CURSO DE AUDITORIA FINANCIERA

Tema :

Caja y BancosExpositor :

MBA C.P.C.C. Oscar Bruno Díaz Valdivieso

•Incluye el dinero en efectivo existente en caja y en las cuentascorrientes bancarias del país y del exterior, y otros valores con características similares de liquidez, certeza y efectividad.

•Se trata de activos que tiene poder cancelatorio legal ilimitado y son utilizados en el giro habitual de las operaciones sociales con distintos fines.

1.DESCRIPCION Y CONTENIDO DEL COMPONENTE

1.1. CONCEPTO DE LAS PARTIDAS QUE INTEGRAN EL COMPONENTE

•Los saldos de caja y bancos no suelen ser significativos al cierre de cada período bajo análisis pero las cuentas que integran el componente involucran movimientos relevantes puesto que se relacionan con la obtención de los fondos (cobranzas) y el egreso de los mismos (desembolsos).

1.2. IMPORTANCIA RELATIVA DE LAS PARTIDAS QUE INTEGRAN EL COMPONENTE

Las consideraciones a continuación indicadas sólo tienen por objeto permitir al lector familiarizarse con el flujo de lasoperaciones que pueden presentarse en los entes a auditar.

Se incluyen situaciones típicas y por tanto no abarcan la totalidad de combinaciones posibles.

En general, las actividades que se incluyen en la secuencia del procesamiento del componente

Disponibilidades y Tesorería son :•Cobranzas•Pagos•Planificación de los recursos y las necesidades financieras

2. BREVE DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES INCLUIDAS EN EL COMPONENTE

Los dos primeros ítems serán analizados al tratar los componentes de Ventas y Cuentas a cobrar y Compras y cuentas a Pagar.

El sistema de planificación financiera es el principal factor a tener en cuenta en la gestión de la tesorería de un ente.

Dicho sistema puede comprender ciertos procedimientos específicos, no sólo para traducir los planes del ente en necesidades financieras, sino también para determinar cuándo y cómo obtener los fondos necesarios.

El alcance y la forma de la planificación financiera varían en función de la naturaleza de las actividades de la sociedad.

Un contratista aeroespacial, por ejemplo, que de modo regular emprende nuevos programas de desarrollo de productos, es más probable que use un sistema muy perfeccionado de planificación de las necesidades financieras, con un horizonte más amplio de planificación que el de una sociedad con limitadas perspectivas de crecimiento.

En circunstancias normales, la mayoría de las empresas planifican sus necesidades financieras con un año de antelación por lo menos, como parte de su proceso anual de planificación de los resultados.

El uso de técnicas y métodos de previsión del efectivo puede permitir a la gerencia evitar los problemas con las disponibilidades que podrían dañar gravemente las actividades del ente. Los usos básicos de las previsiones de efectivo a corto plazo se orientan para determinar:

•Los saldos previstos de disponibilidades para las operaciones•Las necesidades de crédito•El excedente de efectivo disponible

Previsión de las disponibilidades

Las sociedades tienden a desarrollar una serie de técnicas para reducir los fondos de caja ociosos y liberar las sumas disponibles para su inversión.

Un sistema de gestión centralizado del efectivo según el cual todos los ingresos fluyen a unas cuentas bancarias contables y en el cual los cheques se extienden con cargo a las mismas cuentas, o se realizan transferencias automáticas a otras cuentas bancarias centrales, suele dar por resultado un empleo más eficaz de los fondos de efectivo que cuando se tienen muchas cuentas bancarias administradas de un modo descentralizado.

Gestión de tesorería

Otras técnicas y métodos destinados a disminuir los fondos de caja ociosos son :•Planificar los desembolsos para aprovechar el intervalo de tiempo que media entre la emisión del cheque y su presentación a la compensación bancaria (“flotación” o disponibilidad del efectivo en tránsito).•Minimizar el tiempo en tránsito de las remesas de clientes abriendo cajas en las estafetas de correos locales, bajo control directo de los bancos (técnica de las “cajas fuertes”).•Clasificar las facturas de los proveedores por fechas de vencimiento antes de la preparación de los cheques y disponer que los pagos se hagan en las fechas de vencimiento y no antes.•Utilizar los giros bancarios para cobrar a los clientes.•Minimizar los compromisos de mantenimiento de saldos bancarios de compensación.

La planificación y el control eficaces de los recursos de efectivo requieren no sólo información actual sobre los movimientos reales, sino también previsiones internas de las necesidades de efectivo y, a menudo, informaciones procedentes del exterior sobre las condiciones del mercado de capital y sobre las futuras tendencias económicas.

Algunos de los tipos más corrientes de información obtenida o elaborada para fines de gestión del efectivo son :•Perspectivas y previsiones de efectivo a largo plazo.•Previsiones de efectivo mensuales, trimestrales y anuales, y estados comparativos de la situación de efectivo corriente.•Informes, diarios o semanales, de los ingresos y desembolsos reales, y de los saldos de cajas.•Estados del origen y aplicación de los fondos previstos y reales.•Posiciones de divisas y otra información sobre los riesgos relacionados con la gestión de las divisas.

Las características de este componente varían de ente a ente en base al tipo de negocio que desarrolle.

Existen diversos aspectos que deben considerarse a fin de evaluar el medio en el cual opera la organización.

Entre otras posibles pueden incluirse las siguientes pautas a fin de comprender y analizar el negocio en el cual se desenvuelve el ente y utilizar esa comprensión para la determinación del enfoque de auditoría a aplicar.

3. PAUTAS PARA LA COMPRENSION Y ANALISIS DEL NEGOCIO

•Utilización de funciones centralizadas incluyendo ingresos a través de sistemas de cobranzas por terceros, cuentas de depósito o compensación bancaria.

•Transferencias electrónicas de fondos.

•Acuerdos con entidades bancarias para colocar automáticamente el exceso de fondos en inversiones a cortísimo plazo.

•Existencia de diferentes métodos de ingreso y egreso de fondos para las transacciones especiales no recurrentes.

•Políticas de precios, facturación y transferencias de fondos entre empresas vinculadas.

•Nivel y tendencia de los saldos de caja u otras variaciones de la estructura de ingresos o egresos de fondos.

3.1 RELACIONADAS CON EL AMBIENTE OPERATIVO Y DE ADMINISTRACION DE FONDOS:

•Cambios anticipados en la estructura de ingresos y egresos de fondos.

•Cambios anticipados en la estructura de ingresos y egresos de fondos.

•Utilización de cuentas bancarias de fondo fijo o de saldo cero.

•Empleo de terminales de venta.

•Acuerdos de saldos compensatorios.

•Proyecciones de flujo de fondos.

•Existencia de cuentas bancarias en moneda extranjera, el efecto de las fluctuaciones del tipo de cambio y el uso de técnicas de protección contra las mismas.

•Efecto de condiciones económicas inusuales de la industria sobre los flujos de fondos.

•Existencia de restricciones o controles sobre la tenencia de moneda extranjera o las remesas de fondos.

•Estabilidad o fluctuación de las monedas extranjeras.

3.2. RELACIONADAS CON LAS CONDICIONES Y TENDENCIAS ECONOMICAS DE LOS MERCADOS

Las disponibilidades en moneda local se determinan por su valor nominal, siendo un componente típicamente causante del resultado por exposición a la inflación generado por activos en economías inflacionarias.

Por otra parte, las disponibilidades en moneda extranjera se convierten al tipo de cambio de cierre del período aplicable a las transacciones o a la liquidación de estas operaciones, resultando un valor representativo del monto en moneda local disponible. Estas últimas generarán un resultado por tenencia denominado diferencia de cambio.

Cabe aclarar que deberán utilizarse tipos de cambio que atiendan a la realidad económica y no provengan de variaciones temporarias.

4. ASPECTOS DE VALUACION Y EXPOSICION

4.1. ASPECTOS DE VALUACION

No existen cuestiones contables de complejidad relacionadas con la presentación de las partidas del componente.

Los saldos de Caja y Bancos se expondrán como disponibilidades a corto plazo en función de sus características de liquidez y poder cancelatorio.

4.2. ASPECTOS DE EXPOSICION

Debe considerarse el impacto que los temas seguidamente descriptos pueden causar sobre el trabajo de auditoría.•El método de identificación y exposición de las restricciones sobre los saldos de Caja.•El método de identificación y contabilización de los acuerdos de saldos compensatorios.•Presentación y análisis de los giros en descubierto en los estados financieros.•Tratamiento de los valores a depositar en el circuito de registraciones contables y su reflejo en los estados financieros.

4.3. CONSIDERACIONES DE AUDITORIA SOBRE LAS CUESTIONES CONTABLESSIGNIFICATIVAS

El objetivo de auditoría para los componentes es obtener suficiente evidencia de que las afirmaciones correspondientes son válidas. Las afirmaciones constituyen el eje central dela evaluación de riesgos y de controles y para la selección de procedimientos de auditoría. En esta sección se identifican las afirmaciones específicas del componente Disponibilidades y Tesorería.

5. AFIRMACIONES

5. AFIRMACIONES

Afirmaciones Definición

Veracidad Los saldos de caja y bancos representan efectivo en mano o entregado en depósito a terceros;

los créditos representan sobregiros

Integridad Todos los saldos de caja y bancos están adecuada e íntegramente contabilizados en los registros

correspondientes (incluyendo las transacciones entre empresas vinculadas) y están adecuada-

mente acumulados en los registros; el corte de operaciones es correcto.

Valuación y Los saldos de caja y bancos (incluyendo los sobregiros) reflejan todos los hechos y circunstan-

exposición cias que afectan su valuación (incluyendo las modificaciones en los tipos de cambio de la moneda

extrajera) de acuerdo con las normas contables. Las disponibilidades han sido adecuadamente

resumidas, clasificadas y decriptas y se han expuesto todos los aspectos necesarios para una

adecuada comprensión de los saldos involucrados.

La mayoría de las organizaciones prestan especial atención al manejo de fondos teniendo en cuenta los perjuicios económicos y financieros que trae aparejado la falta de control de los montos y transacciones que conforman el componente.

6. CONTROLES: AMBIENTE DE CONTROL, CONTROLES DIRECTOS Y CONTROLES GENERALES

6.1. AMBIENTE DE CONTROL

6.1.1. PAUTAS BASICAS

Sin embargo, existen entes en donde se detectan irregularidades como consecuencia de un débil ambiente de control, señalándose a continuación algunas pautas que revelan potenciales errores:•Descentralización excesiva de las operaciones.•Falta de identificación de ingresos y egresos inusuales.•Inexistencia de claras políticas sobre administración de fondos.•Falta de consideración de métodos alternativos para las cobranzas o desembolsos en moneda extranjera.•No utilización de análisis o proyecciones del flujo de fondos como técnicas de administración de fondos.•Desarrollo de nuevas operaciones con sistemas existentes no adecuados.

Los trabajos de auditoría en este tipo de organizaciones deben prestar debida atención a los temas relacionados con la veracidad e integridad de las transacciones.

La revisión del componente bajo análisis debe vincularse con las tareas de auditoría efectuadas para los subcomponentes de cobranzas y desembolsos. En estos últimos se habrán analizado los controles de procesamiento y funciones de procesamiento que permiten el proceso de tales operaciones. Por lo tanto, para completar la visión de los controles directos, aplicables al componente de disponibilidades, se describirán los controles gerenciales, independientes y para salvaguardar activos.

6.2. CONTROLES DIRECTOS

6.2.1. PAUTAS BASICAS

A continuación se enuncian diversos controles gerenciales e independientes que pueden estar presentes en el componente y una referencia a la afirmación vinculada:•Utilización de presupuestos y estados financieros interinos para realizar comparaciones de los saldos reales con los montos planificados para corroborar la veracidad e integridad de las disponibilidades.•Preparación de informes gerenciales y de excepciones para controlar entre otros:

•Saldos de caja y bancos diarios o semanales,•Cuentas bancarias sobregiradas,•Flujo de fondos,•Desviaciones de las proyecciones de flujo de fondos.

6.2.2. CONTROLES GERENCIALES Y CONTROLES INDEPENDIENTES

•Conciliaciones de los extractos bancarios con el mayor general para verificar la integridad de los saldos bancarios.

•Aprobación de las transferencias de fondos por un funcionario del nivel apropiado para comprobar la veracidad de las operaciones.

•Realización de arqueos periódicos de efectivo y valores por parte del funcionarios del ente y el posterior análisis y justificación de las diferencias detectadas para verificar la veracidad e integridad de los saldos al cierre.

Se trata de controles que garantizan la veracidad de las transacciones involucradas en el componente.

A continuación se mencionan algunos de ellos :

•Las cuentas bancarias solamente pueden ser abiertas o cerradas por resolución del directorio y otro grupo autorizado de funcionarios.

•Los firmantes de los egresos de fondos sólo son designados por el directorio u otro grupo autorizado de funcionarios.

•Los fondos se guardan en cajas de seguridad o son custodiados por terceros.

•Los cheques en blanco son guardados bajo llave.

6.2.3. CONTROLES PARA SALVAGUARDAR ACTIVOS

Una adecuada segregación de funciones incompatibles en el área de disponibilidades se manifiesta específicamente si:•Las funciones de cobranzas y preparación de los depósitos están segregadas de las contabilización de dichos conceptos:•Las funciones de preparación y aprobación de las conciliaciones bancarias están segregadas de todas las demás funciones de ingresos y egresos de fondos:•Las funciones de caja y del mayor general están debidamente segregadas.

6.3. CONTROLES GENERALES

6.3.1. PAUTAS BASICAS

Aunque la atención del auditor está normalmente concentrada en las áreas de mayor riesgo, siempre debe analizarse la posibilidad de reducir el alcance de auditoríaen las áreas de menor riesgo.

