDEN:ARCHIVOS DE ENTIDADES DEL ORDEN:•NACIONALNACIONAL•DEPARTAMENTALDEPARTAMENTAL•DISTRITALDISTRITAL•METROPOLITANOMETROPOLITANO•MUNICIPALMUNICIPAL•LOCALLOCAL

•Archivos de nuevas entidades creadas Archivos de nuevas entidades creadas por Ley.por Ley.•Archivos indígenas según la disposición Archivos indígenas según la disposición de la de la LEY.LEY.

CATEGORIZACIONCATEGORIZACION DE LOS DE LOS ARCHIVOSARCHIVOS

CONTROL DE LA SALIDA CONTROL DE LA SALIDA DE DOCUMENTOSDE DOCUMENTOS

• CONTROL DE LA SALIDA TEMPORAL DE CONTROL DE LA SALIDA TEMPORAL DE LOS LOS DOCUMENTOS.DOCUMENTOS.

• L A SALIDA SOLO SE AUTORIZA EN LOS L A SALIDA SOLO SE AUTORIZA EN LOS CASOS:CASOS:

•MOTIVOS LEGALESMOTIVOS LEGALES•PROCESOS TÉCNICOSPROCESOS TÉCNICOS•EXPOSICIONES CULTURALESEXPOSICIONES CULTURALES

ORGANIZACIÓN DE ORGANIZACIÓN DE HISTORIAS LABORALESHISTORIAS LABORALES

• Los documentos ordenados Los documentos ordenados atendiendo a la secuencia de su atendiendo a la secuencia de su producción.producción.

•Los documentos de cada HL deberán Los documentos de cada HL deberán estar colocados en unidades de estar colocados en unidades de conservación adecuadas (carpetas) conservación adecuadas (carpetas) individuales, de manera que al revisar individuales, de manera que al revisar el expediente, el primer documento sea el expediente, el primer documento sea el que refleje la fecha más antigua. el que refleje la fecha más antigua. Teniendo en cuenta que una carpeta no Teniendo en cuenta que una carpeta no tendrá mas de 200 folios.tendrá mas de 200 folios.

UNIDAD DE UNIDAD DE DIGITACIÓNDIGITACIÓN

UNIDAD DE ALISTAMIENTO

PREPARACIÓN FISICA DE LA PREPARACIÓN FISICA DE LA DOCUMENTACIÓNDOCUMENTACIÓN

Limpieza Ordenamiento FoliaciónAlmacenamiento

Identificación fondos Identificación fondos DocumentalesDocumentales

Estructura Orgánico-Estructura Orgánico-funcionalfuncional

Agrupaciones DocumentalesAgrupaciones Documentales

FASES ORGANIZACIÓNFASES ORGANIZACIÓN

UNIDAD DE UNIDAD DE CONTROL CONTROL

DOCUMENTALDOCUMENTALTERMINADO FINALTERMINADO FINAL

Identificación de Temas o Identificación de Temas o AsuntosAsuntos

Valoración DocumentalValoración Documental SelecciónSelección InventarioInventario

Ingreso de los datos documentales a las Bases de Datos.

ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN FÍSICAFÍSICA

Revisión de los Procesos desarrollados en las fases anteriores.

PROCESOS TÉCNICOSPROCESOS TÉCNICOS

ESPACIO FISICO ESPACIO FISICO PARA ARCHIVOSPARA ARCHIVOS

• DEPOSITOS PARA DEPOSITOS PARA ALMACENAMIENTOALMACENAMIENTO

• Independencia, funcional, Independencia, funcional, orgánica o de orgánica o de responsabilidades.responsabilidades.•FuncionalFuncional•Eficiente,eficaz y económico Eficiente,eficaz y económico •SeguroSeguro

ESPACIO FISICO ESPACIO FISICO PARA ARCHIVOSPARA ARCHIVOS

CONDICIONES AMBIENTALESCONDICIONES AMBIENTALES• Lugar seco y clima medio. Lugar seco y clima medio. Alejado de la humedad y del Alejado de la humedad y del calor, HUMEDAD RELATIVA DE 50 calor, HUMEDAD RELATIVA DE 50 A 60%.A 60%.•Control de la luz solar. Evitar Control de la luz solar. Evitar daños por decoloración y daños por decoloración y envejecimiento.(envejecimiento.(LUZ ARTIFICIAL DE LUZ ARTIFICIAL DE 50 LUX, 20 VATIOS, FLUORESCENTE 50 LUX, 20 VATIOS, FLUORESCENTE FRÍAFRÍA))•Equidistante a la Secretaría.Equidistante a la Secretaría.

ESPACIO FISICO ESPACIO FISICO PARA ARCHIVOSPARA ARCHIVOS

• CONDICIONES ESTRUCTURALESCONDICIONES ESTRUCTURALES•DENTRO DE LA SECRETARIADENTRO DE LA SECRETARIA•ACCESORIOS ADICIONALES ACCESORIOS ADICIONALES (rejillas)(rejillas)

•CONDICIONES FUNCIONALESCONDICIONES FUNCIONALES

ESPACIO FISICO ESPACIO FISICO PARA ARCHIVOSPARA ARCHIVOS

• MOBILIARIO, MATERIALES Y MOBILIARIO, MATERIALES Y EQUIPO.EQUIPO.

SERVICIOSSERVICIOSCAPACITACIÓN CONSULTA

REPROGRAFIA

Consulta y Consulta y préstamo préstamo

del del Archivo de Archivo de

GestiónGestión

Consulta yConsulta y préstamo depréstamo deDocumentosDocumentosdel Archivo del Archivo SemiactivoSemiactivo

Almacenamiento,

Custodia y conservación

de la documentació

n Semi e

Inactiva

Consulta de las

Bases de datos

Custodia y conservación

de los Acervos Administrativos

en Archivo Inactivo

• GENERALIDADES DEL SERVICIOGENERALIDADES DEL SERVICIO•USUARIOSUSUARIOS•SOLICITUDESSOLICITUDES•CONTROLES DE PRESTAMOCONTROLES DE PRESTAMO

•OTROS MANEJOSOTROS MANEJOS•MANEJO DE DEPOSITOS EN MANEJO DE DEPOSITOS EN SITUACIONES DE EMERGENCIA.SITUACIONES DE EMERGENCIA.

SERVICIO DE PRESTAMOSERVICIO DE PRESTAMO