documento controlado - buap
TRANSCRIPT
1
DOCUMENTO CONTROLADO
2
DOCUMENTO CONTROLADO
Julio 2014
SIGI
Aprobado por: M.A. José Alfonso Esparza Ortiz
Rector
3
DOCUMENTO CONTROLADO
M.A. José Alfonso Esparza Ortiz
Rector
Mtra. Mayela Martha Delong Carsolio
Contralora General
Dr. En Arq. Manuel Sandoval Delgado
Secretario Administrativo
M.A. Elizabeth Espinoza Narváez
Directora de Auditorias de Calidad
Mtra. María Alejandra Hernández Gómez
Directora de Aseguramiento de la Calidad Administrativa
4
DOCUMENTO CONTROLADO
Con la firme visión hacía el desarrollo y evolución de nuestros esquemas de trabajo y con la
sinergia conjunta de quienes formamos la comunidad universitaria, el compromiso que nos
ocupa es impulsar a la BUAP hacía la creación de procesos innovadores orientados con base
en las estrategias del Plan de Desarrollo Institucional 2013 – 2017.
La creación de este Manual innovador del Sistema Integral de Gestión de la Calidad tiene la
intención de fortalecer y contribuir al desarrollo de procesos ágiles y funcionales, logrando con
la participación de todos, un impacto positivo y significativo en beneficio de la formación
integral de nuestros estudiantes y de la sociedad.
Gracias por compartir esta visión a través de nuestro Manual del Sistema Integral de Gestión
Institucional.
5
DOCUMENTO CONTROLADO
Política de Calidad
El Sistema Integral de Gestión Institucional establece un modelo de procesos
administrativos innovadores que se distinguen por ser funcionales, ágiles y que permiten
la creación de características de valor y así contribuir a la formación de los estudiantes
bajo los lineamientos institucionales y del Plan de Desarrollo Institucional.
Programa V. Gestión innovadora en los procesos administrativos, pág., 27, PDI 2013 – 2017,
BUAP
6
DOCUMENTO CONTROLADO
Contenido
¿Qué significa SIGI?
10
¿Qué es el manual SIGI?
10
¿Cuál es el propósito del manual SIGI?
10
¿Qué es una dependencia SIGI?
10
¿Quiénes tienen acceso al manual SIGI?
11
¿Con base a qué se elabora el manual SIGI?
11
¿Cuál es el alcance del manual SIGI?
11
¿Quiénes son los clientes de SIGI?
13
¿Cuál es el producto y/o servicio de SIGI?
13
¿Qué contiene el manual SIGI?
13
¿Cómo se describe cada capítulo?
15
¿Cuáles son los procesos de la BUAP?
17
¿Cuáles son los procesos que se identifican para el SIGI?
18
¿Cómo se hace referencia a los apartados de la norma ISO 9001: 2008?
19
¿Cuáles son las exclusiones justificadas del SIGI?
20
Capítulo I Sistema integral de gestión institucional BUAP (SIGI) (Ref.
Apdo. 4, ISO 9001:2008).
21
Propósito 21
¿Quiénes participan? 21
Criterios de entrada (intangibles) 21
Elementos de entrada (tangibles) 22
7
DOCUMENTO CONTROLADO
Actividades que debe realizar la Dependencia SIGI 22
Elementos de salida (tangibles) 23
Criterios de salida (intangibles) 23
Puntos clave para la Dependencia SIGI 23
Herramientas y técnicas 24
Registros 24
Interrelación con otros procesos 24
Capítulo II Dirección, planeación, control y comunicación (Ref. Apdo. 5,
ISO 9001:2008).
27
Propósito 27
¿Quiénes participan? 27
Criterios de entrada (intangibles) 28
Elementos de entrada (tangibles) 28
Actividades que debe realizar la Dependencia SIGI 28
Elementos de salida (tangibles) 29
Criterios de salida (intangibles) 29
Puntos clave para la Dependencia SIGI 29
Herramientas y técnicas 29
Registros 30
Interrelación con otros procesos 30
¿Cómo debe aplicar la Dependencia SIGI este Capítulo? 30
Capítulo III Planificación y control de los recursos (Ref. Apdo. 6, ISO
9001:2008).
33
Propósito 33
¿Quiénes participan? 33
Criterios de entrada (intangibles) 33
Elementos de entrada (tangibles) 33
8
DOCUMENTO CONTROLADO
Actividades que debe realizar la Dependencia SIGI 34
Elementos de salida (tangibles) 36
Criterios de salida (intangibles) 36
Puntos clave para la Dependencia SIGI 36
Herramientas y técnicas 36
Registros 37
Interrelación con otros procesos 37
Capítulo IV Aplicación de los recursos para la realización de los procesos
(Ref. Apdo. 7, ISO 9001:2008).
38
Propósito 38
¿Quiénes participan? 38
Criterios de entrada (intangibles) 38
Elementos de entrada (tangibles) 38
Actividades que debe realizar la Dependencia SIGI 39
Elementos de salida (tangibles) 41
Criterios de salida (intangibles) 42
Puntos clave para la Dependencia SIGI 42
Herramientas y técnicas 42
Registros 42
Interrelación con otros procesos 42
Capítulo V Sistema de medición funcional para el análisis y la toma de
acciones (Ref. Apdo. 8, ISO 9001:2008).
43
Propósito 43
¿Quiénes participan? 43
Criterios de entrada (intangibles) 43
Elementos de entrada (tangibles) 44
9
DOCUMENTO CONTROLADO
Actividades que debe realizar la Dependencia SIGI 44
Elementos de salida (tangibles) 50
Criterios de salida (intangibles) 50
Puntos clave para la Dependencia SIGI 50
Herramientas y técnicas 51
Registros 51
Interrelación con otros procesos 51
Glosario 52 Índice de Tablas Tabla 1 Alcance del SIGI 11
Tabla 2 Estructura jerárquica de documentación SIGI 26
Índices de Figuras
Figura1 Procesos Sustantivos y Adjetivos de la BUAP 18
Figura 2 Mapa de procesos SIGI 19
Figura 3 Referencia a los apartados de la norma ISO 9001: 2008 20
Figura 4 Elementos de un proceso 44
Figura 5 Identificación de requisitos en el proceso 45
Figura 6 Determinación de los métodos de verificación en el proceso 45
Figura 7 Establecimiento del instrumento de recopilación de datos 46
Figura 8 Realización del análisis de datos 47
Figura 9 Toma de acciones 49
10
DOCUMENTO CONTROLADO
¿Qué significa
SIGI?
Sistema integral de gestión institucional (SIGI) y refiere al sistema de gestión de
calidad de la BUAP con base en la norma ISO 9001:2008.
¿Qué es el
manual SIGI?
