November I Dezember 2012 Ausgabe #5-12 Deutschland Euro 12,00 ISSN: 1864-8398

I Technologien, Strategien & Services für das digitale Dokument

Content Management Chancen & Perspektiven im Social Web

Corporate Output Management­Spielmacher im ECM-Team

Special CRM-Lösungen: social, mobil & in der Cloud

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mOBILe

SharePoint

~ Verbesserung der "Findability" in SharePoint

Search Engine, Dokumentinformationen, Klassifizierung, Metadaten

Halle 5 Stand C53 lnovoOiution & docFORUM

www.inovo.com

Thomas Schneider. Geschäftsführer, InovoOlution GmbH. InovoOiution ist ein Software- und Systemhaus mit höchster Spezialkompetenz und langjähriger Erfahrung im Bereich Input Management Durch zusätzlich stark ausgeprägte Softskills und umfassendes Branchen-Know-how nutzen namhafte Unternehmen die Lösungen und Services zur Opti­mierung und Automatisierung ihrer Unternehmensprozesse. Zahlreiche erfolgreich umgesetzte Projekte machen InovoOlution so zu einem langfristigen Partner.

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in vielen Unternehmen wird SharePoint als wichtige, teils strategi­sche Plattform für Kollaboration und Dokumentenmanagement eingesetzt. Neben der leichten Nutzbarkeit per Browser und der nahtlosen Integration in bestehende Office-Umgebungen wird SharePoint allerdings häufig lediglich als Web-basierter File­server genutzt, d.h. bestehende Verzeichnisstrukturen werden eins zu eins auf SharePoint übertragen. Die Folge: Einmal abge­legte Dateien können nur schwer wiedergefunden werden. SharePoint durchsucht diese Dokumente zwar inhaltlich, aber wichtige Informationen wie "Wer ist der Autor dieses Doku­ments?", "Von welcher Kategorie ist dieses Dokument?" oder .,Wann war der Posteingang dieses Dokuments?" sind in Share­Point nicht bekannt. Dabei sind all diese Informationen im Post­eingangsprozess bekannt und könnten als Metainformationen zur Verbesserung der SharePoint-Suche genutzt werden.

Vollständige Metadaten gewährleisten zielgenaue

Suche

Durch die Erhöhung der Anzahl sowie der Qualität von Meta­daten in SharePoint wird die Auffindbarkeit und die Organisation von unstrukturierten Daten deutlich verbessert. Die in Share­Point integrierte Search Engine kann durch diese Anreicherung von Informationen genauere Resultate zu Suchanfragen liefern und damit das Auffinden abgelegter Informationen sowie den Zugriff auf diese Dokumente deutlich vereinfachen. Mit sorgfäl­tig gepflegten und vollständigen Metadaten können Benutzer Ansichten und Filter für Listen und Dokumentenbibliotheken anlegen, welche dem Benutzer die Dokumente und Daten ge­zielt zur Verfügung stellen. Dies wiederum hat zur Folge, dass man weniger Zeit für die Organisation von Dokumenten, E-Mails und Informationen benötigt.

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Bild 1: Metadaten eines Ward-Dokuments

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Dokumente automatisch klassifizieren

Viele Geschäftsprozesse benötigen manuelle Eingaben von Metadaten, die den Typ eines Dokuments beschreiben. Anhand des Typs werden die Daten dann aus dem Dokument ausgelesen und als Metainformation angehängt. Bei einer automatischen Erfassung wie z. B. NOVO Mail Meta Services kann dagegen ein Großteil dieser Dokumentinformationen klassifiziert und extra­hiert werden. Damit wird die benötigte Zeit zur Erfassung von geschäftskritischen Daten deutlich gesenkt. ~

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KÖLN 21. NOVEMBER 2012

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Die Teilnahme ist kostenfrei!

- SharePoint

Besdlrellung

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B XJll):CreateDate: 2012-{)9-18T18:00:28+02:00 XJI"l):CreatorTool: MiCrosoft® Word 2010 X!Jl):ModfyOate : 20 12.()9-18Tl8:00:28+02:00

a PDF-B;Jenschaften (pdf, http://ns.adobe.corfVpdf/ 1.3/) pdf:Keywords: Metairlformationen; Sharepol'lt; XMP pdf:Producer: Microsoft® Word 2010

a Dubtl Core-Eigenschaften (dc, http://purl.org/ dcjelements/l.l/) e dc:aeator (seQ contailer}

[l]:Maier [2]: Jochen

a dc:tide(altcootalner) [x-default]: Input fiir DOK-Magam 2012-Q4 v2 - Sharepeilt Metadaten

B dc:deSCJ1)tion (alt contarter) [x-default]: Input fur OOK-Magarn 2012-04 v2 Sharepeilt Metadaten

a dc:subject(bao contai'ler) {1]: Metainformationen [2]: Sharepoi'lt

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OK Zurücksetzen

Bild 2: Metadaten für ein Dokument in SharePoint

Die Funktionen sind im Einzelnen: 01 Abholen der Dokumente aus SharePoint über

Webservices Einzeldokumente oder Gruppen von Dokumenten werden entweder ereignisgesteuert oder automatisch per Web­service von SharePoint abgerufen.

02 Klassifikation der Dokumente anhand der Inhalte Anhand der Inhalte kann die Dokumentklasse ermittelt werden- z.B. Dokumentklasse "Rechnung", "Versicherungs­police", etc.

03 Extraktion der relevanten Daten Anhand der automatisch ermittelten Dokumentklasse werden im nächsten Schritt die relevanten Metainforma­tionen ermittelt.

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04 Anreicherung der SharePoint-Dokumente mit den gewonnen Metadaten Mit den jetzt verfügbaren Metainformationen werden die SharePoint-Dokumente angereichert und die Suchergeb­nisse deutlich verbessert.

Wenn automatisch Metadaten und Dokumentklassen erfasst werden können, können Dokumente und Informationen von SharePoint schneller strukturiert und organisiert werden. Zum Beispiel können Dokumente einer bestimmten Klasse in eine für diese Dokumentenklasse vorgesehene Dokumentenbibliothek weitergeleitet werden. Von dort lassen sich weitere Geschäfts­prozesse angestoßen, wie zum Beispiel Freigabe-Workflows oder Datensynchronisation mit SAP. •