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DEFINITION DU GUICHET UNIQUE /176

Guichet Unique Intégral du Commerce Extérieur

DEFINITION DU GUICE



Sommaire

Lexique ............................................................................................................................. 6

Introduction ...................................................................................................................... 9

Partie I : Le Guichet Unique Intégral ................................................................................ 12

1. Définition & Périmètres ............................................................................................ 13

1.1. Définition .................................................................................................................... 13

1.2. Objectif ....................................................................................................................... 13

1.3. Périmètre fonctionnel .................................................................................................. 14

1.3.1. Le dossier du chargeur ................................................................................................................ 17

1.3.2. Le dossier d’expédition ............................................................................................................... 17

1.3.3. L’annonce des voyages ............................................................................................................... 17

1.3.4. L’annonce de la marchandise ..................................................................................................... 17

1.3.5. Les autorisations ......................................................................................................................... 18

1.3.6. Les constats ................................................................................................................................. 18

1.3.7. Les instructions ........................................................................................................................... 18

1.3.8. Le dossier du transitaire.............................................................................................................. 19

1.3.9. Le Bordereau de Frais Unique ..................................................................................................... 19

1.3.10. La restitution et les statistiques .................................................................................................. 20

2. Les voyages .............................................................................................................. 21

2.1. Voyages maritimes ...................................................................................................... 22

2.1.1. Fichier Navires ............................................................................................................................ 23

2.1.2. Lignes Maritimes ......................................................................................................................... 24

2.1.3. Horaires ....................................................................................................................................... 25

2.1.4. Voyages ....................................................................................................................................... 26

2.1.5. Mouvements de navires ............................................................................................................. 28

2.2. Voyages fluviaux & lacustres ........................................................................................ 29

2.2.1. Horaires ....................................................................................................................................... 30

2.2.2. Voyages ....................................................................................................................................... 31

2.2.3. Mouvements des navires ............................................................................................................ 32

2.3. Voyages aériens........................................................................................................... 33



2.3.1. Horaires ....................................................................................................................................... 34

2.3.2. Voyages ....................................................................................................................................... 35

2.3.3. Mouvements des avions ............................................................................................................. 36

2.4. Voyages ferroviaires .................................................................................................... 37

2.4.1. Horaires ....................................................................................................................................... 38

2.4.2. Voyages ....................................................................................................................................... 39

2.4.3. Mouvements ............................................................................................................................... 40

2.5. Voyages agents ............................................................................................................ 41

2.5.1. Description .................................................................................................................................. 41

2.5.2. Spécificité route .......................................................................................................................... 42

2.5.3. Spécificité ferroviaire .................................................................................................................. 42

2.5.4. Bénéfices ..................................................................................................................................... 42

3. L’importation ........................................................................................................... 43

3.1. Le pré-dédouanement import ...................................................................................... 43

3.1.1. Description générale du dossier de l’importateur ...................................................................... 43

3.1.2. Description générale du dossier d’expédition import ................................................................ 44

3.1.3. Constitution du dossier de l’importateur ................................................................................... 45

3.1.4. Souscription des demandes d’autorisation ................................................................................ 47

3.1.5. Souscription de la Déclaration d’Importation de Biens .............................................................. 52

3.1.6. Création du dossier d’expédition import .................................................................................... 57

3.2. La logistique import (pré et post-dédouanement) ......................................................... 61

3.2.1. Procédures liées au manifeste .................................................................................................... 62

3.2.2. Procédures liées au déchargement ............................................................................................ 66

3.2.3. Obtention de l’autorisation de sortie d’un lieu .......................................................................... 71

3.2.4. Procédures de sortie ................................................................................................................... 80

3.2.5. Autres procédures ...................................................................................................................... 83

4. L’exportation ........................................................................................................... 92

4.1. Le pré-dédouanement export ...................................................................................... 92

4.1.1. Description générale du dossier de l’exportateur ...................................................................... 92

4.1.2. Description générale du dossier d’expédition export ................................................................. 93

4.1.3. Constitution du dossier de l’exportateur .................................................................................... 94



4.1.4. Souscription des demandes d’autorisation ................................................................................ 96

4.1.5. Souscription de la demande d’inspection des lots prêts .......................................................... 101

4.1.6. Souscription de la Déclaration d’Exportation de Biens ............................................................. 104

4.1.7. Création du dossier d’expédition export .................................................................................. 109

4.2. La logistique export (pré et post-dédouanement) ........................................................ 115

4.2.1. Procédures liées à l’annonce de la marchandise ...................................................................... 116

4.2.2. Obtention de l’autorisation d’entrée ........................................................................................ 121

4.2.3. Procédures de réception ........................................................................................................... 125

4.2.4. Obtention de l’autorisation de charger .................................................................................... 127

4.2.5. Procédures de chargement ....................................................................................................... 132

4.2.6. Autres procédures .................................................................................................................... 136

5. Facturation ............................................................................................................. 140

5.1. Introduction ............................................................................................................... 140

5.2. Les structures émettrices ............................................................................................ 140

5.3. Les banques ................................................................................................................ 140

5.4. Les redevables ............................................................................................................ 140

5.5. Les factures ................................................................................................................ 141

5.6. Le Bordereau de Frais Unique ..................................................................................... 142

5.7. Le document de recouvrement ................................................................................... 142

5.8. Le processus de facturation ......................................................................................... 144

5.8.1. Calcul des factures .................................................................................................................... 145

5.8.2. Emission d’une facture ............................................................................................................. 145

5.8.3. Paiement des factures .............................................................................................................. 146

5.8.4. Dépassement du délai de paiement ......................................................................................... 147

6. Restitution des données et statistiques .................................................................... 148

6.1. Restitution des données ............................................................................................. 148

6.2. Statistiques ................................................................................................................ 148

6.2.1. Indicateurs de performance du pré-dédouanement ................................................................ 148

6.2.2. Statistiques logistiques ............................................................................................................. 149

7. Interfaces du GUICE ................................................................................................ 150

Partie II : Implémentation du GUICE ............................................................................... 155



8. Définition de l’architecture du circuit d’information ................................................. 156

8.1. Accès Internet ............................................................................................................ 156

8.2. Réseau privé ............................................................................................................... 156

8.3. Site de secours ........................................................................................................... 157

9. Bénéfices du GUICE ................................................................................................. 158

9.1. Simplification et modernisation des procédures .......................................................... 158

9.2. Clarification des prérogatives de chaque structure ...................................................... 161

9.3. Valeur de la marchandise ............................................................................................ 161

9.4. Facturation ................................................................................................................. 161

9.5. Disparition des contrôles illégaux ................................................................................ 162

9.6. Sécurisation des échanges .......................................................................................... 162

9.7. Transparence du système ........................................................................................... 163

9.8. Déploiement sur le territoire de RDC ........................................................................... 163

9.9. Maîtrise des statistiques du commerce extérieur ......................................................... 164

9.10. Sécurisation des recettes de l’Etat ........................................................................... 165

9.11. Attractivité du commerce en RDC ............................................................................ 165

9.12. Conformité au Cadre des Normes SAFE de l’OMD .................................................... 165

9.13. Bénéfices par acteurs clés ....................................................................................... 166

9.14. Récapitulatif des bénéfices ...................................................................................... 169

10. Les challenges à relever ....................................................................................... 172

11. Concordance entre l’étude et les termes de référence ........................................... 175

12. Conclusion ........................................................................................................... 176



Lexique

AAC Autorité de l’Aviation Civile

AD Attestation de Destination

ANAPI Agence NAtionale de Promotion des Investissements

ANR Agence Nationale de Renseignements

ARA Avis de Refus d’Attestation

AV Attestation de Vérification

BAD Bon A Délivrer

BAE Bon A Enlever

BCC Banque Centrale du Congo

BL Bill of Lading

CEEC Centre d’Evaluation, d’Expertise et de Certification

CIF Cost Insurance & Freight (INCOTERM)

CNUCED Conférence des Nations Unies sur le commerce et le développement

COPEMECO COnfédération des Petites Et Moyennes Entreprises du Congo

CVEE Certification de Vérification d’Exportation et d’Embarquement

CVM Congolaise des Voies Maritimes

DEB Déclaration d’Exportation de Biens

DGDA Direction Générale des Douanes et Accises



DGI Direction Générale des Impôts

DGRAD Direction Générale des Recettes Administratives, Judiciaires, Domaniales et

de Participations

DIB Déclaration d’Importation de Biens

DSI Direction des Systèmes d’Informations

EIR Equipment Interchange Receipt

ETA Estimated Time of Arrival

ETD Estimated Time of Departure

FEC Fédération des Entreprises du Congo

FENAPEC FEdération Nationale des Artisans, Petites et moyennes Entreprises du

Congo

FERE Fiche Electronique de Renseignement à l’Exportation

FERI Fiche Electronique de Renseignement à l’Importation

FOB Free On Board (INCOTERM)

FPI Fonds de Promotion de l’Industrie

GUICE Guichet Unique Intégral du Commerce Extérieur

HAWB House AirWayBill

INCOTERM INternational COmmercial TERMS

LEB Licence d’Exportation de Biens, nommé maintenant Déclaration

d’Exportation de Biens

LIB Licence d’Importation de Biens, nommée maintenant Déclaration



d’Importation de Biens

LMC Lignes Maritimes Congolaises

LT Lettre de Transport

LTA Lettre de Transport Aérien

NIF Nouvel Identifiant Fiscal

OCC Office Congolais de Contrôle

OGEFREM Office de GEstion du FREt Multimodal

RDC République Démocratique du Congo

RORO Roll on – Roll off, se dit d’une marchandise roulante (trafic roulier)

RVA Régie des Voies Aériennes

RMS Risk Management System

RVF Régie des Voies Fluviales

SCTP Société Commerciale des Transports et des Ports

SNCC Société Nationale des Chemins de fer du Congo

SPI Single Passage Identifier – Identifiant unique donné par le GUICE aux

Unités de Manutention

UM Unité de Manutention – Unité manipulable : Conteneur, véhicule, lot

conventionnel, …

SYDONIA SYstème DOuaNIer Automatisé

USD United States Dollar



Introduction

Rappel des termes de référence

La phase 2 vise à établir, avec les différents intervenants concernés, la définition du guichet

unique à mettre en place, en tenant compte de la situation existante, des possibilités

d'évolution des systèmes d'informations et des objectifs retenus.

Cette phase participative doit notamment comprendre la réalisation des tâches suivantes :

Organisation des réunions de présentation et discussion sur la situation existante ;

Proposition de l'organisation physique du guichet unique, des modalités et des

moyens de sa mise en œuvre;

Définition de l’architecture du circuit d'informations du guichet unique et des actions

retenues en matière de facilitation du commerce extérieur;

Indication des relations du Guichet Unique avec les systèmes informatiques existants

;

Proposition des moyens nécessaires en équipements et en personnel ;

Dans le cas où l'architecture du guichet unique retenu avec les acteurs ne sera pas

conforme au système de base proposé par l’opérateur, ce dernier est tenu de

l’adapter à l’architecture retenue.

Ainsi, suite à l’analyse de l’existant, le présent rapport de définition du Guichet Unique

Intégral du Commerce Extérieur (GUICE) de la République Démocratique du Congo permet

de valider l’architecture technique, le périmètre fonctionnel et les fonctionnalités du GUICE

ainsi que son interfaçage avec les systèmes existants. Les travaux, menés sur le GUICE par

le Concessionnaire, seront donc basés avant tout sur le présent rapport.

Nous avons pu lister lors de la première phase les différentes problématiques remontées par

les acteurs du commerce extérieur ainsi que leurs attentes. Parmi elles, nous pouvons citer

la lourdeur des procédures, les problèmes de facturation complémentaires et le manque de

transparence et d’accessibilité de l’information. A la fin de ce rapport, il sera rappelé ces

différents éléments en indiquant comment la mise en place du GUICE y répond point par

point.



La phase 2 permet, à travers des réunions organisées par la coordination et l’opérateur,

de mener les actions suivantes en collaboration avec chacun des acteurs impliqués dans la

mise en œuvre du GUICE :

Validation des procédures à mettre en œuvre ;

Définition de l’architecture du circuit d'informations du guichet unique et des actions

retenues en matière de facilitation du commerce extérieur

Définition des messages et formats d’échanges avec les systèmes informatiques

existants ;

Identification des moyens en équipement et personnel ;

Ce document s’appuie donc d’une part sur les différents entretiens qui se sont tenus avec

des représentants des différentes professions durant la phase d’étude de l’existant et sur

une synthèse des ateliers participatifs d’autre part.

De plus, le modèle de Guichet Unique Intégral proposé s’appuie sur le savoir-faire de

l’opérateur dans le monde en matière de Guichets Uniques du Commerce Extérieur, ainsi

que sur les bonnes pratiques et standards internationaux en termes de recommandations et

de facilitation du commerce international.

Ce document est découpé en 2 grandes parties :

La première partie constitue la présentation du Guichet Unique Intégral qui sera mis

en œuvre en RDC. Cette partie comporte tout d’abord une définition générale du

Guichet Unique Intégral et des notions importantes pour la compréhension du

document.

Les procédures d’importation sont présentées en commençant par les formalités de

pré-dédouanement (préparation de l’importation). La procédure logistique

d’importation est développée par grands processus, qui sont ensuite détaillés. La

proposition présentée permet une harmonisation et une simplification des

procédures d’importation tout en tenant compte, lorsque nécessaire, des différentes

spécificités propres à chaque mode de transport. Les différentes procédures

logistiques liées au transit, aux transferts sont également développés dans cette

partie.

La procédure d’exportation est présentée selon le même principe.

Les principes de fonctionnement de la facturation des structures via le GUICE sont

ensuite détaillés.



Enfin, les interfaces proposées par le GUICE sont développées à la fin de la première

partie.

La seconde partie du document dresse la description de l’implémentation du GUICE

en RDC. Cette partie contient donc la définition de l’architecture du GUICE. Enfin, il

sera dressé un récapitulatif des bénéfices et solutions qu’apporte l’implémentation du

Guichet Unique Intégral sur tout le territoire de la République.



Partie I : Le Guichet Unique Inte gral



1. Définition & Périmètres

L’ensemble des schémas de flux présentés dans ce document mentionnent le système du

GUICE comme l’outil/plateforme d’échange et non comme un acteur du commerce extérieur.

Les schémas présentent donc les informations qui sont réceptionnées par le GUICE et

relayées aux acteurs.

1.1. Définition

Le Guichet Unique est une facilité permettant aux parties impliquées dans le commerce et le

transport de disposer des informations et les documents normalisés auprès d’un point

d’entrée unique afin de remplir toutes les formalités officielles liées à l’importation, à

l’exportation et au transit.1

Le Guichet Unique Intégral de la République Démocratique du Congo est défini comme un

Guichet Unique électronique, dématérialisé et virtuel devant fonctionner dans le cadre d’un

partenariat public-privé avec trois composantes des opérations du commerce extérieur à

savoir : pré-dédouanement, dédouanement et post-dédouanement. Il fonctionnera comme

une structure ou entité de coordination des flux d’informations entre les différents

intervenants au commerce extérieur.2

Le GUICE est l’outil permettant l’échange dématérialisé des données entre les acteurs.

1.2. Objectif

Le Guichet Unique est une plate-forme électronique neutre et ouverte permettant l'échange

intelligent et sécurisé d’informations entre les acteurs privés et publics, afin d'améliorer le

positionnement concurrentiel des ports, aéroports et postes frontières de la République

Démocratique du Congo.

Il optimise, orchestre et automatise les processus efficaces portuaires, aéroportuaires et

logistiques à travers un point d'entrée unique pour les données en connectant les maillons

des chaînes logistiques.

1 Définition de la Recommandation 33 des Nations Unies.

2 Article 1

er (H) du contrat de concession pour la conception, la mise en œuvre et la gestion du

Guichet Unique Intégral du Commerce Extérieur en République Démocratique du Congo.



1.3. Périmètre fonctionnel

Les principales fonctions du GUICE :

Constituer la liasse documentaire électronique de pré-dédouanement à l’importation

et à l’exportation

Annoncer et identifier les moyens de transport (principaux et de pré-post

acheminement)

Annoncer la marchandise

Agréger des autorisations de mouvements

Emettre les factures des structures impliquées dans les phases de pré-

dédouanement et post-dédouanement

Relayer des instructions venant des partenaires

Enregistrer les mouvements réels

Restituer efficacement les informations

Les acteurs du GUICE :

Douane

Organismes de contrôle

Agences gouvernementale

Banques

Chargeurs (importateurs et exportateurs)

Compagnies de transport

o Compagnies maritimes

o Compagnies aériennes

o Compagnies de navigation fluviale

o Compagnies de navigation lacustre

o Compagnies ferroviaires



o Compagnies de transport routier

Agents Fret

Manutentionnaires

o Terminal

o Entrepôt

o Dépôt de conteneurs vides

Chargeurs

o Importateurs

o Exportateurs

Transitaires

Commissionnaires en douane

Qui réalise les principales fonctions ?

Fonctionnalité Acteur

Constituer les liasses documentaires import

et export

Importateurs / Exportateurs

Annoncer les moyens de transport Compagnie de transport

Autorité en charge du suivi des moyens de

transport

Annoncer la marchandise Agents fret / Transitaire

Donner les autorisations de mouvement Tous les acteurs concernés par le passage

de la marchandise

Le système donne l’autorisation de

mouvement une fois que tous les acteurs



ont donné leurs propres autorisations

Emettre les factures Structures

Donner des instructions Agents fret, transitaires, douane

Enregistrer les mouvements réels Manutentionnaires

Restituer efficacement les informations Tous les acteurs selon leur profil



1.3.1. Le dossier du chargeur

Le dossier du chargeur contient toutes les informations nécessaires à la préparation de

l’importation ou de l’exportation et permet de réaliser toutes les opérations requises avant la

réalisation effective de l’importation ou de l’exportation :

Gestion des permis à obtenir

Gestion des déclarations d’importation et d’exportation de biens

Identification des expéditions (une opération d’importation ou d’exportation peut

donner lieu à plusieurs expéditions).

Le chargeur doit créer un dossier par opération d’importation ou d’exportation.

Il existe un dossier d’importation et un dossier pour l’exportation.

1.3.2. Le dossier d’expédition

Le dossier d’expédition est créé par le chargeur quand l’expédition va être réalisée.

Il lui permet de désigner le transitaire chargé de l’expédition et sécurise ainsi les opérations.

Seul le transitaire nommé a accès aux informations du dossier du chargeur.

1.3.3. L’annonce des voyages

L’annonce des moyens de transport permet aux transporteurs maritimes, aériens, fluviaux,

routiers, lacustres ou ferroviaires d’annoncer le passage d’un moyen de transport.

Chaque voyage est identifié de manière unique par le GUICE.

Les lignes et les horaires permettent d’avoir une meilleure visibilité de l’offre globale de

transport.

1.3.4. L’annonce de la marchandise

Avant leur arrivée, les marchandises doivent être annoncées par les agents fret.

A l’import, les marchandises et les conteneurs sont annoncés par le manifeste.

A l’export la confirmation de booking est le support de l’annonce.

De même, les groupeurs et les dégroupeurs annoncent leur house-manifest via le GUICE.



1.3.5. Les autorisations

Pour pouvoir entrer ou sortir d’un lieu, une marchandise ou un conteneur doit obtenir un

ensemble d’autorisations de la part de différents acteurs (ex : ou laisser suivre, Bon à

enlever douane, Autorisation d’enlèvement du lieu de stockage, …).

Lorsque toutes les autorisations nécessaires ont été données à une marchandise ou un

conteneur par les partenaires respectifs, le GUICE transmet l’autorisation l’entrée ou la sortie

des marchandises.

Les autorisations à obtenir n’ont pas de chronologie préétablie.

Les autorisations peuvent avoir une date (et heure) de validité. Si la date est dépassée, alors

l’autorisation est supprimée.

1.3.6. Les constats

Le GUICE enregistre tous les mouvements des marchandises ou des conteneurs. Ce sont

les lieux de stockage qui transmettent ou saisissent les constats d’entrée ou de sortie. Le

GUICE est ainsi prévenu de tout mouvement.

Principaux constats :

Entrée (réception)

Sortie (enlèvement)

Chargement

Déchargement

Empotage

Dépotage

Les lieux de stockage sont typés pour indiquer s’ils sont terminaux, entrepôts, dépôts de

conteneurs vides, …

1.3.7. Les instructions

Les acteurs peuvent transmettre des instructions à d’autres acteurs à travers le GUICE. Le

réceptionnaire de l’instruction indique au GUICE quand l’instruction a été exécutée.

Exemples d’instructions :

Instruction de mise à disposition



Instruction de retour de conteneur vide

Instruction de lavage

…

1.3.8. Le dossier du transitaire

Le dossier du transitaire permet d’organiser le passage de la marchandise dans le port,

aéroport ou poste frontière.

Il permet au transitaire de regrouper l’accès aux informations et aux fonctions du GUICE.

Il existe un dossier pour l’importation et un dossier pour l’exportation.

Le dossier du transitaire est lié au dossier d’expédition géré par le chargeur.

Le dossier de dégroupage et le dossier de groupage permettent de gérer les opérations

spécifiques du groupage et de dégroupage.