Es el documento institucional para el SIGI donde se hace referencia a los
documentos, procedimientos y procesos para su implementación y mejora.
¿Cuál es el
propósito del
manual SIGI?
Establecer los lineamientos para el SIGI con base en la norma ISO 9001:2008 y guiar a
las dependencias administrativas para establecer, documentar, implementar,
mantener y mejorar el desempeño del SIGI, orientados al logro de los objetivos del
Plan de Desarrollo Institucional 2013–2017, en beneficio de la comunidad
universitaria.
¿Qué es una
dependencia
SIGI?
Es una dependencia de la universidad que se integra a la estructura del SIGI bajo la
norma de gestión de la calidad ISO 9001:2008 para fortalecer su interrelación con las
dependencias de la BUAP y generar valor a los procesos administrativos en beneficio
de la comunidad universitaria. Los criterios que debe cubrir una dependencia para
estar en el SIGI son:
Solicitud de integración al SIGI
Integración de todos los procesos estratégicos al SIGI
Elaborar carta de nombramiento del Director de la dependencia, del
representante de la Dirección, representantes de los procesos y
representantes de interrelación de procesos.
Participar en las auditorías internas y externas.
Asistir a las reuniones convocadas por la DACAD.
11
DOCUMENTO CONTROLADO
¿Quiénes
tienen acceso
al manual del
SIGI?
Todo el personal involucrado en el sistema integral de gestión institucional.
¿Con base en
qué se elabora
el manual
SIGI?
El manual toma como referencia las normativas de la Benemérita Universidad
Autónoma de Puebla vigente y la estratégica que le aplique.
El manual del sistema integral de gestión institucional se establece en referencia a los
requisitos establecidos bajo la norma ISO 9001:2008, ISO 9000:2005, ISO 9004:2009.
Para efecto de realizar auditorías internas y/o externas se hace referencia a la norma
ISO 19011:2011.
¿Cuál es el alcance del SIGI?
Se incluyen las dependencias administrativas que se apeguen a los criterios del SIGI.
Para esta edición son las dependencias que a continuación se enlistan (Ver Tabla 1,
Alcance del SIGI).
Tabla 1, Alcance del SIGI
Dependencia Proceso (s)
TG Tesorería General
Ingresos y egresos
DCG Dirección de Contabilidad General
Registro contable
12
DOCUMENTO CONTROLADO
DPU Departamento de Patrimonio Universitario
Registro y actualización de bienes
CG Contraloría General Auditoría integral
SA Secretaría Administrativa Gestión de Servicios
DCI Dirección de Comunicación Institucional
Comunicación Institucional
DGB Dirección General de Bibliotecas Servicios
Bibliotecarios
DAU Dirección de Acompañamiento Universitario
Apoyo académico, bienestar
físico, apoyo emocional,
acompañamiento virtual y
proyectos de vinculación
DRH Dirección de Recursos Humanos
Ingreso, administración de personal, capacitación y desarrollo
DGO Dirección General de Obras
Gestión de obras
DAPI Departamento de Adquisiciones,
Proveeduría e Inventarios
Compras
SIU Sistema de Información Universitario
Administración de
tecnologías de información
de Procesos institucionales.
Soluciones de software.
Servicios de telefonía
13
DOCUMENTO CONTROLADO
DASU Dirección de Apoyo y Seguridad Universitaria
Gestión de riesgos
¿Quiénes son
los clientes
del SIGI?
Comunidad universitaria (alumnos, personal docente, investigadores,
personal administrativo,)
Sociedad.
¿Cuál es el
producto y/o
servicio del
SIGI?
Son los servicios administrativos innovadores, funcionales y ágiles proporcionados a
la comunidad universitaria.
¿Qué contiene
el manual
SIGI?
El manual SIGI contiene 5 capítulos en los cuales se hace referencia al apartado de la
norma ISO 9001:2008 correspondiente. Así como el enfoque particular de aplicación
con base en la naturaleza de la Institución. La descripción de cada capítulo es la
siguiente:
Capítulo I - Sistema integral de gestión institucional BUAP (SIGI) (Ref. Apdo. 4,
ISO 9001:2008)
En este capítulo se orienta a la dependencia SIGI para que identifique y documente
los procesos necesarios conforme a la normativa universitaria y la normativa
estratégica aplicables a su proceso, que le permitan el control y la interrelación con
las demás dependencias SIGI y coadyuven al logro de los objetivos del Plan de
Desarrollo Institucional 2013–2017, así como, de su misión y visión acorde con los
valores éticos y la política de calidad.
14
DOCUMENTO CONTROLADO
Capítulo II - Enfoque al cliente, dirección, planeación, responsabilidad y
autoridad, control y comunicación (Ref. Apdo. 5, ISO 9001: 2008)
En este capítulo se establecen los lineamientos institucionales sobre los cuales las
dependencias SIGI tomarán como referencia para planear sus acciones con una clara
definición del grado de responsabilidad y delegación de funciones para el logro de los
procesos, alineados a los objetivos y metas del PDI 2013-2017.
Y también se establece la forma para garantizar la comunicación y difusión que
permita mantener ampliamente comunicada a la comunidad universitaria con
información clara, confiable, oportuna y de acceso ágil. Se garantiza la eficiencia de
la comunicación mediante la interrelación sobre bases claras de retroalimentación.
Capítulo III - Planificación y control de los recursos (Ref. Apdo. 6, ISO 9001:2008)
Se establecen los lineamientos para que las dependencias SIGI, soliciten los recursos
necesarios y proporcionen servicios ágiles y funcionales en beneficio de la comunidad
universitaria, asegurando la eficacia y eficiencia de los recursos, definiendo políticas y
normativa que garanticen el uso racional y transparente de estos.
Capítulo IV - Aplicación de los recursos para la realización del proceso de acuerdo
a la NUNE y PDI (Ref. Apdo. 7, ISO 9001:2008)
En este capítulo se explican los criterios para que la dependencia SIGI, pueda
planificar, realizar y controlar su proceso de acuerdo a la NUNE y al PDI. En un marco
15
DOCUMENTO CONTROLADO
de transparencia los procesos incluyen actividades de revisión, aprobación,
autorización, verificación, validación y supervisión. El SIGI ha definido procesos que
dan respuesta a las necesidades de la comunidad universitaria considerando esto
como el enfoque al cliente; así como la misma normativa.
Capítulo V - Sistema de medición funcional para el análisis y la toma de acciones
(Ref. Apdo. 8, ISO 9001: 2008)
Las dependencias SIGI encontrarán una serie de pasos para realizar de una manera
práctica, acciones que conlleven al logro de los objetivos del PDI, planes de trabajo,
control de los procesos y conformidad de los servicios otorgados en beneficio de la
comunidad universitaria.
Con la aplicación de las herramientas permitirá a la dependencia SIGI, elaborar los
informes de resultados mensuales y los informes a la Dirección, los cuales serán
entregados a la DACAD y DAC con base a los formatos y tiempos establecidos para el
análisis y reporte a la Alta Dirección con el fin de determinar acciones de mejora y
toma de decisiones.
¿Cómo se
describe cada
capítulo?
Se describe con varios elementos, los cuales orientan a la dependencia SIGI a su
implementación.
Elemento Descripción
Propósito Describe la intención del capítulo.
¿Quiénes
participan?
Se enuncia a las personas que tienen una participación
relevante y con responsabilidad en la implementación del
capítulo.
16
DOCUMENTO CONTROLADO
Criterios de entrada
(intangibles)
Son los conceptos, normativa y/o directrices previos, mínimos
necesarios a considerar para la implementación de las
actividades descritas en el capítulo correspondiente.
Elementos de
entrada (tangibles)
Es la información y/o documentos requeridos para la
realización de las actividades descritas en el capítulo.
Actividades que
debe realizar la
Dependencia SIGI
Se describen las actividades a realizar para implementar el
capítulo. Dichas actividades están orientadas para cumplir
con los requisitos de la norma ISO 9001:2008.
Elementos de salida
(tangibles)
Son los documentos, acuerdos y/o lineamientos esperados
como resultado de las actividades realizadas.
Criterios de salida
(intangibles)
Son los conceptos, lineamientos y/o directrices a considerar
para la implementación de las actividades.
Puntos clave para la
Dependencia SIGI
Se describen los puntos esenciales clave a considerar para
asegurar la correcta implementación del capítulo.
Herramientas y
técnicas
Son las herramientas y técnicas sugeridas a aplicar para la
realización de las actividades establecidas en el capítulo.
17
DOCUMENTO CONTROLADO
Registros Son la evidencia de la realización y verificación de las
actividades descritas en el capítulo.
Interrelación con
otros procesos
Se identifican las interrelaciones mínimas necesarias para la
realización de las actividades.
¿Cuáles son
los procesos
de la BUAP?
La Benemérita Universidad Autónoma de Puebla identifica los procesos como
Sustantivos (Ps) y Adjetivos (Pa).
Los procesos Sustantivos son aquellos que están directamente relacionados con la
formación de los estudiantes.
Los procesos Adjetivos son aquellos que establecen la dirección, planificación,
control y evaluación, para asegurar una administración funcional y ágil en beneficio
de la formación académica de los estudiantes y en congruencia con los lineamientos
del Plan de Desarrollo Institucional 2013–2017 (Ver Figura 1 Procesos Sustantivos y
Adjetivos de la BUAP).
18
DOCUMENTO CONTROLADO
Figura 1 - Procesos Sustantivos y Adjetivos de la BUAP. Los procesos Adjetivos se identifican con color
azul y los procesos sustantivos con color amarillo.
¿Cuáles son
los procesos
que se
identifican
para el SIGI?
El Sistema Integral de Gestión Institucional se establece de acuerdo a los procesos
sustantivos y adjetivos que forman la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla
(Ver Figura 2, Mapa de Procesos SIGI).
DAE DSSDGB
DGES
DRI
DGEMS
DAU
DGIE
TG
DGPI
HCU
REC
SA
AG
DGC
SIUDAPIDGO DRHDASU
DEC
Planeación
Comunicación
Control
Evaluación
Procesos
sustantivosPlanificación
DPU
Recursos
UNIDADES ACADÈMICAS
Fin
VIDOCVIEPVICEDC
DGEP DAIDGI DDC
DFE CCUMMHU MUCM
Estudiante
Investigador
Comunidad
DRH
DACAD
DGPI
CG
CG
DCI
TESO
SGDDU
Procesos adjetivos
Procesos sustantivos
NUNE
Inicio
19
DOCUMENTO CONTROLADO
Figura 2 – Mapa de procesos SIGI, los procesos sombreados en color azul son los procesos SIGI.
¿Cómo se hace referencia a los apartados de la norma ISO 9001:2008?
El Sistema Integral de Gestión Institucional hace referencia al ciclo Planificar–
Hacer–Verificar y Actuar de Deming (Ver Figura 3, Referencia a los apartados de la
norma ISO 9001:2008).
DAE DSSDGB
DGES
DRI
DGEMS
DAU
DGIE
TG
DGPI
HCU
REC
SA
AG
DGC
SIUDAPIDGO DRHDASU
DEC
Planeación
Comunicación
Control
Evaluación
Procesos
sustantivos Planificación
DPU
Recursos
UNIDADES ACADÈMICAS
Fin
VIDOCVIEPVICEDC
DGEP DAIDGI DDC
DFE CCUMMHU MUCM
Estudiante
Investigador
Comunidad
DRH
DACAD
DGPI
CG
CG
DCI
TESO
SGDDU
Procesos adjetivos
Procesos sustantivos
Dependencias SIGI
NUNE
Inicio
20
DOCUMENTO CONTROLADO
Figura 3, Referencia a los apartados de la norma ISO 9001:2008
¿Cuáles son
las
exclusiones
justificadas
del SIGI?
Se excluye al apartado 7.6 Control de los equipos de seguimiento y de medición,
debido a que los servicios administrativos proporcionados no requieren de validez
mediante algún equipo de medición para asegurar la conformidad de dichos
servicios.
DAE DSSDGB
DGES
DRI
DGEMS
DAU
DGIE
TG
DGPI
HCU
REC
SA
AG
DGC
SIUDAPIDGO DRHDASU
DEC
NUNE
Planeación
Comunicación
Control
Evaluación
Procesos
sustantivos Planificación
DPU
Recursos
UNIDADES ACADÈMICAS
Inicio
Fin
VIDOCVIEPVICEDC
DGEP DAIDGI DDC
DFE CCUMMHU MUCM
Estudiante
Investigador
Comunidad
DRH
DACAD
DGPI
CG
CG
DCI
Procesos adjetivos
Procesos sustantivos
TESO
SGDDU
5
6
7
8
4
Apartado de la norma
21
DOCUMENTO CONTROLADO
Capítulo I
Sistema integral de gestión institucional BUAP (SIGI) (Ref. Apdo. 4, ISO
9001:2008
Propósito Orientar a la dependencia SIGI para que identifique y documente los procesos
necesarios conforme a la normativa universitaria y la normativa estratégica
aplicables a su proceso, que le permitan el control y la interrelación con las demás
dependencias SIGI y coadyuven al logro de los objetivos del Plan de Desarrollo
Institucional 2013–2017, así como, de su misión y visión acorde con los valores
éticos y la política de calidad.
¿Quiénes
participan?
Funcionarios y/o directivos de la dependencia SIGI.
Representante de calidad de la dependencia SIGI.
Responsables de los procesos.
Directora de Aseguramiento de Calidad Administrativa.
Directora de Auditorias de Calidad.
Criterios de
entrada
(intangibles)
Compromiso de los funcionarios y/o directivos de la dependencia SIGI.
Entendimiento de la interrelación de los procesos.
Enfoque al cliente.
Enfoque sistémico.
Enfoque a la funcionalidad de los procesos.
Involucramiento del personal.
Conocimiento del PDI 2013–2017 y la Normativa Universitaria y la Normativa
Estratégica que le aplique.
22
DOCUMENTO CONTROLADO
Elementos de
entrada
(tangibles)
Estatuto Orgánico.
Plan de Desarrollo Institucional 2013–2017.
Mapa de Procesos SIGI.
Normas ISO 9001:2008, ISO 9000:2005, ISO 9004:2009.
Norma ISO 19011:2011.
Formatos de identificación del cliente, proceso, instrucción de trabajo y plan de
trabajo del proceso.
Formato de nombramiento de representantes SIGI.
Actividades
que debe
realizar la
Dependencia
SIGI
Procesos
adjetivos y
sustantivos
1 Identificar al cliente interno/externo. Ver formato de Identificación de Clientes y
de Procesos.
2 Elaborar y protocolizar la carta de nombramiento SIGI. Solicitar a la Dirección de
Aseguramiento de Calidad Administrativa.
3 Elaborar el mapa de procesos y de interrelación con los demás procesos
(internos y externos).
4 Capacitar al personal responsable de los procesos en el enfoque de procesos.
Coordinar con la Dirección de Recursos Humanos.
5 Documentar el proceso (Requisito, método de verificación, registro, análisis y
tomar acción). Ver Formato de Proceso.
6 Elaborar el Plan de Trabajo del Proceso (medir la eficacia del proceso). Ver
formato de Plan de Trabajo del Proceso.
7 Identificar y elaborar la lista de la Normativa Universitaria y la Normativa
Estratégica aplicables.
8 Llevar a cabo la interrelación con los demás procesos de las dependencias SIGI.
Coordinar con la Dirección de Aseguramiento de Calidad Administrativa.
9 Cumplir con el control documental de los procesos e instrucciones de trabajo
documentados. Ver procedimiento de Control de Documentos (Sistema SCoD).
10 Cumplir con el control de los registros. Ver procedimiento de Control de
23
DOCUMENTO CONTROLADO
Registros.
11 Determinar los mecanismos para realizar el análisis de los datos recopilados
(gráficos, tablas, esquemas).
12 Tomar acciones como parte del resultado esperado de los funcionarios y/o
directivos de las dependencias SIGI y de la Alta Dirección. Ver procedimientos
acción correctiva y preventiva, control de producto no conforme e Instrucción de
trabajo de la elaboración de ideas creativas
Elementos de
salida
(tangibles)
Carta de Nombramiento SIGI.
Relación de cliente interno/externo.
Mapa de procesos.
Proceso documentado e instrucciones de trabajo de la dependencia SIGI. (Ver
Tabla 2, Estructura jerárquica de la documentación SIGI).
Plan de Trabajo del Proceso.
Listado de normativa universitaria y normativa estratégica.
Tablero de control SIGI.
Criterios de
salida
(intangibles)
Procesos alineados al Plan de Desarrollo Institucional 2013–2017.
Acuerdos de requisitos entre las dependencias SIGI.
Mecanismo de seguimiento y de medición.
Desempeño de los procesos con apego a los requisitos de la NUNE.
Puntos clave
para la
Dependencia
SIGI
La participación del funcionario y/o directivo de la dependencia, representante
de calidad y de los responsables de los procesos en el SIGI.
El establecimiento de los procesos en referencia a la NUNE.
La identificación de los clientes, así como sus necesidades para determinar los
procesos y productos estableciendo y documentando estos, con base a los
24
DOCUMENTO CONTROLADO
requisitos.
La realización de las interrelaciones y secuencia de los procesos de la
dependencia.
La elaboración del proceso considerando LO QUE RECIBO, LO QUE CONTROLO
y LO QUE ENTREGO.
Herramientas y
técnicas
Reuniones de trabajo.
Mapeo de procesos.
Enfoque de procesos.
Registros Plan de Trabajo de Proceso
Minutas de las reuniones.
Formato de identificación de clientes y de procesos.
Carta de nombramiento SIGI.
Listado de NUNE.
Interrelación
con otros
procesos
Las dependencias SIGI tanto de los procesos sustantivos como de los adjetivos
mantienen interrelación con los siguientes procesos:
El Control del SIGI - Directora de Aseguramiento de Calidad Administrativa.
La validación de los procesos – Se realizará mediante un comité integrado por la
Abogada General, la Dirección de Planeación Institucional, la Contraloría General
y la Secretaría Administrativa.
Los nombramientos SIGI – Rectoría.
Los objetivos Institucionales - Dirección General de Planeación Institucional.
25
DOCUMENTO CONTROLADO
Los aspectos normativos y legales - Abogada General, Secretario General.
Comunicación y difusión de la información – Dirección de Comunicación
Institucional.
Gestión de obra – Dirección General de Obras (DGO).
Preparación y respuesta a emergencias – Dirección de Apoyo y Seguridad
Universitaria (DASU).
Gestión del personal – Dirección de Recursos Humanos (DRH).
Soporte informático – Sistema de Información Universitaria (SIU).
Compras – Departamento de Adquisiciones, Proveeduría e Inventarios (DAPI).
Los acuerdos de requisitos - Dependencias SIGI.
Recurso financiero – Tesorería General
Control de los activos fijos – Patrimonio Universitario
Registro contable – Contabilidad General
Control del ejercicio de los recursos – Contraloría General
El listado anterior corresponde a la función de proveedores de los procesos
sustantivos que para esta versión del manual se incluyen al alcance como son:
Dirección General de Bibliotecas y la Dirección de Acompañamiento Universitario.
26
DOCUMENTO CONTROLADO
Tabla 2. Estructura jerárquica de documentación SIGI
Nivel Tipo de documento Intención del documento
Nivel I PDI, NUNE, Misión,
Visión, Manual
Organizacional
Documentos donde se establecen las
directrices institucionales a cumplir.
Nivel II Política de Calidad Intención de la alta dirección para orientar los
esfuerzos y recursos para lograr los objetivos
del PDI.
Nivel III Manual del SIGI Documento donde se establecen los
lineamientos y criterios para orientar a las
dependencias para la implementación del SIGI.
Está diseñado en base a la norma ISO
9001:2008, así como al enfoque particular
de aplicación con base en la naturaleza de
la Institución. Hace referencia al siguiente
nivel de la estructura de documentación.
