Kerangka Acuan Kerja (TOR)Pengadaan Bangunan Gedung kantor Cabang Jakarta II

Disusun Oleh :TIM PENGADAAN GEDUNG KANTOR CABANG JAKARTA II PT. ASURANSI EKSPOR INDONESIA (Persero)JAKARTA 2012I. MAKSUD DAN TUJUANDalam rangka mempersiapkan sarana dan prasarana Kantor Cabang Jakarta II dengan tujuan mengakomodasi peningkatan kinerja kedepan, serta sekaiigus meningkatkan nilai-nilai promosi perusahaan dan mengoptimatkan pengeluaran perusahaan, maka sesuai keputusan Pemegang Saham, Direksi PT Asuransi Ekspor Indonesia (Persero) telah mendapatkan persetujuan anggaran pembelian gedung kantor yang pada saat ini ditujukan untuk memiiiki sendiri gedung/ruangan Kantor Cabang Jakarta II melalui Keputusan Dewan Komisaris PT. Asuransi Ekspor Indonesia (Persero) no. 07/DK-ASEI/XII/2011 tentang Pengesahan Rencana Kerja Anggaran Perusahaan PT Asuransi Ekspor Indonesia (Persero) tahun 2012,Adapun gedung kantor yang saat ini ditempati beraiamat di Graha ASEI Jalan Abdu! Muis No. 110 Jakarta Pusat, yaitu Gedung beriantai 4 yang dimiliki ASEI dimana Kantor Cabang Jakarta II menempati iantai 2 gedung tersebut sejak tahun 2009.Saat ini Gedung Graha ASEI selain disewakan sebagian kepada pihak luar juga dipergunakan oleh Kantor Cabang Utama Jakarta. Dengan demikian daiam satu gedung ada 2 Kantor cabang ASEI, ha! ini kurang memberikan arti bagi penyebaran peiayanan yang mendekatkan kepada pasar, sehingga KC Jakarta II memeriukan gedung / ruangan kantor baru di iokasi lain,Mengenai Iokasi mengingat kantor pemasaran yang dimiliki saat ini yaitu Kantor Pemasaran Tebet berada di wiiayah Jakarta selatan maka pemilihan gedung lebih dikehendaki di wilayah Jakarta Selatan dan tidak satu wilayah dengan kantor cabang ASEI lainnya.Dengan memiiiki gedung kantor sendiri juga untuk memberikan kepastian untuk jangka panjang dalam peiayanan yang mencover wilayah tersebut. Diharapkan dengan menyediakan ruang kantor yang cukup luas untuk mengantisipasi perkembangan kantor cabang dalam kurun waktu yang panjang.

II. METODE PENGADAANMetode pengadaaan pembelian gedung dilaksanakan dengan metode lelang terbuka sesuai dengan SK Direksi nomor 24/065/Kep.Dir/HKM tentang Pedoman pengadaaan Barang dan Jasa lampiran SKD Bag III angka 3 tentang Metode Lelang Terbuka tangga! 19 Juni 2009.III. PERSYARATAN GEDUNG / RUANG KANTOR CABANG JAKARTA IIPersyaratan atas Gedung / Ruang Kantor yang akan dibeli adalah sebagai berikut:1. Gedung / Ruang Kantor adalah bangunan yang telah berdiri diatas tanah miiik sendiri atau Hak Guna Bangunan atau Ruangan Kantor daiam gedung (strata title) dengan dokumen kepemilikan yang sah.2. Kriteria Gedung / Ruang Kantor yang akan menjadi Kantor Cabang Jakarta II adalah sebagai berikut:2.1 Lokasia) Berlokasi di wilayah bisnis; diutamakan di wilayah Jakarta Selatanb) Memberikan citra positif bagi perusahaan;c) Dekat dengan wilayah agen dan broker utama KC Jakarta IId) Tidak rawan banjir dan kerusuhan2.2 Kondisi dan Luas Bangunan:a) Bangunan siap pakai dengan kondisi layak pakai (tidak memiliki kerusakan yang dapat mengganggu jalannya operasiona! Kantor Cabang)b) Luas bangunan berkisar dari 500m2 sarnpai 1000 m2 untuk dapat menampung pengembangan pegawai mendatang sebanyak 50-100 orang, dengan asumsi luas pemakaian perorang 10 m2.2.3 Aksesa) Mudah diakses baik melalui kendaraan pribadi atau angkutan umum(Publictransportation};b) Mudah dijangkau oleh nasabah dan rekanan;2.4 Ketersediaan fasilitasa) Tersedia listrik dengan daya listrik minimum 2.200 watt dan dapat ditingkatkan menjadj minimum 16,000 watt;b) Air yang memadai (PAM/Pompa Air);c) Line Telepon;d) Area parkir yang memadai.2.5 KeamananLingkungan sekitar aman untuk karyawan dan nasabah; dan juga memenuhi standard keamanan gedung pada umumnya baik bagi gedung itu sendiri maupun isinya (misalnya adanya tangga darurat)2.6 HargaMenggunakan kewajaran harga yang didasarkan pada:a) Nilai Jual Obyek Pajak (NJOP)b) Nilai Pasar bangunan lain di Wilayah samac) Nilai hasil penelitian appraisalPerpajakan ditetapkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, sedangkan mekanisme pembayaran dan pembebanan atas biaya lain-lain ditetapkan sesuai dengan kesepakatan antar pihak.2.7 AppraisalDalam rangka untuk menilai kewajaran harga atas gedung yang akan dibeli, lembaga independen peniiai asset (Appraisal) akan ditunjuk untuk melakukan penelitian dan peniiaiannya. Harga yang ditentukan oleh appraisal akan menjadi acuan dalam menentukan harga jual beli gedung tersebutIV. PEMBOBOTAN TERHADAP KRITERIAPembobotan (scoring) yang dipergunakan atas setiap kriteria adalah sebagai berikut :1. Lokasi1.1 Berlokasi di wiiayah bisnis;1.2 Memberikan citra positif bag! perusahaan;1.3 Dekat dgn wi!h agen dan broker KG Jakarta II1.4 Tdk rawan banjir dan kerusuhan2. Kondisi dan Luas Bangunan2.1 Bangunan siap pakai dengan kondisj layak pakai2.2 Luas bangunan3. Akses3.1 Mudah diakses baik melalui kendaraan3.2 Mudah dijangkau oieh nasabah dan rekanan;4. Ketersediaan Fasilitas4.1 Tersedia listrik min 2200 kwh4.2 Air yang memadai (PAM/Pompa Air);4.3 Line Telepon;4.4 Area parkir yang memadai5. Keamanan6. HargaV. PESERTA LELANG1. Perusahaan Agen Perumahan yang memiliki reputasi baik2. Pengembang Gedung atau Ruang Kantor Strata Title3. Perorangan yang mempunyai property atau mempunyai informasi property

