dokoni CONTENT Kategori Funktioner

– Datafangst– Dokumentbehandling– Dokumentdistribution– Indholdsstyring

Document Capture & Management

Med den hurtige stigning i omfanget af ustruktureret indhold får virksomhederne stadig større problemer med at håndtere dokumenter og elektronisk information. Her kan dokoni CONTENT hjælpe.

INTELLIGENT HÅNDTERINGAF INDHOLD FOR ØGET PRODUKTIVITET

Med dokoni CONTENT kan brugerne håndtere indhold i et velkendt miljø fra Outlook- og Desktop-modulerne samt oprette og vedligeholde virksomhedsarkiver på en nem måde. Ved hjælp af ofte anvendte brugergrænseflader kan brugerne dele, håndtere, genfinde og oprette nyt indhold uden at skulle lære at anvende nye programmer. Denne effektive kombination letter delingen af indhold, fremmer samarbejdet og øger produktiviteten.

Modulerne Outlook Integration og Desktop Integration visualiserer ganske enkelt SharePoint-mappestrukturen og -bibliotekerne i deres brugergrænseflader, hvorfra mapper og biblioteker kan åbnes og ændres. Brugerne sparer derved meget tid, da det medfører en væsentlig reduktion af skift mellem SharePoint, Outlook og skrivebordet.

Modulet til håndtering af indhold udvider SharePoints funktionalitet, så brugerne kan oprette og administrere virksomhedsarkiver og distribuere elektronisk indhold i et sikkert miljø. Det forkorter reaktionstiden, øger den samlede produktivitet og giver en effektiv og transparent dokumenthåndtering, hvilket alt sammen er med til at sænke omkostningerne i forbindelse med at tilgå og håndtere information.

dokoni CONTENT kombinerer funktioner til intelligent dokumentdistribution med omfattende Enterprise Content Management (ECM) funktionalitet, så virksomhederne kan udnytte funktionerne til dokumenthåndtering direkte fra Outlook, Windows Stifinder og/eller i SharePoint.

– Større brugervenlighed via ekstra bånd i SharePoint: De ekstra funktioner i SharePoint-værktøjslinjen – Privat, Søg, Administrer, Eksportér og Publicer – indeholder yderligere underfunktioner og sikrer nemmere, hurtigere og mere effektiv indholdsstyring med SharePoint.

– Arkivering og kategorisering: Medarbejderne kan oprette, tilpasse og udvikle arkiveringsplaner, der kan redigeres alt efter brugerrettigheder. Det muliggør central styring af mappesikkerheden og vedligeholdelse af flere forskellige arkiveringsplaner.– Mappeskabeloner: Det er muligt at definere mappe-

strukturer ved at oprette én grundlæggende arkiverings- taksonomi for hele virksomheden. Dermed er det nemt at generere og standardisere filer og mapper i f.eks. projekter eller sager.

– Dynamisk arkiveringsplan: Denne kan oprettes af administratorer og brugere, baseret på metadata. Dermed kan der løbende opbygges en virksomheds-taksonomi for disse data.

– Avanceret søgning, gemte søgninger og favoritter: Effektive søgefunktioner giver brugerne mulighed for at kombinere metadata- og fuldtekstsøgninger. Brugerne kan derefter bruge gemte søgninger og favoritter til at holde styr på deres foretrukne dokumenter.

– Offline-adgang: De fleste dele af arkivet kan publiceres, så de kan ses offline og på mobile enheder, når der ikke er adgang til virksomhedens netværk. Brugerne kan kun publicere visse dokumenter eller dele af arkiverings-planen og de tilhørende metadata.

– Sikkerhed på dokumentniveau: Det er muligt at begrænse adgangen til bestemte dokumenter eller mapper ved hjælp af filtre og indstillinger. Derved kan man etablere et specifikt sikkerhedsniveau for dokumenter og sikre, at brugere kun opdaterer dokumenter og indhold, de har ret til at se og redigere. I den forbindelse kan man bruge funktionen ”marker privat“ til at angive dokumenter og mapper som private for bestemte brugere og grupper.

– Revisionssporing og arkivering af ”historiske logs”: Det er muligt at indstille et revisionsniveau på mappeniveau, således at brugerne kan arkivere mapper inkl. logfiler så al redigering kan spores. Der kan hentes sider eller lister med visning af revisionsresultater i henhold til specifikke parametre.

VIGTIGE FUNKTIONER Dokumentdistribution

– Integration af Outlook med SharePoint: Integrationen

med Outlook betyder, at brugerne kan integrere, håndtere, gemme og hente e-mail og vedhæftede filer ved ganske enkelt at trække og slippe indhold til arkiveringssystemet i SharePoint fra Outlook.

– Mindskning af indbakke: Vedhæftede filer kan gemmes fra Outlook-grænsefladen direkte i dokoni SharePoint-arkivet. Når de vedhæftede filer er blevet gemt, kan de erstattes af et link, så indbakken mindskes.

– Desktop-integration med SharePoint: SharePoint-websteder og -arkiver kan ses som mapper i Windows Stifinder. Der er adgang til disse lagre fra computeren, så dokumenter og andet indhold kan gemmes direkte i et SharePoint-bibliotek. Dette er muligt via funktionerne ”Gem som“ eller ”drag‘n drop“.

– Masseupload til SharePoint: Med denne ekstrafunktion kan adskillige dokumenter eller store mængder indhold med tilhørende metadata og/eller egenskaber uploades og downloades samtidig. Dermed sparer brugerne tid, fordi de ikke længere skal håndtere dokumenterne enkeltvis.

Indholdsstyring – SharePoint-funktioner i Windows Stifinder: Alle

SharePoint-websteder vises som mapper i Windows Stifinder. Brugerne kan arbejde med SharePoint-mapper på computeren og bruge SharePoint-funktioner såsom ”Tjek ud“, ”Tjek ind“, ”Vis versioner“ og ”Rediger egenskaber“.

– Indholdsovervågning i Outlook: Brugerne kan få vist alle dokumenter i SharePoint-arkiveringsstrukturen i Outlook-brugergrænsefladen.

– Øjeblikkelig dokumentadgang iht. visningsrettigheder: Alt efter tildelte rettigheder kan brugerne åbne, få vist og håndtere filer, ændre mappestrukturen og søge i specifikke SharePoint-biblioteker, der også vises i Outlook og Windows Stifinder.

– Automatisk administration af metadata: E-mail-attributter såsom emne, afsender, modtager osv. samt andre metadata hentes automatisk under lagring i SharePoint-arkivet uden at brugerne skal foretage sig noget. Brugerne kan også blive bedt om at angive indholdstype og egenskaber for ekstra elementer.

– Versionsstyring og indtjekning/udtjekning af dokumenter: Med den automatiske versionsstyring kan brugerne redigere et dokument uden at erstatte den forrige dokumentversion. Det betyder, at der ikke længere vises flere versioner af det samme dokument i mapperne. Brugerne får kun vist den nyeste dokumentversion, som de kan åbne. De ældre versioner er skjult. Det er dog muligt at få viste de ældre dokumentversioner, hvis det er nødvendigt. Derudover sikrer indtjeknings/udtjeknings funktionen fuld sporbarhed og mulighed for revision.

DATABLAD dokoni CONTENT

DATABLAD dokoni CONTENT

07/2

013

WORKFLOW

INDHOLDSSTYRINGINTEGRATION MED OUTLOOK OG SKRIVEBORD

Desktop Integration

Outlook Integration

Interaktion via drag’n drop

Interaktion via drag’n drop

– Markering som privat

– Min folder

– Mine favoritter

– Avanceret søgning

– Gemte søgninger

– Klip/kopier/indsæt

– Nem filpakning

– Konfiguration på webstedsniveau

TEKNISKE SPECIFIKATIONERSYSTEMKRAV – Dokoni Content Server

Software Microsoft SharePoint Server 2010 Microsoft SharePoint Foundation 2010

SYSTEMKRAV – Dokoni Content Client

Operativsystemer Windows Vista (32/64) Windows 7 (32/64)Software Microsoft Outlook 2007 .NET Framework 3.5 Microsoft Outlook 2010 .NET Framework 4.0Browser Internet Explorer 7, 8, 9Understøttede sprog Engelsk, fransk, svensk, finsk, tjekkisk, dansk på brugerinterface Understøttede sprog på Engelsk, fransk administratorinterface Vigtig anbefaling Eskaleringssupport fra Konica Minolta er kun mulig på engelsk

Understøttelse og tilgængelighed af de ovenfor anførte specifikationer og funktioner kan variere afhængigt af operativsystemer, applikationer og netværksprotokoller samt netværks- og systemkonfigurationer.

Konica Minolta Business Solutions Denmark a/sStensmosevej 15 2620 Albertslund

Hjulmagervej 4B 7100 Vejle

Søren Frichs Vej 40A 8230 Åbyhøj

Gøteborgvej 1 9200 Aalborg SV

Tlf. 72 21 21 21www.konicaminolta.dk