Nivel IV Organigrama por Función,
Descripciones de puestos,
Procedimientos y
procesos SIGI
Documentos congruentes con el Manual SIGI,
donde se establecen de manera específica los
criterios para la realización de las actividades,
así como los niveles y responsabilidades. Los
documentos están diseñados con el enfoque a
procesos, por lo que son consistentes con los
requisitos de la norma ISO 9001:2008 y del
NUNE.
Nivel V Instrucciones de trabajo, ayudas visuales y planes de control
Documentos donde se establecen de manera
detallada, actividades para cumplir con
requisitos específicos.
Nivel VI Registros Evidencia de la verificación de LO QUE
RECIBO, LO QUE REALIZO, LO QUE
CONTROLO y LO QUE ENTREGO.
27
DOCUMENTO CONTROLADO
Capítulo II
Enfoque al Cliente, Dirección, planeación, responsabilidad y autoridad, control y
comunicación (Ref. Apdo. 5, ISO 9001:2008)
Propósito
En este capítulo se establecen los lineamientos institucionales que las
dependencias SIGI tomarán como referencia para planear sus acciones con
una clara definición del grado de responsabilidad y delegación de funciones
para el logro de los procesos, alineados a los objetivos y metas del PDI
2013-2017.
También se establece la forma para garantizar la comunicación y difusión
que permita mantener ampliamente comunicada a la comunidad
universitaria con información clara, confiable, oportuna y de acceso ágil. Se
garantiza la eficiencia de la comunicación mediante la interrelación sobre
bases claras de retroalimentación.
Para esta versión
participan en la Alta
Dirección
Rectoría
Contraloría General
Tesorería General.
Secretaría Administrativa.
28
DOCUMENTO CONTROLADO
Criterios de entrada
(intangibles)
Procesos alineados al PDI 2013–2107.
Orientación a la formación del estudiante.
Servicios ágiles y funcionales.
Valores del PDI 2013-2017.
Elementos de entrada
(tangibles)
Estatuto Orgánico.
Plan de Desarrollo Institucional 2013–2014.
Objetivos de la dependencia SIGI.
NUNE.
Responsabilidad y autoridad.
Informe de revisión por la dirección de la dependencia SIGI.
Informe de la Dependencia SIGI.
Actividades que realiza
la Alta Dirección
representada por el
Rector de la BUAP
1 Elaborar la política del SIGI. Se revisa y consensa con los miembros de la
Alta Dirección.
2 Nombrar a los representantes de las dependencias en el SIGI. Se
coordina con la Dirección de Aseguramiento de Calidad Administrativa.
3 Determinar los objetivos y planes en base al PDI. Se coordina con la
Dirección General de Planeación Institucional (DGPI).
4 Planificar el sistema integral de gestión institucional. Lo realiza la
Directora de Aseguramiento de la Calidad Administrativa con cada
proceso.
5 Comunicar el PDI, política y objetivos del SIGI a toda la BUAP. Se realiza
con el Proceso SIGI de Comunicación Institucional.
6 Revisar resultados del SIGI (dos veces al año). El Secretario
Administrativo informa a la Alta Dirección sobre el desempeño del SIGI.
Los resultados del SIGI los hace llegar a Rectoría el Secretario
Administrativo, a la Alta Dirección, funcionarios y/o directivos de la
29
DOCUMENTO CONTROLADO
dependencia SIGI.
Elementos de salida
(tangibles), establecidos
y comunicados
Política del SIGI.
Objetivos y planes del SIGI.
Informe de resultados de la revisión por la Alta Dirección sobre la mejora
y eficacia del SIGI de los procesos, productos y servicios.
Comunicación de la política y objetivos del SIGI.
Criterios de salida
(intangibles)
Orientación para los objetivos de los procesos del SIGI.
Directrices institucionales para el desempeño de las dependencias SIGI.
Directrices para el seguimiento y control de los procesos.
Responsabilidades y alcances definidos para el funcionamiento de los
procesos del SIGI.
Grado de satisfacción del cliente contra las necesidades del cliente
identificadas.
Puntos clave para el SIGI
La participación de la Alta Dirección en el SIGI.
La difusión de los ejes del PDI 2013–2017.
La comunicación de la política y objetivos del SIGI.
La alineación de las dependencias SIGI a la política y objetivos del SIGI.
Herramientas y técnicas Reuniones de trabajo.
Desarrollo de Planes del SIGI.
30
DOCUMENTO CONTROLADO
Registros Informe de revisión por la Alta Dirección
Minutas de las reuniones.
Informe a la Alta Dirección.
Informe de revisión por la Alta Dirección.
Interrelación con otros
procesos
Todas las dependencias administrativas y unidades académicas de la
BUAP.
Procesos de dirección, planificación, control, realización y evaluación.
Cómo debe aplicar la Dependencia SIGI este Capítulo
Actividades que realiza
la Dependencia SIGI
Procesos adjetivos y
sustantivos
1 Comunicar la política y objetivos del SIGI a todos los trabajadores de la
dependencia (Ejemplo, reunión de trabajo, entrevista, cuadro, SCoD).
2 Determinar los objetivos de los procesos con base en la política del SIGI
y del PDI.
3 Comunicar las funciones y responsabilidades de los puestos (Ejemplo.
Reunión de trabajo, entrevista).
4 Realizar revisiones por la dirección de los resultados del SIGI (dos veces
al año).
5 Reportar mensualmente los resultados del desempeño de los procesos a
la Dirección de Aseguramiento de la Calidad Administrativa y a la
Dirección de Auditorías de Calidad. Ver formato de informe de la
dependencia SIGI.
Elementos de salida
(tangibles)
Objetivos de la dependencia SIGI.
Informe de revisión por la dirección de la dependencia SIGI.
31
DOCUMENTO CONTROLADO
Informe mensual de la dependencia SIGI.
Tablero de control SIGI.
Criterios de salida
(intangibles)
Orientación para los objetivos de la dependencia SIGI.
Funciones y responsabilidades.
Criterios para el seguimiento, medición, análisis y mejora de los
procesos.
Orientación del SIGI a resultados, análisis y toma de acciones.
Puntos clave para la
Dependencia SIGI
La participación del funcionario y/o directivo, responsable del SIGI y
responsables de los procesos.
El conocimiento de los ejes del PDI 2013 – 2017.
La comunicación de la política y objetivos del SIGI.
El análisis de la información y toma de acciones en los procesos.
Herramientas y técnicas Reuniones de trabajo.
Capacitación al personal.
Registros Minutas de las reuniones.
Informe de revisión por la dependencia SIGI.
Informe mensual de resultados de la dependencia SIGI.
Interrelación con otros
procesos
La dependencia SIGI tiene interrelación con:
Directora de Aseguramiento de Calidad Administrativa y con la Dirección
de Auditorías de Calidad por los informes mensuales y de revisión por la
dirección.
32
DOCUMENTO CONTROLADO
Capítulo III
Planificación y control de los recursos (Ref. Apdo. 6, ISO 9001:2008)
Propósito
Se establecen los lineamientos para que las dependencias SIGI, soliciten
los recursos necesarios y proporcionen servicios ágiles y funcionales en
beneficio de la comunidad universitaria. Asegurando la eficacia y eficiencia
de los recursos, definiendo políticas y normativa que garanticen el uso
racional y transparente de estos.
¿Quiénes participan?
Dependencias SIGI.
Procesos adjetivos.
Unidades académicas.
Dependencias administrativas.
Criterios de entrada
(intangibles)
PDI y NUNE.
Orientación a la formación integral del estudiante.
Procesos eficientes.
Servicios ágiles y funcionales.
Interrelación de los procesos.
Elementos de entrada
(tangibles)
Política del SIGI.
Objetivos y planes del SIGI.
Informe de revisión por la Alta Dirección.
Comunicación de la política y objetivos del SIGI.
33
DOCUMENTO CONTROLADO
Actividades que
realizan las
dependencias SIGI en
coordinación con los
procesos Adjetivos
1 De los recursos. Las dependencias SIGI solicita, genera o recibe los
recursos necesarios para la realización de sus procesos en apego al PDI.
Es responsabilidad de la dependencia SIGI hacer la correcta y oportuna
aplicación de los recursos proporcionados.
2 Realizar la administración del personal. Las dependencias SIGI se
deben coordinar con la Dirección de Recursos Humanos para todo lo
relacionado con los aspectos del personal bajo su responsabilidad con
los procesos SIGI de ingreso, administración de personal, capacitación y
desarrollo (DRH).
3 Mantener las instalaciones en buenas condiciones físicas y de
funcionamiento. La dependencia SIGI debe enviar una solicitud para
mantenimiento mayor, remodelación u obra nueva, para que el
responsable del proceso SIGI Gestión de Obras (DGO), planifique,
gestione, realice la aprobación técnica, en caso de ser aprobado, se
realiza la obra y/o supervise el mantenimiento de acuerdo a lo solicitado
por la dependencia SIGI. Se debe contar con un programa de
seguimiento de mantenimiento y validez de garantías. Los Servicios
Generales, deberá coordinarse con la Secretaría Administrativa.
En caso de ampliación o modificación notificar al responsable del
proceso SIGI Planta Física (SA) para la actualización de los espacios
físicos.
4 Mantener la infraestructura, equipos de cómputo, voz y datos en
buenas condiciones físicas y de funcionamiento. Para aspectos de
asesoría y/o supervisión a equipo de cómputo, las dependencias SIGI se
34
DOCUMENTO CONTROLADO
deben coordinar con los responsables de los siguientes procesos:
a. Administración de tecnologías de información de
Procesos institucionales.
b. Soluciones de software.
c. Servicios de telefonía.
La dependencia SIGI debe notificar oportunamente la baja y /o alta de
equipo de cómputo al Departamento de Patrimonio Universitario (DPU) y
al Sistema de Información Universitaria (SIU).
5 Mantener limpias, ordenadas y seguras las instalaciones donde
realiza su trabajo. La dependencia SIGI se debe coordinar con los
responsables del proceso SIGI Gestión de Riesgos (DASU) para recibir
capacitación a las brigadas de emergencia, orientación en la adquisición
de equipos de emergencia y en el análisis de infraestructura no
estructural.
6 Realizar las actividades haciendo un uso adecuado de los materiales y
energía, así como la disposición correcta de los diferentes residuos.
La dependencia SIGI, debe coordinarse con el responsable del proceso
de Desarrollo Sustentable (SA) para recibir orientación, asesoría y
capacitación sobre el manejo adecuado de los materiales, energías y
aspectos ambientales.
35
DOCUMENTO CONTROLADO
7 Informar sobre adquisición de activo fijo. Identificar el bien contra la
factura (originalmente) coordinarse con la DPU para la identificación
ubicación y resguardo de los bienes con la finalidad de mantener
actualizado el inventario. Ver proceso Registro y actualización de los
inventarios SIGI.
Elementos de salida
(tangibles)
Asignación de recursos
Gestión de Personal.
Planes de mantenimiento.
Planes de seguridad.
Inventario y resguardo de bienes.
Planes de competencia y prevención de respuesta a emergencias.
Transparencia de los recursos
Criterios de salida
(intangibles)
Programación de servicios para la coordinación de actividades.
Aplicación oportuna de los recursos.
Instalaciones y equipos en buen estado y funcionando de manera
segura.
Puntos clave para el SIGI
La correcta y oportuna solicitud de los servicios.
La aplicación correcta y oportuna de los servicios.
La coordinación de los responsables de los procesos adjetivos con los
responsables de las dependencias SIGI, UA's y DA's.
Herramientas y técnicas Técnicas de planeación y presupuesto.
Reuniones de trabajo.
Técnicas de diagnóstico de necesidades.
36
DOCUMENTO CONTROLADO
Registros Plan de Trabajo de los procesos adjetivos.
Reportes de servicio.
Tableros de control SIGI.
Gráficos para análisis de la información.
Interrelación con otros
procesos
Todas las dependencias administrativas y unidades académicas de la BUAP.
Dirección General de Planeación Institucional (DGPI). Objetivos PDI.
Departamento de Patrimonio Universitario (DPU). Control de bienes.
Contraloría General (CG). Auditorías integrales.
Dirección de Contabilidad General (DCG). Registro contable.
Abogada General (AG). Convenios y NUNE.
Secretaría Administrativa (SA). Funcionalidad de los recursos.
Departamento de Adquisiciones, Proveeduría e Inventarios (DAPI). Compras de insumos.
Tesorería General. Recursos financieros
37
DOCUMENTO CONTROLADO
Capítulo IV
Aplicación de los recursos para la realización de los procesos (Ref. Apdo. 7, ISO
9001:2008)
Propósito
En este capítulo se explican los criterios para que la dependencia SIGI,
pueda planificar, realizar y controlar su proceso de acuerdo a la NUNE y al
PDI. En un marco de transparencia los procesos incluyen actividades de
revisión, aprobación, autorización, verificación, validación y supervisión. El
SIGI ha definido procesos que dan respuesta a las necesidades de la
comunidad universitaria considerando esto como el enfoque al cliente; así
como, la misma normativa.
¿Quiénes participan?
Dependencias SIGI.
Procesos sustantivos.
Dirección de Aseguramiento de la Calidad Administrativa.
Dirección de Auditorías de Calidad.
Criterios de entrada
(intangibles)
Procesos ágiles y funcionales.
Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores.
Medición de control y funcional.
Elementos de entrada
(tangibles)
()
Asignación de recursos
Gestión de Personal.
Planes de mantenimiento.
Planes de seguridad
Inventario y resguardo de bienes
Planes de competencia y prevención de respuesta a emergencias.
38
DOCUMENTO CONTROLADO
Transparencia de los recursos
Actividades que
realizan las
dependencias SIGI
Procesos sustantivos
1 Planificar la realización del servicio administrativo.
Elaborar el formato de procesos y establecer los requisitos, métodos de
verificación, registros, instrumentos de análisis y toma de acción.
Establecer los objetivos de los procesos.
2 Identificar las interrelaciones con los procesos externos e internos.
Establecer y aclarar diferencias para el cumplimiento de los requisitos.
3 Cuando sea aplicable, establecer una metodología para el diseño y
desarrollo de un producto o servicio. Para esta edición aplica el diseño y
desarrollo para el siguiente proceso:
Ingeniería de Software de la DGB.
4 Solicitar los insumos para la realización y control del proceso
administrativo.
La dependencia SIGI debe acudir al proceso SIGI de compras, para la
adquisición de insumos, equipo y/o mobiliario.
5 Realizar y controlar el proceso administrativo.
Elaborar el plan de trabajo del proceso. La dependencia SIGI, debe
establecer las actividades de acuerdo a un plan de trabajo del proceso.
39
DOCUMENTO CONTROLADO
Tener documentos disponibles y vigentes. Las dependencias SIGI, deben
tener disponibles y vigentes los procesos SIGI, planes de control,
instrucciones de trabajo y/o documentos necesarios para la realización y
control de los procesos.
Tener acceso a la documentación. En lo aplicable la dependencia SIGI,
debe asegurar que el personal tenga acceso a los documentos
correspondientes para la realización y control de los procesos.
Verificar el cumplimiento del plan de trabajo. La dependencia SIGI,
revisará periódicamente el cumplimiento de las actividades y/o
compromisos de acuerdo a lo planificado.
Revisar periódicamente el cumplimiento de los requisitos y de los
instrumentos de verificación, establecidos en el formato de proceso SIGI.
Llevar periódicamente reuniones con el personal involucrado proponer
y/o solucionar aspectos de funcionamiento del proceso y de los objetivos
establecidos.
6 Realizar la identificación y trazabilidad de los servicios
administrativos.
La Dependencia SIGI, debe identificar el servicio en cada punto del
proceso (LO QUE RECIBO, LO QUE CONTROLO y LO QUE ENTREGO).
Lo anterior para evidenciar el control del proceso en las auditorías y por
otro lado para tener la trazabilidad de la información en caso de alguna
aclaración o referencia.
40
DOCUMENTO CONTROLADO
7 Establecer los mecanismos para el manejo referente a la propiedad
del cliente
La Dependencia SIGI debe identificar y verificar los materiales, producto,
equipo u otro objeto que sea propiedad del cliente. Establecer medidas
para proteger y salvaguardar la propiedad del cliente.
Si cualquier bien que sea propiedad del cliente se pierde, deteriora o de
algún otro modo se considera inadecuado para su uso, la dependencia
SIGI debe informar de ello al cliente y mantener registros.
8 Realizar la preservación de los insumos y productos.
La dependencia SIGI, debe establecer las condiciones necesarias para que
los materiales, documentos, equipo u otra información, se mantengan
debidamente identificados, se manejen adecuadamente, se almacenen y
protejan debidamente.
Elementos de salida
(tangibles)
Servicios administrativos proporcionados.
Formatos del control de proceso.
Reportes de resultados contra lo planificados.
41
DOCUMENTO CONTROLADO
Criterios de salida
(intangibles)
Información para la toma de acciones.
Resultados orientados al PDI 2013–2017.
Puntos clave para el SIGI
Disponibilidad y acceso de la información.
Realización de las actividades en referencia a los planes de trabajo.
La realización de los servicios administrativos en cumplimiento con los
requisitos del NUNE hacia la funcionalidad de los servicios académicos.
Herramientas y técnicas Documentación con enfoque a proceso.
Técnicas de revisión, verificación y validación.
Registros
Reportes de resultados.
Reportes de control de los procesos.
Interrelación con otros
procesos
Todas las unidades académicas, dependencias administrativas y
comunidad universitaria.
42
DOCUMENTO CONTROLADO
Capítulo V
Sistema de medición funcional para el análisis y la toma de acciones (Ref. Apdo.
8, ISO 9001:2008)
Propósito
Las dependencias SIGI encontrarán una serie de pasos para realizar de una
manera práctica, acciones que conlleven al logro de los objetivos del PDI,
planes de trabajo, control de los procesos y conformidad de los servicios
otorgados en beneficio de la comunidad universitaria.
La aplicación de las herramientas permitirá a la dependencia SIGI, elaborar los
informes de resultados mensuales y los informes a la Dirección, los cuales
serán entregados a la DACAD y DAC con base a los formatos y tiempos
establecidos para el análisis y reporte a la Alta Dirección con el fin de
determinar acciones de mejora y toma de decisiones.
.
¿Quiénes participan?
El funcionario y/o directivo de la dependencia SIGI.
El representante de la dependencia SIGI.
Responsables de los procesos.
Personal con responsabilidad e involucrado en los procesos.
Directora de Aseguramiento de la Calidad Administrativa.
Directora de Auditorías de Calidad.
Criterios de entrada
(intangibles)
PDI 2013–2017.
Enfoque al cliente.
Enfoque de procesos.
Agilidad en los procesos.
43
DOCUMENTO CONTROLADO
Elementos de
entrada (tangibles)
Servicios administrativos proporcionados.
Formatos del control de proceso.
Plan de trabajo del proceso.
Actividades que
realizan las
dependencias SIGI
1 Recopilar datos
La dependencia SIGI debe establecer un mecanismo para recopilar datos.
Primero deben identificar los cuatro elementos de un proceso (insumos –
transformar – resultado – función). Ver Figura 4, Elementos de un Proceso.
Figura 4, Elementos de un Proceso.
Lo siguiente es identificar los requisitos para cada elemento (Ver Figura 5,
Identificación de requisitos en el proceso). Los puntos clave para un requisito
son:
Son acordados de quienes recibimos algo y a quien entregamos algo.
Permite la interrelación de los procesos internos y externos.
Se crea la posibilidad de tener procesos rápidos.
Se establecen los canales de comunicación.
44
DOCUMENTO CONTROLADO
Figura 5, Identificación de requisitos en el proceso.
Determinar un método de verificación para cada elemento del proceso. (Ver
Figura 6, Determinación de métodos de verificación en el proceso).
Figura 6, Determinación de métodos de verificación en el proceso.
Los puntos clave a considerar en el método de verificación son:
En el método de verificación se establecen los criterios de verificación,
frecuencia y muestra. Los criterios de verificación deben ser
consistentes con los requisitos.
