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Elaboró: Isabel Cristina Escarria V - Gestor [Escriba texto] Página 1

1. EMPRESAS CREADAS CON RECURSOS DEL FONDO EMPRENDER

ACTIVIDADES DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO

Una vez revisado el informe de planes de negocio viabilizados y con

recursos disponibles, se identifican las necesidades de asesoría

especificas para su implementación y puesta en marcha, se designa un

gestor responsable para la asesoría quien debe concertar un plan de

trabajo con los emprendedores para dicha asesoría.

Lider Regional de Emprendimiento y

empresariosmo, gestor Lider Puesta en Marcha

y Gestores asignados

F003-P001-GEE VERSION 01 -

Formato de programación de la

Asesoría.

Gestor de emprendimiento asignado

Registro de asesoría

P002-P001-GEE VERSION 01

Acta de visita para empresas FE

Actas de interventoría

Matriz mensual de acompañamiento

a empresas FE

Acta de finalización del proceso de

asesoría



El gestor encargado brinda asesoria al nuevo empresario para evaluar los

aspectos técnicos, financieros y comerciales para la puesta en marcha de

la empresa y sus desviaciones sobre el escenario previsto en el plan de

negocios y planteando si fuese necesario planes de acción para distintos

posibles escenarios, con el objetivo de minimizar el riesgo de la puesta en

marcha del plan de negocio

Gestor Encargado

Gestor EncargadoRegistro de asesoría




Acta de visita para empresas FE

Gestor Encargado

El gestor encargado brinda asesoria al nuevo empresario para ajustar el

plan operativo consignado en el plan de negocio, según los requerimientos

para su implementación y los cambios acordados con el interventor

El gestor encargado, realiza seguimiento al inicio de las operaciones de

las empresas creadas con recursos del Fondo emprender, brindando

asesoría para que el nuevo empresario realice los ajustes que requiera

para el normal desarrollo de la empresa. También acompaña al empresario

en las visitas realizadas por los interventores asignados. Se deben

realizar mínimo 2 veces en el mes y acompañarse durante dos años

El gestor encargado brinda asesoria al nuevo empresario para que pueda

iniciar las operaciones de su empresa, con base en lo consignado y

ajustado en el plan de negocio, según lo consignado en el plan operativo

acordado con la interventoría y basado en el plan de puesta en marcha

Una vez cumplidos los dos años de acompañamiento por parte de la

Unidad de emprendimiento, se finaliza el servicio, mediante la elaboración

de un acta que indique la terminación del servicio, así como un informe de

gestión señalando el estado de la empresa en los diferentes aspectos

financiero, técnico, administrativo y comercial, como resultado de la

asesoría y envía el mismo al programa Mipes, quién continuará con el

acompañamiento

Gestor Encargado

Gestor Encargado

Subdirector o persona delegada por él

Si la empresa se formaliza de aquí en adelante el emprendedor tomará el

nombre de empresario continuando en la actividad 5; si no se logra

formalizar, se debe dar por cerrado el servicio

Registro de Cámara de Comercio



Inscripción al servicio de asesoría

F001-P001-GEE VERSION 01

Comunicación oficial a

emprendedores

Determinada la base de datos de emprendedores y planes de negocio

objeto de la puesta en marcha , el subdirector del centro o la persona

delegada por él, debe elaborar y enviar comunicación escrita o virtual,

haciendo la oferta de servicios de asesoría al emprendedor para la puesta

en marcha de acuerdo con el perfil del plan de negocio y la priorización de

los recursos y equipo de trabajo disponibles en la unidad de

emprendimiento, asociando el equipo a la plataforma fondo emprender

El servicio de asesoría descrito en éste procedimiento, se hará en primera

instancia para los planes de negocio con recursos aprobados por el FE,

como acompañamiento en fase de interventoría.

Para los planes de negocios de beneficiarios del Fondo Emprender, se

hace oficial la apertura del servicio a través del diligenciamiento del

formato de inscripción al servicio de asesoría, registrando los datos

correspondientes de la nueva empresa. Sino acepta el servicio se pasará

al paso 1 para buscar nuevos emprendedores cuyo plan de negocio esté

apto para la puesta en marcha.

Una vez definido los planes de negocio a asesorar, el gestor de puesta en

marcha asignado para el servicio, presta asesoría a los emprendedores

con respecto a los requisitos de Ley para la constitución y formalización

de la empresa, acorde a lo consignado en el plan de negocios.

Gestor de Emprendimiento y Gestor de Mipes

(en caso de que sea creada con recursos del

Fondo Emprender

INICIO

1.Revisar los planes de negocios

aprobados

Es de Fondo Emprender

2. Presentar oferta al

emprendedor

3. Recibir el requerimiento e

inscribir el servicio de asesoría

4.Prestar asesoría para la

constitución y formalización de

las empresas

Se formaliza la unidad?

5. Prestar asesoría para el ajuste

del Plan operativo

6. Prestar asesoría para la

validación Técnica, financiera y

comercial

7. Prestar asesoría para el inicio

de las operaciones de las

empresas

8. Hacer seguimiento y asesoria para el ajuste al inicio de las

operaciones

9.

Finalizar el servicio de asesoría

FIN


Para la puesta en marcha de los planes de negocios aprobados por el Fondo Emprender, se debe

tener en cuenta lo siguiente:

Manuales de operación y de financiación del Fondo Emprender.

Firma del contrato de Cooperación y la firma de los anexos correspondientes, los cuales

deben ser enviados a Fonade debidamente autenticados.

Revisión del plan operativo por parte del Emprendedor con el acompañamiento del Gestor Empresarial.

Legalización de la Empresa ante la Cámara de Comercio y diligenciamiento del Rut para envío de los mismos a Fonade

Firma de acta de inicio por parte de la Interventoría, Emprendedor y Gestor Empresarial.

Manual de pagos Versión 01 de 2013

1. FIRMA DEL CONTRATO DE COLABORACION EMPRESARIAL

TODOS Y CADA UNO DE LOS BENEFICIARIOS (únicamente emprendedores inscritos en la plataforma DEL Fondo Emprender), DEBEN FIRMAR, ANTE NOTARIO PÚBLICO CON RECONOCIMIENTO DE TEXTO, el contrato de Cooperación Empresarial, el pagaré que se presenta en el anexo 1, la carta de instrucciones del anexo 2 y La autorización de constitución del encargo fiduciario, anexo 3.

Esta documentación, deberá ser enviada a FONADE, calle 26 # 13-19 Bogotá, a nombre de la Doctora Fanny Hernández Flórez, en un plazo no superior a 15 días a partir de su recibo, para el trámite de firmas de FONADE y el SENA.

2. CONSTITUCIÓN DE LA EMPRESA

Suscrito el contrato de cooperación empresarial, los beneficiarios deben presentarse a la Cámara de Comercio respectiva, de acuerdo a la ciudad de ejecución empresarial definida en la plataforma del Fondo Emprender (el registrado al momento de la inscripción por parte del asesor), con el propósito de continuar con el proceso de constitución de la empresa, la jurisdicción de las cámaras de comercio la pueden encontrar en el sitio Web del Fondo Emprender.

Para la constitución de la empresa FONADE con base en el convenio con CONFECAMARAS que permitía que el costo de la inscripción, impuesto de inscripción y le expedición del certificado de registro (por primera vez) se realicen sin costo alguno para el emprendedor, esto ha sido establecido en la ley 1429 de diciembre 29 de 2010, ley de primer empleo, haciendo que no tenga costo el registro ni la inscripción de su empresa y obtener el registro mercantil, que certifica la creación de la empresa, debe entonces hacer el trámite ante la cámara de comercio que por circunscripción le corresponde.

Los registros mercantiles cuentan con un proceso interno que puede tardar hasta 15 días, se debe tener presente este tiempo para la puesta en funcionamiento de la empresa.

El capital de constitución de la empresa debe corresponder al capital suscrito y pagado por los socios o emprendedores, el capital semilla del Fondo Emprender no hace parte del capital inicial


En caso de estar constituida la empresa (no más de doce meses a la presentación de la convocatoria), se requiere que los únicos socios de la misma sean los beneficiarios inscritos en el sistema de información del Fondo Emprender y quienes suscriben el contrato de cooperación empresarial de la empresa.

Una vez constituida la empresa, con solo los emprendedores inscritos en la plataforma, se debe diligenciar los datos de registro mercantil en la respectiva pestaña de su proyecto, en el modulo empresa, de la misma forma se debe anexar en la actividad del plan operativo “99 documentos legales” copia escáner del registro único tributario RUT expedido por la DIAN y del CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACION LEGAL expedido por la cámara de comercio respectiva, estos mismos deben ser enviados por vía correo electrónico al interventor líder de la ejecución del proyecto empresarial (en el sitio Web del Fondo Emprender encontrará los datos de su interventora líder), al igual que al gestor Lider del programa Puesta en Marcha del Sena.

3. ACTA DE INICIO Y AJUSTE DEL PLAN OPERATIVO

Diligenciada la pestaña de registro mercantil y cotejado con CONFECAMARAS, el interventor líder, se podrá identificar entre sus contactos dentro de la plataforma. Este interventor le programará una visita en el sitio donde iniciará actividades su empresa o unidad de emprendimiento respectiva. Se recomienda establecer comunicación directa para definir el sitio exacto de reunión, por lo que es muy importante que los datos diligenciados en la pestaña mi perfil estén completos y actualizados.

Para esta primera reunión debe estar presente todo el grupo emprendedor y sus asesores (técnico y operativo) de la unidad de emprendimiento, con el original de los documentos de constitución de la empresa debidamente organizados y definido el plan de trabajo a seguir durante el primer año sobre la base del que se diligenció como plan operativo en el plan de negocio. Es importante tener presente que por cada actividad programada, le corresponderá máximo un pago por mes.

4. PUESTA EN MARCHA DEL PLAN DE NEGOCIOS

Cuando el plan de negocios es puesto en marcha se debe entrar a plataforma y dar clic en Mi plan negocios.

Ejecución se activan las siguientes pestañas: empresa, seguimiento presupuestal, Registro mercantil: En esta pestaña se registra la empresa, datos cámara comercio. Avance: Plan operativo debe ser igual al estructurado en la primera visita. Al final muestra

las actividades de información. Se abre cada concepto plan operativo, se verifica actividad y mes en el cual se tienen los

recursos. En observaciones se escribe sobre las cotizaciones y se explica cuál es la escogida y el

porqué. Las cotizaciones deben ser elaboradas en forma clara y a nombre de la empresa, se debe

escribir el valor incluido IVA. Todos los pagos se hacen directamente al proveedor, excepto los pagos de nómina y los

servicios públicos. Los documentos deben ser PDF


Si solicita un cambio en el plan operativo se agenda una tarea al interventor, realizando la justificación correspondiente. La misma debe ser avalada por el gestor Lider del Plan de Negocios.

Por la pestaña PO se programan pagos. Cuando en el proceso de pagos aparece el documento con una x y dice edición indica que

no se ha enviado. La factura si tiene firma digital debe ser original y no escaneada. Se hace contrato cuando el valor supera los $5 millones. Pago de Invima, la tarifa debe tener un aval técnico que lo indique, debe enviarse la

consignación diligenciada para solicitar el pago.

ACTIVIDADES A REVISAR

90 actas de seguimiento mensuales, lo elaboran los asesores del Sena 91 La información para Interventoría es cada 2 meses. Se debe informar la actividad

realizada por emprendedor en este tiempo. 92. contratos de prenda, emprendedor ingresa contratos de prenda, FONADE envía

contrato para firma, guardar copia contrato y guía envió. 93. declaraciones. IVA, retenciones y demás. Contador debe presentar certificado de no

retenciones cuando no se hagan y explicar la razón, además si durante el período reportado se hicieron o nó.

94. eventos de comercialización, formatos de visita a clientes, fotos. 95. Publicidad, en lo posible debe tener los logos, fotografías, tarjetas presentación,

publicidad. 96. eventos de mercadeo. Se puede presentar en conjunto con el anterior. 97. contrapartidas, certificación SENA firmada por subdirector del centro. 98. contabilidad. Información mensual, estado resultados, balance general, conciliación

bancaria. Máximo en 15 días, encargo fiduciario. 99. Documentos legales. Se debe subir toda la información de la empresa cámara

comercio, industria y comercio, libros obligatorios y registro accionistas.

Informe de producción:

Información mensual, contiene la relación de productos a elaborar. Se debe entregar un informe de la producción del mes.

Informe de Ventas

Si no hay debe explicarse porque, se debe ingresar la primera y última factura elaborada y relación de ventas realizadas; reporte mensual.

5. PROCEDIMIENTO PARA PAGOS

Para iniciar el proceso de desembolso de los recursos se requiere: 1.) suscribir el contrato, haberlo entregado en FONADE, con todos sus anexos 2.) Legalizar la Constitución de la empresa, diligenciar en el sistema de información el modulo de registro mercantil e incorporar en avance de actividad el RUT de la empresa y 3.) Firmar el acta de inicio y el plan operativo en la primera visita de la Interventoría.


Todos los desembolsos se programaran a través del sistema de información del Fondo emprender, mediante la utilización de la pestaña “Empresa”, modulo “avance”, submodulo “plan operativo” o “nomina”, que podrá ver en el proyecto. Los pagos estarán siempre dirigidos a los proveedores que sean registrados dentro del sistema por el modulo de “registro de beneficiarios”.

