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CONSEJO DEL PODER JUDICIAL
TÉRMINOS DE REFERENCIA
CONTRATACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UNA SOLUCIÓN EN LA
NUBE INTEGRAL DE GESTIÓN DE CENTRO DE CONTACTO PARA EL
PODER JUDICIAL
No. CSM-2020-328
Santo Domingo, Distrito Nacional
República Dominicana
Mayo de 2020
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1. NORMAS APLICABLES
El procedimiento será regido por los presentes Términos de Referencias y el Reglamento de Compras del
Poder Judicial aprobado mediante Resolución Núm. 007, de fecha 16 de julio de 2019, así como las
siguientes normas:
1. Ley 200-04, de fecha 25 De febrero de 2005, sobre Libre Acceso a la Información Pública.
2. Ley 340-06, de fecha 5 de diciembre de 2006 y sus modificaciones, sobre compras y contrataciones
de bienes, servicios, obras y concesiones.
3. Ley 247-12, de fecha 14 de agosto de 2012, Orgánica de la Administración Pública.
4. Ley 107-13, de fecha 8 de agosto de 2013, sobre los Derechos de las personas en sus relaciones
con la Administración y de Procedimiento Administrativo.
2. FUENTE DE RECURSOS
Los fondos para financiar el costo de la contratación, objeto del presente proceso de Compras Simples y
Menores, provienen de los fondos del Consejo Poder Judicial correspondientes al año 2020.
3. IDIOMA
El idioma oficial del presente proceso es el español, por tanto, toda la correspondencia y documentos
generados durante el procedimiento que intercambien el oferente y la Gerencia de Compras y
Contrataciones deberán ser presentados en este idioma; de encontrarse en idioma distinto, el Consejo del
Poder Judicial se reservara el derecho de solicitar una traducción al español realizada por un intérprete
judicial debidamente autorizado.
4. OBJETIVOS Y ALCANCE
El objetivo del presente documento es establecer el conjunto de cláusulas jurídicas, económicas, técnicas y
administrativas, por el que se fijan los requisitos, exigencias, facultades, derechos y obligaciones de las
personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, que deseen participar en el Proceso Compras
Simples y Menores para la CONTRATACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UNA SOLUCIÓN EN LA
NUBE INTEGRAL DE GESTIÓN DE CENTRO DE CONTACTO PARA EL PODER JUDICIAL.
El alcance es la implementación una solución tecnológica basada en Nube (Cloud) para la gestión integral
del Centro de Contacto del Poder Judicial, de acuerdo con el modelo de operación y portafolio de servicios
definidos.
A fin de brindar un servicio óptimo a la ciudadanía, el Poder Judicial está mejorando los
servicios tecnológicos, en este sentido tiene una estrategia de avanzar a través del uso de almacenaje en la
nube (Cloud). El Poder Judicial, para la gestión de justicia posee las siguientes plataformas y
herramientas tecnológicas:
1. Ofimática
2. Sistemas de Gestión de Tribunales
3. Sistema de Gestión Derechos Inmobiliarios
4. Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP)
5. Sistema de Gestión de los Procesos de Negocios (BPM)
6. Sistema de Gestión de Contenido Empresarial (ECM)
7. Portales WEB
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8. Oficinas Virtuales
Buscando la eficiencia de sus operaciones, y aprovechando las plataformas y herramientas tecnológicas
vigentes del Poder Judicial busca eficientizar las operaciones en el Poder Judicial, aprovechando las
tecnologías actuales, en donde cabe destacar:
1. La digitalización y gestión documental del expedientes y/o documentos
2. Procesamiento de expedientes y/o documentos digitales nativos
3. Uso de la nube, maximización del uso del internet
4. Uso de firma electrónica
5. Sistema de flujos de trabajo (Workflows)
6. Inteligencia de negocios y Big Data
7. Gestión de Servicio
El Poder Judicial Dominicano realizó un plan estratégico en donde definió la ruta a seguir en relación con
sus servicios principales. A continuación, los extractos conceptuales de dicha ruta de
transformación digital:
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A raíz de la puesta en funcionamiento del Plan Visión Justicia 20/24, en el mes de enero del año 2020,
inició el proyecto “Servicio Judicial (beta)”, enfocado en el segundo eje estratégico. Éste, tiene su génesis
en el fortalecimiento de los servicios, tomando en cuenta las necesidades de los usuarios y usuarias del
Poder Judicial, con el propósito de que estos sean atendidos de manera oportuna y con altos niveles de
calidad, por ende es mandatorio la implementación de un modelo operacional de gestión de servicios
ciudadanos mediante un solución tecnológica integral multicanal para la recepción, procesamiento y
repuesta a las incidencias.
5. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
El Centro de Contacto del Poder Judicial, tendrá la responsabilidad mantener comunicación con los usuarios
internos y externos, a fin de ofrecer una respuesta de forma oportuna, eficiente y de calidad a las consultas,
reclamos, quejas, orientación. sugerencias, necesidad de información, seguimiento de casos, presentados
en los servicios del Poder Judicial y a su vez:
• Registrar y documentar todos los requerimientos e incidentes en la herramienta de gestión.
