perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id laporan kuliah .../laporan...perpustakaan.uns.ac.id...
TRANSCRIPT
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
LAPORAN KULIAH PUSDOKINFO
PENGGUNAAN SOFTWARE SIPRUS SEBAGAI PENDEKATAN SISTEM
DALAM LAYANAN SIRKULASI DI UPT PERPUSTAKAAN
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN)
SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Disusun Untuk Memenuhi Persyaratan Guna Memperoleh Sebutan Profesi
Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang Ilmu Perpustakaan
Oleh :
Agus Setyawan
D1809002
PROGRAM STUDI DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
PERSETUJUAN
Telah disetujui oleh Dosen Pembimbing untuk dipertahankan di hadapan
Tim Penguji Tugas Akhir Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Pada hari : Senin
Tanggal : 28 Mei 2012
Dosen Pembimbing
Drs. Alexius Ibnu Muridjal, M.Si
NIP. 19510717 198303 1 001
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iii
SURAT PERNYATAAN
ORISINALITAS KARYA ILMIAH
Yang bertanda tangan di bawah ini, saya mahasiswa Program Studi
Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas
Sebelas:
Nama : Agus Setyawan
NIM : D1809002
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir:
Judul : PENGGUNAAN SOFTWARE SIPRUS SEBAGAI
PENDEKATAN SISTEM DALAM LAYANAN
SIRKULASI DI UPT PERPUSTAKAAN INSTITUT
AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN) SURAKARTA
Pembimbing : Drs. Alexius Ibnu Muridjal, M.Si
Tanggal Diuji : 06 Juni 2012
Adalah benar-benar karya saya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa
saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-
olah hasil pemikiran saya sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan
yang berlaku di Fakultas termasuk pencabutan gelar Vokasi yang telah saya
peroleh.
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan
apabila dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup
menanggung segala konsekuensinya.
Surakarta, Juni 2012
Agus Setyawan
NIM D1809031
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iv
PERNYATAAN PESETUJUAN PUBLIKASI
TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Sebagai Sivitas Akademik Universitas Sebelas Maret Surakarta, Saya yang
bertanda tangan di bawah ini :
Nama : Agus Setyawan
NIM : D1809002
Program Studi : Diploma III Perpustakaan
Fakultas : Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas
Maret Surakarta
Jenis Karya : Tugas Akhir
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan
kepada Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif
(Nonexclusive Royalty Fee Right) atas Tugas Akhir saya yang berjudul:
PENGGUNAAN SOFTWARE SIPRUS SEBAGAI PENDEKATAN SISTEM
DALAM LAYANAN SIRKULASI DI UPT PERPUSTAKAAN INSTITUT
AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN) SURAKARTA
Beserta instrument/ desain/ perangkat (jika ada). Berhak menyimpan,
mengalihkan bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data
(database), merawat serta mempublikasikan tugas akhir saya selama tetap
mencantumkan nama saya sebagai penulis (Author) dan pembimbing sebagai
co Author atau pencipta dan juga pemilik Hak Cipta.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar dan
tanpa paksaan dari pihak manapun.
Dibuat di : Surakarta
Pada Tanggal : Juni 2012
Yang Membuat Pernyataan
Agus Setyawan
D1809002
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
v
PENGESAHAN
Telah dipertahankan di hadapan Tim Penguji Tugas Akhir Program Studi
Diploma III Perpustakaan, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas
Sebelas Maret, Surakarta, dan diterima untuk memenuhi persyaratan dalam
memperoleh sebutan profesi Ahli Madya (A.Md.)
Pada hari : Rabu
Tanggal : 06 Juni 2012
Tim Penguji
Penguji I Penguji II
Sudarto, M.Si Drs. Alexius Ibnu Muridjal, M.Si
NIP. 19550202 198503 1 006 NIP. 19510717 198303 1 001
Disahkan oleh:
Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik,
Prof. Drs. Pawito, Ph. D
NIP. 19540805 198503 1 002
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vi
HALAMAN MOTTO
1. Pendidikan merupakan perlengkapan paling baik untuk hari tua.
(Aristoteles)
2. Ilmu terasa bermanfaat untuk diri sendiri, jika ilmu itu bermanfaat untuk
orang lain.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vii
HALAMAN PERSEMBAHAN
Karya ini saya persembahkan untuk :
1. Ayah dan Ibu tercinta yang menjadi
orang terhebat di hidup saya.
2. Kakak saya tersayang.
3. Teman-teman D III Perpustakaan FISIP
UNS angkatan 2009.
4. Almamater tercinta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
viii
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang senantiasa selalu
memberikan karunia dan anugerahNya, sehingga penulis dapat menyelesaikan
Tugas Akhir yang berjudul “PENGGUNAAN SOFTWARE SIPRUS SEBAGAI
PENDEKATAN SISTEM DALAM LAYANAN SIRKULASI DI UPT
PERPUSTAKAAN INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN)
SURAKARTA” sesuai batas waktu yang telah ditentukan.
Atas tersusunnya Tugas Akhir ini tidak lupa penulis mengucapkan terima
kasih kepada yang terhormat :
1. Bapak Drs Alexius Ibnu Muridjal, M.Si, selaku pembimbing dalam
penulisan Tugas Akhir ini.
2. Bapak Erland Cahyo S.Sos M.Hum, selaku Kepala UPT Perpustakaan IAIN
Surakarta yang telah memberikan ijin kepada penulis untuk melaksanakan
Kuliah Kerja Pusdokinfo di UPT Perpustakaan IAIN Surakarta.
3. Seluruh staff dan karyawan UPT Perpustakaan IAIN Surakarta yang telah
membantu dan membimbing penulis dalam melaksanakan Kuliah Kerja
Pusdokinfo di UPT Perpustakaan IAIN Surakarta.
4. Teman-teman D III Perpustakaan 2009 yang membantu memberi referensi
untuk penulisan Tugas Akhir ini.
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna. Oleh
karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi
terciptanya sebuah karya tulis selanjutnya yang lebih baik.
Semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Surakarta, Juni 2012
Penulis,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ix
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ........................................................................................ i
HALAMAN PERSETUJUAN ........................................................................ ii
PERNYATAAN ORISINALITAS KARYA ILMIAH .................................. iii
PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ........................................... iv
HALAMAN PENGESAHAN ......................................................................... v
MOTTO .......................................................................................................... vi
HALAMAN PERSEMBAHAN ...................................................................... vii
KATA PENGANTAR ..................................................................................... vii
DAFTAR ISI .................................................................................................... ix
DAFTAR TABEL ......................................................................................... xii
DAFTAR GAMBAR ...................................................................................... xiii
DAFTAR BAGAN ......................................................................................... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................... xv
BAB I. PENDAHULUAN ............................................................................. 1
1.1 Latar Belakang ........................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah ...................................................................... 4
1.3 Tujuan ........................................................................................ 4
1.4 Metodologi Pengumpulan Data .................................................. 5
1.4.1 Wawancara ...................................................................... 5
1.4.2 Observasi (Pengamatan) ................................................. 5
1.4.3 Studi Dokumentasi .......................................................... 6
1.4.4 Studi Riset Kepustakakaan .............................................. 6
BAB II. LANDASAN TEORI ......................................................................... 7
2.1 Perpustakaan .............................................................................. 7
2.1.1 Pengertian Perpustakaan ................................................ 7
2.1.2 Tugas dan Fungsi Perpustakaan ...................................... 8
2.2 Perpustakaan Perguruan Tinggi .................................................. 9
2.2.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi .................... 9
2.2.2 Fungsi dan Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi ......... 11
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
x
2.3 Layanan Sirkulasi ....................................................................... 12
2.3.1 Pengertian Layanan Sirkulasi.......................................... 12
2.3.2 Tujuan Layanan Sirkulasi ............................................... 13
2.3.3 Syarat Layanan Sirkulasi ................................................ 14
2.3.4 Jenis Tugas Layanan Sirkulasi ........................................ 14
2.3.5 Sistem Layanan Sirkulasi ................................................ 16
2.4 Software SIPRUS ...................................................................... 17
2.4.1 Keunggulan SIPRUS....................................................... 18
2.4.2 Users SIPRUS ................................................................ 19
2.4.3 Modul SIPRUS ............................................................... 19
2.4.4 Customer SIPRUS .......................................................... 20
BAB III GAMBARAN UMUM INSTITUSI .................................................. 22
3.1 Profil Perpustakaan ..................................................................... 22
3.2 Sejarah dan Dinamika ................................................................. 22
3.3 Visi, Misi, dan Tujuan ................................................................ 25
3.3.1 Visi .................................................................................. 25
3.3.2 Misi ................................................................................. 25
3.3.3 Tujuan ............................................................................. 25
3.4 Keorganisasian ............................................................................ 26
3.4.1 Struktur organisasi .......................................................... 26
3.4.2 Sumber Daya Manusia .................................................... 28
3.5 Tata Ruang Perpustakaan ............................................................ 28
3.6 Keanggotaan .............................................................................. 29
3.6.1 Mahasiswa ....................................................................... 29
3.6.2 Dosen dan Karyawan tetap IAIN Surakarta .................... 29
3.6.3 Luar Sivitas Akademika IAIN Surakarta ........................ 30
3.7 Koleksi ....................................................................................... 30
3.7.1 Koleksi tercetak .............................................................. 31
3.7.2 Koleksi digital ................................................................. 31
3.7.3 Klasifikasi ....................................................................... 31
3.7.4 Penggunaan ..................................................................... 32
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xi
3.8 Layanan ...................................................................................... 34
3.8.1 Layanan bahan pustaka ...................................................... 34
3.8.2 Layanan cybernet ............................................................ 38
3.8.3 Layanan peminjaman loker ............................................. 38
3.9 Sanksi dan Denda ........................................................................ 41
3.10 Bebas Pustaka ............................................................................. 41
3.11 Pengembangan ............................................................................ 42
3.12 Kerjasama Perpustakaan ............................................................. 42
BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN ................................................... 43
4.1 Penggunaan Software SIPRUS sebagai Pendekatan Sistem dalam
Layanan Sirkulasi di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri
(IAIN) Surakarta ......................................................................... 43
4.2 Kendala Penggunaan Software SIPRUS dalam Layanan Sirkulasi di
UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta
.................................................................................................... 54
4.3 Upaya Mengatasi Kendala Penggunaan Software SIPRUS dalam
Layanan Sirkulasi di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri
(IAIN) Surakarta ......................................................................... 57
BAB V PENUTUP ........................................................................................... 62
3.13 Simpulan ..................................................................................... 62
3.14 Saran ........................................................................................... 63
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xii
DAFTAR TABEL
Tabei 3.1 Daftar staff UPT Perpustakaan IAIN Surakarta tahun 2012 ....... 28
Tabel 3.2 Perbandingan klasifikasi umum dengan klasifikasi islam .......... 31
Tabel 3.3 Daftar koleksi UPT Perpustakaan IAIN Surakarta tahun 2011/
2012 ............................................................................................ 33
Tabel 4.1 Statistik peminjaman dan pengembalian bahan pustaka bulan Mei
dan April 2012 di UPT Perpustakaan IAIN Surakarta .............. 53
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Halaman depan OPAC ............................................................. 18
Gambar 4.1 Halaman hasil pencarian dengan kata kunci “strategi belajar” 45
Gambar 4.2 Halaman pengimputan buku ..................................................... 46
Gambar 4.3 Halaman untuk input buku ....................................................... 46
Gambar 4.4 Halaman setelah barcode buku diinput ..................................... 47
Gambar 4.5 Halaman setelah penginputan barcode anggota saat transaksi
pengembalian buku ................................................................... 48
Gambar 4.6 Halaman transaksi pengembalian yang terkena denda ............. 49
Gambar 4.7 Halaman data jenis anggota ...................................................... 50
Gambar 4.8 Halaman statistik peminjaman data pustaka............................. 51
Gambar 4.9 Halaman statistik pengembalian buku perpustakaan ................ 52
Gambar 4.10 Keterangan status buku yang sedang dipinjam ........................ 56
Gambar 4.11 Halaman pencarian buku .......................................................... 59
Gambar 4.12 Halaman spesifik data buku yang dicari ................................... 60
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiv
DAFTAR BAGAN
Bagan 2.1 Jasa Perpustakaan ....................................................................... 11
Bagan 3.1 Srtuktur Organisasi UPT Perpustakaan IAIN Surakarta Tahun
2012 ........................................................................................... 27
Bagan 3.2 Alur peminjaman buku di UPT Perpustakaan IAIN Surakarta. .. 35
Bagan 3.3 Alur pengembalian UPT Perpustakaan IAIN Surakarta ............. 36
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xv
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Surat Tugas
Lampiran 2 Surat Keterangan Penerimaan Magang
Lampiran 3 Penilaian Kuliah Kerja Media Instansi/ Mitra
Lampiran 4 Daftar Hadir Mahasiswa Magang
Lampiran 5 Laporan Periodik
Lampiran 6 Contoh Kartu Buku di UPT Perpustakaan IAIN Surakarta
Lampiran 7 Contoh Barcode Buku dan Label Buku di UPT Perpustakaan IAIN
Surakarta
Lampiran 8 Hasil Wawancara
Lampiran 9 Data Mahasiswa Kuliah Kerja Media 2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Perpustakaan sebagai salah satu sumber informasi mempunyai fungsi
yang sangat penting dalam dunia perkembangan pendidikan di Indonesia.
Sebagai lembaga profesional, perpustakaan haruslah memberi layanan yang
optimal agar kebutuhan penggunaanya dapat terpenuhi. Walaupun
perpustakaan adalah sebagai lembaga nirlaba, tetap saja harus
mengutamakan pelayanan terlebih di era global. Kebutuhan masyarakat
akan semakin kompleks dengan intensitas yang tinggi seiring perkembangan
Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK), menyebabkan kebutuhan
informasi akan semakin tinggi. Dengan kebutuhan informasi yang tinggi
akan berimbas pada kebutuhan masyarakat terhadap perpustakaan.
Memasuki era modern, perpustakaan harus cepat beradaptasi dengan
perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK). Hal itu
tercermin dengan perkembangan otomasi perpustakaan dan perpustakaan
digital. Pada tahapan otomasi perpustakaan, perpustakaan memakai produk
TIK seperti pemakaian software tertentu pada program komputer di bagian
pengolahan bahan pustaka dan layanan sirkulasi. Otomasi perpustakaan
cenderung memberi kesan pada kemudahan akses layanan di dalam gedung
perpustakaan. Sedangkan di sisi lain, perpustakaan digital lebih diarahkan
pada kesan kemudahan akses layanan ke luar perpustakaan dengan ditandai
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2
masyarakat dari luar perpustakaan dapat mengakses informasi tanpa harus
datang ke perpustakaan.
Dengan faktor itulah perpustakaan harus menyiasati kebutuhan
pengguna dengan sebaik mungkin. Perpustakaan harus memberi layanan
yang optimal dalam setiap jenis layanan yang diberikan. Salah satunya
adalah memberi layanan yang optimal pada bagian layanan sirkulasi.
Layanan sirkulasi adalah layanan yang berhadapan langsung dengan
pengguna, karena bagian ini diposisikan di garda paling depan. Bagian
sirkulasi tidak sebatas pada layanan peminjaman atau pengembalian bahan
pustaka, tetapi bagian sirkulasi ini dapat berfungsi juga untuk mengetahui
keterlambatan pengembalian dan denda, registrasi anggota, dan mengetahui
statistik perkembangan perpustakaan.
Hampir semua perpustakaan setingkat universitas sudah menerapkan
otomasi perpustakaan, terutama di bagian sirkulasi. Dengan adanya otomasi
dalam layanan sirkulasi, diharapkan layanan yang berhubungan langsung
dengan pengguna akan semakin mudah dan cepat. Tidak seperti masih
manual, di mana petugas atau pengguna harus menulis judul buku, tanggal
pinjam, tanggal kembali, dan nama peminjam untuk melakukan transaksi
bahan pustaka. Atau pembuatan statistik dengan manual yang dapat
menghabiskan waktu yang lama. Otomasi perpustakaan ditandai dengan
penggunaan software dalam program komputer, antara lain SIPUS,
SIPRUS, SIPERPUS, KOHA, UNSLA, dan sebagainya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3
Dengan otomasi perpustakaan akan mempermudah kerja petugas
sehingga sangat efektif untuk diterapkan pada masa kini. Salah satunya
adalah UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta
yang memakai software SIPRUS untuk meningkatkan layanannya, terutama
di layanan sirkulasi. Mengingat jumlah mahasiswa yang melakukan
transaksi peminjaman dan pengembalian di UPT Perpustakaan IAIN
Surakarta tiap harinya selalu ramai.
Melihat kenyataan yang diuraikan di atas, penulis tertarik untuk
memaparkan layanan sirkulasi di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam
Negeri (IAIN) Surakarta yang sudah menerapkan otomasi perpustakaan
dengan memakai software SIPRUS. Hal ini diwujudkan oleh penulis dengan
pembuatan karya ilmiah yang berupa Tugas Akhir (TA) dengan judul
“PENGGUNAAN SOFTWARE SIPRUS SEBAGAI PENDEKATAN
SISTEM DALAM LAYANAN SIRKULASI DI UPT PERPUSTAKAAN
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN) SURAKARTA”. Adapun
sumber-sumber mengenai data dan fakta dari isi TA ini didasarkan pada
masa Kuliah PUSDOKINFO yang dilakukan penulis selam dua bulan di
UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta, terhitung
sejak 13 Februari 2012 sampai 13 April 2012.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
4
1.2 Rumusan Masalah
1. Bagaimana penggunaan software SIPRUS sebagai pendekatan sistem
dalam layanan sirkulasi di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam
Negeri (IAIN) Surakarta?
2. Apa kendala penggunaan software SIPRUS dalam layanan sirkulasi di
UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta?
3. Bagaimana upaya mengatasi kendala penggunaan software SIPRUS
dalam layanan sirkulasi di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam
Negeri (IAIN) Surakarta?
1.3 Tujuan
1. Untuk mengetahui bagaimana penggunaan software SIPRUS sebagai
pendekatan sistem dalam layanan sirkulasi di UPT Perpustakaan Institut
Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta?
2. Untuk mengetahui apa kendala penggunaan software SIPRUS dalam
layanan sirkulasi di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri
(IAIN) Surakarta?
3. Untuk mengetahui bagaimana upaya mengatasi kendala penggunaan
software SIPRUS dalam layanan sirkulasi di UPT Perpustakaan Institut
Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta?
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
5
1.4 Metodologi Pengumpulan Data
Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di UPT Perpustakaan
Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta, Jl. Pandawa, Pucangan,
Kartasura, Sukoharjo, Jawa Tengah, dilaksanakan pada tanggal 13 Februari
sampai 13 April pada hari dan jam kerja, yaitu:
Senin – Kamis : 08.00 - 15.30 WIB
Jum'at : 08.00 - 11.00 WIB
Selama Praktek Kerja Lapangan (PKL ) ini, penulis mencari dan
mengumpulkan data untuk penulisan Tugas Akhir. Adapun metode
pengumpulan data yang digunakan adalah sebagai berikut:
1.4.1 Wawancara
Wawancara dilakukan dengan mengajukan pertanyaan
langsung kepada pimpinan dan staf UPT Perpustakaan Institut
Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta secara lisan yang
dilaksanakan pada tanggal 3 April 2012.
1.4.2 Observasi (Pengamatan)
Dalam penyusunan laporan ini ini penulis melakukan
pengamatan langsung yang terjadi di lapangan dan juga terlibat
langsung dalam kegiatan di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam
Negeri (IAIN) Surakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
6
1.4.3 Studi Dokumentasi
Data dikumpukan dengan cara mempelajari dokumen dan
arsip seperti Data Statistik dan Buku Panduan UPT Perpustakaan
Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta.
1.4.4 Studi Riset Kepustakakaan
Adapun sumber informasi yang penulis gunakan adalah
buku-buku yang berkaitan dengan topik Tugas Akhir ini.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
7
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Perpustakaan
2.1.1 Pengertian Perpustakaan
Menurut IFLA (dalam Muljani A. Nurhadi, 1983:3)
menegaskan, “Perpustakaan merupakan unit kerja yang
mengumpulkan, menyimpan, memelihara dan mengelola
pemanfaatan koleksi untuk para pemakainya”.
Selanjutnya, Soejono Trimo (1992:1) menyatakan,
“Perpustakaan adalah salah satu alat yang vital dalam setiap program
pendidikan, pengajaran, dan penelitian (research) bagi setiap
lembaga pendidikan dan ilmu pengetahuan”.
Dalam buku yang berjudul Petunjuk Praktis Pengelolaan
Perpustakaan Masjid dan Lembaga Islamiyah, Lasa Hs. (1994:1)
menerangkan pengertian perpustakaan sebagai berikut:
“Pengertian perpustakaan adalah kumpulan bahan informasi
yang terdiri dari bahan buku/ book materials dan bahan
nonbuku/ nonbook materials yang disusun dengan sistem
tertentu dipersiapkan untuk diambil manfaatnya/ pengertiannya,
tidak untuk dimiliki sebagian maupun keseluruhannya”.
Lebih lanjut Muljani A. Nurhadi (1983:4) menambahkan
perlu adanya lima unsur dalam pengertian perpustakaan itu, yaitu:
1. Tempat mengumpulkan, menyimpan dan memelihara bahan
pustaka;
2. Koleksi bahan pustaka itu dikelola dan diatur secara
sistematis dengan cara tertentu;
3. Untuk digunakan secara kontinu oleh pemakainya;
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
8
4. sebagai sumber informasi; dan
5. Merupakan suatu unit kerja.
2.1.2 Tugas dan Fungsi Perpustakaan
Dalam buku Perpustakaan dan Masyarakat, Sutarno NS
(2003:71-72) memberi keterangan tentang tugas perpustakaan, yaitu:
“Tugas perpustakaan artinya suatu kewajiban yang telah
ditetapkan untuk dilakukan di dalam perpustakaan.setiap
perpustakaan mempunyai tugas-tugas sebagaimana yang telah
diberikan oleh lembaga induk yang menaunginya. Pada
dasarnya sebuah perpustakaan tidak berdiri sendiri, melainkan
berada di dalam suatu ruang lingkup atau di bawah koordinasi
suatu organisasi”.
Selanjutnya tugas-tugas sebuah perpustakaan dapat
dijabarkan ke dalam fungsi-fungsi sesuai dengan ruang lingkup
kegiatan organisasi yang bersangkutan. Satu hal yang penting adalah
dalam rangka melayani dan memenuhi kebutuhan informasi
pemakai.
Sutarno NS (2003:72) menyatakan, “Fungsi atau fungsi-
fungsi perpustakaan adalah suatu tugas atau jabatan yang harus
dilakukan di dalam perpustakaan tersebut”.
Selanjutnya fungsi-fungsi sebuah perpustakaan dalam bidang
layanan dirinci sebagai berikut (Sutarno NS, 2003:58):
1. Sirkulasi (peminjaman dan pengembalian)
2. Keanggotaan
3. Referensi
4. Bimbingan dan penyuluhan kepada pemakai
5. Layanan pembaca
6. Layanan unit perpustakaan keliling (perpustakaan umum)
atau layanan ekstensi
7. Penelitian
8. Layanan lain yang mungkin dilakukan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
9
9. Pendidikan pemakai
Keberadaan tugas dan fungsi perpustakaan yang telah
dilaksanakan tersebut dimaksudkan dan diarahkan untuk melayani
masyarakat pemakai. Pada umumnya layanan perpustakaan bersifat
sosial atau nirlaba.
2.2 Perpustakaan Perguruan Tinggi
2.2.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi
Ada berbagai pendapat dari beberapa ahli mengenai
pengertian perpustakaan perguruan tinggi. Secara kasat mata,
perpustakaa perguruan tinggi adalah perpustakaan yang didirikan di
sebuah perguruan tinggi yang masyarakat pengunanya dalah
mahasiswa dan pengajar di perguruan tinggi yang bersangkutan
tersebut.
Dalam bukunya yang berjudul Periodisasi Perpustakaan
Indonesia, Sulistyo Basuki (1994:65) menerangkan pengertian
perpustakaan perguruan tinggi sebagai berikut :
“Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang
berada di bawah pengawasan dan dikelola oleh perguruan tinggi
dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai
tujuannya. Dalam pengertian ini, perguruan tinggi adalah
universitas, fakultas, jurusan, institut, sekolah tinggi dan
akademi serta berbagai badan bawahannya seperti lembaga
penelitian”.
Perpustakaan perguruan tinggi bisa dikatakan mirip dengan
perpustakaan sekolah, yang mana tujuan didirikannya perpustakaan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
10
adalah untuk membantu sivitas akademika dari sekolah/perguruan
tinggi tersebut. Namun, tetap saja antara keduanya terdapat
perbedaan yang menyebabkan ruang lingkup perpustakaan
perguruan tinggi lebih luas.
Ditinjau dari segi jasa perpustakaan maka terdapat perbedaan
mencolok antara perpustakaan perguruan tinggi dengan perpustakaan
sekolah. Dalam buku yang berjudul Pengantar Ilmu Perpustakaan,
Sulistyo Basuki (1993:51) mengemukakan perbedaan perpustakaan
sekolah dengan perpustakaan perguruan tinggi, yaitu :
“Kalau pada perpustakaan sekolah, pustakawan merupakan
jembatan antara guru dengan murid, maka pada perpustakaan
perguruan tinggi terdapat bentuk yang berlainan karena
mahasiswa sudah dianggap mandiri dalam hal bacaan,
penelusuran informasi, maupun kegiatan membaca lainnya”.
Sulistyo Basuki (1993:52) menyimpulkan dari apa yang
dijelaskan mengenai perbedaan perpustakaan sekolah dengan
perpustakaan perguruan tinggi tersebut, yaitu bahwa pada
perpustakaan perguruan tinggi terdapat ciri khas yaitu adanya
hubungan segitiga antara pustakawan, mahasiswa maupun pengajar.
Hal ini tidak terdapat pada perpustakaan lain. Hubungan segitiga ini
menunjukkan bahwa mahasiswa maupun pengajar berhubungan
langsung dengan pustakawan dalam hal mencari informasi dan
penelusuran informasi. Karena sifat hubungan langsung ini maka
pustakawan perguruan tinggi haruslah orang yang ahli dalam sebuah
subjek ditambah pendidikan kepustakawanan yang sesuai dengan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
11
standar profesi perpustakaan. Pada perpustakaan sekolah,
pustakawan merupakan jembatan antara guru dengan murid karena
pustakawan dapat bertindak selaku guru dalam pemilihan bahan
bacaan dan penelusuran informasi. Karena sifat sebagai perantara
ini, maka sifat ketergantungan murid pada pustakawan lebih
menonjol.
Bagan 2.1
Jasa Perpustakaan
Pada Perpustakaan Sekolah
Guru Pustakawan Murid
Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi
Pengajar Pustakawan
Mahasiswa
2.2.2 Fungsi dan Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan perguruan tinggi didirikan tentunya dengan
memiliki fungsi utama, yaitu mendukung akademik di perguruan
tinggi yang bersangkutan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
12
Sulistyo Basuki (1994:67) menyatakan untuk dapat
memenuhi fungsinya, perpustakaan perguruan tinggi mempuyai
tugas yaitu :
1. Melaksanakan pemilihan bahan pustaka yang sesuai dengan
kebutuhan para pemakai perpustakaan yaitu mahasisa atau
pengajar serta pihak lain yang membutuhkan informasi.
2. Mengolah bahan pustaka yang tersedia sehingga dengan
mudah dapat dipergunakan oleh pemakai.
3. Menyelenggarakan peminjaman bahan pustaka dengan cara
yang efisien.
4. Membantu para pemakai perpustakaan untuk mendapatkan
dan memakai bahan pustaka yang diperlukan dalam bentuk
program bimbingan penggunaan perpustakaan yang bersifat
resmi/kurikuler maupun secara perorangan.
5. Menyelenggarakan kerjasama antarperpustakaan dengan
memanfaatkan jaringan informasi yang ada dalam rangka
meluaskan cakupan koleksi dan pelayanan informasi masing-
masing perpustakaan.
2.3 Layanan Sirkulasi
2.3.1 Pengertian Layanan Sirkulasi
Dalam ilmu perpustakaan, sirkulasi sering dikenal dengan
peminjaman. Namun demikian pengertian pelayanan sirkulasi
sebenarnya adalah mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan
yang berkaitan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk pengguna
perpustakaan.
Dalam bukunya yang berjudul Jenis-jenis Pelayanan
Informasi Perpustakaan, Lasa Hs. (1995:1) menerangkan pengertian
layanan sirkulasi sebagai berikut :
“Layanan sirkulasi merupakan suatu kegiatan, pekerjaan
perpustakaan yang berkaitan dengan peminjaman maupun
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
13
pengembalian. Kegiatan ini antara lain meliputi; syarat
keanggotaan, peraturan, prosedur, prosedur peminjaman dan
pengembalian, jam buka, sistem peminjaman, sistem pencatatan
maupun statistik pengunjung.”
Bagian ini merupakan kelanjutan dari bagian pengolahan ini
telah banyak dikenal oleh masyarakat pemakai dan pada umumnya
mereka mengenal jasa ini dari suatu perpustakaan.
2.3.2 Tujuan Layanan Sirkulasi
Lasa Hs. (1995:2) menyatakan jenis pelayanan yang dekat
dengan pengunjung ini merupakan bagian penting suatu
perpustakaan dengan tujuan:
1. Supaya mereka mampu memanfaatkan koleksi tersebut
semaksimal mungkin.
2. Mudah diketahui siapa yang meminjam koleksi tertentu, di mana
alamatnya serta kapan koleksi itu harus kembali. Dengan
demikian apabila koleksi itu diperlukan peminat lain, agar
segera diketahui alamat peminjaman dan dinantikan pada waktu
pengembalian.
3. Terjadinya pengembalian pinjaman dalam waktu yang jelas.
Dengan demikian keamana bahan pustaka akan terjaga.
4. Diperoleh data kegitan perpustakaan terutama yang berkaitan
dengan pemanfaatan koleksi.
5. Apabila terjadi pelanggaran akan segera diketahui.
( kata kegitan pada poin “4” seharusnya kegiatan)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
14
2.3.3 Syarat Layanan Sirkulasi
Lasa Hs. (1995:2) menyatakan syarat-syarat dalam sirkulasi
antara lain:
1. Pencatatan kegiatan itu dilakukan secara teratur. Sebab
keteraturan ini sangat membantu kelancaran tugas-tugas
kepustakawanan.
2. Prosedur yang dianut sederhana, mudah diikuti dan tidak banyak
menimbulkan masalah.
3. Pekerjaan-pekerjaan itu dapat dilakukan dengan cepat dan
mudah. Sebab peminjam akan lebih senang apabila dapat segera
dilayani dalam waktu yang singkat.
4. Keamanan koleksi dapat dijaga dengan baik. Sebab buku dan
bahan pustaka lain berisi hasil pemikiran manusia yang harus
dijaga kelestarian dan keamanannya.
2.3.4 Jenis Tugas Layanan Sirkulasi
Lasa Hs. (1995:3-4) menyatakan dalam sirkulasi ini terdapat
sujumlah tugas yang saling terkait antar satu dengan yang lain.
Tugas-tugas itu antara lain:
1. Peminjaman
Peminjaman koleksi ada yang boleh dibawa pulang dan ada
sejumlah koleksi yang hanya boleh dibaca di tempat.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
15
2. Pengembalian
Pada perpustakaan kecil, bagian pengembalian sering dijadikan
satu dengan bagian peminjaman. Akan tetapi, bagi
perpustakaann yang besar ini dapat berdiri sendiri. Petugas di
bagian ini harus tegas dan teliti. Sebab sering terjadi
pelanggaran, misalnya: keterlambatan dalam pengembalian,
penyobekan halaman, terdapat coretan, dan pemalsuan tanggal
kembali.
3. Penagihan
Jika terjadi keterlambatan pengembalian yang melebihi batas
kewajaran perlu diadakan penagihan. Penagihan dapat dilakukan
dengan surat maupun lisan. Sering terjadi pada kelompok
masyarakat tertentu terdapat kecenderungan untuk memonopoli
pemanfaatan koleksi.
4. Sanksi
Sanksi yang diberikan kepada pelanggar hendaknya bersifat
mendidik agar mereka menyadari bahwa bahan pustaka iti juga
diperlukan orang lain. Berat ringannya sanksi tergantung pada
jenis pelanggarannya. Oleh karena itu sanksi dapat berupa
denfa, peringatan peenggantian sanksi administrasi.
5. Bebas Pinjam
Untuk menjaga keutuhan koleksi secara keseluruhan, maka
untuk setiap anggota yang habis masa keanggotannya atau untuk
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
16
keperluan lain, diperlukan keterangan bebas pinjam. Kegunaan
bebas pinjam ini untuk mengecek apakah pinjaman telah
kembali semua atau belum.
6. Statistik
Dengan adanya statistik yang baik dapat diketahui
perkembangan perpustakaan. Statistik ini dapat dibuat untuk
mengetahui sejumlah pengunjung, peminjam, buku yang dibaca
di tempat pada waktu tertentu (hari, bulan, tahun).
2.3.5 Sistem Layanan Sirkulasi
Lasa Hs. (1995:5-6) menyatakan agar pengguna jasa
perpustakaan dapat memanfatkan koleksi perpustakaan dengan baik,
maka diperlukan sistem sirkulasi yang jelas. Dengan adanya sistem
ini pengguna akan mengetahui peraturan dan tata tertib yang berlaku.
Pustakawan dan pengguna akan menegetahui hak dan kewajiban
masing-masing.
Sistem sirkulasi yang dikenal ada dua (2), yakni sistem
pinjam tertutup/ closed access dan sistem pinjam terbuka/ open
access.
1. Sistem pinjam tertutup/ Closed Access
Suatu cara peminjaman yang tidak dapat memungkinkan
pengguna untuk memilih dan mengambil sendiri koleksi
perpustakaan. Koleksi yang ingin dipinjam dapat dipilih melalui
daftar/ katalog yang tersedia. Koleksinya akan diambilkan oleh
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
17
petugas. Dalam sistem ini peran katalog sangat penting. Di
samping itu petugas harus tanggap atas koleksi yang diinginkan
pengguna. Mereka hanya sering menyebutkan subjek atau
perorangan saja. Bahkan tidak jarang mereka hanya
menyebutkan warna adan ukuran buku tanpa menegetahui judul
maupun pengarangnya.
2. Sistem pinjam terbuka/ Open Access
Suatu cara pinjam yang memungkinkan pengguna untuk masuk
ke ruang koleksi untuk memilih, mengambil sendiri koleksi
yang sesuai. Untuk itu mereka harus mengenal sistem
pengelompokan buku yang dianut oleh perpustakaan itu. Tanpa
mengerti sistem ini mereka akan berputar-putar mengelilingi
rak-rak buku hanya untuk menemukan satu judul misalnya.
2.4 Software SIPRUS
SIPRUS adalah Sistem Informasi Perpustakaan yang dirancang dan
dibangun dengan arsitektur khusus, bertujuan untuk menyelesaikan
pekerjaan operasional di UPT (Perpustakaan). SIPRUS dikembangkan oleh
PT. Prima Cipta Informatika (PCI) yang beralamat di Jl. Wulung No.6,
Papringan, Yogyakarta.
SIPRUS digunakan dalam pengolahan data bibliografi, penelusuran
sampai proses melayankan koleksi, dengan tujuan meningkatkan efektivitas
dan efisiensi kerja. SIPRUS difungsikan dengan memakai jaringan internet
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
18
dan hanya bisa diakses di dalam gedung perpustakaan karena berbasis
localhost. Alamatnya adalah http:// 172.16.1.251/ untuk di UPT
Perpustakaan IAIN Surakarta, biasanya fitur yang digunakan adalah Internet
Explorer karena dianggap SIPRUS lebih cocok diakses di internet explorer
daripada Mozilla Firefox atau Google Chrome.
Gambar 2.1
Halaman depan SIPRUS
2.4.1 Keunggulan SIPRUS
Keunggulan SIPRUS dibandingkan dengan software yang
lain adalah sebagai berikut:
1. Informasi tersaji dengan cepat, tepat dan akurat.
2. Menggunakan standar perpustakaan nasional
3. Barcode system.
4. Berbasis Client-Server.
5. Web base application.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
19
6. Multiplatform (Linux, Windows)
7. User Friendly.
8. Logging Activity.
9. Mengikuti perkembangan Teknologi dan kebijakan
Perpustakaan.
2.4.2 Users SIPRUS
Users SIPRUS antara lain:
1. Administrator
Adalah orang yang memiliki wewenang dan tanggung jawab
tertinggi dalam pengelolaan SIPRUS.
2. Operator
Adalah orang yang bertugas dalam operasional kerja
Perpustakaan dan terdiri dari operator pengadaan, pengolahan,
sirkulasi dan pemeliharaan.
3. Umum
Meliputi anggota perpustakaan, baik anggota khusus (dosen/
guru/ karyawan) maupun umum mahasiswa/ siswa) dan para
pengunjung perpustakaan, baik yang berstatus anggota ataupun
tamu.
2.4.3 Modul SIPRUS
Modul SIPRUS antara lain:
1. Administrator
2. Inventaris/ Pengolahan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
20
3. Keanggotaan
4. Sirkulasi
5. Pelaporan
6. Statistik
7. On-line Public Access Catalog (OPAC)
8. Absensi Pengunjung
2.4.4 Customer SIPRUS
Customer SIPRUS antara lain:
1. Magister Management Universitas Indonesia (MM-UI), Jakarta
2. Fakultas Ekonomi Universitas TRISAKTI, Jakarta
3. Universitas Islam Negeri-Sunan Kalijaga (UIN-SUKA),
Yogyakarta
4. Universitas Pembangunan Nasional (UPN) Veteran, Yogyakarta
5. Universitas Jenderal Soedirman (UNSOED), Purwokerto
6. Universitas Malikussaleh, Nangroe Aceh Darussalam
7. Universitas Muhammadiyah Magelang (UMM), Magelang
8. Universitas Cokroaminoto, Yogyakarta
9. PT. International Nickle Indonesia Tbk (PT. INCO), Sulawesi
Selatan
10. IKIP PGRI Semarang
11. IST Akprind, Yogyakarta
12. STIE - AMA Salatiga
13. Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN) Jember
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
21
14. Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN) Surakarta
15. Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN) Salatiga
16. Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN) Kudus
17. Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN) Purwokerto
18. Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN) Pekalongan
19. Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI) As-Salam, Surakarta
20. Madrasah Muállimin Muhammadiyah Yogyakarta
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
22
BAB III
GAMBARAN UMUM INSTITUSI
3.1 Profil Perpustakaan
- Nama Instansi : UPT Perpustakaan Institut Agama Islam
Negeri Surakarta
- Alamat : Jalan Pandawa, Pucangan, Kartasura,
Sukoharjo, Jawa Tengah
- Telepon : (0271) 781516
- Fax : (0271) 782774
- E-mail : [email protected]
- Website : http://garden.iain-surakarta.ac.id
- Jenis Industri/ Jasa : perpustakaan
- Nama Pimpinan : Erland Cahyo Saputro, S.Sos., M.Hum
- Jumlah Staff : sembilan (9) staff
3.2 Sejarah dan Dinamika
Sejarah UPT Perpustakaan STAIN Surakarta tidak terlepas dari
sejarah lahirnya STAIN Surakarta. Awal mula berdirinya STAIN Surakarta
adalah dibukanya IAIN Walisongo kelas jauh yang berada di Surakarta.
Fakultas kelas jauh yang dibuka di Surakarta merupakan relokasi dari
fakultas Syariah di Pekalongan dan fakultas Ushuluddin di Kudus.
Pada tahun 1992 IAIN Walisongo di Surakarta diresmikan oleh
menteri Agama Dr. Munawir Sadzali, MA., dengan nama IAIN Walisongo
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
23
di Surakarta yang memiliki dua fakultas yaitu fakultas Syariah dan
Ushuluddin dengan rektor Drs. H. Ahmad Lujito (rektor IAIN Semarang
pada saat itu). Keberadaan 2 fakultas tersebut, kemudian memiliki dan
membuka perpustakaan fakultas yakni perpustakaan fakultas Syariah dan
perpustakaan fakultas Ushuluddin. Sejak itulah perpustakaan fakultas
Syariah dan perpustakaan fakultas Ushuluddin berdiri yang akan menjadi
cikal bakal berdirinya Perpustakaan STAIN Surakarta.
Koleksi yang ada pada saat itu berasal dari koleksi Perpustakaan
IAIN Walisongo Semarang dengan stempel. Perpustakaan IAIN Walisongo
Semarang. Untuk selanjutnya, pengadaan koleksi baru yang dibeli melalui
fakultas masing-masing, diberi tanda stempel perpustakaan fakultas Syariah
dan stempel perpustakaan fakultas Ushuluddin IAIN Walisongo Surakarta,
begitu seterusnya berjalan sampai pada tahun 1997.
Di tahun 1997 ini, terjadi perubahan besar untuk seluruh wilayah di
Indonesia, bahwa fakultas-fakultas yang berada di daerah berubah menjadi
STAIN, berdiri sendiri lepas dari induknya. Demikian juga fakultas Syariah
dan fakultas Ushuuddin yang berada di Surakarta melepaskan diri dari
induknya (IAIN Walisongo Semarang) dan berdiri sendiri dengan nama
STAIN Surakarta berdasarkan Kepres No. 11 tahun 1997. Sejak
itulah perpustakaan fakultas Syariah dan perpustakaan fakultas Ushuluddin
digabung dengan nama UPT Perpustakaan STAIN Surakarta.
Pada awal berdirinya masih menggunakan sistem manual, sejalan
dengan berkembangnya jaman maka Perpustakaan STAIN Surakarta dalam
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
24
pengelolaannya mengarah pada sistem komputerisasi. Automasi
Perpustakaan dimulai dengan dengan menggunakan program CDS-ISIS,
selanjutnya pada tahun 2000 dikembangkan dengan program WINISIS.
Seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang semakin
pesat, tuntutan kebutuhan informasi dari pemustaka (pemakai perpustakaan)
dan tanggung jawab atas fungsi dan peran perpustakaan yang menjadi
bagian infrastruktur yang sangat vital di STAIN Surakarta, maka pada
tahun 2004/2005 perpustakaan menerapkan Sistem Informasi
Perpustakaan Berbasis Web (SIPRUS) dengan harapan dapat menyajikan
data yang cepat, akurat dan tepat. Sistem SIPRUS ini mempunyai
fleksibilitas dan integrasi data yang tinggi, fleksibel karena aplikasi ini dapat
dijalankan dalam dua plafform yaitu linux dan windows. Disamping itu
SIPRUS telah dipersiapkan untuk diakses pada jaringan public (internet).
Pengembangan perpustakaan yang terbaru adalah program perpustakaan
digital yaitu Library Garden (2009). Sehingga sistem yang digunakan untuk
sekarang ( 2009/2010) adalah perpaduan SIPRUS dan Library Garden.
Berdasarkan Peraturan Presiden RI Nomor 1/2011 tanggal 3 Januari
2011 tentang Perubahan status dari Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri
(STAIN) Surakarta menjadi Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta
dan peresmian perubahan status dari Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri
(STAIN) Surakarta menjadi Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta
dilaksanakan pada hari Kamis tanggal 28 Juli 2011 di Graha IAIN Surakarta
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
25
oleh Menteri Agama RI Drs. Suryadharma Ali, M.Si. Maka nama
perpustakaan berubah menjadi UPT Perpustakaan IAIN Surakarta.
3.3 Visi, Misi, dan Tujuan
3.3.1 Visi
Mewujudkan UPT Perpustakaan IAIN Surakarta sebagai
Pusat Sumber Informasi Ilmu Pengetahuan dan Budaya Islam
3.3.2 Misi
1. Menunjang pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi, meliputi
bidang Pendidikan dan Pengajaran, Penelitian dan Pengabdian
pada masyarakat serta menunjang kegiatan belajar mengajar di
lingkungan IAIN Surakarta.
2. Memberikan layanan informasi kepada pemustaka dengan
menerapkan sistem informasi perpustakaan yang berbasis
komputer dan mengikuti perkembangan teknologi informasi.
3.3.3 Tujuan
Mendukung, memperlancar, serta mempertinggi kualitas
pelaksanaan proses belajar mengajar, penelitian dan pengabdian
pada masyarakat dengan cara menghimpun, mengolah dan
menyebarkan informasi kepada seluruh sivitas akademika IAIN
Surakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
26
3.4 Keorganisasian
3.4.1 Struktur organisasi
UPT Perpustakaan IAIN Surakarta berada di bawah dan
tanggung jawab langsung kepada Rektor IAIN Surakarta, serta
pembinanya dilakukan oleh Pembantu Rektor I Bidang Akademik.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
27
Bagan 3.1
Srtuktur Organisasi UPT Perpustakaan IAIN
Surakarta Tahun 2012
Sumber: PMA RI Nomor 19 Tahun 2011 Tentang Ortaker IAIN Surakarta.
Kepala
Perpustakaan
Bidang
Administrasi
Bidang Pengadaan
dan
Pengembangan
Koleksi
Bidang
Pengolahan
Bahan Pustaka
Bidang Layanan
Sirkulasi
Pembantu Rektor I Bidang Akademik
Rektor IAIN
Surakarta
Bidang
Pemeliharaan dan
Perbaikan Buku
Bidang Layanan
Koleksi
Referensi dan
Tandon
Bidang Teknologi
Informasi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
28
3.4.2 Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia di UPT Perpustakaan IAIN Surakarta
saat ini memiliki sembilan (9) orang.
Tabel 3.1
Daftar staff UPT Perpustakaan IAIN Surakarta tahun 2012
No. Nama Jabatan Pendidikan
1. Erland Cahyo Saputro, S.Sos,
M.Hum
Kepala
Perpustakaan
Pustakawan Muda
S2 Ilmu
Perpustakaan
2. Syihabumilla, S.Ag.,S.S.,
M.Hum
Pustakawan Muda S2 Ilmu
Perpustakaan
3. Khoirul Maslahah, SIP Pustakawan
Pertama
S1 Ilmu
Perpustakaan
4. Triningsih, SIP Pustakawan
Pertama
S1 Ilmu
Perpustakaan
5. Nushorul Hasanah R. A,Md.,
S.Pd.
Pustakawan
Pelaksana Lanjutan
D3 Ilmu
Perpustakaan
6. Sri Harjono PNS (Adm) SMA
7. Waluyo, Lc.MA PNS (Dosen) S2 Ekonomi
Islam
8. Dewi Nuria Khodijah, A.Md PNS (Adm) D3 Ilmu
Perpustakaan
9. M. Zaki Mubarok, A.Md HR D3 Ilmu
Perpustakaan
Sumber : Arsip UPT Perpustakaan IAIN Surakarta tahun 2012
3.5 Tata Ruang Perpustakaan
UPT Perpustakaan IAIN Surakarta menempati bangunan berlantai
dua, dengan luas 750 m2
dengan pembagian ruang sebagai berikut :
Lantai 1 : ruang sirkulasi (peminjaman dan pengembalia buku), ruang
baca, ruang koleksi, ruang tempat katalog online, loker,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
29
toilet, ruang cybernet, ruang Javacorner dan ruang kepala
perpustakaan
Lantai 2 : ruang referensi, ruang pengolahan, ruang tandon, dan
mushola.
3.6 Keanggotaan
Anggota UPT Perpustakaan IAIN Surakarta adalah sivitas
akademika IAIN Surakarta yang telah memenuhi persyaratan keanggotaan.
3.6.1 Mahasiswa
1. Mengisi formulir permohonan menjadi anggota.
2. Menyerahkan pas foto terakhir ukuran 2x3 sebanyak tiga
lembar.
3. Membayar biaya administrasi sebesar Rp 25.000,00.
4. Mengikuti Program Pendidikan Pemakai UPT Perpustakaan
IAIN Surakarta bagi mahasiswa baru.
5. Masa berlaku keanggotaan selama satu tahun dan sesudahnya
dapat dilakukan herregristrasi.
3.6.2 Dosen dan Karyawan tetap IAIN Surakarta
1. Mengisi formulir permohonan menjadi anggota.
2. Menyerahkan pas foto terakhir ukuran 2x3 sebanyak tiga
lembar.
3. Membayar biaya administrasi sebesar Rp 25.000,00.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
30
4. Mengikuti Program Pendidikan Pemakai UPT Perpustakaan
IAIN Surakarta bagi mahasiswa baru.
5. Masa berlaku keanggotaan selama satu tahun dan sesudahnya
dapat dilakukan herregristrasi.
3.6.3 Luar Sivitas Akademika IAIN Surakarta
Pemustaka dari luar sivitas akademika IAIN Surakarta dapat
memanfaatkan koleksi UPT Perpustakaan IAIN Surakarta dengan
ketentuan:
1. Mengisi daftar buku tamu.
2. Melakukantransaksi administrasi sebagai persyaratan masuk
UPT Perpustakaan IAIN Surakarta, kontrak administrasi berupa:
a. Membayar biaya administrasi sebesar Rp 2.000,00 dan
mendapatkan kartu tanda masuk yang berlaku pada saat hari
kunjungan.
b. Atau membayar biaya administrasi sebesar Rp 20.000,00 dan
mendapatkan kartu baca yang berlaku tiga bulan sejak
kontrak administrasi dilakukan.
c. Pemanfaatan koleksi berupa layanan baca di tempat atau
fotokopi.
3.7 Koleksi
Ada dua macam koleksi yang dimiliki UPT Perpustakaan IAIN
Surakarta, yaitu:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
31
3.7.1 Koleksi tercetak
Koleksi ini berupa buku yang terdapat di rak-rak yang
penyusunannya dengan sisitem pengelompokan tertentu.
3.7.2 Koleksi digital
Koleksi digital ini adalah koleksi peneliian mahasiswa
(skripsi dan tesis) juga karya ilmiah dosen yang dapat dipublis lewat
internet dan dapat didownload dengan syarat tertentu.
Sedangkan untuk pengelompokan ada dua cara yaitu,
berdasarkan klasifikasi dan berdasrkan penggunaan.
3.7.3 Klasifikasi
Berdasarkan klasifikasinya, koleksi UPT Perpustakaan IAIN
Surakarta dibedakan menjadi dua, yaitu:
1. Koleksi umum yang menggunakan klasifikasi DDC (Dewey
Decimal Classification).
2. Klasifikasi Islam yang menggunakan sistem DDC versi Islam.
Tabel 3.2
Perbandingan klasifikasi umum dengan klasifikasi islam
Klasifikasi Umum Klasifikasi Islam
000 KARYA UMUM
100 FILSAFAT
200 AGAMA
300 ILMU-ILMU SOSIAL
400 BAHASA
500 ILMU-ILMU MURNI
600 ILMU TERAPAN
700 KESENIAN DAN OLAHRAGA
800 KESUSASTRAAN
900 SEJARAH DAN GEOGRAFI
2X0 ISLAM (UMUM)
2X1 AL QUR’AN
2X2 HADITS
2X3 ILMU KALAM
2X4 FIQIH
2X5 AKHLAK DAN TASAWUF
2X6 SOSIAL DAN BUDAYA ISLAM
2X7 FILSAFAT ISLAM
2X8 ALIRAN DAN SEKTE
2X9 TARIKH DAN BIOGRAFI
Sumber: Buku Panduan Perpustakaan IAIN Surakarta 2011/2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
32
3.7.4 Penggunaan
Berdasarkan penggunaanya, koleksi UPT Perpustakaan IAIN
Surakarta dibedakan menjadi enam, yaitu:
1. Koleksi Sirkulasi
Koleksi sirkulasi adalah adalah koleksi yang dapat dipinjam
oleh anggota dengan menggunakan Kartu Anggota Perpustakaan
dalam jangka waktu tujuh hari, kcuali untuk koleksi berbahasa
Iinggris. Koleksi berbahasa Inggris bisa dibaca ditempat atau
difotokopi. Kode koleksi ini adalah “SR” (untuk buku yang
berbahasa Indonesia dan Inggris) dan “AS” (untuk buku yang
berbahasa Arab).
2. Koleksi Referensi
Koleksi referensi adalah koleksi-koleksi yang hanya dapat
dibaca ditempat atau difotokopi. Jenis koleksi ini seperti kamus,
ensiklopedi, direktori, atlas, dan lain-lain. Kode koleksi ini
adalah “RF” (untuk buku yang berbahasa Indonesia dan Inggris)
dan “R” (untuk buku yang berbahasa Arab).
3. Koleksi Serial
Koleksi serial adalah koleksi-koleksi berseri/ berkala yang
dilanggan seperti surat kabar, majalah, jurnal, makalh dan hasil
penelitian. Koleksi ini hanya dapat dibaca ditempat atau
difotokopi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
33
4. Koleksi Tandon
Koleksi tandon adalah semua koleksi copy 1(C.1) yang dimiliki
oleh UPT Perpustakaan IAIN Surakarta. Koleksi ini juga
dilayankan untuk difotokopikan petugas.
5. Koleksi Skripsi
Koleksi skripsi merupakan koleksi yang merupakan hasil karya
mahasiswa yang berupa hasil penelitian yang telah dilakukan
guna memperoleh gelar sarjana. Kode koleksi ini adalah “SK”.
6. Makalah dan Laporan Penelitian
Makalah adalah koleksi yang berupa hasil karya dari dosen.
Sedangkan laporan penelitian adalah hasil penelitian dosen yang
didokumentasikan di perpustakaan.
Tabel 3.3
Daftar koleksi UPT Perpustakaan IAIN Surakarta
tahun 2011/2012
No. Jenis Koleksi Judul Eksemplar
1. Buku Teks dan Kitab 10.022 36.212
2. Buku Refernsi 292 1.523
3. Skripsi dan Tesis 3.810 3.810
4. Jurnal 173 516
5. Majalah 4 48
6. Laporan Penelitian Dosen 571 571
7. Surat Kabar 3 -
8. E-Books/ CD Room 77 77
9 Koleksi Digital 1.411 1.411
Jumlah 16.362 44.156
Sumber : Arsip UPT perpustakaan IAIN Surakarta tahun 2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
34
3.8 Layanan
Layanan yang dibeikan UPT Perpustakaan IAIN Surakarta terhadap
pemustakanya di antaranya:
1. Layanan bahan pustaka
Layanan bahan pustaka adalah layanan yang diberikan
kepada pemustaka dalam bentuk penelusuran, peminjaman, dan
pengembalian koleksi. Dalam layanan bahan pustaka ini UPT
Perpustakaan IAIN Surakarta menggunakan sistem terbuka (open
acces), yaitu pemustaka dapat memilih, membaca, dan mengambil
buku yang dikehendaki.
1. Peminjaman
Pemustaka yang telah menjadi anggota dapat meminjam bahan
pustaka dengan ketentuan yang sudah ditetapkan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
35
Bagan 3.2
Alur peminjaman buku di UPT Perpustakaan IAIN Surakarta
Sumber: Buku Panduan Perpustakaan IAIN Surakarta 2011/2012
2. Pengembalian
Bahan pustaka yang dipinjam oleh pemustaka setelah batas
waktu tertentu wajib dikembalikan sesuai aturan yang telah
ditetapkan.
Periksa
katalog
perpustakaan
Periksa
buku/
browsing
Input ke
dalam
siprus
Ambil
slip
pinjam
Hubungi
petugas
Koleksi
tandon
Cap tanggal
kembali
Serahkan
kartu anggota
perpustakaan
Bawa ke
meja
sirkulasi
selesai
selesa
i Jumlah 1 Ada?
Ada?
mulai
Hanya
untuk di
copy selesai
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
36
Bagan 3.3
Alur pengembalian UPT Perpustakaan IAIN Surakarta
Ya
Tidak
Tidak
Ya
Sumber: Buku Panduan Perpustakaan IAIN Surakarta 2011/2012
3. Pemesanan bahan pustaka
UPT Perpustakaan IAIN Surakarta menyediakan layanan
pemesanan bahan pustaka yang dapt dilakukan dengan cara:
mulai
Buku
dikembalikan
Kembalikan
kartu
anggota
sanksi
Perpanjangan
dalam siprus
Cap tanggal
kembali yang
baru
Terlambat?
Perpanjangan? selesa
i
selesai
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
37
1.8 Pemesanan apabila pemustaka datang langsung ke
perpustakaan
1) Pemustaka mengisi slip pemesanan buku yang
dikehendaki.
2) Membayar biaya administrasi sebesar Rp 1.000,00/
pesanan.
3) Pesanan buku dicarikan petugas dan jika sudah tersedia,
langsung konfirmasi ke nomor pemesan buku dan buku
bisa langsung dipinjam.
1.9 Pemesanan bahan pustaka lewat SMS
a. Pemustaka memesan buku lewat SMS dengan format
pengetikan yang telah ditentukan dan dikirim ke nomor
085740929805.
Format pengetikan:
Pesanan_judul buku_pengarang_nama pemesan _ NIM
_ tanggal akan meminjam
b. Petugas sirkulasi mencarikan buku yang telah dipesan.
Jika sudah tersedia, langsung konfirmasi ke pemesannya.
c. Pemustaka datang langsung ke UPT Perpustakaan IAIN
Surakarta.
d. Pemustaka membayar administrasi Rp 1.000,00/ pesanan
dan buku bisa langsung dipinjam.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
38
Sistem peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan
menggunakan Kartu Tanda Anggota UPT Perpustakaan IAIN
Surakarta. Dalam memperlancar layanan kepada pemustaka
UPT Perpustakaan IAIN Surakarta menggunakan software
khusus, yaitu SIPRUS yang terkoneksi dengan jaringan internet.
4. Jam buka layanan
Berdasarkan pada Keputusan Rektor IAIN Surakarta Nomor
310/2011 Tentang Perubahan Penetapan Waktu (Jam Kerja)
dalam 5 (lima) Hari Kerja di Lingkungan IAIN Surakarta maka,
jam buka layanan perpustakaan mulai 1 Desember 2011 adalah
sebagai berikut :
Senin – Kamis : 08.00 - 15.30 WIB
Jum'at : 08.00 - 11.00 WIB
5. Jangka waktu dan jumlah peminjaman
a. Koleksi Sirkulasi
a. Koleksi yang dapat dipinjam adalah semua kode yang
berkode “SR” dan ”AS”
b. Jumlah koleksi yang dipinjam
- 2 judul, 2 eksemplar bagi mahasiswa non skripsi
- 5 judul, 5 eksemplar bagi mahasiswa skripsi
- 10 judul, 10 eksemplar bagi mahasiswa munaqasyah
- 5 judul, 5 eksemplar bagi mahasiswa seminar
- 5 judul, 5 eksemplar bagi dosen dan karyawan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
39
c. Masa peminjaman
- 7 hari dari tanggal peminjaman dan dapat
diperpanjang 1 kali bagi mahasiswa
- 4 minggu dari tanggal peminjaman dan tidak dapat
diperpanjang bagi dosen dan karyawan tetap
- 1 hari bagi mahasiswa munaqayah dan seminar
b. Koleksi Referensi
a. Pemustaka diwajibkan mengisi daftar hadir yang telah
disediakan.
b. Menyerahkan kartu identitas berupa KTM atau Kartu
Anggota yang masih berlaku bagi mahasiswa IAIN
Surakarta dan KTP/SIM serta tanda transaksi
administrasi bagi pemustaka dari luar IAIN Surakarta.
c. Koleksi referensi hanya bisa dibaca ditempat atau
difotokopi.
d. Skripsi boleh difotokopi mulai halaman judul sampai
Bab I.
e. Layanan fotokopi akan dilakukanoleh petugas dengan
cara:
- Pemustaka mengambil sendiri koleksi yang akan
difotokopi kemudian mengisi slip yang disediakan.
- Hasil fotokopi dapat diambil satu hari dari waktu
penyerahan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
40
- Layanan fotokopi dikenakan biaya Rp 300,00/
lembar untuk kleksi referensi dan Rp 500,00/ lembar
untuk koleksi skripsi.
c. Koleksi Tandon
Koleksi tandon dapat dapat dimanfaatkan dengan ketentuan:
1) Apabila jumlah koleksi sirkulasi hanya satu eksemplar.
2) Koleksi tandon hanya dapat difotokopi dengan
bikenakan biaya Rp 300,00/ lembar.
3) Pemanfaatan koleksi tandon harus dengan izin petugas.
2. Layanan cybernet
Layanan cybernet adalah layanan pemakaian internet yang
dipergunakan bebas kepada pemustaka yang telah menjadi anggota
perpustakaan. Jam layanan buka cybernet yaitu hari Senin sampai
Kamis pukul 08.00 – 13.00 dengan biaya pemakaian Rp 1.000,00/
jam.
3. Layanan peminjaman loker
Layanan peminjaman loker adalah layanan peminjaman
tempat penyimpanan barang yang dimiliki pemustaka karena barang-
barang tersebut tidak diperbolehkan dibawa masuk ke dalam
perpustakaan. Untuk mendapatkan kuncu loker, pemustaka wajib
menyerahkan kartu identitas yang masih berlaku dengan masa
pinjam hanya satu hari. Terlambat mengembalikan akan dikenakan
sanksi Rp 2.000,00/ hari.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
41
3.9 Sanksi dan Denda
1. Anggota akan dikenakan sanksi atau denda:
1. Denda keterlambatan pengembalian koleksi perhari/ ekssemplae Rp
300,00.
2. Denda keterlambatan pengembalian koleksi sirkulasi yang
difotokopi perhari/ ekssemplae Rp 500,00.
2. Anggota yang menghilangkan buku harus mengganti dengan buku yang
sama, atau mengganti dengan uang sebesar 3x harga buku tersebut dan
ditambah membayar peoses buku sebesar Rp 5.000,00.
3. Anggota perpustakaan yang kartu anggotanya hilang, harap segera
melapor ke petugas dan dapat membuat kartu anggota baru dengan
biaya administrasi sebesar biaya herregristrasi anggota.
4. Anggota yang merusak, mencuri, atau membawa keluar koleksi tanpa
melalui prosedur kayanan yang benar, akan dicabut haknya sebagai
anggota selama 2 semester dan dikenakan sanksi akademis.
5. Anggota yang menggunakan kartu anggota orang lain, tidak berhak
mendapat layanan dari petugas dan kartu ditahan.