Los desembolsos serán aplicados por transferencia electrónica, a las cuentas bancarias de los proveedores de cada empresa, en un plazo no superior a siete (7) días hábiles, siempre y cuando la Interventoría y la fiduciaria dispongan de la información suficiente y necesaria que se requiere de acuerdo al instructivo de pagos. Es indispensable que el emprendedor evite equivocaciones, ya que es el único habilitado para ingresar la información del pago a sus proveedores, registros que no pueden ser modificados ni por la Interventoría ni por la fiduciaria. Por tanto se requiere de gran responsabilidad por parte del emprendedor(es) en el manejo de las claves del sistema de información y se reitera que son personales e intransferibles. ”.

5.1 FECHAS DE PAGO

Para el año 2014, las solicitudes de avance se deben realizar en las fechas descritas a continuación, las cuales se encuentran publicadas en la página del Fondo emprender.

PAGOS

SUBE DOCUMENTOS A PLATAFORMA SE APRUEBA EL PAGO

REVISION DE DOCUMENTOS

SE APRUEBA NO SE APRUEBA

AVANCE

CREAR BENEFICIARIOS SUBE DOCUMENTOS A PLATAFORMA


6. DOCUMENTOS SOPORTE PARA PAGOS

PARA EL PROCESO DE PAGOS: Se debe escanear las tres cotizaciones, constituir un contrato de compra venta sin firmar para su revisión. El pago respectivo se hará con contrato, factura y RUT. Si no se tiene factura se puede gestionar con cuenta de cobro para el régimen simplificado o por prestación de servicios. En el mismo mes no se puede girar a dos proveedores en la misma actividad.

6.1 FACTURA DE VENTA

a) Estar denominada expresamente como factura de venta. b) Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. c) Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con

la discriminación del IVA pagado. d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas

de venta. e) Fecha de su expedición. f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. g) Valor total de la operación. h) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. Al momento de la

expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.

FACTURA DE VENTA

CUENTA DE COBRO Y/0 DOCUMENTO EQUIVALENTE

CONTRATOS y POLIZAS

PLANILLAS DE NOMINA

PLANILLA DE JORNALES

CONTRATISTAS INDEPENDIENTES

REEMBOLSO DE GASTOS

COMPRA DE PRODUCTOS AGROPECUARIOS

IMPORTACIONES Y EXPORTACIONES


Parágrafo 1. En el caso de las Empresas que venden tiquetes de transporte no será obligatorio entregar el original de la factura. Al efecto, será suficiente entregar copia de la misma.

Parágrafo 2. Para el caso de facturación por máquinas registradoras será admisible la utilización de numeración diaria o periódica, siempre y cuando corresponda a un sistema consecutivo que permita individualizar y distinguir de manera inequívoca cada operación facturada, ya sea mediante prefijos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos o mecanismos similares.

6.2 CUENTA DE COBRO O DOCUMENTO EQUIVALENTE

a) Descripción de que se trata de: Cuentas de Cobro e indicar claramente quien es el deudor. b) Incluir en la cuenta de cobro numeración. c) Fecha, ciudad, dirección y teléfono donde se presta el servicio d) Nombres y apellidos, con el número del RUT del vendedor o de quien presta el servicio. e) Una descripción donde se especifique el servicio prestado o la venta efectuada (Este

campo debe ser explícito y no tan general, debe definir qué tipo de compra y servicio se refiere, para poder aplicar bien el tipo de retención)

f) Deberán estar firmadas por el proveedor y aceptada por el emprendedor. g) Especificar que pertenecen al Régimen Simplificado, Régimen Común o cualquier otro

régimen especial. h) El valor total del servicio prestado en números y letras

6.3 CONTRATOS

Es obligatoria la suscripción de contratos para arrendamiento, adecuaciones, compra de animales, compra de plántulas, semillas, honorarios y en aquellos casos donde se requiera garantizar: especificaciones técnicas, calidad, entrega oportuna, garantía del servicio/producto y funcionamiento óptimo; con el fin de mitigar los riesgos incursos en el proceso de compra. Es obligatorio suscribir contratos que amparen las compras de maquinaria de la empresa, cuando esta se vaya a mandar elaborar o tenga un proceso de fabricación o en su defecto el proveedor no le entregue de manera inmediata sin interesar que se trate de un primer y/o único pago. Para compras de maquinarias superiores a cinco millones se exige adicionalmente la constitución de garantías (pólizas) al cumplimiento y calidad de producto. El responsable de validar la existencia de dicha póliza es el interventor del plan de negocios.

“Contrato de mandato (Arrendamientos) Sobre el contrato de mandato, el Código Civil Colombiano expresa lo siguiente: Art. 2142.- El mandato es un contrato en que una persona confía la gestión de uno o más negocios a otra, que se hace cargo de ellos por cuenta y riesgo de la primera”. Para el caso de arrendamientos por contrato de mandato, es indispensable anexar el Rut (actualizado) del propietario del bien y debe evidenciarse expresamente en la factura el nombre y sus datos personales para que sobre él (ella ) se efectúen las retenciones a las que haya lugar. Es importante aclarar que el contrato de mandato NO es el contrato que suscribe la inmobiliaria con el dueño del inmueble, para su administración. Es un contrato aparte donde se especifica quien es el propietario del bien inmueble.

6.4 PLANILLA DE NOMINA

La liquidación de la nómina deberá hacerse de manera mensual, la empresa debe proceder a liquidar su respectiva nómina para determinar los diferentes conceptos que adeuda al trabajador y que debe descontarle o deducirle. El Contador Público deberá verificar los valores de la nómina


específicamente cuando la empresa está inscrita en la ley 1429 de 2010, por efectos de las exenciones. Deben estar firmadas por representante legal y contador público. Tener en cuenta que no deben tener tachaduras ni enmendaduras, adicionalmente no se tramitaran pagos de nómina que no cumplan con las fechas y las respetivas afiliaciones al sistema de seguridad social.

Es importante tener en cuenta para este tipo de solicitudes:

a) Una vez contrate a un trabajador, de modo inmediato lo debe afiliar a las entidades de

seguridad social (EPS, Pensión, ARP y Caja de Compensación).

b) Previamente debe afiliar a la empresa a las entidades de seguridad social a las que se

afiliarían sus trabajadores.

c) Debe subir a la plataforma las afiliaciones de la empresa a dichas entidades.

d) Debe subir, la primera vez, para cada trabajador, copia de la cedula, copia de las

afiliaciones a la seguridad social con su respectivo sello de radicación ante las entidades de

seguridad social.

e) Debe liquidar la planilla de nómina según el formato que se dispone para tal fin y que fue

grabado por el interventor en la primera visita. En dicho formato deberá hacer los cálculos

que correspondan al pago de nómina según las fechas de afiliación a las entidades de

seguridad social, principalmente la fecha de afiliación a la EPS, no deberá solicitar un pago

de nómina y aportes por la totalidad de un mes, si, por ejemplo, si se afilió al trabajador el

10 o el 15 del mismo mes, en estos casos la nómina deberá presentarse por fracción de

mes. En dicho formato deberá presentar la liquidación de nómina, calculando los aportes a

las entidades de seguridad social que corresponden al empleado y al empleador. Tenga en

cuenta que las empresas beneficiarias de la ley 1429 de 2010, que hayan realizado su

renovación de matrícula dentro de los tres primeros meses del 2013, pueden solicitar la

exención del 1.5% del aporte del empleador a la EPS, y del 4% por parafiscales. Estos

valores y sus derechos a no pagarlos, los deben validar con la administradora de pagos de

dichos aportes, quien deberá confirmar si la empresa cumple o no con los requisitos para

dichos beneficios. En algunos casos las empresas no aplican para dichos beneficios, de ser

así, la planilla de nómina deberá incluir el cálculo de aportes a Caja de Compensación

Familiar, pero dicho valor deberá ser restado de la solicitud de pago a validar, porque los

parafiscales se consideran un recurso no financiable.

f) Tener en cuenta el decreto 2616 de 2013 por medio del cual se regula la cotización a seguridad social para trabajadores dependientes que laboran por períodos inferiores a un mes, se desarrolla el mecanismo financiero y operativo de que trata el artículo 172 de la Ley 1450 de 2011 y se dictan disposiciones tendientes a lograr la formalización laboral de los trabajadores informales'

MONTO DE COTIZACIONES: Según días laborados en el mes:

En 1 y 7 días 1 cotización mínima semanal Entre 8 y 14 días 2 cotizaciones mínimas semanales Entre 15 y 21 días 3 cotizaciones mínimas semanales Más de 21 días 4 cotizaciones mínimas semanales


Cuando los días trabajados son más de 21 días se paga por el equivalente a un salario mínimo legal mensual vigente.

Para la solicitud de nómina del segundo mes, se debe adjuntar la planilla de liquidación de seguridad social, pensión y ARP liquidada para pagar durante el mismo mes. Si es por tercera vez, se debe subir la nómina correspondiente al mes en curso y la planilla de pago de seguridad social, pensión y ARP debidamente cancelada (mes anterior) Es de anotar que FONADE consigna mensualmente. La información se sube por concepto nómina.

6.5 PLANILLA DE JORNALES

Deben diligenciarse en el formato de planilla de jornales que el interventor líder entrega en el acta de inicio. Estas deberán especificar claramente el nombre de la EMPRESA (beneficiaria del pago), con el número de identificación NIT y el periodo que se está pagando y se deben hacer de manera mensual. No se aplica la retención hasta el monto mínimo establecido por la ley según las tablas de retención de salarios. Deben estar firmadas por representante legal y contador público

6.6 CONTRATISTAS INDEPENDIENTES

Cuando se realizan compras a personas naturales, es de gran importancia solicitarles una copia del Rut, pues esté será de gran utilidad tanto para soportar costos y deducciones. En primer lugar, por exigencia del artículo 177-2, se debe exigir y conservar la copia del RUT de las personas naturales pertenecientes al régimen simplificado, a las que se le haya realizado compras de bienes o servicios gravados con el impuesto a las ventas. De no exigirse o conservarse el Rut, los costos y gastos no serán aceptados fiscalmente. Además, tener presente lo establecido en la reforma tributaria – Ley 1607 de 2013 y el decreto reglamentario 0099 del 25 de enero de 2013, dado que a partir del 01 de abril de 2013, tanto los empleadores y/o contratistas deberán aplicar la retención en la fuente, bajo las siguientes reglas:

Retención en la fuente para personas naturales pertenecientes a la categoría de empleados (art. 329 ET)

Retención en la fuente para personas naturales No pertenecientes a la categoría de empleados.

Pagos o abonos en cuenta por concepto de honorarios, comisiones y servicios El contratista que perciba honorarios, está en la obligación de realizar aportes a seguridad social, mínimo sobre el 40% del total mensual devengado, pero en caso de no hacerlo, la ley obliga al contratante a reportarlo por evasor. Además, el costo del pago por el servicio contratado, el empresario no podrá deducirlo de su declaración de renta. Tener presente que la ley 1438 de 2011, en su artículo 123, asignó a la Unidad Administrativa de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social –UGPP- Subdirección de Determinación de Obligaciones la función de verificar el cumplimiento de los deberes de los empleadores y otras personas obligadas a cotizar (Independientes/Contratistas). La Unidad Administrativa de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP), previa solicitud de explicaciones, podrá


imponer, en caso de violación a las normas contenidas en los artículos 161, 204 y 210 de laLey 100 de 1993 por una sola vez, o en forma sucesiva, multas en cuantía hasta de mil (1.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes a favor de la subcuenta de Solidaridad del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga).” Dicha entidad mediante la Resolución 221 del 10 de mayo de 2012, delega dicha competencia en la Dirección de Parafiscales para iniciar las acciones de cobro coactivo 6.6.1 CONTADOR

Para la contratación del contador, la propuesta elegida debe ser específica e indicar de forma operativa qué realizará el (la) contador (a), cuáles serán sus funciones específicas, por ejemplo, debe elaborar informes financieros mensuales y entregarlos oportunamente. Estados financieros básicos. Con qué oportunidad presentará la información para poder subirla a plataforma. Indicar el Software utilizado y si cuenta con licencia sobre el mismo. Además, adjuntar fotocopia del diploma profesional y certificación de Antecedentes disciplinarios, expedida por la Junta Central de Contadores Públicos. Para el pago de los honorarios pactados, deberá presentar un contrato por prestación de servicios profesionales, fotocopia de la cedula, Rut del Contador Público según códigos de actividad económica al 2013; Cuenta de Cobro, según las indicaciones de la Fiduciaria, comprobante del pago de la seguridad social según el periodo de cobro. PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE CERTIFICACION DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS PARA LOS CONTADORES:

PERSONAS NATURALES:

a. Realizar la consignación en el Banco Av. Villas a la cuenta de ahorros No. 059015289 a nombre de la UAE Junta Central de Contadores por la suma de $21.000.oo (veintiún mil pesos mcte). En el campo de Referencia 1 debe diligenciar únicamente el número de Cédula de Ciudadanía (ej.: 12345678).

b. También puede realizar el pago a través de la página del banco avvillas: www.bancoavvillas.com.co en el link "centro de pagos virtuales PILA" buscando el convenio Junta Central de Contadores no es necesario tener cuenta en el banco avvillas para realizar este proceso.

c. Se debe realizar por cada número de cédula una consignación diferente para su respectiva activación e impresión, es decir, se debe realizar una consignación por Contador.

d. Una vez realizada la consignación debe ingresar a la página web www.jcc.gov.co siguiendo los siguientes pasos para imprimir el Certificado de Antecedentes Disciplinarios: 1. Verificar que la impresora esté debidamente prendida, configurada y conectada al computador o a la red. 2. En inicio buscar el icono de Certificado Digital y entrar allí. 3. Se muestran dos íconos. Dar clic en el ícono de la parte derecha de Activación e Impresión. 4. Aparece el módulo de Activación e Impresión del Certificado. Digitar en la primera casilla los dos últimos dígitos de la consignación o número de

http://www.bancoavvillas.com.co/


autorización de la transacción electrónica según sea el caso. Digitar en la segunda casilla el número de Cédula del Contador seguidos sin puntos. Clic en el botón de elaborar. 5. Debe diligenciar el formato que aparece con destino y tipo de Certificado que desea solicitar. Destino: a quien se le debe dirigir el certificado (destinatario). Tipo de Certificado: Se selecciona si el certificado debe emitir los Antecedentes Disciplinarios desde los últimos 5 años o desde la inscripción del Contador en la UAE Junta Central de Contadores. Clic en el botón elaborar. En este momento no puede retrocederse ni salirse del aplicativo. 6. Se muestra el Certificado y debe hacer clic en el botón de imprimir copia. Se muestra el cuadro de diálogo de su impresora, en éste cuadro debe digitar el número de copias que desea obtener. Clic en aceptar. Una vez termine el proceso y salga del aplicativo no se pueden generar más Certificados. Sólo podrán acceder a consultar los Certificados.