VI. PENAWARAN1. Peserta Lelang wajib menyerahkan dokumen sebagai berikut;1.1 Surat penawaran Gedung sebagaimana kriteria tersebut di atas1.2 Penyampaian photo Gedung yang terbaru yang menampakan sisi depan, samping kiri-kanan dan mnimal 5 photo lokasi dalam gedung1.3 Photo copy PBB tahun 2011, sertifikat kepemilikan, 1MB dll1.4 Surat pernyataan dari peserta lelang, bahwa property yang ditawarkan tidak dalam sengketa.1.5 Surat penunjukan dari pemilik property kepada peserta lelang jika peserta leiang bukan pemilik property yang ditawarkan.2. Penawaran ditujukan kepada:Tim Pengadaan Gedung Kantor Cabang Jakarta II PT Asuransi Ekspor Indonesia (Persero) Gedung Menara Kadin Indonesia Lt. 22 Jl. HR. Rasuna Said Blok X 5 Kav 2 -3 Jakarta Seiatan Attn : S I GunawanSurat penawaran sudah harus dimasukkan:Hari : sebagaimana jadwal di bawahTanggal : sebagaimana jadwal di bawahWaktu : Pukul 16:00 WIB3. Pada sampul dokumen penawaran tidak boleh terdapat tulisan tuiisan lain, symbol symbol atau apapun yang menandakan identitas peserta,4. Surat penawaran harga asli harus dibuat diatas kop surat perusahaan atau surat biasa bermeterai Rp 6.000,00 dan ditandatangani oleh pimpinan perusahaan sesuai akte atau perorangan yang mempunyai hak menjual property dimaksud dan diberi cap perusahaan,5. Proposal penawaran dianggap tidak sah dan batal apabila:5.1 Disampaikan di luar batas waktu yang telah ditentukan5.2 Tidak mengikuti persyaratan sesuai dengan TOR ini

VII. Keputusan Pemenang LelangKeputusan pemenang lelang didasarkan pada pertimbangan sebagai berikut:1. Kelengkapan dokumen yang disampaikan. 2. Pemenuhan kriteria

VIII. Klarifikasi dan NegosiaslTerhadap 3 perusahaan dengan hasil evaluasi tertinggi akan diundang untuk dilakukan klariflkasi dan negosiasi.IX. Penetapan Pemenang1. Tim berwenang untuk tidak memberikan alasan alasan berhasil atau tidaknya suatu penawaran2. Kepada calon pemenang akan diadakan panggilan dan pengaturan administrasi lebih lanjutX. JadwalNoJenis Kegiatan/AktivitasWaktu

1.Menyusun Rencana Kerja dan syarat-syarat (RKS/TOR) - Pembuatan TOR - Pengajuan usuian TOR - Persetujuan TORs/d 14 Agustus 2012 s/d 15 Agustus 2012 s/d Agustus 2012

2.Persiapan Pengumuman Undangan Lelang - Penyiapan draft iklan Pengumuman lelang - Pengajuan Pengumuman ke Koran - Pemuatan di Korans/d 27 Agustus 2012 s/d 28 Agustus 2012 29 Agustus 2012

3.Aanwijizg4 September 2012

4Penerimaan Dokumen Lelangs/d 13 September 2012

5.Pembukaan Dokumen Lelang14 September 2012

6.Penilaian dan Evaluasi Pertama Penawaran Gedung19 September 2012

7.Survey Lokasi20-26 September 2012

8.Pelaksanaan Appraisal atas 3 Gedung terpiiih28 Sept- 12 Okt 2012

9.Pengumuman 3 besar pemenang dan pengiriman undangan Negosiasi dan klarifikasi22 Oktober2012

Negosiasi dan klarifikasi terhadap 3 besar24 Oktober 2012

10.Pengumuman Pemenang Lelang30 Oktober 2012

11.Proses Tahap juai-beli dan pembayarans/d 9 Nopember 2012

Tidak diadakan surat menyurat sehubungan dengan TOR pengadaan ini(Visited 7,507 times, 49 visits today)