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Dématérialisation des factures du Secteur Public

Préparation de l’ouverture généralisée de Chorus Pro au 1er janvier 2017

Web conférence à destination des EPLE - EPN

2

Présenter les manipulations à réaliser dans Chorus Pro pour paramétrer les structures

Présenter les modalités de saisie de l’assistance en ligne

Objectifs du webinaire

3

Dans le cadre de l’accélération des échanges numériques entre les entreprises et les administrations, les factures entre les structures du secteur public et leurs fournisseurs doivent progressivement être dématérialisées.

A compter du 1er janvier 2017, l’Etat, les collectivités territoriales et leurs établissements publics respectifs seront dans l’obligation d’accepter les factures électroniques.

Pour les émetteurs de factures à destination du secteur public, l’obligation est progressive :

Chorus Pro est l’outil qui permettra la mise en œuvre de cette obligation. Il devra ainsi être utilisé pour le dépôt, la transmission et la réception des factures électroniques.

Introduction

4

Paramétrage des structures

1. Principes généraux de gestion des structures, services, espaces et utilisateurs

2. Initialisation des données

3. Les échéances-clés pour paramétrer les structures

4. Démarche de paramétrage

5. Créer son entité publique et son compte dans Chorus Pro

6. Accès à Chorus Pro

Démonstration

1. Vérification des utilisateur du rôle de gestionnaire principal

2. Mise à jour de la fiche structure pour l’annuaire des destinataires

3. Gestion des habilitations des utilisateurs

Dispositif de support

1. Présentation du dispositif de support

2. Accès à la documentation

3. Appel à l’avatar

4. Saisie d’une sollicitation

Annexe

Sommaire

5

Fiche structure

Principes généraux de gestion des structures

Service 1

Service 2

Espaces

Espaces

La fiche structure identifie chaque émetteur/récepteur en tant que fournisseur ou structure publique.

...

Service X

Une fiche structure peut contenir 0 ou x

service(s). Ils permettent essentiellement

de faciliter le routage de la facture dans la structure.

L’espace détermine les fonctionnalités auxquelles les

utilisateurs auront accès.

Utilisateur

Les utilisateurs (compte utilisateur)

sont rattachés à une ou x structure(s),

à 0 ou x services, et ont accès aux

espaces auxquels ils sont habilités.

1

3

4

6

Fiche structure

Initialisation des données

Service 1

Service 2

Espaces

Espaces

Les fiches structures sont créées automatiquement à partir d'une la collecte pour les établissements publics

...

Service X

Seul un service est créé par défaut. Il s’agit du service FACTURES_PUBLIQUES qui servira

à la facturation intra sphère publique

Par défaut, chaque utilisateur a accès aux espaces « factures

émises », « factures reçues » et « sollicitations émises ». Les

gestionnaires ont également accès à « activités du gestionnaire »

Utilisateur

Les utilisateurs sont créés à partir du référentiel MADRHAS de la DGFiP

et rattachés automatiquement aux structures

1

3

4

7

A compter du 1er janvier 2017, les collectivités territoriales et les établissements publics seront dans l’obligation d’accepter les factures électroniques

Deux échéances sont donc à respecter :

30 Octobre 2016 : la structure doit être paramétrée dans Chorus Pro afin que l’ensemble des fournisseurs puissent disposer de « l’annuaire des structures publiques »

1er Janvier 2017 : les utilisateurs doivent être en mesure de gérer les factures électroniques :

Les utilisateurs ont un compte et accèdent bien à Chorus Pro

Les utilisateurs sont habilités aux structures, services et espaces nécessaires au traitement des factures et des sollicitations

Les échéances-clés pour paramétrer les structures

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Démarche de paramétrage

1 - Vérification par les utilisateur

2 – Mise à jour de la fiche structure pour l’annuaire

des destinataires

3 – Gestion des habilitations des

utilisateurs

Les utilisateurs doivent :

Se connecter via le PIGP

Vérifier leur compte :

Les informations générales de mon compte utilisateur

L’accès aux espaces (factures émises et reçues / activités du gestionnaire / sollicitations émises)

Le rattachement aux structures

Le rôle (gestionnaire principal / gestionnaire secondaire)

Pour l’utilisateur qui est gestionnaire principal par erreur :

Transférer le droit de gestionnaire principal à la bonne personne

Le gestionnaire principal doit :

Modifier le cas échéant les fiches structures en vue de la mise à jour de l’annuaire des destinataires

Les informations générales (raison sociale, adresse…)

Le paramétrage des structures (paramètres / services, etc.)