6.7 REEMBOLSO DE GASTOS

Para la solicitud de reembolsos de gastos, se debe anexar únicamente el formato de reembolso firmado por el representante legal y Contador Público de la empresa. La revisión y aprobación de todos los soportes de dicha cuenta de cobro, están a cargo de la Interventoría. Aplica para: Servicios públicos, trámites legales, INVIMA, marcas, patentes y códigos de barras. Los reembolsos en trámites de licencia (INVIMA y Registro Patentes) se debe anexar la planilla tarifaría como soporte de pago, esto debe ser validado por parte del interventor.

6.8 COMPRA DE PRODUCTOS AGROPECUARIOS

En la compra de semovientes e insumos agrícolas o agropecuarios, se debe celebrar un contrato teniendo en cuenta como mínimo los siguientes aspectos, es decir que se debe especificar:

a) Identificación del comprador y vendedor. b) Obligaciones de cada una de las partes. c) Objeto del contrato. d) Valor del contrato. e) Forma de pago. f) Domicilio de las partes. g) Debe venir firmado por el comprador y el vendedor. h) Lugar de entrega. i) tiempo de entrega j) Cláusula de incumplimiento k) Cláusula compromisoria, entre otros.

Anexar en el reporte de avance respectivo, el aval favorable del asesor o de un experto reconocido por la unidad de emprendimiento, que conceptué técnicamente sobre la conveniencia y el estado de la compra de los semovientes para el óptimo resultado del plan de negocio, el responsable de dicha validación debe ser el interventor. Para el caso de la compra de Semovientes a partir de enero de 2013 los ganaderos (personas naturales o jurídicas) que vendan animales vivos de la especie bovina (excepto los de lidia) se convierten en responsables de IVA en el régimen común pues esas ventas ya no figuran en el art. 424 del E.T. (bienes excluidos, y que fue modificado con el art. 38 de la Ley) sino en el 477 del E.T. (bienes exentos, es decir, gravados pero a tarifa 0%, y que fue modificado con el art. 54 de la Ley). Les corresponde estar solo en el régimen común y no


pueden estar en el simplificado por lo anterior debe cumplir con la calidad del régimen Común. Expedir factura con los requisitos contemplados en el artículo 617 del Estatuto Tributario. Nota: el aval es con el lleno de los requisitos (papel membrete, firmado por funcionario autorizado y con número de radicado). En los casos que requiera garantizar: razas, especie, edad, estado de gestación (en caso de aplicar), estado de vacunas (en caso de aplicar), entrega oportuna y garantía del producto; con el fin de mitigar los riesgos incursos en el proceso de compra.

6.8.1 COMPRA DE GANADO

La reforma tributaria aprobada por la Ley 1607 de diciembre 26 de 2012 entró en vigencia a partir del 01 de Enero de 2013, por consiguiente, es obligatorio dar aplicabilidad a los cambios en materia del IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (IVA) que para este caso, aplica a los ganaderos que venden ganado bovino vivo (excepto los de lidia).

Específicamente, los ganaderos –trátese de personas naturales o jurídicas- que vendan animales vivos de la especie bovina se convierten en responsables de IVA en el régimen común pues esas ventas de acuerdo al ESTATUTO TRIBUTARIO (E.T.) vigente están clasificadas como bienes exentos, es decir, gravados pero a tarifa 0% (ver al respecto el art. 54 de la Ley 1607/2012), esto significa que estas ventas ahora deben ser declaradas así no generen impuesto alguno (el anterior E.T. los consideraba bienes excluidos y por tanto no se declaraban).

En consecuencia, el ganadero cualquiera su naturaleza (persona natural o jurídica) tiene que estar inscrito en el régimen común del IVA, y llevar obligatoriamente contabilidad al menos para fines fiscales, pues los IVA de sus costos y gastos los tendrá que tomar como IVA descontable formando saldos a favor en las declaraciones de IVA, es decir, con derecho a devolución o compensación, pues las ventas se entienden como gravadas a tarifa 0%, pero se pueden tomar como descontables todos los IVAs pagados en sus costos y gastos de sus procesos productivos.

De esta manera, los empresarios ganaderos como responsables del régimen común deben cumplir con las siguientes obligaciones:

Inscribirse en el Registro Único Tributario (Art 555-2 E.T) e informar el cese de actividades y todo cambio que implique actualización de R.U.T

Expedir factura y/o documento equivalente y conservar copia de la misma por cada operación de venta o de prestación de servicios que realicen, con el cumplimiento de los requisitos de que trata el artículo 617 del E.T

Todos los pagos se realizaran a la empresa contratada o persona natural directamente, no será aceptado pagos a cuentas de terceros, ejemplo: el caso de personas jurídicas, en muchos casos ingresan la cuenta bancaria del representante legal, este caso será rechazado por el beneficiario.

6.9 IMPORTACIONES

Para efectuar estos pagos, se debe adjuntar una relación de gastos de importación o exportación que debe contener:

a) Datos de proveedor dentro y fuera del país. b) Conceptos y relación de pagos, debidamente discriminados de la compra y logística en la

importación.


c) Valores en dólares. d) Valor en pesos. e) Datos del banco. f) Debe venir firmado por el emprendedor que se desempeñe como representante legal y la

empresa aduanera si es el caso.

Se tramitará como un rembolso a la cuenta de la empresa, la cuenta de manejo se efectuará bajo la responsabilidad del empresario, toda salida de dinero es sólo a través de cheques firmados por el emprendedor y por el interventor, la Interventoría verificará que en estas cuentas no se admitirá tarjeta debito sino solo talonarios y que su uso sea estrictamente restringido para el pago de lo importado.

En el momento de realizar la apertura del la cuenta, el emprendedor deberá especificar al banco las siguientes condiciones:

1. La cuenta debe ser con firma conjunta, la mia como representante legal y la de la interventora de FONADE, --- NOMBRE DEL INTERVENTOR--- identificada con C.C. No. --- CEDULA DEL INTERVENTOR --- de---------. Por lo tanto autorizo que la interventora firme de manera conjunta los cheques conmigo.

2. Los retiros de la cuenta solo podrán realizarse a traves de cheque con la firma autorizada de los dos.

3. No se autoriza la expedición de ninguna tarjeta plastica. 4. Los recursos consignados en la cuenta provienen del Fondo Emprender y seran

trasladados por parte de Fidubogotá, fiduciaria que actualmente tiene los recursos de este fondo que esta a cargo del SENA, del cual yo soy beneficiario y solo serán utilizados para pagar todos los gastos del proceso de importación de los equipos que va a adquirir la empresa al proveedor extranjero.

Para la solicitud de avance, se debe anexar los siguientes documentos:

1. Las 3 cotizaciones con todos los requisitos.

2. El aval del SENA en el cual debe ser claro el proveedor al que avalan, las máquinas que avalan (que hagan una descripción detallada con precios unitarios y totales) y que certifiquen porqué importar es la mejor opción.

3. El plan de importación (firmado por el emprendedor representante legal y por el agente aduanero).

4. Una tabla comparativa de todos los proveedores. (se envía la que un emprendedor anexo, eso facilita la revisión y da más claridad), igual es opcional a criterio del interventor.

5. El certificado de solicitud de apertura de la cuenta corriente. (Esto aplica si el banco con que hará el proceso es el Banco de Bogotá. En ese banco le solicitan dicha carta al emprendedor, - esa carta es muy importante para evitar que se hagan otro tipo de retiros de dinero, pues allí se prohíbe que el banco le entregue tarjeta plástica- , toda salida de dinero es sólo a través de cheques firmados por el emprendedor y por el interventor).


6. Cuando la cuenta esté abierta, anexar el certificado de apertura de la cuenta.

7. Tres cotizaciones de agentes aduaneros y que en el cuadro de observaciones te diga con qué agente aduanero hará el proceso de nacionalización de la maquinaria.

8. Se debe especificar en el cuadro de observaciones que el Banco de Bogotá le dará la carta de crédito una vez los recursos estén en la cuenta.

Con lo anterior se aprueba el avance.

En el pago debe anexar:

1. El plan de importación.

2. El aval del SENA.

Cuando el desembolso se realice, se debe anexar la carta de crédito y ya de ahí en adelante es esperar a que el proceso se realice a feliz término.

Recordar que se debe agregar una responsabilidad en el RUT y es la 10-Usuario aduanero (eso se lo pedirá el banco).

Habrá un momento donde el banco se debitará automáticamente la plata de la máquina y las comisiones financieras y con lo que queda, se le paga al agente aduanero a través de los cheques.

Cuando se el momento de cancelar el agente aduanero, se debe contar con la firma del (la) interventor (a) y tener una copia de la factura de la CIA y el cheque diligenciado (pero no firmado por el rep legal), sino hasta ser revisado por la interventora y firmado. Cuando se haga el pago al


agente, se debe adjuntar en la misma actividad de la maquinaria, la factura y el soporte de haber pagado (el comprobante de egreso firmado por la CIA) y así con cualquier pago que se tenga que hacer al agente aduanero.

Cuando la maquinaria llegue a la empresa, el SENA debe otorgar un aval de entrega y recibo a satisfacción.

7. TIPS PARA PAGOS

7.1 COTIZACIONES

Deberá ser una cotización formal, en hoja membretada y datos generales de la empresa que cotiza (teléfono, fax, correo electrónico, página web, contacto, etc.).

Estar dirigida a nombre de la empresa del emprendedor, describiendo el producto o servicio que está cotizando

Estar ser vigente, no superior a 90 días después de la fecha de emisión. Desglosar el IVA (si aplica) Deben estar firmadas por la empresa proveedora.

7.2 PAGOS PARCIALES

No se van a efectuar pagos parciales, cada abono debe facturarse por separado. No aplica actualmente, si se realizan pagos parciales, se debe hacer una cuenta de cobro por el valor inicial y posteriormente se legalizara el total a través de factura de venta la cual debe tener una nota aclaratoria donde especifique el valor pagado al inicio.

7.3 BENEFICIARIOS LEY 1429

En la ley 1429 del 2010, a esas empresas no se les aplica la retención en la fuente, por lo cual, la factura deberá decir que: “el beneficiario se acoge a la ley 1429 del 2010, por tanto no aplicar la retención en la fuente”. (deben comprobar esta calidad mediante la presentación del certificado de cámara de comercio o certificado de inscripción en el RUT, donde conste la fecha de inicio de su actividad empresarial)

7.4 ARRENDAMIENTO

Para este pago deberá presentar:

Fotocopia de la cedula del arrendador. Contrato de arrendamiento a nombre de la empresa y no del arrendador Rut actualizado del arrendador, que contenga la actividad económica 6810. Cuenta de cobro según el contrato y el valor contratado Certificado de tradición del bien inmueble, expedido en fecha reciente. Autorización para el uso del suelo y aval técnico y comercial del establecimiento de

comercio. Este aval debe ser lo suficientemente descriptivo, deberá avalar el establecimiento de comercio desde su perspectiva física, es decir, si los espacios y su distribución son acordes a las necesidades organizativas y operativas del plan de negocio, deberá expresar si el local cuenta con los servicios básicos esenciales y de qué tipo, si el lugar cuenta con seguridad física para el ingreso y salida de personas y para el almacenamiento de bienes, mercancías y valores, deberá indicar si la actual estructura


física requiere adecuaciones y de qué tipo. Es importante que este aval se emita después de que la empresa haya firmado el contrato de arrendamiento y la misma tenga un derecho comercial y formalizado sobre el bien inmueble que se avala.

El arrendamiento de bienes administrados por inmobiliaria requiere la firma de un contrato de mandato, se requiere anexar el RUT del propietario del bien y debe aparece de forma explícita el nombre de dicho propietario en la Factura o Cuenta de cobro, para que sobre su responsabilidad se apliquen las retenciones tributarias.