Algunos de los factores de riesgo inherente y sus implicancias para el componente pueden detectarse siguiendo estas pautas :

7. FACTORES DE RIESGO

7.1. FACTORES DE RIESGO INHERENTE

Factor de riesgo Implicancias para la auditoría

El ente realiza cambios frecuentes de cuentas Mayor control de las autorizaciones verificando las causas de las modificaciones.

bancarias o firmas autorizadas

El volumen, tipo y valor de los ingresos y egresos Análisis continuo para justificar las fluctuaciones.

de fondos fluctúan significativamente

Se han realizado ingresos o egresos de fondos Análisis detallado de las operaciones relevantes.

significativos de efectivo.

Se han recibido montos significativos de efectivo. Comprobación del origen y destino de los fondos.

Los movimientos entre bancos son frecuentes o

inusualmente significativos, posiblemente en Detallado análisis conciliatorio.

relación con un sistema de administración de

fondos.

Son frecuentes las transferencias por cable y las Mayor grado de análisis de las evidencias para comprobar la integridad de las

transferencias electrónicas de fondos. operaciones de transferencia.

Se han realizado transacciones de fondos signifi- Revisión de documentación de respaldo de transacciones significativas y prueba

cativas en fechas cercanas a los cierres de período. del corte de las operaciones.

Las restricciones de cambio tienen un impacto sig- Análisis de cursos de acción alternativos para el flujo de fondos.

nificativo sobre el flujo de fondos derivado de

operaciones en moneda extranjera.

Los acuerdos de saldos compensatorios son signi- Detallada revisión de acuerdos y sus montos.

ficativos.

El banco con el cual opera el ente parece financie-

ramente débil, lo cual puede afectar a disponibi- Esfuerzos para comprobar la recuperabilidad de los fondos.

lidad de los depósitos.

Seguidamente se enuncian algunas situaciones y sus implicancias que pueden evidenciar riesgos de control :

7.2. FACTORES DE RIESGO DE CONTROL

Factor de riesgo Implicancias para la auditoría

Las protecciones físicas del efectivo en caja no son Incremento de pruebas de saldos para verificar la integridad de los mismos

adecuadas.

Las conciliaciones bancarias no se realizan con regu- Mayores pruebas sustantivas para comprobar los saldos de bancos.

laridad o no son adecuadamente revisadas.

Los cheques pendientes y los depósitos en tránsito Esfuerzos para comprobar la veracidad e integridad de las transacciones.

no son adecuadamente controlados.

Las cobranzas significativas en diversos estableci- Mayores esfuerzos de auditoría para comprobar que no tengan lugar irregulari-

entos no son inmediatamente transferidas a las dades en el manejo de los fondos.

cuentas centralizadas.

No existen limites estrictos de aprobación de egre- Inconvenientes en la verificación de la veracidad de transacciones.

sos de fondos.

Egresos significativos de fondos son procesados Problemas potenciales en la integridad de los fondos.

fuera del sistema normal.

Las transferencias de fondos no son revisadas para Mayores pruebas para verificar la integridad y correlación de las operaciones.

asegurar un corte adecuado.

Se ha determinado que el componente disponibilidades muestra una situación a un momento dado mientras que los subcomponentes cobranzas y pagos representan un grupo de transacciones ocurridas durante un período. Ya se expresó que en la generalidad de los casos, los componentes de un enfoque de confianza en los controles, pruebas de cumplimiento, mientras que a los componentes de saldos resulta más eficiente aplicarles un enfoque sustantivo.

8. ENFOQUE DE AUDITORIA

8.1. CONSIDERACIONES

Para los dos subcomponentes de transacciones mencionados que representan normalmente un volumen significativo de operaciones individuales, la confianza en los controles que pueda depositar el auditor generalmente serámás eficiente que la aplicación de procedimientos detallados sobre saldos. A su vez, si los controles se presentan en forma adecuada y se logra evidencia de ello, las disponibilidades que surgen del proceso del área de tesorería, también estarán adecuadamente contabilizadas, centrándose el auditor en la revisión de la afirmación exposición y valuación de saldos en moneda extranjera.

El objetivo de esta sección es lograr comprender la relación existente entre el control interno del ente a auditar y el enfoque de auditoría a aplicar en la revisión del componente.•En un ambiente de controles adecuados, el arqueo de los valores existentes en caja (Fondo fijo) en forma periódica por parte de la sociedad suele constituir un potencial control clave en la medida que los resultados de dicho recuento se cotejen con los montos que surgen de la contabilidad y se analicen las diferencias.De esta forma el auditor verificará el cumplimiento del procedimiento descripto a la vez que comprobará el saldo de la cuenta bajo análisis. El alcance y oportunidad en la realización de esta prueba de “doble propósito” serán evaluados en función de la estrategia de auditoríaplanificada en con el fin de obtener evidencia de auditoría significativa en forma eficiente.

