disiapkan disahkan prosedur -...

PROSEDUR

MUTU

Disiapkan Disahkan

MR,

Enny Hartiningsih, SSTNIP. 197504082009122002

Direktur,

Drs. H. Lamri, M.KesNIP.195811171982031002

PENDAFTARAN SELEKSI PENERIMAANMAHASISWA BARU JALUR UMUM SELEKSI

PENELUSURAN MINAT DAN PRESTASI (PMDP)

PDR.PKKT.0115 september 2015

Rev : 01Hal : 1 dari 3

CATATAN REVISI

No. Tanggal Revisi/Perubahan Halaman

1 18 Mei 2015 Program pendaftaran tidak hanya diikuti oleh siswalulusan jurusan IPA tapi juga IPS

2

PROSEDUR

MUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,






1. TujuanProsedur ini bertujuan untuk menjelaskan proses pendaftaran calon mahasiswa baru jalur umum seleksiPMDP untuk masuk ke Poltekkes Kemenkes Kaltim sehingga dapat mempermudah dan memperlancarstakeholder melakukan pendaftaran

2. Ruang LingkupProsedur ini mencakup proses pendaftaran masuk calon mahasiswa baru Jalur Umum Seleksi PMDPmulai dari informasi pembukaan pendaftaran, persyaratan yang harus dipenuhi dan proses yang harusdijalani.

3. Definisi3.1. PMDP (Penelusuran Minat dan Prestasi) : Proses seleksi bagi para calon mahasiswa baru dengan

menggunakan pendekatan yang lebih menitikberatkan pada penilaian prestasi non akademik dannilai raport SMA mulai semester 1 s.d 5 dari calon mahasiswa.

3.2. Stakeholders : Pengguna jasa Poltekkes Kemenkes KALTIM yang terdiri dari mahasiswa, orang tuamahasiswa dan perusahaan / instansi pengguna lulusan Poltekkes Kemenkes KALTIM.

4. Ketentuan Umum4.1. Program pendaftaran mahasiswa baru jalur PMDP dapat diikuti oleh siswa-siswa SMA jurusan IPA

dan IPS yang berada pada semester 6.4.2. Pendaftar masing-masing asal sekolah dan jenis sekolah ditentukan berdasarkan hasil Rapat Senat

Poltekkes Kemenkes Kaltim.4.3. Persyaratan administrasi pendaftaran meliputi : menyerahkan foto kopi nilai raport yang dilegalisir

dan memperlihatkan raport asli, sertifikat tanda prestasi yang dimiliki, mengisi form pendaftaranPMDP dan dokumen lainnya.

5. Dokumen yang terkait5.1. PDR.PKKT.03 Prosedur Pelaksanaan Seleksi Maba jalur PMDP5.2. PM.PKKT. 6.3 Pra sarana dan Sarana5.3. PM.PKKT. 7.2 Proses yang terkait dengan Stakeholder5.4. SOP. ADK. 03 Uji Kesehatan

6. Formulir yang digunakan6.1. FORM.ADK.01 Form Pendaftaran6.2. FORM.ADK.20 Bukti Pembayaran6.3. FORM.ADK.06 Kartu Tanda Peserta Ujian

PROSEDUR

MUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,






No KegiatanPelaksana Mutu Baku Ket

Direktur Pudir Kajur PanitiaSipenmaru

Seksipelaksana Seksi Pendaftaran Keleng-

kapanWkt Output

1

Menetapkan surattugas panitiasipenmaru jalurPMDP

FormPendaftaran

Surat tugaspanitiasipensimaru

2

Menetapkanalokasi, kriteria danpersyaratan sertasekolah sasaranPMDP

Notulen rapat

3

Rakor pelaksanaanpenerimaan Mabaseleksi PMDP :penetapan waktupelaksanaan(sosialisasi,pendaftaran,seleksi,pengumuman, teskesehatan, daftarulang) danpenentuanmekanismepenerimaan

Notulen rapat

4

Penyebaraninformasipenerimaan kesekolah danstakeholder sasaranPMDP

Surat edaran,formulirsipensimaru

5

Penggandaanberkas formulirpendaftaran seleksiPMDP


6

Mempersiapkanlokasi dankelengkapanpendaftaran sampaiH-1

Draft bukupanduan,Jadwal petugaspendaftaran

7

Melayanipermintaaninformasipendaftaran daricalon mahasiswa

Buku daftarhadir petugas

8 Mengukur tinggibadan Memenuhi

Kriteria

Hasilpengukurantinggi badan

9

Menerima buktisetor dari bank yangditunjuk danmenyerahkanformulir pendaftaran

Formulirpendaftaran,buku panduandan tandaterima

10Menerima formuliryang telah diisi dankelengkapannya

Lengkap?

Formulirpendaftaran,

Y

Ditolak

T

Meminta Camamemenuhi

T

Y

PROSEDUR

MUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,


PENDAFTARAN MAHASISWA BARU JALUR UMUMSELEKSI UJI TULIS



CATATAN REVISI


1 18 Mei 2015 DANUAN diganti menjadi SKHUN 2

PROSEDUR

MUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,





1. TujuanProsedur ini bertujuan untuk menjelaskan proses pendaftaran calon mahasiswa yang masuk kePoltekkes Kemenkes Kaltim melalui Jalur Umum Seleksi Uji Tulis sehingga dapat mempermudah danmemperlancar stakeholder melakukan pendaftaran

2. Ruang LingkupProsedur ini mencakup proses pendaftaran masuk calon mahasiswa baru Jalur Umum Seleksi Uji Tulismulai dari persyaratan yang harus dipenuhi, proses yang harus dilakukan hingga diperolehnya kartuujian masuk Poltekkes Kemenkes Kaltim .

3. Definisi3.1. Sipensimaru Jalur Umum Seleksi Uji Tulis : Proses seleksi bagi para calon mahasiswa yang ingin

masuk ke Politeknik Kesehatan Kemenkes KALTIM melalui seleksi dengan uji tulis3.2. Stakeholders : Pengguna jasa Poltekkes Kemenkes KALTIM yang terdiri dari mahasiswa, orang tua

mahasiswa dan perusahaan / instansi pengguna lulusan Poltekkes Kemenkes KALTIM.

4. Ketentuan Umum4.1. Dalam rangka penerimaan mahasiswa baru, Direktur membentuk panitia penerimaan mahasiswa

baru yang terdiri dari panitia inti dan satgas.4.2. Persyaratan administrasi pendaftaran meliputi : 1 lembar salinan STTB/ surat keterangan lulus, 1

lembar salinan SKHUN legalisir, 5 lembar pasfoto hitam putih ukuran 4x6.

5. Dokumen yang terkait5.1. PM.PKKT. 5.5 Tanggungjawab, Wewenang dan Komunikasi5.2. PM.PKKT. 6.3 Pra sarana dan Sarana5.3. PM.PKKT. 7.2 Proses yang terkait dengan Stakeholder5.4. PDR. PKKT.04 Pelaksanaan Seleksi Maba Jalur Umum5.5. sop. ADK.02 Uji Tulis

6. Formulir yang digunakan6.1. FORM.ADK.01 Form Pendaftaran6.2. FORM.ADK.20 Bukti Pembayaran6.3. FORM.ADK.06 Kartu Tanda Peserta Ujian

PROSEDUR

MUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,





7. Prosedur



Seksipelaksana Seksi Pendaftaran Keleng-

kapanWkt Output

1 Menetapkan surattugas panitia

FormPendaftaran Surat tugas panitia

sipensimaru

2 Menetapkan alokasijumlah mahasiswa Notulen rapat

3

Rakor pelaksanaanpenerimaan Maba,waktu pelaksanaan,sosialisai, pendaftaran,seleksi danpengumuman

Notulen rapat

4 Penyebaran informasipendaftaran


5 Penggandaan berkasformulir pendaftaran


6 Pendaftaranmahasiswa baru

Jadwal petugaspendaftaran

7Memroses pembuatankartu ujian dan inputdata

Sesuai data

Formulirpendaftaran, bukupanduan dan tandaterima

8

Memastikan foto calonmahasiswa sesuaidengan calonmahasiswa danmenempelkan fotopada kartu ujian

9Memberikan stempelpada kartu ujian yangmengenahi sebagianbidang foto

10

Mempersilakan calonmahasiswamenandatangani kartupeserta ujian danmenyaksikanprosesnya

11

Menyerahkan kartupeserta danMenginformasikanjadwal ujian danmeminta calonmahasiswa untukmemeriksa lokasi ujiandengan melihat denahlokasi sipenmaru padaH-1

Y

T

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,

Drs. H. Lamri, M.KesNIP. 195811171982031002

PELAKSANAAN SIPENSIMARU JALURPENELUSURAN MINAT DAN BAKAT

(PMDP)

PDR.PKKT.0315 September 2015

Revisi : 01Hal : 1 dari 3

CATATAN REVISI


PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,



(PMDP)



1. TujuanProsedur ini bertujuan sebagai panduan pelaksanaan Sipensimaru seleksi PMDP jalur umum agarpelaksanaannya sesuai dengan persyaratan Poltekkes Kemenkes KALTIM.

2. Ruang LingkupProsedur ini mencakup kegiatan perencanaan, pelaksanaan seleksi sampai dengan penetapanpengumuman peserta yang lolos seleksi PMDP jalur umum

3. Definisi3.1. Tim seleksi : Pimpinan Politeknik dan Ketua panitia Sipenmaru yang bertugas melakukan seleksi

terhadap calon peserta seleksi PMDP3.2. Tim Pelaksana : Tim yang bertugas untuk mempersiapkan dan melaksanakan penjaringan calon

peserta seleksi PMDP

4. Ketentuan Umum4.1. Peserta seleksi PMDP adalah siswa kelas 3 yang berada di semester 6 yang berasal dari SMA

sederajat jurusan IPA dan IPS yang memiliki prestasi akademik yang ditunjukkan dengan nilairaport dan dokumen prestasi non akademik yang dibuktikan dengan sertifikat prestasi

4.2. Ketentuan, tata cara dan persyaratan seleksi jalur PMDP dtentukan Pimpinan Politeknik denganpertimbangan Senat Poltekkes Kemenkes KALTIM

4.3. Calon mahasiswa dari jalur PMDP yang telah dinyatakan diterima dan telah mendaftar ulang,maka biaya daftar ulang tidak dapat diminta kembali

5. Dokumen yang terkait5.1. SOP.ADK.13 Pendaftaran mahasiswa Jalur PMDP

6. Formulir yang digunakan6.1. FORM.ADK.26. Formulir Pendaftaran PMDP6.2. FORM.ADK.27 BERITA ACARA PENENTUAN KELULUSAN6.3. FORM.ADK.28 PENGUMUMAN KELULUSAN6.4. FORM.ADK.20 Bukti pembayaran

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,



(PMDP)



7. Prosedur



Seksipelaksana Seksi Pendaftaran Petugas kesehatan

Kelengkapan

Wkt Output

1

Menetapkan surattugas panitiasipenmaru jalurPMDP

Surat tugaspanitiasipensimaru

2

Menetapkanalokasi, kriteria danpersyaratan sertasekolah sasaranPMDP

Notulen rapat

3

Rakor pelaksanaanpenerimaan Mabaseleksi PMDP :penetapan waktupelaksanaan(sosialisai,pendaftaran,seleksi,pengumuman, teskesehatan, daftarulang) danpenentuanmekanismepenerimaan

Notulen rapat

4

Penyebaraninformasipenerimaan kesekolah dan stakeholder sasaranPMDP


5

Penggandaanberkas formulirpendaftaran seleksiPMDP


6

Mempersiapkanlokasi dankelengkapanpendaftaran sampaiH-1

Jadwalpetugaspendaftaran

7

Melayanipermintaaninformasipendaftaran daricalon mahasiswa

Buku daftarhadir petugas

8 Mengukur tinggibadan

Hasilpengukurantinggi dosen

9 Memenuhi Kriteria?

DitolakHasilpengukurantinggi dosen

10

Menerima buktisetor dari bankyang ditunjuk danmenyerahkanformulir pendaftaran

Formulirpendaftaran,buku panduandan tandaterima

11Menerima formuliryg telah diisi dankelengkapannya

Lengkap?

Meminta camamemenuhi

Meminta camamemenuhi

Formulirpendaftaran

TY

T

Y

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,


PELAKSANAAN SIPENSIMARU UJI TULIS JALURUMUM



CATATAN REVISI


PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,





1. TujuanProsedur ini bertujuan sebagai panduan pelaksanaan ujian masuk calon mahasiswa baru seleksi uji tulisjalur umum agar pelaksanaannya sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan oleh Poltekkes KemenkesKALTIM.

2. Ruang LingkupProsedur ini mencakup kegiatan perencanaan, pelaksanaan ujian sampai dengan penetapanpengumuman peserta yang lolos ujian masuk melalui seleksi uji tulis jalur umum

3. Definisi3.1. Pengawas : Staf Poltekkes Kemenkes KALTIM yang bertugas melakukan pengawasan terhadap

kegiatan ujian masuk Poltekkes Kemenkes KALTIM untuk menjaga agar pelaksanaan tertib.3.2. Koordinator Pengawas (Korwas) : Staf Poltekkes Kemenkes KALTIM yang bertugas untuk

mengkoordinasi beberapa pengawas dalam pelaksanaan sipensimaru seleksi uji tulis jalur umum3.3. Koordinator Lokasi (Korlok) : Staf Poltekkes Kemenkes KALTIM yang bertugas untuk mengkoordinasi

beberapa lokasi pelaksanaan sipensimaru seleksi uji tulis jalur umum termasuk dalammendistribusikan soal ujian

3.4. Koordinator Operasional (Korop) : Staf Poltekkes Kemenkes KALTIM yang bertugas untukmengkoordinasi seluruh kegiatan pelaksanaan seleksi uji tulis jalur umum termasuk dalammendistribusikan soal ujian.

4. Ketentuan Umum4.1. Peserta ujian masuk Poltekkes Kemenkes KALTIM harus mempunyai dan membawa kartu ujian asli

dan kartu identitas4.2. Jumlah peserta ujian dan pengawas pada tiap-tiap ruang ujian ditentukan oleh panitia pelaksana4.3. Pengawas harus memastikan bahwa peserta yang mengikuti ujian sama dengan yang tertera pada

kartu ujian4.4. Setiap penyerahan dan pengembalian berkas dan atau naskah selalu menggunakan berita acara

penyerahan dan atau pengambilan4.5. Pembukaan sampul Naskah Soal dilakukan di depan peserta ujian dengan memanggil 2 orang

peserta sebagai saksi4.6. Lembar jawab ujian milik peserta ditempatkan pada amplop tertutup dengan menempel dan

menandatangani stiker4.7. Ketentuan – ketentuan lain diatur paduan pelaksanaan sipensimaru jalur umum

5. Dokumen yang terkait5.1. Panduan Pelaksanaan Sipensimaru Jalur Umum5.2. PDR. PKKT.02 Pendaftaran Mahasiswa Baru jalur Umum seleksi Uji tulis5.3. SOP.ADK.03 Seleksi uji tulis

6. Formulir yang digunakan6.1. FORM.ADK.21.1 Berita Acara Penyerahan Naskah Soal (Ketua Panitia Sipensimaru)6.2. FORM .ADK.21.2 Berita Acara Penyerahan Naskah Soal (Seksi Pelaksana ujian)6.3. FORM.ADK.21.3 Berita Acara Penyerahan Naskah Soal (Koordinator Pengawas)6.4. FORM.ADK.22 Berita Acara Keadaan Naskah Soal6.5. FORM.ADK.23 Berita Acara Pelaksanaan Ujian6.6. FORM.ADK.24 Berita Acara Penyerahan Lembar Jawaban (Pengawas)6.7. FORM.ADK.25 Daftar Hadir Peserta Ujian6.8. FORM.ADK.29 Daftar Hadir Pengawas Ujian

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,





7. Prosedur

No Kegiatan

Pelaksana Mutu BakuKetSeksi

Pelaksana Sarana Ketua PanitiaSipenmaru Korlok Korwas Pengawas Peserta

UjianKelengkapan Wkt Output

1

MenyusunPerencanaanSampai PadaPelaksanaan UjianMasuk

TimeSchedulepelaksa-naan ujianmasuk

2

Menyusun TataTertib Peserta UjianSerta PanduanTentang Tugas danTanggung JawabPengawas,KoordinatorPengawas,Koordinator Lokasi

Tata tertibpesertaujian,panduan penga-was, korwasdan korlok

3Mengusulkan CalonPengawas, KorwasDan Korlok

Daftarpenga-was,korwas dankorlok

4Menetapkan CalonPengawas, KorwasDan Korlok

Daftar penga-was, korwasdan korlok

5MemastikanKesiapan RuangUjian

Denahlokasi ujian

6

MemberikanPengarahan KepadaKorwas, Pengawasdan KorlokMengenai Tugasdan TanggungJawab Masing-Masing

Daftar hadirpenga-was,korwas dankorlok,Bahanarahan

7

MenyerahkanNaskah Ujiankepada KetuaPelaksana pada hariH

Berita acarapenye-rahannaskahujian S1

8

Menerima NaskahUjian dari KetuaPanitia dan PresensiPeserta Ujian dariSekretariat danSerahterimakannyakepada Korlok padahari H

Berita acarapenye-rahannaskahujian S2,Bukupresensipesertaujian

9

MenyerahkanNaskah Ujiankepada koordinatorPengawas pada hariH

Berita acarapenye-rahannaskahujian BA S3

10

MenyerahkanNaskah Ujiankepada Pengawaspada hari H

Berita acarapenye-rahannaskahujian BA S4

11

Memanggil duaorang Peserta UjianSebagai SaksiBahwaTempat/SampulNaskah Ujian dalamKeadaan Baik danTertutup 1

Berita acarapembu-kaannaskahujian BA P1

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,





No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

KetSeksiPelaksana Sarana

KetuaPanitia

SipenmaruKorlok Korwas Pengawas Keleng

kapan Wkt Output

12

1

SampulSempurna? Sampul

Sempurna?