1.3.9. Le Bordereau de Frais Unique

Le GUICE offre la possibilité de regrouper dans un dossier, le Dossier de Facturation ou

bordereau de frais unique, toutes les factures des structures émettrices impliquées dans le

pré dédouanement ou le passage de la marchandise au niveau d’un poste frontalier, à

l’exception de celles déjà prises en charge par le système douanier.

La liste des structures émettrices sera définie dans le cadre des organes de suivi du projet.

Le calcul de factures peut être réalisé par le GUICE (lorsqu’il s’agit d’une facturation de type

forfait et simple à mettre en œuvre) ou par la structure émettrice.

L’émission de la facture est à la charge de la structure émettrice.

Dans le cas du calcul manuel, le caissier de la structure émettrice, qui est connectée au

Guichet Unique, reçoit la notification du BFU, consulte les données nécessaires dans le

système, établit sa facture et l’envoie dans le GUICE. Toute erreur éventuelle du caissier

peut ainsi être retracée et corrigée ultérieurement, sans enfreindre la fluidité des opérations.

L’émission de la facture est donc à la charge de la structure émettrice.

Le BFU et son suivi permet de savoir si toutes les factures nécessaires au pré

dédouanement et au passage logistique ont bien été réglées.



1.3.10. La restitution et les statistiques

La restitution comprend tous les modules qui permettent aux utilisateurs de retrouver,

d’agréger, et de suivre les conteneurs et marchandises.

Le tracing permet à un utilisateur autorisé de consulter tous les évènements (autorisations

obtenues, constats de mouvements…) liés au passage d’une unité de manutention. Les

critères de recherche de l’unité de manutention peuvent être son SPI, sa référence, les

informations du moyen de transport.

Le tracking permet à un utilisateur autorisé de paramétrer des alertes sur les évènements

d’une unité de manutention donnée afin d’être informé en temps réel de ces évènements.

Des outils statistiques ou de Business Intelligence peuvent être utilisés pour générer des

états statistiques ou des rapports divers et variés.

Des tableaux de bord de performance peuvent être générés à partir des informations du

GUICE tels que temps de passage, temps d’attente, temps de traitement du passage,

capacités de traitement, …

Ainsi, le GUICE selon la demande pourra émettre les statistiques nécessaires pour

l’établissement d’une balance commerciale avec des données fiables.



2. Les voyages

Les voyages permettent d’annoncer le passage des moyens de transport maritimes, fluviaux,

lacustres, ferroviaires, routiers ou aériens.

Les voyages sont créés par le transporteur ou son agent.

Pour le mode terrestre, le voyage n’est pas requis. Seul le Voyage Agent est nécessaire

pour permettre l’annonce de la marchandise et donner les informations sur le transport.

Dans le GUICE, les voyages existent pour les moyens de transport suivant :

Maritime

Aérien

Fluvial

Lacustre

Ferroviaire



2.1. Voyages maritimes

SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalable

Voyages Maritimes

Agent Maritime Agent Fret Autorité portuaire Système GUICE

Ges

tio

n d

es v

oya

ges

agen

tG

esti

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du

fic

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avir

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Ges

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Mo

uve

men

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es

nav

ires

Gère son fichier navires

Fichier navires

Gère ses lignesLignes

Maritimes

Gères ses Schedules Schedules

Gère ses voyages Voyages

Enregistre les mouvements des

navires

Mouvements des navires

Gère ses voyages agent

Voyages agents



2.1.1. Fichier Navires

2.1.1.1 Description

Chaque agent maritime peut gérer son propre fichier Navires. Le fichier Navires lui permet

de simplifier la saisie des fonctions ultérieures, il n’a pas à répéter les informations générales

des navires.

L’autorité portuaire peut également gérer un fichier Navires pour les compagnies

Données principales :

Nom du Navire

N° IMO

Call Sign

Longueur, largeur, tirant d’eau maximal, …

2.1.1.2 Bénéfices

Ce fichier permet à l’agent maritime de gérer son propre fichier navire et ainsi d’optimiser les

saisies d’informations dans le GUICE.


Fichier Navires

Système GUICECompagnie Autorité portuaire

Ges

tio

n d

u f

ich

ier

Nav

ires

Gère son fichier navire

Fichier navires

Gère le fichier navire



2.1.2. Lignes Maritimes

2.1.2.1 Description

Une ligne est une offre de transport émise par une compagnie pour un certain type de

moyen de transport (conteneur, roulier, vraquier…) et une liste de ports desservis avec un

temps de trajet précisé (transit times).

Les lignes maritimes ont une référence attribuée par la compagnie maritime. La ligne peut

servir de base à la création d’un horaire (schedule) et d’un voyage mais peut aussi être

utilisée en tant qu’information commerciale.

Les informations pour créer la ligne peuvent être récupérées par interface avec les systèmes

privatifs des compagnies de transport.


Référence de la ligne

Nom de la ligne

Ports desservis

Transit times

2.1.2.2 Bénéfices

Tous les acteurs peuvent consulter les lignes desservant les différents ports. Les

compagnies maritimes peuvent ainsi diffuser efficacement ces informations.


Lignes maritimes

Système GUICEAgent Maritime Utilisateurs du GUICE

Ges

tio

n d

es li

gnes

Rec

her

cher

des

lign

es

Gère ses lignes Lignes

Rechercher et afficher

Lignes



2.1.3. Horaires

2.1.3.1 Description

Un horaire ou schedule est émis par la compagnie maritime et correspond au planning

prévisionnel d’une ligne maritime à laquelle ont été affectés un navire et des dates d’escale.

Le schedule est identifié par une référence interne à la compagnie de transport (encore

appelée « référence voyage »). Il pourra servir de base à la création d’un voyage mais

pourra aussi être utilisé en tant qu’information commerciale.


Référence du schedule

Nom et caractéristiques du navire

Port desservis

Dates de dessertes

2.1.3.2 Bénéfices

Tous les acteurs du passage portuaire connaissent en temps réel les horaires d’arrivée et de

départ des navires ce qui leur permet d’anticiper les tâches à réaliser


Horaires (schedules)

Système GUICEAgent maritime Utilisateurs du GUICE

Ges

tio

n d

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sR

ech

erch

e d

es s

ched

ule

s

Gère ses schedules Schedules

Rechercher / Afficher

Schedules

Lignes



2.1.4. Voyages

2.1.4.1 Description

Le voyage est l’annonce d’escale d’un navire pour une place donnée et une date donnée. Le

voyage est créé dans le GUICE.

Le Guichet Unique attribue au voyage un identifiant fonctionnel unique.

Cet identifiant est la référence commune à tous les acteurs de la place qui vont interagir sur

l’escale et sur la marchandise destinée à être chargée à bord et à en être déchargée.


Référence du voyage

Nom et caractéristiques sur navire

ETA et ETD

Ports précédents

Ports suivants

Lieux de chargement / déchargement


Voyages

Système GUICEAgent Maritime Utilisateurs du GUICEAgent Fret Autorité portuaire

Ges

tio

n d

es v

oya

ges

Rec

her

che

Crée le voyage Voyage


Voyages

Notification Notification Notification

Schedules



2.1.4.2 Bénéfices

Tous les acteurs du passage portuaire connaissent en temps réel les arrivées

prévisionnelles de navires ce qui leur permet d’anticiper les tâches à réaliser.



2.1.5. Mouvements de navires

2.1.5.1 Description

L’autorité portuaire enregistre les différents mouvements de navire :

Arrivée

Départ


Type du mouvement

Horodatage du mouvement

Les opérateurs peuvent consulter les informations arrivée et départ des navires.

2.1.5.2 Bénéfices

Tous les acteurs ont accès aux événements sur les navires, principalement les arrivées et

les départs.


Mouvement des navires

Système GUICEAutorité Portuaire Utilisateurs du GUICE

Mo

uve

men

ts :

Arr

ivée

s, d

épar

ts, .

..

Evénements sur le Navire

Voyage

Notification



2.2. Voyages fluviaux & lacustres


Voyages fluviaux et lacustres

Compagnie de navigation

Agent Fret Autorité portuaire Système GUICE

Ges

tio

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ho

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vem

ent

des

nav

ires

Gère ses horaires Horaires

VoyagesGère ses voyages

Enregistre les mouvements

Mouvements


Voyage agent



2.2.1. Horaires

2.2.1.1 Description

Un horaire ou schedule est émis par la compagnie de navigation et correspond au planning

prévisionnel d’une ligne fluviale à laquelle ont été affectés un navire ou une barge et des

dates d’escale. Le schedule est identifié par une référence interne à la compagnie de

transport (encore appelée « référence voyage »). Il pourra servir de base à la création d’un

voyage mais pourra aussi être utilisé en tant qu’information commerciale.



Nom et caractéristiques du navire

Port desservis

Dates de dessertes

2.2.1.2 Bénéfices

Tous les acteurs du passage portuaire connaissent en temps réel les horaires prévisionnels

des navires ce qui leur permet d’anticiper les tâches à réaliser.



Système GUICECompagnie de

navigationUtilisateurs du GUICE

Ges

tio

n d

es s

ched

ule

sR

ech

erch

e d

es s

ched

ule

s

Gestion des schédules

Schedules


Schedules



2.2.2. Voyages

2.2.2.1 Description

Le voyage est l’annonce d’escale d’une barge ou d’un navire pour une place donnée et une

date donnée. Le voyage est créé dans le Guichet unique.






Nom et caractéristiques sur navire

ETA et ETD

Ports précédents

Ports suivants



Voyages


navigationUtilisateurs du GUICEAgent Fret Autorité portuaire

Ges

tio

n d

es v

oya

ges

Rec

her

che

Voyages Voyages


Voyages


Schedules



2.2.2.2 Bénéfices

Tous les acteurs du passage portuaire connaissent en temps réel les arrivées

prévisionnelles de navires ce qui leur permet d’anticiper les tâches à réaliser

2.2.3. Mouvements des navires

2.2.3.1 Description

La compagnie de navigation enregistre les différents mouvements de barge ou de navire :

Arrivée

Départ

Déhalage

…


Type du mouvement


2.2.3.2 Bénéfices

Tous les acteurs ont accès aux événements sur les navires, principalement les arrivées et

les départs.


Mouvement des navires


navigationUtilisateurs du GUICE

Mo

uve

men

ts :

Arr

ivée

s, d

épar

ts, .

..

Mouvements de navires

Voyage

Notification



2.3. Voyages aériens


Voyages Aériens

Compagnie Aérienne Agent Fret Autorité aéroportuaire Système GUICE

Ges

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ges

agen

tG

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des

ho

rair

esG

esti

on

des

vo

yage

sM

ou

vem

ent

des

aér

on

efs




Mouvements


Voyage agent



2.3.1. Horaires

2.3.1.1 Description

Un horaire ou schedule est émis par la compagnie aérienne et correspond au planning

prévisionnel d’une ligne aérienne à laquelle ont été affectés un avion et des dates d’escale.

Le schedule est identifié par une référence interne à la compagnie aérienne (encore appelée

« référence voyage »). Il pourra servir de base à la création d’un voyage mais pourra aussi

être utilisé en tant qu’information commerciale.



Nom et caractéristiques de l’avion

Aéroports desservis

Dates et heures de desserte

2.3.1.2 Bénéfices

Tous les acteurs du passage aéroportuaire connaissent en temps réel les horaires

prévisionnels des avions ce qui leur permet d’anticiper les tâches à réaliser.



Système GUICECompagnie aérienne Utilisateurs du GUICE

Ges

tio

n d

es s

ched

ule

sR

ech

erch

e d

es s

ched

ule

s


Schedules


Schedules

Lignes



2.3.2. Voyages

2.3.2.1 Description

Le voyage est l’annonce d’escale d’un avion pour une place donnée et une date donnée. Le

voyage est créé dans le GUICE.






Nom et caractéristiques de l’avion

ETA et ETD

Aéroports précédents

Aéroports suivants



Voyages

Système GUICECompagnie aérienne Utilisateurs du GUICEAgent Fret Autorité aéroportuaire

Ges

tio

n d

es v

oya

ges

Rec

her

che

Crée le Voyage Voyages


Voyages


Schedules

Génère



2.3.2.2 Bénéfices

Tous les acteurs ont accès aux événements sur les avions, principalement les arrivées et les

départs.

2.3.3. Mouvements des avions

2.3.3.1 Description

L’autorité aéroportuaire enregistre les différents mouvements des avions :

Atterrissage

Décollage

…


Type du mouvement


2.3.3.2 Bénéfices

Tous les acteurs ont accès aux événements sur les avions, principalement les arrivées et les

départs.


Mouvement des avions

Système GUICEAutorité aéroportuaire Utilisateurs du GUICE

Mo

uve

men

ts :

Arr

ivée

s, d

épar

ts, .

..

Mouvements de avions

VoyageNotification



2.4. Voyages ferroviaires

Aujourd’hui, la SNCC est la seule compagnie ferroviaire à réaliser du transport international.


Voyages Ferroviaires

Compagnie Ferroviaire Agent Fret Système GUICE

Ges

tio

n d

es v

oya

ges

agen

tG

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des

ho

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esG

esti

on

des

vo

yage

sM

ou

vem

ent

des

tra

ins




Mouvements


Voyage agent



2.4.1. Horaires

2.4.1.1 Description

Un horaire ou schedule est émis par la compagnie ferroviaire et correspond au planning

prévisionnel. Le schedule est identifié par une référence interne à la compagnie de transport

(encore appelée « référence voyage »). Il pourra servir de base à la création d’un voyage

mais pourra aussi être utilisé en tant qu’information commerciale.



Nom et caractéristiques du train

Lieux desservis

Dates de dessertes

Agents fret

2.4.1.2 Bénéfices

Tous les acteurs connaissent en temps réel les horaires prévisionnels des trains ce qui leur

permet d’anticiper les tâches à réaliser.



Système GUICECompagnie ferroviaire Utilisateurs du GUICE

Ges

tio

n d

es s

ched

ule

sR

ech

erch

e d

es s

ched

ule

s


Schedules


Schedules

Lignes



2.4.2. Voyages

2.4.2.1 Description

Le voyage est l’annonce de passage d’un train pour une place donnée et une date donnée.

Le voyage est créé dans le Guichet unique.



le train et sur la marchandise destinée à être chargée à bord et à en être déchargée.



Nom et caractéristiques du train

ETA et ETD

Lieux précédents

Lieux suivants


2.4.2.2 Bénéfices

Tous les acteurs connaissent en temps réel les horaires prévisionnels des trains ce qui leur

permet d’anticiper les tâches à réaliser.


Voyages

Système GUICECompagnie ferroviaire Utilisateurs du GUICEAgent Fret Autorité portuaire

Ges

tio

n d

es v

oya

ges

Rec

her

che

Crée le Voyage Voyages


Voyages


Schedules

Génère



2.4.3. Mouvements

2.4.3.1 Description

La compagnie ferroviaire enregistre les différents mouvements de train :

Arrivée

Départ

…


Type du mouvement


2.4.3.2 Bénéfices

Tous les acteurs du passage portuaire connaissent en temps réel les mouvements des trains

ce qui leur permet d’anticiper les tâches à réaliser.


Mouvement des trains

Système GUICECompagnie ferroviaire Utilisateurs du GUICE

Mo

uve

men

ts :

Arr

ivée

s, d

épar

ts, .

..

Mouvements des trains

VoyageNotification



2.5. Voyages agents

2.5.1. Description

Le voyage agent est indépendant du mode de transport, il fait le lien entre le moyen de

transport et les annonces de marchandises (manifeste et booking).

Le voyage agent représente le voyage commercial géré par l’agent fret. Un voyage agent est

réalisé par un voyage.

Chaque agent fret responsable de marchandises sur le voyage doit créer un voyage agent.




L’agent fret peut préciser des dates de clôture à l’export. Tous les acteurs impliqués peuvent

ainsi connaître les dates limite appliquées par l’agent fret. Il est possible de préciser les


Voyage agent

Système GUICEAgent Fret Utilisateurs du GUICE

Ges

tio

n d

es v

oya

ges

agen

tsre

cher

che

Gère le Voyage Agent

Voyage Agent


Voyage agent

Notification

Voyage



dates de clôture pour la livraison sur le lieu, pour la livraison des marchandises dangereuses

et pour l’accomplissement des formalités en douane.

2.5.2. Spécificité route

Un voyage agent est créé par camion et peut ne pas contenir les informations détaillées du

véhicule.

2.5.3. Spécificité ferroviaire

Un voyage agent est créé par wagon pour faire le lien avec la déclaration de chargement.

2.5.4. Bénéfices

Les voyages agents sont consultables par l’ensemble des acteurs, ceux-ci peuvent anticiper

les actions à réaliser.



3. L’importation

3.1. Le pré-dédouanement import

L’ensemble des documents constitutifs de la liasse documentaire nécessaire à la préparation

d’une importation sont disponibles et accessibles par l’Administration des Douanes au

travers du GUICE.

3.1.1. Description générale du dossier de l’importateur


La préparation de l’importation – Le dossier de l’importateur

Importateur Système GUICE Ministère compétent Banque Commerciale

Au

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ateu

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Crée le dossier de l’importateur

Dossier de l’Importateur

Saisit la demande d’autorisation

ministère

Dossier de l’importateur

Autorisation ministère

Traite la demande d’autorisation

Saisit la Déclaration d’Importation


Déclaration d’Importation

de Biens

Traite la Déclaration d’Importation

BFU

Mise à jour BFU

Mise à jour BFU



L’importateur ouvre un dossier d’importation, formalisant son intention

d’importer. Un BFU est créé pour y ajouter les factures liées au pré-

dédouanement

Fonction de la nature du produit importé, l’importateur réalise les demandes

d’autorisation d’importation via le GUICE

L’importateur initialise dans le GUICE la Déclaration d’Importation de Biens

requise auprès de la banque commerciale de son choix

3.1.2. Description générale du dossier d’expédition import

Le transitaire en charge de l’expédition, ouvre un dossier d’expédition

L’OCC envoie l’ordre de contrôle au travers du GUICE. L’AV est rattachée au dossier

d’expédition

Les FERI et AD éventuelles sont rattachées au dossier d’expédition correspondant


La préparation de l’importation – Le dossier d’expédition import

Système GUICEImportateur ou son

représentantSociété d’Inspection OGEFREMOCC

La F

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du

do

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’exp

édit

ion

Crée le dossier d’expédition import

Dossier d’expédition

import


import

AV / ARA

Effectue l’inspection avant

embarquement


FERI


importAD

Contrôle et valide FERI et AD

Envoie l’ordre de contrôle



3.1.3. Constitution du dossier de l’importateur

3.1.3.1 Description

L’importateur crée son dossier, il est nommé « dossier de l’importateur ».

Données Commentaires

Coordonnées du

fournisseur

L’importateur gère un référentiel de ses propres fournisseurs ce

qui lui permet d’optimiser la saisie du dossier pour les trafics

réguliers

Références de

l’importateur

Les références du dossier internes à l’importateur

Pays fournisseur Le pays d’exportation

Valeur CIF de

l’importation

Montant et code devise ISO

Valeur FOB de

l’importation


Tiers mandaté au

dossier

Transitaire que l’importateur peut mandater pour réaliser les

opérations. Basé sur le référentiel des transitaires utilisateurs du

GUICE.

Pièces jointes Documents pouvant être téléchargés par l’importateur

Chaque document doit être typé

Ex : Facture pro forma, certificat d’origine, certificat CITES,

d’une manière générale : certificats ou permis liés à la


Initialisation du dossier de l’importateur

Importateur Système GUICE Transitaire

Init

ialis

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oss

ier

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l’im

po

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eur

Initialise le dossier

Dossier de l’importateurDonnées :- Référence de l’importateur- Fournisseur - Provenance- Description Marchandise(s) - Tiers mandaté au dossier- Valeur de l’importation CIF & FOB

Pièces jointes :- Documents téléchargés

Notification

BFU



marchandise ou à l’exportateur obtenus dans le pays

d’exportation, …

Description de la

marchandise

(de 1 à n

marchandises)

HS Code – Nécessité d’un référentiel des HS Code

Description complémentaire

Quantités (poids, volume, nombre) et les unités correspondantes

Pays d’origine

Valeurs FOB de chaque marchandise et devise (code devise de

la BCC)

Les statuts possibles du dossier sont : Brouillon, Valide, Invalide, Archivé.

A l’enregistrement du dossier, même si le statut du dossier est « Brouillon », le

système détermine à partir de son paramétrage la liste des permis et autorisations à

obtenir auprès des autorités compétentes, conformément aux dispositions légales et

réglementaires en la matière.

Le GUICE vérifie la liste des demandes de permis et déclaration à souscrire en

fonction de la valeur du dossier et des HS codes.

Le dossier de l’importateur contient un BFU qui centralise l’ensemble des factures

liées à ce dossier.

Une facture SEGUCE est automatiquement créée dans le BFU.

Si un transitaire est mandaté par l’importateur, ce dernier est notifié.

