d epartamentalizaÇÃo análise das organizações – bsi - ufpe prof. artur george de andrade...
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DEPARTAMENTALIZAÇÃOAnálise das Organizações – BSI - UFPE
Prof. Artur George de Andrade Pereira, MSc
O QUE É DEPARTAMENTALIZAÇÃO?
Departamentalização é o agrupamento, de acordo com um critério específico de homogeneidade, das atividades e correspondentes recursos – humanos, financeiros, tecnológicos e equipamentos – em unidades organizacionais
E O QUE É MESMO ORGANOGRAMA?
Organograma é a representação gráfica de determinados aspectos da estrutura organizacional
ORGANOGRAMA
ÁREAS FUNCIONAIS NA EMPRESADois tipos:Áreas fim
Atividades e funções ligadas ao ciclo de produção ou colocação do produto no mercado (objetivo da empresa)Produção, Marketing
Áreas meioProporcionam os meios para que as áreas
fim cumpram sua finalidadeAdministração de Finanças, Administração de Materiais, Administração de Recursos Humanos, Administração de Serviços e Gestão Empresarial
FUNÇÕES ORGANIZACIONAIS
1. Produção( operacional)
2. Marketing
3. Financeira
4. Recursos Humanos
5. Gestão Empresarial
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ÁREAS FUNCIONAIS BÁSICAS
ÁREA DE MARKETING
ÁREA DE PRODUÇÃO
ÁREA FINANCEIRA
ÁREA DE GESTÃO DE PESSOAS
ÁREA DE GESTÃO EMPRESARIAL
INTRODUÇÃO - ORGANOGRAMA Gráfico que representa a estrutura formal da
organização num determinado momento Deve ser usado como instrumento de
trabalhoRequisitos:
Fácil leituraPermitir boa interpretação dos componentes da
organizaçãoFazer parte de um processo organizacional de
representação estruturalSer flexível
Há um número de técnicas de representaçãoEstrutural, circular ou radial, funcional, estrutural-
funcional, matricial
OBJETIVOSDemonstrar a divisão do trabalho
Dividindo a organização em frações organizacionais (partes menores)
Destacar a relação superior-subordinado e a delegação de autoridade e responsabilidade
Evidenciar o trabalho desenvolvido em cada unidade, detalhando:O tipo de trabalho desenvolvidoOs cargos existentesOs nomes dos titularesQuantidade de pessoas por unidadeA relação funcional além da relação hierárquica
Facilitar a análise organizacional
BENEFÍCIOS E LIMITAÇÕESPermite detectar:
a) Funções importantes negligenciadas e funções secundárias com demasiada importância
b) Funções duplicadas ou mal distribuídas Facilita o SIG e o fluxo de comunicação Auxilia a graduar trabalhos e tarefas e
uniformizar cargosAuxilia a visualizar o todo
organizacional, as necessidades de mudanças e o crescimento da empresa
Limitações:a) Exibe apenas uma dimensão dos relacionamentos
existentes entre indivíduos e as frações organizacionais
b) Mostra as relações que devem existir e não a realidade existente
REGRAS GERAIS Deve conter nome da organização, autor, data e
número Deve ser mostrada a referência de outros gráficos. Para análise, deve apresentar a estrutura existente Cada função pode ser representada por um
retânguloOs retângulos devem conter os títulos dos cargosSe há necessidade do nome do ocupante, este deve
aparecer fora do retângulo (ou dentro com letra de tipo diferente)
Se o gráfico mostrar apenas parte da organização, deve haver linhas abertas para demonstrar continuidade.
SIGNIFICADO DOS COMPONENTES
Divisão horizontal do trabalho
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tori
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)
Unidades de trabalho (cargos e departamentos)
Linhas de comunicação
ORGANOGRAMA ESTRUTURAL Técnica utilizada para representar a maioria das
organizações No alto da folha, deve constar o nome da organização Os retângulos representam as frações organizacionais
Podem ser verticais ou horizontais Havendo siglas, devem ser explicadas na legenda Linhas:
a. A linha cheia é de autoridade (vertical) e de coordenação (horizontal)
b. A linha tracejada ou pontilhada deve ter seu significado na legenda
Deve ser feito por grupamento de unidadesa. Das unidades maior hierarquia (direção) às de menor
hierarquia (operacionais)b. Unidades de mesmo nível devem estar na mesma linha
horizontal Em unidades do mesmo grupo, deve ser
obedecida a ordem alfabética Autoridade funcional é a autoridade sobre uma
função
ORGANOGRAMA FUNCIONAL (TIPO 1)
Legenda: Qualquer unidade
voltada à execução
Presidência
Manutenção ProduçãoTempos e
Movimentos
ORGANOGRAMA FUNCIONAL (TIPO 2)
Presidência
Administração
Almoxarifado Compras Contabilidad Pessoal
ORGANOGRAMA FUNCIONAL Tipo 1:
1) O funcionário não tem um chefe hierárquico imediato
2) Assim que o funcionário conclui a tarefa, sua subordinação muda para o supervisor adequado à nova tarefa executada
3) As ligações indicam uma subordinação temporária
4) A subordinação à Presidência é hierárquica, é possível porém uma diretoria com dirigentes responsáveis por cada função na organização
ORGANOGRAMA FUNCIONAL
Tipo 2:
Aplicado em organizações de pequeno porte
Pouco verticalizadaPoucos chefes para várias atividades
ORGANOGRAMA CIRCULAR OU RADIAL
Presidência
Assessoria de Comunicação
Assessoria Jurídica
Diretoria de Recursos Humanos
Diretoria de Q
ualidadeD
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Pro
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isão
de
Mon
tage
m
Divisão de
Recrutamento Divisão de
Seleção
ORGANOGRAMA CIRCULAR
Pouco utilizado Suaviza a apresentação da estrutura Economiza espaço A autoridade é representada do centro para a
periferia As linhas de autoridade ficam difíceis de serem
identificadas1. Reduz conflitos entre superiores e
subordinados2. Exemplos de organizações: hospitais,
universidades (área acadêmica) Representação de estruturas mais complexas
torna-se difícil Representação de muitos níveis hierárquicos
torna-se difícil1. Pode utilizar letras e números para simplificar2. Necessita de legendas
Em alguns casos, substitui os manuais da organização
1. Só pode ser elaborado por partes (ocupa muito espaço!)
2. Retirando-se o prolongamento dos retângulos (as funções), converte-se no Organograma Estrutural
ORGANOGRAMA ESTRUTURAL-FUNCIONAL
Presidência1. Presidir as reuniões da diretoria
2. Aprovar compras de equipamentos
3. ...
Assessoria de Comunicação1. Analisar as estruturas de
comunicação
2. Detectar problemas de comunicação
3. ...
ORGANOGRAMA MATRICIAL
Resulta da estrutura tradicional mais a estrutura por projetos
Contempla dois tipos de autoridade: funcional e hierárquica
A autoridade maior é dividida entre a Presidência (cunho político) e o titular da área de projetos (cunho técnico)
A sensação de “duas chefias” é permanentePermite maior mobilidade e flexibilidade que
as outras, mas é mais difícil de implementarDifícil conciliar as duas estruturasPodem ocorrer atritos por questões de
jurisdição
EXEMPLO DE ORGANOGRAMA MATRICIAL DE UMA EMPRESA
RECOMENDAÇÕES FINAIS DO ORGANOGRAMA
Além dos retângulos, podem ser usados círculos, retângulos com os cantos curvos e várias outras simbologias
Esteticamente, deve-se buscar a simetria no diagrama
Devem ser evitadas siglas e abreviaçõesA linha de coordenação não deve ligar
unidades diretamenteO uso de nomes dos ocupantes dos cargos
exigem constante atualizaçãoDurante a elaboração do organograma,
podem surgir discrepâncias, provavelmente é a estrutura informal
ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS
Maneira como a organização agrupa e reúne pessoas e unidades nos escalões hierárquicos e áreas de atividade
Podem ser vistas sob dois aspectos diferentes:Vertical
1. Os diferentes níveis de autoridade2. Cada escalão possui autoridade sobre
o escalão inferiorHorizontal
Diferentes áreas de atividadeTipos de estruturas organizacionais:
1. Linear2. Funcional3. Linha e assessoria (staff)
ESTRUTURA LINEARMais antiga – aspecto piramidalPrincípio da Unidade de ComandoLinhas formais de comunicaçãoCentralização das decisõesVantagens:
1. Definição clara de autoridade e responsabilidade2. Estrutura simples e de fácil compreensão
Desvantagens:1. Centralização excessiva – Chefes generalistas
demais2. Pode tornar-se autocrática3. Comunicações indiretas e demoradas, sujeitas a
interferências4. Tende a atrapalhar o crescimento da organização
ESTRUTURA FUNCIONALOposta a estrutura linearAutoridade funcional divididaVantagens:
1. Especialização das chefias2. Comunicações diretas, rápidas e sem
interferências3. Descentralização nas decisões
Desvantagens:1. Submissão a autoridades diferentes (às vezes
contraditórias)2. Chefes tendem a pensar apenas na sua área de
atuação, perdem a visão do todo3. Pode gerar conflitos na organização
Diferenças entre organização linear e organização funcional (em relação a autoridade)
Organização Linear Organização Funcional
• Princípio da Autoridade Linear
• Autoridade única ou unidade de comando
• Generalização do comando
• Princípio Funcional
• Autoridade funcional ou variedade de comando
• Especialização do comando
LINHA E ASSESSORIA (STAFF )Mais complexa, combina as duas anteriores
Autoridade de linhaHierárquica e absoluta, transmite ordens e espera
obediênciaAutoridade de staff
Relativa, transmite aconselhamentos e pareceres técnicos
Apresenta muitas características das duas formas anteriores
Permite descentralização nas decisões que dizem respeito a aspectos técnicos
Bastante utilizada atualmente
LINHA COMO EXECUTANTE E ASSESSORIA COMO CONSELHEIRA
Presidência
Diretoria industrial
Diretoria administrati
va e financeira
Diretoria comercial
Assessoria de
Planejamento
Assessoria de Organizações
e Métodos
LINHA COMO ATIVIDADE-FIM E ASSESSORIA COMO ATIVIDADE MEIO
Presidência
Diretoria industrial
Diretoria comercial
Diretoria administrati
va e financeira
Atividade fim
Linha
Atividade meio
Assessoria
Atividade fim
Linha
COMENTÁRIOS SOBRE LINHA E ASSESSORIA Duas formas de diferenciar:
Razões para conflito entre linha e assessoria
Linha – ComandoAssessoria – Aconselhamento
Linha – Atividades-fimAssessoria – Atividades-meio
Queixas do pessoal de linha Queixas da assessoria
Assessoria ameaça a autoridade Não tem autoridade
Assessoria desconhece a realidade Linha não tem visão de conjunto
Consultar assessoria toma tempo Linha não quer mudar
Assessoria não assume responsabilidade Seu trabalho não é utilizado como deveria
Assessoria não agrega valor ao produto da empresa
Pessoal de linha está envolvido com a rotina e não avalia as sugestões
Ressente-se por não ser unidade-fim
Estrutura Organizacional
Departamentalização
É o processo de agrupar atividades em frações organizacionais, definidas segundo um dado critério, com vistas à melhor adequação da estrutura organizacional e sua dinâmica de ação.
Para se efetuar a departamentalização é necessário definir os critérios, decidir sobre a centralização e a descentralização das áreas de apoio e estabelecer a amplitude de supervisão.
O produto final da departamentalização é denominado de organograma.
Estrutura Organizacional
Departamentalização
Cabe ressaltar que não existe a departamentalização ideal. Todos os tipos apresentam vantagens e desvantagens. Portanto, no processo de departamentalização deve-se buscar formas onde a eficiência e a eficácia organizacional sejam otimizadas.
DEPARTAMENTALIZAÇÃOFormas Tradicionais
Dept. Pessoal
Benefícios Adm Pessoal
Saúde eSegurança
FUNCIONAL
Diret. Técnica
Rio BeloHorizonte
SãoPaulo
GEOGRÁFICA
Dept. Produção
Fundição Usinagem Montagem
PROCESSOS
CLIENTES
PRODUTOS
PERÍODO
Na prática, dificilmente encontramos um apenas tipo de Departamentalização
DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR ÁREA GEOGRÁFICA
Neste tipo de departamentalização, os grupos são estabelecidos por áreas geográficas. Isto ocorre principalmente quando a organização opera em regiões diferentes, tornando-se desejável a manutenção de uma administração local.
Como exemplo típico podemos citar as organizações bancárias.
A vantagem principal está no fato da administração local conhecer melhor as peculiaridades de cada região onde atua.
A desvantagem é que, como forma de descentralização, esse tipo de departamentalização, pode, em alguns casos, ter seu campo de ação limitado, além das possíveis duplicações de esforços.
ADM CENTRAL
AG. BARRA AG. BROTAS AG. IMBUI
DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR ÁREA GEOGRÁFICA
DEPARTAMENTALIZAÇÃO
POR PRODUTO OU SERVIÇO Neste tipo, as atividades são agrupadas com base nos produtos ou serviços.
É utilizado em grandes empresas onde os produtos são muito diferenciados ou representam um volume significativo.
A grande vantagem é a facilidade de se analisar os resultados e possibilitar um melhor conhecimento sobre o produto.
A desvantagem é devida à duplicação de atividades, cujo custo pode exceder os benefícios
Departamentalização por Produto ou Serviço
ADM TECNICA
TELEFONE CELULAR TELEFAX
DEPARTAMENTALIZAÇÃO
POR CLIENTE
Neste modelo de departamentalização, as tarefas são agrupadas conforme os clientes a quem se destinam.
É utilizado principalmente quando a organização trabalha com diferentes tipos de clientes, que exigem tratamento especializado.
É muito comum em lojas de departamento.
Uma vantagem marcante desse modelo é que ela permite conhecer melhor as necessidades e o modo de tratar de cada tipo de cliente.
A grande desvantagem é a substituição de recursos, já que muitas vezes o atendimento aos clientes é sazonal.
ADM GERAL
SETOR
MASCULINO
SETOR SETOR
FEMININO INFANTIL
DEPARTAMENTALIZAÇÃO
POR CLIENTE
DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PERÍODO DE TEMPO
Raramente utilizada nos níveis superiores da organização, a estrutura em função do tempo é utilizada basicamente na área fabril, onde o processo de fabricação não pode sofrer interrupções.
Dessa forma são criados turnos de trabalho que podem ocupar até 24 horas do dia.
ÁREA DE
MONTAGEM
TURNO 1 TURNO 2 TURNO 3
DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PERÍODO DE TEMPO
DEPARTAMENTALIZAÇÃO
POR PROCESSO
Neste caso, os agrupamentos de atividades são estabelecidos por linhas de processo. É freqüentemente utilizado em operações industriais. Como vantagem principal pode-se apontar a maior especialização e a rapidez com que flui a informação técnica. Como desvantagem tem-se a visão limitada dos funcionários em virtude da extrema especialização.
DIRETORIA
DEPTO
TRANSMISSÃO
DEPTO DEPTO
COMUTAÇÃO REDE EXTERNA
DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PROCESSO
Unidade Estratégica de Negócios (UEN) – é uma unidade ou divisão da empresa responsável por consolidar os resultados de um negócio e para desenvolver uma ou mais Áreas Estratégicas de Negócios (AEN)
Área Estratégica de Negócio (AEN) – é uma parte ou segmento de mercado com a qual a empresa, por meio de suas UEN, se relaciona de maneira estratégica, ou seja, de forma otimizada
Presidência
Divisão Química
Divisão Farmacêutic
a
Divisão de rede de
farmácias
Divisão administrativa financeira
Departamentalização por UEN
No organograma acima existem três divisões da empresa que funcionam como UEN, a saber: Química, Farmacêutica e Rede de Farmácias. Portanto, cada uma delas funciona como um negócio, podendo ter ou não, dentro de cada divisão, uma ou mais empresas específicas
Governança Corporativa é o modelo de gestão que, a partir da otimização das interações entre acionistas ou cotistas, conselhos – administração e fiscal -, auditorias – externa e interna – e diretoria executiva, proporciona a adequada sustentação para o aumento da atratividade da empresa no mercado – financeiro e comercial – e, consequentemente, incremento no valor da empresa, redução do nível de risco e maior efetividade da empresa ao longo do tempo.
Assembleia Geral
Conselho de administração
ComitêsAuditoria externa
Presidência Executiva
Auditoria Interna
Diretoria DiretoriaDiretoria
Conselho Fiscal
Departamentalizaçãopor Governança Corporativa
Departamentalização Mista
A figura mostra um modelo misto de departamentalização, que envolve os tipos: funcional e
por produto.
P R O M O Ç Ã O P R O P A G A N D A
D IR . M A R K E TIN G
R H F IN A N C E IR A
D IR . A D M IN IS TR A TIV O
P R O D U TO A P R O D U TO B
D IR . TÉ C N IC O
P R E S ID E N TE
Diretor
Chefe DeptEletricidade
FUNCIONAL
Diretor
POR PROJETOS
Chefe DeptConcreto
Chefe DeptHidráulica
Especialistasem Eletricidade
Especialistasem Concreto
Especialistasem Hidráulica
GerenteProjeto A
GerenteProjeto B
GerenteProjeto C
Equipes de Especialistasconforme a necessidade do Projeto
Vantagens
• Maior especialização• Melhor Qualidade Técnica• Maior Satisfação dos Técnicos• Melhor Utilização dos Recursos• Maior Eficiência da Administração
Vantagens
• Maior diversificação• Melhor Atendimento a Prazos• Maior Atendimento aos Clientes• Melhor Utilização dos Recursos• Maior Eficiência do Projeto
ESTRUTURAS FUNCIONAIS E POR PROJETOSComparação