8.2. EJEMPLOS

• La confirmación de todas las cuentas bancarias del ente utilizadas en cualquier momento de un ejercicio económico suele resultar conveniente a fin de determinar el estado de las cuentas con o sin saldo al cierre y lograr la obtención de información adicional sobre préstamos, garantías , avales, etc. De esta forma es eficiente el envio de confirmaciones al cierre del ejercicio puesto que brinda información para la presentación y exposición en los estados financieros además del respaldo que se obtiene para los saldos incluidos en dichos estados.

8.2. EJEMPLOS

•La realización adecuada de conciliaciones bancarias por parte de la sociedad otorga evidencia de que las cobranzas y desembolsos contabilizados en los registros auxiliares y en las cuentas del mayor general concuerdan o pueden ser conciliadas con los registros de las entidades financieras. Por otra parte, dichas conciliaciones proporcionan seguridad de que los cortes de las operaciones del cierre del período son correctos. El auditor procederá a revisar las conciliaciones bancarias como respaldo de los saldos y los cortes al cierre del período o bien como un control clave el cual depositará su confianza.

8.2. EJEMPLOS

Si está satisfecho respecto de la confiabilidad de los procedimientos mencionados puede ser apropiado limitar las pruebas de auditoría al cierre a confirmaciones de saldos y revisar una selección de conciliaciones bancarias, mientras que en las visitas preliminares aplicar las pruebas de cumplimiento que correspondan.

8.2. EJEMPLOS

Esta sección tiene por objeto describir los procedimientos de auditoría que comúnmente son aplicables para la revisión del componente y enumerar otros procedimientos menos típicos, incorporándose además una referencia a ciertas consideraciones que ayudarán a la selección y ejecución de los procedimientos de manera más eficiente y efectiva.

Dada la importancia que tiene para el componente los procedimientos de arqueo de valores, confirmación de saldos y revisión de conciliaciones bancarias, al final del capítulo se describe en detalle cada una de las pruebas y se presenta un programa de trabajo estándar para su ejecución.

9. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

Cuando un porcentaje significativo de las operaciones corresponde a un número reducido de entidades bancarias o cuando se trata de un número reducido de operaciones, los procedimientos analíticos resultarán más efectivos para obtener satisfacción de auditoría.

•Efectuar un análisis comparativo entre los montos del año corriente, año anterior y los presupuestados y explicar movimientos e investigar relaciones inesperadas o inusuales con respecto a :

•Saldos de caja

•Saldos de bancos por entidad o cuenta

•Cuentas bancarias sobregiradas

•Flujo de fondos

•Desviaciones de las proyecciones de flujo de fondos

9.1. PROCEDIMIENTOS ANALITICOS

Para llevar a cabo estos análisis comparativos pueden emplearse programas computarizados que recuperen datos para el análisis de las disponibilidades, por ejemplo:

•Pruebas de acumulación de saldos de caja y bancos.

•Preparación de informes de fondos inactivos excesivos.

•Informes de cheques pendientes y su seguimiento

•Revisar las conciliaciones de los listados auxiliares de Caja y Bancos con la cuenta control del mayor general.

La reconciliación entre los registros auxiliares y la cuenta de control del mayor general puede ser llevada a cabo por funcionarios de la Sociedad, o bien en caso de no realizarlas, por el auditor. Si el auditor realiza esta prueba debe considerar que cualquier partida conciliatoria que se presenta indica potenciales problemas. El análisis y seguimiento de las partidas conciliatorias está en función de los conceptos en ellas involucrado.

Dadas las características del componente bajo análisis, se deberá verificar la existencia de partidas que pueden compensarse parcialmente, teniendo un distinto tratamiento contable con el consiguiente impacto en la información financiera.

El auditor deberá obtener evidencia que respalde el cumplimiento efectivo de, entre otros, los siguientes controles :

•Revisión por la gerencia de los estados financieros interinos y las comparaciones con montos presupuestados u otros datos financieros para verificar la razonabilidad de :

•Efectivo en caja

•Saldos en bancos

•Valores a depositar

•Sobregiros

9.2. PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO DE CONTROLES

•Revisión y seguimiento por la gerencia de los informes de :

•Saldos de caja y bancos diarios o semanales

•Cuentas en moneda extranjera

•Valores a depositar

•Cuentas bancarias sobregiradas

•Flujo de fondos y análisis de desviaciones en caso de existir

•Los informes gerenciales de revisión deben emitirse en forma oportuna y deben relacionarse directamente con la información contable para brindar efectiva y eficiente evidencia de auditoría.

•Aprobación y revisión de las conciliaciones bancarias por un funcionario de nivel apropiado.

El auditor debe asegurarse que el proceso de aprobación de las conciliaciones no es de carácter rutinario y basado en la confianza hacia el personal que prepara las conciliaciones. Debeexistir evidencia del trabajo de revisión y de la aprobación posterior para que el auditor pueda confirmar que este control opera efectivamente.