3.1.3.2 Bénéfices

Réduction du nombre de déplacements physiques des acteurs

Meilleure visibilité concernant le suivi des opérations

Meilleur partage de l’information entre les acteurs, dans le respect des règles de

confidentialité

Identification claire des responsabilités



3.1.4. Souscription des demandes d’autorisation

Les permis concernés sont (voir décret N° 011/18 du 11 avril 2011 portant manuel des

procédures harmonisées transitoires applicables au guichet unique à l’importation et à

l’exportation des marchandises) :

Permis Délivré par

Autorisation d’importation

des animaux sauvages

Ministère de l’agriculture – Inspection provinciale de

l’agriculture Pêche et Elevage Arrêté N° 014/CAB/MIN/ENV/2004 du 29/04/2004 relatif aux mesures

d’exécution de la loi N° 82-002 du 28 mai 1982 portant réglementation

de la chasse

Autorisation d’importer des

produits alimentaires, ou

autres produits végétaux et

minérales

Ministère de l’agriculture – Inspection provinciale de

l’agriculture Pêche et Elevage Décret N° 05/162 du 18/11/2005 portant réglementation phytosanitaire

en RDC


armes et munitions

Administration de la défense Ordonnance N° 85/212 du 03/09/1985 portant mesures d’exécution de

l’ordonnance-loi N° 85-035 du 03/09/1985 portant régime des armes et

munitions


médicaments et assimilés

Ministère de la santé – Direction des laboratoires de santé Ordonnance N° 27bis/HYG du 15/03/1933 relative à l’exercice de la

pharmacie, au trafic des substances toxiques, soporifiques, stupéfiants,

désinfectantes ou antiseptiques, des sérums, vaccins et produits

biologiques et à la culture des plantes à usage pharmaceutique, telle

qu’elle a été modifiée jusqu’à ce jour.


aéronefs et bâtiments de

navigation maritime, fluviale

et lacustre

Administration des transports N° 409/CAB/MIN/TC/0011/95 du 30/03/1995, portant réglementation des

conditions d'importation d'un aéronef



3.1.4.1 Constitution de la demande d’autorisation d’importation

3.1.4.1.1 Description

L’importateur ou son représentant (le transitaire mandaté dans le dossier de l’importateur)

constitue sa demande d’autorisation, cette dernière est constituée :

D’un formulaire de demande pré rempli par les données du dossier

Les données supplémentaires doivent être complétées par le demandeur. Elles

peuvent provenir d’une aide à la saisie (lieux, tiers tels que les pharmaciens, …).

De 0 à N pièces jointes attachées à la demande d’autorisation d’importation

La liste des pièces jointes demandée par type de demande est pré initialisée. Le

demandeur peut ajouter des pièces jointes s’il le désire.


Constitution de la demande d’autorisation d’importation

Importateur ou son

représentantSystème GUICE

Co

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tio

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tori

sati

on

d’im

po

rtat

ion

Transmet la demande

d’autorisation d’importation

ministère

Demande autorisation importation

Données : - Données générales du dossier de l’importateur- Données supplémentaires saisiesPièces jointes




3.1.4.2 Soumission de la demande d’autorisation d’importation



soumet la demande au ministère chargé de l’instruction de la demande.

La demande est dans un statut « soumis », elle n’est plus modifiable.

Le ministère accède au GUICE pour consulter la demande et à tous les éléments constitutifs.

Le ministère évalue la recevabilité de la demande et peut ainsi :

Refuser la demande d’autorisation :

o si la demande nécessite des informations complémentaires pour sa prise en

compte, le ministère l’indique au demandeur en ajoutant des commentaires

obligatoires. La demande prend alors le statut « En attente d’informations


Soumission de la demande d’autorisation d’importation

Importateur ou son

représentantMinistère compétentSystème GUICE

Sou

mis

sio

n d

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Dem

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’au

tori

sati

on

d’im

po

rtat

ion

Soumet la demande d’autorisation d’importation

ministère




Evalue la demande

Si non OK, motif ou info sup

OK



complémentaires ». Elle est alors modifiable par le demandeur qui pourra la

soumettre à nouveau après remise en conformité.

o si la demande ne répond pas aux critères fixés par le ministère compétent, le

ministère l’indique au demandeur en la refusant et en mentionnant les motifs

du rejet dans la zone de commentaires obligatoires. La demande prend alors

le statut « Refusé ». Elle est alors non modifiable par le demandeur.

Prendre en compte la demande :

o si la demande répond aux exigences, elle prend alors le statut en « cours de

traitement » en vue de la délivrance de l’autorisation d’importation.

3.1.4.3 Délivrance de l’autorisation d’importation



Délivrance de l’autorisation d’importation

Importateur ou son

représentantMinistère compétent Banque commercialeSystème GUICE DGRAD

Dél

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n

Accorde autorisation

d’importation

Emet la facture

Si pas de paiement

Si soumis à paiementAutorisation

d’importation délivrée

NotificationAutorisation importation

accordée

Facture émise

Notification

Réalise le paiementEnregistre

l’acquittement de la facture


accordée


accordée

Avis de paiement

Autorisation d’importation

délivrée

Liasse documentaire

Avis de paiement



Concernant les autorisations d’importation ministère, deux cas peuvent se présentent :

La délivrance de l’autorisation est soumise à un paiement

La délivrance de l’autorisation n’est pas soumise à paiement

Si un paiement est attendu,

Le ministère saisit le montant à recouvrer

Une facture est générée par le GUICE et stockée dans le BFU lié au dossier de

l’importateur

La demande passe au statut « En attente de paiement »

Une fois que le paiement de la facture est validé, la DGRAD est notifiée puis

l’autorisation est délivrée.

La demande passe au statut « Clôturé » et n’est plus modifiable

L’autorisation d’importation est mise à disposition de l’importateur au travers de la

liasse documentaire et le ministère est notifié

Si aucun paiement n’est attendu

Le ministère indique qu’aucun paiement n’est attendu

Le ministère délivre l’autorisation d’importation ministère


L’autorisation d’importation est mise à disposition de l’importateur au travers de la

liasse documentaire et le ministère est notifié



3.1.5. Souscription de la Déclaration d’Importation de Biens

La Déclaration d’Importation de Biens est une demande d’autorisation faite à la Banque

Centrale par l’intermédiaire d’une banque commerciale.

Elle est typée, elle peut être :

Déclaration d’Importation Permanente de Biens (DIB)

Déclaration d’Importation Temporaire de Biens (IBT)

C’est l’importateur qui choisit quel type de déclaration il veut souscrire.



3.1.5.1 Constitution de la demande de la Déclaration d’Importation de Biens



constitue sa demande de Déclaration d’Importation de Biens, cette dernière est constituée :

D’un formulaire de déclaration pré-rempli par les données du dossier

Les données supplémentaires doivent être saisies par le demandeur. Elles peuvent

provenir d’un référentiel (codes, …)

De 0 à N pièces jointes attachées à la demande de déclaration d’importation de Biens




Constitution de la demande de Déclaration d’Importation de Biens (DIB)

Importateur ou son


Co

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ien

s (D

IB)

Saisit la demande de DIB

Demande de Déclaration d’Importation de Biens





3.1.5.2 Soumission de la demande de Déclaration d’Importation de Biens



soumet la demande à la banque commerciale chargée de l’instruction de la demande.


La banque commerciale accède au GUICE pour consulter la demande et à tous les éléments

constitutifs.

La banque commerciale évalue la recevabilité de la demande et peut ainsi :

Refuser la demande de Déclaration d’Importation de Biens :


compte, la banque commerciale l’indique au demandeur en ajoutant des

commentaires obligatoires. La demande prend alors le statut « En attente

d’informations complémentaires ». Elle est alors modifiable par le demandeur

qui pourra la soumettre à nouveau après remise en conformité.

o si la demande ne répond pas aux critères fixés par la Banque Centrale du

Congo, la banque commerciale l’indique au demandeur en la refusant et en


Soumission de la demande de Déclaration d’Importation de Biens (DIB)

Importateur ou son

représentantBanque commercialeSystème GUICE

Sou

mis

sio

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rati

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d’I

mp

ort

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n d

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ien

s (D

IB)

Transmet la demande de DIB

Demande de Déclaration d’Importation de Biens


Demande Déclaration

d’Importation de Biens

Evalue la demande


OK



mentionnant les motifs du rejet dans la zone de commentaires obligatoires. La

demande prend alors le statut « Refusé ». Elle est alors non modifiable par le

demandeur.



traitement » en vue de la délivrance de la Déclaration d’Importation de Biens.

3.1.5.3 Délivrance de la Déclaration d’Importation de Biens


La Déclaration d’Importation de Biens est toujours soumise à paiement.

La facture est générée par le GUICE et stockée dans le BFU lié au dossier de

l’importateur


Une fois que le paiement de la facture est validé, la banque commerciale initialise la

Déclaration d’Importation de Biens.


Délivrance de la Déclaration d’Importation de Biens (DIB)

Importateur ou son

représentantBanque commerciale

OCC Office Congolais de

Contrôle

BCC Banque Centrale du

CongoSystème GUICE

Dél

ivra

nce

de

la D

écla

rati

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d’I

mp

ort

atio

n d

e B

ien

s (D

IB)

Enregistre paiement

Saisit la Déclaration d’importation de

Biens

Paie la DIB

Déclaration d’Importation

de Biens accordée

NotificationDIB accordée

ISYS

Liasse documentaire

Facture émise

Facture acquittée

NotificationDIB accordée




La Déclaration d’Importation de Biens accordée est mise à disposition de

l’importateur au travers du GUICE et intégrée à sa liasse documentaire

L’OCC est notifié de l’émission de la DIB

3.1.5.4 Ordre de contrôle de l’OCC


Au travers du GUICE, l’OCC indique les DIB qui devront être soumises à un contrôle avant

embarquement.

La société d’inspection et l’importateur concerné sont notifiés des DIB soumises à cet ordre

de contrôle.

Les certificats l’ARA seront ensuite émises par la société d’inspection (voir § Réalisation de

l’inspection avant embarquement).

3.1.5.4.2 Bénéfices

L’information de la sélection des DIB à contrôler est automatiquement disponible pour

l’importateur.

Ordre de contrôle de l’OCC

Société d’inspection mandatéeSystème GUICEOCC Importateur

SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalableSou

mis

sio

n d

e l’o

rdre

de

con

trô

le

Indique les DIB soumises à contrôle

avant embarquement

DIBOrdre de contrôle

Notification Notification



3.1.6. Création du dossier d’expédition import

Pour une importation donnée, l’importateur peut procéder à l’envoi de sa marchandise en

RDC en plusieurs fois. Chacun de ces envois est matérialisé par un dossier d’expédition.


L’importateur ou son représentant initialise le dossier d’expédition import, reprenant

les données générales du dossier de l’importateur telles que : le fournisseur, la

marchandise, le pays d’origine, etc.

Le dossier de l’importateur référence de 1 à n dossiers d’expéditions

Si un importateur initialise le dossier d’expédition et y donne accès à un transitaire, ce

dernier pourra ainsi par la suite lier au dossier d’expédition le dossier du passage.


Référence de

l’expédition

Référence interne de l’expédition donnée par l’importateur

Mode de transport

principal

Mer, Air, Route, Fer, Lacustre, Fluvial

Transporteur Le code de la compagnie de transport : Compagnie maritime,

aérienne, ferroviaire, routière, lacustre ou fluvial

Doit exister dans le référentiel des transporteurs

Peut-être inconnue (non renseignée cas de la route

principalement)

Référence transporteur Selon les, référence B/L, N° de LTA, référence lettre de

transport, …


Initialisation du dossier d’expédition import

Importateur ou son

représentantSystème GUICE Transitaire

Init

ialis

atio

n d

u d

oss

ier

d’e

xpéd

itio

n


Dossier d’expéditionDonnées :- Données générales du dossier de l’importateur- Données de l’expédition


Notification Lien vers le dossier

d’expédition import



Tiers mandaté au

dossier

Transitaire que l’importateur peut mandater pour réaliser les

opérations

Description de la

marchandise

(de 1 à n

marchandises)

On ne peut reprendre que les marchandises citées dans le

dossier de l’importateur lié.

HS Code



Pays d’origine


la BCC)



système détermine à partir de son paramétrage la liste des documents à obtenir

auprès des autorités comme la Fiche Electronique de Renseignements à l’Import de

l’OGEFREM.





confidentialité




3.1.6.2 Echanges de données dans le cadre de l’inspection avant embarquement



Echanges de données dans le cadre de l’inspection avant embarquement

Société d’inspection mandatée ImportateurSystème GUICE OCC

Réa

lisat

ion

de

l’in

spec

tio

n a

van

t em

bar

qu

emen

t

Réalise contrôle dans pays d’origine

NotificationAV

NotificationARA

Instruit le dossier de contrôle

Refus

Acceptation

ou

ARA

AV

Remise en conformité

NotificationARA

NotificationAV

Dans le pays de provenance, les contrôles sont effectués

Si le résultat du contrôle est validé, une Attestation de Vérification est générée

o L’AV généré est mis à disposition de l’importateur au travers du GUICE et

intégré à la liasse documentaire.

o L’OCC est notifié de l’émission du document.

Si le résultat du contrôle n’est pas validé, un Avis de Refus d’Attestation est généré

en attente d’une mise en conformité

o L’ARA généré est mis à disposition de l’importateur au travers du GUICE et

intégré au dossier d’expédition

o L’OCC est notifié de l’émission du document.



3.1.6.3 Etablissement de la Fiche Electronique de Renseignements à l’Importation

(FERI)


Le Chargeur dans le pays de provenance souscrit à la FERI dans le système de

l’OGEFREM

L’OGEFREM évalue, contrôle et valide la FERI et l’AD si nécessaire

La FERI et l’AD sont intégrées dans le GUICE


Pré-dédouanement import

ImportateurOGEFREM Système GUICE

Etab

lisse

men

t d

e l’A

DEt

ablis

sem

ent

de

la F

ERI

FERI

Lie la FERI à son dossier

Liasse documentaire

Attestation de

destination

Lie l’AD à son dossier

Liasse documentaire



3.2. La logistique import (pré et post-dédouanement)

Le schéma ci-dessous présente la procédure d’importation dans sa globalité. Le détail des

processus est ensuite détaillé dans les paragraphes suivants.


Import - Procédures d’importation

Agent Fret TerminalAutres structures

habilitéesDouane Système GUICETransitaire Banques

Pro

céd

ure

de

sort

ieP

rocé

du

re li

ée a

u m

anif

este

Pro

céd

ure

s lié

es a

u d

éch

arge

men

tP

rocé

du

res

liées

à l’

auto

risa

tio

n d

e so

rtie

co

nce

ssio

nn

aire

Enregistre et soumet le manifeste

convertisseur

Valide le manifeste valant autorisation de déchargement

Manifeste validé

Manifeste transmis

Manifeste transmis

Autorisation de déchargement

Constate le déchargement et la

fin du déchargement

Constat de déchargement

et fin

déduit les différences

Etat des différences Etat des différences

Modifie l’annonceAnnonce modifiée

Valide la modification

Annonce modifiée

Annonce modifiée

Annonce modifiée

Donne son autorisation


(concessionnaire)


Paie le dossier de facturation

Enregistre l’acquittement

Autorisation des

structures délégatrices

Autorisation des

structures non

délégatrices

transmet l’autorisation de

sortie

Autorisation de sortie

Enregistre les factures des structures

délégatrices

Factures acquittées

Constate la sortie de la marchandise

Constat d’enlèvement



3.2.1. Procédures liées au manifeste

3.2.1.1 Création du dossier de l’agent fret


Le dossier de l’agent fret est créé automatiquement dans le système à la création du voyage

agent.

Le dossier agent regroupe toutes les marchandises de l’annonce.

L’agent fret effectue les différentes actions du passage à travers ce dossier.

3.2.1.1.2 Spécificité route

L’agent fret peut référencer l’Attestation de Destination dans son dossier.


Le dossier constitue pour l’agent fret un outil de travail lui permettant d’effectuer les actions

du passage sur tout ou partie des marchandises.


Dossier de l’agent fret

Agent Fret Système GUICE

Réf

éren

cem

ent

des

do

cum

ents

de

tran

spo

rtC

réat

ion

du

do

ssie

r d

e l’a

gen

t fr

et

Voyage agent créé

Création du dossier de l’agent fret


Notification

Ajout / suppression d’un document de transport sur

un voyage agent

Mise à jour du dossier de l’agent

Le dossier référence les documents

de transport



3.2.1.2 Enregistrement et soumission des manifestes


L’agent fret saisit ou transmet son manifeste au GUICE.

Le manifeste concerne un voyage agent. Lors de l’intégration du manifeste, ce dernier est lié

au voyage agent préalablement créé.

Chaque document de transport et unité de manutention se voit attribuer un identifiant unique.

L’agent fret demande la validation du manifeste au travers du GUICE.

La Douane procède alors au traitement et à l’enregistrement de ce manifeste.

Une fois le manifeste enregistré par la douane, il est transmis à l’agent fret et à l’ensemble

des structures habilitées à la recevoir.

Le manifeste est généralement transmis dans un format pouvant être intégré directement

dans un système d’information.

Enregistrement et soumission des manifestes

Agent Fret Structures habilitées DouaneSystème GUICE


Sou

mis

sio

n d

u m

anif

este

Dif

fusi

on

du

man

ifes

te

Soumet le manifeste

Manifeste enregistré

Manifeste

Traite le manifeste

Enregistre le manifeste

Convertisseur

Convertisseur



3.2.1.2.2 Spécificité maritime

Le document de transport en mode maritime correspond au BL.

3.2.1.2.3 Spécificité aérien

Le document de transport en mode aérien correspond à la LTA.


Le transitaire responsable de la marchandise agit en tant qu’agent fret dans le GUICE. Il

saisit ou transmet la déclaration de chargement au GUICE. Cette déclaration de chargement

correspond à la cargaison de chaque camion. Elle peut couvrir plusieurs BL ou une partie de

BL en cas de marchandises préalablement déchargées d’un navire dans un port étranger et

acheminées par route.

3.2.1.2.5 Spécificité ferroviaire

L’opérateur ferroviaireagit en tant que responsable de la marchandise (agent fret) dans le

GUICE et saisit ou transmet la déclaration de chargement au GUICE. La déclaration de

chargement correspond à la cargaison de chaque wagon. Elle peut couvrir plusieurs lettres

de transport.


La transmission électronique du manifeste depuis le système privatif de l’agent fret évite les

erreurs dues à la ressaisie des informations et permet d’avoir l’exhaustivité des données.

La mise à disposition du manifeste dans le GUICE permet d’anticiper les informations à

disposition des opérateurs.

La diffusion du manifeste par le biais du GUICE évite la ressaisie par les structures, gains

indéniables de temps et de fiabilité.

La diffusion des données par le biais du GUICE garantit le niveau de confidentialité par acteur.

Enfin, la dématérialisation du manifeste réduit considérablement les copies papier.



3.2.1.3 Obtention de l’autorisation de déchargement


L’enregistrement du manifeste vaut alors pour autorisation de déchargement du moyen de

transport ou autorisation de passage au poste frontière dans le cas du transport terrestre.

L’autorisation logistique de déchargement est transmise par le GUICE aux lieux de stockage

concernés.

Il y a une autorisation de déchargement par UM.

3.2.1.3.2 Spécificité maritime et aérienne

Seule l’autorisation de la douane est requise pour le déchargement.

3.2.1.3.3 Spécificité route et ferroviaire

Seule la validation de la déclaration de chargement par la douane est prise en compte pour

le calcul de l’autorisation de passage frontière (entrée et sortie du poste frontière).


Tous les acteurs concernés par la marchandise peuvent consulter directement l’information

dans le GUICE.

Il n’est pas nécessaire de présenter des documents aux lieux de stockage (terminal de

déchargement).


Logistique import

Manutentionnaire Douane Système GUICE

Au

tori

sati

on

de

pas

sage

Enregistre le manifeste

Autorisation de

déchargement

Notification



3.2.2. Procédures liées au déchargement

3.2.2.1 Déchargement


Le gestionnaire du lieu de stockage indique le début des opérations de déchargement dans

le GUICE. Le déchargement a lieu selon les instructions de la compagnie de transport.

Les constats de déchargement sont soit saisis soit transmis au GUICE depuis le système

d’information du gestionnaire du lieu.

Le gestionnaire du lieu de stockage indique la fin des opérations de déchargement dans le

GUICE. Cette donnée déclenche le traitement de l’état des différences.

3.2.2.1.2 Spécificité aérienne

Cas particulier Kinshasa : le déchargement est réalisé dans un magasin de déchargement

(sas). Le gestionnaire de cet entrepôt devra constater le déchargement des marchandises.


Au passage poste frontière, il n’y a pas systématiquement de déchargement à proprement

parler. C’est le concessionnaire qui effectue le constat le cas échéant.

La marchandise est ensuite réceptionnée par l’entrepôt où s’effectueront les différentes

formalités.

Import - Procédures liées au déchargement

Manutentionnaire Système GUICEDouane


Déc

har

gem

ent

Fin

de

déc

har

gem

ent

Déb

ut

de

déc

har

gem

ent

Constate le déchargement

Constat de déchargement

Constate la fin de

déchargement

Fin de déchargement

Constate le début de

déchargement

Début de déchargement




Comme le GUICE est informé en temps réel des déchargements, les utilisateurs du GUICE

peuvent consulter les mouvements de marchandises dans le GUICE sans avoir à contacter

l’agent fret ou le terminal.

Le suivi des opérations de déchargement à travers le GUICE dispense les acteurs d’être

présents physiquement sur le lieu.

L’agent fret et le terminal de déchargement ne sont plus appelés par les transitaires ou les

importateurs désireux de savoir si leur marchandise a été débarquée.


