DCA is co-funded by the CIP-ICT Policy Support Programme of the European Union

13 september 2013

Barbara Dierickx, PACKED vzw – Expertisecentrum Digitaal Erfgoed

Digitising Contemporary ArtImpact van een grootschalig Europees digitaliseringsproject op participerende Belgische instellingen

Informatie Aan Zee 2013

DCA is co-funded by the CIP-ICT Policy Support Programme of the European Union

SAMENWERKING DCA was een pilot B project binnen het Europese CIP-

ICT PSP programma

25 partners uit 12 landen 21 content providers – Europese musea en andere

kunstinstellingen 4 technische partners

DC

A is

co-

fund

ed b

y th

e C

IP-I

CT

Pol

icy

Sup

port

Pro

gram

me

of th

e E

urop

ean

Uni

on

3

Kick-off meeting in Brussel, januari 2011

DE FEITEN

Looptijd 30 maanden: 1 jan 2011 – 30 juni 2013 Budget van 3.947.286,00 Euro 50% co-financiering door Europa; Vlaamse

matching funds voor PACKED, MuZEE en argos

DC

A is

co-

fund

ed b

y th

e C

IP-I

CT

Pol

icy

Sup

port

Pro

gram

me

of th

e E

urop

ean

Uni

on

4

Bezoek aan Fundacao Serralves (Porto) en Frissiras Museum (Athene) tijdens plenaire meetings

VOORDEEL CO-FINANCIERING

50% co-financiering door Europa; Vlaamse matching funds voor PACKED, MuZEE en argos

PACKED 275.581 50%= 137.790,50 MuZEE 230.355 50%= 115.177,50 argos 217.173 50%= 108.586,50

MAC 62.502 50%= 31.251 MRBAB 324.560 50%= 162.280 iMINDS 218.056 50%= 109.028

DC

A is

co-

fund

ed b

y th

e C

IP-I

CT

Pol

icy

Sup

port

Pro

gram

me

of th

e E

urop

ean

Uni

on

5

# PARTNERS / LAND

6

DC

A is

co-

fund

ed b

y th

e C

IP-I

CT

Pol

icy

Sup

port

Pro

gram

me

of th

e E

urop

ean

Uni

on

TEAMCoordinator: PACKED vzw – Expertisecentrum Digitaal Erfgoed (Belgium), http://www.packed.be

Technische partners:NTUA - National Technical University of Athens (Athene, Griekenland), http://www.ntua.gr Multimedia Lab Ghent University - iMinds (Gent, België), http://multimedialab.elis.ugent.be Ubitech – Ubiquitous Intelligent Technical Solutions (Athene, Griekenland), http://www.ubitech.eu

DC

A is

co-

fund

ed b

y th

e C

IP-I

CT

Pol

icy

Sup

pot P

rogr

amm

e of

the

Eur

opea

n U

nion

7

TEAMContent providers (cont.):

• Griekenland:

Frissiras Museum (Athene), http://www.frissirasmuseum.com

MMCA - Macedonian Museum of Contemporary Art (Thessaloniki),

http://www.mmca.org.gr

National Gallery-Alexandros Soutzos Museum (Athene), http://www.nationalgallery.gr

• Ijsland (associated country):

National Gallery of Iceland (Reykjavik), http://www.listasafn.is

RAM - Reykjavík Art Museum (Reykjavik), http://www.artmuseum.is

• Letland:

Latvian Centre for Contemporary Art (Riga), http://www.lcca.lv

• Nederland:

Museum Boijmans Van Beuningen (Rotterdam), http://www.mbvb.nl

NIMk - Netherlands Institute for Media Art (Amsterdam), http://www.nimk.nl

• Polen:

WRO Art Center (Wroclaw), http://www.wrocenter.pl

DC

A is

co-

fund

ed b

y th

e C

IP-I

CT

Pol

icy

Sup

port

Pro

gram

me

of th

e E

urop

ean

Uni

on

8

TEAMContent providers:

• Oostenrijk:

Ars Electronica, http://www.aec.at

• België:

argos - centre for art and media (Brussels), http://www.argosarts.be

MAC’s - Museum of Contemporary Art of the French Community of Belgium (Grand-Hornu), http://www.mac-s.be

Mu.ZEE – Collection of the province of West Flanders and the City of Ostend (Oostende), http://www.muzee.be

Royal Museum of Fine Arts of Belgium (Brussel), http://www.fine-arts-museum.be

• Kroatië:

MMSU - Museum of Modern and Contemporary Art Rijeka (Rijeka), http://www.mmsu.hr

• Duitsland:

EMAF – European Media Art Festival (Osnabrück), http://www.emaf.de

HfG – Staatliche Hochschule für Gestaltung Karlsruhe (Karlsruhe), http://www.hfg-karlsruhe.de

transmediale (Berlijn), http://www.transmediale.de

DC

A is

co-

fund

ed b

y th

e C

IP-I

CT

Pol

icy

Sup

port

Pro

gram

me

of th

e E

urop

ean

Uni

on

9

BELGISCHE CONTENT PARTNERS

DCA telt vier Belgische contentpartners: Mu.ZEE (Oostende), MAC’s (Grand-Hornu), argos en KMSKB (Brussel)

Wat heeft hun deelname aan dit Europees digitaliseringsproject hen geleerd?

Welke expertise heeft het hen opgeleverd? Welke (onvoorziene) hindernissen moesten opgelost worden? En hoe evalueren ze achteraf het hele traject?

10

DC

A is

co-

fund

ed b

y th

e C

IP-I

CT

Pol

icy

Sup

port

Pro

gram

me

of th

e E

urop

ean

Uni

on

DigitaliseringsworkshopBrussel, februari 2011

DOELSTELLING

“Digitising European Contemporary Artworks and aggregating the created digital reproductions to Europeana – the single access point of Europe’s cultural heritage”

Digitaliseren werk gemaakt na 1945 Ongeveer 27.000 hedendaagse kunstwerken En 2.000 contextuele documenten # types: tekening, multimedia-installatie, sculptuur …

DC

A is

co-

fund

ed b

y th

e C

IP-I

CT

Pol

icy

Sup

port

Pro

gram

me

of th

e E

urop

ean

Uni

on

11

CONTENTTYPES

12

DC

A is

co-

fund

ed b

y th

e C

IP-I

CT

Pol

icy

Sup

port

Pro

gram

me

of th

e E

urop

ean

Uni

on

DOELSTELLING

Niet louter ‘digitaliseren voor Europeana’ maar volgens credo ‘digitise one for all purposes’

Identificeren best practices voor Digitalisering Metadata attributie Lange termijn bewaring Aggregatie En in sommige gevallen

Collectiebeheersysteem? Rechtenbeheer? Online ontsluitingsplatform?

13

DC

A is

co-

fund

ed b

y th

e C

IP-I

CT

Pol

icy

Sup

port

Pro

gram

me

of th

e E

urop

ean

Uni

on

14

DC

A is

co-

fund

ed b

y th

e C

IP-I

CT

Pol

icy

Sup

port

Pro

gram

me

of th

e E

urop

ean

Uni

on

http://www.dca-project.eu/deliverables

VOORBEREIDING

Assessment van de aanwezige expertise bij de partners via gedetailleerde vragenlijst:

Kennis digitale formaten Metadata praktijken Beleid lange termijn

bewaring …

DC

A is

co-

fund

ed b

y th

e C

IP-I

CT

Pol

icy

Sup

port

Pro

gram

me

of th

e E

urop

ean

Uni

on

15

VOORBEREIDING

Template van een digitaliseringsplan

In te vullen op basis van eigen workflow + workflow document WP4

Tech parameters Timing Handling …

DC

A is

co-

fund

ed b

y th

e C

IP-I

CT

Pol

icy

Sup

port

Pro

gram

me

of th

e E

urop

ean

Uni

on

16

VOORBEREIDING

DC

A is

co-

fund

ed b

y th

e C

IP-I

CT

Pol

icy

Sup

port

Pro

gram

me

of th

e E

urop

ean

Uni

on

17

Op basis van gedetailleerde contentlijst + status analoge materiaal planning opmaken

MONITORING

DC

A is

co-

fund

ed b

y th

e C

IP-I

CT

Pol

icy

Sup

port

Pro

gram

me

of th

e E

urop

ean

Uni

on

18

DELEN VAN INFORMATIE

DC

A is

co-

fund

ed b

y th

e C

IP-I

CT

Pol

icy

Sup

port

Pro

gram

me

of th

e E

urop

ean

Uni

on

19

Via intern communicatie-platform (iMinds)

Plenaire bijeenkomsten

Onderling partnercontact

http://www.dca-project.eu

DC

A is

co-

fund

ed b

y th

e C

IP-I

CT

Pol

icy

Sup

port

Pro

gram

me

of th

e E

urop

ean

Uni

on

20

DC

A is

co-

fund

ed b

y th

e C

IP-I

CT

Pol

icy

Sup

port

Pro

gram

me

of th

e E

urop

ean

Uni

on

21

ERVARINGEN

DCA telt vier Belgische contentpartners: Mu.ZEE (Oostende), MAC’s (Grand-Hornu), argos en KMSKB (Brussel)

Wat heeft hun deelname aan dit Europees digitaliseringsproject hen geleerd?

Welke expertise heeft het hen opgeleverd? Welke (onvoorziene) hindernissen moesten opgelost worden? En hoe evalueren ze achteraf het hele traject?

22

DC

A is

co-

fund

ed b

y th

e C

IP-I

CT

Pol

icy

Sup

port

Pro

gram

me

of th

e E

urop

ean

Uni

on

23

DC

A is

co-

fund

ed b

y th

e C

IP-I

CT

Pol

icy

Sup

port

Pro

gram

me

of th

e E

urop

ean

Uni

on

24

DC

A is

co-

fund

ed b

y th

e C

IP-I

CT

Pol

icy

Sup

port

Pro

gram

me

of th

e E

urop

ean

Uni

on

25

DC

A is

co-

fund

ed b

y th

e C

IP-I

CT

Pol

icy

Sup

port

Pro

gram

me

of th

e E

urop

ean

Uni

on

26

DC

A is

co-

fund

ed b

y th

e C

IP-I

CT

Pol

icy

Sup

port

Pro

gram

me

of th

e E

urop

ean

Uni

on

ALGEMEEN

“Er werden veel pijnpunten blootgelegd in musea in Vlaanderen”

Gedeeld aanvoelen van een ‘ontbrekend ICT-gebeuren’ Geen geheel rond verschillende digi-projecten of initiatieven,

weinig kennis aanwezig over opslag, digitalisering, collectiebeheersysteem, website …

Toch allen over eens dat DCA een grote inhaalbeweging mogelijk maakte die anders op Vlaams niveau niet (nooit?) gerealiseerd zou zijn – financieel + extra personeel

27

DC

A is

co-

fund

ed b

y th

e C

IP-I

CT

Pol

icy

Sup

port

Pro

gram

me

of th

e E

urop

ean

Uni

on

EXPERTISE

“Nu weet ik wat bet betekent om ‘een file in orde te krijgen’”

Inzet (andere) collectiemedewerkers bij digitalisering: meer dan louter ‘foto nemen’

Digitalisering kan niet als ‘extra’ actie gezien worden: ingebed in volledige werking

Welke metadata toevoegen, hoe bestand zinvol ontsluiten, .. Gaandeweg klare kijk op hoe ver we staan – bleek vaak ‘nog

niet zo ver’ Bezorgdheid om basisregistratie blijft: nog veel werk. Zijn we

ons niet aan het vergalopperen?

28

DC

A is

co-

fund

ed b

y th

e C

IP-I

CT

Pol

icy

Sup

port

Pro

gram

me

of th

e E

urop

ean

Uni

on

PERSONEEL

“Als ik nu dingen op de website moet zetten, weet ik niet hoe”

Aanwerving projectmedewerkers vs inzet vast personeel Impact op workload en continuïteit opgedane kennis Na project terugvallen op (te) kleine bezetting Financieel kader schept mogelijkheden, maar continuering is

moeilijk: men kiest afgerond geheel te digitaliseren en is daar dan tevreden mee. Prioriteit vervalt

29

DC

A is

co-

fund

ed b

y th

e C

IP-I

CT

Pol

icy

Sup

port

Pro

gram

me

of th

e E

urop

ean

Uni

on

INTERN Meer awareness doorheen verschillende diensten in

organisatie over wat registratie + digitalisering kan inhouden Nood aan betere opslagcapaciteit & IT-omgeving zodat ook bv.

publieksdienst gebruik kan maken van de beelden Update registers: werken uit contentlijst blijken plots

‘onvindbaar’ Input meerdere departementen: curatoren voor cijfers, HR en

financies betrokken, … Gedeelde bezorgdheid tov. Europeana: door niet-optimale

presentatie op Europeana is betrokkenheid curatoren niet altijd vanzelfsprekend

30

DC

A is

co-

fund

ed b

y th

e C

IP-I

CT

Pol

icy

Sup

port

Pro

gram

me

of th

e E

urop

ean

Uni

on

ADMINISTRATIE Goede coördinatie intern is noodzakelijk: groot budget -> grote

selectie werken -> dertig maanden zijn zo voorbij Door bijhouden van eigen timesheets beter zicht op eigen

tijdsverdeling (ook naast project) Administratief veeleisend: elke stap/uitgave dient verantwoord Moeilijke balans tussen te veel en te weinig informatie naar

Project Officer toe

31

DC

A is

co-

fund

ed b

y th

e C

IP-I

CT

Pol

icy

Sup

port

Pro

gram

me

of th

e E

urop

ean

Uni

on

BESTENDIGEN OPGEDANE KENNIS

“Omwille van dringende (tussen)deadlines moest je wel een strak werkschema opstellen en dat blijft nu behouden”

Veel kennis ter beschikking, maar hoe geïmplementeerd bij de instellingen? Bv. wie zal fotobeheer opnemen, wijziging afspraken met subcontractor, …Technisch werk in onderaanneming: kennis vloeit niet door naar instellingenProcessen die in-house al bestonden werden gefinetued, bv.

Rechten: nieuwe contracten die uitgebreider gebruik dekken of afspraken met SABAM (factuur wordt wel groter)

Documentatie: bv. aanmaak kunstenaarsdossiers met technische file over werk, digitaal materiaal, licentiecontracten, …

32

DC

A is

co-

fund

ed b

y th

e C

IP-I

CT

Pol

icy

Sup

port

Pro

gram

me

of th

e E

urop

ean

Uni

on

VERSTERKING Binnen instelling beter verantwoorden tegenover directie:

zichtbaar resultaat op website, owv ondertekening nieuwe contracten, …

Stellen van voorwaarden naar aggregator of subcontractor toe Bv. externe fotograaf: formaten herzien, databaseprovider:

bepalen exportfunctionaliteiten, …. Case study schrijven: van op eerste lijn zien hoe reproductie in

zijn werk gaat (bv. ‘Office Baroque’ door argos: achter de schermen bij De Jonghe)

Contact tussen instellingen onderling: gelijkaardige problemen, gedeelde issues aanpakken (bv. Sabam)

33

DC

A is

co-

fund

ed b

y th

e C

IP-I

CT

Pol

icy

Sup

port

Pro

gram

me

of th

e E

urop

ean

Uni

on

ERVARING PACKED vzw

Hiernaast is er natuurlijk ook de vraag wat de coördinatie van het project heeft opgeleverd voor PACKED vzw. Welke ervaring en expertise die werd opgebouwd in DCA kunnen in de toekomst worden ingezet voor het cultureel-erfgoedveld waarop ze zich in haar dagelijkse werking richt als landelijk erkend expertisecentrum?

34

DC

A is

co-

fund

ed b

y th

e C

IP-I

CT

Pol

icy

Sup

port

Pro

gram

me

of th

e E

urop

ean

Uni

on

UITVOERING PROJECT Volledige opstart project vanaf nul: samenstelling consortium,

schrijven aanvraagdossier, inhoudelijke invulling, … zonder verzekerde kans op slagen

Eenmalige stimuleringssubsidie vanwege overheid maar toch (te) zware investering indien project nadien niet gehonoreerd wordt -> geen toekomstige coördinatie meer

Extra medewerker bij PACKED om coördinatie volledig intern uit te voeren (1 coördinator 25% (RV), 1 partnercoördinatie 50% (BD) en 1 financieel coördinator 50% (CS))

35

DC

A is

co-

fund

ed b

y th

e C

IP-I

CT

Pol

icy

Sup

port

Pro

gram

me

of th

e E

urop

ean

Uni

on

UITVOERING PROJECT Overzicht 21 contentpartners is niet eenvoudig:

Viermaandelijkse monitoring: lip service versus resultaten Verschil in te verwachten kwaliteitsniveaus tussen partners

Relatie met Project Officer Bereikbaarheid & ondersteuning Affiniteit met onderwerp van het project -> verantwoording

moeilijk te communiceren Evaluatiegesprek met alle partners tijdens laatste plenaire

bijeenkomst: gedeelde feedback cf. Belgische partners Niet ingezet op vervolgtraject o.w.v. profiel consortium + EC

stop digitaliseringsmiddelen

36

DC

A is

co-

fund

ed b

y th

e C

IP-I

CT

Pol

icy

Sup

port

Pro

gram

me

of th

e E

urop

ean

Uni

on

VERRIJKING EXPERTISE Rapporten ter publicatie op CEST:

Kleurmanagement n.a.v. D4.2 Technische eisen voor fotograferen van kunstvoorwerpen (2D/3D)

Case studies op DCA-website op basis van CEST-template Survey Scoremodel: (statistisch) zicht op preserveringsbeleid

in hedendaagse kunstinstellingen Ervaringen met Europeana: verschuiving engagementen

PACKED in toekomstige EU projecten

Doe gerust beroep op onze ervaring via info@packed.be!

37

DC

A is

co-

fund

ed b

y th

e C

IP-I

CT

Pol

icy

Sup

port

Pro

gram

me

of th

e E

urop

ean

Uni

on

Dank voor uw aandacht! www.digitisingcontemporaryart.eu

www.dca-project.eu

38

DC

A is

co-

fund

edby

the

CIP

-IC

T P

olic

y S

uppo

rt P

rogr

amm

e of

the

Eur

opea

n U

nion