• Recolectar la información completa para la atención de la solicitud.
• Dar respuesta a las consultas, reclamos, quejas, orientación. sugerencias, necesidad de información
y seguimiento de casos, que sean presentados.
• Notificar al usuario de los avances que se realicen sobre sus solicitudes.
• Rendir informes a las autoridades correspondientes.
• Proporcionar respuestas o soluciones a las solicitudes de los usuarios.
• Brindar orientación en relación a los servicios del Poder Judicial, a través de los canales disponibles
con apoyo de la Dirección de Comunicación Institucional.
Este Centro de Contacto será el canal oficial y centralizado de gestión a nivel nacional de la recepción,
procesamiento y repuesta las consultas, reclamos, quejas, orientación, sugerencias, necesidad de
información y seguimiento de casos de cara a la ciudadanía. El mismo se fundamentará en un modelo de
operación y servicios que debe contener los siguientes procesos:
• Recepción de incidente y/o requerimiento de servicio ciudadano.
• El soporte destinado debe recibir los incidentes o requerimientos a través del canal correspondiente,
validar los datos personales y ubicación de los usuarios.
• Registro de incidente o solicitud de servicio.
• Clasificación de servicios o solicitud de servicio.
• Escalamiento de incidentes o solicitudes de servicios.
• Administración de incidente y/o requerimiento.
• Base de datos de conocimiento.
• Cierre y reapertura de la solicitud.
• Gestión de multicanales: Telefónico, formularios web, live chat, chatbot, redes sociales, WhatsApp,
aplicaciones, presencial.
• Gestión de indicadores de productividad para soportar el modelo de operación y de gestión de
servicios del Centro de Contacto del Poder Judicial, se ha identificado la necesidad de implementar
una solución tecnológica integral para la gestión de múltiples canales de solicitudes, procesamiento
y repuesta a los ciudadanos, con funcionalidades de gestión de indicadores de servicios. El alcance
de este documento es describir técnicamente los requerimientos mínimos de dicha solución
tecnológica.
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6. HITOS DEL PROYECTO
Los siguientes hitos serán factores clave para medir el avance del proyecto y liberar los pagos, los cuales
pueden ser parciales según informe de avance:
A. Hito No. 1 – Inicio del Proyecto: Recepción del pago del anticipo por parte del proveedor que
resulte adjudicatario.
B. Hito No. 2 – Planificación del Proyecto: Entrega física y electrónica al inicio del proyecto de la
documentación de planificación y gestión del proyecto, incluyendo declaración de trabajo,
cronograma detallado, plan de comunicaciones, plan de entrega de bienes y servicios. Además de
la metodología y procesos para la puesta en marcha del proyecto.
C. Hito No. 3 – Implementación de la Solución de Gestión del Centro de Contacto:
Implementación y puesta en marcha de la solución tecnológica y sus componentes en el Centro de
Contacto del Poder Judicial de acuerdo con el modelo de operación y portafolio de servicio del
Poder Judicial.
D. Hito No. 4 – Capacitación: Entrega y ejecución de Plan de Capacitación para los operadores y
gestión tecnológica de la Plataforma a los equipos del Poder Judicial.
E. Hito No. 5– Entrega de los Diseños As-Built y Cierre del Proyecto: Entrega de la documentación
técnica, diagramas y configuraciones como fue implementada (as-built) la plataforma tecnológica.
Así como el cierre oficial del proyecto con la aceptación y recepción definitiva de todos los bienes,
servicios adquiridos en operación, según los requisitos del proyecto. Con esta recepción entrará en
vigencia:
i. Garantías provistas.
ii. Mantenimiento preventivo y mantenimiento correctivo para los bienes y servicios
correspondientes.
7. TIEMPO DE IMPLEMENTACIÓN
La adquisición, entrega de los bienes y servicios según se requiere, deben efectuarse a más tardar en quince
(15) días contados a partir de la fecha de pago del anticipo al adjudicatario con vigencia de dos (2) años.
8. DESCRIPCIÓN DE LOS BIENES/SERVICIO
CENTRO DE CONTACTO DEL PODER JUDICIAL- SERVICIO JUDICIAL DESCRIPCIÓN DE LOS BIENES Y SERVICIOS CANTIDAD
Solución de Gestión de Centro de Contacto del Poder Judicial 1 solución
9. ESPECIFICACIONES DE LOS BIENES Y SERVICIOS REQUERIDOS
PROYECTO COMPONENTE TECNOLÓGICO CENTRO DE CONTACTO DEL PODER JUDICIAL-
SERVICIO JUDICIAL Req. Especificaciones Técnicas
A.1 Solución de Centro de Contacto basada en la Nube (Cloud).
