dari contak ke kontrak
DESCRIPTION
buku ini merupakan paduan untuk suksesTRANSCRIPT
DIREKTORAT PEMASARAN LUAR NEGERI DIREKTORAT JENDERAL PENGOLAHAN DAN PEMASARAN
HASIL PERIKANAN
1
KATA PENGANTAR TERJEMAHAN
Pada tahun 2005, Departemen Kelautan dan Perikanan melalui Direktorat Pemasaran
Luar Negeri, Direktorat Jenderal Pengolahan dan Pemasaran Hasil Perikanan mulai
membangun kerjasama dengan Swiss Import Promotion Programme (SIPPO) melalui
Letter of Intents (LoI) yang ditandatangani pada tanggal 02 Desember 2005 di Zurich.
Kerjasama dimaksud untuk “capacity building” bagi pelaku usaha perikanan Indonesia
dalam mengembangkan akses pasar ke Uni Eropa pada umumnya dan Swiss pada
khususnya. Kerjasama dengan meliputi kegiatan workshop, pelatihan dan konsultasi
dengan expert dari SIPPO dan CBI. Salah satu bentuk kerjasama yang lain adalah
penyusunan materi promosi.
Buku dengan judul “Melalui Kontak Menuju Kontrak” merupakan terjemahan dari buku
yang diterbitkan oleh Swiss Import Promotion Programme (SIPPO)yang berjudul “From
Contacts to Contracts”. Buku ini dimaksudkan sebagai panduan dalam pelaksanaan
pameran dan misi promosi dagang produk perikanan.
Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam
penerbitan buku ini baik dari Departemen Kelautan dan Perikanan maupun SIPPO.
Semoga buku ini dapat bermanfaat bagi pengembangan promosi produk perikanan di
wilayah pasar global.
Jakarta, Desember 2008
Direktur Pemasaran Luar Negeri
Saut P Hutagalung
2
Saduran : MELALUI KONTAK MENUJU KONTRAK Judul asli
From Contacts To Contracts Alih bahasa Hirfatul Jannah
Tim Penyunting Rahmah Hayati Samik Ibrahim Trias Alamsari Harimurti Soekirno Ahmad Solah Eko Sunarko Amin Basuki Yustinus Edy Pramono Waluyo Subagyo
Desain & layout Ahmad Solah Yustinus Edy Pramono
Foto sampul Mediacolor’s (www.mediacolors.com)
Edisi Pertama Cetakan pertama, Desember 2008 Diterbitkan oleh
Direktorat Pemasaran Luar Negeri Direktorat Jenderal Pengolahan dan Pemasaran Hasil Perikanan Departemen Kelautan dan Perikanan RI, 2008 Jl. Medan Merdeka Timur No.16 Jakarta Pusat Telp/Fax: 021-3521977 Email: [email protected] www.dkp.go.id
© Hak Cipta dilindungi undang-undang
3
Diterbitkan oleh: OSEC Stampfenbachstresse No 85, P.O. Box 2407 CH-8021 Zurich Telepon : +41 44 365 5151 Fax : +41 44 365 5202 E-mail : [email protected] Penulis. konsep dan desain grafis oleh : Philip Zimmerman, Konsultan Manajemen Zimmerman Consulting, CH-8157 Dielsdorf Gambar Sampul: Mediacolor’s (www.mediacolors.com) Hak Cipta dilindungi oleh: © 2008 OSEC
4
Penolakan:
Informasi yang ada dalam buku ini terpercaya dan akurat saat ditulis. Oleh karena itu, Buku ini diterima oleh konsumen diluar tanggung jawab OSEC dan penulis dan mengikat pembaca untuk mematuhi perundang-undangan yang berlaku.
Baik OSEC maupun penulis buku ini tidak memberikan jaminan secara tersirat maupun tersurat mengenai kebenaran informasi yang terdapat dalam buku ini serta tidak bertanggung jawab atas kerusakan atau tuntutan terkait penggunaan buku ini maupun informasi yang terkandung didalamnya.
Dilarang memperbarui atau merubah informasi dalam buku ini dengan alasan apapun, baik itu informasi baru maupun yang berlawanan serta perubahan dalam peraturan, perundang-undangan atupun yurisdiksinya.
5
Dalam dunia bisnis saat ini dimana kompetisi sangat ketat, perusahaan akan mempunyai keunggulan kompetitif atas kompetitor jika dapat menyediaakan kualitas produk dan pelayanan yang bagus atas meningkatnya permintaan pelanggan. Bagi perusahaan, untuk mencapai tujuan tersebut perlu menentukan kebutuhan dan keinginan tujuan pasar dengan lebih efektif daripada kompetisi. Ekspor yang sukses merupakan proses yang komplek. Sekali perusahaan telah mengidentifikasi produk yang akan dijual ke pasar ekspor, perlu mengeksplore peluang pasar. Process ini melibatkan sejumlah riset pasar yang penting. Kemudian, perlu dikembangkan strategi produksi, menyiapkan produk untuk target pasar, menentukan strategi terbaik untuk mengirimkan barang pada distributor dan untuk dijual pada pelanggan untuk mendapatkan keuntungan financial. Langkah ini dapat dilaksanakan secara baik dengan perencanan dan persiapan yang matang. Bagian dari perencanaan dan proses pelaksanaan membutuhkan spesialisasi seperti pengangkutan barang, agen dan distributor untuk menjual produk, banks untuk menerima pembayaran, dan lain-lain. Buku pegangan “Melalui Kontak ke Menuju Kontrak” menyediakan informasi penting yang diperlukan dalam rangka untuk menyiapkan pameran perdagangan dan bagaimana untuk berpartisipasi selama pameran atau untuk membuat kontak langsung dan langkah penting setelah kontak pertama dilakukan untuk menghasilkan keuntungan maksimal dari menghadiri pameran perdagangan. Sangat penting untuk dicatat, setelah promosi adalah tindak lanjut yang paling penting dimana jarang mendapat perhatian dari yang seharusnya. Buku pegangan ini menyediakan tuntunan yang membantu menyiapkan lebih baik untuk pasar ekspor dan pameran perdagangan internasional sehingga anda dapat melakukan transaksi perdagangan secara lebih efektif yang setelah kegiatan pameran tersebut selesai. Penting untuk diketahui bahwa sebelum anda dapat menarik dan melayani pelanggan yang lain, perlu dijelaskan terlebih dahulu secara jelas apa yang akan anda tawarkan. Pelanggan perlu mempunyai kepercayaan pada anda sebelum mereka mempertimbangkan untuk membeli produk yang anda tawarkan. Karena itu kredibilitas dan kepercayaan adalah penting dalam bisnis. Anda mungkin akan bertanya pada diri anda sendiri, apakah anda mampu untuk mengirimkan jumlah yang dibutuhkan tepat waktu, apakah anda dapat memenuhi standar kualitas untuk produk anda, apakah anda mempunyai sertifikat dan label yang diperlukan dan tepat waktu untuk bisnis anda. Untuk mencapai kesuksesan dengan sedikit waktu yang hilang, perusahaan perlu menyampaikan kepastian pada pelanggan untuk menjamin kepuasan dan relasi bisnis jangka panjang. Adalah harapan kami bahwa buku pegangan ini akan dapat membantu anda untuk mewujudkan potensi ekspor dan kami berharap bisnis anda akan sukses.
KATA PENGANTAR
6
Halaman KATA PENGANTAR 4 DAFTAR ISI 6 UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN 9 UNSUR-UNSUR PEMASARAN: ISTILAH 10 PRINSIP-PRINSIP PEMASARAN 13 UNSUR DASAR MODEL PEMASARAN 14 - Output (Produk, Jenis produk, Penentuan Harga, Citra/kesan - Komunikasi (Penjualan dan distribusi, Promosi penjualan, Iklan, Hubungan
masyarakat) - Logistik (Kemasan, Pengangkutan, Pergudangan, Layanan konsumen) ASPEK-ASPEK TERTENTU DARI KONSEP PEMASARAN EKSPOR 22 PERTIMBANGAN AWAL 30 Haruskah kita mengekspor? Bagaimana peluangnya? Dimanakah pasar-pasar yang potential? Riset pasar- bagaimana cara mengumpulkan informasi kondisi pasar luar negeri Daftar Pemantauan: Beberapa hal penting yang perlu dinilai dalam penentuan kebijakan perusahaan tentang perlu tidaknya memilih pasar sasaran baru PAMERAN SEBAGAI SALAH SATU UNSUR PEMASARAN 39 KONSEP KOMUNIKASI – SEBUAH PERTIMBANGAN UMUM 40 Daftar Pemantauan: 10 Kunci Keberhasilan Pemasaran Pameran dagang PENGAMBILAN KEBIJAKAN : KEIKUTSERTAAN DALAM PAMERAN – PERLU atau TIDAK 43 - Kriteria Umum yang perlu dipertimbangkan - Biaya Keikutsertaan Daftar Pemantauan: Lembar evaluasi untuk Pengambilan Kebijakan PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN 49 MENETAPKAN TUJUAN DAN SASARAN PARTISIPASI 50 Daftar Pemantauan: Tujuan dan Sasaran PERENCANAAN AWAL 54 - Proses Perencanaan Keikutsertaan dalam Pameran (Pameran dagang) - Melibatkan Penyedia Layanan (Jasa) dari pihak luar - Penyusunan Struktur Organisasi Tim Kegiatan - Papan Struktur Organisasi Tim Kegiatan - Penyusunan Anggaran Dana PENJELASAN LEBIH LANJUT: PENYUSUNAN KONSEP AKHIR 61 - Program Pameran Dagang
DAFTAR ISI
7
- Konsep Stan Daftar Pemantauan: Komponen Penyusunan Konsep Stan Daftar Pemantauan: Pengarahan Singkat untuk Desainer Stan dari Pihak Luar - Ringkasan : Berbagai Filosofi Desain Stan - Menetapkan Ukuran dan Desain Stan yang tepat - Konsep Komunikasi - Menyiapkan Para Penjaga stan - Mengevaluasi jumlah penjaga stan yang tersedia - Merumuskan Persyaratan tentang Keahlian yang dibutuhkan serta Pelatihan yang
potensial - Latihan dan Persiapan - Pedoman Penjaga stan - Mengatasi Pemasalahan Sumber Dana : Anggaran Dana - Kerangka Anggaran - Mengatasi Pemasalahan Sumber Dana : Anggaran Dana - Menjadwalkan Persiapan dan Pelaksanaan Pameran Daftar Pemantauan: Transportasi, Perjalanan dan Akomodasi TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN 99 Struktur Organisasi Stan Daftar Pemantauan: Tugas dan Kewajiban Penjaga stan Tampil bagus dalam pameran: Aturan Dasar 101 Melatih Penjaga (Petugas) Stan Mengelola Sumber Daya Jasmani dan Rohani dari Penjaga Stan Memastikan Adanya Peningkatan; Sesi Pengarahan dan Wawancara Harian Melalui Kontak Menuju Kontrak 106 - Menciptakan Kontak: Pendekatan Pertama - Mengawali Suatu Dialog- Mempelajari Keperluan dan Kebutuhan Pengunjung Daftar Pemantauan: Beberapa Poin Penting dalam Mengevaluasi Potensi Pengunjung - Memberikan Kenyamanan-Membuat Pengunjung Merasa Senang dan Tentram - Aturan Dasar dalam Menyambut Pengunjung Memastikan Tindak Lanjut yang Tepat: Laporan Kunjungan PAMERAN SEBAGAI SUMBER INFORMASI 117 Pameran Sebagai Bagian dari Riset Pasar 118 - Mempelajari kecenderungan persaingan dan pasar - Mengambil keuntungan dari kontak tambahan Daftar Pemantauan: riset pasar selama pameran TINDAK LANJUT SETELAH PAMERAN 122 Merencanakan Aksi Tindak Lanjut 123
DAFTAR ISI
8
Menjaga Agar Tetap Ingat (Contoh surat pengingat dan penawaran) 127 Menguatkan kontak/ hubungan. Tetap berhubungan rutin 130 Daftar Pemantauan : Beberapa aspek umum tentang tindak lanjut yang tepat ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL 134 Memastikan Keberadaan Pasar yang Tepat 135 - Mengevaluasi Jalur Distribusi - Penjualan melalui Agen Komisi - Penjualan melalui Distrbutor Daftar Pemantauan :Mengevaluasi rekan distribusi yang tepat Kontrak Perdagangan Internasional 143 - Membagi biaya dan resiko antara penjual dan pembeli :syarat dan ketentuan berlaku
(INCOTERMS) - Pelaksanaan dan Resiko Pemberian Kredit - Ringkasan Cara Melindungi Pelaksanaan dan Pembayaran - Contoh Kredit yang Sudah Ditetapkan dan Tidak Didapat Dibatalkan Daftar Pemantauan : Apa Yang Mengharuskan Penjual Melakukan Pengecekan Setelah
Pembukaan Kredit Dalam Bentuk Dokumen Daftar Pemantauan : Isi Kontrak Perdagangan KONTAK DENGAN PASAR SECARA LANGSUNG 158 Persiapan menyambut misi pembelian 159 Menyiapkan misi Penjualan 160 Mengembangkan Perdagangan Online 165 INFORMASI LEBIH LANJUT Sekilas tentang OSEC Alamat dan Website yang bermanfaat untuk memperoleh informasi lebih lanjut Sumber informasi mengenai pasar-pasar asing Dimana menemukan pembeli dalam internet Dimana menemukan informasi mengenai pameran perdagangan internasional dalam internet
DAFTAR ISI
9
ISTILAH : UNSUR-UNSUR PEMASARAN
PRINSIP-PRINSIP PEMASARAN
UNSUR DASAR MODEL PEMASARAN
Keluaran Komunikasi Logistik Aspek-aspek tertentu dari Konsep Pemasaran Ekspor
PERTIMBANGAN AWAL
Haruskah kita mengekspor,Bagaimana peluangnya, Dimana pasar-pasar yang potensial? Riset Pasar - Bagaimana cara mengumpulkan informasi kondisi pasar luar negeri Ceklis : Beberapa hal penting yang perlu dinilai dalam penentuan kebijakan perusahaan untuk perlu tidaknya memilih pasar sasaran
UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN
10
ISTILAH : UNSUR-UNSUR PEMASARAN
Daftar di bawah ini merupakan definisi singkat dari ungkapan-ungkapan umum yang
digunakan dalam pembahasan aspek-aspek pemasaran:
Unsur-unsur Pemasaran
Pasar (Market) Kumpulan individu atau organisasi yang melakukan pertukaran untuk memenuhi kebutuhan akan produk tertentu seperti halnya keinginan dan kemampuan untuk memuaskan kebutuhan dengan menawarkan sesuatu sebagai imbalan
Segmentasi Pasar (Market Segmentation)
Proses pembagian pasar kedalam kelompok yang lebih kecil sesuai dengan ciri-ciri pasar tersebut.
Penguasaan Pasar (Market Share)
Bagian dari keseluruhan pasar yang menggunakan barang dan jasa dari organisasi tertentu
Sistem Informasi Pemasaran (Marketing Information System)
Suatu sistem yang mengumpulkan dan menggali berbagai informasi sebagaimana mencari konsumen yang potensial
Penentuan Posisi (Positioning)
Penentuan tindakan terhadap segmen pasar dimana penawaran produk dirancang dengan lebih baik dan berarti sehingga menempati suatu posisi yang kompetitif.
Diferensiasi Produk (Product Differentiation)
Penentuan beberapa perbedaan produk yang dapat membedakannya dengan produk pesaing. Penentuan bisa didasarkan pada kualitas yang baik, harga yang sesuai, ketepatan waktu pengiriman, dll.
Pasar Sasaran (Target Market)
Kumpulan individu atau organisasi dimana penyalur menciptakan dan memelihara bauran pemasaran yang spesifik
UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN
11
Bauran Pemasaran
Pemahaman klasik mengenai bauran pemasaran meliputi 4Ps (Four P’s):
Produk (Product) Barang., jasa dan kegiatan yang meliputi unsur yang kongkrit dan abstrak. Unsur yang konkrit merupakan semua sifat produk yang bisa dirasakan secara fisik oleh konsumen. Sedangkan unsur yang abstrak meliputi aspek-aspek psikologis yang menjadikan suatu produk berarti dalam benak konsumen sasarannya.
Harga (Price) Harga merupakan jumlah uang yang dibayarkan konsumen untuk suatu produk. Harga suatu produk perlu sebanding dengan daya jangkau konsumen sehingga konsumen tertarik untuk membelanjakan uangnya untuk suatu produk tertentu daripada untuk keperluan lain.
Tempat (Place) Tempat merupakan lokasi dimana konsumen menerima barang atau jasa. Tempat pengiriman, termasuk juga seluruh sumber dayanya, merupakan bagian dari pembelian konsumen. Tempat yang mampu menyediakan kebutuhan konsumen akan lebih baik. Pada saat menentukan strateginya, seorang supplier perlu menentukan seberapa besar pasar sasarannya mampu membayar untuk kondisi dan sumber daya fisik dari lokasi tersebut. Istilah “bauran promosi” sering digunakan untuk mengacu pada semua sarana komunikasi yang tersedia antara lain periklanan, hubungan masyarakat, kegiatan penjualan perseorangan, publisitas serta promosi penjualan dan bahkan termasuk juga pemasaran langsung.
Promosi (Promosi) Promosi meliputi berbagai bentuk alat perhubungan yang digunakan untuk mengkomunikasikan kelebihan barang atau jasa yang ditawarkan pada pasar sasaran. Tujuannya adalah untuk meyakinkan konsumen sehingga konsumen menyadari bahwa betapa langkanya penawaran tersebut. Selain itu, penawaran tersebut juga mampu memenuhi kebutuhan serta sesuai dengan persyaratan yang diinginkan konsumen.
UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN
12
Pendekatan baru: Filosofi pemasaran yang berpusat pada konsumen
Sejalan dengan adanya globalisasi pasar, persaingan pun juga menjadi semakin
ketat dikarenakan berbagai sarana pemasaran baru seperti bisnis online
(e-business) memudahkan masuknya para suplier baru. Untuk memperkuat
posisi pasar bagi para suplier yang sudah ada, telah dirumuskan suatu filosofi
baru yang berpusat pada konsumen, yaitu 4Cs yang menggantikan bauran
pemasaran tradisonal 4Ps:
• Produk (Product) • Harga (Price) • Promosi (Promotion) • Tempat (Place)
menjadi
menjadi
menjadi
menjadi
Kebutuhan dan keinginan pembeli (Customer needs and wants) Biaya bagi pembeli (Cost to user) Komunikasi (Communication) Kemudahan memperoleh (Convenience)
Ide dasar dari filosofi baru ini adalah untuk memenuhi kepuasan konsumen
sehingga menjadikan kuatnya hubungan bisnis dalam jangka waktu yang lama.
UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN
13
PRINSIP-PRINSIP PEMASARAN
Berdasarkan visi perusahaan, suatu perusahaan yang sukses akan mengatur
perencanaan usahanya secara rinci. Dalam perencanaan tersebut, cita-cita, tujuan
serta target dalam jangka panjang dan menengah akan ditetapkan dengan jelas
dan gamblang. Perencanaan bisnis adalah alat yang strategis untuk perencanaan
yang sesuai bagi sumberdaya masa depan yang diperlukan oleh perusahaan dalam
rangka memperkuat posisinya dan untuk menjalankan usahanya demi mencapai
kesuksesan perekonomian. Hal ini membantu perusahaan dalam menentukan
strategi pemasaran atas dasar bahwa tindakan untuk mempengaruhi pasar
sebagaimana lingkungan perusahaan akan ditentukan, hal tersebut diatas disebut
Bauran pemasaran.
Pemasaran tidak hanya berarti penawaran akan barang dan jasa tehadap pasar. Berbagai langkah (tindakan) yang ditempuh perusahaan untuk memperkuat keberadaannya di pasar seperti halnya mempengaruhi kemungkinan besar kebutuhan permintaan konsumen membentuk bagian dari bauran pemasaran. Unsur-unsur lain dari bauran pemasaran yang berhasil meliputi seluruh cara pemberian layanan konsumen dengan logistik yang optimal.
Bauran pemsaran mewakili seluruh tindakan yang diambil untuk meningkatkan dan
menjamin pertukaran informasi antara satu perusahaan dengan pasar sekutunya.
Hal ini tidak hanya meliputi kegiatan yang berpusat pada penjualan, akan tetapi
juga meliputi seluruh cara penelitian dan pengembangan produk, citra perusahaan
sebagai suplier, sebagai pimpinan atau sebagai konsumen dari supliernya.dan yang
terakhir sebagai mitra pemerintah dan masyarakat.
Pemasaran yang sukses melibatkan perubahan terhadap semua kinerja dari suatu perusahaan untuk memenuhi kebutuhan pasar tertentu.
UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN
14
UNSUR DASAR MODEL PEMASARAN
Ada banyak sekali model pemasaran yang ditawarkan. Tabel dibawah ini
merupakan salah satu model pemasaran yang menitikberatkan pada tiga bidang
utama, yaitu; keluaran, komunikasi serta logistik. Dalam hal ini, terlebih dahulu perlu
dirumuskan strategi yang jelas untuk menentukan bauran pemasaran yang sesuai
bagi suksesnya suatu perusahaan untuk masuk dalam satu pasar:
MODEL PEMASARAN
Keluaran (Output) Komunikasi Logistik
Produk Penjualan dan distribusi Kemasan
Jenis produk Promosi penjualan Pengangkutan
Penentuan Harga Iklan Pergudangan
Citra/kesan Hubungan masyarakat Layanan konsumen
Sebelum memilih suatu pasar, penting sekali untuk mempertimbangkan mengenai
investasi dan usaha yang perlu dilaksanakan untuk mencapai hasil yang layak.
Tabel dibawah ini memberikan penjelasan ringkas mengenai beberap aspek utama
yang perlu dipertimbangkan.
UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN
Unsur Hal Yang Perlu Ditentukan
Catatan
Produk - Produk-produk apa saja yang akan dipasarkan
Penetapan secara jelas mengenai barang-barang yang akan dipasarkan merupakan hal yang paling penting. Kebutuhan akan kualitas dan dayaguna berbeda untuk produk yang sejenis dalam hal ini biasnya terdapat penyesuaian produk dengan kondisi daerah setempat.
15
UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN
Produk - Apa ciri-ciri produk yang dibutuhkan demi pemasaran yang sukses
Adaptasi produk membutuhkan usaha tambahan berupa penelitian dan pengembangan sebagaimana investasi tambahan dalam menyesuaikan peralatan perusahaan. Sedangkan ongkos tambahan berpengaruh langsung terhadap keuntungan yang diperoleh. Dari faktor-faktor tersebut apakah Anda masih bisa menawarkan harga bersaing di pasaran baru? Terkadang sangat memungkinkan untuk menitikberatkan pada tempat-tempat tertentu dalam pasaran baru demi menghindarai
Jenis Produk
- Apakah keseluruhan jumlah produk akan ditawarkan dalam pasar baru? Apakah hanya dititik beratkan pada produk dengan harga yang mahal atau murah?
- Apakah akan mengguna
kan merk milik perusa-haan atau dipasarkan menggunakan merk yang berbeda atau mengguna kan label swasta milik distributor atau agen lokal (misalkan barang-barang konsumen yang distribusikan melalui rantai supermarket yang sudah ada)
Memilih jumlah produk yang sesuai untuk pasar baru merupakan bagian yang sangat penting. Semakin besar jumlah produk, semakin besar konsumen yang menguntungkan dan semakin meningkat pula persaingan dikarenakan banyaknya solusi yang ditawarkan pada konsumen. Akan tetapi biaya distribusi akan meningkat sejalan dengan tingginya jumlah produk. Dalam beberapa kasus, perusahaan pengekspor hanya menawarkan produk-produk yang memang ditujukan untuk pasar ekspor.
Memperkenalkan merk milik perusahaan cenderung lebih mahal akibat besarnya pemasangan iklan serta tingginya biaya promosi penjualan. Penggunaan merk pihak ketiga atau label swasta dapat mempercepat penetrasi kedalam pasar-pasar baru.
Catatan Hal Yang Perlu Ditentukan
Unsur
16
UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN
Penentuan Harga
- Apakah keterkaitan antara biaya dengan pendapatan berkenaan dengan persaingan atau penguasaan pasar di masa depan? Apakah segmentasi pasar memungkinkan dan mudah untuk dilaksana kan? (terkait dengan tingkat harga dan potongan)
- Struktur distribusi yang
seperti apa yang dapat digunakan dari tinjauan persediaan barang akan tetapi secara ekonomis masih menguntungkan?
Kebijakan penetapan harga yang bersaing sesuai dengan keadaan pasar saat itu sangat menentukan keberhasilan perusahaan. Harga yang sesuai mencerminkan daya guna produk serta mengacu pada keutamaan produk yang dapat diterima pasar. Tingkat keutamaan produk yang diharapkan dan diterima mungkin berbeda antara satu pasar dengan pasar lainnya. Ketepatan waktu pengiriman tidak selalu terlaksana tergantung pada jarak tempuh. Penanganan persediaan di gudang perlu segera diatur baik ditangani sendiri ataupun melalui pihak ketiga seperti penyedia logistik atau distributor. Hal penting yang perlu diingat adalah semakin sering suatu produk ditangani oleh pihak ketiga hingga sampai ke konsumen, semakin kecil keuntungan yang tersisa. Oleh karena itu, biaya produksi atau pembelanjaan dari suatu produk memiliki pengaruh yang sangat menentukan pemilihan saluran distribusi
Catatan Hal Yang Perlu Ditentukan
Unsur
Citra - Apakah citra perusahaan sesuai untuk pasaran baru? Perlukah diadakan penyesuaian untuk memenuhi kondisi daerah setempat?
Citra dasar perusahaan tidak perlu dirubah, akan tetapi penyesuaian (perubahan) mungkin dibutuhkan terkait dengan kondisi daerah setempat di pasar baru (misalkan lingkungan budaya dan atau politik, persaingan, dsb). Hal terpenting yang perlu dilakukan adalah menetapkan citra yang mau disampaikan di pasar sehingga menjamin suksesnya penetrasi ke dalam pasar yang dinginkan:
17
UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN
Sifat-sifat yang diperlukan untuk membentuk reputasi: kepercayaan, tinggi rendahnya harga, berorientasi pada kualitas, dsb.
Catatan
Hal Yang Perlu Ditentukan
Unsur
Penjualan dan Distribusi
- Konsep Distribusi (misalkan jalur penjual eceran, departemen store, perusahaan perdagangan, pemasaran langsung, rekan waralaba, dsb.)
- Menempatkan tenaga
kerja milik perusahaan atau bekerja sama dengan mitra atau agen distribusi.
Pemilihan saluran dan mitra distribusi yang tepat merupakan faktor penentu keberhasilan suatu perusahaan. Meskipun demikian, dalam era perubahan yang pesat serta globalisasi ekonomi saat ini, konsep distribusi perlu diarahkan pada rekonsiderasi yang konstan serta diperlukannya evaluasi terhadap kemungkinan alternatif lain. Kondisi pasar bisa serta merta berubah dan memberika dampak pada struktur distribusi. Penempatan tenaga kerja perusahaan bisa berarti berhadapan dengan biaya tenaga kerja yang tinggi, akan tetapi menjamin terpusatnya upaya penjualan. Sebagian besar perusahaan ekspor memilih pasar baru melalui agen atau distributor, sehingga menghemat biaya selama periode awal dan pada saat yang bersamaan juga memperoleh keuntungan berupa hubungan yang tercipta dengan distributor lokal serta pengetahuan tentang pasar. Aspek kritis dalam mengevaluasi mitra distribusi yang ”tepat” tercakup dalam Bab ”Aspek-aspek umum Perdagangan Internasional”
18
UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN
Catatan Hal Yang Perlu Ditentukan
Unsur
Promosi Penjualan
- Apakah langkah yang akan digunakan sebelum dan setelah memilih pasar baru? Apa yang dibutuhkan sebagai investasi awal?
Konsep yang sangat jelas berkenaan dengan kegiatan promosi perlu ditentukan untuk mencegah melebarnya upaya yang tidak terkendali serta pemborosan uang. Promosi penjualan meliputi:
- Pengelolaan media pendukung penjualan dan promosi untuk mempersiapkan penerima- an pasar
- Rangsangan perdagangan untuk meningkatkan motivasi distributor dan konsumen (penghargaan yang bergantian, keistimewaan, potongan berdasarkan volume penjualan, bonus ber- dasarkan jumlah unit yang terjual, dsb)
- Dukungan iklan untuk distributor
Penyelenggaraan kegiatan-kegiatan promosi (misalkan, kegiatan sosial atau budaya) bagi konsumen dan distributor.
Iklan - Cara pemasangan iklan, media yang digunakan, serta anggaran biaya untuk iklan
Kampanye iklan yang tepat merupakan faktor lain yang menentukan keberhasilan masuknya suatu perusahaan dalam suatu pasar. Pelanggan yang menguntungkan perlu mengetahui suplier baru, produk-produknya serta keuntungan tambahan yang bisa mereka harapkan ketika meggunakan produk tersebut. Dalam menentukan sarana dan media yang digunakan dalam iklan, suatu perusahaan perlu mengetahui kegiatan yang dilakukan pesaingnya. Pemasangan iklan cukup meng-
19
UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN
Catatan
Hal Yang Perlu Ditentukan
Unsur
menghabiskan biaya yang besar, pemilihan sarana dan media yang memberikan hasil terbaik sangatlah penting: - Iklan di media cetak (koran
harian, jurnal khusus perdagangan, terbitan-terbitan kelompok dagang atau sektor industri tertentu, dsb)
- iklan penjualan lewat pos langsung kepada pelanggan tetap, yang terpilih dan menguntungkan perusahaan (akan tetapi material pengiriman sedikit mahal)
- Penunjukan iklan penjualan (terutama untuk barang-sandang pangan) serta pemberian sampel
- Pemasangan iklan di media elektronik (seperti televisi dan radio)
- Iklan lewat website di internet - dsb.
Apapun jenis sarana atau media yang dipilih, hal terpenting adalah bahwa semua capaian menunjukkan tampilan yang seragam sesuai dengan desain perusahaan yang berbadan hukum.
Hubungan Masyarakat (Public Relations /PR)
- Apa pesan yang ingin disampaikan kepada masyarakat, kepada siapa, dalam bentuk apa dan berapa biayanya?
Hubungan masyarakat meliputi seluruh kegiatan yang berkaitan dengan citra dan reputasi perusahaan dalam tiap-tiap pasar. Disamping memberikan keterangan, PR juga termasuk dalam keanggotaan klub lokal dan asosiasi, mendukung kegiatan-kegiatan sosial dan budaya, memelihara hubungan (koneksi) baik dengan media lokal, dsb.
20
UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN
Catatan
Hal Yang Perlu Ditentukan
Unsur
Kemasan - Jenis kemasan apa yang dipakai? apakah ada batasan - batasan atau peraturan yang dibutuh kan dalam pemberian label khusus? (keselamatan dan prosedur penanganan, informasi perlindungan, dsb)
Permilihan bentuk kemasan yang sesuai telah menjadi alat pemasaran yang semakin penting selama beberapa tahun ini. Akibat adanya kecenderungan suatu produk menjadi semakin mirip antara satu dengan yang lain baik terkait dengan kualitas maupun dayaguna, pemakaian kemasan yang baik merupakan tawaran yang diberikan pada distributor seperti halnya kepada konsumen tingkat akhir. Aspek-aspek umum mengenai penanganan yang aman dan mudah selama pengangkutan dan penyimpanan membantu menghemat biaya, aspek lain yang berdampak positif pada konsumen akhir:
- Penanganan yang mudah ketika dipakai
- Tersedianya ruang gudang penyimpanan
- Penghematan biaya akibat kemudahan penghancuran dan pengolahan kembali kaleng-kaleng yang kosong
- Tampilan yang menarik (Kosmetik dan sandang pangan)
Terakhir, selera masyarakat bisa berbeda dalam pasar yang berbeda pula, sehingga penyesuaian (perubahan) pada desain kemasan mungkin dibutuhkan.
Pengangkutan Pergudangan
- Jalur pengangkutan mana dan alat trasportasi apa yang benar-benar tepat dalam menjamin perpindahan produk dari suplier kepada konsumen akhir yang memastikan persediaan produk saat digunakan dan dibutuhkan?
Hal yang sangat penting disini adalah menemukan keseimbangan yang tepat antara biaya transportasi dan biaya pergudangan untuk memperkecil pengeluaran total untuk logistik. Pengangkutan yang lebih cepat menjaga pergudangan setempat rendah,-
21
UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN
Catatan
Hal Yang Perlu Ditentukan
Unsur
namun biaya yang dihabiskan lebih mahal. Memastikan ketersediaan produk pada suatu waktu sangatlah penting dimana persaingan setempat sedang berlangsung.
Layanan Konsumen
- Bagaimana pengaturan layanan konsumen sehingga menjamin ketepatan waktu pengiriman, memberikan layanan yang terpercaya seperti halnya penawaran layanan pasca penjualan
Kelompok layanan konsumen yang diorgainisir dengan baik, mampu mengatasi layanan pra dan pasca penjualan dengan baik. Kelompok layanan ini menciptakan penghubung antara penjualan, produksi, logistik serta rekan bisnis eksternal. Proses pemesanan yang tepat sebagaimana penyediaan pemberian layanan pasca penjualan yang diberikan dengan terampil dapat meningkatkan kepuasan konsumen-bahkan jika terdapat konsumen yang melakukan klaim.
