document & process management per la gestione del protocollo della pubblica amministrazione
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Esempi applicativi della gestione documentale e della registrazione dei documenti in ingresso alle Pubbliche Amministrazioni. Document & Process Management per la gestione del Protocollo: dalla classificazione, alla trasmissione, all'assegnazione del numero di Protocollo, fino alla stampa del registro Protocolli.TRANSCRIPT
Gestione Protocollo Pubblica Amministrazione
I documenti della Pubblica
Amministrazione vanno “registrati”
Le Pubbliche Amministrazioni hanno una serie di obblighi
relativamente alla registrazione dei loro documenti
DPR 28 Dicembre 2000, n.445 art.53, comma 5
Sono oggetto di registrazione obbligatoria tutti i documenti
ricevuti ed inviati dall’Amministrazione Pubblica e tutti i
documenti informatici.
Ne sono esclusi le gazzette, i bollettini ufficiali e i notiziari della
Pubblica Amministrazione, le note di ricezione delle circolari e
altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i
giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a
manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione
particolare dell’Amministrazione.
I documenti della Pubblica
Amministrazione vanno “registrati”
Le Pubbliche Amministrazioni hanno quindi l’obbligo di :
Registrare il documento (Protocollazione o Repertoriazione)
Gestire i flussi documentali integrati con il protocollo informatico
Introdurre dei titolari di classificazione (Classificare)
Fascicolare i documenti
Elaborare dei piani di conservazione (Titolario)
Il protocollo informatico è ’’l’insieme delle risorse di calcolo,
degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure
informatiche utilizzati dalle Amministrazioni per la gestione dei
documenti’’, ovvero tutte le risorse tecnologiche necessarie alla
realizzazione di un sistema automatico per la gestione
elettronica dei flussi documentali.
(Definizione del Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari
in materia di documentazione amministrativa DPR 445/200, art. 1).
La normativa contiene le indicazioni a cui ogni sistema di
protocollo informatico che si intenda adottare o realizzare, deve
ottemperare, nell’ambito de ’’la formazione, il rilascio, la tenuta e
la conservazione, la gestione, la trasmissione di atti e documenti
da parte di organi della pubblica amministrazione’’.
Il ruolo strategico del Protocollo
L’attività di protocollazione è quella fase del processo
amministrativo che certifica provenienza e data di
acquisizione del documento identificandolo in maniera univoca
per mezzo dell’apposizione di informazioni numeriche e temporali.
Costituisce un passo obbligato per tutti i flussi documentali che
intercorrono tra le Amministrazioni ed all’interno di esse.
Dalla sua gestione innovativa e razionale dipende strettamente il
grado di efficienza e di trasparenza raggiunto dall’azione
amministrativa.
Il ruolo strategico del Protocollo
Questo processo può essere gestito suddividendo le attività in
vari step e precisamente:
Profilazione del documento in Entrata
Classificazione del documento (Oggettario)
Assegnazione Protocollo in Entrata e Titolario
Trasmissione ad una Unità Organizzativa
Protocollo ed Emergenza Protocolli in Uscita
Stampa Registro dei Protocolli
Processo di Acquisizione Protocollo
L’acquisizione dei documenti in entrata può
avvenire secondo tre modalità:
- Da file
- Da scansione
- Con barcode
Il documento viene acquisito dall’ufficio
protocollo, il quale lo profila mediante una
maschera di profilazione standard o mediante
una maschera che utilizza le Etichette Barcode.
I documenti diretti ad un ufficio specifico, come
ad esempio eMail in ingresso, possono essere
autonomamente archiviati dal singolo ufficio.
Profilazione del documento in Entrata
Profilazione del documento in Entrata
Durante la profilazione, per inserire l’oggetto del documento, l’addetto può accedere ad un elenco degli oggetti «frequenti» (Oggettario) per compilare più velocemente tale campo all’interno del profilo documentale.
Classificazione del documento in
Entrata
Il documento dovrà quindi essere protocollato e sarà inoltre possibile assegnarlo ad uno o più nodi di titolario, ad un fascicolo o riferirlo ad un precedente protocollo interno in caso di risposte o doc. collegati.
Assegnazione Protocollo e Titolario
Trasmissione ad una Unità Organizzativa
L’addetto, inoltre può «trasmettere» il documento ad un ruolo od ad una unità organizzativa per Assegnazione, Inoltro o Visione. Automaticamente tale documento sarà reso visibile a tutti i nodi di organigramma definiti.
Prenotazione ed Emergenza Protocolli
in Uscita
Per assegnare il protocollo al documento è possibile prenotare un numero che potrà essere usato successivamente, ma rimarrà sempre in evidenza per chi l’ha prenotato. Nel momento in cui si vuole utilizzare un protocollo prenotato è sufficiente evaderlo e profilare poi il documento. Inoltre si possono dichiarare numerazioni «di emergenza» da utilizzare in caso di failure del sistema. .
Stampa Registro dei Protocolli
Infine il registro dei protocolli consentirà di adempiere all’obbligo di stampa delle numerazioni assegnate.
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