7.5 COMPRA DE MAQUINAS, MUEBLES, INSUMOS, INVENTARIOS Para todas las compras se requieren tres cotizaciones similares; el Rut y el certificado de Cámara

de comercio del proveedor seleccionado, una vez que el interventor revise y valide estos

documentos, el proveedor deberá proceder a generar factura de venta en los casos en los que

pertenezca al régimen común, o en los casos que pertenezca al régimen simplificado con el

cumplimiento de todos los requisitos de una factura de venta con excepción del número de

resolución de la DIAN, o cuentas de cobro en el caso del régimen simplificado. Este tipo de

responsabilidades frente a los impuestos se pueden conocer en el RUT que les suministre el

proveedor en el campo de este documento destinado para las responsabilidades. Mediante el

análisis del tipo de compra, el monto, el tipo de bien y el tiempo de entrega, el interventor le

deberá informar oportunamente sobre el modo de pago adecuado, si se requiere contrato de

compra venta y si se requiere de Póliza. En todos los casos es necesario que el proveedor expida

una Factura de Venta por el 100% de la negociación, con este documento y los demás que se

exijan, la Fiduciaria procederá a realizar el desembolso, siempre y cuando la solicitud cumpla con

los requisitos que ella estipula y verifica; para la compra de maquinaria, equipo, y en los casos que

el interventor lo considere conveniente, se requerirá Aval técnico del SENA para la aprobación de

la compra de dicho bien.

7.6 ADECUACIONES

Se debe tener en cuenta que el total a pagar por adecuaciones no debe superar el 20% del monto

aprobado, así lo estipula el manual operativo de FONADE versión 2007 en la página 9.

Para el pago de adecuaciones debe presentar:

Fotocopia de la cedula del contratista.

Contrato de Obra, según recomendaciones y verificación de Interventoría.

Tres propuestas o cotizaciones de la adecuación a contratar.

Según el tipo de contratista deberá presentar certificado de cámara de comercio, RUT del

contratista, actualizado según códigos al 2013

Cuenta de Cobro o Factura de Venta según el régimen tributario al que pertenezca el

contratista.


El contrato de obra deberá indicar el tiempo de ejecución del contrato, y un modo de pago de 50%

al inicio de la obra y 50% al final de la misma, según los montos y el tipo de trabajo el interventor

le deberá informar oportunamente si requiere de póliza o no.

8. RECOMENDACIONES GENERALES PARA PAGOS

Es importante atender a todas las recomendaciones e instructivos de la fiduciaria para no causar este tipo de inconvenientes.

1- Los pagos que son cargados en un mes y son rechazados el mismo mes, no se habilitan para correcciones en la plataforma el mes siguiente. Para subir el mismo pago se debe cargar nuevamente con documentación soporte actualizada (factura o cuenta de cobro).

2- La documentación soporte de las solicitudes de pago debe ser consecuente en todos los documentos; Se solicita que los archivos que se envían para efectuar los pagos, sean legibles y sean los definitivos, es decir, no se adjunten todos aquellos que se han efectuado en forma parcial o que se devolvieron y fueron cambiados.

3- Todo pago debe tener adjunto tan solo los siguientes documentos: una copia del registro único tributario “RUT” del proveedor (el respectivo a girar a), la Factura o documento equivalente y el contrato en los casos en que se requiere.

4- Para compra de maquinaria de segunda se requiere siempre aval de la Unidad de Emprendimiento con las condiciones técnicas y valoración de la misma. En cualquier caso el interventor líder podrá solicitar el aval del grupo asesor de la unidad de emprendimiento

5- Es indispensable que para cada uno de los pagos que realizamos se adjunte el RUT actualizado

por cada beneficiario. Ya que para el caso del CREE, el impuesto se tomará de la tarifa a la cual

pertenece su actividad principal. Por favor tener en cuenta esta información para este mes pues

será causal de devolución especialmente para personas jurídicas. (…)”

6- Las personas jurídicas y naturales beneficiarias de pago deberán presentar el RUT actualizado

según los códigos de actividad económica contenidos en la resolución 0139 del 21 de Noviembre

de 2012; para las siguientes vigencias de pagos se les exigirá a las personas naturales la

presentación de la certificación de categoría tributaria exigida por el artículo primero del decreto

1070 de 2013, según formato que al interventor se le ha suministrado y se considera que cumple

con dicho requerimiento.

7- Toda compra que se vaya a realizar a un comerciante que haga uso de un establecimiento de

comercio, deberá anexar el certificado de cámara de comercio y el Rut actualizado. Sólo deben

recibir dicho documento si tiene fecha de expedición posterior a dicha resolución y siempre que

los códigos de actividad registrados correspondan con el hecho económico a validar.

8- Es importante que el valor apropiado que se le solicitará al Fondo Emprender y que se registra

por el avance de la respectiva actividad presupuestal, corresponda con el valor a solicitar en la

factura de venta o cuenta de cobro. Sucede que en algunos casos se genera el avance por el 100%


de la negociación y posteriormente se define que se debe hacer un pago por el 50% de la

negociación. En estos casos se debe corregir el valor solicitado en el avance para que en el

momento de generar el pago coincida el recurso solicitado con el valor a solicitar en la respectiva

cuenta de cobro.

9- Si se presenta el caso de que el interventor no pueda ver los avances ni verificar los archivos

que se suben a la plataforma, se debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

Verificar que se esté utilizando el navegador de internet explorer versión 8.

Verifique que además de adjuntar los documentos, también los suba, a veces se adjuntan

pero no se suben; de no resolver la inconsistencia deberá comunicarse a la línea de

soporte técnico de Fondo Emprender, 300 17 20, 310 78 26.

10- Las solicitudes de verificación de avances, que por distintas razones no pudieron ser avaladas

para pago en el mes, deberán actualizarse en la plataforma en el mes SIGUIENTE, es decir, los

documentos de cobro como cuentas o facturas de venta, deberán ser expedidos con fecha del mes

de pago real. La Fiduciaria debe hacer un tratamiento tributario mensual, y se requiere que las

solicitudes de pago corresponden a la vigencia del mes a pagar.

11- Cuando el interventor solicite "Aval" del gestor líder, no se debe hacer firmar por el

Subdirector, simplemente se agenda una tarea y especifica que se ha revisado tal o cual actividad

y que está bien elaborada o bien liquidada (en el caso de nómina o jornales, lo cual debe realizarse

a partir de la fecha). También se debe realizar ésta misma operación para las solicitudes de cambio

en el plan operativo.

12- Para que el ítem de arrendamiento sea exitoso, siempre se debe adjuntar el certificado de

tradición del bien inmueble - en lo posible, tratar de que el contrato sea firmado por el propietario

del mismo - .

13. Las propuestas de los contadores públicos deben especificar que el software es legal - en caso

de no ser así, no se debe nombrar el software a utilizar –

14. Verificar que los proveedores tengan el Rut actualizado - con las modificaciones de los códigos

de actividad –

15. No negociar con proveedores cuyas cuentas de ahorros o corrientes no reciban pagos

electrónicos - ejemplo: Banco de la Mujer –

16. El Aval Comercial debe ser bien explicito, indicar con claridad el lugar que se avala, como está conformado, si sus partes son seguras físicamente o, si son vulnerables, con qué seguridad se cuenta, qué pasa con la humedad, debe ser claro para el interventor que la revisión se ha realizado con suficiente detalle, porque el primer desembolso está representado en la compra de bienes físicos, que ya están en uso, pero que deben poder ser almacenados y protegidos en dicho lugar; debe indicar el tipo de profesional que realiza el AVAL, y las actividades centrales para las cuales dicho sitio es adecuado; la revisión ocular debe registrarse en un formato, que, en el caso


de no tenerlo el SENA, el profesional quien elabora el AVAL lo debe diseñar según su competencia. 9. VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS EN VISITAS DE INTERVENTORIA A EMPRESAS MENORES A 1

AÑO FE.

Para las visitas de interventoría, todos los documentos deben estar impresos en sus carpetas

físicas y digitales en la plataforma (en su respectiva actividad):

1- Contrato de cooperación debidamente firmado (el que envió Fonade)

2- Pagare y carta de instrucciones (el que envió Fonade)

3- Minuta de constitución.

4- Cámara de comercio vigente y con dirección actualizada, verificar QUE EL NOMBRE COMERCIAL

SI ESTE REGISTRADO

5- Rut actualizado de la empresa, actividad, dirección, contactos etc

6- Certificación de la cuenta bancaria de la empresa.

7- Resolución de facturación al día.

8- Afiliación de la empresa a la empresa prestadora de salud, de pensión, caja de compensación

familiar y ARL.

9- Reglamento interno de trabajo. Expuesto en lugar visible en la empresa, evidencia que se

socializo y se dio a empleados de la empresa. Interventoría Fonade lo exige.

Obligación de adoptarlo.

Está obligado a tener un reglamento de trabajo todo patrono que ocupe más de cinco (5)

trabajadores de carácter permanente en empresas comerciales, o más de diez (10) en

empresas industriales, o más de veinte (20) en empresas agrícolas, ganaderas o

forestales.

En empresas mixtas la obligación de tener un reglamento de trabajo existe cuando el

patrono ocupe más de diez (10) trabajadores.

10- Reglamento de seguridad industrial. Expuesto en lugar visible en la empresa, evidencia que se

socializo y se dio a los empleados de la empresa. Obligatorio para mayor de 10 empleados pero

Interventoría Fonade lo pide

11- Certificado de entrega de dotación y seguridad industrial a los empleados.

12- En una carpeta Hojas de vida de contadores propuestos, del seleccionado tener;

Rut de contador


Antecedentes disciplinarios de la JCC, del contador

Tarjeta profesional, diploma universitario del contador

Certificado de afiliación a salud y pensión del contador.

Contrato de prestación de servicios del contador. Contrato no mayor a un año.

Licencia de uso de software contable del contador vigente.

Cuentas de cobro o factura de cada mes del contador. Con numeración consecutiva,

especificando a que régimen pertenece

Certificado de pago de salud pensión de cada mes del contador.

Comprobante de egreso mensual de cada pago que se haya realizado al contador.

13- Contrato de arrendamiento del local, lote, finca. Copia original (fotocopias no sirven)

14- Certificado de usos de suelo al día

15- Aval del local, si son varios uno por cada uno, firmado por el subdirector de centro

16- Certificado de bomberos al día

17- Certificado de sanidad o saneamiento vigente

18- Certificado de fumigación vigente. Fonade lo exige.

19- Inscripción y/o renovación a Industria y comercio.

20- Comprobante de egreso y/o recibo de pago de cada mes cancelado.

21- Contratos de trabajo de los empleados de administración y/o producción, cada empleado con

contrato, cedula, afiliación al sistema de seguridad social salud, pensión, ARL. Una carpeta por

cada empleado. Meta a cumplir. % de cumplimiento.

22- Si contrata por jornales (empresas agropecuarias), o para un trabajo como arreglos locativos

(eléctricos, pintura, techos etc.) se debe de pedir copia de la cedula de cada contratista, copia de

su afiliación al sistema de salud (SISBEN) al día. Se debe de inscribir a pensión y ARL, dando

cumplimiento al Decreto 2616 del 2013.

23- Planillas de nómina (administrativa, producción, jornales) de cada mes ejecutado a la fecha

con las firmas. Con los Pagos de salud, pensión, ARL de cada mes de los empleados de nómina de

la empresa. Una carpeta.

24- Estados financieros al día, (balance general y estado de resultados), uno por cada mes de

ejecución de la empresa, verificar que estén bien elaborados y cumplan con las condiciones de ley.

Que coincida con lo registrado en cámara de comercio (patrimonio igual a capital registrado).

Verificar contabilización de amortización de diferidos y depreciación cada mes. Se sube a

plataforma máximo el 15 de cada mes.


25- Declaraciones tributarias presentadas y pagadas, las compras que haga la fiduciaria la

retención la presenta y paga la fiduciaria, si las compras las hace el emprendedor la retención la

presenta y paga el emprendedor (la empresa).

26- Libro diario, libro de mayor y balance, libro de accionistas, acta de accionistas.

27- Certificado del Registro en cámara de comercio de libro de accionistas y acta de accionistas, en

plataforma se sube la 1ª y la última hoja de cada libro. Ver

http://wsp.presidencia.gov.co/Normativa/Decretos/2013/Documents/ABRIL/24/DECRETO%20805

%20DEL%2024%20DE%20ABRIL%20DE%202013.pdf

28- Extractos y Conciliaciones bancarias a la fecha, mensuales, Plazo máximo el 10 de cada mes.

29- Facturas originales a nombre de la empresa de los elementos que se hayan adquirido. No

copias, facturas de todo, maquinarias, mueble, gastos etc. Resolución de facturación al día.

30- Rut de los proveedores, que este actualizado, código CIUU nuevo, expedido después del 12 de

diciembre del 2012, que está registrada la actividad económica que coincida con el pago a realizar.

31- Cámara de comercio vigente de los proveedores. Certificación bancaria (si es posible).

32- Contrato de compra venta si se han realizado compras mayores a $5.000.000.oo a un solo

proveedor en un solo mes, con su pólizas de cumplimiento de contratos de compra venta mayores

a $5.000.000.oo uno por cada contrato.

33- Avales de la maquinaria, equipos, licencias de software firmado por el subdirector de centro.

34- Informe mensual de ventas, cada mes hace informe por cada producto, -pestaña empresa,

avance, ventas-, se sube a plataforma la 1ª y la última factura de cada mes. Se hace los primeros 5

días del mes siguiente, así no se hagan ventas, se reportan ventas en cero y se justifica el porqué.

% de cumplimiento.