A.2
Debe contar con capacidad para soportar multicanales de contacto tales como: telefónico,
correo electrónico, WhatsApp, formularios en línea, aplicaciones móviles, chabot, chat
en vivo, SMS, redes sociales (Facebook, Twitter e Instagram) y ventanilla presencial
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PROYECTO COMPONENTE TECNOLÓGICO CENTRO DE CONTACTO DEL PODER JUDICIAL-
SERVICIO JUDICIAL Req. Especificaciones Técnicas
manteniendo una única fuente de información para cada caso por usuario bajo el esquema
Omnicanal.
A.3 Módulos de encuesta para medir la satisfacción ciudadana sobre la gestión de sus servicio,
solicitud o incidente Multicanal.
A.4
Debe disponer la funcionalidad de alertas y notificaciones sobre el vencimiento de los
SLA (Acuerdo de Nivel de Servicio) de las solicitudes, servicios e incidentes recibidos
por los múltiples canales.
A.5
Módulo de reportes e indicadores (KPI) de rendimiento y gestión que permita la
generación de acuerdo con los canales de servicios. Debe permitir generar reportes y
cuadros de control (Dasboard) parametrizados:
• Reporte de incidentes y requerimientos con el número de ticket, por tipo
de usuario que solicitó el servicio, soporte/agente asignado, si el mismo
escaló, fecha de registro, fecha máxima de solución, estatus de la solicitud,
prioridad, entre otros asuntos.
• Cantidad de casos registrados durante el mes versus la cantidad de casos
solucionados. Aplica tanto para requerimientos e incidentes.
• Cantidad de casos que escalados por perfil.
• Top 10 de servicios con mayor cantidad de incidentes y requerimientos
solicitados, descripción y categoría.
• Resultados de la encuesta de satisfacción al usuario.
• Porcentaje de incidentes y requerimientos por tipo de solicitud.
• Porcentaje de las vías de ingreso de los requerimientos e incidentes.
• Productividad por agente/soporte.
• Tiempo promedio de respuesta de los incidentes y requerimientos general y
por agente/soporte.
• Indicadores de rendimiento de acuerdo con el canal.
A.6 El sistema debe ser parametrizable de acuerdo con el modelo de operación, reglas de
negocio y catálogo de servicios del Centro de Contacto del Poder Judicial.
A.7 El Sistema debe ser parametrizado de acuerdo con la imagen Corporativa del Poder
Judicial.
A.8 Debe incluir el licenciamiento para 20 agentes, 3 coordinadores del Centro y 3
Administradores TIC del Centro.
A.9
Debe incluir un módulo de telefonía IP que permita la integración mediante el protocolo
SIP de Central IP y/o Troncales SIP de Operadores de servicios de Republica Dominicana.
Debe soportar las siguientes características:
1. Soporte de IVR (Repuesta de Voz Interactiva)
2. Gestión de al menos 20 colas configurables de llamada de acuerdo con
políticas
3. Distribución automática de llamada (ACD)
4. Manejo de grupos de timbrado
5. Teléfonos Virtuales o Soft Phone
6. Grabación de llamadas
7. Reglas de marcado
8. Llamadas en conferencia
9. Transferencia de llamada
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PROYECTO COMPONENTE TECNOLÓGICO CENTRO DE CONTACTO DEL PODER JUDICIAL-
SERVICIO JUDICIAL Req. Especificaciones Técnicas
10. Integración de líneas 1-200 y líneas tipo asteriscos (*) de proveedores
locales de Telecomunicaciones
11. Llamadas entrante y saliente
12. Integración con nuevas centrales IP/SIP
13. Buzón de Voz
14. Mensajes de espera
15. Lista negra
16. Llamada en espera
17. Llamadas en paralelo
18. Gestión de extensiones
19. Dialer
20. Monitoreo de llamada
21. Capacidad de hablar con agentes mientras están en llamadas
22. Librería de contactos
23. Marcado predictivo
24. Analítica y análisis de indicadores telefónicos
A.10 Capacidad de configuración y cambio de estados de los agentes en los diferentes canales
dependiendo de las reglas de negocio.
A.11 Debe permitir la gestión de los contactos para el seguimiento continuo de los clientes.
A.12
Debe disponer de un módulo de seguimiento y gestión de calidad de servicio que permita
monitoreo en tiempo real del desempeño de los agentes y actuar dinámicamente
realizando cambios en la configuración de acuerdo con la necesidades y urgencia.
A.13
Debe tener un Módulo de gestión de ticket desde la recepción, procesamiento y cierre de
la las consultas, reclamos, quejas, orientación. sugerencias, necesidad de información,
seguimiento de casos, ciudadana con las siguientes características:
• Gestión de las consultas, reclamos, quejas, orientación. sugerencias, necesidad de
información, seguimiento de casos, ciudadano (registro, asignación,
documentación, escalamiento, solución, cierre).
• Creación y Administración de Acuerdos de Nivel de Servicios (SLA) por
solicitud, incidente o servicio.
• Creación de Portafolio de Servicio.
• Base de Datos de Conocimiento.