Logistique import

Gestionnaire poste frontière

Système GUICEEntrepôt

Réc

epti

on

en

trep

ot

Entr

éeV

érif

icat

ion

au

tori

sati

on

Sort

ie

Constate la sortie du poste

frontière


Constate l’entrée au

poste frontière

Constat de réception

Constate l’entrée


Vérifie que la marchandise est autorisé

Autorisation de passage

vérificationds GUICE



3.2.2.2 Etat des différences


Suite à l’évènement de fin de déchargement, le GUICE établit l’état des différences.

L’agent fret et la Douane peuvent également demander l’établissement d’un état des

différences au GUICE autant de fois qu’ils le désirent.

Le GUICE fait un état sur les différences entre le manifeste et le déchargement :

En plus : la marchandise a été déchargée et n’est pas connue du manifeste

En moins : la marchandise est connue du manifeste et n’a pas été déchargée

Différence : il existe des différences significatives entre les marchandises déchargées

et les marchandises manifestées.

L’état des différences est transmis à l’agent fret et à la Douane.

Les différences peuvent être corrigées de deux façons :

1. Correction du constat de déchargement si ce dernier contient des erreurs

2. Amendement du manifeste si ce dernier contient des erreurs

Import - Procédures liées au déchargement

Agent Fret Système GUICEDouaneManutentionnaire

SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalableEtat

des

dif

fére

nce

s

Fin de déchargement

Génère état des différences

Etat des différences






L’agent fret et la douane connaissent immédiatement les différences entre le manifeste et le

déchargement et peuvent agir en conséquence le plus rapidement possible.

Le suivi des opérations de déchargement à travers le GUICE dispense les acteurs d’être

présents physiquement sur le lieu.



3.2.2.3 Amendement du manifeste


Un amendement du manifeste est nécessaire lorsque le manifeste validé par la douane

avant le déchargement doit refléter le déchargement effectif.

Cette demande est traitée par la Douane. Lorsque les amendements sont validés, ces

derniers sont ensuite diffusés aux mêmes structures ayant reçus le manifeste.


L’agent saisit directement la demande de modification, il n’y a pas de déplacement physique

pour faire enregistrer la modification.

Les documents d’annonce amendés par la douane étant automatiquement transmis au

GUICE, les manifestes connus de Sydonia et du GUICE sont en phase.

Amendements du manifeste

Agent Fret Structures habilitées DouaneSystème GUICE


Sou

mis

sio

n d

u m

anif

este

Dif

fusi

on

du

man

ifes

te

Soumet les amendements

Manifeste amendé

Manifeste amendé

Traite les amendements

valide les amendements

Convertisseur

Convertisseur



3.2.3. Obtention de l’autorisation de sortie d’un lieu

Pour obtenir l’autorisation de sortie d’un lieu, la marchandise doit obtenir un ensemble

d’autorisations des différents acteurs, par exemple (liste non exhaustive) :

DGDA : Bon à enlever douane

Agent Fret : Bon à délivrer commercial

Transitaire : Identification du transporteur

Lieu de stockage : Autorisation de sortie suite paiement

SEGUCE : Autorisation de sortie suite paiement

Autorisation « autre structure »

Une fois que l’ensemble des acteurs impliqués ont donné leur propre autorisation, le GUICE

transmet l’autorisation de sortie.

Dans le GUICE, la liste des autorisations est paramétrable en fonction du lieu de stockage,

du type de marchandise et du type de passage portuaire.

Une autorisation est soit associée à un paiement (émission d’une facture gérée dans le

GUICE), soit donnée directement par la structure sans gestion du paiement.

Chaque structure impliquée dans l’autorisation de sortie devra indiquer pour chaque

autorisation si elle désire que le paiement associé soit géré ou non par le GUICE.

Si une structure impliquée dans l’autorisation de sortie des marchandises désire que

son autorisation soit traitée par le biais du GUICE, le GUICE peut traiter cette

autorisation (que cette dernière soit liée à un paiement ou non).



3.2.3.1 Bon à délivrer commercial (ou laissé-suivre)


Lorsque le transitaire a en main l’ensemble des documents requis, il se présente chez

l’agent fret pour se porter réclamateur de la marchandise.

Le bon à délivrer correspond au transfert de responsabilité de l’agent fret vers le transitaire

responsable de l’expédition. Dans le GUICE, le bon à délivrer est une autorisation à part

entière dans le passage logistique.

Le bon à délivrer permet en outre de déclencher la génération automatique des factures du

dossier de facturation pour les structures qui le désirent et dont la facturation est liée à

l’annonce.


Tous les opérateurs sont informés du transfert de responsabilité.


Bon à délivrer

Agent FretTransitaire Système GUICE

Bo

n à

dél

ivre

r

Présente les Documents de

transport et paie les frais

Accorde le BAD

Bon à délivrer

Autorisation Agent Fret



3.2.3.2 Identification du transporteur


Lorsque le transitaire est nommé pour la marchandise, ce dernier indique dans le GUICE

l’identité du transporteur post-acheminement qui sera chargé de récupérer la marchandise

au lieu de stockage.

Cette action constitue l’une des autorisations nécessaires à l’obtention de l’autorisation de

sortie finale.


Identifier le transporteur permet de sécuriser l’accès au port et de limiter l’accès aux seuls

transporteurs habilités à prendre livraison de la marchandise.


Identification transporteur post acheminement

TransporteurTransitaire Système GUICE

Iden

tifi

cati

on

tra

nsp

ort

eur

pré

po

st a

chem

inem

ent

Identification transporteur post

acheminement (pour chaque

conteneur)

Information

Identification transporteur

post acheminement

Génération Autorisation

post Acheminement



3.2.3.3 Autorisation douane

La déclaration en détail est réalisée dans Sydonia qui est le seul système qui donne un

statut douanier à la marchandise.


La procédure de dédouanement entre la Douane et le déclarant n’est pas modifiée.

La liasse documentaire du GUICE est jointe à la déclaration ; le déclarant n’a pas à

présenter les documents papier à la douane.3

Lors de son enregistrement, les données de la déclaration sont envoyées au GUICE. Les

éléments du bulletin de liquidation sont intégrés au BFU à titre informatif.

Il n’existe qu’une seule déclaration de douane par document d’annonce.


Le déclarant n’a plus à présenter les documents à la douane.

3 Sauf pour les besoins de contrôles douaniers.


Logistique import

Système GUICEDéclarant Douane

Pro

céd

ure

s lié

es à

l’au

tori

sati

on

de

sort

ie

Traite la déclaration

Saisit la déclaration en douane et joint

la liasse

Données Déclaration

Envoie

Liasse documentaire

Eléments bulletin de liquidation

intégrés au BFU à titre informatif

Transmission de la main

levée

Autorisation Douane



Les acteurs autorisés ont accès à l’information.

3.2.3.4 Structure donnant son autorisation via le GUICE avec établissement d’une

facture


Une facture peut être émise pour accorder une autorisation à la marchandise.

L’enregistrement du paiement d’une facture génère l’autorisation correspondante pour la ou

les marchandises concernées.

Si une structure désire donner son autorisation pour la sortie d’une marchandise suite à

l’établissement d’une facture, celle-ci peut le faire via le GUICE.

Lors de l’événement déclencheur (BAD ou déclaration en douane), le GUICE établit si des

factures doivent être générées automatiquement.

Les lignes de factures générées par le GUICE sont soit des montants forfaitaires soit des

montants connus du GUICE multipliés par un taux fixe.

Ces factures sont stockées dans le BFU du transitaire.

Le transitaire peut consulter son BFU et ainsi connaître les factures à régler.


Autorisations soumises à facturation

Structures Système GUICETransitaire Banques

Pro

céd

ure

s lié

es à

l’au

tori

sati

on

de

sort

ie

Paie le BFU


Autorisation des

structures


Emet sa factureFactures émises

Bordereau de frais unique

transmet



La gestion du BFU du transitaire est détaillée dans le § 5 - Facturation.

Paiement des factures et génération des autorisations :

Le transitaire règle à la banque les factures dues aux différents prestataires et dont les

montants sont repris dans le BFU.

La banque enregistre le paiement et transmet l’information de paiement au GUICE. Elle peut

la transmettre en EDI ou la saisir dans le GUICE.

Sur réception de l’information de paiement de la facture, le GUICE génère l’autorisation

associée à la facture pour la ou les Unités de Manutention concernées par la facture.


La génération de la facture et son traitement sont complètement dématérialisés, il n’est plus

nécessaire de se déplacer.

L’enregistrement du paiement d’une facture crée automatiquement l’autorisation

dématérialisée de la structure qui a émis la facture.

Le paiement à la banque du BFU permet de donner toutes les autorisations adossées à des

factures.



3.2.3.5 Structure donnant son autorisation via le GUICE sans établissement d’une

facture


Si une structure doit donner son autorisation à la sortie de la marchandise sans que cette

autorisation soit soumise au paiement d’une facture, celle-ci doit donner son autorisation aux

marchandises concernées.


Les structures donnant leur autorisation le feront dorénavant via le GUICE, supprimant par la

même tous les documents papier.


Autorisation d’une structure sans établissement d’une facture

Structure Système GUICE

Au

tori

sati

on


Autorisation



3.2.3.6 Obtention de l’autorisation de sortie d’un lieu


Une fois toutes les autorisations accordées :

Bon à délivrer

Identification du transporteur

Dédouanement

Autorisation SEGUCE

Autorisation des autres structures

Le GUICE envoie l’autorisation de sortie au lieu de stockage. Cela signifie que chaque

membre de la communauté logistique/portuaire a donné sa propre autorisation.

L’enlèvement de la marchandise peut être effectué.



Système GUICELieu de stockage

(2)

An

nu

lati

on

de

l’au

tori

sati

on

de

sort

ie(1

) A

uto

risa

tio

n d

e so

rtie

Toutes les autorisations sont

accordées


Annulation de l’autorisation de

sortie

Annulation de l’autorisation

de sortie




L’autorisation de sortie GUICE a une durée de vie égale à la plus petite durée de vie des

autorisations unitaires si une durée de vie a été précisée.

Si la date de validité de l’une des autorisations est dépassée, l’autorisation correspondante

est supprimée.

En conséquence l’autorisation de sortie donnée par le GUICE est annulée et le lieu de

stockage est notifié.


L’autorisation de sortie GUICE garantit que les autorisations fournies par chaque partie

impliquée existent.

Les différentes structures n’ont pas à recontrôler que les autorisations de sortie sont valides.

C’est le GUICE qui assure la fiabilité des informations.



3.2.4. Procédures de sortie

3.2.4.1 Enlèvement



Logistique import

ConcessionnaireTransporteur Système GUICEMagasin

Enlè

vem

ent

Autorise l’accès au terminal

Se rend au lieu de stockage sans

document, seule la réf. du dossier, de la

marchandise peut être donnée

Vérifie que la marchandise est autorisée



Constats d’enlèvement

Charge la marchandise

Constate la sortie de la

marchandise

Constat de sortie

Comme le GUICE a transmis au lieu de stockage l’autorisation de sortie, le transporteur n’a

pas besoin de présenter des documents papier à l’entrée du terminal.

Le transporteur donne au manutentionnaire le numéro du conteneur, la référence de la

marchandise ou l’identifiant attribué par le GUICE.

Le manutentionnaire vérifie dans son propre système ou dans le GUICE que la marchandise

ou le conteneur est autorisé à sortir.

Si oui, la marchandise ou le conteneur est livré au transporteur, le manutentionnaire

enregistre l’information dans le GUICE.

Si non, le transporteur ne prend pas livraison du conteneur/marchandise.




L’autorité portuaire n’autorise l’accès dans le port au transporteur que si la marchandise est

autorisée à sortir et si ce dernier a été identifié par le transitaire. Le transporteur peut alors

prendre livraison de la marchandise chez le manutentionnaire.

Lorsque le transporteur quitte le port avec la marchandise, l’autorité portuaire enregistre

également dans le GUICE un constat de sortie du port.


Les différentes structures n’ont pas à recontrôler que les autorisations de sortie sont valides,

les informations disponibles dans le GUICE assurent que tous les acteurs concernés ont

effectivement donné leur autorisation pour libérer la marchandise.

Les litiges sur les surestaries diminuent, les différents intervenants disposant de la date

réelle de départ du conteneur sur le dépôt.

La traçabilité totale des flux est assurée.



3.2.4.2 Livraison chez le destinataire


La marchandise est livrée chez le destinataire.

Le transporteur ou destinataire peut enregistrer dans le GUICE la livraison de la

marchandise.


Avec le GUICE, il est possible de suivre les marchandises jusqu’à leur livraison finale.


Livraison au destinataire

DestinataireTransporteur Système GUICE

(1)

réce

pti

on

de

la m

arch

and

ise

Se rend chez le destinataire pour

livraison

Réceptionne la marchandise




3.2.5. Autres procédures

3.2.5.1 Procédures de relocalisation physique sans procédure douanière


Le transitaire peut être amené à effectuer une relocalisation physique. Cette procédure se

matérialise dans le GUICE par une demande de relocalisation envoyée à la douane qui

pourra être accompagnée de documents nécessaires au traitement de la demande. La

demande précise le lieu de départ et d’arrivée.

La douane traite cette demande.

L’acceptation de la douane vaudra autorisation de sortie du lieu de départ et une autorisation

d’entrée sur le lieu d’arrivée.


La procédure de transfert effectuée dans le GUICE limite les déplacements, les échanges

papier et assure la traçabilité de l’opération.


Relocalisation physique sans procédure douanière

Représentant Cie / Transitaire

Douane Système GUICELieu de départ Lieu de réception

Tran

sfer

tD

eman

de

de

tran

sfer

t

Saisie la demande de relocalisation

Notification

Enregistre Autorisation

Douane

Traite la demande

Valide la demande

Enregistre et transmet la demande

Constate l’enlèvement de la

marchandise


Constate la réception de la marchandise




3.2.5.2 Procédures de relocalisation physique avec procédure douanière


Le transitaire indique dans le GUICE les données logistiques liées à la relocalisation de sa

marchandise.

En parallèle, il procède aux opérations douanières nécessaires à l’obtention de la main

levée. Les données de la déclaration puis les éléments du bulletin de liquidation sont reçus

par le GUICE.

La marchandise est ensuite autorisée à sortir du lieu de départ.


Relocalisation physique avec procédure douanière

Transitaire Douane Système GUICELieu de départ Lieu de réception

Tran

sfer

tD

eman

de

de

tran

sfer

t

Saisie la relocalisation

Enregistre les informations

logistiques de la relocalisation


marchandise





Saisit la déclaration en

douane et joint la liasse


Envoie

Liasse documentaire



Transmission de la main levée

Autorisation Douane



3.2.5.3 Procédure douanière sans relocalisation


Lorsque le déclarant effectue les formalités en douane, les informations relatives à la

déclaration et aux éléments du bulletin de liquidation sont envoyées au GUICE pour

intégration à titre d’information.


Procédure douanière sans relocalisation


Pro

céd

ure

s lié

es à

l’au

tori

sati

on

d’e

mb

arq

uer



la liasse


Envoie

Liasse documentaire





3.2.5.4 Procédures de transit


Le transitaire peut être amené à effectuer un transit (déplacement sous douane entre deux

lieux rattachés à des bureaux de douane différents). Cette procédure se matérialise dans le

GUICE par la réception d’une déclaration de transit (TR8).

La déclaration vaut autorisation de sortie du lieu de départ et une autorisation d’entrée sur le

lieu d’arrivée si celui-ci est connu.

La sortie de la marchandise peut également être conditionnée par le paiement des factures

des structures devant être payées avant l’enlèvement.

La marchandise qui arrive dans le lieu de destination est connue dans le GUICE avec les

mêmes références que celles d’origine.


Le GUICE permet la traçabilité des marchandises tout au long du processus d’importation.


Déclaration douanes transit

Transitaire Douanes Système GUICELieu de réceptionLieu de départ

Enlè

vem

ent

et r

écep

tio

nTr

ansi

t

DéclarationTR8


Saisit la déclaration de transit


intégrés au BFU à titre

informatif


marchandise




Autorisation Douane

Transmet la main levée



3.2.5.5 Evacuation d’office


La douane donne une autorisation d’évacuation d’office à la marchandise.

La douane précise le lieu de destination de la marchandise.


Cette procédure permet d’avoir la traçabilité des enlèvements effectués pour désengorger le

port.

Le transitaire et/ou l’agent fret sont prévenus et savent ainsi que leur marchandise est

soumise à un enlèvement d’office vers le lieu indiqué.


Enlèvement d’office

Représentant Cie / Transitaire

Système GUICEDouane Lieu de destinationLieu de départAutres structures

Enlè

vem

ent

d’o

ffic

eP

has

e

Notification

Autorisation Douane de

sortie

Indique l’enlèvement

d’office


marchandise




Notification



3.2.5.6 Procédures de changement de moyen de transport


L’opérateur ferroviaire pourra effectuer dans le GUICE une demande de transbordement à

travers un dossier de transbordement si une rupture de charge est nécessaire. La demande

peut porter sur un wagon ou le convoi ferroviaire en entier. La demande mentionne le moyen

de transport de transbordement qui aura été créé au préalable. La douane traite cette

demande.

L’acceptation de la douane vaudra autorisation de transbordement sur le moyen de transport

mentionné dans la demande.

Le GUICE est en mesure d’établir la liste de tous les titres de transport chargés en

transbordement.


La procédure de transbordement effectuée dans le GUICE assure la traçabilité de l’opération

tout au long du processus import malgré les différentes ruptures de charge.


Demande de transbordement

SNCC Douanes Système GUICE

Tran

sbo

rdem

ent

Demande de transbordement

Notification

Autorisation transbordement

accordée

Traite la demande

Valide la demande

Reçoit et transmet la demande



3.2.5.7 Procédure de dégroupage marchandises et dépotage



Annonce dégroupage marchandise

Responsable marchandise

Système GUICEEntrepôt Douane

Dép

ota

geSo

um

issi

on

man

ifes

te d

e d

égro

up

age

Notification

Valide le dégroupage

Liste logistique

dégroupage

Traite la demande de dégroupage

Manifeste dégroupage

validé

Procède au dépotage et transmet les constats de dépotage

Constats de dépotage

Notification

Envoie la demande de dégroupage

Convertisseur

Notification

Le transitaire procède à l’annonce de dégroupage et crée son dossier.

Le dossier de dégroupage mentionne le document d’annonce dégroupé. Dans les échanges

avec la douane, le document d’annonce qui va être dégroupé doit être mentionné comme tel.

La procédure de dégroupage se matérialise dans le GUICE par une demande de

dégroupage à la douane qui reprend le manifeste de dégroupage éventuellement

accompagné de documents nécessaires au traitement de la demande.

La douane traite cette demande.



La douane valide le manifeste de dégroupage.

Les documents d’annonce qui naissent de ce dégroupage sont traités comme les documents

d’annonce initiaux et peuvent faire l’objet d’amendement, …

Les unités de manutention qui naissent du dégroupage marchandises sont traitées dans le

GUICE comme toute marchandise entrant dans un lieu.

Les UM de dégroupage doivent obtenir des autorisations pour sortir.

Une fois que toutes les autorisations nécessaires à la sortie des UM de dégroupage ont été

obtenues, elles obtiennent l’autorisation de sortie du lieu de stockage. Cette autorisation est

notifiée au gestionnaire du lieu.

Le gestionnaire du lieu saisit ou transmet les constats d’enlèvement.

3.2.5.7.2 Spécificité conteneur

En cas de transport conteneurisé, la validation du manifeste vaut autorisation de dépotage.

Cette autorisation est notifiée au gestionnaire du lieu.

Le transitaire peut établir une liste de dépotage pour le gestionnaire du lieu à travers son

dossier de dégroupage.

Le dépotage du conteneur fait l’objet de constats de dépotage transmis par le gestionnaire

du lieu ou saisis directement dans le GUICE.

Un état des différences peut être établi entre le manifeste de dégroupage et les constats de

dépotage.


Les informations disponibles par anticipation dans le système de la douane lui permettent

des actions de ciblage.

La diffusion du manifeste par le biais du GUICE évite la ressaisie par les structures, gains

indéniables de temps et de fiabilité.

La diffusion des données par le biais du GUICE garantit le niveau de confidentialité par acteur.



3.2.5.8 Document de regroupement


Certaines expéditions peuvent être acheminées par des moyens de transport différents. Une

expédition couverte par une LTA peut par exemple arriver par des vols successifs.

Le document de regroupement permet au transitaire en charge de l’expédition de grouper

des documents d’annonce et transmettre cette information à la douane pour traitement et

validation.

Lorsque la douane valide le groupage, l’information est renvoyée au GUICE afin de s’assurer

que la référence commune est bien partagée.


Il est possible de dédouaner en une fois une expédition arrivée par plusieurs moyens de

transport.

Document regroupement du transitaire

Transitaire Système GUICEDouane

Cré

atio

n d

u D

ocu

men

t d

e re

gro

up

emen

t

Regroupe les différents titres de

transport

Diffuse l’information aux

acteurs

Traite le groupage des titres de

transport

Référence commune



4. L’exportation

4.1. Le pré-dédouanement export

L’ensemble des documents constitutifs de la liasse documentaire nécessaire à la préparation

d’une exportation sont disponibles et accessibles par l’Administration des Douanes au

travers du GUICE.