35- Evidencias de la gestión comercial como cartas de presentación, listados de asistencia,

formularios de contactos desde página web etc. que evidencien que se ha hecho la gestión

comercial requerida para la ejecución del proyecto. Visitas a empresas, contactos con potenciales

clientes etc. Meta a ejecutar % de cumplimiento

36- Contrapartidas a la fecha avaladas por la subdirección del centro. Meta a ejecutar. % de

cumplimiento

37- Actas de visitas de asesoría Sena.

38- Actas de visita de interventoría. 1ª, 2ª 3ª y/o 4ª. En la que este.

39- Inventario físico de los equipos, maquinas, herramientas, muebles y enceres que se han

comprado en la ejecución del proyecto, evidencia fotográfica.

http://wsp.presidencia.gov.co/Normativa/Decretos/2013/Documents/ABRIL/24/DECRETO%20805%20DEL%2024%20DE%20ABRIL%20DE%202013.pdf

http://wsp.presidencia.gov.co/Normativa/Decretos/2013/Documents/ABRIL/24/DECRETO%20805%20DEL%2024%20DE%20ABRIL%20DE%202013.pdf


Cumplimiento de indicadores.

Empleos generados vs empleos validados por interventoría

Ventas facturadas vs ventas propuestas

Producción real vs producción propuesta

Gestión comercial realizada vs gestión comercial a cumplir según acta de inicio.

Contrapartidas avaladas vs contrapartidas a realizar según acta de inicio.

Ejecución presupuestal, valor ejecutado vs valor aprobado (tener en cuenta lo que el

emprendedor se comprometió aportar).

RECUERDE QUE:

En un mes por actividad se puede pagar A UN SOLO PROVEEDOR, si en el mismo mes por ejemplo, por la actividad maquinas, solicitan compras a tres proveedores, deben de solicitar con suficiente anticipación, que se desagregue la actividad con 3 actividades en el plan operativo, detallando los recursos respectivos. Esta desagregación debe ser clara: De donde salen los recursos, nombre de la actividad, valor y mes del que salen lo recursos, y a dónde van los recursos, nombre de la nueva actividad y a que mes, con el valor a asignar. Las cotizaciones de cada avance deben de ser IGUALES, debe tener el total de la compra, con el IVA discriminado y debidamente firmadas. Las cotizaciones pueden ser de cualquier parte del PAIS y si en la zona no se encuentran más proveedores, se deben buscar en Bogotá, Medellín, Cali, Barranquilla, etc. Al final deben de ser tres cotizaciones, si definitivamente en el PAIS hay UN SOLO PROVEEDOR, se debe explicar dicha situación. Por avances en el plan operativo, se solicitan los recursos, con todos los documentos que respaldan el pago (esto se hace cada mes), por avance nomina, en cada cargo se debe subir la documentación que respalda la contratación: contrato, afiliaciones a salud, pensión, arl, etc. Se deben programar los pagos que se hacen el mes, (nominas, compras etc.). Los avances con los documentos soportes deben estar en plataforma, a más tardar el 10 de cada mes. Solicitar por tareas, desagregar las actividades para poder solicitarlos recursos, esta tarea va con copia al interventor y al asesor Sena, pues éste último debe avalar esto, para que el interventor haga el cambio en plataforma y luego sea autorizado por el coordinador de Fonade. Cuando se suba un avance, se agenda tarea solicitando la revisión, el interventor debe dar respuesta en máximo 3 días. Si a los 3 días no ha dado respuesta, se debe agendar otra tarea, indicando que desde que fecha se subió avance y se solicitó la revisión.


Cada mes se debe de subir la información contable, balance, estado de resultados, conciliación bancaria, con sus extractos, así no se tengan movimientos. El contador debe realizar la contabilización mensual de diferidos y anticipos, lo mismo que las notas contables cuando sea necesario. Cualquier atraso con estos documentos, genera paro de pagos a contador Cada mes también se debe realizar la información de ventas: por avance, ventas, así la empresa no haya realizado ventas, por lo cual se reporte en cero y se debe justificar por qué. En caso de que la empresa haya realizado ventar, se sube el informe totalizando las ventas en pesos y en unidades, subiendo la primera y la última factura del mes (escaneadas). Cada dos meses deben subir el informe de avance (en el modelo que entrega la interventoría en la primera visita). Cuando se realiza visita por parte del Sena o por parte de la interventoría, se debe solicitar el acta de visita para subirla a la plataforma por la actividad “avance plan operativo”, De todos los documentos debe de tener carpetas físicas. Todo documento que suba a plataforma, NO SE DEBE BORRAR, pues es el historial de lo que ha pasado, así hayan quedado mal elaborados, se sube el corregido dando aclaración, pero nunca se deben eliminar.


2. EMPRESAS OTRAS FUENTES DE FINANCIACION

ACTIVIDADES DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO

Lider Regional de Emprendimiento y

empresariosmo, gestor Lider Puesta en Marcha

y Gestores asignados

Determinada la base de datos de emprendedores y planes de negocio

objeto de la puesta en marcha , con fuente de financiación diferentes a

Fondo Emprender, el subdirector del centro o la persona delegada por él,

debe elaborar y enviar comunicación escrita o virtual, haciendo la oferta de

servicios de aseosría al emprendedor para la puesta en marcha de

acuerdo con el perfil del plan de negocio y la priorización de los recursos y

equipo de trabajo disponibles en la unidad de emprendimiento

Subdirector o persona delegada por élComunicación oficial a

emprendedores

F003-P001-GEE VERSION 01 -

Formato de programación de la

Asesoría.

Inscripción al servicio de asesoría

F001-P001-GEE VERSION 01





Registro de Cámara de Comercio



Gestor de emprendimiento asignado



Modelo de Diagnóstico V1 2014

Una vez cumplidos los dos años de acompañamiento por parte de la

Unidad de emprendimiento, se finaliza el servicio, mediante la elaboración

de un acta que indique la terminación del servicio, así como un informe de

gestión señalando el estado de la empresa en los diferentes aspectos

financiero, técnico, administrativo y comercial, como resultado de la

asesoría y envía el mismo al programa Mipes, quién continuará con el

acompañamiento

Gestor Encargado Acta de finalización del proceso de

asesoría

El gestor encargado brinda asesoria al nuevo empresario para que pueda

iniciar las operaciones de su empresa, con base en lo consignado y

ajustado en el plan de negocio.

Gestor Encargado



Modelo de Diagnóstico V1 2014

Gestor de Emprendimiento y Gestor de Mipes

(en caso de que sea creada con recursos del

Fondo Emprender

Gestor Encargado

Gestor Encargado

Gestor Encargado

Una vez definido los planes de negocio a asesorar, el gestor de puesta en

marcha asignado para el servicio, presta asesoría a los emprendedores

con respecto a los requisitos de Ley para la constitución y formalización

de la empresa, acorde a lo consignado en el plan de negocios.

Si la empresa se formaliza de aquí en adelante el emprendedor tomará el

nombre de empresario continuando en la actividad 5; si no se logra

formalizar, se debe dar por cerrado el servicio

El gestor encargado brinda asesoria al nuevo empresario para ajustar el

plan operativo consignado en el plan de negocio; o según lo requerido por

el emprendedor para los planes con otras fuentes de financiación.

El gestor encargado brinda asesoria al nuevo empresario para evaluar los

aspectos técnicos, financieros y comerciales para la puesta en marcha de

la empresa y sus desviaciones sobre el escenario previsto en el plan de

negocios y planteando si fuese necesario planes de acción para distintos

posibles escenarios, con el objetivo de minimizar el riesgo de la puesta en

marcha del plan de negocio

El gestor encargado, realiza seguimiento al inicio de las operaciones de

las empresas inscritas en el mismo, brindando asesoría para que el nuevo

empresario realice los ajustes que requiera para el normal desarrollo de la

empresa. Se debe asesosar mínimo 2 veces al mes y al menos 1 de las

visitas debe ser directamente en la empresa

Una vez revisado el informe de planes de negocio viabilizados y con

recursos disponibles, se identifican las necesidades de asesoría

especificas para su implementación y puesta en marcha, se designa un

gestor responsable para la asesoría quien debe concertar un plan de

trabajo con los emprendedores para dicha asesoría.

Para los que tengan planes de negocio de otras fuentes, se presentará la

oferta de servicios y se continuará en la actividad 2

En caso en que el emprendedor requiera el servicio de la oferta, , se hace

oficial la apertura del servicio a través del diligenciamiento del formato de

inscripción al servicio de asesoría, registrando los datos correspondientes

de la nueva empresa. Sino acepta el servicio se pasará al paso 1 para

buscar nuevos emprendedores cuyo plan de negocio esté apto para la

puesta en marcha.

Si el emprendedor acepta la oferta continua con la actividad 3. Sino se

remite al paso 1 para buscar otros planes que sean viables para puesta en

marcha

INICIO

1.Revisar los planes con recursos

para la puesta en marcha

No es Fondo Emprender?

2. Presentar oferta al

emprendedor

Acepta la oferta?

3. Recibir el requerimiento e

4.Prestar asesoría para la

constitución y formalización de

las empresas

Se formaliza la unidad?

5. Prestar asesoría para el ajuste

del Plan operativo

6. Prestar asesoría para la

validación Técnica, financiera y

comercial

7. Prestar asesoría para el inicio

de las operaciones de las

empresas

8. Hacer seguimiento y asesoria para el ajuste al inicio de las

operaciones

9.

Finalizar el servicio de asesoría

FIN


PASO A PASO PARA CREAR EMPRESA EN COLOMBIA

QUE ES UNA EMPRESA? Comercialmente, una empresa es una entidad creada por una o más personas, en donde se desarrolla una actividad económica industrial o de servicios con el fin de satisfacer las necesidades y requerimientos de sus clientes. Para ello, se debe tener muy claro qué es lo que hace (el producto o servicio), qué necesita para hacerlo (insumos, maquinaria y recurso humano), y cómo hacerlo (proceso de producción o prestación del servicio). ¿QUIÉNES PUEDEN CONSTITUIR EMPRESA? Una empresa puede ser constituida por cualquier persona natural o jurídica. ¿RAZONES PARA CONSTITUIR UNA EMPRESA? Las empresas son esenciales para consolidar la capacidad productiva y propiciar una mayor dinámica económica, es decir, para solucionar problemas y demandas del mercado que no se encuentran atendidas eficazmente. Además, la creación de empresas fortalece las iniciativas personales de los comerciantes como son: el deseo de lograr una mayor independencia, el ánimo de progresar y a la vez mejorar los ingresos para optimizar el nivel de vida. También se crea empresa con el fin de aprovechar la experiencia de una persona en determinados procesos productivos o prestación de servicios.

Consulte

•Tipo de empresa

•Tipo de sociedad a constituir

•Consulta de nombre

•Consulta de marca

•Consulte Uso de suelos

Diligencie

•Documentos de constitución

•Estatutos

•Registro Mercantil:

•Rue

•Rut

Formalice

• Rut o Nit

• Resolución de facturación

• Facturas

• Afiliacion de empleados

• Permisos y Licencia

• Impuestos


¿POR QUÉ LAS EMPRESAS DEBEN CONSTITUIRSE Y OPERAR CONFORME A LA LEY? Las empresas cuya constitución y actividades no se realizan conforme a la ley, no se benefician de las políticas estatales orientadas a mejorar las condiciones crediticias del sector empresarial, y por lo tanto deben acudir al crédito extra-bancario, que aunque ágil, tiene plazos cortos y altas tasas de interés. Además, no se pueden inscribir en el registro de proponentes que lleva la Cámara de Comercio, perdiendo así, ciertos beneficios como: celebración de contratos de obra con entidades estatales, consultoría, suministro, compraventa de bienes muebles; tampoco podrán participar en licitaciones públicas y privadas, ni participar en programas de promoción y desarrollo empresarial, entre otros.

1. CONSULTE

1.1 TIPOS DE EMPRESA EN COLOMBIA 1.1.1 SEGÚN SU CAPITAL:

Públicas: Capital proveniente de entes gubernamentales, generalmente con el fin de satisfacer necesidades sociales.

Privadas: Capital proveniente de inversionistas privados, personas naturales o jurídicas.

1.1.2 SEGÚN SU ACTIVIDAD ECONÓMICA:

INDUSTRIALES: Prima la producción de bienes mediante la transformación y/o extracción de materias primas.

COMERCIALES: Son intermediarias entre el productor y el consumidor. Su función

principal es la compraventa de productos terminados.

DE SERVICIOS: Brindan un servicio a otras empresas o a la comunidad. Pueden tener fines lucrativos o no.

1.1.3 SEGÚN SU TAMAÑO:

Micro: Empresas que tienen entre 1 y 10 trabajadores, y activos anuales inferiores a 501 SMMLV.

Pequeña: Empresas que tienen entre 11 y 50 trabajadores, y activos anuales entre 501 y 5.000 SMMLV.

Mediana: Empresas que tienen entre 51 y 200 trabajadores, y activos anuales entre 5.001 y 30.000 SMMLV.

Gran Empresa: Empresas que tienenmás de 200 trabajadores, y activos anuales mayores a 30.000 SMMLV.

1.2 TIPOS DE SOCIEDAD A CONSTITUIR:


Una vez elegido el tipo de empresa, deberá decidirse por el tipo de sociedad a crear, es decir, legalmente, qué opciones hay y qué responsabilidades implica constituir legalmente una empresa.

Persona Natural: Es la persona que por mérito y decisión propia decide crear una empresa

a su nombre siendo susceptible de tener derechos, deberes y responsabilidades jurídicas.