• Categorización de Servicios, Solicitudes.
• Priorización de Servicios, Solicitudes.
• Trazabilidad de Servicios, Solicitudes.
A.14 Debe permitir visualizar la trazabilidad e históricos de un ticket de forma unificada con
todos los canales, así como permitir ver el histórico de un usuario particular.
A.15 Integración con Active Directory para la autenticación de los usuarios.
A.16 Implementación, configuración y despliegue total de los componentes de la solución
según el modelo de operación del Centro de Contacto del Poder Judicial
A.17 Soporte del fabricante de dos (2) años.
A.18 Administración de accesos por usuarios, grupos, permisos, y parametrización de las
funcionalidades del software, además de la gestión de log.
A.19 Debe disponer de API e interfaces de integración con otras aplicaciones, así como permitir
la extracción de la información a base de datos basada en SQL.
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PROYECTO COMPONENTE TECNOLÓGICO CENTRO DE CONTACTO DEL PODER JUDICIAL-
SERVICIO JUDICIAL Req. Especificaciones Técnicas
A.20 Debe permitir la integración con Microsoft Office 365: Word, Excel, Calendario, Correo
y Teams.
A.21 Debe proveer todos los servicios profesionales para la puesta en marcha de la solución.
NOTA: La disponibilidad económica referencial para el presente proyecto es de RD$2,000,000.00.
10. CRONOGRAMA DE LA CONTRATACIÓN
ACTIVIDADES PERÍODO DE EJECUCIÓN 1. Publicación en el portal e Invitaciones a participar
08 de mayo de 2020
2. Período para realizar consultas por parte de los
interesados 12 de mayo de 2020 hasta la 03:00 P.M., por el
correo electrónico:
3. Plazo para emitir respuesta por parte del Comité
de Compras y Contrataciones, mediante circulares o
enmiendas 13 de mayo de 2020
4. Recepción de Ofertas vía correo electrónico 14 de mayo de 2020 por el correo electrónico:
5. Verificación, Validación y Evaluación de Credenciales/Ofertas Técnicas
19 de mayo de 2020
6. Informe de Evaluación de Credenciales/Ofertas Técnicas/Económicas
19 de mayo de 2020
7. Adjudicación 20 de mayo de 2020
8. Notificación y Publicación de Adjudicación 5 días a partir del Acto Administrativo de
Adjudicación
9. Plazo para la constitución de la Garantía Bancaria
de Fiel Cumplimiento de Contrato Dentro de los siguientes 5 días, contados a partir de
la Notificación de Adjudicación.
10. Suscripción del Contrato No mayor a 20 días contados a partir de la Notificación de Adjudicación.
11. CONSULTAS
Para cualquier consulta o aclaración conforme al Cronograma de Actividades del Proceso de Referencia,
los datos de contacto son los siguientes:
Entidad Contratante: CONSEJO DEL PODER JUDICIAL Departamento: Gerencia de Compras y Contrataciones Correo Electrónico: [email protected]
Referencia: CSM-2020-328
12. CIRCULARES Y ENMIENDAS
La Gerencia de Compras del Poder Judicial, al responder la(s) Consulta(s), transcribirá la(s)
misma(s) sin identificar al oferente que la(s) realizó. La(s) respuesta(s) será(n) emitida(s) y dada(s) a
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conocer a todos los oferentes, mediante enmiendas o circulares, según corresponda, en el plazo indicado en
el cronograma establecido para este proceso.
Las enmiendas y circulares serán publicadas en el portal del Poder Judicial (www.poderjudicial.gob.do) y
remitidas por correo electrónico a los oferentes que hayan manifestado interés en participar.
13. FORMA DE PRESENTACIÓN PROPUESTAS
La documentación para presentar, deberán ser enviadas a más tardar la fecha establecida en el cronograma
de actividades en formato digital vía correo electrónico [email protected].
13.1. DOCUMENTACIÓN PARA PRESENTAR
13.1.1. Documentación de Credenciales:
1. Formulario de Presentación de Oferta (Anexo).
2. Formulario de Información sobre el Oferente (Anexo).
3. Constancia de inscripción en el Registro de Proveedores del Estado (RPE) con las actividades
comerciales del objeto contractual.
4. Certificación de la Dirección General de Impuestos Internos (DGII) en la cual se manifieste
que el Oferente se encuentra al día con sus obligaciones fiscales (pagos de anticipos, ITBIS y
otros impuestos aplicables al oferente).
5. Declaración Jurada simple (no requiere firma de notario público) del oferente manifestando que
no se encuentra dentro de las prohibiciones en el Artículo 8 numeral 3 y Artículo 14 de la Ley Núm.
340-06 y sus modificaciones y el artículo 12 de Reglamento de Compras y Contrataciones del Poder
Judicial.
Para personas Jurídicas también deberá además incluir:
6. Certificación de pago de la Tesorería de la Seguridad Social (TSS) de la empresa.
7. Registro Mercantil actualizado.
8. Nómina de Accionistas.
9. Acta de Asamblea que designa representante autorizado para contraer obligaciones
homólogas al objeto de la contratación debidamente registrada ante la Cámara de Comercio y
Producción correspondiente.