22
ASPEK-ASPEK TERTENTU DARI KONSEP PEMASARAN EKSPOR
Prinsip pemasaran seperti yang telah dibahas, dapat diterapkan kapanpun perusahaan
mempertimbangkan untuk masuk kedalam pasar baru, baik dalam ruang lingkup
domestik maupun ekspor. Hal yang sama juga berlaku bagi pengenalan produk dan
jasa baru dari pasar-pasar yang lebih dulu ada. Berkenaan dengan bidang utama
model pemasaran, penjelasan berikut dapat digunakan untuk menyusun konsep
pemasaran bidang ekspor. Dalam pangsa pasar luar negeri, selain daya guna dan
ketersediaan produk, penentuan harga yang sesuai dengan pemenuhan keperluan
konsumen juga menjadi faktor penentu.
Faktor-faktor eksternal besar kemungkinan berbeda dengan faktor-faktor yang sudah dikenal di pasar domestik. Penilaian terhadap faktor-faktor tersebut perlu dilakukan lebih awal. Sehingga faktor tersebut bisa dipertimbangkan pada saat pengaturan konsep pemasaran. selain itu, penilain ini juga membantu untuk mencegah terjadinya hal-hal yang tidak menyenangklan di masa depan.
Output
Produk/Jenis Produk
- Kesesuaian (kompatibilitas) produk dengan peraturan setempat, norma-norma dan standar perusahaan. - Apakah produk kita sesuai dengan peraturan yang ada dalam pasar
tersebut?
- Apakah produk kita mengarah pada berbagai prosedur perijinan impor
(pemeriksaan kesehatan, ongkos pengolahan lanjutan, surat ijin impor, dsb)?
- Apakah produk kita mengarah pada pengesahan secara resmi oleh
pengadilan dalam pasar ekspor?
- Pembatasan dan perlindungan impor produk - Perlukah kita menangani berbagai batasan-batasan impor bagi produk kita?
UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN
23
- Adakah perlindungan yang berpihak pada produk yang kompetitif dari
produksi setempat?
- Apakah produksi setempat, persiapan akhir, atau kemasan eceran dari
produk memberikan tambahan keuntungan dibandingkan dengan impor
produk jadi?
- Apakah infrastruktur dan tenaga kerja yang dibutuhkan tersedia untuk
menjamin produksi setempat dan persiapan akhir produk kita dalam
memenuhi standar kualitas?
Penentuan Harga
- Kesesuaian (Kompatibilitas) dengan kondisi pasar setempat - Kesatuan harga - sistem ukuran apa saja yang biasanya digunakan oleh
masing-masing pasar? ukuran dalam meter, sistem pengukuran yang
dipakai kerajaan, atau yang lainnya?
- Apakah harga barang tersebut sudah termasuk pajak atau bukan (misalnya
pajak pertambahan nilai, pajak hasil penjualan serta pajak-pajak yang
lainnya?
- Apakah produk kita mengikuti standar kendali harga yang ditetapkan
pemerintah, sehingga membatasi kita dalam menentukan harga kita sendiri
demi mencapai tujuan pemasaran kita?
- Struktur harga: Apakah kita perlu membayar bea cukai yang memberikan
dampak negative terhadap struktur harga kita dari pesaing setempat?
- Seberapa mudah penukaran harga produk kita dalam mata uang setempat?
atau perlukah kita membayar biaya lain terkait dengan harga yang tidak bisa
di kurskan atau kerugian yang diderita?
UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN
24
Citra
- Keharmonisan dengan Citra Perusahaan - Apakah citra perusahaan kita cocok untuk kondisi pasar tersebut (misalkan
kebiasaan adat istiadat, budaya, politik, dsb)
- Apakah citra perusahaan kita mengganggu atau merusak citra dari pesaing
kita yang sudah ada? perlukah kita mengubah citra perusahaan kita?
KOMUNIKASI
Penjualan dan Distribusi
- Organisasi penjualan - Apakah organisasi ekspor perusahaan sudah disusun dengan tepat
sehingga mampu mencapai semua konsumen yang potensial?
- Jenis organisasi penjualan apakah yang dilaksanakan oleh pesaing kita?
- Perlukah kita memiliki kantor penjualan di daerah setempat untuk menjamin
bisnis kita di pasar tersebut? atau mampukah kita memenuhi kebutuhan
pasar dari luar?
- Apakah perusahaan dan distributor kita memiliki sumberdaya dan tenaga
kerja yang bisa menjangkau pasar?
- Apakah di daerah setempat terdapat larangan terkait dengan pemasaran
produk kita?
- Distribusi - Bagaimanakah struktur distribusi yang telah dibentuk untuk pemasaran
produk kita dalam masyarakat setempat? Mampukah kita melakukannya
lebih baik? Perlukah kita melakukan penyesuaian dengan struktur yang
sudah ada?
UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN
25
- Apakah konsep distribusi produk kita sejalan dengan keadaan daerah
setempat?
- Adakah peraturan setempat yang membatasi kebebasan kita dalam
penentuan jaringan distribusi kita (misal produk-produk tertentu untuk toko-
toko tertentu, contohnya bengkel teknik, farmasi, dan toko-toko eceran
tertentu yang sudah memiliki ijin?
- Adakah peraturan setempat terkait pembuangan dan daur ulang kemasan
habis pakai dan produk yang sudah digunakan?
- Apakah konsep distribusi kita serupa dengan konsep milik pesaing?
- Media pendukung penjualan - Apa sajakah media pendukung yang dibutuhkan (map, brosur, lembar data
taknis, lembar data keamanan data, deskrispi teknis, buku pedoman, dsb)
- Dalam bahasa apakah media pendkung tersebut ditulis? Dalam Bahasa
Inggris atau dalam salah satu bahasa daerah setempat? siapa yang akan
mengalih bahasakan?
- Apakah isi media pendukung tersebut mudah dipahami oleh masyarakat
pasar sasaran terkait dengan level intelektual dan latar belakang pendidikan
mereka? atau Perlukah kita memfokuskan diri pada bagian pasar tertentu?
- Apakah konsumen yang sudah membaca panduan produk kita memahami
efek samping dari produk kita? Perlukah kita merubah isi panduan tersebut
(misalkan dengan mencantumkan petunjuk penggunaan, anjuran
pembuangan dan daur lang, petunjuk penyimpanan, dsb)?
UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN
26
- Dorongan usaha - Bisakah potongan harga yang digunakan dalam pasar dalam negeri
diterapkan dalam pasar ekspor (terkait dengan peraturan mengenai pajak).
- Apakah pesaing kita sudah menerapkan sistem pemberian bonus yang
berbeda? perlukah kita menyesuaikan dengan mereka? Apakah sistem ini
mudah diterapkan?
- Distributor yang mendukung - Apakah materi iklan yang ada cocok untuk digunakan dalam pasar ekspor?
perlukah kita mendesain ulang dalam bahasa setempat?
- Perlukah kita memberikan latihan khusus untuk tenaga distributor kita
(terkait dengan kelengkapan produk dan penerapannya? perlukah kita
menyiapkan promosi khusus (misalkan Beli 2 Dapat 3, perlombaan, dll)?
Iklan
- Peraturan setempat - Adakah peraturan setempat mengenai pengiklanan (Iklan yang
membanding-bandingkan, kaidah etis dan moral, kondisi budaya dan politik,
dan lain-lain)?
LOGISTIK
Kemasan
- Desain kemasan - Apakah di daerah setempat terdapat peraturan mengenai kemasan produk
kita (seperti keamanan dan kemudahan dalam pengangkutan dan
pemeliharaan, peraturan pengamanan khusus untuk kemasan yang berisi
cairan, benda-benda berbahaya, kelengkapan pengamanan, batasan
muatan per kemasan untuk produk tertentu, dan sebagainya)?
UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN
27
- Apakah wadah kemasan yang digunakan dalam pasar lokal cocok pula
ekspor ( misalkan pengangkutan lewat air dan udara)? atau perlukah kita
mendesain kemasan khusus untuk pasar ekspor?
- Apakah desain kemasan eceran kita sejalan dengan cita rasa masyarakat
setempat serta trend mode terbaru dalam pasar ekspor?
- Jaminan kualitas: Apakah kemasan produk kita cocok untuk disimpan dalam
kondisi cuaca dalam pasar ekspor? atau perlukah kita melindungi kemasan
dari tingginya kelembaban atau rendahnya suhu setempat?
- Pelabelan (Pemberian nama) - Apa sajakah peraturan-peraturan mengenai pelabelan produk dalam negara
setempat (terkait dengan komposisi produk, saran pembuangan dan daur
ulang, petunjuk keselamatan, klasifikasi produk-produk berbahaya, dan lain-
lain?
- Apakah pelabelan dilakukan dalam satu bahasa? Perlukah kita
mendesainnya dalam bahasa yang berbeda? Perlukah komposisi produk di
cantumkan?
- Apakah pelabelan ini lebih ekonomis di negara setempat? atau perlukah kita
melakukannya di perusahaan sebelum produk tersebut di angkut untuk
menghemat ongkos cetak, biaya cetak untuk huruf-huruf khusus, dan
sebagainya)?
Pengangkutan dan Pergudangan
- Kondisi cuaca selama proses pengangkutan dan penyimpanan - Untuk menjamin kualitas dan kinerja produk, perlukah kita mengangkut
produk dalam alat pengangkutan khusus agar produk tersebut terlindungi
dari pengaruh iklim yang tidak cocok (misalkan perlindungan terhadap
kelembaban yang tinggi, suhu dikontainer kapal laut, suhu di daerah
pegunungan, dsb)
UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN
28
- Apakah produk kita membutuhkan suhu kamar atau kondisi khusus di
pasar tersebut? perlukah kita mengatur sarana penyimpanan khusus
untuk mencegah kerusakan produk?
- Apakah di daerah setempat terdapat alat transportasi yang tepat dan bisa
menjamin serta melancarkan distribusi produk lebih lanjut sehingga
kualitas produk bisa tetap terjaga? atau Perlukah kita membangun
jaringan dan infrastruktur distribusi yang tepat?
- Pengemasan dan perbaikan kembali - Adakah persyaratan pelatihan khusus untuk penjaga setempat mengenai
penyimpanan produk, pemeliharaan serta pengemasan baru?
Layanan Konsumen
- Layanan teknis - Apakah kita atau distributor kita sudah memiliki penjaga yang terampil
serta ketersediaan peralatan dan infrastruktur untuk menjamin layanan
teknis yang baik terhadap konsumen (misalkan tentang pemeliharaan,
suku cadang, jasa perbaikan, dsb)?
- Adakah persyaratan bagi penjaga setempat untuk mengikuti pelatihan
khusus mengenai perawatan produk dan layanan teknis untuk
konsumen?
- Layanan pasca penjualan - Apakah jumlah penjaga yang ada mampu melayani permintaan
konsumen mengenai informasi tambahan serta bantuan setelah
pengiriman produk?
- Apakah standar atau ukuran yang perlu digunakan untuk memastikan
kendali kualitas yang tepat selama proses penyimpanan dan perawatan
serta pengangkutan seAndainya terjadi komplain konsumen terhadap
kualitas produk kita?
UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN
29
- Bisakah layanan/jasa pasca pembelian produk ditangani oleh penjaga
kita sendiri? atau perlukah kita membentuk organisasi lokal di pasar
tersebut?
Untuk menentukan jenis produk dan lokasi tujuan ekspor, dibutuhkan penilaian yang cermat terhadap semua pertanyaan tersebut di atas. Hal tersebut tidak hanya berkaitan dengan kemudahan persyaratan, namun juga dengan ketersediaan kapasitas persediaan, infrastruktur teknis serta sumber daya manusia dan modal yang dibutuhkan untuk menjamin keberhasilan penjualan dan penetrasi perusahaan di pasar.
UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN
30
PERTIMBANGAN AWAL
Sebelum terlibat dengan seluruh pertanyaan yang relevan mengenai kondisi pasar
ekspor yang potensial saat ini, terlebih dahulu perlu dibuat beberapa pertimbangan
awal. Evaluasi awal perlu dilakukan: Apakah pelaksana perusahaan, kapasitas serta
sumberdaya teknis dan keuangan memungkinkan perluasan aktivitas bisnis terhadap
pasar baru? jika tidak, apa yang bisa menjadi investasi tambahan yang dibutuhkan
untuk mendapatkan kemampuan dan organisasi yang tepat? Selain itu, Apakah
keuntungan lain yang diharapkan dari aktivitas ekspor? Berapa jangka waktu yang
dibutuhkan untuk mencapai semua keuntungan tersebut?
HARUSKAH KITA MENGEKSPOR? BAGAIMANA PELUANGNYA? DIMANA PASAR-PASAR YANG POTENSIAL?
PELUANG
Membangun Bisnis Tambahan
- Meningkatkan kapasitas dalam perusahaan produksi yang ada Ada satu skenario yang menceritakan bahwa ada perusahaan yang
mengalami titik kejenuhan, akan tetapi dalam perusahaan tersebut masih
memiliki kapasitas produksi cadangan. Penguasaan terhadap pasar domestik
tambahan hanya dapat dicapai dengan cara menurunkan harga yang
kemudian berpengaruh pada kualitas pasar. Namun, hal ini bisa juga dicapai
dengan cara mengembangkan pasar-pasar baru. Pengembangan ini bertujuan
untuk meningkatkan hasil produksi serta menciptakan kontribusi tambahan
tanpa mempengaruhi keuntungan yang diperoleh bisnis domestik.
- Membuka peluang baru untuk berkembang Jika hanya memenuhi permintaan konsumen domestik, perusahaan tidak akan
mencapai kemajuan lebih lanjut. Oleh karena itulah, pasar-pasar baru juga
menawarkan potensi bisnis tambahan untuk memastikan kestabilan kemajuan
perusahaan dalam kondisi besarnya biaya tanggungan serta agar perusahaan
UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN
31
selalu bersikap inovatif. Dalam hal ini, aktivitas ekspor dapat menguntungkan
perusahaan mengingat kemampuan pabrik-pabrik yang ada di perusahaan
dapat dimanfaatkan menjadi hal-hal lain yang lebih menguntungkan dan pada
saat yang bersamaan juga dapat meningkatkan keseluruhan produktivitas.
Memastikan Keberadaan Pasar Jangka Panjang
- Menurunkan resiko pasar dalam pasar global Pada saat pusat perhatian perusahaan tertuju pada penggabungan atau
restrukturisasi perusahaan, konsumen domestik bisa jadi beralih ke pasar yang
lain. Keberadaan perusahaan dalam pasar-pasar tersebut membantu menjamin
keberlangsungan bisnis perusahaan dalam menyeimbangkan rendahnya
permintaan di pasar dengan naiknya penawaran di pasar baru.
- Meningkatkan keuntungan (Profitabilitas) Saat harga produk dan jasa suatu perusahaan agak rendah di pasar domestik
akibat kondisi perekonomian umum, nilai tambah dapat diperoleh dalam pasar
yang lebih berkembang secara ekonomis jikalau kualitas barang dan jasa yang
ditawarkan memenuhi kebutuhan pasar tersebut.
DIMANAKAH PASAR-PASAR YANG POTENSIAL?
Pada dasarnya semua pasar memilki kekuatan yang potensial jika menawarkan kemungkinan terciptanya usaha tambahan pada level yang menguntungkan. Untuk memastikan besarnya keuntungan yang diperoleh, sangat diperlukan evaluasi yang cermat mengenai pasar-pasar baru yang akan dimasuki. Beberapa pertanyaan yang menentukan perlu tidaknya suatu perusahaan memilih
pasar baru dapat dilihat pada Daftar Pemantauan di halaman 35. Untuk menjamin
kecermatan evaluasi diperlukan pengumpulan informasi sebanyak mungkin dari
sumber-sumber yang dapat dipercaya.
UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN
32
Tidak semua pasar dapat dimasuki dalam waktu yang bersamaan mengingat adanya
keterbatasan sumberdaya. Oleh karena itu, sebuah perusahaan perlu menetapkan
sasaran dan tujuan yang ingin dicapai saat memilih pasar baru sesuai dengan rencana
bisnis dan strategi pemsaran dalam jangka panjang dan menengah.
Adapun sasaran dan tujuan tersebut antara lain:
- Menambahkan volume produksi keluaran dalam produk yang sudah ada sehingga
mengoptimalkan beban kemampuan pabrik dalam mencapai tambahan sumber
biaya.
- Meningkatkan sumber biaya dengan cara mengembangkan penjualan dengan
harga tinggi saat harga di pasar domestik tidak memuaskan.
- Mengembangkan pasar-pasar baru demi kemajuan perusahaan di masa depan
pada saat pasar-pasar domestik mengalami kejenuhan serta tidak mencapai
kemajuan yang diharapkan.
- Menyebarkan resiko kegagalan bisnis di bidang dimana persaingan ketat
berlangsung akibat sedikitnya jumlah konsumen di pasar domestik.
- Menyediakan subsidi bagi konsumen lokal yang beroperasi secara internasional
dalam pasar-pasar asing.
Dari beberapa tujuan tersebut, bukan hanya satu sasaran tujuan yang dapat
diterapkan, akan tetapi beberapa diantaranya tergantung pada kondisi perusahaan
tersebut. Setelah sasaran dan tujuan ditetapkan, barulah kemudian dilaksanakan
evaluasi terhadap pasar-pasar baru.
UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN
33
RISET PASAR- BAGAIMANA CARA MENGUMPULKAN INFORMASI KONDISI PASAR LUAR NEGERI Pasar di tiap-tiap daerah yang berbeda tidak selalu mudah untuk di periksa terkait dengan potensi yang dimiliki tanpa adanya koneksi sebagai sumber informasi. Keputusan perusahaan untuk memilih pasar baru tidak hanya didasarkan atas perkiraan kemampuan pasar, namun juga pada faktor-faktor eksternal yang mempengaruhi aktivitas pemasaran dalam pasar tersebut.
Banyak sekali informasi yang dapat diperoleh dalam format cetak, baik dari sumber-
sumber resmi maupu tak resmi, diantaranya mengenai:
Kondisi Perekonomian Umum suatu Pasar
Publikasi pemerintah mengenai kondisi perekonomian
Publikasi ini diterbitkan oleh Kamar Dagang, Menteri Perdagangan atau Dinas
Perdagangan Provinsi. Publikasi ini memuat informasi yang bermanfaat bagi
kemajuan pasar, industri utama, hubungan perdagangan serta pembangunan
kegiatan.
Majalah terbitan pemerintah
Departemen perdagangan luar negeri serta departemen keuangan berbagai negara
menerbitkan majalah yang mengulas tentang perkembangan terbaru serta situasi
sosial dan politik pasar secara umum. publikasi resmi ini dapat diperoleh secara
langsung dari departemen yang menerbitkan atau dari kantor hubungan
perdagangan di kedutaan atau konsulat perusahaan setempat.
Laporan dan data statistik yang diterbitkan oleh organisasi International
Sebagian besar informasi awal mengenai situasi dan perkembangan sosial, politik
dan ekonomi suatu pasar diperoleh dari literatur terbitan organisasi internasional,
seperti Organisasi Perdagangan Internasional, Federasi Pasar Internasional, PBB,
dan sebagainya)
UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN
34
Buletin informasi perekonomian umum
Buletin ini diterbitkan oleh bank, perusahaan asuransi, dewan pengangkutan atau
asosiasi industri yang serupa. Buletin ini memuat informasi mengenai infrastruktur
industri dan logistik suatu pasar, sistem keuangan, neraca pembiayaan, neraca
perdagangan luar negeri dan sebagainya.
Majalah survey
Beberapa penerbit terkenal menerbitkan survey secara berkala mengenai ekonomi
global atau wilayah geografis sasaran, yang dilengkapi dengan latar belakang
informasi tentang perkembangan ekonomi, sosial dan politik, misalkan ”Survey
Global Tahunan” yang diterbitkan oleh The Economist . Publikasi ini juga banyak
memberikan informasi mengenai struktur pasar dan karakter masyarakat suatu
negara, misalkan tentang tingkat pendidikan, jumlah tenaga kerja serta lingkungan
budaya sekitar.
Kemampuan (Kapasitas) Pasar
Data statistik impor pemerintah
Data ini merupakan sumber informasi yang cukup sulit karena berupa gambaran
umum mengenai volume serta nilai impor satu kumpulan produk. Selain itu, dari
data ini juga diketahui negara produk ini berasal. Data ini dapat digunakan sebagai
indikator arah kecenderungan pasar, namun data ini tidak menjelaskan apakah
pertumbuhan dalam impor mencerminkan keseluruhan posisi berdasarkan daftar
biaya atau hanya satu atau dua produk yang dimasukkan dalam posisi yang sama.
Data statistik ekspor pemerintah
Data ini hampir serupa dengan data impor, akan tetapi ada satu hal yang berbeda,
yaitu: jika impor produk suatu perusahaan berasal dari pasar sasaran yang
potensial, maka hal ini membuktikan bahwa ada kelebihan daya tampung produksi
lokal di negara yang dipermasalahkan. Memilih pasar ini sebagai sasaran berarti
bahwa perusahaan akan menghadapi persaingan lokal yang sangat ketat.
UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN
35
Laporan Asosiasi Bisnis
Jika sektor industri kita terorganisir dengan baik dalam satu asosiasi industri,
laporan produksi perusahaan baik untuk pasar domestik maupun asing dapat
memberikan kita informasi mengenai pemakaian bahan baku, produk setengah jadi
atau produk jadi dalam pasar tersebut.
Laporan tahunan mengenai konsumen potensial serta pesaing pada pasar sasaran
Laporan tahunan memuat informasi yang sangat bermanfaat bagi perkembangan
sektor industri. Selain itu juga memberikan penjelasan tentang perkembangan
perekonomian serta konsumen yang potensial dalam pasar tersebut.
Pembatasan Prasyarat
Peraturan pengangkutan
Perusahaan pengangkutan internasional merupakan sumber informasi yang paling
baik dalam mengurangi prasyarat selama proses pengangkutan, penanganan dan
penyimpanan produk dalam pasar asing (antara lain mengenai keamanan
pengangkutan, peraturan kemasan khusus, prosedur bea cukai, biaya serta pajak
yang perlu dibayarkan.
Perundang-undangan
Walaupun secara internasional terdapat kesepadanan peraturan impor, tiap negara
masih memiliki perundang-undangan yang berbeda, contohnya yang terkait dengan
perlindungan lingkungan, kondisi kerja, labelisasi dan pengesahan produk, limbah
buangan, nilai tukar mata uang asing, dan lain-lain. Informasi seperti ini dapat
diperoleh dari kamar dagang atau dari departemen hubungan perdagangan di
kedutaan.
Tambahan informasi pendahuluan dapat diperoleh melalui sumber-sumber tidak resmi
UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN
36
Seminar dan konferensi
Biasanya dilaksanakan oleh organisasi promosi dagang, bank, perwakilan
pemerintah atau Kamar Dagang. Acara ini memberikan peluang perolehan
informasi primer dari sumber langsung pasar sasaran.
Diskusi pribadi
Dilaksanakan melalui perwakilan perusahaan yang menjalankan bisnis atau
berdasarkan pengalaman dalam mengembangkan bisnis di pasar sasaran.
UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN
37
DAFTAR PEMANTAUAN:
BEBERAPA HAL PENTING YANG PERLU DINILAI DALAM PENENTUAN KEBIJAKAN PERUSAHAAN UNTUK PERLU TIDAKNYA MEMILIH PASAR SASARAN
Strategi Perusahaan
Apakah mengembangkan pasar ekspor baru sesuai dengan stategi perusahaan?
Apakah perusahaan memiliki sumber dana, logistik serta sumber daya manusia
yang cukup untuk memasuki pasar sasaran?
Apakah tujuan kuantitatif dan kualitatif yang ingin dicapai?
Kondisi Pasar
Apakah citra perusahaan sesuai dengan lingkungan politik, budaya dan sosial pasar
tersebut?
Apakah pasar tersebut memiliki cukup kemampuan dalam pencapaian tujuan
kuantitatif dan kualitatif?
Apakah struktur harga dalam pasar tersebut menguntukan pemasaran produk
perusahaan?
Adakah peraturan yang membatasi perdagangan bebas yang terkait dengan
pembatasan impor, kesehatan dan peraturan keselamatan serta persyaratan
pengesahan dari pengadilan)?
Adakah kondisi budaya yang mempengaruhi konsep komunikasi (terkait dengan
pengiklanan dan promosi penjualan) atau pemakaian produk perusahaan?
Apa saja saluran distribusi yang tersedia? Apakah saluran tersebut sudah tersedia
untuk perusahaan?
Apakah terdapat tenaga kerja yang berkualitas dan terampil untuk memastikan
penanganan terhadap produk perusahaan selama proses pengangkutan,
penyimpanan dan pemakaian?
UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN
38
Apakah di daerah setempat terdapat tenaga kerja yang berkualitas dan terampil
untuk menajmin layanan konsumen (terkait dengan pertolongan teknis dan
perawatan) yang diberikan?
Cakupan Produk
Produk apakah yang ingin di pasarkan dalam pasar sasaran?
Apakah produk-produk ini memerlukan penyesuaian dan pengkondisian lagi agar
sesuai dengan keadaan pasar sasaran?
Apakah penyesuaian dan pengkondisian tersebut berpengaruh terhadap pabrik
domestik atau pasar ekspor lokal perusahaan (terkait dengan kontrak tambahan,
perijinan serta ketersediaan sumber daya manusia dan infrastruktur yang tepat)?
Apakah petunjuk pemakaian diterbitkan sesuai dengan kemampuan dan latar
belakang pendidikan konsumen serta kurangnya peraturan produk dalam pasar
setempat?
Logistik
Apakah pengemasan produk sesuai dengan peraturan lokal (terkait dengan
labelisasi dan keamanan produk selama proses pengangkutan dan penyimpanan)?
Apakah infrastruktur setempat sudah tersedia untuk menjamin distribusi yang tepat
sasaran sesuai dengan permintaan dan kebutuhan pasar?
Investasi
Apakah investasi tambahan yang perlu dibuat untuk menjamin keberhasilan dalam
memilih pasar, terkait dengan kualitas yang dibutuhkan serta pengiriman ynag tepat
waktu?
Apakah investasi tambahan yang dibutuhkan sesuai dengan hasil yang diharapkan?
UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN
39
KONSEP KOMUNIKASI – SEBUAH PERTIMBANGAN UMUM
Daftar Pemantauan: 10 Kunci Keberhasilan Pemasaran Pameran dagang
PENGAMBILAN KEBIJAKAN : KEIKUTSERTAAN DALAM PAMERAN – YA atau TIDAK
Kriteria Umum yang perlu dipertimbangkan Logistik Biaya Keikutsertaan Daftar Pemantauan: Lembar evaluasi untuk Pengambilan Kebijakan
PAMERAN SEBAGAI SALAH SATU UNSUR PEMASARAN
40
KONSEP KOMUNIKASI - SEBUAH PERTIMBANGAN UMUM Konsep komunikasi merupakan bagian yang sangat penting dalam bauran pemasaran karena melibatkan semua komponen untuk menjamin kejelasan tersampaikannya pesan perusahaan terhadap mitra kerja sebagaimana halnya identitas perusahaan yang sudah menyatu di dalamnya sebanyak seperti ke arah mitra eksternalnya.
Dalam konsep komunikasi terdapat beberapa pengertian, yaitu:
• Pesan : Informasi apa yang perlu disampaikan?
• Pendengar : Kepada siapa pesan tersebut disampaikan?
• Media : Apa media yang digunakan agar komunikasi tepat sasaran?
• Frekuensi : Seberapa sering pesan tersebut disampaikan?
Diagram di bawah ini menunjukkan kedudukan pameran dalam kosep komunikasi
suatu perusahaan.
KONSEP KOMUNIKASI
KOMUNIKASI INTERNAL KOMUNIKASI EKSTERNAL
- Laporan berkala tentang informasi penjaga
- Petunjuk keamanan
- Petujuk Kerja
- Petunjuk Pemasaran
- Informasi khusus yang lain
- Acara-acara Sosial
IKLAN HUBUNGAN MASYARAKAT
IDENTITAS PERUSAHAAN
PAMERAN
PAMERAN SEBAGAI SALAH SATU UNSUR PEMASARAN
41
Pameran tidak dapat dipandang sebagai bagian yang terpisah dari aktivitas penjualan
dan pemasaran. Kegiatan-kegiatan tersebut tidak saling menggantikan, akan tetapi
saling melengkapi, misalkan penjualan dan distribusi, promosi penjualan,
perngembangan dan desain produk, logistik serta jasa layanan konsumen. Kegiatan ini
memberikan peluang bagi para pengunjung dan peserta pameran untuk mendapatkan
informasi terbaru pasar atau satu bidang industri, kecenderungan pasar,
perkembangan produk, patokan serta status industri dalam menjalankan produksi dan
menerapkan teknologi.
DAFTAR PEMANTAUAN:
10 KUNCI KESUKSESAN PEMASARAN PAMERAN DAGANG
Jangan pernah menganggap keikutsertaan dalam pameran dagang sebagai kegiatan yang terpisah, akan tetapi menggabungkannya dalam strategi komunikasi dan pemasaran jangka panjang.
Jangan mengAndakan intuisi pribadi saat memutuskan apakah bursa pasar bersifat menguntungkan atau tidak. Akan tetapi, utamakanlah pengambilan keputusan, analisis mendalam serta evaluasi yang cermat terhadap beberapa pertimbangan awal.
Tetapkan tujuan yang ingin dicapai secara jelas, relistis serta terukur pada saat berpartisipasi dalam pameran.
Tetapkan kelompok sasaran dan pastikan Anda memahami kebutuhan-kebutuhan mereka
Rencanakan kenaikan biaya akibat keikutsertaan dalam pameran sebagai suatu investasi yang menguntungkan perusahaan terkait dengan berhasilnya perusahaan setelah beberapa selang waktu.
Awali proses perencanaan Anda sedini mungkin, atur oragnisasi kegiatan tersebut dengan merumuskan wilayah kekuasaan dan tanggung jawab sejelas mungkin.
PAMERAN SEBAGAI SALAH SATU UNSUR PEMASARAN
42
Libatkan beberapa ahli dalam proses awal sehingga mereka dapat berbagi keterampilan, kreativitas serta pengalaman dibandingkan dengan penjaga internal.
Pilih anggota pekerja stan kita secara cermat. Berikan mereka teknik persiapan dan pelatihan khusus mengenai kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan terkait kekutsertaan perusahaan dalam pameran.
Jadwalkan dan rencanakan tindakan lanjut setelah mengikuti pameran dengan baik. Sediakan kapasitas tenaga kerja yang memadai.
Selama keikutsertaan dalam pameran, pastikan pelaksanaan badan hukum perusahaan dengan konsekuen.
PAMERAN SEBAGAI SALAH SATU UNSUR PEMASARAN
43
PENENTUAN KEBIJAKAN: IKUT SERTA ATAU TIDAK ?
KRITERIA UMUM YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN
Keikutsertaan dalam pameran memang cukup mahal. Hal ini tidak hanya berhubungan
dengan biaya yang dikeluarkan, sumberdaya manusia yang dibutuhkan selama masa
perencanaan, persiapan, pelaksanaan serta tindak lanjut setelah pameran berakhir.
Oleh karena itu, sangat perlu dilakukan evaluasi yang cermat terhadap kemudahan dan
kebutuhan persiapan pada saat pameran.
Hal-hal di bawah ini merupakan beberapa kriteria umum yang perlu dipertimbangkan:
Apakah arti penting pameran bagi kita dan bagi pasar?
Siapa saja pengunjungnya?
- Pelanggan potensial yang ada
- Distribusi dan mitra distribusi yang potensial
- Pandangan para ahli (wartawan, ilmuwan, insinyur pembangunan serta tokoh
yang memiliki pengaruh politik
- Pesaing
- dan sebagainya
Pameran: Apakah arti pameran bagi tiap-tiap bidang industri?
- Apakah pameran dikenal sebagai acara yang menjadi trend-setter?
- Apakah pameran tersebut berada dalam ruang lingkup regional, nasional atau
internasional?
- Apakah pameran tersebut sudah diumumkan di media elektronik dan media
cetak?
- Apakah para pesaing kita ikut berpartisipasi pada pameran sebelumnya?
apakah mereka juga ikut serta dalam pameran saat ini?
PAMERAN SEBAGAI SALAH SATU UNSUR PEMASARAN
44
- Apakah pelanggan kita mengunjungi pameran kita? Apakah tujuan, maksud dan
harapan mereka mengunjungi pameran?
Apakah kita memiliki produk untuk dipamerkan?
- Apakah produk kita cukup menarik minat pengunjung?
- Adakah hal-hal atau pengembangan produk baru yang kita hadirkan untuk
pasar?
- Bisakah kita membuktikan kecocokan produk kita dengan keadaan industri atau
dengan mode terbaru saat ini?
Apakah keikutsertaan tersebut secara ekonomis menguntungkan?
Biaya dan keuntungan
- Apakah upaya yang dilakukan untuk menyelenggarakan pameran ini sangat
seimbang dengan hasil yang diharapkan?