Una persona natural puede inscribirse como comerciante ante la Cámara de Comercio,

ejecutar actividades dirigidas a la producción de bienes y/o servicios, con el fin de obtener

una utilidad, producto de su venta y comprometerse con terceros, adquiriendo derechos y

obligaciones. Persona Jurídica: Empresa formada por dos o más personas que aportan capital en dinero

o especie, con capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones jurídicas. Son de dos clases:

Las personas jurídicas de derecho público; como la nación y sus entidades

descentralizadas.

Las personas jurídicas de derecho privado; como las compañías, fundaciones,

asociaciones y corporaciones.

Empresa: “El Artículo 25 del Código de Comercio, la define como “toda actividad económica

organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes, o

para la prestación de servicios”.

Sociedad Comercial: Es un contrato, a través del cual dos o más personas se comprometen a hacer

aportes en dinero, especie o trabajo; con el objetivo de destinarlos a formar una persona jurídica

diferente a cada uno de sus integrantes, cuyo fin es repartirse las utilidades obtenidas con la

actividad de la empresa. En nuestro país, según la constitución, se garantiza la libertad de

asociación; se le permite a los particulares constituir compañías, asociaciones y fundaciones,

mientras no sean contrarias a la moral o al orden legal.

Sociedad por Acciones Simplificada

Sociedades Anónimas

Sociedades de Responsabilidad Limitada

Sociedades en Comandita

Empresas Unipersonales

Sociedades de Economía Mixta

Sociedades Colectivas

Empresas asociativas de trabajo

http://www.ccc.org.co/como-crear-su-empresa/seleccione-el-tipo-de-sociedad-a-constituir/sociedad-por-acciones-simplificada

http://www.ccc.org.co/como-crear-su-empresa/seleccione-el-tipo-de-sociedad-a-constituir/sociedades-anonimas

http://www.ccc.org.co/como-crear-su-empresa/seleccione-el-tipo-de-sociedad-a-constituir/sociedades-de-responsabilidad-limitada

http://www.ccc.org.co/como-crear-su-empresa/seleccione-el-tipo-de-sociedad-a-constituir/sociedades-en-comandita

http://www.ccc.org.co/como-crear-su-empresa/seleccione-el-tipo-de-sociedad-a-constituir/empresas-unipersonales

http://www.ccc.org.co/como-crear-su-empresa/seleccione-el-tipo-de-sociedad-a-constituir/sociedades-de-economia-mixta

http://www.ccc.org.co/como-crear-su-empresa/seleccione-el-tipo-de-sociedad-a-constituir/sociedades-colectivas


Sucursal de sociedad extranjera

Sociedades de Hecho

1.2.1 SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADA: Se constituye mediante documento privado ante Cámara de Comercio o Escritura Pública ante Notario con uno o más accionistas quienes responden hasta por el monto del capital que han suministrado a la sociedad. Se debe definir en el documento privado de constitución el nombre, documento de identidad y domicilio de los accionistas; el domicilio principal de la sociedad y el de las distintas sucursales que se establezcan, así como el capital autorizado, suscrito y pagado, la clase, número y valor nominal de las acciones representativas del capital y la forma y términos en que éstas deberán pagarse. La estructura orgánica de la sociedad, su administración y el funcionamiento de sus órganos pueden ser determinados libremente por los accionistas, quienes solamente se encuentran obligados a designar un representante legal de la compañía. Su razón social será la denominación que definan sus accionistas pero seguido de las siglas "sociedad por acciones simplificada"; o de las letras S.A.S.

Cuando los activos aportados a la sociedad comprendan bienes cuya transferencia requiera

escritura pública, la constitución de la sociedad deberá hacerse de igual manera e inscribirse

también en los registros correspondientes.

Una vez inscrita en el registro mercantil, formará una persona jurídica distinta de sus accionistas.

Para efectos tributarios, se rige por las reglas aplicables a las sociedades anónimas.

Las acciones y demás valores que emita la S.A.S no podrán inscribirse en el Registro Nacional de

Valores y Emisores ni negociarse en bolsa.

1.2.1.1 REQUISITOS PARA CONSTITUIR UNA S.A.S.:

Nombre, documento de identidad, domicilio de los accionistas (ciudad o municipio

donde residen).

Razón social o denominación de la sociedad, seguida de las palabras “sociedad por

acciones simplificada”, o de las letras S.A.S.

El domicilio principal de la sociedad y el de las distintas sucursales que se

establezcan en el mismo acto de constitución.

El término de duración, si éste no fuere indefinido. Si nada se expresa en el acto de

constitución, se entenderá que la sociedad se ha constituido por término

indefinido.

Una enunciación clara y completa de las actividades principales, a menos que se

exprese que la sociedad podrá realizar cualquier actividad comercial o civil, lícita. Si

http://www.ccc.org.co/como-crear-su-empresa/seleccione-el-tipo-de-sociedad-a-constituir/sociedades-de-hecho


nada se expresa en el acto de constitución, se entenderá que la sociedad podrá

realizar cualquier actividad lícita.

El capital autorizado, suscrito y pagado, la clase, número y valor nominal de las

acciones representativas del capital y la forma y términos en que éstas deberán

pagarse.

La forma de administración y el nombre, documento de identidad y las facultades

de sus administradores. En todo caso, deberá designarse cuando menos un

representante legal.

1.2.2 SOCIEDADES ANONIMAS

Se constituyen mediante escritura pública entre mínimo cinco accionistas quienes responden

hasta por el monto o aporte de capital respectivo que han suministrado para la constitución de la

sociedad. Se debe definir en la escritura pública el tiempo de duración de la empresa y que lo

hayan expresado en su documento de fundación o estatutos. La administración de ésta sociedad

se desarrolla con la asamblea general de accionistas quienes definen el revisor fiscal y la junta

directiva, quién a su vez define al gerente, el cual es la persona que asume la representación legal

de la sociedad. El capital se representa en acciones de igual valor que son títulos negociables,

todo ello es capital autorizado y se debe aclarar cuánto de esto es capital suscrito y cuánto de

esto es capital pagado. Su razón social será la denominación que definan sus accionistas pero

seguido de las palabras “Sociedad Anónima” o su abreviatura “S.A”.

Si la sociedad se forma, se inscribe o se anuncia sin dicha especificación, los administradores

responderán solidariamente de las operaciones sociales que se celebren”(Art. 373 Código de

Comercio).

1.2.3 SOCIEDADES DE RESPONSABILIDAD LIMITADA

Se constituye mediante escritura pública entre mínimo dos socios y máximo veinticinco, quienes

responden con sus respectivos aportes, y en algunos casos según el Código de Comercio artículos

354, 355 y 357, se puede autorizar la responsabilidad ilimitada y solidaria, para alguno de los

socios. Será nula de pleno derecho la sociedad que se constituya con un número mayor. Si durante

su existencia excediere dicho límite, dentro de los dos meses siguientes a la ocurrencia de tal

hecho, podrá transformarse en otro tipo de sociedad o reducir el número de sus socios. Cuando la

reducción implique disminución del capital social, deberá obtenerse permiso previo de la

superintendencia, so pena de quedar disuelta la compañía al vencerse el referido término”(Art.

356 Código de Comercio).


Los socios deben definir en la escritura pública el tiempo de duración de la empresa y podrán

delegar la representación legal y administración en un gerente, quien se guiará por las funciones

establecidas en los estatutos.

El capital se representa en cuotas de igual valor que para su cesión, se pueden vender o transferir

en las condiciones previstas en la ley o en los respectivos estatutos. Cualquiera que sea el nombre

de la sociedad deberá estar seguido de la palabra "Limitada" o su abreviatura "Ltda" que de no

aclararse en los estatutos hará responsable a los asociados solidaria e ilimitadamente

1.2.4 SOCIEDAD EN COMANDITA

“La sociedad en comandita se formará siempre entre uno o más socios que comprometen solidaria

e ilimitadamente su responsabilidad por las operaciones sociales, y otro o varios socios que limitan

la responsabilidad a sus respectivos aportes. Los primeros se denominarán socios gestores o

colectivos y los segundos, socios comanditarios” (Art. 323 Código de Comercio). “La razón social de

las comanditarias se formará con el nombre completo o sólo el apellido de uno o más socios

colectivos y se agregará la expresión “y compañía” o la abreviatura “& Cía”, seguida en todo caso

de la indicación abreviada “S. en C.”, o de las palabras “Sociedad Comanditaria por Acciones” o su

abreviatura “SCA”, si es por acciones, so pena de que para todos los efectos legales se presuma de

derecho que la sociedad es colectiva. El socio comanditario o la persona extraña a la sociedad que

tolere la inclusión de su nombre en la razón social, responderá como socio colectivo. ”(Art. 324

Código de Comercio).

1.2.4.1 SOCIEDADES EN COMANDITA SIMPLE

Se constituye mediante escritura pública entre uno o más socios gestores y uno o más socios

comanditarios o capitalistas. Los socios gestores responden solidaria, ilimitada y directamente por

las operaciones y los socios capitalistas o comanditarios solo responden por sus respectivos

aportes. Cuando se constituye éste tipo de sociedad, se debe definir en la escritura pública el

tiempo de duración de la empresa. Sólo los socios gestores podrán administrar la sociedad o

delegar ésta administración en terceros, cosa que no podrán hacer los socios capitalistas. Los

socios capitalistas o comanditarios aportan capital mientras los gestores aportan la administración

de los capitales y el desarrollo de los negocios. Se debe tener claridad en la razón social de estas

sociedades, la cual se forma exclusivamente con el nombre completo o solo apellido de uno o más

socios colectivos comanditarios o gestores; seguido de la palabra "y compañía" o su abreviatura

"& Cía." y seguido de la abreviación "S. en C".

1.2.4.2 SOCIEDAD EN COMANDITA POR ACCIONES


Se constituye mediante escritura pública entre uno o más socios gestores y por lo menos 5 socios

capitalistas o comanditarios. Los socios gestores responden solidaria, ilimitada y directamente por

las operaciones y los socios capitalistas solo responden por sus respectivos aportes. Cuando se

constituye éste tipo de sociedad, se debe definir en la escritura pública el tiempo de duración de la

empresa, solo los socios gestores podrán administrar la sociedad o delegar esta administración en

terceros, cosa que no podrán hacer los socios capitalistas. El capital se representa en acciones de

igual valor, que son títulos negociables aportados por los capitalistas e inclusive por los socios

gestores, quienes separan su aporte de industria el cual no forma parte del capital. Se debe tener

claridad en la razón social de estas sociedades, la cual se forma exclusivamente con el nombre

completo o solo apellido de uno o más socios colectivos, seguido de la palabra "y compañía" o su

abreviatura "& Cia" seguido en todo caso por las palabras "Sociedad en Comandita por Acciones" o

su abreviatura "SCA".

1.2.5 EMPRESAS UNIPERSONALES

Una nueva figura introducida por la Ley 222 de 1995 expresa que “mediante la empresa

unipersonal, una persona natural o jurídica que reúna las cualidades para ejercer el comercio,

podrá destinar parte de sus activos para la realización de una o varias actividades de carácter

mercantil. Basta con el Registro Mercantil para que sea una persona jurídica, quien responderá

limitadamente con los activos. Corresponde al constituyente, administrar la empresa o delegar a

un tercero, caso en el cual, el empresario inicial no podrá realizar actos ni contratos a nombre de

la empresa unipersonal. Esta podrá tener razón social seguida de la frase "Empresa Unipersonal" o

su abreviatura "E.U" so pena de que el empresario responda ilimitadamente con su patrimonio.

Es el individuo, una y solo una persona que se constituye como empresario mediante escritura o

documento privado ante Cámara de Comercio o ante notario con el debido reconocimiento de

firma y contenido del documento.

El documento privado no requiere de la formalidad de la escritura pública, sino en el evento de

que alguno(s) de los bienes que se aporten a la empresa requieran para su transferencia de dicha

formalidad, en cuyo caso también deberá realizarse el respectivo registro. De igual manera se

exige el requisito de la escritura pública, cuando obedezca a la disolución de una sociedad que se

convierte en empresa unipersonal.

1.2.6 SOCIEDAD DE ECONOMIA MIXTA


“Son de economía mixta las sociedades comerciales que se constituyen con aportes estatales y de

capital privado. Las sociedades de economía mixta se sujetan a las reglas del derecho privado y a la

jurisdicción ordinaria, salvo disposición legal en contrario” (Art. 461 del Código de Comercio).

Constitución: “Legalmente las sociedades de economía mixta se rigen por la reglas de derecho

privado, son sociedades de comercio sujetas al derecho mercantil, con las limitaciones expresas

que la Constitución y la ley establezcan. Pueden constituirse bajo cualquiera de las formas de

sociedades previstas en el Código de Comercio, colectivas, en comandita simple o por acciones, de

responsabilidad limitada o anónimas, ya que la ley colombiana no señala ninguna en especial.

Esta última forma, que algunas legislaciones extranjeras encuentran como única aceptable es la

que mejor permite desarrollar el objetivo social. Dos actos jurídicos requiere la constitución de

una sociedad de economía mixta: la ley que la crea o autoriza y el contrato de sociedad (…).

No basta la creación legal o la autorización que se haga para que la sociedad quede constituida; es

preciso el posterior acuerdo con los particulares y la solemnización del contrato, en términos del

Código de Comercio, para dar nacimiento a la nueva persona jurídica distinta de los socios

individualmente considerados.” (CSJ,S. Plena, Sent. feb 27/75 M.P. Luis Sarmiento Buitrago).