4.1.1. Description générale du dossier de l’exportateur


La préparation de l’exportation – Le dossier de l’exportateur

Exportateur Système GUICE Ministère compétent Banque Commerciale OCC

Au

tori

sati

on

min

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Cré

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l’exp

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rIn

spec

tio

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rêts

Crée le dossier de l’exportateur

Dossier de l’exportateur


ministère


Autorisation ministère

Traite la demande d’autorisation

Saisit la Déclaration d’Exportation de

Biens


Déclaration d’Exportation de

Biens

Traite la Déclaration d’Exportation de

Biens

BFU

BFU

BFU

Saisit la demande de lots prêts

Dossier de l’exportateurRapport de lots

prêts

Traite la demande et réalise le contrôle

BFU



L’exportateur ouvre un dossier d’exportation, formalisant son intention

d’exporter

Fonction de la nature du produit exporté, l’exportateur réalise les demandes

d’autorisation d’exportation auprès des ministères compétents

L’exportateur initialise dans le GUICE une demande d’Inspection de lots prêts

L’exportateur initialise dans le GUICE la Déclaration d’Exportation de Biens

requise auprès de la banque commerciale de son choix

4.1.2. Description générale du dossier d’expédition export

Le transitaire en charge de l’expédition, ouvre un dossier d’expédition

Le transitaire fait une demande de Certificat de Vérification à l’Exportation et à

l’Embarquement (CVEE) au travers du GUICE

L’autorisation de chargement de l’OGEFREM (équivalent de la FERI à

l’import) est rattachée au dossier d’expédition correspondant.


La préparation de l’exportation – Le dossier d’expédition export

Système GUICETransitaire OCC OGEFREM

Au

tori

sati

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char

gem

ent

Cré

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nC

VEE

Crée le dossier d’expédition export


export

Saisit demande de CVEE


exportCVEE

Traite la demande et réalise le contrôle


exportAutorisation de

chargement

Joint l’autorisation de chargement

Fournit l’autorisation de

chargement



4.1.3. Constitution du dossier de l’exportateur

4.1.3.1 Schéma fonctionnel

4.1.3.2 Description

L’exportateur crée son dossier, il est nommé « dossier de l’exportateur ».


Coordonnées du client L’exportateur gère un référentiel de ses propres clients ce qui lui

permet d’optimiser la saisie du dossier pour les trafics réguliers

Références de

l’exportateur

Les références du dossier internes à l’exportateur

Pays destinataire Le pays d’importation

Valeur CIF de

l’exportation


Valeur FOB de

l’exportation


Tiers mandaté au

dossier

Transitaire que l’exportateur peut mandater pour réaliser les

opérations. Basé sur le référentiel des transitaires utilisateurs du

GUICE.

Pièces jointes Documents pouvant être téléchargés par l’exportateur

Chaque document doit être typé

Ex : Facture pro forma, contrat de vente, etc.

Description de la

marchandise

(de 1 à n

HS Code – Nécessité d’un référentiel des HS Code




Initialisation du dossier de l’exportateur

Exportateur Système GUICE Transitaire

Init

ialis

atio

n d

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oss

ier

de

l’exp

ort

ateu

r


Dossier de l’exportateurDonnées :- Référence de l’exportateur- Client - Destination finale- Description Marchandise(s) - Tiers mandaté au dossier- Valeur de l’exportation


Notification est nommé au dossier



marchandises) Pays d’origine


la BCC)



système détermine à partir de son paramétrage la liste des permis et autorisations à

obtenir auprès des autorités.

Le GUICE vérifie la liste des demandes de permis et déclaration à souscrire en

fonction de la valeur du dossier et des HS codes.

Par exemple, pour tout dossier dont la valeur CIF est supérieure ou égale à 2500

USD, l’exportateur doit souscrire une Déclaration d’Exportation de Biens.

Le dossier de l’exportateur contient un BFU qui centralise l’ensemble des factures

liées à ce dossier.

Si un transitaire est mandaté, ce dernier est notifié.

4.1.3.3 Bénéfices




confidentialité




4.1.4. Souscription des demandes d’autorisation

Les permis concernés sont :(voir décret N° 011/18 du 11 avril 2011 portant manuel des

procédures harmonisées transitoires applicables au guichet unique à l’importation et à

l’exportation des marchandises)

Permis Délivré par

Autorisation d’exporter des

produits spécifiques

(mitrailles, huiles, etc.)

Administration de l’économie nationale et des petites et

moyennes entreprises


produits agricoles

Administration de l’agriculture pêche et élevage service

quarantaine et animale et végétale


objets d’arts

Administration de la culture et des arts

Autorisation d’exporter du

bois

Administration de l’environnement et conservation de la

nature


produits cosmétiques,

pharmaceutiques,

stupéfiants et soporifiques

Administration de la santé service quarantaine

internationale


produits miniers

Administration des mines


hydrocarbures

Administration des hydrocarbures



4.1.4.1 Constitution de la demande d’autorisation d’exportation


L’exportateur ou son représentant (le transitaire mandaté dans le dossier de l’exportateur)

constitue sa demande d’autorisation, cette dernière est constituée :

D’un formulaire de demande pré initialisé par les données du dossier


provenir d’un référentiel (lieux, tiers, …).

De 0 à N pièces jointes, attachées à la demande d’autorisation d’exportation



Constitution de la Demande d’autorisation d’exportation

Exportateur ou son


SOGET - Toute reproduction, représentation ou divulgation interdite sans accord préalableCo

nst

itu

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n d

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Dem

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’au

tori

sati

on

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xpo

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ion


ministère

Demande autorisation exportation

Données : - Données générales du dossier de l’exportateurPièces jointes




4.1.4.2 Soumission de la demande d’autorisation d’exportation



soumet la demande au ministère chargé de l’instruction de la demande.


Le ministère accède au GUICE pour consulter la demande et à tous les éléments constitutifs.

Le ministère évalue la recevabilité de la demande et peut ainsi :

Refuser la demande d’autorisation :


compte, le ministère l’indique au demandeur en ajoutant des commentaires





Soumission de la demande d’autorisation d’exportation

Exportateur ou son

représentantMinistère compétentSystème GUICE

Sou

mis

sio

n d

e la

Dem

and

e d

’au

tori

sati

on

d’e

xpo

rtat

ion

Soumet la demande d’autorisation d’exportation

ministère

Demande autorisation exportation

Données : - Données générales du dossier de l’exportateur- Données supplémentaires saisiesPièces jointes Demande

autorisation exportation

Evalue la demande


OK



o si la demande ne répond pas aux critères fixés par le ministère compétent, le

ministère l’indique au demandeur en la refusant et en mentionnant les motifs

du rejet dans la zone de commentaires obligatoires. La demande prend alors

le statut « Refusé ». Elle est alors non modifiable par le demandeur.



traitement » en vue de la délivrance de l’autorisation d’exportation.

4.1.4.3 Délivrance de l’autorisation d’exportation



Délivrance de l’autorisation d’importation

Exportateur ou son

représentantMinistère compétent Banque commercialeSystème GUICE

Dél

ivra

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de

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risa

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’imp

ort

atio

n

Accorde autorisation

d’exportation

Emet la facture

Si pas de paiement

Si soumis à paiementAutorisation

d’exportation accordée

NotificationAutorisation exportation

accordée

Facture émise

Notification

Réalise le paiementEnregistre

l’acquittement de la facture


accordée


accordée

Avis de paiement

Autorisation d’exportation

accordée

Liasse documentaire



Concernant les autorisations d’exportation ministère, deux cas peuvent se présentent :

La délivrance de l’autorisation est soumise à un paiement

La délivrance de l’autorisation n’est pas soumise à paiement

Si un paiement est attendu,

Le ministère saisit le montant à recouvrer

Une facture est générée par le GUICE et stockée dans le BFU lié au dossier de

l’importateur


Une fois que le paiement de la facture est validé, l’autorisation est accordée.


L’autorisation d’exportation est mise à disposition de l’exportateur et du ministère

compétent au travers de la liasse documentaire

Si aucun paiement n’est attendu

Le ministère indique qu’aucun paiement n’est attendu

Le ministère accorde l’autorisation d’exportation ministère


L’autorisation d’exportation est mise à disposition de l’exportateur et du ministère

compétent au travers de la liasse documentaire



4.1.5. Souscription de la demande d’inspection des lots prêts

4.1.5.1 Constitution de la demande d’inspection des lots prêts



constitue sa demande d’inspection des lots prêts, cette dernière est constituée :

D’un formulaire de demande pré initialisé par les données du dossier de l’exportateur

Les données supplémentaires telles que la proposition de date et lieu de rendez-vous

doivent être saisies par le demandeur.

De 0 à N pièces jointes, attachées à la demande d’inspection de lots prêts




Constitution de la demande d’inspection de lots prêts

Exportateur ou son


Co

nst

itu

tio

n d

e la

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on

de

lots

prê

ts

Saisit la demande de lots prêts

Demande d’inspection des lots prêts

Données :- Données générales du dossier de l’exportateur- Proposition date & lieu RDVPièces jointes




4.1.5.2 Soumission de la demande d’inspection des lots prêts



envoie la demande à l’OCC chargé de l’instruction de la demande.


L’OCC accède au GUICE pour consulter la demande et à tous les éléments constitutifs.

L’OCC évalue la recevabilité de la demande et peut ainsi :

Refuser la demande d’inspection de lots prêts :


compte, l’OCC l’indique au demandeur en ajoutant des commentaires




o si la demande ne répond pas aux critères fixés par l’OCC, l’OCC l’indique au

demandeur en la refusant et en mentionnant les motifs du rejet dans la zone

de commentaires obligatoires. La demande prend alors le statut « Refusé ».

Elle est alors non modifiable par le demandeur.


Soumission de la demande d’inspection de lots prêts

Exportateur ou son

représentantOCC Office Congolais de ContrôleSystème GUICE Douane

Sou

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lots

prê

ts

Soumet la demande d’inspection de lots

prêts

Demande d’inspection de lots prêts & demande

échantillonnage éventuelleDonnées :Données générales du dossier de l’exportateur- Proposition date & lieu RDVPièces jointes

Evalue la demande


Demande d’inspection de lots

prêts & échantillonnage

éventuelle

OK

Notification





traitement » en vue de la réalisation de l’inspection.

4.1.5.3 Réalisation de l’inspection des lots prêts


L’OCC réalise les contrôles de lots prêts sur le terrain.

Si tout est en ordre, l’OCC rédige le rapport de lots prêts et le met à disposition de

l’exportateur ou son représentant. La demande passe au statut « Clôturé » et n’est plus

modifiable

Le rapport de lots prêts vient ainsi compléter la liasse documentaire de l’exportateur

En cas de non-conformité, l’OCC ne délivre pas de rapport de lots prêts et attend la mise en

conformité.


Réalisation de l’inspection de lots prêts

Exportateur ou son

représentantOCC Office Congolais de ContrôleSystème GUICE

Réa

lisat

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de

l’in

spec

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rêts

Réalise le contrôle sur le terrain

Rapport de lots prêts

Données :- ref dossier exportateur- ref demande d’inspection lots prêtsPièces jointes

NotificationRapport de lots

prêts

Quand contrôle OK

Rédige le rapport de lots prêts



4.1.6. Souscription de la Déclaration d’Exportation de Biens

La Déclaration d’Exportation de Biens est une demande d’autorisation faite à la Banque

Centrale par l’intermédiaire d’une banque commerciale.

Elle est typée, elle peut être :

Déclaration d’Exportation Permanente de Biens (EB)

Déclaration d’Exportation Temporaire de Biens (EBT)

C’est l’exportateur qui choisit quel type de déclaration qu’il veut souscrire.



4.1.6.1 Constitution de la demande de Déclaration d’Exportation de Biens



constitue sa demande de Déclaration d’Exportation de Biens, cette dernière est constituée :

D’un formulaire de déclaration pré-initialisé par les données du dossier


provenir d’un référentiel (codes, …)

De 0 à N pièces jointes attachées à la demande de Déclaration d’Exportation de

Biens




Constitution de la demande de Déclaration d’Exportation de Biens (DEB)

Exportateur ou son


Co

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de

Bie

ns

(DEB

)

Saisit la demande de DEB

Demande de Déclaration d’Exportation de Biens

Données : - Données générales du dossier de l’exportateur- Données supplémentaires saisiesPièces jointes




4.1.6.2 Soumission de la Demande de Déclaration d’Exportation de Biens



soumet la demande à la banque commerciale chargée de l’instruction de la demande.


La banque commerciale accède au GUICE pour consulter la demande et à tous les éléments

constitutifs.

La banque commerciale évalue la recevabilité de la demande et peut ainsi :

Refuser la demande de Déclaration d’Exportation de Biens :


compte, la banque commerciale l’indique au demandeur en ajoutant des

commentaires obligatoires. La demande prend alors le statut « En attente

d’informations complémentaires ». Elle est alors modifiable par le demandeur

qui pourra la soumettre à nouveau après remise en conformité.


Soumission de la demande de Déclaration d’Exportation de Biens (DEB)

Exportateur ou son

représentantBanque commercialeSystème GUICE

Sou

mis

sio

n d

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dem

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d’E

xpo

rtat

ion

de

Bie

ns

(DEB

)

Soumet la demande de DEB

Demande de Déclaration d’Exportation de Biens

Données : - Données générales du dossier de l’exportateur- Données supplémentaires saisiesPièces jointes

Demande Déclaration

d’Exportation de Biens

Evalue la demande


OK



o si la demande ne répond pas aux critères fixés par la Banque Centrale du

Congo, la banque commerciale l’indique au demandeur en la refusant et en

mentionnant les motifs du rejet dans la zone de commentaires obligatoires. La

demande prend alors le statut « Refusé ». Elle est alors non modifiable par le

demandeur.



traitement » en vue de la délivrance de la Déclaration d’Exportation de Biens.

4.1.6.3 Délivrance de la Déclaration d’Exportation de Biens


La Déclaration d’Exportation de Biens est toujours soumise à paiement.

La facture est générée par le GUICE et stockée dans le BFU du dossier de

l’exportateur


Une fois que le paiement de la facture est validé, la banque commerciale initialise la

Déclaration d’Exportation de Biens.


Délivrance de la Déclaration d’Exportation de Biens (DEB)

Exportateur ou son

représentantBanque commerciale


Contrôle

BCC Banque Centrale du

CongoSystème GUICE

Dél

ivra

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de

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rati

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mp

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s (D

IB)

Enregistre paiement

Saisit la Déclaration d’exportation de

Biens

Paie la DEB

Déclaration d’Exportation

de Biens accordée

NotificationDEB accordée

ISYS

Liasse documentaire

Facture émise

Facture acquittée

NotificationDEB accordée




La Déclaration d’Exportation de Biens accordée est mise à disposition de

l’exportateur au travers du GUICE et intégrée à sa liasse documentaire



4.1.7. Création du dossier d’expédition export

Pour une exportation donnée, l’exportateur peut procéder à l’envoi de sa marchandise

depuis la RDC en plusieurs fois. Chacun de ces envois est matérialisé par un dossier

d’expédition.


L’exportateur ou son représentant initialise le dossier d’expédition export, reprenant

les données générales du dossier de l’exportateur telles que : le client, la

marchandise, le pays de destination, etc.

Le dossier de l’exportateur référence de 1 à n dossiers d’expéditions

Si un exportateur initialise le dossier d’expédition et y donne accès à un transitaire, ce

dernier pourra ainsi par la suite lier au dossier d’expédition le dossier du passage.


Référence de

l’expédition

Référence interne de l’expédition donnée par l’exportateur

Mode de transport

principal

Mer, Air, Route, Ferroviaire

Transporteur Le code de la compagnie de transport : Compagnie maritime,

aérienne, ferroviaire, fluviale, lacustre ou routière

Doit exister dans le référentiel des transporteurs

Peut-être inconnue (non renseignée cas de la route

principalement)


Initialisation du dossier d’expédition export

Exportateur Système GUICE Transitaire

Init

ialis

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itio

n


Dossier d’expéditionDonnées :- Données générales du dossier de l’exportateur- Données de l’expédition


Notification



Référence transporteur Selon les, référence B/L, N° de LTA, référence lettre de

transport, …peut être complétée par la suite

Tiers mandaté au

dossier

Transitaire que l’exportateur peut mandater pour réaliser les

opérations

Description de la

marchandise

(de 1 à n

marchandises)

On ne peut reprendre que les marchandises citées dans le

dossier de l’exportateur lié.

HS Code



Pays d’origine


la BCC)



système détermine à partir de son paramétrage la liste des documents à obtenir

auprès des autorités comme le Certificat de Vérification à l’exportation et à

l’embarquement de l’OCC et l’autorisation de chargement de l’OGEFREM.





confidentialité




4.1.7.2 Constitution de la demande de Certificat de Vérification à l’Exportation et à

l’Embarquement


L’exportateur ou son représentant (le transitaire mandaté dans le dossier de l’exportateur ou

d’expédition) constitue sa demande de CVEE, cette dernière est constituée :

D’un formulaire de demande pré-initialisé par les données du dossier de l’exportateur

et du dossier d’expédition

Les données supplémentaires telles que le numéro de Déclaration d’Exportation de

Biens ainsi que la valeur transactionnelle en référence à l’expédition doivent être

saisies par le demandeur.

De 0 à N pièces jointes attachée à la demande de CVEE

La liste des pièces jointes demandée par type de demande est pré-initialisée. Le



Constitution de la demande de Certificat de Vérification à l’Exportation et à l’Embarquement (CVEE)

Exportateur ou son


Co

nst

itu

tio

n d

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dem

and

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e C

VEE

Saisit la demande de CVEE

Demande de CVEEDonnées : - Données générales du dossier d’expédition- Données supplémentaires saisiesPièces jointes



4.1.7.3 Soumission de la demande de Certificat de Vérification à l’Exportation et à

l’Embarquement


L’exportateur ou son représentant (le transitaire mandaté dans le dossier de l’importateur ou d’expédition) soumet la demande à l’OCC chargé de l’instruction de la demande.


L’OCC accède au GUICE pour consulter la demande et à tous les éléments constitutifs.

L’OCC évalue la recevabilité de la demande et peut ainsi :

Refuser la demande d’inspection avant embarquement :


compte, l’OCC l’indique au demandeur en ajoutant des commentaires




o si la demande ne répond pas aux critères fixés par l’OCC, l’OCC l’indique au

demandeur en la refusant et en mentionnant les motifs du rejet dans la zone


Soumission de la demande de Certificat de Vérification à l’Exportation et à l’Embarquement (CVEE)

Exportateur ou son



Contrôle

Sou

mis

sio

n d

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dem

and

e d

e C

VEE

Soumet la demande de CVEE

Demande de CVEEDonnées : - Données générales du dossier d’expédition- Données supplémentaires saisiesPièces jointes

Demande de CVEE

Evalue la demande


OK



de commentaires obligatoires. La demande prend alors le statut « Refusé ».

Elle est alors non modifiable par le demandeur.



traitement » en vue de l’établissement du CVEE. OCC instruit alors le

contrôle.

4.1.7.4 Etablissement du Certificat de Vérification à l’Exportation et à

l’Embarquement


L’OCC réalise les contrôles usuels, et si tout est en ordre, rédige le CVEE et le met à

disposition de l’exportateur ou son représentant. La demande passe au statut « Clôturé » et

n’est plus modifiable

Le CVEE vient ainsi compléter la liasse documentaire.

En cas de non-conformité, l’OCC ne délivre pas de CVEE et attend la mise en conformité.


Etablissement du Certificat de Vérification à l’Exportation et à l’Embarquement (CVEE)

Exportateur ou son



Contrôle

Etab

lisse

men

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u C

VEE

Délivre CVEE

CVEEDonnées :- réf. Dossier expédition- réf. Demande de CVEEPièces jointes

NotificationCVEE



4.1.7.5 Etablissement de l’autorisation de chargement de l’OGEFREM à l’Exportation


A ce jour, ce formulaire n’est pas encore implémenté dans le système de

l’OGEFREM, seul un formulaire physique existe.

L’OGEFREM évalue, contrôle et valide l’autorisation de chargement de l’OGEFREM

En attendant une dématérialisation de ce formulaire par l’OGEFREM, nous pouvons

proposer au chargeur ou son représentant de joindre à sa liasse documentaire un

scan du document validé par l’OGEFREM.


Pré-dédouanement export

Exportateur Système GUICE

Etab

lisse

men

t d

e la

FER

I

Joint l’autorisation de l’OGEFREM au

dossier

Autorisation de

chargement

Liasse documentaire



4.2. La logistique export (pré et post-dédouanement)

Le schéma ci-dessous présente la procédure d’exportation dans sa globalité. Le détail des

processus est ensuite détaillé dans les paragraphes suivants.

Export – Procédures d’exportation

Agent Fret TransitaireStructure donnant

autorisationLieu de stockage Système GUICEDouane Banques

Pro

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Pro

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lieu

Pro

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l’au

tori

sati

on

de

char

ger

Enregistre l’annonce de la marchandise

Annonce de la

marchandise



Autorisation des

structures

Autorisation d’entrée


Constate l’entrée de la marchandise

Constat d’entrée



Paie le dossier de facturation


Autorisation des


Autorisation des

structures non

délégatrices

Donne l’autorisation de charger

Autorisation de charger

Enregistre les factures des structures

délégatrices


Constate le chargement et la fin

de chargement

Constat de chargement

et fin

Calcule les différences

Crée la liste prévisionnelle de

chargement

Liste prévisionnell

e de chargement

Liste prévisionnelle de chargement

Liste de chargement



4.2.1. Procédures liées à l’annonce de la marchandise


Export - Procédures d’annonce de la marchandise

Agent Fret Transitaire Système GUICE

Iden

tifi

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co

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et

Enregistre l’annonceAnnonce de

la marchandise

Annonce de la

marchandise

Identifie le conteneur




4.2.1.1 Création du dossier de l’agent fret


Le dossier de l’agent fret est créé automatiquement dans le système à la création du voyage

agent.