•Realización de arqueos periódicos de efectivo y valores.

La realización del recuento físico del dinero en caja y demás valores existentes constituye un adecuado control siempre que sea efectuado por funcionarios que no realicen funciones de manejo de fondos. Generalmente, estos procedimientos son practicados por el área administrativa del ente o bien por los auditores internos. El auditor deberá verificar la existencia de evidencia del trabajo de arqueo a la vez de comprobar el análisis y verificación de las diferencias que surjan de confrontar los montos y valores recontados con los saldos de las cuentas del mayor general.

•Confirmación de los montos de fondos en poder de terceros, como así también las firmas autorizadas en el manejo de los fondos y demás acuerdo con las entidades financieras, es uno de los principales procedimientos en la mayoría de los trabajos de auditoría.Revisión de las conciliaciones bancaria.•Realización de recuentos de efectivo y valores, cuando no son efectuados por la Sociedad. •Revisión de la traducción de saldos en moneda extranjera.•Examen de las cuentas de fondo fijo para determinar que todas las transacciones de gastos hayan sido contabilizadas.

9.3. PRUEBAS DETALLADAS DE TRANSACCIONES Y SALDOS

• Este procedimiento puede proporcionar una confirmación independiente de los saldos y/o transacciones individuales , y puede proporcionar evidencia de la efectividad de los sistemas y controles.

•La confirmación generalmente es requerida en todas las auditorías.

•Los resultados de las confirmaciones de cuentas bancarias se utilizan frecuentemente en relación con nuestras pruebas sobre la conciliación de saldos bancarios y para proporcionar evidencia de préstamos, activos gravados, avales y otros asuntos pertinentes.

•Existen formularios estándar que se utilizan para solicitar información bancaria para fines de auditoría.

10. CONFIRMACION DE CUENTAS BANCARIAS

10.1. PAUTAS GENERALES

•El número de cuentas bancarias a confirmar depende de diversos factores, como por ejemplo:

•La cantidad y tipo de cuentas•La significatividad y riesgo asociado con los saldos bancarios•La evaluación de la efectividad de los sistemas de información y control.

•La selección inicial de cuentas debe incluir saldos acreedores y de saldo cero y debe hacerse mediante un método al azar o sistemático, utilizando estratificación cuando sea posible. Además, las cuentas que son consideradas significativas también deberán ser incluidas, como por ejemplo:

•Principales bancos•Saldos individualmente significativos•Cuentas con problemas conocidos

•La confirmación puede llevarse a cabo antes del cierre del período a menos que existan debilidades de control significativas.•Es necesario dejar adecuada constancia en los papeles de trabajo de los criterios de selección adoptados.•

A continuación se ejemplifican los pasos que debe contener un programa de trabajo detallado de este procedimiento. La enumeración de los pasos trata de abarcar todas las circunstancias que puedan presentarse y debe adaptarsea la medida de cada trabajo.

10.2. PROGRAMA DE TRABAJO

1. Obtener o preparar una lista completa de todas las cuentas bancarias existentes durante el período (las cuentas corrientes, de depósito, préstamos, cartas de crédito, valores al cobro, etc., también deben ser incluidas).

2. Completar o hacer que el ente complete los formularios estándar (Cuando se requiere un formato diferente del formulario estándar, resultará más eficiente explicarlo en una carta acompañatoria.)

3. Acordar que la empresa autorice al banco a cumplir con el requerimiento de auditoría. Esto puede hacerse mediante la firma de la carta de pedido o escribiendo en forma separada al banco otorgando una autorización especial válida hasta nuevo aviso.

4. Preparar un listado de control de las confirmaciones5. Despachar las cartas de pedido directamente, adjuntando una copia

adicional de cada pedido para el banco.6. Registrar las fechas de despacho y recepción en el listado de control7. Si fuera necesario, enviar un segundo pedido.8. Controlar las respuestas a medida que son recibidas y realizar

inmediatamente un seguimiento de las discrepancias observadas de la siguiente manera :

10.2. PROGRAMA DE TRABAJO

a) Revisar el sobre y el formulario estándar para identificar cualquier posible evidencia de falta de autenticidad.

b) Identificar aspectos inusuales para realizar un seguimiento inmediato.

10.2. PROGRAMA DE TRABAJO

•La conciliación regular de los resúmenes bancarios a cargo de empleados que no realizan tareas contables relacionadas con el manejo de fondos resulta generalmente un control clave que puedeproporcionar la satisfacción de auditoría relativa a la contabilización de las transacciones de caja y bancos. Un control detallado de las conciliaciones de saldos bancarios preparadas por personal independiente puede proporcionar tanto evidencia sustantiva comoevidencia de que ese control está operando adecuadamente.•Cuando las conciliaciones son preparadas por personal involucrado en las tareas contables relacionadas con el manejo de fondos pero ellas son revisadas e inicialadas por un funcionario independiente, el auditor podrá probar este procedimiento y considerarlo como un control clave.