- Apakah keikutsertaan dalam pameran ini sesuai dengan bauran pemasaran
produk atau dengan strategi pasar kita?
- apakah keikutsertaan memiliki pengaruh yang mengimbangi komponen-
komponen lain dalam bauran pemasaran kita?
- Adakah jalur pemasaran selain pameran yang mampu mencapai hasil yang
sama dengan biaya yang lebih rendah dan lebih tepat guna?
- Apakah kita memiliki sumber keuangan dan sumber daya manusia yang
memadai untuk menjamin kesuksesan pameran?
Apakah tujuan yang ingin kita capai?
- Menemukan distributor atau agen pengawas baru
- Mendapatkan pelanggan yang setia dan potensial
- Memasuki pasar baru
- Menguji pasar baru serta menilai kemampuannya
PAMERAN SEBAGAI SALAH SATU UNSUR PEMASARAN
45
- Meluncurkan jaringan produk baru
- Menunjukkan kesiapan kita melawan para pesaing yang sudah ada dan
potensial.
Memilih pameran yang “tepat” dalam rangka mencapai sasaran hasil yang diharapkan
tidaklah selalu mudah. Saat mencoba menarik para peserta dan pengunjung tambahan
dalam meningkatkan pentingnya arti sebuah pameran, para penyelenggara cenderung
menyajikan informasi yang tidak sesuai dengan kenyataan. Katalog dari pameran-
pameran sebelumnya menjadi sumber informasi yang sangat berguna terkait dengan
struktur peserta pameran, produk dan jasa yang ditunjukkan pada masyarakat, serta
perkembangan pameran selama tahun-tahun tersebut.
Sumber informasi lain yang bisa digunakan untuk menilai arti pentingnya suatu
pameran dalam persaingan industri dapat diperoleh dengan cara mempelajari rencana
tata letak aula pameran. Semakin luas stan yang disewa, semakin besar arti
pentingnya pameran bagi perusahaan yang bersangkutan.
BIAYA YANG DIKELUARKAN UNTUK KEIKUTSERTAAN
Keikutsertaan dalam suatu pameran mengakibatkan munculnya berbagai jenis
pembiayaan baik dari awal perencanaan hingga pelaksanaan, dari tahap keikutsertaan
serta tindak lanjut pasca pameran. Penyusunan anggaran biaya di awal memudahkan
pengambilan kebijakan seperti apakah keikutsertaan dalam pameran sangat
memungkinkan berkaitan dengan investasi yang dimiliki. Daftar biaya di bawah ini
sangat berguna saat menyusun dasar anggaran :
Perencanaan dan persiapan
- Perjalanan awal untuk penilaian (observasi) awal
- Penyusunan konsep komunikasi (perantara perundingan dari luar)
- Konsep awal stan (Ahli dari luar, perusahaan pendirian stan)
Pengiklanan, komunikasi, hubungan masyarakat serta media pendukung penjualan
- Iklan yang berkaitan dengan pameran baik di media cetak maupun elektronik.
- undangan melalui surat termasuk tiket bebas masuk
PAMERAN SEBAGAI SALAH SATU UNSUR PEMASARAN
46
- pemasangan iklan/registrasi di katalog resmi
- membagi-bagikan hadiah
- Pengalih bahasaan, layout serta pencetakan media pendukung (misalkan
brosur atau katalog) pameran dalam bahasa setempat
- Desain, susunan dan realisasi presentasi multimedia (seperti video, film, CD
ataupun DVD)
Tempat pameran serta Konstruksi Stan
- Ongkos sewa ruangan stan pameran
- Ongkos sewa atau biaya yang dikeluarkan untuk perlengkapan stan
- Ongkos cetak dan produksi benda-benda yang dipamerkan
- Ongkos sewa atau biaya yang dikeluarkan untuk peralatan presentasi
termasuk kursi dan meja untuk diskusi.
- Ongkos sewa untuk sistem penerangan
- Biaya konstruksi stan
- Biaya pemasangan jaringan komunikasi dan daya listrik.
- Biaya pemasangan instalasi teknis seperti persediaan air, pompa angin, mesin
cuci, mesin pembuat kopi, mesin fotokopi, dan sebagainya)
- Biaya untuk hiasan, seperti pohon dan bunga.
Katering dan hiburan bagi pengunjung
- Biaya untuk acara-acara dan pertunjukan khusus
- Biaya makanan dan minuman bagi pengunjung
Pemakaian stan
- Ongkos perawatan (kebersihan stan)
- Biaya pembuangan limbah cair.
- Biaya daya listrik
- Biaya penyimpanan produk untuk dipamerkan atau pengosongan kontainer
selama pameran
- Honor penjaga keamanan
PAMERAN SEBAGAI SALAH SATU UNSUR PEMASARAN
47
-
Logistik
- Biaya transportasi pameran
- Ongkos penyimpanan kontainer kosong selama pameran
- Biaya keluar masuknya barang serta biaya penanganan pameran
- Biaya asuransi pameran selama pengangkuyan,serta penanganan pameran
Penjaga (tambahan, hanya berhubungan dengan biaya pameran)
- Biaya pelatihan
- Biaya pas jalan dan parkir penjaga - Gaji penjaga tambahan baik penjaga stan, penerjemah, serta penjaga jasa
layanan) - Biaya perjalanan - Akomodasi penginapan dan makan - Pakaian (terkait dengan pemakaian dress code yang seragam) - Biaya asuransi perjalanan
Berbagai jenis pembiayaan yang timbul dari keikutsertaan kita dalam pameran
membutuhkan perencanaan anggaran yang cermat agar pengeluaran perusahaan
tetap terkendali. Biaya yang tercakup disini merupakan faktor penentu dalam
pengambilan keputusan perlu tidaknya keikutsertaan perusahaan dalam pameran.
Daftar Pemantauan di bawah ini berfungsi sebagai sarana untuk mengevaluasi kriteria
dasar pengambilan kebijakan. Apabila jumlah pertanyaan yang bisa di jawab lebih dari
separuh, maka keikutsertaan perusahaan sangat perlu dipertimbangkan kembali.
PAMERAN SEBAGAI SALAH SATU UNSUR PEMASARAN
48
Daftar Pemantauan:
LEMBAR EVALUASI DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Sudahkah kita merumuskan dengan jelas target dan tujuan yang ingin dicapai
dalam pameran tersebut?
Apakah keikutsertaan dalam pameran mengimbangi komponen-komponen lain
dalam bauran pemasaran kita?
Dengan ikut serta dalam pameran, Apakah segmen sasaran yang ingin kita capai
sesuai dengan strategi pemasaran kita?
Apakah kita memiliki sumber dana yang dibutuhkan untuk menjamin tampilan yang
maksimal di dalam pameran?
Apakah upaya yang diperlukan untuk tampilan yang maksimal sangat sesuai
dengan hasil yang diharapkan?
Apakah barang dan jasa yang ditawarkan dapat memenuhi permintaan pasar?
Apakah keikutsertaan dalam pameran merupakan suatu keharusan untuk
menaikkan bendera perlawanan terhadap para pesaing kita yang potensial?
Apakah pameran tersebut benar-benar memiliki arti yang sangat penting bagi pasar
sasaran kita sehingga bisa membenarkan investasi dalam keikutsertaan ini?
Apakah pameran tersebut memberikan kemungkinan terciptanya koneksi baru
dengan cara yang lebih efisein dibandingkan hanya bergantung pada langkah-
langkah yang lain?
Apakah kita memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk menjamin adanya tindak
lanjut setelah pelaksanaan pameran?
PAMERAN SEBAGAI SALAH SATU UNSUR PEMASARAN
49
MENETAPKAN TUJUAN DAN SASARAN PARTISIPASI
Daftar Pemantauan: Tujuan dan Sasaran
PERENCANAAN AWAL
Proses Perencanaan Keikutsertaan dalam Pameran (Pameran dagang)
Melibatkan Penyedia Layanan (Jasa) dari pihak luar
Penyusunan Struktur Organisasi Tim Kegiatan
Papan Struktur Organisasi Tim Kegiatan
Menyusun Anggaran Dana
PENJELASAN LEBIH LANJUT: PENYUSUNAN KONSEP AKHIR
Program Pameran (Bursa) Dagang
Konsep Stan
Daftar Pemantauan: Berbagai Filosofi Desain Stan
Memutuskan Ukuran dan Desain Stan yang tepat
Konsep Komunikasi
MENYIAPKAN PARA PENJAGA STAN
Mengevaluasi jumlah penjaga stan yang tersedia
Merumuskan Persyaratan tentang Keahlian yang dibutuhkan serta Pelatihan yang
potensial
Latihan dan Persiapan
Pedoman Penjaga stan
MENGATASI PEMASALAHAN SUMBER DANA : ANGGARAN DANA
Kerangka Anggaran
Cara mengoptimalkan pembelanjaan sumber dana
MENJADWALKAN PERSIAPAN DAN PELAKSANAAN PARTISIPASI SIAP-SIAP UNTUK TINGGAL LANDAS
DAFTAR PEMANTAUAN: Tujuan dan Sasaran
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
50
MENETAPKAN TUJUAN DAN SASARAN PARTISIPASI
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa menetapkan tujuan dan sasaran
keikutsertaan dengan jelas sangatlah penting. Ini tidak hanya terkait dengan keputusan
akan perlu atau tidaknya perusahaan untuk ikut serta dalam pameran, namun
penetapan tujuan dan sasaran ini juga penting sebagai parameter analisis dan audit
keberhasilan selanjutnya.
Tujuan dan sasaran yang ingin dicapai perlu bisa diukur dan sesuai dengan strategi pemasaran perusahaan.Penetapan tujuan dan sasaran tersebut tidak hanya mencakup nilai kualitatif dan kuantitaif, akan tetapi juga meliputi tanggung jawab yang terlibat di dalamnya. Untuk melaksanakan analisis hasil yang dicapai dalam pameran dengan lebih efisien,
perlu dilakukan pemberian tanggung jawab secara langsung kepada tim kegiatan atau
penjaga stan untuk memastikan keterlibatan dan komitmen mereka.
Hal-hal berikut perlu ditetapkan saat menyusun daftar tujuan dan sasaran:
- Subyek tujuan atau sasaran
- Tingkat sasaran yang ingin dicapai
- Wilayah sasaran
- Jangka waktu dalam pencapaian tujuan dan sasaran
- Tanggung jawab tiap pihak dalam pencapaian tujuan dan sasaran
Daftar Pemantauan berikut ini berisikan gagasan mengenai kategori tujuan dan
sasaran serta beberapa kriteria keberhasilan selama maupun setelah pelaksanaan
pameran, akan tetapi, daftar ini hanya terbatas pada beberapa contoh saja. Tujuan dan
sasaran yang ingin dicapai oleh tiap perusahaan dalam pameran tergantung pada
kedudukan perusahaan tersebut dalam pasar saat ini serta rencana bisnis dan strategi
pemasarannya.
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
51
Untuk memastikan penetapan sasaran dan tujuan yang realistis dan dapat dicapai
dalam pameran, sangat perlu dilakukan penetapan tujuan pemasaran perusahaan
sejak awal :
- Tujuan dan Sasaran Perusahaan
- Tujuan Pemasaran
- Tujuan dan Sasaran terkait keikutsertaan perusahaan dalam pameran
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
52
Daftar Pemantauan: TUJUAN DAN SASARAN
TUJUAN DAN SASARAN KRITERIA UKURAN KEBERHASILAN KATEGORI SUBYEK SELAMA
PAMERAN SETELAH PAMERAN
Perkembangan Pasar
Koneksi Baru Jumlah Koneksi Baru
Koneksi yang Sesuai dengan Segmen Sasaran
Koneksi dengan Distributor dan Agen yang berpotensi
Jumlah Koneksi, Arti Pentingnya perusahaan yang sudah dihubungi
Koneksi yang Sesuai dengan Segmen Sasaran
Koneksi dengan pengambil keputusan
Jumlah dan Kualitas Koneksi
Koneksi yang Sesuai dengan Segmen Sasaran
Riset Pasar (Perilaku pengunjung, Persaingan, Kondisi Pasar, dan Jalur Distribusi)
Jumlah informasi dan data yanng dikumpulkan
Analisis, Hasil dan langkah yang perlu diambil
Promosi Penjualan
Presentasi Produk dan Jasa
Pendapat pengunjung, Jumlah brosur yang keluar, jumlah pertanyaan, jumlah langkah tindak lanjut yang disepakati
Langkah yang ditempuh dan tawaran yang terkumpul setelah pameran, pesanan yang diterima serta usaha tambahan yang diperoleh
Presentasi dan Pengenalan Produk Baru
Penerimaan dan Perhatian dari pengunjung
Langkah yang ditempuh setelah pameran
Penjualan Kontrak Penjualan Jumlah Kontak penjualan yang ditAndangani saat pameran berlangsung
Pentingnya Koneksi terkait dnegan volume dan pendapatan penjualan
Perundingan sebelum kontrak
Jumlah Perundingan dan Kesepakatan yang terkumpul
Jumlah dan Kualitas Kontrak yng ditAnda tangani setelah pameran berakhir
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
53
Mempertahankan Bisnis yang sudah ada
Menghibur Konsumen yang sudah ada
Jumlah Koneksi Pentingnya bisnis bagi konsumen yang sudah ada, bisnis tambahan
Managemen penanggungjawab utama
Jumlah Koneksi Pentingnya bisnis bagi penanggung jawab utama
Penurunan Faktor persaingan
Jumlah Koneksi, Pendapat Pengunjung
Usaha dan pesanan tambahan yang diperoleh
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
54
PERENCANAAN AWAL
PROSES PERENCANAAN KEIKUTSERTAAN DALAM PAMERAN
Proses perencanaan melibatkan dua tahapan berbeda:
Fase Perencanaan Awal
Fase Perencanaan Akhir Kerangka konsep keikutsertaan disusun dan dirumuskan selama fase perencanaan
awal. Hasilnya adalah anggaran awal untuk keikutsertaan. Anggaran dana awal
memberikan beberapa keterangan yang berkaitan dengan sumber dana yang
dibutuhkan demi suksesnya partisipasi dalam pameran. Keputusan akhir tentang perlu
tidaknya suatu perusahaan akan diambil berdasarkan konsep awal sebagaimana
anggaran awal. Proses perencanaan awal dapat digambarkan seperti dibawah ini:
Konsep Awal
Dimana ? Evaluasi terhadap
pameran yang tepat
Apa? Produk apapun
Pameran apakah yang disajikan
Untuk Siapa? Target segmen
yang ingin dicapai
Oleh Siapa? Penjaga stan
yang dibutuhkan
Bagaimana? Konsep
Komunikasi Pameran
Konsep Stan Tipe dan Ukuran STAN
Anggaran dana Awal Total Investasi yang diperkirakan
Keputusan Akhir: IKUT SERTA dalam pameran atau TIDAK
Strategi Pemasaran
Tujuan Pemasaran
Konsep Komunikasi
Partisipasi dalam pameran: Sasaran dan Tujuan
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
55
MELIBATKAN PENYEDIA LAYANAN (JASA) DARI PIHAK LUAR
Cukup banyak kegiatan yang berkaitan dengan perencanaan dan realisasi partisipasi
dalam pameran membutuhkan pengalaman dan kreativitas. Hal meliputi seluruh jasa
layanan perusahaan dengan penjaga yang belum berpengalaman serta membutuhkan
masukan dari luar sehingga dapat meningkatkan keseluruhan kinerja/tampilan
perusahaan dalam pameran.
Keikutsertaan dalam pameran terlalu mahal dan menghabiskan banyak waktu jika perlu
kehilangan perhatian pengunjung karena adanya persiapan yang tidak profesional,
tidak adanya komunikasi dan presentasi sebelumnya selama pameran berlangsung
pihak luar mungkin bermanfaat.
Kegiatan/Layanan Penyedia Layanan di Luar perusahaan
• Konsep Komunikasi • Agen periklanan, humas
• Konsep awal dan akhir pameran • Agen periklanan,konselor hubungan masyarakat, Pihak penyelenggara pameran
• Desain bahan cetakan • Agen periklanan, Desainer grafis
• Persiapan persuratan langsung, mengarahkan pada segmen sasaran
• Agensi persuratan langsung
• Desain dan Konsep Stan • Event organizer
• Konstruksi dan Instalasi Stan • Kontraktor, sub kontraktor (pemborong) yang berasal dari penyelenggara pameran
• Pengangkutan stan dan barang-barang yang dipamerkan
• Forwarding atau perusahaan pengiriman barang
• Ijin impor, penanganan/perawatan barang di tempat pameran
• Perusahaan pengiriman barang, sub kontraktor (pemborong) yang berasal dari penyelenggara pameran
• Hiburan untuk pengunjung, acara-acara pameran
• Agen hiburan dan artis
• Makanan dan minuman, layanan, serta infrastruktur stan
• Perusahaan ketenagakerjaan untuk paruh waktu
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
56
• Penterjemah, penjaga stan, asisten • perusahaan katering, sub kontraktor (pemborong) yang berasal dari penyelenggara pameran
• Anggaran dana pameran • semua sumber dana ekstenal (penawaran)
• Pemilihan kado dan hadiah • Penjualan secara besar-besaran (cuci gudang)
• Pelatihan dari anggota penjaga stan • Perusahaan konsultan pelatihan penjaga
Berdasarkan konsep awal dan akhir serta sumberdaya manusia yang dimiliki oleh
perusahaan, diperlukan aktivitas tambahan dan penyedia jasa dari pihak luar untuk
memperoleh kualitas pameran yang baik. Saat melibatkan penyedia jasa dari luar,
perlu diperhatikan beberapa aturan berikut ini:
Libatkan pihak penyedia jasa sejak tahap awal mengingat kapasitas mereka yang terbatas dan mereka juga perlu mengirimkan jasa tersebut tepat waktu.
Tentukan dan tetapkan jasa yang Anda pesan kepada pihak penyedia jasa sedini mungkin sehingga Anda mendapatkan jasa yang Anda butuhkan dengan kualitas dan kuantitas yang terjamin serta tepat waktu sesuai dengan jadwal kegiatan Anda.
Tentukan hasil yang diharapkan dengan jelas
Jika memungkinkan, Usahakan agar Anda memperoleh penawaran yang mengikat dari seluruh penyedia jasa yang Anda butuhkan sehingga menjamin kontrol harga yang tepat.
Tunjuklah satu penjaga yang bertanggung jawab untuk masing-masing penyedia jasa untuk memastikan pengiriman jasa yang tepat waktu dan kualitas terjamin.
Penilaian atau evaluasi terhadap penyedia jasa yang tepat adalah sama pentingnya
dengan penentuan jasa yang diberikan oleh pihak ketiga. Mengingat beberapa jasa
diperoleh dari perusahaan jasa domestik, beberapa jasa yang lain sebaiknya dipesan
dari pihak penyedia jasa lokal yang terdapat dalam negara tempat pameran diselengga
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
57
diselenggarakan. Jasa yang dipesan tersebut perlu adalah jasa yang sesuai dengan
adat istiadat serta kondisi daerah setempat. Beberapa kriteria dibawah ini perlu
diperhatikan selama pelaksanaan proses evaluasi:
Apakah perusahaan penyedia jasa tersebut memiliki tradisi bidang jasa tersebut serta aplikasinya untuk menjamin kualitas dan reliabilitasnya?
Apakah perusahaan penyedia jasa tersebut memiliki penjaga yang berpengalaman dan ahli serta kapasitas perusahaan yang tepat yang bisa memenuhi kebutuhan Anda?
Apakah perusahaan tersebut mengetahui semua peraturan, keadaan dan adat istiadat di daerah setempat serta urusan logistik terkait dengan adanya penundaan kegiatan?
Apakah perusahaan tersebut memiliki referensi untuk jasa yang serupa yang sudah dikirimkan ke perusahaan lain?
Dalam beberapa kasus, pemilihan perusahaan penyedia jasa dari luar sangat dibatasi
mengingat beberapa penyelenggara pameran telah menunjuk perusahaan kontraktor
kecil yang memiliki hak istimewa dalam pameran (menangani barang-barang pameran
serta menyimpan kontainer atau wadah yang tidak dipakai, keamanan, persediaan dan
instalsai peralatan teknis stan, jasa persewaan bunga dan pohon, jasa katering, stan
foto, pembuangan sampah dan sebagainya.). Pada umumnya perusahaan kontraktor
serta jasa yang mereka tawarkan tersebut sudah dicantumkan dalam petunjuk resmi
pameran yang diberikan kepada masing-masing perusahaan peserta pameran.
PENYUSUNAN STRUKTUR ORGANISASI TIM KEGIATAN
Struktur kegiatan yang baik merupakan faktor penentu keberhasilan partisipasi
perusahaan dalam pameran. Sebelum memulai kegiatan perencanaan dan persiapan,
perlu dilakukan seleksi penjaga yang akan dilibatkan. Dalam hal ini juga termasuk
penunjukan ketua tim kegiatan yang bertanggung jawab penuh atas kegiatan tertentu
serta pemilihan anggota yang akan bekerja dan mendukung perencanaan dan
pelaksanaan kegiatan. Untuk menjamin efisiensi tim kegiatan, anggota-anggotanya
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
58
tidak boleh lebih dari 3 atau 5 orang. Sebenarnya jumlah anggota tim tergantung pada
skala pameran yang diikuti oleh perusahaan. Berikut terdapat kriteria pemilihan
anggota tim:
Tahap perencanaan dan persiapan: Apakah perusahaan memiliki kapasitas yang tepat dan sesuai dengan keahlian, pengalaman serta kemampuan anggota tim yang potensial atau perlu dilakukan evaluasi terhadap perusahaan penyedia jasa dari luar?
Siapakah yang mampu menjadi pimpinan tim (penjaga dari pihak penyedia jasa sebaiknya tidak ditunjuk sebagai ketua tim, melainkan sebagai pendukung kegiatan)?
Apakah perlu diberikan pelatihan khusus terhadap penjaga yang sudah terpilih untuk ikut serta dalam tim kegiatan?
PAPAN STRUKTUR ORGANISASI TIM KEGIATAN
Tim kegiatan perlu disusun dengan atau tanpa dukungan dari pihak luar tergantung
pada ketersediaan penjaga yang terampil serta kemampun mereka. Untuk menjamin
efisiensi tim kerja, perlu dipaparkan dengan jelas tanggung jawab dari setiap anggota
tim dalam setiap tahapan persiapan, pelaksanaan maupun setelahnya (misalnya
humas, logistik, penyiapan dan operasi stan, kegiatan tindak lanjut, anggaran dana dan
sebagainya). Jika terdapat penjaga dari luar perusahaan, tiap anggota tim yang berasal
dari dalam perusahaan perlu ditunjuk sebagai penanggung jawab untuk setiap
perusahaan penyedia jasa dari luar. Berikut ini merupakan contoh papan struktur tim
kegiatan :
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
59
Tim Dalam Kegiatan Tim Dalam Kegiatan serta Bantuan dari luar
PENYUSUNAN ANGGARAN DANA
Biaya yang dikeluarkan untuk keikutsertaan kita dalam pameran dicantumkan pada
halaman 46 hingga 48. Saat merencanakan konsep awal, biaya perkiraan awal perlu
dijadikan dasar penentuan kebijakan. Inestasi keuangan yang dibutuhkan untuk
memastikan suksesnya sebuah pameran merupakan faktor penentu ikut tidaknya kita
dalam pameran tersebut. Aspek-aspek yang terakait antara lain sebagi berikut:
Apakah biaya yang dikeluarkan untuk keikut sertaan kita dalam pameran ini bisa kita tanggung?
Apakah biaya yang dikeluarakan sesuai dengan target dan tujuan yang dirumuskan serta hasil yang diharapkan?
Adakah alternatif lain dalam langkah-langkah pemasaran yang lebih menghemat biaya dengan capaian yang sama atau alternatif lain yang memberikan dampak lebih baik dengan biaya yang sama?
Ketua Tim
Anggota Anggota
Anggota
Tanggung Jawab
Anggota Anggota
Anggota
Tanggung Jawab
Ketua Tim
Ahli Luar
Anggota Anggota
Tanggung Jawab
Ketua Tim
Ahli Luar
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
60
Berdasarkan sasaran dan tujuan yang dirumuskan, perlu ditetapkan konsep awal.
Konsep awal ini merupakan alat yang sangat berguna dalam perumusan sumber dana
sebagaimana sumber daya alam yang dibutuhkan. Selain itu, konsep ini juga
mencakup semua kegiatan perencanaan dan persiapan yang akan dirumuskan secara
lebih detail pada saat penyusunan konsep akhir. Garis-garis besar perkiraan biaya
perlu disusun untuk masing-masing elemen dari konsep awal. Anggaran biaya awal
merupakan rangkaian kerangka dalam anggaran baiaya yang lebih terinci dan
termasuk dalam bagian konsep akhir.
KONSEP AWAL
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya bahwa Anggaran biaya awal disusun
sebagai dasar informasi bagi penetapan keputusan akhir perlu tidaknya keikutsertaan
kita dalam pameran perdagagngan tersebut. Untuk mencegah hal-hal yang tidak
diinginkan, anggaran biaya awal perlu didasarkan pada jumlah pengeluaran yang agak
tinggi sebagai cadangan.
Perencanaan dan
Persiapan
Program Pameran
Perdagangan
Desain dan Konstruksi
Stan
Komunikasi dalam
Pameran perdagangan
Pelatihan untuk staf
penjaga stan
Konsep Stan Ukuran dan Jenis Stan
Perkiraan Biaya yang dikeluarkan (lihat halaman 29 sampai dengan 31)
Anggaran Biaya Awal Total investasi yang diperkirakan
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
61
PENJELASAN LEBIH LANJUT: PENYUSUNAN KONSEP AKHIR
Konsep akhir terdiri atas komponen-komponen berikut ini:
Tema Pameran (Bursa) Dagang
- Apa yang akan di sajikan dalam pameran tersebut?
- Bagaimana nantinya barang yang akan dipamerkan diperkenalkan?
Stan
- Ukuran stan yang dibutuhkan?
- Tipe dan desain stan
Komunikasi
- Siapa yang akan menjadi segmen pasar?
- Pesan apa yang akan dikomunikasikan baik sebelum, selama dan
sesudah pameran berlangsung?
- Media komunikasi apa yang akan digunakan?
Penjaga Stan
- Siapa yang akan ikut bertugas sebagai penjaga stan?
- Kemampuan personal, profesional serta komunikasi apakah yang
dibutuhkan?
- Pelatihan yang perlu diberikan kepada penjaga stan?
Jadwal dan Tanggung Jawab
- Langkah apa saja yang perlu diambil? siapa yang akan melakukannya?
dan kapan langkah-langkah tersebut diambil?
- Siapa yang akan bertanggung jawab terhadap tiap langkah yang diambil?
- Siapa yang akan mengawasi dan mengkoordinir tiap langkah yang
diambil?
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
62
Sumber Pembiayaan
- Apa yang akan menjadi sumber dana untuk tiap langkah yang diambil
serta masing-masing kegiatan yang dilaksanakan?
Prosedur Tindak Lanjut Pameran
- Tindakan (Langkah) apa yang diperkirakan dapat memberikan tindak
lanjut yang tepat baik selama ataupun sesudah pameran berlangsung?
Analis Hasil Keikutsertaan dalam Pameran
- Kriteria apa saja yang perlu dinilai?
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
63
PROGRAM PAMERAN
Dalam program pameran tersebut, barang dan jasa yang dipamerkan serta cara
penyajiannya perlu digambarkan dan disampaikan dengan jelas untuk mencapai minat
pengunjung yang paling besar. Acara pameran ini memuat beberapa faktor penentu
dalam penyusunan konsep akhir (antara lain ukuran dan tipe stan yang dibutuhkan,
kemampuan yang dibutuhkan dari penjaga stan, konsep komunikasi serta anggaran
dana). Adapun informasi yang termuat adalah sebagai berikut:
BARANG DAN JASA YANG AKAN DIPAMERKAN
Barang dan jasa yang dipamerkan perlu benar-benar merupakan pilihan yang terbaik
dari semua barang dan jasa yang dihasilkan oleh perusahaan. Pilihan tersebut perlu
dilakukan sesuai dengan profil pengunjung pada tiap-tiap pasar serta tujuan yang
dirumuskan oleh perusahaan. Selagi memilih produk yang akan dipamerkan, harapan
pengunjung perlu dipertimbangkan:
Saat mengunjungi pameran, pengunjung berharap menemukan:
- produk dan teknologi baru
- Ide serta proses produksi yang baru
- Produk yang sesuai dengan standar kualitas pembeli atau konsumen
- Solusi terkait penggunaan (aplikasi) produk menurut persyaratan masing-
masing perusahaan
Saat mengunjungi pameran, pengunjung ingin menemukan:
- Peluang untuk membandingkan barang dan jasa yang ada dengan
barang dan produk lain dari berbagai sumber di pasar.
- Gambaran yang menarik tentang barang dan jasa yang ada dan
ditawarkan
- Gagasan tentang trend masa depan dan pengembangan-pengembangan
baru
Beberapa kriteria ini perlu diingat saat memilih barang dan jasa yang akan ditunjukkan
pada masyarakat dalam pameran.
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
64
CARA DAN UPAYA PRESENTASI
Saat menetapkan cara dan upaya penyajian produk kepada masyrakat, Anda perlu
selalu ingat bahwa ada resiko yang perlu kita hadapi jika terlalu berlebihan dalam
memamerkan produk. Berdasarkan harapan tiap-tiap pengunjung pameran, penyajian
produk yang sedikit tetapi meyakinkan lebih efisien dibandingkan membebani
pengunjung dengan suguhan hiburan budaya yang membuat mereka tidak tertarik.
Hal terpenting adalah menarik perhatian pengunjung saat kita menampilkan produk
yang lebih baik dan lebih profesional dibandingkan peserta pameran yang lain ataupun
pesaing-pesaing perusahaan kita.
Beberapa kemungkinan cara untuk menyajikan barang dan jasa kita adalah sebagai
berikut:
Beberapa cara untuk memamerkan barang dan jasa :
Memamerkan produk jadi termasuk demonstrasi langsung di stan
Menyajikan beberapa produk serta penggunaannya dengan menggunakan
teknologi multimedia
Menyajikan produk dan aplikasinya selama acara-acara khusus baik di stan
ataupun sebagai bagian dari salah satu acara pameran
Menyajikan barang dan jasa yang berfokus pada diskusi langsung dengan
setiap pengunjung
Memberikan perhatian lebih melalui pertunjukan atau hiburan di stan
Menarik perhatian yang khusus saat mensponsori acara untuk peserta pameran
serta pengunjung khusus
Menarik perhatian khusus dengan menempatkan komponen yang mencolok
dalam stan
Menggabungkan semua atau beberapa cara penyajian seperti yang telah
disebutkan.
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
65
Tidak dapat dipungkiri bahwa cara penyajian barang dan jasa sangat tergantung pada
sumber dana dan sumber daya manusia yang tersedia.
Saat merumuskan langkah dan cara penyajian produk kepada masyarakat, menghormati citra perusahaan sangatlah penting. Kesan yang diberikan melalui cara dan sarana penyajian produk pameran haruslah sesuai dengan visi-misi perusahaan.
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
66
STAN
Pengaturan stan perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
Ukuran Stan
Ukuran stan tergantung pada dimensi dan jenis dari barang-barang yang
dipamerkan, layar presentasi, peralatan teknis, papan dan komponen-komponen
pameran yang lain serta ruang yang dibutuhkan sebagai tempat dimana
pengunjung bisa duduk saat melakukan diskusi personal serta negosiasi. Selain itu,
perlu juga direncanakan ruang yang dibutuhkan untuk katering, tempat
penyimpanan brosur, bahan-bahan periklanan serta tempat makanan dan
minuman. Jika pameran dagang tersebut melibatkan demonstrasi teknis, ruang
yang dibutuhkan untuk perlengakapan-perlengakapan teknis serta ketersediaan
infrastruktur juga perlu dipertimbangkan (misalkan air, gas, tenaga listrik,
pembuangan limbah dan sebagainya).
Lokasi dan Desain Stan
Lokasi dan Desain Dasar Stan: Lokasi di barisan awal, tengah atau akhir stan di
aula pameran, satu, dua, tiga atau empat sisi yang terbuka bagi pengunjung.
Keputusan perlu di ambil terkait dengan apakah akan menggunakan sistem
konstruksi stan dengan komponen yang standar atau mengembangkan desain stan
sendiri dengan biaya yang lebih tinggi.
Pada umumnya, hanya perusahaan besar yang memiliki tim desain dan konstruksi
sendiri. Bagi perusahaan menengah ke bawah perlu melibatkan tenaga ahli dari
luar selama masa persiapan: Perusahaan konstruksi stan berpengalaman dalam
merancang suatu stan. Perusahaan tersebut juga berpengalaman menggunakan
sistem konstruksi yang ada serta memberikan bantuan dan saran bagaimana
sebaiknya barang-barang pameran tersebut disajikan dengan cara yang lebih baik.
Selain itu, mereka juga terbiasa dengan persyaratan (keperluan) teknis serta
peraturan terkait desain di loakasi pameran.
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
67
Saat merancang desain stan penting sekali untuk menyesuaikan desain dengan jati diri (identity) perusahaan. Cara penyaji awal mempresentasikan perusahaanya tidak boleh berbeda dari cara dia mengenalkan perusahaan di kesempatan atau acara-acara lain.