1.2.7 SOCIEDADE COLECTIVA

Se constituye mediante escritura pública entre dos o más socios quienes responden solidaria,

ilimitada y subsidiariamente por todas las operaciones sociales. Cuando se constituye este tipo de

sociedad, se debe definir en la escritura pública el tiempo de duración de la empresa, el que

deseen sus socios, quienes a su vez podrán delegar la administración de la sociedad en otras

personas extrañas, pero perdiendo así la posibilidad de diligenciar o gestionar negocios. Cada

socio deberá entregar sus aportes en capital, especie o con trabajo, definiendo de ésta manera el

capital social de la empresa, el cual no tiene ni un mínimo ni un máximo según la ley comercial. Es

importante saber que la razón social de estas sociedades se forma con el nombre completo o solo

apellido de uno de los socios, seguido de la palabra "y compañía", "hermanos" o "e hijos". Esto

quiere decir que no podrá ir un nombre de un extraño en la razón social.La característica

fundamental de esta sociedad es que: “Todos los socios de la sociedad en nombre colectivo

responderán solidaria e ilimitadamente por las operaciones sociales. Cualquier estipulación en

contrario se tendrá por no escrita. Esta responsabilidad sólo podrá deducirse contra los socios

cuando se demuestre, aun extrajudicialmente que la sociedad ha sido requerida vanamente para

el pago. En todo caso los socios podrán alegar las excepciones que tenga la sociedad contra sus

acreedores”(Art. 294 Código de Comercio).

Esta sociedad es eminentemente personalista y por ello: “La razón social se formará con el nombre

completo o el solo apellido de alguno o algunos de los socios seguido de las expresiones “y


compañía”, “hermanos”, “e hijos”, u otras análogas, sino se incluyen los nombres completos o los

apellidos de todos los socios. No podrá incluirse el nombre de un extraño en la razón social. Quien

lo tolere, será responsable a favor de las personas que hubieren contratado con la sociedad” (Art.

303 Código de Comercio).

1.2.8 EMPRESAS ASOCIATIVAS DE TRABAJO

Se constituye mediante escritura, acta de constitución o estatuto ante notario o juez con el debido

reconocimiento de firma y contenido del documento. Sus miembros serán mínimo tres y máximo

diez si es para producciones de bienes, pues si es una empresa de servicios sus socios ser?n 20

máximo. Todos ellos estarán representados por su aporte laboral y adicionalmente en especie o

bienes y responderán de acuerdo a la norma del Código de Comercio. Particularmente ésta

empresa constituida con su persona jurídica debe registrarse ante el Ministerio de Protección

Social. El tiempo de duración debe estar claramente determinado y su capital esta expresado en

aportes laborales, de tecnología, propiedad industrial o intelectual debidamente registrada, en

activos y dinero. Será un director ejecutivo el representante legal de este tipo de empresa y hará

lo que le ordene los estatutos, creados por la junta de asociados, a su vez la razón social debe

acompañarse con la denominación “Empresa Asociativa de Trabajo”.

1.2.9 SUCURSAL DE SOCIEDAD EXTRANJERA

De conformidad con el artículo 469 del código de comercio, “Son extranjeras las sociedades

constituidas conforme a la ley de otro país y con domicilio principal en el exterior”.

Para que una sociedad extranjera pueda emprender negocios permanentes en Colombia,

establecerá una sucursal con domicilio en el territorio nacional, para lo cual deberá protocolizar en

una notaría del lugar elegido para su domicilio en el país, copias auténticas del documento de su

fundación, de sus estatutos, la resolución o acto que acordó su establecimiento en Colombia y de

los que acrediten la existencia de la sociedad y la personería de sus representantes.

La resolución o acto en que la sociedad acuerde conforme a la ley de su domicilio principal

establecer negocios permanentes en Colombia, deberá expresar:

Los negocios que se proponga desarrollar, ajustándose a las exigencias de la ley

colombiana respecto a la claridad y concreción del objeto social;

El monto del capital asignado a la sucursal, y el originado en otras fuentes, si las hubiere;

El lugar escogido como domicilio;

El plazo de duración de sus negocios en el país y las causales para la terminación de los

mismos;


La designación de un mandatario general, con uno o más suplentes, que represente a la

sociedad en todos los negocios que se proponga desarrollar en el país.

La designación del revisor fiscal, quien será persona natural con residencia en Colombia.

1.2.10 SOCIEDADES DE HECHO

“La sociedad comercial será de hecho cuando no se constituya por escritura pública. Su existencia

podrá demostrarse por cualquiera de los medios probatorios reconocidos en la ley”(Art. 498

Código de Comercio). “La sociedad de hecho no es una persona jurídica. Por consiguiente, los

derechos que se adquieran y las obligaciones que se contraigan para la empresa social, se

entenderán adquiridos o contraídos a favor o cargo de todos los socios de hecho…”(Art.499

Código de Comercio).

“En la sociedad de hecho todos y cada uno de los asociados responderán solidaria e

ilimitadamente por las operaciones celebradas”… (Art.501 Código del Comercio).

1.3 CONSULTA DE NOMBRE.

La razón social, el nombre con el que se identifica la sociedad le permite su individualización y por

ello debe ser único. No es posible registrar dos compañías con igual nombre, por esta razón

las cámaras de comercio ofrecen aplicativos en el que se puede constatar que la identificación que

se dio a la empresa sea registrable. Usar idéntico nombre es una causal por el que la cámara de

comercio puede abstenerse de concederle el registro.

En el siguiente link se puede constatar el nombre de la empresa:

http://www.crearempresa.com.co/consultas/ConsultaNombre.aspx

1.4 CONSULTA DE MARCA.

La información necesaria para registrar la marca del producto o empresa puede estar ya

almacenada en las Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio. Se debe

verificar previamente que la información que se encuentra a punto de diligenciar no esté

registrada.

En el siguiente link se puede constatar la marca:

http://www.crearempresa.com.co/consultas/ConsultaMarca.aspx

1.4.1 Instrucciones para realizar la consulta de Marca

http://www.crearempresa.com.co/consultas/ConsultaMarca.aspx


Se puede verificar que el nombre o expresión que se tiene planeado para la marca y / o empresa

no se encuentre registrado en la misma clase Niza o una relacionada. Se debe ingresar los datos

de nombre o expresión de la marca y la clase que va a distinguir los productos o los servicios a

proteger, en el formulario a continuación. Si en el resultado de la búsqueda no aparece registrada

la marca, se debe verificar adicionalmente si existen parecidas o similares a ella Si la información

no es suficiente, se debe solicitar los antecedentes marcarios o figurativos a la Superintendencia

de Industria y Comercio.

1.4.2 Pasos para solicitar el registro de marca

1. Conocer las normas vigentes.

2. Identificar claramente los productos o servicios que se desea proteger con la marca, de acuerdo

con la clasificación de Niza.

3. Verificar que la Superintendencia de Industria y Comercio no se encuentra registrada o en

trámite una marca parecida o similar mediante la consulta de antecedentes marcarios o

figurativos.

4. Tener en cuenta para la verificación de la marca a solicitar, la configuración Niza.

5. Una vez se esté seguro que se puede solicitar el registro de la marca, diligenciar el formulario

(petitorio) que existe para ello.

1.4.3 Qué se debe hacer si la marca que va a utilizar ya está registrada?

1. Intentar nuevamente con otras posibilidades de marca hasta encontrar una opción disponible.

2. Observar la fecha de vencimiento de la marca registrada. Como una marca queda protegida por

10 años una vez es aprobada por la Superintendencia de Industria y Comercio, es posible que se

pueda hacer una solicitud del registro sobre ella siempre que haya vencido este período y el titular

no renueve el registro dentro de los 6 meses siguientes.

Más información en la Superintendencia de Industria y Comercio Teléfono 5231131

en www.sic.gov.co

http://www.sic.gov.co/


1.5 CONSULTA DE ACTIVIDAD ECONÓMICA

Realizar la consulta de actividad económica que va a desarrollar con la empresa, lo puede realizar

mediante el siguiente proceso:

1.6 CONSULTA DE USO DE SUELOS

Es el dictamen escrito por medio del cual el curador o la autoridad municipal o distrital

competente para expedir licencias o la oficina de planeación o la que haga sus veces, informa al

interesado sobre el uso o usos permitidos en un predio o edificación, de conformidad con las

normas urbanísticas del Plan de Ordenamiento Territorial y los instrumentos que lo desarrollen. La

expedición de conceptos no otorga derechos conferidos mediante licencias que estén vigentes o

que hayan sido ejecutadas.

1.6.1 PASOS A SEGUIR... 1. Consultar si el tipo de actividad requiere favorabilidad de los vecinos colindantes, carta de

Administración de conjuntos residenciales o comerciales en la Subdirección de Ordenamiento

Urbanístico SOU, piso 11.

2. Reclamar el formato de solicitud en la ventanilla de atención al ciudadano de la Subdirección de

Ordenamiento Urbanístico SOU, Piso 11 o descargarlo en la página Web de la Entidad

3. Radicar la solicitud adjuntando documentación requerida en la ventanilla de atención al

ciudadano de la Subdirección de Ordenamiento Urbanístico SOU, Piso 11

4. Reclamar recibo por derechos del servicio en la ventanilla de atención al ciudadano de la

Subdirección de Ordenamiento Urbanístico SOU, Piso 11

5. Realizar pago por derechos del servicio en los bancos de la Tesorería Municipal, ubicados en la

Plazoleta del Centro Administrativo Municipal – CAM

6. Entregar recibo de pago derechos del servicio en la ventanilla de atención al ciudadano de la

Subdirección de Ordenamiento Urbanístico SOU, Piso 11

7. Reclamar el Concepto Uso del Suelo en la ventanilla de atención al ciudadano de la Subdirección

de Ordenamiento Urbanístico SOU, Piso 11

: http://www.crearempresa.com.co/consultas/ConsultaActividad

Economica.aspx

Escriba el nombrre que desea buscar y haga click en el botón consultar

Señalar la opción a consultar


1.6.2 REQUISITOS.

1.6.2.1 Perfil: Persona Natural y Jurídica

Lugar de origen, nacionalidad, residencia, identificación. Tener nacionalidad colombiana Lugar de origen, nacionalidad, residencia, identificación. Tener nacionalidad extranjera Cumplimiento de especificaciones o estándares. Formulario oficial establecido por la

entidad Cumplimiento de especificaciones o estándares. Acreditar el pago de los derechos del

servicio Cumplimiento de especificaciones o estándares. Disponer de áreas de parqueo sin ocupar

espacio público Cumplimiento de especificaciones o estándares. No ocupar espacio público con mobiliario,

reparaciones o instalaciones o vehículos Tener aprobación previa. Tener aceptación o favorabilidad de los vecinos colindantes en

los casos estipulados en la Matriz de Clasificación y Jerarquización de Usos Tener aprobación previa. Tener aceptación por parte de los copropietarios o de la

administración, en caso que el predio este sometido a Propiedad Horizontal de uso Residencial, Comercial o Mixto

Cumplimiento de especificaciones o estándares. Disponer de área suficiente para desarrollar la actividad al interior del predio

Cumplimiento de especificaciones o estándares. Cumplir con las normas reglamentarias o complementarias del Orden Nacional, Regional o Local, según sea el caso

En la ciudad de Cali, se puede hacer seguimiento a éste trámite en:

En la página de internet http://planeacion.cali.gov.co/dapweb/index.asp Físicamente en las oficinas Departamento Administrativo de Planeación Municipal –

Subdirección de Ordenamiento Urbanístico SOU - Torre Alcaldía del Centro Administrativo Municipal CAM, en la avenida 2N entre calles 10 y 11 - Piso 11

http://planeacion.cali.gov.co/dapweb/index.asp


2. DILIGENCIE

ANTE CAMARA DE COMERCIO:

Formulario de Registro y Matricula.

Anexo de Solicitud del NIT ante la DIAN. (También se puede hacer en la DIAN).

Pagar el Valor de Registro y Matricula.

ANTE LA NOTARIA:

Escritura Pública. (Esta deberá ser presentada ante Cámara de Comercio en el

momento del Registro). Tener en Cuenta: Todo tipo de sociedad comercial, si tienen

menos de 10 trabajadores o hasta 500 salarios mínimos de activos al momento de la

constitución, no necesitan escritura pública para constituirse.

ANTE LA DIAN:

Inscribir el RUT (Registro Único Tributario).

Obtención del NIT (Número de Identificación Tributaria).

ANTE LA SECRETARIA DE HACIENDA DE LA ALCALDIA:

Registro de Industria y Comercio.

Registro de Uso del Suelo, Condiciones Sanitarias y de Seguridad.

NOTA: Los trámites de DIAN y Secretaria de Hacienda, se pueden realizar en el caso de algunas

ciudades directamente en la Cámara de Comercio


2.1 DOCUMENTO DE CONSTITUCION

Por regla general las sociedades civiles y comerciales se constituyen por escritura pública, que

debe contener los requisitos del artículo 110 del código de comercio.

Sin embargo, la ley 1014 de 2006, permitió la creación de sociedades comerciales por documento

privado, siempre que al momento de su constitución cuenten con menos de 10 trabajadores y/o

con activos totales, excluida la vivienda, inferiores a 500 SMLMV. Cuando se realicen aportes de

bienes inmuebles, deberán necesariamente constituirse por escritura pública.