13

Membagikan naskahkepada peserta dalamkeadaan tertutup,maksimal 10 menitsebelum jam ujiandimulai

14Mempersilakan pesertauntuk mengisi lembarjawaban, tepat padatanda ujian dimulai

15Mengedarkan Presensidan memastikan bahwapeserta ujianmenandatanganinya

Presensipesertaujian

16

Memastikan bahwatanda tangan, foto danfisik peserta ujian samadengan yang terteradikartu ujian

Presensipesertaujian,Kartuujian

17

Mengawasipelaksanaan ujjian danmelaporkan jika adapeserta yang melakukanpelanggaran

18Memberikan peringatankepada peserta ujianbahwa ujian segeraberakhir

19

Menginformasikankepada peserta ujianbahwa ujian dalam 10menit ujian segeraberakhir

20

Menginformasikankepada peserta ujianbahwa ujian telahselesai dan pesertaujian telah selesai danpeserta dilarang untukmenulis apapun juga

21

Mengumpulkan lembarjawaban pesertadengan menyusun urutnomor ujian (kecil kebesar), menghitungnyaserta memasukkan kedalam amplop dilampiriBA P2 dan daftar hadirpeserta ujian

Lengkap?

Beritaacarapelaksa-naanujianBA P2,daftarhadirpeserta

22

Menyerahterimakanamplop yang sudahlengkap kepada korwasdan menutup amplopdengan sticker sertamenandatanganinya

Lengkap?

2

Beritaacarapenye-rahanlembarjawabanujianBA J1

Melakukanprosedurpengendalianlayanan tdk sesuai

T

Y

T

Y

T

Y

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,





No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

KetDirektur Seksi

evaluasiSeksi

Pelaksana SaranaKetuaPanitia

SipenmaruKorlok Korwas Keleng-

kapan Wkt Output

23Menyerahterimakan Amplop YangSudah LengkapKepada Korlok

2

Lengkap?

A

Beritaacarapenye-rahanlembarjawabanBA J2

24

Menyerahterimakan Amplop YangSudah LengkapKepadaPelaksana ujian Lengkap?


25

Menyerahterimakan Amplop YangSudah LengkapKepada KetuaSekretaris


26

Mengirimkan danmenyerahterimakan amplop yangberisikanjawaban pesertaujian sipenmarukepada seksievaluasi

27

Melakukankoreksi ujianbersama timevaluasi

Daftar nilaipesertaujian

28

Menerimainformasimengenaipeserta yanglulus ujian

Daftarpesertayang lulusujian tulis

29

Menetapkanpengumumanmengenaipeserta yanglulus uji tulis danberhak mengikutiuji kesehatan,membayar biayadaftar ujikesehatan

Pengumuman

Y

T

TY

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,


DAFTAR ULANGPDR.PKKT.0515 September 2015


CATATAN REVISI


PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




1. TujuanProsedur ini bertujuan untuk menjelaskan proses pendaftaran ulang mahasiswa PoliteknikKesehatan Kemenkes KALTIM sehingga dapat mempermudah dan memperlancar mahasiswadalam melakukan pendaftaran ulang

2. Ruang LingkupProsedur ini mencakup proses pendaftaran ulang mahasiswa baru dan lama mulai daripersyaratan yang harus dipenuhi, proses yang harus dilakukan hingga diperolehnya tanda buktipendaftaran ulang.

3. Definisi3.1. Mahasiswa baru : mahasiswa yang memasuki semester pertama di Poltekkes Kemenkes

KALTIM3.2. Mahasiswa Lama : mahasiswa yang memasuki semester II sampai dengan semester VI

Poltekkes Kemenkes KALTIM3.3. Daftar Ulang : Kegiatan pendaftaran yang dilakukan setelah mahasiswa baru setelah

dinyatakan diterima atau mahasiswa lama setelah meyelesaikan suatu semester dan akanmengikuti semester selanjutnya.

4. Ketentuan Umum4.1. Persyaratan daftar ulang mahasiswa baru :

- 1 lembar bukti asli penyetoran biaya pendidikan dari Bank yang ditunjuk- Kartu uji tulis asli- SKCK- Menunjukkan ijazah SLTA asli

4.2. Persyaratan administrasi pendaftaran ulang :- 1 lembar bukti asli penyetoran biaya pendidikan dari Bank yang ditunjuk- Kelengkapan isian Formulir Daftar Ulang- Kelengkapan isian Kartu Rencana Studi (KRS)- Kartu Bimbingan Akademik (PA)

5. Dokumen yang terkait5.1. PM.PKKT 5.5 Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi5.2. PM.PKKT 6.3 Prasarana dan Sarana5.3. SOP. ADK.04 Pendaftaran Ulang

6. Formulir yang digunakan6.1. FORM.ADK.20 Bukti Pembayaran6.2. FORM.ADK.08 Formulir Daftar Ulang6.3. FORM.ADK.09 Form Kartu Rencana Studi

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




7. Prosedur

No KegiatanPelaksana Mutu Baku

KetPanitia/Subbag ADAK Mahasiswa Panitia/ADAK

Jurusan Panitia/Kajur Direktur Keleng-kapan Wkt Output

1

Pengumuman jadwaldan persyaratanpendaftaran ulangmala dan maba

Jadwalpendaftaran

ulangmaba/mala

2

-Mengisi KRS danmenyerahkan keADAK jurusan bagimala-menyetorkanpersyaratan ke panitiabagi maba

KRS,persyaratandaftar ulang

3 Memeriksakelengkapan berkas

Lengkap?

KRS,persyaratandaftar ulang

4Merekap maba danmala yang mendaftarulang

Rekapandaftar ulangmaba/mala

5

Melaporkan jumlahMaba/Mala yg daftarulang ke Subbag.ADAK

Rekapandaftar ulangmaba/mala,

buku ekspedisi

6

Menyerahkan buktisetor Maba/Mala kebendahara penerimapoltekkes

Bukti setoranmaba/mala,

buku ekspedisi

7Menginformasikandata maba kejurusan/prodi

Surat edaran

8

Menerbitkan SKmahasiswa danmendistribusikan kejurusan

SKmaba/mala,

buku ekspedisi

Maba Mala

Maba Mala

MalaMaba

Maba

T

Y

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,


PELAKSANAAN PPSPDR.PKKT.0615 september 2015


CATATAN REVISI


PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




1. TujuanProsedur ini bertujuan sebagai panduan pelaksanaan Pengenalan Program Studi (PPS) agarpelaksanaannya sesuai dengan persyaratan Poltekkes Kemenkes KALTIM.

2. Ruang LingkupProsedur ini mencakup kegiatan perencanaan, pelaksanaan Pengenalan Program Studi danpelaporan Pengenalan Program Studi.

3. Definisi3.1. Ketua SC : Pimpinan Politeknik dan Pudir III sebagai Pengarah Pelaksanaan Pengenalan

Program Studi3.2. Ketua OC : Pudir III untuk mempersiapkan dan melaksanakan Pengenalan Program Studi

4. Ketentuan Umum4.1. Peserta Pengenalan Program Studi adalah mahasiswa yang telah menyelesaikan

perkuliahan baik mahasiswa D III maupun D IV dari program reguler maupun non reguler.4.2. Ketentuan, tata cara dan persyaratan wisuda dtentukan Pimpinan Politeknik dengan

pertimbangan Pudir III Poltekkes Kemenkes KALTIM.4.3. Mahasiswa yang telah mengikuti Pengenalan Program Studi akan mendapatkan sertifikat

Pengenalan Program Studi.4.4. Mahasiswa yang telah mendaftar tetapi tidak mengikuti Pengenalan Program Studi, maka

biaya Pengenalan Program Studi tidak dapat diminta kembali dan apabila akan mengikutiPengenalan Program Studi pada tahun berikutnya harus membayar kembali.

4.5. Pengenalan Program Studi dilaksanakan sekali dalam setahun.

5. Dokumen yang terkait5.1. Ortala Poltekkes Kemenkes KALTIM.5.2. Buku Panduan Akademik Poltekkes Kemenkes KALTIM

6. Formulir yang digunakan6.1. FORM.ADK.1O Daftar Peserta Pengenalan Program Studi6.2. FORM.ADK.11 Sertifikat Pengenalan Program Studi

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




7. Prosedur


ketDirektur Pudir IIIKa. Ur

Kemaha-siswaan

StafKemaha-siswaan

Panitia Keleng-kapan Waktu Output

1Penerbitan SK panitiaPPS SK panitia

2

Rapat penetapanpelaksanaan PPSmeliputi waktu danlokasi PPS

Notulen rapat

3Pembuatan bukupanduan PPS Buku

panduan

4Pembuatan jadwalPPS Jadwal PPS

5

Penyampaian suratpermintaannarasumber PPS

Suratpermintaan

6 Pelaksanaan PPSDaftar hadirmahasiswa

dannarasumber

7 Pembuatan laporanPPS

Laporan PPS

8Penyampaian laporanPPS kepada direktur Laporan

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,


PELAKSANAAN PERKULIAHAN TEORI DANPRAKTEK

PDR.PKKT.07

15 September 2015

Revisi : 01

Hal : 1 dari 4

CATATAN REVISI


PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,



PDR.PKKT.07

15 September 2015

Revisi : 01

Hal : 2 dari 4

1. Tujuan1.1. Menjelaskan mekanisme pelaksanaan perkuliahan agar sesuai dengan ketentuan yang

telah ditetapkan.1.2. Memberikan panduan bagi dosen, mahasiswa, pelaksana akademik, administrasi

akademik, petugas laboratorium dan instruktur klinik/ lapangan dalam mengelolapembelajaran agar efektif dan efisien.

2. Ruang Lingkup2.1. Prosedur ini mencakup persiapan dan pelaksanaan perkuliahan di kelas, laboratorium, dan

klinik/ lapangan (rumah sakit, RB/BPS, Penitipan Anak, puskesmas, Panti Jompo ataumasyarakat)

3. Definisi3.1. Persiapan perkuliahan adalah proses penyusunan perangkat akademik sebelum

pelaksanaan perkuliahan (Kalender akademik, Jadual perkuliahan, silabus, RPP, dll)3.2. Silabus adalah rencana pelaksanaan pembelajaran yang disusun oleh dosen penanggung

jawab mata kuliah dalam satu semester3.3. RPS adalah rencana pembelajaran semester yang disusun oleh dosen setiap pokok

bahasan dalam 16 minggu efektif baik teori maupun praktek3.4. Kegiatan belajar mengajar adalah kegiatan yang dirancang untuk mencapai kompetensi

kognitif, afektif dan psikomotorik.3.5. Pelaksanaan kegiatan belajar-mengajar adalah melaksanakan kegiatan belajar yang

diselenggarakan oleh dosen sesuai rencana (Silabus dan RPP) meliputi kegiatanperkuliahan di kelas, laboratorium dan klinik/ lapangan.

3.6. Perkuliahan di kelas adalah aktivitas belajar yang dilakukan klasikal/ kelompok besar terkaitdengan penyampaian teori-teori yang relevan dengan tujuan mata kuliah dan kompetensiyang akan dicapai.

3.7. Perkuliahan di laboratorium adalah perkuliahan yang diselenggarakan di laboratorium untukmelatih ketrampilan mahasiswa.

3.8. Pembelajaran praktek adalah pembelajaran yang dilakukan pada tatanan nyata di rumahsakit, puskesmas, keluarga atau masyarakat dan penitipan anak untuk menerapkan teoridan praktikum yang telah dilakukan sesuai kompetensi

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,



PDR.PKKT.07

15 September 2015

Revisi : 01

Hal : 3 dari 4

4. Ketentuan Umum4.1. Dosen Penanggung Jawab Mata Kuliah (KOORDINATOR/ PJMK) menyusun silabus dan

melakukan pembagian tugas kepada anggota tim pengajar pada awal semester.4.2. KOORDINATOR/ PJMK melakukan koordinasi dengan anggota tim pengajar, meliputi:

4.2.1. Materi / Pokok Bahasan4.2.2. Jadual perkuliahan4.2.3. Proses evaluasi4.2.4. Setiap anggota tim pengajar menyusun Rencana Pembelajaran Semester (RPS)

4.3. KOORDINATOR/ PJMK melakukan penjelasan program pembelajaran sesuai dengansilabus dengan mahasiswa sesuai dengan rencana dalam silabus selama 1 semester

5. Dokumen Terkait5.1. Kurikulum Nasional5.2. Kurikulum Institusional5.3. Panduan Akademik Poltekkes Kemenkes KALTIM5.4. Pedoman Praktek di Lab5.5. Pedoman Praktek Lapangan

6. Formulir yang digunakan6.1. FORM.Pudir 1.04 Silabus6.2. FORM.Pudir 1.05 Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP)6.3. FORM.Pudir 1.02 Daftar Hadir Mahasiswa6.4. FORM.Pudir 1.42 Jurnal pengajaran6.5. FORM.Pudir 1.03 Daftar Hadir Dosen6.6. FORM.Pudir 1.22 Surat Permintaan Mengajar6.7. FORM.Pudir 1.41 Kalender Akademik6.8. FORM Laporan praktek laboratorium

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,



PDR.PKKT.07

15 September 2015

Revisi : 01

Hal : 4 dari 4

7. Prosedur


ketKajur &pelaksanaakademik

Kajur &Kaprodi

PJMK &tim dosen

Dosen &mahasiswa Dosen Keleng-

kapan Waktu Output

1 Melaksanakan Rapatpersiapan perkuliahan

-Daftar hadirrapat

-Notulen rapatawalsemester

2

Menyampaikankalender & jadwalkuliah kepada PJMK

Kalenderakademik danjadwalperkuliahan

3Menyusun silabus,RPP (materi/modulperkuliahan)

Silabusperkuliahan,RPP,Materi/modul

4

Menyerahkan silabus,RPP seminggusebelum perkuliahanke bagian akademikjurusan dan tim dosen

Silabusperkuliahan,RPP, tandaterima

5

Melaksanakanperkuliahan di kelas,laboratorium danklinik sesuai silabusdan RPP

Silabusperkuliahan,RPP,Materi/bahanajar, presensimahasiswa,presensidosen

6 Mengisi jurnalperkuliahan

Jurnalpengajaran

PROSEDUR

MUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,


PENYELENGGARAAN UTS DAN UASPDR.ADK.0815 September 2015


CATATAN REVISI


PROSEDUR

MUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




1. Tujuan1.1. Memberikan pedoman penyelenggaraan Ujian Tengah Semester (UTS) dan Ujian Akhir

Semester (UAS).

2. Ruang Lingkup2.1. Prosedur ini mencakup proses persiapan, pelaksanaan UTS dan UAS, proses penilaian sampai

pengumuman hasil ujian untuk Program DIII dan program D-IV di lingkungan PoltekkesKementerian Kesehatan KALTIM.

3. Definisi3.1. Ujian Tengah semester adalah ujian yang dilakukan pada pertengahan semester. Pelaksanaannya

dikoordinir oleh pelaksana administrasi akademik Jurusan/Prodi.3.2. Ujian Akhir semester adalah ujian yang dilakukan pada akhir semester. Pelaksanaannya

dikoordinir oleh pelaksana administrasi akademik Jurusan/Prodi.

4. Ketentuan Umum4.1. Mahasiswa yang memenuhi syarat mengikuti UTS dan UAS adalah yang telah mengikuti

perkuliahan minimal 80%.4.2. Mahasiswa yang mengikuti UAS adalah yang telah menyelesaikan biaya administrasi keuangan

dan tugas – tugas akademik semester berjalan.4.3. Panitia UTS dan UAS ditetapkan melalui SK Direktur.4.4. Dosen matakuliah yang mengajar pada semester berjalan menyerahkan soal dan kisi-kisinya

kepada Panitia Pelaksana selambat-lambatnya 7 hari sebelum hari pelaksanaan ujian mata kuliahyang bersangkutan.

4.5. Ketua program studi bertanggung jawab terhadap pelaksanaan UTS dan UAS.

5. Dokumen Terkait5.1. Pedoman pembuatan kisi-kisi soal UTS dan UAS5.2. Pedoman Pelaksanaan UTS dan UAS5.3. PDR.PKKT.07 Pelaksanaan Perkuliahan Teori dan Praktek5.4. SOP.Pudir 1.02 UTS & UAS5.5. SOP.Pudir 1. 03 Tata tertib Ujian5.6. SOP.Pudir 1.04 Registrasi5.7. SOP.Pudir 1.05 Penyerahan Soal5.8. SOP.Pudir 1.06Penggandaan Soal5.9. SOP.Pudir 1.07 Penyerahan Nilai5.10. SOP.Pudir 1.08 Penerbitan KHS5.11. SOP.Pudir 1.09 Penyerahan KHS5.12. SOP.Pudir 1.10 Remidi5.13. SOP.Pudir 1.11 Pembuatan Laporan Evaluasi5.14. SOP.Pudir 1.12 UAS Praktik5.15. SOP.Pudir 1.13 Uji Ulang UAS Praktik

PROSEDUR

MUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




6. Formulir yang digunakan6.1 Form. Pudir 1.09 Jadwal Pelaksanaan Ujian UTS dan UAS6.2 Form. Pudir 1.14 Daftar pengawas ujian UTS dan UAS6.3 Form. Pudir 1.13 Daftar Hadir mahasiswa UTS dan UAS6.4 Form. Pudir 1.16 FORM Daftar Nilai UTS dan UAS6.5 Form. Pudir 1.18 FORM KHS6.6 Form. Pudir 1.17 Tata tertib ujian6.7 Form. Pudir 1.12 Kartu Ujian6.8 Form. Pudir 1.15 Berita Acara Ujian6.9 Form. Pudir 1.43 Blanko kehadiran ujian6.10 Form. Pudir 1.44 Rekapitulasi Nilai

PROSEDUR

MUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




7. Prosedur


ketDirektur Kajur Panitia

pelaksanaDosenPJMK

Pengawasujian

Keleng-kapan Waktu Output

1 Penetapan SK panitiapelaksanaan UTS/UAS

Suratkeputusan

2 Pengumumanpelaksanaan UTS/UAS Surat edaran

3

Panitia pelaksanaanUTS/UAS

1. Merencanakan biayaUTS /UAS

2. Membuat jadwalUTS/UAS

3. Menyusun pengawasUTS/ UAS

4. Mendistribusikan UTS/UAS

DokumenpersiapanUTS/UAS

4 Menerima jadwal UTS/UAS

JadwalUTS/UAS

5Mengkoordinasikanjadwal UTS/ UAS danpengawas

soalUTS/UAS

6

Menyerahkan soal dankisi-kisi UTS/UASselambat-lambatnya 7hari sblm UTS/ UASmata kuliah ybs pd panitiaujian

SoalUTS/UAS

7 Menggandakan soalUTS/ UAS

SoalUTS/UAS

8

Menerima berkasUTS/UAS (soal, daftarhadir, lbr jawaban danberita acara) danmengawasi pelaksanaanUTS/ UAS

DokumentasiUTS/UAS

9 Mengawasi mahasiswamengerjakan soal ujian

DokumentasiUTS/UAS

10 Mengumpulkan lembarjawaban UTS/UAS

1

Lembarjawaban

PROSEDUR

MUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,





ketDosen/pengawas ujian

Panitiapelaksana

DosenPJMK Dosen

Pelaksanaadm.

Akademik


11Menghitung lembar jawabanUTS/UAS & menyerahkan pdpanitia pelaksana

1

Lembarjawaban

12

1. Menerima & menghitunglembar jawaban UTS/UAS

2. Mengirim lembar jawaban kedosen PJMK selambat-lambatnya 3 hr stlh ujian

Lembarjawaban

131. Menerima lembar jawaban

ujian2. Mendistribusikan

pemeriksaan pd tim dosen

Lembarjawaban

14 Mengoreksi & menilai lbrjawaban

Koreksi Lembarjawaban

15Mengkoordinir nilai dari timdosen & merangkum dlm bentuknilai UTS/UAS

NilaiUTS/UAS

16Menyerahkan nilai akhirUTS/UASselambat-lambatnya 2minggu stlh lbr jawaban diterima

NilaiUTS/UAS

17 Menerima nilai UTS/UAS daridosen PJMK

NilaiUTS/UAS

18Membuat laporan pelaksanaanUTS/UAS & menyampaikanhasil nilai ke pelaksana adm.akademik

LaporanUTS/UAS

19 Membuat pengumuman hasilujian UTS/UAS

Formpengumuman

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,


PENYELENGGARAAN PRAKTEKKLINIK/ LAPANGAN/ KOMUNITAS



CATATAN REVISI


PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,





1. Tujuan1.1. Prosedur ini bertujuan untuk menjelaskan proses berlangsungnya Praktek klinik/ lapangan/

komunitas.1.2. Memberikan panduan pada mahasiswa/dosen untuk melakukan proses Praktek klinik/

lapangan/ komunitas di masing-masing jurusan/prodi.

2. Ruang Lingkup2.1. Prosedur ini mencakup kegiatan perencanaan, pelaksanaan, evaluasi dan pelaporan.2.2. Lahan praktek lapangan meliputi Desa, Rumah Sakit, Panti Sosial, Puskesmas, Polindes,

Bidan Praktek Swasta, Rumah Bersalin.

3. Definisi3.1. Praktek klinik/ lapangan/ komunitas adalah semua kegiatan praktek yang dilaksanakan di

lahan praktek di luar kampus Poltekkes.3.2. MoU adalah ikatan kerja sama antara poltekkes dan penanggung jawab institusi/ profesi

tempat PKL.3.3. Bidan praktek swasta adalah tempat praktek kebidanan di luar pegawai negeri sipil3.4. Polindes adalah pondok bersalin desa

4. Ketentuan Umum4.1. Praktek klinik/ lapangan/ komunitas wajib diikuti oleh mahasiswa yang sudah menempuh

mata kuliah prasyarat.4.2. Praktek klinik/ lapangan/ komunitas dilengkapi dengan MoU.4.3. Lama Pelaksanaan Praktek klinik/ lapangan/ komunitas disesuaikan dengan Satuan Kredit

Semester (SKS).4.4. Pelaksanaan Praktek klinik/ lapangan/ komunitas sesuai dengan pedoman, jadwal, waktu

yang sudah ditetapkan oleh masing-masing jurusan/prodi.

5. Dokumen Terkait5.1. PDR.PKKT.07 Pelaksanaan Perkuliahan Teori dan Praktek5.2. PDR.PKKT.08 Penyelenggaraan UTS dan UAS5.3. SOP. Pudir 1.12 UAS Praktik5.4. SOP. Pudir 1.13 Uji Ulang UAS Praktik5.5. SOP. Pudir 1.14 PKL5.6. Pedoman Praktek klinik/ lapangan/ komunitas

6. Formulir yang digunakan6.1. Form. Pudir 1.53 Buku Panduan Akademik6.2. Form. Pudir 1.58 Daftar Hadir Praktik Mahasiswa6.3. Form. Pudir 1.60 Tata tertib Praktik6.4. Form. Pudir 1.75 Laporan PKK6.5. Form. Pudir 1.26 Laporan PKL

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,





7. Prosedur


ketKa. Prodi Kajur Direktur Pj. Praktek Maha-

siswaKeleng-kapan Waktu Output

1 Membuat proposalpraktek lapangan Proposal

2Mengajukanproposal ke institusiyg dituju Setuju?

SuratPengantar

3 Mengusulkan SKpraktek lapangan

Surat usulanSK

4 Menetapkan SKPraktek Lapangan SK

5 Pembekalanmahasiswa

- Daftar hadirmahasiswa

- Surat tugas

- Pedoman

6 Mengirimmahasiswa praktek

7 Melaksanakankegiatan praktek

Daftar hadirmahasiswa

8 Membuat laporanpraktek Laporan

9Melaksanakanevaluasi hasilpraktek lapangan

Laporan monev

RevisiProposal

Y

T

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,


PELAKSANAAN UJIAN AKHIRPROGRAM



CATATAN REVISI


PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,





1. Tujuan1.1. Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan proses berlangsungnya pelaksanaan ujian

akhir program di Poltekkes Kemenkes KALTIM.1.2. Memberikan panduan pada mahasiswa dan dosen untuk melaksanakan proses ujian

akhir program di masing-masing Jurusan/Prodi.

2. Ruang Lingkup2.1. Prosedur ini mencakup mulai dari pembentukan panitia, penerbitan SK, menyusun jadwal

ujian dan dosen penguji, pemberitahuan jadwal ujian kepada mahasiswa dan dosenpenguji, pelaksanaan ujian, pemberian nilai, penyerahan nilai ke panitia UAP.

2.2. Prosedur ini berlaku untuk ujian akhir program di semua Jurusan/Prodi di PoltekkesKemenkes KALTIM.

3. Definisi3.1. Ujian Akhir Program (UAP) adalah ujian yang dilaksanakan pada akhir perkuliahan atau

mahasiswa telah menempuh seluruh mata kuliah dari tiap semester dan dinyatakan lulus.

4. Ketentuan Umum4.1. Syarat calon peserta ujian akhir program adalah :Mahasiswa telah menyelesaikan tugas-

tugas administrasi akademik dan keuangan.4.2. Bentuk UAP adalah berbentuk sidang Karya Tulis Ilmiah (KTI) atau Ujian sidang KTI dan

praktek4.3. Peserta Ujian KTI harus mendapatkan persetujuan dari dosen pembimbing Karya Tulis

Ilmiah.4.4. Peserta ujian KTI harus menyerahkan draft Karya Tulis Ilmiah minimal tiga hari sebelum

ujian dilaksanakan.

5. Dokumen Terkait5.1. Buku panduan akademik Poltekkes Kemenkes KALTIM5.2. Buku panduan akademik Jurusan5.3. Panduan UAP5.4. Panduan penulisan KTI5.5. PDR. PKKT.07 Pelaksanaan Perkuliahan Teori dan praktek5.6. PDR. PKKT.08 Penyelenggaraan UTS / UAS5.7. SOP.Pudir 1.15 UAP5.8. SOP.Pudir 1.16 UAP Praktik5.9. SOP.Pudir 1.17 UAP Tulis5.10. SOP.Pudir 1.18 Uji Ulang UAP Praktik

6. Formulir yang digunakan6.1. FORM.Pudir 1.27 Permintaan Menguji UAP6.2. FORM.Pudir 1.28 Jadwal Ujian UAP Keperawatan6.3. FORM.Pudir 1.29 Daftar Hadir ujian UAP Keperawatan6.4. FORM.Pudir 1.30 Penilaian UAP Keperawatan6.5. FORM.Pudir 1.31 Rekap nilai UAP6.6. FORM.Pudir 1.32 Cek list UAP Praktik6.7. FORM.Pudir 1.33 Berita Acara UAP6.8. FORM.Pudir 1.56 Berita acara UAP Analis kesehatan6.9. FORM.Pudir 1.61 Daftar Hadir UAP Analis Kesehatan6.10. FORM.Pudir 1.62 Daftar hadir penguji Ujian Keterampilan Analis Kesehatan6.11. FORM.Pudir 1.63 Lembar Penilaian UAP Analis Kesehatan6.12. FORM.Pudir 1.65 Absen Dosen dan mahasiswa UHAP Kebidanan6.13. FORM.Pudir 1.66 Absen Dosen dan Mahasiswa UAP Kebidanan6.14. FORM.Pudir 1.69 Jadwal Penguji UHAP Kebidanan6.15. FORM.Pudir 1.70 Jadwal Penguji UAP Kebidanan

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,





6.16. FORM.Pudir 1.71 Berita Acara KTI6.17. FORM.Pudir 1.72 Berita Acara UHAP Kebidanan6.18. FORM.Pudir 1.73 Berita Acara UAP Kebidanan

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,





7. Prosedur


ketKa. Prodi Kajur Direktur Panitia UAP Ketua Penguji Keleng-

kapan Waktu Output

1 PembentukanPanitia UAP

Draft susunanpanitia UAP

2Pengusulan SKPanitia dan PesertaUAP Ke Direktur

Setuju?

- Draft susunanpanitia UAP

- Surat pengantarSK Panitia UAP

3 Penerbitan SK SK panitia UAP

4Pendistribusianjadwal UAP padapenguji danmahasiswa

-Jadwal UAP-Buku ekspedisi

5Pelaksanaan UAPsidangKTI/komprehansif

- Daftar hadirpeserta

- Daftar hadirpenguji

- Berita acara- Form penilaian

individu- Form penilaian

rekapitulasi- Form catatan

perbaikan

6Pemberian danpenyerahan nilai kepanitia UAP

- Formatpenilaian

- Daftar hadirpeserta

- Serah terimanilai

7Penyerahan nilai kebagian akademikjurusan/prodi

- Formatpenilaian

- Berita acara- Serah terima

nilai

8 Pengolahan nilai Rekapitulasinilai

9 Pengumuman nilai Pengumumannilai

Ujian Ulang

Y

T

T

Y

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,


PELAKSANAAN YUDISIUMPDR.PKKT.1115 September 2015


CATATAN REVISI


PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




1. TujuanProsedur ini bertujuan untuk penetapan kelulusan mahasiswa selama mengikuti perkuliahansesuai dengan ketentuan Poltekkes Kemenkes KALTIM sebagai persyaratan mengikuti wisuda

2. Ruang LingkupProsedur ini menjelaskan hasil evaluasi prestasi akademik mahasiswa selama mengikutiprogram pendidikan di Poltekkes Kemenkes KALTIM

3. Definisi3.1. Yudisium adalah penetapan kelulusan ujian pada akhir pendidikan3.2. Rapat Pra Yudisium adalah rapat dosen dan penguji pada tingkat Jurusan atau program

studi yang bermaksud untuk menentukan status prestasi akademik mahasiswa padaakhir pendidikan.

3.3. IPK adalah indeks prestasi komulatif yang diperoleh mahasiswa selama mengikutipendidikan di Poltekkes Kemenkes KALTIM

4. Ketentuan Umum4.1. Yudisium dilaksanakan oleh masing-masing jurusan dengan dengan dihadiri oleh

Direktur dan jajarannya.4.2. Rapat yudisium dipimpin oleh Ketua Jurusan4.3. Syarat yudisium adalah Indeks prestasi Kumulatif minimal sama dengan 2.004.4. Predikat kelulusan didasarkan pada nilai IPK semester I-VI.4.5. Predikat kelulusan :

4.5.1. IPK 2.00-2.75 : memuaskan4.5.2. IPK 2.76-3.50 : sangat memuaskan4.5.3. IPK 3.51-4.00 : dengan pujian

5. Dokumen yang terkait5.1. PM.PKKT.7.1 Perencanaan Realisasi Layanan5.2. Panduan akademik Poltekkes Kemenkes KALTIM5.3. PDR.PKKT.07 Pelaksanaan perkuliahan teori dan praktek5.4. PDR.PKKT.10 Pelaksanaan UAP5.5. PDR.PKKT.12 Pelaksanaan Wisuda

6. Formulir yang digunakan6.1. FORM.ADK. 12 Transkrip nilai6.2. FORM.Pudir 1.45 Rekapitulasi Pencapaian IP6.3. FORM.Pudir 1.37 Daftar Hadir Yudisim6.4. FORM.Pudir 1.35 Rekap nilai Yudisium6.5. FORM.Pudir 1.36 Berita Acara Yudisium

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




7. Prosedur

No KegiatanPelaksana Mutu Baku ket

Kajur Direktur Direktorat Keleng-kapan Waktu Output

1

Rapat Pra yudisiumutk menetapkanjadwal yudisiumberdasarkankalender akademikdan penetapankelulusan

- Undanganrapat

- Notulenrapat

2

Mengajukan usulanpelaksanaanyudisium kepadadirektur danmengusulkan SK

Setuju?

Surat usulan

3

Berkoordinasikelengkapanadministrasiyudisium danpelaksanaannya

- Berita acara- Daftar nilai- Daftar hadir

4 Penetapan SKkelulusan SK

5 Melaksanakanyudisium

- Berita acara- Daftar hadir

6Evaluasipelaksanaanyudisium

7Membuat laporanpelaksanaanyudisium

Laporanpelaksanaan

Y

T

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,


PELAKSANAAN WISUDAPDR.PKKT.1215 September 2015


CATATAN REVISI


PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




1. TujuanProsedur ini bertujuan sebagai panduan pelaksanaan Wisuda agar pelaksanaannya sesuai denganpersyaratan Poltekkes Kemenkes KALTIM.

2. Ruang LingkupProsedur ini mencakup kegiatan perencanaan, pelaksanaan wisuda dan pelaporan Wisuda.

3. Definisi3.1. Ketua SC : Direktur Poltekkes Kemenkes Kaltim3.2. Ketua OC : Pudir III untuk mempersiapkan dan melaksanakan wisuda

4. Ketentuan Umum4.1. Peserta wisuda adalah mahasiswa yang telah menyelesaikan perkuliahan baik mahasiswa D

III maupun D IV dari program reguler maupun non reguler.4.2. Peserta wisuda harus mendapatkan rekomendasi dari Ketua Jurusan masing-masing.4.3. Peserta wisuda telah dinyatakan lulus yudisium.4.4. Ketentuan, tata cara dan persyaratan wisuda dtentukan Pimpinan Politeknik dengan

pertimbangan Pudir III Poltekkes Kemenkes KALTIM.4.5. Mahasiswa yang telah di wisuda akan mendapatkan salinan ijasah, toga dan buku kenangan.4.6. Mahasiswa yang telah mendaftar tetapi tidak mengikuti wisuda, maka biaya wisuda tidak

dapat diminta kembali dan apabila akan mengikuti wisuda pada tahun berikutnya harusmembayar kembali.

4.7. Wisuda dilaksanakan 2 kali setahun pada semester ganjil dan semester genap.

5. Dokumen yang terkait5.1. Ortala Poltekkes Kemenkes KALTIM.5.2. Panduan akademik Poltekkes Kemenkes KALTIM5.3. Buku Panduan Kemahasiswaan.5.4. Buku Panduan Wisuda5.5. PDR.PKKT.11 Pelaksanaan Yudisium5.6. SOP.ADK.08 Wisuda

6. Formulir yang digunakan6.1. FORM.ADK.13 Daftar Peserta Wisuda6.2. FORM.ADK.14 Berita Acara Penandatanganan naskah Lafal Sumpah6.3. FORM.ADK. 15 Naskah Lafal Sumpah dan Janji6.4. FORM.ADK. 16 Naskah Pelantikan6.5. FORM.ADK.17 Berita Acara Pelantikan

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




7. Prosedur


Direktur PanitiaPelaksana

KetuaOrganisasi

Profesi


1 Penerbitan SKPanitia Wisuda SK Panitia

2

Pengusulanpeserta Wisudaberdasarkan usulandari masing-masingjurusan

Daftar namausulan calonpeserta wisudadari jurusan

3 Penerbitan SKpeserta Wisuda

SK pesertawisuda

4

Rapat penetapanpelaksanaanwisuda meliputipejabat pelantik,waktu dan lokasiwisuda

Notulen rapat

5Penyampaian hasilrapat penetapanpelaksanaanwisuda

- Surat edaranpelaksanaanwisuda

- Notulenrapat

- Undanganwisuda

6

Pelaksanaanwisuda meliputirapat senat terbukaberupa rangkaianprosesi wisuda

- Bukupanduanwisuda

- Undangan- BA- Naskah

pelantikan- Daftar

pesertawisuda

7

Penyampaianlaporanpelaksanaanwisuda kepadadirektur

Laporan wisuda

PROSEDUR

MUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,


DISAIN DAN PENGEMBANGANKURIKULUM



CATATAN REVISI


PROSEDUR

MUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,





1. TujuanProsedur ini bertujuan untuk menjelaskan mekanisme penyusunan maupun pengembangankurikulum agar kurikulum yang diterapkan di Politeknik Kesehatan Kemenkes KALTIM selalumengikuti perkembangan kebutuhan di dunia kerja dan kurikulum yang ditetapkan secara nasional

2. Ruang LingkupProsedur ini mengatur tentang mekanisme/tata cara penyusunan atau pengembangan kurikuluminstitusional yang disesuaikan dengan kebutuhan stakeholder

3. Definisi3.1. Kurikulum adalah seperangkat rencana dan pengaturan mengenai isi maupun kajian dan

pelajaran serta cara penyampaian dan penilaiannya yang digunakan sebagai pedomanpenyelenggaraan kegiatan belajar mengajar di perguruan tinggi.

3.2. Kurikulum Nasional adalah kurikulum untuk menyelenggarakan kegiatan belajar mengajar diperguruan tinggi yang digunakan secara nasional.

3.3. Kurikulum institusional adalah kurikulum untuk menyelenggarakan kegiatan belajar mengajaryang digunakan dan dikembangkan dari kurikulum nasional berdasarkan hasil kajiankebutuhan di Poltekkes kemenkes KALTIM

3.4. Desain dan pengembangan kurikulum adalah modifikasi dari kurikulum yang ada agar sesuaidengan tuntutan perkembangan IPTEK

3.5. Kelompok dosen: sekumpulan dosen pada suatu Program Studi/Jurusan yang mereview,mengusulkan pengembangan kurikulum pada Program Studi /Jurusan yang bersangkutan.

3.6. Tim pengembang kurikulum adalah sekelompok dosen yang ditunjuk untuk mengevaluasi danmenyusun pengembangan kurikulum berdasarkan SK Direktur

3.7. GBPP (Garis – Garis Besar Program Pengajaran) : Suatu pedoman yang berisi tentang pokok-pokok pengajaran yang digunakan sebagai tuntunan/ pegangan dalam evaluasi kurikulumpendidikan

4. Ketentuan Umum4.1. Penggunaan kurikulum Institusional ditetapkan berdasarkan Surat Keputusan (SK) Direktur

Poltekkes Kemenkes KALTIM.4.2. Implementasi kurikulum dikendalikan oleh Ketua Jurusan dan Ketua Prodi di lingkungan

Poltekkes Kemenkes KALTIM4.3. Desain Pengembangan kurikulum ditetapkan berdasarkan SK Direktur Politeknik Kesehatan

Kemenkes4.4. Desain Pengembangan kurikulum Institusional dilakukan oleh tim pengembang kurikulum yang

ditetapkan berdasarkan SK Direktur.4.5. Kelompok dosen memiliki tanggungjawab untuk mengusulkan pengembangan kurikulum di

masing – masing Program Studi / Jurusan4.6. Tim Pengembang kurikulum melakukan pengkajian dan pengembangan kurikulum secara

periodik

5. Dokumen Terkait5.1. Kurikulum Nasional5.2. Kurikulum Institusional5.3. PM. PKKT.3.2 Sasaran Mutu5.4. SK Penetapan penggunaan Kurikulum5.5. SK Penetapan kebutuhan Pengembangan atau pengembangan kurikulum5.6. SK Tim pengembang Kurikulum5.7. PM. PKKT -7.3 : Desain dan pengembangan5.8. Buku Pedoman Akademik5.9. Panduan Desain dan Pengembangan Kurikulum

PROSEDUR

MUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,





5.10. EXT.PNM.01 UU Nomor : 20 tahun 20035.11. EXT.PNM.03 Keppres Nomor : 368/M tahun 19975.12. EXT.PNM.04 Surat Keputusan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor 232/U/20005.13. EXT.PNM.05 Surat Keputusan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor 045/U/2002

6. Formulir Yang Digunakan6.1. Form.Pudir 1.85 Kajian dan analisis6.2. Form.Pudir 1.86 Kajian substansi kompetensi gatra pada kurikulum6.3. Form.Pudir 1.87 Rancangan kurikulum6.4. Form.Pudir 1.88 Review dan validasi kurikulum

PROSEDUR

MUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,





7. Prosedur

No. Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku ket

Kelom-pok

dosen

Tim pengembangkurikulum Direktur Keleng-

kapanWak-

tu Output

1

Mengkaji, mereviewdan mengusulkanperubahankurikulum

Checklistevaluasikurikulum

2Menerima usulanperubahankurikulum

Usulanprubahan

3

Melakukan reviewkesesuaiankurikulum poltekkeskemenkes dengankebutuhanstakeholder

Perludiubah?

Undangan,daftarhadir,notulenrapat

4

Menyusunrancanganperubahankurikulum denganstakeholder

Undangan,daftarhadir,notulenrapat,laporanpertemuan

5

Mengajukanperubahankurikulum ke direkturuntuk penetapan Setuju?

Draftperubahankurikulum

6 Menetapkankurikulum

SKpenetapankurikulum,kurikulumbaru

Y

RekomendasirevisiT

T

Y

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,


PENGADAAN BARANG DAN JASAPDR.PKKT.1415 September 2015


CATATAN REVISI


PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




1. Tujuan1.1. Prosedur ini bertujuan untuk menjelaskan mekanisme pengadaan barang dan jasa

Pemerintah.Sehingga dapat mempermudah dan memperlancar pengadaan barang dan jasapada Poltekkes Kemenkes KALTIM

1.2. Sebagai panduan bagi panitia pengadaan untuk melakukan pengadaan barang dan ataujasa di Politeknik Kesehatan Kemenkes KALTIM.

2. Ruang Lingkup2.1 Prosedur ini mencakup proses pengadaan barang dan jasa mulai persiapan pengadaan,

pemilihan rekanan, dan pelaksanaan pengadaan barang/Jasa serta pengendalianpengadaan barang dan jasa pada Poltekkes Kemenkes KALTIM.

2.2 Prosedur ini berlaku untuk pengadaan barang dan jasa pada Politeknik KesehatanKemenkes KALTIM.

3. Definisi3.1. Pengadaan barang/ jasa pemerintah adalah kegiatan pengadaan barang/ jasa yang dibiayai

dengan APBN/ APBD, baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun oleh penyediabarang/ jasa sendiri, maupun dengan mempergunakan pelayanan pihak ketiga (pemasok,pemborong, dan konsultan).

3.2. Pelelangan umum dan pelelangan sederhana adalah pengadaan barang/jasa lainnya yangdilakukan secara terbuka untuk umum dengan pengumuman secara luas melalui mediacetak dan papan pengumuman resmi untuk penerangan umum serta bilamanamemungkinkan melalui media elektronik, sehingga masyarakat luas/dunia usaha yangberminat dan memenuhi kualifikasi dapat mengikutinya.

3.3. Pelelangan terbatas adalah untuk pekerjaan yang kompleks dan diyakini jumlah penyediabarang/jasa yang mampu melaksanakan pekerjaan tersebut jumlahnya terbatas.

3.4. Pemilihan langsung adalah adalah cara pengadaan barang/jasa dengan memilih langsungdari daftar penyedia barang/jasa yang tersedia dan memenuhi persyaratan.

3.5. Penunjukan langsung adalah kegiatan pengadaan barang/jasa dengan cara menunjuklangsung kepada 1 (satu) penyedia barang/jasa yang memenuhi kriteria pekerjaan yangberskala kecil.

3.6. Pengadaan swakelola adalah cara pengadaan barang/jasa dengan cara membeli langsungke penyedia barang/jasa yang memenuhi kriteria

3.7. PPK adalah Pejabat Pembuat Komitmen

4. Ketentuan Umum4.1. Pengadaan barang dan/atau jasa dilakukan dengan memperhatikan anggaran yang telah

disetujui oleh Direktorat Jenderal Perbendaharaan Negara.4.2. Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa di Poltekes Kemenkes KALTIM mengacu pada

Perpres No. 54 tahun 2010 tentang pengadaan barang dan jasa.4.3. Prosedur pemilihan penyedia barang/jasa :

1. Metode pelelangan umum.2. Metode pelelangan sederhana3. Metode pelelangan terbatas.4. Metode pemilihan langsung.5. Metode penunjukan langsung

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




4.4. Pelelangan umum dilaksanakan untuk pengadaan barang/ jasa bernilai diatas 200 jutarupiah

4.5. Pelelangan sederhana dilaksanakan untuk pengadaan barang/ jasa bernilai diatas 100 jutasampai 200 juta rupiah

4.6. Pelelangan terbatas dilaksanakan untuk pengadaan barang/ jasa bernilai sampai 200 jutarupiah.

4.7. Pemilihan langsung dilaksanakan untuk pengadaan barang/ jasa bernilai sampai 100 jutarupiah

4.8. Penunjukan langsung dilaksanakan untuk pengadaan barang/ jasa bernilai sampai dengan50 juta rupiah

5. Dokumen yang terkait5.1. PM. PKKT 8.3. Pengendalian layanan tidak sesuai5.2. PDR.PKKT.15 Evaluasi kinerja rekanan5.3. Dokumen Anggaran Satuan Kerja

6. Formulir yang digunakan6.1. Form pemilihan penyedia barang/jasa6.2. Form Rencana Kebutuhan Barang6.3. Form Permintaan Barang6.4. Form Surat Perintah Kerja (SPK)

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




7. Prosedur


KetDirektur/kuasapenggunaanggaran

Kajur/kaprodi/ka.unit/kasubag

Panitiaperencana

Panitiapengadaan PPK Panitia pemeriksa &

penerimaanKeleng-kapan Waktu Output

1

Penetapan panitiapengadaan barangdan jasa dan panitiaperencana

SK Direktur

2Perencanaan usulanbarang/jasa kedirektur

Surat usulan

3

Menyusun programpengadaan barangdan jasa danmengajukanpersetujuan kedirektur

Rencanapengadaanbarang/jasa

4

Mengumumkanlelang/pemilihanrekanan sesuaidengan anggaranyang tersedia

Spesifikasi barang/pekerjaan

5Seleksi rekanan danmengusulkan calonpemenang ke PPK

- Berita acarausulan calonpemenang

- Daftar hadir- Daftar harga

6 Menetapkanpemenang

SK penetapanpemenang

7 Membuat suratperintah kerja

SPK kontrakkerja

8Melaksanakanpengadaanbarang/jasa

- Jadwalpengadaan/pelaksanaan

- BA pekerjaan- Nota pengiriman- Checklist terkait

9Pemeriksaanpekerjaan/penerimaanbarang dan jasa

BA penerimaandan pemeriksaanbarang/jasa

BA pengembalianbarangTindak lanjutpelaksanaanpekerjaan

10Serah terima barangdan jasa denganrekanan

BA serah terima

11

Membuat laporanpengadaan,pemeriksaan danpenerimaan barangdan jasa keKPA/direktur

Laporanpengadaan,pemeriksaan danpenerimaanbarang/jasa

T

Y

T Gugur

Penggantianbarang/koreksipekerjaan

Y

PROSEDUR

MUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,


EVALUASI KINERJA REKANANPDR.PKKT.1515 September 2015


CATATAN REVISI


PROSEDUR

MUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




1. Tujuan1.1 Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan proses evaluasi kinerja rekanan, supaya setiap

rekanan terpilih tersebut dapat dilihat prestasinya.1.2 Memberikan panduan bagi masing-masing satuan kerja dalam melakukan evaluasi kinerja

rekanan.

2. Ruang Lingkup2.1 Prosedur ini mencakup mulai dari pengumpulan data, penetapan prestasi dan pembuatan

laporan kinerja rekanan.2.2 Prosedur ini hanya berlaku untuk rekanan yang berhubungan langsung dengan Politeknik

Kesehatan Kemenkes KALTIM.

3. Definisi3.1 Rekanan adalah perusahaan atau perorangan yang bertindak sebagai penyedia barang atau

jasa untuk Politeknik Kesehatan Kemenkes KALTIM.

4. Ketentuan Umum4.1 Evaluasi kinerja rekanan terpilih hanya dilakukan untuk rekanan yang terkait dengan

persyaratan dan mutu yang telah ditetapkan.4.2 Evaluasi kinerja rekanan untuk pekerjaan konstruksi dilakukan minimum seminggu sekali

sampai masa pekerjaan yang telah ditentukan berakhir dan untuk pekerjaan non konstruksidilakukan pada setiap paket pekerjaan penerima barang atau jasa.

4.3 Kriteria evaluasi kinerja rekanan dapat berupa mutu barang / jasa serta ketepatan waktu sesuaidengan yang ditetapkan.

5. Dokumen Terkait5.1 PM. PKKT 6.3 Prasarana dan Sarana5.2 PM. PKKT 6.4 Lingkungan Kerja5.3 PM. PKKT 7.4 Dokumen Penerima dan Pembelian5.4 PM. PKKT 8.2 Pengukuran dan Pemantauan5.5 Prosedur penerima Barang dan / atau Jasa5.6 Prosedur Pemeliharaan Mesin/Alat/Infrastruktur5.7 Perpres No 54 tahun 2010 tentang pengadaan barang dan jasa

6. Formulir yang Digunakan6.1 FORM Rencana Pengukuran Kinerja Pemasok6.2 FORM Hasil Evaluasi Kerja Rekanan6.3 FORM Daftar Rekanan Bermasalah6.4 FORM Daftar Rekanan Terpilih

PROSEDUR

MUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




7. Prosedur

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku ketPanitia penerima barang dan/atau

jasaSekretaris

panitiapenerimabarang

dan/atau jasa

Ketua Panitiapenerimabarang

dan/atau jasa

Pejabatpembuatkomitmen


1 Mengumpulkandata kinerja

Laporanhasil kinerjarekanan

2 Menganalisa datakinerja


3 Membuat laporankinerja rekanan

Sesuai?

AdaPerubaha

n?


Formulirevaluasikinerja

Daftarrekananbermasalah

4Mengusulkanrekanan ygdirekomendasi

5Memutuskansebagai rekanan ygdirekomendasikan

Daftar rekananterpilih

Menginfor-masikan kpdrekanan utkmelakukanperbaikan

T

Memberikanrekomendasi

utk tdk dipakaikembali

Y

T

Y

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,


REKRUITMEN DAN PENEMPATANPEGAWAI



CATATAN REVISI


PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,





1. TujuanAgar pelaksanaan rekruitmen pegawai di lingkungan Politeknik Kesehatan Kemenkes KALTIMdapat dilaksanakan dengan efektif, dan akuntabel.

2. Ruang Lingkup2.1. Prosedur ini berlaku di Poltekkes Kemenkes KALTIM.2.2. Rekruitmen adalah penerimaan pegawai baik pegawai baru, mutasi internal, maupun

pegawai dari instansi lain sesuai dengan kebutuhan dan kompetensinya

3. Definisi3.1. Rekruitmen pegawai adalah kegiatan seleksi, orientasi dan penempatan pegawai di

lingkungan Politeknik Kesehatan Kemenkes KALTIM

4. Ketentuan Umum4.1. Usulan kebutuhan SDM dibuat oleh Jurusan4.2. Kepala Sub Bagian ADUM membuat draft usulan rekrutmen SDM4.3. Pembantu Direktur II memverifikasi usulan SDM dari Jurusan4.4. Usulan rekrutmen SDM ditanda tangani oleh Direktur Politeknik Kesehatan Kemenkes

KALTIM4.5. Rekruitmen pegawai dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu :

4.5.1. PNS4.5.2. Pegawai Kontrak

5. Dokumen Terkait5.1. PM.PKKT.6.2. Sumber Daya Manusia5.2. PDR.PKKT.17 Pengembangan SDM

6. Formulir yang digunakan6.1. Formulir usulan kebutuhan karyawan6.2. Formulir usulan rekrutmen SDM6.3. Catatan seleksi calon karyawan

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,





7. Prosedur

A. PNS


Kajur/Kaprodi/Ka.Unit Kerja Kasubbag ADUM Pudir II Direktur Keleng-

kapan Waktu Output

1Mengajukanpermintaankebutuhan SDM keKasubbag ADUM

UsulankebutuhanSDM

2Membuat usulanpenambahan SDMke Pudir II

UsulankebutuhanSDM

3Memverifikasiusulanpenambahan SDM Setuju?

UsulankebutuhanSDM

4Mengajukan usulanpenambahan SDMke Direktur

Setuju?UsulankebutuhanSDM

5Mengajukanpermintaankebutuhan SDM kePPSDM

Suratpermohonanpegawai

6Menerima calonpegawai dariPPSDM

Surat tugas

7Melaksanakanorientasi danmenempatkancalon pegawai

Surat tugas,berkaspegawai

8Melakukanevaluasi calonpegawai

DP3

9 Menyimpanrekaman pegawai

DP3, berkaspegawai

10 Selesai

T

Y

Y

T

T

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,





B. Pegawai Kontrak


Kajur/Kaprodi/Ka.Unit Kerja Kasubbag ADUM Pudir II Direktur Keleng-

kapan Waktu Output

1Mengajukanpermintaankebutuhan SDM keKasubbag ADUM

UsulankebutuhanSDM

2Membuat usulanpenambahan SDMke Pudir II

UsulankebutuhanSDM

3Memverifikasiusulanpenambahan SDM Setuju?

UsulankebutuhanSDM

4Mengajukan usulanpenambahan SDMke Direktur

Setuju?UsulankebutuhanSDM

5Membuatpengumumankebutuhan SDM

pengumuman

6Melakukan seleksiSDM sesuaikualifikasinya

Sesuai?

Catatanseleksi calonkaryawan

7Menerima danmenempatkanSDM

Surat tugas

8 Selesai

T

Y

Y

T

T

T

Y

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,


PENGEMBANGAN SDMPDR.PKKT.1715 September 2015


CATATAN REVISI


PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




1. TujuanMenjelaskan mekanisme pengembangan SDM melalui pendidikan dan pelatihan pegawaiPoltekkes Kemenkes KALTIM sesuai kebutuhan agar dilakukan secara efektif untuk mencapaikompetensi SDM.

2. Ruang Lingkup2.1. Prosedur ini mencakup identifikasi kebutuhan pendidikan dan pelatihan, pembuatan

program pendidikan dan pelatihan, pelaksanaan pendidikan dan pelatihan, sampaidengan evaluasi efektifitas pendidikan dan pelatihan, dan pengukuran kompetensiSDM.

3. Definisi3.1. Pegawai adalah dosen dan staf administrasi Poltekkes Kemenkes KALTIM .3.2. Pendidikan dan pelatihan adalah program untuk mengembangkan mutu sumber daya

manusia termasuk upaya meningkatkan kompetensi pegawai.3.3. SDM adalah Sumber Daya Manusia

4. Ketentuan Umum4.1. Pendidikan dan pelatihan dapat berupa program pendidikan lanjutan atau langkah

lainnya seperti kursus, seminar, workshop atau hal lainnya yang dilakukan di dalamatau di luar Poltekkes Kemenkes KALTIM.

4.2. Permintaan pendidikan dan pelatihan yang tidak terprogram, dapat diminta oleh setiapbidang/ bagian, dengan melihat kepentingan dan anggaran yang dimiliki.

4.3. Perencanaan Kebutuhan dan anggaran pendidikan dan pelatihan dilakukan setahunsekali.

5. Dokumen Terkait5.1. PM-PKKT.6.1. Penyediaan sumber daya5.2. PM-PKKT.6.2. Sumber Daya Manusia5.3. Undang-Undang nomor 14 tahun 2005 tentang Guru dan Dosen5.4. Standar Kompetensi Dosen5.5. Matrik Kompetensi Dosen

6. Formulir yang digunakan6.1. Form.ADM.19 Analisa Kebutuhan Pelatihan6.2. Form.ADM.20 Program Pelatihan Tahunan6.3. Form.ADM.21 Monitoring dan evaluasi Pelaksanaan Pendidikan6.4. Form.ADM 22.1 Daftar Pelatihan Pegawai Bagi Individu6.5. Form.ADM.22.2 Daftar Pelatihan Pegawai Bagi Semua Pegawai6.6. Form.ADM.23 Surat Tugas

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




7. Prosedur


Kaprodi/Kajur/Unitterkait

KaurKepegawaian/Unit

KerjasamaDirektur Pegawai

Kaprodi, Kajur, Unit terkait,Kaur Kepegawaian, Unit

Kerjasama


1

Mengusulkankebutuhanpelatihan/pendidikan pegawai kpdDirektur

Identifikasikebutuhanpengembangan SDM

2

Rekapitulasikebutuhanpelatihan/pendidikan pegawaimemintapesetujuan keDirektur

Disetujui?

Programkerjapengembangan SDM,formpersetujuan

3

Menetapkan danrealisasi rencanakebutuhanpelatihan/pendidikan pegawai

B Apenetapankebutuhanpelatihan/pendidikan

4

Mengajukanpermohonanmengikutipelatihan/pendidikan

Formpengajuan

5

Mendaftar kelembaga/institusipendidikan/pelatihan yg dituju

Diterima? Formpendaftaran

6Membuat surattugas utkpegawai ybs

Surat tugas,bukuekspedisi

7Mengikutipelatihan/pendidikan

Daftarhadir,sertifikat/ijazah

8

Monitoring/evaluasi hasilpelaksanaanpelatihan/pendidikan

Efektif /kompeten?

Formmonitoringdanevaluasi

9 Tindakanperbaikan

Formtindakanperbaikan

10 Selesai

T

Y

T

T

Y

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,


PENGELOLAAN LABORATORIUMPDR.PKKT.1815 September 2015


CATATAN REVISI


PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




1. Tujuan1.1. Menjelaskan mekanisme Pengelolaan Sumber Daya Laboratorium sebagai tempat

pembelajaran psikomotorik dan afektif mahasiswa dan penelitian sertapengembangan keilmuan agar tujuan akhir aktivitas yang dilaksanakan dapattercapai sesuai dengan kompetensi dan tujuan.

1.2. Memberikan panduan bagi pengelola laboratorium, dosen, mahasiswa, user(pengguna) dalam mengelola sumber daya laboratorium sebagai tempat praktekdan penelitian agar efektif dan efisien.

2. Ruang Lingkup2.1. Prosedur ini mencakup pelaksanaan pengelolaan alat, bahan, SDM, SOP,

utilitas/sarana, keselamatan kerja di laboratorium.2.2. Prosedur ini berlaku untuk semua dosen, mahasiswa dalam atau user (pengguna)

di laboratorium Poltekkes Kemenkes Kaltim

3. Definisi3.1. Laboratorium adalah ruangan tertentu yang dirancang sesuai dengan kebutuhan

untuk melakukan kegiatan praktikum dan penelitian yang menunjang pembelajarandan pengembangan keilmuan.

3.2. Pengelolaan Sumber Daya Laboratorium adalah pelaksanaan kegiatan pengelolaansumberdaya laboratorium meliputi : alat, bahan, SDM dan SOP, pemanfaatan.

3.3. Pengelolaan alat laboratorium adalah kegiatan terhadap pengelolaan alatlaboratorium yang meliputi: penanganan atau perawatan peralatan laboratorium,pengoperasian alat, penjaminan keselamatan alat lab, pemeriksaan /kalibrasi alat.

3.4. Pengelolaan bahan adalah kegiatan dalam hal: penanganan bahan yang dipakaiuntuk praktikum dan penelitian, penggunaan bahan, pemeriksaan bahan,penjaminan keselamatan bahan

3.5. Pengelolaan sumber daya manusia laboratorium adalah kegiatan dalam pengaturankerja semua tenaga laboratorium.

3.6. Pengelolaan sarana laboratorium adalah kegiatan pengelolaan terhadappenggunaan listrik, air, gas dan material yang dipergunakan untuk praktikum,penelitian dan pengembangan keilmuan

3.7. Pengelolaan praktikum di laboratorium adalah semua kegiatan dalam menyiapkanruangan laboratorium untuk aktivitas mahasiswa,dosen atau user

4. Ketentuan Umum4.1. Kasub unit laboratorium melakukan koordinasi dengan tenaga laboratorium yang

ada setiap awal semester, meliputi:4.1.1. Penanganan dan penyiapan alat laboratorium4.1.2. Penanganan dan penyiapan bahan4.1.3. Penyiapan SOP4.1.4. Penyusunan Jobsheets (lembar kerja)4.1.5. Implementasi safety4.1.6. Implementasi Sarana prasarana

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




5. Dokumen Terkait5.1. PM.PKKT 6.3. Sarana dan Prasarana5.2. SOP. Lab.Kep 01s.d 48 Laboratorium Keperawatan5.3. SOP. Lab.Kep 01s.d 26 Laboratorium Kebidanan5.4. SOP. Lab.Kep 01s.d 28 Laboratorium Analis Kesehatan

6. Formulir yang digunakan6.1. FORM. Pudir 1.05 Rencana Pelaksanaan Pembelajaran6.2. FORM. Lab.Kep. 01 Buku Kegiatan laboratorium6.3. FORM. Lab.Kep. 02 Buku/Kartu Pemakaian Bahan habis Pakai6.4. FORM. Lab.Kep. 03 Buku Peminjaman alat6.5. FORM. Lab.Kep. 04 Permintaan Bahan Habis pakai6.6. FORM. Lab.Kep. 05 ketersediaan Bahan/Alat Habis Pakai6.7. FORM. Lab.Kep. 06 Alasan penundaan kegiatan praktik6.8. FORM. Lab.Kep. 07 Inventaris barang laboratorium6.9. FORM. Lab.Kep. 08 Laporan Kegiatan Praktikum6.10. FORM. Lab.Keb. 01 Buku Kegiatan laboratorium6.11. FORM. Lab.Keb. 02 Buku/Kartu Pemakaian Bahan habis Pakai6.12. FORM. Lab.Keb. 03 Buku Peminjaman alat6.13. FORM. Lab.Keb. 04 Permintaan Bahan Habis pakai6.14. FORM. Lab.Keb. 05 ketersediaan Bahan/Alat Habis Pakai6.15. FORM. Lab.Keb. 06 Alasan penundaan kegiatan praktik6.16. FORM. Lab.Keb. 07 Inventaris barang laboratorium6.17. FORM. Lab.Keb. 08 Laporan Kegiatan Praktikum6.18. FORM. Lab.AK 01 Absensi Praktikum mahasiswa6.19. FORM. Lab.AK 02 Absensi Dosen/CI6.20. FORM. Lab.AK 03 Buku Kegiatan laboratorium6.21. FORM. Lab.AK 06 Jadwal Praktikum6.22. FORM. Lab.AK 08 Peminjaman Laboratprium6.23. FORM. Lab.AK 10 Penundaan Praktikum6.24. FORM. Lab.AK 11Peminjaman alat laboratorium6.25. FORM. Lab.AK 12 Pemakaian BHP6.26. FORM. Lab.AK 16 Peraturan Pemakaian Laboratorium6.27. FORM. Lab.AK 18 Buku Pelaksanaan Praktikum

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




7. Prosedur


Kajur/Kaprodi/Dosen

Kasub UnitLab PJ Lab Petugas Lab Dosen,

mahasiswa, userKeleng-kapan Waktu Output

1Mengusulkanpenggunaanlaboratorium

Usulan jadwalpraktek masing2mata kuliah

2

Rapat persiapanlaboratorium untukkegiatanmahasiswa, dosen,user

Daftar hadir,notulen rapat,RPP praktikum,lembar kerja

3

Menyerahkan jadwalpraktek, SOPtindakan & jadwalkpd masing2 PJ Lab

Program kegiatanlab, jadwalkegiatan lab,tanda terimapenyerahan

4

Menyiapkanruangan, petugas,peralatan, bahan &administrasi lab

Jadwal kegiatanlab, jadwalpetugas lab, SOPtindakan, jaminanketersediaanbahan, alatjaminankeselamatankerja, formpeminjaman,buku/jurnalkegiatan lab

5

Persiapanpelaksanaankegiatan praktek,penelitianlaboratorium

SOP peminjamanalat, bahan lab,SOP peminjamanruangan lab,jadwal kegiatanlab, bukukegiatan lab

6

Pelaksanaankegiatan praktek,penelitian di Labsesuai RPP & SOP

Jadwal kegiatan,programkerja/proposal,buku kegiatanlab, formpenggunaan alat,kartu/buku bahan

7

Dosen, mahasiswa,user, petugas labmengisi absensi danbuku kegiatan

Presensimahasiswa,dosen, user, bukukegiatan lab, lapkegiatan

8

Dokumentasikegiatan praktek,penelitian,pengembangankeilmuan ygdilakukan di lab

Buku kegiatanlab, formpenggunaan alat,bahan danruangan

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,


PENGELOLAAN PERPUSTAKAANPDR.PKKT.1915 September 2015


CATATAN REVISI


PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




1. Tujuan1.1. Sebagai panduan untuk pelayanan peminjaman bahan pustaka sehingga pelayanan sesuai

dengan harapan, efektif dan efisien.

2. Ruang Lingkup2.1. Prosedur ini mencakup proses inventarisasi bahan pustaka, pemberian nomor kode, pendaftaran

anggota, layanan peminjaman dan pemeriksaan pengembalian bahan pustaka, pencatatan danpenempatan bahan pustaka di tempatnya.

2.2. Perpustakaan ini melayani pelanggan internal dan eksternal.

3. Definisi3.1. Petugas perpustakaan yang selanjutnya disebut pustakawan adalah orang yang bertugas di

perpustakaan dan memiliki latar belakang pendidikan ilmu perpustakaan atau yang telah pernahmengikuti pelatihan kepustakawanan.

3.2. Pengguna perpustakaan yang selanjutnya disebut pemustaka adalah pengunjung perpustakaanyang memanfaatkan bahan pustaka.

3.3. Anggota perpustakaan adalah semua mahasiswa, pegawai (Dosen, Tenaga administrasi )Poltekkes Kemenkes Kaltim atau pihak luar yang telah terdaftar sebagai anggota sesuaiketentuan yang berlaku di Poltekkes Kemenkes Kaltim.

4. Ketentuan Umum4.1. Prosedur peminjaman bahan pustaka hanya berlaku untuk anggota perpustakaan Poltekkes

Kemenkes Kaltim.4.2. Lama peminjaman bahan pustaka adalah 7 hari dan dapat diperpanjang 1 kali masa

peminjaman.4.3. Toleransi keterlambatan 1 hari.4.4. Setiap peminjam berhak meminjam maksimal 3 buah bahan pustaka dalam sekali masa

peminjaman.4.5. Pemustaka harus mengganti bahan pustaka yang dihilangkan selama peminjaman.

5. Dokumen Terkait5.1. PDR.PKKT.27 Pengendalian Dokumen5.2. PDR.PKKT.31 Tindakan Perbaikan5.3. SOP.PERPUS.01 Tata Tertib Perpustakaan5.4. SOP.PERPUS.02 Peminjaman Bahan Pustaka5.5. SOP.PERPUS.03 Pengembalian Bahan Pustaka5.6. SOP.PERPUS.04 Denda keterlambatan pengembalian bahan pustaka.

6. Formulir yang digunakan6.1. Form. Perpus. 01 Daftar inventaris bahan pustaka.6.2. Form. Perpus. 02 Buku kunjungan perpustakaan.6.3. Form. Perpus. 06 Buku peminjaman bahan pustaka.6.4. Form. Perpus. 07 FORM slip peminjaman bahan pustaka.6.5. Form. Perpus. 05 FORM Kartu anggota.6.6. Form. Perpus. 03 FORM Pendaftaran Anggota6.7. Form. Perpus. 08 FORM Surat Pernyataan penggantian bahan pustaka.

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




7. Prosedur


Staf perpustakaan Ka. Unitperpustakaan


1Melakukaninventaris bahanpustaka

Daftar inventaris buku

2Menetapkan danmenerapkan metodepenomoran

Daftar indeks buku

3

Menetapkan danmenerapkan layoutpenempatan bahanpustaka

Layout perpustakaan

4Melayanipendaftaran anggotaperpustakaan

Buku kunjungan, kartuanggota, formkeanggotaan

5Memastikan setiappengunjung mengisibuku tamu

Buku tamu

6Melayanipeminjaman bahanpustaka

Catalog, formpeminjaman, kartuanggota

7

Mencatat bahanpustaka yangdipinjam keluarruangan

Daftar peminjaman

8Melayanipengembalian bahanpustaka

Daftar peminjaman

9 Memeriksa bahanpustaka yangdikembalikan

Sesuai &lengkap?

Sesuai &lengkap?

Buku peminjaman dankartu anggota

Form peminjaman buku

Surat pernyataanpenggantian bahanpustaka

Daftar inventaris bahanpustaka

Daftar inventaris bahanpustaka

10 Mendokumentasikanbahan pustaka

Buku peminjaman bahanpustaka

11

Mengembalikanbahan pustaka ketempatpenyimpanannya

Menahan kartuanggota/identitaslainnya

Meminta peminjammembuat pernyataanpenggantian bahanpustaka

T

Menerima bahanpustaka pengganti

Memeriksa bahanpustaka pengganti

T

Y

Y

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,


PEMELIHARAAN SARANA DANPRASARANA



CATATAN REVISI


PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,





1. Tujuan1.1. Prosedur ini bertujuan untuk menjelaskan proses pemeliharaan sarana dan prasarana di

lingkungan Poltekkes KemenKes KALTIM agar memastikan sarana dan prasarana dalamkondisi baik dan siap pakai.

2. Ruang Lingkup2.1. Prosedur ini mencakup proses identifikasi sarana dan prasarana, penetapan standar

pemeliharaan, penjadwalan, pelaksanaan pemeliharaan, perbaikan dan pelaporan2.2. Prosedur ini berlaku di lingkungan Poltekkes kemenkes KALTIM.

3. Definisi3.1. Sarana dan prasarana adalah semua peralatan dan perlengkapan yang mempengaruhi proses

penyelenggaraan pendidikan, meliputi tidak terbatas pada bangunan, perlengkapan, mebelair,AVA, dsb.

3.2. Pemeliharaan adalah proses untuk memastikan sarana dan prasarana dalam kondisi baik dansiap digunakan

3.3. Perbaikan adalah proses mengembalikan fungsi sarana dan prasarana pada kondisi baik dansiap digunakan

3.4. Audio Visual Aids (AVA) adalah alat bantu belajar mengajar yang berfungsi multi media

4. Ketentuan Umum4.1. Ka. Unit dan Sub Unit pemeliharaan dan perbaikan bertanggung jawab terhadap pemeliharaan

sarana dan prasarana sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.4.2. Pemeliharaan dan perbaikan dapat dilaksanakan secara internal atau bekerjasama dengan

pihak ketiga4.3. Perbaikan sarana dan prasarana dibuat dalam bentuk proposal atau permintaan perbaikan

5. Dokumen Terkait5.1. ORTALA Poltekkes Kemenkes KALTIM5.2. RAB DIPA Poltekkes Kemenkes KALTIM5.3. PM.PKKT.6.3 Sarana dan Prasarana5.4. SOP.PSP.07 Peminjaman alat urusan umum5.5. SOP.PSP.09 Pengeluaran barang5.6. SOP.PSP.10 Penghapusan barang

6. Formulir yang digunakan6.1. Form. PSP. 01 Kartu Barang6.2. Form. PSP. 02 Order6.3. Form. PSP. 03 Peminjaman6.4. Form. PSP. 04 Pengendalian6.5. Form. PSP. 05 Pemeliharaan Infrastruktur6.6. Form. PSP. 08 Surat usulan penghapusan barang6.7. Form. PSP. 09 Surat permohonan harga limit barang6.8. Form. PSP. 10 Surat persetujuan6.9. Form. PSP. 11 Surat pelelangan bersama6.10. Form. PSP. 12 Surat perintah pemeriksaan dan penelitian barang6.11. Form. PSP. 13 Daftar barang yang diteliti6.12. Form. PSP. 14 Berita acara pemeriksaan6.13. Form. PSP. 15 Surat pernyataan penghapusan barang inventaris milik negara6.14. Form. PSP. 16 Surat pernyataan penghapusan kendaraan dinas

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,





7. Prosedur


Ka. Unit, Sub Unit dan PJPemeliharaan & Perbaikan Direktur Keleng-

kapan Waktu Output

1 Mengidentifikasisarana & prasarana

Daftar inventaris sarana &prasarana

2 Menetapkan Standarpemeliharaan Standar pemeliharaan

3 Membuat jadwalpemeliharaan Jadwal pemeliharaan

4

Membuat term ofreferencepemeliharaan danmengajukanpersetujuan direktur

Setuju? TOR

5 Melaksanakanpemeliharaan

Adakerusakan?

Cheklist kartu pemeliharaanalat, kartu riwayat alat

Laporan kerusakan, karturiwayat alat

6Melakukanpencatatan danpelaporan

Laporan hasil perbaikan,Laporan kerusakan, karturiwayat alat

T

Y

MelakukanperbaikanY

Prosedurperbaikan

T

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,


PEMELIHARAAN LINGKUNGAN KERJAPDR.PKKT.2115 September 2015


CATATAN REVISI


PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




1. Tujuan1.1. Prosedur ini bertujuan untuk menjelaskan proses pemeliharaan lingkungan kerja di lingkungan

Poltekkes KemenKes KALTIM agar memastikan sarana dan prasarana dalam kondisi baik dansiap pakai.

2. Ruang Lingkup2.1. Prosedur ini mencakup proses identifikasi lingkungan kerja, penetapan standar pemeliharaan,

penjadwalan, pelaksanaan pemeliharaan, perbaikan dan pelaporan2.2. Prosedur ini berlaku di lingkungan Poltekkes kemenkes KALTIM.

3. Definisi3.1. Lingkungan kerja adalah ruangan yang mempengaruhi proses penyelenggaraan pendidikan,

meliputi ruang belajar, aula, lingkungan poltekkes3.2. Pemeliharaan adalah proses untuk memastikan lingkungan kerja dalam kondisi baik dan siap

digunakan3.3. Perbaikan adalah proses mengembalikan fungsi lingkungan kerja pada kondisi baik dan siap

digunakan

4. Ketentuan Umum4.1. Ka. Unit dan Sub Unit Pemeliharaan dan perbaikan bertanggung jawab terhadap pemeliharaan

lingkungan kerja sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.4.2. Pemeliharaan dan perbaikan dapat dilaksanakan secara internal atau bekerjasama dengan

pihak ketiga4.3. Perbaikan lingkungan kerja dibuat dalam bentuk proposal atau permintaan perbaikan

5. Dokumen Terkait5.1. ORTALA Poltekkes Kemenkes KALTIM5.2. RAB DIPA Poltekkes Kemenkes KALTIM5.3. PM.PKKT.6.4 Lingkungan Kerja5.4. SOP.PSP.07 Peminjaman alat urusan umum

6. Formulir yang digunakan6.1. FORM.PSP.07 Pemeliharaan lingkungan kerja

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




7. Prosedur



kapan Waktu Output





4

Membuat term ofreference utkpemeliharaan danmengajukanpersetujuan direktur

Setuju? TOR


Adakerusakan?





T

Y

MelakukanperbaikanY

Prosedurperbaikan

T

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,


PEMELIHARAAN SISTEM INFORMASIPDR.PKKT.2215 September 2015


CATATAN REVISI


PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




1. Tujuan1.1. Prosedur ini bertujuan untuk menjelaskan proses pemeliharaan system informasi di lingkungan

Poltekkes KemenKes KALTIM agar memastikan sarana dan prasarana dalam kondisi baik dansiap pakai.

2. Ruang Lingkup2.1. Prosedur ini mencakup proses identifikasi sarana dan prasarana komputer dan system

informasi yang digunakan, penetapan standar pemeliharaan, penjadwalan, pelaksanaanpemeliharaan, perbaikan dan pelaporan

2.2. Prosedur ini berlaku di lingkungan Poltekkes Kemenkes KALTIM.

3. Definisi3.1. Sarana dan prasarana Komputer dan system informasi adalah semua peralatan dan

perlengkapan yang mempengaruhi proses penyelenggaraan pendidikan, meliputi komputer dibagian ADAK, komputer prodi dsb

3.2. Pemeliharaan adalah proses untuk memastikan sarana dan prasarana dalam kondisi baik dansiap digunakan

3.3. Perbaikan adalah proses mengembalikan fungsi sarana dan prasarana pada kondisi baik dansiap digunakan

4. Ketentuan Umum4.1. Ka. Unit dan Sub Unit komputer bertanggung jawab terhadap pemeliharaan sarana dan

prasarana sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.4.2. Pemeliharaan dan perbaikan dapat dilaksanakan secara internal atau bekerjasama dengan

pihak ketiga.4.3. Perbaikan sarana dan prasarana dibuat dalam bentuk proposal atau permintaan perbaikan.

5. Dokumen Terkait5.1. ORTALA Poltekkes Kemenkes KALTIM5.2. RAB DIPA Poltekkes Kemenkes KALTIM5.3. PDR.PKKT.6.3 Sarana dan Prasarana5.4. SOP.KOM.03 Pemeliharaan sarana dan prasarana komputer

6. Formulir yang digunakan6.1. FORM Pemeliharaan barang

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




7. Prosedur



kapan Waktu Output





4

Membuat term ofreferencepemeliharaan danmengajukanpersetujuan direktur

Setuju? TOR


Adakerusakan?





T

Y

MelakukanperbaikanY

Prosedurperbaikan

T

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,


PENGABDIAN MASYARAKATPDR.PKKT.2315 September 2015


CATATAN REVISI


PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




1. Tujuan1.1. Menjelaskan mekanisme pelaksanaan perkuliahan agar sesuai dengan ketentuan yang telah

ditetapkan.1.2. Memberikan panduan bagi dosen, mahasiswa, pelaksana akademik, administrasi akademik,

petugas laboratorium dan instruktur klinik/ lapangan dalam mengelola pembelajaran agarefektif dan efisien.

2. Ruang Lingkup2.1. Prosedur ini mencakup persiapan dan pelaksanaan perkuliahan di kelas, laboratorium, dan

klinik/ lapangan (rumah sakit, puskesmas atau masyarakat)

3. Definisi3.1. Persiapan perkuliahan adalah proses penyusunan perangkat akademik sebelum pelaksanaan

perkuliahan (Kalender, Jadual perkuliahan, silabus, RPP, dll)3.2. Silabus adalah rencana pelaksanaan pembelajaran yang disusun oleh dosen penanggung

jawab mata kuliah dalam satu semester3.3. RPP adalah rencana pelaksanaan pembelajaran yang disusun oleh dosen pertatap muka3.4. Kegiatan belajar mengajar adalah kegiatan yang dirancang untuk mencapai kompetensi

kognitif, afektif dan psikomotorik.3.5. Pelaksanaan kegiatan belajar-mengajar adalah melaksanakan kegiatan belajar yang

diselenggarakan oleh dosen sesuai rencana (Silabus dan RPP) meliputi kegiatan perkuliahan dikelas, laboratorium dan klinik/ lapangan.

3.6. Perkuliahan di kelas adalah aktivitas belajar yang dilakukan klasikal/ kelompok besar terkaitdengan penyampaian teori-teori yang relevan dengan tujuan mata kuliah dan kompetensi yangakan dicapai.

3.7. Perkuliahan di laboratorium adalah perkuliahan yang diselenggarakan di laboratorium untukmelatih ketrampilan mahasiswa.

3.8. Perkuliahan di klinik/ lapangan adalah perkuliahan yang dilakukan pada tatanan nyata di rumahsakit, puskesmas, keluarga atau masyarakat untuk menerapkan teori dan praktikum yang telahdilakukan sesuai kompetensi

4. Ketentuan Umum4.1. Dosen Penanggung Jawab Mata Kuliah (PJMK) menyusun silabus dan melakukan pembagian

tugas kepada anggota tim pengajar pada awal semester.4.2. PJMK melakukan koordinasi dengan anggota tim pengajar, meliputi:

4.2.1. Materi / Pokok Bahasan4.2.2. Jadual perkuliahan4.2.3. Proses evaluasi4.2.4. Setiap anggota tim pengajar menyusun Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP)

4.3. PJMK melakukan kontrak pembelajaran dengan mahasiswa sesuai dengan rencana dalamsilabus selama 1 semester

5. Dokumen Terkait5.1. Kurikulum Nasional5.2. Kurikulum Institusional5.3. Panduan Akademik Poltekkes Kemenkes Kaltim5.4. Pedoman Praktek di Lab5.5. Pedoman Praktek Lapangan

6. Formulir yang digunakan6.1. FORM Silabus6.2. FORM Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP)6.3. FORM Presensi dosen6.4. FORM Presensi mahasiswa6.5. FORM Jurnal pengajaran6.6. FORM Laporan praktek laboratorium dan praktek lapangan

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




7. Prosedur


ketKa.unitpenelitian Dosen Peneliti Tim Pakar Adum Keleng-

kapan Wkt Output

1Pemberitahuanpenelitian kepadasemua dosen

Suratpemberitahuan

2Dosen mengajukanproposal ke Ka.Unit

ProposalPenelitian

3 Verifikasi proposaloleh tim pakar

Proposal, SKTim Pakar &SuratPermohonanTim Pakar

4 PresentasiProposal

Notulen,daftar hadir,hasilpersentasi,dokumentasi

5 PelaksanaanPenelitian Isi penelitian

6 Presentasi hasilpenelitian

Hasilpenelitian,Notulen,daftar hadir,hasilpersentasi,dokumentasi

7Penyelesaianadministrasipenelitian

Kelengkapanpersyaratanadmkeuangan

8 Publikasi hasilpenelitian Jurnal

T

Perbaikan

Y

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,


PENANGANAN KETIDAKSESUAIANLAYANAN



CATATAN REVISI


PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,





1. Tujuan1.1. Untuk menerangkan mekanisme pengelolaan dan pengendalian ketidaksesuaian

layanan, sehingga setiap ketidaksesuaian dapat diperbaiki secara efektif dan efisiensesuai dengan keinginan atau persyaratan pelanggan.

1.2. Sebagai panduan departemen terkait untuk melakukan suatu tindakan jika terjadiketidaksesuaian layanan.

2. Ruang Lingkup2.1. Prosedur ini mencakup identifikasi ketidaksesuaian yang ditemukan oleh internal,

menganalisa ketidaksesuaian, menetapkan penanganan dan memantaupenanganannya.

2.2. Prosedur ini hanya berlaku untuk ketidaksesuaian layanan, seperti yang tercantum diruang lingkup penerapan.

3. Definisi3.1. Persyaratan adalah harapan atau kebutuhan yang dapat berupa ketetapan,

kebiasaan atau kewajiban, baik yang dinyatakan maupun yang tidak dinyatakan.3.2. Ketidaksesuaian adalah tidak terpenuhinya persyaratan.3.3. Tindakan Memperbaiki (correction) adalah tindakan yang dilakukan untuk

menghilangkan ketidaksesuaian yang terdeteksi, tanpa menghilangkan penyebabketidaksesuaian.

3.4. Tindakan Perbaikan (corrective action) adalah tindakan yang dilakukan untukmenghilangkan akar penyebab ketidaksesuaian agar tidak terulang lagi.

4. Ketentuan Umum4.1. Ketidaksesuaian layanan dapat berbentuk:

4.1.1. Kegiatan perkuliahan yang tidak sesuai dengan SAP4.1.2. Pembuatan ijasah dan transkrip nilai yang tidak sesuai4.1.3. Keterlambatan penerbitan ijasah / transkrip nilai4.1.4. Tidak memberikan kepuasan kepada stakeholders4.1.5. Tidak memberikan layanan sesuai dengan standar layanan yang ditetapkan

pada rencana mutu, prosedur mutu atau dokumen mutu lainnya.4.2. Setiap pegawai pada prinsipnya dapat menerbitkan Laporan Ketidaksesuaian dan

Penyelesaiannya (LKP), dengan meminta persetujuan Kepala Bidang/Sekretaris danatau Direktur.

4.3. Tindakan yang dapat diambil terhadap penanganan ketidaksesuaian layanan adalahmemperbaiki atau mengulang dari awal.

4.4. Jika penanganan ketidaksesuaian tidak dapat diselesaikan oleh departemen terkait,maka akan dieskalasi ke Pembantu Direktur atau Direktur.

5. Dokumen yang terkait5.1. SOP.PJMKS.01 Penanganan Ketidaksesuaian Layanan

6. Formulir yang digunakan6.1. Form. PJMKS. 02 Laporan Ketidaksesuaian dan Penyelesaiannya (LKP)

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,





7. Prosedur


ketKepala BidangTerkait/Sekretaris Bagian Terkait Keleng-

kapan Waktu Output

1Mengidentifikasiketidaksesuaianlayanan

LaporanKetidaksesuaian &Penyelesaiannya(LKP)

2Menginformasikanketidaksesuaiankepada MR

LKP

3 Menganalisisketidaksesuaian LKP

4Menetapkanpenangananketidaksesuaian

LKP

5Melaksanakanpenangananketidaksesuaian

LKP

6

Mendiskusikandengan kepalabidang masing2tentang problem ygdihadapi (jika ada)

LKP

7 Memverifikasi hasilperbaikan

Sesuai?LKP

8

Menutuppenangananketidaksesuaiandenganmenandatanganidokumen

LKP

9

Mengarsipkanlaporanketidaksesuaian dgnmenginformasikankpd MRketidaksesuain ygsdh diselesaikan utkdiketahui

LKP

T

Y

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,


PENANGANAN KELUHAN STAKEHOLDERPDR.PKKT.2515 September 2015


CATATAN REVISI


PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




1. Tujuan1.1. Untuk memastikan bahwa setiap keluhan yang dihadapi stakeholder, dapat ditangani dengan

baik dan diselesaikan dengan tepat dan cepat, sehingga tercapai kepuasan stakeholder.1.2. Sebagai acuan jurusan, program studi, dan unit kerja untuk mengelola keluhan yang dihadapi

stakeholder.

2. Ruang Lingkup2.1. Prosedur ini meliputi penerimaan laporan keluhan, analisis keluhan, tindakan perbaikan yang

dilakukan, verifikasi hasil tindakan perbaikan serta pemberitahuan kepada stakeholder bahwakeluhan sudah ditangani dan diselesaikan dengan baik.

3. Definisi3.1. Keluhan adalah suatu problem yang dihadapi oleh stakeholder akibat ketidakpuasan terhadap

jasa layanan yang diterima.3.2. Log Book Keluhan adalah suatu dokumen yang berisikan daftar keluhan dan solusinya.

4. Ketentuan Umum4.1. Semua keluhan stakeholder harus diregister.4.2. Media penyampaian keluhan stakeholder dapat melalui kotak saran, web site, surat tertulis

atau secara langsung ke tim penanganan keluhan.4.3. Keluhan yang masuk maka diterbitkan Lembar Ketidaksesuaian dan Penyelesaiannya (LKP).4.4. Penerima keluhan adalah personal penanggung jawab unit kerja masing-masing.4.5. Tim penanganan keluhan adalah pihak-pihak yang terlibat dengan penyelesaian keluhan yang

terdiri dari Kaprodi/ Kajur, Ka. Unit penjaminan mutu, Pudir dan Direktur.

5. Dokumen Terkait5.1. PM-PKKT 8.2 Pengukuran dan Pemantauan5.2. PM-PKKT 8.3 Pengendalian Layanan Tidak Sesuai5.3. PM-PKKT 8.5 Peningkatan Mutu Layanan5.4. PDR.PKKT.26 Pengukuran Kepuasan Stakeholder5.5. PDR.PKKT.31 Tindakan Perbaikan5.6. PDR.PKKT.32 Tindakan Pencegahan5.7. SOP.PJMKS.02 Penanganan Keluhan Stakeholder

6. Formulir yang digunakan6.1. FORM.PJMKS.01 Log Book Keluhan6.2. FORM.PJMKS.02 Laporan Ketidaksesuaian dan Penyelesainnya (LKP)6.3. FORM.MR.47 Log book LKP

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




7. Prosedur


ketPenjamin MutuPenanggub

jawab unit ygterkait

Pelaksanaunit yg terkait

PenjaminMutu /Bidang

TerkaitKeleng-kapan Waktu Output

1

Menerimakeluhanstakeholder &memberi responkpd stakeholder

Formkeluhan,website

2 Memverifikasikeluhan

Formkeluhan,website

3 Valid?

4Mencatat dalamlogbook keluhan& menerbitkanLKP

Log bookkeluhan,formulir LKP

5MendistribusikanLKP keunit/bagian ygterkait

Bukuekspedisi,form LKP

6

Mengundang timterkait utkmenganalisispenyebabkeluhan &rencana tindakanperbaikan &target waktu

Notulenrapat, LKP

7Melaksanakantindakanperbaikan

LKP

8Memverifikasihasil tindakanperbaikan Efektif?

LKP

9

Menginformasikan kpd pihakterkait mengenaitindakanperbaikan ygdilakukan

Website,suratjawaban

10

Membuat rekapankeluhan, updatelogbook LKP &melaporkan keDirektur

LKP, LogBook LKP,rekapankeluhan

Dibatalkan

Y

T

Y

T

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,


PENGUKURAN KEPUASAN STAKEHOLDERPDR.PKKT.2615 September 2015


CATATAN REVISI


PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




1. Tujuan1.1. Untuk menjelaskan tahapan-tahapan yang dilakukan dalam proses pengukuran kepuasan

Stakeholder, sehingga diperoleh suatu masukan mengenai harapan dan kepentinganStakeholder terhadap layanan yang diberikan oleh Politeknik Kesehatan Kemenkes KALTIM,dan dapat dilakukan peningkatan kinerja layanan.

1.2. Sebagai panduan untuk melakukan pengukuran kepuasan Stakeholder.

2. Ruang Lingkup2.1. Prosedur ini mencakup sejak proses penetapan konsep pengukuran, menyusun kuesioner,

melakukan pengukuran, sampai pada mengolah data yang ditindaklanjuti sesuai denganProsedur Tindakan Perbaikan dan atau Prosedur Tindakan Pencegahan.

2.2. Prosedur ini berlaku hanya untuk Stakeholder yang mendapatkan jasa pelayanan PoltekkesKemenkes KALTIM.

3. Definisi3.1. Produk adalah hasil dari suatu proses yang disediakan oleh Politeknik Kesehatan Kemenkes

KALTIM dan dirasakan manfaatnya oleh Stakeholder.3.2. Stakeholder adalah pihak yang memanfaatkan jasa layanan yang diberikan oleh Politeknik

Kesehatan Kemenkes KALTIM.

4. Ketentuan Umum4.1. Metode pengukuran dapat berbentuk survey melalui kuesioner.4.2. Proses pengukuran kepuasan Stakeholder dilaksanakan minimal sekali setahun.4.3. Materi kuesioner akan dikaji secara berkala (minimum sekali dalam 3 tahun), untuk

memastikan keterkiniannya.4.4. Laporan hasil kajian kepuasan Stakeholder, selalu dilaporkan kepada Direktur sebelum

diadakan tinjauan manajemen.4.5. Pengukuran kepuasan Stakeholder, dapat dilakukan oleh pihak ketiga, jika diperlukan.

5. Dokumen Terkait5.1. PM-PKKT 5.2 Fokus kepada Pelanggan5.2. PM-PKKT 5.6 Tinjauan Manajemen5.3. PM-PKKT 8.2 Pengukuran dan Pemantauan5.4. PDR.PKKT.27 Pengendalian Dokumen Mutu5.5. PDR.PKKT.30 Tinjauan Manajemen5.6. PDR.PKKT.29 Audit Internal5.7. PDR.PKKT.32 Tindakan Pencegahan5.8. PDR.PKKT.31 Tindakan Perbaikan5.9. Panduan Kepuasan Stakeholder5.10. SOP.PJMKS.03 Pengukuran Kepuasan Stakeholder

6. Formulir yang digunakan6.1. FORM.PJMKS.04 Kuesioner Pengukuran Kepuasan stakeholder6.2. FORM.PJMKS.05 Laporan Hasil Pengukuran Kepuasan Stakeholder

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




7. Prosedur


ketUnit PenjaminanMutu Direktur Keleng-

kapan Waktu Output

1Membuat rencanapengukuran kepuasanstakeholder

Rencanapengukurankepuasanstakeholder

2Menyusun kuesionerpengukuran kepuasanstakeholder

Kuesionerkepuasanstakeholder

3 Meminta persetujuanDirektur

Kuesionerkepuasanstakeholder

4 Setuju?

5 Menentukan stakeholder ygakan disurvei Daftar stakeholder

6 Setuju?

7 Memberikan kuesionerkepada stakeholder

8Memastikan kuesioner telahditerima dan diisi dgnlengkap oleh stakeholder

Kuesioner

9Melakukan tabulasi datahasil dari pengisiankuesioner

Tabel data

10Membuat laporan hasilpengukuran kepuasanstakeholder

Laporan hasilpengukurankepuasanstakeholder

11Mempresentasikan ataumemberikan laporan hasilpengukuran kepuasanstakeholder kpd direktur

Laporan hasilpengukurankepuasanstakeholder

12Mendistribusikan hasilpengukuran kepuasanstakeholder ke bagian ygterkait

Laporan hasilpengukurankepuasanstakeholder, bukuekspedisi

13 Perlu tindak lanjut?

14Merencanakan tindakanperbaikan (lihat prosedurtindakan perbaikan)

Rencana tindakan

15 Mendokumentasikan hasilpengukuran

Laporanpengukuran

T

Y

T

Y

T

Y

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,


PENGENDALIAN DOKUMEN MUTUPDR.PKKT.2715 September 2015


CATATAN REVISI


PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




1. Tujuan1.1. Untuk menerangkan proses pengendalian dokumen mutu di Poltekkes KemenKes KALTIM,

supaya setiap dokumen yang beredar adalah sah, terbaru dan terdistribusi sesuaipemegang dokumen.

1.2. Untuk memberikan panduan kepada karyawan dalam melakukan pengendalian dokumenmutu.

2. Ruang Lingkup2.1. Prosedur ini mencakup pengendalian dokumen mutu internal dan eksternal yang meliputi

proses usulan perubahan/penambahan dokumen, pembuatan draft dokumen, pembahasandokumen, penyusunan dokumen, pemeriksaan dan persetujuan dokumen, pencetakandokumen, pendistribusian dokumen, penarikan dokumen lama, pengidentifikasian ataupenyimpanan dokumen serta pemberitahuan kepada staf tentang dokumen baru.

2.2. Prosedur ini berlaku hanya untuk dokumen mutu internal dan dokumen mutu eksternal.

3. Definisi3.1. Dokumen mutu adalah acuan yang digunakan untuk melakukan pekerjaan meliputi

kebijakan mutu, sasaran mutu, Pedoman mutu, prosedur mutu, SOP, rencana manajemenmutu, formulir dan dokumen pendukung lainnya.

3.2. Dokumen internal adalah dokumen yang diterbitkan oleh pihak Poltekkes.3.3. Dokumen Eksternal adalah dokumen dari luar Poltekkes KemenKes Kaltim yang dijadikan

acuan untuk melakukan suatu pekerjaan, seperti UU, Peraturan Pemerintah, PeraturanDaerah, dan sebagainya.

3.4. Dokumen Terkendali adalah dokumen yang pendistribusiannya berdasarkan DaftarPemegang Dokumen dan apabila terjadi revisi, maka nama yang tercantum dalam DaftarPemegang Dokumen tersebut akan diberikan revisi terakhir dari dokumen tersebut.

3.5. Dokumen Tidak Terkendali adalah dokumen yang pendistribusiannya di luar DaftarPemegang Dokumen dan jika terjadi revisi, maka tidak berkewajiban untuk memberikandokumen revisi terakhir.

3.6. Dokumen kadaluarsa adalah dokumen asli yang telah mengalami revisi.3.7. Pemegang Dokumen adalah individu yang terlibat langsung dalam pengendalian dokumen

mutu (Direktur, PUDIR, MR, Document Controller, Kasubbag, Kepala unit, KetuaJurusan/program studi).

3.8. Master List Dokumen Mutu adalah daftar induk dokumen mutu yang berlaku di PoltekkesKemenKes KALTIM.

4. Ketentuan Umum4.1. Poltekkes KemenKes KALTIM memiliki Master List Dokumen baik untuk dokumen internal

maupun dokumen eksternal serta Daftar Pemegang Dokumen untuk mengendalikanpendistribusian dokumen.

4.2. Seluruh dokumen mutu tidak akan diterbitkan, jika belum ada bukti pemeriksaan danpersetujuan MR dan pihak berwenang.

4.3. Usulan perubahan dokumen mutu level 1 dan atau 2 (Manual dan atau prosedur mutu)diajukan kepada MR diketahui oleh kepala unit kerja terkait, sedangkan usulan perubahandokumen mutu level 3 dan atau 4 (SOP/IK dan atau Form) diajukan kepada kepala unitkerja terkait.

4.4. Dokumen yang berlaku di Poltekkes KemenKes KALTIM ditandai dengan logo PoltekkesKemenKes KALTIM, jenis dokumen, nama dokumen, nomor dokumen, nomor revisi, tanggalterbit, jumlah halaman.

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




4.5. Kode Unit Kerja/ Jurusan

NO. UNIT KERJA KODE DOKUMEN1 Management Representative (MR) MR2 Sub Bagian ADUM ADM3 Sub Bagian ADAK ADK4 Unit Penelitian dan Pengabdian Masyarakat PPM5 Unit Laboratorium LAB6 Unit Pemeliharaan Sarana & Prasarana PSP7 Unit Perpustakaan PERPUS8 Unit Komputer KOM9 Unit Penjaminan Mutu & Hub Kerjasama PJMKS10 Unit Layanan Pengadaan ULP11 Jurusan Keperawatan KEP12 Jurusan Kebidanan KEB13 Jurusan Analis Kesehatan AK

4.6. Metode penomoran dokumen ditetapkan sebagai berikut:4.6.1. Dokumen Pedoman Mutu

PM.PKKT. X.X.(X)PM menyatakan dokumen Manual MutuPKKT menyatakan Poltekkes KemenKes KaltimX.X.(X) mengacu pada nomor pasal SMM/ nomor urut.RMM menyatakan rencana manajemen mutu

4.6.2. Dokumen Prosedur MutuPDR.PKKT.YYPDR menyatakan dokumen ProsedurPKKT menyatakan Poltekkes KemenKes KaltimYY menyatakan nomor urut prosedur

4.6.3. Dokumen Standard Operating ProcedureSOP.XXX.YYSOP menyatakan Standar Operating ProcedureXXX menyatakan kode jurusan/ unit kerjaYY menyatakan nomor urut SOP

4.6.4. FormulirFORM.XXX.YY.FORM menyatakan formulirXXX menyatakan kode jurusan/ unit kerjaYY nomor urut formulir

4.6.5. Dokumen EksternalDE.XXX.YYDE menyatakan Dokumen EksternalXXX menyatakan kode jurusan/ unit kerjaYY nomor urut formulir

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




4.7. Dokumen asli disimpan dalam bentuk kertas kemudian didistribusikan sesuai dengan DaftarPemegang Dokumen setelah lebih dahulu dibubuhi stempel “DOKUMEN TERKENDALI”berwarna

4.8. Dokumen kertas yang beredar diluar Poltekkes KemenKes KALTIM dan atau tidaktercantum dalam Daftar Pemegang Dokumen dan atau tidak mempunyai tanda stempel asli“DOKUMEN TERKENDALI”, maka dokumen tersebut merupakan dokumen tidakterkendali.

4.9. Dokumen Asli yag telah mengalami revisi diberi stempel Dokumen Kadaluarsa dandisimpan di tempat terpisah serta dokumen hasil penggandaan yang sudah tidak berlakudimusnahkan dengan cara digunting, atau dibakar atau diberi tanda silang.

4.10. Dokumen eksternal dikendalikan oleh setiap jurusan/ unit kerja dan setiap dokumen dicatatke dalam daftar dokumen eksternal serta jika terjadi updating dokumen, maka akandilakukan oleh unit kerja masing-masing.

4.11. Tabel Persetujuan dokumen

No Level Dokumen Dibuat Diperiksa Disahkan1 Pedoman Mutu - MR Direktur2 Prosedur Mutu - MR Direktur3 SOP Penanggung

jawab Unit kerja/Kajur

MR Direktur

4 Rencana Manajemen Mutu - MR Direktur

4.12. Back Up Soft Copy Data4.12.1 Data di Back ke dalam Hardisc Eksternal4.12.2 Hardisc Eksternal di berikan pasword4.12.3 Pasword hanya diketahui oleh MR dan Dokumen Control4.12.4 Pasword di ganti setiap 1 bulan sekali4.12.5 Hardisc Eksternal disimpan didalam Brankas di ruang ADAK

5. Dokumen Terkait5.1. PM-PKKT 4.2 Persyaratan Dokumentasi5.2. PM-PKKT 5.5 Tanggungjawab, wewenang dan Komunikasi

6. Formulir yang digunakan6.1. FORM.MR. NO. 26 S.D 37 Daftar Pengendalian Catatan Mutu6.2. FORM.MR. 53 BERITA ACARA PEMUSNAHAN6.3. FORM.PJMKS.02 Laporan Ketidaksesuaian dan penyelesaiannya (LKP)

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




7. Prosedur

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

ketPengusulMR atau

Kepala UnitKerja

Pengusuldan MR,Ka. UnitTerkait

DocumentController

(DC)

Ka. UnitTerkait, MRdan Direktur


1

Memberikan usulanuntuk melakukanperubahan/penambahandokumen

Usulanperubahandokumen

2Meminta persetujuanpihak yg berwenangsesuai level dokumen

Formpersetujuan

3 Setuju?

4Membuat draft dokumendalam bentuk dokumenkertas

Draft dokumen

5Melakukan pembahasanterhadap draft dokumentersebut

BA perubahan

6Menyerahkan dokumenkepada DocumentCotroller (DC)

BA serah terima

7Mengubah draftdokumen sesuai formatdan kode standar

BA perubahan

8 Verifikasi dokumen Dokumen final

9 Sesuai?

10Mengesahkan dokumendan membubuhi stempelterkendali

Dokumen final

11Mendistribusikandokumen baru kepadapemegang dokumen

Form distribusidokumen

12Menarik danmemusnahkan dokumenlama

BAPemusnahan

14Memberitahukan kepadaseluruh pegawai tentangdokumen baru

Surat edaran

13 Mendokumentasikandokumen baru

Masterlistdokumen

14 Selesai

Y T

Y

T

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,


PENGENDALIAN CATATAN MUTUPDR.PKKT.2815 September 2015


CATATAN REVISI


PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




1. Tujuan1.1. Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan proses pengendalian catatan mutu di Poltekkes

KemenKes KALTIM agar setiap catatan mutu dapat diakses dengan mudah dan tersimpansesuai masa berlakunya catatan mutu.

1.2. Memberikan panduan kepada karyawan untuk mengendalikan catatan mutu di masing-masing jurusan/program studi/unit kerja.

2. Ruang Lingkup2.1. Prosedur ini mencakup mulai dari proses identifikasi, penentuan batas waktu, pemeriksaan,

mendokumentasikan, menginformasikan dan memusnahkan catatan mutu.2.2. Prosedur ini berlaku untuk pengendalian media penyimpanan kertas.

3. Definisi3.1. Catatan Mutu adalah bukti penerapan sistem manajemen mutu pada semua proses layanan

pendidikan.3.2. Daftar Catatan Mutu adalah daftar yang berisikan informasi tentang identifikasi, lokasi

penyimpanan, metode penyimpanan, dan masa berlaku catatan mutu.

4. Ketentuan Umum4.1. Catatan Mutu digunakan sebagai bukti kesesuaian terhadap penerapan sistem manajemen

mutu.4.2. Metode penyimpanan catatan mutu dapat berdasarkan nomor, tanggal, unit, abjad atau

disesuaikan dengan kondisi masing-masing bagian.4.3. Pemusnahan catatan mutu dapat dilakukan dengan cara pembakaran, pengguntingan,

pemberian tanda silang, atau menggunakan mesin penghancur kertas.4.4. Masa berlaku catatan mutu ditetapkan oleh masing-masing Ketua Jurusan/ Program Studi/

Unit Kerja terkait, dengan mengacu pada perundangan/ peraturan, jika ada, atau ditetapkansendiri.

4.5. Jika terjadi kerusakan (ketidaksesuaian) pada catatan mutu, maka karyawan terkait mengisiformulir Laporan Ketidaksesuaian dan Penyelesaiannya (LKP) serta melakukan tindakanperbaikan sesuai prosedur Tindakan Perbaikan (lihat prosedur PDR.PKKT.31).

5. Dokumen Terkait5.1. PDR.PKKT.27 Pengendalian dokumen mutu5.2. PDR.PKKT.31 Tindakan perbaikan

6. Formulir yang digunakan6.1. FORM.MR.26 s.d 37 Daftar Pengendalian Catatan Mutu6.2. FORM.MR.53 Berita Acara Pemusnahan6.3. FORM.PJMKS.02 Laporan Ketidaksesuaian dan Penyelesaiannya (LKP)

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




7. Prosedur


ketKajur/kaprodi/ ka.unitkerja DC MR

Penanggungjawabpenyimpanan di

jurusan/prodi/unit kerja


1

Mendatasemua catatanmutu yangdigunakan diunit kerjamasing-masing

Daftar catatanmutu

2

Menetapkanmetodepenyimpanandan masasimpan catatanmutu

Daftar catatanmutu

3 Setuju?

4

Menginformasikan masasimpan catatanmutu kepadapenanggungjawabpenyimpanan

Daftar catatanmutu

5

Menyimpancatatan mutusesuai denganmasa simpan Lewat masa

simpan?

Daftar catatanmutu

6 Musnahkan?

Selesai

BA serah terima

7 Memusnahkancatatan mutu Selesai

BApemusnahancatatan mutu

Y

Y

T

T

Menyimpancatatan mutusbgi file inaktif

T

Y

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,


AUDIT INTERNALPDR.PKKT.2915 September 2015


CATATAN REVISI


PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




1. Tujuan1.1. Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan sistem audit internal supaya setiap audit

dapat dilakukan secara efektif, berkala dan memberi peluang untuk melakukanperbaikan.

1.2. Memberikan pedoman kepada tim auditor untuk melakukan audit internal.

2. Ruang Lingkup2.1. Prosedur ini mencakup penentuan tim auditor internal, penetuan jadwal audit, proses

audit, penyusunan laporan hasil audit, tindak lanjut hasil audit dan verifikasi tindaklanjut hasil audit.

2.2. Prosedur ini hanya berlaku untuk melakukan audit sistem manajemen mutu (SMM)ISO 9001:2008.

3. Definisi3.1. Audit internal adalah aktivitas pemeriksaan terhadap efektifitas penerapan sistem

manajemen mutu, yang dilakukan oleh auditor yang independen terhadap area/prosesyang diaudit.

3.2. Lead Auditor adalah seorang yang memiliki kualifikasi dan ditunjuk untuk memimpinjalannya audit.

3.3. Auditor adalah personil yang memiliki kualifilkasi dalam melaksanakan audit SMM ISO9001:2008

3.4. LKP adalah laporan ketidaksesuaian dan penyelesaiannya.

4. Ketentuan Umum4.1. Audit internal dilakukan oleh auditor yang memiliki kualifikasi sbb:

4.1.1. Telah memperoleh sertifikat sebagai auditor SMM ISO 9001:2008, dan4.1.2. PNS di Poltekkes KemenKes KALTIM minimal 1 tahun

4.2. Kualifikasi Lead Auditor ditetapkan sbb:4.2.1. PNS di Poltekkes KemenKes KALTIM minimum 3 tahun, dan4.2.2. Telah melakukan audit internal minimal 3 kali, atau4.2.3. Pernah dan atau menjabat sebagai MR.

4.3. Audit internal dilaksanakan secara periodik minimal 1 tahun sekali4.4. Audit internal tidak terjadwal dapat dilakukan, bila dibutuhkan.4.5. Audit internal dilakukan juga dengan melihat dan mempertimbangkan hasil audit

internal sebelumnya.4.6. Kategori temuan dalam audit internal ditetapkan sbb:

4.6.1. Major4.6.1.1. Sistem yang dimiliki organisasi tidak memenuhi persyaratan standar

yang bersifat wajib. Sebagian atau semua Sistem Manajemen samasekali tidak diterapkan

4.6.1.2. Terjadi pelanggaran atau ketidaksesuaian yang berdampak luas danmenyangkut kinerja Sistem Manajemen organisasi

4.6.1.3. Terjadi ketidaksesuaian yang menyebabkan ketidakpuasan pelanggandan kejadian tersebut berulang tanpa tindakan korektif

4.6.1.4. Terjadi temuan Minor yang sama di berbagai proses.

4.6.2. Minor4.6.2.1. Terjadi ketidaksesuaian yang terlokalisasi di suatu tempat4.6.2.2. Terjadi ketidaksesuaian yang dampaknya terhadap kinerja Sistem

Manajemen dan atau kepuasan pelanggan tidak signifikan.

4.6.3. Observasi/Rekomendasi:4.6.3.1. Ditemukan potensi ketidaksesuaian

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




4.7. Kategori temuan ditetapkan untuk memberikan prioritas melakukan tindakanperbaikan atau peningkatan terus menerus.

4.8. Temuan audit yang memerlukan tindak lanjut mengacu pada Prosedur Tindakanperbaikan (PDR.PKKT.31)

4.9. Hasil pelaksanaan audit dibahas dalam Rapat Tinjauan Manajemen

5. Dokumen Terkait5.1. Semua dokumen Manual Mutu5.2. Semua dokumen Prosedur Mutu

6. Formulir yang digunakan6.1. Rencana pengukuran kinerja SMM6.2. FORM. MR.50 Jadwal Audit Internal6.3. FORM. MR.51 Checklist Audit6.4. FORM. PJMKs.02 Laporan Ketidaksesuaian Dan Penyelesaiannya (LKP)6.5. FORM.MR. 47 Log Book LKP6.6. FORM.MR. 52 Laporan Hasil Audit Internal

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




7. Prosedur


Direktur MR LeadAuditor Auditor Auditee DC Staf terkait Keleng-

kapanWkt Output

1

Menyiapkankualifikasi leadauditor danauditor

Sertifikatauditor,SKauditor

2Menetapkanrencana auditinternal tahunan

Rencanapengukuran kinerjaSMM

3Menetapkanjadwal audit danauditor

Setuju?

Jadwalauditinternal

4

Menginformasikanjadwal audit danarea yg diaudit kpdseluruh auditeedan auditor

Jadwalauditinternal

5Membuat checklistaudit (juga melihataudit sebelumnya,jk diperlukan)

Checklistauditinternal

6 Melakukan prosesaudit


7 Mencatattemuan audit Ada NC?


LKP

8

MenerbitkanLKP danmemintapersetujuanauditee

Setuju?

Setuju?

LKP

9 Mencatat targetpenyelesaian LKP

10Mencatat LKPke Log bookLKP

LKP

11Mendistribusi-kan LKP kebagian terkait

LKP, bukuekspedisi

12 Mengidentifikasipenyebab LKP

13

Menetapkanrencana tindaklanjut danmengembalikanLKP ke MR

LKP

14 Melaksanakantindak lanjut

LKP, formterkait

15 Verifikasi tindaklanjut

Setuju?

LKP

T

Y

T

AY

MemintakeputusanMR/LA

T

MembatalkanLKP

T

Y

Y

1

Y

T

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,





Direktur MR LeadAuditor Auditor Auditee DC Staf terkait Keleng-

kapanWkt Output

16 Menutup LKP LKP

17 Memperbaruilogbook LKP

LogbookLKP

18 Membuatlaporan audit

Laporanaudit

19Menyerahkanlaporan audit keMR/LA

Laporanaudit,bukuserahterima

20

Mencatat danmenyimpanhasilpelaksanaanaudit

LKP,checklistaudit,laporanaudit

21

Membahas hasilaudit dalamrapat tinjauanmanajemen

AgendaRTM

A 1

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,


TINJAUAN MANAJEMENPDR.PKKT.3015 September 2015


CATATAN REVISI


PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




1. Tujuan1.1. Untuk menerangkan proses tinjauan manajemen di Poltekkes KemenKes KALTIM

supaya setiap dapat dilakukan tepat waktu dan memberikan rekomendasi untukmelakukan perbaikan dan peningkatan proses, hasil dan sistem manajemen mutu.

1.2. Sebagai acuan untuk melakukan tinjauan manajemen secara efektif sesuai denganSMM ISO 9001:2008.

2. Ruang Lingkup2.1. Prosedur ini mencakup mulai proses penentuan jadwal dan peserta, pembuatan

undangan, pelaksanaan, pembuatan risalah rapat, distribusi hasil rapat, tindak lanjuthasil rapat dan verifikasi hasil pelaksanaan keputusan rapat.

2.2. Prosedur ini berlaku hanya untuk rapat tinjauan manajemen, dan tidak berlaku untukrapat yang lain.

3. DefinisiTinjauan manajemen adalah kajian secara menyeluruh terhadap penerapan sistemmanajemen mutu ISO 9001:2008 di Poltekkes KemenKes KALTIM, serta rekomendasiperbaikan dan peningkatan yang diperlukan untuk efektivitas dan efisiensi penerapansistem tersebut.

4. Ketentuan Umum4.1. Tinjauan manajemen dihadiri oleh Direktur, MR, Pembantu Direktur, Ketua Jurusan/

Prodi/ Unit Kerja.4.2. Tinjauan manajemen dilaksanakan secara periodik sekurang-kurangnya setiap 6

(enam) bulan sekali.4.3. Tinjauan manajemen tidak terjadwal, dapat dilakukan bila dibutuhkan.4.4. Undangan tinjauan manajemen dapat didistribusikan lewat e-mail, memo atau surat.4.5. Agenda pembahasan dalam tinjauan manajemen mencakup :

4.5.1. Kebijakan mutu, pencapaian sasaran mutu dan kinerja layanan dari setiapKetua Jurusan/ Prodi/ Unit, Hasil pencapaian rencana manajemen mutu,yang juga merupakan kinerja proses.

4.5.2. Hasil audit internal maupun eksternal.4.5.3. Umpan balik stakeholder, mencakup hasil pengukuran kepuasan pelanggan

serta keluhan stakeholder.4.5.4. Status tindakan perbaikan dan pencegahan.4.5.5. Hasil tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya.4.5.6. Perubahan sistem manajemen mutu.4.5.7. Rekomendasi untuk peningkatan.

4.6. Dalam tinjauan manajemen, Pembantu Direktur, Ketua Jurusan/ Prodi/ Unit Kerja /melaporkan kinerja masing-masing.

4.7. Hasil dari tinjauan manajemen, mencakup rekomendasi:4.7.1. Perbaikan dan Peningkatan sistem manajemen mutu4.7.2. Perbaikan dan Peningkatan proses dan layanan4.7.3. Perencanaan sumber daya

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




4.8. Pembahasan Tinjauan Manajemen yang memerlukan tindak lanjut makadilaksanakan sesuai dengan PDR.PKKT.31 Tindakan Perbaikan

5. Dokumen Terkait5.1. PM-PKKT 3.1 Pernyataan Kebijakan Mutu5.2. PM-PKKT 5.3 Kebijakan Mutu5.3. PM-PKKT 5.6 Tinjauan Manajemen5.4. PM-PKKT 7.1 Perencanaan Realisasi Layanan5.5. PM-PKKT 8.1 Pemantauan, Analisis, Dan Peningkatan5.6. PM-PKKT 8.2 Pengukuran Dan Pemantauan5.7. PM-PKKT 8.3 Pengendalian Layanan Tidak Sesuai5.8. PDR.PKKT.25 Penanganan Keluhan Stakeholder5.9. PDR.PKKT.26 Pengukuran Kepuasan Stakeholder5.10.PDR.PKKT.32 Tindakan Pencegahan5.11.PDR.PKKT.31 Tindakan Perbaikan5.12.PDR.PKKT.29 Audit Internal

6. Formulir yang digunakan6.1. FORM.MR. 48 Undangan Tinjauan Manajemen6.2. FORM.PJMKS.14 Agenda Rapat6.3. FORM. MR. 49 Risalah Rapat Tinjauan Manajemen6.4. FORM.PJMKS 05 Daftar Hadir

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




7. Prosedur


ketMR Direktur Kajur/ Kaprodi/

Unit TerkaitNotulisRapat


1 Merencanakan tinjauanmanajemen tahunan

Rencanapengukurankinerja SMM

2 Membuat undangantinjauan manajemen

Undangan rapattinjauanmanajemen

3 Meminta persetujuandirektur

Setuju?Undangan rapattinjauanmanajemen

4Mempersiapkan laporanyang akan disajikan dalamrapat

Agenda rapattinjauanmanajemen

5 Membuka rapat tinjauanmanajemen

Daftar hadir

6 Memimpin jalannya rapat

7

Melaporkan hasilpenerapan SMM dimasing-masingjurusan/prodi/unit kerjakepada direktur

Agenda rapat

8Memberikan rekomendasipeningkatan atas problemyang terjadi

Risalah rapat

9 Mencatat notulen hasilrapat Risalah rapat

10 Meminta persetujuanpeserta rapat

Setuju? Risalah rapat

T

Y

1

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,





ketMR Direktur Kajur/ Kaprodi/

Unit TerkaitNotulisRapat


11 Menutup rapatRisalah rapattinjauanmanajemen

12 Mendistribusikan risalahrapat ke peserta rapat Daftar distribusi

13

Menindaklanjutikeputusan RTM mengacuPDR. Tindakanperbaikan/PDR. Tindakanpencegahan

LKP

14 Memverifikasi hasil tindaklanjut

Efektif?

LKP

15 Menutup tindak lanjutRTM

LKP

16

Membuat laporan untukdibawa ke dalam tinjauanmanajemen berikutnyadan memperbarui logbook LKP

Risalah Rapat,logbook LKP

1

T

Y

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,


TINDAKAN PERBAIKANPDR.PKKT.3115 September 2015


CATATAN REVISI


PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




1. Tujuan1.1. Untuk menerangkan mekanisme tindakan perbaikan atas ketidaksesuaian, agar setiap

tindakan perbaikan yang diambil dapat menghilangkan penyebab ketidaksesuaian danmencegah berulang kembali.

1.2. Sebagai panduan bagi karyawan, untuk melakukan tindakan perbaikan yang efektif danefisien sesuai SMM ISO 9001:2008

2. Ruang Lingkup2.1. Prosedur ini mencakup identifikasi ketidaksesuaian, analisa penyebab ketidaksesuaian,

penetapan rencana perbaikan, pelaksanaan tindakan perbaikan, sampai pada verifikasiterhadap tindakan perbaikan yang sudah dilakukan.

2.2. Prosedur ini berlaku untuk semua ketidaksesuaian sistem manajemen mutu.

3. Definisi3.1. Ketidaksesuaian (non-conformance) adalah tidak terpenuhinya suatu persyaratan.3.2. Tindakan perbaikan (corrective action) adalah aktivitas yang dilakukan untuk

menghilangkan penyebab dari suatu ketidaksesuaian, serta dipastikan tidak terulangkembali.

3.3. Koreksi adalah tindakan untuk memperbaiki ketidaksesuaian3.4. Persyaratan (requirement) adalah harapan atau kebutuhan yang dapat berupa ketetapan,

ketentuan atau kewajiban, baik yang dinyatakan ataupun tidak dinyatakan.3.5. Originator adalah orang/ personil yang mendapati ketidaksesuaian3.6. LKP adalah laporan ketidaksesuaian dan penyelesaiannya

4. Ketentuan Umum4.1. Tindakan perbaikan dapat dilakukan atas ketidaksesuaian yang teridentifikasi pada saat

terjadi, tidak terkecuali:4.1.1. proses penanganan keluhan stakeholder4.1.2. proses penanganan ketidaksesuaian layanan4.1.3. proses audit internal4.1.4. proses monitoring4.1.5. proses analisa data4.1.6. temuan/ laporan lainnya

4.2. Orginator menerbitkan LKP4.3. Apabila permintaan tindakan perbaikan belum diselesaikan sesuai dengan target

penyelesaian, maka akan diadakan eskalasi laporan kepada MR.

5. Dokumen Terkait5.1. Semua dokumen Pedoman Mutu5.2. Semua dokumen Prosedur Mutu

6. Formulir yang digunakan6.1. FORM.PJMKS.02 Laporan Ketidaksesuaian Dan Penyelesainnya (LKP)6.2. FORM.MR.47 Log Book LKP

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




7. Prosedur


ketOriginator Kajur/ Kaprodi/kepala unit kerja DC MR Keleng-

kapan Waktu Output

1

Menemukanketidaksesuaian dariberbagaiproses/aktivitas

LKP

2 Menerbitkan LKP

Laporanketidaksesuaindanpenyelesaiannya(LKP)

3

Menyerahkan LKPkepadaKajur/Kaprodi/kepalaunit kerja terkait danmendaftarkan keMR/DC

Setuju?

LKP

4 Meregister LKP kedalam Log book Logbook LKP

5

Menyerahkan LKPkepadaKajur/Kaprodi/kepalaunit kerja terkait

Buku Ekspedisi

6Mengundangoriginator terkait utkrapat, jk diperlukan

Undangan

7Menganalisa akarpenyebabketidaksesuaian

LKP

Y

AT

1

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

ketOriginatorKajur/

Kaprodi/ UnitTerkait

Karyawan terkait MR DC Keleng-

kapan Waktu Output

8

Menentukantindakan perbaikanuntukmenghilangkan akarpenyebab, termasuktarget waktupenyelesaian

Jadwalperbaikan,LKP

9

Menginformasikanrencana tindakanperbaikan kepadaMR

Jadwalperbaikan

10Melaksanakankoreksi dan tindakanperbaikan

Formulirterkait

11 Memantau tindakanperbaikan

AdaMasalah?

Formulirterkait

12 Memverifikasi hasiltindakan perbaikan Efektif?

LKP

LKP baru

13 Menutup LKP LKP

14 Memperbarui statusLKP

LogbookLKP

15 Mengkaji efektifitashasil perbaikan

1 A

T

Y

T LKP baru

Y

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,


TINDAKAN PENCEGAHANPDR.PKKT.3215 September 2015


CATATAN REVISI


PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




1. Tujuan1.1. Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan mekanisme tindakan pencegahan atas

potensi ketidaksesuaian, sehingga setiap tindakan pencegahan dapat dilakukansecara efektif untuk menghilangkan potensi penyebab ketidaksesuaian.

1.2. Memberikan pedoman bagi semua karyawan untuk melakukan tindakanpencegahan sesuai SMM ISO 9001:2008.

2. Ruang Lingkup2.1. Prosedur ini mencakup identifikasi potensi ketidaksesuaian, analisis potensi

ketidaksesuaian, rencana tindakan pencegahan, pelaksanaan tindakanpencegahan, sampai pada verifikasi terhadap tindakan pencegahan yang sudahdilakukan.

2.2. Prosedur ini berlaku untuk semua proses pendidikan atau aktivitas systemmanajemen mutu di Poltekkes KemenKes Kaltim.

3. Definisi3.1. Tindakan pencegahan (preventive action) adalah tindakan untuk menghilangkan

potensi akar penyebab ketidaksesuaian agar tidak terjadi ketidaksesuaian.3.2. Persyaratan (requirement) adalah harapan atau kebutuhan yang dapat berupa

ketetapan, ketentuan, atau kewajiban, baik yang dinyatakan ataupun tidakdinyatakan.

3.3. Originator adalah personil yang mendapati potensi ketidaksesuaian3.4. DC adalah document controller3.5. LKP adalah laporan ketdakssuaian dan penyelesaiannya.

4. Ketentuan Umum4.1. Tindakan pencegahan dapat dilakukan pada semua proses pendidikan.4.2. Tindakan pencegahan selalu diawali analisa data terhadap berulangnya

ketidaksesuaian/ potensi terjadinya ketidaksesuaian4.3. MR atau Penanggung jawab unit kerja bertanggung jawab atas analisa dan

penyelesaian berulangnya ketidaksesuaian yang terjadi di area kerjanya.

5. Dokumen Terkait5.1. Semua dokumen Pedoman Mutu5.2. Semua dokumen Prosedur Mutu

6. Formulir yang digunakan6.1. FORM.PJMKS.02 Laporan Ketidaksesuaian dan Penyelesaiannya (LKP)6.2. FORM.MR.47 Log book LKP6.3. FORM. PJMKS.06 Undangan rapat

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,




7. Prosedur


ketOriginator Kajur/ Kaprodi/ kepala unit

kerja DC MR Keleng-kapan Waktu Output

1Mengidentifikasiaktivitas/proses yang adadi masing-masingjurusan/prodi/unit kerja

LKP

2Mengidentifikasi potensiketidaksesuaian dariaktivitas/proses tersebut

Laporanketidaksesuaindanpenyelesaiannya(LKP)

3Menerbitkan LKP danmenyerahkannya keMR/DC

LKP

4 Meregister LKP ke dalamLog book Logbook LKP

5 Menyerahkan LKP kepadaunit kerja terkait

LKP, BukuEkspedisi

6Mengundang karyawanterkait utk rapat, jkdiperlukan

Undangan

7Menganalisa akarpenyebab potensiketidaksesuaian

LKP

1

PROSEDURMUTU

Disiapkan Disahkan

MR,


Direktur,





ketOriginator Kajur/ Kaprodi/ Unit

TerkaitKaryawan

terkait MR DC Keleng-kapan Waktu Output

8Mengidentifikasi akarpenyebab potensial danmenentukan rencanatindakan pencegahan

LKP

9Menginformasikanrencana tindakanpencegahan kepada MR

LKP

10 Melaksanakan tindakanpencegahan LKP

11 Memverifikasi hasiltindakan pencegahan

Efektif?

LKP

LKP baru

12 Menutup LKP LKP

13 Memperbarui status LKP LogbookLKP

14 Mengkaji efektifitas hasiltindakan pencegahan

T LKP baru

Y

1

disiapkan disahkan prosedur -...

Documents