13.1.2. Documentación Técnica:
1. Experiencia: Demostrar por lo menos cinco (5) años de experiencia ofreciendo Bienes y
Servicios similares a los bienes ofertados en el presente proceso, comprobado mediante copia
certificada por el representante legal del oferente de por lo menos dos (2) contratos u órdenes de
compra.
2. Capacitación: Incluir y presentar en su propuesta un programa de capacitación para quince (15)
Agentes Operadores, dos (2) Monitores de Calidad, dos (2) Coordinadores del Centro y tres (3)
Ingenieros de Tecnología. El entrenamiento deberá ser impartido en las instalaciones de la entidad
contratante por instructores certificados y con experiencia demostrado. El alcance de este programa
es el siguiente:
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a) Capacitación a nivel de usuarios en el uso de las diferentes funcionalidades y flujos de
operación de la solución, además de los procesos de gestión del Centro de Contacto tanto
a nivel de operación de agentes, monitoreo de calidad y gestión del Centro.
b) Capacitación tecnológica en soporte, administración y mantenimiento del Software de la
solución.
3. Mantenimiento: Incluir y presentar en su propuesta un plan de mantenimiento y actualización
de dos (2) años de duración, contados a partir del cierre y aceptación del proyecto. El plan de
mantenimiento debe incluir por lo menos:
a) Detalles de actividades a realizar en cada visita.
b) Perfil del personal técnico que participará en el mantenimiento.
4. Soporte: Incluir y presentar en su propuesta un plan de soporte de fábrica de dos (2) años de
duración según cobertura a grado de impacto y contado a partir de la aceptación del proyecto. El
plan de soporte debe incluir, sin limitarse a:
a) Matriz de contacto y escalamiento, incluyendo: nombres, teléfonos y correos electrónicos
del equipo técnico que brindará el soporte.
b) La cobertura comprende de lunes a viernes de 8:00 AM a 5:00 PM.
c) Matriz de nivel de servicio conforme al Grado del Impacto, Tiempo de Respuesta y
Resolución.
Grado del impacto Cobertura
Tiempo
Respuesta
Mínima
Tiempo
Resolución
Máximo
Bajo: Falla de cualquiera de los
componentes inhabilitando funcionalidades
específicas de la solución, sin afectar el
proceso primario del Centro de Contacto.
8x5x365 8 horas 12 horas
Medio: Falla de cualquiera de los
componentes de software o hardware,
inhabilitando su funcionalidad parcial, por
ende, afectando algún proceso importante
del Centro de Contacto.
8x5x365 8 horas 8 horas
Alto: Falla de cualquiera de los
componentes de software y hardware,
interrumpiendo su operación normal de
forma total y deteniendo las operaciones
completas del Centro de Contacto.
8x5x365 8 horas 4 horas
5. Carta Fabricante: Presentar carta del fabricante que avale que el oferente está autorizado a
vender los bienes y/o servicios, así como la garantía para el tiempo solicitado.
6. Cronograma: Presentar cronograma detallado en días, que incluya hitos y etapas, y que indique
el tiempo total de adquisición, instalación, configuración y capacitación, el cual debe ser igual o
menor al tiempo establecido en la sección duración del proyecto.
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13.1.3. Documentación Económica:
1. Formulario de Presentación de Oferta Económica (Anexo).
La Oferta Económica deberá presentarse en Pesos Oro Dominicanos (RD$). Los precios deberán
expresarse en dos decimales (XX.XX) que tendrán que incluir todas las tasas (divisas), impuestos y gastos
que correspondan, transparentados e implícitos según corresponda.
Impuestos Aduanales: El Oferente será responsable y pagará todos los impuestos, derechos de aduana, o
gravámenes que hubiesen sido fijados por autoridades municipales, estatales o gubernamentales, dentro y
fuera de la República Dominicana, relacionados con los bienes y servicios conexos a ser suministrados.
En los casos en que la Oferta la constituyan varios bienes, los Oferentes/Proponentes participantes deben
cotizar únicamente lo evaluado CONFORME, en el proceso de evaluación técnica.
Será responsabilidad del Oferente/Proponente la adecuación de los precios unitarios a las unidades de
medidas solicitadas, considerando a los efectos de adjudicación el precio consignado en la Oferta
Económica como el unitario y valorándolo como tal, respecto de otras Ofertas de los mismos productos. El
Comité de Compras y Contrataciones, no realizará ninguna conversión de precios unitarios si éstos se
consignaren en unidades diferentes a las solicitadas.
14. CONDICIONES DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA
El oferente deberá asumir la totalidad de los costos, relacionados a la preparación y presentación de su
propuesta. El Consejo del Poder Judicial, no reconocerá ninguna exigencia por concepto de gastos de
elaboración de la misma.