6. Mengubah/ merusak koleksi, fasilitas, dan program komputer
dikenakan sanksi ganti rugi sesuai dengan tingkat kerusakan.
3.10 Bebas Pustaka
Mahasiswa yang telah lulus dan hendak mendaftar mengikuti
Wisuda Sarjana wajib memiliki Surat Keterangan Bebas Pustaka dari UPT
Perpustakaan IAIN Surakarta dengan persyaratan:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
42
1. Tidak memiliki pinjaman buku dan tanggungan lainnya.
2. Menyerahkan kartu anggota
3. Menyerahkan skripsi disertai compact disc (CD).
4. Membayar biaya pengembangan perpustakaan.
3.11 Pengembangan
Kedepannya, UPT Perpustakaan IAIN Surakarta akan dikembangkan
menjadi perpustakaan research. Perpustakaan research merupakan basis
untuk memdukung perkembangan ilmu pengetahuan para dosen atau
mahasiswa dengan cara menyediakan segala bentuk referensi yang
dibutuhkan untuk kepentingan research.
3.12 Kerjasama Perpustakaan
1. Forum Kerjasama Perpustakaan Perguruan Tinggi Agam Islam
(FKPPTAI) Kementerian Agama RI.
2. Forum Kerjasama Perpustakaan Perguruan Tinggi Negeri (FKP2TN)
3. Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia (FPPTI).
4. Ikatan Pustakawan Indonesia (IPI) Kota Surakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
43
BAB IV
ANALISIS DAN PEMBAHASAN
4.1 Penggunaan Software SIPRUS sebagai Pendekatan Sistem dalam
Layanan Sirkulasi di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri
(IAIN) Surakarta
Software SIPRUS mulai digunakan oleh UPT Perpustakaan IAIN
Surakarta sejak 2005. Pada tahun itulah tahapan penginstalan SIPRUS dan
pengolahan bahan pustaka secara perlahan. Pengolahan bahan pustaka
tersebut memerlukan waktu yang cukup lama, mengingat koleksi yang harus
dimasukkan dalam data base mencapai ribuan. Hingga pada tahun 2007,
SIPRUS resmi dipublikasikan kepada pengguna yang ditandai dengan
adanya katalog online, automasi di layanan sirkulasi, dan pengolahan buku
beserta kelengkapannya. Selama pengolahan dua tahun itu, layanan
sirkulasi dilakukan secara manual.
SIPRUS sebagai pendekatan sistem dalam layanan sirkulasi
mempunyai makna bahwa SIPRUS merupakan kesatuan yang utuh dalam
mendukung kegiatan sirkulasi beserta komponen-komponennya. Dengan
demikian, seluruh kegiatan yang berada di bawah koordinator layanan
sirkulasi akan lebih efektif dengan penggunaan SIPRUS tersebut.
Penggunaan software SIPRUS dalam layanan sirkulasi di UPT
Perpustakaan IAIN Surakarta memiliki fungsi sebagai berikut:
1. Memudahkan dalam penelusuran informasi melalui OPAC.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
44
2. Memudahkan petugas dan pengguna untuk melakukan transaksi
peminjaman dan pengembalian.
3. Lebih cepat mengetahui jumlah keterlambatan dan penarikan denda.
4. Lebih mudah dalam penambahan keanggotaan perpustakaan.
5. Untuk koleksi yang rusak, dapat diubah statusnya melalaui menu
penyiangan (weeding) sehingga buku tersebut tidak bisa dilayankan.
6. Lebih mudah dalam pembuatan data statistik perpustakaan.
Penggunaan software SIPRUS dalam layanan sirkulasi di UPT
Perpustakaan IAIN Surakarta meliputi sistem temu kembali, peminjaman,
pengembalian, penarikan denda, keanggotaan, penyiangan, dan statistik.
4.1.1 Sistem Temu Kembali (OPAC)
Setelah penerapan SIPRUS, pengguna diberi kemudahan
untuk menelusur informasi melalui sitem temu kembali. Sistem temu
kembali adalah sarana untuk menelusur informasi dengan lebih cepat
dan akurat. Sistem temu kembali informasi ini biasa disebut katalog
online atau OPAC (Online Public Acces Catalog).
Cara penelusuran informasi dengan OPAC adalah :
1. Masuk ke menu OPAC
2. Masukkan kata kunci, bisa judul, pengarang atau subyek di
menu pencarian buku
3. Lihat keterangan apakah buku yang dicari ada atau tidak.
4. Catat nomor klasifikasinya.
5. Cari buku di rak.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
45
Gambar 4.1
Halaman hasil pencarian dengan
kata kunci “strategi belajar”
4.1.2 Peminjaman
Layanan peminjaman di UPT Perpustakaan IAIN Surakarta
masih semi automasi. Bagi mahasiswa yang ingin meminjam buku
harus mengisi blanko transaksi yang telah disediakan petugas,
kemudian menulis judul buku dan barcodenya. Setelah itu
mahasiswa menyerahkan buku yang akan dipinjam, blangko
transaksi, dan kartu anggota perpustakaan untuk dilakukan transaksi
peminjaman.
1. Masuk ke menu sirkulasi.
2. Sorot barcode kartu anggota.
3. Input buku yang akan dipinjam.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
46
Gambar 4.2
Halaman pengimputan buku
4. Klik submit pada lembar “Nomor barcode Buku akan Dipinjam”
Gambar 4.3
Halaman untuk input buku
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
47
5. Klik submit
Gambar 4.4
Halaman setelah barcode buku diinput
4.1.3 Pengembalian
Seperti halnya peminjaman, pengembalian buku di layanan
sirkulasi UPT Perpustakaan IAIN Surakarta juga sederhana.
Langkah-langkahnya hampir sama dengan peminjaman.
1. Sorot barcode kartu anggota.
Setelah Menu Sirkulasi SIPRUS terbuka, barcode kartu anggota
disorotkan ke barcode reader.
2. Pilih tindakan
F9 untuk kembali semuanaya atau F10 untuk perpanjang
semuanya. Atau ubah status buku dengan memilih menu
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
48
“Kembali”, “Pinjam” atau “Perpanjang”, kemudian klik
“submit”.
Gambar 4.5
Halaman setelah penginputan barcode anggota
saat transaksi pengembalian buku
4.1.4 Penarikan Denda
Ada kalanya beberapa mahasiswa tidak mematuhi aturan
perpustakaan. Yang sering terjadi adalah terlambat mengembalikan
buku. Karena sistem sudah diseting secara kompetitif, maka
keterlambatan dapat tredeteksi. Sistem sudah diprogram bahwa
denda untuk per hari tiap buku adalah Rp 300,00. Dengan demikian,
dapat pula diketahui stataistik jumlah denda yang ditarik oleh pihak
UPT Perpustakaan IAIN Surakarta tiap bulannya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
49
Gambar 4.6
Halaman transaksi pengembalian yang terkena denda
4.1.5 Keanggotaan
Untuk menjadi anggota perpustakaan, pengguna harus
melakukan regristrasi anggota ke petugas sirkulasi.
Caranya adalah
1. Mengisi formulir permohonan menjadi anggota.
2. Menyerahkan pas foto terakhir ukuran 2x3 sebanyak tiga
lembar.
3. Membayar biaya administrasi sebesar Rp 25.000,00.
Setelah pendaftaran, maka data anggota yang baru diinput ke
dalam SIPRUS oleh petugas. Pendaftaran anggota dibedakan
menjadi dua (2), yaitu regeristrasi dan herregristrasi. Regristrasi
digunakan untuk pendaftaran pertama kali calon anggota untuk
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
50
menjadi anggota perpustakaan yang baru. Setelah terdaftar maka
dapat memanfaatkan layanan perpustakan. Masa aktif keanggotaan
ini hanya satu tahun, dan setelah itu harus melakukan hereggristrasi
untuk memperbaharui data keanggotaan.
Gambar 4.7
Halaman data jenis anggota
4.1.6 Penyiangan (weeding)
Ketika buku dikembalikan terkadang ada beberapa buku yang
kondisi fisiknya rusak, seperti sampul sobek, hilang, atau juga
kerusakan pada barcodenya. Untuk itu petugas dengan cekatan
melakukan perbaikan terhadap buku yang rusak atau disebut
penyiangan (weeding). Penyiangan ini bertujuan agar kerusakan
pada buku tidak semakin parah dan apabila dilayankan tetap pada
kondisi yang baik. Untuk itu petugas harus memisahkan antara buku
yang disiangi dengan buku yang akan dishelving. Kemudian
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
51
mengubah status buku pada sistem dengan status buku sedang
disiangi. Dengan demikian apabila ada pengguna yang menelusur
dengan OPAC, maka akan ada keterangan bahwa buku tersebut
sedang dalam penyiangan atau diperbaiki.
4.1.7 Statistik
Penggunaan SIPRUS di layanan sirkulasi juga dapat untuk
mengetahui statistik perkembangan perpustakaan secara otomatis.
Statistik yang disediakan oleh SIPRUS memuat data antara lain
jumlah pengunjung perpustakaan, peminjam atau pengembalian
buku, lama keterlambatan, dan denda dalam waktu tertentu (per hari,
bulan, atau tahun).
Gambar 4.8
Halaman statistik peminjaman data pustaka
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
52
Gambar 4.9
Halaman statistik pengembalian buku perpustakaan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
53
Tabel 4.1
Statistik peminjaman dan pengembalian bahan pustaka bulan Mei dan
April 2012 di UPT Perpustakaan IAIN Surakarta
Tanggal Jumlah Peminjaman Jumlah Pengembalian
April Mei April Mei
1 0 257 0 260
2 346 268 366 284
3 287 323 353 309
4 315 0 298 0
5 318 0 396 0
6 0 0 0 0
7 0 321 0 338
8 0 283 0 276
9 376 275 379 268
10 0 249 0 290
11 2 165 0 99
12 484 0 631 0
13 187 0 166 0
14 0 305 0 356
15 0 158 0 192
16 304 328 350 359
17 296 0 247 0
18 198 0 214 0
19 328 0 311 0
20 162 0 131 0
21 0 333 0 485
22 0 313 0 281
23 303 279 306 265
24 315 292 299 201
25 271 122 287 104
26 350 0 333 0
27 120 0 129 0
28 0 391 0 337
29 0 325 0 308
30 307 279 347 256
31 0 261 0 261
Total 5269 5527 5543 5529
Sumber : Data UPT Perpustakaan IAIN Surakarta tahun 2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
54
4.2 Kendala Penggunaan Software SIPRUS dalam Layanan Sirkulasi di
UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta
Ada beberapa kendala penggunaan SIPRUS pada layanan sirkulasi
UPT Perpustakaan IAIN Surakarta, antara lain:
1. Barcode buku sering tidak terbaca oleh sistem.
Permasalahan yang sering muncul dari penerapan SIPRUS
adalah banyaknya barcode buku yang tidak dapat dibaca sistem yang
disebabkan karena beberapa hal, antara lain:
a. Kondisi barcode yang sudah rusak.