Le dossier agent regroupe toutes les marchandises de l’annonce.

L’agent fret effectue les différentes actions du passage à travers ce dossier.


Pour les expéditions par voie terrestre, le dossier de l’agent n’est pas obligatoire.


Le dossier constitue pour l’agent fret un outil de travail lui permettant d’effectuer les actions

du passage sur tout ou partie des marchandises.




Réf

éren

cem

ent

des

do

cum

ents

de

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gen

t fr

et

Voyage agent créé



Notification

Ajout / suppression d’un document d’annonce sur un

voyage agent

Mise à jour du dossier de l’agent

Le dossier référence les documents d’annonce



4.2.1.2 Annonce de la marchandise


L’agent fret annonce dans le GUICE la marchandise qui va être exportée.

L’annonce de la marchandise est liée au voyage agent.

L’annonce de la marchandise ne contient aucune donnée commerciale sensible, les

données principales sont :

Référence de l’annonce

Dates

Destination

Description des marchandises

Lieu de l’exportation

Transitaire en charge de l’expédition

La désignation du transitaire dans l’annonce correspond à une autorisation lui permettant

d’être reconnu dans le système pour effectuer les actions sur la marchandise.

Le GUICE transmet l’annonce de la marchandise au lieu de stockage (embarquement) de la

marchandise.


Annonce de la marchandise

Agent Fret Lieu de stockage Transitaire Système GUICE

Tran

smis

sio

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g au

GU

ICE Annonce de

la marchandise

Annonce de la

marchandise

Annonce de la

marchandise

Voyage Agent




En mode maritime, l’annonce correspond au booking confirmé par l’agent fret auprès du

transitaire.

En cas de fret maritime conteneurisé, la référence du conteneur peut ne pas être connue au

moment de la création du booking dans le GUICE.


En mode aérien, l’annonce correspond à la LTA confirmée par la compagnie aérienne

auprès du transitaire.


Par route, l’annonce est réalisée par l’exportateur ou le transitaire agissant en tant qu’agent

fret dans le GUICE. La cargaison du camion quittant le lieu d’exportation peut concerner

plusieurs annonces.


Tous les acteurs concernés peuvent accéder aux informations.

Les lieux de stockage ont une meilleure visibilité des réceptions à venir.



4.2.1.3 Identification du conteneur sur l’expédition


Si la référence conteneur a été indiquée dans le booking par l’agent fret, l’association est

déjà réalisée.

Dans le cas contraire, après empotage de la marchandise dans le conteneur chez

l’exportateur, la référence du conteneur est associée au booking par le transitaire avant

d’être reçu par le lieu d’embarquement.


L’association de la référence conteneur au booking permet d’identifier de manière sûre le

conteneur sur l’expédition.

Le lieu de stockage (embarquement) est informé de la référence conteneur.


Identification du conteneur sur l’expédition

Transitaire Système GUICELieu de stockage

Tran

smis

sio

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u b

oo

kin

g au

GU

ICE

Conteneur identifié

Notification

Document d’annonce

Identifie le conteneur



4.2.2. Obtention de l’autorisation d’entrée

Pour être autorisée à entrer sur un lieu, la marchandise doit obtenir un ensemble

d’autorisations, chacune étant donnée par un acteur du système.

La liste des autorisations à obtenir est définie par lieu et par type de marchandise.

Dans le cas d’exportations par voie terrestre (route, ferroviaire) depuis chez l’exportateur, le

lieu de stockage correspond au lieu d’exportation. Les marchandises ne nécessitent pas

d’autorisation d’entrée.


Export – Obtention de l’autorisation d’entrée sur le lieu de stockage

Structure donnant autorisation

Lieu de stockage Système GUICE

Au

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men

t

Donne son autorisarion

Autorisation

Transmet l’autorisation

d’entrée


Donne son autorisarion

Autorisation




4.2.2.1 Le bon à entrer lieu


La demande d’entrée au lieu de stockage réalisée par le transitaire correspond à l’instruction

d’entrée. Cette demande est réalisée à travers son dossier.

4.2.2.1.2 Spécificités maritime

Pour le maritime, cette fonction correspond à la demande d’entrée sur le terminal de la

SCTP.


Le terminal confirme explicitement que le conteneur ou la marchandise est attendu.


Autorisation du lieu de stockage

Lieu de stockage Système GUICETransitaire

Pro

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ure

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l’au

tori

sati

on

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ntr

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Autorisation d’entrée du

lieu

Demande d’entréeDemande d’entrée

Traite la demande




facture


Si une structure doit donner son autorisation à l’entrée marchandise sans que cette

autorisation soit soumise au paiement d’une facture, la structure donne directement son

autorisation aux marchandises concernées à travers le GUICE.



même tous les documents papiers.




Au

tori

sati

on


Autorisation



4.2.2.3 Obtention de l’autorisation d’entrée


Une fois que toutes les autorisations ont été données :

Autorisation lieu de stockage

Autorisation des autres structures concernées

Le GUICE envoie l’autorisation d’entrée au lieu de stockage. Cela signifie que chaque

membre a donné sa propre autorisation. Le lieu de stockage peut alors autoriser la

marchandise à entrer.


Dans le cas d’exportations par voie terrestre (route, ferroviaire) depuis chez l’exportateur, le

lieu de stockage correspond au lieu d’exportation. Les marchandises ne nécessitent pas

d’autorisation d’entrée.


L’autorisation finale est transmise par le GUICE en contrôlant les documents/autorisations

fournis par chaque partie impliquée.




Au

tori

sati

on

d’e

ntr

ée


accordées





4.2.3. Procédures de réception

4.2.3.1 Réception


Comme le GUICE a transmis au lieu de stockage l’autorisation d’entrée, le transporteur est

dispensé de présenter des documents papier à l’entrée sur le lieu.

Le manutentionnaire vérifie que la marchandise ou le conteneur est autorisé à entrer.

Si non, le stockage ne réceptionne pas le conteneur ou la marchandise.

Si oui, la marchandise ou le conteneur peut rentrer sur le lieu de stockage et le

manutentionnaire enregistre alors le constat de réception de la marchandise dans le GUICE.

Les données principales sont :

Réf. conteneur/marchandise conventionnelle,

Scellés,

Poids,

Dommages


Logistique export

Autorité portuaireTransporteur Système GUICEmanutentionnaire

Réc

epti

on

Autorise l’accès au terminal

Se rend sur le lieu d’export sans

document, seule la réf. Dossier, de la

marchandise est fournie

Vérifie que la marchandise est autorisé



Constats d’entrée


Constats de

réception



Informations de préacheminement

…


Le GUICE ne traite que la réception des marchandises identifiées comme devant être

exportées. Ainsi, les grumes réceptionnées et stockées dans les parcs ne seront

prises en compte dans le GUICE qu’à partir du moment où elles sont identifiées

comme devant être exportées et qu’elles feront l’objet d’une déclaration en douane et

d’un booking dans le système.

L’autorité portuaire n’autorise l’accès dans le port au transporteur que si la

marchandise est autorisée à entrer.

Lorsque le transporteur entre dans le port avec la marchandise, l’autorité portuaire

enregistre dans le GUICE le constat d’entrée du port. La marchandise est ensuite

réceptionnée par le manutentionnaire.


L’arrivée dans l’enceinte de l’aéroport est enregistrée par le concessionnaire du magasin.


Dans le cas d’exportations par voie terrestre (route, ferroviaire) depuis chez l’exportateur, les

marchandises sont déjà présentes sur le lieu d’exportation. Il n’y a pas de constat de

réception à proprement parler.


Le transporteur n’a pas à présenter de documents papier.

Les acteurs impliqués dans le passage portuaire n’ont pas à être présents à la porte pour

contrôler les entrées, le GUICE ayant donné l’autorisation d’entrée lorsque tous les acteurs

ont donné leur propre autorisation.

Le lieu de stockage n’a pas à vérifier les documents, les autorisations sont fournies par le

GUICE.



4.2.4. Obtention de l’autorisation de charger

Pour être autorisée à être chargée (ou quitter le lieu), la marchandise doit obtenir un

ensemble d’autorisations, chacune étant donnée par un acteur du système.

La liste des autorisations à obtenir est définie par lieu et par type de marchandise.

4.2.4.1 Le bon à exporter douane


La procédure de dédouanement n’est pas modifiée. La liasse documentaire est jointe à la

déclaration ; le déclarant n’a pas à présenter les documents papier à la douane.4 Lors de son

enregistrement, les données de la déclaration sont envoyées au GUICE. Les éléments du

bulletin de liquidation sont intégrés au BFU à titre informatif.

La déclaration de douane doit permettre de faire le rapprochement automatique entre les

marchandises déclarées et les unités de manutention du GUICE. La déclaration en douane

mentionne une référence logistique : identifiant d’unité de manutention, de document

d’annonce ou de dossier transitaire.

4 Sauf pour des besoins de contrôles douaniers.


Logistique export


Pro

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la liasse


Envoie

Liasse documentaire



Transmission de la main

levée

Autorisation Douane




Le GUICE est avisé du dédouanement des marchandises nécessaire aux contrôles

d’exportation.

4.2.4.2 Structure donnant son autorisation via le GUICE avec établissement d’une

facture


Génération des factures :

D’autres structures sont amenées à donner leur autorisation de chargement sur le lieu

d’exportation.

Une facture peut être émise pour accorder une autorisation de chargement.

L’enregistrement du paiement d’une facture génère l’autorisation correspondante pour la ou

les marchandises concernées.

Si une structure désire donner son autorisation pour le chargement d’une marchandise suite

à l’établissement d’une facture, celle-ci peut le faire via le GUICE.


Logistique export

Structures Système GUICETransitaire Banques

Pro

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l’au

tori

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char

ger

Paie le BFU


Autorisation des



Emet sa factureFactures émises

Bordereau de frais unique

transmet



Lors de l’événement déclencheur, le GUICE établit si des factures doivent être générées

automatiquement.

Les lignes de factures générées par le GUICE sont soit des montants forfaitaires soit des

montants connus du GUICE multipliés par un taux fixe.

Ces factures sont stockées dans le BFU du transitaire.

Si une facture peut être directement émise pour la structure, le GUICE émet la facture.

Le transitaire peut consulter son BFU et ainsi connaître les factures à régler.

La gestion du BFU du transitaire est détaillée dans le § 5 - Facturation.

Paiement des factures et génération des autorisations :

Le paiement des factures des structures est une des conditions de chargement de la

marchandise à l’export.

Le transitaire règle les factures dues à la banque par l’intermédiaire du BFU

La banque enregistre le paiement et transmet l’information de paiement au GUICE. Elle peut

la transmettre en EDI ou la saisir dans le GUICE.

Sur réception de l’information de paiement de la facture, le GUICE génère l’autorisation

associée à la facture pour la ou les Unités de Manutention concernées par la facture.

Le traitement détaillé des factures est précisé au § 5-Facturation.


En cas de pesage du conteneur avant chargement sur le navire, la SCTP peut émettre une

facture dont l’acquittement vaudrait autorisation du lieu à charger.



même tous les documents papier et tampons.




facture


Si une structure doit donner son autorisation de charger à la marchandise sans que cette

autorisation soit soumise au paiement d’une facture, la structure doit donner son autorisation

aux marchandises concernées.



même tous les documents papier et tampons.




Au

tori

sati

on


Autorisation



4.2.4.4 Obtention de l’autorisation de chargement


Une fois que toutes les autorisations ont été données par les acteurs concernés :

Bon à Exporter Douane

Bon à charger lieu de stockage

Autorisation des autres structures concernées,

Alors le GUICE transmet l’autorisation de chargement.

Cette dernière est envoyée au lieu qui sait ainsi quelles marchandises peuvent être

chargées.


L’autorisation de chargement correspond à une autorisation de départ du lieu d’exportation à

destination de la frontière.


Le lieu de chargement est informé automatiquement des autorisations de chargement.


Autorisation de chargement


Au

tori

sati

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char

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accordées

Autorisation de

chargement

Autorisation de

chargement



4.2.5. Procédures de chargement


Logistique export

Agent Fret Manutentionnaire Système GUICE

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gem

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Demande l’établissement

de la liste prévisionnelle de chargement

Liste prévisionnelle

de chargement

Génère la liste prévisionnelle de chargement

Constate les chargements

Constats de chargement

Génère la liste de chargement / laissés à quai

Listes de chargement

Indique la fin de chargement

Fin de chargement



4.2.5.1 Préparation de la liste prévisionnelle de chargement


L’agent fret, à travers son dossier, prépare la liste de chargement pour le gestionnaire du

lieu. Cette liste de chargement ne contient pas d’informations commerciales ou sensibles sur

la marchandise. L’agent fret peut préciser des instructions de chargement.


Il n’existe pas de liste de chargement pour les exportations par voie terrestre.


La gestion des listes de chargement dans le GUICE permet de travailler en collaboration

avec le lieu de chargement puisque le lieu dispose de l’information plus tôt. Cette procédure

garantit la confidentialité des données puisque le lieu de chargement ne dispose pas des

informations sensibles sur la marchandise.

Les marchandises qui embarquent sont celles ayant obtenu l’autorisation de chargement.


Export – Liste prévisionnelle de chargement

Agent Fret Lieu de stockage Système GUICE

List

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de

char

gem

ent

Demande l’établissement de

la liste prévisionnelle de

chargement

Liste prévisionnelle de chargement

Génère la liste prévisionnelle de

chargement



4.2.5.2 Le chargement


Le gestionnaire du lieu de stockage indique le début des opérations de chargement dans le

GUICE. Le chargement a lieu selon les instructions de la compagnie de transport.

Les constats de chargement sont soit saisis soit transmis au GUICE depuis le système


Le gestionnaire du lieu de stockage indique la fin des opérations de chargement dans le

GUICE.

Les conteneurs sont identifiés par leur numéro.

Les marchandises conventionnelles sont identifiées par le numéro de référence donné par le

GUICE.

Les données principales sont :

Réf. conteneur/marchandise conventionnelle,

Statut du conteneur,


Logistique export

Agent Fret Manutentionnaire Système GUICE

List

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Constate les chargements

Constats de chargement

Génère la liste de chargement / laissés à quai

Listes de chargement

Indique la fin de chargement

Fin de chargement

Indique le début de

chargement

Début de chargement



Scellés,

Poids,

Dommages

…

Suite au constat de chargement, le GUICE permet la génération de la liste de chargement et

des laissés à quai.

Cette liste est transmise à l’agent fret.


Pour les exportations par voie terrestre, il n’y a pas de constat de chargement à proprement

parler. Le gestionnaire du lieu d’exportation saisit un constat d’enlèvement quand le camion

quitte le lieu d’exportation.


Les acteurs n’ont plus à être présents lors du chargement. Le GUICE a donné l’autorisation

de charger lorsque tous les acteurs ont donné leur propre autorisation.

Tous les acteurs sont informés immédiatement du chargement des marchandises.

Les acteurs sont dispensés d’appeler les gestionnaires des lieux de chargement ou les

compagnies de transport pour savoir si les marchandises ont bien chargé.



4.2.6. Autres procédures

4.2.6.1 Procédure des laissés à quai


Le GUICE permet de gérer la marchandise laissée à quai. Deux cas sont possibles :

1. La marchandise est expédiée par le même agent fret

2. La marchandise est expédiée par un autre agent fret

Changement d’annonce – Même agent

Si tout ou partie de la marchandise d’une annonce n’a pas chargé, l’agent fret peut affecter

la marchandise ou la partie restante sur un de ses nouveaux voyages agent. La référence du

document d’annonce est conservée.


Changement d’annonce – Même agent


Aff

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Annonce le nouveau voyage

Affecte les unités de manutention au

nouveau voyage

Unités de manutention

Voyage agent

Annoncées sur le voyage



Changement d’annonce – Autre agent

Si l’agent fret n’est pas en mesure de proposer un départ sur un nouveau voyage, il

engagera les procédures nécessaires (affectation de la marchandise sur un nouveau

document d’annonce) auprès d’un autre agent fret.

Ces fonctions sont disponibles pour l’agent fret à travers son dossier.


La gestion des laissés à quai à travers le GUICE assure la traçabilité des opérations.


Changement d’annonce – Autre agent

Agent Fret Origine Système GUICENouvel agent fret

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Cré

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Associe les Unités de Manutention à

son annonce

Document d’annonce


Crée son booking Booking

Autorise le nouvel agent à agir sur les


Autorisation sur les Unités

de manutention

Notification



4.2.6.2 Procédure d’empotage


Le transitaire crée son dossier de groupage. Il indique la référence du booking créé par

l’agent fret. Il indique également dans le dossier les UM dédouanées qui vont être empotées.

Seules les UM dédouanées peuvent être mentionnées dans le dossier de groupage.

Le transitaire devra associer la référence conteneur au booking avant d’adresser la demande

d’empotage à la douane. Après autorisation d’empotage par la douane, les parties

impliquées peuvent être notifiées.

Le gestionnaire du lieu de stockage indique le début des opérations d’empotage dans le

GUICE. L’empotage a lieu selon les instructions du transitaire groupeur.

Les constats d’empotage sont soit saisis soit transmis au GUICE depuis le système


Procédure d’empotage

Transitaire Système GUICELieu de stockage Douane


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Sélection des marchandises à grouper et du

conteneur

Dossier de groupage

Demande de l’autorisation d’empotage

Autorisation d’empotage

Constate l’empotage

Constats d’empotage

Constate la fin d’empotage

Fin d’empotage

Traite la demande

Transmet la demande



Le gestionnaire du lieu de stockage indique la fin des opérations d’empotage dans le GUICE.

Suite à cette action et les UM empotées étant dédouanées, le conteneur le devient

également.

4.2.6.2.2 Spécificités route, ferroviaire

L’empotage chez l’exportateur n’est pas traité comme un empotage sous douane. Seule

l’information de départ d’un conteneur plein de chez l’exportateur pourra être indiquée dans

le GUICE.


L’empotage dans le GUICE permet d’avoir la traçabilité complète des marchandises

contenues dans un conteneur depuis l’annonce jusqu’au départ du moyen de transport.



5. Facturation

5.1. Introduction

La facturation réalisée dans le GUICE permet de regrouper dans un dossier, le Bordereau de

Frais Unique, toutes les factures des structures émettrices impliquées dans le pré

dédouanement et le passage de la marchandise.

Le calcul de factures peut être réalisé par le GUICE ou par la structure émettrice.

Le BFU et son suivi permettent de savoir si toutes les factures nécessaires au pré

dédouanement et aux points de passage frontière ont bien été émises et acquittées.

5.2. Les structures émettrices

Les structures émettrices sont les administrations, les organisations ou les entreprises qui

émettent des factures qui doivent être réglées par des acteurs du GUICE.

Certaines structures émettrices donnent des autorisations aux marchandises et désirent que

l’obtention (ou la suppression) de ces autorisations soit subordonnée au paiement de cette

facture.

Les factures peuvent être émises pour le dossier de pré dédouanement, le dossier

d’importation (dossier de passage et dossier de dégroupage) et le dossier d’exportation

(dossier de passage et dossier de groupage).

La liste exhaustive des structures émettrices des factures sera établie lors des différents

ateliers et commissions.

Une structure peut déléguer le calcul de sa facture au GUICE.

5.3. Les banques

Les banques reçoivent les documents de recouvrement transmis par le GUICE, enregistrent

les paiements effectués et en informent le GUICE.

5.4. Les redevables

Les redevables sont les acteurs du GUICE qui doivent régler les factures des structures

émettrices. Ils ont chacun leur BFU.

Les transitaires

Les chargeurs



5.5. Les factures

Une facture est un document émis par une structure émettrice et contenant l’identification du

redevable, une ou des lignes de facturation, le montant total à régler et la date limite de

paiement. Une ligne de facturation peut avoir un montant égal à zéro (cas des exonérations).

Selon la structure émettrice, la facture est soit calculée par le GUICE, soit transmise par la

structure émettrice. La facture peut éventuellement être complétée manuellement par la

structure émettrice.

La facturation liée au passage frontalier de la marchandise se rapporte à un lieu ou un

regroupement de lieux. Lorsque la facture change de statut, une autorisation peut être

accordée (ou perdue).

Chaque facture a un statut qui peut prendre l’une des valeurs suivantes :

Les statuts de la facture

Pro Forma Facture en cours de traitement.

Emise La structure a émis sa facture.

Transmise La facture a été reprise dans un document de recouvrement qui a

été transmis à la Banque pour paiement.

Acquittée La facture a été réglée, le paiement est confirmé.

L’autorisation associée est donnée aux entités liées

Annulée La facture a été annulée par la structure émettrice ou par la

survenance d’un événement géré (ex : annulation de la

déclaration en douane ayant permis de générer la facture).

Les autorisations éventuellement données grâce à cette facture

sont annulées.

Une facture au statut « acquittée » ne peut pas être annulée.

Différée Le règlement de la facture est différé.

Les entités liées à la facture obtiennent les autorisations dès que



la facture obtient ce statut.

Elle passe au statut « Acquittée » lorsque les informations de

paiement auront été reçues.

Les factures ont un horodatage de validité, dès que la date (et l’heure) de validité est

dépassée, la facture ne peut plus être recouvrée.

5.6. Le Bordereau de Frais Unique

Le BFU regroupe l’ensemble des factures des acteurs et des administrations. Les

informations liées au bulletin de liquidation de la Douane sont reprises à titre informatif.

Il est créé automatiquement par le GUICE suite à la création du dossier (chargeur et

transitaire).

5.7. Le document de recouvrement

Lorsque le redevable veut régler un ensemble de factures, il crée alors un document de

recouvrement.

Un BFU peut contenir plusieurs documents de recouvrement si le paiement le nécessite (par

exemple dans le cas de factures complémentaires).

Ce dernier contient les références et les données essentielles de toutes les factures

concernées et la banque auprès de laquelle le paiement va être réalisé.

Pour être transmis à la banque, toutes les factures référencées dans un document de

recouvrement doivent avoir le statut « Emise ».

Le redevable peut régler les factures auprès d’un Guichet de la dite banque.

Le document de recouvrement doit être réglé en totalité par le redevable auprès de cette

banque.

Si l’une des factures est annulée, le document de recouvrement perd son statut « Transmis »

pour repasser au statut « Pro Forma ».

Les statuts du document de recouvrement

Pro Forma Document de recouvrement en cours de traitement. Il n’a pas

encore été transmis à la banque.



Transmis Le document a été transmis à la banque.

Le document ne peut être qu’invalidé.

OK Toutes les factures ont le statut « Acquittée »



5.8. Le processus de facturation


Processus global

Structure émettrice Banque Redevable Système GUICE

Cré

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Evénement déclencheur

Facture

Evénement déclencheur

Dossier de facturation

Emet sa facture

Facture « Emise »

Informe du paiement

Informations de paiement

Génère les autorisations

Document de recouvrement

Document de recouvrement

Crée le document de recouvrement

Notification



5.8.1. Calcul des factures

5.8.1.1 Structures déléguant le calcul

Un événement lance le calcul des factures pour les structures délégatrices du calcul.

Le moteur de calcul ne prend en charge que les calculs simples :

1. Montant fixe (forfait)

2. Montant préalablement connu du GUICE multiplié par un taux fixe.

La facture est créée au statut « Pro Forma ».

5.8.1.2 Structure ne déléguant pas le calcul

Les structures ne déléguant pas le calcul de leurs factures au GUICE doivent renseigner

elles-mêmes les lignes de facturation avant de pouvoir émettre la facture.

5.8.2. Emission d’une facture

Dans le cas d’un calcul délégué au GUICE, avant d’émettre sa facture, la structure émettrice

peut :

Consulter et vérifier la facture

Modifier la facture

A la validation de la facture, celle-ci passe au statut défini par la structure émettrice et n’est

plus modifiable :

« Emise » si la facture doit être réglée,

« Différée » si le paiement doit être réalisé plus tard,

« Annulée » si la facture n’a pas lieu d’exister.



5.8.3. Paiement des factures

5.8.3.1 Création du document de recouvrement

Le redevable crée le document de recouvrement, il contient la liste des factures dues

Seules des factures au statut « Emise » ou « Pro Forma » peuvent être citées dans un

document de recouvrement.

Ce dernier est transmis aux banques lorsque toutes les factures ont le statut « Emise ».

Le redevable peut modifier un document de recouvrement si ce dernier n’a pas encore été

transmis. Il peut :

Ajouter une facture

Enlever une facture

Valider le document de recouvrement

Annuler (invalider) le document de recouvrement

5.8.3.2 Paiement des factures


Paiement des factures pour les structures ayant délégué le paiement

Structure émettrice Banque Redevable Système GUICE

Procède au paiement en totalité

de la somme due sur la base du document de recouvrement

Enregistre le paiement

Notifie le GUICE du paiement

Toutes les factures des structures délégatrices du paiement

passent au statut « Acquittée »

Evénement « Facture a changé

de statut »

Notification du paiement



Le paiement des factures est réalisé à la banque par le redevable sur la base du document

de recouvrement.

Le redevable se présente à la banque avec la référence de son dossier.

Le paiement ne peut pas être partiel, seuls les paiements en totalité sont autorisés.

Une fois le paiement validé, la banque prévient le GUICE.

Les autorisations correspondantes aux factures acquittées sont données aux entités

liées concernées.

5.8.4. Dépassement du délai de paiement

Lorsque la date limite de recouvrement d’une facture « Emise » est dépassée, cela signifie

que le paiement attendu n’a pas été réalisé en temps et en heure.

La facture passe au statut « Annulée » en indiquant éventuellement la raison de l’annulation.

Une facture « Acquittée » n’a plus de date limite de recouvrement.

Il est à noter que des factures peuvent ne pas avoir de délai de validité, seules les factures

liées à des opérations de stockage ont généralement une durée de validité.



6. Restitution des données et statistiques

6.1. Restitution des données

Le GUICE enregistre l’ensemble des événements relatifs à la circulation des marchandises.

Un utilisateur habilité peut ainsi visualiser à travers la fonction tracing l’ensemble de ces

évènements :

Annonce de la marchandise

Autorisations données à la marchandise

Mouvements constatés et position actuelle

Informations générales concernant le moyen de transport principal

Un utilisateur peut tracer une unité de manutention en saisissant son SPI, la référence du

conteneur ou de la marchandise, la référence du BL ou du booking…

Un utilisateur habilité peut également traquer les évènements d’une unité de manutention

(fonction tracking) et être informé en temps réel par des notifications ou directement dans le

GUICE.

6.2. Statistiques

6.2.1. Indicateurs de performance du pré-dédouanement

Le module de pré-dédouanement possède un outil spécifique d’élaboration de rapport sur les

indicateurs clés de performances (Key Performance Indicator - KPI) des différents

organismes intervenant dans le pré-dédouanement.

Ces indicateurs de performances couvrent, sans être limitatif, les aspects suivants :

Les délais de traitement d’un dossier : différence de temps entre la date de

transmission du dossier à l’organisme concerné et le date de réponse de cet

organisme. Ce délai est exprimé en jours, heure et minutes.

Le nombre de dossiers traités : c’est le nombre de dossiers traités par un organisme

dans le module pré-dédouanement.

La qualité de dossier renvoyé par le client final pour cause d’erreur de traitement : cet

indicateur indique si l’organisme concerné valide des dossiers avec des erreurs.

Indicateur du retard dans le traitement des dossiers : Si l’organisme concerné a signé

un protocole de qualité de service ou il s’engage à traiter un dossier dans un délai



spécifié, cet indicateur permettra d’identifier si le niveau de qualité de service est

respecté.

6.2.2. Statistiques logistiques

Le module logistique du GUICE enregistre l’ensemble des événements relatifs à la

circulation des marchandises et moyens de transport dans tous les lieux de stockage dont il

supporte la gestion. Par conséquent, le GUICE constitue une base de données très

intéressante pour élaborer des statistiques.

On distingue deux familles de statistiques, les statistiques dites « utilisateurs », et les

statistiques dites « commerciales ».

Les statistiques permettent aux acteurs d’obtenir des informations sur leurs trafics selon

divers critères de sélection, et de se positionner par rapport au trafic global enregistré dans

le GUICE.

Le gestionnaire du système a accès à toutes les informations des statistiques commerciales,

trafic global dans le GUICE et trafic de tous les acteurs sans règles de confidentialité.

L’Autorité Portuaire a accès à toutes les informations des statistiques commerciales, trafic

global du GUICE et trafic de tous les tiers/profession sans règles de confidentialité.

Les utilisateurs ont accès au trafic global du GUICE, et uniquement aux informations des

statistiques commerciales concernant leur acteur.



7. Interfaces du GUICE

Dans le cadre de l’implémentation du Guichet Unique Intégral, l’un des volets essentiels est

l’interconnexion des différents systèmes d’informations au Guichet Unique Intégral. Cette

intégration par EDI permet notamment d’éviter la redondance des saisies chez les

opérateurs.

Des ateliers techniques lors de la phase 3 permettront de préciser avec chaque acteur et

leur DSI le format d’échange qui sera utilisé (EDIFACT, XML, IATA, autres) et le protocole

d’échange des données (FTP, mail, Webservice). La mise en place des interfaces se fera

sur la base d’un guide d’implémentation qui formalisera le contrat de service entre le

système d’information d’un acteur donné et le GUICE. A cet effet, l’opérateur proposera des

guides d’implémentation des différentes interfaces aux acteurs concernés.

Les interfaces avec le système douanier se feront sur la version de Sydonia en vigueur en

RDC, à savoir Sydonia World.

Le GUICE prévoit également un système de notification permettant aux utilisateurs de

recevoir en temps réel des informations sur les différents évènements survenant dans le

système.

La liste suivante présente un récapitulatif des interfaces possibles avec, pour chacune d’elle,

l’acteur concerné par cette interface :

Interfaces Flux Acteurs concernés

Autorisation ministérielles d’importer /

d’exporter : envoi de la demande et réception

de la réponse

Import

Export

Ministères

DIB / DEB : envoi de la demande de

déclaration d’importation / d’exportation de

biens

Import

Export

Banques commerciales

DIB / DEB : réception du document Import

Export


DIB / DEB : envoi des DIB / DEB émises et

réception de l’authentification

Import OCC



Export

FERI : réception de la FERI dans le dossier de

l’importateur

Import OGEFREM

AD : réception de l’AD dans le dossier

d’expédition

Import OGEFREM

AV et ARA : réception des documents dans le

dossier de l’importateur

Import BIVAC

Demande de lot prêt : envoi de la demande

d’inspection pour établissement du rapport de

lot prêt

Export OCC

Rapport de lot prêt : réception du document Export OCC

Fiche navire : réception du référentiel des

navires

N/A Compagnies maritimes

Autorité portuaire

Schedule et Voyage : réception Import

Export

Compagnies maritimes,

aériennes, fluviales,

lacustres et ferroviaires

Mouvements des navires, avions, barges et

trains

Import

Export

Autorité portuaire,

aéroportuaire

compagnies de transport

désignées

Voyage agent : réception des voyages

commerciaux

Import

Export

Agents fret

Manifestes : réception des manifestes pour

tout type de transport et des amendements /

Import Agents fret



dégroupages Transitaires

Manifestes : envoi au système d’information

de la Douane y compris des amendements et

des dégroupages

Import Douane

Manifestes : envoi du manifeste aux structures

habilitées

Import Structures habilitées à

recevoir le manifeste

Liste prévisionnelle de déchargement : envoi

de la liste de déchargement

Import Manutentionnaire

Autorisation de déchargement : réception de

l’autorisation douanière de décharger le

moyen de transport

Import Douane

Début et fin de déchargement / chargement :

réception de l’information sur ces évènements

Import

Export

Manutentionnaire

Constats : réception des constats de

mouvements de marchandise ou de

conteneurs sur un lieu. Peuvent concerner les

constats de :

Déchargement

Chargement

Enlèvement

Réception

Import

Export

Manutentionnaire

Lieu de stockage

Bon à délivrer : réception du BAD Import Agents fret

Bon à enlever Douane : réception de

l’autorisation douanière (pour la sortie à

l’import et l’embarquement à l’export)

Import

Export

Douane



Autorisation de sortie ou d’entrée : réception

de l’autorisation accordée par une structure

sans émission de facture

Import

Export

Structures habilitées

Autorisation de sortie / d’entrée / de charger /

d’embarquer : envoi par le GUICE de

l’autorisation finale accordée lorsque la

marchandise peut être déplacée. Concerne les

autorisations de :

Déchargement

Chargement

Entrée

Sortie

Import

Export

Manutentionnaire

Lieu de stockage

Constat de dépotage / empotage : réception

des constats d’empotage ou de dépotage de

la marchandise d’un conteneur.

Import

Export

Manutentionnaire

Centre de dépotage /

empotage

Fin d’empotage / dépotage : réception de

l’évènement

Import

Export

Manutentionnaire

Centre de dépotage /

empotage

Confirmation de booking / LTA : réception des

documents à l’export

Export Agents fret

Instruction de mise à disposition : d’un

conteneur. Réception du message à l’export

Export Agents fret

Liste prévisionnelle de chargement : envoi de

la liste de chargement

Export Manutentionnaire

Facture émise : réception d’une facture pour le Import Structures émettrices de



compte d’une structure Export factures

Recouvrement de factures : envoi des factures

devant être recouvrées

Import

Export


Acquittement des factures : réception de

l’acquittement des factures

Import

Export




Partie II : Imple mentation du GUICE



8. Définition de l’architecture du circuit d’information

Le système informatique du GUICE est hébergé dans un Datacenter inspiré des meilleures

pratiques (ANSI/BICSI 002-2011, Uptime Institute) et répond aux normes Européennes en

vigueur. L’ensemble des équipements d’infrastructure (générateurs, onduleurs,

climatiseurs…) sont redondés afin de permettre une disponibilité 24h/24, 7j/7. En cas

d’indisponibilité du site principal du Datacenter, le site secours prendra le relais.

Le site principal et le site de secours sont connectés au réseau public Internet. Ce réseau

permet à l’ensemble des clients de se connecter au GUICE par l’intermédiaire de leurs

propres accès Internet.

Un réseau privé est également mis en place. Il permet une connexion au GUICE

indépendante du réseau Internet.

8.1. Accès Internet

Deux accès Internet permettent à l’ensemble des clients d’accéder au système GUICE

depuis Internet au travers de protocoles sécurisés HTTPS, FTPS ou par messagerie. Ces

deux accès sont utilisés en mode équilibrage de charge, chaque accès sert de secours à

l’autre.

Afin de ne pas dépendre d’un seul opérateur, chacun des accès est porté par un opérateur

différent.

8.2. Réseau privé

Les partenaires peuvent utiliser un réseau privé qui offre un accès robuste et sécurisé au

système. Ce réseau bénéficie de qualités, listées ci-dessous, que le réseau internet ne peut

pas offrir :

Le réseau privé est cloisonné, il ne passe donc pas par Internet. En optant pour une solution

indépendante d’internet nous réalisons trois objectifs simultanément.

Nous renforçons l’aspect sécurité de notre réseau. En effet, le réseau étant

accessible exclusivement par les partenaires du GUICE, nous apportons une

première garantie à la protection des données.

Nous assurons un accès sans coupure au système. En optant pour un réseau

cloisonné, nous garantissons la disponibilité de l’accès.

Nous améliorons la qualité de service. Les flux échangés sur le réseau étant

exclusivement ceux du GUICE, la bande passante reste disponible pour les

partenaires.



D’autres outils de sécurisation sont mis en œuvre afin de tenir l’exigence en matière de

sécurité que requièrent les informations qui sont échangées dans le cadre du Guichet

Unique Intégral. Les acteurs qui intègrent au réseau privé participent à une solution de

Réseaux Privé Virtuel avec un adressage d’IP privé, ainsi chaque acteur se connecte avec

un paramétrage spécifique et dédié.

Afin de tenir compte de la sensibilité de l’accès des acteurs du GUICE, nous ajoutons une

couche de robustesse au réseau privé. Une connexion de secours est mise en place en cas

d’indisponibilité de l’accès principal au GUICE. La technologie pour cet accès de secours est

différente de celle utilisée pour l’accès principal, et ainsi, ne supporte pas le même risque; ce

qui constitue une garantie supplémentaire.

8.3. Site de secours

Le site de secours répond aux mêmes normes de sécurité que le site principal. Il est relié au

site principal par une connexion très haut débit qui permet une réplication des données. En

cas d’indisponibilité du site principal du Datacenter, le site de secours prendra le relais afin

d’assurer une continuité de service aux acteurs du Commerce Extérieur.



9. Bénéfices du GUICE

La mise en œuvre du GUICE en RDC permet de répondre aux différentes problématiques et

attentes soulevées durant la phase d’analyse de l’existant qui sont en lien avec son champs

d’action direct. Nous développerons donc ici les bénéfices du GUICE apportant une solution

à ces problématiques :

Simplification et modernisation des procédures

Clarification des prérogatives de chaque structure

Valeur de la marchandise

Facturation

Disparition des contrôles illégaux

Sécurisation des échanges

Transparence du système

Déploiement sur l’ensemble du territoire de la RDC

Maîtrise des statistiques du commerce extérieur

Sécurisation des recettes de l’Etat

Attractivité du commerce en RDC

Conformité au Cadre des Normes SAFE de l’OMD

9.1. Simplification et modernisation des procédures

Les améliorations principales apportées par le Guichet Unique Intégral sont l’harmonisation

des processus, la simplification des procédures, la centralisation des informations

disponibles, la dématérialisation des données et l’optimisation des échanges d’information.

Tous ces points concourent à la modernisation de la pratique du commerce extérieur en

RDC.

Optimisation des procédures et des échanges

Actuellement, de multiples acteurs échangent de multiples données avec de multiples

d’autres acteurs, ce mode de fonctionnement crée un système complexe, la moindre

modification ayant des conséquences imprévisibles sur le système global.



Les procédures en vigueur sont encore pour certaines manuelles, lourdes et complexes.

L’optimisation des procédures est fondamentale pour améliorer la réactivité et la fluidité de la

chaîne logistique.

En effet, dans toute chaîne logistique, la circulation des biens est subordonnée aux flux

d’informations. Si ces derniers ne sont pas optimisés ou disponibles aux différents acteurs

qui le nécessitent, c’est le flux physique qui s’en trouve ralenti.

Les différentes procédures proposées dans le cadre de la mise en place du GUICE sont

simplifiées et les échanges informatisés participent grandement à l’accélération des flux

d’information et donc des flux de marchandises.

Le processus proposé permet une plus grande parallélisassions des tâches offrant ainsi une

meilleure anticipation des procédures d’importation/exportation. C’est notamment le cas des

autorisations qui ne dépendent plus de la réalisation au préalable d’une autre action sans

rapport.

L’automatisation de certaines procédures est également un levier important de l’optimisation

des procédures. Par exemple, lorsque tous les acteurs auront donné leur accord en vue de

la sortie d’une marchandise, le GUICE enverra un message électronique automatique au

gestionnaire du lieu pour l’informer que la marchandise peut effectivement sortir. Le

transitaire est également avisé. Un autre exemple significatif est la génération automatique

par le Guichet Unique des factures pour le compte des structures qui en feront la demande.

Dématérialisation des documents

La grande majorité des documents seront dématérialisés, cela signifie que seule la version

électronique stockée dans le Guichet Unique fera foi. Si des copies physiques (papier)

subsistent à des fins de contrôles, elles pourront toujours être comparées avec leur version

électronique.

Cette dématérialisation va permettre de réaliser des économies importantes en copies,

archivage, déplacements et améliorera la productivité des acteurs. La réduction des temps

de traitement s’en trouvera donc fortement améliorée

Cette centralisation des documents permettra aux autorités compétentes et aux structures

impliquées de consulter les documents ou d’en recevoir une copie électronique sans avoir à

requérir une copie papier.

Ainsi les envois de documents vers des acteurs pourront être supprimés et remplacés par

l’interrogation des informations du GUICE ou par un envoi électronique de l’information.



Centralisation des données

La centralisation des données dans un système d’information communautaire va permettre à

toute personne autorisée de contrôler que les procédures ont été suivies et les visas donnés

par les opérateurs, ce qui évitera tous les contrôles redondants.

Ce ne sera plus le visa de N documents, la présentation physique de quittance, de copies de

déclarations en douane ou de connaissement qui permettront de laisser sortir ou entrer une

marchandise mais le GUICE qui aura trace dans sa base de données que tous les acteurs

ont donné leur accord.

Les contrôles pour l’entrée et la sortie des marchandises du lieu de stockage se feront

depuis le GUICE. En effet, seules les marchandises ayant obtenu les différentes

autorisations de sortie dans le GUICE pourront quitter les lieux de stockage.

De plus, le système permet une traçabilité de bout en bout de la chaîne logistique, de sorte

que l’opérateur économique peut suivre la marchandise depuis le GUICE car toutes les

informations y sont centralisées. Comme nous l’expliqueront ensuite, le Bordereau de Frais

Unique, permettant de payer tous les frais relatifs au pré et post-dédouanement avec une

seule référence, apporte également un bénéfice important pour l’opérateur.



9.2. Clarification des prérogatives de chaque structure

Au travers des différents organes du projet et des différentes commissions mises en place, le

projet de Guichet Unique Intégral constitue également un canal important d’échanges et de

concertation entre les acteurs.

L’étude de l’existant a mis en exergue certains problèmes qui ne sont pas liés aux systèmes

d’information telle que certains contrôles redondants pouvant occasionner des coûts et

délais supplémentaires dans la chaîne logistiques. L’harmonisation de ces contrôles avait

donc été évoquée.

Ces différents problèmes pourront donc être portés à l’attention des Autorités pour

discussion et résolution.

De plus, la mise en place de procédures alignées avec les meilleures pratiques

internationales permet de redonner à chacun ses prérogatives. Par exemple, le transporteur

reste responsable du manifeste, le manutentionnaire porte la responsabilité des informations

relatives aux marchandises qu’il indique avoir débarquées, le concessionnaire signale la

sortie effective d’une marchandise de son lieu de stockage, etc.

9.3. Valeur de la marchandise

Il convient ici de noter que cette problématique est hors du périmètre du Guichet Unique

Intégral.

Néanmoins, nous pensons qu’une concertation des différentes partie prenantes et un

alignement stricte sur les meilleures pratiques internationales permettraient de répondre aux

efficacement aux problèmes soulevés par cette question.

9.4. Facturation

Les difficultés actuelles liées à la facturation seront traitées en 2 points :

La centralisation des factures et du recouvrement. Ce bénéfice pour l’opérateur

économique est l’une des améliorations apportées par la centralisation des factures

dans le bordereau de frais unique. Ce dernier permet à l’opérateur de suivre dans le

système d’information l’ensemble des factures qu’il doit régler. Sa gestion s’en trouve

simplifiée et plus claire.

La réduction des factures complémentaires et la maîtrise de la facturation. Cet

élément bénéficie avant tout aux structures émettrices de factures qui peuvent établir

leur facture au moment opportun et garder le contrôle du contenu de cette facture. Le

GUICE n’assurant que la diffusion et le recouvrement des factures, chaque structure

conserve la maîtrise de sa facturation tout en assurant une plus grande transparence



vis-à-vis de l’opérateur. La réduction des factures complémentaires sera donc une

conséquence directe de cette maîtrise.

9.5. Disparition des contrôles illégaux

La disparition des contrôles illégaux sera une conséquence à court/moyen terme de la

dématérialisation. En effet, à terme, le transporteur ne transportera plus de documents mais

uniquement la marchandise et une référence unique de passage.

Les autorités compétentes pourront contrôler dans le GUICE le transporteur sans avoir à

présenter systématiquement l’ensemble des documents papiers.

Les autres autorités ne pourront pas accéder aux documents et les contrôles qu’elles

réalisent aujourd’hui apparaîtront clairement et rapidement comme inutiles et couteux en

termes de temps et d’argent.

Comme cité auparavant, les différents comités et commissions du projet permettront

d’échanger et de suivre l’évolution de ces points auprès des différents intervenants.

9.6. Sécurisation des échanges

En supprimant des échanges de données papier, des multiples copies distribuées, le

Guichet Unique Intégral améliorera la sécurité et la confidentialité des données.

Seuls les acteurs dûment autorisés et identifiés auront accès aux informations qui les

concernent.

La sécurité des opérations est assurée par le système d’information du GUICE qui s’assure

que les informations proviennent bien de l’opérateur économique concerné, toutes les

transactions étant par ailleurs journalisées. L’identification forte de l’utilisateur dans le

système est un élément déterminant si ce dernier est autorisé ou non à effectuer une action

ou à consulter une information.

De plus, la mise en place d’EDI est également un facteur important de la sécurisation des

échanges. A l’heure de l’utilisation de plus en plus prépondérante des technologies de

l’information et de la communication, les échanges de données informatisées de système à

système sont clé pour le développement économique.

Le GUICE en proposant un système performant d’échange de données informatisées entre

tous les acteurs permettra d’améliorer les échanges, de les fluidifier et de les sécuriser.

La sécurisation intervient également sur le domaine de la fraude qui sera bien plus difficile.

La fraude consiste majoritairement en la falsification de documents commerciaux

(connaissement, bon à délivrer), douaniers (bon à enlever, quittance, déclaration) ou

administratifs (quittance, facture, bon de livraison, bon de sortie).



Avec la dématérialisation des procédures et des documents, il ne sera plus possible de les

falsifier.

Les données constituant les documents qui continueront à circuler seront présentes dans le

GUICE, il sera très facile de vérifier l’authenticité d’un document en interrogeant le système

pour savoir si les informations imprimées ne sont pas frauduleuses.

9.7. Transparence du système

Cette transparence est apportée de plusieurs façons :

Intégration de la facturation. En intégrant les factures complémentaires et les

structures désirant déléguées leur recouvrement au GUICE, l’opérateur économique

sera en mesure de visualiser et mesurer l’ensemble des paiements qu’il doit réaliser

dans le cadre de son importation ou exportation.

Accès et restitution de l’information à tous les acteurs. En accédant à l’ensemble des

données logistiques de la marchandise, l’opérateur économique est en mesure de

suivre à tout moment l’avancement des formalités. Cet accès centralisé à

l’information constitue donc une forte avancée sur la transparence des données.

Production et diffusion des statistiques. En permettant la mesure de la performance,

les acteurs sont en mesure de visualiser les éventuels points de blocage et les

processus performants, tout en suivant leur propre activité.

Toutes les opérations effectuées dans le Guichet Unique sont tracées

électroniquement, il n’est pas possible de modifier une donnée dans le Guichet

Unique sans que l’utilisateur ayant réalisé cette modification, la date et l’heure à

laquelle cette modification a été effectuée, le moyen utilisé pour la réaliser, ne soient

enregistrés.

9.8. Déploiement sur le territoire de RDC

Le déploiement sur le territoire assurera une maîtrise des flux import/export dans un cadre

de procédures harmonisées et simplifiées.

Pour assurer une bonne qualité de service, ce déploiement est appuyé par la présence

physique de l’opérateur du GUICE au travers des centres de facilitation. Ces centres

permettront de disposer de bons relais sur le territoire afin d’aider et d’accompagner les

différents acteurs dans leurs démarches. Le plan de formation, de conduite du changement

et de communication sont autant de leviers garantissant que le système sera correctement

utilisé en RDC.

Le tableau suivant présente les différents sites déployés et la localisation des centres de

facilitation.



Sites Po

rt M

aritim

e

Po

rt F

luvia

l

Po

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Aé

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Po

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Pré

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Kinshasa 1 1 1 3 1

10

Lubumbashi 1 1 2 1

Matadi 1 1 1

Boma 1 1 1

Goma 1 1 2 1

Kisangani 1 1 1

Sakania 1 1 1

Kasumbalesa 1 1

Kasindi 1 1

Mahagy 1 1

Total 14 2 5 10

9.9. Maîtrise des statistiques du commerce extérieur

Cette maîtrise est une autre conséquence des différentes améliorations apportées par le

GUICE. En traitant tous les trafics de RDC sur l’ensemble du territoire dans un système

unique, le GUICE sera en mesure de capter l’ensemble des données nécessaires à

l’établissement de statistiques fiables pour le commerce extérieur.

Les fonctionnalités du GUICE décrites précédemment offriront la possibilité aux Autorités de

disposer de données complètes et cohérentes sur les passages de marchandises aux

frontières de la RDC.



9.10. Sécurisation des recettes de l’Etat

Nous avons vu précédemment que les procédures manuelles, l’absence de transparence

des informations constituaient un environnement défavorable à la bonne collecte des

recettes par tous les organismes de l’Etat.

L’amélioration de ces éléments ainsi que la fourniture de statistiques permettront à l’Etat

congolais de sécuriser ses recettes mais également d’identifier les processus sur lesquels

des pertes de perception des droits et taxes sont observées.

Les nombres de litiges dus aux actuels problèmes de recouvrement seront également

diminués grâce à une plus grande centralisation et accessibilité de l’information.

9.11. Attractivité du commerce en RDC

Comme nous avons pu le voir dans l’étude de l’existant, de par la situation actuelle des

temps et des coûts de passage de la marchandise sur les frontières de la RDC, le commerce

extérieur souffre d’un problème d’attractivité auprès des importateurs, exportateurs et

investisseurs.

Dans un contexte très concurrentiel, cette attractivité est un facteur majeur pour le

développement du pays et de son commerce à l’international.

Au travers des processus et procédures du commerce extérieur, chaque acteur concourt à

l’amélioration de cette attractivité. C’est pourquoi, la mise en place du GUICE et des

nouvelles procédures vont favoriser le développement du commerce extérieur de RDC.

Ce bénéfice est donc une conséquence directe des différentes améliorations citées

précédemment dans cette partie. La dématérialisation des échanges, la sécurisation et la

transparence du système sont autant de facteurs contribuant à améliorer les conditions de

passage de la marchandise et donc l’attractivité du commerce en République Démocratique

du Congo.

La mise en œuvre du Guichet Unique Intégral permettra de réduire voire de supprimer les

freins à la compétitivité.

9.12. Conformité au Cadre des Normes SAFE de l’OMD

Le Guichet Unique Intégral permettra à la République Démocratique du Congo de se

conformer au Cadre des Normes de l’Organisation Mondiale des Douanes. Le Guichet

Unique Intégral est l’outil qui permettra à la Douane d’implémenter les différents standards

du Pilier 1 (douanes – douanes) et Pilier 2 (douanes – entreprise) du Cadre de Normes.



Le Cargo Community System (un des composants du Guichet Unique Intégral) est

également l’outil indiqué par le standard 6.3 et permet de récupérer les données sur la

marchandise et le transport pour intégrer dans le système douanier.

9.13. Bénéfices par acteurs clés

Cette dernière partie des bénéfices de l’implémentation du GUICE permet de décliner pour

chaque acteur clé, les gains qu’apportera le GUICE à l’activité de cet acteur.

Bénéfices clés pour la Douane :

Mise à disposition de la liasse documentaire

Réception électronique sécurisée dans un format unique de tous les manifestes pour

tout mode de transport

Visibilité sur la traçabilité de la marchandise

Anticipation de ses actions grâce à une mise à disposition des différentes

informations en temps réel.

Bénéfices clés pour l’OCC :

Facilitation sur les démarches de pré-dédouanement






Bénéfices clés pour l’OGEFREM :

Facilitation sur les démarches de pré-dédouanement






Bénéfices clés pour les manutentionnaires et lieux de stockage



Réception automatique et centralisé de toutes les autorisations de mouvements :

chargement, déchargement, entrée et sortie

Réception électronique des manifestes si requis

Optimisation de l’espace grâce à une fluidité accrue de la marchandise

Réduction, voir suppression des factures complémentaires


informations en temps réel

Bénéfices clés pour les agents fret et les compagnies de transport

Envoi ou saisie unique du manifeste, supprimant ainsi les multiples copies papiers

Centralisation et consultation en temps réel des informations relatives aux voyages et

aux marchandises

Bénéfices clés pour les transitaires

Simplification et centralisation des procédures dans le GUICE

Réduction des déplacements physiques et des traitements papiers / manuels

Diminution des temps de passage de la marchandise sur les frontières

Réduction des coûts logistiques

Sécurisation des échanges avec les différents acteurs

Transparence des informations relatives à la facturation

Suivi et traçabilité de la marchandise



Bénéfices clés pour les importateurs et exportateurs :

Dématérialisation et centralisation de toutes les démarches relatives au pré-

dédouanement

Suivi logistique de la marchandise

Reporting sur les coûts des importations / exportations





Bénéfices clés pour les autres organisations gouvernementales :

Facilitation et dématérialisation des procédures et des échanges

Meilleur accès à l’information et aux statistiques





9.14. Récapitulatif des bénéfices

Le tableau suivant reprend les attentes des acteurs identifiées au cours de l’analyse de l’existant. Celui-ci est complété avec les diverses

actions menées par la réforme de Guichet Unique Intégral et permettant de répondre à ces problèmes.

attente identifié Solution Acteur Echéance

Simplification et modernisation des

procédures

Optimisation des procédures


Centralisation des données

GUICE Go-live du système

Clarification des prérogatives de

chaque structure

Comités et commissions de changement GUICE Go-live du système

Valeurs de la marchandise Comités et commissions de changement


Autorités

Facturation Centralisation des factures et recouvrement unique

Réduction des factures complémentaires et maîtrise de




la facturation

Disparition des contrôles illégaux Comités et commissions de changement

Dématérialisation des informations


Sécurisation des échanges Echanges par EDI

Identification des utilisateurs et confidentialité des

données



Transparence du système Intégration de toutes les factures

Restitution des données logistiques

Accès aux statistiques

Journalisation des actions


Déploiement sur le territoire Stratégie de déploiement du GUICE GUICE Go-live du système



Maîtrise des statistiques du

commerce extérieur

Accès aux statistiques GUICE Go-live du système

Sécurisation des recettes de l’état Centralisation de la facturation

Dématérialisation des procédures


Optimisation des procédures




10. Les challenges à relever

Pour mener à bien le projet de Guichet Unique Intégral, de nombreux défis seront à relever

mais parmi eux, nous pouvons citer les 4 challenges majeurs suivants :

La réforme des procédures et l’adaptation du cadre légal, nécessaires à

l’implémentation du Guichet Unique Intégral.

La participation et l’adhésion de tous les acteurs aux nouvelles procédures

harmonisées du commerce extérieur : création de la communauté du Commerce

Extérieur.

La gestion du changement.

La mise en place d’un système et d’un réseau sécurisé.

La modernisation des infrastructures et équipements

La réforme des procédures

La mise en place d’un cadre légal favorable à la mise en place du GUICE est un autre

facteur import participant à la réussite du projet.

Le support de l’Etat Congolais sera prépondérant pour réussir ces réformes. Celles-ci

permettent en effet d’assoir la légitimité et l’utilisation du GUICE auprès de tous les acteurs

concernés.

En effet, l’émission des documents et informations au travers du GUICE doit être reconnue

et respectée pour que la mise en place des nouvelles procédures se déroule de la meilleure

des façons.

L’adhésion des acteurs aux procédures

Le passage de la marchandise ne peut se passer correctement que par la participation de

tous les acteurs impliqués dans ce processus et la bonne coordination des opérations.

Ce n’est qu’en créant une réelle communauté d’intérêt, composée de tous les acteurs

publics et privés regroupés dans l’objectif commun de mise en œuvre du Guichet Unique

Intégral. Chacun doit pouvoir s’approprier l’outil. Il est donc capital que ces acteurs puisse

comprendre que le GUICE rendra des services communs, permettra de réaliser des

économies, orchestrera et accélèrera le passage portuaire et sécurisera les recettes des

différents acteurs.



Cette communauté d’acteurs, fédérés au travers des différents comités et commission du

projet, trouvera dans le Guichet Unique une structure où échanger, s’informer, se former,

optimiser et faire évoluer la pratique du commerce extérieur.

La résistance changement

Au-delà de l’adhésion des acteurs et de leur fédération au sein d’une communauté active,

les freins au changement et l’opposition à la mise en œuvre du Guichet Unique Intégral vont

être les principaux challenges à relever.

La modification du cadre habituel de travail des acteurs apporte un changement non

négligeable qui peut ne pas être bien accueilli. Il faudra donc accompagner ces

changements par tous les moyens possibles (formation, information, communication) pour

que l’installation du GUICE soit un succès. Ces actions sont à mener sur le territoire afin que

toutes les provinces puissent correctement s’intégrer dans le Guichet Unique Intégral.

L’optimisation des procédures, la dématérialisation, la suppression de documents, …

limiteront les interactions humaines entre des acteurs et supprimeront ainsi les procédures

manuelles et autres paiements indus. Cet état de fait peut conduire des acteurs à opposer

une vive réaction à la mise en place du nouveau système.

Le support et les actions des comités de supervision et de suivi seront alors décisifs pour

faire face aux obstacles.

Par ailleurs, la force de l’habitude engendre une situation où les acteurs ne perçoivent pas

toujours l’intérêt ou les bénéfices que peuvent apporter la mise en place du GUICE et donc

ne s’impliquent pas dans la mise en place du système. Or la réussite de ce projet nécessite

le concours et la participation de tous les acteurs pour réussir.

La gestion du changement sous toutes ses facettes sera le principal sujet de la mise en

œuvre du Guichet Unique.

La création d’un réseau performant entre les systèmes

Pour que chaque structure impliquée dans le Guichet Unique Intégral puisse l’utiliser, elle

doit avoir la possibilité de s’y connecter. Il faudra donc que chaque acteur se dote de

moyens techniques (ordinateurs, réseau) pour utiliser le Guichet Unique Intégral.

Les acteurs n’ayant pas les capacités de se doter des équipements nécessaires auront

également la possibilité de se rendre aux locaux du Guichet Unique Intégral qui mettra à

disposition des postes de travail pour les opérateurs économiques.

Les systèmes existants sont nombreux et variés. Le Guichet Unique Intégral devra échanger

de nombreuses informations avec ces systèmes pour pouvoir fonctionner correctement et

pour que chaque acteur en tire des bénéfices.



Bien que le Guichet Unique Intégral s’interface avec tout type de système, il sera néanmoins

nécessaire d’apporter les évolutions adéquates au sein de chaque système pour générer

des messages à destination du GUICE ou pour intégrer les messages en provenance du

GUICE. Il est donc important que les acteurs fassent évoluer leurs systèmes en même

temps que le GUICE.

La mise en place d’un réseau fiable, sécurisé et performant constitue un axe majeur de la

mise en place du GUICE.

La modernisation des infrastructures et équipements

Outre les aspects informatiques et conduite du changement de la réforme du Guichet Unique

Intégral, il est important de noter que cette modernisation des procédures doit

impérativement être accompagnée des infrastructures et équipements physiques d’accueil et

de traitement des marchandises appropriés.

En effet, la bonne fluidité du passage des marchandises repose également sur les flux

physiques des marchandises. L’accélération des flux logistiques induite par la mise en place

du GUICE souligne le besoin d’une infrastructure matérielle performante et ce, afin de ne

pas ralentir la bonne circulation des biens.

Les infrastructures doivent donc permettre : la bonne circulation des moyens de transport

dans les installations, l’accueil rapide des acteurs notamment les transporteurs, la

manutention efficace des marchandises et l’espace nécessaire pour le stockage des biens et

le stationnement des moyens de transport.

Ce challenge s’applique à tous les lieux et modes de transport, qu’ils soient terrestres aux

frontières, maritimes, aériens, ferroviaires, fluviaux et lacustres.

Il convient en outre de noter qu’une modernisation des engins de manutention au niveau des

différents ports, des plans de circulation appropriés au sein de chaque installation portuaire

et aéroportuaire, une voirie adaptée aux enjeux du commerce international, un parc

automobile rénové et conforme aux exigences en matière de sécurité (twist-lock) sont autant

d’éléments indispensables qui soutiendront de façon durable les améliorations apportées par

la mise en place du Guichet Unique Intégral.

De même, la hausse du taux de pénétration de l’informatique dans les administrations

publiques ainsi qu’une informatisation des procédures d’obtention des permis et

autorisations permettraient d’accroître les bénéfices escomptés de la mise en place du

GUICE.



11. Concordance entre l’étude et les termes de référence

Le tableau suivant présente les différents points des termes de référence sur la définition du

GUICE. Il est ici indiqué les différentes parties du rapport répondant aux préoccupations

exprimées dans ces termes de référence :

Terme de référence Partie du rapport

Organisation des réunions de présentation

et discussion sur la situation existante

Phase d’ateliers participatifs

Proposition de l'organisation physique du

guichet unique, des modalités et des

moyens de sa mise en œuvre

§ 8 Définition de l’architecture du circuit

d’information

Définition de l’architecture du circuit

d'informations du guichet unique et des

actions retenues en matière de facilitation

du commerce extérieur;

Partie 1 : le Guichet Unique Intégral

Indication des relations du Guichet Unique

avec les systèmes informatiques existants

§ 7 Interfaces du GUICE

Proposition des moyens nécessaires en

équipements et en personnel

§ 9.8 Déploiement sur le territoire de RDC

Dans le cas où l'architecture du guichet

unique retenu avec les acteurs ne sera pas

conforme au système de base proposé par

l’opérateur, ce dernier est tenu de l’adapter

à l’architecture retenue

Partie 1 : le Guichet Unique Intégral



12. Conclusion

Suite à l’analyse de l’existant mené dans la phase 1, la définition du GUICE proposée

permet de répondre aux diverses préoccupations des divers acteurs en proposant à tous des

procédures simplifiées et dématérialisées qui participeront au développement et à la fluidité

du commerce extérieur.

De plus, les procédures ainsi proposées s’inscrivent dans la droite lignée des meilleures

pratiques internationalement reconnues, notamment celles du cade des normes SAFE de

l’OMD.

Nous avons pu voir que l’implémentation du Guichet Unique Intégral apportera un grand

nombre de changements propices au bon développement du climat des affaires dans les

importations et exportations du pays. Ces bénéfices comprennent :

Une modification des procédures, apportant un meilleur échange dématérialisé des

informations et une centralisation des données,

Une réduction des temps de passage et donc des coûts logistiques pour les

opérateurs,

Une plus grand transparence du système grâce à un tracking complet des flux

imports et exports,

Une sécurisation des recettes au travers d’une meilleure maîtrise et suivi de la

facturation,

La mise à disposition de statistiques fiables

Pour réussir, le projet s’appuie sur une solide méthodologie de mise en œuvre découpée en

plusieurs phases comportant à chaque fois un accompagnement et une formation intensive

des utilisateurs du GUICE. Ce déploiement sur l’ensemble du territoire de RDC garantit une

couverture globale de toutes les frontières et de tous les modes de transport.

Les différents comités et commissions qui seront mis en place concourront à la bonne

marche du projet. La gestion du changement, qui est l’un des défis et composantes les plus

essentiels du Guichet Unique Intégral, sera le moteur d’une meilleure fluidité des

marchandises en RDC.

Cette méthodologie de mise en œuvre, à la fois participative et graduelle, a d’ailleurs fait ses

preuves dans les pays où nous avons installé le Guichet Unique.

La gestion du changement, qui est l’un des défis et composantes les plus essentiels du

Guichet Unique Intégral, sera le moteur d’une meilleure fluidité des marchandises en RDC.