El solo hecho de un oferente participar en la presente convocatoria implica pleno conocimiento,
aceptación y sometimiento, por sus miembros, directivos, ejecutivos, representante legal y agentes
autorizados, de los procedimientos, condiciones, estipulaciones y normativas, sin excepción alguna,
establecidos en el presente documento, el cual tiene carácter jurídicamente obligatorio y vinculante.
Si el oferente omite suministrar alguna información requerida en el presente documento o presenta una
información que no se ajuste sustancialmente en todos sus aspectos al mismo, el riesgo estará a su cargo y
el resultado podrá ser el rechazo de su propuesta.
Cada oferente tendrá que suplir toda información requerida. En caso de requerírseles, suplirán
certificaciones, documentos especiales, muestras o demostraciones como parte de su oferta.
El oferente que resulte favorecido con la adjudicación de la presente contratación, debe mantener durante
todo el plazo de ejecución, las condiciones y el precio que proponga en el momento de presentación de
la Oferta.
El oferente será responsable y pagará todos los gastos, incluyendo los costos transporte, acarreo, seguros,
todos los impuestos que hubiesen sido fijados por autoridades municipales, estatales o gubernamentales,
dentro y fuera de la República Dominicana, relacionados con los servicios a ofrecer.
El oferente con la entrega de su propuesta declara que no se encuentra dentro de las prohibiciones en el
Artículos 8 numeral 3 y Artículo 14 de la Ley No. 340-06 y sus modificaciones y el artículo 12 de
Reglamentos de Compras de Bienes y Contrataciones de Servicios y Obras del Poder Judicial.
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15. CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE PROPUESTAS
Se comparará y evaluará únicamente las Ofertas Económicas de los oferentes que hayan sido habilitados
para tales fines.
Documentación Aspecto Evaluar Ponderación
Documentación de Credenciales Conforme a lo establecido numeral 13.1.1 Cumple/No cumple
Documentación Técnica Conforme a lo establecido numeral 13.1.2
Para fines de subsanaciones, los errores aritméticos presentados en la oferta económica, serán corregidos
de la siguiente manera:
• Si existiere una discrepancia entre una cantidad parcial y la cantidad total obtenida multiplicando
las cantidades parciales, prevalecerá la cantidad parcial y el total será corregido.
• Si la discrepancia resulta de un error de suma o resta, se procederá de igual manera; esto es,
prevaleciendo las cantidades parciales y corrigiendo los totales.
• Si existiere una discrepancia entre palabras y cifras, prevalecerá el monto expresado en palabras.
Párrafo: Si el oferente no acepta la corrección de los errores, su oferta será rechazada.
16. DECLARATORIA DE DESIERTO
Se podrá declarar desierto el procedimiento, total o parcialmente, en los siguientes casos:
• Por no haberse presentado ofertas.
• Si ninguna de las ofertas presentadas cumple con las especificaciones técnicas requeridas.
• Si completada la evaluación económica y técnica se descartan todas las propuestas.
• Si por incumplimiento de un contratista u oferente adjudicatario y habiendo descartado previa
evaluación las propuestas presentadas por los demás oferentes según el orden de lugares ocupados.
17. ADJUDICACIÓN
Se evaluarán las ofertas dando cumplimiento a los principios de transparencia, objetividad, economía,
celeridad y demás renglones que regulen la actividad contractual.
La adjudicación será decidida a favor del oferente cuya propuesta: 1) haya sido calificada como CUMPLE
en las propuestas técnicas y económicas por reunir las condiciones legales, técnicas y económicas
requeridas en los presentes Términos de Referencia, y 2) presente el menor precio.
Si completada la evaluación económica se comprueba que existe un empate con relación a dos (2) o más
ofertas, se acogerá la de mejor calidad e idoneidad, y si las dos (2) fueran de la misma calidad e idoneidad,
se dividirá un cincuenta por ciento (50%) para cada oferente, en caso de no ser divisible se utilizará un
método aleatorio.
Se procederá a informar a todos los participantes el resultado de la contratación dentro de un plazo de
cinco (5) días hábiles, contados a partir de la expedición del acta de decisión.
La notificación de adjudicación podrá entregarse de manera física o vía correo electrónico.
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La Dirección Legal podrá requerir al Adjudicatario cualquier otra documentación que estime necesaria para
fines de formalizar la contratación.
18. CONTRATO
18.1. VALIDEZ DEL CONTRATO
El Contrato será válido cuando se realice conforme al ordenamiento jurídico y cuando el acto
definitivo de adjudicación y la constitución de la Garantía de Fiel Cumplimiento de Contrato sean
cumplidos.
18.2. GARANTÍA DE FIEL CUMPLIMIENTO DE CONTRATO
El Adjudicatario deberá constituir una Póliza mediante una compañía aseguradora autorizada por la
Superintendencia de Seguros para operar en la República Dominicana, en un plazo de cinco (5) días hábiles,
contados a partir de la Notificación de la Adjudicación, por el importe del CUATRO POR CIENTO (4%)
del monto total del contrato a intervenir, a disposición del Consejo del Poder Judicial. Esta garantía será
devuelta una vez que el adjudicatario cumpla con sus obligaciones a satisfacción del Consejo del Poder
Judicial, y no quede pendiente la aplicación de multa o penalidad alguna.