11. CONCILIACIONES BANCARIAS

11.1. PAUTAS GENERALES

•Antes de comenzar a trabajar con la conciliación de los resúmenes bancarios, se podrá acordar con el banco que por un período razonable anterior y posterior al de corte, envíen directamente el resumen de cuenta, junto con los cheques pagados y otra documentación de respaldo. Alternativamente, se podrá obtener directamente el resumen de cuenta bancario del ente.

De esta forma, el procedimiento de confirmación de saldos detallado procedentemente, sirve a los fines de la información requerida para la verificación de las conciliaciones bancarias.

11. CONCILIACIONES BANCARIAS

11.1. PAUTAS GENERALES

A continuación se detallan los posibles pasos a seguir en la realización del procedimiento mencionado.1. Cuando se confía en el control proporcionado por la conciliación de las cuentas bancarias realizada por el personal de la empresa:a) Preguntar a la persona que realiza el trabajo de qué manera se recibe el resumen bancario y otra documentación de respaldo, cómo se realiza el proceso de conciliación y de qué forma se tratan e informan la partidas conciliatorias inusuales. Averiguar acerca de las demás tareas realizadas por esta persona.b) Preguntar a la persona que revisa la conciliación acerca del alcance de los documentos presentados para su revisión, los procedimientos de revisión que realiza y la forma en que se controlan y resuelven los ajustes, partidas conciliatorias, etc. Examinar la evidencia reciente del proceso y resolución de dichos puntos. Averiguar acerca de las demás tareas realizadas por esta persona.c) Observar una conciliación concluida.d) Examinar una muestra de las conciliaciones terminadas y los documentos de respaldo, incluyendo los relacionados con los ajustes, partidas conciliatorias y su resolución, y examinar la evidencia de que la conciliación fue realizada y revisada y que las partidas inusuales fueron investigadas.

11.2. PROGRAMA DE TRABAJO

2.Obtener la conciliación bancaria y los resúmenes bancarios correspondientes, cheques pagados y otras notas de débito o crédito para la fecha respectiva y realizar lo siguiente:a) Asegurarse de que la información de respaldo obtenida es completab) Verificar la exactitud matemática de la conciliaciónc) Comparar el saldo de libros según la conciliación con los registros contables. d) Comparar el saldo según banco de la conciliación con la confirmación recibida directamente del banco y con el resumen bancario.e) Controlar todos los fondos en tránsito para asegurarse de que el ente no los ha recibido después de la fecha de corte. Si fuera necesario, se deberán examinar las copias de las boletas de depósito.f) Analizar los conceptos y documentación de respaldo de otros conceptos inusuales en la conciliación.g) Comparar los cheques pagados por el banco con el resumen bancario posterior observando el período transcurrido entre la emisión y presentación del cheque (un período excesivo puede indicar que se emiten cheques con fecha adelantada).h) Investigar los cheques que permanecen pendientes durante un período prolongado de tiempo.3. Observar las conciliaciones bancarias por el resto del período e investigar las partidas conciliatorias inusuales.

11.2. PROGRAMA DE TRABAJO

•La programación de un recuento requiere una cuidadosa consideración. Es necesario realizar un examen simultáneo de diversos elementos de auditoría tales como saldos de caja, inversiones (particularmente valores negociables), préstamos bancarios y otros conceptos relacionados. Es probable que también sea necesario efectuarlo en forma sorpresiva como control de auditoría sobre activos de fácil negociación.•Según la cantidad, la actividad y el grado de control ejercido sobre los fondos de efectivo, el auditor determinará el alcance y complejidad del recuento. En muchos casos sólo se puede hacer un recuento efectivo al cierre del período.•La persona responsable de la custodia de los fondos deberá estar siempre presente durante el arqueo y dar fe por escrito de que los fondos se reintegran intactos.

12. ARQUEO DE FONDOS

12.1. PAUTAS GENERALES

Seguidamente se establecen los pasos a seguir en un arqueo de fondos.1.Recontar el efectivo y otros valores mantenidos en custodia en la caja principal, incluyendo cobranzas por depositar, sueldos no cobrados, sellos postales, moneda extranjera, fondos ajenos mantenidos en custodia, etc.2.Al concluir el recuento solicitar al cajero que confirme por escrito que los fondos bajo su custodia fueron recontados en su presencia y le fueron devueltos intactos.3.Listar todos los adelantos y gastos pagados con fondos de caja chica aún no rendidos. Verificar que se haya cumplido con las normas y procedimientos en vigencia, en especial en lo que atañe a las autorizaciones. Analizar la significatividad de los potenciales gastos activados.4.Establecer los fondos sujetos a arqueo por cobranzas a depositar. Dicho procedimiento debe abarcar los siguientes pasos, tanto para las cobranzas efectuadas por cobradores como para las recibidas por correspondencia:

12.2. PROGRAMA DE TRABAJO

a) Control de los talonarios de recibos en uso o recién terminados;

b) Verificación del último recibo utilizado en dichos talonarios y visualización de todos los recibos posteriores aún no utilizados;

c) Verificación del último recibo de dichos talonarios incluido en depósitos bancarios anteriores al arqueo;

d) Determinación de los fondos sujetos a arqueo mediante la sumatoria de todos los recibos comprendidos entre el último depositado (ver punto b) y el último depositado (ver punto c), controlando la secuencia numérica de los mismos.

1. Verificar que todo cheque del ente incluido en fondos arqueados se haya emitido un recibo y de dicho recibo haya sido considerado en la determinación de los fondos sujetos a arqueo.

2. Revisar el registro de cheques recibidos por correspondencia deldía del arqueo y del día anterior al mismo y comprobar que se hayan emitido los recibos correspondientes.

3. Controlar que los talonarios de recibos sin utilizar se encuentren intactos y bajo custodia de un empleado responsable no vinculadoa las funciones de caja y/o cuentas corrientes.

4. Determinar los fondos sujetos a arqueo.5. Verificar que los comprobantes de gastos identificados de acuerdo

con el punto3, de este programa hayan sido incluidos en la reposición inmediata posterior al arqueo, y que los anticipos hayan sido debidamente regularizados.

6. Verificar el depósito bancario de los fondos sujetos a arqueo por cobranzas a depositar.

7. Comprobar que el saldo de la cuenta de mayor general “Fondo Fijo” coincida con el importe incluido en el acta de arqueo.

Ejercicios

Caso : DISPONIBLE S.A.

Tema : CAJA Y BANCOS

ASPECTOS CONTABLES – PRUEBAS SUSTANTIVAS

OBJETIVO : Aplicar los principales procedimientos de auditoríapara el componente, señalando las deficiencias detectadas en la revisión. Observar el seguimiento de un programa de trabajo.

ENUNCIADO1. InformaciónUsted está realizando las tareas finales de la auditoría de los estados contables de Disponible S.A. al 31 de marzo de 19x9.Disponible S.A. es una gran empresa, líder en el mercado de productos de consumo masivo. La mayor parte de las transacciones de venta se efectúan en efectivo al público consumidor general.El resultado de la planificación estratégica del componente Disponibilidades y Tesorería fue :Riesgo inherente : Medio. Existen importantes transacciones en efectivo.Riesgo de Control: Medio. Si bien los sistemas de control están diseñados adecuadamente, en auditorías anteriores se han detectado problemas que afectan la integridad de los saldos de caja y el corte de operaciones.Enfoque adoptado: Se realizará una selección de pruebas de cumplimiento, en especial para los saldos bancarios, y pruebas sustantivas para los saldos de Caja al cierre del período.

En la planificación detallada, usted obtuvo la información adicional necesaria y confeccionó el programa de trabajo para aplicar en cada una de las visitas de auditoría que planeó realizar.

Las pruebas de auditoría realizadas en la visita preliminar sobre los saldos bancarios dieron resultados satisfactorios, obteniendo laevidencia de auditoría necesaria sobre tales saldos.

En la fecha de cierre del ejercicio, 31 de marzo de 19X9, practicó un arqueo general de los fondos de caja al finalizar las operaciones de ese día. Los papeles de trabajo que respaldan este procedimiento se encuentran en el Anexo 1 : Arqueo de Caja al 31 de marzo de 19X9.

El programa de trabajo previsto para la visita final se incluye por separado en el Anexo 2.

Sus colaboradores realizaron las tareas previstas en ese programa y el resultado de sus hallazgos de auditoría se encuentran en el Anexo 3.

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Caja cobranzas 105.680

Adelantos para gastos – Sr. J.R. 1.500

Fondo fijo 4.000

Bancos 136.000

Algunos de los saldos contables al 31 de marzo de 19X9, según el balance de saldos de la compañía son :

2. Tarea a realizar

§Complete el programa de trabajo de la visita final incluido en el Anexo 2. Interprete que los pasos que así lo indican ya fueron completados con resultados satisfactorios. Proponga los asientosde ajuste que considere necesarios detectados durante la ejecución de los procedimientos.

§Mencione cuáles serían los temas (de existir) que incluiría en la carta de recomendaciones de control interno.

§Indique qué actitud hubiera tomado si el resultado de los procedimientos de revisión de las conciliaciones bancarias realizadas en la visita preliminar hubiesen sido poco satisfactorios (es decir, de su revisión hubieran surgido asientos de ajuste significativos).