La aplicación del método de verificación debe ser siempre de la misma
45
DOCUMENTO CONTROLADO
manera. El método de verificación que se convierte en un estándar.
El establecimiento del método de verificación, contribuirá al control
del proceso y a la capacidad de detección.
Deben probarse periódicamente para asegurar su funcionalidad.
La dependencia SIGI debe establecer el instrumento de recopilación de datos
para cada elemento del proceso (donde sea aplicable). Ver Figura 7,
Establecimiento del instrumento de recopilación de datos).
Figura 7, Establecimiento del instrumento de recopilación de datos.
Los puntos clave para la recopilación de datos son:
Muestran evidencia de la verificación y control del proceso.
Se verifica la capacidad de control y detección en los procesos.
Aseguran el control del proceso.
Son la base para la elaboración de los instrumentos de análisis.
46
DOCUMENTO CONTROLADO
2 Analizar los datos
La fase de RECOPILAR es la base para hacer el análisis en los cuatro elementos
del proceso (Ver Figura 8, Realización del análisis de datos):
Figura 8, Realización del análisis de datos.
El análisis de los procesos permite:
Revisar el comportamiento en cada elemento del proceso.
Identificar tendencias.
Ordenar, clasificar y estratificar los datos de tal forma que se pueda
realizar el análisis de los datos.
Asegurar el control del proceso.
Tener un enfoque proactivo.
La dependencia SIGI debe determinar los instrumentos de análisis (ejemplo,
gráficas, tablas, cuadros) necesarios para realizar el análisis en cada elemento
del proceso:
47
DOCUMENTO CONTROLADO
Función La percepción de la satisfacción del cliente.
Resultado Seguimiento y medición del producto.
Transformar Seguimiento y medición del proceso.
Insumos Seguimiento y medición de los proveedores.
3 Tomar acción
Con el análisis realizado, la dependencia SIGI debe mostrar evidencia que
toma acciones (Ver Figura 8, Toma de acciones).
Tomar acciones propicia:
Anticiparse y actuar oportunamente (ser proactivo)
Mejorar los métodos de verificación.
Identificar de características que den mayor funcionalidad al proceso y
al servicio.
Establecer buenas prácticas de trabajo.
Tener un mejor aprovechamiento de los recursos.
48
DOCUMENTO CONTROLADO
Figura 9, Toma de acciones.
Las acciones se pueden tomar para:
Prevenir la recurrencia y/u ocurrencia - Ver procedimiento acción correctiva y
preventiva.
Mejorar la eficacia – Ver Instrucción de Trabajo de la Elaboración de ideas
Creativas.
Tratar producto no conforme - Ver procedimiento de control de producto no
conforme.
La DACAD recopila las acciones de las Dependencias SIGI para el seguimiento,
medición y mejora continua del SIGI.
4 Realizar la medición de la satisfacción del cliente
La dependencia SIGI, debe aplicar una encuesta dos veces al año para medir la
percepción de los servicios proporcionados. Del resultado obtenido debe
tomar las acciones pertinentes.
49
DOCUMENTO CONTROLADO
5 Realizar auditorías internas
La dependencia SIGI, debe establecer un plan para realizarse auditorías
internas. Se debe coordinar con la Directora de Auditorías de Calidad. Ver
proceso de auditorías Calidad.
La dependencia SIGI, debe atender las auditorías que realiza la Dirección de
Auditorías de Calidad. Debe coordinarse para establecer la agenda,
realización, seguimiento y cierre de la auditoría. Así mismo, el funcionario y/o
directivo de la dependencia SIGI, el representante del SIGI y los responsables
de los procesos también deben atender las auditorías externas por parte de la
casa certificadora.
Elementos de salida
(tangibles)
Informe de la dependencia SIGI
Informe de resultados contra el Plan de Trabajo
Acciones tomadas del proceso
Acciones tomadas de la medición de satisfacción del cliente
Acciones tomadas de las auditorías
Criterios de salida
(intangibles)
Toma de acciones.
Puntos clave para la
dependencia SIGI
Identificar los requisitos.
Determinar los métodos de verificación.
Establecer los registros de control.
Determinar los instrumentos de análisis.
Aplicar acciones.
50
DOCUMENTO CONTROLADO
Herramientas y
técnicas
Técnicas estadísticas.
Técnicas de auditorías.
Metodologías de análisis de causa y efecto.
Técnicas de trabajo en equipo.
Registros Instrumentos para la recopilación de datos.
Instrumentos para el análisis de los datos.
Planes de acción.
Registro de la medición de satisfacción del cliente.
Registros de auditoría.
Interrelación con
otros procesos
Las actividades se interrelacionan por:
El informe a la Dirección a Rectoría.
Resultados del PDI a presentar a la Dirección General de Planeación
Institucional.
Informe mensual de la dependencia SIGI a la Dirección de Aseguramiento de la
Calidad Administrativas.
Coordinar las auditorías con la Dirección de Auditorías de Calidad.
Coordinar la instalación de programas de cómputo para el registro y análisis de
datos con apoyo del Sistema de Información Universitaria.
51
DOCUMENTO CONTROLADO
Glosario
NUNE Normativa Universitaria y normativa estratégica
SIGI Sistema integral de gestión institucional
PDI Plan de desarrollo institucional
DACAD Dirección de aseguramiento de la calidad administrativa
DAC Dirección de auditorías de calidad
HCU Honorable consejo universitario
UA`s Unidades académicas
DA`s Dependencias administrativas
52
DOCUMENTO CONTROLADO
Control de vigencia
Revisión Fecha Descripción de la naturaleza de la modificación Elaborado por
1
2
3
4
5
07 de
septiembre de
2012
18 de Octubre
de 2012
20 de febrero
de 2013
10 de Enero
del 2013
01 de Julio de
2014
1. Modificación de los procesos del Modelo
Conceptual de Procesos, Pag. 6.
2. Modificación a las exclusiones del SIG, Pag. 12.
3. Inclusión del Código: M4.2.2.
4. Modificación de las Exclusiones del SIG para
considerar la validación de la prestación de los
servicios y el Control de Dispositivos de
Seguimiento y Medición y la inclusión de la
redacción sobre el requisito 7.5.2 y 7.6.
5. Identificación de los procesos estratégicos y los
de soporte que participan en el proceso Integral
de Gestión.
6. Modificación del Modelo Conceptual por el
Mapa de Procesos y se eliminaron las políticas de
ambiental y de seguridad.
7. Modificación de Reingenieria al Manual del SIGI
Nancy Meza
Nancy Meza
Nancy Meza
Nancy Meza
Alejandra
Hernández
53
DOCUMENTO CONTROLADO
Dr. Aldo Humberto Verde Trujillo
Manual del Sistema Integral de Gestión Institucional