Ada kalanya barcode buku terkena kotoran dari luar, seperti debu,
tinta, dan lem sebagai perekatnya. Terlebih lagi untuk buku-buku
yang sering dipinjam yang membuat efek pada kondisi barcode
buku.
b. Barcode buku hilang.
Buku-buku yang sudah tua banyak yang no barcodenya hilang atau
memang tidak terpasang. Ada kecenderungan buku yang terbitan
lama tidak diberi barcode ulang, karena petugas lebih terkonsentrasi
pada pengolahan kelengkapan buku baru.
c. Barcode reader tidak peka terhadap barcode buku.
Karena termakan usia dan terlalu tinggi penggunaanya, barcode
reader menjadi tidak peka untuk menyorot nomor barcode. Hal ini
menyebabkan waktu menginput menjadi lama kerena harus menuggu
sistem membaca no. barcode buku.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
55
2. Kartu anggota tidak terdaftar dalam sistem.
Kartu Tanda Anggota (KTA) UPT Perpustakaan IAIN Surakarta
hanya berlaku selama satu tahun. Apabila melewati jangka tersebut dan
pelanggan tidak melakukan hereggristrasi maka anggota akan ditolak
oleh sistem. Hal ini akan terlihat apabila anggota akan melakukan
transaksi peminjaman. Buku tidak dapat diinput karena anggota
terblokir.
3. Buku yang diinput ditolak sistem.
Saat melakukan transaksi peminjaman, ada kalanya terjadi buku
tidak dapat diinput ke dalam sistem. Yang sering adalah bahwa buku
yang hendak dipinjam yang benar-benar ada, tidak terdaftar dalam
sistem. Biasanya sistem akan memberi keterangan bahwa buku dengan
no. barcode tertentu sedang dipinjam, padahal bukunya ada. Hal ini
dapat disebabkan oleh kesalahan dalam melakukan tindakan terhadap
data buku. Saat transaksi pengembalian seharusnya staff itu melakukan
tindakan bahwa buku dikembalikan, tetapi karena kurang teliti bisa saja
belum ada tindakan. Sehingga selamnya buku tersebut masih berstatus
dipinjam. Hal lain yang juga terjadi adalah staff belum mengaktifkan
kembali status buku yang disiangi, sehingga buku tersebut tidak bisa
dipinjam.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
56
Gambar 4.10
Keterangan status buku yang sedang dipinjam
4. Sistem sering blank.
SIPRUS juga sering mengalami masalah terhadap sistemnya.
Terkadang sistem logout sendiri saat sedang digunakan untuk transaksi
peminjaman atau pengembalian. Petugas sering kali harus melakukan
login ulang untuk dapat membuka SIPRUS. Hala yang demikian ini
akan menyebabkan pekerjaaan menjadi lebih lambat, terlebih apabila
layanan ramai. Hal yang terjadi lainnya adalah data-data transaksi tidak
tersimpan dalam database. Padahal jelas-jelas bahwa penginputan
peminjaman sudah benar. Hal ini dapat diketahui saat pengembalian
buku, ternyata data transaksi masih kosong.
5. Listrik padam.
UPT Perpustakaan IAIN Surakarta masih memanfatkan listrik
PLN dan belum memiliki alat cadangan listrik sendiri seperti jenset.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
57
Saat terjadi padam listrik, komputer tidak dapat bekerja. Pekerjaan
menjadi bermasalah. Apabila terjadi demikian, maka transaksi di
sirkulasi dilakukan secara manual, dengan mengecek kelengkapan slip
peminjaman. Hanya saja, saat listrik sudah hidup petugas harus
menginput buku yang dipinjam dengan melihat slip peminjaman. Jika
jumlahnya banayak dan saat itu kondisi ramai, tentunya akan membuat
pekerjaan menjadi bermasalah. Satu sisi petugas harus melayani
peminjaman yang akan dilakukan, di satu sisi petugas juga harus
menginput buku yang transaksinya dilakukan secara manual saat listri
padam tersebut.
4.3 Upaya Mengatasi Kendala Penggunaan Software SIPRUS dalam
Layanan Sirkulasi di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri
(IAIN) Surakarta
1. Memperhatikan kelayakan no barcode
Pihak pengolahan buku UPT Perpustakaan IAIN Surakarta
berupaya meminimalisir kerusakan terhadap no. barcode buku. Upaya
yang dilakukan antara lain:
a. Lebih berhati-hati dalam menempelkan no. barcode buku baru.
Sedapat mungkin jangan sampai merusak no. barcode pada saat
penempelan, karena no. barcode sangat peka tarhadap kotoran, tinta
atau lem. Barcode dipasang dengan dilapisi isolatif agar terhindar
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
58
dari sentuhan tangan peminjam yang mungkin sering membalik
halaman buku.
b. Intensif mengecek keberadaan no barcode.
Staff layanan sirkulasi intensif dalam mengecek keberadaan no
barcode saat melakukan transaksi. Saat menemukan no barcode buku
yang rusak atau hilang, maka buku diinput dengan menggunakan no
barcode yang berada di label buku secara ketik manual. Meskipun
barcodenya hilang, buku tetap dilayankan agar tidak mengecewakan
pengguna. Kemudian saat dikembalikan, buku-buku yang
barcodenya hilang atau rusak dipisahkan, untuk dilakukan
pencetakan barcode ulang.
c. Memancing barcode reader dengan menyorotkannya pada kertas.
Berkaitan dengan ketidaksensitifan barcode reader terhadap barcode
buku atau kartu anggota, untuk mengatasinya dapat dilakukan
dengan memancing barcode reader. Caranya adalah menyorotkan
barcode reader ke kertas biasa, misalnya kertas slip peminjaman.
Maka sinar barcode reader akan lebih cepat aktif daripada langsung
menyorotkan pada barcode buku atau kartu anggota.
2. Mengubah keterangan keanggotaan.
Kartu anggota yang belum diperpanjang akan terlihat apabila
akan melakukan transaksi peminjaman. Buku tidak dapat diinput karena
anggota terblokir. Maka pada saat itu juga staff sirkulasi mengubah data
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
59
anggota pada sistem, dengan memilih menu herregristrasi anggota.
Maka kartu anggota sudah aktif dan dapat melekukan transaksi.
3. Mengubah status buku.
Masalah tentang buku yang tidak dapat dipinjam padahal
bukunya ada, dapat diatasi dengan mengubah status buku pada saat itu
juga. Caranya adalah memasukkan barcode buku tersebut ke dalam
menu pencarian, kemudian akan terlihat siapa yang meminjam.
Gambar 4.11
Halaman hasil pencarian buku
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
60
Gambar 4.12
Halaman spesifik data buku yang dicari
Dari hal tersebut dapat diketahui peminjamnya dan barcode dari
si peminjam tersebut. Kembudian copy barcode peminjam tersebut ke
dalam menu transaksi, ubah status buku dengan kembali atau tekan F9.
Maka status buku tersebut menjadi kembali dan dapat diinput untuk
dipinjam oleh pengguna yang hendak meminjam berikutnya.
Sedangkan berkaitan dengan status buku yang belum diaktifkan
setelah selesai penyiangan, maka dapat langsung mengubah statusnya.
Maka buku siap dipinjamkan.
4. Memperbaiki sistem yang rusak
Seandainya terjadi kerusakan atau gangguan pada sistem dalam
skala kecil, dapat dilakukan secara mandiri oleh bagian teknis UPT
Perpustakaan IAIN Surakarta. Namun, apabila gangguan dalam
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
61
tingkatan yang tinggi, pihak perpustakaan menghubungi sub bagian
pengembangan IT IAIN Surakarta.
5. Layanan sirkulasi dilakukan secara manual
Apabila terjadi pemadaman listrik, seluruh kegiatan transaksi
baik peminjaman atau pengembaliaan dilakukan dengan manual. Yaitu
dengan mengecek nama peminjam, tanggal pinjam dan kembali, judul
dan barcode buku secara kasat mata. Kartu anggota dan slip
peminjaman tersebut dipisahkan. Saat listrik hidup dilakukan
penginputan transaksi secara automasi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
5.2 Simpulan
Sebagi penutup TA ini, penulis menyimpulkan beberapa hal yang
berkaitan dengan pokok permasalahan yang diuraikan di atas, yaitu:
1. Penggunaan software SIPRUS sebagai pendekatan sistem dalam
layanan sirkulasi di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri
(IAIN) Surakarta meliputi sistem temu kembali, peminjaman,
pengembalian, penarikan denda, keanggotaan, penyiangan, dan
statistik.
2. Kendala penggunaan software SIPRUS dalam layanan sirkulasi di
UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta
antara lain barcode buku sering tidak terbaca oleh sistem (kondisi
barcode yang sudah rusak, barcode buku hilang, barcode reader
tidak peka terhadap barcode buku), kartu anggota tidak terdaftar
dalam sistem, buku yang diinput ditolak sistem, sistem sering
blank, listrik padam.
3. Upaya mengatasi kendala penggunaan software SIPRUS dalam
layanan sirkulasi di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri
(IAIN) Surakarta antara lain memperhatikan kelayakan no barcode
(lebih berhati-hati dalam menempelkan no. barcode buku baru,
intensif mengecek keberadaan no barcode, memancing barcode
reader dengan menyorotkannya pada kertas), mengubah keterangan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
63
keanggotaan, mengubah status buku, memperbaiki sistem yang
rusak, layanan sirkulasi dilakukan secara manual.
5.3 Saran
Dalam penyusunan TA ini, penulis memberi saran kepada
pengelola UPT Perpustakaan IAIN Surakarta sebagai mitra magang sesuai
topik yang dibahas, antara lain:
1. Perlu menambah staff untuk bagian peminjaman buku agar
peminjam tidak terlalu antri karena idealnya adalah 2 (dua) staff
peminjamanan dan 2 (dua) staff pengembalian.
2. Perlu diadakan penyiangan (weeding) secara berkala agar koleksi
yang dipinjam tetap dalam kondisi baik dan kerusakan bahan
pustaka tidak berlanjut.
3. Untuk mengantisipasi jika terjadi pemadaman listrik, sebaiknya
perlu diadakan usulan penggunaan Jenset sebagai pengganti listrik
PLN agar layanan sirkulasi tetap optimal.