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Condivisione della “Mission"
Valorizzazione e Responsabilizzazione delle funzioni di segreteria e amministrative
Bologna, Scuola S. Domenico 12 marzo 2010
Bologna, seminario Fonder2
Argomenti dell’incontro1^ parte: Scopo della Scuola Paritaria
Valore dell’opera educativa A quale bisogno risponde e quale
contributo porta alla società civile Quali criteri ideali guidano le nostre scuole Qual è il “soggetto” titolare della Mission
Bologna, seminario Fonder3
Valore dell’opera educativa
Il mondo occidentale è di fronte ad una grave emergenza educativa, riconosciuta ormai da tutti.
In generale vi è una difficoltà dei principali luoghi educativi ad esprimere una qualsivoglia e ragionevole “ipotesi esplicativa” della realtà.
Le nostre opere rendono effettiva la tanto auspicata “pluralità” nell’educazione.
Bologna, seminario Fonder4
A quale bisogno risponde
Le famiglie, la scuola e la società non svolgono più naturalmente e spontaneamente il loro tradizionale ruolo educativo rispetto alla domanda di senso.
I giovani hanno bisogno di essere istruiti e preparati alla vita lavorativa e sociale
Le imprese e le professioni richiedono cultura, competenze ed elasticità sempre maggiori
Concorrenza dei “paesi emergenti “
Bologna, seminario Fonder5
Criteri ideali che guidano le nostre scuole
discussione
Bologna, seminario Fonder6
Qual è il soggetto titolare della Mission
Soggetto e “carisma” Soggetto e veste giuridica Soggetto e organi deliberativi Soggetto e forme organizzative Dall’amministrazione alla gestione
Bologna, seminario Fonder7
Argomenti dell’incontro2^ parte: l’organizzazione al servizio dello scopo
Rapporto organico delle funzioni Area di attività del comparto di segreteria Criteri nella gestione delle informazioni Criteri nella gestione del lavoro Valutazione da parte delle famiglie:
rapporto tra carisma/offerta formativa e aspettativa delle famiglie
Bologna, seminario Fonder8
Funzioni ed organi delle aziende scolastiche
Blocchi funzionali (molto in sintesi)1. Funzioni deliberative
2. Aree della Direzione Generale
3. Dirigenza Scolastica
4. Docenza
5.5. Segreteria e servizi amministrativiSegreteria e servizi amministrativi
6. Servizi ausiliari e manutenzioni
Bologna, seminario Fonder9
Rapporto organico tra le funzioni
AREA DEI SERVIZI AREA DI DOCENZA
AREA DELIBERATIVA
FINALITA’ FINALITA’ EDUCATIVAEDUCATIVA
AREA DELLA DIRIGENZA
Bologna, seminario Fonder10
FE
Servizi segreteria, ammin. e ausiliari
Docenti
Dirigenza
CdA
Responsabilità a “cerchi concentrici”Responsabilità a “cerchi concentrici”
Bologna, seminario Fonder11
Aree di attività di segreteria e amministrazione
Gestione della burocrazia dettata dalle norme del settore scolastico (cd. Segreteria “IstituzionaleSegreteria “Istituzionale”)
Rapporti con Ministero e U.S. Regionale Segreteria “di sportellodi sportello” (certificati, orari, circolari) Agenda dei dirigenti: appuntamenti, riunioni Logistica e organizzazione attività extracurricolari Servizio “tesoreria” (incasso rette, pagamento
fornitori) Stipendi e pratiche del personale dipendente Contabilità generale Acquisti e piccole manutenzioni
Bologna, seminario Fonder12
VISITATORI E GENITORI
TELEFONATE
CORRISPONDENZA
E-MAILEventi, fatti
ALUNNI
SEGRETERIAPORTINERIA/CENTRALINO
DOCENTI
Bologna, seminario Fonder13
Criteri per la gestione delle informazioni
Unicità e aggiornamento responsabile dei data base (mai duplicazioni!): software di segreteria /contabilità/ cartella comune/ cartelle personali
Competenza e tempestività: le info devono essere comunicate al responsabile di settore al più presto.
Fruibilità: devono essere facilmente e sempre disponibili alle persone autorizzate
Bologna, seminario Fonder14
Criteri per la gestione delle informazioni Segretezza e privacy: i segreti di ufficio (dati
comuni) e i dati sensibili devono essere conosciuti e trattati solosolo da chi ne ha necessità per esigenze di lavoro.
“Stile”: quando si parla o si scrive, per l’interlocutore si è il volto e la voce dell’ente.
“Canali” appropriati: le notizie devono essere fornite all’esterno - di norma – meglio se da chi ne ha la responsabilità diretta, in base all’organigramma (esempio: anche se so, non dico, se è materia del preside o del rettore o della mia collega … )
Bologna, seminario Fonder15
Criteri per la gestione del lavoro di segreteria
SpecializzazioneSpecializzazione ma anche PolivalenzaPolivalenza, per le seguenti finalità: Promemoria di ciò che si è (una cosa sola) Adeguatezza professionale della risposta Prontezza nel rispondere ai bisogni degli interlocutori
(docenti/alunni/genitori/enti ecc.) Capacità di affronto dei picchi di lavoro che
riguardano, sfalsati temporalmente, i diversi ambiti di attività (rette, iscrizioni, open day ecc.)