A su vez, la ley 1258 de 2008, créo las sociedades por acciones simplificadas, que son sociedades

de naturaleza comercial que se crean por acto unilateral o por contrato que conste en documento

privado. Cuando los activos aportados comprendan bienes cuya transferencia requiera escritura

pública, la constitución se efectuará también cumpliendo dicha formalidad.

2.1.1. REQUISITOS PARA CONSTITUIR UNA SOCIEDAD POR ESCRITURA PÚBLICA:

Como lo indica el Artículo 110 del Código de Comercio, la sociedad civil o comercial se constituirá

por escritura pública. Toda minuta deberá incluir entre otras cosas:

El nombre y domicilio de las personas que intervengan como otorgantes. Con el nombre

de las personas naturales deberá indicarse su nacionalidad y documento de identificación

legal; con el nombre de las personas jurídicas, la ley, decreto o escritura de que se deriva

su existencia.

La clase o tipo de sociedad que se constituye y el nombre de la misma, formado como se

dispone en relación con cada uno de los tipos de sociedad que regula el Código de

Comercio. ¨ Se prohíbe a terceros el empleo de un nombre comercial o de una marca de

productos o de servicios, que sea igual o similar a un nombre comercial ya usado para el

mismo ramo de negocios, salvo cuando se trata de un nombre que por ley le corresponda

a una persona, caso en el cual deberán hacerse las modificaciones que eviten toda

confusión que a primera vista pudiera presentarse¨(Art. 607 Código de Comercio). Por lo

anterior se recomienda consultar el nombre ante la Cámara de Comercio. El interesado

presentará una carta solicitando la certificación de la existencia del nombre a registrar o

diligenciando un formato para tal fin.

El domicilio de la sociedad y el de las distintas sucursales que se establezcan en el mismo

acto de constitución.

El objeto social, esto es, la empresa o negocio de la sociedad, haciendo una enunciación

clara y completa de las actividades principales. Será ineficaz la estipulación en virtud de la

cual el objeto social se extienda a actividades enunciadas en forma indeterminada o que

no tenga una relación directa con aquél.


La forma de administrar los negocios sociales con indicación de las atribuciones y

facultades de los administradores, y de las que se reserven los asociados, las asambleas y

las juntas de socios, conforme a la regulación legal de cada tipo de sociedad.

La época y la forma de convocar y constituir la asamblea o junta de socios en sesiones

ordinarias o extraordinarias, y la manera de deliberar y tomar los acuerdos en los asuntos

de su competencia.

Las fechas en que deben hacerse los inventarios y balances generales, y la forma en que

han de distribuirse los beneficios o utilidades de cada ejercicio social, con indicación de las

reservas que deban hacerse.

La forma de hacer la liquidación, una vez disuelta la sociedad, con indicación de los bienes

que hayan de ser restituidos o distribuidos en especie, o de las condiciones en que, a falta

de dicha indicación, puedan hacerse distribuciones en especie.

Si las diferencias que ocurran a los asociados entre sí o con la sociedad, con motivo del

contrato social, han de someterse a decisión arbitral o de amigables componedores y, en

caso afirmativo, la forma de hacer la designación de los árbitros o amigables

componedores.

El nombre y domicilio de la persona o personas que han de representar legalmente a la

sociedad, precisando sus facultades y obligaciones, cuando esta función no corresponda,

por ley o por el contrato, a todos o algunos de los asociados.

Las facultades y obligaciones del revisor fiscal, cuando el cargo esté previsto en la ley o en

los estatutos.

Los demás pactos que, siendo compatibles con la índole de cada tipo de sociedad,

estipulen los asociados para regular las relaciones a que da origen el contrato.

2.1.2 REQUISITOS PARA CONSTITUIR UNA SOCIEDAD POR DOCUMENTO PRIVADO DE ACUERDO

CON LA LEY 1014 DE 2006, REGLAMENTADA POR EL DECRETO 4463 DE 2006:

Nombre, documento de identidad, domicilio y dirección de los socios.

El domicilio social

El término de duración o la indicación de que éste es indefinido

Una enumeración clara y completa de las actividades principales, a menos que se exprese

que la sociedad podrá realizar cualquier acto lícito de comercio.

El monto del capital haciendo una descripción pormenorizada de los bienes aportados,

con estimación de su valor. El socio o socios responderá por el valor asignado a los bienes

en el documento constitutivo.


Cuando los activos destinados a la sociedad comprendan bienes cuya transferencia

requiera escritura pública, la constitución deberá hacerse de igual manera e inscribirse

también en los registros correspondientes.

El número de cuotas, acciones o partes de interés de igual valor nominal en que se dividirá

el capital de la sociedad y la forma en que serán distribuidas, si fuere el caso.

La forma de administración dentro del tipo o especie de sociedad de que se trate, así

como el nombre, documento de identidad y las facultades de sus administradores. A falta

de estipulaciones se entenderá que los administradores podrán adelantar todos los actos

comprendidos dentro de las actividades previstas.

Declaración por parte de los constituyentes, o de sus representantes o apoderados sobre

el cumplimiento de al menos uno de los requisitos señalados en el artículo 22 de la Ley

1014 de 2006, esto es, que cuenten con diez (10) o menos trabajadores, o con activos

totales, excluida la vivienda, por valor inferior a quinientos (500) salarios mínimos legales

mensuales vigentes.

2.2 ESTATUTOS

Diligencia y suscripción de los estatutos, ya sea por documento privado o público, según tipo

social. La firma de la escritura pública de constitución en el caso que corresponda genera el pago

de derechos notariales.

2.3 REGISTRO MERCANTIL

Por disposición legal los comerciantes están obligados a matricularse en el Registro Mercantil que

llevan las Cámaras de Comercio, así como inscribir todos los actos, libros y documentos respecto

de los cuales la ley exija esa formalidad.

Para efectos de la matricula los empresarios deben presentar los siguientes documentos:

Empresarios Persona Natural

Las personas naturales que deseen matricularse como comerciantes deberán:

Verificar que no figure matriculada otra persona con un nombre idéntico. Lo puede

verificar en las terminales de autoconsulta dispuestas en los Centros de Atención

Empresarial CAE de las Cámaras de Comercio.

Diligenciar el formulario de Registro Único Empresarial, suministrando en forma

exacta los datos solicitados. Si la matrícula se solicita personalmente se debe presentar

el original del documento de identificación de la persona natural que se está


matriculando. En caso de enviar un tercero a realizar la matrícula mercantil, la firma

del comerciante en el formulario deberá contar con reconocimiento de contenido y

firma ante notario.

Diligenciar el Formulario RUT y hacer presentación personal del mismo ante el

funcionario de la Cámara de Comercio ó ante notario, si es un tercero quien realiza el

trámite. En caso de que la persona natural ya tenga NIT, deberá adjuntar el certificado

del Rut o fotocopia del NIT.

Diligenciar el formulario adicional de registro con otras entidades para el

establecimiento de comercio.

Presentar todos los documentos anteriormente mencionados en cualquier sede de

atención al público de la Cámara de Comercio y cancelar los derechos de inscripción a

que hubiere lugar.

Empresarios Persona Jurídica

Las personas jurídicas deberán cumplir con los siguientes requisitos:

Verificar que no figure matriculada otra sociedad ó establecimiento de comercio con

un nombre idéntico. Lo puede verificar en las terminales de auto consulta dispuestas

en los Centros de Atención Empresarial CAE de la Cámara de Comercio de Cali ó a

través de la dirección en Internet www.ccc.org.co.

Diligenciar el formulario de Registro Único Empresarial, suministrando en forma exacta

los datos solicitados. El formulario debe estar firmado por el representante legal y

deberá ser presentado personalmente o enviarlo con reconocimiento de firma y

contenido ante notario.

Diligenciar el Formulario RUT y hacer presentación personal del mismo ante el

funcionario de la Cámara de Comercio ó ante notario, si es un tercero quien realiza el

trámite.

Diligenciar el formulario adicional de registro con otras entidades para el

establecimiento de comercio.

Enviar copia auténtica del documento de constitución. Tenga en cuenta que si se

aportan bienes inmuebles, deberá hacerse por escritura pública.


atención al público de la Cámara de Comercio i y cancelar los derechos de inscripción a

que hubiere lugar.

Diligenciar el formato de solicitud de registro de libros de registro de socios o

accionistas y libro de actas de junta de socios ó asamblea, indicando el nombre de la

http://local.com/ccc


sociedad, EAT o Empresa Unipersonal, el destino de cada libro y el número de hojas

útiles debidamente firmado por el representante legal y presentado personalmente o

con reconocimiento de firma y contenido ante notario. Se aclara que la

Superintendencia de sociedades elimina la inscripción de los libros de contabilidad y

actas de junta en el registro mercantil. Con la circular externa 100 emitida por la

Superintendencia de Sociedades el día 08 de marzo de 2012 se aclara la eliminación de

la obligación de registrar los libros de contabilidad y actas de junta directiva en el

registro mercantil el cual fue mencionado con el decreto antitrámites 0019 del 10 de

enero de 2012. El Decreto Ley 019 de 2012, suprimió el registro de los libros de

contabilidad en la cámara de comercio a la vez que autoriza que dichos libros puedan

ser llevados en archivos electrónicos (…)

Empresarios en Sociedad de Hecho

Para el registro de un establecimiento de propiedad de una Sociedad de Hecho, cada uno de los

propietarios debe matricularse en el registro mercantil. Igualmente, deben diligenciar el anexo de

matrícula del formulario de Registro Único Empresarial, suministrando en forma exacta los datos

solicitados.

Antes de diligenciarlo, debe verificarse que no figure matriculada otra sociedad ó establecimiento

de comercio con un nombre idéntico. Lo puede verificar en las terminales de auto consulta

dispuestas en los Centros de Atención Empresarial CAE de la Cámara de Comercio de Cali ó a


Matrícula de una Sucursal

Cuando se trata de una sucursal de una sociedad ó empresa unipersonal se debe cumplir con los

siguientes requisitos:






los datos solicitados.

Diligenciar el formulario adicional de registro con otras entidades.

Enviar copia auténtica del acta donde conste la decisión del órgano competente que

ordenó la apertura de la sucursal, la designación del representante legal y las

facultades de éste. La aceptación del nombrado puede venir incorporada al acta, o en

documento separado suscrito por el mismo.




Si la sociedad tiene domicilio en otra jurisdicción, deberá enviar:

Copia auténtica del documento de constitución (documento privado ó escritura

pública, según sea el caso).

Copia auténtica de las escrituras públicas o documentos privados de reformas.

Si se trata de una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera, deberá enviar

certificado de existencia y representación legal expedido dicha entidad.


atención al público de la Cámara de Comercio de Cali y cancelar los derechos de

inscripción a que hubiere lugar.

Matrícula de una Agencia






los datos solicitados.

Diligenciar el formulario adicional de registro con otras entidades.

Enviar copia auténtica del documento privado ó del acta donde conste la decisión del

órgano competente que ordenó la apertura de la agencia, la designación del

administrador y las facultades de éste. La aceptación del nombrado puede venir

incorporada al acta, o en documento separado suscrito por el mismo.


atención al público de la Cámara de Comercio de Cali y cancelar los derechos de

inscripción a que hubiere lugar.

3. FORMALICE

Llevar la cuenta, o el certificado de PRE-CUENTA a la DIAN para que expidan NIT definitivo, el

NIT temporal es entregado al registro de los estatutos.

Llevar el NIT definitivo expedido por la DIAN a la Cámara de comercio para que los inscriban

en el Certificado De existencia y Representación Legal. Mientras no se inscriba el certificado no

lo tendrá por lo que la empresa no se podrá identificar.



Solicitar resolución de Facturación, por medio de apoderado o con el representante legal ante

la DIAN, sin resolución de facturación no se puede prestar ningún servicio.

Impresión de las facturas con los numero autorizados.

Inscripción de libros en la Cámara de Comercio.

Afiliar a los empleados a la seguridad social: Pensión, salud, riesgos profesionales, Caja de

compensación familiar, en el caso que los tenga.

3.1 COMPROMISOS PARA FUNCIONAR Y OPERAR LEGALMENTE

Permiso ambiental ante el DAGMA. Cuando la empresa produzca algún tipo de impacto

ambiental. Calle 10 Norte No. 9N – 07, Barrio Juanambú. Teléfonos: 6605708 – 6605751.

Pago de derechos de autor SAYCO Y ACINPRO. Cuando el establecimiento ejecuta públicamente

obras musicales causantes del pago por derechos de autor (Ley 232 de 1995, Artículo 2º. Literal

c) Av. 5 Norte No. 19 – 04 Of.301. Teléfono: 667444 Cali.www.sayco.org/sayco.htm.

Registro ante el INVIMA. Si la empresa va a fabricar o comercializar alimentos (Ley 399 de

1997). Mayor información www.invima.gov.co

Registro Nacional de Exportadores ante el Ministerio de Comercio Exterior. Si la empresa va a

exportar sus productos.

3.2 COMPROMISOS CON EL ESTADO

Algunos de los impuestos que los empresarios están obligados a pagar en el ejercicio de sus

actividades mercantiles, son:

Impuesto sobre la Renta y Complementarios

Impuesto de Valor Agregado IVA

Retención en la Fuente

Impuesto de Industria y Comercio

Impuesto de Timbre

Gravámenes a movimientos financieros

http://www.sayco.org/sayco.htm

http://www.invima.gov.co/version1/