En caso de que el adjudicatario sea una MIPYME el importe de esta garantía será equivalente al uno por
ciento (1%) del monto total de la adjudicación.
La no comparecencia del oferente adjudicatario a constituir la Garantía de Fiel Cumplimiento de Contrato,
se entenderá que renuncia a la adjudicación y se procederá a la ejecución de la Garantía de Seriedad de la
Oferta.
Si el Oferente Adjudicatario incumple con el plazo precitado pierde la adjudicación y el Comité
de Compras y Licitaciones procederá a la adjudicación a quien haya quedado en el segundo lugar,
conforme al reporte de lugares ocupados y al procedimiento de re-adjudicación posterior.
18.3. PLAZO PARA LA SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO
El Contrato deberá celebrarse en el plazo que se indique en los presentes Términos de
Referencia; no obstante a ello, deberán suscribirse en un plazo no mayor de veinte (20) días hábiles,
contados a partir de la fecha de Notificación de la Adjudicación.
18.4. INCUMPLIMIENTO DEL CONTRATO
Se considerará incumplimiento del Contrato:
• Si el Proveedor no ejecuta todas las obligaciones requeridas a total y completa satisfacción del
Contratista.
• Si el Proveedor viola cualquier término o condiciones del Contrato.
En el evento de terminación del Contrato, el Proveedor tendrá derecho a ser pagada por todo el trabajo
adecuadamente realizado hasta el momento en que el Contratista le notifique la terminación.
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18.5. EFECTOS DEL INCUMPLIMIENTO
El incumplimiento del Contrato por parte del Proveedor determinará su finalización y supondrá para el
mismo la ejecución de la Garantía de Fiel Cumplimiento del Contrato, procediéndose a contratar al
Adjudicatario que haya quedado en el segundo lugar.
En los casos en que el incumplimiento del Proveedor constituya falta de calidad de los servicios
ejecutados o causare un daño o perjuicio a la institución, o a terceros, la Entidad Contratante podrá
solicitar a la Dirección General de Contrataciones Pública, en su calidad de Órgano Rector del Sistema, su
inhabilitación temporal o definitiva, dependiendo de la gravedad de la falta.
18.6. FINALIZACIÓN DEL CONTRATO
El Contrato finalizará por vencimiento de su plazo, de su última prórroga, si es el caso, o por la concurrencia
de alguna de las siguientes causas de resolución:
• Incumplimiento del Proveedor.
• Incursión sobrevenida del Proveedor en alguna de las causas de prohibición de contratar con la
Administración Pública que establezcan las normas vigentes, en especial el Artículo 14 de la Ley No.
340-06, sobre Compras y Contrataciones Públicas de Bienes, Servicios, Obras y Concesiones. `
18.7. SUBCONTRATOS
En ningún caso el Proveedor podrá ceder los derechos y obligaciones del Contrato a favor de un
tercero, ni tampoco estará facultado para subcontratarlos sin la autorización previa y por escrito de la
Entidad Contratante.
18.8. VIGENCIA DEL CONTRATO
La vigencia del Contrato será por periodo de Dos (2) Años, a partir de la fecha de la suscripción del mismo
y hasta su fiel cumplimiento, de conformidad con el Cronograma de Ejecución, el cual formará parte
integral y vinculante del mismo.
19. INICIO DE EJECUCIÓN / DE SUMINISTRO
Una vez notificada la correspondiente adjudicación entre la Entidad Contratante y el Proveedor, éste último
iniciará la ejecución, sustentado en el Cronograma de Entrega que forma parte constitutiva, obligatoria y
vinculante de los presentes Términos de Referencia.
El Proveedor Adjudicatario tendrá hasta cinco (5) días después de la notificación, en horario regular, para
hacer la primera prestación de los servicios que les fueren adjudicados.
Si el Proveedor no ejecuta los servicios en el plazo requerido, se entenderá que el mismo renuncia a su
adjudicación y se procederá a declarar como adjudicatario al que hubiese obtenido el segundo (2do.) y así
sucesivamente, en el orden de adjudicación y de conformidad con el reporte de lugares ocupados. De
presentarse esta situación, la Entidad Contratante procederá a ejecutar la Garantía de Fiel Cumplimiento
del Contrato.
20. FORMA DE PAGO
Forma de pago aplicable a cada lote del proyecto:
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• 20% pago de anticipo conforme al hito No.1.
• 20% aceptación conforme del informe correspondiente al hito No. 2.
• 20% aceptación conforme del informe correspondiente al hito No. 3.
• 20% aceptación conforme del informe correspondiente al hito No. 4.
• 20% aceptación conforme del informe correspondiente al hito No. 5.
