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DISEÑ0 Y SOCIALIZACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA

CONTABLE Y FINANCIERA DEL MUNICIPIO DE ZARZAL - VALLE EN EL AÑO 2011

CLAUDIA PATRICIA CARVAJAL ESTRADA

DIANA PATRICIA ERAZO SANTOS

UNIVERSIDAD DEL VALLE SEDE ZARZAL

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN

PROGRAMA ACADEMICO CONTADURÍA PÚBLICA

ZARZAL VALLE

2011

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DISEÑ0 Y SOCIALIZACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA

CONTABLE Y FINANCIERA DEL MUNICIPIO DE ZARZAL - VALLE EN EL AÑO 2011

CLAUDIA PATRICIA CARVAJAL ESTRADA


Trabajo de Grado en la Modalidad de Monografía

Requisito para Optar el Titulo de Contador Público

Director:

HERNAN HUMBERTO OLIVA

Contador Público

UNIVERSIDAD DEL VALLE SEDE ZARZAL

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN

PROGRAMA ACADEMICO CONTADURÍA PÚBLICA

ZARZAL- VALLE

2011

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NOTA DE ACEPTACIÓN

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Firma del Presidente del jurado

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Firma del jurado

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Firma del jurado

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DEDICATORIA

Dedico este proyecto de primera instancia a Dios por haberme dado la fe fortaleza

y la esperanza para culminar esta etapa de mi vida.

A María De la Luz Agudelo y a Luz Alba Estrada mis madres y a Misael Antonio

Carvajal mi padre por ser los mejores y estar conmigo incondicionalmente, gracias

porque sin sus enseñanzas no hubiese alcanzado este logro., a ustedes les dedico

este triunfo.

A mi amiga Liliam Janeth quien siempre me motivo a seguir adelante con su apoyo

y consejos, a toda mi familia y aquellas personas que me impulsaron día a día.

CLAUDIA PATRICIA CARVAJAL ESTRADA.

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DEDICATORIA

Dedico este trabajo de grado, ante todo a Dios, que siempre me acompaña, me

guía, me protege y me da fuerzas cada día.

A mi esposo, Marco Antonio, quién me brindó su amor, cariño, estimulo, apoyo,

comprensión. Por estar conmigo en aquellos momentos en que el estudio y el

trabajo ocuparon mi tiempo y mi esfuerzo, por su paciente espera para que

pudiera culminar mi trabajo de grado, son evidencia de su gran amor.

…..Sabes que este logro es más tuyo que mío.

A mis hijas Laura Daniela y Diana Sofía por prestarme el tiempo que les

pertenecía para terminar esta meta propuesta; ustedes saben que tarde o

temprano ese tiempo será recompensado.

Siempre fueron mi motivación. ¡Gracias, mis muñecas preciosas!

A mi mamá Inés que fue la fuente de inspiración y mi luz de cada día.

A mi papá José Freddy por el todo el apoyo y cariño brindado.

A mis hermanas Paula Andrea y Luz Stella por haber compartido su tiempo y

colaboración cuando más lo necesité.

A todas aquellas personas que de una u otra forma hacen parte de este triunfo:

Doña Alicia, mis cuñados (Joaquín Emilio, Cesar Augusto, Julián Olmedo y

Santiago).

A mi cuñada Alicia, por estar siempre dispuesta a ayudar y echar una mano en

momentos difíciles cuando todo parecía gris.

A mis compañeros de estudio por los agradables momentos que pasamos juntos.

A mi amiga y compañera de investigación Claudia Patricia, por comprender mi

condición de esposa, madre e hija.

A Jhudy “Peliona” por su invaluable colaboración en la culminación de este trabajo

y por su amistad.

A Claudia Constanza por todo el tiempo que dejamos de compartir.

A todos mil y mil gracias….


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AGRADECIMIENTOS

A todas las directivas, profesores y personal administrativo de la Universidad del

Valle con sede en Zarzal gracias por su apoyo y servicio.

Al profesor Hernán Humberto Oliva nuestro agradecimiento por sus conocimientos

y aportes en la asesoría para la realización de este trabajo de grado.

Al personal de la Alcaldía Municipal por su colaboración para el desarrollo del

trabajo.

Finalmente a nuestros compañeros de clase y todas aquellas personas que nos

brindaron su colaboración.

CLAUDIA PATRICIA CARVAJAL ESTRADA.

DIANA PATRICIA ERAZO SANTOS.

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CONTENIDO

Pág. INTRODUCCION 12 1 ANTECEDENTES 14 2 FORMULACION DEL PROBLEMA 16 3 JUSTIFICACION 18 4 OBJETIVO GENERAL 21 5 OBJETIVO ESPECIFICO 21 6 MARCO REFERENCIAL 22 6.1 MARCO CONCEPTUAL 22 6.2 MARCO TEORICO 30 6.2.1 Principios del Control interno 30 6.2.2 Fundamentos del control interno 33 6.2.3 Objetivos del control interno 35 6.2.4 Procedimiento para la implementación y evaluación del CIC. 39 6.2.5 Objetivos del control interno contable 40 6.2.6 Evaluación del Control Interno Contable 41 6.2.7 Riesgos de índole contable 42 6.3 MARCO LEGAL 45 6.3.1 Constitución Política de Colombia 45

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6.3.2 Ley 87 de 1993 46 6.3.3 Ley 298 de 1996 47 6.3.4 Ley 489 de 1998 47 6.3.5 Decreto 2145 de 1999 48 6.3.6 Ley 734 de 2002 49 6.3.7 La ley 43 de Diciembre 13 de 1990 50 6.3.8 Decreto 1599 de 2005 50 6.3.9 Decreto 2913 de 2007 51 6.3.10 Decreto 2145 de 1999 51 6.3.11 Decreto 2649 de 1993 52 6.3.12 Resolución 142 de 2006 52 6.3.13 Resolución 357 de abril de 2008 52 6.3.14 Resolución 248 de 2007 52 6.3.15 Régimen de Contabilidad Pública Resolución 222 de 2006 53 6.3.16 Sentencia C-487 de 1997 54 6.4 MARCO CONTABLE 55 6.4.1 Análisis y Comparación Régimen de contabilidad Publica VS

Decreto 2649 de 1993 60

6.5 MARCO INSTITUCIONAL 65 6.6 MARCO GEOGRAFICO 71 6.7 MARCO DEMOGRAFICO 75 6.8 MARCO HISTORICO 83

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7 SITUACIONES QUE PONEN EN RIESGO LA CONFIABILIDAD RELEVANCIA Y COMPRENSIBILIDAD DE LA INFORMACIÓN

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8. TRABAJO DE INVESTIGACION 90 8.1 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO CONTABLE 92 8.1.1 Depuración Contable Permanente y Sostenible 92 8.1.2 Manuales de Políticas Procedimientos y Funciones 115 8.1.2.1 Políticas contables 115 8.1.2.2 Manual de Procedimientos 132 8.1.2.3 Manual de funciones 229 8.1.3 Registro de la Totalidad de la Operaciones 271 8.1.4 Individualización de Bienes, Derechos y Obligaciones 304 8.1.5 Reconocimiento de Cuentas Valuativas 327 8.1.6 Actualización de los Valores 338 8.1.7 Soportes Documentales 355 8.1.8 Conciliación de Información 386 8.1.9 Libros de Contabilidad 390 8.1.10 Estructura del Área Contable y Gestión por Procesos 396 8.1.11 Comité Técnico de Sostenibilidad Contable 398 8.1.12 Responsabilidad de los Contadores de las Entidades Públicas

que Agregan Información 400

8.1.13 Actualización Permanente y Formación Continuada 403 8.1.14 Responsabilidad en la Continuidad del Proceso Contable 407 8.1.15 Eficiencia en los Sistemas de Información 410

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8.1.16 Cierre Contable 413 8.1.17 Elaboración de Estados, Informes y Reportes Contables 422 8.1.18 Análisis, Interpretación y Comunicación de la Información 427 8.1.19 Coordinación entre las diferentes Dependencias 430 8.2 ACTIVIDADES MINIMAS A DESARROLLAR 433 8.2.1 Controles Asociados a las Actividades del Proceso Contable 433 8.3 INFORME ANUAL DE EVALUACIÓN DEL C.ICONTABLE 456 8.3.1 Valoración Cuantitativa 456 8.3.2 Orientaciones para su Diligenciamiento 456 8.3.3 Resultados de la Evaluación del Control Interno Contable 462 8.3.4 Rangos de Interpretación de las Calificaciones o Resultados

Obtenidos 462

8.4 VALORACIÓN CUALITATIVA 465 8.4.1 Orientaciones para su Diligenciamiento 465 8.4.2 Fortalezas y debilidades 466 8.4.3 Avances Obtenidos Respecto de las Evaluaciones y

Recomendaciones Realizadas 472

8.4.4 Recomendaciones 473 8.5 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE PARA

EFECTOS DE GESTIÓN 473

8.6 INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL

INFORME ANUAL DE EVALUACIÓN DEL C.I CONTABLE VÍA CHIP

473

8.6.1 Aspectos generales 474 8.6.2 Aspectos técnicos de los formularios 474

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8.7 INSTRUMENTOS DE IMPLEMENTACIÔN Y EVALUACION COMPLEMENTARIOS

477

8.8 AGREGACION DE LOS INFORMES DE CONTROL INTERNO

CONTABLE 477

8.9 RETROALIMENTACIONY MEJORAMIENTO CONTINUO 477 8.10 APOYO Y VERIFICACION DE LA CONTADURIA GENERAL DE

LA NACION 478

9. CONCLUSIONES 479 10. RECOMENDACIONES 480 BIBLIOGRAFIA 481 ANEXOS 482

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INTRODUCCIÓN

La realización del proyecto se ha elaborado teniendo en cuenta que los procedimientos de Control Interno Contable (CIC) que se desarrollarán puedan orientar a los responsables de la información financiera y contable de la entidad pública para que adelante las gestiones administrativas necesarias que conduzcan a garantizar la producción de información con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad a que se refiere el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública. La información deber servir de instrumento para que los diferentes usuarios fundamenten sus decisiones relacionadas con el control y optimización de los recursos públicos, en procura de una gestión eficiente y transparente, para lo cual se deberá revelar información que interprete la realidad financiera, contable, social y ambiental sobre el desarrollo de las actividades funcionales de la entidad en la que se desarrollará la investigación. Procura esta investigación que una vez se empiece a aplicar, la información que se maneje y se revele en los estados contables deberá ser susceptible de comprobaciones y conciliaciones exhaustivas o aleatorias, internas o externas, que acrediten y confirmen su confiabilidad, relevancia y comprensibilidad, observando siempre la aplicación del Régimen de Contabilidad Pública para el reconocimiento y revelación de las transacciones, hechos y operaciones realizadas por la entidad de Derecho Público en donde se desarrollará el trabajo. En las investigaciones precedentes se ha determinado que todo proceso de Control Interno Contable, debe realizarse bajo la responsabilidad del Representante Legal de la entidad, así mismo por las personas que dentro del organigrama estén nombradas como jefes de las dependencias contables; éste sistema es aplicado únicamente en las entidades de Derecho Público, en virtud de que se debe generar una cultura de auto control con el propósito de eliminar los “vicios” que se han adquirido en el desarrollo administrativo de las entidades públicas. El Control Interno Contable debe actualizarse y desarrollarse en el marco del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, adoptado mediante el Decreto 1599 de 2005. (Artículo 3, Res. 357 de 2008).

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Dentro del marco conceptual del modelo MECI se trabajará la actualización del componente Control Interno Contable con el subsistema de Evaluación según la estructura, enfocando el subsistema - Control de Evaluación, el cual permite la evaluación continua de los planes, programas, procesos, actividades y registros de las operaciones de la entidad posibilitando la medición de la gestión contable, con cada uno de sus componentes y los elementos del Sistema de Control Interno:

La autoevaluación del control y de gestión.

La evaluación independiente al Sistema de Control Interno y la auditoría interna.

Planes de mejoramiento institucional, por procesos e individual. La evaluación del Control Interno Contable, es la medición o valoración que se hace al Control Interno en el proceso contable con el propósito de determinar su calidad, el nivel de confianza que se le puede otorgar, y si sus actividades de control son eficaces, eficientes y económicas en la prevención y neutralización del riesgo inherente a la gestión contable. Se hará énfasis en la actualización efectiva de estos conceptos para presentar un documento que permita verificar la existencia real de un modelo de control en la entidad pública que cumpla con las características del régimen de contabilidad.

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1. ANTECEDENTES

El ser Humano ha tenido la necesidad de controlar sus pertenencias y las del grupo del cual forma parte. Como consecuencia de ello, está el nacimiento y evolución de los números, los cuales empezaron con cuentas simples en los dedos de manos y pies, pasando por la utilización de piedras y palos para su conteo, hasta llegar al desarrollo de sistemas de numeración que además de la simple identificación de cantidades, permitió el avance en otro tipo de operaciones. Su aplicación puede observarse en los antiguos imperios en los que ya se percibía una forma de control y cobro de impuestos. El hecho de que los soberanos exigieran el mantenimiento de las cuentas de su residencia por dos escribanos independientes, evidencia que de alguna manera se tenían controles para evitar desfalcos. En Colombia a partir de la Constitución de 1991, el tema de Control Interno ha tenido un permanente desarrollo normativo que ha ido dando respuesta a diferentes necesidades para su implementación. Los Artículos 209 Y 269 son el punto de partida para el desarrollo normativo en materia de Control Interno, dotando a la Administración Pública de una Norma fundamental en relación con los principios que rigen el ejercicio de la función administrativa y con el Control Interno como garante de la efectividad de éstos en reemplazo de la presencia del control fiscal en las organizaciones, en su calidad de instrumento de transparencia. Igualmente establecen que la administración pública deberá ejercerse bajo los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, estableciendo para ellos en todas las entidades estatales la obligatoriedad de diseñar y aplicar según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de Control Interno, así como el diseño y organización y los sistemas de evaluación de gestión y resultados de la administración pública. El Estado Colombiano implementa Normas con Decretos y Leyes, abriéndole espacio a la obligatoriedad de implementar controles que ayuden a la gestión pública a encontrar la calidad y el control en todos sus procesos. El 20 de mayo de 2005, mediante Decreto 1599, se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano, conocido como MECI 1000:2005,

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el cual introduce elementos de gestión modernos basados en Estándares Internacionales de Control Interno de probada validez, por lo tanto determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar y mantener un Sistema de Control Interno. El Mecí 1000:2005 parte del establecimiento de tres grandes subsistemas de control (Estratégico, de Gestión y de Evaluación). Cada uno de los subsistemas se dividen en componentes y los componentes a su vez se subdividen en elementos de tal manera que al desarrollarlo, permitirá tener una visión controlada e integrada de la entidad. Este trabajo de investigación denominado “Diseño y Socialización del sistema de Control Interno en el área contable y financiera del Municipio de Zarzal Valle en el 2010”, está referido específicamente a las entidades del sector público, las cuales deben implementar este sistema según Resolución 357 de abril de 2008. Actualmente para dar cumplimiento a las normas y la exigencia de los entes de control, muchos Municipios vienen construyendo manuales y mecanismos que implementen los procesos del Control Interno Contable. 1

1 Manual Modelo Estándar de Control Interno

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2. FORMULACION DEL PROBLEMA

El Control Interno es un proceso integrado a los procesos y no un conjunto de mecanismos burocráticos añadidos a los mismos. Estos Controles Internos, son liderados por la Oficina de Control Interno, la Dirección y el resto del personal de la entidad, con el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos. El Control Interno es un medio para alcanzar un fin y no un fin en sí mismo; lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles, no se trata solamente de manuales de organización y procedimientos, sólo puede aportar un grado de seguridad razonable y no la seguridad total para la conducción o consecución de los objetivos. Al hablarse del Control Interno como un proceso, se hace referencia a una cadena de acciones extendida a todas las actividades inherentes a la gestión e integrados a los demás procesos básicos de la misma: planificación, ejecución y supervisión.

En la Administración Municipal de Zarzal, escogida para la realización de la investigación, se ha detectado que los procesos realizados se hacen en forma aislada entre las dependencias que la conforman, sin presentarse un trabajo organizado y conforme con los lineamientos procesales que se determinan. Es por ello que los manuales de funciones que se implementaron siguiendo los preceptos legales, en muchos casos no cuenta con una cultura de control previo ni de control posterior interno, lo que lleva a cometer errores de tipo funcional, formal y ocasionalmente hasta de tipo legal, conllevando a que uno de los principios del servicio público como es el de eficiencia, no se cumpla. Dicho ente tiene implementado mecanismos que son deficientes para el Sistema de Control Interno Contable, lo que genera dificultad para la obtención y presentación de información financiera, que es un elemento vital para la adecuada toma de decisiones, y a su vez se ve afectada la aplicación de normas legales que rigen este tipo de organización. Es esencial en esta entidad, aplicar controles para lograr una mayor eficiencia en cuanto a la obtención y presentación de la información financiera útil, adecuada, oportuna y confiable. Es por ello, que se pretende dar un aporte a las entidades públicas, consistente en la implementación y evaluación de un Sistema de Control Interno Contable (CIC) con base en el Modelo MECI que ayude a fortalecer los controles contables, mejorar la eficiencia, tomando como soporte el subsistema de Control de Evaluación, componente de autoevaluación y los elementos de evaluación independiente y planes de mejoramiento.

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Si los Controles Internos contables se aplican de una forma ordenada y organizada entonces existirá unos resultados positivos en materia de información. Cabe destacar que este sistema tiende a dar seguridad a las funciones, que se cumplan de acuerdo con las expectativas planeadas, al tiempo que señala las fallas que pudiesen existir con el fin de tomar medidas para su corrección. De acuerdo con la situación planteada y mediante esta investigación se pretende diseñar con base a la norma oficial, el Sistema de Control Interno en el área Contable y Financiera para el Municipio de Zarzal; socializar este desarrollo bajo el precepto de que garantiza que la información cumpla con cada una de las características del Régimen de Contabilidad Pública y del Modelo Estándar de Control Interno (MECI).

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3. JUSTIFICACION

Los controles internos se aplican con el fin de detectar, en el plazo deseado, cualquier desviación respecto a los objetivos de rentabilidad establecidos por la empresa y de limitar las sorpresas que pueda proporcionar un mal uso de los procesos. Los controles internos fomentan la eficiencia, eficacia y economía de los recursos, reducen el riesgo de pérdida de valor de los activos y ayudan a garantizar la fiabilidad de los estados financieros y el cumplimiento de las leyes y normas legales vigentes. El control interno comprende los factores del entorno de control, el mismo que comprende la integridad del personal, los valores éticos, la capacidad de los trabajadores de la entidad, la filosofía de la dirección, el estilo de gestión, la manera en que la dirección asigna autoridad y las responsabilidades y organiza y desarrolla profesionalmente a sus trabajadores y la atención y orientación que proporciona el directorio. Cada entidad se enfrenta a diversos riesgos externos e internos que tienen que ser evaluados. Una condición previa a la evaluación del riesgo es la identificación de los objetivos a los distintos niveles, vinculados entre si e internamente coherentes. Las acciones de gestión para el manejo de los recursos financieros necesitan de actividades de control interno contable, es decir de políticas y procedimientos que ayuden a asegurar que se llevan a cabo las instrucciones. Ayudan a asegurar que se toman las medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con la consecución de los objetivos dentro del área financiera. Debe haber actividades de control en toda la organización, a todos los niveles y en todas las funciones. Debe incluirse una gama de actividades tan diversa como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones de rentabilidad operativa, salvaguarda de activos, segregación de funciones y otras. En el marco de la evaluación de la gestión de una entidad pública en el área financiera se fundamenta en la planeación y aplicación acciones de control en el proceso permanente y continuo con el fin de determinar, medir y/o comprobar si los recursos de las empresas públicas como la de la Alcaldía de Zarzal se han ejecutado de conformidad a lo planificado y alcanzado los objetivos programados, si no se lograron tomar las medidas correctivas necesarias.

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Esta vital función de comprobación de planes y cumplimientos de leyes y reglamentos, debe llevarse a cabo mediante acciones de controles previos, simultáneos y de verificación posterior, para que permita con eficiencia, eficacia, economía y de conformidad a la realidad, una evaluación transparente en beneficio de la entidad y la comunidad a la cual sirve. El control interno aplicado a las empresas públicas del estado permitirá asegurar que las políticas y procedimientos vigentes se adecuen a las necesidades de la gestión institucional moderna. También posibilitará la fidelidad y oportunidad de los informes remitidos, con el objeto de que se pueda tomar las decisiones mas acertadas. Así mismo asegura un seguimiento adecuado para constatar si las políticas de gestión control interno contable, son obedecidas. El diseño y socialización del control interno contable, se llevará a cabo en la Alcaldía de Zarzal sin interferir ni suspender el ejercicio de las funciones y actividades de las dependencias del área financiera y contable de la entidad; consecuentemente orientará su función a analizar el cumplimiento de los procesos, las metas, objetivos, misión y visión; así como informar o recomendar el establecimiento de normas que puedan mejorar el control de las empresas publicas de nivel territorial. De este modo el control interno contable se realizará con el fin de detectar, en el plazo deseado, cualquier desviación con respecto a los objetivos de, eficiencia, efectividad y economía en la utilización de los recursos institucionales, establecidos por el Gobierno Nacional y Territorial. El control interno contable, fomenta la eficiencia, eficacia y ayudan a garantizar el gerenciamiento adecuado de los recursos, la fiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de las normas vigentes en lo relacionado al Control Interno en General. Debido a que el control interno es útil para la consecución de muchos objetivos importantes, cada vez es mayor la exigencia de disponer de un mejor sistema. La implementación de un manual de procedimientos para ejercer el Control Interno Contable se da por el lado, de permitir, la aplicación de los nuevos conceptos y lineamientos que se dan a nivel gubernamental en las entidades del estado, utilizando conocimientos contables adquiridos en nuestra formación académica y laboral.

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El resultado de esta investigación será un logro importante para las estudiantes a nivel teórico, con la ampliación de conocimientos y práctico, en el diseño de este sistema en la alcaldía de Zarzal y en otras entidades públicas de diferentes municipios, pero tal vez el más importante será el de cumplir los requerimientos académicos para optar al título de Contadores Públicos.

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4. OBJETIVO GENERAL

Diseñar con base en el MECI 1000:2005 el sistema de control interno contable en el área financiera de la Alcaldía del Municipio de Zarzal Valle para el año 2011.

5. OBJETIVOS ESPECIFICOS

Elaborar el manual de organización y procedimientos que garantice la utilización y veracidad de la información contable y financiera de la Alcaldía de Zarzal.

Administrar y controlar los riesgos de índole contable de la entidad, a fin de preservar la confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de la información como producto del proceso contable.

Socializar el diseño del sistema de Control Interno Contable con el fin de realizar una eficiente y eficaz aplicación de los procesos en el área de contabilidad.

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6. MARCO REFERENCIAL 6.1 MARCO CONCEPTUAL El marco conceptual permite explicar diferentes conceptos que a lo largo del presente trabajo son mencionados y requieren una definición puntual, que permita entender de una manera clara el desarrollo del trabajo.2

Aspectos conceptuales relacionados con el proceso contable.

De conformidad con el Plan General de Contabilidad Pública, el proceso contable se define como un conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelación de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, que afectan la situación, la actividad y la capacidad para prestar servicios o generar flujos de recursos de una entidad contable pública en particular. Para ello, el proceso contable captura datos de la realidad económica y jurídica de las entidades contables públicas, los analiza metodológicamente, realiza procesos de medición de las magnitudes de los recursos de que tratan los datos, los incorpora en su estructura de clasificación cronológica y conceptual, los representa por medio de instrumentos como la partida doble y la base del devengo o causación en su estructura de libros, y luego los agrega y sintetiza convirtiéndolos en estados, informes y reportes contables que son útiles para el control y la toma de decisiones sobre los recursos, por parte de diversos usuarios. El desarrollo del proceso contable público implica la observancia del conjunto de principios, normas técnicas y procedimientos de contabilidad, contenidos en el Régimen de Contabilidad Pública. La identificación de las diferentes etapas del proceso contable, las actividades que las conforman, así como los riesgos y controles asociados a cada una ellas, constituye una acción administrativa de primer orden para efectos de garantizar la calidad de los estados, informes y reportes contables. Con base en estas generalidades, y de acuerdo con las particularidades de los diferentes sistemas contables derivados de la naturaleza misma de las entidades públicas, se deberán identificar específicamente las situaciones a que se encuentran sometidas, para luego, con base en éstas, establecer los controles que solucionen o minimicen los problemas identificados.

2 BERNAL CESAR AUGUSTO. Metodología de la Investigación para Administración y Economía, Ed.

Prentice Hall.

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Por lo anterior, a continuación se definen cada una de las actividades y se señalan posteriormente, en términos generales, las diferentes situaciones que comprometen la razonabilidad de la información.

Etapas y actividades del proceso contable

Las etapas y actividades del proceso contable son: Reconocimiento. De conformidad con el Plan General de Contabilidad Pública,

es la etapa de captura de los datos de la realidad económica y jurídica, su análisis desde la óptica del origen y la aplicación de recursos y el proceso de su incorporación a la estructura sistemática de clasificación cronológica y conceptual de la contabilidad, para lo cual se requiere adelantar procesos de medición, que consisten en la tasación de las magnitudes físicas o monetarias de los recursos que permiten incorporar y homogeneizar los atributos de los hechos acaecidos en la realidad y su impacto para la entidad que desarrolla el proceso contable. Esta etapa incluye el reconocimiento inicial de las transacciones, hechos u operaciones, así como las posteriores actualizaciones de valor. La información presupuestaria es un insumo básico de la etapa de reconocimiento en el proceso contable.3 Según el Régimen de Contabilidad Publica existen unos principios que constituyen pautas básicas o macroreglas que dirigen el proceso para la generación de información en función de los propósitos del SNCP (Sistema Nacional de Contabilidad Pública) y de los objetivos de la información contable pública, sustentando el desarrollo de las normas técnicas, el manual de procedimientos y la doctrina contable Pública. Entre estos principios tenemos: Devengo o Causación. Los hechos financieros, económicos, sociales y

ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan, con independencia del instante en que se produzca la corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de estos. El reconocimiento se efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones, o cuando la transacción u operación originada por el hecho incida en los resultados del periodo. Asociación. El reconocimiento de ingresos debe estar asociado con los gastos necesarios para la ejecución de las funciones de cometido estatal y con los costos y/o gastos relacionados con el consumo de recursos necesarios para producir tales ingresos. Cuando por circunstancias especiales deben registrarse partidas de periodos anteriores que influyan en los resultados, la información relativa a la cuantía y origen de los mismos se revelará en notas a los estados a los estados contables.4 3 Contaduría General de La Nación. Memorias Control Interno Contable (CIC).Pág. 09.

4 Régimen de Contabilidad Pública. Art. 117 - 118. Pág. 29

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La etapa de reconocimiento se materializa con la ejecución de las siguientes actividades: Identificación. Actividad en la que se determina la ocurrencia de hechos, transacciones y operaciones que afectan la estructura financiera, económica, social y ambiental, y por lo tanto debe ser objeto de reconocimiento y revelación. Con esta actividad se busca evaluar que la totalidad de los hechos, transacciones y operaciones sean incorporados al proceso contable. A través de esta acción se pueden detectar los riesgos que se generan en cada una de las dependencias de la alcaldía municipal, para que sean canalizados y al mismo tiempo minimizado generando así un control sobre ellos. La identificación de las diferentes actividades del proceso contable así como los riesgos y controles asociados a cada una de ellas constituye una acción administrativa para efectos de garantizar una sostenibilidad contable. Clasificación. Actividad en la que, de acuerdo con las características del hecho,

transacción u operación, se determina en forma cronológica su clasificación conceptual según el Catálogo General de Cuentas. En esta actividad se debe evaluar que el hecho financiero, económico, social y ambiental a registrar cumpla con todos los elementos que le son propios a la cuenta en la cual se clasifica. El objetivo de esta acción es depurar la información de manera que se pueda dimensionar el sistema de contabilidad pública, en la captura y clasificación de los datos esto permite identificar en el momento que se realice la aplicabilidad de la información, que se encuentre de manera clara y bien establecida en su estructura presupuestaria. Registro y ajustes. Actividad en la que se elaboran los comprobantes de

contabilidad y se efectúan los registros en los libros respectivos. Corresponde también a la verificación de la información producida durante las actividades precedentes del proceso contable, para corroborar su consistencia y confiabilidad, previo a la revelación en los estados, informes y reportes contables, para determinar así las cifras sujetas a ajustes y/o reclasificaciones, los cuales deben registrarse atendiendo lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública. Para efectos del Registro, las entidades contables públicas deben establecer las bases de valuación que sean aplicables en aras de tasar adecuadamente las magnitudes físicas o monetarias de los recursos. Desde este orden de ideas corresponde a las personas encargadas del área contable en el ente público detectar, verificar que las cifras y registros se encuentren y presenten de forma razonable, en caso contrario se debe realizar las correcciones pertinentes para que la información cumpla con los parámetros establecidos de que trata el Régimen de Contabilidad Pública.

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Revelación. Según el Plan General de Contabilidad Pública, es la etapa que

sintetiza y representa la situación, los resultados de la actividad y la capacidad de prestación de servicios o generación de flujos de recursos, en estados, informes y reportes contables confiables, relevantes y comprensibles. Para garantizar estas características de los estados, informes y reportes contables, la revelación implica la presentación del conjunto de criterios o pautas particulares, seguidas en la etapa previa de reconocimiento, así como la manifestación de la información necesaria para la comprensión de la realidad que razonablemente representa la información contable pública. Los estados, informes y reportes contables se refieren a entidades contables públicas individuales agregadas y consolidadas. El Contador General de la Nación es responsable por la consolidación de los estados, informes y reportes contables de la Nación con los de las entidades descentralizadas territorialmente y por servicios. Hacen parte de la etapa de revelación las siguientes actividades: Elaboración de los estados, informes y reportes contables. Actividad mediante la cual se concreta el resultado del proceso contable, expresado en el diseño y entrega oportuna de los estados, informes y reportes contables, los cuales deben contener la discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de los hechos, transacciones y operaciones realizadas, permitiendo a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluación de acuerdo con sus necesidades, e informar sobre el grado de avance de los planes, programas y proyectos de la entidad contable pública. Para el caso de los estados contables, se determina en esta actividad la aplicación del procedimiento para la estructuración y presentación de los estados contables básicos, contenido en el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública y a las políticas de información contable establecidas por cada ente público. También deben verificarse y confrontarse los saldos de los libros frente a los saldos de los Estados, Informes y Reportes Contables. Para una mejor comprensión de la información, deben determinarse los aspectos o situaciones que ameritan ser explicados a través de las notas a los estados contables.

Análisis, interpretación y comunicación de la información.

Actividad que corresponde a la lectura que se hace de los estados, informes y reportes contables, con el propósito de concluir sobre la situación, resultado y tendencia de las entidades públicas, desde las perspectivas financiera, económica, social y ambiental, de tal manera que su comunicación sea

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suficientemente útil para soportar las decisiones relativas a la administración de los recursos públicos. La adecuada ejecución de esta actividad materializa los objetivos de gestión pública, control público y divulgación y cultura que tiene la información contable, en procura de lograr los propósitos del Sistema Nacional de Contabilidad Pública relacionados con la transparencia, gestión eficiente, rendición de cuentas y control de los recursos públicos.

ACTIVIDAD: Agrupación de Tareas que hace parte de un Proceso.

ADMINISTRACION: Disciplina cuyo objetivo es la coordinación eficaz y

eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima calidad y productividad.

AJUSTE: documento contable por el que se procese a realizar cambios en las cifras o información de los manuales de contabilidad.

AUTOCONTROL: Capacidad de controlarse uno mismo.

AUTOGESTIÓN: Capacidad institucional para coordinar las acciones que le

permiten cumplir con el Mandato Constitucional y con las competencias y normas que la rigen.

AUTONOMÍA: Facultad para gobernar las propias acciones sin ofender a

otro.

AUTORREGULACIÓN: Capacidad institucional para reglamentar, con base

en la Constitución y las leyes, los asuntos propios de su función y definir aquellas normas, políticas y procedimientos que permitan la coordinación efectiva y transparente de sus acciones.

CAUSA: Origen o razón de algo que llamamos Efecto. En el componente

Administración de Riesgos: es el motivo o razón por la que se genera un riesgo.

CONTROL CIUDADANO: Forma de participación que permite a los

particulares influir lícitamente sobre las condiciones de modo, tiempo y lugar en que el Estado lleve a cabo sus actividades.

CONTROL: Actividad de monitorear los resultados de una acción y tomar medidas para hacer correcciones inmediatas y medidas preventivas para evita r eventos indeseables en el futuro.

27

ECONOMÍA: Austeridad y mesura en los gastos e inversiones realizados

para la obtención de los insumos que requieren los procesos para satisfacer las necesidades de la comunidad. Se presenta en la adquisición de los insumos del proceso.

EFECTO: Consecuencia positiva o negativa, de la ocurrencia de un evento.

Evento que se origina por otro llamado efecto.

EFICACIA: Cambio logrado en la situación de la comunidad como resultado del producto de un proceso, en relación con las metas y los objetivos de la entidad. Relación entre el valor agregado de un producto y su costo. Se presenta en el producto y su impacto o sea a la salida del proceso.

EFICIENCIA: Relación entre el costo de los recursos utilizados en un

proceso y el valor del producto obtenido. Se presenta dentro del proceso.

ESTADO: (Ciencia Políticas) conjunto de órganos e instituciones con

soberanía plena sobre territorio concreto, que garantizan las relaciones pacificas entre los diversos individuos y grupos socioeconómicos que lo hagan.

ESTRATEGIA: Esquema específico de utilización de los recursos con miras

a alcanzar objetivos a largo plazo.

EVALUACION: se define como la comparación y valoración del cambio de

un evento en relación con un patrón de referencia y como consecuencia de una determinada intervención.

EVENTO: Suceso; particularmente suceso posible.

FINANCIERO: sistemas o medios para el manejo del dinero, el

otorgamiento del crédito, la administración de las inversiones, así como los mecanismos para allegarse de fondos, sea en una empresa privada o en el sector publico.

FLUJOGRAMA: Grafica que muestra el flujo y el número de operaciones secuenciales de un proceso o procedimiento para generar un bien o un servicio. Pertenece a la ingeniería de sistemas y también se le conoce como algoritmo, lógico o diagrama de flujo.

FUNCIONARIO: Servidor Público.

INFORME: Comunicado oral o escrito en el que se dan a conocer

ordenadamente los resultados de una investigación o de un trabajo.

28

GESTION: conjunto de decisiones y acciones que llevan al logro de

objetivos previamente establecidos.

IMPACTO: Cambio logrado en la situación de la comunidad como resultado

del producto de un proceso. Es el nivel más elevado o la finalidad última del proceso y donde se genera la totalidad de los beneficios previstos. Es equivalente a Valor Agregado. En el elemento Valoración de Riesgos, es la magnitud del deterioro en la situación de la entidad, como resultado de la materialización de un riesgo.

MACROPROCESO: MACROPROCESO: Agrupación de procesos de una

organización.

MANUAL: Libro en que se compendia lo mas sustancial de una materia.

Documento o cartilla que contiene las nociones básicas de un arte o ciencia y su forma correcta de aplicación.

MECANISMO: Manera de producirse una actividad, una función o un

fenómeno.

MÉTODO: Modo estructurado y ordenado de obtener un resultado,

descubrir la verdad y sistematizar los conocimientos.

METODOLOGÍA: Manera sistemática de hacer cierta cosa.

NORMAS: Regla de obligado cumplimiento. Regla sobre la manera como

se debe hacer o está establecido que se haga cierta cosa.

OBJETIVO: Enunciado de un estado deseado hacia el cual está dirigido un

proyecto, programa o plan. Se debe formular en términos de mejora de la situación de una población. El objetivo determina la orientación que se le debe dar a las tareas, actividades y procesos para cumplir con los propósitos de la entidad y del Estado.

PLAN: Proyecto, programa de las cosas que se van a hacer y de cómo hacerlas.

POLÍTICAS: Principios que sirven de guía y dirigen los esfuerzos de una

organización para alcanzar sus objetivos.

PRINCIPIOS: Normas o ideas fundamentales que rigen la conducta de los

Servidores Públicos.

PROCEDIMIENTO: Método o sistema estructurado para ejecutar algunas cosas. Acto o serie de actos u operaciones con que se hace una cosa.

29

PROCESO: Conjunto de actividades que realiza una organización,

mediante la transformación de unos insumos, para crear, producir y entregar sus productos, de tal manera que satisfagan las necesidades de sus clientes.

PROPÓSITO: Objeto, mira, cosa que se pretende conseguir.

REGISTRO: en términos contables, es todo asiento que se realice en los libros de contabilidad.

RIESGO: Evento capaz de poner en peligro el cumplimiento de los

objetivos de la Entidad Pública con eficiencia, eficacia y calidad. 2. La posibilidad de que ocurra dicho evento.

SERVICIOS PÚBLICOS: Medio por el cual el Estado cumple los fines

esenciales de servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes constitucionales.

SERVIDORES PÚBLICOS: Son los miembros de las corporaciones públicas, los empleados y trabajadores del Estado y de sus entidades descentralizadas territorialmente y por servicios.

SOCIALIZAR: Compartir la información con todos los funcionarios del

grupo al que pueda interesar.

30

6.2 MARCO TEÓRICO

El desarrollo de esta investigación, tendrá como soporte teórico, los planteamientos desarrollados por la Contaduría General de la Nación y el Modelo Estándar de Control Interno (MECI), donde plantea los procedimientos, las actividades y los informes anuales de evaluación para la ejecución del Control Interno Contable en las entidades de carácter público. La Administración Pública tiene bajo su responsabilidad el cuidado, manejo y utilización de los bienes públicos, en procura del beneficio y del bien común de todas las personas que habitan el territorio nacional, dentro del marco de la Constitución y las leyes. En este sentido, las entidades públicas están orientadas a prestar un servicio público y su legitimidad se sustenta, en la eficiencia y calidad con que prestan estos servicios y satisfacen las demandas de la comunidad, dentro de un marco de valores compartidos que promuevan los Derechos Humanos, el bien común y la dignidad de las personas. La entidad pública por lo tanto necesita una gestión eficaz y responsable que le permita sostenerse en las mejores condiciones posibles, y lograr un equilibrio óptimo entre su administración y sus fines. La Constitución Política en su Artículo 209º, incorporó el Control Interno como un soporte administrativo esencial orientado a garantizar el logro de los objetivos de cada institución pública y del Estado en su conjunto, fundamentado en el cumplimiento de los principios que rigen la Administración pública en especial los de eficiencia, eficacia, moralidad y transparencia; en la coordinación de las actuaciones entre las diferentes entidades que lo conforman, preparándolo adicionalmente para responder a los controles de orden externo que le son inherentes, y en especial al Control Ciudadano. Lo anterior hace que el Control Interno en las entidades del Estado debe soportarse en la Constitución Política y dentro de ésta, en aquellos aspectos que le dan origen a sus formas de organización, a la manera como debe administrarse y controlarse, a los principios de administración pública que le son inherentes, orientándolo como el medio que es para lograr el cumplimiento de la finalidad social del Estado. 6.2.1 Principios del control interno La Constitución Política de 1991, estableció los principios que deben cumplirse en el ejercicio de la Función Pública de Administrar el Estado, constituyéndose en los preceptos fundamentales definidos para encaminar su desarrollo y otorgar orientación estratégica a la toma de decisiones. Están presentes en todos los

31

procesos, actividades o tareas emprendidas por la entidad pública a fin de cumplir con su propósito institucional.

Lo anterior, relacionado con el cumplimiento de los objetivos de la institución pública, de los cuales el Control Interno se constituye en el medio para llegar a este fin, obliga a que estos principios deben tomarse como la base sobre la cual establece el Control Interno, a fin de apoyar a la entidad a cumplir sus objetivos y coordinar sus actuaciones hacia el logro de los fines esenciales del Estado.

Responsabilidad: Capacidad de la Entidad Pública para cumplir los

compromisos contraídos con la comunidad y demás grupos de interés, en relación con los fines esenciales del Estado o, en caso de no hacerlo, de hacerse cargo de las consecuencias de su incumplimiento. Se materializa en dos momentos, El primero, al considerar aquellos aspectos o eventos capaces de afectar la gestión de la entidades estableciendo las acciones necesarias para contrarrestarlos; el segundo, al reconocer la incapacidad personal o institucional para cumplir los compromisos y en consecuencia, indemnizar a quienes se vieran perjudicados por ello.

Transparencia: Es hacer visible la gestión de la entidad a través de la

relación directa entre los gobernantes, los gerentes y los servidores públicos, con los públicos que atiende. Se materializa en la entrega de información adecuada para facilitar la participación de los ciudadanos en las decisiones que los afecten, tal como lo manda el artículo 2º de la Constitución Política. Para ello, las autoridades administrativas mantienen abierta la información y los documentos públicos, rinden informes a la comunidad y demás grupos de interés sobre los resultados de su gestión.

Moralidad: Se manifiesta, en la orientación de las actuaciones bajo

responsabilidad del Servidor Público, el cumplimiento de las normas constitucionales y legales vigentes, y los principios éticos y morales propios de nuestra sociedad.

Igualdad: Es reconocer a todos los ciudadanos la capacidad para ejercer

los mismos derechos para garantizar el cumplimiento del precepto constitucional según el cual "todas las personas nacen libres e iguales ante la ley, recibirán la misma protección y trato de las autoridades y gozarán de los mismos derechos, libertades y oportunidades sin ninguna discriminación por razones de sexo, raza, origen nacional o familiar, lengua, religión, opinión política o filosófica”5. Los servidores públicos están obligados orientar sus actuaciones y la toma de decisiones necesarias para el cumplimiento de los fines esenciales del Estado hacia la primacía del interés general.

5 Constitución Nacional Artículo 13

32

Imparcialidad: Es la falta de designio anticipado o de prevención a favor o

en contra de personas, a fin de proceder con rectitud, dictaminar y resolver los asuntos de manera justa. Se concreta cuando el Servidor Público actúa con plena objetividad e independencia en defensa de lo público, en los asuntos bajo su responsabilidad a fin de garantizar que ningún ciudadano o grupo de interés se afecte en sus intereses, producto de la actuación de la entidad pública.

Eficiencia: Es velar porque, en igualdad de condiciones de calidad y

oportunidad, la entidad pública obtenga la máxima productividad de los recursos que le han sido asignados y confiados para el logro de sus propósitos. Su cumplimiento garantiza la combinación y uso de los recursos en procura de la generación de valor y la utilidad de los bienes y servicios entregados a la comunidad.

Eficacia: Grado de consecución e impacto de los resultados de una entidad pública en relación con las metas y los objetivos previstos. Se mide en todas las actividades y las tareas y en especial al concluir un proceso, un proyecto o un programa. Permite determinar si los resultados obtenidos tienen relación con los objetivos y con la satisfacción de las necesidades de la comunidad.

Economía: Se refiere a la austeridad y la mesura en los gastos e

inversiones necesarios para la obtención de los insumos en las condiciones de calidad, cantidad y oportunidad requeridas para la satisfacción de las necesidades de la comunidad. Se operativiza en la medición racional de los costos y en la vigilancia de la asignación de los recursos para garantizar su ejecución en función de los objetivos, metas y propósitos de la Entidad.

Celeridad: Hace referencia a la prontitud, la rapidez y la velocidad en el

actuar público. Significa dinamizar la actuación de la entidad con los propósitos de agilizar el proceso de toma de decisiones y garantizar resultados óptimos y oportunos. En aplicación de este principio, los servidores públicos se comprometen a dar respuesta oportuna a las necesidades sociales pertinentes a su ámbito de competencia.

Publicidad: Es el derecho de la sociedad y de los servidores de una

entidad pública al acceso pleno, oportuno, veraz y preciso a las actuaciones, resultados e información de las autoridades estatales. Es responsabilidad de los gobernantes y gerentes públicos dar a conocer los resultados de su gestión y permitir la fiscalización por parte de los ciudadanos, dentro de las disposiciones legales vigentes.

33

Preservación del Medio Ambiente: Es la orientación de las actuaciones

del ente público hacia el respeto por el medio ambiente, garantizando condiciones propicias al desarrollo de la comunidad.

Cuando el hacer de una entidad pueda tener un impacto negativo en las condiciones ambientales, es necesario valorar sus costos y emprender las acciones necesarias para su minimización. La adecuada operación del Sistema de Control Interno, garantiza el acatamiento de estos principios por parte de los servidores públicos, al considerarlos como punto de partida para el desempeño de sus funciones. 6.2.2 Fundamentos de control interno

Constituyen las condiciones imprescindibles y básicas que garantizan la efectividad del Control Interno de acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas por la Constitución y la ley a cada entidad pública y a las características que le son propias. La Autorregulación, el Autocontrol y la Autogestión son los pilares esenciales que garantizan el funcionamiento del Control Interno.

Autorregulación: Es la capacidad institucional de la Entidad Pública para

reglamentar, con base en la Constitución y en la ley, los asuntos propios de su función y definir aquellas normas, políticas y procedimientos que permitan la coordinación efectiva y transparente de sus acciones.

Mediante la Autorregulación la entidad adopta los principios, normas y procedimientos necesarios para la operación del Sistema de Control Interno. Favorece el Autocontrol al normalizar los patrones de comportamiento requeridos para el cumplimiento de los objetivos, y hace efectivo y transparente el ejercicio de su función constitucional ante la comunidad y los diferentes grupos de interés.

Se lleva a cabo, entre otras formas, a través de:

La promulgación de valores, principios y conductas éticas fundantes del servicio público.

La generación de Códigos de Buen Gobierno, que establece las normas que así mismas se imponen las entidades públicas para garantizar el cumplimiento de una función administrativa proba, eficiente y transparente.

La definición de un modelo de operación que armonice las leyes y las normas pertinentes a su fin, con los sistemas, los procesos, las actividades y las acciones necesarias para el cumplimiento de los propósitos institucionales.

34

El establecimiento de políticas, normas y controles tendientes a evitar o minimizar las causas y los efectos de los riesgos capaces de afectar el logro de los objetivos.

La reglamentación del Control Interno a través de los mecanismos proporcionados por la Constitución y la ley.

Autocontrol: Es la capacidad de cada servidor público,

independientemente de su nivel jerárquico dentro de la entidad para evaluar su trabajo, detectar desviaciones, efectuar correctivos, mejorar y solicitar ayuda cuando lo considere necesario de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y tareas bajo su responsabilidad garanticen el ejercicio de una función administrativa transparente y eficaz.

El Control Interno se fundamenta en el Autocontrol al considerarlo como inherente e intrínseco a todas las acciones, decisiones, tareas y actuaciones a realizar por el servidor público, en procura del logro de los propósitos de la entidad.

El ejercicio de esta capacidad requiere:

De los servidores públicos:

• Compromiso, competencia y responsabilidad con el ejercicio de su labor. • Responsabilidad para asumir sus propias decisiones y autoregular su conducta.

Autogestión: Es la capacidad institucional de toda entidad pública para interpretar, coordinar y aplicar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido delegada por la Constitución y la ley.

El Control Interno se fundamenta en la Autogestión al promover en la entidad pública la autonomía organizacional necesaria para establecer sus debilidades de control, definir las acciones de mejoramiento y hacerlas efectivas, a la vez que asume con responsabilidad pública las recomendaciones generadas por los órganos de control y les da cumplimiento con la oportunidad requerida.

Se logra a través de:

La comprensión por parte de la entidad y de los servidores públicos, de las competencias y funciones asignadas por la Constitución y la ley.

La adaptación consciente de la entidad a su entorno. La organización de la función administrativa y de su control de acuerdo con

las características propias de cada entidad. La capacidad institucional para autoregular su funcionamiento. La conformación de la red de conversaciones que articula los procesos, las

actividades y las acciones requeridas para la ejecución de los planes, los

35

programas y los proyectos necesarios al logro de los objetivos institucionales y sociales del Estado.

La ejecución de planes de mejoramiento y el seguimiento efectivo a su impacto en la organización.

6.2.3 Objetivos del control interno

El Control Interno tiene como objetivo fundamental establecer las acciones, las políticas, los métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, control, evaluación y de mejoramiento continuo de la entidad pública que le permitan la autoprotección necesaria para garantizar una función administrativa transparente, eficiente, cumplimiento de la Constitución, leyes y normas que la regulan, coordinación de actuaciones con las diferentes instancias con las que se relaciona y una alta contribución al cumplimiento de la finalidad social del Estado. Para lograrlo, se definen objetivos específicos clasificados según el propósito perseguido por ellos en la institución pública. Son estos: objetivos de Cumplimiento, Estratégicos, de Operación, de Evaluación y de Información.

Objetivos de control de cumplimiento

a. Establecer las acciones que permitan garantizar el cumplimiento de la función administrativa de las entidades públicas, bajo los preceptos y mandatos que le impone la Constitución Nacional, la ley, sus reglamentos y las regulaciones que le son propias. b. Definir las normas administrativas provenientes de la autorregulación que

permite la coordinación de actuaciones de la entidad. c. Diseñar los instrumentos de verificación y evaluación pertinentes para garantizar que la entidad cumpla con la reglamentación que rige su hacer.

Objetivos de control estratégico

a. Crear conciencia en todos los servidores públicos sobre la importancia del Control, mediante la creación y mantenimiento de un entorno favorable que conserve sus fundamentos básicos y favorezca la observancia de sus principios.

36

b. Disponer los procedimientos de planeación y mecanismos adecuados para el

diseño y desarrollo organizacional de la entidad, de acuerdo con su naturaleza, características y propósitos de la entidad. c. Diseñar los procedimientos e instrumentos necesarios que permitan a la entidad

pública proteger sus recursos, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten.

Objetivos de control de ejecución

a. Determinar los mecanismos de prevención, detección y corrección que permitan

mantener las operaciones, funciones y actividades institucionales en armonía con los principios de eficacia, eficiencia y economía. b. Velar porque todas las actividades y recursos de la entidad estén dirigidos hacia

el cumplimiento de su función constitucional. c. Establecer los mecanismos y procedimientos que garanticen la generación y registro de información oportuna y confiable, necesaria a la toma de decisiones internas, el cumplimiento de obligaciones ante los diferentes niveles del Estado, la información a los grupos de interés sobre la forma de conducir la entidad y la rendición de cuentas a la comunidad. d. Diseñar los instrumentos que permiten llevar a cabo una efectiva comunicación interna y externa a fin de dar a conocer la información de manera transparente, oportuna y veraz, garantizando que la operación de la entidad pública se ejecute adecuada y convenientemente, así como el conocimiento por parte de los diferentes grupos de interés de los resultados de la gestión.

Objetivos de control de evaluación a. Garantizar la existencia de mecanismos y procedimientos que permitan en

tiempo real, realizar seguimiento a la gestión de la entidad por parte de los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad, permitiendo acciones oportunas de corrección y de mejoramiento. b. Disponer de mecanismos de verificación y evaluación permanentes del Control

Interno que brinden apoyo a la toma de decisiones en procura de los objetivos institucionales. c. Garantizar la existencia de la función de evaluación independiente del Sistema

de Control Interno y de Auditoría Interna, como mecanismos neutrales y objetivos

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de verificación del cumplimiento a la gestión y los objetivos de la institución pública.

d. Propiciar el mejoramiento continuo de la gestión de la entidad y de su capacidad para responder efectivamente a los diferentes grupos de interés. e. Establecer los procedimientos que permiten la integración de las observaciones

provenientes de los órganos de control a las acciones de mejoramiento de la entidad.

Objetivos de control de información a. Disponer los mecanismos necesarios a garantizar la generación de información

base, para la elaboración de los reportes de información y cumplimiento de las obligaciones de la entidad pública ante los diferentes niveles del Estado. b. Establecer los procedimientos que permitan la generación de información

legalmente establecida por los diferentes órganos de control, que tiene a su cargo la vigilancia de la entidad pública. c. Velar por la generación de informes y elaboración de reportes que en uso de su

derecho de información, soliciten los diferentes grupos de interés. d. Disponer de la información legalmente obligatoria y proveniente de la autorregulación de la entidad, que garantice la rendición de cuentas públicas.

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Tabla 1. Modelo Estándar de Control Interno

SUBSISTEMA COMPONENTE ELEMENTOS

AMBIENTE DE CONTROL

DIRECCIONAMIENTO

ESTRATEGICO

ADMINISTRACIÓN DEL

RIESGO

ACTIVIDADES DE CONTROL

INFORMACION

COMUNICACIÓN PUBLICA

AUTOEVALUACION

EVALUACION

INDEPENDIENTE

PLANES DE

MEJORAMIENTO

MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO

*Acuerdos Compromisos o Protocolos Eticos

*Desarrollo del Talento Humano

*Estilo de Direccion

*Planes y Programas

*Modelo de Operación por Procesos

*Estructura Organizacional

*Contexto Estratégico

*Identificación de Riesgos

*Analisis de Riesgos

*Valoración de Riesgos

*Politicas de Administración de Riesgos

CONTROL

ESTRATEGICO

*Autoevaluación de Control

*Autoevaluación de Gestión

EVALUACION DE

CONTROL

*Evaluación Independiente al sistema de

Control Interno

*Auditoria Interna

*Plan de Mejoramiento Institucional

*Plan de mejoramiento Funcional

*Plan de Mejoramiento Individual

*Politicas de Operación

*Procedimientos

*Controles

*Indicadores

*Manual de Operaciones

CONTROL DE

GESTIÓN

*Información Primaria

*Información Secundaria

*Sistemas de Información

*Comunicación Organizacional

*Comunicación Informativa

*Medios de Comunicación

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6.2.4 Procedimiento para la implementación y evaluación del control interno contable

Aspectos introductorios.

Estos procedimientos orientan a los responsables de la información financiera, económica, social y ambiental en las entidades contables públicas para que adelanten las gestiones administrativas necesarias que conduzcan a garantizar la producción de información con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad a que se refiere el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública. La información contable debe servir de instrumento para que los diferentes usuarios fundamenten sus decisiones relacionadas con el control y optimización de los recursos públicos, en procura de una gestión pública eficiente y transparente, para lo cual se deberá revelar información que interprete la realidad financiera, económica, social y ambiental. Toda la información revelada en los estados contables debe ser susceptible de comprobaciones y conciliaciones exhaustivas o aleatorias, internas o externas, que acrediten y confirmen su confiabilidad, relevancia y comprensibilidad, observando siempre la aplicación estricta del Régimen de Contabilidad Pública para el reconocimiento y revelación de las transacciones, hechos y operaciones realizadas por la entidad contable pública.6

Definición Control Interno Contable.

Proceso que bajo la responsabilidad del representante legal o máximo directivo de la entidad contable pública, así como de los directivos de primer nivel responsables de las áreas contables, se adelanta en las entidades y organismos públicos, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, capaces de garantizar razonablemente que la información financiera, económica, social y ambiental cumpla con las características cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de que trata el Régimen de Contabilidad Pública.

6 Contaduría General de La Nación. Memorias. Control Interno Contable. (CIC). Pág. 6.

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6.2.5 Objetivos del control interno contable Son objetivos del control interno contable los siguientes:

Objetivos de información y comunicación

Establecer los medios necesarios que permitan una efectiva comunicación interna y externa, de la información contable

Garantizar la generación y difusión de información contable necesaria para el cumplimiento de los objetivos de gestión pública, control público, divulgación y cultura.

Establecer los elementos básicos de evaluación y seguimiento permanente que deben realizar los jefes de control interno, respecto de la existencia y efectividad de los controles al proceso contable necesarios para mantener la calidad de la información financiera, económica, social y ambiental del ente público.

Procurar por el cumplimiento de las normas relacionadas con el mejoramiento de la calidad de la información contable.

Objetivos de riesgos de índole contable

Administrar los riesgos de índole contable de la entidad a fin de preservar la confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de la información como producto del proceso contable

Definir e implementar los controles que sean necesarios para que se lleven a cabo las diferentes actividades del proceso contable público en forma adecuada, con el fin de administrar los riesgos de índole contable identificados.

Verificar las políticas de operación para el desarrollo de la función contable, el diseño del proceso contable, sus controles y acciones de prevención en relación con los riesgos de índole contable, y la existencia de indicadores que permitan evaluar permanentemente la gestión y los resultados de la entidad.

Objetivos de nivel normativo

Garantizar que la información financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública se reconozca y revele con sujeción al Régimen de Contabilidad Pública.

Generar información contable con las características de confiabilidad, comprensibilidad y relevancia, en procura de lograr la gestión

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eficiente, transparencia, control de los recursos públicos y rendición de cuentas, como propósitos del Sistema de Nacional de Contabilidad Pública.

Garantizar con la implementación del Control Interno Contable (CIC) que la ejecución de los recursos se realice dentro de los marcos administrativos y legales correspondientes, estableciendo los controles necesarios con el propósito de que en el evento en que se detecten anomalías de tipo procedimental o legal, se puedan iniciar procesos administrativos, disciplinarios o penales, si fuera el caso por parte de los organismos competentes para ello, y que la aplicación del Control Interno Contable (CIC) sirva para que además de evitar inconsistencias la observación de estas conduzcan a establecer las responsabilidades del caso.

6.2.6 Evaluación del control interno contable. Es la medición o valoración que se hace al Control Interno en el proceso contable de una entidad pública, con el propósito de determinar su calidad, el nivel de confianza que se le puede otorgar, y si sus actividades de control son eficaces, eficientes y económicas en la prevención y neutralización del riesgo inherente a la gestión contable. En ejercicio de la autoevaluación como fundamento del control interno, los contadores bajo cuya responsabilidad se produce información contable, y los demás servidores públicos de las diferentes áreas que generan hechos, transacciones y operaciones susceptibles de reconocer contablemente, son responsables, en lo que corresponda, por la operatividad eficiente del proceso contable, actividades y tareas a su cargo; por la supervisión continua a la eficacia de los controles integrados; y por desarrollar la autoevaluación permanente a los resultados de su labor, como parte del cumplimiento de las metas previstas por la dependencia a la cual pertenece. En términos de la evaluación independiente, la evaluación del control interno contable en la entidad corresponde al Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, de conformidad con lo establecido en el Manual de Implementación del Modelo Estándar de Control Interno, adoptado mediante la Resolución 142 de 2005, expedido por el Departamento Administrativo de la Función Pública.7 Todo sistema de control debe ser evaluado de manera constante y permanente, lo que permitirá darle a la entidad pública una seguridad de que los controles

7 MEMORIAS CONTROL INTERNO CONTABLE. Contaduría General de La Nación.

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aplicados son los adecuados o en su caso se adecuan a los cambios de la misma, lo que facilitará tomar acciones preventivas y correctivas que garanticen el adecuado funcionamiento de los controles establecidos. 6.2.7 Riesgos de índole contable. Representa la posibilidad de ocurrencia de eventos, tanto internos como externos, que tienen la probabilidad de afectar o impedir el logro de información contable con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad. El riesgo de índole contable se materializa cuando los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales no se incluyan en el proceso contable o, habiendo sido incluidos, no cumplan con lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública.8 Para reconocer la presencia de aquellos eventos que puedan afectar el cumplimiento de los objetivos de la alcaldía del municipio de Zarzal Valle se deben emprender acciones tales como: políticas, acuerdos, compromisos e infundir la cultura del autocontrol a cada una de las personas que intervienen de manera directa o indirecta en el proceso contable contribuyendo a prevenirlos o en su defecto a minimizarlos. En este orden de ideas el tratamiento adecuado de los riesgos propicia el crecimiento y desarrollo de la entidad, y favorece el cumplimiento de su función constitucional. Para lo cual es necesaria la definición de su entorno, su reconocimiento, análisis, valoración y definición de las alternativas de manejo bajo la siguiente estructura de elementos:

Contexto Estratégico

Identificación de los Riesgos

nálisis de los Riesgos

Valoración de Riesgos

Políticas de Administración de Riesgos

Contexto estratégico Define las relaciones de la entidad y su entorno e identifica sus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas para determinar si la entidad está expuesta a riesgos generados por ella misma o si provienen del entorno. El contexto estratégico es un elemento de la administración de riesgos que permite establecer el lineamiento estratégico, que orienta las decisiones de la

8 Contaduría General de La Nación. Memorias. Control Interno Contable. (CIC). Pág. 6.

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entidad pública frente a los riesgos producto de la observación, distinción y análisis del conjunto de circunstancias internas y externas, que puedan generar eventos que afecten el cumplimiento de los objetivos. Determina la relación de la entidad con el entorno y tiene en cuenta su función y su misión, el conjunto de la organización, los aspectos operativos, financieros, legales y la percepción de los diferentes grupos de interés sobre la gestión. Una adecuada elaboración del contexto estratégico facilita la identificación de riesgos al generar los criterios para analizar las capacidades y habilidades internas y los aspectos significativos del entorno susceptibles de generar riesgos al cumplimiento de los propósitos, además permite orientar las políticas de administración de riesgos hacia el manejo de los riesgos relacionados con los aspectos más estratégicos de la entidad pública.

Identificación de los riesgos

Reconoce los riesgos potenciales que estén o no bajo el control de la entidad, así como la determinación de sus causas, agentes generadores y principales efectos. La identificación de los riesgos se realiza a nivel de los macroprocesos constitutivos del modelo de operación. Para ello se interroga por los eventos generados por el entorno o al interior de la organización pública, que pueden afectar el logro del objetivo del Macroproceso; de la respuesta obtenida se pueden inferir los riesgos, los cuales deben ser analizados, permitiendo decidir si realmente afectan el Macroproceso en estudio, quién o qué los puede provocar, por qué razones y cuáles pueden ser sus efectos

Análisis de riesgos

Califica y evalúa los riesgos en los Macro procesos y determina la capacidad de la entidad para su adaptación o tratamiento. Este elemento del componente de administración de riesgos, permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y el impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos a fin de determinar la capacidad de la entidad pública para su aceptación o manejo. El análisis de riesgos, permite comparar los resultados de su calificación con los criterios definidos para establecer el grado de exposición de la entidad al riesgo, de esta forma es posible distinguir entre los riesgos aceptables, tolerables, moderados, importantes o inaceptables, y fijar la prioridades de las acciones requeridas para su tratamiento.

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Valoración de riesgos

Elemento de la administración de riesgos que determina el nivel o grado de exposición de la entidad pública a los impactos del riesgo, permitiendo estimar las prioridades para su tratamiento. Establece a nivel estratégico de la entidad los mayores riesgos a los cuales está expuesta, permitiendo emprender acciones inmediatas de respuesta ante ellos a través del diseño de políticas, y la aplicación de medidas tendientes a la reducción o la eliminación del riesgo, su transferencia, la aceptación de los efectos causados por su ocurrencia, o buscar la forma de compartir el riesgo con un tercero. Determina los riesgos que pueden tener un mayor efecto sobre la gestión de la entidad.

Políticas de administración de riesgos

Elemento de la administración de riesgos, que permite estructurar los criterios orientadores en la toma de decisiones respecto al tratamiento de los riesgos y sus efectos, al interior de la entidad pública. Establece las guías de acción necesarias a todos los servidores públicos que les permite coordinar y administrar los eventos que pueden inhibir el logro de los objetivos de la entidad, capacitándolos y habilitándolos para ello. Identifica las opciones para tratar y manejar los riesgos que basadas en la valoración, permiten tomar decisiones adecuadas acerca de si se acepta, se evita, se reduce, se comparte un riesgo o se transfiere legalmente del impacto. Trasmite la posición de la dirección respecto al manejo de los riesgos y fijan lineamientos sobre la protección de los recursos, los conceptos de calificación de riesgos, las prioridades en la respuesta y la forma de administrarlos.

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6.3 MARCO LEGAL

Para realizar el diseño y socialización del Control Interno Contable (CIC) es necesario incluir las fuentes y/o documentos de carácter jurídico que aplican para la correcta realización de las actividades del área contable y financiera en las entidades u organismos del sector público. 6.3.1 Constitución Política de Colombia. “De la función administrativa” Artículo 209. La función administrativa está al servicio de los intereses generales

y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley. Aplicabilidad: Cada una de las características establecidas en el texto del

artículo, corresponde a la posibilidad que tienen los ciudadanos en Colombia de hacer parte del Estado en cualquiera de sus actuaciones y obliga a los servidores públicos a garantizar esa posibilidad. Artículo 269. En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas. Aplicabilidad: En este artículo se obliga al Estado con el propósito de generar las políticas de autocontrol que se deben tener en cualquier actividad, a establecer los mecanismos que garanticen esas políticas, con el objetivo de garantizar la efectividad de la función pública. Artículo 354. Habrá un Contador General, funcionario de la rama ejecutiva, quien

llevará la contabilidad general de la Nación y consolidará ésta con la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, cualquiera que sea el orden al que pertenezcan, excepto la referente a la ejecución del Presupuesto, cuya competencia se atribuye a la Contraloría. Corresponden al Contador General las funciones de uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad pública, elaborar el balance general y determinar las normas contables que deben regir en el país, conforme a la ley. Parágrafo. Seis meses después de concluido el año fiscal, el Gobierno Nacional

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enviará al Congreso el balance de la Hacienda, auditado por la Contraloría General de la República, para su conocimiento y análisis. Aplicabilidad: Este artículo le asigna al Contador General la función de llevar la Contabilidad general de la Nación y consolidarla con la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, así como determinar las normas contables que deben regir en el país conforme a la Ley. La constitución determina la necesidad de generar espacios de conocimiento en los bienes y servicios que posee el Estado en sus entes centrales y descentralizados con el propósito de establecer certeramente sus patrimonios. 6.3.2 Ley 87 de 1993 Artículo 3o. Características del control interno.

Son características del Control Interno las siguientes:

a) El Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, de información y operacionales de la respectiva entidad;

b) Corresponde a la máxima autoridad del organismo o entidad, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la organización;

c) En cada área de la organización, el funcionario encargado de dirigirla es responsable por el control interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en cada entidad;

d) La Unidad de Control Interno, o quien haga sus veces, es la encargada de evaluar en forma independiente el Sistema de Control Interno de la entidad y proponer al representante legal del respectivo organismo las recomendaciones para mejorarlo;

e) Todas las transacciones de las entidades deberán registrarse en forma

exacta, veraz y oportuna, de forma tal que permita preparar informes operativos, administrativos y financieros.

Aplicabilidad: En este articulado se determinan las características, manera, formas, procesos y procedimientos de cómo se ejercerá el control interno administrativo y financiero en las entidades públicas, con el fin de que se garanticen los mecanismos de autocontrol, los cuales son indispensables para un

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desarrollo funcional de las entidades estatales como lo estipulan las Leyes que rigen la estructura, funciones, procesos, fines y objetivos del Estado. 6.3.3 Ley 298 de 1996

Artículo 3 Funciones del Contador General de la Nación. Al Contador General de

la Nación le corresponden las siguientes funciones:

Literal k) Diseñar, implantar y establecer políticas de control interno, conforme a

la ley;

Aplicabilidad: Determina las funciones del Contador General de la Nación en lo

referente al Sistema de Control Interno.

Articulo 4o Funciones de la Contaduría General de la Nación. La Contaduría

General de la Nación desarrollará las siguientes funciones:

Literal r) Coordinar con los responsables del control interno y externo de las

entidades señaladas en la ley, el cabal cumplimiento de las disposiciones

contables;

Aplicabilidad: Le asigna al Contador General de la Nación, entre otras funciones,

la de “Coordinar con los responsables del Control Interno y Externo de las

entidades señaladas en la Ley, el cabal cumplimiento de las disposiciones

contables”.

6.3.4 Ley 489 de 1998

Articulo 27. Creación. Créase el Sistema Nacional de Control Interno,

conformado por el conjunto de instituciones, instancias de participación, políticas,

normas, procedimientos, recursos, planes, programas, proyectos, metodologías,

sistemas de información, y tecnología aplicable, inspirado en los principios

constitucionales de la función administrativa cuyo sustento fundamental es el

servidor público.

Aplicabilidad: Es obligatorio parta todos los entes estatales la creación de

oficinas, áreas o dependencias que garanticen el cumplimiento del sistema de control interno, el cual es indispensable para que los servidores públicos cumplan

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en desarrollo de sus actividades con su función esencial la cual corresponde al servicio de los ciudadanos. 6.3.5 Decreto 2145 de 1999 Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones Artículo 6. Reguladores. Son los competentes para impartir las normas, políticas

y directrices a que deben sujetarse los entes públicos en materia de Control Interno. a. El Presidente de la República, a quien corresponde trazar las políticas en

materia de Control Interno, apoyado entre otros, en el Consejo Nacional de Política Económica y Social CONPES, las Consejerías Presidenciales, los Ministerios, Departamentos Administrativos y en el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial. b. El Departamento Administrativo de la Función Pública, a quien corresponde fijar de acuerdo con el Presidente de la República, las políticas de Administración Pública, en materia de organización administrativa del Estado, propendiendo particularmente por la funcionalidad y modernización de las estructuras administrativas; en materia de gestión administrativa, en gestión del recurso humano al servicio del Estado, en el diseño de los Sistemas General de Información, Desarrollo Administrativo y en la dirección y orientación del desarrollo institucional de la Rama Ejecutiva del Poder Público, como también velar por la armonización de las reformas administrativas y las necesidades de la planeación económica y social. c. El Congreso de la República, a través de su función legislativa, expide actos

legislativos y leyes sobre el tema de Control Interno. d. La Contaduría General de la Nación, a quien corresponde, en materia contable, diseñar, implantar, establecer políticas de Control Interno y coordinar con las Entidades el cabal cumplimiento de las disposiciones en la implantación del Sistema Nacional de Contabilidad Pública, de conformidad con la normatividad vigente sobre la materia. f. La Contraloría General de la República, a quien corresponde reglamentar los métodos y procedimientos para llevar a cabo la evaluación de los Sistemas de Control Interno de las entidades sujetas a su vigilancia.

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g. El Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, a

quien corresponde emitir conceptos y proponer la adopción de políticas y formular orientaciones para el fortalecimiento de los Sistemas de Control Interno. Para estos efectos elaborará guías metodológicas e instrumentos que establezcan criterios claros para la adopción y funcionamiento de los sistemas de Control Interno en las entidades. Aplicabilidad: Los apartes del Decreto precedente establece los organismos que

en el Estado Colombiano tienen competencia para establecer las maneras, formas, procesos y procedimientos para asegurar el cumplimiento de las Leyes que regulan los controles internos de las entidades, así mismo le genera funciones especificas a esos organismos para que propendan por el cumplimiento por lo determinado en la Ley citada. 6.3.6 Ley 734 de 2002 Artículo 34. Numeral 31) Adoptar el Sistema de Control Interno y la función independiente de Auditoría Interna que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen. Artículo 48 Numeral 52. Es falta gravísima no dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Pública de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación y no observar las políticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz. Aplicabilidad: Este articulado tiene el fin de adoptar el Control Interno

Administrativo en la Ley que establece el control interno DISCIPLINARIO en Colombia, como un auxilio Administrativo en cualquier investigación disciplinaria que se realice en contra de cualquier servidor público. 6.3.7 La ley 43 de Diciembre 13 de 1990 Que adiciona la ley 145 de 1960, reglamenta la profesión del contador público y que constituye el ordenamiento jurídico actual de la profesión. Esta ley determina entre otros aspectos: Las actividades relacionadas con la ciencia contable Los requisitos, suspensión y cancelación de la inscripción del contador. Los casos en que se requiere la calidad de este profesional.

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Las normas de auditoría de general aceptación que deben ser observadas por este y la definición de sociedades de contaduría pública.

El código de ética profesional La creación del Consejo Técnico de la Contaduría Pública como un

organismo más de vigilancia de la profesión en adición a la Junta Central de Contadores.

Aplicabilidad Norma que reglamenta la profesión del Contador Público, dispone quien puede ser un Contador Público y ordena que es la persona facultada para dar fe pública de hechos propios del ámbito de su profesión, dictamina sobre estados financieros y realiza las demás actividades relacionadas con la ciencia contable en general, y entre las que están la organización, revisión y control de contabilidades, certificaciones y dictámenes sobre estados financieros, revisoría fiscal, auditoría, etc. Igualmente dispone tener la calidad de Contador Público para desempeñar las funciones de revisor fiscal, auditor externo, auditor interno en las sociedades para las cuales la ley o el contrato social así lo determina. 6.3.8 Decreto 1599 de 2005 Se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano, el cual determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y agentes obligados. Aplicabilidad: Obliga a las entidades Estatales a generar espacios determinados

de Control Interno como modelos estandarizados.

6.3.9 Decreto 2913 de 2007

Articulo 1°. El plazo para adoptar el Modelo Estándar de Control Interno para el

Estado Colombiano, MECI, por parte de las entidades obligadas a implementarlo, vence el 8 de diciembre de 2008. Aplicabilidad: Estipula plazos perentorios para iniciar con la obligación en la

aplicación de los modelos estandarizados de Control Interno.

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6.3.10 Decreto 2145 de 1999 “Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las

Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones”. Artículo 5º Responsables. Son las autoridades y servidores públicos obligados a

diseñar y aplicar métodos y procedimientos de Control Interno, de acuerdo con la Constitución y la ley, así: Literal a) El Presidente de la República, como máxima autoridad administrativa,

es responsable de mantener el control de la gestión global sobre las políticas públicas, el plan de gobierno y la adecuada coordinación administrativa para el Cumplimiento de los fines del Estado. Dentro del informe que el Presidente de la República debe presentar al Congreso De la República, al inicio de cada legislatura, se incluirá un acápite sobre el avance del Sistema de Control Interno del Estado, el cual contendrá entre otros, lo relacionado con el Control Interno Contable, de acuerdo con los parámetros indicados por la Contaduría General de la Nación. Así mismo los proyectos que el Gobierno Nacional se proponga adelantar en materia de Control Interno, detallando la asignación de los recursos del Presupuesto Nacional que garanticen Su cumplimiento;

Aplicabilidad: Es la responsabilidad que se le define al Presidente de la

República en lo que tiene que ver con los informes que debe realizar al Congreso

sobre los mecanismos instaurados para dar cumplimiento a las normas de Control

Interno en las entidades que por competencia están bajo su mando

6.3.11 Decreto 2649 de 1993

“Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o

normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia”

Aplicabilidad: Constituye la base normativa en materia contable, define el conjunto de conocimientos fundamentales y de pautas que deben ser vistos al registrar e informar contablemente sobre los contenidos y acciones de personas naturales o jurídicas.

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6.3.12 Resolución 142 de 2006

Por el cual se adopta el Manual de Implementación del Modelo Estándar de

Control Interno MECI 1000:2005 En las entidades del Estado Colombiano, y

establece los instrumentos técnicos para Diseñar, Desarrollar e implementar cada

uno de los subsistemas, componentes y elementos que lo conforman.

Aplicabilidad: Aparece el MECI como sistemas especializados de Control Interno

en las entidades Estatales.

6.3.13 Resolución 357 de abril de 2008 (Ver Anexo)

“Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del

informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación”

Aplicabilidad: Las entidades públicas adoptarán el sistema de Control Interno Contable con el fin de mejorar continuamente su eficiencia, eficacia y efectividad de acuerdo con los lineamientos señalados en la presente resolución, para lo cual se retroalimentarán las acciones de control ya implementadas con el propósito de fortalecer su efectividad y capacidad de mitigar o evitar los riesgos de índole contable. 6.3.14 Resolución 248 de 2007

“Por la cual se establece la información a reportar, los requisitos y los plazos de envío a la Contaduría General de la Nación”. Articulo 1º Ámbito de aplicación. La información, requisitos y plazos que se establecen en la presente resolución son de obligatorio cumplimiento para las entidades contables públicas que están incluidas en el ámbito de aplicación de la Resolución 222 de 2006. Articulo 2 º Información a reportar. La información que deben reportar las

entidades contables públicas corresponde a: 1. Información financiera, económica, social y ambiental. 2. Informe sobre control interno contable, y 3. Boletín de deudores morosos del Estado.

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Dicha información solo será reportada a través del sistema consolidador de hacienda e información pública, CHIP. Articulo 3º Funcionarios responsables. El representante legal, el contador público que tenga a su la contabilidad de la entidad contable pública y el revisor fiscal en las entidades obligadas, serán responsables por el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con los plazos y requisitos para el reporte de la información a la Contaduría General de la Nación. Relacionado con el informe de control interno contable, son responsables el representante legal y el jefe de la oficina de control interno o quien haga sus veces. La responsabilidad del contador público se circunscribe a las normas que al respecto establece la Ley 43 de 1990 y demás normas vigentes que se relacionen. La responsabilidad del revisor fiscal se circunscribe a las normas que al respecto están integradas en el Código de Comercio, la Ley 43 de 1990, los estatutos internos de la entidad y demás normas que le asignan funciones.

Aplicabilidad: Determinan en esta normatividad los plazos, las formas, los

procedimientos, y los funcionarios responsables para realizar los informes

legalmente obligatorios en lo que tiene que ver con los procesos de Control Interno

de las entidades Estatales

6.3.15 Régimen de Contabilidad Pública Resolución 222 de 2006

“Por la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública, y se define su ámbito de aplicación”. Artículo 1°. Adoptase el Régimen de Contabilidad Pública que está conformado por el Plan General de Contabilidad Pública, el Manual de Procedimientos y la Doctrina Contable Pública, los cuales también se adoptan con la presente Resolución. Dicho régimen contiene la regulación contable pública de tipo general y específico.

Aplicabilidad: Documento básico para la estructuración ordenada, coherente y comprensible de la situación financiera, económica, social y los resultados de las operaciones de los entes públicos del país. Se debe tener en cuenta por el área contable al momento de reportar cifras a los entes pertinentes

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6.3.16 Sentencia C-487 de 1997

Aplicabilidad: Este sentencia determina como fundamental:

La experiencia profesional que debe poseer el Contador General de la

Nación, pues este cargo requiere que lo desempeñen personas de solida y

reconocida experiencia.

La responsabilidad que el Contador General de la Nación, tiene de elaborar,

enviar y presentar el Balance General de la Nación.

El de diseñar, implantar y establecer el sistema de Control Interno en las

entidades públicas el cual estará dotado de fuerza vinculante.

6.3.17 Y todos los demás actos administrativos (Resoluciones, acuerdos,

circulares externas, cartas circulares instructivas) que en materia de contabilidad

pública expida en forma permanente la CGN, las cuales puedan ser consultadas

en la página web de dicha entidad.

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6.4 MARCO CONTABLE

El Sistema de Control Interno contable se reglamenta por la Resolución 357 del

23 de julio de 2008, en la cual adopta el procedimiento de control interno contable

y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la

Nación.

Para cumplir con lo anterior, en la realización de las actividades propias del

proceso contable, las entidades públicas deben aplicar las normas conceptuales,

técnicas, y procedimentales que establece el Régimen de Contabilidad Pública,

que es el medio de normatización y regulación contable, la cual permite la

identificación de criterios homogéneos, transversales y comparables para la

preparación, presentación y conservación de la información contable de un sector,

industria, región o país. En este caso, para el planteamiento de los criterios y

prácticas contables que deben aplicar las entidades del sector público y los

agentes que controlen o administren recursos públicos, a fin de consolidar la

información para la medición de la masa patrimonial pública y permitir su

comparabilidad, para efectos de control, rendición de cuentas, gestión eficiente y

transparencia.

A través de la aplicación de su normatividad, logra el cumplimiento de:

Cualidades de la información contable.

Los principios, normas y técnicas del proceso contable.

Los instructivos y procedimientos de contabilidad pública, orientados a la preparación, presentación y difusión de estados contables e informes que sustenten la realidad del ente económico.

El Plan Único de cuentas para las entidades del Estado, cuenta con las

características, requisitos y principios que debe tener la información contable

pública.

Características:

Racional: producto de una construcción lógica-educativa basada en principios, normas y procedimientos, que se derivan teleológicamente y se validan empíricamente con el entorno.

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Universal: busca incluir la totalidad de los hechos financieros, económicos y sociales de los diferentes entes.

Medible: revela los resultados financieros, económicos y sociales, empleando unidades de medidas cuantitativas o cualitativas.

Comparable: aplican homogéneamente principios, normas y procedimientos que permite satisfacer las necesidades de confrontación en el tiempo.

Requisitos:

Oportuna: debe estar disponible en el momento que sea requerida por el usuario y tener la posibilidad de influir en la toma de decisiones.

Objetiva: debe elaborarse a partir de hechos existentes, con base en un procedimiento preciso, seguro, profundo y claro de lo que acontece en un ente público.

Consistente: debe existir correlación entre los bienes que persigue el sistema y lo que revela la información contable pública, guardando además correspondencia entre normas y procedimientos, y de ambos entre sí.

Relevante: debe ser útil a los usuarios en procura de que se cumplan objetivos sociales.

Verificable: debe ser susceptible de comprobaciones y conciliaciones exhaustivas o aleatorias, internas o externas, que acrediten y confirmen su procedimiento y magnitud, observando siempre la aplicación estricta de las normas existentes para el registro de los hechos o actividades públicas.

Comprensible: debe permitir a los usuarios, considerada por sí sola, formarse un juicio sobre su contenido.

Principios:

Reconocimiento: los hechos financieros, económicos y sociales se reconocerán en función de los eventos y transacciones que los generan, empleando técnicas cuantitativas o cualitativas.

Por regla general, los hechos susceptibles de ser cuantificados

monetariamente se valuarán al costo histórico, sin detrimento de criterios

técnicos alternativos que se requieran en operaciones especiales, los cuales

podrán ser objeto de actualización.

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Para hechos no susceptibles de ser cuantificados monetariamente, se

empleará lo estipulado por normas técnicas específicas.

Causación: los hechos financieros, económicos y sociales deben registrarse en el momento en que suceden, independientemente del instante en que se produzca la corriente de efectivo que se deriva de éstos.

Registro: los hechos deben contabilizarse mediante procedimientos técnicos adecuados a la organización de la entidad, observando las etapas del proceso contable relativas a la identificación y clasificación, con sujeción a las técnicas de valuación que permitan el debido reconocimiento, garantizando la confiabilidad y utilidad social de la información.

Revelación: los estados contables deben contener la discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de los hechos, permitir a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluación de acuerdo con sus necesidades, e informar sobre el grado de avance de planes, programas y proyectos del ente público.

Gestión continuada: se presume que la actividad del ente público se extiende por tiempo indefinido; por tanto la aplicación de esta norma no está encaminada a determinar su valor de liquidación. La presunción de continuidad tiene como propósito establecer el valor que

refleje la capacidad del ente para continuar en funcionamiento; si por

circunstancias exógenas o endógenas se producen situaciones de fusión,

liquidación, escisión o transformación de un ente público, se observarán las

normas y procedimientos aplicables para tal efecto.

Asociación de ingresos, costos y gastos: los flujos monetarios que representen ingresos, costos y gastos deben estar adecuadamente asociados en periodos contables. Cuando por circunstancias especiales deban registrarse partidas de periodos anteriores que influyan en los resultados, se revelará en notas a los estados contables, la información relativa a la cuantía y origen de los mismos.

Esencia sobre la forma: la esencia financiera, económica y social de los hechos debe primar sobre el requisito de forma o instrumental, al momento de reconocimiento de los eventos y transacciones que los generan, respecto de los cuales se presume la debida observancia de las realidades jurídicas y presupuestales que rigen al ente público.

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Periodo contable: corresponden al tiempo máximo que regularmente el ente público debe medir los resultados de sus operaciones financieras, económicas y sociales, de ejecución presupuestal y el cumplimiento de las metas de su programación de actividades, efectuando los ajustes y el cierre. Para el cierre del periodo se basan por el auxiliar de las cuentas 4-5-6 y 7 si

los saldos son débito, los acreditan contra ellas mismas y luego se debitan

contra la cuenta 590501 cierre de ingresos, gastos y costos.

La Ley 43 de 1990

La ley 43 de 1990 fue creada con el fin de reglamentar la profesión del contador

público; en ésta se encuentran enmarcadas las disposiciones exigidas para

ejercer la profesión contable, las normas que deben ser adoptadas

obligatoriamente por el contador para la ejecución de su trabajo, los órganos que

vigilan y direccionan la profesión, y el código de ética que proporciona

lineamientos para un ejercicio integro y responsable hacia el beneficio social del

cargo.

Decreto 2649 de Diciembre 29 de 1993

Esta norma trata de los principios de contabilidad generalmente aceptados en

Colombia, el conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados

al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas

naturales o jurídicas.

Apoyándose en ellos, la contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar,

interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones de un ente económico, en

forma clara, completa y fidedigna.

Decreto 2650 de Diciembre 29 de 1993

Esta norma trata del plan único de cuentas la cual busca la uniformidad en el

registro de todas las operaciones económicas a todas las entidades públicas como

privadas con el fin de permitir la transparencia, confiabilidad y comparabilidad

de la información contable.

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El plan único de cuentas está distribuido de la siguiente manera:

o Catalogo de cuentas: contiene la relación ordenada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas identificadas con un código numérico y su respectiva denominación.

o Descripciones: expresan y detallan los conceptos de las diferentes clases, grupos y cuentas incluidas en el catalogo e indican las operaciones a registrar.

o Dinámicas: señalan la forma en que se deben utilizar las cuentas y realizar los diferentes movimientos contables que las afecten.

6.4.1 Análisis y comparación entre régimen de contabilidad pública vs decreto 2649 de 1993 La contabilidad como una disciplina social debe servir para satisfacer unas necesidades sociales desde el sector o rama de la contabilidad que se le mire. Tanto en la contabilidad pública como privada la contabilidad es una herramienta para mantener informados a los usuarios; dicha información dependiendo del usuario puede ser de gran utilidad para múltiples situaciones Las necesidades de los usuarios determinan cuáles son los objetivos de la información, de ahí que éste deba responder a unos principios contables, previamente diseñados, al objeto de que la misma pueda satisfacer suficientemente a sus receptores de información. Estos principios son establecidos para cada sector en diferentes regulaciones; para el sector comercial en el decreto reglamentario 2649 de 1993 y para el sector publico en el Plan General de Contabilidad Pública. En este caso la finalidad de la administración pública no es la obtención de un beneficio o utilidad, como ocurre en la mayoría de organizaciones privadas; su misión consiste en satisfacer intereses colectivos y su objetivo es proporcionar a la sociedad servicios que quedan fuera del juego normal de una economía de mercado, por lo que deben ser realizados por los órganos estatales, o varios niveles del gobierno central, gobiernos regionales y gobiernos locales.

Así mismo la contabilidad pública es una herramienta que proporciona a las entidades de control y a las organizaciones sociales encargadas de la vigilancia de los intereses del Estado, la información suficiente que redunda a que los recursos públicos sean manejados con transparencia. En este mismo sentido, las personas

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encargadas y responsables del manejo de las entidades, hacen uso de la información contable para establecer los porcentajes en los gastos y en el cumplimiento de sus planes de gobierno.

Fuente: Contaduría General de La Nación. Régimen de Contabilidad Pública. Legis Editores S.A. Cód.p.18. Normas Contables. Plan Único de Cuentas. Ediciones Lito Imperio, 2003. P.88.

Compresibilidad: Se presenta en los dos campos de referencia, como

cualidad inmediata de la información contable, aunque con enfoques diferentes; por tanto, en el marco privado se dice que la información es comprensible, “si es clara y fácil de entender”, lo que de entrada nos remite a pensar que tal designación esta direccionada a los usuarios de la información, en cuanto se le facilite la sencillez en su comprensión o entendimiento. Por otro lado el sector público es más estricto al definir este concepto, ya que lo condiciona a términos de racionalidad y consistencia, que posibilitan el entendimiento de la comprensibilidad, como esa capacidad que tiene el usuario de la información de hacerse un juicio objetivo de la misma. Desde ese orden de ideas se puede decir de la comprensibilidad desde el

CUALIDADES EN EL SECTOR PÙBLICO Y SECTOR PRIVADO

REGIMEN DE CONTABILIDAD PUBLICA

DECRETO 2649 DE 1993

COMPRENSIBILIDAD COMPRENSIBLE

CONFIABILIDAD ÚTIL

RELEVANCIA COMPARABLE

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enfoque público tiende a perfilar su interés más que en el usuario, en el proceso sistemático fuente de la información contable.

Confiabilidad: Esta cualidad es la que les otorga a los usuarios de la

misma la seguridad de que los datos y cifras plasmados en los diferentes estados, han sido tomados fielmente de los libros y que representan la realidad económica, financiera y social de la empresa sin tergiversación alguna de dicha información.

En ambos sectores se cuenta con esta cualidad, pero con algunas diferencias particulares; en el decreto reglamentario no se menciona como una cualidad directa de la información, sino como una de las condiciones necesarias para que la información sea útil, a la vez que es condicionada bajo las cualidades de neutralidad, verificabilidad y representación fiel de los hechos económicos, mientras que en el sector público se presenta como una cualidad inmediata de la información, seguida por características como la razonabilidad, objetividad y verificabilidad.

Relevancia: Esta cualidad de la información contable pública dentro del marco conceptual de la contabilidad privada encuentra su semejante en el principio de utilidad. Este postulado se centra en afirmar la importancia de que la información contable debe ser oportuna, a fin de influir a tiempo sobre la acción, los objetivos y las decisiones de los usuarios con capacidad para ello y que tienen en la contabilidad una herramienta importante para la toma de decisiones.

Por otra parte el SNPC, considera que la información contable no puede considerarse relevante si no es universal, es decir, si refleja todos los hechos asociados al ente público mostrándolo como un todo, mientras que en el sistema privado el ente económico se presenta como una persona jurídica independiente que solo tiene que reflejar hechos económicos y financieros eximiendo los demás hechos de carácter social, políticos, ambientales y culturales.

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Fuente: Contaduría General de La Nación. Régimen de Contabilidad Pública. Legis Editores S.A.p.19 Normas Contables. Plan Único de Cuentas. Ediciones Lito Imperio, 2003. P.88.

Gestión continuada - continuidad: Este principio hace referencia al

negocio en marcha, también que la contabilidad deberá reflejar la intención de no continuar si la tuviere.

Registro - reconocimiento: Es la realización contable que cuantifica en

términos monetarios las operaciones efectuadas por la entidad la cual en ambas contabilidades se realiza o registra en el momento que ocurre la transacción. Pero a diferencia de la contabilidad privada, la pública no solo menciona hechos económicos, sino también hechos financieros, sociales y ambientales.

Devengo o causación – realización: En el sector público asevera que los

hechos financieros, económicos, sociales y ambiéntales deben reconocerse cuando surja el derecho o la obligación. Del lado privado nos encontramos con el principio de Realización el cual afirma que sólo se deben reconocer hechos económicos realizados y que éstos logran realizarse cuando pueda comprobarse que la empresa tiene o tendrá un beneficio o un sacrificio económico, o ha experimentado un cambio en sus recursos.

PRINCIPIOS EN EL SECTOR PÙBLICO Y NORMAS BASICAS EN EL SECTOR PRIVADO

REGIMEN DE CONTABILIDAD PUBLICA

DECRETO 2649 DE 1993

GESTIÒN CONTINUADA CONTINUIDAD

REGISTRO RECONOCIMIENTO

DEVENGO O CAUSACIÒN REALIZACIÓN

ASOCIACION ASOCIACIÒN

MEDICIÓN VALUACION O MEDICIÓN UNIDAD DE

MEDIDA

PRUDENCIA PRUDENCIA

PERIODO CONTABLE PERIODO

REVELACIÓN REVELACIÒN PLENA

NO COMPENSACIÒN

HECHOS POSTERIORES AL CIERRE

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Asociación - asociación: Este principio se encuentra presente tanto en la

normativa pública, como en la privada y se refiere al reconocimiento de los ingresos de la empresa en sus estados de resultados, los cuales dieron fruto a través de una actividad, ya sea productiva, comercial o de servicios, que durante un periodo determinado fueron objeto de costos y gastos necesarios para la obtención de dichos ingresos. La norma dice estos deben estar asociados con los costos y gastos incurridos en ese periodo y discriminados en los estados de resultados. Para este principio no existen diferencias visibles que marquen la contradicción entre lo público y lo privado.

Medición - valuación o medición - unidad de medida: la contabilidad pública considera que en la contabilidad deben reconocerse todos los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que surjan alrededor del ente público. Dentro de estos acontecimientos aquellos susceptibles de ser cuantificados monetariamente se valuarán al costo histórico y serán objeto de actualización. Dicha cuantificación será en términos monetarios, utilizando para ello como unidad de medida el peso.

De igual forma encontramos en el marco conceptual de contabilidad privada los principios de Valuación o medición Unidad de medida, los cuales en conjunto pretenden alcanzar los mismos objetivos que el principio de Medición en la contabilidad pública. En conclusión el concepto de Medición dentro del sistema público es más amplio y general si tenemos en cuenta que la contabilidad financiera se encuentra imposibilitada para informar hechos que no pueda medir y cuantificar, tales como impactos sociales y ambientales, entre otros. Con respecto a la unidad de medida no se encuentran discrepancias.

Prudencia – prudencia: Con respecto a este principio los dos sectores (Público y Privado) convienen en afirmar que cuando existan dificultades para medir de manera confiable y verificarle un hecho económico realizado, se debe optar por registrar la alternativa que tenga menos probabilidades de sobreestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos.

Periodo contable - periodo: El período contable hace relación, tanto en

la contabilidad Pública como en la Privada o Financiera al lapso de tiempo sobre el cual se debe preparar y presentar la información contable de acuerdo a las disposiciones legales. Estos principios se diferencian en que en el sector privado sólo se habla de preparación y presentación de información de índole financiero; se indica el tipo de información a presentarse, es decir qué tipo de estado financiero. Entre tanto para el entorno público, se amplía el concepto para darse el imperativo de

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preparación y presentación de información financiera, económica, social y ambiental.

Revelación - revelación plena: La revelación se refiere a la obligación que

tiene la organización, privada o pública, de en forma resumida, informar y reflejar realmente la situación en que se encuentra en determinado momento; en resumen, debe dar muestra de los cambios experimentados en todos sus niveles, en términos financieros, económicos, sociales y ambientales. Para ello, se puede hacer uso de las opciones pertinentes al caso, en primera instancia se tiene los estados financieros con sus respectivas notas, además de otro tipos de informes: de administración, de control y gestión, aunque para tales acciones se recurra a dictámenes fruto de la ejecución de la auditorias.

No compensación: Este principio de la contabilidad pública expresa que por ningún motivo se deben presentar partidas netas producto de la compensación entre activos y pasivos del balance, o ingresos, gastos y costos que integran el resultado de la actividad financiera, económica, social y ambiental. En los principios de la contabilidad privada no se hace referencia a este postulado.

Hechos posteriores al cierre: Este principio solo se presenta en la

normativa pública y dice que se deben plasmar en los estados contables la información que habiéndose generado entre la fecha de cierre y la fecha de presentación de la información, suministre evidencia adicional sobre condiciones existentes antes de la fecha de cierre, así como la indicativa de hechos surgidos con posterioridad, y que por su importancia impacten los estados.

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6.5 MARCO INSTITUCIONAL

Imagen 1. Alcaldía Municipal Zarzal

Fecha de fundación: 01 de abril de 1909

Nombre de/los fundadores (es): José María Aldana y Margarita Girón

Reseña histórica:

En la época de la Conquista, las tierras de Zarzal, estaban habitadas por tribus

indígenas como los Daimarás, los Quimbayas, los Paeces, los Pijaos y los

Gorrones. El origen del nombre de Zarzal se atribuye a una famosa planta

llamada zarza y al conjunto de varias plantas los llamaban Zarzales. Zarzal

conservó este nombre hasta 1.850. Entre los años 1.851-1.871 se llamó

nuevamente Zarzal pero era considerado una aldea y en 1.871 se llamó Villa de

Libraida y aún continuaba siendo un corregimiento o una villa porque no poseía ni

requisitos ni condiciones legales para alcanzar la característica de Municipio.

Zarzal fue poblándose poco a poco por familias como los Libreros, los Arana, los

Llanos y los Mazuera, llegaron luego los Gómez, los González y los Abadía, etc., y

fue precisamente un 1 de Abril de 1.909 cuando el señor JOSÉ MARÍA ALDANA y

la señora MARGARITA GIRÓN, propiciaron la fundación del Municipio de Zarzal

según Decreto No. 155 de ese año, es por ello que la vida municipal de Zarzal

parte de esta fecha. Otras personas desmienten esta versión y dicen que la

fundación de Zarzal se debe al interés de la gente que conformó un Movimiento

Cívico y comisionó al Gobernador de Buga Doctor ROBERTO BECERRA

http://zarzal-valle.gov.co/sitio.shtml?apc=m1G1--&x=1772399

66

DELGADO para que intercediera ante el Presidente de la República, Doctor

RAFAEL REYES y fue así como este Gobernador nombró el primer Alcalde, un

personero y un tesorero.

Igualmente se conformó el Primer Concejo Municipal y fueron ellos quienes

aprobaron el primer presupuesto por un valor de Mil cuatrocientos ochenta y dos

pesos con ochenta y tres centavos ($1.482,83), dando así un decidido empuje

legislativo. Este Concejo estuvo integrado por SINFOROSO GÓMEZ, ALONSO

ARANA, LISANDRO ARANA, LISÍMACO PEREA, JESÚS MARÍA SAAVEDRA,

HELIODORO PEREA, GENARO LIBREROS, FRANCISCO ANTONIO GÓMEZ y

TRASIVULO LIBREROS.

Misión

Somos una Entidad Territorial que presta servicios públicos a la comunidad,

construye las obras que demanda el progreso local, ordena el desarrollo de

nuestro territorio; gestiona, administra y ejecuta recursos del orden municipal,

Departamental, y Nacional que generan oportunidades de desarrollo, bienestar,

mejoramiento sociocultural y de calidad de vida de nuestros habitantes.

Visión

Ser reconocido en el 2012 como la mejor entidad territorial del Departamento del

Valle del Cauca, que presta servicios públicos a la comunidad, construye las

Obras que demanda el progreso local, ordena el desarrollo de nuestro territorio;

garantizando una excelente gestión y administración de los recursos a través de

una eficiencia administrativa, fiscal y financiera; manteniendo la categoría en que

nuestra entidad tradicionalmente se ha sostenido, asegurando así un saneamiento

y ajuste fiscal en el tiempo con miras a un desarrollo social integral.

Imagen 2. Logo Alcaldía Municipal de Zarzal.

67

Valores éticos

La naturaleza del código ético apunta al mejoramiento del sistema de control

interno, la implementación de una gestion ética, a la ejecución de programas que

posibiliten la participación para el control ciudadano a la gestion publica, en el

Municipio de Zarzal Valle.

Los principios y valores que a continuación se harán mención fomentan el

compromiso, identidad y sentido de pertenencia y son una invitación permanente a

trabajar con rectitud e idoneidad, dando primacía a los intereses de la

administración y la comunidad

Creación colectiva de los principios y valores:

Definir los principios y valores con el equipo de trabajo que participó en

la elaboración del Plan de desarrollo para el periodo 2008-2011 -

“RENOVACION, TRABAJO Y HONESTIDAD POR EL CAMBIO”,

teniendo en cuenta un modelo que se fundamenta en que el desarrollo

social tiene sentido si lo mas importante es el ser humano.

Honestidad y lealtad:

Rectitud y fidelidad hacia el manejo de los bienes del estado y frente a la

comunidad.

Sentido de pertenencia:

Defensa y administración responsable de los bienes del estado para

bien de la comunidad.

Transparencia:

Presentar una administración de gestión, responsable de los buenos

manejos de los recursos y de las inversiones para el bien común, a

través de la rendición de cuentas a la comunidad,

Compromiso:

Desarrollo del plan cuyo principio fundamental es el ser humano,

buscando la equidad y la justicia social

Trabajo en equipo;

Gobierno con los diferentes sectores que conforman la comunidad, en el

desarrollo de los programas sociales, para que coadyuven a una mejor

gobernabilidad.

68

Servicio al cliente:

Fortalecimiento del tejido social, de los sectores y corregimientos, con la

participación y el compromiso social con la comunidad.

Creación colectiva de los principios y valores:

Definir los principios y valores con el equipo de trabajo que participó en

la elaboración del Plan de desarrollo para el periodo 2008-2011 -

“RENOVACION, TRABAJO Y HONESTIDAD POR EL CAMBIO”,

teniendo en cuenta un modelo que se fundamenta en que el desarrollo

social tiene sentido si lo mas importante es el ser humano, con plena

garantía y accesibilidad a los Derechos Humanos.

Honestidad y lealtad:

Rectitud y fidelidad hacia el manejo de los bienes del estado y frente a la

comunidad.

Sentido de pertenencia:

Defensa y administración responsable de los bienes del estado para

bien de la comunidad.

Transparencia:

Una administración de gestión, responsable de los buenos manejos de

los recursos y de las inversiones para el bien común, presentando

periódicamente la rendición de cuentas a la comunidad,

Compromiso:

Desarrollo del plan cuyo principio fundamental es el ser humano,

buscando la equidad y la justicia social a temperados al cumplimiento

de los derechos humanos, con énfasis especial sobre la primera

infancia, la infancia y la adolescencia.

Trabajo en equipo:

Gobierno con los diferentes sectores que conforman la comunidad, en el

desarrollo de los programas sociales, para que coadyuven a una mejor

gobernabilidad.

Servicio al cliente:

Fortalecimiento del tejido social, de los sectores y corregimientos, con la

participación y el compromiso social con la comunidad.

69

Políticas

I. Garantizar el desarrollo de los servicios sociales a la comunidad sin

discriminación, de acuerdo con sus necesidades, a través de programas y

proyectos conforme al plan de desarrollo municipal, a los planes

departamentales y nacionales.

II. Generar una cultura organizacional coherente con la misión y visión

institucional con un talento humano motivado, calificado y comprometido

con nuestras políticas.

III. Racionalizar los recursos físicos, tecnológicos y humanos,

incrementando la rentabilidad social, sostenibilidad y buscando equilibrio

financiero.

IV. Mejorar continuamente los procesos buscando incrementar la

satisfacción de la comunidad en general y del servidor público, dentro del

marco de mejoramiento continuo.

V. Respetar las normas establecidas para proteger los Derechos Humanos,

en particular de la infancia, la adolescencia y grupos vulnerables, al igual

las del medio ambiente y demás dictadas por el gobierno.

Objetivos estratégicos

Apoyar e impulsar el desarrollo SOCIAL desde los diferentes sectores,

buscando el acceso equitativo a bienes y servicios básicos, generando

inclusión social calidad de vida y desarrollo sostenible.

Impulsar y fomentar la generación de empleo, el mejoramiento de las

oportunidades y la oferta de ingresos, estimular el desarrollo de cadenas

productivas que conlleve al fortalecimiento de las potencialidades

económicas de la zona. (ECONOMICO)

Recuperar la viabilidad financiera, fortaleciendo la capacidad gerencial a

través del Mejoramiento continuo y la organización de las relaciones

estado- sociedad, enmarcado en la ética, la calidad y la planificación

estratégica. (DESARROLLO INSTITUCIONAL)

Promover, apoyar y gestionar programas con énfasis en lo ambiental, que

permita la conservación de los recursos naturales y mejoramiento de la

infraestructura de saneamiento básico. (MEDIO AMBIENTE)

Establecer las acciones que garanticen los principios constitucionales de un

estado que protege la vida, la honra de los ciudadanos y permite fortalecer

70

la cultura ciudadana, los principios, valores y respeto, que conduzcan hacia

la construcción de la convivencia pacífica. (SEGURIDAD).

Objetivos específicos

Promover la participación, el desarrollo social y la ejecución de programas

que contribuyan al mejoramiento del nivel de vida de la población,

especialmente, de los niños y niñas, adolescentes.

Apoyar e incrementar los programas y proyectos enfocados hacia la

formación para el trabajo y el fortalecimiento en educación, para reducir el

desempleo, el analfabetismo y la deserción en educación.Garantizar a la

comunidad el acceder a programas sociales con base en datos confiables

del sistema de información de los beneficiaros –SISBEN - que permitan

mejorar la calidad de vida.Apoyar y respaldar los centros e instituciones de

salud para que mejore la calidad en la prestación de servicios y se amplíe la

cobertura, los servicios y los horarios de atención., e implementar acciones

que permitan mejorar las condiciones de salud de la población.

Respaldar y fomentar los programas y subsidios de vivienda, la reubicación

de familias en zona de riesgo y programas de titularización de predios, para

mejorar la calidad de vida de los zarzaleños.Coordinar con las diferentes

instituciones el cumplimiento de normas que garanticen la seguridad de los

Zarzaleños.Gestionar recursos para desarrollar proyectos que fortalezcan el

saneamiento básico y la conservación del medio ambiente.

Organizar los procesos y procedimientos administrativos que nos

garanticen la eficiencia y la eficacia en el desarrollo de las funciones

administrativas.

Fortalecer el tejido social mediante la recreación y el deporte, la cultura y el

turismo como una actividad física que contribuya al desarrollo en los

sectores poblacionales más vulnerables.

.

6.6 ASPECTO GEOGRÁFICO

71

Imagen 3. Mapa Zarzal en el Departamento Valle del Cauca

9La ejecución del proyecto será en el municipio de Zarzal departamento del Valle

del Cauca, zona urbana.

Descripción Física:

El Municipio tiene un área de 355,14 Km2, conformada principalmente por terreno

plano y colinas (262 Km2, con clima cálido) perteneciente al valle geográfico del

Río Cauca; al Norte y al Oriente se observan algunos accidentes orográficos de

poca elevación que hacen parte del piedemonte (93 Km2, clima medio) de la

vertiente occidental de la Cordillera Central. Entre estas elevaciones se desatacan

el cerro de Pan de Azúcar, los altos de La Aurora y Montenegro, la sierra del

Salado y la sierra de Zarzal, el cerro de Care Perro y la loma de la Cruz. Desde el

punto de vista hidrográfico, el río Cauca marca el límite occidental del Municipio. A 9 www.zarzal-valle.gov.c

72

él confluyen las aguas del Río La Paila, de las quebradas Las Cañas y La Honda,

de los zanjones Murillo, Las Lajas y Limones y el río La Vieja . La Cabecera

Municipal se encuentra situada en los 4°23’34’’ de latitud norte y 76°04’28’’ de

longitud oeste.

Límites del municipio:

Norte: Municipio de la Victoria

Sur: Municipio de Bugalagrande

Occidente: Municipio Roldanillo - Bolívar

Oriente: Municipio de Sevilla

Extensión total: 362 Km2

Altitud de la cabecera municipal (metros sobre el nivel del mar): 916

Temperatura media: 24º C

Distancia de referencia: 139 Km de la ciudad de Santiago de Cali10

Imagen 4. Mapa Zarzal

Medio Ambiente

10

www.zarzal-valle.gov.c

73

En el tramo medio del departamento a la altura de Zarzal, el río Cauca

principalmente, presenta problemas de contaminación, debida al uso inadecuado

de pesticidas, plaguicidas, herbicidas y fertilizantes utilizados en agricultura,

provenientes de los ríos que recorren la zona más amplia del valle geográfico del

río Cauca y que en Zarzal son el río La Paila y las quebradas Limones, Las Lajas,

Honda, Las Cañas y El Zanjón Murillo, entre otras. De esta manera los sistemas

de producción agrícola y pecuario se convierten en abortantes de contaminación a

los suelos y aguas.

En el municipio de Zarzal el recurso aire está afectado por tres clases de

emisiones atmosféricas que inciden en la calidad del mismo: La quema de la caña

de azúcar, contaminación por fuentes móviles y contaminación por fuentes fijas

En la cabecera Municipal: Por la vía que va hacia Cartago y Pereira circulan

diariamente unos 5.200 vehículos donde las viviendas localizadas entre los 0 y 60

metros a lado y lado de la vía presentan altos niveles de ruido en horario diurno y

nocturno.

De igual manera la reactivación del tren de carga generará altos niveles de ruido

sobre todo en la Cabecera Municipal con las dos rutas: Zarzal–Cartago y Zarzal–

Vallejuelo– La Tebaida y en menor intensidad al pasar por los corregimientos de

La Paila y Quebrada nueva.

Economía

Zarzal es un municipio ubicado en el norte del departamento del Valle del Cauca,

en el suroccidente Colombiano. Su economía se basa primordialmente en el

cultivo extensivo de la caña de azúcar, pequeñas y medianas empresas, en el

sector metalúrgico y de distribuciones; también es de gran importancia su gran

empuje comercial, ya que existen en el municipio gran cantidad de almacenes de

ventas de productos de primera necesidad.

Existe también una plaza de mercado, la cual sirve de referencia para varios

municipios de sus alrededores.

Zarzal es una de las regiones de mayor producción de caña de azúcar, la gran

riqueza agrícola del departamento, tierra de ingenios azucareros como el Ingenio

Riopaila y la fábrica de dulces Colombina.

74

De territorio plano en su mayoría, está bañado por el ríos Cauca, en el cual,

desemboca el rio la Paila.

Agricultura

Existen 20.000 hectáreas para la producción de ganado y quince hatos lecheros.

Para pesca posee 10 hectáreas con variedad de tilapia roja, cachama, tucunaré y

bocachico. También se está presentando un considerable incremento en

renglones como la avicultura, porcicultura y apicultura. También se cultivan

plátano, yuca, algodón, maíz, sorgo, caña panelera, soya, hortalizas y frutales

como: uva, papaya, maracuyá, papaya, pitaya, cítricos, aguacate y chontaduro.

Ecología

Agricultura, Bosque los Caracolíes, los Chorros, Parque Recreacional, Cumba, rio

La Paila, el Cerro Caré Perro y el Cerro Pan de Azúcar. Cultivo de la Caña de

Azúcar y el Comercio.

75

6.7 MARCO DEMOGRAFICO

El municipio de Zarzal perteneciente al departamento del Valle del Cauca, fundado en 1909, tiene como objetivo brindar servicios integrales a la comunidad para contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de la población, construir las obras que demande el progreso local, ordenar el desarrollo de su territorio contribuir al mejoramiento social, económico y cultural de acuerdo con las funciones asignadas por la constitución y las leyes.

La economía del sector está basado en actividades de agricultura, en especial el

cultivo de la Caña de Azúcar, indispensable para la obtención de azúcar, dulces,

panela, miel y otros derivados, para suplir a los ingenios del territorio

específicamente el ingenio Riopaila S.A. Otros cultivos son maíz, algodón, yuca,

plátano, soya y frutas.

Tabla 2.poblacion proyectada del Municipio de Zarzal.

POBLACIÓN POR GRUPO ETÁREOS, SEXO Y ZONA

Edad HOMBRES

% MUJERES

% TOTAL

12

% Urb. Rur Total Urb. Rur Total Urb. Rur Total

< 1 Año 231 115 346 0,86 247 96 343 0,86 478 211 689 1,72

1 Año 245 91 336 0,84 245 114 359 0,9 490 205 695 1,74

01 – 04 1023 425 1448 3,63 945 416 1361 3,41 1968 841 2809 7,04

05 – 09 1368 591 1959 4,91 1387 562 1949 4,89 2755 1153 3908 9,8

10 – 14 1453 667 2120 5,31 1481 578 2059 5,16 2934 1245 4179 10,48

15 – 19 1249 530 1779 4,46 1253 518 1771 4,44 2502 1048 3550 8,90

20 – 24 1098 428 1526 3,82 1251 482 1733 4,34 2349 910 3259 8,17

25 – 29 1024 413 1437 3,60 1143 476 1615 4,05 1437 1619 3056 7,66

30 – 34 956 401 1357 3,40 1073 427 1500 3,76 1357 1500 2857 7,16

35 – 39 875 1087 1962 4,92 460 515 975 2,44 1962 975 2937 7,37

40 – 44 826 348 1174 2,94 1071 372 1443 3,52 1897 720 2617 6,56

45 – 49 679 281 960 2,40 872 321 1193 2,99 1551 321 2153 5,40

50 – 54 596 250 846 2,12 744 257 1001 2,51 1340 507 1847 4,53

55 – 59 503 192 695 1,74 609 255 864 2,16 1112 447 1559 3,91

60 – 64 382 191 573 1,43 490 192 682 1,71 872 383 1255 3,14

65 – 69 360 167 527 1,32 387 134 521 1,30 747 301 1255 3,14

70 – 74 259 122 381 0,95 306 145 451 1,13 565 267 382 0,95

> 75 359 177 536 1,34 379 165 544 1,36 738 342 1080 2,71

El 48,0% de la población residente en Zarzal se auto reconoce como Raizal,

palanquero, negro, mulato, afro colombiano o afro descendiente. 11

Plan municipal de desarrollo 12

Plan municipal de desarrollo

POBLACION PROYECTADA PARA EL MUNICIPIO DE ZARZAL- PBOT11

Municipio Población Proyectada

1993 2000 2001 2003 2006 2009 2012

Zarzal 38.156 42.754 43.335 44.501 46.136 47.840 49.616

Cabecera 26.883 30.783 31.274 32.258 33.716 35.240 36.833

Rural 11.273 11.971 12.061 12.243 12.420 12.600 12.783

76

MORTALIDAD GENERAL DEL MUNICIPIO

Los rangos de edad que presentan los más altos porcentajes de mortalidad está

en la población de 60 y mas años de edad, que equivale al 38.71%, de sexo

masculino el 27.18% y 11.52% femenino, en el nivel de 15 a 44 años el 33.17%,

de 45 a 59 años el 9,21%, menor a un año el 13.3%, de 1 a 4 años el 0.92% y de

5 a14 años el 4.61% del total de las defunciones en el municipio.

POBLACION ZARZALEÑA

El municipio de Zarzal tiene una población según el último censo del DANE de

39.850 habitantes, repartida en 28.135 en la cabecera y 11.715 en la zona rural,

de los cuales el 19.39 % son adolescentes distribuidos en una proporción de 9,78

% hombres y 9.61 % mujeres. Especificados en la zona rural en 5,75% y en la

zona urbana 13,74%.

Imagen 5. Población Zarzaleña por sexo.

Imagen 6. Población Zarzaleña por sexo y edad.

78

Marco demográfico de la Alcaldía de Zarzal

Funciones

Mediante Decreto Numero 058 Octubre 14 de 2.005 "Se ajusta el Manual Especifico de Funciones, de Competencias Laborales y Requisitos Académicos para los empleos de la planta de Personal de la Administración Central del municipio de Zarzal Valle del Cauca"

El recurso humano de la Alcaldía Municipal de Zarzal Valle, está conformado por 104 empleados distribuidos así:

Imagen 7. Personal de la Alcaldia.

0

10

20

30

40

50

60

MUJERES HOMBRES

52 52

PERSONAL DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE ZARZAL POR GENERO

MUJERES HOMBRES

79

El tipo de contratación del personal de la alcaldía municipal de zarzal valle dividido de la siguiente forma: Imagen 8. Personal de la Alcaldía por tipo de contrato.

La estructura de cargos de la alcaldía del municipio de zarzal se encuentra de la siguiente manera: Imagen 9. Personal de la Alcaldía por cargo.

CARRERA ADMINISTRATIVA

LIBRE NOMBRAMIENTO ELECCION POPULAR

78

25

1

PERSONAL DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE ZARZAL POR TIPO DE CONTRATO

2

39

1

17

6 7 5 2 2

10

1 1 1 1 1 3 1 1 2 1

PERSONAL DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE ZARZAL POR CARGOS

profesional universitario auxiliar administrativo

auxiliar servicios generales secretarios

guardianes secretario despacho

conductor subsecretario despacho

trabajador oficial tecnico operativo

tesorero almacenista general

direc. Local de salud subdirector tecnico

alcalde jefe oficio asesoria

ejecutivo de despacho inspector de policia

conductor mecanico comisario

80

Organigrama de la Alcaldía Municipal de Zarzal Valle Imagen 10. Organigrama Alcaldía de Zarzal..

81

Área financiera

La estructura del Municipio de Zarzal se inicia con secretarias de despacho, como área de nivel directivo; de ellas se desprenden subsecretarias u oficinas tal como se visualiza en la Secretaría de Hacienda, de la siguiente manera:

Subsecretaria de Hacienda: Es la encargada de coordinar el recaudo de los

recursos y el pago de las obligaciones a cargo del municipio, mediante actuaciones transparentes, personal competente y procesos eficientes, con el fin de propiciar: las mejores condiciones para el crecimiento económico sostenible del sistema financiero, en pro del fortalecimiento de las instituciones y el bienestar social de los ciudadanos.

Oficina de Contabilidad: Es la encargada de organizar y revisar la contabilidad del municipio y mantenerla actualizada, presentando oportunamente los informes sobre los estados financieros a los Organismos de control.

Oficina de Tesorería: Es una Oficina donde se realizan todos los recaudos

y los respectivos pagos a los proveedores con los que contrata el municipio

Oficina de Presupuesto: Es la encargada del manejo del presupuesto de la entidad y de asesorar al Alcalde en la toma de decisiones relacionadas con la definición de políticas, objetivos y metas operativas y estratégicas, así como en la asignación de los recursos presupuestarios.

Cargos y denominación del área financiera

Tabla 3.Cargos Área Financiera DEPENDENCIA No.

CARGOS DENOMINACION

HACIENDA

1 Secretario de Despacho 5 Auxiliar Administrativo

PRESUPUESTO

1 Jefe de oficina 3 Auxiliares Administrativos

CONTABILIDAD

1 Jefe de Oficina 1 Secretaria 2 Auxiliares Administrativos

TESORERIA 1 Jefe Oficina 1 Secretaria 2 Auxiliar Administrativo

82

Imagen 11 .Organigrama Área Financiera

ORGANIGRAMA DEL AREA FINANCIERA ALCALDIA MUNICIPIO DE ZARZAL (V)

AREA

FINANCIERA

SECRETARIA

DE HACIENDA

CONTABILIDAD

PROF.

UNIVERSITARIO

AUXILIAR

ADMINISTRATIVO

AUXILIAR

CONTABLE

TESORERIA

AUXILIAR DE

TESORERIA

SECRETARIA

TESORERO

GENERAL

PRESUPUESTO

AUXILIAR DE

PRESUPUESTO

SECRETARIA

SUB

SECRETARIO

SECRETARIO

DE DESPACHO

AUXILIARES

SECRETARIA

COORDINADOR

HACIENDA

83

6.8 MARCO HISTÒRICO

En los pueblos de Egipto, Fenicia, Siria entre otros, observamos la contabilidad de partida simple. En la Edad Media aparecieron los libros de contabilidad para controlar las operaciones de los negocios; es en Venecia en donde en 1494, el Franciscano Fray Lucas Paccioli o Pacciolo, mejor conocido como Lucas di Borgo, escribió un libro sobre la Contabilidad de partida doble. Es en la revolución industrial cuando surge la necesidad de controlar las operaciones que por su magnitud eran realizadas por máquinas manejadas por varias personas. Se piensa que el origen del control interno, surge con la partida doble, que fue una de las medidas de control, pero que fue hasta fines del siglo XIX que los hombres de negocios se preocupan por formar y establecer sistemas adecuados para la protección de sus intereses. De manera general, podemos afirmar que la consecuencia del crecimiento económico de los negocios, implicó una mayor complejidad en la organización y por tanto en su administración. En Colombia desde la expedición de la Constitución Política de 1991, el tema de control interno ha tenido un permanente desarrollo normativo que ha ido dando respuesta a diferentes necesidades para su implementación y desarrollo: los dos artículos constitucionales que constituyen el punto de partida para el desarrollo normativo en materia de control interno, 209 y 269, dotan a la Administración Publica de una norma fundamental en relación con los principios que rigen el ejercicio de la función administrativa y con el control interno como garante de la efectividad de estos principios en reemplazo de la permanente presencia del control fiscal en las organizaciones, en su calidad de instrumento de transparencia. La constitución en sus artículos 209 y 269 establece que la administración publica deberá ejercerse bajo los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, estableciendo para ellos en todas las entidades estatales la obligatoriedad de diseñar y aplicar según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, así como el diseño y organización de sistemas de evaluación de gestión y resultados de la administración pública. La misma Constitución en su Artículo 267 eliminó el ejercicio del control previo por parte de las Contralorías, reemplazándolo por un control posterior y selectivo cuya

84

finalidad es vigilar y evaluar la gestión fiscal del estado y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la nación. En 1993 se dota a los organismos y entidades del Estado de lineamientos claros sobre la implementación y desarrollo del Sistema de Control Interno a treves de las Leyes 87, 42 y 80. La Ley 42 de 1993 da a las Contralorías la función de vigilar el Estado a través de la implementación de controles financieros, de legalidad, de gestión, de resultados y la evaluación de los sistemas de control interno de cada entidad. La Ley 87 establece las normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado. En 1995, se articula el control social, ejercido a través de las quejas y reclamos de los usuarios de la Administración, con el control interno, al asignarle a las oficinas de Control Interno el deber de vigilar la adecuada atención a las solicitudes de los ciudadanos. En el año 2000, se armoniza el papel regulador del Departamento Administrativo de la Administración Publica con la función de fijar políticas generales en materia de Control Interno. En el año 2001 se caracteriza, en materia de normatividad sobre control interno, por la expedición de normas con mayor contenido que jurídico, que propician el desarrollo de estrategias institucionales para la implementación más integral del sistema de control interno. Con el Decreto 1537 de julio 26 de 2001, se precisan los tópicos que concretan el rol de las oficinas de control interno. En la Circular 01 de noviembre 27 de 2001, del Consejo Asesor de Gobierno Nacional en Materia de Control Interno en las Entidades del Orden nacional y territorial, se imparten directrices integrales tanto para el fortalecimiento como para la evaluación del Sistema de Control Interno Institucional y la elaboración del Informe Ejecutivo Anual, correspondiente a la vigencia del 2001. El 27 de Noviembre de 2001, se reglamenta la Rendición de Cuenta; su revisión y se unifica la información que se presenta a la Contraloría General de la Republica, la cual determina las entidades obligadas a anexar a la cuenta fiscal el informe sobre el Sistemas de Control Interno y el contenido del mismo. El 24 de junio de 2002 se expide la ley 734 de 2006 por medio de la cual se expide el Nuevo Código Disciplinario Único, en el cual se contempla como deber de todas los servidores públicos “Adoptar el Sistema de Control Interno y función

85

independiente de auditoria interna de que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o contemplen”. El 30 de diciembre de 2003 se expide la Ley 872 por medio de la cual se crea el Sistema de gestión de Calidad en la Rama Ejecutiva del poder Público y en otras Entidades prestadoras de Servicios, como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. El 20 de mayo de 2005, mediante decreto 1599, se adopta el modelo estándar de control interno para el estado Colombiano, conocido como MECI 1000:2005, el cual introduce elementos de gestión modernos basados en estándares internacionales de control interno de probada valides; por lo tanto determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y agentes conforme al artículo 5 De la Ley 87 de 1993. Con la circular No. 02 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial, informan a los representantes legales, Jefes de oficina del Control Interno, Auditores Internos, Asesores o quienes hagan sus veces en las entidades y organismos públicos del orden nacional y territorial, la normatividad que le da vida al modelo MECI 1000:2005.

86

7. SITUACIONES QUE PONEN EN RIESGO LA CONFIABILIDAD, RELEVANCIA Y COMPRENSIBILIDAD DE LA INFORMACIÓN.

De conformidad con el modelo estándar de control interno reglamentado mediante el Decreto 1599 de 2005, las entidades contables públicas deberán realizar un estudio que se concrete en la valoración de los riesgos, así como en las respectivas políticas que conduzcan a su administración efectiva. En el proceso contable se pueden evidenciar situaciones que ponen en riesgo la calidad de la información contable y están asociadas a cada una de las actividades que se desarrollan regularmente durante el proceso. La identificación de riesgos permite conocer los eventos que representan algún grado de amenaza para el cumplimiento de la función del área responsable del proceso contable, con efectos desfavorables para sus clientes y grupos de interés, a partir de los cuales se analizan las causas, los agentes generadores y los efectos que se pueden presentar con su ocurrencia. Seguidamente se relacionan algunas de las situaciones más comunes que se han logrado establecer para cada actividad:

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ACTIVIDADES SITUACIONES

1. IDENTIFICACIÓN

1. Dificultad para la medición monetaria confiable. 2. Falta de idoneidad del documento soporte.

3. Descripción inadecuada del hecho en el documento

fuente.

4. Falta de Información en el documento fuente o soporte del hecho realizado.

5. Desconocimiento de las normas que rigen la

administración pública.

6. Interpretación inadecuada del hecho realizado, conforme al Régimen de Contabilidad Pública.

7. Incapacidad de asociar el hecho económico realizado con

las normas contenidas en el PGCP.

8. Hecho económico no considerado en el PGCP y no definido en la doctrina contable pública.

9. Hechos realizados que no han sido vinculados al proceso

contable.

10. Inadecuado flujo de información entre el proceso contable y los demás procesos generadores de hechos, transacciones u operaciones susceptibles de reconocer contablemente.

2. CLASIFICACIÓN

1. Incorrecta interpretación sobre la coherencia entre el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública y el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública.

2. Utilización del Catálogo General de Cuentas

desactualizado.

3. Utilización inadecuada de cuentas que tienen el propósito de registrar hechos diferentes al realizado.

3. REGISTRO Y AJUSTES

1. Incorrecta interpretación y aplicación de los principios de contabilidad pública, así como de los procedimientos contables.

2. Imputación en una cuenta o código diferentes.

3. Registros por valores superiores o inferiores al que corresponde.

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4. No respetar la numeración consecutiva de los comprobantes de contabilidad.

5. Incorrecta aplicación de normas y procedimientos

diferenciales entre entidades de gobierno general y empresas públicas.

6. Registro contable no cargado ni acumulado en la

contabilidad.

7. Hechos ocurridos no registrados.

8. Inadecuadas interfases de los subsistemas componentes de los Sistemas Integrados de Información.

9. Registro contable incompleto.

10. Error en el cálculo de los valores para realizar los ajustes

relacionados con las cuentas valuativas o no transaccionales.

11. Ajustes realizados a los estados, informes y reportes

contables sin efectuar los registros en la contabilidad.

12. Registros contables que implican la existencia de partidas globales.

13. Compensación de activos y pasivos del balance general, o ingresos, gastos y costos que integran el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental.

4. ELABORACIÓN DE ESTADOS

CONTABLES Y DEMÁS INFORMES

1. Inexistencia de libros de contabilidad. 2. Información de los estados contables que no coincide con

los libros de contabilidad.

3. Inadecuado funcionamiento del aplicativo utilizado para procesar la información.

4. No generación de estados, informes y reportes contables.

5. Generación inoportuna de los estados, informes y

reportes contables al representante legal y demás usuarios.

6. Revelación de informes contables que no corresponden a los registros realizados.

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4. ELABORACIÓN DE ESTADOS

CONTABLES Y DEMÁS INFORMES

7. Inadecuada estructuración de las notas a los estados contables.

8. Revelación Insuficiente en las notas a los estados

contables. 9. Omisión en la revelación de las variaciones significativas

de un periodo a otro.

10. inconsistencia entre las notas a los estados contables u los saldos revelados en los estados, informes y reportes contables.

5. ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

1. Presentación inoportuna de información a la CGN y a organismos de inspección, vigilancia y control.

2. Presentación incompleta de la información contable.

3. Presentación inadecuada o no presentación de notas a

los estados contables.

4. No publicación de los estados contables en sitios visibles a la comunidad.

5. Revelación inconsistente de cuentas según los cuadres

algebraicos reconocidos técnicamente.

6. Análisis e interpretación sesgada o incorrecta de la información contable.

7. Diseño inadecuado de indicadores para mostrar la

realidad de la entidad.

8. Inadecuada comunicación del mensaje contable.

9. Preparación de información sólo para efectos de cumplir con la presentación a la Contaduría General de la Nación y organismos de inspección, vigilancia y control.

10. Omitir la utilización de la información contable para la

toma de decisiones. 11. Presentación de información contable con diferentes cifras a

los diferentes usuarios

90

8. DESARROLLO DEL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN

La realización de la monografía en la alcaldía del municipio de Zarzal Valle del

Cauca, es el resultado del trabajo de investigación, análisis, y compendio de

información y de procesos realizado, capturado y establecidos por las personas

que participaron en la presente monografía y de la continua asesoría prestada por

el Secretario de Hacienda Municipal, la profesional universitaria del área de

contabilidad y de todo el personal del área financiera, que en todo momento

suministraron la información necesaria, que mostrara la realidad que actualmente

se está evidenciando en los trámites administrativos de la alcaldía.

El diseño metodológico utilizado en la presente monografía tiende a establecer la

manera de enrutar la investigación utilizando las estrategias establecidas por la

Contaduría General de la Nación para obtener la información y detallar las

actividades y dar respuesta a los objetivos inicialmente planteados, utilizando un

tipo de investigación de tipo cualitativo, la cual se refiere a estudios sobre el

quehacer cotidiano de las personas o grupos de trabajo de la Alcaldía,

interesándose por lo que la gente dice, piensa o hace, el proceso y el significado

de la relaciones con el medio.

La investigación será de tipo descriptiva y se diseñara activamente durante todo el

proceso con el propósito de notificar en la transformación de la realidad que

actualmente está evidenciando la alcaldía

Como acción preliminar se realizó una reunión en donde se establecieron la

metodología de trabajo, compromisos para el desarrollo del cronograma de

actividades, fechas y horarios con el fin de recopilar a través de entrevistas toda la

información y observaciones necesarias acerca del trabajo a realizar y que fueron

elevadas a un acta de inicio (ver anexo).

Posteriormente se identificaron todas aquellas situaciones que ponen en riesgo la

confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de la información contable y que están

asociadas a cada una de las actividades que se desarrollan regularmente durante

el proceso contable; se fijaron los controles que se deben establecer para mitigar

en medida suma los riesgos identificados para cada actividad en el referido

proceso.

91

De manera seguida, el grupo de trabajo estableció cuáles son los procedimientos

de control interno contable que la administración municipal debe legalmente

reglamentar, con el propósito de generar la confiabilidad que garantice cumplir

con todos los lineamientos legales establecidos para esta clase de procesos,

procedimiento que está debidamente relacionado y desarrollado dentro del trabajo

de investigación.

Una vez realizado lo anterior, se procedió a realizar la evaluación de cada una de

las actividades pertenecientes a las etapas de proceso contable que deben

realizar las diferentes áreas: financiera, presupuestal y contable que forman parte

de la administración municipal, con el objetivo de establecer certeramente la

realidad en materia cualitativa y cuantitativa de los procesos.

Concluido lo anterior, se interpretan los resultados de la evaluación, con el fin de

ubicarlos dentro de un rango establecido por la Contaduría General de la Nación y

poder así determinar los criterios de cada una de las actividades y etapas que

desarrollan el proceso contable dentro de la administración del municipio de Zarzal

Valle del Cauca, elevándolos a una estructura donde se establecen debilidades,

fortalezas, avances obtenidos respecto de las evaluaciones e insinuaciones

realizadas, para que en última instancia se pueda recomendar de acuerdo a los

criterios de las investigadoras los métodos de mejoramiento que se deben

adecuar.

A las actividades que hayan sido objeto del establecimiento de los criterios no

favorables a las mismas, se recomienda las acciones que han de emprenderse

con el propósito de mejorar cada una de ellas, y que redunden a la efectividad del

proceso contable mencionado.

A las que hayan sido objeto de un rango satisfactorio o adecuado, las acciones

definidas deben orientarse hacia el mejoramiento o mantenimiento del elemento o

acción de control ya definido.

Con toda la información, con las recomendaciones y acciones predeterminadas

se diligencia el informe anual de evaluación del proceso de control interno

contable vía CHIP (Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública)

con corte a 31 de diciembre de cada periodo contable.

92

8.1 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO CONTABLE

Con el propósito de lograr una información contable con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad, las entidades públicas deben observar, como mínimo, los siguientes elementos: 8.1.1 Depuración contable permanente y sostenibilidad.

Las entidades contables públicas cuya información contable no refleje su realidad financiera, económica, social y ambiental, deben adelantar todas las veces que sea necesario las gestiones administrativas para depurar las cifras y demás datos contenidos en los estados, informes y reportes contables, de tal forma que estos cumplan las características cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de que trata el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública. Depuración contable. Conjunto de actividades permanentes que lleva a cabo el ente público, tendientes a determinar la existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afectan el patrimonio público, con base en los saldos que se hayan identificado. Por lo anterior, las entidades contables públicas tendrán en cuenta las diferentes circunstancias por las cuales se refleja en los estados, informes y reportes contables las cifras y demás datos sin razonabilidad. También deben determinarse las razones por las cuales no se han incorporado en la contabilidad los bienes, derechos y obligaciones de la entidad. Atendiendo lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública, las entidades deben adelantar las acciones pertinentes a efectos de depurar la información contable, así como implementar los controles que sean necesarios para mejorar la calidad de la información. En todo caso, se deben adelantar las acciones administrativas necesarias para evitar que la información contable revele situaciones tales como: A) valores que afecten la situación patrimonial y no representen derechos, bienes u obligaciones para la entidad Son aquellos saldos de previa comprobación que realiza la administración de cada entidad que deben desaparecer en aras de mostrar la verdadera situación financiera, económica y social de cada organismo en particular y en términos consolidados de todos los entes del sector público.

93

Estos valores corresponden a activos, bienes o derechos que aparecen relacionados en la contabilidad pero que no generan provechos, tales como: los activos que por su uso, por su deterioro o por su pérdida no representan utilidades ni administrativas, ni fiscales, por otra parte estos bienes no son sujeto de enajenación ni de alguna otra transacción comercial por ello se requiere darles de baja.

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DEPURACION CONTABLE PERMANENTE Y SOSTENIBLE

MUNICIPIO DE ZARZAL VALLE DEL CAUCA NIT: 891900624-0

ACCIONES ADMINISTRATIVAS PARA DEPURAR LA INFORMACIÓN

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD MUNICIPIO DE ZARZAL - VALLE

OBJETIVOS

DEPURAR LA INFORMACIÓN CONTABLE, DE MANERA QUE EN LOS ESTADOS FINANCIEROS SE REVELE EN FORMA FIDEDIGNA LA REALIDAD ECONÓMICA, FINANCIERA Y PATRIMONIAL DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS. PARA EL EFECTO, DEBERÁ ESTABLECERSE LA EXISTENCIA REAL DE BIENES, DERECHOS Y OBLIGACIONES.

CAUSAS DEL PROBLEMA

VALORES QUE AFECTEN LA SITUACIÓN PATRIMONIAL Y NO REPRESENTEN DERECHOS, BIENES U OBLIGACIONES PARA LA ENTIDAD

MACROPROCESO FINANCIERO

PROCESO CONTABLE

SUBPROCESO SALDOS CONTABILIZADOS EN EL PATRIMONIO

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SITUACION RESPONSABLE ACCIONES

BIEN INMUEBLE

DEL CUAL SE TIENE

POSESIÓN PERO NO SE

TIENE DOCUMENTO SOPORTE DE

LA TITULARIDAD.

ç

Se debe adelantar una exploración exhaustiva de archivos de Los documentos soporte tanto internos como externos, seleccionando aquellos que se consideren fundamentales para conformar el expediente de depuración.

Si no se encuentran documentos soporte, se debe determinar la realidad jurídica del bien.

La entidad debe iniciar un proceso de investigación para

legalizar el bien, utilizando mecanismos de comprobación tales como: - Instituto Geográfico Agustín Codazzi - Oficina de Notariado y Registro, entre otros. Entes de nivel territorial como: - Oficina de Catastro - Oficina de Registro y Anotación - Secretaria de Hacienda, entre otros Obtenidos los documentos soporte del bien inmueble se procede a incorporar el bien al balance de la entidad pública por el valor del respectivo avalúo.

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SITUACION

RESPONSABLE

ACCIONES

BIENES MUEBLES SIN DOCUMENTACIÓN SOPORTE

Se debe registrar contablemente en Cuentas de Orden. Se deben tomar declaraciones a diferentes personas

relacionadas con el manejo de bienes de la alcaldía, que aporten información para identificar la procedencia de los bienes y tener seguridad que estos corresponden a bienes de la entidad.

Identificar personas o dependencias que puedan proporcionar información o documentación adicional que soporte la devolución de las Cuentas de orden y puedan ser reconocidas en las cuentas del activo por el valor determinado mediante su respectivo avalúo.

Proceder a la autorización de su incorporación.

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INDIVIDUALIZACIÓN DE BIENES, DERECHOS Y OBLIGACIONES

Para los valores registrados en forma global se debe tener en cuenta lo siguiente :

1. Toma física Llevar a cabo la toma física de los bienes. Agrupar los bienes según las cuentas de Propiedad, Planta y

Equipo Del Plan General de Contabilidad Pública. Calcular la vida útil restante para cada uno de los bienes

identificados en la toma física. 2. Valoración de los bienes.

Asignar a cada bien el valor actual mediante avalúo o precio de referencia, aplicando cualquier método de reconocido valor técnico.

3. Registro del valor actual Una vez obtenido el valor actual mediante el procedimiento

anterior, se procede al respectivo registro contable.

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RECONOCIMIENTO DE CUENTAS VALUATIVAS

Para realizar los cálculos y registros contables de depreciación y actualización de los valores de los bienes, la alcaldía aplicará el procedimiento de Línea Recta. La depreciación se registra individualizada a través del sistema utilizado por la entidad.

ACTIVO FIJO VIDA UTIL

Inmuebles (edificaciones) 50 Años

Maquinaria y Equipo 15 Años

Muebles Enseres y Equipos de Oficina, equipos de comunicación y Equipos de Transporte, Tracción y Elevación

10 Años

Equipos de Computación 5 Años

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DEPURACION CONTABLE

PERMANENTE Y SOSTENIBLE


B) Derechos u obligaciones que, no obstante su existencia, no es

posible realizarlos mediante la jurisdicción coactiva.

La Contabilidad Pública tiene toda la información registrada pero puede ocurrir que existan obligaciones o derechos que no estén contabilizados y por lo tanto se deberá establecer las políticas y procedimientos necesarios para garantizar que se identifiquen, clasifiquen y determinen, previo estudio sustentado a las respectivas partidas que deberán ser sometidas a consideración de la instancia correspondiente para su castigo y depuración los valores que presenten un estado de cobranza o pago incierto a fin de buscar su eliminación o incorporación en la respectiva contabilidad.

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DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD MUNICIPIO DE ZARZAL - VALLE

OBJETIVOS


CAUSAS DEL

PROBLEMA

DERECHOS U OBLIGACIONES QUE, NO OBSTANTE SU EXISTENCIA, NO ES POSIBLE REALIZARLOS

MEDIANTE LA JURISDICCION COACTIVA


PROCESO CONTABLE

SUBPROCESO SALDOS CONTABILIZADOS COMO DERECHOS U OBLIGACIONES.

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Depuración de Rentas por Cobrar (Impuesto Predial)

1. Realizar un inventario de los deudores morosos: Seleccionando los de mayor valor superiores a 1.000.000 de pesos y los de mayor numero de años, para impedir la acción de prescripción ( tiempo límite 5 años)

2. Elaboración de cartas de cobro persuasivo.

3. Investigación de Bienes (si es mayor la deuda que el bien).

4. Elaboración de carta cobro coactivo.

5. Elaboración de acto administrativo declarándolo deudor moroso.

6. Embargo del bien.

7. Se inicia un proceso de investigación, en el cual se revisaron actuaciones administrativas con respecto a los casos que han sido reclasificados contablemente, así como los denuncios rentísticos de los contribuyentes relacionados con la investigación.

102




Depuración de Rentas por Cobrar (Impuesto de Industria y Comercio

Se inicia el proceso de análisis del archivo allegando copias de la declaración de impuestos.

Se realizan circularizaciones a los comerciantes informándole sobre su obligación, para que este a su vez responda confirmándola o caso contrario, responda anexando copia del comprobante de pago realizado.

Revisar los comprobantes o recibos de caja y comprobar la existencia de los recaudos.

Se realizan visitas a establecimientos públicos (depurar si existen o no). Solicitar una base de datos a Cámara de Comercio sobre los establecimientos

registrados. Realizar las comparaciones de los establecimientos registrados entre la Cámara

de Comercio e Industria y Comercio. Se hace emplazamiento (proceso mediante el cual el usuario deberá registrarse

a Industria y Comercio). Se entrega a contabilidad los registros de corrección respectivos.

Observación: de todas las actuaciones deberá quedar copia en el expediente así como

de las respuestas que se reciban

103

DEPURACION CONTABLE



C) Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción, según sea el caso.

Existen casos que las cuentas por cobrar carecen de soportes documentales, por ejemplo multas de tránsito que por cualquier situación los comparendos no llegan al organismo de transito o que aun al haber llegado, no se realizó la respectiva resolución de cobro administrativo. Cuando algún establecimiento de Comercio adeuda el respectivo impuesto pero esta no aparece relacionada en el kàrdex de la Secretaria de Hacienda; así será imposible adelantar los cobros respectivos.

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DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

MUNICIPIO DE ZARZAL - VALLE

OBJETIVOS

DEPURAR LA INFORMACIÓN CONTABLE, DE MANERA QUE EN LOS ESTADOS FINANCIEROS SE REVELE EN FORMA FIDEDIGNA LA REALIDAD ECONÓMICA,

FINANCIERA Y PATRIMONIAL DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS. PARA EL EFECTO, DEBERÁ ESTABLECERSE LA EXISTENCIA REAL DE BIENES, DERECHOS Y

OBLIGACIONES.

CAUSAS DEL PROBLEMA

DERECHOS U OBLIGACIONES RESPECTO DE LOS CUALES NO ES POSIBLE EJERCER SU COBRO O PAGO, POR CUANTO OPERA ALGUNA CAUSAL RELACIONADA CON SU

EXTINCIÒN, SEGÚN SEA EL CASO.


PROCESO CONTABLE

SUBPROCESO MECANISMOS PARA EJERCER COBROS O PAGOS

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SITUACION RESPONSABLE ACCION

DEPURACION DE OBLIGACIONES

Proceder al estudio respectivo para identificar

aquellas obligaciones que por carecer de soportes documentales o por causales relacionadas con su extinción no se puede proceder a su pago respectivo.

Establecer si se encontró evidencia de que la entidad con la cual se tenía la obligación solicitó en su momento el pago respectivo.

Solicitar concepto por escrito a la oficina jurídica sobre la prescripción o extinción del pago.

Una vez confirmada la prescripción y/o extinción del pago se procede a recomendar al máximo organismo de dirección y al director, el castigo de la obligación.

El director, por delegación del máximo organismo de dirección, ordena los registros contables a que haya lugar.

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SITUACION RESPONSABLE ACCION

DEPURACION DE DERECHOS RESPECTO DE LOS CUALES NO ES POSIBLE EJERCER SU COBRO

Adelantar exploraciones exhaustivas de archivos de los documentos soporte, tanto internos como externos que permitan encontrar indicios sobre la realidad de cada partida contable, seleccionando aquellos que se consideren fundamentales para conformar el expediente de depuración de la partida.

Aplicar procedimientos administrativos tendientes a

localizar a los deudores (Datos personales – Comerciales etc.).

Poner a consideración las partidas a fin de identificar

si es irrecuperable la obligación.

En caso de no poder localizar a los deudores, se recomienda eliminar del activo estas partidas, con el fin de continuar con el ejercicio de las acciones legales correspondientes.

Ordenar los registros correspondientes.

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DEPURACION CONTABLE



D) Derechos u obligaciones que carecen de documentos soportes idóneos, a través de los cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su cobro o pago. Teniendo en cuenta que la información contable deberá contener unos documentos soportes y /o comprobantes de contabilidad que permitan observar la verificabilidad y objetividad de las cifras reveladas frente a la realidad económica de los derechos u obligaciones, con el fin de alcanzar una claridad respecto de los procesos en cobros o pagos. Los tributos que por diferentes situaciones no se han podido legalizar documentalmente para su posterior recaudo.

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DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD MUNICIPIO DE ZARZAL – VALLE

OBJETIVOS

DEPURAR LA INFORMACIÓN CONTABLE, DE MANERA QUE EN LOS ESTADOS FINANCIEROS SE REVELE EN FORMA FIDEDIGNA LA REALIDAD ECONÓMICA,

FINANCIERA Y PATRIMONIAL DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS. PARA EL EFECTO, DEBERÁ ESTABLECERSE LA EXISTENCIA REAL DE BIENES, DERECHOS Y

OBLIGACIONES.

CAUSAS DEL PROBLEMA

DERECHOS U OBLIGACIONES QUE CARECEN DE DOCUMENTOS SOPORTES IDÓNEOS, A TRAVÉS DE LOS CUALES SE PUEDAN ADELANTAR LOS

PROCEDIMIENTOS PERTINENTES PARA OBTENER SU COBRO O PAGO.


PROCESO CONTABLE

SUBPROCESO LEGALIZACION DE DERECHOS Y OBLIGACIOENS

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ACCIONES PREVIAS PARA OBTENER EL DOCUMENTO SOPORTE IDONEO.

Identificar aquellas operaciones realizadas mediante las cuales se adquirieron los derechos bienes u obligaciones

Disponer de la documentación soporte, que permita establecer la veracidad de cada una de las transacciones

Determinar la existencia de las operaciones valor y registro contable. Cuando con la información existente no sea posible

su identificación se deben adelantar actividades de carácter.

ADMINISTRATIVO

-Investigación en archivos -Reconstrucción de soportes -Circularizaciones y petición de documentos e información

JURIDICO

-Cobro pre jurídico y jurídico -Legalización de bienes -Liquidación de contratos

CONTABLE

-conciliaciones bancarias, presupuestales y contables. -Circularizaciones de saldos. -Depuración de saldos antiguos. -Depuración y confrontación de las existencias y obligaciones reales con libros. -Aprovisionamiento de las sumas de difícil recaudo castigo o aprovechamiento de las sumas indicadas.

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ACCIONES PREVIAS PARA OBTENER EL DOCUMENTO SOPORTE IDONEO.

No obstante al trabajo realizado en el desarrollo

del proceso de depuración continúan existiendo partidas que no deben hacer parte de la contabilidad es necesario buscar mecanismos idóneos, corcondante con el ordenamiento jurídico y contable que permita su retiro

Con base en estos resultados se determina los registros contables para retirar y/o incorporar en el balance general

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DEPURACION CONTABLE



E) Valores respecto de los cuales no haya sido legalmente posible su imputación a alguna persona por la pérdida de los bienes o derechos que representan Cuando la información contable se encuentre afectada por una o varias de las anteriores situaciones, deberán adelantarse las acciones correspondientes para concretar su respectiva depuración. En todo caso, el reconocimiento y revelación de este proceso se hará de conformidad con el Régimen de Contabilidad Pública.13 Valores que para ser cobrados carecen de sustento legal por el extravío de los documentos que soportan tal obligación o derecho.

13 Contaduría General de La Nación. Memorias Control Interno Contable (CIC).Pág. 13.

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DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD MUNICIPIO DE ZARZAL – VALLE

OBJETIVOS


CAUSAS DEL PROBLEMA

VALORES RESPECTO DE LOS CUALES NO HAYA SIDO LEGALMENTE POSIBLE SU IMPUTACIÓN A ALGUNA PERSONA POR LA PÉRDIDA DE LOS BIENES O DERECHOS QUE REPRESENTAN.


PROCESO CONTABLE

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OBLIGACIONES Y/O DERECHOS CON

ENTIDADES LIQUIDADAS

Se oficia a los organismos correspondientes para verificar la existencia legal de la entidad a investigar, el cual debe responder si ésta en efecto sigue en marcha o por el contrario se encuentra liquidada.

Se debe indagar y revisar en la entidad pública, si en el proceso de liquidación (si existe) ésta se hizo presente, para reclamar los valores correspondientes.

Obtener acta de liquidación y comprobar que la entidad no está presente, y establecer si existe la probabilidad de eliminar o incorporar estos valores en la información financiera.

Presentar la documentación y estudio efectuado por el área contable, Tesorería y Jurídica al Comité de Saneamiento, para que recomiende al máximo organismo directivo la eliminación o incorporación de dicho valor.

En caso de ser aprobadas las recomendaciones se procede a los registros contables pertinentes.

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ASPECTOS NORMATIVOS PARA LA DEPURACIÓN CONTABLE En esta sección se presentan las normas que rigen el proceso para la Depuración y Saneamiento Contable, indispensables para su normal desarrollo.

DEPENDENCIA Área Contable

AÑO 2010

SUBPROCESO Depuración Información Contable

FUENTE JURIDICA DEL PROCESO (NOMBRE, NUMERO Y FECHA)

DESCRIPCION

LEY 716 DE 2001

Regula la obligatoriedad de los entes del sector público de adelantar las gestiones administrativas necesarias para depurar la información contable, para que esta se vea reflejada en los estados financieros y revele en forma cierta la realidad económica, financiera y patrimonial de las entidades públicas.

LEY 901 DE 2004 Prorroga de la vigencia de los artículos 1al 17 de la Ley 716 de 2001.

DECRETO 1914 DE 2003 Procedimientos aplicables para lograr obtener información contable razonable.

DECRETO 1282 DE 2002 Faculta a los entes públicos para que con la depuración establezcan la existencia de real de Bienes; Derechos y Obligaciones que afecten el Patrimonio Público y a la vez sean eliminados o incorporados en la Contabilidad.

DECRETO 1915 DE 2003 Decreta el modo para extinguir Obligaciones Tributarias.

DECRETO 1014 DE 2005 Decreta los requisitos para titulación de Bienes Inmuebles.

Fuente: Contaduría General de la Nación. Guía Práctica de Saneamiento Contable

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MANUAL DE

POLITICAS

CONTABLES,

PROCEDIMIENTOS Y

FUNCIONES

MUNICIPIO DE ZARZALVALLE

DEL CAUCA

NIT: 891900624-0

8.1.2 Manuales de políticas contables, procedimientos y funciones.

8.1.2.1 Políticas contables Deben documentarse las políticas y demás prácticas

contables que se han implementado en el ente público y que están en procura de

lograr una información confiable, relevante y comprensible.

De conformidad con el procedimiento para la estructuración y presentación de los estados contables básicos, las políticas y prácticas contables se refieren a la aplicación del Régimen de Contabilidad Pública en cuanto a sus principios, normas técnicas y procedimientos, así como los métodos de carácter específico adoptados por la entidad contable pública para el reconocimiento de las transacciones, hechos y operaciones, y para preparar y presentar sus estados contables básicos.

Entre otras, son prácticas contables las relacionadas con las fechas de cierre o corte para la preparación de información definitiva, métodos de depreciación aplicados, vidas útiles aplicables, periodos de amortización, métodos de provisión, porcentajes de provisión, tipos de comprobantes utilizados, fechas de publicación o exhibición de información contable, periodos de actualización de valores, forma de conservar libros y demás soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios en la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables, fechas de presentación de información contable a la Contaduría General de la Nación CGN, criterios de identificación, clasificación, medición, registro y ajustes, elaboración, y análisis e interpretación de los estados contables y demás informes, así como la respuesta a las consultas formuladas a la CGN. De igual manera deben elaborarse manuales donde se describan las diferentes formas de desarrollar las actividades contables en los entes públicos, así como la correspondiente asignación de responsabilidades y compromisos a los funcionarios que las ejecutan directamente.

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MANUAL DE

POLITICAS

CONTABLES,

PROCEDIMIENTOS Y

FUNCIONES


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Los manuales que se elaboren deben permanecer actualizados en cada una de las dependencias que corresponda, para que cumplan con el propósito de informar adecuadamente a sus usuarios directos. En ningún caso las políticas internas y demás prácticas contables de las entidades públicas estarán en contravía de lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública. El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización. Políticas contables: Las políticas contables son principios específicos, bases, acuerdos, reglas y procedimientos, adoptados por la entidad en la elaboración y presentación de sus estados financieros. Al momento de contabilizar una transacción deben considerarse las políticas contables que se han adoptado con la finalidad de mostrar información razonable, por ello la necesidad de revelar en las notas a los estados financieros el detalle de las políticas adoptadas por la entidad, mediante el respectivo acto administrativo.

Políticas generales: Para la preparación y presentación de la información

contable, la Alcaldía de Zarzal, Valle del cauca, registrará y revelará los hechos económicos con sujeción a las normas sustantivas y procedimentales del Régimen de Contabilidad Pública, el Manual de Procesos y Procedimientos de la entidad y adoptará políticas internas de acuerdo con el objeto social de la entidad territorial, y así garantizar la sostenibilidad y permanencia de un sistema contable que produzca información razonable y oportuna para las entidades de control y facilite la toma de decisiones por parte de la Administración. Las áreas que producen insumos para el proceso contable tales como: Secretaria de Hacienda, Tesorería, Presupuesto, Oficina Jurídica, Servicios Administrativos, deberán informar a través de los documentos soporte idóneos, las operaciones

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CONTABLES,

PROCEDIMIENTOS Y

FUNCIONES


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que atañen a su actividad, para que sean incorporadas al proceso contable en tiempo real; en caso de incumplimiento el Gerente (Alcalde) aplicará las medidas pertinentes una vez informado del hecho por la Secretaria de Hacienda (Área Financiera). Por otra parte, respecto a la información que debe suministrar la Oficina Asesora Jurídica referente a los procesos judiciales, laudos arbitrales, conciliaciones extrajudiciales y embargos decretados sobre las cuentas bancarias su registro contable se hará atendiendo lo establecido en el capitulo V del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública debiéndose recibir en forma mensual y dentro de los cinco primeros días del siguiente mes el consolidado de la situación y estado de los negocios, indicando la metodología aplicada para la evaluación del riesgo de los procesos. A efectos de contar con el tiempo adecuado para preparar y presentar los Estados Financieros y demás información relacionada con el proceso de Gestión de Recursos Financieros, se fija como política para el cierre contable, presupuestal y de tesorería, el siguiente calendario Política de generación oportuna de información contable:

Estados contables

Reportes contables

Notas a los estados contables

Fechas de presentación

Estados contables: Los estados contables se preparan siguiendo los

procedimientos establecidos en el título III capítulo II procedimiento para la

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CONTABLES,

PROCEDIMIENTOS Y

FUNCIONES


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estructuración y presentación de los estados contables básico del Manual de procedimientos contables del Régimen de Contabilidad Pública.

Balance General

Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental

Estado de Cambios en el Patrimonio

Estado de Flujos de Efectivo

Notas a los estados contables:

Notas de Carácter especifico

Notas de Carácter General Reportes contables: Se presentarán los siguientes informes:

Operaciones Reciprocas

Información Contable Pública

BDME (Boletín de Deudores Morosos del Estado) Conservando lo estipulado en el Titulo III, procedimientos relativos a los estado, informes, y reportes contables en el Régimen de Contabilidad Pública.

Las Notas a los estados Financieros: Las notas a los estados financieros es

la información adicional de carácter general y específico que complementan los estados financieros básicos y forman parte integral de los mismos. Tienen por objeto revelar la información adicional necesaria sobre las transacciones, hechos y operaciones financieras económicas, sociales y ambientales que sean materiales, la desagregación de valores contables en términos de precios y cantidades, así como aspectos que presentan dificultad para su medición

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PROCEDIMIENTOS Y

FUNCIONES


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monetaria que puedan evidenciarse en términos cualitativos o cuantitativos físicos, los cuales han afectado o pueden afectar la situación de la entidad.

La información que se revele en las notas a los Estados Financieros deberá considerar la siguiente estructura en el orden que se expone a continuación: Notas de carácter general: Informa la naturaleza jurídica y objeto social de la entidad, políticas y prácticas contables, limitaciones y deficiencias de tipo operativo o administrativo que afecta la razonabilidad de las cifras, efectos y cambios significativos en la información contable. Notas de carácter específico: Informa la particularidad o detalle de cada una de

las cuentas de acuerdo al Catálogo General de Cuentas, de manera que permitan obtener información sobre los saldos y el tratamiento contable de la consistencia y razonabilidad de las cifras, limitaciones o deficiencias, tales como bienes, derechos y obligaciones no incorporados, hechos posteriores al cierre contable con efectos futuros importantes, saldos pendientes por conciliar, depurar o ajustar; así mismo en éstas se deben describir las bases particulares de medición adoptadas por la entidad para la cuantificación de las operaciones, recursos restringidos. A efectos de contar con el tiempo adecuado para preparar y presentar los Estados Financieros y demás información relacionada con el proceso de Gestión de Recursos Financieros, se fija como política para el cierre contable, presupuestal y de tesorería, el siguiente calendario Fechas de presentación: Para la presentación de los estados financieros se

adopta el régimen de contabilidad publica la resolución numero 375 de septiembre 17 de 2007 expedida por la contaduría General de la Nación y las demás disposiciones que se expidan.

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FECHA DE CORTE

FECHA LIMITE DE PRESENTACION

31 de Marzo 30 de Abril

30 de Junio 31 de Julio

30 de Septiembre 31 de Octubre

31 de Diciembre 15 de Febrero del año siguiente al del periodo

contable.

Política de autocontrol para los funcionarios: Los servidores públicos que desarrollen las actividades en el Proceso contable, deben hacer el autocontrol a los diferentes procesos que les compete. Política de autoevaluación del proceso contable: La alcaldía del municipio de Zarzal realizará una autoevaluación del proceso contable, con el propósito fundamental de mejorar la calidad de la información registrada durante el mismo. Para tal efecto el proceso contable y presupuestal institucional está enmarcado en los procedimientos y formatos establecidos para la obtención de información específica, oportuna y confiable, en pro de los resultados económicos, atendiendo las normas vigentes que regulan la actividad contable y presupuestal La búsqueda permanente de relación con la razón de ser de las entidades públicas, implica que la autoevaluación del proceso contable proporcione a todas las dependencias, información útil y permanente para la toma de decisiones, para la preparación y presentación de información financiera, económica, social y ambiental, para la formulación o ajuste de los procesos y procedimientos en función del cumplimiento de su misión, como estrategia para responder al compromiso adquirido con la comunidad y con la sociedad.

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Política de evaluación independiente: La evaluación al proceso contable se

llevará a cabo por la oficina de control interno del Municipio de Zarzal Valle, toda vez que se cuenta con planta de cargos de esta área. La oficina de control interno se encuentra definida en la Ley 87 de 93, como “uno de los componentes del Sistema de Control, del nivel directivo, encargada de medir la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la Alta Dirección en la continuidad del proceso administrativo, la evaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos”. Política de publicación y presentación de información:

A la CGN (Contaduría General de la Nación). A la Contraloría General de La Nación. A los organismos de inspección, control y vigilancia Cuando se presentan cambios de contador y de representante

legal

A la Contaduría General de la Nación: CGN2005_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS Trimestral CNG2005_002_OPERACIONES _ RECIPROCAS Trimestral CGN2005NE_003_NOTAS _ DE _CARACTER_ESPECIFICO Trimestral CGN2005NG_003_NOTAS_DE_CARACTER_GENERAL Anual BDME (BOLETIN DE DEUDORES MOROSOS) corte a mayo 30 y noviembre 30

A la Contraloría General de la Nación: De conformidad con la Resolución

expedida por la contraloría General de Santiago de Cali No. 0100.24.03.08.21 de noviembre 18 de 2008 y demás normas que le apliquen, se presenta la siguiente información trimestralmente: Formato FA 01_AGR: Catalogo de Cuentas, Formato F01A_CGSC: Operaciones Reciprocas.

Otros Organismos de Control: Personería Municipal: Se debe

remitir a la Personería Municipal la siguiente información

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trimestralmente: Balance General, Estado de Actividad Económica y Social, Notas a los Estados Financiero.

Alta Dirección: La información contable debidamente analizada será

presentada a la Dirección General y a la Secretaria General.

Fechas de publicación o exhibición de la información contable: Trimestralmente se actualizará la información de los estados financieros en la página web de la entidad y en lugar visible de sus instalaciones.

Política de generación y conservación de libros de contabilidad:

Libros oficiales de contabilidad: Serán los establecidos en el régimen de contabilidad pública, así: Los libros de contabilidad se clasifican en principales y auxiliares.

Libros principales: el Diario y el Mayor. Libro Diario: Presenta los movimientos débito y crédito de cuentas, el registro cronológico y preciso de las operaciones diarias efectuadas con base en los comprobantes de contabilidad. Libro Mayor: Contiene los saldos de las cuentas del mes anterior clasificados de manera nominativa según la estructura del Catálogo General de Cuentas; las sumas de los movimientos débito y crédito de cada una de las cuentas del respectivo mes, que han sido tomadas del Libro Diario y el saldo final del mismo mes. Libros auxiliares: Los libros auxiliares contienen el registro detallado de todas las transacciones y operaciones del ente público por cuenta y por terceros, con base en los comprobantes de contabilidad y los documentos soportes.

Forma de conservar los libros: De conformidad con el Plan General de la

Contabilidad Pública, numeral 353, el término de conservación de los soportes comprobantes y libros de contabilidad es de un periodo de diez (10) años, contados a partir del 31 de diciembre del periodo contable al cual corresponda el soporte, comprobante y libro de contabilidad, sin perjuicio de las normas

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específicas de conservación documental que señalen las autoridades competentes.

Los Libros Oficiales se aperturan mediante acta que suscribirá el Director General y el Secretario General, y serán impresos en formas continuas, bajo la custodia del Jefe de Contabilidad de la entidad y conforme a la Tabla de Retención Documental. Se deben mantener por dos (2) años en el archivo de gestión y finalizado este periodo se deben remitir al Grupo de Gestión Documental Administración Documental para su custodia. De conformidad con el Plan General de la Contabilidad Pública, numeral 2.9.2.4, la conservación de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad puede efectuarse en papel o cualquier otro medio técnico, magnético o electrónico, que garantice su reproducción exacta. Los libros oficiales deberán ser impresos dentro de los siete días hábiles siguientes a la fecha límite de presentación de los Estados financieros a la Contaduría General de la Nación. Política de seguridad informática y evaluaciones permanentes Todos los

recursos informáticos deben cumplir como mínimo con lo siguiente: Administración de usuarios: Establece como deben ser utilizadas las claves

de ingreso a los recursos informáticos. Constituye parámetros sobre la longitud mínima de las contraseñas, la frecuencia con la que los usuarios deben cambiar su contraseña y los períodos de vigencia de las mismas, entre otras.

Plan de Auditoria: El plan de auditoría es la guía para la ejecución de las

actividades del auditor. Son todas aquellas acciones tendientes a recoger, agrupar y evaluar evidencias que determinen si un sistema de información salvaguarda el activo empresarial, mantiene la integridad de los datos, lleva a cabo eficazmente los fines de la organización, utiliza eficientemente los recursos, y cumple con las leyes y regulaciones establecidas

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Rol de Usuario: Los sistemas operacionales, bases de datos y aplicativos deberán contar con roles predefinidos o con un módulo que permita definir roles, concretando las acciones permitidas por cada uno de éstos. Deberán autorizar la asignación a cada usuario de posibles y diferentes roles. También deben permitir que un rol de usuario dirija el Administrador de usuarios.

Para cada usuario: Las palabras claves o contraseñas de acceso a los recursos informáticos, que designe el Jefe del área de contabilidad son responsabilidad exclusiva de cada uno de ellos y no deben ser divulgados a ninguna persona. Los usuarios son responsables de todas las actividades llevadas a cabo con su código de identificación de usuario y sus claves personales

Almacenamiento y Respaldo: El área de sistemas de la Alcaldía de Zarzal

realizará backup diariamente del aplicativo que se utilice para el registro sistematizado de la contabilidad, generando tres copias cuya custodia estará en cabeza del Secretario de Despacho de Hacienda, la segunda copia a cargo del Profesional del Área de Contabilidad y una tercera copia que será almacenada externamente bajo la custodia del Técnico del Área de sistemas.

Objetivos del proceso contable: Informar sobre la situación financiera, el resultado de sus operaciones y los cambios en su situación financiera, Satisfacer a los usuarios de la misma, Útil para la toma de decisiones (inversión y crédito): medir solvencia, liquidez y capacidad de generación de recursos, Evaluar el trabajo de la administración.

.

Indicadores financieros y análisis permanentes Métodos de análisis financiero: Para el análisis de los estados financieros de la Alcaldía de Zarzal se utilizarán los siguientes métodos de evaluación:

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Método de Análisis Vertical: Se emplea para analizar estados financieros como el Balance General y el Estado de actividad económica, social y ambiental, comparando las cifras en forma vertical.

Método de Análisis Horizontal: Es un procedimiento que consiste en comparar estados financieros homogéneos en dos o más periodos consecutivos, para determinar los aumentos y disminuciones o variaciones de las cuentas, de un periodo a otro. Este análisis es de gran importancia para la Alcaldía de Zarzal, porque mediante él se informa si los cambios en las actividades y si los resultados han sido positivos o negativos; también permite definir cuáles merecen mayor atención por ser cambios significativos en la marcha. Razones e indicadores financieros: Se interpreta de acuerdo a los siguientes criterios: Las razones de liquidez conservan la denominación del numerador cuando ambos términos de la razón son de igual denominación. Las razones de eficiencia siempre serán en veces, cuando los términos de la razón (numerador y denominador) son iguales y conservan la denominación del numerador cuando se trate de eficiencia en los períodos. Las razones de endeudamiento serán en veces.

RAZONES FINANCIERAS

Liquidez

Capital de trabajo Activo corriente – Pasivo corriente Pesos

Razón Corriente Activo corriente / Pasivo corriente Pesos

ENDEUDAMIENTO

Concentración a corto plazo Pasivo corriente / Pasivo total Veces

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Las principales diferencias entre razones e indicadores, son: Las razones financieras están más asociadas a la liquidez, eficiencia, eficacia, productividad y endeudamiento, en tanto que los indicadores financieros se relacionan con el desempeño, la eficacia, productividad y endeudamiento. El balance general está asociado a la liquidez, eficiencia, eficacia y endeudamiento, en tanto que el estado de actividad económica y social está más asociado a las razones de desempeño, productividad, eficacia. El resultado de los indicadores siempre se interpreta en términos porcentuales en cambio las razones en pesos, veces, días, etc.

Indicadores financieros:

EFICIENCIA

Margen de utilidad Utilidad bruta/ Ventas netas*100 %

Margen operacional Utilidad operacional / Ventas netas *100 %

Renta / patrimonio Utilidad neta / Patrimonio *100 %

ENDEUDAMIENTO

Endeudamiento total Total pasivos / Total activos *100 %

Política de depuración contable permanente y sostenible: La alcaldía del

municipio de Zarzal Valle del Cauca tiene dentro de sus objetivos, aplicar procedimientos e implementar mecanismos para que la depuración contable se realice como una actividad permanente propia del proceso, de tal manera que los saldos de las cuentas que se presenten en los diferentes informes revelen en todo momento la realidad financiera, económica, social y ambiental, en procura de mejorar la calidad de la información contable. Se entiende como depuración, el conjunto de actividades permanentes que lleva a cabo el ente público, tendientes a determinar la existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afectan el patrimonio público.

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En este sentido, la alcaldía municipal de Zarzal aplicará el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, contenido en la Resolución 119 de 2006, como el mecanismo idóneo para

garantizar la razonabilidad de las cifras depuradas. Política de conciliación de información mensual * Conciliaciones Bancarias * Entre las diferentes áreas * Operaciones recíprocas La alcaldía Municipal de Zarzal, llevará a cabo durante los primeros diez (10) días hábiles de cada mes los siguientes controles: Conciliaciones Bancarias (área tesorería vs contabilidad) Entre las diferentes áreas:

- Entre las diferentes áreas de los programas propias y asociativos con la alcaldía (Área de presupuesto vs. Área de Tesorería vs. Área de contabilidad).

- Saldo de Reservas presupuestales VS cuentas por pagar (área de

Contabilidad y Área de Presupuesto). Operaciones recíprocas (Municipio de Zarzal Valle) y/o otras entidades con que se generen operaciones reciprocas. Política relacionada con avalúos de bienes muebles e inmuebles La Alcaldía

de Zarzal realizará los avalúos de los bienes muebles e inmuebles del municipio conforme a lo establecido en la circular 060 de diciembre 19 de 2005 de la Contaduría General de la Nación y el Régimen de contabilidad Publica. Política de control y archivo de documentos La alcaldía de Zarzal establecerá mecanismos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable para garantizar que la información financiera económica, social y

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ambiental cumpla con las normas conceptuales, técnicas y los procedimientos establecidos en el Plan General de Contabilidad Pública. El equipo del área de contabilidad, deberá permanecer en constante actualización normativa contable, tributaria, procedimental, contractual y demás normas que apliquen al desarrollo de su labor, con el fin de mantener la sostenibilidad contable de la entidad.

Política de capacitación Los funcionarios de toda el área financiera recibirán

anualmente capacitación en actualización en Finanzas públicas como base para el

cumplimiento de funciones de manejo y actualización en el nuevo Plan General de

Contabilidad Pública, aplicación de conocimientos de análisis financiero,

actividades para ejecución del presupuesto de gastos, aplicación de regímenes

para el manejo de terceros, visitas a establecimientos de comercio y para dar

aplicabilidad a instrumentos como son el Nuevo Plan Contable, la Nueva Ley de

Participaciones, nuevas normas de manejo presupuestal, normatividad tributaria y

Estatuto Tributario y las herramientas tecnológicas para su manejo.

El campo de las finanzas públicas se ocupa de la forma en que el estado percibe sus ingresos, destina dichos recursos para su gasto, utiliza el ahorro derivado del Superávit fiscal o financia el déficit. La organización y desempeño de las finanzas públicas de un país depende del tipo de estructura de su sector público, del tamaño del estado y de los objetivos y herramientas de política fiscal y social definidos por los gobiernos, entre otros. Por eso, la comprensión de las finanzas públicas requiere el análisis central sobre la composición de las cuentas fiscales y del estudio de la organización del sector Público, de los principios que subyacen a la tributación y asignación del gasto y de los factores económicos y políticos que explican los resultados fiscales. Contabilidad Gubernamental. Que trata sobre el conocimiento e interpretación del manejo presupuestal a nivel nacional y territorial, su programación, elaboración y ejecución y a partir de la ejecución con el manejo contable del sector público.

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De igual manera se deberá trabajar el Nuevo Plan Contable del Sector Público y los nuevos instrumentos del nivel nacional para el manejo de la Contabilidad Pública. Todos estos temas serán inmersos en los Planes de capacitación anual que establezca la Alcaldía Municipal de Zarzal. Política de revisión permanente de las normas expedidas por la CGN a través de la página web de la CGN. En aras de conocer las normas y diferentes

pronunciamientos expedidos por la Contaduría General de la Nación, se establece la obligatoriedad de visitar con frecuencia la página web de la contaduría General de la Nación y de esta manera estará actualizado con la aplicación de normatividad.

Solicitud de conceptos a las autoridades competentes –CGN Cuando se trata

de consultas específicas de carácter técnico que no hayan podido resolverse

consultando el Plan General de Contabilidad Pública, deben elevarse por escrito al

Contador General de la Nación. Por otra parte, cuando se trate de inquietudes

relacionadas con la aplicación del Plan General de Contabilidad Pública se debe

acudir, personal o telefónicamente, al asesor que atiende la entidad en la

Subcontaduría correspondiente según el nivel al que pertenezca: territorial o

nacional.

Gestión contable por procesos – compromiso institucional Através del

componente de Comunicación Pública, la Alcaldía de zarzal se apoyará en los sistemas de información adoptados, y se gestionará estratégicamente la información institucional para mantener informados, motivados y entusiasmados a los servidores públicos para que contribuyan con su trabajo al logro de los objetivos corporativos y a la realización de sus anhelos personales y profesionales.

Mediante modelos de comunicación específicos se promueve la información para hacer realidad la Cultura Organizacional, tendiente a generar identidad, sentido de

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pertenencia y efectividad en el trabajo, al compartir la visión institucional y alinear estratégicamente los esfuerzos individuales.

Así mismo, en el campo externo se promueve la buena imagen institucional destinada a generar confianza ciudadana, utilizando la información objetiva generada por los procesos. Esto se materializa en procesos y actos de rendición de cuentas que permiten interactuar con la comunidad y responder por la misión encomendada de velar por el buen uso de los recursos públicos del Municipio de Zarzal Valle del Cauca.

Política relacionada con la metodología para el cálculo de provisiones,

depreciaciones, amortizaciones La depreciación y la amortización se deben

calcular para cada activo individualmente considerado, excepto cuando se aplique

la depreciación por componente.

Métodos de depreciación y amortización: De los diferentes métodos de

reconocido valor técnico en la Alcaldía Municipal de Zarzal ha adoptado el Método de la línea recta. Este método se aplica cuando el activo es utilizado de manera regular y uniforme en cada periodo contable, y consiste en determinar una alícuota periódica constante que se obtiene de dividir el costo histórico del activo en la vida útil.

Se toma como referencia las siguientes vidas útiles:

ACTIVO FIJO VIDA UTIL

Inmuebles (edificaciones) 50 Años

Maquinaria y Equipo

15 Años

Muebles Enseres y Equipos de Oficina, equipos de comunicación y Equipos de Transporte, Tracción y Elevación

10 Años

Equipos de Computación

5 Años

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Revisión de la Vida Útil: Las propiedades, planta y equipo se deben revisar

anualmente y, si las expectativas difieren significativamente de las estimaciones previas, por razones tales como adiciones o mejoras, avances tecnológicos, políticas de mantenimiento y reparaciones, obsolescencia u otros factores, la Alcaldía Municipal de Zarzal podrá fijar una vida útil diferente, registrando el efecto a partir del periodo contable en el cual se efectúa el cambio.

Activos fijos de menor cuantía: Los activos de menor cuantía se

depreciarán en el mismo año, teniendo en cuenta los montos que anualmente defina la Contaduría General de la Nación, mediante el respectivo acto administrativo.

Excepción a la aplicación de la depreciación: Los bienes adquiridos por un

valor inferior o igual a medio (0.5) salario mínimo mensual legal vigente se podrán registrar como activo o como gasto. Cuando la Alcaldía de zarzal registre estos bienes como activos aplicará el procedimiento de depreciación para los activos de menor cuantía. Cuando la alcaldía registre los bienes como gasto los llevará a la cuenta 51111 o 5211 – Generales.

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PROCEDIMIENTOS

ALCALDIA MUNICIPAL DE ZARZAL MUNICIPIO DE ZARZALVALLE

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8.1.2.2Manual de Procedimientos Por Manual de Procedimientos se puede entender la colección sistemática de todos los procesos realizados al interior de la organización, que le indique a los empleados cuales son las actividades que se deben cumplir y cuál es la mejor forma de realizarlas. Permite además establecer los ejecutores (pudiendo ser dependencias o empleados según sea el procedimiento), las responsabilidades, los tiempos de ejecución, los controles y las formas de utilización general.

Actividad: Es un conjunto de operaciones o tareas, ejecutadas en un área específica, para realizar un proceso.

Proceso: Se entiende por proceso a la serie de actividades o pasos

relacionados entre si, a través de los cuales se transforman unos recursos y así se obtiene un producto o servicio.

Procedimiento: Son los pasos que deben seguirse para la realización de

un proceso. Debe existir un procedimiento mediante el cual se desarrolla un proceso de manera secuencial e integrada, que conduzca a conformar una organización y un método de trabajo, para el alcance de los objetivos de la entidad; es recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién hace, qué hace, dónde lo hace, cuándo lo hace, porqué lo hace y cómo lo hace.

Diagrama de Flujo: Los diagramas de flujo o de procesos, conocidos

también como flujo gramas, son diseños donde se presenta cada proceso en forma gráfica y detallada, establecen los diferentes pasos a seguir, así como también, las dependencias que participan para la ejecución y desarrollo de los procedimientos.

¿Cómo se elabora el Manual de Procesos y Procedimientos? Se sensibiliza y capacita a todos los funcionarios que conforman la administración municipal: se invita y motiva a los servidores a colaborar activamente en la entrega de la información.

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PROCEDIMIENTOS


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Se levantaron los procesos y procedimientos: se hace una entrevista con cada dependencia y se conforma el mapa de procesos acompañado de un catálogo de procedimientos por proceso. Priorización: Con base en el mapa de procesos, el equipo directivo escoge los procesos que se considera como críticos, teniendo en cuenta para esto el mapa de riesgos. Clasificación de los procesos

Proceso asistencial. Es el conjunto de actividades internas y externas de la prestación del servicio, que tiene como finalidad satisfacer las necesidades de los clientes y de la administración en general, entendido esto en un amplio sentido.

Proceso administrativo. El conjunto de acciones a realizar para la

ejecución de tareas y proyectos, dentro de la actividad normal de dirección y áreas de operación, resultado de la gestión de la administración de recursos y servicios (compra, contratación, selección de personal, control, evaluación, Programación de recursos de gasto e inversión, facturación, recobros, contabilidad, estadística, etc.

Procesos estratégicos. Incluyen procesos relativos al establecimiento de

políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad y recursos necesario y revisiones por la dirección. Procesos misionales Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser.

Procesos de apoyo. Incluyen todos aquellos procesos para la provisión de

los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y mejora.

Procesos de evaluación. Incluyen aquellos procesos necesarios para

medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medición,

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PROCEDIMIENTOS


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seguimiento y auditoria interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales.

Procesos misionales. Incluyen todos los procesos que proporcionan el

resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser. Con el fin de mejorar continuamente, aprender y aplicar lo aprendido, cumplir con las necesidades de los clientes, ser cada día mas eficientes y eficaces, y que los procesos sean viables en el transcurso del tiempo.

Diagrama de Flujo Los diagramas de flujo o de procesos, conocidos también como flujo gramas, son diseños donde se presenta cada proceso en forma gráfica y detallada, establecen los diferentes pasos a seguir, así como también, las dependencias que participan para la ejecución y desarrollo de los procedimientos. ¿Qué preguntas se deben responder en el flujo grama? Debe responder a los siguientes interrogantes: ¿Qué se hace? Identifica la finalidad, resultado que se obtiene o justificación de la

actividad u operación que se desarrolla.

¿Cuándo se hace? Determina el orden o la secuencia del proceso. Fija la posición exacta de cada paso dentro del proceso.

¿Quién lo hace? Detecta que dependencia o personas, desarrollan el proceso.

¿Cómo lo hace? Identifica los medios (métodos y técnicas) para realizas la actividad u operación.

Descripción del Formato a utilizar: El siguiente formato, tiene en cuenta la

caracterización de los procesos y la descripción de los mismos:

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PROCEDIMIENTOS


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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS

PROCESO: SUBPROCESO:

PROCEDIMIENTO:

CÓDIGO:

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:

BASE LEGAL:

ALCANCE:

INFORMES:

RIESGOS:

CONTROLES:

INDICADORES:

SOPORTES Y FORMATOS:

RESULTADO:

OBSERVACIONES:

ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES

FLUJOGRAMA

El Código del Proceso, está conformado por cuatro partes:

Tipo de Proceso Proceso.

Consecutivo del Proceso Versión

CÓDIGO: PA-GH-13 VS/1

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PROCEDIMIENTOS


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Tipología de la documentación.

TIPO DE DOCUMENTO ABREVIATURA

MANUAL M

PROCESO P

INSTRUCTIVO I

FORMATO F

GUÍA G

PROCESOS ESTRATÉGICOS PE

PROCESOS MISIONALES PM

PROCESOS DE APOYO PA

PROCESOS DE EVALUACIÓN Y CONTROL

PEC

Consecutivo, del cual se debe revisar que no exista duplicación en el número consecutivo. Sigla del proceso que genera el documento.

DENOMINACIÓN SIGLA

DESPACHO ALCALDE DA

PLANEACIÓN P

GOBIERNO G

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS SA

BIENESTAR SOCIAL BS

HACIENDA H

OBRAS PUBLICAS OP

TRANSITO Y TRANSPORTE TT

SALUD S

CONTROL INTERNO CI

COMUNICACIÓN Y PRENSA ACP

ASESORIA JURIDICA AJ

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PROCEDIMIENTOS


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Versión: Son las veces que se ha modificado o actualizado el procedimiento; Ej. VERSION 01, corresponde a la primera vez de elaboración del mismo. Objetivos del proceso: Hace referencia al propósito que persigue el proceso. El

objetivo debe ser muy conciso y coincidir con los objetivos de la Entidad. Soporte legal y documentos de referencia: Señala toda la normatividad que tiene relación con el proceso establecido; Los documentos de referencia son los formatos, anexos, documentos que soportan la actividad descrita. Son documentos estandarizados que se aplican de manera repetitiva cada vez que se desarrolla la misma actividad. Procedimiento: Corresponde a la actividad (es) generales que conforma el proceso de manera secuencial y lógica. Esta información debe ser coherente con el diagrama de flujo funcional y con la descripción del proceso. Alcance: Hace referencia al propósito que persigue el proceso. El objetivo debe ser muy conciso y coincidir con los objetivos de la Entidad. Riesgos: Hace referencia a los eventos negativos que se podrían presentar en la elaboración de los procesos u y/o procedimientos. Controles: Corresponde a las medidas necesarias que se toman para que los

riesgos no se lleven a cabo o para minimizar las consecuencias de los mismos. Igualmente, Señala cada una de las recomendaciones que debe seguir el funcionario encargado de ejecutar el proceso, con el fin de autorregularse y realizar dicha labor de la mejor manera posible.

Informes: Hace referencia a los documentos resultantes en la aplicación de los

procesos y pueden servir para cumplir con el envió de información especifica a entidades de control y vigilancia, o simplemente para información interna de la Alcaldía. Soportes: Se relacionan los formatos, anexos, documentos que soportan la actividad descrita. Son documentos estandarizados que se aplican de manera repetitiva cada vez que se desarrolla la misma actividad.

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PROCEDIMIENTOS


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Sugerencias y recomendaciones: Son cada una de las actividades, observaciones, informaciones y reflexiones que se deben tener en cuenta antes o después del proceso, y que hacen más fácil la ejecución del mismo.

Tiempo: Refleja el tiempo de ejecución estimado de la actividad a desarrollar.

Ítem: Esta casilla refleja el número de la actividad que se realiza.

Actividades: Es la descripción y ampliación escrita de la actividad desarrollada.

Responsables: Se indica quien es el responsable de la actividad a desarrollar.

Flujograma: Es descripción gráfica de las actividades del procedimiento.

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PROCEDIMIENTOS


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SIMBOLOGIA UTILIZADA Para una mayor comprensión de los procedimientos, a continuación se representa gráficamente la simbología utilizada en el levantamiento de los mismos:

SIMBOLO SIGNIFICADO

Procesos alternativos. Indica que dos procesos ocurren a la vez. Quiere decir que son alternativos.

Inicio o final de un proceso. Se utiliza para indicar el comienzo o fin del procedimiento.

Líneas de flujo. Simboliza el sentido o flujo de la información; representa una vía del proceso que conecta a sus elementos.

Proceso. Identifica una actividad u operación que debe desarrollarse dentro de un procedimiento.

Decisión. Representa la bifurcación de un proceso en dos, dependiendo de determinada condición.

Documento. Representa un documento

físico que genera, recibe y procesa (modifica, consulta, revisa). El nombre o código del documento se coloca dentro del símbolo.

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PROCEDIMIENTOS


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Conectores. Representa las conexiones entre elementos de un mismo procedimiento (en la misma página o en otra página). Se utiliza para indicar la continuación del proceso en el diagrama de flujo.

Almacenamiento Interno: se utiliza para indicar el archivo de la documentación. O: Original. Cuando interesa conocer el número de copias y su distribución individual. 1: Primera copia.

Proceso Predefinido. Se utiliza cuando la siguiente actividad es un proceso ya establecido.

Registro en sistema: Indica realizar registro en el sistema.

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PROCEDIMIENTOS


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PROCESO: HACIENDA

SUBPROCESO: GESTION

PRESUPUESTAL

PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN

BANCARIA INGRESOS Y EGRESOS

CÓDIGO:

PA-G H – 01 VS/1


Realizar un cruce entre los datos contenidos en el extracto bancario con los datos existentes en los libros de bancos de la tesorería (SISTEMA SINAP) con el fin de identificar y reconocer posibles diferencias.

BASE LEGAL:

Decreto 111 de 1996 “Por el cual se compilan La Ley 38 de 1989, La Ley 179 de 1994 y La Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto”. Gestión de Secretario de Hacienda.

ALCANCE: Se confrontan los ingresos

recaudados y los egresos realizados por Tesorería, tanto en el archivo físico como en el sistema SINAP, para su proceso presupuestal, contable del municipio Zarzal.

INFORMES:

Libros de Bancos de tesorería (Sistema SINAP).

Conciliación Bancaria.

Extractos Bancarios.

Informes de ley solicitados por diferentes entidades de control.

RIESGOS:

No recibir a tiempo los extractos bancarios para realizar la conciliación.

No recibir a tiempo la información adicional para realizar la conciliación, por parte de otras dependencias.

Pagos realizados sin su debido proceso o soporte

CONTROLES:

Registrar oportunamente los ingresos y egresos en libros de bancos (Sistema SINAP).

Avisar oportunamente al banco sobre cobros no autorizados.

Solicitar la oportunidad del banco en los traslados realizados directamente a las cuentas con el fin de que sean reconocidos en el menor tiempo posible en los libros y registros.

Solicitar a los bancos la devolución del 4 x 1000 o gravamen financiero practicado a las cuentas bancarias.

Arqueos de caja general y revisión del recaudo en el archivo físico y sistema

142

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS


DEL CAUCA

NIT: 891900624-0

SINAP.

MEDIDA DE CONTROL: Establecer el responsable de manejar las claves en las tiendas virtuales para poder verificar a los extractos bancarios.

OBSERVACION:

La entidad debe verificar que el banco que administra los fondos de la misma, posee tienda o sucursal virtual en donde se puedan bajar extractos bancarios al día siguiente, una vez termine el mes

RESULTADO:

Conciliación Bancaria

OBSERVACIONES:

Solicitar que los extractos sean enviados a la oficina de contabilidad en un término no mayor a diez días calendario con el fin de que las conciliaciones se realicen oportunamente.

Solicitar que se envíen las notas débito y crédito, inmediatamente se realice la operación con el fin de que sea reconocida por la tesorería oportunamente. Reconocer las operaciones en los libros de bancos (Sistema SINAP) de manera inmediata.

INDICADORES:

N. de inconsistencias encontradas por mes con respecto al mes anterior.


Extractos Bancarios

Libros de Bancos (Sistema SINAP)

Conciliaciones Bancarias. Notas débito y crédito emitidas por el

banco.

Comprobante de ingreso

Comprobante de egreso Reconocer las operaciones en los

libros de bancos (Sistema SINAP) de manera inmediata.

143

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS


DEL CAUCA

NIT: 891900624-0

ITEM ACTIVIDAD RESPONSABLE

1

Se reciben los comprobantes de ingreso de las entidades recaudadoras, y los egresos realizados por la entidad

Auxiliar Administrativo

(Cajera).

2

Radicación de Extractos Bancarios Emitidos- área de Tesorería.


(Tesorería)

3

Revisión de extractos bancarios de cada cuenta.

Auxiliar Contable

4

Impresión y cruce de información de los libros de tesorería contra extractos bancarios.


(Tesorería- Contabilidad)

5

Identifica las diferencias existentes entre los extractos mediante la conciliación.


(Tesorería- Contabilidad)

6

Realiza la conciliación bancaria para archivar en consolidado.


(área de egresos-contabilidad)

7

Ordena adecuadamente las copias de los comprobantes con los soportes de la conciliación para legajarlo en su respectivo archivo.


(área de egresos-contabilidad)

144

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS

ALCALDIA MUNICIPAL DE ZARZAL MUNICIPIO DE ZARZAL

VALLE DEL CAUCA

NIT: 891900624-0

FLUJOGRAMA: CONCILIACIÓN BANCARIA

Revisión de extractos

bancarios de cada cuenta.

Impresión y cruce de

información de los libros de

tesorería contra extractos

bancarios.

Identifica las diferencias

existentes entre los extractos

mediante la conciliación.

Realiza la conciliación

bancaria para archivar en

consolidado.

FIN

INICIO

Se recibe

comprobante de

ingreso y egresos.

Ordena adecuadamente las copias de los comprobantes con los soportes de la conciliación para legajarlo en su respectivo archivo.

Radicación de Extractos

Bancarios Emitidos área de

Tesorería.

145

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS

ALCALDIA MUNICIPAL DE

ZARZAL

MUNICIPIO DE ZARZAL VALLE DEL CAUCA

NIT: 891900624-0


PROCESO: HACIENDA

SUBPROCESO:

GESTION PRESUPUESTAL

PROCEDIMIENTO: EXPEDICIÓN DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL.

CÓDIGO: PA-G H - 02 VS/1

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Expedir el documento mediante el cual se certifica la existencia de disponibilidad presupuestal para comprometer los recursos del presupuesto de la administración municipal, garantizando que esta no será desviada a ningún otro fin una vez que esta se afecta.

BASE LEGAL:

Constitución Política de Colombia.

Ley 617 de 2000

Ley 715 de 2001

Ley 136 de 1994

Ley Orgánica de Presupuesto.

Decreto 111 de 1996

Decreto 568 de 1.996

Decreto 2170 de 2002

ALCANCE:

Aplica para personas jurídicas, revisar cámara y comercio, Rut y para personas naturales fotocopia de cédula.

INFORMES:

Información a nivel interno y externo requeridos sobre ejecución presupuestal a los organismos de control fiscal, control interno, control político y control administrativo, secretarios de despacho, jefes de dependencias u oficinas; que se requieran para su normal comprensión, estudio, análisis o seguimiento.

Informe de ejecuciones presupuestales pasivas a la Contraloría del Valle del Cauca y Contraloría General de la República.

RIESGOS: Tener comprometidos recursos sin tener disponibilidad presupuestal.

CONTROLES:

Ejecución de proceso contratación conforme a lo previsto y expedición de disponibilidades dentro del término señalado previo a la

146

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS


ZARZAL


NIT: 891900624-0

iniciación del proceso de contratación.

Verificación y revisión de los soportes que impliquen la afectación presupuestal tales como: errores aritméticos o mal señalamiento del rubro presupuestal, razón por la cual será devuelta dicha solicitud.

INDICADORES:


Certificado Disponibilidad Presupuestal.

RESULTADO:

OBSERVACIONES:

Las solicitudes de disponibilidad se realizarán con la debida antelación teniendo en cuenta los términos legales para la contratación.

Las correcciones a que haya lugar serán realizadas por la dependencia que origina el error.

Creación de formatos únicos para proveedores o demás actividades que requieran los demás procedimientos.

Unificar criterios para las disponibilidades elaborando una sola disponibilidad para cada contrato como control de la ejecución de la misma.

ITEM A

ACTIVIDAD RESPONSABLE

1

Se verifica el valor, objeto, rubro, beneficiario, NIT y número de disponibilidad a afectar. Para personas jurídicas revisar, Cámara y Comercio y Rut, para personas naturales fotocopia de la cédula.

Auxiliar Administrativo. 2 (presupuesto)

147

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS


ZARZAL


NIT: 891900624-0

2

Se activa el número de la disponibilidad en el sistema y se complementa la información de acuerdo a la solicitud.

Auxiliar Administrativo. 2

(presupuesto)

3

Emite disponibilidad presupuestal expedida por el sistema SINAP.

Auxiliar Administrativo. 2

(presupuesto)

4

Firma disponibilidad

Subsecretario de Hacienda

5

Ya firmado el registro se entrega la primera copia a la oficina o persona solicitante, con radicación en el libro.

Secretaria

148

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS


VALLE DEL CAUCA NIT: 891900624-0

FLUJOGRAMA: EXPEDICIÓN DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

INICIO

Registro Archiva registro

Se verifica el valor, objeto,

rubro, beneficiario, NIT y

número de disponibilidad a

afectar.

Emite disponibilidad

por sistema SINAP.

Persona jurídica

revisar Cámara y

Comercio y Rut, para

personas naturales

fotocopia de cédula.

Activación numero de

disponibilidad.

Firma disponibilidad.

Entrega copia al solicitante.

FIN

SI

NO

149

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS


ZARZAL


NIT: 891900624-0


PROCESO: HACIENDA

SUBPROCESO: GESTION

PRESUPUESTAL

PROCEDIMIENTO: EXPEDICIÓN DE

REGISTROS PRESUPUESTALES



Emitir el documento mediante el cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que esta no será desviada a ningún otro fin.

BASE LEGAL:

Constitución Política de Colombia

Ley 617 de 2000

Ley 715 de 2001

Ley 136 de 1994

Decreto 568 de 1996 Ley orgánica de presupuesto

Decreto 111 de l.996 Decreto 2170 de 2002

ALCANCE:

Inicialmente, se recibe solicitud del registro presupuestal para determinar pagos y posibles fechas y por último, después de haber entregado a la oficina solicitante se archiva el documento, en su respectiva carpeta del contrato.

INFORMES:

Información a nivel interno y externo requeridos sobre ejecución presupuestal a los organismos de control fiscal, control interno, control político y control administrativo, secretarios de despacho, jefes de dependencias u oficinas; que se requieran para su normal comprensión, estudio, análisis o seguimiento.

Informe de ejecuciones presupuestales pasivas a la Contraloría de Valle del Cauca y Contraloría General de la República.

RIESGOS: CONTROLES:

Ejecución de proceso contratación conforme a lo previsto y expedición de registros dentro del término señalado.

Verificación y revisión de los soportes

150

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS


ZARZAL


NIT: 891900624-0

que impliquen la afectación presupuestal tales como: errores aritméticos o mal señalamiento del rubro presupuestal, razón por la cual será devuelta dicha solicitud.

INDICADORES: SOPORTES Y FORMATOS:

Libros radicadores de las solicitud del registro presupuestal.

Registro presupuestal.

RESULTADO:

OBSERVACIONES:

Las solicitudes del registro se realizarán con la debida antelación teniendo en cuenta los términos legales para la ejecución del compromiso.

Las correcciones a que haya lugar serán realizadas por la dependencia que origina el error.

Para la expedición del registro presupuestal será requisito la firma de las partes en el acto administrativo.

Envió oportuno de la copia de contrato para afectar la disponibilidad presupuestal.

ITEM ACTIVIDADES

RESPONSABLES

1 Recibe solicitud del registro presupuestal.

Auxiliar Administrativo 1.

(presupuesto)

2 Se verifica el valor, objeto, beneficiario, NIT y número de disponibilidad a afectar. Para personas jurídicas revisar, cámara y comercio y Rut, para personas naturales fotocopia de cedula y RUT


1. (presupuesto)

3 Se activa el número de la disponibilidad en el sistema SINAP y se complementa la información de acuerdo a la solicitud.


1. (presupuesto)

151

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS


ZARZAL


NIT: 891900624-0

4 Si el valor del registro es inferior al valor de la disponibilidad se hace la reversión del excedente a la apropiación presupuestal.


(presupuesto)

5

Una vez elaborado el Registro Presupuestal se imprime en (2) copias.


1. (presupuesto)

6 El sistema hace el registro correspondiente, modificando el valor y el nombre del beneficiario


1. (presupuesto)

7 Se expide para firma Subsecretario de

Hacienda

8 Ya firmado el Registro se entrega la primera copia a la oficina solicitante.


1. (presupuesto)

9 Se registra la entrega del registro presupuestal en un libro de control.


1. (presupuesto)

152

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



FLUJOGRAMA: EXPEDICIÓN DE REGISTROS PRESUPUESTALES

INICIO Solicitud registro presupuestal

Archiva registro.

Reversión del excedente a la

apropiación presupuestal.

Activación numero

en el sistema

Verificación

información y

datos correctos

Valor igual al

valor

disponibilidad

Registro presupuestal Entrega copia al solicitante. FIN

SI

NO

153

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS


ZARZAL


NIT: 891900624-0


PROCESO: HACIENDA

SUBPROCESO: GESTION PRESUPUESTAL

PROCEDIMIENTO:

ADICIÓN ESPECÍFICA



Incluir nuevos recursos que se presentan en el presupuesto de rentas y gastos de la entidad para facilitar su ejecución.

BASE LEGAL:

Constitución Nacional

Ley 617 de 2000

Ley 715 de 2001

Ley 136 de 1994

Decreto 568 de 1996 Ley orgánica de presupuesto Decreto

111 de l.996

Decreto 2170

Acuerdo Municipal mediante el cual se aprueba el presupuesto de Ingresos y Gastos para la vigencia fiscal.

ALCANCE:

Aplica para las modificaciones correspondientes al presupuesto municipal teniendo en cuenta los soportes correspondientes.

INFORMES:

Acto Administrativo por medio del cual se elaboran las adiciones presupuestales.

RIESGOS: CONTROLES:

Verificación en los soportes

(Convenios, Decretos, Resoluciones, Documentos CONPES) de los valores a adicionar.

Estudio de los saldos arrojados en el Boletín de caja a Diciembre 31 de cada vigencia

Verificación de los saldos presupuestales de los recursos con destinación específica para su respectiva adición respetando su origen y sector de Inversión.

Revisión de los saldos presentados en

154

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS


ZARZAL


NIT: 891900624-0 las cuentas por pagar y reservas para adicionarlos como reservas del tesoro o descontarlos como pasivos exigibles.

Probar que el total de ingresos supere la apropiación presupuestal.

Cuando las adiciones se elaboran por Decreto, debe existir la autorización

expedida por el Concejo Municipal, mediante acuerdo municipal.

Certificación de disponibilidad de recursos.

Acto Administrativo por medio del cual se elaboran las adiciones presupuestales.


Convenio

Acuerdo, decreto o resolución de adición

Publicación

Ejecución presupuestal actualizada.

Decretos Acuerdos y/o resoluciones, según el caso.

Documento Conpes. RESULTADO:

Adición presupuestal

OBSERVACIONES:

El tiempo requerido para el desarrollo del procedimiento es:

Por acuerdo 15 días

Por decreto 4 días ITEM

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

1 Presenta soporte correspondiente donde conste el valor a adicionar, ya sea convenio, certificación, etc.

Subsecretario del despacho. (Presupuesto)

155

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS


ZARZAL


NIT: 891900624-0

2

Si se trata de un convenio o partidas de destinación específica se elabora el decreto.

Secretario de Gobierno


3

Sanciona Decreto de Adición Presupuestal

Alcalde

4

Envía copia a la Tesorería.

Alcalde

5

Incorpora en libros presupuestales (Sistema SINAP).


6

Realiza las modificaciones correspondientes al presupuesto municipal.

Subsecretario de Hacienda.

156

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



FLUJOGRAMA: ADICIÓN ESPECÍFICA

Adiciona presupuesto

al SINAP FIN

Soporte valor a

adicionar

Elaboración del decreto Alcalde

sanciona

decreto INICIO

Copia a tesorería

Modificaciones al

presupuesto municipal.

SI

NO

157

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS


ZARZAL


NIT: 891900624-0

DESCRIPCIÓN DE PROCESOS PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL



Modificar los recursos que se presentan en el presupuesto de rentas y gastos de la entidad para facilitar su ejecución.

BASE LEGAL:


Ley 136 de 1994

Decreto 568 de 1996 Ley orgánica de presupuesto Decreto

111 de l.996

Acuerdo Municipal por el cual autorizan las modificaciones presupuestales.

ALCANCE:

Aplica para las modificaciones correspondientes al presupuesto municipal teniendo en cuenta los soportes correspondientes.

INFORMES:

Acto Administrativo por medio del cual se elaboran las modificaciones presupuestales.

RIESGOS: Trasladar gastos de inversión a

gastos de funcionamiento.

Hacer traslados de rubros que no tenga apropiación disponible suficiente

CONTROLES:

Estudio de los saldos arrojados en la ejecución pasiva para su modificación

Verificación de los saldos presupuestales de los recursos a modificar respetando su origen.

Cuando las modificaciones se elaboran por Decreto, debe existir la autorización expedida por el Concejo Municipal.

Certificación de disponibilidad de recursos.

Acto Administrativo por medio del cual se elaboran las modificaciones presupuestales.

Soporte realizado en el sistema SINAP.


158

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS


ZARZAL


NIT: 891900624-0

Decretos, acuerdos o resoluciones, según el caso.

RESULTADO:

Modificación Presupuestal

OBSERVACIONES:

Por acuerdo 15 días

Por decreto 4 días

ITEM ACTIVIDADES

RESPONSABLES

1

Recibe solicitud de adición o traslado presupuestal debido.


2

Analiza la posibilidad de realizar o no traslado o adición presupuestal


3

Elabora decreto de traslado o acuerdo de adicción de rentas

Secretaria de Gobierno.

4

Presenta a alcalde municipal para firma y publicación


5

Aprueba y publica decreto.

Secretaria de Gobierno. Alcalde

6

Realiza las modificaciones correspondientes al presupuesto municipal en el Programa


159

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



FLUJOGRAMA: MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL

FIN

Solicitud adición

traslado

presupuestal

Modificación

presupuestal

municipal en el

programa

Analiza realizar

adición

presupuestal

INICIO

Alcalde aprueba

SI

NO

Decreto de

traslado

160

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS




PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO:

TRASLADO PRESUPUESTAL



Modificar una apropiación por traslado de recursos desde otros rubros sin que se aumente el monto total del presupuesto.

BASE LEGAL:


Ley 715 de 2001 Ley 136 de 1994 “por la cual se dictan

normas tendientes a modernizar la organización y el funcionamiento de los municipios”

Decreto 568 de 1996 “por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995….”

Ley orgánica de presupuesto Decreto 111 de l.996 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto

ALCANCE: Se inicia con el estudio del presupuesto de Gastos para determinar cuales son los rubros suficientes y que no se van a ejecutar en el transcurso del año para contra acreditarlos y finalmente se alimenta el sistema para actualizar los saldos presupuestales.

INFORMES:

Acto Administrativo por medio de cual se elabora el traslado presupuestal.

RIESGOS: Hacer traslados de rubros que no tenga apropiación disponible suficiente

CONTROLES:

Estudio de saldos disponibles para los respectivos traslados

Cuando se elabora el Acto Administrativo debe existir previo certificado de disponibilidad de las apropiaciones a trasladar.

Análisis previo global del presupuesto.

161

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



Soporte de traslado realizado en el sistema SINAP.

INDICADORES:

N. de traslados presupuestales por mes N. de traslados por dependencias al mes


Decreto o acuerdo según el caso

RESULTADO:

Traslado Presupuestal

OBSERVACIONES:

4 días

ITEM ACTIVIDADES

RESPONSABLES

1 Se estudia el presupuesto de Gastos para determinar cuáles son los rubros suficientes y que no se van a ejecutar en el transcurso del año para contra acreditarlos.


2 Se hacen los traslados correspondientes teniendo en cuenta que los créditos y contra créditos arrojen el mismo resultado


3 Una vez determinados los valores se procede a elaborar el Acto Administrativo y se presenta el borrador para la verificación y aprobación

Alcalde Secretaria Gobierno

4 En caso de que el Señor Alcalde sugiera algunos cambios se hacen las modificaciones pertinentes y se procede a imprimir el Acto Administrativo y se legalizan las firmas.

Subsecretario de Hacienda Alcalde

5

Alimentar los sistemas para mantener y actualizar los saldos presupuestales.


162

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



FLUJOGRAMA: TRASLADO PRESUPUESTAL

INICIO

Acto administrativo

Estudio presupuestal de

gastos para determinar

rubros suficientes que no

se ejecutaran.

Actualización en

el sistema

Alcalde

verifica y

aprueba

Se trasladan rubros

FIN

SI

NO

163

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS




PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: REGISTRO Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL ACTIVA



Controlar la ejecución del presupuesto de ingresos, haciendo un análisis permanente en donde se refleje el porcentaje de ejecución de cada uno de los rubros y así poder buscar estrategias para reforzar los rubros con menor ejecución.

BASE LEGAL:


Ley 715 de 2001 Decreto 568 de 1996

Resolución 0486 de 2003 Ley orgánica de presupuesto Decreto

111 de l.996

Acuerdo de aprobación del Plan de Desarrollo para la vigencia

Presupuesto aprobado ALCANCE:

Se controla la ejecución presupuestal activa, controlando las diferencias en los ingresos, en caso de que los informes no reflejen los mismos valores y se ajustan.

INFORMES:

Ejecución Activa

Ejecución porcentual

RIESGOS:

No realizar un adecuado análisis.

CONTROLES:

Verificación de cada uno de los listados con la ejecución activa

En el momento de la elaboración del boletín de caja, se refleja la diferencia y se encuentra el error, Si existe.

Análisis previo global del presupuesto.

INDICADORES: N. de controles ejecutados/N. de controles proyectados


Ejecución Activa

Balance de prueba

RESULTADO: OBSERVACIONES:

164

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



ITEM ACTIVIDADES

RESPONSABLES

1 Se imprime la ejecución activa proveniente del sistema SINAP.

Secretaria

2 Se imprimen los listados de los diferentes ingresos en el mes tales como impuesto predial, industria y comercio, aseo.

Secretaria

3 Se genera el listado de Ingresos por rubro presupuestal de ingresos organizándolo de acuerdo a lo requerido.

Secretaria

4 Se imprime una copia del Balance de Prueba correspondiente al mismo mes de la ejecución activa y se hace un comparativo para verificar que se refleje los mismos valores por cada concepto.


5

En caso de que los informes no reflejen los mismos valores se procede a buscar las diferencias y ajustarlas.


165

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



FLUJOGRAMA: REGISTRO Y CONTROL DE LA EJECUCION PRESUPUESTAL ACTIVA

INICIO

Ejecución activa Determinar los

diferentes ingresos en

el mes

Compara que

cada concepto

refleje los

mismos valores

Ajusta diferencias

FIN

SI

NO

Listado de ingresos por

rubro presupuestal

Realiza balance de

prueba correspondiente

al mismo mes de

ejecución activa

166

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS




PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: REGISTRO Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL PASIVA


OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: .

Controlar la ejecución del presupuesto de gastos, haciendo un análisis permanente en donde se refleje el porcentaje de ejecución de cada rubro y así poder facilitar la toma de decisiones.

BASE LEGAL:


Ley 617 de 2000

Ley 715 de 2001.

Ley 136 de 1994 Decreto 568 de 1996

Ley orgánica de presupuesto Decreto 111 de l.996

ALCANCE:

Se controla la ejecución presupuestal pasiva, tomando como referencia los exigidos por la contraloría Departamental y el sistema de información SINAP.

INFORMES:

Ejecución Pasiva

RIESGOS: No realizar un adecuado análisis.

CONTROLES:

Verificación de los informes del sistema de información

En el momento de la elaboración del boletín de caja, se refleja la diferencia y se determina el error, si existe.

INDICADORES:


Cuadro de Ejecución Pasiva SINAP.


167

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS




1 Se diseña el cuadro de la ejecución pasiva tomando como referencia los exigidos por la contraloría Departamental y el sistema de información SINAP.

Secretaria

2 En el Sistema SINAP, se imprime el listado de los pagos elaborados durante el mes (estos vienen por orden de rubro presupuestal) .

Secretaria

3 Se imprime y verifica el valor total para el cuadre del boletín de caja.

Secretaria

4 Cuando confirme el cuadre definitivo se genera la ejecución pasiva en el sistema Sinap.

Secretaria

168

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS

ALCALDIA MUNICIPAL DE ZARZAL


NIT: 891900624-0

FLUJOGRAMA: REGISTRO Y CONTROL DE LA EJECUCION PRESUPUESTAL PASIVA

INICIO

Ejecución pasiva

FIN

Listado de ingresos

por rubro presupuestal

Verificar el valor

total

Cuadrar el

boletín de caja

Confirmación

ejecución pasiva

en el sistema

HAS

169

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS




PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: CIERRE DE LA VIGENCIA


OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: 1. Determinar los saldos presupuestales y

financieros a Diciembre 31 de cada vigencia descontando las cuentas por pagar y reservas.

2. Saber con cuanto cuenta la Administración Municipal presupuestal y financieramente.

BASE LEGAL:


Ley 617 de 2000

Ley 715 de 2001

Decreto 111 de l.996

ALCANCE:

Inicialmente, se estudian los saldos por cada uno de los recursos arrojados a Diciembre 31 de cada vigencia en el Boletín de Caja y por último, aprobado y firmado el Acto Administrativo se ingresa al sistema para la actualización de saldos en cada uno de los rubros presupuestales.

INFORMES:

Listado de Cuentas por Pagar Listado final de los excedentes

financieros por clase de recursos.

Acto Administrativo para la adición de los excedentes financieros

Ejecuciones presupuestales a cierre de la vigencia.

RIESGOS: Constitución de cuentas por pagar

sin disponibilidad y registro.

Constitución de cuentas por pagar para amparar compromisos inexistentes.

Inexistencia o confusión de recursos para cancelación de cuentas.

CONTROLES:

Constitución de cuentas por pagar sólo sobre contratos debidamente legalizados y perfeccionados u órdenes previas debidamente aceptadas y cuyos Objetos se hayan desarrollando.

Se deberán especificar claramente que recursos presupuestales y de tesorería se dedicarán para el pago de cuentas por pagar y realizar un PAC para el pago de las mismas

Llevando un estricto control sobre los mencionados recursos.

INDICADORES:


Actuación

Boletín de recursos del Municipio Boletín de ingresos pendientes

170

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



Determinación y Acto administrativo

Borrador de adiciones

Decreto

RESULTADO: Cierre de vigencia OBSERVACIONES: 15 días ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES

1 Se estudian los saldos por cada uno de los recursos arrojados a Diciembre 31 de cada vigencia en el Boletín de Caja

Tesorería Secretario Hacienda Presupuesto Contabilidad

2 Se analizan que los saldos de los recursos con destinación específica en la ejecución pasiva coincidan con los arrojados en el boletín de caja.

Secretario de Hacienda

3 Igualmente determinan los recursos del Municipio en la relación de depósitos para sumarlos con los saldos del Boletín de Caja.


4 También se debe determinar y sumar los ingresos pendientes por recaudar cuando estos ya se encuentran comprometidos (Esto en el caso de los recursos con destinación específica).


5 Se restan del los saldos del Boletín de Caja las cuentas por

pagar y reservas


6 Finalmente se descuentan los pasivos exigibles para ser descontados de los saldos del boletín de caja y se obtienen los valores a adicionar como excedentes financieros respetando la destinación del recurso


7 Con estos resultados se procede a elaborar el borrador del Acto administrativo para la incorporación de los excedentes financieros al Presupuesto general, teniendo en cuenta las Sugerencias presentadas por el Alcalde y los Secretarios de Despacho.


8 Una vez elaborado el borrador de determinación y adición de los excedentes Financieros lo pasa al Alcalde para su revisión y ajustes pertinentes.

Secretario y subsecretario de Hacienda.

9 Revisa, Aprueba y firma decreto Alcalde

10 Legalización del decreto y envía a la Tesorería Alcalde

11 Ya aprobado y firmado el Acto Administrativo se procede a alimentar los sistemas para la actualización de saldos en cada uno de los rubros presupuestales.


171

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



NIT: 891900624-0

FLUJOGRAMA: CIERRE DE LA VIGENCIA

INICIO

FIN

Elaborar el borrador

del Acto administrativo

Pasar al Alcalde para

su revisión y ajustes.

Alimentar sistemas para

mantener y actualizar

los saldos

presupuestales

Estudiar los saldos

arrojados a Diciembre

31 de cada vigencia

Analizar que los saldos

de los recursos coincidan

con los arrojados en el

boletín de caja

Determinar recursos del

Municipio en la relación de

depósitos Determinar y sumar

ingresos pendientes

por recaudar

Restar del los saldos del

Boletín de Caja las

cuentas por pagar y

reservas

Descontar los pasivos

exigibles para ser

descontados de los saldos

del boletín de caja

Alcalde revisa,

Aprueba y firma

decreto.

Alcalde legaliza

decreto y envía a

Secretaría de

Hacienda

172

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



NIT: 891900624-0


PROCESO: HACIENDA

SUBPROCESO: GESTION TESORERIA Y PRESUPUESTO

PROCEDIMIENTO: CUENTAS POR PAGAR



Establecer los compromisos adquiridos pendientes por cancelar.

BASE LEGAL:

Ley 42 de 1993


Decreto 111 de l.996

Ley 715 de 2001

ALCANCE:

Se realiza un análisis de todos los compromisos pendientes por cancelar y se efectúa la imputación presupuestal de cada una de las cuentas por pagar reflejadas en los listados (disponibilidad y registro presupuestal).

INFORMES:

Relación de Registros abiertos

RIESGOS: Constitución de cuentas por pagar

sin disponibilidad y registro.

Constitución de cuentas por pagar para amparar compromisos inexistentes.

Inexistencia o confusión de recursos para cancelación de cuentas.

CONTROLES:

El sistema.

Decreto cuentas por pagar.

INDICADORES:


Relación por separado de Cuentas por pagar en la que se indica el nombre del beneficiario, valor del compromiso, el rubro afectado y clase de recurso.

Actuación

Listado de Cuentas Por Pagar Creación en el Presupuesto de los

173

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



NIT: 891900624-0 rubros.

Imputación Presupuestal. RESULTADO:

OBSERVACIONES:

ITEM ACTIVIDADES

RESPONSABLES

1 Se analizan todos los compromisos pendientes de cancelar. Listado de Cuentas por Pagar

Subsecretario de Hacienda. Tesorería Secretario Hacienda

2 Se verifica la causa del no pago de estos compromisos para determinar si es cuenta por pagar.

Subsecretario de Hacienda. Tesorería Secretario Hacienda

3 Si el compromiso no se canceló habiendo terminado el servicio o el suministro se llamará Cuenta por Pagar y se elaborará el listado con el Nombre del beneficiario, valor de la Cuenta Por Pagar, Nombre y número del rubro afectado,

Tesorería Subsecretario de Hacienda.

4 Una vez hecho los listados de Cuentas por Pagar se verifican con los informes arrojados en Contabilidad y se pasan a las respectivas firmas.

Tesorería Subsecretario de Hacienda.

5 Se crea en el sistemas (SINAP) dentro del presupuesto general de gastos las cuentas por pagar respetando el rubro presupuestal de la vigencia anterior

Tesorería Subsecretario de Hacienda

6 Se hace la imputación presupuestal de cada una de las cuentas por pagar reflejadas en los listados (disponibilidad y registro presupuestal)


174

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



NIT: 891900624-0

FLUJOGRAMA: CUENTAS POR PAGAR

INICIO

FIN

Elaborar listado

Firmas crea en los

sistemas (SINAP) las

cuentas por pagar

Analizar los

compromisos

pendientes de

cancelar

Cancelar Verificar la

causa del no pago de

estos compromisos

Verificar con los

informes de

Contabilidad y pasar

para firmas

Efectuar la imputación

presupuestal de cada

una de las cuentas por

pagar

¿Es cuenta

por pagar?

NO

SI

175

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS




PROCESO: HACIENDA

SUBPROCESO: GESTIÓN CONTABLE

PROCEDIMIENTO:

GIRO DE CHEQUES



Dar pago oportuno a los compromisos de la administración por diferentes conceptos.

BASE LEGAL:

Todas las disposiciones legales sobre tesorería, pagos y presupuesto.

ALCANCE:

Recepción y verificación de los documentos soportes que originen las ejecuciones de pagos que cumplan los requisitos para la elaboración y giro de cheques, de acuerdo al contrato.

INFORMES:

Los solicitados por los organismos de control

RIESGOS:

Entrega de cheques sin protector o sellos respectivos u omitiendo otros requisitos de forma.

Inconsistencias en el nombre del Beneficiario o número de identificación.

Ordenación de dos o más pagos por el mismo concepto en la misma o en diferentes fechas.

Perdida de cheques por la no debida custodia.

Girar cheque sin los recursos suficientes.

CONTROLES:

Verificación previa a la elaboración

de la orden de pago correspondiente u orden previa respectiva a efectos de constatar el verdadero derecho al pago y que no se hayan realizado pagos anteriores por el mismo concepto.

Soportes de órdenes de pago deberán ser originales únicamente para tener validez.

Responsabilidad fiscal y Disciplinaria para quienes propicien, ordenen o paguen cuentas sin las observaciones de las normas y procedimientos vigentes.

Aplicación de régimen disciplinario a funcionarios responsables que

176

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



omitan el lleno de requisitos de acuerdo a sus funciones.

INDICADORES: N. de cheques girados al mes N. de cheques con inconsistencias/N. de cheques girados. N. de cheques perdidos al mes/N. de cheques de la chequera


Ordenes de pago o comprobantes de egreso

Retenciones ( IVA, Renta, e Industria y Comercio y otros

Neto a pagar

Imputaciones presupuéstales y Contables.

Datos del cheque y Banco. Firmas de Tesorero, Secretario de

Hacienda y Beneficiario.

Acta de recibo o certificación y/o factura

Orden de Pago

Comprobantes

Actuación y firmas

RESULTADO:

OBSERVACIONES:

8 días para su expedición


1 Recepción y verificación de los documentos soportes que originen las ejecuciones de pagos con el cumplimiento de los siguientes requisitos: Resumen ejecutivo del Contrato, factura si da lugar a ello, recibido a satisfacción por parte del interventor, debidamente firmados.

Auxiliar Administrativo (Secretaria de Hacienda)

2 Verificación revisión y confrontación al ingresar al sistema para la emisión de la Orden de Pago, generando el numero consecutivo. En ella va el registro contable y pasa para la firma del Tesorero y Secretario de Hacienda.


3 Recibe la Orden de pago con la firma del Subsecretario de Auxiliar

177

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



Hacienda (PRESUPUESTO), se procede a elaborar el comprobante de egreso y cheque (aplicar retenciones), el cual queda registrado en libros de banco. Enviar cheques para firma de Secretario de Hacienda.

Administrativo (Tesorería)

4 El Secretario de Hacienda procede a revisar y firmar los cheques.

Secretario de Hacienda Tesorero (a)

5 Imposición de sellos de seguridad autorizados para su efecto.

Secretario de Hacienda Tesorero (a)

6 Se responsabiliza del cuidado, conservación y entrega de cheques a beneficiarios. Para la entrega del cheque se debe verificar, confrontar con la cedula de ciudadanía del beneficiario y / o autorización de este, caso en el cual se confronta con la cedula o fotocopia de esta y la firma. Se hace firmar el original y copia del comprobante de pago y el libro de control de cheques girados. Si el cheque es enviado se procede a entregar el cheque y todos sus soportes mediante relación, para que este al ser entregado, se levante las firmas del beneficiario correspondiente.

Auxiliar Administrativo (Tesorería). Usuario

7 Procede a aplicar procedimientos con el archivo de las cuentas.

Auxiliar Administrativo ( Tesorería).

178

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



FLUJOGRAMA: GIROS DE CHEQUES

Emitir la cuenta por pagar

y enviar para la firma del

Tesorero

Enviar cheque para firma

del Secretario de

Hacienda

El Secretario de

Hacienda revisa y firma

cheque y devuelve a

Tesorería

Entrega cheque a

beneficiario

FIN

INICIO

Archivo de las cuentas

Se reciben los soportes

que originan las

ejecuciones de pago

Elabora

comprobante

de Egreso y

cheque

Imposición de

sellos de

seguridad

autorizados para

su efecto

179

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS




PROCESO: HACIENDA

SUBPROCESO:

GESTIÓN CONTABLE

PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS



Realizar un registro, consolidación y control de todas aquellas actividades que afectan el patrimonio de la administración para facilitar el planteamiento y la toma de decisiones en la misma.

BASE LEGAL:

Ley 298 de 1.996

ALCANCE:

Se realiza la elaboración de los estados financieros para la presentación a las entidades de control, el análisis a balances y se elaboran los estados financieros.

INFORMES:

Información financiera, económica y social.

Balance general y estado de la situación económica.

RIESGOS:

Demora en la entrega de documentos soportes para la elaboración de los estados financieros en el sistema.

Demora en la entrega de la información incompleta o no fiable o errada.

Registros de información contable y presupuestal desactualizados.

CONTROLES:

Aplicar el procedimiento y los términos sustentados y/o acordados con todos los responsables de entregar la información requerida.

Aplicación régimen disciplinario a quien omita o demore la entrega en las fechas límites.

INDICADORES: No. de inconsistencias detectadas por Contabilidad / No. de consignaciones recibidas


Todos aquellos documentos e informes que soportan la elaboración de los estados

180

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



financieros. RESULTADO:

Estados financieros presentados

OBSERVACIONES:

Establecer cronograma y responsables del manejo y entrega de información.

Disponer del tiempo y personal necesarios.

ITEM ACTIVIDADES

RESPONSABLES

1 Elaboración de los estados financieros para la presentación a las entidades de control.

Profesional Universitario. (Contador)

2 Recepción de documentos soportes de todas las áreas para verificar y analizar la elaboración de los soportes cuidando en diligenciamiento completo tales documentos son: DE TESORERÍA: Ingresos diarios de caja, Consignaciones de bancos, Cuentas por cobrar, Traslado de fondos, Notas débito (bancarias), Pago de proveedores (cheques de Secretaria), Pago de nomina. DE PRESUPUESTO: Movimiento de ingresos y gastos, Reservas presupuéstales. Elaboración de las cuentas del nivel cero del plan general de contabilidad.


3 Si están bien diligenciados se procede a digitar y contabilizar en el sistema, sino de procede a devolver la cuenta o documentos para su corrección a las dependencias de origen para pagos o tracto sucesivo y/o contratación para otros pagos, presupuesto, tesorería en lo pertinente a relación de ingresos y consignaciones.

Auxiliar Administrativo (Contabilidad)

4 Elaboración de ajustes y reclasificaciones, depreciaciones, amortizaciones, provisiones de prestaciones sociales, contabilización de indirectos bancarios y corrección de errores.

Auxiliar Administrativo (Contabilidad)

5 Realizar análisis a balances y elabora los estados financieros.


6 Se hace la imputación presupuestal de cada una de las cuentas por pagar reflejadas en los listados (disponibilidad y registro presupuestal)


181

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



FLUJOGRAMA: ELABORACION DE ESTADOS FINANCIEROS

Realiza la conciliación

bancaria para archivar en

consolidado

FIN

INICIO Se reciben documentos

soportes de todas las

dependencias

Elaborar las

cuentas de nivel

cero del plan

General de

Contabilidad

¿Están bien

Diligenciados?

Digitar y

contabilizar en el

Sistema

Devolver la cuenta o

documento para su

corrección a las

dependencias de origen

Elaborar ajustes

y corrección de

errores

Realizar análisis a

balances y elaborar los

estados financieros

NO

SI

182

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



DESCRIPCIÓN DE PROCESOS PROCESO: HACIENDA

SUBPROCESO:

GESTIÓN CONTABLE

PROCEDIMIENTO: PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS



Presentar los estados financieros según las fechas establecidas por los entes de control.

BASE LEGAL:

Ley 298 de 1996

ALCANCE: Se determinan las fechas limites de entrega y periodicidad con los informes deben ser remitidos a los organismos de control previamente firmados por el señor alcalde; el contador entrega personalmente los informes, radicándose en las oficinas que los solicitan, dando cumplimiento de los términos señalados

INFORMES: Las impresiones que emite el programa de acuerdo a la necesidad.

RIESGOS: Que el sistema llegue a fallar y no haya copia alguna del software

CONTROLES:

El sistema se esta verificando para que no tenga una falla técnica

INDICADORES:

N. de días de atraso en la presentación de Estados Financieros / Fecha límite de presentación de Estados Financieros. N. de inconsistencias encontradas en la presentación de Estados Financieros


Los informes que son expedidos por

el software

Estados Financieros

RESULTADO:

Reporte de Presentación de Estados Financieros

OBSERVACIONES:

Siempre que los informes de los estados financieros sean requeridos por otros organismos de control ( concejo municipal, personería municipal o la misma administración se remite copia de los informes remitidos a la contaduría general

183

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



de la nación a menos que el informe se pida por periodos intermedios o distintos a los trimestrales, caso en el cual se sigue el mismo procedimiento pero con corte a la fecha que solicitan 15 días para su expedición .

ITEM ACTIVIDADES

RESPONSABLES

1 Determina las fechas límites de entrega y periodicidad con que tales informes deben ser remitidos a los organismos de control (que generalmente coinciden).


2 Efectúan cortes trimestrales de la información financiera al vencimiento del trimestre


3 Verificar y revisar la información. Se procede a incluir en los formatos establecidos por la contaduría general de la nación cuidando de diligenciar cada uno de los otros aspectos de forma dentro del mismo.


4 Verificar y validar la información en el programa diseñado por la contaduría general de la nación


5 Procede a rubricar los informes calidad de contador. Profesional Universitario. (Contador)

6 Remite a la Secretaria de Hacienda, Alcalde y la oficina de control interno para su revisión, viabilización y visto bueno, si se requiere se realiza sustentación no más de tres 3 días


7 Una vez abalado por la Secretaria de Hacienda y oficina de control interno se entregan al despacho del alcalde y si este lo solicita se efectuara la debida sustentación.


8 El alcalde, Secretario de Hacienda y contador, procede a firmar los informes.

Alcalde

Secretario de Hacienda. Profesional Universitario. (Contador)

9 Una vez firmados por el señor alcalde, Secretario de Hacienda y el contador entrega personalmente los informes, radicándose en las oficinas que los solicitan, cuidando siempre el cumplimiento de los términos señalados para el efecto.


184

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



FLUJOGRAMA: PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

INICIO Determinar la fecha limite

de entrega y periodicidad

de entrega de informes

Efectuar cortes trimestrales

de la Información

Financiera

Verificar y revisar

información y diligenciar el

formato para la Contaduría

General de la Nación

Verificar y validar la

información en el

programa diseñado por

la Contaduría General

de la Nación

Procede a rubricar los

informes calidad de contador

Tesorería y Control Interno para

revisión viabilizaciòn y visto bueno

¿Requiere

sustentación?

Realizar la sustentación

(no mas de tres días)

Tesorería y Control interno

avala informe Alcalde firma informes Entrega informes a quien

los requiere

FIN

SI

NO

185

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS




PROCESO: HACIENDA

SUBPROCESO: SECRETARIA DE HACIENDA (RENTAS)

PROCEDIMIENTO:

RECAUDOS



Captar el pago de los impuestos

de predial, industria y comercio y de las diferentes rentas municipales y los recaudos a terceros

Incrementar los ingresos para el municipio y así poder ejecutar el Plan de Desarrollo

BASE LEGAL:

Estatuto Tributario del Municipio de

Zarzal (Acuerdo 165 del 27 de diciembre de 2006).

ALCANCE:

Aplica, para impuesto predial, de industria y comercio, y otras rentas que el contribuyente, vaya a cancelar.

INFORMES:

Las impresiones que emite el programa de acuerdo a la necesidad

RIESGOS: Pérdida de dinero recaudado en el

momento de salir a los bancos o en el puesto de trabajo.

Descuadres.

Dinero falso.

Alteración de recibos vs sistema SINAP.

CONTROLES:

Manejo de una caja fuerte en donde se guardan los dineros recibidos en el día, se lleva un control en los recibos de pago de acuerdo a un número consecutivo por cada formato.

Se deben adquirir un equipo para detectar dinero falso

Una sola persona debe ser responsable de los recaudos

Aplicación régimen disciplinario por irregularidades o perdida del dinero

186

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



en poder de quien recauda

Obtención de una póliza.

Arqueos de Caja general del movimiento diario.

INDICADORES:

Dinero en caja/Dinero en caja según el sistema SINAP Dinero en caja/Arqueo


Liquidación

Recibos de pago

Consignaciones

Boletín de recaudo de ingresos sistema sinap.

Papel impreso predeterminado por el software que utiliza la dependencia

RESULTADO:

Recaudo del Municipio.

OBSERVACIONES:

Revisar convenios con entidades bancarias y llegar a acuerdos de calidad y mejoramiento del servicio

ITEM ACTIVIDADES

RESPONSABLES

1 Solicita información y/o liquidación de impuestos que va a cancelar.

Usuario.

Auxiliar Administrativo (Rentas)

2 Se le pregunta al usuario el tipo de impuesto que va a cancelar, si se trata de impuesto predial se le solicita el ultimo recibo de pago, o el nombre del propietario o la cedula catastral para identificar el predio y proceder a su liquidación y recaudo. Si se trata de industria y comercio, se entrega el formulario al contribuyente para ser diligenciado, luego se revisa y se procede a su cobro. Si son otras rentas se pregunta el nombre del contribuyente, el concepto por el cual se va a cancelar y se procede a determinar el rubro por el cual se debe generar el ingreso.

Auxiliar Administrativo ( Predial) (Industria y Comercio) (Vehículos

187

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



3 Identifica los tipos de impuestos y rubros a tener en cuenta se hace la respectiva liquidación en el sistema o en el formulario para ingresar al mismo y se le informa al contribuyente el valor a cancelar.

Auxiliar Administrativo (Predial) (Industria y Comercio) (Vehículos).

4 Se recepciona el dinero y se confronta el ingreso con el recibo y se firma por el Cajero.

Auxiliar Administrativo (cajera)

6 Al finalizar la jornada de recaudos se procede a ordenar los recibos originales por consecutivo.


7 Se procede a sacar el resumen diario por cada impuesto para realizar el cuadre de caja el cual debe coincidir con el dinero recaudado.

Auxiliar Administrativo (cajera) Auxiliar Administrativo (Rentas)

8 Realizado el cuadre de caja se elaboran las consignaciones en las diferentes cuentas bancarias

Auxiliar Administrativo (tesorería).

9 Luego de realizar las consignaciones en los bancos se anexan las consignaciones a los reporte diarios y se entregan para su revisión y ejecución.


10 Los recaudos a terceros son consignados en las cuentas bancarias ordenados por cada entidad


188

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



FLUJOGRAMA: RECAUDOS ¿Cancela

Impuesto

Predial?

SI

INICIO

Usuario solicita

información y/o liquidación

de impuestos a cancelar

NO

Solicita el último recibo

de pago, nombre de

propietario y cedula

catastral

Verificar

diligenciamiento y

efectuar cobro

Entregar formulario al

contribuyente

¿Son

otras

Rentas?

SI ¿Cancela

Industria y

Comercio?

NO

Solicitar el nombre,

concepto y determinar el

rubro por el cual se debe

generar el ingreso

Hacer la liquidación en el

sistema o en el formulario e

informar al contribuyente el

valor a cancelar

Recibir dinero y

confrontar el ingreso

con el recibo solicitar

firma y firmar

Entregar una copia

al contribuyente

Ordenar recibo original

por consecutivo y de

acuerdo a los pagos

Sacar resumen diario

por cada impuesto y

realizar cuadre de caja

Anexar consignaciones a

reporte diario y entrega

para revisión y ejecución

Elaborar las

consignaciones y

consignar

Entregar paz y salvo al

usuario previa

presentación del recibo de

pago

FIN

189

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS




PROCESO:

HACIENDA

SUBPROCESO: GESTIÓN TESORERÍA

PROCEDIMIENTO:

ENTREGA DE CHEQUES



Entregar los cheques girados a los contratistas y demás obligaciones que contraiga Municipio de Zarzal.

BASE LEGAL:

Disposiciones sobre manejo de cheques.

ALCANCE:

Aplica la entrega de cheques tanto para los contratistas como para las obligaciones que el municipio de Zarzal tenga. .

INFORMES:

Informe de morosidad que se presenta con el seguimiento a cada uno de los contribuyentes con acuerdo de pago.

RIESGOS:

Perdida de cheque dentro de la entidad.

El proveedor pierda el cheque.

CONTROLES:

Responsables de entrega y radicación de cheques

Destinación de sitio para guardar los cheques con llave o caja fuerte y solamente una persona debe ser responsable de la entrega.

INDICADORES: N. de cheques entregados en el mes/N. de cheques en chequera

SOPORTES Y FORMATOS: Cheque y la correspondiente cuenta

RESULTADO:

Soporte debidamente firmado de cheque entregado a usuario o proveedor.

OBSERVACIONES:

Se debe presentar con poder autorizado por escrito el retiro del cheque por un tercero.


1 Se Recibe los cheques, se verifica que se encuentren debidamente firmados y con su

Auxiliar Administrativo.

190

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



correspondientes sellos.

2 Radico en el libro fecha, Nombre Beneficiario, número de cheque.


3 Se escribe en el libro radicador, nombre claro, cédula y firma.

El beneficiario

4 Entregar la Cuenta de Cobro para que el beneficiario la firmen, cédula, y sello

Secretaria Beneficiario

5

Recojo la cuenta, entrego el cheque.


6 Por último anexo a la cuenta la documentación solicitada para la correspondiente entrega del cheque.


7 Entrego la cuenta para su correspondiente archivo


191

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



FLUJOGRAMA: ENTREGA DE CHEQUES

INICIO Se reciben los

cheques verifica

firmas

Radicar en el libro radicador Solicita al beneficiario,

escribir en el libro radicador

nombre claro, cedula y firma

Usuario entrega cuenta de

cobro

Entrega el cheque al usuario

Anexa a la cuenta la

documentación solicitada

para entrega de cheque

Entrega la cuenta para archivo

FIN

192

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS




PROCESO: HACIENDA

SUBPROCESO: GESTIÓN HACIENDA (RENTAS)

PROCEDIMIENTO: INSCRIPCION CONTRIBUYENTES INDUSTRIA Y COMERCIO


OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Realizar actividades para poder censar todos los establecimientos de comercio gravados en el municipio para obtener un mayor recurso en el Impuesto de Industria y Comercio.

BASE LEGAL: Las disposiciones legales y Acuerdos Municipales que fijan las tarifas y el derecho a cobro de impuesto de industria y comercio.

ALCANCE: Aplica para todos los establecimientos que deban contribuir al Impuesto de Industria y comercio, que ya estén registrados y que deban registrarse. .

INFORMES: Informe de morosidad que se presenta con el seguimiento a cada uno de los contribuyentes que suscriben Acuerdos de Pago y el procedimiento del saneamiento contable a través de la depuración de cartera

RIESGOS: La sanción disciplinaria

Incluir erróneamente un formulario

No codificar bien la actividad de acuerdo a la categoría.

CONTROLES:

Verificación que toda la documentación se encuentre en orden

El sistema de software

INDICADORES:

Número de inscripciones registradas al año.


Formularios de Inscripción.

Software

Formulario de declaración de ICA

Recibo de pago diligenciado Formulario y documentos debidamente

diligenciados

RESULTADO:

Inscripción en Industria y Comercio

OBSERVACIONES:

193

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS




1

Se recibe información al contribuyente de acuerdo a la actividad SI es nuevo o se encuentra registrado.

Auxiliar Administrativo (Industria y Comercio).

2 Si es nuevo, registrar información en base de datos (archivo Excel), si no es nuevo, actualiza base de datos.

Auxiliar Administrativo (Industria y Comercio)

3 Elaborar Liquidación del Impuesto, Inscripción, intereses para el pago en caja (tesorería).

Auxiliar Administrativo (Industria y Comercio)

4 Recibir soporte de pago por parte del contribuyente y archivar el formulario.

Auxiliar Administrativo (Industria y Comercio

194

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



FLUJOGRAMA: INSCRIPCION CONTRIBUYENTES INDUSTRIA Y COMERCIO

INICIO

Se recibe información al

contribuyente ¿Es

nuevo?

SI Registra

información en

base de datos

Elaborar consignación,

verificar pago y expedir

recibo universal de pago

Recibir del contribuyente

soporte de pago y archivar

el formulario

FIN

NO

Actualizar base de datos y

diligenciar formulario de

declaración Industria y

Comercio

195

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS




PROCESO: HACIENDA

SUBPROCESO: GESTIÓN HACIENDA ( RENTAS)

PROCEDIMIENTO: LIQUIDACION DE IMPUESTO PREDIAL



Recaudar el Impuesto predial y elaborar las facturas de cobro de Impuesto Predial.

BASE LEGAL:

Constitución Política de Colombia Ley 44 de 1990 “por la cual se dictan

normas sobre catastro e impuestos sobre la propiedad raíz, se dictan otras disposiciones de carácter tributario

ALCANCE:

Aplica para todos los establecimientos que deban contribuir al Impuesto de Industria y comercio, que ya estén registrados y que deban registrarse. .

INFORMES:

Se presentan informes semanales a la Secretario de Hacienda los cuales reflejan el recaudo obtenido y el porcentaje frente a lo presupuestado.

Se presentan informes a los Entes de Control

Formulario y documentos debidamente diligenciados

RIESGOS:

Des configuración del sistema. Fallas en el sistema por aparición de

virus.

Desactualización de la base de Datos.

CONTROLES:

Revisiones esporádicas de las

Liquidaciones del impuesto predial

Actualización de la base de datos de Impuesto Predial.

INDICADORES:

Valor total recaudado por Impuesto predial respecto de la vigencia anterior.


Recibo predial Se utiliza facturas pre-impresas de

Impuesto Predial

Formatos de Acuerdo de Pago todos los soportes que se requieran

196

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



para el pago.

RESULTADO:

Impuesto predial liquidado Impuesto Predial del Municipio de Zarzal recaudado.

OBSERVACIONES:

ITEM ACTIVIDADES

RESPONSABLES

1 Al llegar el contribuyente a la ventanilla de impuesto predial lo primero que se identifica es si se va a cancelar el impuesto predial corriente o acuerdo de pago.

Auxiliar Administrativo (Liquidador Predial) Contribuyente

2 Después de haber identificado el tipo de pago que se requiere se procede a identificar el predio ya sea por cédula catastral, nombre del propietario o dirección del inmueble.

Auxiliar Administrativo (Liquidador Predial)

3 Ya identificado el predio se procede a calcular la deuda.


4 Al calcular la deuda se informa al contribuyente el valor de la misma para poder imprimir la prefactura.


5 Imprimir la prefactura para que el contribuyente se dirija a la Caja (tesorería) o el Banco para cancelar el impuesto.


6 Organizar y Archivar estos documentos.

Auxiliar Administrativo (cajera-tesorería)

197

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



FLUJOGRAMA: LIQUIDACION DE IMPUESTO PREDIAL

INICIO

El contribuyente se acerca a

la ventanilla

Identificar si va a cancelar el

impuesto predial o acuerdo

de pago.

Identificar el predio en el

sistema.

Calcular la deuda.

Informar al contribuyente el

valor a pagar.

Imprimir la prefactura para

que el contribuyente cancele

el impuesto.

Recibir prefactura sellada

por el banco imprimir factura

oficial y entregar al

contribuyente.

Organizar y Archivar

FIN

198

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS




PROCESO: HACIENDA

SUBPROCESO: GESTIÓN PRESUPUESTO

PROCEDIMIENTO: DISMINUCIONES A REGISTROS Y A DISPONIBILIDAD



Ajustar el valor a devolver en la

disponibilidad y saldo presupuestal de acuerdo a la liquidación del contrato.

Devolver a los saldos presupuestales los recursos liberados de acuerdo a las liquidaciones de los contratos y a los registros presupuestales.

BASE LEGAL:

Ley 715 de 2001.

Ley 617 de 2000 Por el cual

Ley 136 de 1994

Decreto 568 de 1996

Decreto 027 de 1996 Por el cual Ley orgánica de presupuesto Decreto 111

de l.996 Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto

ALCANCE:

Se realizan las disminuciones a los registros y/o disponibilidades presupuestales teniendo en cuenta la liquidación de los contratos y los registros.

INFORMES:

Actualización de la ejecución presupuestal

RIESGOS: Que la liquidación del contrato esté mal elaborada y se reverse el valor equivocado.

CONTROLES:

Verificación de los informes el sistema SINAP.

INDICADORES:


Disminuciones al Registro

Registro Presupuestal

Formato de disminución del registro Número de disponibilidad a reducir

Formato de disminución de la disponibilidad

199

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS




ITEM ACTIVIDADES

RESPONSABLES

1 Verifica el pago y liquidación final de los compromisos en el mes.

Auxiliar Administrativo (Presupuesto)

2 Determina si el valor total cancelado es inferior al valor del registro.


3 Si es inferior al valor del registro se determina el número del registro.


4 Se hace la reducción del registro digitando en el sistema SINAP el número del registro.


5 Igualmente se hace la reducción directa en el programa SINAP


6 Una vez se haya hecho la reducción del Registro se determina el número de la disponibilidad a reducir.

Subsecretario de hacienda

7 Ya determinado el número de la Disponibilidad se hace la reducción digitándolo en el sistema SINAP.


200

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



FLUJOGRAMA: DISMINUCIONES A REGISTROS Y A DISPONIBILIDAD

INICIO Verificar el pago y

liquidación final de los

compromisos en el mes

Verificar valor total

cancelado Vs valor del

registro

¿Valor

cancelado

inferior al

del

registro?

SI Determinar el número

del registro

Hacer la reducción

del registro en el

sistema SINAP

ingresando número

del registro

Hacer la reducción en el

libro del presupuesto

FIN

NO

201

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS




PROCESO: HACIENDA

SUBPROCESO: PRESENTACIÓN DE INFORMES

PROCEDIMIENTO: PRESENTACIÓN DE INFORME A CONTRALORÍA GENERAL


OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Dar cumplimiento a la Ley 617 y los Decretos reglamentarios 192 y 735 de 2001, que le asigna la función a la Contraloría General de la República de certificar los ingresos corrientes de libre destinación y establecer la relación entre los gastos de funcionamiento y los ingresos corrientes de Libre destinación.

BASE LEGAL:

Constitución Política

Ley 715 de 2001.

Ley 617 de 2000 Resolución 5544 de la Contraloría

General de la República

ALCANCE:

Rendir informes a tiempo a los Entes de Control, correspondientes a los diferentes periodos.

INFORMES:

Se rinden informes a los entes de control, diligenciando los formatos establecidos, según sea el caso.

RIESGOS:

Al omitir esta información el Municipio no se podría categorizar, además de las sanciones previstas por la Contraloría General de la República.

CONTROLES:

Revisión detallada de los informes

Los informes se comparan los totales de las ejecuciones activas y pasivas.

INDICADORES:


Formato 20

Formato 20 A

Formato de Gastos

Formato de personal y costos

Sistema de Rendición de Cuentas Los establecidos por la Resolución 5

RESULTADO:

OBSERVACIONES: Este informe es diligenciado en un sistema magnético llamado SIDEF.

202

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



ITEM ACTIVIDADES

RESPONSABLES

1 Se digita la información general de la entidad y se guarda la información de

los periodos reportados, común a todos los formatos. Información sin la cual no se puede diligenciar los demás módulos del aplicativo.


2 Para el formato 20 - se analizan las rentas y se clasifican teniendo en cuenta el recurso y el subrecurso; además se clasifican con las siguientes columnas:

Presupuesto inicial, adiciones, reducciones y presupuesto definitivo.


3 Para el formato 20 A - se analizan las rentas y se clasifican teniendo en cuenta el recurso y el subrecurso; además se registran los recaudos de la vigencia.

Tesorería

4 Para programación de la vigencia. Se toma como base el presupuesto inicial, se registran las adiciones, las reducciones, los créditos y los contra

créditos para obtener una apropiación definitiva, posteriormente se tienen en cuenta los certificados de disponibilidad dando como resultado las apropiaciones por afectar.


5 Ejecución de la vigencia. En cada uno de los rubros se analizan todos los comprobantes de pago para clasificarlos en los ítems y columnas

establecidas en dicho formato.


6 Programación para pago de cuentas por pagar: Para este informe se

diligencian las columnas de la apropiación disponible, cancelaciones dando como resultado de la apropiación definitiva, además el recurso y el subrecurso.

Secretario de hacienda

7 Ejecución de Cuentas Por pagar. Se tienen en cuenta los pagos, los compromisos por ejecutar y las obligaciones por ejecutar

Tesorería Subsecretario de hacienda

8 Programación para pago de Reservas Presupuestales. Para este informe se diligencian las columnas de la apropiación disponible, cancelaciones dando como resultado de la apropiación definitiva, además el recurso y el

sub. Recurso.


9 Ejecución de Reservas Presupuestales. Se tienen en cuenta los pagos, los

compromisos por ejecutar y las obligaciones por ejecutar . Subsecretario de Hacienda

10 Cuadro del personal y costos. Esta información se recibe del auxiliar administrativo que maneja la nómina y se transcribe en el formato.

Auxiliar Administrativo (Serv. Administrativo)

11 Finalmente, se recopilan los informes y se graban en un C.D. para ser

enviados a la Contraloría General de la República Auxiliar Administrativo

203

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



FLUJOGRAMA: PRESENTACIÓN DE INFORME A CONTRALORÍA GENERAL

INICIO Ingresar información

general de la entidad

Guardar la de los periodos

reportados, común a todos los

formatos.

Formato 20 Analizar rentas y clasificarlas

teniendo en cuenta el recurso y

subrecurso

Formato 20A

Analizar rentas y clasificarlas, se

registran los recaudos de la

vigencia.

Programación de la vigencia.

Tomar como base el presupuesto

inicial, registrar información

requerida

Ejecución de la vigencia. Analizar

los comprobantes de pago e

ingresar información requerida en

formato.

Programación para pago de

cuentas por pagar: diligenciar

formato según se establece

Ejecución de Cuentas Por pagar.

Tener en cuenta pagos,

compromisos y las obligaciones por

ejecutar

Programación para pago de

Reservas Presupuestales.

Diligenciar formato según se

establece en el formato

Ejecución de Reservas

Presupuestales. Tener en cuenta

pagos, compromisos y

obligaciones por ejecutar

Cuadro del personal y costos.

Recibe del auxiliar administrativo

que maneja la nómina y se

transcribe en el formato

Recopilar los informes,

grabar en un C.D. y

enviar a la Contraloría

General de la

República

FIN

204

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS




PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: PRESENTACION DE INFORMES TRIMESTRALES CONTRALORIA DEPARTAMENTAL



Cumplir con las disposiciones señaladas en la Resolución 0486 de 2003, emanada de la Contraloría Departamental.

BASE LEGAL:

Ley 715 de 2001. Ley orgánica de presupuesto Decreto

111 de l.996

Constitución Política

Decreto 359 de 1995 aprobación del presupuesto

ALCANCE:

Dar cumplimiento oportuno a la presentación de los informes ante La Contraloría Departamental, según la normatividad.

INFORMES: Ejecución Presupuestal Activa Ejecución

Presupuestal Pasiva

Ejecución Reservas Presupuestales Ejecución Reservas de Caja

Estado de Ejecución Partidas delegadas y/o convenios

Operaciones efectivas de tesorería en el mes

Estado de ejecución del Programa Anual Mensualizado de Caja PAC.

Actos Administrativos Modificatorios del Presupuesto.

Formato Tesorería 1-2-3

RIESGOS:

Presentar los informes inoportunamente causaría sanción para el Municipio.

CONTROLES:

Se verifican los valores con el cuadre del boletín de caja.

INDICADORES: N. de informes proyectados por presentar/ N. informes presentados ejecutados


Informes para la Contraloría Departamental

Informes impresos

Fotocopias actos administrativos

205

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



Informes Archivados

CD con Informes Presupuesto 1, 2, 3, 4, 5, y 6 –

Tesorería 1, 2, 3,


ITEM ACTIVIDADES

RESPONSABLES

1 Una vez confirmado el Cuadre mensual por el Profesional Universitario, procede a Generar los informes en el Sistema SINAP. (Esto para cada uno de los informes mencionados

anteriormente)


2 Ya generados en el sistema SINAP se traslada al aplicativo

Excel para darles el formato exigido por la contraloría Departamental.


3 Los informes de: Estado de Ejecución Partidas delegadas y/o convenios, Operaciones efectivas de tesorería en el mes y Estado de ejecución del Programa Anual Mensualizado de

Caja PAC no se generan en el sistema SINAP, por consiguiente deben ser diligenciados en el aplicativo Excel de acuerdo a los requisitos exigidos por la Contraloría

Departamental.


4 Estos informes se imprimen y se entregan al profesional

universitario. Secretario de Hacienda

5 Se busca cada uno de los actos Administrativos que hayan modificado el presupuesto para fotocopiarlos y legajarlos con los informes mencionados anteriormente


6 Los informes son archivados en una carpeta de acuerdo a lo descrito en la Resolución 0486 de 2003 y se entregan al

Secretario de Hacienda para su respectiva aprobación y firma (las firmas corresponden al Secretario de Hacienda y Alcalde).


7 Posteriormente se debe copiar cada uno de los informes del aplicativo Excel mes a mes en medio magnético en el orden

que determina la Resolución anteriormente mencionada.

Subsecretaria de Hacienda

8 Una vez devuelta la carpeta con las firmas respectivas, se

verifican las firmas en cada uno de los informes, se anexa el medio magnético y se entrega a la persona encargada para radicar estos informes directamente en la Contraloría

Departamental (esto debe ser máximo el último día hábil del mes siguiente de la terminación del trimestre correspondiente).


206

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



FLUJOGRAMA: PRESENTACION DE INFORMES TRIMESTRALES CONTRALORIA DEPARTAMENTAL

INICIO Generar informes en el

SINAP

Trasladar al aplicativo Excel

para darles el formato exigido

por la contraloría

departamental

Diligenciar informes en el

aplicativo Excel según

requisitos de la contraloría

departamental

Imprimir informes

Legajar actos administrativos

que hayan modificado el

presupuesto

Los informes

Archivar los Informes Copiar cada informe del

aplicativo Excel mes a mes en

una copia de seguridad

Verificar las firmas de cada

informe, se anexa el medio

magnético y se envía para

radicar en la Contraloría

Departamental

FIN

207

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS




PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: INFORMES PARA LA DISTRIBUCION DEL SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES



Establecer el monto de los ingresos y gastos de una vigencia con el fin de calcular los indicadores de eficiencia fiscal y administrativa para la liquidación de los recursos del sistema general de participaciones.

Preparar el informe sobre el comportamiento de las transferencias en el Gasto Social.

BASE LEGAL:

Ley 715 de 2001.

Decreto 159 de 2002

ALCANCE:

Participar oportunamente en la distribución de recursos por concepto de los indicadores de eficiencia fiscal y administrativa, previa presentación de informes respectivos.

INFORMES:

Identificación General del Municipio

A Ejecución de Ingresos B Ejecución de Gastos de

Funcionamiento

C1 Ejecución de gastos de inversión y pago de la deuda en las zonas urbana y rural

C3 Ejecución de Gastos de inversión financiados con ingresos corrientes de libre destinación

D Reporte consolidado de la deuda acumulada del Municipio a 31 de Diciembre

F y F4 Indicadores de gestión de inversión y evaluación del Plan de Desarrollo Municipal

208

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



RIESGOS:

En caso de omitir estos informes, el Municipio no participaría en la distribución de recursos por concepto de los indicadores de eficiencia fiscal y administrativa.

En caso presentar información errónea, la Ley 715 de 2001, en su artículo 96 establece las sanciones para las autoridades que reportan esta información

CONTROLES:

Los informes se comparan los totales de las ejecuciones activas y pasivas

INDICADORES:

N. de informes presentados en el año


Formatos “0” , A,, B, C1, C3, D, F y F4 Establecidos por el Departamento Nacional de Planeación

Informe para la distribución de los recursos del S.G.P.

RESULTADO:

Informe presentado para la distribución de participaciones.

OBSERVACIONES:

ITEM ACTIVIDADES

RESPONSABLES

1 En el l formato “0” se consignan los datos básicos que permiten identificar al Municipio

y a las autoridades Municipales responsables de la presentación del informe.

2 En el Formato “A” se analizan las rentas y se clasifican teniendo en cuenta los ingresos

tributarios, no tributarios (incluidas las transferencias de la Nación) y los recursos de

3 Para el Formato “B” Estos corresponden a la ejecución de los Gastos de Funcionamiento.

4 Una vez recibida dicha información se diligencia la primera parte de este formato correspondiente a los órganos de control.

5 Posteriormente se toman los gastos de funcionamiento de la Administración central y se complementa el formato elaborando la segunda parte.

209

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



6 Para el formato C1, en cada uno de los rubros se analizan todos los comprobantes de pago para clasificarlos en los ítems y columnas establecidos en dicho formato.

7 Con el formato C3, Una vez elaborado el

formato C1, se toman los resultados de la columna de Gastos de inversión financiados con ingresos corrientes de libre destinación

y se transcriben en el formato C3.

8 Formato D, En este formato se registra la información referente a la deuda acumulada

en los diferentes sectores, desagregada en el saldo del capital, los intereses y el saldo total de la deuda; así como los pagos

efectuados por el Municipio para cancelar deuda.

9 Formatos F y F4, Para la elaboración de estos formatos se oficia a las diferentes secretarias que intervienen en estos informes.

10 Una vez se tenga la información se transcriben en los formatos correspondientes

11 Finalmente se recopila la totalidad de los

formatos diligenciados y se entregan al Alcalde, Secretario de Hacienda y Contador para su revisión y firmas. Una vez revisados

y firmados se envían en medio magnético y físico al Departamento Nacional de Planeación SICEP

210

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



FLUJOGRAMA: INFORMES PARA LA DISTRIBUCION DEL SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES

Solicitar la ejecución pasiva al

Concejo y la Personería

Diligenciar la primera

INICIO Formato “0”

Consignar los datos básicos

del Municipio y responsables

del informe

Formato “A”

se analizan las rentas y

se clasifican

Diligenciar la primera parte del

formato correspondiente a los

órganos de control.

Tomar los gastos de funcionamiento

de la Administración y elabora la

segunda parte del formato

Formato “B”

Formato

“C3”

Formato

“C1”

Formato “D”

Analizar comprobantes de pago y

diligenciar formato

Toman los resultados de la

columna de Gastos de inversión de

C1 y transcribirlos

Se registra la información

referente a la deuda

acumulada. Formato “F”

y “F4”

Oficiar a las secretarias que

interviene en estos informes

Formato “F”

y “F4”

Recopilar formatos diligenciados,

entregar para revisión y firmas

Enviar en medio magnético y

físico al Departamento

Nacional de Planeación

SICEP

FIN

211

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS




PROCESO: HACIENDA

SUBPROCESO: ATENCIÓN AL CONTRIBUYENTE

PROCEDIMIENTO: COBRO COACTIVO IMPUESTO PREDIAL Y COMPLEMENTARIOS



Recuperar la cartera vencida y crear conciencia a los contribuyentes frente a las obligaciones que tienen con la administración por concepto de impuestos, multas y sanciones.

BASE LEGAL:

Decreto 415 de 2003

Decreto 416 de 2003


Ley 06 de 1992

Ley 383 de 1997

Ley 788 de 2002

Ley 863 de 2003

Ley 815 de 2003

Decreto 107 de 2005

ALCANCE:

Se actualiza la base de datos de cada vigencia fiscal para recuperar cartera vencida, incluidos los intereses de mora.

INFORMES:

Informe de morosidad que se presenta con el seguimiento a cada uno de los contribuyentes que suscriben Acuerdos de Pago y el procedimiento del saneamiento contable a través de la depuración de cartera.

RIESGOS: Ante la falta de cobro por parte de la administración pueden prescribir las obligaciones a cargo de los contribuyentes.

CONTROLES:

Relación de la cartera morosa a través de listados y seguimiento vía telefónica y por correo certificado, notificación personal.

Seguimiento de los procesos ante el Instituto Geográfico Agustín Codazzi

INDICADORES: Valor total por cobro coactivo/Valor total a


Listado de deudores morosos

212

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



recaudar.

Oficios de requerimientos

Actuación y factura

Acuerdo de pago

Resoluciones

El Edicto Auto de mandamiento

Mandamiento de Pago Solicitud del contribuyente dentro del

término de ley.

RESULTADO:

Cartera recuperada

OBSERVACIONES:

Se utiliza para requerimientos persuasivos, acuerdos de pago, liquidaciones oficiales o de aforo y mandamientos de pago, Investigación de bienes ante entidades bancarias, oficina de instrumentos públicos y oficina de Tránsito y Transporte.

ITEM ACTIVIDADES

RESPONSABLES

1 Genera el listado de contribuyentes en mora de las obligaciones a cargo de estos.

Auxiliar Administrativo (Liquidador de Predial).

2 Se depura la información suministrada por el listado de acuerdo a los valores y el tiempo de la deuda y se genera un nuevo listado.

Auxiliar Administrativo (Hacienda)

3 Se elaboran los requerimientos persuasivos y se firman.

Auxiliar Administrativo Secretario de Hacienda

4 Entrega de los requerimientos persuasivos a los contribuyentes en forma personal o por correo certificado si es del caso.


5 Atiende al usuario o contribuyente en donde se presentan tres situaciones como son: El pago de la obligación, Solicitud por parte del contribuyente de plazo para el pago y la renuencia al mismo.

Asesor Externo. Secretario de Hacienda

6 Cuando es por pago directa de la obligación se genera una factura Auxiliar Administrativo

213

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



actualizada para que realice la cancelación del valor adeudado en la

entidad bancaria que el contribuyente elija. (Liquidador de Predial).

7 Cuando el contribuyente solicita plazo para el pago se determina la forma

de pago, se toman los datos del contribuyente, se le informa que puede pasar al siguiente día a la firma del acuerdo como tal.


8 Cuando el contribuyente es renuente al pago de las obligaciones adelanta la investigación de bienes a efectos de continuar con el proceso.

Asesor Externo.

9 Si se llega a un Acuerdo de Pago, este debe ser registrado en la base de datos del impuesto predial o Industria y Comercio Avisos y Tableros, a fin de obtener el Estado financiable del valor adeudado, en el que se determina, fecha de elaboración del

Acuerdo de Pago, fecha en que va a ser cancelado, tiempo elegido por el contribuyente para el pago, el cual puede ser (mensual, bimensual, trimestral o semestral), valor del impuesto, valor de la financiación y valor

de la cuota fija durante el tiempo escogido por el contribuyente. Acuerdo firmado por la Secretario de Hacienda.

Auxiliar Administrativo (Liquidador de Predial).

10 Proyectar Resolución de declaración de deudor moroso del municipio, y pasar a firma del Secretario de Hacienda, si el contribuyente no comparece.

Asesor Externo (Abogado). Secretario de Hacienda

11 Se envían los oficios correspondientes a la investigación de bienes del deudor, dirigida a las diferentes entidades bancarias, Oficina de registro de Instrumentos Públicos y Oficina de Transito y Transporte, firmados por el Secretario de Hacienda.


12 Se notifica la Resolución personalmente o por correo certificado si no se encuentra el contribuyente.


13 Si no se ha podido notificar la Resolución de deudor moroso se hace por Edicto. El cual durará fijado por diez (10) días en lugar visible de la Alcaldía.


14 Se profiere Auto de medidas previas de embargo y secuestro. Apelable en el efecto devolutivo.


15 Resolución de Mandamiento de Pago debidamente motivado en sus consideraciones. En el cual se debe ordenar la citación del deudor de conformidad con lo dispuesto por el artículo 44 del código contencioso

Administrativo, decretándose si se considera pertinente por parte de la administración el embargo y secuestro de bienes que se hayan identificado de propiedad del deudor.


16 El deudor puede solicitar de conformidad con lo dispuesto por la Ley Especial 2651 de 1991, artículo 47, adoptado como norma permanente

por la Ley 446 de 1998, artículo 162 y el artículo 519 del Código de Procedimiento Civil, y artículo 839-2 del Estatuto Tributario, que no se le

Secretario de Hacienda Deudor

214

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



embarguen ni secuestren bienes, a no ser que ya se hubieran dispuesto

como medidas preventivas, y puede ser acogida o no por el funcionario, siempre que el deudor preste caución en dinero, o en títulos de deuda pública o en certificados de depósito a término, o en títulos similares

constituidos en bancos, dentro de un término no inferior a cinco (5) días no superior a veinte (20) días hábiles , contados desde la ejecutoria del auto que hubiere decidido aquella solicitud,

17 Si la petición le es negada, al ejecutado este puede apelar ante el Alcalde o superior inmediato en el efecto suspensivo (CCA. art. 55). Se proferirá un auto.


18 El deudor podrá solicitar de conformidad con el artículo 838 del Estatuto

Tributario que del embargo sean excluidos determinados bienes, por considerar que la medida es excesiva, si el funcionario no ha procedido oficiosamente a la reducción, como es de obligación hacerlo. (El valor de

los bienes embargados no puede exceder del doble de la deuda junto con los intereses, si se trata de cuentas embargadas, la cuantía máxima del embargo no puede exceder al valor del crédito que se cobra, más un 50%

(C. De P.C. art. 681, y art. 839-2 del E.T.).

Deudor Secretario de Hacienda

19 En caso de proceder el desembargo, se proferirá auto mediante el cual se proceda a la Reducción de este. Firmado por Secretario de Hacienda.


20 Desde la práctica de medidas cautelares preventivas o dentro del procedimiento administrativo de cobro el ejecutado puede solicitar la

cancelación y levantamiento de las medidas, dentro del término que no podrá ser inferior a cinco (5) días ni superior a veinte (20) días hábiles contados desde la ejecutoría del auto en que se ordene la caución, suma

que se considerará embargada para todos los efectos como lo establece el artículo 519 del C. De P.C. Auto apelable en el efecto suspensivo (artículo 55 del C. De P.C.).


21 Citación al deudor para la Notificación personal de la Resolución de Mandamiento de Pago.


22 Notificación Personal del deudor de la Resolución de Mandamiento de Pago.

Secretario de Hacienda Secretaria

23 Se extiende acta en donde se deja constancia de que en contra del Mandamiento de Pago, no procede recurso alguno. A menos que dentro

de la misma Resolución se haya decretado el embargo y secuestro de bienes, caso en el cual esta si es susceptible de recurso de reposición y de apelación en el efecto suspensivo para ante el alcalde.


24 Notificación del Mandamiento de Pago por correo.


25 Si el contribuyente comparece dentro del término indicado en el

Mandamiento de Pago y propone excepciones que solo podrán ser de mérito. El funcionario ejecutor dentro del mes calendario siguiente a la fecha de presentación del escrito que las propone.


215

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



26 Presentadas las excepciones el funcionario deberá ordenar y practicar las pruebas del caso, por petición del usuario.


27 Proferir Resolución que determina si proceden o no las excepciones. Resolución susceptible únicamente del recurso de reposición, Firmada por el Secretario de Hacienda.


28 Si las excepciones se encuentran probadas, se ordena el levantamiento de las medidas ejecutivas previas si estas se hubieran decretado, y se ordena la terminación del procedimiento administrativo de cobro.


29 Si no se encuentran probadas las excepciones, o se presentaron extemporáneamente o simplemente no se presentaron, el funcionario ejecutor dispondrá la liquidación del crédito y de los gastos, mediante Resolución que ordena la ejecución y el remate de los bienes embargados cuando la medida se tomo con el Mandamiento de Pago. Resolución que no es susceptible de recurso alguno.


30 Si las excepciones son parcialmente aceptadas. Se profiere Resolución en la que el funcionario ejecutor efectúa los ajustes de cuantías correspondientes y toma las medidas de ejecución y remate respecto de los títulos sobre los cuales no resulten probadas las excepciones.


31 Citación para la notificación de la Resolución que acoja las excepciones total o parcialmente.


32 Notificación de la Resolución de excepciones personalmente. A partir de esta se puede interponer el recurso de reposición dentro del mes calendario siguiente. Recurso obligatorio para agotar la vía gubernativa.


33 Se suspende el procedimiento administrativo coactivo, mientras este pendiente el plazo de un (1) mes para interponer el recurso de reposición, por cuanto la providencia no se encuentra debidamente ejecutoriado.


34 Se resuelve el recurso de Reposición mediante Resolución motivada. Recurso que procede en el efecto suspensivo. Una vez culminado el proceso queda suspendido por el término de cuatro (4) meses durante el cual el ejecutado demanda ante el Tribunal Administrativo competente y quedará suspendido el remate de bienes.


35 Se levantara el embargo de bienes si este versa sobre bienes que tengan el carácter de inembargables, si el ejecutado o un tercero a nombre de

este efectúa la consignación para levantar el embargo, si el embargo resultare excesivo, si se determina que el bien no pertenece a la persona en contra de quien se decretó el embargo, si el ejecutado se le admitió

demanda en contra del título ejecutivo y el proceso esta pendiente de fallo


216

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



por

jurisdicción contenciosa administrativa, previa garantía por el valor adeudado, si se encuentran probadas las excepciones propuestas por el ejecutado, si se levanta el secuestro o este no se practica por oposición,

si un tercero que no propuso oposición lo hace por incidente dentro de los veinte (20 ) días siguientes y le fue favorable, cuando exista perención del proceso , cuando se cancela la totalidad de lo adeudado antes de rematar

el bien,

36 Se profiere Resolución mediante la cual se declarara la insolvencia del deudor cuando después de la investigación de bienes no se encuentra

que este tenga bien alguno.


37 Decretar mediante Resolución el embargo y secuestro de los bienes,

señalando fecha y hora para llevar a efecto la práctica de la diligencia de secuestro según lo dispuesto por el artículo 682 numeral 1 del Código de procedimiento Civil y 839-2 del Estatuto tributario. Firmado por el

Secretario de Hacienda. Deberá Registrarse.


38 Designación de secuestre, se hará de la lista de auxiliares de la administración tributaria, si la hay, si no de la lista de auxiliares de la justicia del juzgado civil de mayor categoría del lugar, sino las partes lo harán de común acuerdo.


39 Posesión del secuestre, se hará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al envío del telegrama o del oficio que se le envíe.


40 Práctica de la diligencia de secuestro, se hará en la fecha y la hora señalada.


41 Mediante Resolución se hará el levantamiento del secuestro si a ello hubiere lugar por pago de la obligación o Acuerdo de Pago.


42 Por auto se ordena el avalúo de los bienes embargados y se notifica al

ejecutado personalmente o por correo como se hizo para el mandamiento de pago, pudiendo solicitar el deudor dentro de los diez (10) días siguientes un nuevo avalúo con designación de perito particular

designado por el ejecutor de las listas de auxiliares tributarios o lista de auxiliares de la justicia del juzgado civil de mayor jerarquía.


43 Se profiere auto para la designación de perito, el cual será notificado por telegrama que se envía a la dirección que figure de la lista de auxiliares como el secuestre.


44 En el auto que designe perito se ordena la posesión del mismo.


45 Por Auto se da aviso del remate, el cual debe anunciarse por aviso el cual deberá fijarse por el término de diez (10) días hábiles con indicación del

despacho que ha ordenado el remate, el lugar y dirección de este, la fecha y hora en que se dará comienzo, los bienes materia de remate, el


217

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



avalúo, la base de la licitación la cual será del setenta 70% del avalúo por

la primera vez, el 50 % por la segunda y el 40% por la tercera, el porcentaje que deberá consignarse que será del 20%, la advertencia de la publicación, el lugar y fecha de expedición y las firmas y sellos del

funcionario ejecutor y de quien haga las veces de secretario.

46 El aviso de remate se publicará por una (1) sola vez, en periódico de

amplia circulación y en emisora local.


47 Previo depósito para la postura se lleva a cabo la diligencia de remate y

concluida esta se profiere Acta en la que se determinara el despacho ejecutor, el procedimiento administrativo de cobro y sus partes, el lugar, fecha y hora del remate, las dos (2) últimas ofertas con indicación de los

nombres e identificación de los postores, la constancia del anuncio, la identificación del postor rematante, la constancia de la adjudicación, el precio del remate, la constancia de que al rematante se le puso de

presente la obligación .


48 Se dicta auto de aprobación del remate el cual debe contener, la

aprobación del remate, la cancelación de los gravámenes que afectan los bienes rematados, la cancelación del embargo, la cancelación del secuestro, la expedición de copia del acta de remate, la indicación de si

los bienes están sujetos a registro para lo cual se debe anexar copia de la escritura, la entrega al rematante por el ejecutado de los títulos de la cosa rematada, la entrega de los bienes rematados, la comunicación de la

orden anterior al secuestre, la entrega del producto del remate al municipio hasta concurrencia de su crédito y de los gastos y la entrega del remanente al ejecutado a menos que se encuentre embargado. Auto

que es apelable en el efecto suspensivo (C. C. A. Art. 55).


218

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



FLUJOGRAMA: COBRO COACTIVO IMPUESTO PREDIAL Y COMPLEMENTARIOS

INICIO

Generar listado de

contribuyentes en mora

Elaborar

requerimientos

persuasivos y firmar

Hacer llegar requerimientos

persuasivos al contribuyente

con la factura de cobro

¿Notificado

paga

directamente

?

¿Solicita

plazo?

NO

Depurar información del

listado

Generar factura para cancelar

en la entidad bancaria

SI

¿Es

renuente?

SI

Adelantar investigación de bienes

del contribuyente

Determinar acuerdo

de pago

SI

Registrar acuerdo de

pago en base de

datos determinado

plazos de financiación

para pago de la deuda

Contribuyente firma acuerdo

de pago e inicia sus pagos

según lo acordado

Proyectar resolución

de declaración del

deudor moroso

Enviar oficios de la investigación a

entidades que contengan datos de

contribuyentes

1

1

219

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS




Notificar personalmente o por

correo certificado al

contribuyente

¿Recibe

notificación? NO

Publicar Edicto SI

Proferir auto de medidas

previas de embargo y secuestro

Proferir resolución de mandamiento

de pago ordenando citación del

deudor

Deudor solicita no

embargo ni secuestro de

bienes

¿Acepta

Solicitud? SI

Deudor presenta

garantías Notificado apela ante el

alcalde o superior

inmediato

NO

¿Procede

desembargo?

Solicitar exclusión de

determinados bienes del

embargo

NO

SI

Proferir auto mediante el

cual se reduzca embargo

1

2

220

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS




Solicitar cancelación y

levantamiento de

medidas cautelares

Proferir resolución de

mandamiento de pago y

notificar personalmente al

deudor

Extender acta de constancia de

que no procede recurso en contra

del mandamiento de pago

Notificar mandamiento

de pago por correo

¿Contribuyente

comparece?

Proponer excepciones

de mérito

Ordenar y practicar

pruebas

SI

Proferir resolución

determinando si las

excepciones proceden

¿Excepciones

probadas?

Ordenar levantamiento de

medidas ejecutiva

SI

Disponer liquidación

del crédito mediante

resolución. Procede

recurso de reposición

NO

2

NO

¿Excepciones

parcialmente

aprobadas?

NO SI Extender acta de

constancia de que no

procede recurso en

contra del

mandamiento de pago

Citar para notificación de

resolución de

excepciones

Notificar excepciones,

interponiendo recurso de

reposición, para agotar vía

gubernativa

Suspender procedimiento

administrativo coactivo

Proferir resolución

donde se declara

insolvencia del deudor

Suspender remate de

bienes hasta que quede

ejecutoriado acto

recurrido

¿Se levanta

embargo? Proferir resolución

donde se declara

insolvencia del deudor

Decretar mediante

Resolución el levantamiento

del secuestro y acuerdo de

pago

Determinar razón por la

cual se ha levantado el

embargo

Decretar mediante Resolución el

embargo y secuestro de los bienes

NO

3 1

221

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS




3 Designar secuestre Efectuar posesión del

secuestre Practicar diligencia de

secuestro

Ordenar avalúo de los

bienes embargados y

notificar al ejecutado

Proferir auto para

designación de perito,

notificar por telegrama

Publicar aviso de remate

en periódico de amplia

circulación y emisora

loca

Realizar la diligencia de

remate Proferir Acta en la que

se determinara el

despacho ejecutor, el

procedimiento

FIN

222

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS




PROCESO: HACIENDA

SUBPROCESO: ATENCIÓN AL CONTRIBUYENTE

PROCEDIMIENTO: COBRO COACTIVO DE INDUSTRIA Y COMERCIO



Recuperar la cartera vencida y crear conciencia a los contribuyentes frente a las obligaciones que tienen con la administración por concepto de impuestos, multas y sanciones.

BASE LEGAL:


Código contencioso Administrativo

Decreto 415 de 2003

Decreto 416 de 2003


Ley 06 de 1992

Ley 383 de 1997

Ley 788 de 2002

ALCANCE:

Se verifican las declaraciones de Industria y Comercio Avisos y Tableros presentadas por los contribuyentes por cada vigencia fiscal para recuperar cartera vencida.

INFORMES:

Informe de morosidad que se presenta con el seguimiento a cada uno de los contribuyentes que suscriben Acuerdos de Pago y el procedimiento del saneamiento contable a través de la depuración de cartera

RIESGOS: Ante la falta de cobro por parte de la administración pueden prescribir las obligaciones a cargo de los contribuyentes.

CONTROLES:

Creación del software para Industria y

Comercio, multas y sanciones

Relación de la cartera morosa a través de listados y seguimiento vía telefónica y por correo certificado, notificación personal.

INDICADORES:

Valor total en cartera por Recaudo de Industria y Comercio.


Se utiliza para requerimientos

persuasivos, acuerdos de pago,

223

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



Liquidaciones oficiales o de aforo y mandamientos de pago, Investigación de bienes ante entidades bancarias, oficina de instrumentos públicos, oficina de Tránsito y Transporte.

Oficio, Actuaciones, Requerimiento

Pliego de cargos, Respuesta Pliego de Cargos

Emplazamiento, Respuesta emplazamiento.

Formulario, Liquidación de Aforo Mandamiento de Pago, Citación,

Notificación, Resolución.

RESULTADO:

Cartera recuperada

OBSERVACIONES: Se utiliza para requerimientos persuasivos, acuerdos de pago, liquidaciones oficiales o de aforo y mandamientos de pago, Investigación de bienes ante entidades bancarias, oficina de instrumentos públicos y oficina de Tránsito y Transporte.

ITEM ACTIVIDADES

RESPONSABLES

1 Se hace la verificación de las declaraciones de Industria y Comercio Avisos y Tableros presentadas por los contribuyentes por cada vigencia fiscal, a fin de adelantar mediante cruce de información si el valor

liquidado en las declaraciones corresponde al valor real de los ingresos obtenidos por este, por el año inmediatamente anterior.

Secretaria de Hacienda. Auxiliar Administrativo (Industria y Comercio)

2 Si se verifica que la declaración no es coincidente con los ingresos obtenidos por el contribuyente se programa una visita fiscal al establecimiento de comercio.


3 Mediante oficio se informa al contribuyente que personas asistirán a la visita, señalando para ello fecha y hora.


4 Se envía el oficio para la notificación personal al contribuyente.

Secretario de Hacienda Citador

224

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



5 En la visita que se adelanta a los establecimientos comerciales se hace con la participación del Secretario de Hacienda en algunos casos, el

Contador y la Secretaria


6 Luego de revisar los documentos y demás soportes contables, se

levanta un acta en la que se hace indicación de la visita, los documentos e información suministrada de la cual se deja copia al contribuyente.


7 Una vez analizados los documentos y soportes obtenidos en la visita,

previa verificación de los valores respecto de los cuales se debió efectuar la liquidación, se determina si se abre o no proceso.


8 Si no es procedente la apertura del proceso, Mediante Auto se dicta el archivo de las diligencias.


9 Si el proceso continúa se profiere requerimiento ordinario, con el fin de

que el contribuyente allegue a la Tesorería los documentos que quedaron pendientes en la visita, para lo cual éste deberá dar respuesta dentro de los 15 días siguientes

a la notificación del requerimiento. Firmado por la Secretario de Hacienda.


10 Cuando el requerimiento se encuentra debidamente firmado se entrega

a la secretaria para que realice la notificación correspondiente.


11 Si el contribuyente da respuesta oportuna al requerimiento enviando la documentación y se verifica el ICA se registra archiva el proceso


12 En caso contrario, se profiere un pliego de cargos imponiendo sanción

por no enviar información.


13 El Pliego de cargos ya elaborado, pasa es firmado por la Secretario de

Hacienda.


14 Cuando el pliego de cargos se encuentra debidamente firmado se

entrega al Auxiliar Administrativo para que realice la notificación correspondiente.


15 El contribuyente dentro del término de ley podrá presentar aceptación de

la obligación.

Contribuyente

16 En caso de que el contribuyente no de respuesta dentro del término

señalado en la ley se profiere emplazamiento.


225

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



17 El emplazamiento ya elaborado, es firmado por la Secretario de Hacienda.

Secretario Hacienda

18 Cuando emplazamiento se encuentra debidamente firmado se entrega a la Secretaria para que realice la notificación correspondiente.


19 Si el contribuyente da respuesta oportuna al emplazamiento y presenta la declaración o corrección a la declaración y efectúa el pago este es registrado en el sistema y archivado el proceso.


20 Cuando el contribuyente no contesta el emplazamiento se expide

Resolución mediante la cual se impone sanción por no declarar. .


21 El Pliego de cargos ya elaborado, pasa a la firma de la Secretario de Hacienda.


22 Cuando el pliego de cargos se encuentra debidamente firmado se entrega a la Auxiliar Adm,inistrativo para que realice la notificación

correspondiente.


23 Si el pliego de cargos es contestado oportunamente y se presenta la

declaración y se efectúa el pago correspondiente, éste es registrado en el sistema y se archiva el proceso.


24 En caso de no tener respuesta al pliego de cargos se proferirá

liquidación de aforo.


25 Al tener elaborada la liquidación de aforo ésta pasa a la firma la

Secretario de Hacienda.


26 Cuando la liquidación de aforo se encuentra debidamente firmada se entrega a la Secretaria para que realice la notificación correspondiente.


27 Si dentro del término legalmente establecido no se obtiene respuesta, se profiere Mandamiento de pago. Previa investigación de bienes del contribuyente.


28 El mandamiento de pago se pasa a la oficina del Jefe de la dependencia para su firma.

Secretaria

29 Mediante citación se informa al contribuyente para que se acerque a notificarse del Mandamiento de Pago.

Notificador

30 La citación se pasa a Secretario de Hacienda para la firma.


226

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



31 Cuando la citación se encuentra debidamente firmada se entrega a la Secretaria o Auxiliar Administrativo para que realice la notificación correspondiente.

Secretario de Hacienda /Auxiliar Administrativo.

32 Si vencido el término para la notificación, luego de enviada la citación y el contribuyente no se presenta se procede a efectuar ésta personalmente y si no se logra, se notifica mediante edicto por el término de 10 días, término en el cual se entiende que el acto queda debidamente notificado.


33 Una vez ejecutoriado el Mandamiento de Pago se procede a expedir Resolución mediante el cual se decreta el embargo de los bienes del contribuyente, medido que se adopta en esta etapa, o con el mandamiento de pago.


34 Decretar mediante Resolución el embargo y secuestro de los bienes, señalando fecha y hora para llevar a efecto la práctica de la diligencia de secuestro según lo dispuesto por el artículo 682 numeral 1 del Código de procedimiento Civil y 839-2 del Estatuto tributario. Deberá registrarse.


35 Designación de secuestre, se hará de la lista de auxiliares de la administración tributaria, si la hay, si no de la lista de auxiliares de la justicia del juzgado civil de mayor categoría del lugar, sino las partes lo harán de común acuerdo.


36 Posesión del secuestre, se hará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al envío del telegrama o del oficio que se le envíe.


37 Práctica de la diligencia de secuestro, se hará en la fecha y la hora señalada.


38 Mediante Resolución se hará el levantamiento del secuestro si a ello hay lugar.


39 Por auto se ordena el avalúo de los bienes embargados y se notifica al ejecutado personalmente o por correo como se hizo para el

mandamiento de pago, pudiendo solicitar el deudor dentro de los diez (10) días siguientes un nuevo avalúo con designación de perito particular.


40 Se profiere auto para la designación de perito, el cual será notificado por telegrama que se envía a la dirección que figure de la lista de auxiliares como el secuestre.


41 En el auto que designe perito se ordena la posesión del mismo.


227

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



42 Por Auto se da aviso del remate, el cual debe anunciarse por aviso el

cual deberá fijarse por el término de diez (10) días hábiles con indicación del despacho que ha ordenado el remate, el lugar y dirección de este, la fecha y hora en que se dará comienzo, los bienes materia de

remate, el avalúo, la base de la licitación la cual será del setenta 70% del avalúo por la primera vez, el 50 % por la segunda y el 40% por la tercera, el porcentaje que deberá consignarse que será del 20%, la

advertencia de la publicación, el lugar y fecha de expedición y las firmas y sellos del funcionario ejecutor y de quien haga las veces de secretario.


43 El aviso de remate se publicará por una (1) sola vez, en periódico de

amplia circulación y en radiodifusora local.


44 Previo depósito para la postura se lleva a cabo la diligencia de remate y

concluida esta se profiere Acta en la que se determinara el despacho ejecutor, el procedimiento administrativo de cobro y sus partes, el lugar, fecha y hora del remate, las dos (2) últimas ofertas con indicación de los

nombres e identificación de los postores, la constancia del anuncio, la identificación del postor rematante, la constancia de la adjudicación, el precio del remate, la constancia de que al rematante se le puso de

presente la obligación


45 Se dicta auto de aprobación del remate el cual debe contener, la aprobación del remate, la cancelación de los gravámenes que afectan

los bienes rematados, la cancelación del embargo, la cancelación del secuestro, la expedición de copia del acta de remate, la indicación de si los bienes están sujetos a registro para lo cual se debe anexar copia de

la escritura, la entrega al rematante por el ejecutado de los títulos de la cosa rematada, la entrega de los bienes rematados, la comunicación de la orden anterior al secuestre, la entrega del producto del remate al

municipio hasta concurrencia de su crédito y de los gastos y la entrega del remanente al ejecutado a menos que se encuentre embargado. Auto que es apelable en el efecto suspensivo (C. C. A. Art. 55).


228

MANUAL DE PROCESOS

Y

PROCEDIMIENTOS



FLUJOGRAMA: COBRO COACTIVO DE INDUSTRIA Y COMERCIO

INICIO

Verificar declaraciones de

Industria y Comercio, avisos

y tableros

¿Declaración

corresponde?

Programar visita fiscal al

establecimiento comercial

Elaborar oficio informando al

contribuyente qué personas

asistirán a la visita

Enviar oficio al

contribuyente

Realizar visita

Revisar documentos y

demás soportes contables

Levantar acta con copia al

contribuyente indicando

resultados de la visita

Analizar y verificar

documentos y soportes

obtenidos en la visita

¿Se abre

proceso?

Archivar diligencias

SI

NO

SI

NO

Preferir requerimiento

ordinario para que el

contribuyente entregue

documentos pendientes

Realizar la correspondiente

notificación del requerimiento

¿Respuesta

oportuna?

Verificar correcta

declaración, archivar

SI

Proferir pliego de cargos

imponiendo sanción por no

enviar información

Firmar pliego de

cargos

Notificar al interesado 1

NO

229

MANUAL DE FUNCIONES

AREA FINANCIERA



8.1.2.3 Manual de funciones

Las entidades públicas están inmersas y hacen parte de los nuevos modelos de

globalización; se quiere o no la gestión de las organizaciones y su funcionamiento

deben ser orientados por criterios que involucran las llamadas competencias laborales;

esta es la filosofía de la Ley 909 de 2004 y de sus Decretos Reglamentarios.

La Ley 909 de 2004 en su título III y el Decreto 2539 de 2005 establecen los

lineamientos para el ajuste del manual especifico de funciones y requisitos mínimos,

cambiando su denominación a manual especifico de funciones y competencias

laborales mínimas.

Los cambios en el entorno y la normatividad, obligan a la alta dirección de cada

entidad a replantear sus estrategias para alcanzar los objetivos misionales y

consecuentemente replantear el modo de administrar el talento humano que hace

que la organización funcione, de modo que se exige más a los colaboradores.

Cada cargo representa particularidades que se diligencian en el siguiente formato

básico:

230

MANUAL DE FUNCIONES

AREA FINANCIERA



I. IDENTIFICACION:

Nivel: En las entidades territoriales corresponde al nivel central, para el caso del

nivel nacional corresponde a desconcentrado si el empleo se encuentra ubicado en una

Dirección Territorial.

Denominación del Empleo: Identifica el nombre o denominación del empleo , según se

encuentra previsto en el acto administrativo de ajuste de la planta de personal, el

cual debe estar de acuerdo con la nomenclatura de empleos del Decreto 785 de 2005.

Código: El código del empleo debe corresponder al señalado en la respectiva planta

de personal y representa:

a) El primer digito establece el nivel jerárquico al cual pertenece el empleo.

b) Para el orden territorial los dos dígitos siguientes corresponden a la denominación del cargo.

Grado: Los dos dígitos siguientes corresponden al grado de remuneración o de

agnación salarial determinada en la escala fijada por las respectivas autoridades

competentes.

No. de cargos: Representa el número de empleos de igual denominación, código y

grado de remuneración existentes en la planta de personal de la entidad. (Se excluyen

los empleos públicos señalados por al Ley como de libre nombramiento y remoción).

Dependencia: Unidad administrativa en la cual está ubicado el empleo. En el caso de

las plantas globales se señala: “Donde se ubique el cargo”.

231

MANUAL DE FUNCIONES

AREA FINANCIERA



Cargo del jefe inmediato: Se escribe el nombre del cargo a quien corresponde ejercer

la supervisión directa del desempeño laboral. En las plantas de personal en las cuales s

e efectúa la distribución de empleos por dependencia, este corresponde al empleo de

la respectiva jefatura. En el caso de las plantas globales, se indica: “Quien ejerza la

supervisión directa”.

II- PROPOSITO PRINCIPAL

Explica la necesidad de existencia del empleo o su razón de ser dentro de la estructura

de procesos y misión encomendados al área a la cual pertenece.

III- DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES

AREA OCUPACIONAL: Identifica para cada empleo o su razón de ser dentro de la

estructura de procesos y misión encomendados al área a la cual pertenece.La

descripción de funciones esenciales representan las actividades con las cuales se

garantiza el cumplimiento del propósito o razón principal de ser del empleo.

IV- CONOCIMIENTOS BASICOS ESENCIALES

Los conocimientos básicos o esenciales hacen referencia al conjunto de teorías,

principios, normas, técnicas, conceptos y demás aspectos del saber que debe

poseer y comprender quien desempeñe el empleo, para alcanzar las

contribuciones individuales que se han identificado.

V- REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudios Experiencia:

En el caso de las instituciones de orden territorial se consideran los requisitos

mínimos y máximos para el nivel jerárquico y la categoría de la respectiva entidad

territorial, en cuanto a educación y experiencia se refiere, de acuerdo con lo

dispuesto en el artículo 13 del Decreto 785 de 2005.

232

MANUAL DE FUNCIONES

AREA FINANCIERA



I- IDENTIFICACION

Nivel:

Denominación

Código

Grado

No. de Cargos

Dependencia

Cargo del jefe inmediato

Directivo

Secretario de Despacho

020

19

1

Secretaría de Hacienda

Alcalde


Asesorar al Alcalde en la formulación de las políticas financieras, fiscales y económicas;

asegurar la financiación del Plan de desarrollo municipal, formular y dirigir la ejecución del

Presupuesto municipal.


1. Dirigir, coordinar y controlar la dependencia a su cargo en concordancia con el Plan de Desarrollo y las políticas trazadas.

2. Dirigir la preparación en coordinación con la Secretaría de Planeación del proyecto anual de presupuesto de ingresos y gastos.

3. Velar por la elaboración y presentación del proyecto de presupuesto de manera oportuna al Concejo municipal.

4. Participar en la formulación de las políticas y en la determinación de planes y los programas financieros hacia el resto de la Administración, en procura de disminuir el gasto y aumentar el rendimiento.

5. Controlar y velar por la correcta ejecución, contabilización y rendición de informes fiscales, presupuestales y contables, de los recursos asignados recaudados por el Municipio de Zarzal.

6. Coordinar con las demás dependencias Administración, el cumplimiento de las normas políticas financieras y ejecución de los planes y programas trazados.

HACIENDA SECRETARIA

233

MANUAL DE FUNCIONES

AREA FINANCIERA



7. Dirigir, controlar y velar por cumplimiento de los objetivos de la dirección administración de la gestión financiera, en concordancia con los planes de desarrollo y las políticas trazadas.

8. Conocer, aplicar y hacer aplicar las disposiciones legales y demás norma relacionadas con las áreas financieras y tributarias y velar por su estricto cumplimiento y el de los procedimientos y los trámites financieros internos.

9. Propiciar el trabajo conjunto con otras dependencias de la Alcaldía, con Entidades Nacionales, Departamentales, Regionales, Empresas privadas y organizaciones no gubernamentales en beneficio de las finanzas municipales.

10. Comunicar a planeación municipal los saldos disponibles para la inversión y aprobar los mecanismos de financiación y con financiación de la inversión municipal.

11. Controlar el manejo de los recursos financieros para que estos se ejecuten de conformidad con los planes y programas establecidos y con las normas orgánicas del presupuesto municipal, y velar por su exacto registro contable.

12. Coordinar y velar porque en forma oportuna se elabore y se presente el presupuesto municipal dando participación a las dependencias e instancias que aseguren su correcta formulación.

13. Conocer, divulgar y aplicar las disposiciones legales y demás normas relacionadas con el área financiera y velar por su estricto cumplimiento.

14. Adelantar, dentro del marco de las funciones propias del área financiera, las gestiones necesarias para asegurar el oportuno cumplimiento de los planes, programas y proyectos y la cancelación de obligaciones a cargo del municipio.

15. Ejercer vigilancia sobra las rentas del municipio y proponer acciones para su estabilización e incremento.

16. Analizar la ejecución presupuestal y sugerir los traslados que sean necesarios.

17. Velar porque los créditos e inversiones que efectúe el municipio con entidades financieras estén dentro de las normas legales y le sean favorables desde el punto de vista financiero.

18. Programar la elaboración y preparación del presupuesto del servicio de la deuda

234

MANUAL DE FUNCIONES

AREA FINANCIERA



pública.

19. Controlar la capacidad de endeudamiento del Municipio y comunicarlo a las instancias pertinentes.

20. Velar por la exactitud, claridad y oportunidad de todos los informes y estados financieros que presente las áreas a su cargo ante los organismos de control y ante el Alcalde.

21. Organizar, dirigir y establecer las formulas, estrategias y políticas de recaudo de las rentas, tasas multas y contribuciones a favor del municipio y realizar los pagos de las acreencias del mismo.

22. Velar para que la contabilidad del municipio se lleve en forma organizada de acuerdo a la normatividad vigente y por la presentación oportuna de los estados financieros correspondientes.

23. Dirigir los equipos del presupuesto, rentas contabilidad y tesorería.

24. Analizar, proponer y ejecutar previa aprobación de autoridad competente, programas de cobro, amnistías e incentivos para la recuperación de la cartera y pago oportuno de tributos. Por delegación del Alcalde ejercer la jurisdicción coactiva.

25. Llevar actualizado el registro de catastro de acuerdo con el Instituto Geográfico Agustín Codazzi- IGAC.

26. Realizar directamente o por contrato el cobro persuasivo de los impuestos en mora.

27. Coordinar el Consejo Municipal de política fiscal-COMFIS con los funcionarios del área financiera

28. Realizar el aforo, la liquidación y la determinación de la facturación, la vigilancia y control de los gravámenes, impuestos y demás recursos que constituyan rentas municipales y establecer y mantener actualizada las normas y procedimientos.

29. Dirigir la jurisdicción coactiva y persuasiva de los impuestos en mora.

30. Determinar la capacidad legal de endeudamiento del municipio.

31. Administrar los fondos disponibles y pagar las obligaciones legalmente exigibles de acuerdo con el PAC.

235

MANUAL DE FUNCIONES

AREA FINANCIERA



32. Definir y hacer seguimiento al Plan de Acción de la dependencia a su cargo y velar por el cumplimiento de los procesos y procedimientos establecidos.

33. Responder por el registro y control de las operaciones financieras.

34. Proyectar los traslados y adiciones al presupuesto que se consideren necesarias.

35. Estudiar y analizar las necesidades de financiamiento y proponer la obtención de crédito, cuando se considere necesario.

36. Concretar objetivos con sus colaboradores periódicamente, ejerciendo el control y evaluación de gestión y resultados de los servidores públicos de su dependencia.

37. Adoptar sistemas o canales de información Interinstitucional para la ejecución y seguimiento de los planes y programas del sector.

38. Velar por la exactitud, claridad y oportunidad de todos los informes, registros contables y estados financieros que se presenten ante los organismos de control, de fomento, Comité de Vigilancia, Concejo municipal y el Alcalde.

39. Participar en las reuniones y presentar informes de labores de la dependencia a su cargo, a la instancia o autoridad correspondiente.

40. Presentar informes de ejecución presupuestal de ingresos y egresos a las autoridades competentes, dentro de los términos establecidos por la Ley .

41. Adelantar las gestiones necesarias para asegurar el oportuno cumplimiento de los

Planes, programas y proyectos asignados.

42. Ejercer la jurisdicción coactiva para ser efectivo el recaudo de los impuestos que se adeudan al municipio y adelantar las acciones necesarias para lograr que los contribuyentes morosos paguen las obligaciones a favor del municipio.

43. Velar por el cumplimiento oportuno con la información no reservada y solicitada que soliciten los ciudadanos y los organismos del estado y derechos de petición, que tenga relación con asuntos propios de la dependencia.

236

MANUAL DE FUNCIONES

AREA FINANCIERA



44. Desempeñar las demás funciones señaladas en la Constitución y la Ley, los estatutos y demás disposiciones que determine el municipio o dependencia a la que pertenece.


1. Formulación y ejecución presupuestal

2. Contabilidad y finanzas

3. Contratación Administrativa

4. Planes sectoriales

5. Normas sobre administración de personal

6. Gestión comunitaria.

7. Plan de desarrollo

8. Estratificación socioeconómica

9. Sistema nacional de participaciones

10. Procesos y procedimientos

11. Evaluación de gestión y de resultados

12. Estructura administrativa y planta de cargos

13. Políticas públicas.

14. Código único disciplinario

VI- REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudios

1. Título de profesional en áreas económicas o financieras.

Experiencia

1. Experiencia profesional de dos (2) años

237

MANUAL DE FUNCIONES

AREA FINANCIERA



1. IDENTIFICACIÓN:

Nivel:

Denominación

Código

Grado

No. de Cargos

Dependencia


Asistencial


407

04

Dos(2)

Hacienda

Secretario de Despacho.


Brindar apoyo asistencial con la ejecución de trabajos de oficina para la Liquidación de

Impuestos, tasas y Contribuciones Industria y Comercio y rodamiento.


Para los Impuestos de Rodamiento:

1. Dar estricto cumplimiento a los requerimientos y exigencias de las normas municipales, departamentales, nacionales e institucionales al momento de expedir documentos públicos.

2. Liquidar el impuesto de rodamiento de los vehículos públicos y demás tramites de transito ha solicitud de los usuarios.

3. Organizar el Kárdex y Archivar los pagos realizados de los vehículos particulares.

4. Realizar actividades de gestión documental, recibir y contestar correspondencia de la DIAN, fiscalía, requerimientos y demás entidades internas y externas de la administración.

5. Participar en la elaboración de los proyectos de tasa de contribución en coordinación con el secretario de hacienda y transito.

Para Impuestos de Industria y Comercio:

1. Liquidar el impuesto de Industria y Comercio incluido Matricula, las tasas y contribuciones, recargos y sanciones de conformidad con las normas legales vigentes (Estatuto Tributario) y la radicación de declaraciones presentadas.

238

MANUAL DE FUNCIONES

AREA FINANCIERA




3. Organización del Kárdex, actualización y Archivo de los formularios de declaración, abonos en la carpeta.

4. Realizar actividades de gestión documental, recibir y contestar correspondencia, elaboración de constancias y certificados de pago, requerimientos a morosos e informes a las entidades internas y externas de la administración, resoluciones de oficio.

5. Participar en la elaboración de los proyectos de tasa de contribución en coordinación con el secretario de hacienda y transito.

6. Coadyuvar en las actividades que ayuden a prevenir la evasión de los impuestos, la presentación oportuna de declaraciones y liquidaciones privadas.

7. Realizar visitas a los contribuyentes morosos y dar a conocer los mecanismos para realizar convenios de pago cuando el jefe lo requiera u ordene.

8. Hacer las liquidaciones de los contribuyentes de los puestos de mercancía de la plaza de mercado, control de pagos, arrendamiento de locales plaza de mercado, requerimientos, etc.

9. Realizar inspecciones a los establecimientos cuando presentan solicitudes de cierre.


1. Código de Comercio 2. Código de Transito y Transporte 3. Estatuto Tributario. 4. Sistema de gestión documental institucional y de archivo. 5. Informática básica


Bachiller en cualquier modalidad.

239

MANUAL DE FUNCIONES

AREA FINANCIERA



I. IDENTIFICACION

Nivel:

Denominación

Código

Grado

No. de Cargos

Dependencia


Asistencial


407

10

Uno(1)

Hacienda



Brindar apoyo asistencial con la ejecución de trabajos de oficina para la liquidación

del Impuesto de Predial y Complementario del Municipio de Zarzal.


AUXILIAR ADMINISTRATIVO:

1. Realizar liquidaciones y facturación del impuesto predial y complementario del Municipio de Zarzal.

2. Digitar los documentos que le encomiende el Jefe de la Dependencia y transcribir los actos administrativos que sean acordes con la naturaleza del cargo.

3. Colaborar en la recopilación de los datos e informaciones para responder oportunamente los derechos de petición y demás solicitudes presentadas de carácter interno y externo


5. Verificar resoluciones del Agustín Codazzi y demás trámites que garanticen la efectividad de la información.

6. Realización de informes para los clientes internos y externos (informe de morosos a contabilidad, resumen de cartera).

7. Mantener actualizado las copias de seguridad, buscando mecanismos seguros

240

MANUAL DE FUNCIONES

AREA FINANCIERA



de conservación de la información.

8. Realizar o coadyuvar en las actividades de cobro a los grandes y pequeños contribuyentes.

9. Presentar los informes que le sean solicitados sobre las actividades desarrolladas.

10. Las demás que le asigne el jefe inmediato conforme a la naturaleza del cargo.

V- CONOCIMIENTOS BASICOS ESENCIALES

1. Estatuto Tributario. 2. Código de Comercio. 3. Sistema de gestión documental institucional y de archivo. 4. Informática básica



Experiencia laboral de un (1) año

241

MANUAL DE FUNCIONES

AREA FINANCIERA



IDENTIFICACION:

Nivel:

Denominación

Código

Grado

No. de Cargos

Dependencia


Asistencial


407

04

Uno(1)

Hacienda



Brindar apoyo asistencial con la ejecución de trabajos de oficina para la revisión de

documentos para el pago de cuentas u obligaciones de la administración.


1. Implementar y utilizar los demás software financieros que establezca tanto la Secretaría de Hacienda, Tesorería, Contabilidad, Presupuesto Municipal para el registro de la información financiera.

2. Revisión de cuentas, los cuales deben estar con sus soportes completos, teniendo en cuenta que las facturas, órdenes de suministro y entrada de almacén estén sin enmendaduras, correctas y con las firmas correspondientes, registros contables y presupuestales y las normas de contratación vigentes.

3. Revisar y estar pendientes de las transacciones (traslados, saldos) bancarias y cheques elaborados soportes de las cuentas de pago y Boletines Diarios.

4. Llevar el control y registro de los pagos realizados y la revisión efectiva de las cuentas de pago.

5. Las demás que disponga el superior inmediato.

242

MANUAL DE FUNCIONES

AREA FINANCIERA




1. Manual de Procesos y procedimientos. 2. Código de Comercio. 3. Contratación administrativa. 4. Sistema de gestión documental institucional y de archivo. 5. Software de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto 6. Informática básica.




243

MANUAL DE FUNCIONES

AREA FINANCIERA



I- IDENTIFICACION

Nivel:

Denominación

Código

Grado

No. de Cargos

Dependencia


Asistencial


407

05

Uno(1)

Hacienda



Brindar apoyo asistencial con la ejecución de trabajos de oficina en la Secretaria de

Hacienda en los procesos de cobro persuasivo y coactivo de los tributos municipales.


1. Digitar los documentos que le encomiende el Jefe de la Dependencia y transcribir los actos administrativos que sean acordes con la naturaleza del cargo.

2. Llevar el registro y control de los documentos y archivos de la oficina según las normas de archivo.

3. Atender al público interno y externo brindando soluciones adecuadas.

4. Elaborar los trabajos y cuadros o gráficos requeridos bajo los paquetes aplicacionales que la Secretaría de Hacienda maneje.

5. Colaborar en la recopilación de los datos e informaciones para responder oportunamente los derechos de petición y demás solicitudes presentadas de carácter interno y externo


244

MANUAL DE FUNCIONES

AREA FINANCIERA



7. Coadyuvar en las actividades de cobro persuasivo y coactivo de los contribuyentes del Municipio de Zarzal, específicamente en la digitación de edictos, resoluciones, cartas, envío de correspondencia, etc.


1. Código de Comercio 2. Estatuto Tributario 3. Sistema de gestión documental institucional y de archivo. 4. Informática básica.


Bachiller en cualquier modalidad. Experiencia 1 año.

245

MANUAL DE FUNCIONES

AREA FINANCIERA



I- IDENTIFICACION

Nivel:

Denominación

Código

Grado

No. de Cargos

Dependencia


Profesional

Profesional Universitario

219

19

1

Despacho del Alcalde

Alcalde


Coordinar el sistema contable del municipio, generando los informes, balances

financieros, tramitándolo a las entidades que lo solicite y a los organismos de control.


1. Llevar y mantener actualizada la contabilidad del municipio de Zarzal en

cumplimiento de las normas contables establecidas para el sector público.

2. Unificar la contabilidad pública, elaborar el Balance General y procedimientos contables que deben regir en el Municipio conforme a la Ley.

3. Analizar cada uno de los indicadores económicos del municipio, que permita conocer el desarrollo o retroceso de la actividad financiera de la Administración Municipal.

CONTABILIDAD

246

MANUAL DE FUNCIONES

AREA FINANCIERA



4. Coordinar la elaboración los Boletines diarios de Contabilidad de conformidad con los soportes de los movimientos de ingresos y egresos.

5. Elaborar los informes y balances contables del municipio y entregarlos a los organismos de control y sustentarlo en Consejo de Gobierno Municipal y demás instituciones que lo requieran.

6. Coordinar los asientos contables y notas de contabilidad una vez suministrada la información y proceder a su registro en el programa sistematizado.

7. Establecer controles confiables para que toda la información de las transacciones de la Administración Municipal sea de carácter confiable ante el Estado.

8. Analizar la información recibida de las diferentes dependencias, para efectos de elaborar registros contables.

9. Elaborar los informes financieros del municipio y sustentarlo ante el Alcalde y equipo de Gobierno y entregarlos oportunamente al jefe inmediato para que sea remitido a los organismos de control o entidades que lo soliciten.

10. Solicitar los pedidos de útiles, papelería y equipos técnicos que necesarios para cumplir con las funciones, de asesoría y coordinación del Sistema de Control Interno de la Alcaldía.

11. Dar el uso adecuado a los recursos, bienes y equipos asignados por la alcaldía para el cumplimiento de las funciones y actividades que se realicen en la Coordinación del Sistema Contable del Municipio.

12. Fomentar la Cultura del autocontrol entorno, como instrumentos para mejorar la calidad y eficiencia de los servicios que presta el municipio en su misión institucional.

13. Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la dependencia que pertenezca.

247

MANUAL DE FUNCIONES

AREA FINANCIERA



14. Participar en la formulación del Plan de Acción de la dependencia que pertenezca y coadyuvar en el seguimiento, control y evaluación.

15. Adoptar las normas técnicas generales y específicas, sustantivas y procedí mentales que permitan uniformar y centralizar la contabilidad pública del Municipio.

16. Conceptuar sobre el sistema de clasificación de ingresos y gastos del presupuesto general del municipio, para organizar su correspondencia con el Plan General de Contabilidad Pública. La Secretaría de Hacienda garantizará el acceso a la información que requiera el departamento de contabilidad el municipio en uso de sus funciones.

17. Desempeñar las demás funciones que el asigne el jefe inmediato relacionados con la misión y funciones de la Secretaria de Hacienda Municipal que sean de su competencia.


1. Metodologías de investigación



4. Control Interno

5. Contratación administrativa

6. Procesos administrativos

7. Políticas públicas

8. Normas del sector público

248

MANUAL DE FUNCIONES

AREA FINANCIERA



9. Informática Básica y software

10. Misión institucional y de la dependencia

11. Código único disciplinario


Estudios

1. Titulo de Profesional Universitario en Contaduría Pública

Experiencia

1. Un (1) año de experiencia especifica.

249

MANUAL DE FUNCIONES

AREA FINANCIERA



I. IDENTIFICACION

Nivel:

Denominación

Código

Grado

No. de Cargos

Dependencia


Asistencial

Secretaria

440

05

Uno (1)

Hacienda- Contabilidad

Contabilidad


Brindar apoyo asistencial con la ejecución de trabajos de oficina y la Atención

constante de clientes internos y externos.


1. Informar al superior inmediato en forma oportuna sobre las inconsistencias o anomalías relacionadas con los asuntos, elementos o documentos encomendados.

2. Imprimir documentación generada en la digitación, para presentar a los entes de control.

3. Coadyuvar en la preparación de los balances e informes contables, para su correspondiente revisión y análisis por parte del Contador y entrega oportuna a las entidades que lo requieran.

4. Coadyuvar en las actividades necesarias, que requiera la dependencia para la rendición de cuentas en forma oportuna, a las Contraloría y las demás instancias que así lo requieran.

5. Organizar el archivo de los soportes contables derivados del manejo de los fondos del Municipio de acuerdo con las normas de archivo para garantizar su conservación, consulta y rendición de cuentas ante los organismos de control.

250

MANUAL DE FUNCIONES

AREA FINANCIERA



6. Implementar y utilizar el software financiero del área financiera del Municipio de Zarzal para el registro de la información financiera.

7. Redactar y transcribir cartas, oficios y demás documentos ordenados por su superior. Inmediato.

8. Realizar actividades complementarias a la labor contable: Revisión cuentas cero de egresos, Cuentas por cobrar (Solicitar por medio de oficio), Revisión Deuda Publica y Revisión de la cuenta 5 de egresos.


1. Técnicas de archivo

2. Sistema de gestión documental institucional

3. Software de Contabilidad, Tesorera y Presupuesto

4. Técnicas de contabilidad

5. Informática básica



Curso de sistemas


251

MANUAL DE FUNCIONES

AREA FINANCIERA



I. IDENTIFICACION

Nivel:

Denominación

Código

Grado

No. de Cargos

Dependencia


Asistencial


407

04

Dos (2)

Contabilidad



Brindar apoyo asistencial con la ejecución de trabajos de oficina y la administración de

la información del área, para personal interno y externo, aplicando el sistema general de

contabilidad.


Área de ingresos: con las siguientes funciones:

1. Revisar el cuadro de ingresos con ajustes pertinentes luego de las comparaciones de los auxiliares contables según cuadro de ingresos de la tesorería.

2. Elaborar los ajustes, luego de las revisiones y comparaciones con los módulos de presupuesto, tesorería, nomina y taquilla para hallar las diferencias con el modulo de contabilidad.

3. Realizar depreciaciones y amortizaciones, con sus ajustes en el módulo de contabilidad.

4. Crear en el sistema las cuentas contables según los requerimientos de contabilidad, tesorería o presupuesto.

5. Creación de terceros en el sistema, requeridos por presupuesto y nomina bien sea interno o externo.

Área de egresos con las siguientes funciones:

252

MANUAL DE FUNCIONES

AREA FINANCIERA



1. Revisar la retención en la fuente por el modulo de tesorería con las casaciones y el comparativo con el modulo de contabilidad para detectar si existen errores en los pagos y automáticamente poder realizar los correctivos necesarios.

2. Revisar los registros de la estampilla Pro-hospital, preuniversitaria, CVC y Bomberos por el modulo de tesorería con las casaciones y el comparativo en el modulo de contabilidad para ver si existen errores en los pagos y hacer los correctivos necesarios.

3. Llevar libros de Bancos manuales, verificando la realidad de la información diariamente.

4. Conciliar mensualmente en apoyo con extractos bancarios, el modulo de tesorería y el modulo de contabilidad.

5. Revisar diariamente las cuentas contables (24 y 25), controlando que lo que entra en tesorería se refleje en las cuentas contables.


1. Técnicas de archivo 2. Clases de documentos 3. Sistema de gestión documental institucional 4. Software de Contabilidad, Tesorera y Presupuesto 5. Técnicas de contabilidad 6. Informática básica



Curso de sistemas.

Curso de Auxiliar contable.


253

MANUAL DE FUNCIONES

AREA FINANCIERA



I- IDENTIFICACION

Nivel:

Denominación

Código

Grado

No. de Cargos

Dependencia


Directivo

Subsecretario

045

05

1

Secretaría de Hacienda



Coordinar el Sistema Presupuestal del Municipio teniendo en cuenta las políticas

nacionales y las adoptadas en el Plan de Desarrollo del Municipal relacionadas con las

finanzas públicas del municipio.


1. Elaborar el proyecto anual de presupuesto de ingresos y gastos del municipio que garantice los ingresos y el respaldo de los gastos necesarios para el normal funcionamiento de la administración municipal.

2. Coordinar los procesos de programación, ejecución y control del presupuesto necesario para el cumplimiento misional de la institución, expedir certificados de disponibilidad presupuestal previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender los compromisos y efectuar los registros correspondientes.

3. Actualizar la información presupuestal, según programas presupuestal que se hayan implementado para tal fin, garantizando la actualización permanente de la ejecución financiera del municipio

4. Orientar al ordenador del gasto sobre los compromisos que el municipio vaya a

PRESUPUESTO

254

MANUAL DE FUNCIONES

AREA FINANCIERA



asumir, en cuanto estos concuerdan con la destinación del gasto programado, con el fin de garantizar la correcta ejecución y destinación del gasto.

5. Coordinar que los ingresos y egresos queden correctamente relacionados en los libros o programa de presupuesto.

6. Presentar las rendiciones SIDEC, formatos programación, ejecución de gastos y reservas, rendición SICEP formatos B, C, D., rendición FUT formatos programación, ejecución, reservas, servicio de la deuda, rendición SircValle, plantilla de viabilidad financiera formatos B, C, D, Elaboración de la rendición CGR presupuestal programación, ejecución presupuestal.

7. Elaborar los informes ejecución presupuestal de ingresos y gastos del municipio y evaluar el cumplimiento de las metas financieras establecidas en las políticas económicas del municipio establecidas en el Plan de Desarrollo Municipal.

8. Proyectar las adiciones, créditos y traslados presupuéstales, necesarios para garantizar el normal funcionamiento de la administración municipal.

9. Adelantar los estudios necesarios para la adopción de sistemas y programas de carácter financiero y someterlos a la consideración del despacho del Secretario de Hacienda y del Alcalde.

10. Coordinar la actualización y adopción de los manuales de funciones, indicadores de gestión del área, procedimientos, riesgos internos y externos de la alcaldía, para mayor eficiencia calidad y puntualidad en la prestación de los servicios de salud por parte de la institución

11. Coordinar el sistema de control interno del área de presupuesto promoviendo una cultura de autocontrol entorno a los procedimientos administrativos y sistema de Calidad que se implemente en el área presupuestal.

12. Coordinar la consecución de los recursos, físicos, equipos técnicos e instrumentos necesarios para el cumplimiento de las funciones de la dependencia.

13. Elaborar la relación de los compromisos adquiridos y no recibidos a satisfacción por la administración al terminar la vigencia y realizar los ajustes acordes con las normas vigentes.

14. Expedir el certificado de disponibilidad presupuestal.

255

MANUAL DE FUNCIONES

AREA FINANCIERA



15. Verificar la disponibilidad presupuestal de los gastos ordenados y realizar la refrendación presupuestal correspondiente.

16. Preparar el Proyecto de Decreto de liquidación del Presupuesto y sus modificaciones.

17. Vigilar y llevar el control Administrativo de registro de ejecución presupuestal.

18. Llevar los documentos exigidos por el CONFIS para vigencias futuras.

19. Controlar y Velar por la correcta ejecución, contabilización y rendición de informes fiscales, presupuestales y contables, de los recursos asignados recaudados.

20. Analizar la ejecución presupuestal y sugerir los traslados que sean necesarios.

21. Realizar el aforo, la liquidación y la determinación de la facturación, la vigilancia y control de los gravámenes, impuestos y demás recursos que constituyan rentas municipales y establecer y mantener actualizada las normas y procedimientos.

22. Proyectar los traslados y adiciones al presupuesto que se consideren necesarias.

23. Presentar informes de ejecución presupuestal de ingresos y egresos a las autoridades competentes, dentro de los términos establecidos por la Ley.

24. Desempeñar las demás funciones señaladas en la Constitución y la Ley, los estatutos y demás disposiciones que determine el municipio o dependencia a la que pertenece.


1. Formulación y ejecución presupuestal



4. Estratificación socioeconómica

5. Sistema nacional de participaciones

256

MANUAL DE FUNCIONES

AREA FINANCIERA



6. Procesos y procedimientos

7. Evaluación de gestión y de resultados

8. Estructura administrativa y planta de cargos

9. Código único disciplinario.


Estudios

1. Título profesional en Administración: Pública, Financiera, Empresas Ingeniería Industrial y económicas.

Experiencia

2. Experiencia profesional de dos (2) años

257

MANUAL DE FUNCIONES

AREA FINANCIERA



I. IDENTIFICACION

Nivel:

Denominación

Código

Grado

No. de Cargos

Dependencia


Asistencial

Secretaria

440

05

Uno (1)

Hacienda- Presupuesto

Presupuesto





1. Recibir, manejar, redactar y transcribir adecuadamente la correspondencia recibida y enviada a la Secretaría e informar sobre la misma a fin de darle una respuesta oportuna



4. Colaborar en la recopilación de los datos e informaciones para responder oportunamente los derechos de petición y demás solicitudes presentadas de carácter interno y externo.

5. Organizar el archivo de los soportes contables, financieros y presupuestales derivados del manejo de los Fondos del Municipio de acuerdo con las normas de archivo para garantizar su conservación, consulta y rendición de cuentas ante los organismos de control.

6. Redactar y transcribir cartas, oficios y demás documentos ordenados por su superior Inmediato.

258

MANUAL DE FUNCIONES

AREA FINANCIERA




1. Técnicas de archivo 2. Sistema de gestión documental institucional 3. Software de Contabilidad, Tesorera y Presupuesto 4. Técnicas de contabilidad 5. Informática básica



Curso de sistemas


259

MANUAL DE FUNCIONES

AREA FINANCIERA



I. IDENTIFICACION

Nivel: Denominación

Código

Grado

No. de Cargos

Dependencia


Asistencial


407

04

Dos (2)

Hacienda- Presupuesto

Presupuesto





Auxiliar Administrativo I.

1. Elaboración de Certificados de Disponibilidad Presupuestal en el sistema SINAP, anteponiendo la verificación del valor, objeto, rubro, beneficiario, NIT y número de disponibilidad a afectar. Para personas jurídicas revisar, Cámara y Comercio y Rut, para personas naturales fotocopia de la cédula.

2. Elaborar órdenes de pago de pago de conformidad con las normas presupuestales y financieras, revisión del contenido de los anexos para la verificación de los datos en el programa SINAP.

3. Elaborar los trabajos, cuadros o gráficos requeridos bajo los paquetes aplicacionales que la Secretaría de Hacienda Maneje.

4. Implementar y utilizar los demás software financieros que establezca tanto la

260

MANUAL DE FUNCIONES

AREA FINANCIERA



Secretaría de Hacienda, tesorería, Contabilidad, Presupuesto Municipal para el registro de la información financiera.

5. Redactar y transcribir cartas, oficios y demás documentos ordenados por su superior. Inmediato.


1. Coadyuvar con el jefe de la dependencia para la elaboración de rendición, diligenciamiento de formatos, programación, ejecución de gastos y reservas, Plantillas de viabilidad financiera, Ejecución presupuestal y demás soportes a las entidades de control y vigilancia como son SircValle, contraloría, personería, etc.

2. Conciliación de información con las diferentes dependencias de la administración, relacionadas en el proceso presupùestal y contable.

3. Revisión permanente de la ejecución presupuestal en el sistema Sinap.

4. Apoyar las diferentes actividades de la dependencia de presupuesto y de toda el área financiera en lo relacionado al funcionamiento de la plataforma o del sistema financiero- SINAP.


1. Técnicas de archivo y Sistema de gestión documental institucional 2. Software de Contabilidad, Tesorera y Presupuesto 3. Técnicas de contabilidad 4. Informática básica



Curso de sistemas y contabilidad


261

MANUAL DE FUNCIONES

AREA FINANCIERA



I- IDENTIFICACION

Nivel

Denominación del empleo

Código

Grado

No. de Cargos

Dependencia


Profesional

Tesorero(a) General

201

06

1

Secretaria de Hacienda



Coordinar y controlar el ingreso de los recaudos del municipio por todo concepto y la

programación de los pagos y compromisos adquiridos por el municipio, garantizando la

seguridad de los ingresos por todo concepto, acordes con las leyes y normas

establecidas por los organismos de control.


1. Coordinar los recaudos de los valores por concepto de impuestos, contribuciones, tasas, aportes, auxilios y cualquier otro ingreso del tesoro municipal de Zarzal.

2. Coordinar que los ingresos y egresos queden correctamente relacionados en los libros auxiliares.

3. Programar los pagos de los compromisos que haya adquirido la administración una vez ordenados por el alcalde y que permita el normal funcionamiento de la administración.

4. Garantizar la custodia de los recaudos en efectivo, cheques y demás documentos valor de propiedad del municipio necesario para el cumplimiento de los fines de la institución.

TESORERIA

262

MANUAL DE FUNCIONES

AREA FINANCIERA



5. Elaborar los informes de Tesorería y entregarlos a las entidades de control que lo solicitan.

6. Adelantar los estudios necesarios para la adopción de sistemas y programas de carácter financiero y someterlos a la consideración del Alcalde.

7. Contestar oportunamente las glosas u observaciones presentadas por la Contralorías Departamental o Nacional a los informes de Tesorería reportados por la alcaldía.

8. Adelantar los trámites para la apertura y cancelación de las cuentas bancarias, que le permitan a la administración municipal seguridad y garantías para el manejo de sus recursos.

9. Implementar las políticas y estrategias orientadas al pago oportuno de los contribuyentes al municipio.

10. Expedir paz y salvo a los contribuyentes que se encuentren al día en sus obligaciones con el tesoro Municipal.

11. Firmar los cheques respaldados por los comprobantes de egresos y demás soportes que se requiere para efectuar pospagos de los compromisos asumidos por la administración municipal.

12. Responder por todas las sumas y valores disponibles en tesorería: efectivo, cheques, títulos valores, de propiedad del municipio.

13. Llevar el registro y control de la deuda pública del municipio y garantizar el pago programado.

14. Elaborar el acto administrativo de la constitución de las cuentas por pagar al cierre de la vigencia fiscal que por motivos financiero no se cancelaron.

15. Elaborar el Programa de Caja de las Cuentas Por Pagar Constituidas al cierre de la vigencia, para la programación de su pago con el presupuesto de la vigencia siguiente.

16. Rendir los informes de Tesorería a los organismos de control y vigilancia, que sean solicitados, y aquellos que se deban presentar periódicamente.

17. Elaborar los estudios de financiación de los programas y proyectos por la vía del crédito público, adelantar las gestiones ante los organismos nacionales y

263

MANUAL DE FUNCIONES

AREA FINANCIERA



entidades financieras conforme a las normas que regulan la deuda pública.

18. Elaborar los estudios financieros para determinar la capacidad de pago y de endeudamiento del municipio para la adquisición de Recurso del Crédito

19. Las demás funciones asignadas por el jefe inmediato relacionadas con la misión y funciones de la dependencia.


1. Ejecución presupuestal 2. Contratación Administrativa 3. Contabilidad pública 4. Rendición de cuentas 5. Estructura administrativa y planta de cargos


Estudios

1. Título profesional en áreas económicas o financieras.

Experiencia

1. Un (1) Año de experiencia relacionada.

264

MANUAL DE FUNCIONES

AREA FINANCIERA



I. IDENTIFICACION

Nivel:

Denominación

Código

Grado

No. de Cargos

Dependencia


Asistencial


407

04

Tres (3)

Hacienda- Tesorería

Tesorera



constante de clientes internos y externos durante la labor de cajero.


1. Atender al público interno y externo brindando soluciones y atención adecuadas.

2. Registrar mediante la expedición de recibos oficiales de caja el recibo de dinero que por todo concepto perciba la tesorería; la cual debe tener correspondencia con las consignaciones que realice del recaudo diario.

3. Implementar y utilizar los demás software financieros que establezca tanto la Secretaría de Hacienda, tesorería, Contabilidad, Presupuesto Municipal para el registro de la información financiera.

4. Elaborar diariamente las consignaciones y giros, según planes establecidos por el secretario de hacienda.


265

MANUAL DE FUNCIONES

AREA FINANCIERA







Curso de sistemas


266

MANUAL DE FUNCIONES

AREA FINANCIERA



I. IDENTIFICACION

Nivel:

Denominación

Código

Grado

No. de Cargos

Dependencia


Asistencial

Secretaria

440

05

Uno (1)


Tesorera


Brindar apoyo asistencial con la ejecución de trabajos de oficina y la administración de

la información del área, para personal interno y externo, aplicando los sistemas

establecidos en el área contable, financiero y presupuestal.


1. Elaborar los cheques ordenados por el Jefe Inmediato para el pago oportuno de las obligaciones financieras legalmente contraídas por la entidad territorial.

2. Cuidado, conservación y entrega de cheques a beneficiarios, verificando, confrontando con la cedula de ciudadanía del beneficiario y / o autorización con la confrontación de la cedula y firmas respectivas.


4. Colaborar en la recopilación de los datos e informaciones para responder oportunamente los derechos de petición y demás solicitudes presentadas de carácter interno y externo.

267

MANUAL DE FUNCIONES

AREA FINANCIERA



5. Implementar y utilizar los demás software financieros que establezca tanto

la Secretaría de Hacienda, tesorería, Contabilidad, Presupuesto Municipal para el registro de la información financiera.

6. Preparar y legajar de manera ordenada y oportuna las órdenes de pago, nómina, los boletines diarios de caja y bancos, comprobantes de caja, paz y salvos para ser enviados a la Contraloría General o a la oficina de archivo.



9. Elaborar e informar diariamente al jefe inmediato sobre el estado y movimiento de los fondos del Municipio o boletín diario de caja.

10. Coadyuvar en las actividades necesarias, que requiera la dependencia para la rendición de cuentas en forma oportuna, a la Contraloría. General y las demás instancias que así lo requieran.

11. Redactar y transcribir cartas, oficios y demás documentos ordenados por su superior. Inmediato



268

MANUAL DE FUNCIONES

AREA FINANCIERA







269

MANUAL DE FUNCIONES

AREA FINANCIERA



I. IDENTIFICACION

Nivel:

Denominación

Código

Grado

No. de Cargos

Dependencia


Asistencial


407

04

Uno (1)


Tesorera


Brindar apoyo asistencial con la ejecución de trabajos de oficina en la tesorería en los

procesos de conciliaciones, manejo de Software y portales.


1. Elaborar los trabajos y cuadros o gráficos requeridos bajo los paquetes aplicacionales que el área financiera Maneje.

2. Implementar y utilizar los demás software financieros que establezca tanto la Secretaría de Hacienda, tesorería, Contabilidad, Presupuesto Municipal para el registro de la información financiera.


4. Velar por la custodia y tenencia de los libros de contabilidad, para garantizar la conservación de la información.

5. Registrar diariamente las consignaciones, las órdenes de pago en los libros, según planes establecidos por la Tesorera.

270

MANUAL DE FUNCIONES

AREA FINANCIERA



6. Llevar correctamente los libros de caja y bancos de acuerdo a la normatividad vigente.

7. Elaborar e informar diariamente al Jefe Inmediato sobre el estado y movimiento de los fondos del Municipio o boletín diario de caja.

8. Coadyuvar en las actividades necesarias, que requiera la dependencia para la rendición de cuentas en forma oportuna, a la Contraloría. General y las demás instancias que así lo requieran.







271

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL

INTERNO CONTABLE

3.3 REGISTRO DE LA TOTALIDAD

DE LAS OPERACIONES


8.1.3. Registro de la totalidad de las operaciones.

Deben adoptarse los controles que sean necesarios para garantizar que la totalidad de las operaciones llevadas a cabo por los entes públicos sean vinculadas al proceso contable, de manera independiente a su cuantía y relación con el cometido estatal, para lo cual deberá implementarse una política institucional que señale el compromiso de cada uno de los procesos en el sentido de suministrar la información que corresponda al proceso contable. También debe verificarse la materialización de dicha política en términos de un adecuado flujo de información entre los diferentes procesos organizacionales, así como de los procedimientos implementados y documentados.

272

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO

CONTABLE

3.3 REGISTRO DE LA TOTALIDAD DE LAS

OPERACIONES

MUNICIPIO DE ZARZAL


No

PROCESO

DESCRIPCION DEL PROCESO

RESPONSABLE

POLITICA

CONTROL

1. Identificación del Ingreso

- Recibos de Consignación.

- Comprobante

de Ingresos elaborados.

- Consignaciones por clasificar.

1. El área de tesorería recibe comprobante de consignación por el valor correspondiente, consignados en la entidad financiera y cuenta indicada.

2. El área de tesorería

analiza, clasifica en forma cronológica, codifica de acuerdo con el catálogo general de cuentas de la contabilidad pública, y elabora comprobante de ingreso al interesado y al área de contabilidad.

Funcionario designado para el área de Tesorería.

Política de Conciliación de información mensual Política de autocontrol para los funcionarios Política de evaluación Independiente

Implementar procedimientos efectivos para:

Establecer la responsabilidad de registrar los recaudos generados, la autorización de los soportes por los funcionarios competentes.

Identificar las personas

encargadas o responsables del manejo de la caja principal y realizar arqueos periódicos sorpresivos.

273


CONTABLE


OPERACIONES

MUNICIPIO DE ZARZAL


No

PROCESO

DESCRIPICION DEL PROCESO

RESPONSABLE

POLITICA

CONTROL

1

3. El área de tesorería archiva el original del comprobante de ingreso y la copia de consignación.

Funcionario designado en el área de contabilidad

Política de seguridad informativa y evaluaciones permanentes

Rotar periódicamente el personal encargado para el recaudo del efectivo.

4. El área de contabilidad verifica que en el Sistema de Información para la Administración Pública (SINAP) se encuentren los registros contables de cada uno de los ingresos.


Política de autocontrol para los funcionarios. Política de evaluación Independiente

Revisiones

periódicas sorpresivas de los registros contables realizados

274


CONTABLE


OPERACIONES

MUNICIPIO DE ZARZAL


No

PROCESO


RESPONSABLE

POLITICA

CONTROL

1

Informar a los usuarios que los pagos se realizarán únicamente en entidades bancarias a nombre de la Administración Municipa;, hecha esta transacción se expedirá su respectivo comprobante de pago de la obligación y/o servicio.

275


CONTABLE


OPERACIONES

MUNICIPIO DE ZARZAL


No

PROCESO


RESPONSABLE

POLITICA

CONTROL

1

5. El área de contabilidad imprime, revisa, aprueba y archiva los comprobantes contables y lotes de los ingresos, cronológicamente y por tipo de comprobante.

6. El Área de

presupuesto, recibe boletín diarios de tesorería sobre las consignaciones recibidas de tesorería e imprime el reporte de valores diarios recaudados

Funcionario designado en el área de contabilidad Funcionario designado en el área de Presupuesto

Política de control y archivo de documentos. Política de autocontrol para los funcionarios. Política de evaluación Independiente

Realizar diariamente las revisiones respectivas de estas operaciones, con el fin de detectar y corregir a tiempo posibles errores, y evitar represamiento de información.

276


CONTABLE


OPERACIONES

MUNICIPIO DE ZARZAL


No PROCESO


RESPONSABLE

POLITICA

CONTROL

1.

Por Clasificar, analiza y clasifica cronológicamente los ingresos.

Funcionario designado en el área de Presupuesto

Política de control y archivo de documentos.

7. El área de

contabilidad mensualmente luego de verificar el reporte de valores diarios recaudados por clasificar, si se presentan diferencias entre estos valores se efectúa su respectivo ajuste.


Política de conciliación de información mensual

Realizar controles periódicos semanales para verificar si existen inconsistencias y así realizar sus respectivas ajustes

277


CONTABLE


OPERACIONES

MUNICIPIO DE ZARZAL


No PROCESO


RESPONSABLE

POLITICA

CONTROL

2.

Identificación de cuentas de presupuesto y tesorería.

- Informe de Ejecución Presupuestal, cuentas por pagar y reserva presupuestal (con corte a final de cada mes), después del cierre del moduló de presupuesto

1. El área de

contabilidad imprime mensualmente durante los primeros 5 días calendario, el informe de ejecución presupuestal de la vigencia, reservas y cuentas por pagar por el módulo de presupuesto del aplicativo (SINAP)


Política de autocontrol para los funcionarios. Política de evaluación Independiente

Hacer

revisiones periódicas semanales de los movimientos que realiza presupuesto

278


CONTABLE


OPERACIONES

MUNICIPIO DE ZARZAL


No PROCESO


RESPONSABLE

POLITICA

CONTROL

2.

2. El área de

contabilidad codifica y registra la información de las cuentas de presupuesto y tesorería en el Sistema de Información para la Administración Pública (SINAP).


Política de revisión permanente de las normas expedidas por la CGN a través de su página web.

Actualizaciones permanentes de normas para el personal del área de contabilidad encargada de esta función

279


CONTABLE


OPERACIONES

MUNICIPIO DE ZARZAL


No PROCESO


RESPONSABLE

POLITICA

CONTROL

3.

Reconocimiento de la Obligación y orden de pago

1. Recibir las solicitudes de pago en forma física los documentos

soportes Para el pago de la obligación, teniendo en cuenta los documentos y/o requisitos para el reconocimiento de ingresos. *

Funcionario designado de la Secretaria de Hacienda.

Política de control y archivo de documentos

Realizar

controles de verificación de documentos.

*Recibos de Consignación (Valor, nombre o Razón Social del Depositante, Nit o Cedula de Ciudadanía del Depositante, Concepto,

numero de contrato o convenio y fecha, fecha de la consignación).

Comprobante de ingresos elaborado por Tesorería.

Listado de consignaciones de ingresos por clasificar.

280


CONTABLE


OPERACIONES

MUNICIPIO DE ZARZAL


No PROCESO


RESPONSABLE

POLITICA

CONTROL

3.

2. Revisar la solicitud de pago y soportes, y cuando cumpla con la totalidad de los requisitos exigidos reproducir copia de los documentos y entregar al Área de Presupuesto original y copia para continuación del proceso.

Funcionario designado de la Secretaria de Hacienda.

Política de control y archivo de documento

La oficina

encargada revise minuciosamente la legalidad de los soportes a fin de evitar inconvenientes de tipo legal posteriores

281


CONTABLE


OPERACIONES

MUNICIPIO DE ZARZAL


No PROCESO


RESPONSABLE

POLITICA

CONTROL

3.

3. El área de

presupuesto consulta y reorganiza el cupo y la fecha de pago programada en el plan de pago del Registro Presupuestal relacionado con la obligación a pagar cuando sea necesario por medio del aplicativo SINAP


Política de conciliación de información mensual Política de autocontrol para los funcionarios

Establecer un

plan de pagos mensuales dándole prioridad a aquellas cuentas mas antiguas

282


CONTABLE


OPERACIONES

MUNICIPIO DE ZARZAL


No PROCESO


RESPONSABLE

POLITICA

CONTROL

3.

4. El área de presupuesto imprime Registro Presupuestal, resalta los montos y las fechas a pagar, elabora hoja de ruta y entrega original y copia de la documentación al Área de Contabilidad.


Política de evaluación independiente

Designar un

funcionario de la dependencia encargada para establecer los controles pertinentes a fin de identificar los cuellos de botella.

283


CONTABLE


OPERACIONES

MUNICIPIO DE ZARZAL


No PROCESO


RESPONSABLE

POLITICA

CONTROL

3.

5. El área de

presupuesto imprime Registro Presupuestal, resalta los montos y las fechas a pagar, elabora hoja de ruta y entrega original y copia de la documentación al Área de Contabilidad.


Política de evaluación independiente

Designar un

funcionario de la dependencia encargada para establecer los controles pertinentes a fin de identificar los cuellos de botella.

284


CONTABLE


OPERACIONES

MUNICIPIO DE ZARZAL


No PROCESO


RESPONSABLE

POLITICA

CONTROL

3.

6. El área de

contabilidad calcula las deducciones aplicables de acuerdo con el monto a pagar y por cada uno de los conceptos señalados por las normas vigentes

Funcionario designado en el área de Contabilidad

Política de revisión permanente de las normas expedidas por la CGN a través de la página web de la CGN.

Efectuar

revisiones para evitar errores en las deducciones de los gravámenes

285


CONTABLE


OPERACIONES

MUNICIPIO DE ZARZAL


No PROCESO


RESPONSABLE

POLITICA

CONTROL

3.

7. El área de presupuesto elabora la obligación y orden de pago en el SINAP * y aplica las diferentes deducciones según sea el caso, se imprime, organiza documentos, se revisa, firma, se asienta en el libro radicador y se entrega el original al Área de Tesorería.



Los registros

consignados en el libro radicador deben ser claros y completos en forma cronológica y consecutivos no presenten inconsistencias.

Sistema de Información para la Administración Pública

286


CONTABLE


OPERACIONES

MUNICIPIO DE ZARZAL


No PROCESO


RESPONSABLE

POLITICA

CONTROL

3.

8. El área de tesorería recibe documentos de la obligación, consulta los cupos disponibles para realizar los pagos de las mismas.

9. El área de tesorería confirma las deducciones, selecciona la obligación y genera el comprobante de egreso

Funcionario designado en el área de Tesorería Funcionario designado en el área de Tesorería.

Política de conciliación de información mensual. Política de conciliación de información mensual

Revisar los

portales bancarios para no generar sobregiros ni insuficiencia de fondos al momento del pago de las obligaciones.

287


CONTABLE


OPERACIONES

MUNICIPIO DE ZARZAL


No PROCESO


RESPONSABLE

POLITICA

CONTROL

3.


una vez aparezca el comprobante de egreso en estado pagado se imprime el reporte del comprobante de egreso por el aplicativo SINAP.

o Nota. La

numeración de los Comprobantes de Egreso es asignada automáticamente por el sistema.

Funcionario designado en el área de Tesorería.


Realizar los

pagos e imprimir los comprobantes de egreso una vez la cuenta cumpla con toda la legalidad de los documentos soportes

288


CONTABLE


OPERACIONES

MUNICIPIO DE ZARZAL


No PROCESO


RESPONSABLE

POLITICA

CONTROL

3.


elabora los comprobante de egreso por el valor de cada orden de pago y se cancelan de acuerdo con la destinación de los dineros recibidos en las cuentas de la entidad y registra en los libros auxiliares de bancos y remite copia a contabilidad con sus soportes, mediante el boletín diario de egreso.

Funcionario designado de Área de Tesorería

Política de generación y conservación de libros de contabilidad

Revisar que el

valor generado en el comprobante de egreso sea el igual a la Orden de pago y esté debidamente aprobado por la persona encargada

289


CONTABLE


OPERACIONES

MUNICIPIO DE ZARZAL


No PROCESO


RESPONSABLE

POLITICA

CONTROL

3.


elabora, imprime revisa y firma el comprobante de egreso generado por el aplicativo SINAP.


Política de conciliación de información mensual Política de autocontrol para los funcionarios

Establecer

revisiones periódicas de los registros contables realizados

290


CONTABLE


OPERACIONES

MUNICIPIO DE ZARZAL


No PROCESO


RESPONSABLE

POLITICA

CONTROL

4.

Reconocimiento de las Operaciones Auxiliares de Tesorería

1. El área de

tesorería genera e imprime el reporte de Operaciones Auxiliares de Tesorería por el aplicativo SINAP.



Realizar

control de verificación de las operaciones auxiliares allí consignadas, antes de generar cualquier información expedida por esta oficina.

291


CONTABLE


OPERACIONES

MUNICIPIO DE ZARZAL


No PROCESO


RESPONSABLE

POLITICA

CONTROL

4.

2. El área de tesorería organiza la información de acuerdo con los conceptos a pagar, concilia la información con el Área de Contabilidad.


Política de conciliación de información mensual.

Establecer

prioridades en cuanto a los pagos que se van a realizar; y de manera oportuna.

292


CONTABLE


OPERACIONES

MUNICIPIO DE ZARZAL


No PROCESO


RESPONSABLE

POLITICA

CONTROL

4.

3. El área de tesorería diligencia en el portal de la DIAN el formulario para la

Declaración de retención en la fuente, luego presenta e imprime los recibos de pago para la declaración. 4. El área de tesorería

elabora y presenta el formulario para la declaración del impuesto de Industria y Comercio.

Funcionario designado de Área de Tesorería.

Política de publicación y presentación de la información Política de autocontrol para los funcionarios.

Contar con la

información y soportes en el tiempo suficiente para la verificación, presentación y pago oportuno de las declaraciones de Impuesto.

Verificar que se

haya generado el manejo preventivo ante la DIAN para efectuarse los formatos de retención en la fuente

293


CONTABLE


OPERACIONES

MUNICIPIO DE ZARZAL


No PROCESO


RESPONSABLE

POLITICA

CONTROL

4.

5. El área de tesorería entrega al funcionario designado del Banco, los formularios del Impuesto de Retención en la Fuente, industria y comercio y los cheques respectivos; para colocar los sticker de pago y son devueltos a la Oficina de Tesorería con el sello de pago.



Política de autocontrol para los funcionarios

Verificar que el valor del cheque coincida con el valor a pagar del impuesto a cargo, de acuerdo a la información generada por contabilidad.

Verificar el pago

del impuesto a través de los sellos y membretes del banco

294


CONTABLE


OPERACIONES

MUNICIPIO DE ZARZAL


No PROCESO


RESPONSABLE

POLITICA

CONTROL

4.


elabora comprobante de egreso de las operaciones Auxiliares de Tesorería, archiva y remite a contabilidad.



Revisiones periódicas de los registros contables realizados

295


CONTABLE


OPERACIONES

MUNICIPIO DE ZARZAL


No PROCESO


RESPONSABLE

POLITICA

CONTROL

5.

Reconocimiento de las Provisiones

1. El área de

contabilidad recibe informe de los distintos tipos de provisiones de las dependencias generadoras de las mismas.

.

Funcionario designado de Área de Contabilidad

Política relacionada con la metodología para el cálculo de provisiones, depreciaciones, amortizaciones

Verificar que

las provisiones que se están realizando estén correctamente liquidadas.

296


CONTABLE


OPERACIONES

MUNICIPIO DE ZARZAL


No PROCESO


RESPONSABLE

POLITICA

CONTROL

5.

2. El área de contabilidad elabora un resumen por cada una de las provisiones reportadas, codifica y registra contablemente las mismas utilizando la funcionalidad correspondiente del aplicativo SINAP



Elaborar la

relación de las provisiones de forma individual y hacer la codificación de acuerdo a las Normas expedidas por la CGN.

297


CONTABLE


OPERACIONES

MUNICIPIO DE ZARZAL


No PROCESO


RESPONSABLE

POLITICA

CONTROL

5.

3. El área de contabilidad imprime, revisa, firma y archiva los comprobantes y lotes contables de las provisiones de conformidad con la normatividad expedida por la Contaduría General de la Nación.


Política relacionada con la metodología para el cálculo de provisiones, depreciaciones, amortizaciones Política de control y archivo de documentos

Realizar los

procesos en el tiempo establecidos

298


CONTABLE


OPERACIONES

MUNICIPIO DE ZARZAL


No PROCESO


RESPONSABLE

POLITICA

CONTROL

5.

4. Antes del cierre de la vigencia, La Secretaria de Servicios Administrativos debe realizar el proceso de consolidación de las prestaciones sociales que se han venido provisionando a través de pasivos estimados, para reclasificar y reconocer el pasivo real a final del ejercicio.

Funcionario designado de Área de Contabilidad.

Política de conciliación de información mensual.

Realizar los

procesos en el tiempo establecidos

299


CONTABLE


OPERACIONES

MUNICIPIO DE ZARZAL


No PROCESO


RESPONSABLE

POLITICA

CONTROL

6. Reconocimientos de las Amortizaciones

5. El área de contabilidad establece las amortizaciones para lo cual se utiliza el formato realizado en Excel.

6. El área de

contabilidad registra las amortizaciones de los gastos pagados por anticipado.



Verificar que las amortizaciones se establezcan bajo los lineamientos estipulados por la CGN (Métodos de reconocido valor técnico).

Verificar que las

amortizaciones se registren bajo los lineamientos estipulados por la CGN.

300


CONTABLE


OPERACIONES

MUNICIPIO DE ZARZAL


No PROCESO


RESPONSABLE

POLITICA

CONTROL

6.

7. El área de

contabilidad imprime, revisa, firma y archiva los lotes y comprobantes de las amortizaciones de todas las amortizaciones realizadas.



Realizar los

procedimientos de las amortizaciones en tiempos oportunos y aplicarlos como lo establece la Contaduría General de la Nación.

301


CONTABLE


OPERACIONES

MUNICIPIO DE ZARZAL


No PROCESO


RESPONSABLE

POLITICA

CONTROL

7. Reconocimiento de los avalúos de Bienes

1. El área de

contabilidad recibe los avalúos de los bienes muebles e inmuebles de propiedad del Municipio De Zarzal expedidos por la Oficina de Catastro

2. El área de

contabilidad analiza, clasifica, codifica y registra los avalúos en el aplicativo SINAP

Funcionario designado de Área de Contabilidad Funcionario designado de Área de Contabilidad

Política relacionada con avalúos de bienes muebles e inmuebles

Delegar peritos que reporten a partir de evaluación física locativa de los bienes muebles e inmuebles su valor real.

Contar con la

información oportuna y actualizada para realizar cada uno de los procesos.

302


CONTABLE


OPERACIONES

MUNICIPIO DE ZARZAL


No PROCESO DESCRIPICION DEL

PROCESO RESPONSABLE POLITICA CONTROL

7.

de acuerdo con las normas de la Contaduría General de la Nación. 3. El área de

contabilidad imprime, revisa, firma y archiva los comprobantes y lotes contables.



Verificación

por parte del jefe encargado del área, del cumplimiento de lo estipulado respecto al manejo de comprobantes y lotes contables.

303


CONTABLE


OPERACIONES

MUNICIPIO DE ZARZAL


No PROCESO DESCRIPICION DEL

PROCESO RESPONSABLE POLITICA CONTROL

8.

Pasivos Contingentes 1. El área de contabilidad

debe registrar el valor estimado y provisionado por la entidad para atender pasivos como consecuencia de actuaciones que puedan derivar en multas o sanciones a favor de terceros. Estas pueden ser por indemnizaciones, responsabilidad civil, demandas laborales por incumplimiento de contrato o procesos judiciales administrativos.


Política de depuración contable permanente y sostenible. Política relacionada con la metodología para el cálculo de provisiones, depreciaciones, amortizaciones

Registrar los pasivos contingentes en las cuentas de orden, a medida que se vuelvan exigibles, cargarlas a la cuenta sentencias y conciliaciones.

304

PROCEDIMIENTOS DE

CONTROL INTERNO

CONTABLE

3.4 INDIVIDUALIZACION DE

BIENES, DERECHOS Y

OBLIGACIONES

MUNICIPIO DE

ZARZAL


8.1.4. Individualización de bienes, derechos y obligaciones.

Los bienes, derechos y obligaciones de las entidades deberán identificarse de manera individual, bien sea por las áreas contables o en bases de datos administradas por otras dependencias.

305


CONTABLE

3.4 INDIVIDUALIZACION DE BIENES,

DERECHOS Y OBLIGACIONES

MUNICIPIO DE ZARZAL


No PROCESO DESCRIPCION DEL PROCESO AREA

RESPONSABLE

1.

INGRESO

a- Verificar si los saldos activos de la caja y bancos representan realmente dinero en efectivo propiedad del municipio, en poder del municipio o en tránsito.

b- Verificar si los saldos pasivos de caja y bancos recogen todas las deudas contraídas por el municipio en sus relaciones con terceros.

c- Determinar si todos los saldos están debidamente descritos y clasificados en los estados financieros.

d- Observar si se ha efectuado una correcta periodificación tanto de las transacciones que afectan a cuentas patrimoniales como de las que afectan la cuenta de resultados.

e- Revisar si en los estados financieros se desglosa la información necesaria para la total interpretación de estos saldos: de uso restringido, hipotecados, gravados.

OFICINA DE CONTABILIDAD

306


CONTABLE



MUNICIPIO DE ZARZAL


No

PROCESO


AREA

RESPONSABLE

1. f- Revisar si están observando todas las normas legales aplicables a esta clase de transacciones.

g- Revisar si los procedimientos administrativos y las normas de control interno definidos por la dirección para este sector se están aplicando correctamente y si tales procedimientos y normas son los más adecuados para asegurar un buen control sobre los saldos de estas cuentas.

h- Verificar que los funcionarios que manejen dinero estén debidamente amparados con las pólizas de manejo respectivas.

i- Verificar que en caso de recibir efectivo, estos se estén consignando de manera oportuna en las cuentas registradas.

j- Verificar que existan las condiciones mínimas de seguridad para el manejo de efectivo en la empresa.

307


CONTABLE



MUNICIPIO DE ZARZAL



RESPONSABLE

1.1

Arqueo de caja

Para verificar y comprobar la autenticidad del saldo de caja es necesario realizar un arqueo de caja.

El resultado del arqueo de caja tiene que estar firmado por el responsable de la caja y del jefe encargado de la oficina de tesorería que controla el arqueo.

El arqueo de caja debe realizarse en fechas no previstas por el cajero y por una persona asignada para tal fin.

a- Relación de fondos disponibles

OFICINA DE TESORERIA

308


CONTABLE



MUNICIPIO DE ZARZAL


No

PROCESO

DESCRIPCION DEL PROCESO AREA

RESPONSABLE

1.1

b- Inventario de las partidas

Efectivo.

Cheques a cobrar

Comprobantes no contabilizados.

Fondos auxiliares.

c- Comprobación de cobros y pagos anteriores en efectivo.

309


CONTABLE



MUNICIPIO DE ZARZAL



RESPONSABLE

1.1

d- Comprobación de los pagos por banco.

Examen de los talonarios

Comprobar todos los pagos por cheque durante los diez últimos días con los correspondientes justificantes.

Comprobar el corte de los extractos bancarios a la fecha de arqueo de caja.

Preparar una lista de las transferencias entre cuentas bancarias durante los siete días anteriores y posteriores al arqueo de caja.

En caso de existir varias cajas, el recuento debe de ser realizado simultáneamente.

310


CONTABLE



MUNICIPIO DE ZARZAL


No

PROCESO


AREA

RESPONSABLE

1.1

Un punto importante en el arqueo de caja es el análisis de los justificantes de los anticipos o vales de caja existentes a la hora del arqueo, teniendo que verificar:

a- Si su antigüedad es razonable.

b- Si están debidamente documentados.

c- Si están debidamente aprobados.

311


CONTABLE



MUNICIPIO DE ZARZAL



RESPONSABLE

1.2

El fondo fijo de caja

El sistema de fondo fijo de caja consiste en:

a- Fijar un importe adecuado para las necesidades de pagos por caja.

b- Entregar dicho importe al cajero.

c- Suprimir todo ingreso directo en caja.

d- Reponer fondos al cajero, contra justificantes de pago aprobados, por su mismo importe (Reembolso).

312


CONTABLE



MUNICIPIO DE ZARZAL


N0 PROCESO DESCRIPCION DEL PROCESO AREA

RESPONSABLE CONTROL

2 CUENTAS A

COBRAR

a- Revisar que los saldos que aparecen en estas cuentas representan realmente deudas de terceros para con el municipio.

b- Verificar si estos saldos están libres de cargas o gravámenes, ostentando al municipio la plena titularidad de los mismos.

c- Examinar si se refleja su valor estimado de recuperación.

d- Revisar si las cuentas a cobrar aparecen debidamente descritas y clasificadas en los estados financieros.

e- Inspeccionar si en estas transacciones se están observando todos los requisitos legales y fiscales establecidos por las normas en rigor y si las medidas de control interno y los procedimientos administrativos establecidos por la entidad están funcionando eficazmente y son los más adecuados.

AREA DE TESORERIA

Hacer actos administrativos para que no prescriba la deuda.

313


CONTABLE



MUNICIPIO DE ZARZAL



RESPONSABLE

2.1

Análisis de la antigüedad de los saldos

Antes de comenzar el análisis de la antigüedad de los saldos de los diferentes deudores hay que examinar los siguientes puntos: a- La Razonabilidad Global del Saldo.

Si la cifra global de los saldos pendientes de cobro es superior a las ingresos por impuesto predial unificado u industria y comercio, es señal inequívoca de que hay un retraso global en los cobros

b- Análisis de la Relación de Saldos de deudores

Es conveniente revisar la relación de deudores por si en dicha relación aparece algún deudor públicamente reconocido como de dudoso cobro. También es importante realizar un análisis comparativo de la relación de deudores de este año con la del pasado, para ver si hay alguno que se repite en ambas relaciones con el mismo saldo

314


CONTABLE



MUNICIPIO DE ZARZAL



RESPONSABLE

2.1

c- Análisis de los Saldos más Representativos

Lo más normal es seleccionar a partir de las fichas individuales los 10 ó 12 saldos más representativos y analizar si tales saldos son corrientes y sin problemas de cobro.

d- Índice de no pagados sobre los impuestos

Este índice será normalmente un indicador de la medida en que son problemáticos los saldos pendientes de cobro.

e- Revisión de los estados de cartera de los deudores

Revisar todos los estados de cartera de los deudores controlando el último movimiento. Si existe algún cliente con saldo, cuyo último movimiento sea antiguo, es señal inequívoca de que hay problemas de cobro.

315


CONTABLE



MUNICIPIO DE ZARZAL


No

PROCESO


AREA

RESPONSABLE

2.1

f- Revisar que se estén haciendo las reclasificaciones necesarias del activo corriente al no corriente, como consecuencia de su antigüedad .

g- Revisar que se haga el análisis y castigo respectivo de aquella deuda a que haya lugar.

i. Revisar que se le esté dando el tratamiento adecuado a la cartera castigada y registrada en forma posterior.

316


CONTABLE



MUNICIPIO DE ZARZAL


No

PROCESO


AREA

RESPONSABLE

2.2

RECUPERACION DE CARTERA

Se solicita el reporte de los deudores a la oficina encargada luego de revisar la cartera se clasifica por grupos (años y valor), con el fin de detectar que predios se encuentran pendientes de pago, y determinar las vigencias que han dejado de cancelar, establecer los montos y comenzar los procesos de pago que a continuación se presentan :

a- Cobro persuasivo

Consiste en invitaciones formales hechas a los deudores de los impuestos de industria y comercio y Predial unificado a acercarse a las entidades estatales con el propósito de establecer acuerdos de pagos que permita facilidad a los mismos de cancelar sus obligaciones tributarias, así mismo permite a los municipios cumplir con las leyes de saneamiento contable

SECRETARIA DE HACIENDA

317


CONTABLE



MUNICIPIO DE ZARZAL



RESPONSABLE

2.2

b- Cobro coactivo:

Corresponde a modalidad extrajudicial en recuperar cartera morosa mediante procedimientos administrativos que conllevan al embargo, secuestro y posterior remate de los inmuebles objeto de los cobros o de los establecimientos de comercio los cuales se encuentran atrasados en el pagos de los impuestos. Los municipios ofrecen facilidades dentro de estos procesos para que los usuarios procedan a cancelar las acreencias y no se vean perjudicados por la pérdida de sus propiedades

318


CONTABLE



MUNICIPIO DE ZARZAL



RESPONSABLE

2.2

Revisar que se esté dando cumplimiento a las metas estipuladas en los planes de mejoramiento, definidos por la contraloría.

Verificar que se esté dando cumplimiento a la Resolución 119 de 2006.

Verificar que se estén realizando las conciliaciones respectivas entre contabilidad y cuentas por pagar.

319


CONTABLE



MUNICIPIO DE ZARZAL



RESPONSABLE CONTROL

3

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

La cifra de almacén es una partida importante del balance:

a- Por su volumen económico.

b- Por su repercusión en la cuenta de resultados.

Por su repercusión financiera

Es pertinente revisar si se está cumpliendo en el caso de los terrenos son los siguientes procedimientos:

a- Comprobar la exactitud y fiabilidad de las unidades físicas recogidas en el balance:

Recuento físico periódico.

Inventario permanente (Trimestral) como mínimo.

OFICINA DE ALMACEN

establecer políticas donde se estipule el reporte de novedades en los activos fijos para ser incluidos en la contabilidad.

320


CONTABLE



MUNICIPIO DE ZARZAL



RESPONSABLE

3


b- Comprobar la exactitud y fiabilidad de la valoración de las existencias y la uniformidad de dicha valoración.

c- Verificar la obsolescencia de las existencias y la adecuación de la previsión al respecto.

d- Comprobar si la existencias son propiedad del municipio y determinar :

Existencias del municipio en poder de terceros.

Existencias de terceros en poder del municipio.

Existencias en tránsito.

321


CONTABLE



MUNICIPIO DE ZARZAL



RESPONSABLE

3


e- Comprobar los cortes entre las distintas fases:

Entradas.

Salidas.

f- Verificar si las medidas de control interno y los procedimientos administrativos funcionan correctamente.

g- Verificar si la cobertura de los seguros de las existencias es adecuada.

322


CONTABLE



MUNICIPIO DE ZARZAL



RESPONSABLE

3.1

Control de las unidades físicas

a- El recuento físico como norma de autocontrol

Cuando las unidades físicas se determinan por medio de un recuento físico realizado al cierre del ejercicio, es necesario que el encargado del almacén y un funcionario de la dependencia de control interno estén presentes. Así por medio de la observación y de pruebas y consultas apropiadas se satisfará de la eficacia de los métodos empleados en la realización del inventario, del grado de fiabilidad de las cantidades y del estado físico de las existencias.

Si la entidad lleva el sistema de inventario permanente y lo verifican periódicamente con recuentos físicos, los procedimientos de comprobación del funcionario encargado del almacén podrán llevarse a cabo durante el ejercicio o con posteridad al cierre del balance.

323


CONTABLE



MUNICIPIO DE ZARZAL



RESPONSABLE

3.1

b- Cómo realiza el municipio el recuento físico.

La entidad debe emitir instrucciones acerca de la forma de realizar el recuento, a través de acto administrativo suscrito por la dirección, para que los funcionarios que lo hagan conozcan bien los procedimientos y el objeto del mismo.

Se suelen tener en cuenta unas normas básicas para este recuento:

Nombramiento de un funcionario que dirija personalmente el recuento físico.

Debe haber dos encargados de contar las existencias y uno de ellos debe ser ajeno al almacén.

Hay que usar fichas o listas numeradas correlativamente con anterioridad. Los contadores deberán firmar cada lista o ficha.

324


CONTABLE



MUNICIPIO DE ZARZAL



RESPONSABLE

3.1

Se tiene que nombrar a un equipo de control para revisar el recuento.

Las listas se darán directamente del empleado que hace el recuento al encargado del mismo.

Toda mercancía recibida o vendida durante el inventario debe consignarse.

Trabajo en la observación del recuento:

1. En caso de presencia parcial, presenciar el comienzo y el final del recuento.

325


CONTABLE



MUNICIPIO DE ZARZAL


No

PROCESO


AREA

RESPONSABLE

3.1

2. Al comenzar el recuento, anotar:

Observar el trabajo de los contadores, indicando si lo han realizado de forma eficiente.

Observar el trabajo realizado por los grupos de control y efectuar algunas comprobaciones para asegurarse de la fiabilidad del recuento.

c- Inventarios rotativos:

Inspeccionar los inventarios rotativos efectuados por el municipio durante el año.

Determinar la cobertura de los inventarios rotativos.

Ver la importancia de los errores y de las diferencias encontradas.

Hacer algunas comprobaciones al momento actual

326


CONTABLE



MUNICIPIO DE ZARZAL


No

PROCESO


AREA

RESPONSABLE

3.1

d- Aspectos generales:

Hay que inspeccionar los almacenes para determinar:

La seguridad de los mismos.

Almacenamiento ordenado y racional.

Facilidad de recuento.

Mercaderías de poco movimiento..

Control de calidad

327

PROCEDIMIENTOS DE

CONTROL INTERNO

CONTABLE

3.5 RECONOCIMIENTO DE

CUENTAS VALUATIVAS


8.1.5. Reconocimiento de cuentas valuativas. Las entidades contables públicas deberán realizar el cálculo y reconocimiento adecuado de las provisiones, amortizaciones, agotamiento y depreciación, en forma individual y asociadas a los derechos, bienes y recursos, según el caso, de conformidad con lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública.

La alcaldía de Zarzal realiza el cálculo y reconocimiento de amortizaciones y depreciaciones por el método de línea recta. Relacionado con los bienes que sean identificados e incorporados al proceso contable como consecuencia de la depuración de la información contable, es preciso observar que en adelante los nuevos cálculos y registros contables de depreciación y actualización del valor de los bienes tendrán en cuenta la nueva vida útil calculada en la toma física.

328


INTERNO CONTABLE

3.5 RECONOCIMIENTO DE CUENTAS

VALUATIVAS


Nº PROCESO RECONOCIMIENTO CALCULOS

1.

AMORTIZACION14

Se refiere a la distribución del costo de un activo amortizable durante el tiempo en que contribuye a la generación de ingresos o al cumplimiento de las actividades propias de la función administrativa o cometido estatal del ente público. Serán objeto de amortización los activos que se registren contablemente en las siguientes cuentas:

Semovientes Vías de comunicación Bienes de uso publico Intangibles Bienes entregados a terceros

También serán objeto de amortización las erogaciones en las cuales haya incurrido el ente público y cuyo registro contable corresponda a las cuentas Gastos pagados por anticipado, Cargos diferidos y Obras y mejoras en propiedad ajena. Existen diferentes cálculos de amortización aplicables como son:

1. Línea recta 2. Número de unidades de producción u horas de trabajo.

14

FUENTE: Régimen de contabilidad Pública

Circula externa o11 de 1996

Contaduría General de la Nación Seminario Taller Avances en el proceso contable público: situaciones especiales Memorias

METODO 1.

LINEA RECTA

Amortización = costo histórico activo Vida útil estimada

METODO 2.

# UNID. DE PRODUCCION U HORAS DE

TRABAJO

Costo histórico del activo = T. U

# unid. Producción U horas de trab.

Amortización =

(Tasa unit) X (# Unid. Prod. U horas de trab)

329


INTERNO CONTABLE


VALUATIVAS



2.

DEPRECIACION15

Es un reconocimiento racional y sistemático del costo de los

bienes, distribuido durante su vida útil estimada, con el fin de

obtener los recursos necesarios para la reposición de los bienes,

de manera que se conserve la capacidad operativa o productiva

del ente público. Se consideran activos depreciables tales como:

Bienes tangibles adquiridos por el ente publico

edificaciones

maquinaria y equipo

muebles, enseres y equipos de oficina

equipos de comunicación y computación

equipo de transporte

15

FUENTE: Régimen de contabilidad Pública Circula externa o11 de 1996


METODO 1.

LINEA RECTA Depreciación = costo histórico activo

Vida útil estimada

METODO 2.

# UNID. DE PRODUCCION U

HORAS DE TRABAJO

Costo histórico del activo = T. U

# unid. Producción

U horas de trab.

Depreciación =

(Tasa unit) X (# Unid. Prod. U horas de

trab)

330


INTERNO CONTABLE


VALUATIVAS



2.

DEPRECIACION

Los activos depreciables son aquellos que cumplen con las

siguientes características:

de propiedad del ente publico

adquirirlos a cualquier titulo para usarlos en la prestación

de servicios o en la producción de bienes, arrendarlos o

utilizarlos en la administración del ente publico

no están destinados para la venta

METODO 3.

SUMA DE LOS DIGITOS

DE LOS AÑO

Factor de depreciación:

# Años que le quedan al activo

Vida útil probable

Depreciación=

(Costo h. del activo) x (Factor

depreciación)

331


INTERNO CONTABLE


VALUATIVAS



2.

DEPRECIACION

Existen diferentes métodos de calcular la depreciación como

son:

1. Línea recta

2. Número de unidades de producción u horas de trabajo

3. Suma de los dígitos de los años

4. Doble tasa sobre saldos decrecientes

Los activos adquiridos por un valor inferior o igual a medio

SMLMV se registrara directamente al gasto

METODO 4.

DOBLE TASA SOBRE

SALDO

Depreciación =

Costo histórico del activo

Vida útil estimada

X 2

332


INTERNO CONTABLE


VALUATIVAS



3.

PROVISIONES16

Representa el valor de las estimaciones que debe efectuar el ente público para cubrir contingencias de pérdidas como resultado del riesgo de incobrabilidad, mercado o demérito del costo de los activos, así como las estimaciones para cubrir obligaciones, costos y gastos futuros no determinados o acreencias laborales no consolidadas, como consecuencia del proceso operacional o actividades permanentes que lleve a cabo.

16

FUENTE: Régimen de contabilidad Pública

Circula externa o11 de 1996


1. PROV. DE BIENES ENTREGADOS A

TERCEROS PROVISION=

>valor de bienes entregados al

comparar:

Exceso en libros

Valor de realización o costo de reposición

2. PROV. DE BIENES

RECIBIDOS EN DONACIÒN DE

PAGO

PROVISION=

Valor de realización del bien – valor fijado

en donación.

333


INTERNO CONTABLE


VALUATIVAS



3.

PROVISIONES

Atendiendo las normas generales de causación y prudencia deben registrarse las provisiones que se deriven de estimaciones como son:

Provisión de bienes entregados a terceros Provisión de bienes recibidos en donación de pago Provisión para deudores Provisión para protección de inventarios Provisión de inversiones e instrumentos derivados Provisión de propiedad planta y equipo Provisión disminución del patrimonio Provisión de gastos Provisión por contingencias Provisión de pasivo pensional Provisión fondo de garantías Provisión obligaciones fiscales Provisión para pensiones Provisión para prestaciones sociales Provisión para seguros y reaseguros

3. PROV. PARA

DEUDORES

PROVISION=

Valor estimado de pérdidas generadas

por riesgo de incobrabilidad.

4. PROV. PARA

PROTECCION DE

INVENTARIOS

PROVISION=

<Valor de inventarios al comparar: Valor en libros

Valor de realización o costo de

reposición

334


INTERNO CONTABLE


VALUATIVAS



3.

PROVISIONES

5. PROV. DE INVERSIONES

E INSTRUMENTOS

DERIVADOS

PROVISION=

Valor estimado de las contingencias de

pérdida de inversión.

6. PROV. DE PROPIEDAD

PLANTA Y EQUIPO

PROVISION=

<Valor de la propiedad planta y equipo

comparar: Exceso Valor en libros

Valor de realización o costo de reposición

335


INTERNO CONTABLE


VALUATIVAS



3.

PROVISIONES

7. PROV. DISMINUCIÒN

DEL PATRIMONIO

PROVISION=

Valor de estimación económica por

eventos que afecten el patrimonio

público.

8. PROV. DE GASTOS

PROVISION=

Valor de estimación de contingencias de

pérdida de la inversión.

9. PROV. POR

CONTINGENCIAS

PROVISION=

Valor de estimación cuantificable de

obligaciones a cargo del ente contables

público ante probable ocurrencia de

eventos que afecten su situación

financiera.

336


INTERNO CONTABLE


VALUATIVAS



3.

PROVISIONES

10. PROV. DE PASIVO

PENSIONAL PROVISION=

Reconocimiento contingencia de pago

por responsabilidad patrimonial.

11. PROV. FONDO DE

GARANTIAS

PROVISION=

Valor estimado fondo de garantías del

seguro de ahorradores.

PROVISION=

Valores siniestros avisados por

intervención para liquidar.

12. PROV. OBLIGACIONES

FISCALES

PROVISION=

Valor estimado de impuestos por pagar

sobre resultados del ejercicio.

337


INTERNO CONTABLE


VALUATIVAS



3.

PROVISIONES

13. PROV. PARA

PENSIONES

PROVISION=

Valor amortizado del cálculo actuarial por

pensiones.

14. PROV. PARA

PRESTACIONES SOCIALES

PROVISION=

Valor estimado acreencias laborales no

consolidadas.

15. PROV. PARA

SEGUROS Y

REASEGUROS

PROVISION=

Valor estimado de riesgos que debe

cubrir la entidad contable de carácter

asegurador.

338

PROCEDIMIENTOS DE

CONTROL INTERNO

CONTABLE

3.6 ACTUALIZACIÓN

DE LOS VALORES


8.1.6. Actualización de los valores. Los bienes, derechos y obligaciones de la entidad contable pública deberán permanecer registrados en la contabilidad a valores actualizados, para lo cual se deberán aplicar criterios técnicos acordes a cada circunstancia. En el caso de los bienes muebles e inmuebles, los avalúos se harán atendiendo lo dispuesto en el procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de hechos relacionados con las propiedades, planta y equipo, del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública.

339


CONTABLE

3.6 ACTUALIZACIÓN DE LOS VALORES


No

CONCEPTO ASOCIADO

DESCRIPCIÓN DEL CONCEPTO

RECONOCIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN

1.

Propiedad, Planta y Equipo.

Comprenden los bienes tangibles de propiedad de la entidad contable pública que se utilizan para la producción y comercialización de bienes y la prestación de servicios.

Deben reconocerse por su costo histórico y actualizarse mediante la comparación del valor en libros con el costo de reposición o el valor de realización. Los costos de endeudamiento asociados a la adquisición de un activo que aún no se encuentre en condiciones de utilización, se reconocen como un mayor valor del mismo.

Adiciones y Mejoras

Las adiciones y mejoras a las propiedades, planta y equipo son erogaciones en que incurre la entidad contable pública para aumentar su vida útil, ampliar su capacidad productiva y eficiencia operativa, mejorar la calidad de los productos y servicios, o permitir una reducción significativa de los costos.

Reconocimiento:

Mayor valor del activo y en consecuencia afecta el cálculo futuro de la depreciación, ya que aumenta la vida útil del bien. Actualización: Comparando el valor en libros con el costo de reposición o el costo de realización. De acuerdo con las circunstancias, si existen diferencias entre estos valores se puede constituir una valorización o una provisión.

340


CONTABLE



No

CONCEPTO ASOCIADO



Norma aplicable: Resolución 354 del 05 de septiembre de 2007 (Régimen de Contabilidad Publica).

La valorización afecta las respectivas subcuentas tanto del grupo otros activos como del patrimonio. Y en el caso de agotarla el exceso debe registrarse como un debito al gasto en la respectiva subcuenta y un crédito en la cuenta de provisiones para protección de propiedades, planta y equipo (Cr).

La provisión afecta la correspondiente subcuenta de la cuenta provisión para protección de propiedades, planta y equipo (Cr) y la respectiva subcuenta del gasto.

341


CONTABLE



No

CONCEPTO ASOCIADO



Reparaciones y mantenimiento

Las reparaciones y mantenimiento de las propiedades, planta y equipo son erogaciones en las cuales incurre la entidad contable pública con el fin de recuperar y conservar su capacidad normal de producción y utilización.

Reconocimiento: Relacionados con producción de bienes o la prestación de servicios individualizables: costo de producción, de lo contrario es gasto.

Actualización: Periodicidad: tres años y debe

registrarse en el periodo contable respectivo.

Capitalización de los costos de endeudamiento:

Los costos de endeudamiento corresponden a intereses, comisiones y conceptos tales como la formalización de contratos, la diferencia en cambio de los intereses y la amortización de primas y descuentos en la colocación de bonos y títulos, originados en la obtención de financiación, por parte de la entidad contable pública.

Reconocimiento: Mayor valor del activo si están asociados con la adquisición o construcción de bienes, que no estén en condiciones de utilización o venta, siempre que la entidad contable pública reconozca el bien y la obligación. Actualización: No es obligatoria para bienes

muebles, con valores inferiores a 35 SMLMV o ubicados en zonas de alto riesgo.

342


CONTABLE



No

CONCEPTO ASOCIADO



Depreciación y Amortización

Las propiedades, planta y equipo son objeto de depreciación o amortización. La depreciación, al igual que la amortización, reconoce la pérdida de la capacidad operacional por el uso y corresponde a la distribución racional y sistemática del costo histórico de las propiedades, planta y equipo durante su vida útil estimada, con el fin de asociar la contribución de los activos al desarrollo de las funciones de cometido estatal de la entidad contable pública. La depreciación y la amortización se deben calcular para cada activo individualmente considerado, excepto cuando se aplique la depreciación por componentes.

Reconocimiento: Según patrón de consumo de beneficios económicos o potencial de servicio y criterios técnicos. En entidades del gobierno general de los sectores central y descentralizado: Disminuye las subcuentas del patrimonio, siempre que los activos no estén asociados con la producción de bienes y prestación de servicios individualizables. De lo contrario, al igual que las empresas públicas, se registra debitando la correspondiente subcuenta de la clase 7 – Costos de producción.

343


CONTABLE



No

CONCEPTO ASOCIADO



De propiedades de inversión, así como de los activos de las entidades contables públicas dedicadas a ciertas actividades:

En la respectiva subcuenta del gasto. Actualización: Los métodos para Depreciación y Amortización se deben revisar periódicamente con el fin de ajustarlos a cambios significativos si es el caso, o si existen circunstancias especiales que lo justifiquen.

344


CONTABLE



No

CONCEPTO ASOCIADO



Traslado de Bienes entre Entidades Contables públicas.

El traslado de bienes es el proceso mediante el cual se entregan y reciben bienes entre entidades contables públicas, que implica la transferencia de la propiedad de tales bienes.

Reconocimiento: Implica transferencia de su propiedad. La que entregue debita o acredita las cuentas y subcuentas asociadas, la diferencia se registra en el capital fiscal si es entidad del gobierno general, o gasto si es empresa pública.

La que recibe debita las cuentas respectivas y acredita patrimonio público incorporado a la subcuenta correspondiente.

345


CONTABLE



No

CONCEPTO ASOCIADO



Bienes de Uso Permanente sin Contraprestación.

Los bienes de uso permanente sin contraprestación son los recibidos por la entidad contable pública sin que medie el traslado de la propiedad ni el reconocimiento de contraprestación alguna, para ser utilizados de manera permanente en desarrollo de sus funciones de cometido estatal, con independencia del plazo pactado para la restitución.

Reconocimiento: Estos bienes se reconocerán por el valor convenido que podrá ser el valor en libros, o un valor estimado mediante avalúo técnico. Actualización: Mediante la comparación del

valor en libros con el costo de reposición o el valor de realización.

346


CONTABLE



No

CONCEPTO ASOCIADO


2.

ACTIVOS Derechos

Los activos son recursos tangibles e intangibles de la entidad contable pública obtenidos como consecuencia de hechos pasados, y de los cuales se espera que fluyan un potencial de servicios o beneficios económicos futuros, a la entidad contable pública en desarrollo de sus funciones de cometido estatal. Estos recursos, tangibles e intangibles, se originan en las disposiciones legales, en los negocios jurídicos y en los actos o hechos financieros,

económicos, sociales y ambientales de la entidad contable pública.

347


CONTABLE



No

CONCEPTO ASOCIADO



Inversiones

Las inversiones representan recursos aplicados en la creación y fortalecimiento de empresas públicas y entidades de naturaleza privada, y en la adquisición de valores como títulos e instrumentos derivados, en cumplimiento de políticas financieras, económicas y sociales del Estado y que como consecuencia pueden generar utilidades.

Reconocimiento: Las inversiones deben reconocerse por su costo histórico. Actualización: Se deben actualizar atendiendo

la intención de realización, la disponibilidad de información en el mercado y , tratándose de inversiones patrimoniales, el grado de control o influencia que tenga sobre el ente receptor de la inversión, mediante metodologías tales como: Método del Costo Valor Presente Neto a partir de la tasa interna de retorno. Método de Participación Patrimonial.

Fuente: Editorial Legis. Régimen de Contabilidad Pública.p.23.

348


CONTABLE



No

CONCEPTO ASOCIADO



Rentas por Cobrar

Las rentas por cobrar están constituidas por los derechos tributarios pendientes de recaudo, exigidos sin contraprestación directa, que recaen sobre la renta o la riqueza, en función de la capacidad económica del sujeto pasivo, gravando la propiedad, la producción, la actividad o el consumo.

Reconocimiento: Las rentas por cobrar deben

reconocerse por el valor determinado en las declaraciones tributarias, las liquidaciones oficiales en firme y demás actos administrativos, que liquiden obligaciones a cargo de los contribuyentes, responsables y agentes de retención.

Actualización: Las rentas por cobrar son susceptible de actualización de conformidad con las disposiciones legales vigentes

349


CONTABLE



No

CONCEPTO ASOCIADO



Deudores

Los deudores representan los derechos de cobro de la entidad contable pública originados en desarrollo de sus funciones de cometido estatal. Hacen parte de este concepto los derechos por la producción y comercialización de bienes y la prestación de servicios, los préstamos concedidos, los valores conexos a la liquidación de rentas por cobrar, los intereses, sanciones, multas y demás derechos por operaciones diferentes a los ingresos tributarios, entre otros.

Reconocimiento: Estos derechos deben reconocerse por su importe original o por el valor convenido. Actualización: Las rentas por Cobrar son susceptibles de actualización de conformidad con las disposiciones legales vigentes, o con los términos contractuales pactados.

350


CONTABLE



No

CONCEPTO ASOCIADO


PASIVOS

Obligaciones

Los pasivos corresponden a las obligaciones ciertas o estimadas de la entidad contable pública, derivadas de hechos pasados, de las cuales se prevé que representarán para la entidad un flujo de salida de recursos que incorporan un potencial de servicios o beneficios económicos, en desarrollo de las funciones de cometido estatal. Las normas técnicas relativas a los pasivos están orientadas a definir criterios para el reconocimiento y revelación de las obligaciones de la entidad contable pública.

351


CONTABLE



No

CONCEPTO ASOCIADO



Cuentas por Pagar

Las cuentas por pagar son las obligaciones adquiridas por la entidad contable pública con terceros, relacionadas con sus operaciones en desarrollo de sus funciones de cometido estatal.

Reconocimiento: Las cuentas por pagar deben reconocerse por el valor total adeudado, que se define como la cantidad a pagar en el momento de adquirir la obligación. Actualización: Las obligaciones

representadas en cuentas por pagar, deben actualizarse periódicamente de acuerdo con la modalidad de ajuste pactado y observando las disposiciones vigentes.

352


CONTABLE



No

CONCEPTO ASOCIADO



Obligaciones Laborales y de Seguridad Social Integral.

Comprenden las obligaciones originadas en la relación laboral en virtud de normas legales, convencionales o pactos colectivos, así como las derivadas de la administración del sistema de seguridad social integral.

Reconocimiento: Las obligaciones laborales y de seguridad social integral deben reconocerse por el valor de la obligación a pagar. Por lo menos al final del período contable debe registrarse la materialización de las obligaciones a cargo de la entidad contable pública, por concepto de las prestaciones a que tienen derecho los funcionarios. Actualización: Las obligaciones laborales,

deben actualizarse periódicamente de acuerdo con la modalidad pactada y observando las disposiciones legales vigentes.

353


CONTABLE



No

CONCEPTO ASOCIADO



Otros Bonos y Títulos Emitidos.

Comprende los bonos y títulos emitidos por la entidad contable pública, que por sus características especiales no se consideran operaciones de crédito público ni operaciones de financiamiento, dado que su objetivo no es obtener o captar recursos, sino la sustitución y el reconocimiento de obligaciones.

Reconocimiento: Deben reconocerse por su valor nominal y redimirse de acuerdo con las normas vigentes, o cuando son utilizados como instrumento de pago. Actualización: Deben actualizarse

periódicamente de acuerdo con la modalidad pactada y observando las disposiciones legales vigentes.

354


CONTABLE



No

CONCEPTO ASOCIADO



Pasivos Estimados

Los pasivos estimados comprenden las obligaciones a cargo de la entidad contable pública, originadas en circunstancias ciertas, cuya exactitud del valor depende de un hecho futuro; estas obligaciones deben ser justificables y su medición monetaria confiable.

Reconocimiento: Los pasivos estimados

deben reconocerse empleando criterios técnicos de conformidad con las normas y disposiciones legales vigentes. Actualización: Deben actualizarse periódicamente de acuerdo con la modalidad pactada y observando las disposiciones legales vigentes.

355

PROCEDIMIENTOS DE

CONTROL INTERNO

CONTABLE

3.7 SOPORTES

DOCUMENTALES

MUNICIPIO DE ZARZAL


8.1.7. Soportes documentales. La totalidad de las operaciones realizadas por la entidad contable pública deben estar respaldadas en documentos idóneos, de tal manera que la información registrada sea susceptible de verificación y comprobación exhaustiva o aleatoria. Por lo cual, no podrán registrarse contablemente los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales que no se encuentren debidamente soportados. Son documentos soporte las relaciones, escritos, contratos, escrituras, matrículas inmobiliarias, facturas de compra, facturas de venta, títulos valores, comprobantes de pago o egresos, comprobantes de caja o ingreso, extractos bancarios y conciliaciones bancarias, entre otros, los cuales respaldan las diferentes operaciones que realiza la entidad contable pública. En cada caso, el documento soporte idóneo deberá cumplir los requisitos que señalen las disposiciones legales que le apliquen, así como las políticas y demás criterios definidos por la entidad contable pública. De conformidad con el desarrollo de la gestión contable por procesos y los manuales de procedimientos implementados en las entidades, se deberá hacer un análisis y evaluación de los diferentes tipos de documentos que sirven de soporte a las operaciones llevadas a cabo, así como la forma y eficiencia de su circulación entre las dependencias, y entre la entidad y los usuarios externos, con el propósito de tomar las medidas que sean necesarias para garantizar un eficiente flujo de documentos. De igual forma, deben implementarse los controles necesarios que permitan la recepción oportuna de los documentos que se generan en otras entidades, los cuales son fundamentales para la ejecución del proceso contable. Atendiendo los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, las entidades también deberán definir las políticas para archivar los documentos soporte de los registros contables, de conformidad con las normas jurídicas que le sean aplicables.

356


CONTABLE

3.7 SOPORTES DOCUMENTALES

MUNICIPIO DE ZARZAL


.

No

SOPORTES DOCUMENTALES

DESCRICION DE DOCUMENTOS

CONTROL Y/O POLITICA

1.

Comprobantes de Egresos

Para pago a proveedores por servicios, suministros, apoyo a la gestión. 1. Contrato de Servicios,

suministros, apoyo a la gestión

Al revisar los pagos a proveedores se debe verificar que contenga:

Nombre del contratista

Objeto del contrato

Imputación presupuestal debe ser la misma del registro y disponibilidad presupuestal

Revisar todas las cláusulas que sean iguales a las del contrato que se va a realizar.

Observar si el contrato requiere de póliza de cumplimiento.

Se revisa las firmas del Alcalde, contratista y asesor jurídico.

357


CONTABLE


MUNICIPIO DE ZARZAL


No




Acta de Inicio.

Revisar la cláusula de formas de pago del contrato. Y los términos establecidos de inicio y terminación de la obra.

Firma de contratista y del interventor.

Acta Final.

Revisar la finalización del contrato que contenga la numeración correcta.

Firma del interventor y contratista.

Valor total a pagar.

358


CONTABLE


MUNICIPIO DE ZARZAL


No




Acta de Liquidación.

Revisar el número de contrato que coincida con las actas inicial y final, nombre del contratista.

Firmas de Alcalde y del interventor para dar terminación al contrato.

Disponibilidad y Registro Presupuestal.

Verificar que sea el valor correcto, fecha, firmas del jefe de Presupuesto.

Revisar que la disponibilidad y el registro presupuestal se dieron con fecha anticipada del contrato.

359


CONTABLE


MUNICIPIO DE ZARZAL


No




Asignación del interventor.

De acuerdo a la idoneidad de los funcionarios y de las características del proceso contractual.

Firmas de Alcalde y del interventor para dar terminación al contrato.

Notificación.

Verificar las firmas del jurídico y contratista.

360


CONTABLE


MUNICIPIO DE ZARZAL


No




Resolución de adjudicación.

Revisar que tengan las firmas del Alcalde y el Jurídico.

Que el valor del contrato sea el correcto.

Acta de Evaluación y clasificación de propuesto.

Evalúan propuestos para la prestación del servicio cual es el más conveniente para la prestación del servicio.

Revisar que tengan las firmas del interventor y el jurídico.

361


CONTABLE


MUNICIPIO DE ZARZAL


No




Proceso de invitación 10% de menor cuantía.

Se revisa el listado de los requisitos y documentos que se requieren para dar inicio el proceso de contratación.

Acta de cierre y apertura de sobre de las propuestas de invitación publica 10% de la menor cuantía.

Se cierra la invitación pública y solicita al comité evaluador a proceder a la selección de la invitación.

Revisar que tengan las firmas del interventor y el jurídico.

362


CONTABLE


MUNICIPIO DE ZARZAL


No




Declaración Juramentada

Se revisa el patrimonio que posee la persona en el momento de dar inicio a su contratación.

Declaración juramentada de bienes y rentas y actividad económica.

Verificar los datos personales.

Revisar la declaración de los bienes y rentas con que cuenta el contratista en el momento de su contratación.

363


CONTABLE


MUNICIPIO DE ZARZAL


No




Formato de hoja de vida.

Verificar sus datos personales y experiencia laboral.

Cámara de Comercio.

Revisar y constatar que si se encuentra inscrito.

364


CONTABLE


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No




Registro Único Tributario.

Se revisa su actividad principal

Certificado de Antecedentes (Procuraduría) Certificado Disciplinarios (Contraloría).

Se revisa que no tengan responsabilidades penales ni disciplinarias.

365


CONTABLE


MUNICIPIO DE ZARZAL


No




Propuesta.

Se revisa el concepto del servicio que se va a presentar, el valor a pagar.

VB del Alcalde

Firma del contratista

366


CONTABLE


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No




1


Para pago a Servicios Profesionales: 1, Contrato de Servicios profesionales. Contienen los soportes que integran los contratos de servicios, suministros, apoyo a la gestión. Incluyendo a demás pólizas de garantía.

Fecha de expedición

Nombre del contratista

Que el asegurado y beneficiario sea el Municipio de Zarzal.

Que la póliza tenga las garantías que dice el contrato.

Revisar que el tiempo de la garantía sea igual o mayor al de la minuta.

367


CONTABLE


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No




2


Cuando los contratos son de mayor cuantía (> $14.420.000) adicional deben llevar: Pólizas de cumplimiento

Al revisarse la póliza de cumplimiento se verificar que tenga:

Fecha de expedición.

Nombre del contratista.

Que el asegurado y beneficiario sea el Municipio de Zarzal.

Que la póliza tenga las garantías que dice el contrato.

Revisar que el tiempo de la garantía sea igual o mayor al de la minuta.

368


CONTABLE


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No




3


Publicación

Se verifica en la publicación.

Nombre del contratista.

Numero del contrato.

Valor del contrato.

Que sea publicado en un periódico de amplia circulación.

369


CONTABLE


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No




4


El pago de seguridad social y parafiscales.

Se revisa en los pagos de seguridad social que:

Correspondan al contratista, el cual debe ser el cotizante

Se verifica la vigencia del pago de la seguridad social

370


CONTABLE


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No




5


Resolución de aprobación de pólizas.

Se verifica:

Que la resolución tenga fecha después del contrato.

Que la fecha sea igual de la expedición de la póliza.

Revisar que la póliza lleve el mismo número del que dice el contrato

Nombre de la aseguradora

Tiempo de vigencia

Firma del jefe que la expide (Jefe de Servicios administrativos)

371


CONTABLE


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No




6


El Pago de servicios públicos debe contener: Resolución de pago.

Se verifica:

La entidad a la que se le va a cancelar el servicio.

Se revisa el valor de las facturas que sea el correcto.

Número de resolución.

Firma del alcalde y el secretario de servicios administrativos.

372


CONTABLE


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No




7


Recibos públicos.

Se verifica:

Que los recibos no se hayan cancelado

8

Disponibilidad presupuestal.

Se revisa

Los valores a cancelar

Detalle

Firma del jefe de presupuesto

9


Verificar que el valor del registro sea igual al valor de la resolución.

Firma del jefe de presupuesto

373


CONTABLE


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No




10


Pago de nómina.

Se verifica:

Sumatorias, deducciones con la resolución de pago y el sistema SINAP.

Se revisa los pagos por programas.

374


CONTABLE


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No




11


Pago de servicios públicos debe contener los siguientes documentos: Recibos

Se verifica: Que los recibos no se hayan cancelado revisar el periodo de consumo.

12 Disponibilidad presupuestal.

Verificar que se expidió por el valor correcto de los recibos. Revisar que lleve la firma del jefe de presupuesto.

13 Registro presupuestal.

Revisar que los valores son los correctos. Verificar que tenga la firma del jefe de presupuesto.

375


CONTABLE


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No




14


Resolución de pago

Se verifica:

Revisar a que entidad se le va a pagar el servicio público.

Revisar que la resolución lleve los mismos valores de los recibos.

Verificar que el número de resolución de pago sea el correcto.

Revisar que lleve las firmas del alcalde y secretario de servicios administrativos.

376


CONTABLE


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No




1

Comprobantes de Ingresos

Para pago de Industria y Comercio 1. Formulario de Industria y

Comercio.

Al revisar Ingresos por pago de Industria y Comercio se debe verificar que contenga:

Verificar la información que diligenciaron en el formulario sea la correcta con el sistema.

Revisar que haya aplicado la tarifa que le corresponde a la actividad que ellos desarrollan.

Verificar los ingresos con el P Y G o el Libros fiscal.

377


CONTABLE


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No




1


Si se presentan cambio de domicilio

Anexar copia del contrato de arrendamiento

Si se presenta cambios de NIT

Anexar RUT

Si se presenta cambios de Propietario.

Anexar contrato de compraventa o petición de traspaso autenticado.

378


CONTABLE


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No




2


Para pago de Impuesto de Ocupación de Vías

Al revisar Ingresos por pago de Impuesto de Ocupación de Vías se debe verificar que contenga:

Permiso de la secretaria de planeación y /o Secretaria de Gobierno.

Verificar los Metros de la ocupación de la vía de acuerdo a ellos se liquida el Impuesto correspondiente a pagar.

379


CONTABLE


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No




3


Para pago de Impuesto de Espectáculos Públicos

Al revisar Ingresos por pago de Impuesto de Ocupación de Vías se debe verificar que contenga:

Permiso de la secretaria de planeación y /o Secretaria de Gobierno.

Verificar el total de boletas a sellar de acuerdo a la cantidad se le cobra el 10% del valor correspondiente de la boletería a vender.

380


CONTABLE


MUNICIPIO DE ZARZAL


No




4.


Para pago de Impuesto de Ruptura de Pavimento

Al revisar Ingresos por pago de Impuesto de ruptura de pavimento se debe verificar que contenga:

Permiso de la secretaria de planeación.

Realizar la liquidación por cada metro de rompimiento, el valor de impuesto correspondiente

381


CONTABLE


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No




5.


Para pago de Impuesto de ocupación de vías por empresa de trasporte.

Al revisar Ingresos por pago de Impuesto de ocupación de vías por empresa de trasporte se debe verificar que contenga:

Se revisa que tenga uso de suelo expedido por la secretaria de planeación.

Se verifica la cantidad de metros ocupados y se realiza la liquidación de acuerdo a ellos

382


CONTABLE


MUNICIPIO DE ZARZAL


No




6.


Para pago de Impuesto de Espacio Público

Al revisar Ingresos por pago de Impuesto de espacio público se debe verificar que contenga:

Se revisa que tenga Permiso expedido por la Secretaria de Gobierno.

Se liquida así: 5 (SMDMLV) verificar.

383


CONTABLE


MUNICIPIO DE ZARZAL


No




7.


Para pago de Impuesto Predial

Al liquidar Ingresos por pago de Impuesto predial se debe revisar que contenga:

Dirección número de cédula, nombre certificado catastral, número del predio y área.

Las tarifas se liquidan con el acuerdo expedido por el Concejo.

384


CONTABLE


MUNICIPIO DE ZARZAL


No




8.


Para pago de Impuesto de rodamiento de vehículos públicos.

Al Liquidar Ingresos por pago de Impuesto de rodamiento de vehículos públicos se debe revisar que contenga:

Tarjeta de propiedad y se revisa: clase de carro, placa, propietario y número de cédula.

Las tarifas se liquidan de acuerdo a las tasas y contribuciones expedido por el Concejo.

385


CONTABLE


MUNICIPIO DE ZARZAL


No




9.


Para pago de Impuesto de servicios de transito.

Al Liquidar Ingresos por pago de Impuesto de servicios de transito se debe revisar que contenga:

Orden por escrito de la secretaria de transito el servicio que se va a prestar que pueden ser:

Traspaso, matriculas, despignoraciôn, cambio de color, de empresas de servicios etc.

Las tarifas se liquidan de acuerdo a las tasas y contribuciones expedido por el Concejo.

386

PROCEDIMIENTOS DE

CONTROL INTERNO

CONTABLE

3.8 CONCILIACIONES DE

INFORMACIÒN


8.1.8. Conciliaciones de información.

Deben realizarse conciliaciones permanentes para contrastar, y ajustar si a ello hubiere lugar, la información registrada en la contabilidad de la entidad contable pública y los datos que tienen las diferentes dependencias respecto a su responsabilidad en la administración de un proceso específico. Para un control riguroso del disponible y especialmente de los depósitos en instituciones financieras, las entidades contables públicas deberán implementar los procedimientos que sean necesarios para administrar los riesgos asociados con el manejo de las cuentas bancarias, sean éstas de ahorro o corriente. manteniendo como principal actividad la elaboración periódica de conciliaciones bancarias, de tal forma que el proceso conciliatorio haga posible un seguimiento de las partidas generadoras de diferencias entre el extracto y los libros de contabilidad. Para efectos de controlar los depósitos en instituciones financieras, y en atención a la condición de universalidad y el principio de prudencia a que se refiere el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública, las consignaciones realizadas por terceros y demás movimientos registrados en los extractos, con independencia de que se identifique el respectivo concepto, deben registrarse en la contabilidad de la entidad contable pública.

387


CONTABLE

3.8 CONCILIACIONES DE INFORMACIÒN


No ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

1

Saldos por conciliar de las operaciones reciprocas

Saldo por conciliar es la disparidad que se presenta en la eliminación de los valores fuente y destino de las operaciones reciprocas, para conservar el equilibrio que se requiere en la partida doble.

contador

2

Clasificación:

Por inconsistencias en reporte y registros contables

Esta clasificación de saldo por conciliar determina errores en el manejo y registro de las operaciones reciprocas que se pueden resumir así:

Utilización erróneas de cuentas

Registro de valores diferentes

Se reporta una operación reciproca con una entidad que no intervino en la transacción

Se reporta una operación en corto plazo mientras que la contrapartida la registra en el largo plazo o viceversa.

Reporte de una operación reciproca con otra entidad y esta a su vez no reporte.

Contador Público

Informe Conciliación de

operación reciproca

388


CONTABLE




3

Recopila extractos bancarios que envían los diferentes bancos dentro de los 5 primeros días hábiles del mes siguiente y el libro auxiliar de cada una de las cuentas bancarias registradas en el módulo de tesorería.

Auxiliar administrativo Extractos Bancarios y Libros Auxiliares

de Bancos

4

Verifica:

Que los saldos iníciales correspondan al corte anterior.

Que las consignaciones y notas crédito (por traslados, giros tesorales, devoluciones, cheques, reintegro de valor alguno por concepto de error, rendimientos financieros, entre otros) acreditadas en el extracto bancario estén debidamente registradas en el libro auxiliar de bancos.

Que los cheques cobrados, transmisiones electrónicas debitadas y notas débito por chequera, contribuciones 4 x1000, ordenación cheques de gerencia, traslados debitados por el banco estén debidamente acreditadas en el libro auxiliar de cada uno de los bancos.

Que todos los cheques girados y transmisiones electrónicas giradas mediante comprobante de pago hayan quedado registrados en el libro auxiliar.

Que el valor de los cheques cobrados por el banco y el valor de las transmisiones electrónicas debitadas coincida con el valor registrado en el libro auxiliar de bancos.

Auxiliar administrativo Informe

Conciliación Bancaria

389


CONTABLE




5

Relaciona los cheques pendientes por cobrar y transmisiones electrónicas por debitar de manera separada, identificando: el número del cheque, beneficiario y valor, así: Ingresa al sistema financiero SINAP, Módulo de Tesorería y en el Menú “Procesos especiales” Ingresa fecha de corte, posteriormente Ingresa el menú Administrativo/consultas/conciliación y selecciona el banco del cual se quiere conocer los cheques pendientes de cobro.

Auxiliar administrativo

Sistema Financiero -SINAP

6

Se señalan los cheques ya cobrados según extracto así: Selecciona modificar Marca el cheque cobrado con clic derecho Graba con la tecla F2 Señala la opción “siguiente” y vuelve a repetir el proceso para todos los cheques cobrados.


Sistema Financiero -SINAP

7 Imprime informe de cheques y transmisiones pendientes de cobro


Informe de cheques y transmisiones

pendientes de cobro.

8 Diligencia Formato de la Conciliación Bancaria, imprime y firma


Informe Conciliación Bancaria

390

PROCEDIMIENTOS DE

CONTROL INTERNO

CONTABLE

3.9. LIBROS DE

CONTABILIDAD

MUNICIPIO DE ZARZAL


8.1.9. Libros de contabilidad. Como soporte de los estados contables, las entidades públicas deben generar los libros de contabilidad, principales y auxiliares, de que trata el Plan General de Contabilidad Pública. La información registrada en los libros de contabilidad será la fuente para la elaboración de los estados contables. En este sentido, los ajustes que sean necesarios para garantizar la confiabilidad de la información deberán realizarse con la debida oportunidad, de tal forma que ellos queden reflejados en estos documentos. En ningún caso los valores que aparecen registrados en los libros serán diferentes a los revelados en los estados contables y demás informes complementarios. Los libros de contabilidad forman parte integral de la contabilidad pública y deben estar a disposición de la Contaduría General de la Nación y demás autoridades, para el ejercicio de las funciones constitucionales o legales de control, inspección y vigilancia.

De conformidad con el Régimen de Contabilidad Pública, los libros de contabilidad pueden elaborarse y conservarse en medios físicos o electrónicos. Cuando las entidades contables públicas preparen la contabilidad por medios electrónicos, debe preverse que tanto los libros de contabilidad principales como los auxiliares y los estados contables puedan consultarse e imprimirse. La conservación de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad puede efectuarse, a elección del representante legal, en papel o cualquier otro medio técnico, magnético o electrónico, que garantice su reproducción exacta.

391


CONTABLE

3.9. LIBROS DE CONTABILIDAD


No

SOPORTE

DESCRIPCIÓN

CONSERVACIÓN

LIBROS DE CONTABILIDAD PRINCIPAL

LIBRO INVENTARIOS Y BALANCE: Se emplea para registrar por lo menos una vez al año los inventarios de todos los bienes, derechos y obligaciones de la entidad o el balance general en forma detallada, de tal forma que se presente una descripción mayor a la que se encuentra en los demás libros principales u obligatorios.

Los libros de contabilidad podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta. La conservación se deberá realizar permitiendo que la información sea accesible para su posterior consulta, conservando los datos en el formato que se haya generado y que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, para que posteriormente se pueda determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora de envío y recibo del mensaje.

Fuente: www.supersociedades.gov.co

392


CONTABLE



No

SOPORTE

DESCRIPCIÓN

CONSERVACIÓN


LIBRO MAYOR: Se registran de forma

resumida los valores por cuenta o rubros de las transacciones del período respectivo. Partiendo de los saldos del período anterior, se muestran los valores del movimiento débito y crédito del período respectivo (diario, semanal, quincenal o mensual) para luego registrar los nuevos saldos, los cuáles serán la base como saldos anteriores para el período siguiente. Estas partidas corresponden a los totales registrados en el libro de diario y el saldo final del mismo mes.

Si se conservan en medios físicos, se debe tener en cuenta que estos no pueden llevar enmendaduras, arrancar las hojas o cambiar el orden de las mismas, si por el contrario estos se conservan en medios electrónicos o magnéticos debe preverse que tanto los libros Diario y Mayor puedan consultarse e imprimirse. La conservación y custodia de los libros de contabilidad es responsabilidad del representante legal o quien haga sus veces, el cual podrá designar mediante acto administrativo, esta responsabilidad.

Fuente: www.gerencie.com. Libros de Comercio

http://www.gerencie.com/

393


CONTABLE



No

SOPORTE

DESCRIPCIÓN

CONSERVACIÓN


LIBRO DIARIO: Es un libro en el cual se registran día a día todas las operaciones resultantes de los hechos económicos ocurridos en un período no superior a un mes. Los asientos que se hacen en este libro son un traslado de la información contenida en los comprobantes de contabilidad, los que a su vez deben estar soportados con los documentos que los justifiquen.

.

Fuente: www.gerencie.com. Libros de Comercio

http://www.gerencie.com/

394


CONTABLE



No SOPORTE DESCRIPCIÓN CONSERVACIÓN Y FUNCIONES

LIBROS DE CONTABILIDAD

AUXILIARES

Libro Auxiliar de Caja. En el libro de caja se

anotan los datos de cada pago o ingreso que se hace con dinero efectivo de la caja. Las cantidades se colocarán en función del tipo de gasto o ingreso que sean. Libro Auxiliar de Compras y Ventas. Son los libros

en que se ingresan las operaciones resultantes por las compras y ventas de un periodo. Libro para Pagos en Efectivo. En este se detalla uno a uno los pagos que ya fueron cubiertos con el dinero de la caja menor. Libro Auxiliar de Banco. Este libro cumple la misma función que el auxiliar de caja; tener constancia de las disponibilidades bancarias, así como del control de las mismas.

.

Fuente: www.elrincondelvago.com. Gestión Administrativa de Tesorería.

395


CONTABLE



No

SOPORTE

DESCRIPCIÓN

CONSERVACIÓN Y FUNCIONES

LIBROS DE CONTABILIDAD

AUXILIARES

Auxiliar de Inmuebles, Maquinaria y Equipo, se debe llevar en forma individual

por cada bien, indicando la fecha de adquisición, monto, fecha de salida para su uso, adiciones y mejoras, ajuste, para facilitar el proceso de su depreciación y/o revaluación.

396

PROCEDIMIENTOS DE

CONTROL INTERNO

CONTABLE

3.10 ESTRUCTURA DEL

AREA CONTABLE Y

GESTION POR PROCESOS


8.1.10. Estructura del área contable y gestión por procesos. De acuerdo con la complejidad de las entidades públicas en términos de su estructura organizacional y de las operaciones que desarrolla, éstas deberán contar con una estructura del área contable suficiente que permita la adecuada identificación, clasificación, registro, revelación, análisis, interpretación y comunicación de la información contable, es decir, para que las entidades u organismos que integran la estructura del Estado asuman la funciones relacionadas con el proceso contable.

Las entidades públicas deben diseñar y mantener en su estructura organizacional los procesos necesarios para la adecuada administración del Sistema de Contabilidad Pública, tomando como referencia la naturaleza de sus funciones y complejidad de su estructura organizacional. Adicionalmente, deben disponer de un sistema de información que les permita cumplir adecuadamente sus funciones.

Las entidades también deberán adelantar las acciones tendientes a determinar la forma como circula la información a través de cada organización, observando su conveniencia y eficiencia, así como su contribución a la eliminación o mitigación de los riesgos relacionados con la oportunidad de la información. En este análisis deberán determinarse los puntos críticos o más impactantes sobre el resultado del proceso contable, para lo cual pueden elaborarse diagramas de flujo que vinculen a los diferentes procesos desarrollados por la entidad contable pública, que permitan identificar la forma como fluye y debe fluir la información financiera, económica, social y ambiental. La información fluye en las entidades a través de los documentos soporte, por lo cual éstos deben estar identificados de manera clara para establecer posteriormente su relación y efecto sobre la contabilidad. Con base en los flujogramas las entidades contables públicas pueden identificar los puntos críticos o más impactantes sobre el resultado del proceso contable y proceder a implementar los controles que se requieran.

397


CONTABLE

3.10 ESTRUCTURA DEL AREA CONTABLE

Y GESTION POR PROCESOS


AREA

FINANCIERA

SECRETARIA DE

HACIENDA

CONTABILIDAD

PROF.

UNIVERSITARIO

AUXILIAR

ADMINISTRATIVO

AUXILIAR

CONTABLE

TESORERIA

AUXILIAR DE

TESORERIA

SECRETARIA

TESORERO

GENERAL

PRESUPUESTO

AUXILIAR DE

PRESUPUESTO

SECRETARIA

SUB

SECRETARIO

SECRETARIO

DE DESPACHO

AUXILIARES

SECRETARIA

COORDINADOR

HACIENDA

398

PROCEDIMIENTOS DE

CONTROL INTERNO

CONTABLE

3.11 COMITÉ TECNICO DE

SOSTENIBILIDAD


8.1.11. Comité Técnico de Sostenibilidad Contable. Dada la característica recursiva de los sistemas organizacionales y la interrelación necesaria entre los diferentes procesos que desarrollan los entes públicos, éstos evaluarán la pertinencia de constituir e integrar el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, como una instancia asesora del área contable de las entidades que procura por la generación de información contable confiable, relevante y comprensible. Lo anterior, sin perjuicio de las responsabilidades y autonomía que caracterizan el ejercicio profesional del contador público.

399

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO CONTABLE

3.11 COMITÉ TECNICO DE SOSTENIBILIDAD


NORMATIVIDAD PROPOSITOS DE ADOPCIÒN SEGUIMIENTO

Resolución Nº 119 de abril 27 de 2006. Decreto SGM-150-14-114. Agosto 6 2008.

Orientar a los responsables de la información financiera, económica y social en las entidades públicas para que adelanten las gestiones administrativas necesarias que conduzcan a garantizar la sostenibilidad y permanencia de un sistema contable que produzca información razonable y oportuna.

Delegado al comité técnico de sostenibilidad contable, Instancia asesora del área contable y financiera, conformado por:

Alcalde Municipal o su delegado.

Jefe de la oficina asesora de Control Interno.

Secretario de Hacienda Municipal.

Jefe de la oficina asesora jurídica.

Contador del Municipio.

400

PROCEDIMIENTOS DE

CONTROL INTERNO CONTABLE

3.12 RESPONSABILIDAD DE LOS

CONTADORES DE LAS

ENTIDADES PÙBLICAS QUE

AGREGAN INFORMACIÒN.


8.1.12. Responsabilidad de los Contadores de las entidades públicas que

agregan información.

El contador público que tenga a cargo la contabilidad de la entidad que agrega

información contable de entidades y organismos sin personería jurídica, deberá

implementar los controles o acciones administrativas que garanticen el suministro

oportuno de información a la Contaduría General de la Nación y a los demás

usuarios. En este sentido, debe aplicar adecuadamente el Procedimiento

Relacionado con las Formas de Organización y Ejecución del Proceso Contable,

del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública, a fin de lograr

la información agregada con las características de confiabilidad, relevancia y

comprensibilidad.

401


CONTABLE


CONTADORES DE LAS ENTIDADES

PÙBLICAS QUE AGREGAN INFORMACIÒN.


AGREGADORAS AGREGADAS PROCESO DE

AGREGACIÒN

INFORMACIÓN

OBJETO DE

AGREGACIÒN

RESPONSABILIDADES

Son agregadoras aquellas que además de preparar y reportar su propia información, les corresponde agregar la información de otras entidades contables públicas, denominadas agregadas, mediante un proceso extracontable y por instrucción de la Contaduría General de la Nación.

Son entidades agregadas las que preparan su información contables en forma independiente y la reportan a la Contaduría General de la Nación a través de las entidades agregadoras. Se caracterizan por ser unidades administrativas o económicas que generalmente no tienen personería jurídica, aunque tienen autonomía administrativa y financiera y hacen parte de la administración central de la entidad.

Mediante este proceso

se suman

algebraicamente los

saldos y movimientos

contables de una

entidad agregadora

con los saldos y

movimientos del mismo

periodo de otra entidad

agregada, con el fin de

generar saldos

agregados y

presentarlos como los

de una sola entidad

contable pública.

Las entidades

contables públicas

agregadas deben

preparar y reportar la

información contable a

las entidades

contables públicas

agregadoras en los

formularios definidos

por la Contaduría

General de la Nación

con el contenido,

características y

requisitos exigidos.

Contador público de

entidad agregadora será

el responsables delegado

para consolidar la

información emitida por

las entidades agregadas.

Su responsabilidad estará

enmarada en el

cumplimiento de lo

establecido en el

diligenciamiento y reporte

a la CGN de los formatos

legales. RCP código

4073.

Régimen de Contabilidad Pública. capítulo III, procedimientos relacionados con las formas de organización y ejecución del proceso contable.

402


CONTABLE


CONTADORES DE LAS ENTIDADES

PÙBLICAS QUE AGREGAN INFORMACIÒN.


AGREGADORAS AGREGADAS PROCESO DE

AGRAGACIÒN

INFORMACIÓN

OBJETO DE

AGREGACIÒN

ASIGNADO

REPORTE A CGN

Se consideran agregadoras entidades territoriales:

Departamento.

Distritos.

Municipios.

En el nivel territorial corresponde:

Contralorías territoriales.

Asambleas departamentales.

Concejos municipales.

Personerías.

Colegios y hospitales no constituidos como E.S.E*

Cada entidad agregada

debe organizar el proceso

contable independiente

siguiendo los lineamientos

estipulados en el Régimen

de Contabilidad Publica

código 4072.

Los requisitos son:

Saldos y movimientos.

Operaciones reciprocas.

Notas de carácter especifico.

Notas de carácter general.

Contador público de

entidad agregadora

Régimen de Contabilidad Pública. capítulo III, procedimientos relacionados con las formas de organización y ejecución del proceso contable. *Entidades Sociales del Estado.

403


INTERNO CONTABLE

3.13 ACTUALIZACION PERMANENTE

Y FORMACIÒN CONTINUADA


8.1.13. Actualización permanente y continuada.

Los responsables directos de la identificación, clasificación y registro de los

hechos económicos, financieros, sociales y ambientales que realizan las entidades

contables públicas deben tener la formación necesaria que contribuya a

dimensionar el sistema de contabilidad pública, de tal manera que les permita la

debida identificación, clasificación, medición, registro y ajustes, elaboración,

análisis, interpretación y comunicación de la información.

En este sentido, las entidades contables públicas deben emplear mecanismos de

actualización que sean efectivos, para garantizar el cumplimiento de las normas

técnicas y los procedimientos de contabilidad que expida la Contaduría General de

la Nación. Para estos efectos, la página web www.contaduria.gov.co es una

herramienta informativa que fue creada por este organismo regulador como un

medio para difundir todos los desarrollos, avances y demás disposiciones

relacionados con la contabilidad pública.

Los funcionarios de las entidades deben estar informados acerca de los procesos

de capacitación permanente que desarrolla la Contaduría General de la Nación, en

virtud del plan anual de capacitación, con el objetivo de participar activamente en

los eventos que se realizan.

Los responsables directos del procesamiento de la información contable en las

entidades tienen el deber de solicitar conceptos técnico contables a la Contaduría

General de la Nación cuando no se tenga claridad respecto de la aplicación de

normas contenidas en el Régimen de Contabilidad Pública.

http://www.contaduria.gov.co/

404


INTERNO CONTABLE

3.13 ACTUALIZACION PERMANENTE

Y FORMACIÒN CONTINUADA


En los términos del Decreto 3730 de 2003, las entidades u organismos

descentralizados, territorialmente o por servicios, podrán solicitar apoyo en la

organización, diseño, desarrollo y mantenimiento del sistema de información

contable, financiera y presupuestal, al Contador General del departamento del cual

forman parte, así como orientación sobre el debido cumplimiento de las normas

expedidas por el Contador General de la Nación.

En general, las entidades contables públicas deben incorporar a sus

procedimientos internos, en lo pertinente, los expedidos por la Contaduría General

de la Nación.

405


CONTABLE

3.13 ACTUALIZACION PERMANENTE Y

FORMACIÒN CONTINUADA


ELEMENTOS DE ACTUALIZACION FUNCIONES DE LOS ELEMENTOS DE ACTUALIZACION

CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

Algunas de las principales funciones de la Contaduría General de la Nación son: Determinar las políticas, principios y normas sobre contabilidad, que deben regir en el país para todo el sector público. Establecer las normas técnicas generales y específicas, sustantivas y procedimentales, que permitan uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad pública. Llevar la Contabilidad General de la Nación, para lo cual expedirá las normas de reconocimiento, registro y revelación de la información de los organismos del sector central nacional

RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA

Su función es darle orden a los movimientos económicos en las entidades públicas, logrando uniformar criterios con el fin de que la información reportada sea reconocida dentro de los marcos legales establecidos.

WWW.CONTADURIA.GOV.CO Su función es difundir todos los desarrollos, avances y demás disposiciones

relacionados con la Contabilidad Pública.

406


CONTABLE

3.13 ACTUALIZACION PERMANENTE Y

FORMACIÒN CONTINUADA


ELEMENTOS DE ACTUALIZACION *****FUNCIONES DE LOS ELEMENTOS DE ACTUALIZACION

PLAN ANUAL DE CAPACITACION

Su función es la de generar en las entidades y en los empleados del Estado una mayor capacidad de aprendizaje y de acción, en función de lograr la eficiencia y la eficacia de la administración, actuando para ello de manera coordinada y con

unidad de criterios.

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

La ESAP es un establecimiento público con carácter universitario, autónomo,

estatal, que propende por el desarrollo humano, especialización, eficiencia, eficacia,

calidad y excelencia, participación y concertación, descentralización, moralidad y

transparencia, integración y universalidad de su quehacer; además de la

investigación de las ciencias y técnicas concernientes a la administración pública,

con el fin de lograr la adecuada formación y generación de competencias en el

saber administrativo público para los servidores públicos y ciudadanía en general;

igualmente le compete el fortalecimiento y desarrollo institucional del estado a

través de la Asesoría y Asistencia Técnica.

***** www.co.vlex.com. Decreto 1567 de agosto 05 de 1998

www.esap.edu.co

http://www.co.vlex.com/

http://www.esap.edu.co/

407

PROCEDIMIENTOS DE

CONTROL INTERNO

CONTABLE

3.14 RESPONSABILIDAD EN

LA CONTINUIDAD DEL

PROCESO CONTABLE

MUNICIPIO DE ZARZAL


8.1.14. Responsabilidad en la continuidad del proceso contable.

El representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se procesa

la información contable en las entidades públicas, independiente de la forma de

vinculación (nombramiento o contrato) deben presentar, al separarse de sus

cargos, a manera de empalme, un informe a quienes los sustituyan en sus

funciones sobre los asuntos de su competencia, con el propósito de continuar con

el normal desarrollo del proceso contable, para lo cual deberán observar los

lineamientos referidos en el procedimiento para la elaboración del informe

contable cuando se produzcan cambios de representante legal, de que trata el

manual de procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública.

408


CONTABLE

3.14 RESPONSABILIDAD EN LA CONTINUIDAD

DEL PROCESO CONTABLE

MUNICIPIO

DE ZARZAL


INFORME POR CAMBIO DE REPRESENTANTE

El informe contable que se debe elaborar cuando se produzca cambios de representante legal en las entidades contables publicas hace parte del acta de informe de gestión, establecido en la normatividad vigente, y se refiere a las condiciones en que se encuentran y se entrega el sistema contable de la entidad el cual comprende; el conjunto de subsistemas, administrativos, financiero, de costos, tributario entre otros así mismo incluye las aplicaciones de software que utiliza la entidad y la correspondencia interna y externa. Cuando se produzcan cambios de representante legal se debe informar, como mínimo, los siguientes aspectos:

a) Que se entrega el sistema de información contable con todos los elementos que lo integran.

b) Que están a disposición los libros de contabilidad, principales y auxiliares, debidamente actualizados a la fecha de entrega del cargo con todos los documentos soportes contables correspondientes a las transacciones y operaciones registradas.

c) Que se han realizado y registrado los cálculos actuariales y las amortizaciones, así como los recursos destinados para el pago de estos pasivos

409


CONTABLE

3.14 RESPONSABILIDAD EN LA CONTINUIDAD

DEL PROCESO CONTABLE

MUNICIPIO

DE ZARZAL


INFORME POR CAMBIO DE REPRESENTANTE

d) Las situaciones especiales que afectan los procesos y reclamaciones en contra y a favor de la entidad contable pública.

e) Los fondos especiales y fondos cuenta a cargo de la entidad contable publica y si fueron entregados en administración o en fiducia.

f) Las situaciones que se encuentran pendientes de resolver en materia contable. g) Los temas contables específicos acordados entre las partes, para ser entregados con posterioridad.

Al informe se le debe anexar:

1) Los estados contables básicos certificados, junto con sus notas, elaboradas con corte al último día del mes anterior, a la fecha en que entrega el cargo.

2) Un informe del revisor fiscal cuando la entidad contable publica este obligado a tenerlo en el cual manifieste su opinión respecto a la concordancia entre el informe de gestión preparado por el representante legal saliente y los estados contables básicos que se entregan.

3) El informe de control interno contable realizado conforme a la normatividad vigente.

Régimen de Contabilidad Pública. capítulo IV, procedimientos para la elaboración del informe cuando se produzca cambios de representante legal.

410

PROCEDIMIENTOS DE

CONTROL INTERNO

CONTABLE

3.15 EFICIENCIA DE

LOS SISTEMAS DE

INFORMACIÓN


8.1.15. Eficiencia de los sistemas de información.

Con independencia de la forma que utilicen las entidades públicas para procesar la información, sea esta manual o automatizada, el diseño del sistema implementado deberá garantizar eficiencia, eficacia y economía en el procesamiento y generación de la información financiera, económica, social y ambiental. Para la implementación y puesta en marcha de sistemas automatizados, las entidades observarán criterios de eficiencia en la adquisición de equipos y programas que contribuyan a satisfacer sus necesidades de información. Y atendiendo la naturaleza y complejidad del ente público de que se trate, se deberá procurar que los sistemas implementados integren adecuadamente los principales procesos que tienen a su cargo las dependencias. Tratándose de las entidades que operan bajo la plataforma del Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF NACIÓN, los jefes de las oficinas de control interno evaluarán el cumplimiento de las políticas de seguridad, con el fin de garantizar que los registros de la información financiera, económica, social y ambiental se efectúan en debida forma. En el mismo sentido, para efectos de garantizar el adecuado reporte de la información contable a través del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública -CHIP, los jefes de las oficinas de control interno evaluarán el cumplimiento de las políticas y protocolos de seguridad en la instalación, operación y mantenimiento de este aplicativo.

411


CONTABLE

3.15 EFICIENCIA DE LOS SISTEMAS DE

INFORMACIÓN

MUNICIPIO DE ZARZAL


SISTEMAS DE INFORMACIÓN CARACTERISTICAS

SINAP: Sistema de Información para la Administración Pública. Este sistema apoya a las entidades públicas de orden municipal, departamental y nacional en los procesos y procedimientos administrativos, financieros, contables y tributarios.

Este sistema está orientado a procesos, completamente integrados, con punto único de captura, facturación con código de barras, intuitivo y con cubrimiento de procesos tales como: Presupuesto, Tesorería, CxC, CxP, Contabilidad, Deuda Pública, Contratación, Compras, Almacén e Inventarios, Activos Fijos, RH, Nómina, Catastro, Impuesto de Industria y Comercio, y Predial Unificado. Produce los informes FUT, SICEP, CHIP, Información Exógena, Reporte de Deudores Morosos, entre otros requeridos por los Entes de Control.

SIIF Nación: Sistema Integrado de

Información Financiera. Las entidades que conforman el Presupuesto General de la Nación están obligadas a registrar en el SIIF Nación la gestión presupuestal, contable y de tesorería. DECRETO 2789 DE 2004.

Es una herramienta modular automatizada que integra y estandariza el registro de la gestión financiera pública, con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y de sus entidades descentralizadas, y de brindar información oportuna y confiable.

WWW.CATALOGODESOFTWARE.COM.

http://www.catalogodesoftware.com/

412


CONTABLE

3.15 EFICIENCIA DE LOS SISTEMAS DE

INFORMACIÓN

MUNICIPIO DE ZARZAL


SISTEMAS DE INFORMACIÓN CARACTERISTICAS CHIP: Sistema Consolidador de Hacienda e

Información Contable Pública.

Es un sistema de información compuesto por un conjunto de procesos y procedimientos administrativos y operativos e instrumentos tecnológicos que apoyan la definición, captura, transmisión, procesamiento y publicación de información financiera confiable, oportuna y completa producida por las entidades públicas dirigida al gobierno central.

Su objetivo es generar y difundir información financiera confiable, oportuna y completa con el fin de reforzar la capacidad de seguimiento fiscal y financiero de las entidades gubernamentales del nivel central, y fortalecer el control ciudadano. Mejorar la información disponible para la toma de decisiones por parte de los organismos del gobierno central en materia fiscal y financiera. Racionalizar los flujos de información entre los niveles central y territorial, eliminando duplicaciones y estableciendo un canal único. Generar mayor transparencia en el uso de recursos fiscales, brindando acceso a la información financiera territorial por parte del público.

WWW.ELTIEMPO.COM

413

PROCEDIMIENTOS

DE CONTROL

INTERNO

CONTABLE

3.16 CIERRE

CONTABLE


8.1.16. Cierre contable.

De acuerdo con el Régimen de Contabilidad Pública, las entidades contables públicas deben adelantar todas las acciones de orden administrativo que conlleven a un cierre integral de la información producida en todas las áreas que generan hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, tales como cierre de compras, tesorería y presupuesto, recibo a satisfacción de bienes y servicios, reconocimiento de derechos, elaboración de inventario de bienes, legalización de cajas menores, viáticos y gastos de viaje, anticipos a contratistas y proveedores, conciliaciones, verificación de operaciones recíprocas, ajustes por provisiones, depreciaciones, amortizaciones, sentencias y conciliaciones, pasivos pensiónales y cálculo actuarial, los límites establecidos para los saldos de las cuentas otros, las cuentas de orden y la presentación de las notas a los estados contables, entre otros aspectos, aplicando los procedimientos contenidos en el Régimen de Contabilidad Pública. Para los estados contables y demás informes que se produzcan en periodos intermedios, las entidades deben adelantar todas las acciones que sean necesarias para que se obtenga información contable confiable, relevante y comprensible, para lo cual observarán el procedimiento para la estructuración y presentación de los estados contables básicos del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública.

414


CONTABLE

3.16 CIERRE CONTABLE


ASPECTOS

INSTRUCCIONES PARA EL CIERRE CONTABLE

ACTIVIDADES CONTABLES PREVIAS PARA EL CIERRE DEL PERIODO CONTABLE

Análisis, Verificaciones y Ajustes.

Antes de efectuar el cierre contable deben tenerse en cuenta, entre otros aspectos, los procedimientos que se relacionan con las conciliaciones bancarias, cálculo de provisiones, depreciaciones y amortizaciones, sentencias y conciliaciones, pasivos pensiónales y cálculo actuarial, aplicando los procedimientos contenidos en el Régimen de Contabilidad Pública, relacionados con las cuentas del Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental, los límites establecidos para los saldos de las cuentas “otros”, las cuentas de orden y la preparación de las notas a los estados

Conciliación de información entre las áreas de la entidad que generan información contable.

Antes de efectuar el proceso de cierre contable y con el fin garantizar la consistencia de la información que se administra en las dependencias de la entidad, se deben

415


CONTABLE



ASPECTOS



Realizar las conciliaciones de información entre el área contable y las áreas de nómina, almacén, presupuesto, tesorería y las demás, de acuerdo con la estructura interna, que permitan evidenciar la integralidad del proceso contable, como se señala en el numeral 3.8 de la Resolución 357 de 2008.

Consolidación de las prestaciones sociales.

De conformidad con la normatividad expedida por la Contaduría General de la Nación, antes de realizar el cierre de la vigencia, las entidades deben realizar el proceso de consolidación de las prestaciones sociales que se han venido provisionando a través de pasivos estimados, para reclasificar y reconocer el pasivo real al final del ejercicio.

Cuentas de Presupuesto y Tesorería.

Las entidades deben tomar las medidas necesarias, tendientes a obtener los saldos definitivos de la ejecución presupuestal del periodo, para cada uno de los conceptos

416


CONTABLE



ASPECTOS



Que conforman las cuentas de presupuesto y tesorería, establecidas en el Catálogo General de Cuentas – CGC. Esta información sirve de base a la CGN para realizar los procesos de refrendación de la información correspondiente al recaudo de los ingresos tributarios y al cumplimiento de los límites para los gastos de funcionamiento, en cumplimiento de la Ley 715 de 2001, modificada por la Ley 1176 de 2007, y de categorización de los departamentos, distritos y municipios, según lo contemplado en la Ley 617 de 2000, por lo que se requiere reconocer y revelar la totalidad de la información relacionada con la ejecución presupuestal de ingresos y gastos.

Al final de la vigencia debe efectuarse el respectivo cierre de acuerdo con la dinámica contable definida en el RCP. En este sentido, se debe tener en cuenta que los saldos que revelan las cuentas 0930-VIGENCIAS FUTURAS APROBADAS (CR) y 0935-VIGENCIAS FUTURAS PENDIENTES DE INCORPORAR AL PRESUPUESTO (DB) no son objeto de cierre, es decir los saldos de estas cuentas Pasan al periodo siguiente. La cuenta 0940-VIGENCIAS FUTURAS INCORPORADAS AL PRESUPUESTO (DB), es objeto de cierre al finalizar la vigencia con contrapartida en la cuenta 0930-VIGENCIAS FUTURAS APROBADAS (CR).

417


CONTABLE



ASPECTOS



Conciliación de la información relacionada con el reconocimiento de

activos entregados para uso permanente sin contraprestación. Las entidades contables públicas clasificadas como Gobierno General deben tener en cuenta que cuando entregan bienes, con las características de propiedades, planta y equipo, a otras entidades contables públicas del Gobierno General, para uso permanente y sin contraprestación, el reconocimiento contable corresponde a una incorporación del activo para quien lo recibe, con afectación en el patrimonio, y un retiro de los mismos para quien los entrega, con afectación también en el patrimonio, pero registrando en cuentas de orden para tener un control de los mismos entregados, según lo establecido en el Manual de Procedimientos del RCP. En esta transacción se debe tener en cuenta que tanto la entidad que recibe los bienes como la que los entrega, deben establecer una comunicación directa para que se realicen los registros contables que correspondan, para evitar, por un lado, registros que dupliquen la información, o que los activos queden sin revelar en ninguna de las entidades.

418


CONTABLE



ASPECTOS


ACTIVIDADES CONTABLES PREVIAS PARA EL CIERRE DEL PERIODO CONTABLE. ASPECTOS ESPECIALES DEL PROCESO CONTABLE.

Tener en cuenta lo señalado en el párrafo 3 del numeral 2.1. del presente instructivo, en el sentido que los valores registrados en las subcuentas 312531 y 325531 – Bienes de uso permanente sin contraprestación, no serán objeto de reclasificación al Capital Fiscal al inicio de la siguiente vigencia. Reconocimiento de Pasivos Pensiónales. Los fondos de reservas del régimen de prima media con prestación definida y

las entidades contables públicas empleadoras que tengan a su cargo pasivo pensional, incluyendo la emisión de bonos pensiónales, deben reconocer y revelar el cálculo actuarial de dicho pasivo, según lo indicado en el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública

419


CONTABLE



ASPECTOS


ASPECTOS ESPECIALES DEL PROCESO CONTABLE.

Existencia real de bienes, derechos y obligaciones y documentos soporte idóneos. Las entidades deberán realizar las acciones administrativas que permitan

determinar que los saldos revelados en los estados contables relacionados con los bienes, derechos y obligaciones sean ciertos y cuenten con los documentos soportes idóneos, que garanticen la existencia y exigibilidad de los mismos, de conformidad con lo señalado en los numerales 3.4 y 3.7 de la Resolución 357 de 2008.

Estados contables básicos comparativos.

Las entidades contables públicas deben tener en cuenta que cuando presenten los estados contables básicos, a los diferentes usuarios que los requieran, éstos deben presentarse en forma comparativa con los del período contable inmediatamente anterior.

420


CONTABLE



ASPECTOS



Notas a los estados contables básicos.

Las entidades contables públicas deben tener en cuenta la importancia y obligatoriedad de preparar las notas a los estados contables, conforme se señala en el procedimiento contable respectivo que indica:

Las notas a los estados contables básicos son parte integral de éstos y forman con ellos un todo indisoluble. Estas notas son de carácter general y específico y tienen como propósito dar a conocer información adicional sobre las cifras presentadas, así como aspectos cualitativos o cuantitativos físicos, que presentan dificultad para su medición monetaria y que han afectado o pueden afectar la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública. Las entidades al preparar las notas a los estados contables deben tener en cuenta lo señalado en la respectiva norma técnica y la información mínima a revelar que, en forma específica, se exige en cada procedimiento contable expedido.

421


CONTABLE



ASPECTOS



Actualización de información básica en el CHIP.

Las entidades contables públicas deben mantener actualizada la información relativa a los datos básicos y complementarios, así como la información correspondiente a la composición patrimonial para las entidades que les corresponda diligenciarla, que se encuentran en la página web del CHIP.

422

PROCEDIMIENTOS DE

CONTROL INTERNO

CONTABLE

3.17 ELABORACION DE

ESTADOS, INFORMES Y

REPORTES CONTABLES

MUNICIPIO DE ZARZAL


8.1.17. Elaboración de estados, informes y reportes contables.

El contador público a cuyo cargo esté la responsabilidad del sistema contable de la entidad contable pública, debe preparar los estados, informes y reportes contables que sean necesarios, así como comunicar al tomador de decisiones sobre la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad, y de los resultados logrados en un determinado periodo. La información contable producida debe revelar en forma confiable, relevante y comprensible la realidad financiera, económica, social y ambiental de las entidades contables públicas, y ello será objeto de certificación mediante las firmas del representante legal y del respectivo contador de la entidad, en los términos definidos en el Régimen de Contabilidad Pública.

423


3.17 ELABORACION DE ESTADOS, INFORMES Y

REPORTES CONTABLES


RIESGOS CONTROLES

Elaboración de estados, informes y reportes contables

De tipo Interno

a. Estados contables sin soporte en los libros

de contabilidad.

b. Información de los estados contables que no coincide con los libros de contabilidad.

Comprobar que la información revelada en

los estados contables corresponde a la registrada en los libros de contabilidad reglamentados en el plan general de contabilidad pública.

c. Inadecuado funcionamiento del programa utilizado para procesar la información.

Solicitar al proveedor que optimice la funcionalidad del aplicativo.

d. No generación de estados contables.

Establecer políticas para que la información contable se suministre oportunamente a la administración a la Contaduría General de la Nación y a los organismos de inspección, vigilancia y control.

424



REPORTES CONTABLES


RIESGOS CONTROLES


e. Revelación de informes que no

corresponden a los registros realizados.

Establecer procedimientos que garanticen un

adecuado flujo de documentos a través de las dependencias, de tal manera. Que permita la generación oportuna de libros de contabilidad e información contable.

f. No se realizan tomas físicas de los inventarios a la propiedad planta y equipo de la entidad a los bienes de uso y beneficio público y a los recursos naturales existentes en la municipalidad

Realizar periódicamente conteo físico

de los activos de la empresa.

425



REPORTES CONTABLES


RIESGOS CONTROLES


De tipo Externo

a. Hechos económicos no registrados en su totalidad.

Realizar procedimientos que permitan actualizar el sistema de información.

b. Inconsistencia de la información reportada a los órganos de control con la información que reposa en el sistema y archivo físico

Establecer una política donde se estipule

que los reportes que se generan a los entes de control sean fiel copias de los libros contables.

426



REPORTES CONTABLES


RIESGOS CONTROLES


c. Generación y presentación inoportuna de

los estados contables al alcalde y demás usuarios.

Establecer una política donde se estipule

las fechas de presentación de la información interna y externa.

Exponer en lugar visible la información contable preparada para que sea fácilmente consultada por los ciudadanos y demás usuarios.

Comprobar que la información contable

ha sido suministrada a los usuarios en forma completa y de conformidad con las normas que la reglamentan dichos requerimientos.

427

PROCEDIMIENTOS DE

CONTROL INTERNO

CONTABLE

3.18 ANALISIS,

INTERPRETACION Y

COMUNICACIÓN DE LA

INFORMACION

MUNICIPIO DE ZARZAL


8.1.18. Análisis, interpretación y comunicación de la información.

La información contable servirá de base para establecer las acciones administrativas que se deben ejecutar para optimizar la administración de los recursos públicos. En este sentido, los informes contables deben permitir la realización de las verificaciones relacionadas con el análisis de vencimientos de cartera, gestión eficiente de otros activos, cumplimiento de obligaciones, cálculos de provisiones, depreciaciones, amortizaciones y agotamientos, entre otros.

428


CONTABLE

3.18 ANALISIS, INTERPRETACION Y

COMUNICACIÓN DE LA INFORMACION


RIESGOS CONTROLES

ANALISIS, INTERPRETACION Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACION

a. Rendición inoportuna de cuentas a la CGN

y a organismos de inspección, vigilancia y control.

b. Rendición incompleta de información contable.

c. Presentación inadecuada o no presentación de notas a los estados contables.

d. No revelación de cuentas a la comunidad. e. Revelación inconsistente de cuentas según

los cuadres algebraicos reconocidos técnicamente.

a. Verificar que la información contable

suministrada a la administración este acompañada de un adecuado análisis e interpretación, soportada en cálculos de indicadores de gestión y financieros, útiles para mostrar la realidad financiera, económica y social del Corporación.

b. Construir los indicadores y demás razones financieras pertinentes, a efectos de realizar los análisis que correspondan, para informar adecuadamente sobre la situación, resultados y tendencias.

429


CONTABLE

3.18 ANALISIS, INTERPRETACION Y

COMUNICACIÓN DE LA INFORMACION


RIESGOS CONTROLES

ANALISIS, INTERPRETACION Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACION

f. Análisis e interpretación indebida de la

información. g. Diseño inadecuado de indicadores para

mostrar la realidad de la Corporación. h. Inadecuada comunicación del mensaje

contable. i. Preparación de información solo para

efectos de rendir cuentas a la CGN y a organismos de inspección, vigilancia y control.

c. Establecer como política institucional la

presentación oportuna de la información contable debidamente analizada.

430

PROCEDIMIENTOS DE

CONTROL INTERNO

CONTABLE

3.19 COORDINACIÒN ENTRE

LAS DIFERENTES

DEPENDENCIAS

MUNICIPIO DE ZARZAL


8.1.19. Coordinación entre las diferentes dependencias. Dada la visión sistémica de la contabilidad, existe una responsabilidad por parte de quienes ejecutan procesos diferentes al contable, por lo cual se requiere de un compromiso institucional liderado por quienes representan legalmente a las entidades, así: 8.1.19.1. Responsabilidad de quienes ejecutan procesos diferentes al contable. El proceso contable de las entidades públicas está interrelacionado con los demás procesos que se llevan a cabo, por lo cual, en virtud de la característica recursiva que tienen todos los sistemas, y en aras de lograr la sinergia suficiente que permita alcanzar los objetivos específicos y organizacionales, todas las áreas de las entidades que se relacionen con la contabilidad como proceso cliente, tienen el compromiso de suministrar los datos que se requieran, en el tiempo oportuno y con las características necesarias, de tal modo que estos insumos sean canalizados y procesados adecuadamente. 8.1.19.2. Visión sistémica de la contabilidad y compromiso institucional. La información que se produce en las diferentes dependencias será la base para reconocer contablemente los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales realizados, para lo cual las entidades contables públicas deben garantizar que la información fluya adecuadamente logrando oportunidad y calidad en los registros. Es preciso señalar que las bases de datos administradas por las diferentes áreas de la entidad se asimilan a los auxiliares de las cuentas y subcuentas que conforman los estados contables, por lo que, en aras de la eficiencia operativa de las entidades públicas, no podrá exigirse que la totalidad de

431

PROCEDIMIENTOS DE

CONTROL INTERNO

CONTABLE

3.19 COORDINACIÒN ENTRE

LAS DIFERENTES

DEPENDENCIAS

MUNICIPIO DE ZARZAL


la información que administre una determinada dependencia también se encuentre registrada en la contabilidad. La presentación oportuna, y con las características requeridas por las diferentes áreas que procesan información, debe ser una política en la que se evidencie un compromiso institucional.

432


CONTABLE

3.19 COORDINACIÒN ENTRE LAS DIFERENTES

DEPENDENCIAS

MUNICIPIO DE ZARZAL


RESPONSABILIDAD DE QUIENES EJECUTAN PROCESOS DIFERENTES AL CONTABLE

VISION SISTEMICA DE LA CONTABILIDAD Y COMPROMISO INSTITUCIONAL

Las áreas de las entidades que se relacionen con la contabilidad tienen el compromiso de suministrar los datos que se requieran, en el tiempo oportuno y con las características necesarias.

PRESUPUESTO

Cuadro de egreso.

Disponibilidad.


Orden de pago.

CONTROL INTERNO

Informes.

PLANEACIÒN

Ejecución presupuestal.

JURIDICA

Contratación.

HACIENDA

Impuestos Municipales.

Retención.

Estampillas.

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Nomina.

Seguridad social.

TESORERIA

Cuadro de ingresos.

Comprobante de egreso.

CONTABILIDAD

OBRAS PÙBLICAS

Contratación.

433

ACTIVIDAD

1. IDENTIFICACIÓN


8.2. ACTIVIDADES MÍNIMAS A DESARROLLAR.

Los controles asociados al proceso contable son todas las medidas implementadas por el ente público, con el objetivo de solucionar las situaciones señaladas y, por consiguiente, obtener estados contables e informes razonables y constituyen los mecanismos o acciones inherentes a las actividades que conforman los procesos, dirigidas a reducir, transferir, compartir o aceptar aquellos eventos que pueden inhibir la ejecución adecuada del Proceso Contable para el logro de los objetivos. La existencia y efectividad de los controles para el proceso contable y el sistema de contabilidad pública, de conformidad con la complejidad de las entidades, debe considerar, como mínimo, los siguientes aspectos específicos en cada una de las actividades del proceso contable: 8.2.1 Controles asociados a las actividades del proceso contable. A continuación se relacionan algunos de los controles que se han logrado establecer para cada actividad del proceso contable:

434

ACTIVIDAD

1. IDENTIFICACIÓN

MUNICIPIO DE ZARZAL


SITUACION

CAUSA

EFECTO

CONTROL

1. Dificultad para la medición monetaria

confiable.

No existe notificación por parte de otras dependencias al área de contabilidad de algunas situaciones que afectan la información contable.

Crea incertidumbre acerca de la información que realmente se presenta

Adoptar una política mediante la cual todos los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales realizados en cualquier dependencia de la alcaldía municipal de Zarzal sean debidamente informados al área de contabilidad a través de los documentos fuente o soporte de las operaciones realizadas, para que sean canalizados en el proceso contable, así como la oportuna verificación respecto de su aplicación.

Cuantía de los procesos judiciales, y/o administrativos adelantados en contra de la administración.

Descontrol y déficit en el presupuesto anual, ya que no se prevén las sentencias judiciales.

Los bienes de propiedad planta y equipo no están identificados ni contabilizados en forma individualizada, debido a que la administración adolece de un sistema de información veraz en el recurso físico.

Genera incertidumbre y dificultad en la verificación de los mismos.

435

ACTIVIDAD

1. IDENTIFICACIÓN

MUNICIPIO DE ZARZAL


SITUACION

CAUSA

EFECTO

CONTROL

Así mismo gran cantidad de los bienes de propiedad del municipio se encuentran sin legalizar. Esto es los inmuebles carecen de título de propiedad, no cuentan con los debidos instrumentos públicos por ello es imposible tenerlos individualizados contablemente.

No se sabe a ciencia cierta cuáles son los bienes inmuebles con que realmente cuenta la alcaldía municipal.

Definir e implementar políticas para identificar los bienes en forma individualizada.

2. Carencia o falta de idoneidad en el

documento soporte

Personas que están habilitadas y son compatibles para desarrollar actividades diferentes a las definidas en el objeto contractual. Vulnerando así el principio de compatibilidad que debe caracterizar los procesos contractuales.

Incremento de la violación de la normatividad contractual. Generación de sanciones para la administración, produciendo detrimentos económicos.

Implementar procedimientos que sean efectivos, que establezcan que las personas que contratan con la alcaldía municipal son las idóneas, y que además son las directas responsables de las actividades que se desarrollen durante el proceso contractual.

436

ACTIVIDAD

1. IDENTIFICACIÓN

MUNICIPIO DE ZARZAL


SITUACION

CAUSA

EFECTO

CONTROL

Ej. Personas que cuentan con naturalidad jurídica como constructores y se contratan para realizar actividades diferentes. - Falta aportar los documentos legales necesarios dentro de los procesos contractuales tales como: - Certificado fiscal, disciplinario y penal.

Se presentan actividades mal enfocadas y mal concluidas debido a la falta de idoneidad de las personas que prestan servicios específicos.

Fuente: Contadora de la Alcaldía del Municipio de Zarzal. Adaptación y Diseño, Las Autoras

437

ACTIVIDAD

1. IDENTIFICACIÓN

MUNICIPIO DE ZARZAL


SITUACION

CAUSA

EFECTO

CONTROL

3. Descripción inadecuada del hecho

en el documento fuente

Existen varias cuentas en las cuales se registra o se contabiliza la información de forma general, es decir no se describe de manera detallada la situación o el hecho, como sucede con los gastos por concepto de viáticos.

El hecho realizado dificulta la verificación del contenido del documento fuente.

Consultar a la Contaduría General de la Nación las situaciones que pongan en duda el adecuado reconocimiento y revelación de los hechos realizados, por falta de norma o por dificultad en su interpretación.

4. Desconocimiento de las normas que

rigen la administración

pública.

Ausencia de capacitación para el personal en lo relacionado con el Régimen de Contabilidad Pública (manejo de cuentas y registro).

Conocimiento pero no aplicabilidad de la norma (omisión).

Incertidumbre del recurso humano. Se puede incurrir en delitos por omisión al no aplicar la normatividad vigente.

Fuente: Contadora de la Alcaldía del Municipio de Zarzal. Adaptación y Diseño, Las Autoras.

438

ACTIVIDAD

1. IDENTIFICACIÓN

MUNICIPIO DE ZARZAL


SITUACION

CAUSA

EFECTO

CONTROL

5. Interpretación

inadecuada del hecho

económico realizado.

No se realizan periódicamente revisiones para las órdenes de pago, ya que solo uno de los tres asistentes maneja conceptos contables.

Interpretaciones inadecuadas de los hechos realizados, conforme al Régimen de Contabilidad Pública.

Contratar personal calificado para el área contable, además de capacitaciones permanentes que posibiliten la adecuada revisión para cada hecho.

6. Hechos realizados que

no han sido canalizados por

el proceso contable.

No se está reflejando en la información contable los convenios o acuerdos de pago hechos en la alcaldía por concepto de impuesto predial, industria y comercio y plaza de mercado. Tampoco se conoce información sobre algunos de los procesos judiciales (Pasivos Contingentes) que actualmente se adelantan en el municipio de Zarzal.

Saldos a las cuentas contables no muy confiables. A los pasivos contingentes no se les practica provisión, por lo cual en el momento de que se debe generar el gasto, atentan con la estructura actual financiera planeada para el año vigente.

Elaborar planes de trabajo, e implementar procedimientos específicos que permitan la eficiencia de los flujos de información desde los procesos proveedores hacia el proceso contable, en forma oportuna, así como la comprobación de su existencia e implementación.

439

ACTIVIDAD

1. IDENTIFICACIÓN

MUNICIPIO DE ZARZAL


SITUACION

CAUSA

EFECTO

CONTROL

Recaudos captados por los bancos y reportados mucho tiempo después.

Los recaudos captados por los bancos y reportados mucho tiempo después afectan la información bancaria ya reportada.

Identificar la existencia y funcionalidad de procedimientos para la elaboración, revisión y depuración oportuna de las conciliaciones bancarias periódicas que permitan tener información precisa sobre los recaudos generados por la alcaldía y que implique control sobre la apertura y utilización adecuada de las cuentas bancarias.

No se han actualizado las rentas por conceptos de predial, avisos, tableros y vallas, se evidencia que no varían los valores de un año a otro.

Generación de estados contables con saldos negativos debido a que se actualizan los reportes de gastos pero no los saldos de los ingresos por dichos conceptos.

Implementar políticas permanentes relacionadas con procesos de depuración de Rentas, Cuentas por Cobrar, y demás activos, de tal forma que permita establecer los saldos reales y una adecuada clasificación contable.

440

ACTIVIDAD

2. CLASIFICACIÓN


SITUACION

CAUSA

EFECTO

CONTROL

1. Incorrecta

interpretación sobre la

coherencia entre el marco

conceptual del Plan General de

Contabilidad Pública y el manual de

procedimientos del Régimen de

Contabilidad Pública.

La alcaldía de Zarzal en esta actividad de clasificación tiene un bajo riesgo, considerando la aplicación del programa sistematizado (SINAP) que permite contar con un validador que no deja utilizar cuentas inexistentes sin coherencia con el Plan General de la Contabilidad Pública.

Coherencia en los registros de los hechos económicos realizados.

Actualmente los funcionarios del área financiera comprenden adecuadamente las normas contables, para efectuar los registros de cada uno de los hechos realizados.

441

ACTIVIDAD

2. CLASIFICACIÓN


SITUACION

CAUSA

EFECTO

CONTROL

3. Utilización

inadecuada de cuentas que

tienen el propósito de

registrar hechos diferentes al

realizado.

Desconocimiento de la norma. Y falta de aplicabilidad de los conceptos en la relación y acomodación de las cuentas en los lugares específicos determinados en los manuales de procedimientos.

Resultado de una información que carece de veracidad, ya que las cuentas deben estar ubicadas en los lugares determinados para establecer certeza en la información contable.

Consultar permanentemente la página Web de la Contaduría General de la Nación, para actualizarse sobre nuevas normas contables expedidas o de cambios producidos. Hacer revisiones periódicas sobre la consistencia de los saldos que revelan las diferentes cuentas, para determinar su adecuada clasificación contable.

442

ACTIVIDAD


UNICIPIO DE ZARZAL VALLE DEL CAUCA NIT: 891900624-0

SITUACION

CAUSA

EFECTO

CONTROL

1. Incorrecta interpretación y

aplicación de los principios de contabilidad

pública, así como de los

procedimientos contables.

La falta de capacitación de los funcionarios que están adscritos en el área de contabilidad de las entidades estatales.

Incorrecto desarrollo de las oficinas y por ende deficiente resultado, lo que conlleva en muchas ocasiones a generar multas y sanciones a los funcionarios y a las entidades territoriales.

Aplicar correctamente los principios de contabilidad, y demás normas procedimentales del Régimen de Contabilidad Pública.

2. Imputación en

una cuenta o código diferente.

Los responsables de registrar la información utilizan las cuentas inadecuadas en el momento de su imputación, debido a que no existe en algunas, la especificación que se requiere para su correcta ejecución.

Disminución de los Activos y mayor Gasto.

Verificar periódicamente si se han imputado adecuadamente cada una de las cuentas y/o códigos, para revelar razonablemente la información contable y evitar el incorrecto registro de las operaciones llevadas a cabo por la alcaldía.

443

ACTIVIDAD



SITUACION

CAUSA

EFECTO

CONTROL

Se afecta el rubro de mantenimiento (Gasto) para la compra de Equipo de Computo (Activo - Inversión). Se mezclan Gastos de Funcionamiento con gastos de inversión esta situación se da, cuando con una disponibilidad se ejecutan dos modalidades (Suministro e Instalación de Equipo) en donde el suministro es Inversión y la Instalación es funcionamiento. -Falta de Autocontrol.

Inadecuada ejecución del presupuesto.

Hacer auditorias periódicas con el fin de verificar si se han hechos los ajustes pertinentes, en caso de presentarse imputación incorrecta de las cuentas y/o códigos.

444

ACTIVIDAD



SITUACION

CAUSA

EFECTO

CONTROL

3. Registros por

valores superiores o

inferiores al que corresponde.

Inadecuada digitación de valores en los diferentes documentos que se elaboran (cheques, comprobantes y recibos de caja). No se realizan controles por parte de personas diferentes a las que manejan la información.

- Faltantes o sobrantes de dinero. -Genera incertidumbre en los documentos, datos e información financiera suministrada. - Puede existir diferencias en las conciliaciones debido a existencia de registros por valores superiores o inferiores.

Implementar procedimientos administrativos que sean efectivos, para establecer la responsabilidad de registrar los recaudos generados, la autorización de los soportes por funcionarios competentes, manejo de cajas menores o fondos rotatorios y sus respectivos arqueos periódicos sorpresivos. Circularizaciones y conciliaciones periódicas para la confirmación de saldos.

445

ACTIVIDAD



SITUACION

CAUSA

EFECTO

CONTROL

4. No respetar la numeración

consecutiva de los

comprobantes de contabilidad.

La numeración de los comprobantes que se elaboran es sistemática impidiendo que se presenten discontinuidad en los mismos.

No existe un efecto hasta ahora negativo que pueda afectar la información financiera, con respecto a lo que numeración se refiere.

Actualmente en la alcaldía de Zarzal se comprueba que la numeración de los soportes contables generados al interior de la entidad corresponda a un consecutivo.

5. Registro contable no cargado ni

acumulado en la contabilidad.

Registros realizados en otras dependencias como por ejemplo: Anulaciones que no se reflejan en el área de contabilidad. Suministro de Información en los comprobantes incompleta. .

Mayores pagos debido a que no existe certeza de las transacciones realizadas en otras dependencias. Ej.: doble pago en impuestos porque no se eliminan los comprobantes en su totalidad y siguen sumando.

Hacer auditorias periódicas a los sistemas de información para verificar que se realicen las interfases y ajustes en forma adecuada. Comprobar la idoneidad, existencia, organización y archivo de los soportes documentales.

446

ACTIVIDAD



SITUACION

CAUSA

EFECTO

CONTROL

Adiciones Órdenes de Pago

Registros que no permiten identificar totalmente cada una de las operaciones realizadas.

Comprobar la causación oportuna y el correcto registro de todas las operaciones llevadas a cabo por el ente público, incluyendo los valores registrados.

6. Hechos

ocurridos no registrados.

La depreciación de activos, no existe un sistema que permita elaborar automáticamente esta clase de cálculos lo que obliga a realizarlos manualmente.

Existe riesgo de cometer errores en los cálculos, además de generar incertidumbre sobre los valores que reposan en la contabilidad y que afectan la información como estados financieros,

Implementar un sistema que permita verificar periódicamente la elaboración y cálculo de los ajustes que sean necesarios, para revelar razonablemente la información contable, especialmente los relacionados con depreciaciones, provisiones y amortizaciones, entre otros.

447

ACTIVIDAD



SITUACION

CAUSA

EFECTO

CONTROL

Transacciones bancarias no identificadas ni registradas en la contabilidad. - Saldos identificados en las operaciones reciprocas.

Teniendo en cuenta que la depreciación representa un gasto que disminuye la utilidad del ejercicio. - Futuros cobros coactivos e incumplimiento de la norma.

Evaluar, de acuerdo con los requerimientos establecidos por la Contaduría General de la Nación, el proceso adelantado por el área contable de la alcaldía para lograr la conciliación de saldos de operaciones recíprocas con las entidades, que incluya la confirmación de saldos a través de circularizaciones periódicas entre las entidades objeto de conciliación. Adoptar políticas de flujos de información.

448

ACTIVIDAD



SITUACION

CAUSA

EFECTO

CONTROL

8. Registro contable

incompleto.

Fallas de tipo técnico del sistema de información utilizado SINAP.

No existe confiabilidad en la información que revela el sistema.

Realizar revisiones periódicas de los registros contables realizados para así detectar a tiempo errores en los registros y hacer los ajustes pertinentes.

9. Error en el cálculo de los valores para realizar los

ajustes relacionados con

las cuentas valuativas y no

transaccionales.

No existe un módulo en el sistema de información utilizado SINAP que realice este tipo de cálculos de forma automática, por lo tanto se debe efectuar de forma manual.

Posibles errores por mala interpretación y clasificación en cálculo utilizado.

Verificar periódicamente la elaboración y cálculo de los ajustes que sean necesarios, para revelar razonablemente la información contable, especialmente los relacionados con depreciaciones, provisiones, y amortizaciones, entre otros

449

ACTIVIDAD



SITUACION

CAUSA

EFECTO

CONTROL

10. Ajustes realizados a los estados,

informes y reportes contables sin

efectuar los registros en la contabilidad.

La presentación tardía o sobre el tiempo de los Estados, reportes e informes da como resultado correcciones y/o ajustes realizados a los mismos y no en los registros diarios en la contabilidad.

Inconsistencias entre la información reportada y la contabilizada generando incertidumbre a los usuarios de la misma.

Realizar periódicamente auditorias y conciliación de saldos con los registros contables. Verificar el cumplimiento oportuno de los plazos establecidos para el reporte de información.

450

ACTIVIDAD

4. ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES

Y DEMAS INFORMES.


SITUACION

CAUSA

EFECTO

CONTROL

1. Inexistencia de

libros de contabilidad.

No se conserva la información en medios físicos (libros de contabilidad). No se realizan Backup muy frecuentes.

Pérdida total o parcial de la información por diferentes causas (virus, daños en el disco duro) debido a que solo se encuentra sistematizada. No hay un procedimiento que obligue a realizar Backup diariamente.

Establecer políticas para que se realicen y guarden periódicamente copias de los libros de contabilidad, una que permanezca dentro de la alcaldía y una fuera de la entidad.

2. Inadecuado funcionamiento del aplicativo utilizado para

procesar la información.

-Red con poca capacidad -Deficiente Infraestructura en la plataforma del sistema software y hardware (servidor)

Crea incertidumbre e Ineficiencia en los procesos realizados. Se genera incumplimiento en la generación de informes por la presentación inoportuna de la misma.

Establecer políticas para que la información contable se suministre oportunamente a la Contaduría General de la Nación como por ejemplo: Fechas de Corte para registro y recepción de información.

451

ACTIVIDAD

4. ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES

Y DEMAS INFORMES.


SITUACION

CAUSA

EFECTO

CONTROL

4. Omisión en la revelación de las

Variaciones significativas de

un periodo a otro.

No se cuenta con el tiempo suficiente para realizar unas notas explicativas contables. La entidad bancaria entrega los extractos en forma tardía.

Falta de veracidad en la información. Consignaciones y/o pagos realizados y no contabilizados en el mismo periodo. No se logra conciliar a tiempo las áreas de contabilidad y tesorería.

Identificar existencia y funcionalidad de procedimientos. Verificar que las notas se realicen y cumplan con el propósito de dar a conocer información adicional y relevante que afecte la situación financiera, económica y social y ambiental de la Alcaldía de Zarzal. Elaboración, revisión y depuración oportuna de las conciliaciones bancarias, que implique control sobre apertura y utilización adecuada de cuentas bancarias.

452

ACTIVIDAD

5. ANALISIS,INTERPRETACIÓN Y

COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN


SITUACION

CAUSA

EFECTO

CONTROL

1. Presentación incompleta de la

información Contable.

Falta de documentos donde se establezcan políticas para presentar la información contable. No implementación de procedimientos De conciliación de la información financiera. Fallas con el Sistema de Información utilizado. Falta de integralidad de los sistemas de información.

La información no es confiable, presentándose dudas en los saldos de las cuentas de los estados financieros.

Verificar que las notas se realicen y cumplan con el propósito de dar a conocer información adicional y relevante que afecte la situación financiera, económica y social y ambiental de la Alcaldía de Zarzal.

453

ACTIVIDAD




SITUACION

CAUSA

EFECTO

CONTROL

2. Presentación inadecuada o no presentación de

notas a los estados

contables.

- No cumplimiento de la norma. - Revelación insuficiente en las notas a los estados contables.

Perdida de la información. Inadecuada interpretación a los estados contables.

Establecer controles que permitan con anterioridad a la fecha de presentación de estados contables la verificación exhaustiva de la información a presentar, con el fin de detectar inconsistencias en dicha información.

3. No publicación

de los estados contables en

sitios visibles a la comunidad.

Incumplimiento de la norma. Temor al conocimiento público de la información debido a la no actualización de la información del municipio.

No garantía de la información presentada.

Publicar en la entidad en un lugar visible y de fácil acceso la Información contable para que sea consultada por los diferentes usuarios.

454

ACTIVIDAD




SITUACION

CAUSA

EFECTO

CONTROL

4. Análisis e

interpretación sesgada o

incorrecta de la información

contable.

No existen indicadores que muestren la realidad de la entidad. No se cuenta con mecanismos, ni formatos de planes de mejoramiento por procesos, además no se tiene un sistema de control definido, que permita analizar la información y así evitar que se interprete o se analice de forma inadecuada. No se realizan arqueos de caja.

Facilita la manipulación de la información.

Construir indicadores y razones financieras básicas que permitan mostrar la realidad de la entidad y la toma oportuna de decisiones.

455

ACTIVIDAD




SITUACION

CAUSA

EFECTO

CONTROL

5. Omitir la

utilización de la información

contable para la toma de

decisiones.

No se utiliza la información contable para la toma de decisiones, solo se utiliza esta información cuando la administración necesita realizar créditos a entidades financieras. Desconocen la realidad financiera de los municipios y la adecuan para satisfacer compromisos políticos.

Se sobrepasa de lo presupuestado cometiéndose errores e incumpliendo la norma. Causan desfases financieros al cierre de las vigencias fiscales. Anexo Ley 617 de 2000 Anexo Ley 819 2003

Establecer una política que estipule que para cualquier procedimiento se tenga en cuenta la información contable que permita la toma de decisiones dentro de los marcos legales.

456

Los anteriores acciones de control se implementarán, sin perjuicio del cumplimiento de todos aquellos que, de acuerdo con la naturaleza de la entidad contable pública, la recurrencia del trabajo de evaluación de Control Interno Contable, la disponibilidad de recursos y el respectivo programa de auditoria, se consideren pertinentes por parte de las mismas entidades para administrar los riesgos asociados al proceso contable. Tratándose específicamente de la valoración y administración de los riesgos de índole contable, éstos se deben desarrollar según la metodología dispuesta para tal fin. 8.3 INFORME ANUAL DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE. El informe anual de evaluación del control interno contable, con corte a 31 de diciembre de cada periodo contable, se presenta mediante el diligenciamiento y reporte del formulario por medio del cual se hacen las valoraciones cuantitativa y cualitativa, de la siguiente forma: 8.3.1 valoración cuantitativa

Esta parte del formulario tiene el objetivo de evaluar en forma cuantitativa, con interpretaciones cualitativas, el grado de implementación y efectividad de los controles asociados a las actividades del proceso contable, así como de otros elementos de control. Esta parte del formulario tiene la siguiente estructura: 8.3.2 Orientaciones para su Diligenciamiento En la estructura del formulario,

cada actividad y etapa del proceso contable, así como otros elementos u acciones de control se evalúan mediante la formulación de preguntas que deben ser debidamente calificadas. Al asignar la calificación a las preguntas automáticamente queda calificada cada actividad; al obtener la calificación de las actividades automáticamente se genera la calificación para cada una de las etapas del proceso contable; al generarse la calificación para las etapas y para los otros elementos de control automáticamente se obtiene la calificación para el estado general del control interno contable. Los resultados obtenidos para las actividades, etapas y otros elementos de control, surgen de promedios aritméticos. Debe tenerse en cuenta que el Jefe de la Oficina de Control Interno, o quien haga sus veces, tiene la responsabilidad de asignar las calificaciones correspondientes con base en las verificaciones realizadas, así como en los demás mecanismos, instrumentos y formas adoptadas por este funcionario a efectos de lograr objetividad en los resultados. Conforme a la información y la evidencia documental obtenida, la calificación que se asigna a cada pregunta oscila entre 1 y 5. Este valor corresponde al grado de

457

cumplimiento y efectividad de cada criterio o acción de control. La escala de calificación se interpreta de la siguiente forma: 1 - No se cumple. 2 - Se cumple insatisfactoriamente. 3 - Se cumple aceptablemente. 4 - Se cumple en alto grado. 5 - Se cumple plenamente. Una vez se califican las preguntas, el sistema genera automáticamente, producto de la validación, los resultados para cada actividad, etapa, otros elementos de control, y la evaluación general para el control interno contable, los cuales se podrán observar en la hoja, o “Log”, que se tiene dispuesto para este fin. La calificación a cada pregunta tiene la posibilidad de ser justificada, para lo cual se ha dispuesto una columna de “OBSERVACIONES”. En esta parte el Jefe de la Oficina de Control Interno, o quien haga sus veces, podrá indicar o describir los criterios aplicados para efectos de asignar la referida calificación. Según la estructura del aplicativo, las calificaciones finales relacionadas con los controles asociados a cada actividad del proceso contable, se obtienen dividiendo el valor de la sumatoria de las calificaciones de cada pregunta entre el número de preguntas que se han formulado, es decir, el resultado obtenido es un promedio aritmético. Todas las preguntas deben estar debidamente calificadas. La interpretación de los resultados obtenidos corresponde al rango donde se encuentre el valor, así:

Rango Criterio

1.0 – 2.0 Inadecuado

2.0 – 3.0 (no incluye 2.0) Deficiente

3.0 – 4.0 (no incluye 3.0) Satisfactorio

4.0 – 5.0 (no incluye 4.0) Adecuado

Para cada uno de los rangos se encuentra definido un criterio que representa una valoración cualitativa del puntaje total. Con base en esta valoración se interpretarán los resultados obtenidos y se definirán las acciones que han de emprenderse. Dependiendo del rango en el que se encuentre ubicada una determinada calificación o resultado se proponen las acciones para garantizar la existencia y efectividad del control. Si el grado de implementación y efectividad de los controles se encuentra ubicado en los rangos inadecuado o deficiente, se deben proponer acciones para su diseño e implementación; si se ubica en los rangos satisfactorio o adecuado, las acciones definidas deben orientarse hacia el mejoramiento o mantenimiento del elemento o acción de control.

458

PROMEDIO

1 CONTROL INTERNO CONTABLE 3,0

1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 3,2

1.1.1 IDENTIFICACIÓN 3,11 Se tienen debidamente identificados los productos del proceso contable que deben

suministrarse a las demás áreas de la entidad y a los usuarios externos?3,0

2 Se tienen debidamente identificados los productos de los demás procesos que se

constituyen en insumos del proceso contable?

3,2

3 Se tienen identificados en la entidad los procesos que generan transacciones,

hechos y operaciones y que por lo tanto se constituyen en proveedores de

información del proceso contable?

3,2

4 Existe una política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones

realizados en cualquier dependencia del ente público, son debidamente informados

al área contable a través de los documentos fuente o soporte?

2,1

5 Se cumple la política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones

realizados en cualquier dependencia del ente público, son debidamente informados

al área contable a través de los documentos fuente o soporte?

2,2

6 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la

entidad contable pública son de fácil y confiable medición monetaria?

3,1

7 Las cifras existentes en los estados, informes y reportes contables se encuentran

soportadas con el documento idóneo correspondiente?3,3

8 Son adecuadas y completas las descripciones que se hacen de las transacciones,

hechos u operaciones en el documento fuente o soporte?

3,0

9 Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable

conocen suficientemente las normas que rigen la administración pública?3,4

10 Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable

conocen suficientemente el Régimen de Contabilidad Pública aplicable para la

entidad?

3,2

11 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto

de identificación están soportados en documentos idóneos y de conformidad con la

naturaleza de los mismos?

3,5

12 Los documentos fuente que respaldan los hechos financieros, económicos,

sociales y ambientales contienen la información necesaria para realizar su

adecuada identificación?

3,4

13 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto

de identificación fueron interpretados de conformidad con lo establecido en el

Régimen de Contabilidad Pública?

3,6

CALIFICACIÓN

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

Si tienen suficiente conocimiento sobre el Régimen de Contabilidad ya

que constantemente están capacitandose y actualizandose.

No todos los hechos financieros están soportados en documentos

idoneos y de conformidad con la naturaleza de los mismos. Ej: vehiculos

registrados que no coinciden con las especificaciones dadas.

Los docuementos fuentes cuentan con la información requerida para

realizar una adecuada y facil identificación.

Se tienen bases muy solidas para ser interpretados además se

consulta permanentemente fuentes que permitan la debida

identificación.

Existen hechos financieros tales como: Cuotas Partes, Bonos

Pensionales, que requieren de personal especializado para una

confiable medición.

No se cuenta con los docuementos idóneos, porque estos

procedimientos se manejan de forma generalizada o global.

Todavía se cometen errores a la hora de describir los hechos y

transacciones que se registran, no permite identificar la razón que

generó el hecho económico.

La conocen parcialmente, porque son muchas las normas y estas son

objeto de constantes cambios.

A nivel interno el área de contabilidad debe informar a cada dependencia

toda aquella información que se necesita recepcionar a la misma.

Se tiene identificado pero falta compromiso por parte de los jefes de

cada dependencia para hacer llegar esta información a contabilidad.

No se cuenta con politicas que permitan informar al área contable a

través de los documentos fuente o soporte.

No se cumple, ya que no existe una política que permita informar al área

correspondiente los hechos, además no existen los documentos fuente.

OBSERVACIONES

si se tiene identificados los productos que se reportan a las diferentes

entidades de control. (CGN,CHIP).

459

1.1.2 CLASIFICACIÓN 3,414 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales llevados a cabo en los

procesos proveedores de la entidad han sido incluidos en el proceso contable?

3,2

15

Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la

entidad contable pública son de fácil y confiable clasificación en el Catálogo General

de Cuentas?

3,7

16

Son adecuadas las cuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones,

hechos u operaciones realizadas por la entidad contable pública?

3,5

17

La clasificación de las transacciones, hechos y operaciones corresponde a una

correcta interpretación tanto del marco conceptual como del Manual de

Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública?

3,4

18

El Catálogo General de Cuentas utilizado para la clasificación de los hechos

financieros, económicos, sociales y ambientales, corresponde a la última versión

publicada en la página web de la Contaduría General de la Nación?

4,3

19

Son adecuadas las cuentas y subcuentas utilizadas para la clasificación de las

transacciones, hechos u operaciones realizadas ?3,7

20

Se elaboran y revisan oportunamente las conciliaciones bancarias para establecer

los valores objeto de clasificación, registro y control del efectivo?

3,0

21

Se ejecutan periodicamente conciliaciones de saldos recíprocos con otras

entidades públicas? 2,4

No se ejecutan periodicamente las conciliaciones con las diferentes

entidades con las cuales se poseen relaciones comerciales.

La actividad en si corresponde a una correcta interpretaciòn, ya que se

tiene un buen conocimiento del manual de procedimientos del Regimen

de Contabilidad Pùblica.

Se tiene una constante actualizaciòn del Catàlogo General de Cuentas

Son adecuadas las cuentas y subcuentas, porque se tiene una

constante actualizaciòn por parte de la CGN.

No se revisan oportunamente, ya que en ocasiones se evidencian

errores que han sido arrastrados de tiempo atràs y que no se la han

dado los correctivos pertinentes.

Existen algunos hechos financieros que afectan la información y que no

han sido incluidos en el proceso contable como por ejemplo bienes de

uso público.(Parques,Cuotas Partes,Sentencias y Conciliaciones).

Los hechos fiancieros realizados por la entidad son confiables y de facil

clasificación; porque se tiene y se maneja conceptos claros acerca de

las cuentas que se utilizan.

Son adecuadas ya que poseen el acompañamiento legal de la

Contaduría, quien es la que informa sobre todas aquellas cuentas

utilizadas y las que ya no se utilizan.

460

1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 2,9

1.2.1

ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS

INFORMES3,1

34

Se elaboran y diligencian los libros de contabilidad de conformidad con los

parámetros establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública?3,6

35

Las cifras contenidas en los estados, informes y reportes contables coinciden con

los saldos de los libros de contabilidad?3,9

36

Se efectúa el mantenimiento, actualización y parametrización necesarios para un

adecuado funcionamiento del aplicativo utilizado para procesar la información?3,0

37

Se elaboran oportunamente los estados, informes y reportes contables al

representante legal, a la Contaduría General de la Nación, a los organismos de

inspección, vigilancia y control, y a los demás usuarios de la información?

3,7

38

Las notas explicativas a los estados contables cumplen con las formalidades

establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública?2,7

39

El contenido de las notas a los estados contables revela en forma suficiente la

información de tipo cualitativo y cuantitativo físico que corresponde?2,4

40

Se verifica la consistencia entre las notas a los estados contables y los saldos

revelados en los estados contables?2,4

1.2.2

ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA

INFORMACIÓN 2,7

41

Se presentan oportunamente los estados, informes y reportes contables al

representante legal, a la Contaduría General de la Nación, y a los organismos de

inspección, vigilancia y control?

3,5

42

Se publica mensualmente en lugar visible y de fácil acceso a la comunidad el

balance general y el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental?

1,7

43

Se utiliza un sistema de indicadores para analizar e interpretar la realidad

financiera, económica, social y ambiental de la entidad?2,5

44

La información contable se acompaña de los respectivos análisis e

interpretaciones que facilitan su adecuada comprensión por parte de los usuarios?2,2

45

La información contable es utilizada para cumplir propósitos de gestión?2,8

46

Se asegura la entidad de presentar cifras homogeneas a los distintos usuarios de

la información?3,7

En muy pocas ocasiones se tiene en cuenta esta información par a

ejecutar los difernetes objetivos y metas de cada gestión.

Si. La mayor parte de la información que se presenta a los distintos

usuarios es homogenea.

Se presentan a las entidades de inspección y vigilancia,cuando estas lo

requieren; no se presentan al representante legal, ni este tambpoco los

solicita.

Se incumple la norma ya que no se públican mensualmente los estados

y reportes contables en un lugar visible al cual tenga acceso la

comunidad en general

Si, se utilizan para determinar los limites establecidos para los gastos

que hay que cumplir. (ley 617/200 - 358/1997 - 819/2003)

No se acompaña la información contable de analisis.

No se realizan periodicamente las notas explicativas, se hacen muy

generalizadas y anualmente.

No revela en forma suficiente la información debido a que las notas se

elaboran esporadicamente y muy generalizadas.

No se verifican

Si se elaboran los libros de Contabilidad de conformidad con el RCP,

pero presenta algunas fallas e inconsistencias.

Si coinciden

Si se efectua el manteniemiento básico para el aplicativo utilizado para

procesar la información.

En ocasiones la información no se presenta oportunamente debido a

que se debe esperar a que las otras dependencias entreguen la

información para poder conciliar y enviar los reportes a las entidades

correspondientes.

461

1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 2,9

1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 2,9

47

Se identifican, analizan y se le da tratamiento adecuado a los riesgos de índole

contable de la entidad en forma permanente?2,6

48

Existe y funciona una instancia asesora que permita gestionar los riesgos de índole

contable?

2,4

49

Se realizan autoevaluaciones periódicas para determinar la efectividad de los

controles implementados en cada una de las actividades del proceso contable?1,9

50

Se han establecido claramente niveles de autoridad y responsabilidad para la

ejecución de las diferentes actividades del proceso contable?3,3

51

Las políticas contables, procedimientos y demás prácticas que se aplican

internamente se encuentran debidamente documentadas?2,4

52

Los manuales de políticas, procedimientos y demás prácticas contables se

encuentran debidamente actualizados, y sirven de guía u orientación efectiva del

proceso contable?

2,0

53

Se evidencia por medio de flujogramas, u otra técnica o mecanismo, la forma como

circula la información a través de la entidad y su respectivo efecto en el proceso

contable de la entidad?

2,3

54

Se ha implementado y ejecuta una política de depuración contable permanente y de

sostenibilidad de la calidad de la información?

3,0

55

Los bienes, derechos y obligaciones se encuentran debidamente individualizados

en la contabilidad, bien sea por el área contable o en bases de datos administradas

por otras dependencias?

2,7

56

Los costos históricos registrados en la contabilidad son actualizados

permanentemente de conformidad con lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad

Pública?

3,0

57

Se cuenta con un área contable debidamente estructurada de conformidad con la

complejidad, desarrollo tecnológico y estructura organizacional de la entidad?3,1

58

Los funcionarios involucrados en el proceso contable cumplen con los

requerimientos técnicos señalados por la entidad de acuerdo con la

responsabilidad que demanda el ejercicio de la profesión contable en el sector

público?

3,4

59

Se ha implementado una política o mecanismo de actualización permanente para

los funcionarios involucrados en el proceso contable y se lleva a cabo en forma

satisfactoria?

3,7

60

Se producen en la entidad informes de empalme cuando se presentan cambios de

representante legal, o cambios de contador?4,0

61

Existe una política para llevar a cabo en forma adecuada el cierre integral de la

información producida en todas las áreas o dependencias que generan hechos

financieros, económicos, sociales y ambientales?

3,1

62

Los soportes documentales de los registros contables se encuentran debidamente

organizados y archivados de conformidad con las normas que regulan la materia?

3,4

Se encuentran debidamente organizados y archivados todos los

soportes documentales de los registros contables de conformidad con

las normas.

No se actualizan los costos historicos.

El área contable no cuenta con una estructura que permita desarrollar

totalmente cada una de las actividades realizadas.

La mayoria de los funcionarios involucrados en el proceso contable

cumplen con las caracteristicas y requerimientos tanto de la entidad

como lo que demanda el ejercicio de la profesión contable.

Si se tiene implementada como politica que todas y cada una de las

personas involucradas en el proceso contable se actualicen en todos

los temas relacionados con el proceso.

Si, cada cambio de administración o funcionario se debe realizar

informes de empalme, por ley se deben realizar.

Se identifican pero no se le da el tratamiento adecuado a estos riesgos.

Se encuentra establecido documentalmente mediante acto

administrativo, pero no cumple el papel de gestionar los riesgos que se

presentan.

No se realizan.

Si, existen politicas para llevar a cabo en forma adecuada el cierre

integral de la información producida en todas las áreas donde se

generan hechos financieros, economicos, sociales y ambientales.

Si se han asignado claramente las funciones a las personas que

conforman cada una de las dependencias del área financiera.

No se aplican internamente porque no se cuenta con procedimientos

establecidos.

No se tienen actualizados los manuales y no existen politicas de

procedimientos, ni paracticas contables que sirvan de guia u orientación

en el proceso contable.

No existe documentos que representen mediante flujogramas como

circula la información dentro de la entidad.

Existe un comité creado mediante acto admnistrativo donde se estipula

el deber de ejecutar las politicas para realizar la depuración contable

cada vez que se requiera.

Los Bienes, Derechos y Obligaciones no se encuentran debidamente

individualizados motivo por el cual es dificil su admnistración.

462

8.3.3 Resultados de la Evaluación del Control Interno Contable. La evaluación

al sistema de Control Interno Contable realizada a la vigencia 2010 presentó una calificación de dos (2.0) a tres (03) en más del 50 % de las actividades que se desarrollan entre cada etapa del proceso contable y que la ubica dentro de un rango deficiente:

8.3.4 Rangos de Interpretación de las Calificaciones o Resultados Obtenidos La interpretación de los resultados obtenidos corresponde al rango donde se encuentre el valor, así:

RANGOS DE INTERPRETACIÓN DE LAS CALIFICACIONES O RESULTADOS OBTENIDOS

RANGO

CRITERIO

1.0 – 2.0 INADECUADO

2.0 – 3.0 (no incluye 2.0) DEFICIENTE

3.0 – 4.0 (no incluye 3.0) SATISFACTORIO

4.0 – 5.0 (no incluye 4.0) ADECUADO

PROMEDIO FINAL

NÚMERO EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLEPUNTAJE

OBTENIDOINTERPRETACIÓN

1 CONTROL INTERNO CONTABLE 3,00 DEFICIENTE

1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 3,18 SATISFACTORIO

1.1.1 IDENTIFICACIÓN 2,98 DEFICIENTE

1.1.2 CLASIFICACIÓN 3,39 SATISFACTORIO

1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 3,06 SATISFACTORIO

1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 2,94 DEFICIENTE

1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES 3,07 SATISFACTORIO

1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN 2,81 DEFICIENTE

1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 2,88 DEFICIENTE

1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 2,88 DEFICIENTE

RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

463

La evaluación que se realizó a la vigencia 2010 presentó el siguiente resultado: Se realizaron 10 encuestas que corresponden al 100% de la población, es decir los funcionarios seleccionados del área financiera representados en los diferentes niveles, con el fin de evaluar el sistema de control interno contable; al realizar la tabulación correspondiente esta presentó una calificación de 3.0 que lo ubica en un rango deficiente. Se evidenció que en la etapa de reconocimiento se obtuvo una calificación de 3.18, que comprende las actividades de identificación, clasificación, registro y ajustes y que se ubico en un rango satisfactorio.

Fuente: Las autoras.

Se encuentran ubicadas dentro de este rango ya que la alcaldía del municipio de Zarzal a pesar de no tener identificados los procesos que se constituyen en proveedores de la información del proceso contable, realiza periódicamente procedimientos que permiten interpretar y confirmar la información.

3,1

3,4

3,1

ETAPA DE RECONOCIMIENTO

Actividad Identificacion

Actividad Clasificacion

Actividad Registro y Ajustes

464

La etapa de revelación presentó un resultado de 2.94, que comprende las actividades de Elaboración de Estados Contables y Demás Informes, Análisis, Interpretación y Comunicación de la información y que da una interpretación dentro de un rango deficiente.

Por último tenemos Otros Elementos de Control en el que se obtuvo una calificación de 2.88, y que está conformado por Acciones Implementadas el cual se ubico en un rango deficiente. Lo anterior demuestra que el Control Interno Contable de la alcaldía del municipio de Zarzal tiene un inadecuado grado de desarrollo, ubicándolo en un rango deficiente de la escala de valoración.

3,12,7

ETAPA DE REVELACION

Actividad Elab. de Estados y Demás Informes.

Actividad Análisis Interpretación y Comunicación de la Información.

0

0,5

1

1,5

2

2,5

3

3,5

1 2 3 4 5

Series1

Series2

Series3

Series4

ETAPA DE OTROS ELEMENTOS DE CONTROL

465

8.4 VALORACIÓN CUALITATIVA. Esta parte del formulario tiene el propósito de describir cualitativamente, y en forma breve, el análisis de las principales fortalezas y debilidades del control interno contable que se determinaron con la valoración cuantitativa, así como las recomendaciones realizadas por el Jefe de Control Interno Contable, o quien haga sus veces, para efectos de mejorar el proceso contable de la entidad. 8.4.1 Orientaciones para su diligenciamiento Las siguientes orientaciones deben tenerse en cuenta para efectos del diligenciamiento de esta parte del formulario: Fortalezas. Describa en forma breve los principales factores, aspectos, situaciones o actividades favorables que se desarrollan en el proceso contable en procura de producir una información confiable, relevante y comprensible, los cuales fueron determinados a partir de la evaluación. La descripción de las fortalezas no requiere la clasificación por actividades del proceso contable. En este caso es suficiente la referencia general sobre las principales fortalezas detectadas. Debilidades. Describa en forma breve los principales factores, aspectos,

situaciones o actividades desfavorables que limitan, inhiben o afectan la capacidad del proceso contable para generar información confiable, relevante y comprensible, los cuales fueron determinados a partir de la evaluación. La descripción de las debilidades tampoco requiere la clasificación por actividades del proceso contable. En este caso es suficiente la referencia general sobre las principales debilidades detectadas. Avances obtenidos respecto de las evaluaciones y recomendaciones realizadas. Indique en esta parte, en forma breve, los logros obtenidos respecto

de las observaciones y recomendaciones contenidas en el informe anual de evaluación del control interno contable con corte a 31 de diciembre del último periodo contable, y/o demás evaluaciones realizadas al proceso contable. Recomendaciones. Relacione brevemente las proposiciones que se hacen a partir de la evaluación realizada para efectos de mejorar la efectividad de los controles implementados. En las recomendaciones se identificarán las acciones y estrategias de mejoramiento que permitan superar las limitaciones presentadas en los elementos o acciones de control. Generalmente las recomendaciones se hacen con base en las deficiencias o debilidades detectadas.

466

8.4.2 Fortalezas y debilidades


FORTALEZAS - ETAPA DE RECONOCIMIENTO

Actividad - Identificación:

En cuanto a las actividades de identificación se tienen establecidos los siguientes controles:

Se ha implementado un nuevo sistema que ha permitido la Parametrizaciòn de los procesos contables lo que ayuda a la identificación de las transacciones

Se evidencia en el área financiera los documentos soporte de los hechos económicos cumplen con los requisitos de idoneidad.

Existen programas de actualización y capacitación permanente para las

personas vinculadas al área contable.

Se llevan libros de contabilidad.

Se realizan conciliaciones con las entidades que intervienen en el proceso contable.

Se observo una adecuada disposición por parte del representante legal de la Alcaldía para garantizar que se implementen procedimientos de control interno contable que permitan que la información que se presenta pueda dar sostenibilidad al proceso contable.

467


DEBILIDADES - ETAPA DE RECONOCIMIENTO

Actividad - Identificación:

El área financiera de la alcaldía del municipio de Zarzal no cuenta con

un flujo de información de documentos fuente eficaz, ya que este tiende a ser insuficiente e interrumpido, resultado de la falta de estandarización de los procesos de la entidad.

No se han actualizado ni formalizado los manuales de procedimientos y

de funciones lo que da pie a que los funcionarios realicen sus actividades diarias de manera aislada.

El sistema de información contable que maneja actualmente la alcaldía

del municipio de Zarzal (SINAP) en ocasiones presenta fallas al momento de procesar y reflejar la información en las diferentes dependencias, generando incertidumbre e impidiendo visualizar el manejo contable de manera integral afectando la razonabilidad y oportunidad con la que se deben presentar los informes a los distintos entes reguladores de la información pública.

No se evidencia la promulgación de un documento fuente o soporte mediante el cual cada una de las dependencias puedan reportar la totalidad de los hechos, transacciones y operaciones que se constituyan en proveedoras de información del proceso contable.

Algunos de los funcionarios que se encuentran en el área contable y financiera que ejecutan actividades relacionadas con el proceso contable no cuentan con los conocimientos suficientes relacionados con las normas que rigen la administración pública.

No se evidencia un proceso continuo de inducción a los funcionarios del área financiera donde se sensibilice el Régimen de Contabilidad Pública para una adecuada identificación y registro de los hechos económicos y financieros.

Se presenta una probabilidad de no identificación de hechos contables, dados los problemas internos con el manejo de la información.

468



Actividad - Clasificación:

Se realizan notas explicativas que acompañan los informes contables.

Se tiene una constante actualización del Catálogo General de Cuentas.

Se empezó a individualizar los bienes pertenecientes a la alcaldía.

La mayor parte de los funcionarios del área financiera del municipio de Zarzal tiene y maneja conceptos claros acerca de las cuentas que se utilizan, permitiendo clasificar fácilmente los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales.

Se realizan permanentemente revisiones a la clasificación contable.

Circularización de saldos recíprocos.

La secretaría de despacho cuenta con una caja menor constituida mediante acto administrativo de la cual pueden hacer uso todos los funcionarios con la debida autorización y dentro de las políticas establecidas para esta.

La oficina de contabilidad revisa periódicamente los saldos contables.

Existen procedimientos funcionales para la elaboración, revisión y depuración oportuna de las conciliaciones bancarias.



Actividad - Clasificación:

No se cuenta con bases de datos actualizadas que permitan identificar de manera clara la totalidad de la cartera que posee el municipio.

Falta compromiso por parte los funcionarios de otras dependencias para entregar oportunamente la información que amerite afectación contable.

No hay una persona encargada para realizar arqueos de caja.

Los procedimientos internos del área contable no establecen los puntos de control que permitan asegurar una revisión oportuna de la clasificación de los hechos económicos, lo que conlleva a registros erróneos que son objeto de posteriores ajustes.

469



Actividad - Registro y Ajustes:

Se aplican oportuna y eficazmente los tratamientos contables diferenciales existentes entre entidades de gobierno general y empresas públicas.

Son adecuados los cálculos actuariales utilizados por la alcaldía.

La mayoría de los registros cuentan con su respectivo soporte.

Se realizan los respectivos comprobantes de contabilidad para el registro de las transacciones que se generan en la entidad.

Backup de información contable.



Actividad - Registro y Ajustes:

No hay comunicación entre las dependencias, trabajan en forma

aislada una de la otra, impidiendo que los hechos económicos sean incorporados en la contabilidad.

No se efectúa ningún tipo de toma física que permita confrontar registros contables con los Bienes, Derechos y Obligaciones y así poder realizar los respectivos ajustes.

No se generan listados diarios para verificar la existencia de

documentos incompletos y/o descuadrados.

No se tiene implementado una política que estipule el cierre diario para todas las dependencias.

La administración posee algunas propiedades sin legalizar.

Se viene realizando la contabilización de los bienes muebles de forma individual y aplicando los cálculos y ajustes por depreciación como lo establece la Contaduría General de La Nación.

470


FORTALEZAS - ETAPA DE REVELACIÓN

Actividad - Elaboración de Estados Contables y demás

Informes: La profesional universitario del municipio realiza los requerimientos

técnicos necesarios al proveedor del aplicativo con el objetivo de preservar la confiabilidad y razonabilidad de la información contable.

El municipio cuenta con equipos de computación con la capacidad necesaria para procesar la información contable de manera confiable y oportuna.

Se efectúa el mantenimiento básico del aplicativo utilizado para procesar la información.

Para el manejo del sistema SINAP se tienen definidos perfiles de usuarios y claves garantizando el registro de la información por los funcionarios competentes.

El área contable adelanta depuración de la información contable que afecta los estados financieros de la administración.

Se presentan en forma determinada y en el tiempo establecido los informes contables a los entes de control (Contaduría y Contraloría General de la Nación).


DEBILIDADES - ETAPA DE REVELACIÓN

Actividad - Elaboración de Estados Contables y demás Informes:

No se revela en forma suficiente la información registrada en las notas ya que estas se presentan en forma muy generalizada y esporádica.

Se evidencia la falta de un indicador que monitoree las obligaciones mensualmente y que impide el envío oportuno y confiable de la información contable.

El envío inoportuno de la información por parte de otras dependencias

al área financiera, dilata la conciliación de la información y el despacho de los reportes a las entidades correspondientes.

No se verifica la consistencia entre las notas a los estados contables y los saldos revelados en los estados contables.

471


FORTALEZAS - ETAPA DE REVELACIÓN

Actividad - Análisis, Interpretación y Comunicación de la

Información:

Se utilizan indicadores para determinar los límites establecidos para los gastos que hay que cumplir.

Se presentan cifras homogéneas a los distintos usuarios de la información.

Se presenta en forma oportuna los estados, informes y reportes contables a la CGN y a los distintos organismos de vigilancia y control.


DEBILIDADES - ETAPA DE REVELACIÓN

Actividad - Análisis, Interpretación y Comunicación de la

Información: No se publican los estados y reportes contables en lugares visibles a la

comunidad.

En muy pocas ocasiones se tiene en cuenta la información contable para cumplir objetivos y metas de gestión.

La información contable no se acompaña de análisis que faciliten la interpretación.

La entidad carece de un modelo de requisitos generales para contratar.


FORTALEZAS - OTROS ELEMENTOS DE CONTROL

Actividad - Acciones Implementadas:

La entidad cuenta con personal que cumple con las características y requerimientos que se necesitan para las funciones en el proceso contable.

La entidad cuenta con un sistema de actualización permanente en todos los temas relacionados y para todos los funcionarios que participan en el proceso contable.

Se encuentran debidamente organizados y archivados cada uno de los soportes documentales de los registros contables de conformidad con las normas.

472


DEBILIDADES - OTROS ELEMENTOS DE CONTROL

Actividad - Acciones Implementadas:

Se encuentra establecido documentalmente una instancia asesora para identificar los riesgos de índole contable pero esta no funciona.

No se cuenta con políticas y procedimientos contables que sirvan de guía u orientación efectiva del proceso contable.

No se encuentran debidamente actualizados e individualizados los Derechos y Obligaciones de la entidad.

Se identifican los riesgos de índole contable, pero no en forma permanente ni se le da tratamiento adecuado a los mismos.

8.4.3 avances Obtenidos Respecto de las Evaluaciones y Recomendaciones Realizadas


AVANCES OBTENIDOS RESPECTO DE LAS EVALUACIONES Y RECOMENDACIONES REALIZADAS

Se coordinó el inicio para la individualización de los bienes del municipio a partir de la vigencia 2009, actividad que se viene desarrollando satisfactoriamente.

Se ha logrado el enlace financiero entre las diferentes áreas.

En cuanto a la publicación de los estados financieros, no se está cumpliendo con este requisito que exige la Contaduría General de la Nación.

473

8.4.4 Recomendaciones


RECOMENDACIONES

Fortalecer la oficina de Control Interno en cuanto a recurso humano, logístico y tecnológico se refiere.

Realizar periódicamente toma física de inventarios y posteriormente conciliar los saldos con contabilidad.

Adoptar medidas de protección asociadas al manejo del disponible (Arqueos de caja sorpresivos etc.).

Desarrollar mecanismos y formatos de los planes de mejoramiento.

Realizar la legalización de los bienes inmuebles de propiedad del Municipio

8.5. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE PARA EFECTOS DE GESTIÓN. Para efectos administrativos, los jefes de control interno, auditores o quienes hagan sus veces, en el contexto de lo establecido por la Ley 87 de 1993, y atendiendo lo dispuesto en el presente procedimiento, tendrán la responsabilidad de evaluar permanentemente la implementación y efectividad del control interno contable necesario para mantener la calidad de la información financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública. En términos de la autoevaluación, los funcionarios que tienen bajo su responsabilidad la ejecución directa de las actividades relacionadas con el proceso contable harán las evaluaciones que corresponda con el propósito de mejorar la calidad de la información contable pública. 8.6. INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL INFORME ANUAL DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE VÍA CHIP

Con el fin de garantizar el adecuado diligenciamiento y reporte del Informe Anual de Evaluación del Control Interno Contable a través del CHIP, las entidades públicas deben observar los siguientes elementos de orden procedimental:

474

8.6.1 aspectos generales Categoría en chip: control interno contable. La categoría denominada

CONTROL INTERNO CONTABLE del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública – CHIP le permite a las entidades contables públicas que están incluidas en el ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública, contenido en el artículo 5° de la Resolución 354 de 2007, presentar el informe anual de evaluación del Control Interno Contable.

Formulario de la categoría control interno contable. El formulario de la categoría control interno contable es el medio a través del cual las entidades contables públicas deben reportar la información que se relaciona con la evaluación del Control Interno Contable. Para el efecto, las entidades deben diligenciar y enviar el formulario denominado: CGN2007_CONTROL_ INTERNO_ CONTABLE

8.6.2 Aspectos técnicos de los formularios. Uso de claves. Dadas las características del módulo de seguridad del CHIP,

las entidades contables públicas cuentan con una sola clave Web para la actualización de formularios y reporte de la información correspondiente a cualquier categoría en línea.

Cada usuario responsable del diligenciamiento y validación de los formularios de las diferentes categorías de información debe tener asignada una clave individual con el perfil respectivo, de acuerdo con las instrucciones establecidas en los manuales de operación e instalación del CHIP Local. Para efectos del diligenciamiento y validación del formulario CGN2007_CONTROL_INTERNO_CONTABLE, el administrador del CHIP Local en laentidad deberá asignarle la respectiva clave al Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. Valores de reporte. Los datos a diligenciar por cada una de las variables

podrán ser numéricos y/o alfabéticos, dependiendo del tipo de información, como se indica en cada uno de ellos.

Nivel de desagregación. La información a reportar en la primera parte del

formulario está relacionada con la evaluación del Control Interno Contable, que se establece a través de preguntas por cada una de las etapas del proceso contable, sus respectivas actividades y otros elementos de control. La segunda parte revela la descripción de las fortalezas y debilidades del control interno contable, los avances obtenidos respecto de las anteriores evaluaciones y recomendaciones realizadas, y las recomendaciones relacionadas con la información objeto de reporte.

475

Actualización del CHIP Local. Las entidades contables públicas deben tener

instalada la última versión del CHIP Local. Para realizar el proceso de actualización es necesario desinstalar la versión anterior e instalar la última versión, de acuerdo con el procedimiento establecido para el efecto en los manuales de instalación publicados en la página Web: www.chip.gov.co

Actualización de formularios. Antes de iniciar el diligenciamiento del

formulario correspondiente al Informe Anual de Evaluación del Control Interno Contable se debe realizar el proceso de actualización de formularios a través de la funcionalidad definida para el efecto en el CHIP Local.

Medios de incorporación de información al Sistema CHIP. Las entidades

contables públicas disponen en el Sistema CHIP de dos funcionalidades a través de las cuales se incorpora la información a reportar:

a) Diligenciamiento directo. Las entidades podrán diligenciar el formulario directamente en el sistema, siguiendo las instrucciones del presente procedimiento. La parte del formulario relacionada con la valoración cualitativa del Informe Anual de Evaluación del Control Interno Contable, debe ser detallada para los conceptos que lo requieran en la estructura creada. Se debe tener en cuenta que cada detalle permite la utilización de máximo 2.000 caracteres. b) Importación de la información al sistema. Las entidades también

podrán efectuar la importación de la información a través de archivos planos. Los aspectos técnicos de esta funcionalidad se encuentran incorporados en la siguiente ruta: formularios / Menú formularios / Generar protocolo de importación, del aplicativo CHIP Local.

Estructura y diligenciamiento del formulario cgn2007_control_

interno_contable. Este formulario se utiliza para reportar la evaluación del control interno contable, mediante el diligenciamiento de la información relacionada con la valoración cuantitativa y cualitativa.

Encabezado del formulario. Una vez la entidad haya efectuado la

actualización respectiva, los datos del encabezado aparecen automáticamente como parte del esquema del formulario. En este sentido, la entidad no requiere diligenciarlos a través del Sistema CHIP.

Descripción de conceptos. Tratándose de la parte relacionada con la

valoración cuantitativa, los conceptos corresponden a las preguntas definidas en el formulario para la elaboración de la evaluación del control interno contable. Estos conceptos aparecen automáticamente al seleccionar el formulario a diligenciar.

476

En relación con la valoración cualitativa, los conceptos corresponden a la descripción de las fortalezas, debilidades, avances obtenidos respecto de las anteriores evaluaciones y recomendaciones realizadas, y las recomendaciones relacionadas con la información objeto de reporte.

Variable cuantitativa.

Columna calificación. Todas las preguntas que están incorporadas en el

formulario deben ser diligenciadas asignándole una calificación numérica entre uno (1) y cinco (5). Variable cualitativa.

Observaciones. Corresponden a la descripción de las razones por las cuales se asigna la calificación a cada una de las preguntas. El diligenciamiento de esta variable es opcional. Variables de cálculo.

Columnas promedio. Los resultados de estas columnas que se observan en el

formulario los genera el sistema de manera automática al momento de validar el reporte, lo cual se realiza a través de las opciones del menú formulario / validar, funcionalidad que se utiliza para validar el formulario que se tiene a la vista, o la opción categoría / validar. Esta funcionalidad se utiliza para validar la totalidad de los formularios que hacen parte de la respectiva categoría. Interpretación de resultados.

Toda vez que como resultado de la calificación que se asigna a cada una de las preguntas que hacen parte del formulario de evaluación del control interno contable, el sistema automáticamente, con la validación, realiza o establece un promedio aritmético para cada etapa, actividad, otros elementos de control, y para el control interno contable en general. El valor promedio, calificación o resultado generado se interpreta de acuerdo con los rangos señalados en este procedimiento. Mensajes de validación.

Errores de la información. En el proceso de validación y envío del formulario, el sistema le advierte a la entidad contable pública sobre diferentes tipos de mensajes, los cuales indican que la información no cumple con algún parámetro de validación previamente definido por la CGN. Estos mensajes se clasifican en permisibles y no permisibles. Los mensajes permisibles indican que la entidad contable pública debe revisar y analizar la información que va a enviar para determinar si hay lugar a modificación de la misma. Este mensaje es una advertencia, pero no es impedimento para el envío. Los mensajes no permisibles indican que el formulario presenta deficiencias en la información diligenciada, y que el sistema no le permitirá el envío hasta tanto se realice la modificación que corresponda.

477

8.7 INSTRUMENTOS DE IMPLEMENTACION Y EVALUACION COMPLEMENTARIOS Los instrumentos y guías de implementación del control interno contable corresponden a los adoptados por la entidad contable pública. Adicional a la evaluación que se realiza con el propósito de preparar y suministrar el Informe Anual de Evaluación del Control Interno Contable a la Contaduría General de la Nación, los jefes de control interno, o quienes hagan sus veces, deben evaluar permanentemente su grado de implementación y efectividad. En este sentido, en aras de la independencia con la que estos funcionarios hacen las respectivas evaluaciones, también podrán diseñar y utilizar instrumentos complementarios, no obstante el formulario de evaluación que se reporta a la Contaduría General de la Nación es el que se advierte en el presente manual. Para el diligenciamiento del formulario, debe tenerse en cuenta que las calificaciones asignadas a cada una de las preguntas por el Jefe de la Oficina de Control Interno, o de quien haga sus veces, son producto de la evaluación independiente practicada, para lo cual se harán las verificaciones que correspondan a efectos de lograr objetividad en los resultados de dicha evaluación, misma que estará soportada en los programas de auditoría y demás papeles de trabajo utilizados. Los contadores bajo cuya responsabilidad se procesa la información contable también podrán aplicar el formulario de evaluación del control interno contable de que trata este manual, con el propósito de materializar la autoevaluación, el autocontrol y el mejoramiento continuo del proceso contable. 8.8 AGREGACION DE LOS INFORMES DE CONTROL INTERNO CONTABLE Los Jefes de las Oficinas de Control Interno, o quienes hagan sus veces, de las entidades contables públicas que agregan información de otras entidades y organismos sin personería jurídica, adoptarán los criterios que deben tenerse en cuenta para efectos de elaborar el Informe de Control Interno Contable agregado. Las entidades pueden adoptar criterios relacionados con las ponderaciones o pesos porcentuales de la información objeto de agregación, las aproximaciones de valores producto de la agregación de las calificaciones asignadas a las preguntas, entre otros criterios. 8.9 RETROALIMENTACIONY MEJORAMIENTO CONTINUO La entidad debe establecer el Control Interno Contable mejorando continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad de acuerdo con los lineamientos señalados en el presente manual, para lo cual también retroalimentará las acciones de control

478

que ha implementado con el propósito de fortalecer su efectividad y capacidad de mitigar o evitar los riesgos de índole contable. La retroalimentación se concreta en acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el Control Interno Contable, que se generan como consecuencia de la autoevaluación del control, y de la evaluación independiente realizada por el jefe de la oficina de control interna, o de quien haga sus veces, y por los demás órganos de control externo a la entidad pública. 8.10 APOYO Y VERIFICACION DE LA CONTADURIA GENERAL DE LA NACION.

La Contaduría General de la Nación –CGN- apoyará el proceso de implementación de los procedimientos de control interno contable con actividades de capacitación y asistencia técnica, sin que ello le genere responsabilidad alguna ante un eventual incumplimiento en la aplicación de las normas contables a que se encuentran obligadas las entidades públicas. La CGN también ejercerá inspecciones para comprobar el cumplimiento de las normas contables expedidas y verificar su adecuada aplicación, de conformidad con el literal q) del artículo 4 de la Ley 298 de 1996.

479

CONCLUSIONES

El Control Interno Contable es una herramienta indispensable para salvaguardar y proteger aspectos de índole financiero y económico etc, pues su utilización trae consigo que en las entidades permanezca con un orden acorde a lo establecido normativamente. De acuerdo con la Resolución 357 de 23 de Julio de 2008 es indispensable que la Alcaldía Municipal implemente el sistema de Control Interno Contable. La Implementación del Sistema de Control Interno Contable permitirá dentro de la entidad:

Mejoramiento en los procesos y procedimientos contables disminuyendo los reprocesos.

Minimizar los hallazgos que detectan los entes de control.

Maximiza la calidad de la información.

Detección temprana de riesgos que afectarían el funcionamiento óptimo de

la información contable.

Identifica la ausencia de controles financieros y operativos.

480

RECOMENDACIONES

Aprobar y socializar el Manual de Control Interno Contable con el fin de subsanar las deficiencias de registro y manejo de información contable, para dar cumplimiento a lo normado en los principios de la Contabilidad Pública. Documento que permitirá a los responsables del registro de los hechos económicos y la revisión de los mismos, minimizar los errores que conllevan la mala identificación, clasificación y registro contable.

Determinar la existencia de planes de trabajo y procedimientos específicos que permitan la eficiencia de los flujos de información desde los procesos proveedores hacia el proceso de contabilidad de forma oportuna.

Implementar un sistema que permita el cálculo de Depreciaciones, Provisiones, Amortizaciones entre otros, con el fin de revelar razonablemente la información contable.

Implementar políticas permanentes relacionadas con procesos de depuración de Rentas, Cuentas por Cobrar, y demás activos, de tal forma que permita establecer los saldos reales y una adecuada clasificación contable.

Publicar mensualmente los Estados Financieros en lugar visible a los clientes internos y externos.

Se recomienda la divulgación de la importancia sobre el uso y análisis de la Información contable por parte del área financiera de la alcaldía municipal en la toma de decisiones.

481

BIBLIOGRAFIA

LERMA, Héctor Daniel, Metodología de la Investigación: Propuesta, Anteproyecto y Proyecto, Ecoe ediciones, Segunda Edición, 2004. BERNAL T. Cesar Augusto. Metodología de la Investigación. Para Administración y Economía, Prentice Hall, 2000. Contaduría General de la Nación, Memorias, Control Interno Contable. PLAN DE DESARROLLO DEL MUNICIPIO DE ZARZAL, VALLE DEL CAUCA,

PARA LA VIGENCIA FISCAL 2008-2011”. Acuerdo No. 201 de Junio de 2008. Poch, R. (1992). Manual de Control Interno. Editorial Gestión 2000. Segunda Edición. Barcelona España.

Leonard, W. (1990). Auditoria Administrativa. Evaluación de métodos y Eficiencia administrativa. México: Editorial Diana.

Régimen de Contabilidad Pública, Manual de Procedimientos, Resolución 357 del 23 de Julio de 2008. Plan General de Contabilidad Pública Legis. Contaduría General de la Nación Marco de Referencia para la Implementación del Sistema de Costos en las Entidades del Sector Público. Régimen de Contabilidad Pública Manual de Procedimientos Resolución 356 del 05 de Septiembre de 2007. Contaduría General de la Nación La Contabilidad y su Utilidad en el Sector Público. Contaduría General de la Nación Textos de Contabilidad Pública Salvaguarda del Patrimonio Público. www.google.com www.dafp.gov.co www.contaduria.gov.co www.contraloriadelvalledelcauca.gov.co

http://www.google.com/

http://www.dafp.gov.co/

http://www.contaduria.gov.co/

http://www.contraloriadelvalledelcauca.gov.co/

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Anexo 1: Marco legal CIC


(diciembre 29) Por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o

normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de las facultades que le

otorga el numeral 11, articulo 189, de la Constitución Política de Colombia,

DECRETA:

TITULO PRIMERO

Marco conceptual de la contabilidad

CAPITULO I

De los principios de contabilidad generalmente aceptados

Art. 1o. Definición. De conformidad con el artículo 68 de la Ley 43 de 1990, se entiende por principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, el conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o jurídicas. Apoyándose en ellos, la contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones de un ente económico, en forma clara, completa y fidedigna. Art. 2o. Ámbito de aplicación. El presente decreto debe ser aplicado por todas las personas que de acuerdo con la ley estén obligadas a llevar contabilidad. Su aplicación es necesaria también para quienes sin estar obligados a llevar

contabilidad, pretendan hacerla valer como prueba.

483

RESOLUCIÓN Nº.222

(5 de julio de 2006)

“Por la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública y se define su ámbito de aplicación”

En uso de sus atribuciones constitucionales y legales en especial las que le confiere el artículo 354 de la Constitución Política, la Ley 298 del 23 de julio de 1996, el decreto 143 de 2004, y

CONSIDERANDO Que es función del Contador General uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad pública, elaborar el balance general y determinar las normas contables que deben regir en el país. Que la modernización financiera pública requiere de un proceso dinámico y continuo de producción de información confiable, relevante y comprensible, lo cual exige una adecuación permanente tanto para la Contaduría General de la Nación en el proceso regulador, como para las entidades contables públicas en la aplicación de la normativa contable. Que es necesario definir una estructura de regulación y normalización contable pública que contenga los elementos que desarrollan el Sistema Nacional de Contabilidad Pública. Que se ha realizado una revisión estructural de la metodología de construcción del marco conceptual de la contabilidad pública. Que la Contaduría General de la Nación ha efectuado una revisión de las normas técnicas de contabilidad pública y ha incorporado criterios armonizados con las Normas Internacionales de Contabilidad Pública que aplican al sector público.

484

RESUELVE: ARTÍCULO 1°. Adóptese el Régimen de Contabilidad Pública que está conformado por el Plan General de Contabilidad Pública, el Manual de Procedimientos y la Doctrina Contable Pública, los cuales también se adoptan con la presente Resolución. Dicho régimen contiene la regulación contable pública de tipo general y específico. ARTÍCULO 2°. El Plan General de Contabilidad Pública que se adopta con la presente Resolución, y cuyo contenido forma parte integral de la misma, está conformado por el marco conceptual y la estructura y descripciones de las clases; a su vez, el Manual de Procedimientos lo conforman el catálogo general de cuentas, los procedimientos contables y los instructivos contables; la Doctrina Contable Pública está conformada por los conceptos de carácter vinculante que sean emitidos por la Contaduría General de la Nación, a través del Contador General de la Nación o de quien éste designe para que cumpla dicha función. La mencionada integración corresponde a la que se detalla enseguida: 1. RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA 1.1 PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD PÚBLICA 1.1.1 Marco conceptual 1.1.2 Estructura y descripciones de las clases 1.2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 1.2.1 Catálogo general de cuentas 1.2.2 Procedimientos contables 1.2.3 Instructivos contables 1.3 DOCTRINA CONTABLE PÚBLICA. ARTÍCULO 3°. Ámbito de aplicación. El Régimen de Contabilidad Pública debe

ser aplicado por los organismos y entidades que integran las ramas del poder público en sus diferentes niveles y sectores. También debe ser aplicado por los órganos autónomos e independientes creados para el cumplimiento de las demás funciones del Estado. En el mismo sentido, el ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública incluye a los Fondos de origen presupuestal, además de las Sociedades de Economía Mixta y las que se les asimilen, en las que la participación del sector público, de manera directa o indirecta, sea igual o superior al cincuenta por ciento (50%) del capital social. El ámbito de aplicación de dicho Régimen también incluye a las empresas de servicios públicos domiciliarios cuya naturaleza jurídica corresponda a empresas oficiales, y las mixtas en las que la participación del sector público, de manera directa o indirecta, sea igual o superior al cincuenta por ciento (50%) del capital social.

485

Parágrafo. El Régimen de Contabilidad Pública no es de obligatoria aplicación para las Sociedades de Economía Mixta y las que se les asimilen, en las que la participación del sector público, de manera directa o indirecta, sea inferior al cincuenta por ciento (50%) del capital social, así como las personas jurídicas o naturales que tengan a su cargo, a cualquier modo, de manera temporal o permanente, recursos públicos, en lo relacionado con estos, tales como los fondos de fomento, las cámaras de comercio, las cajas de compensación familiar, en cuyo caso aplicarán las normas de contabilidad que correspondan a su ámbito. No obstante, cuando el Contador General de la Nación lo considere conveniente, podrá solicitar los informes que sean necesarios, para lo cual expedirá las instrucciones que permitan llevar a cabo la homologación técnica respectiva. ARTÍCULO 4°. Vigencia y derogatorias. La presente Resolución rige a partir de

la fecha de su publicación en el Diario Oficial. El Marco Conceptual, así como la estructura y descripciones de las clases que forman parte integral de la presente Resolución serán aplicados a partir del 1º de enero de 2007, fecha en la cual queda derogado el Marco Conceptual del Plan General de Contabilidad Pública contenido en la Resolución 400 de 2000, sin perjuicio del cumplimiento de los plazos y requisitos que estén vigentes para la información contable correspondiente al año 2006. Publíquese y cúmplase. Dada en Bogotá, D.C., JAIRO ALBERTO CANO PABÓN

Contador General de la Nación

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RESOLUCION 357 23 de Julio de 2008

“Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del

Informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación”

EL CONTADOR GENERAL DE LA NACIÓN

En uso de las atribuciones establecidas en el Articulo 354 de la Constitución Política, además de las que le confiere la Ley 298 de 1996 y el Decreto 143 de 2004, y

CONSIDERANDO:

Que los artículos 209 y 269 de la Constitución Política, determinan la obligatoriedad de las entidades y organismos del sector público para diseñar y aplicar métodos y procedimientos de Control Interno. Que el artículo 354 de la Constitución Política le asigna al Contador General la función de llevar la Contabilidad General de la Nación y consolidarla con la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, así como determinar las normas contables que deben regir en el país, conforme a la Ley. Que el artículo 3 de la Ley 87 de 1993 establece que el Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, información y operacionales de la respectiva entidad. Que el literal k) del artículo 3 de la Ley 298 de 1996 le asigna al Contador General de la Nación, entre otras funciones, la de “Diseñar, implantar y establecer políticas de Control Interno, conforme a la Ley”. Que el literal r) del artículo 4 de la Ley 298 de 1996 le asigna a la Contaduría General de la Nación, entre otras funciones, la de “Coordinar con los responsables del Control Interno y Externo de las entidades señaladas en la Ley, el cabal cumplimiento de las disposiciones contables”. Que el artículo 27 de la Ley 489 de 1998 creó el Sistema Nacional de Control Interno, conformado por el conjunto de instituciones, instancias de participación, políticas, normas, procedimientos, recursos, planes, programas, proyectos, metodologías, sistemas de información, y tecnología aplicable, inspirado en los principios constitucionales de la función administrativa.

487

Que el literal d) del Artículo 6 del Decreto 2145 de 1999, le asignó a la Contaduría General de la Nación la competencia para impartir las normas, políticas y directrices a que deben sujetarse los entes públicos en materia de Control Interno Contable. Que el numeral 31 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, establece que es deber de todo servidor público adoptar el Sistema de Control Interno y la función independiente de Auditoría Interna de que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen. Que el numeral 52 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002, define como falta gravísima no dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Pública de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación y no observar las políticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz. Que mediante la sentencia C-487 de 1997 la Corte Constitucional ratificó las atribuciones del Contador General de la Nación, para expedir normas de carácter obligatorio y vinculante para todas las entidades del sector público, respecto del alcance de las facultades que en materia de Control Interno le corresponden al Contador General de la Nación y que están contenidas en el literal k) del artículo 3 de la Ley 298 de 1996. Que el Consejo de Estado en reiterados fallos de los años 1996, 2002 y 2003, ha ratificado la competencia constitucional, legal y reglamentaria del Contador General de la Nación para expedir normas preventivas y de obligatorio cumplimiento para los diferentes servidores públicos con niveles de autoridad y responsabilidad frente al Control Interno Contable. Que las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de la información que genera el Sistema de Contabilidad de cada entidad u organismo del sector público, se ve afectada por la efectividad de sus sistemas de Control Interno y en particular por el Control Interno Contable. Que mediante el Decreto 1599 de 2005 fue adoptado el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano, MECI 1000:2005. Que mediante Resolución 142 de 2006 el Departamento Administrativo de la Función Pública adoptó el Manual de Implementación del MECI 1000:2005. Que según el artículo 1 del Decreto 2913 de 2007 la fecha límite para implementar el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005 es el 8 de diciembre de 2008.

488

Que la Resolución 248 de 2007 estableció la obligatoriedad de reportar a la Contaduría General de la Nación el informe de control interno contable a través del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública -CHIP. Que el inciso segundo del literal a) del artículo 5 del Decreto 2145 de 1999 establece que dentro del informe que el Presidente de la República debe presentar al Congreso de la República, al inicio de cada legislatura, se incluirá un acápite sobre el avance del Sistema de Control Interno del Estado, el cual contendrá entre otros, lo relacionado con el Control Interno Contable, de acuerdo con los parámetros indicados por la Contaduría General de la Nación. Que la Contaduría General de la Nación debe centralizar y consolidar el informe anual de Control Interno Contable de las entidades del ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública. Que en el marco del Modelo Estándar de Control Interno –MECI 1000:2005- es necesario implementar controles al proceso contable público, para que la información contable de las entidades logre las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad a que se refiere el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública.

489

Anexo 2: Actas

ACTA DE INICIO DE PROYECTO

Entre los suscritos a saber John Jairo Libreros Miranda (Secretario Hacienda Municipal), María Viviana Chávez (Profesional Universitario de Despacho) Claudia Patricia Carvajal Estrada y Diana Patricia Erazo Santos (Integrantes grupo de Investigación), hoy Veintitrés (23) de Septiembre de 2009 en las instalaciones del despacho del secretario, se suscribe la presente acta con el propósito de dar inicio al proyecto “Diseño y Socialización del Sistema de Control Interno en el Área Contable y Financiera del Municipio de Zarzal Valle” en el cual se desarrollarán las actividades que están plasmadas en el cronograma establecido para tal fin. Para constancia de lo anterior se suscribe en Zarzal Valle del Cauca a los Veintitrés (23) días del mes de Septiembre de 2009. JOHN JAIRO LIBREROS M. MARIA VIVIANA CHAVEZ ACEVEDO Secretario de Hacienda Profesional Universitaria

CLAUDIA PATRICIA CARVAJAL E. DIANA PATRICIA ERAZO S. Estudiante Estudiante

490

CONSTANCIA DE REUNION SOBRE DISEÑO Y SOCIALIZACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL AREA CONTABLE Y FINANCIERA

EN EL MUNICIPIO DE ZARZAL

En constancia de la reunión sostenida en las instalaciones de la Alcaldía del municipio de Zarzal valle ubicada en la carrera 9 No 10 36 el día ocho (8) de octubre del año 2009, se trataron los siguientes temas del proceso contable:

Situaciones que ponen en riesgo la confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de la información.

De conformidad con lo anterior firman

JHON JAIRO LIBREROS M Secretario de Hacienda


491



En constancia de la reunión sostenida en las instalaciones de la Alcaldía del municipio de Zarzal valle ubicada en la carrera 9 No 10 36 el día trece (13) de octubre del año 2009, se trataron los siguientes temas del proceso contable:

Continuación de situaciones que ponen en riesgo la confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de la información.




492



En constancia de la reunión sostenida en las instalaciones de la Alcaldía del municipio de Zarzal valle ubicada en la carrera 9 No 10 36 el día quince (15) de octubre del año 2009, se trataron los siguientes temas del proceso contable:





493



En constancia de la reunión sostenida en las instalaciones de la Alcaldía del municipio de Zarzal valle ubicada en la carrera 9 No 10 36 el día veinte (20) de octubre del año 2009, se trataron los siguientes temas del proceso contable:





494



En constancia de la reunión sostenida en las instalaciones de la Alcaldía del municipio de Zarzal valle ubicada en la carrera 9 No 10 36 el día cuatro (04) de noviembre del año 2009, se trataron los siguientes temas del proceso contable:





495



En constancia de la reunión sostenida en las instalaciones de la Alcaldía del municipio de Zarzal valle ubicada en la carrera 9 No 10 36 el día once (11) de noviembre del año 2009, se trataron los siguientes temas del proceso contable:





496



En constancia de la reunión sostenida en las instalaciones de la Alcaldía del municipio de Zarzal valle ubicada en la carrera 9 No 10 36 el día dieciocho (18) de noviembre del año 2009, se trataron los siguientes temas del proceso contable:

Depuración contable permanente y sostenible de la información contable.




497



En constancia de la reunión sostenida en las instalaciones de la Alcaldía del municipio de Zarzal valle ubicada en la carrera 9 No 10 36 el día veinticuatro (24) de noviembre del año 2009, se trataron los siguientes temas del proceso contable:

Continuación Depuración contable permanente y sostenible de la información contable.




498



En constancia de la reunión sostenida en las instalaciones de la Alcaldía del municipio de Zarzal valle ubicada en la carrera 9 No 10 36 el día diez (10) de diciembre del año 2009, se trataron los siguientes temas del proceso contable:

Manuales de políticas contable procedimientos y funciones.

De conformidad con lo anterior firman LILIAM JANETH LIBREROS M JHON JAIRO LIBREROS M Auxiliar administrativo Secretario de hacienda


499

CONSTANCIA DE REUNION SOBRE DISEÑO Y SOCIALIZACION DEL

SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL AREA CONTABLE Y FINANCIERA EN EL MUNICIPIO DE ZARZAL

En constancia de la reunión sostenida en las instalaciones de la Alcaldía del municipio de Zarzal valle ubicada en la carrera 9 No 10 36 el día dieciocho (18) de diciembre del año 2009, se trataron los siguientes temas del proceso contable:

Continuación Manuales de políticas contable procedimientos y funciones.



500



En constancia de la reunión sostenida en las instalaciones de la Alcaldía del municipio de Zarzal valle ubicada en la carrera 9 No 10 36 el día dieciséis (16) de febrero del año 2010, se trataron los siguientes temas del proceso contable:

Continuación Manuales de políticas contable procedimientos y funciones.



501



En constancia de la reunión sostenida en las instalaciones de la Alcaldía del municipio de Zarzal valle ubicada en la carrera 9 No 10 36 el día veinte (20) de septiembre del año 2010, se realizó la socialización del control interno contable a los funcionarios del área financiera. De conformidad con lo anterior firman JHON JAIRO LIBREROS M GUSTAVO EDUARDO GOMEZ Secretario de hacienda Subsecretario de despacho MARIA VIVIANA CHAVEZ ELIANA ANDREA BEDOYA Profesional Universitario Tesorera Municipal LUIS GILBERTO MURILLO OLGA MARITZA MONTAÑO Auxiliar Contable Auxiliar Administrativo CLAUDIA PATRICIA LIBREROS ZULMA YANETH GARCIA Auxiliar administrativo Auxiliar Administrativo CLAUDIA PATRICIA CARVAJAL E. DIANA PATRICIA ERAZO S. Estudiante Estudiante

diseÑ0 y socializacion del sistema de control interno en el...

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