Perumusan/penetapan ukuran stan yang dibutuhkan serta jenis dan lokasi stan
perlu diputuskan sesegera mungkin. Jika peserta pameran membutuhkan lokasi
khusus untuk stannya dalam suatu pameran, hal ini perlu diumumkan pada pihak
penyelenggara pameran selama masa registrasi.
Saat meminta lokasi khusus untuk stan pameran, perlu diingat bahwa sebagian besar penyelenggara mengambil biaya sewa tambahan untuk keperluan lokasi khusus.
Saat menentukan sekat ruang pameran dan lokasi dari beberapa tempat yang
berbeda serta penempatan barang-barang pameran dan komponen-komponen
pameran, kita perlu merancang sketsa area lantai dengan menambahkan garis
penyekat atau pemisah:
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
68
Daftar Pemantauan: Dalam Penyusunan Stan Perlu diperhatikan hal sebagai berikut :
Menentukan ruangan dan ukuran stan menurut tujuan serta kegiatan pameran.
Menentukan jenis dan desain dasar stan
- Sistem bangunan stan yang sudah terstandarisasi
- Konstruksi dan desain stan sendiri
- Jumlah sisi stan yang akan dibuka untuk pengunjung
- Beberapa persyaratan (keperluan) terkait lokasi stan dalam aula
Memilih sistem konstruksi stan
Menentukan penyekatan ruang stan menurut acara pameran
- Tempat dimana barang dan jasa akan dipamerkan
- Tempat untuk rapat dan diskusi personal
- Tempat katering (bar, warung kopi, dan dapur)
- Tempat terbatas untuk prasarana teknis dan administratif
- Lokasi rangkaian pemasangan pipa atau kawat untuk prasarana teknis
dan media perawatan (gas, air, listrik dan pembuangan limbah)
- Ruang penyimpanan sampel dan brosur teknis serta iklan
- Ruang penyimpanan makanan dan minuman
- Ruang terbatas bagi penjaga stan (ruang istirahat, lemari pakaian, serta
kantor)
- Tempat untuk presentasi, layar presentasi, atraksi atau hiburan, peralatan
dan prasarana presentasi
Menentukan perlengkapan dan desain dekorasi visual stan
- Komponen-komponen dekorasi (poster, papan, foto-foto, ilustrasi yang
dihias)
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
69
- Tempat dan ukuran logo, slogan serta papan nama perusahaan baik
pada dinding bagian dalam maupun luar stan
- Desain dinding, warna latar serta bentuk dari bagian dinding
- Bahan bangunan untuk dinding dan dasar bangunan stan
- Bahan-bahan dan warna lantai
- Bahan-bahan dan warna atap
- Konsep penerangan stan
Menentukan jadwal pembangunan dan pendirian stan.
- Menyiapkan dekorasi, memesan gambar, poster serta papan
- Mengkoordinir semua kegiatan persiapan baik dengan para penyalur dan
penyedia jasa internal maupun eksternal
- Menyusun semua komponen stan yang dibutuhkan serta furnitur
Jika desain stan tidak dibuat sendiri, namun oleh penyedia jasa dari luar (misalkan agen periklanan, perusahaan pembangunan standar desainer grafis) paling tidak ada beberapa unsur yang perlu dikomunikasikan untuk menjamin realisasi yang tepat. Daftar berikut ini memberikan beberapa informasi yang dibutuhkan oleh penyedia jasa luar.
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
70
Daftar Pemantauan : Pengarahan Singkat untuk Desainer Stan dari Pihak Luar Desainer stan dari pihak luar perusahaan membutuhkan informasi sebanyak mungkin
dalam mengajukan usulan untuk desain dan konstruksi stan yang tepat. Daftar dibawah
ini merupakan bagian informasi yang dibutuhkan:
Deskripsi terperinci tentang pihak yang terlibat
Strategi dan pendekatan pasar yang digunakan oleh perusahaan
Sasaran dan tujuan keikutsertaan dalam pameran
Perumusan segmen pengunjung yang menjadi sasaran
Langkah/tindakan yang akan diambil untul mencapai tujuan pemasaran
Program acara pameran
Persaingan: Informasi tentang pesaing dan pendekatan pasar yang digunakan?
Ukuran dan tipe stan (area lantai yang dipesan, lokasi stan serta penyekatan)
Komponen-komponen pameran yang ada bahan-bahan periklanan yang perlu
disatukan
Rencana anggaran (Keseluruhan pengeluaran yang dianggarkan untuk desain,
konstruksi dan pemakaian stan
Jadwal (apa yang diharapkan saat itu?)
Peraturan yang dikeluarkan oleh pihak penyelenggara pameran maupun pihak lain
yang terkait.
Ruang pameran
Peraturan teknis dari pihak penyelenggara pameran
Manual (Pedoman) identitas perusahaan dari peserta pameran
Foto-foto stan dari beberapa pameran yang sudah diikuti
Profil perusahaan (dalam brosur atau video)
Informasi barang (sifat, penggunaan dan tampilan produk)
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
71
RINGKASAN : BERBAGAI FILOSOFI DESAIN STAN
STAN BARIS
- Satu sisi yang terbuka
menghadap koridor
- Sesuai untuk stan berukuran kecil
- Seringkali pengaturan stan
dibantu oleh penyelenggara
pameran
Kelebihan
- Mudah didekorasi
- Hemat Biaya
Kekurangan
- Fleksibilitas presentasi/penyajian menjadi terbatas
- Ruang prasarana yang terkunci
- Keberhasilan hanya bergantung pada seringnya pengunjung berada di koridor
pameran tersebut
STAN POJOK
- Dua sisi yang terbuka menghadap koridor
- Sesuai untuk stan berukuran kecil
Kelebihan
- Meningkatkan jangkauan pengunjung
- Cakupan pengamatan yang cukup tinggi
- Memiliki peluang yang baik untuk
menempatkan infrastruktur di pojok ruangan
Kekurangan
- Ruang presentasi/penyajian menjadi terbatas
- Desain stan membutuhkan keahlian yang tepat
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
72
STAN DEPAN - Tiga sisi yang terbuka menghadap ke depan
- Berada di awal dan akhir koridor pameran
- Sesuai untuk stan yang berukuran kecil
hingga sedang
Kelebihan - Memiliki peluang besar untuk menarik
perhatian pengunjung
- Fleksibilitas desain ynag tinggi
- Peluang penyajian sangat besar
- Tingginya frekuensi pengunjung karena mudah dijangkau dari tiga sisi
Kekurangan - Terbatasnya ruang pemasangan informasi didinding
- Membutuhkan penjaga stan yang penuh perhatian
- Besarnya biaya persewaan ruangan stan
STAN BLOK - Empat sisi yang terbuka menghadap ke
depan
- Berada di tengah-tengah aula pameran
- Sesuai untuk stan yang berukuran menengah
hingga besar
Kelebihan - Fleksibilitas desain yang sangat tinggi
- Besarnya kemungkinan penyajian/presentasi produk
- Tingginya frekuensi pengunjung
- Besarnya peluang penyekatan
Kekurangan - Membutuhkan kemampuan desain yang terampil/ahli
- Membutuhkan penjaga stan yang sangat termapil dan terlatih dengan baik
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
73
- Mahalnya infrastruktur
- Tambahan biaya persewaan ruangan stan
STAN TANDEM - Dua stan baris terletak di sisi yang
berlawanan dalam koridor pameran
- Dua sisi yang terbuka menghadap ke depan
- Sesuai untuk stan yang berukuran
menengah hingga besar
Kelebihan - Fleksibilitas desain yang tinggi
- Besarnya peluang penyekatan
- Besarnya kemungkinan memisahkan ruang pameran dengan ruang lain
(pameran diletakkan di satu sisi koridor, sedangkan rapat dan presentasi di sisi
koridor lainnya)
- Meningkatnya minat dan ketertarikan pengunjung
Kekurangan - Membutuhkan desain stan yang tinggi
- Membutuhkan penjaga stan yang sangat terampil/cakap dan sangat terlatih
- Terbatasnya kemungkinan menggabungkan dua stan karena adanya peraturan
teknis dari penyelenggara pameran
- Tingginya biaya prasarana teknis
- Adanya biaya sewa tambahan akibat kebutuhan tempat khusus
Beberapa jenis tipe stan yang lain seperti multi lantai, bungalo atau tenda di luar
ruangan, stan di udara terbuka sebagai lokasi pameran hanya cocok bagi perusahaan
dengan anggaran pameran yang besar. Oleh karena itulah, tipe-tipe stan seperti ini
tidak akan di bahas dalam bab ini.
Keterangan : Dinding Stan
Ruangan Stan Lokasi yang memungkinkan untuk penempatan prasarana Koridor (Jalur) bagi pengunjung
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
74
DESAIN STAN: STAN KOTAK STANDAR SEBAGI SATU CONTOH
Beberapa pihak penyelenggara pameran memberikan standar minimum ukuran stan
kotak. Stan-stan tersebut biasanya berupa stan baris dengan segala kelebihan dan
kekurangan yang telah disebutkan. Dalam beberapa hal, terutama ketika pameran
diadakan sebagai satu bagian kongres, stan yang tersedia hanya stan kotak.
Bagi perusahaan dengan anggaran kecil, stan kotak memberikan keuntungan tambahan, antara lain:
- Ukuran dan ruangan stan yang standar (6, 9 atau 12 m2)
- Konstruksi stan serta standar operasi infrastruktur yang termasuk dalam biaya sewa
(rak, meja kursi, lampu, bahan untuk lantai. dan sebagainya)
- Kemungkinan menggunakan bahan-bahan pameran yang standar dan mudah
diangkut (misal poster, papan, gambar-gambar fotografis, tulisan-tulisan)
- Biaya susunan dan operasi stan yang terhitung murah
- Membutuhkan sedikit jumlah penjaga stan
- Pendirian dan pembongkaran stan yang mudah
- Sistem konstruksi stan yang standar, kemungkinan penyewaan komponen
tambahan saat itu juga (misal furnitur, lampu-lampu, dasar dinding dan lain
sebagainya)
- Biaya transportasi yang murah
Kekurangan yang paling utama adalah:
- Fleksibilitas yang sangat terbatas terkait dengan layout desain stan
- Kurangnya prasarana
- Terbatasnya ruang penyimpanan untuk bahan-bahan brosur dan iklan
- Tidak ada ruang untuk diskusi pribadi secara privasi
- Tidak ada ruang untuk hiburan pengunjung
- Tidak ada ruang yang tersedia untuk pameran yang sangat besar (misal mesin-
mesin, perkakas, benda-benda yang mencolok dan sebagainya).
Beberapa prinsip dasar penyusunan deasin stan kotak dijelaskan dibawah ini:
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
75
Tata ruang yang khas dari stan kotak yang standar berukuran 9 m2
Infrastruktur yang termasuk dalam biaya
sewa adalah lampu sorot yang menjulang
di atas stan dan rak yang ditempatkan sisi
stan yang terbuka dan menghadap ke
depan serta beberapa meja kursi kecil.
Satu meter persegi dipisahkan oleh
dasar dinding untuk lemari pakaian dan
tempat penyimpanan.
Guna memastikan penerangan yang
tepat, disarankan untuk menyewa
beberapa lampu sorot.
Dibawah ini merupakan ilustrasi dari
beberapa prinsip dasar terkait desain
dekorasi stan.
Papan depan dengan nama peserta pameran dalam huruf standar
Dasar dinding/Backdrop
(100x210 cm)
Rak
Karpet (warnanya dapat dipilih oleh peserta pameran keluar dari ketentuan corak yang diberikan
Contoh Paket standar konstruksi yang disediakan
oleh panitia penyelenggara pameran
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
76
DESAIN STAN: STAN KOTAK STANDAR SEBAGI SATU CONTOH
Desain Stan: Yang Perlu Dihindari
Jelek : Nama peserta pameran dalam huruf standar Jelek: Poster kecil, efek visual kurang Jelek: Tulisan terlalu kecil untuk dibaca bahkan dari jarak dekat sekalipun Jelek: Area yang tidak dimanfaatkan dalam pameran Jelek: Rak tidak digabungkan dalam desain stan
Desain stan seperti ini berarti membuang-buang uang. Banyaknya area pameran yang
tidak dimanfaatkan, tulisan poster yang tidak bisa dibaca serta kurangnya efek visual
yang diberikan terkesan membosankan. Pengunjung tidak akan tertarik karena tidak
jelasnya pesan yang disampaikan membuat pengunjung malas untuk singgah dan
bertanya.
Kesan yang ditampilkan dari desain stan seperti ini adalah membosankan, perusahaan
yang tidak menarik dan tidak punya daya inovatif.
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
Contoh Desain Stan
77
DESAIN STAN: STAN KOTAK STANDAR SEBAGI SATU CONTOH
Lebih Baik: Papan nama peserta pameran dalam huruf resmi perusahaan Baik: Infomasi produk dapat dibaca
Jelek: Terlalu banyak detil yang digambarkan
Lebih Baik: Sisi dinding dimanfaatkan untuk menarik perhatian pengunjung yang melintas
Lebih Baik: Rak depan dimanfaatkan sebagai tempat pameran
Desain Stan: Yang Perlu Dilakukan Lebih Baik: tulisan warna putih diatas dasar waran gelap menambah kecermelanagn tulisan Lebih Baik: Gambar berukuran besar dengan produk yang khas Lebih Baik: Informasi cara menghubungi peserta pameran (perusahaan)
Sangat Baik: pemberian warna yang seragam pada stan menciptakan kesan Suatu bagian yang terpisah
Desain stan seperti ini mampu menarik perhatian pengunjung karena memberikan
informasi yang jelas mengenai produk dan perusahaan. Desain tersebut dengan jelas
tersusun. Selain itu, gambar yang berukuran besar bertindak sebagai daya tarik visual.
Bayangan dinding yang agak gelap memberikan kesan tenang dan serius, namun
dengan susasana yang elegan. Dalam contoh ini, bagian dinding dan rak telah ditutup
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
Contoh Desain Stan
78
dengan lapisan plastik cetak. Selain lapisan plastik, alternatif lain yang bisa digunakan
adalah kertas cetak, kertas karton serta panel kain.
Untuk menjamin kecemerlangannya, diperlukan penerangan yang cukup di dalam stan.
Desain ini dengan jelas membuat bagian stan kita terpisah dari stan sebelah karena
bayangan biru menciptakan kesan sebagai kesatuan yang terpisah.
Menetapkan Desain dan Ukuran Stan yang Tepat
Ketentuan desain dan ukuran stan yang tepat perlu dibuat saat mempertimbangkan
hal-hal berikut:
Sasaran dan tujuan yang ingin dicapai dalam pameran
Program acara pameran
Keberadaan pesaing dalam pameran serta ukuran stan pesaing
Ruang yang dibutuhkan untuk tempat yang digunakan untuk diskusi personal serta
tempat prasarana
Sumber keuangan berdasarkan anggaran dana
Sumber daya manusia sebagai penjaga/penjaga stan
Semakin luas stan yang didirikan, semakin besar jumlah penjaga yang dibutuhkan.
Besarnya jumlah penjaga berakibat pada tingginya biaya transportasi, akomodasi hotel
serta pengeluaran-pengeluaran lainnya. Selain itu, luasnya ukuran stan meningkatkan
permintaan dan prasarana operasi dan perawatan dengan biaya yang tinggi. Seperti
yang telah disebutkan, ketetapan umum perlu diambil berdasarkan tipe stan yang
digunakan (lebih jelasnya lihat bab sebelumnya).
Hal lain yang menjadi dasar dalam pengambilan kebijakan adalah pertanyaan
mengenai perlunya membeli atau menyewa stan. Tidak dapat dipungkiri bahwa
kapanpun perusahaan berencana merancang stannya sendiri, maka perusahaan
tersebut perlu membayar biaya seluruh konstruksi stan atau paling tidak biaya semua
bagian yang dirancang dan diproduksi sendiri.
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
79
Pada umumnya, menyewa satu sistem stan merupakan langkah yang lebih hemat. Hal
ini dikarenakan adanya kesempatan menyewa stan khusus yang dibutuhkan terkait
dengan pentingnya arti suatu pameran serta sesuai dengan program acara pameran.
Selain itu, stan tersebut disewakan didalam kota tempat pameran diselenggarakan
sehingga tidak membutuhkan biaya transport tambahan. Pembelian satu sistem stan
yang standar pada mulanya memerlukan suatu investasi yang relatif tinggi dan
mengurangi fleksibilitas dari merancang stan pameran sesuai dengan perubahan
konsep pemasaran di masa depan. Walaupun demikian, bagi perusahaan yang sudah
ikut serta dalam beberapa pameran, pembelian stan yang standar atau paling tidak
pembelian tiap-tiap bagian pameran standar seperti panel cetak, poster atau gambar
brukuran besar sebagai dekorasi stan kotak yang standar dalam berbagai ukuran dapat
dipertimbangkan.
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
80
KONSEP KOMUNIKASI
Dalam setiap keikutsertaan pameran perlu ditetapkan konsep komunikasi tertentu.
Konsep tersebut perlu mencakup beberapa hal dibawah ini:
Alat dan Muatan Konsep Komunikasi sebelum memulai pameran
Pemasangan iklan di media cetak (penerbitan yang mana? Kapan? seberapa
sering?)
Mengumumkan keikutsertaan dalam website perusahaan
Mengumumkan keikutsertaan melalui surat kilat (direct mail) kepada rekan yang
terpilih serta rekan-rekan baru yang potensial
Mengundang peserta pilihan dalam acara-acara tertentu selama pameran
berlangsung
Mengumumkan keikutsertaan melalui stiker resmi dari panitia penyelenggara
pameran hingga semua persuratan yang dibuat oleh perusahaan.
Langkah-langkah tersebut perlu lebih dulu direncanakan dan diatur karena
membutuhkan beberapa aktivitas yang memakan waktu:
Persiapan untuk kampanye iklan
Pemilihan alamat untuk persuratan kilat (direct mail)
Pembuatan surat serta lampiran-lampiran yang diperlukan (misalnya kartu
jawaban, tiket masuk, publikasi iklan pada penyelenggara pameran dan lain
sebagainya)
Pengiriman surat (direct mail) tepat waktu
Kapanpun sebuah perusahaan merencanakan acara-acara khusus, sangat dianjurkan
untuk mempertegas kehadiran pengunjung yang diundang. Mengetahui jumlah peserta
lebih awal berarti melakukan persiapan dan perencanaan acara yang lebih baik
(misalkan ukuran ruangan konferensi yang dibutuhkan, jumlah tempat duduk, makanan
dan minuman dan penganggaran belanja). Untuk memperoleh jawaban dari orang
yang kita undang, maka kita perlu melampirkan kartu balasan dalam surat yang
dikirimkan. Contoh cara pembuatan surat serta pengumuman dalam situs perusahaan
dapat dilihat dipembahasan berikutnya.
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
81
Saat mengirimkan surat kilat, sangat penting menggunakan alamat yang benar.
Pengiriman surat perlu ditujukan untuk mendapatkan perhatian orang yang
bersangkutan, jika tidak surat-surat tersebut akan berakhir di tempat sampah.
Perbaharuan alamat surat bisa diperoleh dari kantor pos, Majelis Perdagangan atau
perserikatan industri.
Mengumumkan Keikutsertaan Perusahaan dalam Pameran melalui Situs Perusahaan
Gambar disamping merupakan contoh pengumuman keikutsertaan perusahaan dalam
pameran melalui website perusahaan. Bagian-bagian website perlu sesuai dengan
konsep identitas perusahaan. Untuk menarik minat/perhatian yang lebih besar serta
selalu diingat, maka tulisan, bayangan serta gambar-gambar yang mencolok yang
digunakan perlu sama dengan yang dipakai
dalam desain stan. Pencantuman nomor
faks dalam stiker pameran memberikan
manfaat tambahan bagi perusahaan
peserta pameran selain kampanye iklan
yang dilakukan oleh pihak penyelenggara
dalam pameran tersebut. Beberapa unsur
yang penting akan dijelaskan di bawah ini:
Tombol Berita untuk memperoleh
informasi lebih lanjut mengenai perusahaan dalam pameran
No faks pada stiker pameran
Beberapa gambar yang digunakan
sebagai desain stan
Beberapa tulisan dan bayangan yang digunakan dalam desain stan sesuai dengan konsep desain stan perusahaan
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
82
Mengumumkan Keikutsertaan Perusahaan dalam Pameran melalui Pengiriman Surat Kilat
Pengiriman surat kilat merupakan undangan pribadi untuk mengunjungi stan
perusahaan. Surat tersebut hars dirancang agar si penerima surat menunjukkan minat
yang besar dalam kunjungannya. Pengiriman surat kilat mencakup beberapa hal
berikut ini:
Hal-hal yang perlu dimasukkan Hal-hal yang bisa dimasukkan
• Surat undangan yang ditujukan untuk menarik perhatian dari orang yang bersangkutan
• Amplop yang menunjukkan alamat pengirim
• Kartu Balasan
• Pamflet profil perusahaan termasuk program acara perusahaan dalam pameran
• Pamflet resmi dari penyelenggara pameran
• Peta lokasi pameran serta informasi tambahan
• Voucher tiket masuk gratis
Bagian Paket surat kilat seperti yang telah disebutkan, antara lain:
Surat undangan yang ditujukan langsung pada alamat si penerima
Amplop dengan alamat pengirim
Pamflet profil perusahaan
2
3
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
1
83
Berikut merupakan contoh surat balasan:
Ketika menerima kartu balasan, perusahaan perlu memastikan reaksi sesuai dengan
pengirim yang bersangkutan:
Mengirimkan nomor voucher masuk serta informasi tambahan yang terperinci
Melanjutkan pengiriman dokumentasi produk
Menghubungi pengirim lewat telepon untuk menyusun kunjungan yang
dikehendaki
Prosedur tindak lanjut (follow up) yang sesuai
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
84
Alat dan Muatan Konsep Komunikasi Selama Pameran Berlangsung
Berbagai sarana komunikasi perlu dimasukkan dalam konsep komunikasi. Semakin
awal konsep tersebut disusun, semakin baik konsep tersebut karena perancangan,
pembuatan serta pengiriman beberapa komponen membutuhkan cukup banyak
waktu.
Tampilan dan presentasi perusahaan serta barang dan jasanya dalam katalog
resmi pameran
Benda-benda cetak terkait produk dan profil perusahaan, seperti pamflet dan atau
brosur yang akan diberikan selama pameran
Hadiah dan souvenir
Acara-acara spesial seperti partipasi dalam konferensi berita, seminar khusus
presentasi produk, resepsi perusahaan serta kegiatan-kegiatan sosial,
Presentasi audio visual melalui video atau anmiasi komputer
Spesifikasi produk
Format laporan pertemuan dan diskusi dengan pengunjung yang diselenggarakan
selama pameran
Kartu bisnis untuk setiap anggota penjaga stan
Desain stan serta kinerja anggota penjaga stan perlu tercakup dalam bagian konsep
komunikasi.
Semua sarana dan langkah komunikasi selama pameran berlangsung perlu benar-
benar sesuai dengan identitas, tujuan serta sasaran yang disusun oleh perusahaan.
Alat dan Muatan Konsep Komunikasi Setelah Pameran Berakhir
Konsep komunikasi pada bagian ini akan dibahas dalam bab selanjutnya tentang
”Tindak lanjut yang Tepat Setelah Pameran.” Meskipun demikian, prosedur follow up
perlu dirancang dan dimasukkan dalam konsep komunikasi pameran.
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
85
MEMPERSIAPKAN PARA PENJAGA STAN
Menentukan jumlah penjaga stan, memilih penjaga yang tepat, serta mengevaluasi
batuan eksternal yang dibutuhkan terkait dengan program acara pameran merupakan
langkah yang sangat penting.
Mengevaluasi Jumlah Penjaga stan Yang Tersedia
Saat menentukan jumlah penjaga stan, perlu diingat bahwa stan tidak boleh kelebihan
ataupun kekurangan penjaga. Oleh karena publikasi ini terkait dengan keikutsertaan
dalam pasar ekspor, maka tidak mungkin menempatkan seluruh penjaga perusahaan
yang ada hanya untuk beberapa saat atau dalam acara-acara tertentu. Maka sangat
penting sekali dilakukan pemilihan secara cermat tentang penjaga stan karena
mereka perlu menghadapi berbagai kebutuhan dalam waktu yang bersamaan selama
pameran berlangsung. Bahkan di bidang yang tidak pernah mereka hadapi selama
berada dalam pasar domestik serta di saat bantuan yang dibutuhkan dari departemen
lain hanya bisa diperoleh lewat telepon.
Berikut merupakan beberapa faktor penentu dalam mengevaluasi jumlah penjaga
yang tepat:
Program acara pameran Berapa orang yang kita butuhkan dari beberapa kategori penjaga seperti dibawah
ini untuk mencapai dampak yang positif:
- Penjaga yang memiliki keahlian dalam bidang teknis dan pemasaran untuk
melaksanakan demonstrasi serta membantu bagian penjualan selama diskusi
dengan pengunjung terkait teknis dan aplikasi produk
- Penjaga bagian penjualan yang terampil dan mampu melayani permintaan
pengunjung serta mampu melibatkan pengunjung dalam diskusi dan dialog yang
meyakinkan
- Penerima tamu serta asisten yang menjamin tersedianya hiburan yang tepat bagi
pengunjung
- Penterjemah dan asisten dari pihak ketiga untuk menjamin kelancaran
komunikasi dengan pengunjung
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
86
Ukuran Stan
Berapa orang yang kita butuhkan agar stan kita tidak telihat sesak oleh penjaga
atau kekurangan tenaga, namun masih mampu melayani permintaan pengunjung
serta menjamin kelancaran kinerja stan (misal hiburan pengunjung, administrasi
stan, pergantian penjaga serta penjaga bantuan)
Kemampuan Jasmani dan Rohani dari Anggota Penjaga Stan
Kehadiran dalam stan memang sangat dipelukan baik secara jasmani maupun
rohani. Oleh karena itulah, penjaga stan perlu diberikan jam istirahat yang sesuai
agar tetap fit selama pameran berlangsung. Aspek-aspek ini terkait dengan bab
berikutnya mengenai ”Melatih Penjaga stan.”
Frekuensi Pengunjung yang diharapkan
Ini merupakan bagian yang sulit untuk dinilai terutama ketika perusahaan ikut serta
pada pameran dalam suatu pasar yang baru.
Kelebihan Dan Kekurangan Jumlah Penjaga Stan: Berbagai Resiko Yang Dihadapi
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, menentukan jumlah penjaga stan bukanlah
hal yang mudah. Memiliki terlalu banyak penjaga atau bahkan terlalu sedikit sama
memiliki resiko. Oleh karena itu, penting sekali menemukan rentangan yang tepat
antara jumlah maksimum dan minimum penjaga yang dibutuhkan.
Saat menentukan jumlah penjaga yang tepat, hal-hal berikut ini perlu dipertimbangkan
sebagi alternatif penghematan biaya (pengeluaran untuk akomodasi dan perjalanan)
serta untuk menghindari kelebihan tenaga di dalam stan.
Untuk acara-acara khusus atau penyambutan pengunjung biasanya penerima tamu
atau asisten setempat yang digaji untuk sementara. Pihak penyelenggara pameran
biasanya menawarkan bantuan kepada perusahaan peserta pameran untuk
menemukan agensi lokal yang memiliki jasa tenaga kerja seperti penerima tamu yang
terlatih atau bahkan penyelenggara menyediakan jasa ini sebagai bagian dari bantuan
untuk peserta pameran.
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
87
Setiap pameran terdapat hari khusus yang dipadati oleh pengunjung. Oleh karena itu,
sangat memungkinkan sekali untuk menambah jumlah personel penjaga stan dalam
rentang waktu tersebut (misal setengah hari pertama pameran) serta untuk menutupi
sisa waktu dengan mengurangi jumlah personel.
Kelebihan Personel : Beberapa Resikonya
Penjaga penjaga stan tidak bekerja, bersikap santai dan memberikan kesan
kurang pada pengunjung yang melintas
Penjaga penjaga stan yang tidak bekerja cenderung merasa bosan dan
tertekan. Mereka menjadi malas dan tidak termotivasi
Pemborosan sumber daya manusia
Penjaga stan yang tidak bekerja cenderung mengobrol sendiri daripada
berusaha menarik perhatian dan minat pengunjung yang melintas
Kekurangan Personel : Beberapa Resikonya
Semua penjaga stan selalu sibuk dengan pengunjung, sehingga pengunjung
yang tidak dilayani akan pergi.
Akibat adanya kerja yang terus menerus, tidak adanya waktu istirahat dan
bersantai yang cukup membuat personel penjaga stan cepat merasa lelah dan
tidak bisa menjaga kesehatan mereka
Penjaga stan menjadi tertekan, gugup dan tidak tenang sehingga memberikan
kesan kurang kompeten akibat kurangnya waktu untuk terlibat dalam diskusi
dengan pengunjung.
Para pengunjung yang mendapatkan kesan bahwa perusahaan tidak mampu
melayani kebutuhan mereka dengan baik akan pergi meninggalkan stan
perusahaan tersebut.
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
88
Menentukan Perlunya Keterampilan Dan Latihan Yang Potensial
Segera setelah jumlah penjaga ditentukan, langkah berikutnya yang perlu diambil
adalah: menentukan keterampilan yang dibutuhkan oleh penjaga stan. Kemudian
yang tidak kalah penting adalah memilih dan menyiapkan penjaga stan dengan
kemampuan, pengalaman dan keterampilan yang memadai karena tanggung jawab
mereka sebagai personal penjaga stan.
Susunan dan tanggung jawab Penjaga stan - Kepala penjaga Stan
- Orang yang bertangung jawab terhadap demonstrasi teknis
- Pembicara saat presentasi umum (baik teknis maupun komersial)
- Orang yang bertanggung jawab terhadap kinerja dan administarsi stan
- Orang yang bertanggung jawab dipusat informasi
- Orang yang bertanggung jawab dalam diskusi dengan pengunjung tentang
teknis produk.
- Orang yang bertanggung jawab dalam pemasaran serta diskusi dengan
pengunjung tentang penjualan produk
- Orang yang bertanggung jawab dalam hubungan dengan masyarakat serta
diskusi dengan pihak penyelenggara pameran, jurnalis serta perwakilan dari
pemerintah daerah tentang perusahaan
- Orang yang bertanggung jawab terhadap event-event khusus
- Fungsi dan tugas-tugas yang lain
Semakin sedikit jumlah personel penjaga stan, semakin besar tanggung jawab tiap
personel atau semakin besar tugas yang perlu dibagi bersama penjaga stan yang lain.
Keterampilan yang dibutuhkan oleh Penjaga stan
- Pengetahuan teoritis mengenai produk dan aplikasinya
- Pengalaman praktek tentang produk dan aplikasinya
- Pengetahuan pemasaran (pelanggan potensial dan eksis, persaingan serta
kebutuhan pasar)
- Kecakapan komunikasi dan penampilan pribadi
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
89
- Perintah dalam bahasa asing
- Fleksibilitas dan kemampuan dalam menangani tekanan fisik maupun mental
- Dukungan terhadap budaya asing
- Fleksibilitas penyesuaian diri dengan kebiasaan yang berbeda dalam
lingkungan budaya, politik dan ekonomi yang baru.
- Kemampuan dan pengalaman menjamu dan menghibur
Latihan dan Persiapan
Disamping latihan bagi setiap personel penjaga stan sesuai dengan kebutuhannya
saat itu, persiapan umum perlu diberikan kepada seluruh penjaga stan untuk
memastikan tercapainya tujuan dan sasaran keikutsertaan perusahaan dalam
pameran. Persiapan khusus juga diperlukan agar personal penjaga stan mampu
bekerja sama dalam tim selama pameran berlangsung.
Kedua aktivitas ini, latihan perseorangan dan persiapan umum, perlu direncanakan
dan dijadwalkan sejak awal untuk memastikan kehadiran personel yang akan dilatih
serta kehadiran dari pelatih dari dalam maupun luar perusahaan.
Latihan dan Persiapan: Beberapa hal yang perlu dilakukan oleh pelatih internal perusahaan
Strategi dan Identitas perusahaan
Sasaran dan tujuan keikutsertaan perusahaan dalam pameran
Program acara pameran
Fungsi, Tanggung jawab serta tugas dari personel penjaga stan
Keterampilan terkait dengan produk dan aplikasinya
Organisasi, Administrasi dan Operasi stan
Rencana perjalanan dan akomodasi
Peraturan dan petunjuk umum bagi personel penjaga stan selama pameran
berlangsung
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
90
Latihan dan Persiapan: Beberapa hal yang perlu dilakukan oleh pelatih eksternal perusahaan
Persoalan tambahan yang berkaitan dengan produk dan aplikasinya (misal dari
ahli teknis dari pelanggan yang ada, dari lembaga penelitian atau dari asosiasi
industri)
Komunikasi
Teknik Presentasi
Konvensi dan keadaan sosial, budaya, politik serta ekonomi di daerah tempat
diselenggarakannya pameran (misal; melalui perwakilan kedutaan besar di
negara yang bersangkutan, melalui Kamar Dagang atau perwakilan agensi
promosi perdagangan seperti OSEC)
Aspek-aspek umum tentang keikutsertaan dalam pameran
Teknik dan aturan pengelolaan dialog dan diskusi yang sukses
Persoalan-persoalan lain (pemasaran, penjualan, perdagangan internasional,
ikatan kontrak, serta terminologi penjualan).