21. REQUISITOS DE ENTREGA
Todos los bienes adjudicados deben ser entregados conforme a las especificaciones técnicas solicitadas,
siempre con previa coordinación con el responsable de recibir los bienes con fines de dar constancia de
recepción satisfactoria.
Si los bienes son recibidos CONFORME y de acuerdo con lo establecido en los presentes Términos de
Referencia en el Contrato u Orden de Compra, se procede a la recepción definitiva y a la entrega de una
Constancia de Recibido Conforme por parte de la Dirección de Tecnologías de la Información del Poder
Judicial.
22. OBLIGACIONES DEL PROVEEDOR
Si se estimase que los citados bienes/servicios no son aptos para la finalidad para la cual se adquirieron, se
rechazarán los mismos y se dejarán a cuenta del Proveedor, quedando la Entidad Contratante exenta de la
obligación de pago y de cualquier otra obligación.
El Proveedor es el único responsable ante la Entidad Contratante de cumplir con el Suministro de los
renglones que les sean adjudicados, en las condiciones establecidas en los presente Términos de Referencia.
El Proveedor responderá de todos los daños y perjuicios causados a la Entidad Contratante y/o entidades
destinatarias y/o frente a terceros derivados del proceso contractual.
23. ANEXOS
Ver siguientes páginas.
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FORMULARIO DE INFORMACIÓN SOBRE EL OFERENTE
[El Oferente deberá completar este formulario de acuerdo con las instrucciones siguientes. No se
aceptará ninguna alteración a este formulario ni se aceptarán sustitutos.]
Fecha: _______________________________
1. Nombre/ Razón Social del Oferente: [indicar el nombre jurídico del Oferente]
2. Si se trata de una asociación temporal o Consorcio, nombre jurídico de cada miembro: [indicar el
nombre jurídico de cada miembro del Consorcio] 3. RNC/ Cédula/ Pasaporte del Oferente:
4. RPE del Oferente: [indicar el número del Registro de Proveedores del Estado]
5. Domicilio legal del Oferente:
6. Información del Representante autorizado del Oferente: Nombre: [indicar el nombre del representante autorizado] Dirección: [indicar la dirección del representante autorizado]
Números de teléfono y fax: [indicar los números de teléfono y fax del representante autorizado] Dirección de correo electrónico: [indicar la dirección de correo electrónico del representante
autorizado]
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PRESENTACIÓN DE OFERTA
Señores
Indicar Nombre de la Entidad
Nosotros, los suscritos, declaramos que:
a. Hemos examinado y no tenemos reservas a los Términos de Referencia, incluyendo las adendas
realizadas a los mismos:________________________________________________ _________________________________________________________________ b. De conformidad con los Términos de Referencia y Cronograma de Ejecución, nos comprometemos
a cumplir con los servicios conexos:________________________________ _____________________________________________________________________________________________________________________________ c. Nuestra oferta se mantendrá vigente por un período de noventa (90) días, contado a partir de la
fecha límite fijada para la presentación de ofertas, de conformidad con los Términos de Referencia. Esta
oferta nos obliga y podrá ser aceptada en cualquier momento hasta antes del término de dicho período. d. Si nuestra oferta es aceptada, nos comprometemos a obtener una garantía de fiel cumplimiento del
Contrato, de conformidad con los Términos de Referencia, por el importe del CUATRO POR CIENTO
(4%) del monto total de la adjudicación. e. Para esta contratación no somos partícipes en calidad de Oferentes en más de una Oferta, excepto
en el caso de ofertas alternativas, de conformidad con los Términos de Referencia. f. Nuestra firma, sus afiliadas o subsidiarias, incluyendo cualquier subcontratista o proveedor de
cualquier parte del Contrato, no han sido declarados inelegibles por el Comprador para presentar ofertas. g. Entendemos que esta Oferta, junto con su aceptación por escrito que se encuentra incluida en la
notificación de adjudicación, constituirán una obligación contractual, hasta la preparación y ejecución
del Contrato formal. h. Entendemos que el Comprador no está obligado a aceptar la Oferta evaluada como la más baja ni
ninguna otra de las Ofertas que reciba.
(Nombre y apellido) _______________________________________________________en calidad de
______________________________________________ debidamente autorizado para actuar en nombre y
representación de (poner aquí nombre del Oferente)
Firma ____________________________________ Sello (Persona o personas autorizadas a firmar en nombre del Oferente)
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OFERTA ECONÓMICA
……nombre y apellido…………………………………… en calidad de
……………………………………………….., debidamente autorizado para actuar en nombre y representación
de (poner aquí nombre del Oferente y sello de la compañía, si procede)
Firma _________________________……../……../……….… fecha
Item No. Descripción del Bien,
Servicio u Obra Unidad de
medida1 Cantidad2 Precio Unitario ITBIS
Precio Unitario
Final
VALOR TOTAL DE LA OFERTA: …………………………………….….……… RD$ Valor total de la oferta en letras:………………………………………………………………………………………………………