Condivisione delle competenze e quindi: Trasferimento e promozione del Knowhow
Bologna, seminario Fonder16
Criteri per la gestione del lavoro
Dignità e Uso Proprio degli ufficiDignità e Uso Proprio degli uffici: qualche esempio preso dall’esperienza diretta : Centralino, Front Office, Ufficio di Segreteria istituzionale, Archivio
NON SONONON SONO sale professori, deposito caschi, borse e affini, circoli ricreativi e culturali, confessionali ecc.).
Bologna, seminario Fonder17
Il Direttore Amministrativo. Le funzioni
La gestione di un Istituto Scolastico, specialmente se questo offre l’intero percorso scolastico, dalle materne ai licei, coinvolge una grande complessità di fattori economici e normativi. Elenchiamo i principali:
L’esigenza di autosufficienza economica dell’azienda scolastica
Bologna, seminario Fonder18
Il Direttore Amministrativo. Le funzioni
La gestione del personale dipendente, docente e non docente.
l’organizzazione del lavoro e le normative di sicurezza
la formazione del personale non docente
Bologna, seminario Fonder19
Il Direttore Amministrativo. Le funzioni
il rispetto delle normative inerenti gli edifici scolastici
la gestione della mensa, se diretta, o del rapporto con la ditta esterna di catering.
le manutenzioni degli immobili e delle attrezzature didattiche.
Manutenzione delle attrezzature informatiche
Bologna, seminario Fonder20
Il Direttore Amministrativo. Le funzioni
l’organizzazione di corsi e attività extra curricolari.
Il marketing e la qualità dei servizi accessori
la ricerca di fonti di finanziamento pubblico e privato,
la progettazione dell’uso razionale degli spazi e delle risorse
Bologna, seminario Fonder21
Il direttore amministrativo
Tutti questi aspetti richiedono di essere tenuti presenti contemporaneamente, e condotti in modo organico per il raggiungimento degli obiettivi, che sono appunto quelli fissati dal Gestore.
Bologna, seminario Fonder22
Il direttore amministrativo
Con la crescita della complessità e della specializzazione dei diversi rami di competenza oggi coinvolti nella gestione, non è più pensabile che, come accadeva in passato, il compito dell’economato fosse affidato, spesso a turno, a persone prive di una solida base di competenze culturali e tecniche
Bologna, seminario Fonder23
Il direttore amministrativo
Occorre passare dal concetto di “amministrazione”
al concetto di “gestione”
La funzione del direttore amministrativo deve essere uno strumento di tale
cambiamento
Bologna, seminario Fonder24
Comunicazione con territorio e famiglie
Bologna, seminario Fonder25
Rapporto tra carisma dell’opera e domanda delle famiglie: CRITERI
Partire dal reale: Consapevolezza dell’ “identità” del Soggetto
della gestione dell’opera educativa: non conviene “snaturarsi”.
Osservazione e quindi conoscenza delle caratteristiche e dei bisogni del territorio
Pertanto, conviene essere disponibili all’ascolto delle richieste delle famiglie
Bologna, seminario Fonder26
Rapporto tra carisma dell’opera e domanda delle famiglie: CRITERI
“Vagliare tutto e trattenere il valore”: Tali richieste devono essere giudicate in base
ai criteri propri dell’ente educativo, cercando di individuarne e valorizzarne i contenuti di verità, quasi sempre presenti.
L’offerta dei servizi dovrà, se possibile, contemperare le esigenze o i desiderata delle famiglie con le caratteristiche fondamentali del carisma educativo proprie dell’ente.
Bologna, seminario Fonder27
Rapporto tra carisma dell’opera e domanda delle famiglie: CRITERI
Assumere il rischio di impresa: In base alle risorse umane disponibili e alle
condizioni economiche, dare una “forma” alla propria offerta didattica e di servizi
Tale forma avrà delle ragioni, che dovranno essere formalmente esplicitate (ad es. nel PEI e nel POF) ma, più importante, dovranno essere conosciute e condivise dal personale direttivo, docente e non docente.
Bologna, seminario Fonder28
Rapporto tra carisma dell’opera e domanda delle famiglie: CRITERI
Dare le ragioni delle scelte: Costringe ad avere delle ragioni adeguate, e
ad averle adeguatamente riflettute e condivise nelle sedi appropriate.
Consente interventi correttivi laddove le famiglie e/o il personale segnalino eventuali incoerenze o contraddizioni o problemi.
Bologna, seminario Fonder29
Rapporto tra carisma dell’opera e domanda delle famiglie: CRITERI
La scuola è un rapporto fiduciario, tra attori che hanno la stessa finalità: l’educazione dei bambini e dei ragazzi attraverso l’istruzione
La comunicazione deve assumere la forma di un rapporto fiduciario: non erogazione di servizi ma rapporto che veicola anche i servizi
Bologna, seminario Fonder30
Rapporto tra carisma dell’opera e domanda delle famiglie: CRITERI
Deve essere percettibile il fatto che noi mettiamo al centro dell’opera e quindi dell’attività che gestiamo “quel” ragazzo, non lo studente o il giovane, ma proprio “quel ragazzo”, secondo la totalità dei fattori che lo costituiscono.
Incontriamo “quel” ragazzo nell’occasione del suo bisogno di frequentare una scuola e di essere istruito.
Bologna, seminario Fonder31
Qualche esempio in cui sono messi alla prova il carisma e la sua percezione da parte della famiglia
“Finisco di lavorare alle 18, non so a chi lasciare mio figlio”
“in questa scuola la disciplina lascia a desiderare…” “Questa scuola è troppo severa…” “Troppi compiti!” “Troppo pochi compiti!” “Date voti troppo bassi…” “I voti sono troppo alti…” “I docenti sono troppo giovani” “I docenti sono troppo anziani”…
Bologna, seminario Fonder32
Rapporto tra carisma dell’opera e domanda delle famiglie: STRUMENTI
L’identità dell’opera educativa deve essere facilmente “incontrabile”: i primi colloqui informativi devono essere curati ed affidati al personale più adeguato (Rettore, Preside, segreteria di sportello …)
Non bisogna darla per scontata, anche quando l’Istituto è antico e affermato
Gli strumenti di comunicazione devono puntare alla semplicità di fruizione.
Bologna, seminario Fonder33
Rapporto tra carisma dell’opera e domanda delle famiglie: STRUMENTI
Deve essere comunicato il concetto dell’unita’ e dell’organicità dell’opera educativa, da tutti i punti di vista (di finalità, didattico, amministrativo, organizzativo, di servizi).
Ad esempio: un punto solo di accesso alla scuola, sempre presidiato da una portineria/centralino
Un solo ufficio di segreteria, facilmente raggiungibile dai genitori e visitatori
Bologna, seminario Fonder34
Rapporto tra carisma dell’opera e domanda delle famiglie: STRUMENTI
Le richieste di chiarimenti, le lamentele dei genitori e/o dei docenti devono trovare udienza da parte del referente appropriato (in base alla materia) quanto prima possibile e senza anticamere, attraverso la segreteria che terrà l’agenda degli appuntamenti.
Le comunicazioni non devono mai essere contraddittorie tra i diversi ruoli della scuola: nel dubbio è meglio riservarsi di rispondere dopo aver avuto il tempo di informarsi
Bologna, seminario Fonder35
Rapporto tra carisma dell’opera e domanda delle famiglie: STRUMENTI
Le circolari devono essere chiare e semplici, evitando le informazioni non essenziali o burocratiche.
Devono tuttavia dar conto della organicità delle attività dell’Istituto, che non è dato dalla sommatoria di attività diverse (per settore scolastico) ma è un unico soggetto che si esprime in settori e quindi forme differenti.
Bologna, seminario Fonder36
Rapporto tra carisma dell’opera e domanda delle famiglie: STRUMENTI
Grafica e coordinato Perciò, le circolari dovrebbero avere un layout
comune per tutti i livelli. Può essere utile avere un marchio
riconoscibile, ed improntare a questo tutto il coordinato di cancelleria (carte intestate, timbri, buste, cartellonistica, tabelle informative, bacheche, sito web
Bologna, seminario Fonder37
Strumenti di comunicazione
Il sito web
Bologna, seminario Fonder38
Finalità
1) Rendere visibili le caratteristiche dell’Istituto
2) Informazione 3) Strumento di lavoro per dirigenti,
docenti e segreteria
Bologna, seminario Fonder39
Finalità
1) Rendere visibili le caratteristiche dell’Istituto Dall’esterno si deve poter avere un’idea coerente con
la realtà effettiva dell’Istituto: non bacheca, non vetrina, ma “finestra”.
L’Istituto è in rapporto con gli studenti e le loro famiglie, che non sono né solo “utenti” né solo “clienti”.
Mezzo di espressione del “carisma” Il confronto come antidoto dell’autoreferenzialità.
Bologna, seminario Fonder40
Finalità
2) Informazione Facilità di accesso alle notizie utili a
studenti, famiglie e pubblico esterno Snellimento del lavoro ripetitivo delle
segreterie e della portineria Capillarità di diffusione, rapidità e
completezza delle informazioni pubblicate
Bologna, seminario Fonder41
Finalità
3) Strumento di lavoro per dirigenti, docenti e segreteria Per evitare duplicazioni del lavoro (esempi) Unicità e qualità degli archivi,
aggiornamento in tempo reale. Ogni cosa fatta è immediatamente
disponibile ai potenziali interessati, senza necessità di ulteriori lavorazioni da parte propria o di altri
Bologna, seminario Fonder42
“Dedalo” Soc. Cooperativa Sociale a r.l.
Fonder