Pedoman Penjaga Stan (Booth crew)
Untuk memastikan pemahaman yang seutuhnya mengenai arti keikutsertaan
perusahaan dalam pameran, sasaran dan tujuan yang ingin dicapai serta memahami
tugas dan tanggung jawab semua penjaga stan, maka perlu disusun suatu
petunjuk/pedoman.. Setiap penjaga stan perlu memiliki satu salinannya dan
menggunakannya sebagai sumber informasi untuk menyiapkan sebuah pameran atau
sebagai petunjuk saat pameran berlangsung.
Pedoman penjaga stan perlu disediakan sebelum sesi persiapan umum dilaksanakan. hal ini memjadikan penjaga stan mampu menyiapakan diri mereka pada sesi persiapan untuk mengidentifikasi maksud yang kurang jelas serta menyiapkan pertanyaan. Semakin baik peserta di sesi persiapan diumumkan, semakin efisien dan meyakinkan sesi tersebut nantinya.
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
91
Isi Pedoman Penjaga stan
Strategi dan Identitas perusahaan
Sasaran dan tujuan keikutsertaan perusahaan dalam pameran
Program acara pameran
Daftar penjaga stan termasuk juga tugas dan tanggung jawab serta tugas dari
tiap-tiap personel penjaga stan sebelum, selama dan setelah pameran
berlangsung.
Daftar Pemantauan informasi mengenai produk dan aplikasinya
Susunan organisasi, jadwal pameran serta jadwal kehadiran setiap personel
penjaga stan
Instruksi tentang pencatatan dan pengarsipan diskusi yang dilakukan dengan
pengunjung
Rencana, anggaran biaya perjalanan dan akomodasi
Peraturan dan petunjuk umum bagi personel penjaga stan selama pameran
berlangsung
Kondisi, keadaan sosial, budaya, politik serta ekonomi di daerah tempat
diselenggarakannya pameran
Daftar nomor telepon penting (Nomer telepon genggam penjaga stan, nomer
telpon perusahaan, nomer telepon rumah, kantor, hotel, pusat informasi
pameran, layanan darurat, event organizer, forwarding, kedutaan besar,
peserta pameran dan sebagainya)
Beberapa salinan pedoman bagi penjaga stan perlu disediakan untuk penyedia jasa
dari eksternal perusahaan (misal konstruktor stan, penerima tamu dan asisten.)
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
92
MENGATASI PEMASALAHAN SUMBER DANA : ANGGARAN DANA
Setelah mengumpulkan informasi usulan biaya yang dibutuhkan sebelum, selama
maupun setelah pameran berlangsung, barulah kemudian dilakukan penyusunan
anggaran dana.
Rincian anggaran biaya akhir dimaksudkan sebagai alat yang mengendalikan
pengeluaran dan memberikan kemungkinan untuk membandingkan biaya yang
dianggarkan dengan pengeluaran sebenarnya. Hal ini akan menjadi pengalaman
yang berharga bagi keikutsertaan perusahaan dalam pameran dagang selanjutnya.
Rincian anggaran akhir - setelah dilengkapi dengan pengeluaran yang sebenarnya -
akan menjadi dasar keputusan apakah biaya yang dikeluarkan sebanding dengan
hasil yang diperoleh dalam pameran. Pertanyaan mengenai apakah membelanjakan
uang tersebut melalui langkah-langkah pemasaran yang lain dibandingkan dengan
keikutsertaan dalam pameran, mungkin dapat dipertimbangkan kembali dan mungkin
mengakibatkan adanya perubahan dalam bauran pemasaran mengenai keikutsertaan
dalam pameran selanjutnya atau mengembangkan langkah-langkah pemasaran yang
lain demi mencapai target yang diharapkan.
Kerangka Anggaran
Penyusunan kerangka anggaran merupakan penerapan lembar kerja yang sangat
ideal pada komputer pribadi terutama jika ditempatkan dalam laptop yang akan selalu
tersedia selama pameran berlangsung. Hal ini memudahkan penjaga stan yang
bertanggung jawab dalam sumber keuangan untuk memperbaharui program tersebut
setiap hari dengan cara menambah baris pengeluaran yang belum dianggarkan.
Selain itu, kerangka ini juga berfungsi sebagai alat yang ideal untuk mengendalikan
keseluruhan biaya yang dikeluarkan selama pameran.
Lembar kerja tersebut dapat dirancang seperti dibawah ini :
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
93
A B C D
1 Keterangan Jumlah
2 Anggaran Sebenarnya Perbedaan
3
4
5
Tiap item yang dianggarkan perlu dicatat dalam kolom A pada lembar kerja,
sedangkan jumlah anggaran dimasukkan dalam kolom B. Untuk menentukan item apa
saja yang perlu dianggarkan, lihat pada pembahasan mengenai ”Biaya yang
diakibatkan oleh keikutsertaan” dalam bab ”Ikut serta atau tidak?” serta bagian
”Penyusunan Anggaran kegiatan” dalam bab ”Perencanaan Awal.”
Pengeluaran yang sebenarnya dari setiap keadaan telah dimasukkan sebelumnya
selama dan setelah pameran berlangsung hingga seluruh biaya yang berhubungan
dengan keikutsertaan pameran sudah dicatat. Semakin terperinci penyusunan
kerangka anggaran, semakin baik kemungkinan untuk mengadakan suatu analisa
yang benar-benar meyakinkan tentang pengeluaran keseluruhan setelah
berlangsungnya pameran.
Cara Mengoptimalkan Pembelanjaan Sumber Dana Keikutsertaan dalam suatu pameran selalu menimbulkan biaya yang tinggi terutama
diluar negeri dimana terdapat biaya seperti biaya pengangkutan/forwarding, barang-
barang pameran serta biaya perjalanan dan akomodasi bagi penjaga stan. Akan
tetapi, pengeluaran keseluruhan keuangan dibatasi oleh beberapa aturan.
Kemungkinan lain untuk mengoptimalkan biaya adalah dengan membandingkan
kemungkinan kerjasama dengan pihak ketiga untuk ikut serta dalam pameran
sehingga mampu menurunkan biaya konstruksi, perawatan dan operasi stan, biaya
infrastruktur serta ongkos jasa eksternal :
Merencanakan semua langkah yang diambil dan seluruh kegiatan dengan baik
sejak awal untuk menghindari pengeluaran dan biaya tambahan akibat
keterlambatan registrasi atau biaya pengiriman kilat
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
94
Merencanakan semua jasa yang dibutuhkan dari pihak ketiga dengan baik
sejak awal sehingga dapat memperoleh tawaran yang menguntungkan dari
berbagai penyedia jasa, memiliki kesempatan untuk membandingkan dan
memilih selama penyedia jasa tersebut memiliki cukup kemampuan.
Mengatur akomodasi hotel untuk basis jangka panjang sehingga kesempatan
untuk mendapatkan kamar dengan biaya rendah lebih besar daripada melalui
pemberitahuan singkat
Merundingkan tarif persewaan kamar serta biaya pesawat yang diturunkan
(Biasanya hal ini diurus oleh agen perjalanan)
Mengatur pengiriman seluruh barang-barang display dan pameran dengan baik
sejak awal sehingga memudahkan perusahaan ekspedisi muatan untuk
menggunakan sarana atau transportasi dengan biaya yang lebih murah
(misalnya pengangkutan melalui kapal laut daripada dengan pesawat udara,
pengiriman biasa daripada menggunakan jasa kurir)
Dimanapun kemampuan dan keahlian untuk berbagai kegiatan tersedia,
manfaatkan sumber daya internal karena biayanya lebih rendah dibandingkan
dengan jasa yang disediakan oleh pihak eksternal perusahaan
Memeriksa adanya kemungkinan untuk berpartisipasi dalam pameran bersama
dengan pihak ketiga (misal merencanakan stan gabungan atau acara
gabungan dengan supplier tambahan untuk segmen pasar yang sama, ikut
serta dalam kegiatan stan gabungan yang ditawarkan oleh asosiasi industri,
kamar degang atau agen promosi perdagangan seperti OSEC)
Memanfaatkan stan dan komponen display untuk berbagai keperluan dalam
beberapa acara/kesempatan
Mengurangi/menurunkan ambisi dan konsep Anda hingga level yang
dibutuhkan untuk mencapai target dan tujuan Anda.
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
95
MENJADWALKAN PERSIAPAN DAN PELAKSANAAN PARTISIPASI
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, perencanaan dan penjadwalan seluruh
kegiatan sejak awal merupakan salah satu faktor yang menentukan suksesnya suatu
keikutsertaan dalam pameran. Daftar berikut ini merupakan contoh beberapa
langkah/tindakan yang perlu diambil. Langkah-langkah tersebut perlu dirumuskan
dengan jelas.
Sangat Penting:
Makin awal jadwal ditetapkan, makin kecil permaslahan yang akan timbul
sehingga biaya dioptimalkan melalui cara yang lebih efisien.
Untuk setiap kegiatan perlu ditetapkan tentang:
Siapa yang bertanggung jawab? Siapa yang akan memberikan dukungan? Kapan
kegiatan tersebut dilaksanakan (tanggal serta waktunya)?
Daftar dibawah ini memperlihatkan gagasan mengenai seluruh kegiatan yang
dijadwalkan serta orang yang perlu dievaluasi:
Kegiatan yang direncanakan dan dijadwalkan
Perencanaan - Evaluasi tim kegiatan
- Perumusan target dan tujuan
- Penyusunan konsep awal
- Penyusunan konsep akhir
- Program acara pameran
- Tipe dan desain stan
- Konsep komunikasi dalam pameran
- SDM, persiapan dan latihan
- Prosedur follow up
- Analisis hasil dan pengendalian
Pedoman penjaga stan Konstruksi Stan - Memberi pengarahan singkat
kepada perusahaan pembangunan
stan
- Pengawasan konstruksi stan
- Pengawasan pembongkaran stan
Ekspedisi - Mengatur pengangkutan bahan-
bahan pameran menuju dan dari
pameran
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
96
Waktu yang ditetapkan oleh pihak penyelenggara pameran
- Registrasi
- Pembayaran booth space
- Pemesanan prasarana teknis
- Pengumpulan informasi tentang
perusahaan yang akan diterbitkan di
katalog resmi
- Pemesanan ruang penyimpanan
selama pameran berlangsung
- Pemesanan transportasi tambahan di
lokasi pameran seperti forklift atau
kereta dorong.
- Pemesanan lencana pintu/badge
masuk stan perusahaan
- Pemesanan VIP Invitation
- Pemesanan ruang khusus parkir
Penjaga Stan - Evaluasi yang dilakukan terhadap
penjaga stan baik dari internal
maupun eksternal perusahaan
- Latihan dan persiapan penjaga
- Pengaturan biaya perjalanan dan
akomodasi
- Mengatur semua dokumen bea
masuk dan keluar yang sesuai
- Mengkoordinasikan logistik dengan
perusahaan ekspedisi muatan
Asuransi - Pengangkutan dan bahan-bahan
pameran serta barang yang
dipamerkan
- Penjaga stan (Pelayanan
kesehatan, kecelakaan)
- Kewajiban perusahaan peserta
pameran
Pembelian - Barang-barang katering, makanan
dan minuman
- Administrasi Stan
- Bahan-bahan cetak
- Sarana dan prasarana penunjang,
hadiah dan kado souvenir
- Pakaian (seragam)
Daftar tersebut hanya suatu contoh dan perlu dilengkapi tergantung pada kebutuhan masing-masing perusahaan peserta pameran
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
97
Daftar Pemantauan : Transportasi, Perjalanan dan Akomodasi
Transport
Apakah Anda sudah mengetahui batas waktu yang ditetapkan oleh pihak
penyelenggara terkait dengan penerimaan barang yang dikirim melalui ekspedisi?
Sudahkah Anda mengetahui persyaratan ekspedisi dan menyiapkan dokumen
yang dibutuhkan?
Sudahkah Anda menyiapkan semua dokumen yang dibutuhkan untuk mencegah
terjadinya masalah dan penundaan pengangkutan, bea cukai dan pengiriman
bahan-bahan pameran (tanyakan pada perusahaan ekpedisi muatan Anda)?
Sudahkan Anda bepikir untuk membuat salinan seluruh dokumen yang Anda
pegang sendiri jika dokumen-dokumen asli nantinya hilang?
Sudahkah Anda menanyakan kepada pihak penyelenggara apakah pengirim
muatan boleh memasuki lokasi pameran atau pengirim tersebut perlu
memindahkan barang-barang itu ke perusahaan ekspedisi muatan setempat yang
ditunjuk untuk menjamin tibanya barang di lokasi pameran tepat waktu?
Sudahkah Anda memeriksa apakah ada barang-barang Anda yang dilarang di
negara setempat atau perlu diperiksa sesuai dengan peraturan impor khusus dan
prosedur bea cukai setempat?
Perjalanan dan Akomodasi
Apakah semua penjaga stan memiliki dokumen-dokumen resmi (seperti pasport,
visa, atau tiket pulang) sesuai dengan peraturan imigrasi di negara tujuan?
Apakah tiket pesawat dan kereta yang sudah diatur tersedia? Apakah tiket
tersebut sudah dikonfirmasi?
Sudahkah Anda memeriksa apakah semua penjaga stan memenuhi peraturan
kesehatan dan karantina (misal vaksinasi)?
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
98
Sudahkah Anda menyebarkan daftar telepon pada seluruh penjaga stan untuk
mengantisipasi jika salah satu dari mereka tersesat (panduan untuk penjaga
stan)?
Sudahakah Anda meminta semua penjaga stan untuk membawa salinan pasport,
tiket serta bukti pembayaran tiket peswat bersama mereka?
Sudahkan Anda mengkonfirmasi reservasi hotel? Apakah semua petugas tahu
jalan menuju hotel dan kapan mereka perlu tiba di hotel tersebut?
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN
99
ORGANISASI (SUSUNAN) STAN
Daftar Pemantauan: Tugas dan Kewajiban Penjaga stan Tampil Dengan Baik Dalam Pameran: Aturan Dasar
MELATIH PENJAGA (PETUGAS) STAN Mengelola Sumber Daya Jasmani dan Rohani dari Penjaga Stan Memastikan Adanya Peningkatan; Sesi Pengarahan dan Wawancara Harian
MELALUI KONTAK MENUJU KONTRAK Menciptakan Kontak: Pendekatan Pertama Mengawali Suatu Dialog- Mempelajari Keperluan dan Kebutuhan Pengunjung
Daftar Pemantauan: Beberapa Poin Penting dalam Mengeavaluasi Potensi Pengunjung
Memberikan Kenyamanan-Membuat Pengunjung Merasa Senang dan Tentram
Aturan Dasar dalam Menyambut Pengunjung Memastikan Tindak Lanjut (Follow Up) yang Tepat: Laporan Kunjungan
Format Kontak Pameran
TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN
100
ORGANISASI STAN
Daftar Pemantauan: Tugas dan Kewajiban Penjaga Stan
Dalam buku pedoman bagi penjaga stan, seluruh fungsi, kewajiban, tugas, serta
kompetensi dari penjaga stan perlu dirumuskan dengan jelas selama mereka
merupakan penjaga dalam perusahaan.
Penjaga stan dari luar perusahaan sangat perlu diberikan pengarahan. Jika mereka tidak bisa hadir dalam rapat persiapan, maka mereka perlu mengumpulkan informasi sebanyak mungkin sehingga mereka mengetahui tanggung jawab mereka seperti yang diharapkan oleh perusahaan terkait dengan kemampuan dan keahlian penga stan tersebut.
Di halaman berikutnya terdapat contoh daftar tugas dan kewajiban penerima tamu pameran.
Bagi para penyedia jasa yang lain, perlu dikeluarkan daftar yang serupa yang terpusat pada tugas dan kewajiban mereka (misalnya tugas seorang penterjemah: diperlukan level instruksi dalam berbagai bahasa, bahasa apa, tugas-tugas seperti mencatat memo diskusi, menterjemahkan diskusi umum, penginterpretasian diskusi yang sangat canggih menuntut keterampilan khusus, baik tulis ataupun juga lisan).
Makin baik pengarahan awal diberikan kepada penjaga stan dari luar perusahaan, makin mudah bagi mereka untuk menyiapkan diri mereka untuk pameran serta makin cepat bergabung dengan penjaga stan yang lain (penjaga perusahaan sendiri).
TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN
101
TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN: ATURAN DASAR
Untuk memastikan kinerja stan yang efisien serta tim kerja yang sempurna, para
penjaga stan perlu mematuhi beberapa aturan umum. Bukan hanya peraturan
mengenai kebiasaan, penampilan serta tingkah laku, akan tetapi juga beberapa
petunjuk khusus dalam memelihara kebugaran jasmani dan rohani mereka.
Penjaga stan tidak boleh menampilkan ekspresi seperti yang diilustrasikan dibawah ini kepada pengunjung:
TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN
102
Tidak Boleh Merokok di dalam Stan Saat berada dalam Stan, penjaga stan menahan diri
untuk tidak merokok. Mereka boleh merokok, tapi di
waktu istirahat, di tempat-tempat tertutup atau keluar dari
stan. Setelah mereka dan kembali ke stan, mereka perlu
menyegarkan nafas mereka sehingga tidak tercium bau
rokok.
Dalam beberapa pameran, merokok diperbolehkan,
tetapi hanya di tempat-tempat tertentu.
Tidak Boleh Meminum Minuman Beralkohol Selama jam buka Stan, penjaga stan setidak-tidaknya
perlu menghindari minum minuman beralkohol. hal ini
dikarenakan alkohol menyebabkan menurunnya
konsentrasi dan membuat orang cepat merasa lelah.
Selain itu, nafas orang yang meminum minuman
beralkohol sangat tidak diharapkan oleh pengunjung
yang datang ke stan.
Pakaian Pakaian yang sesuai tidak hanya merupakan cerminan
dari penampilan sikap penjaga stan, akan tetapi juga
merupakan cerminan dari keseluruhan kesan yang
dimunculkan oleh stan.
Pemilihan sepatu yang pas juga sangat penting karena
waktu pameran cenderung lama, selain itu bahan untuk
lantai pameran biasanya tidak nyaman. Sepatu yang
dipilih perlu nyaman dipakai. Pemakaian sepatu berhak
tinggi tidak menjamin kenyamanan yang dirasakan.
Biasanya pakaian yang dikenakan perlu sesuai dengan
tugas dari masing-masing penjaga. Berpakaian secara
berlebihan serta penggunaan pakaian yang terlihat
provokatif bisa memberikan kesan yang negatif.
TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN
103
Pemakaian Dresscode Sebaiknya Disesuaikan Dengan Adat Dan Budaya Setempat
Untuk memudahkan pengunjung dalam mengenali
penjaga stan, semua penjaga stan perlu memakai tAnda
pengenal yang mencantumkan logo perusahaan, nama
serta tugas masing-masing. Kelengkapan seragam
seperti dasi, syal serta jas perusahaan sangat dianjurkan
untuk dipakai.
Penampilan Penjaga stan tidak boleh hanya duduk-duduk santai dalam stan sambil menunggu
dipanggil oleh pengunjung yang melintas. Mereka hanya boleh duduk saat
berlangsung diskusi dengan pengunjung atau pada saat melakukan demonstrasi
produk. Sekelompok penjaga yang duduk dan hanya mengobrol akan memberikan
kesan tidak baik pada pengunjung.
Penjaga yang tidak terlibat diskusi dengan pengunjung sebaiknya berdiri di dekat
pintu masuk stan sehingga terlihat oleh pengunjung yang ingin bertanya.
Sebaiknya mereka meletakkan tangan di belakang atau di depan mereka, dan
tidak meletakkan dalam saku/kantong celana.
Sepatutnya penjaga perlu memberikan penampilan yang sesuai dengan gaya agar
menimbulkan penampilan yang berbeda.
Makan Saat jam makan siang tiba, sangat dianjurkan bagi penjaga meninggalkan stan
sehingga mereka memiliki waktu sekitar satu jam untuk beristirahat dan menikmati
makan siang mereka. Penjaga dengan piring yang hampir penuh makanan atau
terlihat sedang menggigit kaki ayam di dalam stan bukanlah pemandangan yang
menarik bagi pengunjung. Jika ingin makan siang dalam stan, maka perlu
disediakan tempat khusus seperti dalam tempat yang dipakai khusus untuk
menyimpan prasarana. Semua penjaga perlu menghindari makan siang di stan
utama karena pengunjung bisa melihat keadaan seperti itu.
TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN
104
MELATIH PENJAGA STAN
Mengelola Sumber Daya Jasmani dan Rohani dari Penjaga Stan
Pameran cenderung terasa berat, Saat berada dalam stan, penjaga stan perlu
memiliki konsentrasi dan perhatian yang tinggi serta perlu selalu hadir dalam stan.
Selain itu, suasana stan pada umumnya kering dan berdebu, ramai dan dengan
ventilasi yang kurang.
Memberikan waktu istirahat yang cukup pada penjaga sangatlah penting untuk
menjaga mereka agar selalu termotivasi serta untuk menghindari stress dan
kegelisahan yang dirasakan. Selama waktu istirahat, semua penjaga sebaiknya
meninggalkan stan dan keluar ruangan pameran sebentar untuk menghirup udara
segar, duduk dan istirahat.
Istirahat singkat selama 5 atau 10 menit setiap jam sebagaimana jam makan siang
selama satu jam sebaiknya direncanakan. Hal ini sangat penting untuk menjaga
kendali kehadiran secara tegas, memastikan bahwa tidak semua penjaga makan
siang atau istirahat pada waktu yang bersamaan.
Makna dari waktu istirahat adalah memberikan waktu kepada penjaga untuk menyegarkan diri kembali, bersantai dan beristirahat-perlu di ingat bahwa jam istirahat bukanlah waktu pengganti bagi penjaga untuk meminum minuman beralkohol dalam stan.
Memastikan Adanya Peningkatan; Sesi Pengarahan dan Wawancara Harian
Keikutsertaan dalam pameran yang dikatakan berhasil adalah stan yang selalu
dikunjungi oleh pengunjung. Akibatnya adalah kurangnya waktu bagi penjaga
untuk bertukar informasi, saling memberikan petunjuk dan kritikan. Setiap orang
dalam tim sibuk melayani pengunjung seharian penuh. Mereka tidak hanya
mendapatkan informasi dan pengalaman-pengalaman penting, namun juga
kekecewaan/frustasi. Mereka tidak memiliki waktu dan kesempatan untuk
membagi semua itu dengan rekan mereka dalam satu tim.
TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN
105
Untuk mengganti hal ini dan untuk belajar dari pengalaman-pengalaman yang
telah didapatkan serta untuk meningkatkan kerjasama dan kinerja tim, maka perlu
diadakan pertemuan dalam keadaan netral untuk melanjutkan hari tersebut
bersama-sama. Pertemuan ini biasa dinamakan sesi tanya jawab harian.
Pertemuan ini sebaiknya diselenggarakan setiap sore setelah meninggalkan stan,
kembali ke hotel, mandi dan memulihkan diri. Semua penjaga stan memerlukan
waktu untuk beristirahat sebentar, menyegarkan pikiran dan perasaan mereka
serta mempersiapkan diri untuk sesi wawancara/tanya jawab.
Agenda Acara dalam Sesi Tanya Jawab Khusus
Tinjauan ulang hari ini
Setiap penjaga memberikan laporan singkat mengenai topik hari ini: beberapa
kontak yang menarik, pertemuan dan kesimpulan
Kritikan dan Pujian
Setiap penjaga memberikan kritikan dan pujiannya:
- Apa yang sudah dilakukan dengan baik hari ini? Apa yang perlu dilakukan
lebih baik besok?
- Kerjasama tim
- Susunan Stan
- KehAndalan (reliabilitas) penjaga (misal ketidakhadiran yang dijadwalkan,
istirahat dan sebagainya)
Kesimpulan
Berdasarkan informasi yang diperoleh, ketua/pimpinan penjaga menarik
kesimpulan hari ini. Seluruh penjaga menyetujui langkah/tindakan yang diambil
untuk mendapatkan hasil yang lebih baik pada hari berikutnya.
Rencana (Preview) untuk esok hari
Setiap anggota penjaga mengumumkan jadwal rapat dan ketidakhadiran
anggota lain dalam stan untuk esok hari.
TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN
106
Semua penjaga perlu untuk terlibat aktif untuk memastikan kesesuaian
pemahaman mengenai kemungkinan perubahan yang akan dilaksanakan serta
untuk menjaga motivasi seluruh tim. Pada pagi hari sekitar 5 menit sebelum
dibukanya pameran, semua penjaga perlu hadir di stan untuk sesi briefing/
pengarahan. Saat sesi pengarahan berlangsung, kesimpulan dari hasil tanya
jawab (debriefing) pada sore hari sebelumnya perlu diringkas untuk memastikan
pelaksanaan terhadap beberapa perbaikan/kemajuan yang telah disapakati. Selain
itu, Jadwal rapat serta ketidakhadiran beberapa penjaga perlu dipastikan untuk
memastikan pergantian penjaga dan waktu istirahat.
MELALUI KONTAK MENUJU KONTRAK
Menciptakan Kontak: Pendekatan Pertama
Saat berdiri di dekat pintu masuk stan, penjaga perlu bersikap siaga. Mereka
diharapkan tidak hanya memandangi pengunjung yang melintas, akan tetapi
mengawali pembicaraan dengan cara sebagai berikut :
- Lihat ke dalam mata pengunjung - Berikan senyuman ramah - Sambut pengunjung dan tanyakan kesan
umumnya - Libatkan pengunjung dalam
perbincangan kecil, temukan minatnya - Undang pengunjung ke dalam stan
Dengan mengikuti aturan ini, penjaga mampu menarik perhatian pengunjung. Kita
dapat mengetahui dengan mudah sekali untuk menemukan apakah pengunjung
yang datang tertarik dengan barang dan jasa yang dipamerkan di stan dengan
mengajukan beberapa pertanyaan. Lebih baik kehilangan sedikit waktu untuk
suatu pembicaraan kecil daripada kehilangan konsumen yang potensial karena
kurangnya perhatian.
TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN
107
Mengawali Suatu Dialog- Mempelajari Keperluan dan Kebutuhan Pengunjung
Saat kontak pertama tercipta, hal penting yang perlu dilakukan adalah
mengembangkan dialog. Memulai dialog berarti mendorong penmgunjung untuk
membicarakan kesannya, kebutuhannya, harapan dan keperluannya. Dibawah ini
terdapat beberapa aturan dalam memulai percakapan:
Yang Perlu Dilakukan oleh Penjaga
- Buatlah pengunjung merasa nyaman dan tenang. Tunjukkan minat Anda
untuk belajar darinya tentang kesannya mengenai pameran, maksud
kedatangannya dalam pameran, target dan tujuannya, serta kebutuhan dan
keperluannya datang ke pameran.
- Temukan informasi sebanyak mungkin mengenai perusahaan pengunjung.
Bersikaplah tenang, ramah dan menyenangkan. Berikan perhatian khusus
Anda dan dengarkan dia karena mungkin pengunjung tersebut bisa menjadi
sumber informasi yang bagus meskipun bukan pelanggan yang potensial
Yang Perlu Dihindari oleh Penjaga
- Jangan memaksa pengunjung mendengarkan presentasi produk, jasa dan
kegunaannya dimana pengunjung tidak tertarik
- Jangan menjelaskan hal yang sudah diketahui oleh pengunjung, melainkan
biarkan pengunjung menceritakan kebutuhan dan keperluannya pada Anda
- Jangan mencoba untuk meyakinkan pengunjung mengenai kelebihan yang
ditawarkan produk dan jasa Anda dengan mendebatnya dengan beberapa
argumen diluar minat/ketertarikannya.
TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN
108
Daftar Pemantauan : Beberapa Poin Penting dalam Mengevaluasi Potensi Pengunjung
Untuk memastikan tindak lanjut (Follow up) yang tepat setelah pameran berakhir,
sangat penting untuk mengetahui kebutuhan pengunjung tersebut serta memahami
potensinya terhadap produk dan jasa yang ditawarkan oleh perusahaan. Untuk
memudahkan pengelompokan pengunjung sesuai dengan arti pentingnya mereka
bagi bisnis di masa mendatang serta keutamaan mereka dalam proses tindak lanjut,
hal-hal berikut ini perlu dibahas selama berlangsungnya dialog dalam stan:
Apa aktivitas bisnis pengunjung? Apakah dia seorang pengusaha, Agen distributor atau yang lain? Hal ini penting untuk mengingat pengunjung yang
membeli produk kita merupakan kontak yang perlu diutamakan setelah
pameran berakhir)
Apa metode, proses produksi dan jalur distribusi yang digunakan oleh pengunjung? (Apakah produk kita cocok untuk dipakai dengan perlengkapan
pengunjung? Apakah pengunjung memiliki akses terhadap pasar yang akan
kita dekati?)
Apakah perusahaan pengunjung memiliki keterampilan teknologi, sumber daya manusia dan sumber daya infrastruktur yang tepat untuk memastikan kepuasanya terhadap pemakaian produk kita? (Anda tidak
sedang mencari pertanggungjawaban dan jaminan dimasa mendatang,
mengatakan tidak adalah lebih baik daripada mengatakan ya)
Apa produk kompetitif yang saat ini digunakan oleh perusahaan pengunjung? Berapa jumlahnya? Darimana asalnya dan berapa harganya?
Apa aktivitas perusahaan pengunjung dalam penelitian dan pengembangan? Apakah perusahaan tersebut inovatif atau hanya mengikuti pasar? Adakah kemungkinan untuk melakukan pendekatan kerjasama seperti kegiatan pengembangan gabungan?
TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN
109
Apakah saat ini perusahaan pengunjung sedang mengevaluasi produk alternatif atau hanya mengumpulkan informasi akan beberapa pilihan untuk menekan supplier/penyalurnya saat ini? (Sangatlah tidak berguna jika
merusak persaingan tersebut kecuali jika Anda mendapatkan bisnis tersebut.
Memberikan argumen tentang harga atau janji pencapaian hasil dibandingkan
dengan pesaing kita akan memberikan dampak negatif pada kualitas pasar
tanpa adanya usaha/bisnis baru. Hal ini hanya akan menimbulkan reaksi
bermusuhan dan bertahan dari para pesaing kita.)
Apakah pengunjung bermaksud membeli sejumlah produk kita dalam rentang waktu yang ditetapkan? (Berapa banyak? Berapa jumlah unit tiap
persediaan? Dalam keadaan/kondisi apa?)
Setelah diskusi berakhir, apakah pengunjung mengundang peserta untuk melakukan kunjungan pribadi di pabriknya atau bermaksud mengunjungi pabrik peserta pameran? (Diundang ke pabrik pengunjung atau mendapatkan
tawaran pengunjung untuk datang di pabrik peserta merupakan isyarat yang
jelas akan adanya minat/ketertarikan yang serius.)
Memberikan Kenyamanan-Membuat Pengunjung Merasa Senang dan Tentram
Suatu tantangan yang nyata bagaimana cara membuat pengunjung merasa
nyaman. Apakah poin penting yang perlu diingat saat pengunjung datang ke stan,
baik atas inisiatifnya sendiri ataupun melalui kontak yang diawali oleh penjaga
stan? Dalam menanggulangi hal ini, perlu diingat apa yang dirasakan oleh
pengunjung saat berada disuatu pameran :
Saat pengunjung melintasi stan, dia mungkin capek dan terjejali dengan informasi dan dibingungkan dengan semua pengaruh luar.
Meskipun telah mempersiapkan diri dengan baik, pengunjung mungkin tidak mencapai tujuan kedatangannya dalam pameran dan bahkan merasa frustasi/tertekan.
TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN
110
Saat berjalan keliling pameran, pengunjung telah dihadapkan pada keramaian, debu serta AC yang jelek sehingga ketahanan fisiknya menurun
Dengan memberikan senyuman dan sambutan yang ramah, pengunjung menjadi
tertarik. Memulai percakapan dalam stan yang standar memang lebih sulit daripada
dalam stan ynag berukuran lebih besar dengan ruang terpisah untuk tempat diskusi
personal. Namun demikian, beberapa hal berikut ini dapat digunakan sebagai acuan :
Pendekatan perlu dilakukan dengan ramah dan serius-jangan bersikap dingin dan sombong
Pengunjung perlu mendapatkan kesan diterima
Pengunjung perlu diberikan kesempatan untuk beristirahat sebelum diskusi dimulai-tanyakan beberapa pertanyaan umum terkait dengan keseluruhan kesan pengunjung terhadap pameran, tentang apa yang sudah didapatkan sejauh ini
Tawarkan kesempatan untuk melupakan lingkungan yang tegang dan membuat tertekan/stress. Persilakan dia duduk dan tawarkan makanan dan minuman seperti makanan dan minuman ringan, biskuit dan sebagainya)
Tawarkan keleluasaan pribadi – tidak semua pengunjung suka dlihat/diperhatikan oleh pengunjung lain
Pastikan bahwa stan kita bersih dari asbak yang penuh puntung rokok, gelas dan cangkir yang sudah terpakai dan sebagainya
Sesekali bersikaplah seperti seorang pengunjung, melangkah keluar stan untuk
melihat stan dari sudut pandang pengunjung. hal ini memudahkan Anda dalam
meningkatkan kesan selama pameran berlangsung.
TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN
111
Aturan Dasar dalam Menjamu Pengunjung Bersikaplah Selektif
Stan Anda bukanlah sebuah restoran atau bar untuk semua
orang. Oleh karena itu, penyambutan perlu dibatasi pada
pengunjung yang menunjukkan minat serius terhadap
perusahaan dapat difokuskan
Jangan Memaksa Pengunjung Untuk Mabuk Saat menawarkan makanan atau minuman, tanyakan pada
pengunjung makanan atau minuman apa yang dia inginkan
dan beritahukan sebelumnya kalau tidak tersedia minuman
beralkohol. Saat pengunjung meminta minuman beralkohol,
jangan biarkan dia minum terlalu banyak karena Anda tidak
tahu berapa banyak yang diperoleh dari stan yang lain.
Aturlah Keleluasaan Pribadi Meja untuk diskusi personal jangan diletakkan saling
berdekatan. Hindarilah situasi dimana pengunjung duduk
saling berdekatan dan dapat mendengarkan pembicaraan
pengunjung lain.
Tunjukkan Stan yang Bersih Pastikan bahwa meja dibersihkan setelah berdiskusi
Pilihlah Makanan Ringan dengan Cermat Tempatkan sejumlah makanan ringan di atas meja yang
akan dikonsumsi dalam beberapa menit. Daging atau ikan
kering serta buah yang dikeringkan tidak akan terlihat
mengundang selera jika tidak ada kulkas, dianjurkan untuk
hanya menyediakan makanan kering seperti biskuit atau
kripik.
TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN
112
Hormati Budaya dan Aturan di Daerah setempat Perlu diingat bahwa makanan dan minuman yang
ditawarkan pada pengunjung perlu sesuai dengan kondisi
budaya setempat. Misalkan dianjurkan untuk menghindari
daging babi dan minuman beralkohol dilarang dan tidak
diperbolehkan.
TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN
113
Memastikan Tindak Lanjut yang Tepat: Laporan Kontak Pameran
Tidak lanjut yang tepat terhadap kontak hanya terlaksana jika rincian
kesepakatan dengan pengunjung didokumentasikan dengan jelas.
Penting sekali menyusun suatu laporan singkat dari setiap diskusi yang
diselenggarakan selama atau segera setelah pembicaraan dengan pengunjung
berlangsung untuk memastikan tidak ada hal yang terlupakan.
Format Laporan Keuangan mencakup informasi berikut ini:
Nama dan alamat pengunjung
Aktivitas bisnis dari perusahaan pengunjung serta informasi dari perusahaan lain.
Nama dan jabatan pengunjung dalam perusahaannya.
Hal-hal yang didiskusikan (minat khusus pengunjung, permintaan dan
kebutuhan–kebutuhannya)
Level tindak lanjut dan kategori pengunjung (A=sangat Penting, B=Biasa,
C=Kurang Penting)
Langkah-langkah yang diambil (Pengiriman dokumentasi produk atau
katalog, Penawaran yang terkumpul, Sampel yang disusun, dsb)
Nama penjaga stan yang terlibat dalam diskusi dengan pengunjung.
Guna memastikan pencatatan kunjungan secara sistematis, diperlukan pembuatan
suatu format sehingga mengingatkan penjaga tentang hal-hal yang perlu dipelajari
dari pengunjung. Format standar kontak pameran tersedia di toko alat-alat tulis,
disediakan oleh pihak penyelenggara pameran atau dapat dirancang sesuai
kebutuhan peserta.
Sebagai contoh layout format kontak pameran, di halaman berikutnya terdapat format
standar milik OSEC.
TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN
114
TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN
115
Format Kontak Pameran
TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN
116
Melengkapi Format Kontak Pameran
Makin lengkap informasi dalam diskusi yang berlangsung, makin mudah tindak
lanjut yang dilakukan. Contoh format kontak pameran yang terdapat di halaman
sebelumnya terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut:
1. Nama Pameran
2. Tanggal Kunjungan ke stan
3. Nama penjaga yang terlibat diskusi dengan pengunjung
4. Keterangan apakah pengunjung mewakili rekan bisnis kita yang sudah ada atau merupakan rekan bisnis baru.
5. Tempat untuk menempelkan kartu bisnis pengunjung
6. Klasifikasi arti pentingnya pengunjung dan prioritas tindak lanjut yang perlu diberikan
7. Keterangan bidang usaha pengunjung
8. Alamat lengkap, nama dan jabatan pengunjung jika tidak tercantum dalam kartu bisnis
9. Tempat untuk mencatat hal-hal yng dibicarakan
10. Tempat untuk mencatat langkah/tindakan yang perlu diambil, acara/kegiatan yang disepakati serta tindak lanjut.
TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN
117
PAMERAN SEBAGAI BAGIAN DARI RISET PASAR
Mempelajari Kecenderungan Persaingan dan Pasar Mengambil Keuntungan dari Kontak Tambahan Daftar Pemantauan: Riset Pasar Selama Pameran
PAMERAN SEBAGAI SUMBER INFORMASI
118
PAMERAN SEBAGAI BAGIAN DARI RISET PASAR
Keikutsertaan dalam pameran tidak hanya menyangkut cara menyajikan produk dan
jasa pada masyarakat namun juga memberikan kesempatan yang sangat bagus
untuk mengumpulkan informasi tentang pasar setempat, tren di wilayah pasar
sasaran dan pesaing usaha.
Saat menikmati istirahat singkat, anggota penjaga stan dapat melihat-lihat di sekeliling
pameran, berbicara dengan peserta pameran yang lain dan mempelajari situasi
pasar.
Untuk memastikan riset pasar yang efisien dan konklusif dalam suatu pameran,
subyek ketertarikan perusahaan perlu ditetapkan. Untuk setiap subyek perlu ditangani
oleh satu orang penjaga sehingga bisa konsentrasi terhadap subyek tersebut.
MEMPELAJARI TREND PASAR
Daftar berikut ini memberikan gagasan mengenai informasi yang dikumpulkan selama
pameran:
Perkembangan teknologi – Bagaimana keadaan industri dalam pasar tersebut?
Kompetensi pesaing – Bagaimana para pesaing kita menyajikan perusahaannya, produk dan jasa mereka? Apa yang mereka tunjukkan?
Pelanggan yang potensial dan pelanggan – Apa kecenderungan yang mereka ikuti? Apa tujuan dan kegiatan mereka dimasa mendatang?
Perusahaan peserta pameran yang lain – Bisakah kita menemukan gagasan mengenai penyajian produk, layout literatur penjualan, komunikasi dan desain stan sebagai inspirasi presentasi dalam pameran dimasa depan?
PAMERAN SEBAGAI SUMBER INFORMASI
119
MENGAMBIL KEUNTUNGAN DARI KONTAK TAMBAHAN
Berbicara kepada peserta pameran lain yang juga menjadi suplier/ penyedia dalam
pasar sasaran yang sama, tapi tidak melalui kompetisi langsung akan sangat
menguntungkan karena meraka bisa memberikan informasi seperti:
Arti penting dan potensi dari pelanggan
Persaingan (Kompetensi)
Realibilitas Pelanggan tertentu
Kondisi dan Kecendrungan Umum Pasar
Informasi yang diperoleh dapat dipercaya karena ketertarikan/ minat perusahaan
tidak terpengaruh saat berbicara dengan perusahaan lain tanpa adanya aktivitas
persaingan.
PAMERAN SEBAGAI SUMBER INFORMASI
120
Daftar Pemantauan :Riset Pasar Selama Pameran
Informasi yang perlu diperoleh saat berbicara dengan pengunjung, peserta pameran
lain atau bahkan pesaing-pesaing kita dalam pameran sebagai berikut :
Informasi yang berhubungan dengan pasar.
- Ukuran dan potensi pasar
- Susunan pasar dan struktur penawaran
- Perundang-undangan dan peraturan setempat
- Peraturan impor (regulasi)
Konsumen atau informasi yang berhubungan dengan konsumen.
- Siapa kunci potensial yang bertanggungjawab dalam pasar lokal tersebut?
- Apa aktivitas utama bisnis mereka?
- Apa asosiasi industri yang tersedia untuk segmen sasaran tersebut?
- Apakah keanggotaan suplier dalam asosiasi berguna?
- Bagaimana keadaan industri tersebut? Apa teknologi utama yang di
gunakan?
- Bagaimana bisnis dan pelanggan potensial berkembang?
- Apa metode pendekatan yang digunakan untuk mendekati pelanggan
dalam pasar tersebut?
- Apakah satu pelanggan potensial terkait dengan pelanggan potensial atau
pelanggan eksis yang lain?
- Apakah disana terdapat perusahaan gabungan dan sinergi yang potensial?
Informasi yang berhubungan dengan kompetisi
- Siapa pesaing dalam pasar tersebut?
- Apa kekuatan dan kelemahan mereka?
- Bagaimana mereka mempresentasikan perusahaan serta produk dan jasa
mereka?
- Apa kegiatan mereka dalam penelitian dan pengembangan saat ini?
- Apakah beberapa pesaing berkaitan dengan pelanggan yang potensial dan
eksis?
PAMERAN SEBAGAI SUMBER INFORMASI
121
- Apakah perusahaan pesaing menawarkan produk langsung kepada
konsumen akhir atau melalui distributor?
- Apa kelebihan dan kekurangan produk yang ditawarkan oleh pesaing
dibandingkan dengan produk dan jasa perusahaan kita baik terkait dengan
harga, ketersediaan, kualitas dan tampilannya?
Informasi yang berhubungan dengan distribusi
- Apakah sistem/ susunan distribusi yang digunakan pasar setempat?
- Siapa saja distributornya?
- Apakah penggunaan distributor lokal memberikan keuntungan?
- Distributor mana yang terkait dengan suatu pesaing?
Informasi yang berhubungan dengan produk
- Apakah produk peserta dapat memenuhi kebutuhan konsumen?
- Perlukah adanya penyesuaian (adaptasi) produk (seperti desain dan
tampilan)?
- Apakah produk peserta terlihat menarik dalam pasar tersebut?
- Apakah produk peserta sesuai dengan kondisi industri saat ini?
Informasi yang berhubungan dengan pemasaran
- Media mana yang akan digunakan sebagai penghubung dengan
masyarakat serta media pemasangan iklan untuk mencapai target sasaran?
- Siapa pemimpin kebijakan setempat?
PAMERAN SEBAGAI SUMBER INFORMASI
122
MERENCANAKAN KEGIATAN TINDAK LANJUT
MENJAGA AGAR TETAP INGAT
Sampel surat-surat penting Memperkuat hubungan/kontak. Tetap berhubungan rutin Daftar Pemantauan : Beberapa aspek umum tentang tindaklanjut yang tepat
TINDAK LANJUT SETELAH PAMERAN
123
MERENCANAKAN KEGIATAN TINDAK LANJUT
Memasukkan dan merundingkan kontrak dalam pameran sangat jaranG terjadi.
Pengunjung cenderung datang dipameran untuk mendapatkan kesan dari
perkembangan –perkembangan terbaru, untuk bertemu atau menjumpai rekan bisnis
yang sudah ada serta mengawali kontak dengan rekan bisnis baru yang potensial.
Setelah mengunjungi pameran, pengunjung cenderung sudah terjejali oleh informasi
sehingga mereka mungkin mudah melupakan kontrak baru tersebut. Prosedur untuk
mendapat tindaklanjut dengan cepat,tepat dan efisien segera setelah pameran
berakhir :
Pete
mua
n B
isni
s
Ulangi Tindakan
TINDAK LANJUT SETELAH PAMERAN
Pameran
Ya Tidak
Ya Tidak
124
Segera Setelah Pameran : Kelompokkan format laporan kontrak yang sudah dilengkapi berdasarkan
prioritasnya (A,B,C). Kirimkan surat kepada pengunjung tentang hal-hal yang
sudah disepakati selama berlangsungnya diskusi dalam stan seperti :
- Surat pengantar
- Surat penawaran
- Sampel
- Bahan informasi tambahan
2 Sampai dengan 3 minggu setelah pengiriman surat : Hubungi pengunjung melalui telepon, pastikan dia menerima surat yang
dikirimkan. Tentukan pendapatnya, coba atur pertemuan atau kesepakatan
mengenai pengumpulan tawaran atau langkah yang diambil.
Segera setelah kontak melalui telepon Atur secepat mungkin pengiriman bahan informasi tambahan yang diinginkan oleh
pengunjung seperti :
- Surat penawaran
- Sampel
- Spesifikasi produk
2 Sampai dengan 3 minggu setelah mengirimkan sampel atau informasi tambahan: Hubungi lagi pengunjung melalui telepon, tanyakan pendapatnya, cobalah atur
pertemuan. Lanjutkan prosedur ini hingga pengunjung sepakat bertemu Anda
untuk merundingkan kontrak atau hal-hal terbaik dengan kerjasama lebih hangat.
Mengingat pentingnya tindaklanjut yang cepat dan efisien, maka perlu disusun berbagai dokumen (pengingat dan penawaran) serta teknik mengajukan pertanyaan yang tepat selama kontak lanjutan melalui telepon:
TINDAK LANJUT SETELAH PAMERAN
125
Apa yang perlu dimasukkan dalam surat pengenalan - Referensi/ Acuan yang jelas (dimana kontak tersebut kita dapatkan)
- Ucapan terima kasih(Untuk waktu dan perhatian pengunjung)
- Subyek/ hal yang dibicarakan (Apa telah didiskusikan dan Apa tujuannya?)
- Prosedur lebih lanjut yang telah disepakati (pertemuan, sampel, penawaran
serta bahan-bahan informasi tambahan)
Makin pribadi pengingat yang dicatat, makin besar dampak positifnya terhadap pengunjung karena diingat dan dihargai serta ada orang yang tertarik dengan/ perhatian padanya.
Apa yang perlu dimasukkan dalam surat penawaran: - Acuan/ referensi yang jelas
- Ucapan terima kasih
- Nama produk, tipe dan spesifikasinya yang lengkap dan sesuai.
- Volume atau jumlah nominal yang dibicarakan sesuai dengan permintaan
pengunjung
- Pengemasan dan jumlah kemasan serta toleransi yang disepakati tentang
berat bersih per unit kemasan
- Harga per unit
- Waktu pengiriman dan sarana pengangkutannya
- Syarat-syarat penjualan
- Syarat-syarat pembayaran
- Validitas tawaran
- Syarat dan ketentuan bisnis umum (diketik dibalik lembar penawaran )
Apa pertimbangan yang perlu diambil ketika mengirimkan sampel : - Gunakan bahan kemasan yang baik untuk memastikan tibanya sampel dalam
bentuk yang bagus.
- Lampirkan lembar spesifikasi produk atau panduan konsumen tentang produk-
produk yang ada.
- Dokumen-dokumen yang lengkap tentang transport dan cukai impor (proforma
invoice, dokumen impor yang sesuai dengan peraturan negara yang
bersangkutan)
TINDAK LANJUT SETELAH PAMERAN
126
- Referensi atau acuan yang jelas (siapa yang perlu mendapatkan sampel,
kapan dan dalam acara apa pengumpulan sampel tersebut disepakati).
Disarankan selama pameran bahwa pengunjung telah menerima company
profile, hal ini memudahkan pengunjung dalam mengenali perusahaan saat menerima surat yang dikirimkan peserta.
TINDAK LANJUT SETELAH PAMERAN
127
MENJAGA AGAR TETAP INGAT
Contoh Surat Pengantar
Surat dibawah ini merupakan contoh yang dapat dikirimkan pada pengunjung yang
sudah menyempatkan diri datang ke stan peserta, Namun perlu tindaklanjut
segera sesudahnya yang disepakati dengan pengunjung selama diskusi
(perbincangan) dalam pameran :
TINDAK LANJUT SETELAH PAMERAN
128
Contoh Surat Pengingat :Mengumumkan Suatu Kunjungan Surat dibawah ini merupakan contoh surat yang dapat dikirimkan kepada
pengunjung yang bersedia bertemu setelah pameran berakhir untuk
menindaklanjuti pembicaraan selama pameran :
TINDAK LANJUT SETELAH PAMERAN
129
Contoh surat penawaran berdasarkan permintaan pengunjung selama pameran berlangsung
Surat dibawah ini merupakan contoh surat yang dapat dikirimkan kepada
pengunjung untuk menawarkan produk. Surat penawaran perlu jelas dan konklusif.
Semua bagian yang didaftar pada hal.126-127 perlu dimasukkan dalam surat
tersebut untuk mennghindari kesalahpahaman mengenai produk, volume, harga
serta syarat dan ketentuan-ketentuan :
TINDAK LANJUT SETELAH PAMERAN
130
MEMPERKUAT HUBUNGAN/KONTAK. TETAP BERHUBUNGAN RUTIN
Setiap peserta pameran tidak dapat berharap agar pengunjung mengingat setiap stan
yang dikunjunginya selama pameran. Hal inilah yang menjadi alasan mengapa
pengisian format kontak pameran yang benar serta tindak lanjut secepat mungkin
sangat penting. Bukan hanya untuk diingat, namun juga untuk mengingatkan
pengunjung tentang kunjungannya ke stan, apa yang sudah dipresentasikan padanya
dan apa yang telah dibicarakan. Guna memastikan hal ini, langkah awal tindaklanjut
sangatlah penting.
Selain itu peserta pameran perlu membuat dirinya diingat oleh pengunjung
Disamping mengikuti aturan tindaklanjut untuk memperoleh perhatian pengunjung setelah pameran berakhir, penggunaan sarana komunikasi juga amat berguna untuk menjaga ketertarikan pengunjung.
Beberapa contoh sarana komunikasi tercantum dibawah ini:
Laporan Berkala Perusahaan Frekuensi : 3-4 kali setahun, yang berisi:
- Perkembangan produk, kecenderungan dan kegiatan-kegiatan baru
- Perusahaan dalam struktur perusahaan
- Ulasan keikutsertaan perusahaan dalam pameran atau acara-acara lain
- Laporan tentang penghargaan yang diterima
- Artikel terkait aplikasi produk perusahaan
Undangan Pribadi Frekuensi : Selama acara berlangsung
- Undangan pada road show atau seminar
- Undangan pada pameran dagang yang lain
- Undangan pada kegiatan-kegiatan sosial
TINDAK LANJUT SETELAH PAMERAN
131
Kontak Pribadi melalui Telepon Frekuensi : Setiap 2 atau 3 bulan
- Adakah hal-hal yang baru?
- Kegiatan, kecendrungan dan minat yang baru?
- Bagaimana kelangsungan bisnisnya/ usahanya selama ini?
- Perbincangan kecil dan gosip
- Minat memperbarui kontak pribadi
Langkah langkah tersebut hanya merupakan tambahan saja. Tulang punggung dari
aktivitas tindaklanjut tetaplah lingkaran tindak lanjut yang terkait dengan kegiatan,
produk dan aplikasinya seperti yang telah dijelaskan. Namun demikian perlu diingat
untuk meninggalkan kesan bahwa kita adalah rekan bisnis yang aktif dan bermaksud
menjalin hubungan jangka panjang. Oleh karena itu, penting sekali untuk membuat
rekan kita merasa bahwa ia dihargai sebagai seorang manusia, bukan hanya
konsumen yang potensial.
TINDAK LANJUT SETELAH PAMERAN
132
Daftar Pemantauan : Beberapa aspek umum tentang tindaklanjut yang tepat
Walaupun di halaman sebelumnya telah dijelaskan prosedur umum serta bagian-
bagian dari tindaklanjut, beberapa aturan umum perlu diikuti selama melaksanakan
tindaklanjut dalam waktu jangka panjang untuk memastikan keberhasilan yang
dicapai :
Rencanakan prosedur tindaklanjut dengan baik sejak dini sebagai bagian dari
proses perencanaan pameran.
Tunjuk anggota staf yang bertanggung jawab dalam implementasi proses
tindaklanjut sebelum pameran dibuka.
Pastikan segera memulai proses tindaklanjut setelah pameran berakhir.
Catatlah dengan tepat semua langkah tindaklanjut yang diambil oleh pengunjung
untuk menjamin proses pengejaran lebih lanjut.
Setelah setiap langkah tindaklanjut dilaksanakan,jadwalkan langkah selanjutnya
dari lingkaran tindaklanjut dengan cermat. Tentukan tanggung jawab dan
tindakan yang akan diambil, oleh siapa, kapan dan dengan cara apa untuk
memastikan kelangsungan proses membangun hubungan tersebut?
Jadwalkan tindakan berikutnya yang perlu diambil dengan mempertimbangkan
hal-hal berikut ini :
- Berapa lama waktu yang dibutuhkan oleh pengunjung untuk memeriksa dan
membandingkan tawaran yang diterima?
- Berapa lama jangka waktu yang dibutuhkan untuk pengujian, homologasi serta
pengakuan sampel yang diberikan hingga sampai pada pengunjung?
Jadwalkan semua tindakan yang sesuai dengan kemampuan Anda.Tetap
berikan janji untuk membangun citra sebagai rekan yang terpercaya.
Hindari terciptanya kesan terlalu pemaksa, berikan waktu pada pengunjung
untuk mengembangkan kesimpulanya sendiri.
Bersikaplah sabar terhadap pengunjung,dengarkan komentarnya dan tetaplah
berhubungan.
TINDAK LANJUT SETELAH PAMERAN
133
Jika Anda marah, jangan pernah menunjukkannya pada pengunjung, atau
membuat pengunjung merasakannya. Pengunjung tersebut mungkin saja
pimpinan atau pengambil kebijakan dari salah satu pelanggan Anda. Pikirkan
akibatnya,oleh karena itu bersikaplah tenang dan santai.
Ingatkan diri Anda pada langkah-langkah tambahan yang diambil.
TINDAK LANJUT SETELAH PAMERAN
134
MEMASTIKAN KEBERADAAN PASAR YANG TEPAT
Mengevaluasi Jalur Distribusi Daftar Pemantauan :Mengevaluasi Rekan Distribusi Yang Tepat
KONTAK LANGSUNG DENGAN PASAR
Menyiapkan Utusan Pembelian Menyiapkan Utusan Penjualan
KONTRAK PERDAGANGAN INTERNASIONAL
Membagi Biaya dan Resiko antara Penjual dan Pembeli : (INCOTERMS) Persyaratan Umum Untuk Semua Sarana Transportasi Persyaratan Umum Untuk Pengangkutan Laut Resiko Kredit dan Kontrak Perdagangan Daftar Pemantauan : Isi dari Kontrak Perdagangan
ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL
135
MEMASTIKAN KEBERADAAN PASAR YANG TEPAT
Mengevaluasi Jalur Distribusi
Apakah pasar ekspor perlu langsung dimasuki atau dimasuki melalui agen atau
distributor merupakan pertanyaan penting saat mengevaluasi kemungkinan
dimulainya aktivitas ekspor.
Penjualan Langsung: Penjual kepada Pengguna Akhir
Penjualan melalui Agen Komisi
Penjualan melalui Distributor
Kontrak agensi atau penyaluran antara penjual dan rekan distribusi
Rekan negosiasi dalam kontrak perdagangan (agen atas nama penjual)
Pengiriman Barang Faktur dengan resiko kredit: penjual ke pengguna akhir, penjual ke
distributor, distributor ke pengguna akhir Uang pembayaran Pembayaran komisi dari penjual ke penyalur setelah menerima
bayaran dari pengguna akhir
AGEN
PENJUAL PENJUAL PENJUAL
DISTRIBUTOR
PENGGUNA AKHIR PENGGUNA AKHIR PENGGUNA AKHIR
ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL
136
Penjualan Langsung dari Penjual ke Konsumen Akhir Keuntungan
- Kontak langsung dengan konsumen akhir dan akses langsung terhadap
konsumen akhir.
- Tingginya keuntungan yang diperoleh karena tidak ada komisi yang
perlu diberikan kepada agen penyalur. - Rute komunikasi dengan konsumen yang lebih pendek - Kerahasiaan hanya penjual dan konsumen langsung yang mengetahui
tentang produk yang tersedia.
Kelemahan
- Perolehan pelanggan baru serta mempertahankan pelanggan
merupakan tugas penuh dari penjual sehingga menyebabkan
memerlukan biaya yang tinggi untuk mengatasi segala kebutuhan dalam
mempertahankan suksesnya hubungan personal tersebut.
- Penjual perlu menangani setiap kebutuhan rekan dipasar. Hal ini akan
terasa sulit jika tidak ada rekan di daerah setempat, terutama dalam
pasar yang berbeda budaya dan kesulitan untuk berkomunikasi.
(perintah dalam berbagai bahasa, perbedaan waktu serta prasarana
komunikasi)
- Layanan perawatan dan perbaikan membutuhkan adanya staff teknis
dalam pasar sasaran sehingga diperlukan biaya perjalanan yang tinggi.
Pengaturan logistik spare part mungkin bisa bermasalah.
Kesimpulan Penjualan langsung kepada pengguna akhir sangat sesuai untuk penjualan
terhadap konsumen ketika muatan dari kapal atau kereta api sudah dikirim.
Hal ini dianjurkan untuk perusahaan barang dan bahan-bahan mentah yang
disediakan untuk pelanggan-pelangan besar tertentu. Segera setelah
pemisahan muatan diderah setempat dibutuhkan metode penjualan dan
distribusi seperti ini menjadi sulit tanpa adanya rekan kerja dengan daerah
setempat berkaitan dengan penyimpanan dan distribusi barang dan jasa.
ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL
137
Penjualan Melalui Agen
Kelebihan - Mudahnya masuk dalam pasar karena penjual memperoleh keuntungan
dari hubungannya dengan agen setempat serta pelanggan potensial di
segmen sasaran.
- Meningkatnya komunikasi agen lokal berkomunikasi dengan bahasa
yang digunakan oleh pelanggan potensial, mengetahui adat istiadat
setempat serta situasi politik, sosial dan ekonomi dalam pasar yang
bersangkutan.
- Agen tersebut sudah memahami peraturan setempat mengenai
pengemasan dan pemberian nama serta pembuangan dan daur ulang
limbah.
- Pelanggan dalam pasar tersebut mempunyai rekan berkomunikasi yang
selalu ada untuk mereka setempat.
- Berkaitan dengan klaim mengenai kualitas serta permasalahan logistik,
(misal bea cukai impor) agen tersebut akan menggunakan cara-cara
setempat tanpa adanya penundaan serta prosedur-prosedur yang
dilewati.
- Mengambil keuntungan dari sinergi-Sebagian besar agen yang mewakili
beberapa penjual dari luar negeri dalam segmen sasaran yang sama.
- Menghemat biaya dan waktu. Penjual hanya berkonsentrasi pada
pemberian latihan serta dukiungan kepada penjaga, agen perusahaan
hanya perlu mengunjungi orang yang bertanggung jawab dalam
penjualan ini.
- Agen lokal dapat memeriksa resiko pemberian kredit kepada setiap
penduduk setempat. Agen akan melakukanya dengan hati-hati
mengingat bahwa dia akan mendapatkan komisi setelah penjual
menerima pembayaran dari pelanggan/ pembeli.
- Layanan logistik mungkin disediakan oleh agen (misalkan pengaturan
(consignment) persediaan
ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL
138
Kelemahan - Keberhasilan penjual bergantung penuh pada usaha agen penyalur
serta hubungannya dengan pasar. Pemilihan agen dengn cermat dan
hati-hati sangatlah penting
- Kontak langsung dengan dengan pelanggan terbatas karena agen
bertindak sebagai penengah dalam pertukaran informasi.
- Di beberapa negara, terdapat peraturan yang ketat mengenai
keterwakilan yang eksklusif.
- Dalam beberapa hal, agen komisi tidak menyediakan jasa perawatan
atau perbaikan. Karena mereka hanya staf yang mengejar keuntungan.
Penjual perlu memastikan sendiri tentang ketersedian layanan ini.
- Keuntungan yang diperoleh lebih rendah terkait dengan pemberian
komisi pada agen.
Kesimpulan Memasuki pasar melalui agen lokal merupakan langkah yang sangat sesuai
dalam menghemat waktu serta mencapai tingkat penetrasi kedalam pasar
dalam waktu yang singkat. Bekerjasama dengan agen lokal sangat
dianjurkan untuk perusahaan berukuran kecil hingga menengah yang
memiliki sumber keuangan terbatas. Mengevaluasi rekan yang tepat
sangatlah penting. Sebelum mencapai kontrak jangka panjang dengan hak-
hak yang istimewa, sangatlah dianjurkan untuk menyepakati masa
percobaan dan baru setelah itu bisa diAndalkan kontrak akhir.
ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL
139
Penjualan melalui Distributor
Biasanya beberapa kriteria yang telah disebutkan sebelumnya mengenai agen
komisi juga dapat diterapkan melalui distributor lokal. Akan tetapi, ada beberapa
aspek tambahan yang perlu dipertimbangkan.
Kelebihan - Distributor menjalankan penyimpanan dan jasa prasarana teknis sendiri.
Pelanggan dilayani dalam waktu pengiriman yang singkat, jasa
perawatan dan perbaikan teknis dapat dilakukan didaerah setempat dan
dalam waktu pemberitahuan yang singkat.
- Distributor membeli produk dengan tanggung jawab dan resiko yang
ditanggungnya sendiri. Penjual hanya perlu memeriksa terhadap
kepercayaan distributor.
- Resiko penyimpanan (contoh persediaan yang terlalu banyak,
terbatasnya tempat menampung produk) ditanggung oleh distributor dan
penjual.
- Berterimakasih atas adanya penyimpanan yang cepat, penjual mampu
mengoptimalkan rencana produksinya serta menghemat biaya
pengangkutan (pengangkutan melalui kapal dengan kontainer yang
penuh daripada lewat jasa kargo/muatan kecil)
- produk diberikan pada distributor dalam jumlah besar untuk
pengemasan dan penyesuaian lebih lanjut terkait dengan kebutuhan dan
peraturan dalam pasar setempat (misal; jus buah dan produk-produk
cair yang lain diberikan dalam bentuk konsentrasi yang kemudian
diencerkan dan dimasukkan kedalam botol oleh distributor itu sendiri,
produk kimia yang membutuhkan pelabelan tertentu dalam pasar
tersebut, dsb)
ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL
140
Kelemahan - Oleh karena distributor membeli produk dengan segala tanggung jawab
dan resiko yang ditanggungnya sendiri,penentuan faktor harga produk
yang diberikan pada pengguna akhir berada diluar kendali penjual.Bagi
pengguna akhir,distributor merupakan rekan perantara.Sedangkan
produsen masih bertanggung jawab terhadap kualitas dan tampilan
produk.
- Dalam beberapa hal, distributor tidak memberikan informasi terkait
dengan pengguna akhir ataupun tentang kondisi pasar lokal. Oleh
karena itulah penjual sangat bergantung pada kepercayaan distributor.
Kesimpulan Meskipun bekerjasama dengan distributor lokal memberikan keuntungan,
seseorang tidak boleh lupa bahwa jalur distribusi seperti ini membatasi/
mengurangi pengaruh langsung produsen/penjual terhadap perusahaan.
Kriteria yang perlu dipertimbangkan saat mengevaluasi rekan distributor
yang tepat terdapat dalam Daftar Pemantauan pada halaman berikut ini.
ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL
141
Daftar Pemantauan :Mengevaluasi Rekan Distributor yang Tepat
Berikut ini kriteria yang perlu dipertimbangkan saat mengevaluasi agen dan atau
distributor : Kapabilitas seorang distributor: Apakah perusahaan tersebut memiliki
penjaga yang cukup untuk memastikan keseluruhan cakupan dalam pasar yang bersangkutan?
Apakah perusahaan tersebut memiliki penjaga yang terampil untuk menghadapi kebutuhan teknis serta komersial dari pelanggan yang potensial?
Apakah perusahan memiliki sumber dana yang dibutuhkan untuk memastikan kelangsungan usaha ini?
Apakah perusahan tersebut memiliki visi yang jelas dan dalam waktu jangka panjang terkait dengan struktur dan sasaran perusahaan? Apakah perusahaan benar-benar menyadari visinya?
Apakah cara menjalankan bisnis perusahaan tersebut berdasarkan konsep jangka panjang atau hanya mengembangkan kegiatannya dengan cara kesempatan untuk mencapai tujuan dalam bisnis jangka pendek?
Bagaimana sejarah perusahaan tersebut? Seberapa baik perusahaan tersebut dikenal pasar dan sesuai dengan segmen sasaran kita?
Apakah perusahaan tersebut juga menawarkan produk lain kepada pelanggan kita yang potensial? Apakah produk kita melengkapi atau menyaingi produk-produk yang sudah ada didistributor? Apakah hal tersebut akan menyebabkan munculnya pertentangan/konflik?
Apakah infrastruktur logis sudah tersedia untuk memastikan persediaan dan mendukung layanan terhadap konsumen/pelanggan? (terkait dengan
kapasitas penyimpanan, fasilitas penyimpanan dan penanganan produk,
transportasi, bea cukai serta manajemen kualitas)?
Apakah tersedia cara yang tepat untuk menjamin kepuasan pelanggan kita? Apakah perusahaan tersebut akrab dengan hal-hal yang berkaitan dengan produk kita,aplikasinya serta dengan ketentuan-ketentuan khusus dalam menjalankan usaha di segmen sasaran kita?
ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL
142
Mampukah perusahaan tersebut mengumpulkan referensi positif yang memudahkan kita untuk memeriksa etika bisnis, reliabilitas, efisien dan kestabilan perusahaan tersebut (misal; pelanggan yang masih eksis, produsen
lain yang diwakilkan melalui perusahaan tersebut, referensi bank, dsb )?
Apakah perusahaan tersebut siap menghadapi kegiatan yang tidak kompetitif, tidak membuka cara-cara? Langkah-langkah teknis terhadap pihak ketiga terkait dengan kerahasiaan umum?
Apakah perusahaan tersebut memiliki ijin yang dibutuhkan untuk memasarkan produk kita (misal terkait dengan produk atau bahan makanan
yang beresiko, obat-obatan ataupun produk-produk yang serupa)?
ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL
143
KONTRAK PERDAGANGAN INTERNASIONAL
Melakukan bisnis dengan usaha dengan negara-negara lain melibatkan aturan-aturan
yang bebeda dibandingkan dengan yang sudah dikenal dalam perdagangan
domestik. Memindahkan produk dari satu negara ke negara lain, atau bahkan dari
satu benua ke benua lain mengandung resiko kehilangan atau rusak. Barang-barang
tersebut perlu dipindahkan melalui beberapa negara, oleh karena itu transit yang
berbeda serta prosedur bea cukai impor perlu diatur. Dokumen-dokumen ekspor serta
impor juga perlu benar-benar dipersiapkan.
Disamping aspek teknis dari logistik ekspor, perbedaan aturan dalam negara penjual
dan pembeli bisa mempengaruhi/merusak penetapan dan keberhasilan pelaksanaan
transaksi bisnis. Penyusunan kontrak yang jelas dan mendukung membantu
mencegah timbulnya kejadian-kejadian yang tidak diinginkan baik oleh penjual
maupun pembeli.
Dalam kontrak perdagangan (atau kontrak jual beli), penjual dan pembeli menetapkan jenis produk yang dibeli, jumlah produk, harga serta ketentuan produk, kapan transaksi tersebut dilakukan dan bagaimana cara pengangkutan produk tersebut? Kontrak tersebut memberikan bukti terkait persyaratan penjualan dan pembayaran, liabilitas produk, kemasan serta berbagai syarat dan ketentuan lain dimana kesepakatan telah tercapai.
Semua elemen dasar dari kontrak perdagangan akan ditunjukkan dalam sebuah tidak
mungkin dicantumkan dalam bab ini. Oleh karena itu, pengumpulan semua informasi
yang Daftar Pemantauan. Beberapa subyek dasar yang perlu dipertimbangkan saat
merundingkan suatu kontrak perdagangan akan dibahas dalam bab ini. Akan tetapi,
pembahasan semua pertanyaan yang terkait secara detail relevan selama persiapan
kontrak sangat penting dan dianjurkan. Sumber informasi terdapat dalam Daftar
Pemantauan ”Sumber Informasi dan Dukungan Eksternal”.
ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL
144
Membagi Biaya dan Resiko antara Penjual dan Pembeli : INCOTERMS
Saat produk dipindahkan dari satu tempat ke tempat lain, penting sekali untuk
menentukan besarnya resiko kehilangan dan kerusakan yang terjadi dari pabrik
penjual menuju ke lokasi pembeli. Berdasarkan kesepakatan kedua belah pihak,
penjual dan pembeli perlu mengatur cakupan asuransi terhadap rute perjalanan
serta menyiapkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk menjamin
pelaksanaan pengangkutan, pembongkaran muatan serta prosedur cukai impor
dengan sangat baik.
Untuk memfasilitasi proses persetujuan persyaratan penjualan antara penjual
dan pembeli, syarat dan ketentuan standar untuk berbagai sarana pengangkutan
telah disusun dan dan digunakan diseluruh dunia. Persyaratan standar yang
lebih banyak digunakan ditunjukkan pada hal (146-147). Standar INCOTERM
bisa dirubah tergantung perubahan aturan resmi dan aturan logistiknya. Oleh
karena itu, sangat dianjurkan untuk menentukan INCOTERMS dalam kontrak
(misal; syarat-syarat penjualan: DDP lokasi pembeli, INCOTERMS 2000).
INCOTERM tersebut tidak hanya menentukan titik perpindahan resiko dan poin
penting dimana masing-masing pihak perlu menyediakan dokumen-dokumen
yang dibutuhkan, akan tetapi juga menentukan berapa biaya pengangkutan,
tugas dan bea cukai yang ditanggung oleh masing-masing pihak.
ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL
145
ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL
146
ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL
147
Hasil dan Resiko Pemberian Kredit Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, penjualan barang dan jasa kepada
pembeli asing melibatkan berbagai resiko yang lebih besar daripada didalam
pasar domestik. Dalam pesanan ekspor, resiko seperti inu terjadi dari awal
hingga akhir- dari pemerolehan bahan baku hingga produksi dan penyimpanan
produk akhir, pengiriman serta pembayaran produk dalam waktu yang sudah
disepakati.
Bagi pembeli, kesetiaan terhadap syarat hsil sangatlah penting. Bagi penjual,
kesetiaan terhadap syarat pembayaran yang sudah disepakati sangatlah
penting. Resiko yang ada ditunjukkan dalam perdagangan diluar negeri karena
pembeli tidak berada dalam posisi bagus untuk menilai kepercayaan produsen di
negara lain. Selain itu, tindakan legal terkait dengan persyaratan kontrak yang
tidak diisi lebih sulit dilakukan.
Hal yang sama juga berlaku pada penjual yang tidak hanya mengalami resiko
pengangkutan tambahan namun juga meningkatnya resiko hilangnya barang
yang diterima. Selain itu, kesulitan-kesulitan lain mungkin akan muncul di lokasi
pembeli, seperti nilai tukar uang, resiko transfer, serta kondisi sosial dan politik
ditempat tersebut.
Ringkasan : Cara Melindungi Pelaksanaan dan Pembayaran
Perlindungan Pelaksanaan Oleh Pembeli Pembeli ingin menyakinkan bahwa penjual mampu memenuhi apa yang sudah
ditawarkan atau disepakati. Perlindungan dapat diperoleh melalui bank dalam
bentuk :
Penawaran obligasi menjamin bahwa penjual mempertimbangkan penawaran
terhadap pembeli hingga kontrak tersebut ditandatangani. Dengan demikian,
pembeli melindungi dirinya sendiri dari pengaruh/pemaksaan penjual atas
sebuah tawaran sebelum tercapai kesepakatan.
ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL
148
Pelaksanaan obligasi dirancang untuk memberikan kepastian tentang
dana/keuangan bahwa penjual akan memenuhi obligasinya sesuai dengan
cara dan dalam waktu yang telah disepakati.
Perlindungan Pembayaran Oleh Pembeli Kontrak terkadang menujukkan bahwa penjual akan meperoleh pembayaran di
awal.Pembayaran ini biasanya digunakan untuk membeli bahan baku atau
menutupi biaya produksi awal. Untuk memastikan bahwa dana tersebut tidak
digunakan untuk keperluan lain, maka pembeli perlu meminta garansi uang
muka yang akan diberikan melalui bank.
Perlindungan Pembayaran Oleh Penjual Beberapa pengaturan perlu dibuat saat tiba waktunya pembayaran oleh
pembeli. Persyaratan pembayaran yang telah disepakati tergantung pada
seberapa baik hubungan pembeli dan penjual, jika kedua belah pihak memiliki
hubungan kekerabatan dan saling mempercayai, kesepakatan bisnis di luar
negeri dapat dicapai atas dasar kepercayaan dan keterbukaan. Cara ini
memiliki kelebihan dalam meminimalkan urusan administrasi, akan tetapi
melibatkan tingginya resiko kredit bagi penjual.
Metode pembayaran yang telah disepakati bukanlah sebuah pertanyaan atas
saling percayanya penjual dan pembeli.peraturan perdagangan dan peraturan
pemerintah terkait transfer pembayaran dalam mata uang asing juga perlu di
pertimbangkan.Penjual pasti dirugikan dalam menjual barang-barangnya
kepada pembeli jika hubungan kepercayaan tersebut kurang atau bahkan
negara tempat beradanya pembeli terlalu beresiko terkait dengan stabilitas
politik serta lalu lintas keuangan atau perdagangan bebas.
Cara melindungi pembayaran perlu dipertimbangkan dengan hati-hati baik oleh
penjual atau pembeli. Berikut ini beberapa kemungkinan yang bisa dilakukan :
ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL
149
Metode pembayaran berdasarkan tingkat keamanan. - Rekening terbuka - Koleksi dalam bentuk dokumen - Kredit dalam bentuk dokumen yang dapat dibatalkan - Kredit dalam bentuk dokumen yang belum ditetapkan dan
tidak dapat dibatalkan
- Surat kredit yang sudah ditetapkan dan tidak dapat dibatalkan
- Surat ganti rugi/jaminan jika tidak terjadi pembayaran
- Kredit yang berdiri sendiri
Prinsip-prinsip dasar berbagai metode pembayaran dijelaskan di bawah ini :
Koleksi Dalam Bentuk Dokumen
Catatan pembayaran Terkait dengan koleksi dalam bentuk catatan, bank yang diberi hak (bank
penagih) akan mengeluarkan catatan pengangkutan hanya jika sejumlah
faktur sudah dibayarkan. Metode pembayaran seperti ini hanya bisa
digunakan dalam kondisi yang stabil serta terdapat rasa saling percaya antara
penjual dan pembeli. Jika pembeli menolak menghargai catatan-catatan
tersebut,maka akan sulit untuk memperoleh kembali barang-barang yang
dijual tanpa menderita kerugian yang besar.
Catatan penerimaan Ini merupakan jenis khusus dari kumpulan dokumen. Aturannya adalah
catatan pengangkutan tersebut dikirimkan melalui bank penjual menuju ke
bank pembeli dengan petunjuk mengeluarkan catatan berdasarkan
penerimaan surat wesel yang mengikuti. Jaminan tambahan (jaminan
pertukaran atau jaminan terhadap wesel ) dapat diperoleh dari bank. Prosedur
ini memiliki kelemahan yaitu pembeli bisa mengambil barang-barang sebelum
melunasi seluruh pembayaran. Meskipun pembeli berjanji untuk
membayar,namun tidak mudah untuk mengumpulkan jumlah yang ditunjukkan
oleh surat wesel di negara pembeli.
Resiko Besar
Resiko kecil
ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL
150
Kredit dalam bentuk dokumen yang dapat dibatalkan
Kredit dalam bentuk dokumen dapat diubah atau dibatalkan melalui bank
penerbitan kapanpun tanpa memperhatikan keuntunganya sejak awal selama
bank yang berhak belum menghargai dokumen-dokumen tersebut atau jika kredit
dalam bentuk dokumen dengan pembayaran yang ditangguhkan belum diambil.
Kredit dalam bentuk dolumen yang belum ditetapkan dan tidak dapat dibatalkan
Dalam kredit ini,bank pembeli berkomitmen membayar penjual,jika dokumen-
dokumen tersebut ditunjukkan sesuai dengan waktu dan persyaratan yang
ditentukan dalam kredit. Tidak ada janji yang diberikan oleh bank kedua. Hal ini
menyebabkan munculnya permasalahan dengan bank-bank dalam negara
dimana terdapat resiko transfer dan politik yang sangat penting. Berkaitan dengan
tipe kredit semacam ini, kedudukan keuangan bank yang sangatlah uang.
Kredit dalam bentuk dokumen yang sudah ditetapkan dan tidak dapat dibatalkan
Bentuk kredit ini paling banyak digunakan.Hal ini berarti bahwa selain bank yang
berhak,bank kedua memberikan komitmen untuk membayar jika semua
persyaratan kredit telah dipenuhi.Sehingga penjual bisa menghindari hilangnya
kredit (perpanjangan kredit) serta resiko tertinggi. Resiko tertinggi adalah resiko
yang meningkat dari negara asing tidak dapat dikembalikan karena kegiatan yang
disebabkan atau dipengaruhi oleh tindakan pemerintah di negara
konsumen.Resiko tertinggi terdiri atas resiko penyaluran/perpindahan serta situasi
politik.Contoh dari transaksi sejenis terhadap kredit dalam bentuk dokumen yang
ditetapkan dan tidak dapat dibatalkan ditunjukkan dihalaman berikutnya.
Surat Jaminan Jika Tidak Terjadi Pembayaran Jaminan pembayaran terjadi atas janji bank untuk membayar penjual pada
permintaan awal jika penjual menunjukkan pernyataan pada bank yang
menyebutkan bahwa dia belum dibayar atas barang dan jasa yang telah dibeli
konsumen.Jaminan sejenis ini mengarah pada keterbasan waktu dan sangat
ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL
151
sesuai untuk penjualan barang-barang konsumen.Jaminan pembayaran ini sering
digunakan dengan metode pembayaran melalui rekening terbuka.
Kredit Yang Berdiri Sendiri
Kredit ini merupakan pengganti dari jaminan pembayaran.Hal ini didasarkan pada
penyerahan Bea Cukai dan Pelaksanaan Kredit dalam Bentuk Dokumen [Uniform
Customs and Practice for Documentari Credits disingkat UCP]. Sebagai
aturannya, penbayaran dibuat dari penyajian salinan dokumen-dokumen
pengangkutan dan dokumen-dokumen lain, termasuk surat wesel yang ada serta
pernyatan yang menjelaskan bahwa belum terjadi pembayaran. Kredit
semacamini memiliki ciri-ciri sebuah jaminan dan paling banyak digunakan di
Amerika dimana jaminan dari Bank Eropa dilarang oleh hukum.
Contoh Kredit Yang Sudah Ditetapkan dan Tidak Didapat Dibatalkan
Dalam prakteknya, kredit dalam bentuk dokumentasi memiliki berbagai bentuk
kebijakan awal biasanya diambil saat perundingan parsyaratan pembayaran antara
penjual dan pembeli. Prinsip dasar dari kredit dalam bentuk dokumen ini ditunjukkan
sebagai berikut :
ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL
152
1. Penjual dan pembeli merundingkan dan memutuskan kontrak perdagangan mereka, menyepakati pembayaran terhadap surat kredit yang sudah ditetapkan dan tidak dapat dibatalkan.
2. Pembeli meminta banknya membuka kredit yang tidak dapat dibatalkan untuk sejumlah kontrak dan mengumumkan pembukaan tersebut kepada bank milik penjual untuk dikonfirmasikan pada penjual.
3. Setelah merundingkan ketentuan pembukaan kredit termasuk dokumen- dokumen yang diterbitkan untuk kumpulan jumlah yang dikreditkan, bank milik pembeli mengumumkan pembukaan kredit dalam bentuk dokumen pada bank penjual dan meminta konfirmasi.
4. Bank penjual mengumumkan pembukaan kredit dan memberikan konfirmasi
5. Barang-barang dikirimkan 6. Setelah mengirimkan barang-
barang,penjual menunjukkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan pada banknya
7. Bank penjual memberikan kredit pada rekening penjual dengan jumlah yang ditetapkan setelah verifikasi terhadap dokumen-dokumen yang dikumpulkan oleh penjual
8. Bank penjual mengirimkan dokumen yang ditunjukkan pada bank pembeli
9. Bank pembeli memindahkan ketentuan perlindungan pada bank penjual
10. Bank pembeli mengirimkan dokumen-dokumen tersebut pada pembeli
11. Bank pembeli memberikan debit pada rekening pembeli dengan jumlah yang ditentukan.
ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL
153
Daftar Pemantauan : Apa Yang Mengharuskan Penjual Melakukan Pengecekan Setelah Pembukaan Kredit Dalam Bentuk Dokumen.
ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL
Poin-poin umum - Apakah Kredit Tersebut Berkaitan
Dengan Kontrak,Terutama Dengan Hal-hal Sebagai berikut :
- Jumlah harga - Waktu validitas, batas
pengangkutan - Syarat pengiriman - Deskripsi dan asal barang-
barang - Apakah kredit tersebut dapat
dibatalkan atau tidak, belum ditetapkan atau sudah ditetapkan?
- Apakah kredit tersebut dapat dipindah jika dibutuhkan?
- Dimana dan kapan kredit tersebut tersedia dan dapat dibayar?
- Jika belum ditetapkan atau sudah ditetapkan oleh bank luar negeri, bagaimana hal-hal berikut dapat diperoleh/di akses :
- Resiko kredit bank (bank del credete)
- Ketentuan dalam negara pembelian (resiko politik dan perpindahan)
- Resiko pengiriman surat (jika kredit tersedia di luar negeri)
- Apakah nama serta serta alamat penjual dan pembeli sudah benar?
- Apakah kredit tersebut mengarah pada Kamar Dagang Internasional dan sesuai dengan penyeragaman bea cukai dan praktek kredit dalam bentuk dokumen?
- Apakah waktu yang tersedia cukup untuk melengkapi pengesahan dan keaslian prosedur?
- Adakah pernyataan yang dibutuhkan dalam dokumen-dokumen yang tidak bisa dibuat?
Poin-poin umum (lanjutan) - Apakah dokumen yang ditetapkan
yang berlawanan dengan syarat-syarat pengiriman?
- Bisakah sejumlah dokumen-dokumen yang dibutuhkan tersedia?
Batas Waktu dan Pengangkutan
Barang-barang - Bisakah menemukan batas waktu
pengangkutan? - Apakah persyaratan mengenai
tempat dimana barang-barang diambil dan titik keberangkatan dan tibanya barang mudah dijangkau?
- Apakah pengangkutan parsial dan pemindahan pengangkutan dilarang dan berlawanan dengan persyaratan yang dikontrakkan?
- Bisakah tanda-tanda dan model transpor sebelumnya disediakan?
- Bisakah dokumen-dokumen tersebut ditunjukkan dalam format yang diperlukn dalam waktu yang ditentukan dalam kredit?
- Apakah penjual mengetahui ungkapan waktu yang digunakan dalam kredit?
Surat Wesel
- Apakah surat wesal tersebut sudah dibuat melalui cara yang benar?
Faktur
- Apakah deskripsi barang-barang dalam faktur sangat sesuai dengan yang terdapat dalam kredit berbentuk dokumen tersebut?
154
Daftar Pemantauan : (lanjutan)
ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL
Dokumen Pengangkutan secara Umum
- Jika dokumen pengangkutan tidak dijelaskan secara rinci, maka bank tidak akan menerima dokumen tersebut yang :
- Mengarah pada suatu pihak sewa (pengangkutan laut)
- Merancang muatan dalam dek (pengangkutan laut)
- Menetapkan muatan melalui kapal layar dikeluarkan oleh agen pengiriman, kecuali oleh surat muatan kapal gabungan FIATA yang dikenal oleh majelis perdagangan internasional atu disingkat ICC?
- Jika barang-barang diekspor melalui perusahaan perantara yang bertempat diluar negeri (cabang perusahaan), dibeberpa negara nilai barang-barang tersebut perlu dicantumkan dalam dokumen-dokumen (catatan) pengangkutan. Apakah jumlah serta nilai tukar tersebut sesuai dengan yang tercantum dalam faktur?
- Muatan kereta api: Bisakah salinan surat muatan kereta api diperoleh?
Surat Muatan Kapal Laut - Batasan-batasan yang terdaftar
dalam dokumen-dokumen peng angkutan secara umum juga dapat digunakan dalam surat muatan kapal laut.
Surat Muatan Kapal Laut (lanjutan)
- Surat muatan kapal laut perlu dikeluarkan menurut pesanan pembeli atau menurut nama pembeli, akan sangat sulit untuk mengatur pengembalian barang-barang tersebut.
- Apakah catatan-catatan muatan yang telah disebutkan sesuai dengan persyaratan pengiriman yang sudah disepakati?
Surat Muatan Kapal Udara
Surat muatan pesawat udara yang dikeluartkan oleh agen pengiriman tidak akan diterima oleh bank, kecuali pengiriman bertindak sebagai pembawa atau agen untuk seorang pengirim express tersebut.
Dokumen Asuransi - Apakah semua persyaratan
asuransi dapat terpenuhi? - Apakah resiko yang tercakup
digambarkan dengan jelas dalam kredit?
- Apakah cakupan asuransi mampu memenuhi kebutuhan penjual?
- Klarifikasi apakah satu kebijakan atau sertifikat (yang dikeluarkan oleh perusahaan asuransi diperlukan)
155
Daftar Pemantauan : (lanjutan)
ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL
Sertifikat Asal - Apakah Kamar Dagang dan
Konsultan mau menguji dan membuktikan pernyataan yang dibutuhkan dalam sertifikat asal?
- Jika dibutuhkan legalisasi, apakah negara yang bersangkutan mempertahankan konsultan jika dibutuhkan?
- Bisakah sertifikat asal yang diterbitkan di negara asal diperoleh tepat waktu?
- Dapatkah pengesahan (legalisasi) tersebut berpengaruh pada waktunya?
156
Daftar Pemantauan : Isi Kontrak Perdagangan
Untuk memastikan kelengkapan transaksi bisnis yang disepakati antara pembeli dan
penjual, semua bagian-bagian yang relevan dangan perjanjian tersebut perlu
dirumuskan dengan jelas dalam kontrak perdagangan. Saat menyusun kontrak
tersebut, kedua belah pihak dapat memeriksa kembali seluruh persyaratan dan
ketentuan yang menjadi pertimbangan dan kesepakatan. Makin lengkap kontrak
perdagangan yang dirumuskan, makin kecil resiko munculnya kejadian-kejadian yang
tidak diinginkan selama pelaksanaannya nanti. Daftar Pemantauan dibawah ini terdiri
dari beberapa hal yang merupakan bagian dari kontrak tersebut:
Nama dan tempat tinggal resmi dari pihak-pihak yang terlibat dalam kontrak - Nama perusahaan serta tempat tinggal resmi dari penjual dan pembeli
- Rumusan yang jelas, pihak mana yang merupakan penjual dan mana yang
merupakan pembeli.
Subyek kontrak - Deskripsi produk: nam merk, jenis atau spesifikasi produk
- Detail kemasan (misal dikemas dalam paket sebanyak 240 kantong paket)
- Volume (jumlah) yang dikontrakkan
- Cara pengiriman (misalkan penjualAndaalam sekali pengangkutan atau dua
kali pengkutan, volume tiap pengangkutan sebagian, batas yang diterima
dalam volume penjualan)
Harga produk - Ukuran harga penjualan (nilai tukar uang, jumlah)
Syarat penjualan - INCOTERMS, nama tempat pemenuhan
- Sarana pengangkutan (melalui pesawat, kereta api, truk, kapal atau
menggunakan transpor milik pembeli)
ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL
157
D:\REMOTESENSING\Landsat\p114r064
Jaminan Kualitas - Cara dan prosedur inspeksi produk yang disepakati sebelum ataupun
setelah tiba dit tempat pembeli (atau tempat yang telah disebutkan) oleh
siapa, dengan cara apa, dan menggunakan metode analisa apa.
- Dokumentasi teknis yang dikumpulkan oleh penjual (lembar data, sertifikat
analisis, petunjuk penanganan dan penyimpanan yang tepat).
Waktu penyediaan Waktu yang disepakati mengenai pengiriman seluruh volume barang atau
sebagian barang yang telah dikontrak.
Daya tahan dan Kecenderungan produk - Penetapan nilai dan tampilan poduk yang terjamin
- Pembatasan kecenderungan produk
- Penetapan tanggung jawab penjual dan pembeli untuk menjamin kualitas
produk selama pengangkutan, penyimpanan dan penanganan.
Persyaratan pembayaran - Syarat, cara dan waktu pembayaran yang disepakati.
Hukum dan Yuridis yang diterapkan - Perumusan yang jelas mengenai peraturan pemerintah, tempat pengadilan
dan pemerintah terkait kesewenang-wenangan yang diterima oleh kedua
belah pihak.
Validitas Kontrak - Tanggal kontrak terjadi serta tanggal kadaluarsa
- Penetapan waktu dan lokasi kapan dan dimana kedua belah pihak
menyetujui kontrak tersebut.
Pengesahan (Legalisasi) - Nama, gelar dan tanda tangan perwakilan kedua belah pihak yang
bersangkutan.
ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL
158
KONTAK DENGAN PASAR SECARA LANGSUNG
Dengan teknologi informasi saat ini, banyak informasi
awal yang bisa dikumpulkan untuk menjalin hubungan
dengan rekan bisnis baru yang potensial baik konsumen
baru maupun produsen baru. Sebagian besar perusahaan
memperkenalkan perusahaan tersebut serta produk dan
jasanya melalui internet. Sumber informasi yang lain
adalah buku petunjuk internasional yang diterbitkan oleh
Kamar Dagang, Asosiasi industri serta Agen promosi
perdagangan.
Akan tetapi, bisnis yang sebenarnya masih membutuhkan kontak pribadi sebelum
diputuskan. Setelah pameran berakhir atau berdasarkan informasi yang dikumpulkan,
memperdalam dan memperkuat hubungan dengan pasar tetaplah sangat penting
dalam kontak pribadi diantara rekan-rekan bisnis. Selama kunjungan atau
pembicaraan yang berlangsung baik ditempat penjual maupun pembeli, kebutuhan
saling menguntungkan, minat serta kesempatan bisnis yang ada dapat dibicarakan
secara pribadi dan dengan cara yang meyakinkan sehingga perjalanan bisnis masih
tetap dibutuhkan.
Beberapa aturan untuk memastikan suksesnya perjalanan bisnis :
Recanakan perjalanan Anda sedini mungkin. Gabungkan beberapa kunjungan
pada rekan bisnis yang berada dalam satu lokasi untuk menghemat biaya dan
waktu perjalanan.
Jangan pernah mengunjungi rekan bisnis tanpa melibatkan rekan distributor
setempat. Libatkan distributor setempat dalam kegiatan persiapan untuk
perjalanan Anda. Biarkan distributor Anda menyiapkan kunjungan dan
pertemuan tersebut karena dia lebih mengetahui dimana tempat yang
memerlukan kunjungan, dimana terdapat potensi baru dan potensi tambahan
yang meningkat serta konsumen yang mengharapkan kunjungan dari produsen.
KONTAK DENGAN PASAR SECARA LANGSUNG
159
Untuk setiap kunjungan: Susun subyek yang akan dibicarakan bersama dengan
rekan distributor Anda. Komunikasikan agenda Anda dengan rekan bisnis
tersebut sejak awal sehingga memudahkannya untuk mempersiapkan dan
memastikan keberadaan anggota penjaga yang dibutuhkan untuk mencapai
pertemuan yang konklusif. Temukan subyek yang ingin dibicarakan oleh rekan
bisnis untuk mempersiapkan diri Anda dengan baik.
Untuk setiap kunjungan: Susun daftar pribadi Anda tentang sasaran dan tujuan
yang ingin dicapai. Persiapkan masing-masing kunjungan.
MEMPERSIAPKAN UNTUK MENYAMBUT UTUSAN MISI PEMBELIAN
Agensi promosi perdagangan serta kamar dagang membentuk utusan
pembelian. Utusan-utusan tersebut menarik pembeli potensial dari sebuah
industri dalam suatu wilayah untuk mengunjungi suplayer potensial dalam
negara tertentu untuk memulai kontak baru. Kapanpun utusan dari pembelian
tersebut mengunjungi pengekspor yang potensial, mereka perlu terlihat siap
untuk menunjukkan kesan yang terbaik terkait dengan kepercayaannya, proses
produksinya serta kualitas manajemennya.
Yang perlu dipersiapkan oleh Pengekspor Potensial Saat mengunjungi produsen baru yang potensial, delegasi dari utusan
pembelian ingin mengetahui kemampuan, kapasitas dan reliabilitas dari rekan
baru tersebut. Oleh karena itu, penting sekali untuk menyusun hal-hal berikut
ini dengan baik sejak dini :
- Ruang pertemuan dengan ukuran tertentu untuk mengkomodasi dan
menyambut kelompok pengunjung tersebut.
- Presentasi umum dari sejarah perusahaan, bisnis baru-baru ini, visi, strategi
serta struktur untuk masa mendatang.
- Salinan slide presentasi yang diberikan, brosur perusahaan serta literatur
penjualan (deskripsi teknis produk, petunjuk, dsb).
- Sarana prasarana teknis yang tepat untuk menjamin presentasi yang
profesional.
KONTAK DENGAN PASAR SECARA LANGSUNG
160
- Ketersediaan penjaga yang tepat dan dalam jumlah yang memadai untuk
memastikan bahwa semua pertanyaan yang diajukan oleh anggota utusan
pembelian bisa dijawab, baik pertanyaan tersebut terkait dengan aspek
teknis maupun komersial.
- Jika terdapat kunjungan ke pabrik, laboratorium atau gudang penyimpanan,
maka semua tempat perlu bersih dan dalam bentuk yang benar.
- Semua penjaga yang berada dilokasi yang dikunjungi tersebut perlu
diinstruksikan bagaimana bereaksi saat pengunjung bertanya. Tidak ada
penjaga yang bertindak semaunya sendiri.
- Kunjungan ke pabrik-pabrik perlu dibatasi pada tempat dimana terdapat hal-
hal yang seharusnya tidak dilihat. Terkait dengan perkembangan-
perkembangan baru yang belum dipasarkan karena beberapa anggota
utusan penjualan juga berhubungan dengan persaingan.
- Program hiburan yang tepat agar selalu diingat oleh anggota utusan
pembelian yang berkunjung ke lokasi pengekpor (misalkan makan siang,
kado, beberapa pemAndangan, dsb).
Saat bersiap-siap menjamu peserta dari utusan pembelian, yang perlu diingat adalah profesionalisme dalam memperkenalkan perusahaan, produk dan jasanya serta keramahan yang mengawali terjadinya kontak/ hubungan dan kemudian akan menuntun ditandatanganinya kontrak.
MEMPERSIAPKAN MISI PENJUALAN
Misi penjualan bisa muncul dari kontak yang disepakati dengan konsumen yang
potensial atau konsumen yang sudah ada. Selama pameran berlangsung
berdasarkan permintaan konsumen atau melalui perjanjian lewat distributor
setempat. Hal ini bisa muncul dari permintaan konsumen yang potensial yang
sudah membaca beberapa iklan kita, yang sudah mengunjungi website penjual
di internet atau yang sudah mendapatkan beberapa rekomendasi dari konsumen
kita yang sudah ada atau mungkin hal ini juga merupakan bagian dari program
promosi perdagangan.
KONTAK DENGAN PASAR SECARA LANGSUNG
161
- Konsumen merasa tenang, tidak tertekan, merasa diperhatikan dan tetap
fokus.
- Konsumen sangat tertarik dalam mengoptimalkan rantai penjualan atau
sumber penjualan, jika tidak maka dia tidak akan sepakat untuk mengadakan
pertemuan tersebut.
- Tidak ada dampak yang mengganggu seperti aula pameran yang ramai,
hiburan-hiburan yang mengganggu dari stan sebelah Anda ataupun dari
pengunjung lain.
- Penjual menikmati perhatian yang lebih dari konsumen yang potensial,
diskusi akan berlangsung lebih terarah dan dengan cara yang meyakinkan
dari pada yang berlangsung dalam stan pameran. Akibatnya: Mengunjungi konsumen yang potensial berarti mempersiapkan diri menjadi
yang lebih baik dalam menjawab pertanyaan konsumen dibandingkan
mempersiapkan penjelasan umum yang perlu diberikan oleh peserta pameran kepada
pengunjung.
- Presentasikan perusahaan Anda, visi, strategi, struktur serta sumberdayanya.
- Presentasikan produk dan jasa perusahaan Anda serta kemampuan dan
keahliannya.
- Tunjukkan perusahaan Anda sebagai rekan yang dapat dipercaya.
KONTAK DENGAN PASAR SECARA LANGSUNG
Apa perbedaan antara kunjungan pribadi misi penjualan ke lokasi konsumen potensial dengan diskusi yang berlangsung dalam pameran?
Bertemu langsung dengan konsumen yang potensial merupakan kesempatan yang langka untuk memberikan kesan terbaik karena tidak akan ada kesempatan kedua
162
Saat mengunjungi konsumen yang sudah eksis ataupun konsumen yang
potensial. Hal-hal berikut ini dibutuhkan dan sangat penting agar pengunjung
tetap bersikap tenang, menggunakan teknik bertanya yang tepat serta paham
bagaimana mendengarkan konsumen:
- Apa program perusahaan yang ditunjukkan pada konsumen, kegiatan
barunya, sasaran dan tujuan jangka panjangnya serta bagaimana usahanya
berjalan dan berkembang?
- Apa kebutuhan-kebutuhannya terkait dengan kualitas dan tampilan produk?
- Teknologi apa yang digunakan oleh konsumen kita? Apakah perusahaan
kita sesuai dengan teknologi tersebut? atau perlu dilakukan penyesuaian?
- Siapa suplayer sebelumnya? Apakah ada masalah? Jika ya, masalah apa?
- Apakah potensi konsumen bagi perusahaan kita?
- Mengapa konsumen setuju bertemu dengan kita atau mau mengundang
kita untuk bertemu?
TUJUAN UTAMA MISI PENJUALAN : MEMAHAMI KEBUTUHAN konsumen yang potensial tersebut
TARGET MINIMAL DARI MISI PENJUALAN : Memperoleh kesempatan untuk MENAWARKAN SOLUSI YANG
KOMPETITIF kepada konsumen yang bersangkutan.