La création des services


Gérer les habilitations des utilisateurs

Changement des profils de gestionnaire secondaire en utilisateur simple pour les personnes concernées

Habilitations des utilisateurs par service et par espace

9

En cas de non réception, vérifier que le courriel n'est pas dans la boite « Courriers indésirables » ou « spams » de la messagerie

Typologie Objet du

mail Emetteur Contenu du mail

Structures

publiques se

connectant par

le PIGP)

Identifiant DGFIP ASPASIE [[email protected]]

APPLICATION ASPASIE - Demande d'accès aux services DGFIP -

Création d'un identifiant Votre identifiant de connexion aux applications de

la DGFIP est : pnom11-xt

Mot de passe DGFIP

ASPASIE [[email protected]]

APPLICATION ASPASIE - Demande d'accès aux services DGFIP -

Création d'un mot de passe Votre mot de passe de connexion aux applications

de la DGFIP est : xxxxxxxx

Modification de vos droits applicatifs

[email protected] (vide)

Détail des courriels reçus par les utilisateurs

10

L’accès à Chorus Pro se fait à partir du PIGP

Chorus Pro est compatible avec les navigateurs ci-dessous. Pour chaque navigateur est précisée la version minimum que l’utilisateur doit avoir pour utiliser Chorus Pro

Type de navigateur Version minimum

IE 11

Chrome 23

Firefox 17

Accès à Chorus Pro

11







Démonstration









Annexe

Sommaire

12

Vérification du paramétrage (1/3)

1 - Vérification par les utilisateurs


des destinataires


utilisateurs



















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Connectez-vous au Portail de Gestion Publique (PIGP) https://portail.dgfip.finances.gouv.fr/portail/

Renseignez les champs « identifiant » et « mot de passe » Cliquez sur « connexion »

Diapositive non présentée en séance - reprend le

déroulé de la démonstration

PIGP – Ecran « Authentification »

https://portail.dgfip.finances.gouv.fr/portail/


14

Cliquez « Demat. Des factures »



PIGP – Ecran « Accueil »

15

Cet écran n’apparaît qu’à la 1ère connexion. Les informations sont pré-remplies par le référentiel MADRHAS, lui-même initialisé par la collecte Vérifiez les informations (nom, prénom, adresse). Tout est modifiable Si besoin, changer l’adresse de contact (ex : pour recevoir les notifications sur une BAL

structurelle Cliquez sur « Valider » pour passer à l’étape suivante



CP – Ecran « 1ère connexion »

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Vérifiez la présence des espaces « factures émises », « mon compte », « factures reçues », « sollicitations émises » et, si vous êtes gestionnaire, « activités du gestionnaire »

Cliquez sur « Mon compte »

S’il manque un espace, le gestionnaire peut en ajouter



CP – Ecran « Accueil »

17

L’écran reprend les informations préalablement validées (informations générales et adresse postale) Décochez « Recevoir les notifications », si vous ne souhaitez pas recevoir de courriel de

Chorus Pro Cliquez sur « Valider » pour enregistrer la modification



CP – Ecran « Mon compte » (1/2)

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Vérifiez que vous êtes bien rattaché aux structures et que le rôle est bien « gestionnaire principal » ou « gestionnaire secondaire ». Pensez à faire dérouler les « pages » pour pouvoir visualiser toutes les structures

En cas de manque d’une structure, cliquez sur « demander un rattachement »




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Si vous n’êtes pas le « gestionnaire principal », cliquez sur la corbeille

Une fenêtre de confirmation s’affiche, cochez la case et cliquez sur « valider »




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CP – Ecran « sélection GP »

Cliquez sur « rechercher un utilisateur »

Renseignez les critères puis cliquez sur « rechercher ». Cochez la case de sélection de l’utilisateur qui deviendra gestionnaire principal puis cliquez sur « valider »

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Vérifier la liste des SIRET accessibles dans Chorus Pro

Cas 1 : il manque un SIRET

Si le SIRET existe : faire une demande de rattachement dans Chorus Pro

Si le SIRET n’existe pas : demander de création de SIRET à partir du formulaire dédié disponible sur Communauté Chorus Pro

Remarques : – Le formulaire est à renvoyer à l’adresse : [email protected]

– La création du SIRET peut prendre un délai d’un mois environ

– Une fois les fiches structures créées, il faudra demander à créer / habiliter des utilisateurs sur les fiches

Cas 2 : je suis rattaché à un SIRET qui n’est pas destinataire de factures

Il faut demander à désactiver le SIRET en envoyant un mail à :[email protected]

Indiquer : « Merci de ne pas activer / de désactiver ma structure [numéro de SIRET] au 1er janvier 2016] »

Le SIRET sera toujours visible dans l’annuaire des destinataires sur Chorus Pro, mais, contrairement aux autres SIRET, il ne sera jamais activé.

mailto:[email protected]


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Vérifier la liste des utilisateurs

Certains utilisateurs ne sont pas créés :

Créer son compte utilisateur

La création des utilisateurs des structures publiques hors Etat ne peut se faire directement sur Chorus Pro. Vous devez préalablement être habilités sur le PIGP qui constitue le point d’accès unique à Chorus Pro.

Je suis une entité du Secteur Public Local hors EPLE

Je suis un EPN ou un EPLE

Les utilisateurs initiaux ont été collectés par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP). Si votre établissement n’a pas pu participer à cette collecte contactez le bureau CE2B de la DGFIP ([email protected])

Les utilisateurs disposant d’accès à Hélios via le PIGP au 30/08/16 ont reçu leur accès à Chorus Pro. Pour ajouter / supprimer des utilisateurs, adressez-vous à votre comptable public ou au correspondant dématérialisation de la DDFiP de votre département.

Envoi de vos accès au PIGP (le cas échéant) et à Chorus Pro




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Vérifier qui est gestionnaire principal

Cas 1 : le gestionnaire principal a bien accès à Chorus Pro : il peut transférer le rôle de gestionnaire principal via l’espace « mon compte »

Cas 2 : le gestionnaire principal est parti : il faut saisir une sollicitation en indiquant :

Le numéro de SIRET de la structure concernée, ainsi que sa raison sociale

L’identifiant de connexion du Gestionnaire Principal actuel, ainsi que son nom et prénom

L’identifiant de connexion du Gestionnaire Principal cible, ainsi que son nom et prénom

24


1 - Vérification par les utilisateurs


des destinataires


utilisateurs



















25




Pour accéder à l’espace dédié aux gestionnaires, cliquer sur « Activités du gestionnaire »

26



CP – Ecran « Activités du gestionnaire» (1/2)

La partie « mes actions en attente » présente : – Les demandes de rattachement à une structure réalisées par les utilisateurs – Les demandes d’abonnement à un espace réalisées par les utilisateurs

Le gestionnaire pourra : Accéder à la demande en vue de la valider Consulter la demande Refuser la demande

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CP – Ecran « Activités du gestionnaire» (2/2)

La partie « mes structures » présente les structures pour lesquelles vous êtes gestionnaire. Cliquez sur le « stylo » pour la modifier

La partie « historique » recense les validations et refus de demandes de rattachement ou d’abonnement

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La structure est pré-remplie Vérifiez les informations générales et l’adresse En cas d’erreur, les champs encadrés en rouge sont modifiables



CP – Ecran « Structure » (1/4)

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Cliquez sur « ajouter des services » si vous souhaitez avoir des services pour votre structure. Par défaut, il y a au moins 1 service pour la facturation intra sphère publique




30

Saisissez le code et le libellé Choisissez les dates de validité et le paramètre sur l’engagement Cliquez sur « valider » pour revenir à l’écran de gestion de la structure



CP – Ecran « Service »

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Renseignez les paramètres sur le code service, le numéro d’engagement et le statut « mis en paiement ». – Le paramètre « recevoir des données via EDI » sera rempli automatiquement à partir du référentiel

de la DGFiP – Le paramètre « structure avec MOA » ne servira qu’au moment de la mise à disposition de l’espace

« factures de travaux » en novembre

Cliquez sur « valider » en cas de modification sur les informations générales, l’adresse postale ou les paramètres




32


1 - Vérification des utilisateur du rôle de gestionnaire principal


des destinataires


utilisateurs



















33

Vérifiez la présence des utilisateurs et leur rôle. Pensez à faire dérouler les « pages » pour pouvoir visualiser tous les utilisateurs

Cliquez sur le « stylo » pour consulter le rattachement et modifier le profil le cas échéant

En cas de manque d’un utilisateur, cliquez sur « rattacher un utilisateur »




34

Modifiez le rôle le cas échéant (uniquement accessible pour le gestionnaire principal)



CP – Ecran « Rattachement » (1/2)

35

En cas d’habilitation d’un utilisateur à la maille « service », décochez « rattacher à la structure » et cochez les cases par service

Cliquez sur « valider » pour revenir à l’écran de gestion de la structure



CP – Ecran « Rattachement » (1/2)

36

Pour gérer les espaces au niveau de la structure ou d’un service, dans la partie « espaces » de la fiche structure, cliquez sur « ajouter un espace »

Au niveau Services : sélectionnez « tous les services » si les espaces doivent être ouverts sur toute la structure, sinon cochez les cases au niveau des services

Puis pour un espace : cochez « consultation » si les utilisateurs peuvent visualiser les objets (facture, sollicitation…) sans les modifier ; « modification » s’ils peuvent agir dessus (création, modification…)

Cliquez sur « valider » pour enregistrer la modification




37







Démonstration









Annexe

Sommaire

38

En cas de problèmes ou de questions, l’utilisateur a des canaux de communication adaptés en fonction de son problème

Problème de connexion au PIGP – Sur le PIGP, accès à la FAQ

– Par téléphone, appeler l’assistance téléphonique 0810 001 856

Problème dans l’utilisation de Chorus Pro – Sollicitation de l’avatar

– Sur CCP, saisie d’une question

Problème de raccordement – Sur le portail allégé, consultation de la documentation

– Par mail, envoi d’un message au support qualification

Le support portera uniquement sur le périmètre Chorus Pro. Les pilotes doivent donc avoir défini leur propre dispositif de support avec leur éditeur


39

Contacter l’assistance

gestion publique

2

0810 001 856

Consulter la Foire aux Question

1


Problème de connexion au PIGP


40

Poser votre question à

Claude directement sur

Chorus Pro

2 Discuter en ligne

avec un conseiller et être

rappelé si nécessaire

3

Saisir une sollicitation

4 Consulter la FAQ

et les guides utilisateurs sur communauté Chorus Pro

1

Avant de saisir une sollicitation A

La procédure est identique quel que soit le mode de raccordement en production : EDI ou services.

HTTPS://COMMUNAUTE-CHORUS-PRO.FINANCES.GOUV.FR

https://chorus-pro.gouv.fr/cpp/

Problème d’utilisation de Chorus Pro

https://communaute-chorus-pro.finances.gouv.fr/









41

Vous retrouverez l’ensemble de la documentation listée dans les plannings sur la plate-forme Communauté Chorus Pro (CCP) :


Le site donne accès au « kit de déploiement entités publiques » (voir diapo suivante) ainsi qu’à une FAQ.

Cette plate-forme est accessible sans identifiant ni mot de passe. Un espace est également dédié aux fournisseurs

Accès à la documentation







42

Comprendre les principes-clés du portail Chorus Pro

Connaître les spécifications en tant qu’éditeurs de solution raccordé à Chorus Pro

Obtenir la définition des principaux termes utilisés dans le cadre du projet

Documentation existante

Savoir réaliser les manipulations sur le portail Chorus Pro pour un gestionnaire ou un utilisateur simple (saisir une facture, suivre le traitement d’une facture…)

Obtenir le kit de communication (plaquette, affiche…)

Connaître :

la liste des entreprises concernées par l’obligation en 2017

la liste des fournisseurs dans Chorus Factures

Obtenir les outils du déploiement utilisés avec les pilotes (outil de pilotage, plan de communication…)

43

En cas de questions sans réponse dans les guides utilisateurs, cliquez sur « demander » Posez votre question et cliquez sur « OK » Renseignez « je veux être mis en relation avec un conseiller » pour pouvoir entrer un

contact avec un conseiller




44

Si la documentation et l’avatar ne répond pas à vos questions ou en cas de problèmes applicatifs, cliquez sur « sollicitations émises » ou « nous contacter »




45

Cliquez sur « saisir sollicitation »



CP – Ecran « espace sollicitations»

46

Saisissez la catégorie et la sous catégorie Choisissez la structure émettrice voire le service



CP – Ecran « sollicitations » (1/2)

47

Décrivez le problème dans le champ « description » Cliquez sur « gestion pièce jointe » pour ajouter un document (par exemple : une copie

d’écran) Cliquez sur « valider et envoyer »



CP – Ecran « sollicitations » (2/2)

48

Une fenêtre de récapitulatif apparaît. Le numéro de la sollicitation apparaît, il sera utile pour le suivi de son traitement

Le suivi du traitement est possible grâce aux fonctions « synthèse » et « rechercher »



CP – Ecran « récapitulatif»

49







Démonstration









Annexe

Sommaire

50

Annexe – Vider les caches (1/2)

En cas d’erreur proxy rencontrée en utilisant Chorus Pro…

…La solution proposée est de « vider les caches ». Par exemple, sur IE 11 : • Allez dans « Outils » puis « Options internet » • Cliquez sur « Supprimer… » et sélectionnez « Fichiers… temporaires » et « Cookies… » • Cliquez sur « Supprimer » • Fermez entièrement votre navigateur

51

Par exemple, sur MF 38 : • Allez dans « » puis « Options » • Cliquez sur « Avancé » et cliquez « vider maintenant » • Fermez entièrement votre navigateur

Annexe – Vider les caches (2/2)

52

Principe : le profil détermine ce que peut faire un utilisateur sur la fiche structure

Le gestionnaire principal est unique par structure, il peut : – Paramétrer les espaces, structures et services

– Gérer les comptes utilisateurs et valider les rattachements

– Définir des gestionnaires secondaires

– Consulter l’ensemble des objets sur lesquels il est habilité (factures, sollicitations...)

Le gestionnaire secondaire a les mêmes habilitations que le gestionnaire principal, sauf pour :

– Créer de nouveaux gestionnaires secondaires

– Transférer le rôle de gestionnaire principal

Les autres utilisateurs ont accès aux espaces sur lesquels les gestionnaires les ont habilités. En fonction, l’utilisateur pourra :

– Saisir des factures, des sollicitations

– Gérer son compte utilisateur et faire des demandes de rattachement à des services/structures...

Annexe – profil des utilisateurs

53

Annexe – gestion de services sur la structure

Un trop grand nombre de services serait plus lourd difficile à gérer (charge de gestion des services et des habilitations des utilisateurs)

Le choix de créer des services sur une structure est facultatif.

L’intérêt de définir des services pour un fournisseur est de limiter le périmètre d’intervention des utilisateurs. En effet, les utilisateurs rattachés à un service ne pourront envoyer et consulter que les factures saisies sur ce code service.

Chaque service est identifié par un code et un libellé.

Il ne peut exister 2 services avec le même code au sein d'une même structure.

La définition des codes et des libellés est à la charge de chaque fournisseur

Un même code service (même codification) peut néanmoins être créé sur plusieurs structures différentes

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Espaces ouverts par défaut à l’ensemble des utilisateurs

Espaces accessibles uniquement sur validation du gestionnaire principal de la structure (espaces accessibles au fil de l’eau d’ici la fin d’année)

Mon compte Mes factures de travaux

Mes sollicitations émises Mon suivi et qualification de flux

Mes factures émises Mes factures à valider

Mes factures reçues Mes remboursements TIC

Activités du gestionnaire (uniquement pour les profils de gestionnaire)

Principes : Un espace représente un ensemble de fonctionnalité.

Annexe – gestion des espaces

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Annexe – transfert du rôle du gestionnaire principal

Le transfert du rôle du gestionnaire principal est décrit dans le guide utilisateur « activité du gestionnaire »

Ce transfert implique une action du gestionnaire principal

Dans le cas où le gestionnaire principal n’est plus dans l’entreprise, la demande de changement doit se faire auprès de Chorus Assistance ([email protected]) en précisant:

Le numéro de SIRET de la structure concernée, ainsi que sa raison sociale

L’identifiant de connexion du Gestionnaire Principal actuel, ainsi que son nom et prénom

L’identifiant de connexion du Gestionnaire Principal Cible, ainsi que son nom et prénom




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