Kebutuhan informasi bagi konsumen potensial yang dikunjungi serupa dengan
yang disebutkan dalam Bab “Apa yang bisa dipelajari selama kunjungan
pembelian? “(lihat halaman 154). Oleh karena itu, saat mengunjungi konsumen
yang sudah ada dan konsumen yang potensial, delegasi penjual perlu siap
menghadapi masalah tersebut selama diskusi berlangsung untuk mengetahui
KONTAK DENGAN PASAR SECARA LANGSUNG
Apa yang bisa kita pelajari selama misi penjulan?
Apa yang perlu dipersiapkan dalam misi penjualan
163
bagaimana cara bersikap yang benar, informasi berikut ini perlu dikumpulkan
sebagai persiapan dalam diskusi internal yang meyakinkan :
Sejarah hubungan antara penjual dan pembeli :
- Bagaimana hubungan tersebut berkembang? Siapa yang memulai
kunjungan? dan kenapa?
- Apakah dulu pernah ada hubungan bisnis antara keduanya? Jika ya,
kapan? Apa jenis produknya? Berapa jumlah dan harganya? Dan apa
ketentuan-ketentuanya (Statistik penjualan)?
Peningkatan dan perkembangan produk terbaru :
- Apa yang bisa ditawarkan pada konsumen diluar produk yang ada yang
mampu memberikannya kepuasan?
- Apa yang dapat dilakukan selama penyesuaian produk berlangsung untuk
menawarkan produk tersebut kepada konsumen yang terkait? Berapa biaya
tambahanya? Dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk penyesuaian
tersebut?
Permasalahan yang ditunda
- Adakah permintaan komersial dan teknis yang ditunda ?
- Adakah penawaran yang ditunda (salinan penawaran) ?
- Jika ya, Apakah konsesi harga atau syarat penjualan yang dirundingkan
dalam permintaan konsumen ?
Bahan-bahan presentasi dan periklanan Semua materi dengan informasi yang relevan yang perlu diberikan pada
konsumen :
- Brosur terbaru tentang profil perusahaan
- Publikasi terkait produk dan aplikasinya
- Lembar data teknis, Lembar data keamanan
Hadiah kecil Hadiah kecil selalu menjadi pengingat yang cocok, namun hadiah tersebut
perlu dipilih dengan cermat sesuai dengan kebudayaan setempat.
KONTAK DENGAN PASAR SECARA LANGSUNG
164
Memberikan benda yang dapat diterima konsumen tanpa merasa malu
sangatlah penting. Sangat dianjurkan untuk memberikan hadiah kecil dari
daerah pengunjung atau benda-benda bernilai praktis seperti pen, korek api,
kalender atau yang lainya. Jika seseorang tidak mengetahui hadiah yang
sesuai dengan kebudayaan setempat, maka dia perlu mencari informasi
sebanyak mungkin. Informasi tersebut dapat diperoleh dari agen atau
distributor setempat atau bisa juga dari manager di hotel tempat menginap.
Sampel Membawa sampel kemanapun bagi misi penjualan pergi bukanlah hal yang
baik terkait dengan batasan/aturan-aturan mengenai membawa produk-
produk berbahaya selama penerbangan. Selai itu, menunjukkan/ membawa
sampel dalam cukai impor bisa menyebabkan masalah di beberapa negara.
Kesepakatan untuk mengirimkan sampel setelah kunjungan tersebut
sangatlah dianjurkan serta memberikan kesempatan yang cocok untuk
melakukan introspeksi terhadap kunjungan yang dilakukan .
Format laporan kunjungan Tindak lanjut yang sesuai setelah kunjungan berakhir sama pentingnya
dengan tindak lanjut setelah diskusi yang berlangsung dalam stan pameran.
Prinsipnya sama dengan yang sudah dibahas dalam bab “Tindak lanjut yang sesuai setelah pameran”. Oleh karena itu, sangat dianjurkan untuk
menyiapkan format laporan kunjungan yang dikirimkan ke kantor pusat
melalui faks atau e-mail selama kunjungan. Dengan mengikuti cara ini ,
perusahaan dapat memulai tindal lanjut tersebut tanpa penundaan .
KONTAK DENGAN PASAR SECARA LANGSUNG
165
APAKAH PERDAGANGAN ELEKTRONIK ( E-TRADE ) ITU?
Belum ada definisi universal yang disepakati mengenai istilah “ Penjualan
elektronik ” atau “E-commerce “. E-commerce biasanya digunakan untuk
mencakup distribusi, pemasaran, penjualan atau penerimaan barang dan jasa
melalui sarana elektronik .
E-commerce terdapat dalam berbagai format sebelum internet digunakan secara
luas. Format tersebut masih ada, seperti EDI atau pertukaran data pemilik non
TCP/ IP Networks. EDI sangat penting bagi beberapa orang dalam penjualan
bisnis ke bisnis (B2B) daripada melalui internet. (Ini merupakan hal yang
diperdebatkan, terutama jika sektor usaha yang lain mengikuti contoh terbaru
dari industri terbesar General Motor Corp. Ford Motor Co dan Daimler Chrysler
yang menggunakan pertukaran penjualan terpadu B2B dalam sektor otomotif
melalui satu portal internet global ) .
Ketertarikan pada e-trade bisa bersumber dari cara internet mempengaruhi
perdagangan bisnis ke konsumen (business to consumer/ B2C), Untuk pertama
kalinya mengubah penjualan bisnis ke konsumen (B2C) menjadi penjualan
elektronik (e-commerce). Tidak ada alasan yang meragukan akan ketertarikan
pada B2C e-trade karena naiknya jumlah orang yang terhubung ke internet serta
meningkatnya aplikasi internet secara komersial.
Jelas sekali bahwa internet dapat digunakan dalam transaksi komersial baik itu
Bisinis ke Bisnis (B2B) maupun Bisnis ke Konsumen (B2C). Transaksi komersial
dapat dibagi ke dalam 3 tahap : Tahap periklanan dan pencarian, tahap
pemesanan dan pembayaran, serta tahap pengiriman ketiga tahap ini dapat
dimasukkan dalam internet serta tercakup dalam konsep penjualan elektronik (e-
commerce).
Sarana elektronik semakin sering digunakan oleh beberapa perusahaan dan
organisasi perdagangan untuk mengiklankan dan memasarkan barang dan
jasanya di seluruh dunia. Para pengusaha dan agen penyalur di negara-negara
yang jauh dapat menawarkan barang atau jasanya dengan keterangan
mengenai kemampuan dan kelebihan produk, kandungan atau bagian-bagianya,
MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE)
166
harga, waktu produksi, syarat pengiriman serta ketentuan pembayaranya.
Informasi ini mempermudah konsumen, baik perusahaan atau perseorangan,
dalam memesan barang dan jasa yang mereka inginkan dari produsen yang
paling kompetitif.
MENGAPA INTERNET PENTING BAGI PERDAGANGAN?
Penggunaan internet semakin tumbuh pesat dari pada penggunaan teknologi
yang lain. Antara tahun 1993 dan 1997, jumlah komputer yang terhubung ke
internet meningkat dari 1 juta menjadi 20 juta. Pada tahun 2001, jumlah ini
hampir mencapai 120 juta.
Intensitas penggunaan internet menunjukkan tingkat perkembangan perekonomian Amerika serikat, Kanada serta negara-negara Nordian merupakan negara-
negara yang paling cepat mengadopsi teknologi internet. Uni Eropa,
Australia, Selandia Baru, Jepang, Korea, Singpura dan HongKong
merupakan negara-negara pengadopsi kedua setelah AS, Kanada dan
negara-negara Nordian. Tiap orang, perusahaan dan organisasi di Asia
Tenggara, Cina, India dan Argentina memiliki akses ke internet sejak tahun
1996. Ini berarti bahwa pengaruh internet lebih lambat pada negara-negara
yang baru berkembang di Asia dan Afrika serta di negara-negara yang
(shun) penggunaan internet.
Internet merupakan alat yang kuat dalam perdagangan.
penggunaan internet menurunkan biaya komunikasi, mengurangi waktu
untuk memasarkan barang-barang dan jasa, memungkinkan pengiriman
informasi dalam bentuk digital, mengurangi biaya pengangkutan dan
distribusi, serta memperluas integritas aliansi bisnis.
Internet merupakan platform yang menyatukan perdagangan global.
Karena teknologi internet berkembang dan mampu mengatasi
permasalahan dengan cepat dan terpercaya, internet digunakan hampir
setiap cara pertukaran informasi serta barang dan jasa perdagangan.
MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE)
167
Beberapa perusahaan besar mengintegrasikan teknologi online kedalam
sistem EDI merek terdahulu. Mereka membangun sistem baru berbasis
internet dalam rantai manajemen penjualan dan berbagai kendali temuan
yang lain.
Disamping menjual barang dan jasanya, firma-firma tersebut menggunakan
internet untuk melakukan survey terhadap konsumen, jumlah penjualan
serta media perdagangan dengan informasi dan gambar-gambar,
mengumpulkan catatan-catatan peraturan komplain serta mengatur dan
mentransfer dana.
Pengaruh nyata internet masih terlihat.
Internet telah mempengaruhi jalannya usaha, pola perdagangan,
pembelajaran, serta sosial dan politik. Perusahaan dan firma semakin
dipengaruhi oleh aplikasi internet, karena orang melakukan komunikasi dan
pembayaran.
Wilayah pertumbuhan yang menyatu
Pertumbuhan paling kuat dalam penjualan elektronik Bisinis ke Bisnis (B2B)
maupun Bisnis ke Konsumen (B2C) adalah dalam jasa seperti penerbitan,
media, keuangan, pendidikan, hiburan, persediaan software khusus, serta
penyaluran produk-produk konsumen seperti pakaian, alas kaki, makanan
olahan serta produk kesehatan.
APAKAH KESALAHAN YANG SERING DIBUAT PERUSAHAAN TERKAIT DENGAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE)?
Beberapa kesalahan umum yang sering dibuat perusahaan ketika menggunakan
perdagangan online sebagai alat penjualan dan pemasaran adalah seperti
dibawah ini:
Percaya bahwa setiap bisnis dapat ditangani dengan menggunakan
internet.
Percaya bahwa dengan memiliki website dapat membuat penjualan yang
cepat dan keberhasilan yang cepat diperoleh.
MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE)
168
Percaya bahwa penggunaan internet merupakan cara yang mudah untuk
mengenalkan bisnis dan produk seseorang. Terdapat sepertiga dari satu
triliun halaman yang terlihat dalam website (www) dan jumlah tersebut terus
meningkat. Masuk dalam website tidak berarti perlu terlihat.
Percaya bahwa situs internet akan menggantikan sarana promosi penjualan
yang lain dibandingkan dengan menyesuaikan seluruh konsep komunikasi
perusahaan.
Tidak memanfaatkan promosi dalam website dengan baik, misalkan dengan
menggunakan pesan melalui e-mail, terdaftar dalam mesin pencari utama,
surat atau catatan langsung, memperbarui kartu bisnis dan kop surat,
menggunakan metode cetak, televisi dan metode tradisional yang lain untuk
mengiklankan produk-produk lain dalam website.
Tidak menggunakan cukup waktu dalam merancang isi situs dan
memfasilitasi pencarian. Cara tercepat untuk kehilangan konsumen yang
potensial adalah dengan membuat website yang sulit di akses.
Membuat situs yang mempersulit pengunjung untuk mengetahui kelebihan
produk atau jika situs tersebut hanya digunakan untuk transaksi online,
situs yang membuat konsumen kesulitan membeli produk tersebut tersebut
langsung dari perusahaan.
Tidak memperbarui (mengupdate) situs sesering mungkin.
Percaya bahwa desain situs yang sempurna akan langsung membuat
terjadinya penjual.
Tidak memberikan balasan dalam waktu 3 hari atau kurang terhadap
permintaan konsumen akan informasi.
Percaya bahwa perantara akan hilang seiring munculnya internet. Beberapa
perusahaan tidak siap atau tidak mau untuk menangani permintaan atau
pesanan produk baik dari perseorangan maupun perusahaan.
Percaya bahwa internet akan menjembatani perusahaan besar dan kecil,
seperti halnya dalam pasar tradisional, menunjukkan nama merk dan
sumber keuangan masih menjadi faktor utama keberhasilan dalam internet.
MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE)
169
Percaya bahwa resiko yang muncul dari penggunaan kartu kredit akan
ditanggung pembeli. Faktanya, penjual diharuskan untuk menanggung
resiko dan akibat dari kredit macet.
BAGAIMANA CARA MENULIS EMAIL YANG EFEKTIF DAN CARA YANG TEPAT DALAM BERKOMUNIKASI MELALUI INTERNET?
Kelebihan utama dari penggunaan email dan komunikasi online adalah karena
bisa menghemat biaya. Saat Anda menggunkana jasa online, Anda hanya akan
mengeluarkan sedikit biaya atau bahkan tanpa biaya apapun untuk setiap email
dibandingkan dengan menggunakan telepon, faksimil, atapun teleks. Beberapa
pengusaha sat ini menggunakan email sebagai sarana komunikasi non formal
mereka, untuk mengirim memo, pemberitahuan, laporan dan laporan berkala
perusahaan, mengirimkan penawaran jual beli, dan sebagainya. Hampir semua
data yang dibuat menggunakan software komputer yang bisa dikirimkan melalui
email. Email dapat digunakan untuk mengirimkan teks, data, grafik, suara serta
video. Beberapa hal dibawah ini merupakan bagian dari email yang bertujuan
untuk memudahkan Anda dalam peningkatan dan pengaturan penggunaan email
sebagai media komunikasi.
Pada bagian To, ketik alamat email penerima
Pada bagian Subject, Ringkas, gunakan kata kerja aktif dan berikan kata
kunci detail pesan Anda. Sebagian besar pembaca memutuskan untuk
membuka dan membaca pesan hanya berdasarkan pada baris subyek
(pokok persoalan). Jika Anda salah tulis, Anda tidak hanya membuang-
buang waktu pembaca Anda, tetapi Anda juga gagal menyampaikan
maksud dalam pesan Anda. Jika Anda bisa meletakkan poin-poin penting
pesan Anda dalam beberapa kata-tidak lebih dari empat atau lima kata-
dalam baris subyek, email Anda akan lebih efektif.
Pada bagian CC atau tembusan memudahkan Anda untuk mengirimkan
salinan pesan Anda pada orang lain dan nama penerima tembusan dapat
dilihat oleh penerima pertama.
MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE)
170
Pada bagian BCC yang merupakan singkatan dari ”blind carbon copy” atau
kopi tembusan. Bagian ini memudahkan Anda untuk mengirimkan salinan
pesan Anda dan nama penerima tembusan tidak akan diketahui oleh
penerima pertama. Untuk pengiriman email kepada banyak orang, gunakan
baris BCC sehingga penerima tidak bisa melihat daftar nama pada bagian
To.
Saat mengirimkan email, kirimkan tembusan pesan Anda pada orang yang perlu melihat pesan tersebut. Rekan bisnis Anda mungkin
mendapatkan pesan yang lebih banyak dari yang Anda kira, jadi
pertimbangkan dengan cermat perlu tidaknya Anda mengirimkan tembusan
pesan Anda. Apa yang Anda anggap sebagai upaya untuk menjalin
komunikasi bisa saja tidak menarik dan tidak penting bagi orang lain.
Tembusan tersebut mungkin dianggap menyinggung rekan Anda atau
hanya membuang-buang waktu rekan Anda.
Cantumkan nama, gelar, alamat, nomer telepon dan faksimil Anda (dengan kode wilayah) serta alamat email dalam semua persuratan. Anda mungkin saja perlu membuat tanda tangan otomatis sebagai sisipan
dalam setiap pesan Anda agar Anda tidak perlu mengetiknya lagi setiap kali
mengirimkan pesan.
Penting sekali untuk memastikan bahwa pesan Anda sudah jelas. Hindari penggunaan bahasa yang ambigu dan membingungkan akibat
salah ketik, singkatan yang salah eja serta kesalahan ejaan dan tata
bahasa. Anda juga perlu bersikap lebih hati-hati dalam penggunaan bahasa
yang tidak resmi dan terlalu berterus terang dalam menulis pesan di email
Anda. Meskipun email merupakan media yang sederhana, singkat dan
mudah sperti layaknya percakapan atau obrolan, namun beberapa orang
masih memiliki kesulitan dalam mengungkapkan maksud pesannya di
dalam tulisan dibandingkan berhadapan langsung dengan si penerima
pesan. Jika pembaca Anda tidak bisa melihat senyuman di wajah Anda, dia
mungkin akan menganggap gurauan Anda sebagai hal yang serius atau
terkesan menghina. Kata-kata kemarahan Anda mungkin akan terkesan -
MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE)
171
lebih menyakitkan dalam tulisan dibandingkan jika Anda
mengungkapkannya secara langsung. Kata-kata tersebut nampak seperti
kemarahan yang sesungguhnya dan terlihat seperti sindiran tajam yang
menyakitkan. Di dalam menulis email sebaiknya bersikap lebih lembut
karena saat Anda menekan tombol kirim akan sulit sekali untuk menarik
kata-kata yang sudah terlanjur Anda tulis bahkan jika Anda
memperhalusnya dikemudian hari.
Jika Anda meminta pembaca Anda melakukan sesuatu seperti yang disebutkan dalam email, maka sebutkan hal tesebut di bagian awal. Jika Anda berkomunikasi dengan lebih dari satu orang, tandai tiap-tiap
paragraf untuk masing-masing orang. Misalkan jika Anda meminta Mr.
Ahuja untuk melakukan tugas tertentu dalam satu paragraf dan Ms. Aruba
untuk melakukan tugas lain dalam paragraf selanjutnya.
Balas pesan-pesan yang masuk sesegera mungkin atau dalam waktu 24 jam. Gunakan bagian ”Balasan otomatis” (Automatic Response) saat
Anda bepergian sehingga pengirim tahu kapan Anda kembali dan siapa
yang perlu dihubungi selama Anda pergi.
Jangan menulis kata-kata dalam huruf besar karena terkesan seperti teriakan.
Hindari mengirimkan beberapa lampiran atau grafik yang rumit karena hal ini memakan waktu yang lama untuk di download. Jika Anda perlu
mengirimkan lampiran, pastikan bahwa si peneriam pesan memiliki software
yang sama sehingga pesan dan lampiran-lampiran yang Anda kirimkan bisa
ditampilkan. Format yang paling baik untuk mengirim dokumen adalah Rich Text Format atau RTF dan format yang paling tepat untuk mengirim
gambar atau grafik adalah JPEG atau GIF kena format tersebut mampu
menurunkan ukuran file.
Buka lampiran yang dikirimkan pada Anda dengan hati-hati. Virus
software yang bisa menyebabkan kerusakan serius pad sistem komputer
Anda biasanya disebarkan melaui lampiran-lampiran tersebut. Untuk
melindungi sistem komputer Anda, pastikan Anda sudah menginstal
MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE)
172
program anti virus. Aturlah program anti virus Anda sehingga bisa menscan
hard drive Anda secara otomatis dan teratur. Saat menerima email dengan
beberapa lampiran, jangan membukanya dalam sistem email Anda, tetapi
simpanlah file tersebut dalam harddrive Anda. Saat membuka file tadi,
program anti virus Anda akan mencari virus-virus yang mungkin terdapat
dalam file tersebut. Jika diemukan virus, maka secara otomatis anti virus
Anda akan menghancurkannya.
MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE)
173
APA YANG MENYEBABKAN SUATU WEBSITE BERHASIL? Untuk memperoleh nilai tambah dari website, Anda perlu menentukan fungsi
yang Anda harapkan dapat ditampilkan di dalam situs tersebut. Pastikan bahwa
fungsi-fungsi tersebut bekerja secara efisien dan mampu menjadikan situs Anda
terlihat menonjol dalam pasar sasaran Anda. Aturan yang sama tetap perlu
diikuti seperti halnya semua investasi dalam pertukaran atau perpindahan data
elektronik. Tetapkan apa yang perlu dan sebaiknya dimiliki. Berikut ini
merupakan beberapa gagasan terkait faktor penentu yang menjadikan suatu
website berhasil:
FAKTOR KEBERHASILAN SUATU WEBSITE:
Kemampuan perusahaan menanggapi pertanyaan dan permasalahan rekan-
rekan bisnisnya dengan cepat.
Perusahaan yang sukses cenderung menyerahkan tanggung jawab atas
website kepada pembuat kebijakan dalam perusahaan. Situs yang paling
berhasil adalah situs yang dipegang oleh manajemen penjualan daripada
dipegang oleh manajemen umum atau pemasaran.
Semakin banyak cara yang ditempuh dalam mempromosikan website akan
semakin baik.
Mengutamakan produk-produk baru secara teratur sangatlah penting.
Mengundang pengunjung website untuk memberikan timbal balik dan tindak
lanjut mereka.
Memilih produk-produk yang tepat untuk dipajang dan sesuai dengan
kebudayaan setempat.
Membantu pengunjung dengan membangun sistem navigasi yang mudah
didalam maupun diseluruh website (susunan situs, kata kunci, dan
sebagainya.)
Memastikan tampilan yang menarik dan profesional.
Menjaga kecepatan akses situs dan menghindari grafik, gambar dan animasi
yang terlalu banyak.
MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE)
174
Menyediakan informasi mengenai perusahaan (strategi, penjaga, struktur,
jaringan distribusi, proses produksi, metode dan kapasitas, sejarah serta
lowongan kerja di perusahaan)
Menambah bagian yang berisi berita, foto dan biografi pimpinan utama, dan
sebagainya.
Memasukkan bagian yang bisa di download dengan cepat dan mudah secara
terpisah, diluar bagian informasi yang bisa di download oleh rekan bisnis kita,
seperti spesifikasi produk, alamat distributor, petunjuk penggunaan, dan
sebagainya. Bagian ini tidak boleh mengandung informasi yang
memperlihatkan hal-hal seperti rahasia perusahaan ataupun informasi lain
yang sangat rahasia.
MEMBUAT WEBSITE
Meskipun banyak sekali petujuk dan panduan pembuatan website yang bisa
dilakukan sendiri dengan mudah, menciptakan website yang baik merupakan
pekerjaan yang membutuhkan keahlian dan memerlukan waktu yang tidak
singkat. Oleh karena itu, perusahaan perlu mempertimbangkan apakah
perusahaan akan membuat website itu sendiri atau meminta bantuan
perusahaan pembuatan website profesional untuk melakukannya.
PEMBUATAN WEBSITE MENCAKUP TIGA TAHAPAN UTAMA:
Tahap 1: Penyusunan Konsep
Apa keseluruhan pesan yang ingin dimasukkan dalam website?
Apa tujuan dan target yang ingin dicapai oleh perusahaan melalui pembuatan
website?
Siapa yang akan menjadi masyarakat sasaran? (semua orang atau orang-
orang tertentu saja)
Apa dampak yang ditimbulkan dari pembuatan website terhadap bisnis
perusahaan (misalkan dampak dari periklanan, prosedur tindak lanjut
terhadap permintaan dan pesanan rekan bisnis serta administrasi website)
MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE)
175
Informasi apa yang sudah tersedia dan akan ditampilkan hingga jangkauan
yang tak terhingga?
Bagaimana cara pengaturan informasi yang baik untuk memastikan kejelasan
penyampaian informasi tersebut?
Tahap 2: Persiapan
Apakah website tersebut akan dibuat sendiri oleh perusahaan atau
melibatkan penyedia jasa dari luar perusahaan?
Bagaimana susunannya? (Kriteria utama: Keterkaitan informasi yang
ditampilkan, judul utama, sub judul, bagian-bagiannya (sections), isi dari tiap
bagian, keterkaitan (link) dengan bagian lain atau website lain, sistem
navigasi yang memudahkan pengunjung untuk mendapatkan informasi yang
mereka butukan dalam waktu yang singkat serta mudah.)
Apa kata kunci yang akan digunakan dalam indeks mesin pencarian (search
engine)?
Memilih teks, gambar, grafik serta animasi yang akan ditampilakn dalam
website.
Mengubah semua dokumen, gambar, grafik dan animasi kedalam format
yang cocok untuk website (HTML, JPEG. GIF, dan sebagainya)
Memilih penyedia jasa internet atau ISP (Internet Service Provider) untuk
menangani website yang sudah lengkap.
Tahap 3: Penerapan
Menetapkan nama area (domain).
Mendaftarkan website dengan mesin pencarian utama (major search engine).
Memasang iklan dan mempromosikan website baru tersebut pada
masyarakat sasaran.
Mengawasi mesin pencarian untuk memastikan ketepatan susunan website.
...........PERBARUI WEBSITE SECARA TERATUR DAN SESERING MUNGKIN!
MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE)
176
APA DAMPAK NEGATIF DAN POSITIF DARI PERDAGANGAN ONLINE BAGI NEGARA-NEGARA BERKEMBANG?
Kelebihan dan Kekuatan Tantangan dan Resiko
Pertumbuhan yang semakin meningkat dalam perdagangan online akan menyebabkan keseluruhan peningkatan dalam perdagangan global
Negara maju dan berteknologi tinggi akan lebih diuntungkan
Sekitar 80% pertumbuhan perdagangan online berada dalam perdagangan bisnis ke bisnis. Hal ini merupakan kekuatan bagi perusahaan terhadap rantai penjualan
Rantai penjualan yang sudah ada bisa rusak dan akan tumbuh ketergantungan terhadap negara lain
Perusahaan-perusahaan besar akan bermunculan begitu juga dengan perusahaan kecil yang mampu menawarkan jasa yang sama dengan biaya yang lebih murah
Perusahaan IT multinasional akan lebih diuntungkan jika perusahaan lokal lemah
Perdagangan online mendorong ke arah perpindahan teknologi dan pertumbuhan teknologi informasi dalam perusahaan yang semakin cepat di negara-negara berkembang
Bagi negara berkembang, perdagangan online menawarkan kesempatan yang sangat menarik, akan tetapi juga ancaman yang besar dari perusahaan dari negara lain
Akses terhadap Informasi pasar, kesempatan dan rantai penjualan akan meningkat
Akses yang lebih besar bagi beberapa perusahaan akan meniadakan perusahaan yang tidak memiliki akses dalam perdagangan online
Perdagangan online membantu mengatasi permasalahan jarak dengan pasar maju
Perusahaan multinasional bisa menggunakan teknolgi yang sama untuk menjangkau pasar (konsumen) lokal
Eksportir skala menengah dan kecil memunculkan toko-toko semu yang lebih murah dibandingkan dengan toko-toko luar negeri yang sebenarnya
Biaya perawatan dan pemasaran semakin tinggi. Permasalahan keamanan, pembayaran dan persediaan yang terjamin perlu untuk disebutkan
MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE)
177
Perusahaan akan menempatkan pelayanan saat mereka memiliki akses ke dalam keahlian kompetitif
Negara-negara berkembang akan lebih diuntungkan karena bisa menyediakan tenaga kerja dengan upah lebih murah
Perdagangan online memudahkan produsen baru untuk memasuki pasar dan terintegrasi dalam rantai penjualan global
Bahaya yang bisa memutuskan produsen yang sudah ada dalam negara-negara berkembang
Konsumen di negara-negara berkembang mampu membeli barang-barang dengan harga yang lebih murah
Produsen lokal dalam negara berkembang akan kehilangan konsumen lokal yang sudah ada
Lembaga dan proses keuangan seperti transfer dan secara elektronik semakin berkembang modern
Bank-bank asing dan perusahaan kartu kredit milik bangsa lain akan mendapatkan keuntungan besar.
Penigkatan efisiensi dan transparansi dalam pengadaan umum memunculkan persaingan dan peningkatan dalam pembayaran sektor umum
Peryaratan penjualan yang perlu didasarkan pada perdagangan online akan menghalangi perusahaan yang tidak memiliki akses internet
OPERASI PENGADAAN APA YANG BISA DIGANTIKAN ATAU DIDUKUNG SARANA ELEKTRONIK YANG LAIN?
Penerapan perdagangan online semakin meningkatkan kinerja rantai penjualan
dan pembelian. Beberapa perusahaan dari Negara lain menyatakan bahwa
pelaksanaan bisnis secara online telah mengurangi pengadaan penjaga
sebanyak 60%, biaya bahan baku sebesar 20% dan waktu yang dibutuhkan
untuk memilih produsen sebanayak 50%. Hal ini antara lain disebabkan oleh:
Adanya situs pelelangan dan pertukaran dalam sektor pasar tertentu yang
memudahkan pengunjung untuk mengenali perusahaan baru, berbelanja
dengan harga yang menarik dan memperoleh informasi mengenai persediaan
pasar
Perkembangan dari kerangka (platform) pembelian elektronik oleh
perusahaan multinasional.
MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE)
178
Saat ini internet dikuasai dan diatur oleh berbagai standar pembelian.
Pembelian terbuka dalam internet atau Open Buying on the Internet (OBI)
dalam situs www.obi.org merupakan industri pertama yang bertujuan
memberikan kemudahan pembelian dari perusahaaan ke perusahaan atau
Business to Business (B2B) dalam internet melalui penyusunan standar
perusahaan.
Kerangka pembelian online belum bisa diterapkan dalam tingkat persyaratan
perusahaan skala menengah dan kecil mengingat diperlukannya investasi dan
prasarana. Akan tetapi, terdapat sejumlah cara pembelian yang bisa dilakukan
melalui website. Hal tersebut meliputi: pemerolehan informasi teknis mengenai
barang dan peran serta, selalu mengikuti perkembangan trend teknologi terbaru,
mencari bagian, memperoleh harga yang ditetapkan oleh beberapa perusahaan,
melihat dan membandingkan harga, melihat ketersediaan stok barang,
memperoleh informasi keuangan perusahaan, menempatkan dan mengikuti
kemajuan pemesanan.
Penggunaan website ini sekarang sudah tersedia bagi sejumlah sektor yang
semakin meningkat dan mampu menarik minat pembeli dalam pasar yang baru.
Jika kerangka pembelian tersebut mampu membuktikan kegunaannya dan
apabila teknologi semakin berkembang dengan cepat, aplikasi website tersebut
akan menjadi umum dan mudah dijangkau.
Hal tersebut kemudian akan membuka kesempatan baru bagi perusahaan skala
menengah dan kecil dalam pasar baru yang mau mempertimbangkan beberapa
pilihan strategi (misal pembelian yang dibagi-bagi dalam kelompok) untuk
mendapatkan, menerapkan dan mengambil keuntungan dari aplikasi tersebut.
MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE)
179
BAGAIMANA DAN DIMANA PEMBELI BISA DITEMUKAN DI INTERNET?
Ada dua cara untuk mendapatkan pembeli. Pertama, menemukan perusahaan
perseorangan dalam sektor wilayah atau industrial tertentu yang membuat
perusahaan tertarik. Kedua, mencari kesempatan bisnis.
Jika Anda ingin mendapatkan pembeli melalui internet, alat yang biasa
digunakan adalah indeks ITC mengenai berbagai sumber informasi
perdagangan yang dapat di akses melalui http://www.intracen.org. Indeks
tersebut bisa ditemukan dibawah judul info utama. Disana terdapat daftar nama
perusahaan dan kesempatan bisnis dan perdagangan, yang dikuasai oleh satu
wilayah geografis, dalam bagian informasi lebih lanjut.
Menekan pilihan tersebut akan membawa Anda pada sejumlah petunjuk yang
terhubung dengan beberapa situs perusahaan dan perdagangan yang terdapat
dalam jaringan tersebut. Berbagai database perusahaan serta oragnisasi
promosi perdagangan nasional cenderung untuk menggunakan internet sebagai
media yang murah dalam mengenalkan dan menunjukkan perusahaannya
kepada masyarakat di seluruh dunia. Berikut ini merupakan beberapa website
yang memiliki database yang besar dengan jangkauan internasional:
Petunjuk Bisnis di Eropa (European Business Directory) dalam
http://www.europages.com yang menampilkan lebih dari 500.000
perusahaan dari 36 negara. situs ini dapat diakses secara gratis.
Database Kompass Internasional (Kompass International Database) dalam
http://www.kompass.com. Situs ini mungkin merupakan sumber terbesar
yang menampilkan profil beberapa perusahaan dan klasifikasi produk secara
detil. Situs ini mencakup 1,5 juat perusahaan di 60 negara serta menampilkan
sekitar 23 juta produk.
WLW online dalam http://web.wlwonline/start/en/GB/start.html yang
mencakup lebih dari 240.000 perusahaan berpotensi di 10 negara. Website
ini dibuat dalam berbagai versi bahasa yag dugunakan di negara-negara
Eropa.
MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE)
180
Asosiasi Pusat Perdagangan Dunia (World Trade Center Association)
dalam http://www.wtca.org/ yang memiliki 300 anggota di 180 negara. Situs
ini memberikan petunjuk mengenai 140.000 pengimpor, pengekspor serta
bisnis-bisnis terkait.
Jika Anda melihat situs yang menawarkan kesempatan pemasaran,
pertimbangkanlah kemungkinan untuk mempromosikan perusahaan Anda
bersama mereka sehingga memperbesar kesempatan Anda untuk menarik minat
pembeli.
Anda juga bisa mendapatkan pembeli dengan mengunjugi situs pertukaran
Bisinis ke Bisnis (B2B) untuk perusahaan Anda seperti
www.b2bexplorer.com dan www.verticalzoom.com.
MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE)