KEVYT PROJEKTIKUVAUS Projektin nimi: Rekrytointiohjelma
Hankejohtaja: Outi Sonkeri
Projektipäällikkö: Tiina Auranne
Projektin käynnistyminen: 01.05.2018 Nykytilan kuvaus: Maakuntakonsernitasoisen strategisen HRM-toimintamallin hahmottamiseksi
on tehty vertailua henkilöstöä luovuttavien organisaatioiden HRM-tehtävien organisoinnista ja
resursoinnista sekä henkilöstökäytännöistä. Maakunnan rekrytointiohjelma on valmistunut.Projektin tavoite
Projektin tavoitteet on johdettu maakuntastrategiasta, jossa on linjattu, että Uudenmaan
maakuntakonserni on haluttu työpaikka, jossa henkilöstö voi hyvin ja johtaminen on
laadukasta. Tavoitteesta on johdettu toimenpidekokonaisuus, jossa projektoidaan
maakunnan rekrytointiohjelma.
Tiedostetut ja keskeisimmät projektiin kohdistuvat vaatimukset (esim. lakisääteiset vaatimukset
tai toimialakohtaiset):
Sovellettavat lait ja asetukset
Kunnalliset virka- ja työehtosopimuksetAikataulu / Vaiheet / tehtävät aiheet / tehtävät:
Henkilöstökäytäntöjen yhdistäminen tarkoituksenmukaisella tavalla ja yhteinen kehittäminen
maakunnan liikelaitoksien ja toimialojen kanssa.
Visualisoidaan prosessin päävaiheiden eteneminen prosessikuvaukseen
• Kuvataan maakunnan HR Toimintamalli/-t
• Määritellään mallille vuosikello ja kytketään malli maakunnan henkilöstöjohtamisen
vuosikelloon, jos toimintamalli on suunnittelusykliin sidottu
• Suunnitellaan ohjelma tai aineisto, joka tukee toimintamallin käyttöön ottoa ja ylläpitämistä
= koulutus/koulutukset
• Määritellään käytettävä tietojärjestelmä, jossa prosessin vaiheet ja tiedot hallitaan =
järjestelmä/ICT
• Varmistetaan, miten henkilöstön tulee toimia= esimiesohjeet, työntekijäohjeet
• Määritellään seurantamittari(t) eli kerättävät
Resurssit / projektitiimi
Kuvaa projektin toteuttamiseen osallistuvat resurssit
Valmistelu on tehty yhteistyössä laajan henkilöstöjohtamisen verkoston kanssa.
Valmistelutyöhön on osallistettu HR asiantuntijat kunnista ja kuntayhtymistä.
Valmistelua on tehty yhteistyössä Soteliikelaitos valmistelun ja pelastusliikelaitos valmistelun
kanssa sekä maakuntavalmistelun konserninhallinnan, talouden ja viestinnän kanssa
Tärkeimmät projektiin liittyvät dokumentit
Ei liitteenä
Maakuntastrategia
Henkilöstöpolitiikka
1_223 Henkilöstön ja johdon rekrytoinnit
1_2251 Osaamisen kehittämisohjelma
1_214 Talouden prosessit ja ohjaus
1_145 Maakuntakonsernin ennakointiprosessin suunnittelu
Liitteenä
Maakunnan rekrytointiohjelma – luonnos
Kelpoisuusehdot – luonnos
Hakemus ja sen laatiminen – luonnos
Keskitetty rekrytoinnin tukipalvelu talous- ja hallintopalvelukeskuksessa vs. konsernihallinnossa –
vertailu
Projektin lopputuotokset / tavoiteltu uusi toimintatapa: Projektin tavoitteena on varmistaa, että
maakunta on haluttu työpaikka, jossa tehdään merkityksellistä työtä ja jonne onnistutaan
rekrytoimaan oikea määrä osaavaa ja sitoutunutta henkilöstöä. Onnistuneella
henkilöstöhankinnalla tavoitetaan tarvittava osaaminen laadukkaan ja tehokkaan
palvelutoiminnan turvaamiseksi. Rekrytointeja ohjaavat periaatteet, tavoitteet, keinot ja
mittarit on esitelty tarkemmin projektidokumentoinnin liitteissä.
Hankekori tai –salkku
1_22 HENKILÖSTÖ
Toimenpidekokonaisuus: Henkilöstön ja johdon rekrytointi
1_2232 Rekrytointiohjelma
Maakunnan rekrytointiohjelma
”Huolellista, henkilökohtaista ja hakijaystävällistä rekrytointia”
Tiina Auranne
Sisällysluettelo
1. Rekrytointiohjelma
1.1 Maakunnan strategia ja henkilöstöpoliittiset linjaukset
1.2 Uusimaa rekrytointiohjelma ja toimintasuunnitelma 2021 – mitä tarvitaan?
1.3 Rekrytointiohjelman periaatteet
1.4 Henkilöstön rekrytoinnin tavoitteet, mittarit ja keinot
2. Toimintaohjeet
3. Rekrytoinnin vastuut ja roolit maakunnassa
3.1 Maakunnan esimies –rooli rekrytoinneissa
3.2 Esimiehen tukena HR:n toimijat
3.3 Keskitetty rekrytoinnin tukipalvelu talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksessa
4. Prosessikuvaus
4.1 Rekrytoinnin suunnittelu ja valmistelu, virka- ja toimihaku
4.2. Hakuvaihe rekrytointiprosessin tuki Tahessa. Ulkoinen tai sisäinen haku pl. uudelleensijoitus
4.3. Valintavaihe, virka- ja toimihaku
4.4. Päätöksentekovaihe, virka- ja toimihaku
5. Työn tarjoamisvelvoitteesta huolehtiminen osana rekrytointia
5.1 Työnantajan uudelleensijoittamisvelvollisuuden sisältö ja laajuus konsernissa
5.2 Henkilöstöhallinnon ja esimiesten yhteistyö työn tarjoamisen tilanteessa
5.3 Työn tarjoamisen prosessikuvaus
6. Vuosikello
7. Tukimateriaali
8. Tietojärjestelmä
9. Palvelut
Liitteet:
Toimenpidesuunnitelma v. 2021
1. Rekrytointiohjelma
Ohjelman taustatiedot, yleisesittely ja perusteet ohjelmalle. Miksi asia on Uudenmaan maakunnassa tärkeää, mikä on maakunnassa noudatettava ajattelutapa tai suhtautuminen asiaan.
1.1 Uudenmaan maakunnan henkilöstöpolitiikan linjauksetVisio 2030 Uudenmaan maakunta on Euroopan paras alue elää ja toimia
Strateginen
tavoite
Painopiste-
valinnatTavoitteet ja esimerkkejä mahdollisista mittareista
Toimenpide-
kokonaisuudet
Uudenmaan
maakunta-
konserni on
haluttu työpaikka
ja yhteistyö-
kumppani, jonka
henkilöstö voi
hyvin ja jossa
johtaminen on
laadukasta
Haluttu
työpaikka
1. Merkityksellistä työtä uusimaalaisten
ihmisten hyvinvoinnin sekä yritysten ja
yhteisöjen menestymisen mahdollistamiseksi
• Kuntalaisten palvelukokemus
• Yritysten ja yhteisöjen palvelukokemus
• Henkilöstökokemus työn imusta
(omistautuminen / dia 5)(henkilöstökysely)
❑ Motivoiva työ, monimuotoiset
työyhteisöt ja kannustavat
työsuhteen ehdot
❑ Henkilöstön ja johdon
rekrytointi
❑ Hyvinvointia työstä ja
uudistuvasta
toimintakulttuurista
❑ Osaaminen, urakehitys ja
uudelleensijoittuminen
❑ Henkilöstöpalveluiden
toiminnalliset valmiudet ja
käytännöt
❑ Johtamisen ja esimiestyön
systemaattinen kehittäminen (arviointi, kehittyminen, liikkuvuus)
❑ Muutoksen johtamisen
toimintamalli ja tuki
2. Kilpailukykyiset ja erinomaisiin suorituksiin
ja kehittymiseen kannustavat työsuhteen ehdot
• Työnantajakuva (ulkoinen tutkimus)
• Työnantajan suositteleminen (NPS Net
Promoter Score) (henkilöstökysely)
• Lähtö- ja tulovaihtuvuus
Hyvinvoiva
henkilöstö
3. Yhdessä tekemiseen, arvostavaan
vuorovaikutukseen, osallisuuteen ja
sitoutumiseen kannustava työilmapiiri
• Työhyvinvointimittarit (henkilöstökysely)
• Sosiaalinen pääoma (yhteisöllisyys/dia 6)
• Arvojen toteutuminen (henkilöstökysely;
lähityöyhteisö-keskustelu; kehityskeskustelu)
4. Monipuoliset mahdollisuudet ja vastuunotto
oman työn ja osaamisen kehittämisestä ja näitä
tukevat urakehityspolut
• Motivaatio kehittyä (henkilöstökysely
• Osaamisen kehittymisen toteutuminen
(henkilöstökysely, kehityskeskustelu)
• Urakehitysmallin toimivuus
5. Positiivisella asenteella ja sujuvilla
prosesseilla tuotetut ja saavutettavissa olevat
henkilöstöpalvelut
• Henkilöstöpalveluiden koettu hyöty
(johto/esimiehet/henkilöstö)
Laadukas
johtaminen
6. Johtaminen on valmentavaan
johtamiskäsitykseen perustuva palvelutehtävä
• 360° (tai vastaava)
• Esimies-indeksi (henkilöstökysely)
• Vuorovaikutusmittari (peili, fiilis)
7. Muutoksen ammattimainen ja osallistava
johtaminen
• Muutospulssi
• Henkilöstön osallisuuskokemus
(henkilöstökysely
Arvot Avoimuus Vastuullisuus Yhteisöllisyys Luottamus Rohkeus
1.2 Uusimaa rekrytointiohjelma ja toimintasuunnitelma 2021 – mitä tarvitaan?
Maakunnan rekrytointiohjelma
Rekrytointia ohjaavat ajatukset
Ohjeistukset
Prosessikuvaus
Vuosikello jne.
Rekrytoinnin toimintasuunnitelma 2021
Työnantajakuva
Tapahtumat
Markkinointi, verkkonäkyvyys
Hakukanavat
2018 20202019 2021
Esimiesten
koulutukset
Rekrytointi-
ohjelma
Järjestelmän
käyttö
Toimintasuunnitelma ensimmäiselle vuodelle
Toimenpiteet, jotka varmistavat turvallisen
siirtymän ja katkeamattoman saatavuuden
✓
1.3 Rekrytointiohjelman periaatteet strategian ja henkilöstöpolitiikan lähtökohdista
Strateginen tavoite: Uudenmaan maakuntakonserni on haluttu työpaikka ja yhteistyökumppani, jonka henkilöstö voi hyvin ja jossa johtaminen on laadukasta.
• Maakunta on haluttu työpaikka, jossa tehdään merkityksellistä työtä ja jonne onnistutaan rekrytoimaan oikea määrä osaavaa henkilöstöä.
• Onnistuneella henkilöstöhankinnalla tavoitetaan tarvittava osaaminen laadukkaan ja tehokkaan palvelutoiminnan turvaamiseksi
• Esimiehet ajattelevat strategisesti ja hoitavat rekrytoinnit vastuullisesti ja huolellisesti.
• Rekrytoinnit toteutetaan sujuvalla prosessilla ja ketterällä tietojärjestelmällä. Rekrytointi keskitetään rekrytoivalle esimiehelle, jolloin esimies vastaa koko prosessista
• Itseohjautuvat tiimit osallistuvat rekrytointien toteuttamiseen. • Maakunta opitaan tuntemaan maakunnan omien työntekijöiden kautta. Ylpeys ja
innostus omasta työpaikasta välittyy rekrytoinneissa työnhakijoille
1.3 Rekrytointiohjelman periaatteet strategian ja henkilöstöpolitiikan lähtökohdistaHenkilöstöpoliittinen tavoite: Yhdessä tekemiseen, arvostavaan vuorovaikutukseen, osallisuuteen ja sitoutumiseen kannustava työilmapiiri
• Maakunnassa vastuullisen rekrytoinnin perustana on maakunnan strategia, arvot ja työnantajakuva.
• Luottamus, avoimuus ja vastuullisuus toteutuvat virkojen ja työsuhteiden täytössä.
• Rekrytoinnin periaatteena on avoin, ammattimainen ja kaikkien hakijoiden kannalta tasapuolinen ja yhdenvertainen haku- ja valintamenettely.
• Maakunnan muutoskykyisisten organisaatioiden tiimeissä toteutetaan sujuvia ja ketteriä rekrytointeja matalan kynnyksen menetelmillä.
• Työn tarjoamisen velvoitteesta huolehtiminen on osa esimiestyötä. Tehtävää täytettäessä tulosalueilla ja vastuualueilla tulee aina ensin selvittää niiden palveluksessa olevien työntekijöiden soveltuvuus avoimeen tehtävään, joille työnantajalla on velvollisuus tarjota työtä.
1.3 Rekrytointiohjelman periaatteet strategian ja henkilöstöpolitiikan lähtökohdista
Henkilöstöpoliittinen tavoite: Kilpailukykyiset ja erinomaisiin suorituksiin ja kehittymiseen kannustavat työsuhteen ehdot
• Maakunnassa on vetovoimainen työnantajakuva, jolla erotutaan kilpailijoista.
• Maakunta on esimerkillinen työnantaja hyvän henkilöstöpolitiikan määrätietoisessa toteuttamisessa.
• Maakunnassa on kilpailukykyiset ja erinomaisiin suorituksiin ja kehittymiseen kannustavat työsuhteen ehdot.
• Rekrytointi on suunnitelmallinen osa työnantajaviestintää ja sen onnistumisella on olennainen vaikutus maakunnan työnantajakuvaan.
1.3 Rekrytointiohjelman periaatteet strategian ja henkilöstöpolitiikan lähtökohdista
Henkilöstöpoliittinen tavoite: Monipuoliset mahdollisuudet ja vastuunotto oman työn ja osaamisen kehittämisestä ja näitä tukevat urakehityspolut
• Maakunnan kriittinen menestystekijä on ennakoivassa rekrytoinnin ja henkilöstön hankinnassa onnistuminen.
• Ennakoivan rekrytoinnin tavoitteena on kehittää työpolkuja opinnoista työelämään ja turvata maakunnan henkilöstön saatavuutta.
• Ennakointi on tärkeä osa maakunnan henkilöstöresursoinnin suunnittelua, osaamisen johtamista ja henkilöstön kehittämistä.
• Tiimit huolehtivat, että jokaisella on tarvittava osaaminen tehtävien hoitamiseen. Itseohjautuviin tiimeihin rekrytoidaan ennakoiden osaamista.
• Tuetaan aktiivisesti henkilöstön sisäistä liikkuvuutta.
1.3 Rekrytointiohjelman periaatteet strategian ja henkilöstöpolitiikan lähtökohdista
Henkilöstöpoliittiset tavoitteet: Positiivisella asenteella ja sujuvilla prosesseilla tuotetut ja saavutettavissa olevat henkilöstöpalvelut.
• Avoin, vuorovaikutteinen ja vastavuoroinen prosessi tuottaa erinomaisen
hakijakokemuksen. • Maakunnan rekrytointiprosessi etenee tavoitteellisesti ja sujuvasti.
• Työn hakeminen on työntekijää arvostavaa ja työnhakijat kokevat tulevansa nähdyksi ja kuulluksi hakuprosessin aikana ja sen jälkeen.
• Rekrytointiprosessi muodostaa kokonaisuuden, jossa edetään yhtenäisillä toimintatavoilla.
• Esimies saa tukea rekrytointiin TAHE palvelukeskuksesta.
1.3 Rekrytointiohjelman periaatteet strategian ja henkilöstöpolitiikan lähtökohdista
Henkilöstöpoliittiset tavoitteet: Monipuoliset mahdollisuudet ja vastuunotto oman työn ja osaamisen kehittämisestä ja näitä tukevat urakehityspolut
• Henkilöstön osaaminen vastaa maakunnan toiminnan tarpeita.• Maakuntaan rekrytoidaan ihmisiä, jotka ovat kiinnostuneita
kehittämään ammatillista osaamistaan.• Henkilöstön työntekijöiden ammattitaidon ja osaamisen ylläpitämiseen
panostetaan. • Maakunnassa kohdennetaan resursseja henkilöstön osaamisen
kehittämiseen ja panostetaan työurien suunnitteluun.• Tiimien strategiset osaamiset ja yksilöiden osaamistarpeet tunnistetaan
ja viedään osaksi ura- ja osaamisen kehittämisen suunnitelmia.• Uramalliohjelmat tukevat maakunnan strategiaa, tavoitteita sekä
osaamisen kohdentamista ja hyvien työkäytäntöjen kehittämistä.
Päätöksentekovaihe
Seurantavaihe
Valintavaihe
Henkilöstösuunnittelu
Suunnitteluvaihe
Hakuvaihe
1.3 Strategiasta ja henkilöstöpolitiikasta kiteytetyt rekrytoinnin periaatteet
Vastuullinen
työnantaja
ja
vastuullisen
esimiestyön
toteutumine
n
Veto-
voimainen
työnantaja-
kuva
Huolellinen
esimiestyö
sujuvalla
prosessilla
ja ketterällä
tieto-
järjestelmäll
ä
Rekrytointi
perustuu
toiminnan ja
talouden
suunnitteluun,
henkilöstösuun
nitteluun ja
suunnitelmallis
een rekrytointi-
prosessiin
Ennakointi
on osa
maakunnan
henkilöstö-
resursoinnin
suunnittelua,
osaamisen
johtamista ja
henkilöstön
kehittämistä
Hakija-
kokemuksena
avoin, vuoro-
vaikutteinen
ja vasta-
vuoroinen
rekrytointi-
prosessi
Henkilöstön
osaaminen
vastaa
toiminnan
tarpeita
Rekrytointia ohjaavat periaatteet Tavoitteet Keinot Mittarit
Rekrytointi perustuu toiminnan ja
talouden suunnitteluun,
henkilöstösuunnitteluun ja
suunnitelmalliseen rekrytointiprosessiin
• Henkilöstösuunnittelun lähtökohtana on
toiminta ja sen edellyttämä
osaaminen, tulevaisuuden tarpeiden
ennakointi sekä talouden reunaehdot
• Henkilöstöresurssisuunnitelmat
laaditaan talousarviovalmistelun
yhteydessä
• Toiminnasta vastaavalla esimiehellä on
valta ja vastuu päättää taloudesta ja
henkilöstöstä
• Henkilöstösuunnittelun perustana on
maakunnan strategia ja toiminta nyt sekä
tulevaisuudessa, sisältäen:
• Tulevan henkilöstötarpeen määrittelyn
• Henkilöstön poistumaennusteet,
eläkkeelle jäämisen ja työpaikan
vaihdosten seurauksena,
• Työpaikkojen sekä toimintojen
alueellisen ja organisatorisen sijoittelun,
• Henkilöiden sijoittamisen organisaation
tehtäviin ja rooleihin,
• Henkilöstön urasuunnittelun,
• Maakunnassa käytettävät nimikkeet ja
niiden kelpoisuusehdot
• Esimiehet toteuttavat huolellista
henkilöstösuunnittelua, joka on
esimiehen työkalu henkilöstökulujen
budjetin hallintaan
• Esimiehelle kohdennettu budjetti rajaa
toimivaltaa ja päätökset tehdään oman
budjetin rajoissa. Vakansseja ei ole.
• Rekrytoinnin vastuut ja roolit määritellään
selkeästi. Päättävä viranhaltija hyväksyy
rekrytointiluvan.
• Raportoinnista tuotetun tiedon
analysoinnin tuki esimiehelle
• Yhtenäistetään maakunnassa käytettäviä
nimikkeitä, käytetään moderneja ja
ajankohtaisia tehtävänimikkeitä
• Eriytetään tehtäviä ja niissä vaadittavia
kelpoisuusehtoja ja vaatimuksia.
• Seurataan henkilöstömäärän kehitystä
kuukausittain tulosaluetasoisesti:
• Henkilöstö henkilöstöryhmittäin
• Henkilöstön ikäjakauma
• Henkilöstömäärän kehitys
• Luodaan yhtenäiset toimintakäytänteet
vuokratyön ja sijaisten hankintaan
• Riittävä ja ammattitaitoinen henkilöstö
sijaisuuksiin, nopea reagointi
• Tiivistetään yhteistyötä Seuren ja
muiden sijais-/vuokratyövoimaa (mm
lomittajat) välittävien palveluntuottajien
kanssa
• Keskitetään työvuorosuunnittelua
tiimeihin määritellyillä tulosalueilla
• Luodaan toimiva järjestelmä ja ketterät
toimintamallit tilapäiseen työvoimaan,
mobiilina
• Luodaan sijaisvälitykselle ja
kumppanuudelle määrälliset mittarit.
Seurataan laadullisia mittareita ja
kehitetään toimintaa systemaattisesti
• Työvuoroja suunnittelevat suurempina
kokonaisuuksina työvuorosuunnittelun
ammattilaiset, jotka tuntevat niin
toiminnan tarpeet kuin lainsäädännön
• Seure vuokratyövoiman
laatuvaatimukset
• Tilausten täyttöaste
• Esimiehille ja työvuorosuunnittelijoille
suunnattuihin koulutuksiin ja
teemapäiviin osallistuvien määrä
• Työaikojen seuranta
1.4 Henkilöstön rekrytoinnin tavoitteet, mittarit ja keinot
Rekrytointia ohjaavat periaatteet Tavoitteet Keinot Mittarit
Huolellinen esimiestyö sujuvalla
prosessilla ja ketterällä
tietojärjestelmällä
• Maakunnassa rakennetaan yhtenäistä
kulttuuria huolellisen esimiestyön
kautta
• Esimiehet ajattelevat strategisesti ja
hoitavat rekrytoinnit vastuullisesti
• Rekrytoinnin sujuvuus
ja tuloksellisuus edellyttävät
esimiehiltä hyviä rekrytointitaitoja
• Esimiestyö kehittyy valmentavaksi
johtajuudeksi
• Rekrytointien avoimuus ja
läpinäkyvyys lisääntyy
• Esimiehille suunnitellaan coaching,
mentoroinnin ja työnohjauksien
valmennukset
• Kaikki rekrytoivat esimiehet koulutetaan
prosessiin. Esimiehille järjestetään
rekrytointiosaamista tukevaa koulutusta
• Tuetaan esimiehiä valmentavassa
esimiestyössä ja tiimien johtamisessa.
• Itseohjautuvat tiimit ovat mukana
rekrytoinnissa
• Esimiesvalmennuksen, coaching,
mentoroinnin tai työnohjauksen
suorittaneet
• Rekrytointikoulutuksen suorittaneiden
esimiesten määrä.
Järjestelmäkoulutuksen suorittaneiden
esimiesten määrä
• Työn tarjoamisen velvoitteesta
huolehtiminen on osa esimiestyötä
• Tehtävää täytettäessä tulosalueilla
tulee aina ensin selvittää niiden
palveluksessa olevien työntekijöiden
soveltuvuus avoimeen tehtävään, joille
työnantajalla on velvollisuus tarjota
työtä.
• Uudelleensijoituksen tukipalvelu
keskitetään talous- ja henkilöstöhallinnon
palvelukeskukseen.
• HR Business Partner tukee esimiestä
uudelleensijoituksissa
• Uudelleensijoitusprosessissa olevien
työntekijöiden määrä
• Uudelleensijoitettujen työntekijöiden
määrä
• Uudelleensijoitusprosessin kesto/hlö
• Esimiehen ja tukipalvelun tehtävät ja
roolit on määritelty selkeästi
• Esimiehet noudattavat rekrytointia
ohjaavia ohjeita
• Rekrytointi toteutetaan nopeasti ja
joustavasti teknisillä alustoilla
• Esimiehen rekrytointien tukipalvelu
keskitetään talous- ja henkilöstöhallinnon
palvelukeskukseen
• Rekrytointiprosessin selkeys, roolit ja
vastuut määriteltyinä
• Rekrytointijärjestelmän kehittäminen
toiminnan tarpeita vastaavaksi
• Asiakaspalvelupyyntöjen määrä
• Vuoden sisään aloituksesta
irtisanoutuneet
• ( oikaisuvaatimusten määrä )
• ( koeaikapurkujen määrä )
1.4 Henkilöstön rekrytoinnin tavoitteet, mittarit ja keinot
Rekrytointia ohjaavat periaatteet Tavoitteet Keinot Mittarit
Vetovoimainen työnantajakuva • Maakunta on kiinnostava työnantaja,
jossa on mielekkäitä ja monipuolisia
työtehtäviä ja joka vetää puoleensa
oikeat lahjakkuudet. Profiloidutaan
houkuttelevaksi työnantajaksi
• Onnistunut ulkoinen työnantajakuva
edellyttää, hyvää sisäistä
työnantajakuvaa
• Tavoitteena on, että maakunnassa
perustyö on kunnossa, joka osataan
viestiä ja välittää ulkoisesti
• Maakuntabrändin positiiviset signaalit
vetävät puoleensa uusia työnhakijoita
• Maakunnan sisäinen työnantajakuva
rakennetaan toimivan
henkilöstöpolitiikan, hyvän
johtamiskulttuurin, sujuvan
rekrytointiprosessin ja viestinnän avulla
• Esimies luo ja ylläpitää toiminnallaan
motivaatiota, hyvää työilmapiiriä ja
vaikuttaa oleellisesti siihen,
minkälainen sisäinen työnantajakuva
työntekijöillä on.
• Sisäisen työnantajakuvan
edistämiseksi esimiehen keskeinen
tehtävä on onnistunut perehdyttäminen
• Hyödynnetään työyhteisön ja tiimien
verkostoja resurssien hankinnassa
• Kelpoisuusehdot täyttävien hakemusten
määrä
• Lähtökysely (sisäinen työnantajakuva)
• Saapuneiden työhakemusten määrä
(ulkoinen työnantajakuva)
• Net Promoter Score -suosittelumalli
(NPS), mitataan haluaako rekrytoinnissa
mukana oleva suositella vai arvostella
yritystä
• Perehdytyskokemus
työntekijäkokemuksen mittarina (100 pv)
• Hakijaviestintä on yksi tärkeimmistä
kohtaamispisteistä työnantajakuvan
rakentamisessa
• Esimiehet toteuttavat rekrytoinneissa
oikea-aikaista ja tarkoituksenmukaista
hakijaviestintää
• Jokainen maakunnan työntekijä
levittää työnantajakuvaa erilaisissa
verkostoissa ja alustoilla.
• Rekrytoinneissa hyödynnetään
monikanavaista työnantajanäkyvyyttä
• Maakunnassa laaditaan kattava
mediasuunnitelma. Markkinoinnin
tavoitteena on työnantajamielikuvan
välittäminen ja jalkauttaminen
• Rekrytoinnin markkinointi
resurssoidaan viestintäyksikköön
• Hakemusten määrä/hakuilmoitus
• Maakunnan suositteleminen
• Markkinointikampanjan näkyvyys;
jakamisten/ käyntien määrä
sosiaalisessa mediassa,
• Maakunnan sidosryhmät, verkostot
palvelutuottajat tms. ymmärtävät
asiakaskokemuksen merkityksen
maakunnan brändin rakentamisessa
• Suunnitellaan maakunnan
asiakaskokemuksen mittaaminen
• Asiakaskokemuksen mittarit
1.4 Henkilöstön rekrytoinnin tavoitteet, mittarit ja keinot
Rekrytointia ohjaavat periaatteet Tavoitteet Keinot Mittarit
Ennakointi on osa maakunnan
henkilöstöresursoinnin suunnittelua,
osaamisen johtamista ja henkilöstön
kehittämistä
• Tavoitteena on määrällisesti riittävän,
ammattitaitoisen ja osaavan työvoiman
saatavuuden turvaaminen maakuntaan
• Systematisoidaan ja vakiinnutetaan
maakunnan työvoiman saatavuuden
ennakointitiedon verkostot
• Johto –ja esimiehet vastaavat
maakunnassa lyhyen aikavälin
työvoima- ja koulutustarpeen
ennakoinnista.
• TKI tuottaa analyysia johdon ja
esimiesten tueksi
• Vaikutetaan valtakunnankoulutus- ja
työvoimapolitiikkaan
• Käytetään ennakointitietoa
päätöksenteossa ja kehittämisen
suuntaamisessa
• Luodaan yhteistyömalli
henkilöstötoiminnon ja maakunnan TKI –
ohjelman välille.
• Rekrytointipalvelut tekevät vuosittain
alueellisen työvoimavajeanalyysin
toteutettujen rekrytointihakujen
perusteella. HR Business Partner
analysoi työvoimavajeen alueellaan
• Tunnistetaan ja nimetään työvoimapula-
alat tulosalueittain, joiden kehitystä ja
vajeita seurataan kuukausittain
• Työvoimavajeanalyysin määrälliset
mittarit/ toteutetut rekrytointihaut
• Kehitetään työpolkuja opinnoista
työelämään ja turvataan maakunnan
henkilöstön saatavuutta
• Sosiaali- ja terveysalan, pelastusalan,
elinvoima-alan jne. opiskelijat kokevat
harjoittelun laadukkaana ja työpaikat
vetovoimaisena
• Edistetään opiskelijoiden
samastumista ja sitoutumista
maakunnan työtehtäviin
• Luodaan tiiviit kumppanuudet
oppilaitosten kanssa maakunnan
koulutus-, harjoittelu-, työssäoppimis- ja
oppisopimuspaikkojen tarjoamiseksi
opiskelijoille
• Luodaan yhteistyömuodot
oppilaitosyhteistyölle: työharjoittelut,
vierailut, opinnäytteet, opettajien
työelämäjaksot, mentorointi
• Rakennetaan kumppanuudet
opiskelijajärjestöihin
• Lisätään oppisopimusten määrää
• Kumppanioppilaitosten
oppisopimuste/koulutussopimusten
määrä
• Koulutuspaikkojen ala-kohtaiset määrät
• Valmistuvien opiskelijoiden määrä/tarve
• Henkilöstösuunnitelmaan kirjattujen
tarjottavien harjoittelupaikkojen määrä ja
kokonaisuus
• Vakiinnutetaan
koulutusyhteistyöverkostojen ja
kumppanien toimintaa ja vahvistetaan
työnantajakuvaa
• Suunnitellaan yhteistyössä vuosittain
työelämäyhteistyöpäivät
• Määritellään työnantajakuvan
vahvistamisen kannalta tärkeät
rekrytoinnin foorumit, messut,
tapahtumat, tilaisuudet jne
• Valmistellaan kesätyöntekijöiden työn
• Työnantajakuvan vahvistamisen kannalta
tärkeät rekrytoinnin foorumit, messut,
tapahtumat, tilaisuudet -määrä
• Kesätyöntekijöiden määrä
• Työpaikkaohjaajiksi koulutettujen määrä
1.4 Henkilöstön rekrytoinnin tavoitteet, mittarit ja keinot
Rekrytointia ohjaavat periaatteet Tavoitteet Keinot Mittarit
Hakijakokemuksena avoin,
vuorovaikutteinen ja vastavuoroinen
rekrytointiprosessi
• Maakunnassa rakennetaan yhtenäistä
brändiä ja työnantajakuvaa
• Houkutellaan monipuolisesti
mielenkiintoisia hakijoita
• Työnhakijat voivat kokea tulevansa
nähdyiksi ja kuulluiksi
• Työnhausta tehdään työnhakijaa
arvostavaa
• Hakijakokemuksen hallinta tehostuu
• Hakijaviestintä ja jälkimarkkinointi
niille, jotka eivät tällä kertaa tulleet
valituksi
• Hakijaviestintä on säännönmukaista ja
suunnitelmallista
• Hakijaviestinnän periaatteet ja
käytänteet ovat selkeät ja helposti
toteutettavissa. Esimiehille luodaan
valmiita viestipohjia. Tietojärjestelmä
mahdollistaa toiminnan.
• Jokaiseen rekrytointiin määritetään
hakijaviestinnästä vastaava henkilö.
• Järjestelmään aikataulutetaan
keskeiset vaiheet, joina hakijoille
viestitään haun etenemisestä
• Palautekysely hakijoille
• Palautekyselyn kautta saatu palaute
• Perehdytyskokemus
työntekijäkokemuksen mittarina (100
pv)
• Rekrytointiprosessin läpimenoaika-
tavoite
• Maakunnan työntekijöiden
suosittelemien hakijoiden valitsemisen
määrä
• Luodaan ketterä ja käyttäjäystävällinen
tietojärjestelmä hakijoille
• Monikanavaiset rekrytoinnin työkalut ja
toimintatavat. Rekrytointijärjestelmään
suunnitellaan integraatio
videohaastatteluun
• Hyödynnetään suorahaun
mahdollisuudet
• Tekoälyn merkitys kasvaa ja se
tehostaa prosessia ja säästää
kustannuksia. Osaamisen
tunnistaminen ja sen löytäminen on
keskiössä.
• Esimiehet koulutetaan prosessin
kokonaisvaltaiseen ymmärtämiseen ja
priorisointiin: mikä
rekrytointiprosessissa on keskeistä
• Esimiehen tukipalvelu keskitetään
talous- ja hallintopalvelukeskukseen
• Työnhakijan tueksi luodaan chat
palvelu. Tekoäly matchaa
automaattisesti hakijan osaamiseen ja
kykyihin sopivia työpaikkoja ja samaa
profiilia voidaan hyödyntää kaikissa
työnhakutilanteissa.
• Hyödynnetään laajasti erilaisia keinoja
työnhakijoiden tavoittamiseksi
markkinoimalla ja myymällä tehtäviä,
suorahakuina ja spontaaneina hakuina
1.4 Henkilöstön rekrytoinnin tavoitteet, mittarit ja keinot
Rekrytointia ohjaavat periaatteet Tavoitteet Keinot Mittarit
Henkilöstön osaaminen vastaa
toiminnan tarpeita
• Tunnistetaan tiimien uudet strategiset
osaamiset ja yksilöiden osaamistarpeet
• Maakunnassa kohdennetaan resursseja
henkilöstön osaamisen kehittämiseen
• Maakuntaan rekrytoidaan ihmisiä, jotka
ovat kiinnostuneita kehittämään
ammatillista osaamistaan.
• Tulevaisuuden osaamistarpeet ja uudet
strategiset osaamiset tunnistetaan ja
viedään osaksi ura- ja osaamisen
kehittämisen suunnitelmia.
• Maakunnan koulutusohjelmat ja
valmennukset tarjotaan esimiehille ja
työntekijöille digitaalisesti ajasta ja
paikasta riippumatta
• Käytyjen tulos- ja kehityskeskustelujen
määrä
• Laadittujen osaamisen
kehittämissuunnitelmien määrä
• Webinaarien, verkkokurssien tms.määrä
• Panostetaan huolelliseen
perehdytykseen. Perehdytys tapahtuu
työpisteessä ja esimies vastaa
perehdytyksestä. Työnopastus on
suunnitelmallista ja tehokasta
• Lupaus hyvästä tuesta työuran alussa
• Esimies suunnittelee ja aikatauluttaa
työntekijän perehdytyksen ja
työnopastuksen. Tiimi tukee työntekijän
perehdyttämistä.
• Tulosalueen ja yksiköiden
perehdytysohjelmat ovat intrassa
päivitettyinä ja helposti työntekijöiden
saatavilla.
• Esimiesvalmennukseen osallistuvien
määrä
• ylemmän- ja keskijohdon
perehtymisvaiheen tueksi mentorointi
(organisaation sisäinen, vertaistukeen
perustuva malli)
• Työntekijän osallistuminen tulosalueen ja
yksikön perehdytystilaisuuteen
• Uramalliohjelmat tukevat maakunnan
strategiaa ja tavoitteita sekä yksittäisen
henkilön omia uralla etenemisen
tavoitteita
• Kuvataan maakunnan uramalliohjelmat • Uraohjelmaan osallistuneiden määrä
• Tuetaan aktiivisesti henkilöstön sisäistä
liikkuvuutta
• Sisäisen liikkuvuuden ja työkierron
tavoitteina ovat osaamisen
kohdentaminen, hyvien työkäytäntöjen
kehittäminen ja yhtenäisen
toimintakulttuurin kehittyminen sekä
tehtävän tai projektin hoitaminen
• Esimiehet kartoittavat työntekijöidensä
joukosta henkilöt, joilla on
seuraajapotentiaalia
• Sisäinen liikkuvuus on keino kohdentaa
resursseja maakunnan tulosalueilla
• Kuvataan maakunnan työkierron prosessi
ja määritellään hallinnolliset linjaukset
• Kehityskeskusteluissa käytyjen ja HR -
järjestelmään kirjattujen ammatillisen
kehittymisen suunnitelmien määrä.
• Työkiertoon osallistuvien määrä
• Maakunnan kaikki avoimet työpaikat
ovat haettavissa sisäisesti
• Kaikki vähintään neljän kuukauden
määräaikaiset tehtävät ja vakituiset
tehtävät avataan sisäiseen hakuun
• Sisäisesti täytettyjen tehtävien määrä
1.4 Henkilöstön rekrytoinnin tavoitteet, mittarit ja keinot
Rekrytointia ohjaavat periaatteet Tavoitteet Keinot Mittarit
Vastuullinen työnantaja ja vastuullisen
esimiestyön toteutuminen
• Maakunnassa vastuullisen rekrytoinnin
perustana ovat maakunnan strategia,
arvot ja työnantajakuva
• Tavoitteena on, että työvoiman
vaihtuvuus pysyy alhaisella tasolla.
• Työvoiman rekrytoinnissa korostetaan
monimuotoisuutta ja tasa-arvoa
• Vastuullisuus edistää rekrytointia ja
vahvistaa työntekijöiden sitoutumista
maakuntaan
• Esimiehet noudattavat työsopimuslain,
työaika- ja vuosilomalain, tasa-arvolain
työehtosopimuksen määräykset, vastuut
ja velvollisuudet
• Edistetään muun kielisten rekrytointia
• Laaditaan maakunnan tasa-arvo- ja
yhdenvertaisuus suunnitelmat.
• Koulutetaan esimiehet
• Maakunnassa edistetään työyhteisöjen
monimuotoisuutta, monikulttuurisuutta ja
huomioidaan kulttuuri sensitiivisyys
• Järjestetään yleistä ja ammatillista
kielitaitoa tuottavaa koulutusta ja
kielitaitotestausta
• Esimiesvalmennuksen suorittaneiden
määrä
• Henkilöstökertomuksen mittarit:
sukupuolijakauma, ikä, kieli
• Oikaisuvaatimusten määrä
• Koeaikapurkujen määrä
• Työllistetään osatyökykyisiä ja
edistetään osatyökykyisten työelämään
pääsyä
• Tulevaisuuden työntekijät ja osaajat
kiinnostuvat maakunnasta hyvänä
työnantajana
• Suunnitellaan monimuotoisen
työllistymisen malleja mm. työkokeilut,
osatyökykyiset
• Sitoudutaan vastuullisen kesätyön
periaatteiden toteuttamiseen, edistetään
nuorten pääsyä kesätöihin ja
tutustutetaan nuoret ja opiskelijat
maakunnan työmahdollisuuksiin
• Esimiesvalmennuksen suorittaneiden
määrä
• Henkilöstökertomuksen mittarit:
sukupuolijakauma, ikä, kieli
• (TET –harjoittelupaikat)
1.4 Henkilöstön rekrytoinnin tavoitteet, mittarit ja keinot
2. Toimintaohjeet
Kirjallinen ohjeistus ohjelman toteuttamiseksi, roolitukset ja vastuunjaot, tehtävät. Tavoiteajat, reagointiajat poikkeamiin, ohjeenlaatijan/ ylläpitäjän tiedot. Word tai Powerpoint –muotoa voi käyttää pelkistämiseen
Toimintaohjeet
Tehtävän nimi Alku Loppu
Maakunnan rekrytointiohjelman laadinta 1.8.2018 15.12.2018
Rekrytointikäytännöt -ohjeet 1.1.2019 15.6.2019
Hakemus ja sen laatimisen menettelytapa -ohjeet 1.1.2019 15.6.2019
Kelpoisuusehdot -ohjeet1.1.2019 15.6.2019
Taustaselvitykset -ohjeet: Valvira, rikosrekisterit, luottotiedot, rokotukset, työhöntulotarkastus,
huumetestit, oleskelulupa
1.1.2019 15.6.2019
Uudelleensijoitus, Työn tarjoamisen velvoite1.1.2019 15.6.2019
Kielitaitovaatimukset -ohjeet1.1.2019 15.6.2019
Työpaikkahaastattelujen menettelytapa -ohjeet1.1.2019 15.6.2019
Mediaohjelma ja- suunnitelma1.8.2019 15.12.2019
Kansainvälisen rekrytoinnin menettelytapa - toimintamalli1.8.2019 15.12.2019
Harjoittelun käytänteet ja oppilaitosyhteistyö -toimintamalli1.8.2019 15.12.2019
Rekrytoinnin toimintasuunnitelma maakunnan ensimmäiselle toimintavuodelle1.8.2019 15.12.2019
3. Rekrytoinnin vastuut ja roolit maakunnassa
3.1 Maakunnan esimies –rooli rekrytoinneissa
• Esimies vastaa rekrytoinneista • Toiminnasta vastaavalla esimiehellä on valta ja vastuu päättää taloudesta ja henkilöstöstä• Maakunnassa luotetaan siihen, että esimies hoitaa henkilöstösuunnittelun ja rekrytoinnit
henkilöstöohjeiden ja prosessien mukaisesti
• Esimiehet ajattelevat strategisesti ja hoitavat rekrytoinnit vastuullisesti ja huolellisesti.
• Esimiehen laatiman rekrytointisuunnitelman hyväksyy päättävä viranhaltija.
• Johtamisjärjestelmän mukaisesti tietyt tehtävät tarvitsevat yksi- yli –periaatteen mukaisesti hyväksynnän ylemmän tason esimieheltä.
• Tukea esimies saa rekrytoinneissa omalta esimieheltään, HR-partnereilta tai palvelukeskuksesta.
• Tiimit huolehtivat, että jokaisella on tarvittava osaaminen tehtävien hoitamiseen.
• Itseohjautuviin tiimeihin rekrytoidaan ennakoiden osaamista.
Rekrytointi
Uudenmaan
maakunnassa
• johtajat
• esimiehet
Maakuntakonserni henkilöstöjohtaminen• Maakunnan rekrytointiohjelman linjausten ja
käytäntöjen valmistelu sekä prosessikehitys
TAHE-palvelukeskusPalvelukeskuksen vastuulla on:
• hakuilmoituksen viimeistely ja julkaisu
• tiedottaa hakijoille prosessin vaiheista
• avustaa soveltuvuustestien järjestämisessä
• kirjata valintaperusteet asianhallintajärjestelmään
• tiedottaa päätös valitsematta jääneille hakijoille
• päättää rekrytointi järjestelmässä
• tilastot/raportit hakemuksista ja työnhakijoista
• rekrytointijärjestelmän ylläpito ja kehittäminen
• tukipalvelu esimiehelle työn tarjoamisen
tilanteissa ja uudelleensijoittumisessa
Kaikki maakunnan yksiköt:
liikelaitokset, toimintayksiköt,
konsernihallinto: keskitetysti johdetut HR-
partnerit• Rekrytointiohjelman linjausten ja käytäntöjen
toteutus ja hyödyntäminen maakunnan
palvelutoiminnoissa
• Esimiesten tuki ja neuvonta toimintamallin
soveltamisessa
• Esimiesten tuki ja neuvonta sisäisen
hakumenettelyn toteutumisessa ja soveltuvan
henkilön löytämisessä maakuntakonsernin sisältä
3.2 Esimiehen
tukena HR
Palvelu-
keskusBusiness
partneruus
Maakunnan
henkilöstö-
funktio
3.2 Esimiehen tuki
• Rekrytoinnin tukipalvelu keskitetään talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskukseen TAHEen.
• Kaikki hakuilmoittelu kulkee TAHE rekrytoinnin kautta, yhteisen hakuilmeen ja työnantajamielikuvan varmistamiseksi, ja samalla TAHE vastaa yhteistyöstä eri kanaviin.
• Rekrytointia tukee sähköinen järjestelmä, jossa koko hakuprosessi hoidetaan (rekrytoinnin käynnistys, täyttölupa, hakemusten käsittely ja hakijaviestintä, onboarding prosessin aloitus).
• Prosessia tukee ohjeistus intrassa, jossa on ohjeet kelpoisuuksista ja laillistuksesta, oppisopimuksista, opiskelu/ harjoittelusta, rekryilmoittelusta, rekrytointijärjestelmästä, sijaishankinnasta.
• Esimiehiä koulutetaan. Esimiehet tuntevat rekrytointia ohjaavat säädökset, linjaukset ja ohjeet sekä osaavat soveltaa niitä työssään. Esimiehet osaavat käyttää rekrytointijärjestelmää.
3.3 Keskitetty rekrytoinnin tukipalvelu talous-ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksessa• Perusteet keskitetylle rekrytoinnin tukipalvelulle:
- Rekrytointiasiantuntemuksen hyödyntäminen koko organisaatiossa (mm. määräaikaisuuksien perusteet, haastattelut, valintaperusteet, kelpoisuusehdot, työpaikkailmoitukset)
- Yhtenäinen ja yhdenvertainen prosessi maakuntakonsernissa ja tasainen laatu- Esimiehelle helppo ja selkeä (vain yksi kanava ja tapa toimia)- Luotettavat raportit rekrytoinneista - Rekrytoinnin rajapinnat hallinnassa
- palkkatukityöllistäminen, osatyökykyiset ja uudelleensijoittelu, työkierto, harjoittelijat, sijaiset jne.
- Tehostettua tukea esimiehille tilanteissa, joissa rekrytoidaan kerralla isoja määriä (esim. kesärekrytoinnit, uusien toimintojen käynnistäminen tms)
- TAHE rekrytointi-tiimi vastaa rekrytoinnin kehittämisestä organisaatiotasolla (järjestelmä, ohjeet ja prosessi) ja jakaa rekrytointiasiantuntijuutta kentälle neuvonnan, ohjauksen ja koulutuksien avulla.
- TAHE rekrytointi –tiimi seuraa eri mittareita ja raportoi niistä esim. henkilöstökertomuksen tiedot- Luo yhtenäistä työnantajakuvaa; ohjeet näkyvyydestä mm. mediakuvan kautta- Lisää palvelukeskuksen tehtävänkuvien monimuotoisuutta ja työntekijä motivaatiota työn
suorittamiseksi- Vastaa koulutuskalenterissa säännöllisesti toistuvista rekrytointikoulutuksista esimiehille (
perusasiat)
4. Prosessikuvaus
Ylätason prosessikaavio, joka osoittaa prosessinetenemisen vaiheittain ja työnjaon visualisoituina kuvina.
4.1. Rekrytoinnin suunnittelu ja valmistelu, virka- ja toimihaku
Päättävä
viranhaltija
Esimies
Rekrytointitarve
tunnistetaan
Tahe• Tukipalvelu
• Uudellensij
oitus
Tietojärjes
telmä
Laatii
rekrytointisuunnitelman:
Hyväksyy
rekrytointisuunnitel
man
Lupa
myönn
etty
Vastaanott
aa tiedon
hyväksynn
ästä
Kyllä
Ei
Fusion Taleo
Ilmoittaa
US- tiimille
Onko
tehtävä
työn
tarjoamise
n piiriin
kuuluva?
Kyllä
Valmistelee
haun:
Tehtävänkuv
an ja -
vaatimusten
määrittely,
osaamisvaati
musten
määrittely
Toimiala
Henkilöstösuu
nnitelma
Vakiotekstit
Viestipohjat
Ohjeistus
Kelpoisuusehdot
4.1 Rekrytoinnin suunnittelu ja valmisteluToiminto/ vaihe Toimija Tehtävät Tuotokset
Henkilöstösuunnitelma Liikelaitos, tulosalue Laatii toimialan henkilöstösuunnitelman sis.
rekrytointisuunnitelman
Henkilöstösuunnitelma
Laatii rekrytointisuunnitelman Esimies Laatii rekrytointisuunnitelman: perustiedot,
tehtävän tiedot, työpaikan tiedot,
rekrytoinnin aikataulu, ilmoittelun aikataulu
ja kanavat. Ylempi esimies saa herätteen
järjestelmässä.
Rekrytointisuunnitelman sisältö
laadittu
Hyväksyy rekrytointisuunnitelman Ylempi esimies Hyväksyntä järjestelmässä. Esimies saa
herätteen, kun rekrytointisuunnitelma on
hyväksytty
Hyväksytty rekrytointisuunnitelma
Valmistelee hakuun liittyvät asiat.
Määrittelee tehtävän ja hakijan
vaatimukset
Esimies Haettavan tehtävän kelpoisuus.
Kelpoisuusehtojen mukaan määritellään
tehtävälle ja haettavalle henkilölle
vaatimukset
Tehtäväkuvaus
Onko tehtävä työn tarjoamisen
piiriin kuuluva?
Tahe Uudelleensijoitettavien henkilöiden pankista
tunnistetaan haettavaan tehtävään sopivat
henkilöt
Tehtävään sopivat
uudelleensijoitettavat
Uudelleensijoitus Esimies Sopiva uudelleensijoitettava. Esimieheltä
valintaesitys. Jos ei prosessi jatkuu
Rekrytointitapa
Työn
tarjoami
sen
toteutus
Hakuvaihe, virka- ja toimihakuToiminto/ vaihe Toimija Tehtävät Tuotokset
Suunnittelee rekrytoinnin
aikataulun
Esimies Aikatauluttaa hakuprosessin Aikataulu
Hakuilmoituksen perustekstin
laatiminen ja lähettäminen
tukipalveluun.
Esimies Laatii hakuilmoituksen Hakuilmoituksen sisältö laadittu
Lukee hakemukset, valitsee
haastateltavat
Esimies Hakijoiden seulonta ja valinta
haastatteluihin.
Haastateltavat valittu
Valmistelee hakuun liittyvät asiat.
Määrittelee tehtävän ja hakijan
vaatimukset
Esimies Haettavan tehtävän kelpoisuus.
Kelpoisuusehtojen mukaan määritellään
tehtävälle ja haettavalle henkilölle
vaatimukset
Tehtäväkuvaus
Onko tehtävä työn tarjoamisen
piiriin kuuluva?
Tahe Uudelleensijoitettavien henkilöiden pankista
tunnistetaan haettavaan tehtävään sopivat
henkilöt
Tehtävään sopivat
uudelleensijoitettavat
Uudelleensijoitus Esimies Sopiva uudelleensijoitettava. Esimieheltä
valintaesitys. Jos ei, prosessi jatkuu
Rekrytointitapa
4.2. Hakuvaihe rekrytointiprosessin tuki TAHEssa. Ulkoinen tai sisäinen haku pl. uudelleensijoitus
Esimies Rekrytointiasiantuntija/rekrytoinnin tukipalveluyksikkö TAHEssa
Tehtävänkuvan ja valintakriteerin määrittäminen. Rekrytoinnin aikataulun suunnitteleminen.
Hakuilmoituksen perustekstin laatiminen ja lähettäminen tukipalveluun. Vastaanottaa perustekstin ja viimeistelee ilmoituksen. Tuottaa vakiotekstejä, ohjeistusta, viestipohjia
Tarkistaa ja hyväksyy työpaikkailmoituksen
Hakukanavien valinta yhdessä tukipalvelun kanssa. Viimeistelee ilmoituksen ja julkaisee ilmoituksen rekrytointijärjestelmässä.
Vie ilmoituksen valittuihin hakukanaviin
Lisätietojen antaminen (mainittu hakuilmoituksessa)
Liittää kirjaamoon lähetetyt paperihakemukset järjestelmään
Tiedottaminen hakijoille prosessin vaiheista:
Hakijoiden määrä
Kuvaus prosessin etenemisestä
Kokoaa yhteenvedon esimiehelle hakijoista
Hakemusten käsittely
Hakuajan jatkaminen tarvittaessa, jos rekrytointi ei tuota tulosta
Mikäli hlöä ei ole löytynyt rekrytointiprosessin uudelleen käynnistys ja hakukanavien uudelleen
määrittely
Esimies/kuka kutsuu haastatteluun
Hakijoiden haastattelu
Tekee valinnat soveltuvuustesteihin, jos käytetään Avustaa soveltuvuustestien järjestämisessä
Tekee valintapäätöksen. Ilmoittaa valinnasta valitulle henkilölle.
Kirjaa valintaperusteet järjestelmään. Virkamääräyksen/ts. valmistelu järjestelmässä
Tiedottaa päätöksen hakijoille (päätös, oikaisuvaatimusohjeet)
Päättää rekrytoinnin järjestelmässä Tilastot/raportit hakemuksista ja työnhakijoista
4.3. Valintavaihe, virka- ja toimihaku
Työnhakija
Esimies
Tahe• Tukipalvelu
• Uudellensij
oitus
Tietojärjes
telmä
Hakijaviesti Hakijaviesti
Taleo
Perusteltu
valintaeist
ys
Haastattelu,
kelpoisuude
n
tarkastamin
en
Jättää
hakemuk
sen
Seuloo
hakemuksia
Valitsee ja
kutsuu
haastatteluu
n
Hakijaviesti
järjestelmästä Tallentuneet
hakemukset
Ei kiitos
-viestiKelpoisuudet
järjestelmään
Kokoaa
yhteenvedon
hakijoista
Työpaikka
hakemus
Toimittaa
tarvittavat
todistukset
4.3 Valintavaihe, virka- ja toimihakuToiminto/ vaihe Toimija Tehtävät Tuotokset
Jättää hakemuksen Työnhakija Työnhakija jättää hakemuksen ja toimittaa
liitteet
Työhakemus liitteineen tallentuu
järjestelmään
Kokoaa yhteenvedon hakijoista Tahe? Esimies Yhteenveto hakijoista esimiehelle
Lukee hakemukset, valitsee
haastateltavat. Haastattelee
hakijat. Mahdollinen
henkilöarviointi.
Esimies Työhakemuksien seulonta ja vertailu.
Haastateltavien valinta
Haastateltavat valittu. Haastattelut
suoritettu
Tekee valintapäätöksen Esimies Tekee päätöksen Henkilöarviointi suoritettu
4.4. Päätöksentekovaihe, virka- ja toimihaku
Päättävä
viranhaltija
Esimies
Tahe• Tukipalvelu
• Uudellensij
oitus
Tietojärjes
telmä
Perusteltu
valintaesity
s
Tieto
kaikille
hakijoille
rekrytointijärjestelmä
Päättää
prosessin
Päättää
valinnasta
Ilmoittaa
valinnasta
hakijalle
Toimittaa
todistukset
itsepalveluna
Tieto valinnasta
hakijoille
Päätös
perusteluineen
Työntekijä
Palvelussuhteen
alkaminen, Onboarding
prosessi käynnistyy
Päätetään
prosessi
järjestelmässä
4.4 Päätöksentekovaihe, virka- ja toimihakuToiminto/ vaihe Toimija Tehtävät Tuotokset
Tekee perustellun
valintaesityksen. Ylempi
esimies saa herätteen
valintaesityksen
hyväksymispyynnöstä.
Esimies Esittää kuka hakijoista valitaan. Merkitsee
tiedon järjestelmään
Valintaesitys
Rekrytointipäätöksen tekee
yhtä ylempi esimies.
Määräaikaiset palvelussuhteet:
delegointi päätöksenteosta
suoralle esimiehelle. Esimies
saa herätteen, kun hyväksytty.
Päättävä toimielin tai
viranhaltija
Päätös valittavasta työntekijästä Valintapäätös
Toimittaa tarvittavat todistukset Työnhakija Ellei toimitettu haastattelun yhteydessä.
Haastattelussa tarkistetaan.
Rikosrekisteriote, lääkärinlausunto,
rokotesuoja
Ilmoittaa päätöksestä
työnhakijalle
Esimies Valinnasta ilmoitetaan valitulle ja
haastatelluille.
Valintapäätös ilmoitettu
rekrytoidusta. Muut hakija
informoitu.
Vastaanottaa tiedon
valintapäätöksestä
Työnhakija Valittu henkilö ilmoittanut työpaikan
vastaanottamisesta
Haastateltavat valittu. Haastattelut
suoritettu
Päättää prosessin
järjestelmään
Esimies Prosessi Prosessi
Onboarding prosessin
käynnistäminen
Esimies Perehdyttäminen Perehdyttäminen
5. Työn tarjoamisvelvoitteesta huolehtiminen osana rekrytointia
Uudellensijoittaminen
5. Työn tarjoamisvelvoitteesta huolehtiminen osana rekrytointia• Työnantajalla on työsopimuslakiin perustuva työn tarjoamisvelvollisuus tilanteessa, jossa
työsopimuksen mukainen työ loppuu tehtäväjärjestelyjen seurauksena.
• Lisäksi työntantalla on työn tarjoamisvelvollisuus niissä tilanteissa, joissa työntekijä ei työkykynsä vuoksi enää voi jatkaa työsopimuksen mukaisissa tehtävissään.
• Vastuullinen henkilöstöpolitiikka tarkoittaa aktiivista uuden työn etsimistä molemmissa yllä kuvatuissa tilanteissa.
• Tehtävää täytettäessä tulosalueilla ja vastuualueilla tulee aina ensin selvittää niiden palveluksessa olevien työntekijöiden soveltuvuus avoimeen tehtävään, joille työnantajalla on velvollisuus tarjota työtä.
• Kun työntekijän kokemukseen, osaamiseen tai työkykyyn soveltuva tehtävä sisäisessä rekrytointiprosessissa löytyy, tarjotaan tehtävää työntekijälle.
• Työntekijän tulee myös itse olla aktiivinen ja tarjota osaamistaan työnantajan käyttöön.
• Työntekijän palvelussuhde voidaan päättää, mikäli työntekijä kieltäytyy ottamasta vastaan hänelle tarjottua työtä tai työntekijä kieltäytyy muista työn hakua edistävistä toimenpiteistä.
5.1 Työnantajan uudelleensijoittamisvelvollisuuden sisältö ja laajuus konsernissa (Työsopimuslaki 7 luku 4 §)
• Työnantaja saa irtisanoa työsopimuksen, kun tarjolla oleva työ on taloudellisista, tuotannollisista tai työnantajan toiminnan uudelleenjärjestelyistä johtuvista syistä vähentynyt olennaisesti ja pysyvästi. Työsopimusta ei kuitenkaan saa irtisanoa, jos työntekijä on sijoitettavissa tai koulutettavissa toisiin tehtäviin.
• Työn tarjoamis- ja koulutusvelvollisuus koskee kaikkia työnantajan toimipisteitä. Työtä tai koulutusta on tarjottava myös sellaisesta toisesta yrityksestä tai yhteisöstä, jossa työnantaja tosiasiallisesti käyttää henkilöstöasioissa määräysvaltaa.
• Työntarjoamisvelvollisuus saattaa siten ulottua esimerkiksi konsernin emoyrityksestä tytäryritykseen taikka sellaiseen toiseen yritykseen, jossa määräysvallan käyttäjä on sama omistajataho.
• Mikäli kuitenkin konserni katsotaan työnantajakokonaisuudeksi TSL 7:4.3§:n työn tarjoamisen velvollisuus ei ulotu tytäryhteisöihin.
5.2 Henkilöstöhallinnon ja esimiesten yhteistyö työn tarjoamisen tilanteissa
• Esimies on yhteydessä oman toimialansa HR business partneriin, kun alkaa suunnitella tehtävän täyttöä
• HR business partnerit tukevat esimiehiä sisäisen hakumenettelyn toteutumisessa ja soveltuvan henkilön löytämisessä maakuntakonsernin sisältä.
• Keskitetty rekrytoinnin tuki TAHEssa selvittää, • Edellyttääkö tehtävän täyttö sisäistä täyttöä• Löytyykö tehtävään henkilö, jolle työnantajalla on velvollisuus tarjota
työtä• Antaa esimiehelle tiedot haastateltavista henkilöistä, jotka voivat olla
sopivia tehtävään ja joita työn tarjoamisvelvollisuus koskee.
Tehtävien täyttö ja työn tarjoamisen toteutus
Roolit:
Esimies
HR/ US vastuuhlö
Rekrytointitiimi
Tehtävä
vapautuu
Esimies: tehtävä esille Taleoon työpaikka-ilmoituksena
Vapautunut tehtävä, eikä vielä tiedossa US-henkilöä
Esimies ilmoittaa US-tiimille (työavain, tehtävänimike)
Laatii perustelumuistion: Perustelu, miksi ei tullut valituksi
Työsopimus
Julkaisee ilmoituksen
Työntekijä haastatellaan
Soveltuuko?
HR/US
Sähköposti
HR/ US vastuuhlö:
Onko tehtävä työn tarjoamisen piiriin kuuluva?
kyllä
HR/US: Lähettää esimiehelle:
1. Soveltuvat hakemukset esimiehelle (pdf) – maks 5?
2. Tiedote3. Perustelumuistio
Esimies ilmoittaa
valinnasta Ko. työntekijän US-
yhteyshenkilö poistaa työntekijän tiedot CV-
tietokannasta ja Taleosta
HR/US yhteyshenkilö ottaa
tiedon vastaan
HR/US
Ko. työntekijän yhteyshenkilö
Esimies on
tarvittaessa
yhteydessä US-tiimin
vastuuhenkilöön
Lisää sähköpostin vastaanottajiksi kaikkien
hakijoiden US-vastuuhenkilöt (löytyvät hakemuksesta)
kyllä
Merkitsee taleoon-
ilmoitukseen ”saa julkaista,
pvm, nimikirjaimet”
ei
HR/US : Tarkistaa
CV-tietokannasta
löytyykö sopivia
hakemuksia
Merkitsee Taleoon työpaikka-
ilmoitukseen ”saa julkaista, pvm,
nimikirjaimet”
Merkitsee Taleoon ”US-prosessissa, pvm, nimikirjaimet
Esimies: poistaa tp-ilmoituksen
Taleosta
ei
Kyllä
6. Vuosikello
Ohjelman mahdollinen sijoittuminen vuosittaiseen suunnittelu-seurantasykliin ja integraatio muihin vastaavaan aikaan tapahtuviin suunnittelu/seurantatoimiin. Jatkuvia ohjelmia, joissa tapahtuma- ja reagointiaikaväli on lyhyt, ei kuvata vuosikelloon.
Vuosikello
Esimiehen vuosikello:
• Henkilöstösuunnittelun lähtökohtana on toiminta ja sen edellyttämä osaaminen, tulevaisuuden tarpeiden ennakointi sekä talouden reunaehdot
• Henkilöstöresurssisuunnitelmat laaditaan talousarviovalmistelun yhteydessä
• Kesätyöntekijöiden rekrytoinnit
• Ennakoivat rekrytointikampanjat, messut, rekrytointitilaisuudet
• Työvoimapoliittiset koulutukset
• Rekrytoinnin koulutukset
7. Tukimateriaali
Tukiaineisto ja linkit lähteisiin, joissa on/ joilta saalisätietoa, koulutuksiin, intran sivuille.
Tukimateriaali
• Maakunnan intranet esimies-sivusto, johon luodaan kattava paketti rekrytoinnin ja perehdytyksen tuki- ja ohjemateriaalia
• Tietojärjestelmien käyttöohjeet sisällytetään intran tukimateriaaleihin
• Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen esimiehen tukipalvelujen kuvaus koulutuksista tuotetaan intraan
• Muut rekrytointia koskevat prosessit ja ohjeet (ml. palvelussuhteeseen ottamisen vaiheet kuten viran perustaminen, täyttäminen ja päätöksenteko, sekä työkierto, uudelleensijoitus jne.)
• KT:n ja muiden sidosryhmien esimiesohjeet, koulutukset ja tukimateriaali
8. Tietojärjestelmä
Hr-tietojärjestelmän käyttöohje, jossa neuvotaan miten tämän ohjelman tarvittava henkilöstötieto löytyy ja ylläpidetään. Tietojärjestelmän sisäiset käyttöohjeet.
Käyttötarkoitus Järjestelmän nimi Käyttökuvaus
Työvoimatarpeen ennakointi
(eläkepoistuma)
HRM-raportointi Raportointipalvelu on tarkoitettu
esimiehille johtamisen tueksi ja koko
henkilöstölle toiminnan seurantaan.
Valmisraportit esim. eläkepoistumat
Rekrytointi Taleo -rekrytointi Rekryprosessin läpivienti:
rekrytointipäätös, hakuasiakirjat,
hakijaviestintä, hakijastatus,
rekrymarkkinointi, hakuilmoitukset
Virkavalintapäätökset Asko -järjestelmä Sähköinen päätöksenteko ja
arkistointi
Onboarding, Oftboarding Taleo –onboarding, offboarding Palvelussuhteen aloitus- ja
päättymisprosessi. Pitkiltä
poissaoloilta palaavat. Viestintä ja
määritellyt tehtävät eri vaiheissa.
Työvuorosuunnittelu Titania suunnittelu ja laskenta
Titania weblääkäripäivystys
Titania web
Työvuorosuunnittelu ja toteumat.
Päivystyksen suunnittelu, maksatus,
korvaukset.
Yhteisöllinen ja toimintalähtöinen
työvuorosuunnittelu.
Rekrytointi -esihaastattelu Skype chat Reaaliaikainen videokeskustelu tai
haastattelu
Käyttötarkoitus Järjestelmän nimi Käyttökuvaus
Uudelleensijoittumisten
koordinointi
Taleo -rekrytointi Uudelleensijoittujien avointen
hakemusten käsittely ja
suodattaminen. Peilaus julkaistaviin
työpaikkailmoituksiin
(Maakuntaan mahdolliset uudet järjestelmät?)
Rekrytointi-videohaastattelu Recright tai vastaava Videohaastattelu, jossa kysymykset
on nauhoitettu etukäteen ja sama
haastattelurunko voidaan lähettää
kaikille haastattelijoille
Työnantajamielikuvan edistäminen Dreambroker Videoiden muokkaustyökalu, jossa
voi käsitellä kuvaa ja ääntä sekä
editoida videoita
9. Palvelut
Kuvaus palveluista, joita käyttäjä voi hyödyntää ohjelman toteutuksessa.
Palvelut, HR
• Rekrytointi on rekrytoivan esimiehen prosessi, jota HR tukee tarpeen mukaan.
• Esimies laatii rekrytointisuunnitelman ja valmistelee työpaikkailmoituksen Taleo- järjestelmässä. Esimies seuraa hakemuksia ja viestii hakijoille hakuprosessin aikana, esimies vastaa haastatteluista ja valintaprosessista.
HR tarjoaa:
• tukea järjestelmän käyttöön,
• neuvontaa rekrytointiasioissa,
• uusien esimiesten perehdytystä ”vierihoitona” kolmessa ensimmäisessä rekrytointitilanteessa
• tehostettua tukea tilanteissa, joissa rekrytoidaan kerralla isoja määriä (esim. kesärekrytoinnit, uusien toimintojen käynnistäminen tms)
• ylemmän johdon ja asiantuntijoiden rekrytointiprosessien koordinointi
• yhteyshenkilönä toimimista henkilöarviointien toteutuksessa
• opastusta esimiehille rekrytointimenetelmissä, esim. ryhmä- tai videohaastattelujen toteutus
HR vastaa:
• työpaikkailmoitusten julkaisusta internettiin
• lehti-ilmoitusten valmistamisesta
• some-kanavissa markkinoista tai esimiesten opastuksesta kanavavalintoihin
• koulutuskalenterissa säännöllisesti toistuvista rekrytointikoulutuksista esimiehille
Palvelut
Keskitetty palvelu:
• Esimiehen puhelinpalvelu
• Chat- tyyppiset palvelut
• Ohjeet sähköisessä muodossa
• Esimiehen tukena• workshop- sparrauksia haastattelumenettelystä ja sosiaalisen median
hyödyntämisestä• Videoina koulutuksia esimiehen tueksi
Business Partner tuki uudelleensijoituksissa:
• Tukevat esimiehiä sisäisen hakumenettelyn toteutumisessa ja soveltuvan henkilön löytämisessä maakuntakonsernin sisältä
• Esimies on yhteydessä oman toimialansa business partneriin, kun alkaa suunnitella tehtävän täyttöä
Liitteet
Toimenpidesuunnitelma v. 2021Tämä valmistellaan
työsuunnitelman
mukaisesti keväällä
2019
Työsuunnitelma
Rekrytointiprosessi &
rekrytoinnin tuen
organisointi
Maku ERP HCM työpajat Asiantuntijaryhmän
työpajat
4.9.2018, 26.9.2018,
17.10.2018, 21.11.2018
Hankevalmistelun
työpajat
Tavoitteen ja aikataulun
toteaminen
Työsuunnitelman tarkennukset
Alatyöryhmien
työsuunnitelman laatiminen
Määritellään käytettävä
tietojärjestelmä, jossa
prosessin vaiheet ja tiedot
hallitaan = järjestelmä/ICT
Taleo Talent acquisition sis.
Recruiting & Onboarding
Oracle työpaja 27.8.2018
4.9.2018 HR tiimi 30.8.2018
HR / TAHE 30.8.2018
Visualisoidaan prosessin
päävaiheiden eteneminen
prosessikuvaukseen
26.9.2018 HR/ TAHE 9/2018
Kuvataan maakunnan HR
Toimintamalli/-t
17.10.2018 HR / SOTE liikelaitos,
HR / TAHE 10/2018
HR –johtajat 18.10.2018
Yhteiskäsittely 21.11.2018 HR / Sote liikelaitos 11/2018
Hankeraportointi HR tiimi 12.12.2018
Valmistelun verkostot syksy 2018
R3 Henkilöstöresursoinnit, rekrytoinnit,
perehdyttäminen
Työsuunnitelma
Uudelleensijoittuminen
- malli
(tehtäväjärjestelyistä
johtuva)
Maku ERP HCM työpajat Asiantuntijaryhmän
työpajat
4.9.2018, 26.9.2018,
17.10.2018, 21.11.2018
Hankevalmistelun
työpajat
HR - johtajat kokous
Tavoitteet ja aikataulun
toteaminen
Työsuunnitelman tarkennukset
Alatyöryhmien
työsuunnitelman laatiminen
Määritellään käytettävä
tietojärjestelmä, jossa
prosessin vaiheet ja tiedot
hallitaan = järjestelmä/ICT
Taleo Talent acquisition sis.
Recruiting & Onboarding
Oracle työpaja 27.8.2018
4.9.2018 HR tiimi 30.8.2018
Visualisoidaan prosessin
päävaiheiden eteneminen
prosessikuvaukseen
Core HR and workforce
modeling 6.9, 7.9.2018
26.9.2018 HR / SOTE liikelaitos 9/2018
Kuvataan maakunnan HR
Toimintamalli/-t
17.10.2018 HR –johtajat 18.10.2018
Yhteiskäsittely 21.11.2018 HR / SOTE liikelaitos
11/2018
Hankeraportointi HR tiimi 12.12.2018
Valmistelun verkostot syksy 2018
R3 Henkilöstöresursoinnit, rekrytoinnit,
perehdyttäminen
Työryhmätyöskentely: Henkilöstöpolitiikan toimenpidekokonaisuuksista käytännön ohjelmiinHenkilöstöpolitiikan linjausten toimenpidekokonaisuudet puretaan ja nimetään Ohjelmiksi, jotka edelleen konkretisoidaan Toimintaohjeisiin, Prosessikuvauksiin jne. alla olevalla tavalla
1. OhjelmaOhjelman taustatiedot, yleisesittely ja perusteet ohjelmalle. Miksi asia on Uudenmaan maakunnassa tärkeää, mikä on maakunnassa noudatettava ajattelutapa tai suhtautuminen asiaan.
2. ToimintaohjeKirjallinen ohjeistus ohjelman toteuttamiseksi, roolitukset ja vastuunjaot, tehtävät. Tavoiteajat, reagointiajat poikkeamiin, ohjeenlaatijan/ ylläpitäjän tiedot. Word tai Powerpoint –muotoa voi käyttää pelkistämiseen.
3. ProsessikuvausYlätason prosessikaavio, joka osoittaa prosessin etenemisen vaiheittain ja työnjaon visualisoituina kuvina.
4. VuosikelloOhjelman mahdollinen sijoittuminen vuosittaiseen suunnittelu-seurantasykliin ja integraatio muihin vastaavaan aikaan tapahtuviin suunnittelu/seurantatoimiin. Jatkuvia ohjelmia, joissa tapahtuma- ja reagointiaikaväli on lyhyt, ei kuvata vuosikelloon.
5. TukimateriaaliTukiaineisto ja linkit lähteisiin, joissa on/ joilta saa lisätietoa, koulutuksiin, intran sivuille.
6. TietojärjestelmäHr-tietojärjestelmän käyttöohje, jossa neuvotaan miten tämän ohjelman tarvittava henkilöstötieto löytyy ja ylläpidetään. Tietojärjestelmän sisäiset käyttöohjeet.
7. PalvelutKuvaus palveluista, joita käyttäjä voi hyödyntää ohjelman toteutuksessa.
Kelpoisuusehdot
Liite 1. Tehtävänimikkeet, kelpoisuus/tutkinto ja
kielitaitovaatimukset
Tehtävän täyttäminen
Yleistä maakunnan tehtävien kelpoisuusvaatimuksista
• Maakunnan tuottamien palvelujen laadun takaamiseksi on tärkeää, että tehtävää hoitaa kelpoisuusvaatimukset täyttävä henkilö
• Kelpoisuusvaatimukset asetetaan tehtävän mukaan
• Joidenkin tehtävien kelpoisuus on määritelty laissa tai asetuksessa
• Työnantaja määrittelee tehtävän kelpoisuuden• On suositeltavaa, että tehtävälle laissa tai asetuksessa säädettyjä
kelpoisuusvaatimuksia ei tiukenneta. → Kelpoisuusvaatimusten perustuessa lakiin tai asetukseen, tehtävän kelpoisuusvaatimus päätetään ao. lain tai asetuksen mukaiseksi.
• Virkasuhteeseen ottamisen yleisistä perusteista säädetään perustuslaissa. Lisäksi virkasuhteeseen otettavalla on oltava erikseen säädetty tai maakunnan päättämä erityinen kelpoisuus. • Suomen perustuslain 125 §:n 2 momentin mukaan yleiset nimitysperusteet julkisiin
virkoihin ovat taito, kyky ja koeteltu kansalaiskunto.
Hallintosääntö 7 luku 38§
• Maakunnan hallintosäännön mukaan virkaa perustettaessa päätetään myös kelpoisuusvaatimuksista. Muissa tilanteissa viran ja työsuhteisten tehtävien kelpoisuusvaatimuksista päättää maakuntajohtaja ja liikelaitoksen palvelussuhteiden osalta liikelaitoksen johtaja.
• Tehtäviin vaadittavasta kelpoisuudesta pidetään erillistä luetteloa (liite 1. tehtävänimikkeiden tutkintovaatimukset ja kielitaitovaatimukset)
Kelpoisuusvaatimusten arviointi, hakijoiden tasapuolinen kohtelu ja syrjinnän kielto
• Lakiin naisten ja miesten tasa-arvosta sisältyvät edellytykset huomioidaan hakijoiden ansioiden keskinäisessä vertailussa silloin, kun hakijoina on sekä naisia että miehiä. (609/1986, tasa-arvolaki)
• Tasa-arvolaki kieltää sukupuoleen perustuvan syrjinnän työhönoton yhteydessä. Tasa-arvolain 8 §:n 1 momentin mukaan työnantajan menettelyä on pidettävä kiellettynä syrjintänä muun muassa työnantajan syrjäyttäessä työhön ottaessaan henkilön, joka on ansioituneempi kuin valituksi tullut toista sukupuolta oleva henkilö, jollei työnantaja voi osoittaa menettelyynsä työn tai tehtävän laadusta johtuvaa painavaa ja hyväksyttävää syytä
• Yhdenvertaisuuslain 17 §:n mukaan työnantaja ei saa avoimesta työpaikasta, virasta tai tehtävästä ilmoittaessaan oikeudettomasti edellyttää hakijoilta yhdenvertaisuuslaissa tarkoitettuja henkilöön liittyviä ominaisuuksia tai seikkoja Syrjintä epäasiallisilla perusteilla mm. työhönottoperusteiden suhteen on kielletty yhdenvertaisuuslaissa (1325/2014)
Erityiset kelpoisuusvaatimukset
• Tietyssä tehtävissä virka- tai nimikekohtaisesti säädellyistä kelpoisuusvaatimuksista on säädetty laeissa ja asetuksissa.• esimerkiksi Sote terveydenhuollon ammattitehtäviin voidaan palkata henkilö, joka on
suorittanut tehtävän edellyttämän ammattitutkinnon ja
• jolla on sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontaviraston Valviran myöntämä oikeus toimia laillistettuna terveydenhuollon ammattihenkilönä, tai
• käyttää nimikesuojattua ammattinimikettä, tai jolla on
• lupa harjoittaa asianomaista ammattia
• Kaikkien Sote liikelaitoksen ammattihenkilöiden laillistukset tarkastetaan kuukausittain palvelussuhteen alkuun liittyvien tarkastusten lisäksi
• Vastaavasti erityiset kelpoisuusvaatimukset määritellään ja tarkastetaan Pelastuslaitoksen tehtävissä
Kielitaitovaatimukset
• Maakunnassa huolehditaan siitä, että kuntalaisille pystytään antamaan palveluja voimassa olevan kielilain edellyttämällä tavalla sekä suomeksi että ruotsiksi
• Kielitaitovaatimus määritellään tehtävän mukaisesti
• Uudenmaan maakunta on kaksikielinen maakunta, jonka hallinnon ja toiminnan järjestämisessä sekä viestinnässä on otettava huomioon suomen- ja ruotsinkielisten asukkaiden ja palvelujen käyttäjien kielelliset oikeudet. Maakunnan palvelut on järjestettävä niin, että asukkaita ja palvelujen käyttäjiä pystytään palvelemaan heidän omalla kielellään, suomen tai ruotsin kielellä, kaikilla maakunnan tehtäväalueilla (Hallintosääntö 8 luku 56§)
• Henkilöstön riittävä suomen ja ruotsin kielen taito on varmistettava. Viranhaltijoilta ja työntekijöiltä vaadittavasta kielitaidosta on voimassa, mitä erikseen on määrätty tai päätetty. (Hallintosääntö 8 luku 56§)
• Palvelukseen valittavalta työntekijältä todennetaan henkilön riittävä suomen kielen taito suomalaisen tutkintotodistuksen tai tarvittaessa kielitestien avulla
• Rekrytoinnin hakuilmoituksessa ilmoitetaan aina vaadittava kielitaito muiden koulutusvaatimusten lisäksi, joka tulee ottaa huomioon tehtävää täytettäessä
• Valinnasta päättävä viranhaltija voi perustellusta syystä päättää kielitaitovaatimuksista poikkeamisesta. Esimerkiksi ulkomaisen tutkinnon suorittanut Suomessa laillistettu lääkäri voidaan vapauttaa ruotsin kielen taidosta sellaisessa yksikössä, jossa ruotsin kielen taitoisia lääkäreitä on riittävästi
Kelpoisuuden tarkistaminen rekrytointiprosessin aikana• Palkkaava esimiehen vastuulla on, että tarkastaa työnhakijan/virkaa hakeneella
on tehtävään vaadittava kelpoisuus
• Kelpoisuus tarkastetaan alkuperäisistä tutkintotodistuksista, joista otetaan kopiot. Kopioihin merkitään tarkistuspäivämäärä, tarkastajan nimi ja tehtävänimike/ vai tallennetaan rekrytointijärjestelmään.
• Esimies tarkistaa henkilöä rekrytoidessaan Valviran sosiaali- ja terveydenhuollon ammattirekisterin palvelusta henkilön ammattipätevyyden
• Työntekijän on esitettävä Valviran myöntämä todistus :• kirjallinen todistus oikeudesta toimia laillistettuna terveydenhuollon ammattihenkilönä, tai• käyttää nimikesuojattua ammattinimikettä, tai• lupa ammattiharjoittamiseen
• Työnantajan toimesta tapahtuva jatkuva seuranta järjestetään talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksessa. Kaikkien maakunnan ammattihenkilöiden laillistukset tarkastetaan kuukausittain TAHEssapalvelussuhteen alkuun liittyvien tarkastusten lisäksi
Tutkinnot
Korkeakoulu- ja ammattikorkeakoulu
• Koulutusvaatimusta määriteltäessä on aina mainittava, mikäli tehtävässä edellytetään nimenomaan korkeakoulututkintoa
• Tehtävän edellyttäessä ylempää korkeakoulututkintoa, siihen on kelpoinen henkilö, joka on suorittanut • ylemmän korkeakoulututkinnon
• ylemmän ammattikorkeakoulututkinnon (YAMK)
• tohtorin- tai lisensiaatin tutkinnon
Tehtävän edellyttäessä korkeakoulututkintoa, vaatimuksen täyttävät henkilöt, jotka ovat suorittaneet
• ylemmän tai alemman korkeakoulututkinnon
• ammattikorkeakoulututkinnon (AMK) tai ylemmän ammattikorkeakoulututkinnon (YAMK)
Ulkomaisten opintojen perusteella saatava kelpoisuus
Ulkomaisten opintojen perusteella saatava kelpoisuus
• Ulkomaisen tutkinnon suorittanut hakija tarvitsee aina suomalaisen viranomaisen tekemän päätöksen tutkintonsa tunnustamisesta, mikäli viran tai tehtävien kelpoisuusvaatimukset on määritelty lainsäädännössä
• Korkeakoulututkintoa alemman tutkinnon EU/ETA –alueen ulkopuolella suorittanut henkilö ei voi saada tutkinnon tunnustamispäätöstä. Virkakelpoisuuden saa suorittamalla suomalaisen tutkinnon
• Päätöksissä, joissa annetaan kelpoisuus tiettyyn ammattiin, voidaan hakijalle asettaa lisävaatimuksia esim. kelpoisuuskokeen tai lisäopintojen muodossa
Hakemus- ja sen laatiminen menettelytapaohje
Hakemus ja sen laatiminen
• Maakunnan vakituisista ja pitkäkestoisista määräaikaisista toimista sekä viroista ilmoitetaan maakunnan verkkosivuiluilla. Tehtäviin haetaan ensisijaisesti maakunnan sähköisen rekrytointijärjestelmän kautta.
• Kirjalliset hakemukset lähetetään maakunnan kirjaamoon, sähköpostilla tai postitse. Tekstiviestillä lähetettyjä hakemuksia ei hyväksytä.
• Perinteinen paperihakemus on allekirjoitettava. Sähköistä hakemusta ei tarvitse allekirjoittaa, jos lähetyksen aitoutta ei ole syytä epäillä. Lähettäjä todetaan sähköpostiosoitteen perusteella.
• Hakemuksesta on käytävä ilmi hakijan henkilötietojen lisäksi keskeiset tiedot koulutuksesta, tutkinnoista, kielitaidosta ja aikaisemmasta työurasta. Edellä mainitut tiedot kootaan ansioluetteloksi, joka liitetään hakemukseen. Hakijan on huolehdittava itse sekä liitteiden toimittamisesta ja siitä, että hakemuksen liitteet ovat ajantasaisia.
• Lisätietoja ja yleiset hakuohjeet: (www.uusimaa.fi)
Hakemuksen täydentäminen
• Jos hakemukseen ei ole liitetty kaikkia hakuilmoituksessa edellytettyjä tietoja, palkkaavan esimiehen on pyydettävä hakijaa täydentämään hakemustaan valintaprosessin aikana.
• Hakijan lähettämät hakemuksen täydennykset otetaan huomioon, jos ne ovat saapuneet valintaprosessin aikana tai siten, etteivät ne viivytä päätöksentekoa.
• Tämä koskee myös maakunnan palveluksessa olevaa työntekijää tämän hakiessa uutta virkaa tai tehtävää.
Kirjeitse lähetetyt hakemukset
• Kirjeitse lähetettyihin hakemuksiin tulee liittää ansioluettelo, josta käy ilmi kelpoisuus haettavaan työhön. Hakemukset osoitetaan maakunnan kirjaamoihin.
• Kirjekuoren yläosaan vasemmalle kirjataan haetun tehtävän työavain. Lisäksi merkitään kuoreen ja itse hakemukseen sen henkilön nimi, joka vastaa kyseistä tehtävää tai virkaa koskeviin tiedusteluihin.
• Jos haetaan useampaa maakunnan avointa työpaikkaa, laaditaan kaikkiin erillinen hakemus vaadittavine liitteineen.
• Kukin hakemus postitetaan omassa kirjekuoressa. Puutteellisesti yksilöityjen hakemusten käsittely voi viivästyä ja aiheuttaa hakemuksen hylkäämisen.
Hakemusten lähetysosoitteet
• Hakemukset lähetetään maakunnan liikelaitosten kirjaamoihin sekä muiden tulosalueiden osalta keskuskirjaamoon sen mukaan, minkä liikelaitoksen tai tulosalueen virkaa/tehtävää hakemus koskee
• Järjestämisen tulosalue
• Sosiaali- ja terveyspalvelujen liikelaitos
• Pelastustoimen liikelaitos
• Ympäristöterveydenhuollon liikelaitos
• Lomituspalveluiden liikelaitos
• Tukipalveluiden liikelaitos
• Hakuosoitteet on julkaistu maakunnan internetissä
Hakemuksen julkisuus
• Hakemus on julkinen sähköiseen järjestelmään / kirjaamoon saavuttuaan.
• Hakija voi esittää erillisen pyynnön, että hakijan nimeä ei anneta julkisuuteen.
• Jos hakemus tai sen liitteet sisältävät julkisuus- ja henkilötietolaissa salassa pidettäviksi säädettyjä tietoja, niitä tietoja ei voida antaa ulkopuolisten tai muiden virkaa/tehtävää hakeneiden katsottavaksi. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi
• perhesuhteet
• puoluekanta
• uskonto
• rotu
• terveydentila
• vapaa-ajan harrastukset tai
• henkilötunnus
Hakemuksen peruuttaminen
• Hakija voi peruuttaa hakemuksensa missä hakemusprosessin vaiheessa tahansa.
• Hakija voi perua sähköisen rekrytointijärjestelmän kautta lähetetyn hakemuksen järjestelmän kautta.
• Kirjaamoon lähetetty hakemus peruutetaan kirjallisella ilmoituksella. Ilmoitus voidaan lähettää postilla tai sähköpostilla kirjaamoon tai nimittävälle viranomaiselle. Ilmoituksen allekirjoittamista koskevat samat määräykset kuin hakemuksen allekirjoittamista.
Keskitetty rekrytoinnin tukipalvelu palvelukeskuksessa/konsernihallinnossa
Ohjelma: Rekrytoinnit
• Rekrytointi perustuu aina henkilöstösuunnitteluun ja suunnitelmalliseen rekrytointiprosessiin.
• Rekrytointi keskitetään rekrytoivalle esimiehelle, jolloin hän vastaa koko prosessista, sähköinen järjestelmä tukee toimintaa. Tahe rekrytointi-tiimi vastaa rekrytoinnin kehittämisestä organisaatiotasolla (järjestelmä, ohjeet ja prosessi) ja jakaa rekrytointiasiantuntijuutta kentälle neuvonnan, ohjauksen ja koulutuksien avulla.
• Tahe rekrytointi –tiimi seuraa eri mittareita ja raportoi niistä esim. henkilöstökertomuksen tiedot.
• Kaikki hakuilmoittelu kulkee Tahe rekrytoinnin kautta, yhteisen hakuilmeen ja työnantajamielikuvan varmistamiseksi, ja samalla he vastaavat yhteistyöstä eri kanaviin. Rekrytoinnin visuaalisen ilmeen tukena toimii mediasuunnitelma, jossa on määritelty yhteneväinen linjaus rekry- ja imagoviestinnälle.
• Rekrytointia tukee sähköinen järjestelmä (Taleo), jossa koko hakuprosessi hoidetaan (rekrytoinnin käynnistys, täyttölupa, hakemusten käsittely ja hakijaviestintä, onboardingprosessin aloitus).
• Prosessia tukee ohjeistus intrassa, jossa on ohjeet täyttöluvasta, kelpoisuuksista ja laillistuksesta, oppisopimuksista, opiskelu/ harjoittelusta, rekryilmoittelusta, rekrytointijärjestelmästä, sijaishankinnasta.
Miksi keskitetty rekrytoinnin tukipalvelu palvelukeskuksessa/konsernihallinnossa?• Sote-tehtävien rekrytointeja eniten, maakunnan muissa tehtävissä rekrytointeja vähemmän
• Perusteet keskitetylle rekrytoinnin tukipalvelulle: - Rekrytointiasiantuntemuksen hyödyntäminen koko organisaatiossa (mm. määräaikaisuuksien
perusteet, haastattelut, valintaperusteet, kelpoisuusehdot, työpaikkailmoitukset)
- Yhtenäinen ja yhdenvertainen prosessi maakuntakonsernissa ja tasainen laatu
- Esimiehelle helppo ja selkeä (vain yksi kanava ja tapa toimia)
- Luotettavat raportit rekrytoinneista
- Rekrytoinnin rajapinnat hallinnassa - palkkatukityöllistäminen, osatyökykyiset ja uudelleensijoittelu, työkierto, harjoittelijat, sijaiset jne.
- Koko rekrytointiprosessi pysyy keskitetyn tukipalvelun hallussa, eikä esim. nimittämiseen liittyvien asiakirjojen valmistelu siirry toisen yksikön tehtäväksi (jos Tahessa)
- Tehostettua tukea esimiehille tilanteissa, joissa rekrytoidaan kerralla isoja määriä (esim. kesärekrytoinnit, uusien toimintojen käynnistäminen tms)
- Luo yhtenäistä työnantajakuvaa; ohjeet näkyvyydestä mm. mediakuvan kautta
- Lisää palvelukeskuksen tehtävänkuvien monimuotoisuutta ja työntekijä motivaatiota työn suorittamiseksi
- Vastaa koulutuskalenterissa säännöllisesti toistuvista rekrytointikoulutuksista esimiehille
1. Rekrytoinnin suunnittelu ja valmistelu
Ylempi
esimies
Esimies
Rekrytointitarve
tunnistetaan
Tahe• Tukipalvelu
• Uudellensij
oitus
Tietojärjes
telmä
(Hakee täyttölupaa,
päätettävä
maakunnassa?)
Laatii
rekrytointisuunnitelman:
Hyväksyy
rekrytointisuunnitel
man
Lupa
myönn
etty
Vastaanott
aa tiedon
hyväksynn
ästä
Kyllä
Ei
Fusion Taleo
Ilmoittaa
US- tiimille
Onko
tehtävä
työn
tarjoamise
n piiriin
kuuluva?
Kyllä
Valmistelee
haun:
Tehtävänkuv
an ja -
vaatimusten
määrittely,
osaamisvaati
musten
määrittely
Toimiala
Henkilöstösuu
nnitelma
Vakiotekstit
Viestipohjat
Ohjeistus
Kelpoisuusehdot
Ei
Rekrytoinnin suunnittelu ja valmistelu
• Henkilöstöpolitiikan toimenpidekokonaisuus: Henkilöstön ja johdon rekrytointi & Osaaminen, urakehitys ja uudelleensijoittuminen
• Mittarit:
• Avoimet työpaikat ja työhakemusten määrä
• Vakinaisen henkilöstö lähtövaihtuvuus
• Henkilöstömäärän kehitys: vakinaiset, määräaikaiset
• Henkilöstö suosittelee maakuntaa työnantajana
• Henkilöstö on sitoutunutta
Toiminto/ vaihe Toimija Tehtävät Tuotokset
Henkilöstösuunnitelma Liikelaitos, toimiala Laatii toimialan henkilöstösuunnitelman sis.
rekrytointisuunnitelman
Henkilöstösuunnitelma
Laatii rekrytointisuunnitelman
(Hakee täyttölupaa? Vaatii
maakunnan päätöksen)
Esimies Laatii rekrytointisuunnitelman: perustiedot,
tehtävän tiedot, työpaikan tiedot,
rekrytoinnin aikataulu, ilmoittelun aikataulu
ja kanavat. Ylempi esimies saa herätteen
järjestelmässä.
Rekrytointisuunnitelman sisältö
laadittu
Hyväksyy rekrytointisuunnitelman Ylempi esimies Hyväksyntä järjestelmässä. Esimies saa
herätteen, kun rekrytointisuunnitelma on
hyväksytty
Hyväksytty rekrytointisuunnitelma
Valmistelee hakuun liittyvät asiat.
Määrittelee tehtävän ja hakijan
vaatimukset
Esimies Haettavan tehtävän kelpoisuus.
Kelpoisuusehtojen mukaan määritellään
tehtävälle ja haettavalle henkilölle
vaatimukset
Tehtäväkuvaus
Onko tehtävä työn tarjoamisen
piiriin kuuluva?
Tahe Uudelleensijoitettavien henkilöiden pankista
tunnistetaan haettavaan tehtävään sopivat
henkilöt
Tehtävään sopivat
uudelleensijoitettavat
Uudelleensijoitus Esimies Sopiva uudelleensijoitettava. Esimieheltä
valintaesitys. Jos ei prosessi jatkuu
Rekrytointitapa
Työn
tarjoami
sen
toteutus
2. Hakuvaihe rekrytointiprosessin tuki TAHEssaulkoinen tai sisäinen haku pl. uudelleensijoitus
Esimies Rekrytointiasiantuntija/rekrytoinnin tukipalveluyksikkö TAHEssa
Tehtävänkuvan ja valintakriteerin määrittäminen. Rekrytoinnin aikataulun suunnitteleminen.
Hakuilmoituksen perustekstin laatiminen ja lähettäminen tukipalveluun. Vastaanottaa perustekstin. Tuottaa vakiotekstejä, ohjeistusta, viestipohjia
Tarkistaa ja hyväksyy työpaikkailmoituksen
Hakukanavien valinta yhdessä tukipalvelun kanssa. Viimeistelee ilmoituksen ja julkaisee ilmoituksen rekrytointijärjestelmässä.
Vie ilmoituksen valittuihin hakukanaviin
Julkaisee työpaikkailmoituksen
Lisätietojen antaminen (mainittu hakuilmoituksessa)
Liittää kirjaamoon lähetetyt paperihakemukset järjestelmään
Tiedottaminen hakijoille prosessin vaiheista:
Hakijoiden määrä
Kuvaus prosessin etenemisestä
Avaa tiedot asianhallintajärjestelmään
Kokoaa yhteenvedon esimiehelle hakijoista
Hakemusten käsittely
Hakuajan jatkaminen tarvittaessa, jos rekrytointi ei tuota tulosta
Mikäli hlöä ei ole löytynyt rekrytointiprosessin uudelleen käynnistys ja hakukanavien uudelleen
määrittely
Esimies/kuka kutsuu haastatteluun?
Hakijoiden haastattelu
Avustaa tarvittaessa haastatteluissa, tarvitaanko mielestänne?
Tekee valinnat soveltuvuustesteihin, jos käytetään Avustaa soveltuvuustestien järjestämisessä
Tekee valintapäätöksen. Ilmoittaa valinnasta valitulle henkilölle. Kirjaa valintaperusteet asianhallintajärjestelmään.
Tiedottaa päätöksen hakijoille (päätös, oikaisuvaatimusohjeet)
Valmistelee nimittämiseen liittyvät asiakirjat
Päättää rekrytoinnin järjestelmässä Tilastot/raportit hakemuksista ja työnhakijoista
Hakuvaihe
• Henkilöstöpolitiikan toimenpidekokonaisuus: Henkilöstön ja johdon rekrytointi & Osaaminen, urakehitys ja uudelleensijoittuminen
• Mittarit:
• Avoimet työpaikat ja työhakemusten määrä
• Vakinaisen henkilöstö lähtövaihtuvuus
• Henkilöstömäärän kehitys: vakinaiset, määräaikaiset
• Henkilöstö suosittelee maakuntaa työnantajana
• Henkilöstö on sitoutunutta
Toiminto/ vaihe Toimija Tehtävät Tuotokset
Suunnittelee rekrytoinnin
aikataulun
Esimies Aikatauluttaa hakuprosessin Aikataulu
Hakuilmoituksen perustekstin
laatiminen ja lähettäminen
tukipalveluun.
Esimies Laatii hakuilmoituksen Hakuilmoituksen sisältö laadittu
Lukee hakemukset, valitsee
haastateltavat
Lukee hakemukset,
valitsee haastateltavat
Hakijoiden seulonta ja valinta
haastatteluihin.
Haastateltavat valittu
Valmistelee hakuun liittyvät asiat.
Määrittelee tehtävän ja hakijan
vaatimukset
Esimies Haettavan tehtävän kelpoisuus.
Kelpoisuusehtojen mukaan määritellään
tehtävälle ja haettavalle henkilölle
vaatimukset
Tehtäväkuvaus
Onko tehtävä työn tarjoamisen
piiriin kuuluva?
Tahe Uudelleensijoitettavien henkilöiden pankista
tunnistetaan haettavaan tehtävään sopivat
henkilöt
Tehtävään sopivat
uudelleensijoitettavat
Uudelleensijoitus Esimies Sopiva uudelleensijoitettava. Esimieheltä
valintaesitys. Jos ei prosessi jatkuu
Rekrytointitapa
3. Valintavaihe
Työnhakija
Esimies
Tahe• Tukipalvelu
• Uudellensij
oitus
Tietojärjes
telmä
Hakijaviesti Hakijaviesti
Taleo
Perusteltu
valintaeist
ys
Haastattelu,
kelpoisuude
n
tarkastamin
en
Jättää
hakemuk
sen
Seuloo
hakemuksia
Valitsee ja
kutsuu
haastatteluu
n
Hakijaviesti
järjestelmästä Tallentuneet
hakemukset
Ei kiitos
-viestiKelpoisuudet
järjestelmään
Kokoaa
yhteenvedon
hakijoista
Työpaikka
hakemus
Toimittaa
tarvittavat
todistukset
ValintavaiheToiminto/ vaihe Toimija Tehtävät Tuotokset
Jättää hakemuksen Työnhakija Työnhakija jättää hakemuksen ja toimittaa
liitteet
Työhakemus liitteineen tallentuu
järjestelmään
Kokoaa yhteenvedon hakijoista Tahe Yhteenveto hakijoista esimiehelle
Lukee hakemukset, valitsee
haastateltavat. Haastattelee
hakijat. Mahdollinen
henkilöarviointi.
Esimies Työhakemuksien seulonta ja vertailu.
Haastateltavien valinta
Haastateltavat valittu. Haastattelut
suoritettu
Tekee valintapäätöksen Esimies Tekee päätöksen Henkilöarviointi suoritettu
Tekee perustellun
valintaesityksen. Ylempi esimies
saa herätteen valintaesityksen
hyväksymispyynnöstä.
Esimies Esittää kuka hakijoista valitaan. Merkitsee
tiedon järjestelmään
Valintaesitys
4. Päätöksentekovaihe
Ylempi
esimies
Esimies
Tahe• Tukipalvelu
• Uudellensij
oitus
Tietojärjes
telmä
Perusteltu
valintaesity
s
Tieto
kaikille
hakijoille
Taleo
Päättää
prosessin
Päättää
valinnasta
Ilmoittaa
valinnasta
hakijoille
Toimittaa
asiakirjat
Tieto valinnasta
hakijoille
Päätös
perusteluineen
Työntekijä
Palvelussuhteen
alkaminen, Onboarding
prosessi käynnistyy
Päätetään
prosessi
järjestelmässä
PäätöksentekovaiheToiminto/ vaihe Toimija Tehtävät Tuotokset
Rekrytointipäätöksen tekee
yhtä ylempi esimies.
Määräaikaiset palvelussuhteet:
delegointi päätöksenteosta
suoralle esimiehelle. Esimies
saa herätteen, kun hyväksytty.
Päättävä toimielin tai
viranhaltija
Päätös valittavasta työntekijästä Valintapäätös
Ilmoittaa päätöksestä
työnhakijalle.
Esimies Valinnasta ilmoitetaan valitulle ja
haastatelluille.
Valintapäätös ilmoitettu
rekrytoidusta. Muut hakija
informoitu.
Vastaanottaa tiedon
valintapäätöksestä
Työnhakija Valittu henkilö ilmoittanut työpaikan
vastaanottamisesta
Haastateltavat valittu. Haastattelut
suoritettu
Toimittaa tarvittavat todistukset Työnhakija Ellei toimitettu haastattelun yhteydessä Rikosrekisteriote, lääkärinlausunto,
rokotesuoja
Päättää prosessin
järjestelmään
Esimies Prosessi Prosessi
Onboarding prosessin
käynnistäminen
Esimies Perehdyttäminen Perehdyttäminen
Uudelleensijoittuminen tehtäväjärjestelyistä johtuva uudelleensijoittumisen malli, työntarjoamisen prosessi- konserniohjeet- työsopimuslaki
Konserniohjeet, markkinaehtoisesti toimivat ja muut tytäryhteisöt
Helsinki Henkilöstön työsuhdeturvan osalta tavoitteena on, että vakinaisen henkilökunnan
työsuhteen pysyvyys turvataan tilanteissa, joissa on lainmukaiset perusteet
lomauttamiseen tai irtisanomiseen tuotannollisin tai taloudellisin perustein. Niissä
tilanteissa, joissa työsuhteiden pysyvyyden tavoitetta ei voida toteuttaa, yhteisön
henkilöstö voi hakea kaupungin sisäisiin avoimiin työtehtäviin. Kaupungin
tytäryhteisön velvollisuus toimia henkilöstöpolitiikassaan korostetun
vastuullisesti.
HUS HUS:n ja sen tytäryhtiöiden palvelussuhteessa olevan henkilöstön asema
määräytyy kulloinkin voimassa olevien säädösten sekä virka- ja
työehtosopimusten sekä niistä HUS:ssa päätettyjen soveltamisohjeiden
mukaisesti. Henkilöstöjohtamisen näkökulmasta HUS on yksi työnantaja.
Vantaa Vantaan kaupungin henkilöstöpolitiikkaa ja henkilöstöetuja noudatetaan
soveltuvin osin myös sen kaikissa tytäryhteisöissä.
Espoo Tavoitteena on, että vakinaisen henkilökunnan työsuhteen pysyvyys turvataan
tilanteissa, joissa on lainmukaiset perusteet lomauttamiseen tai irtisanomiseen
tuotannollisin tai taloudellisin perustein. Niissä tilanteissa, joissa työsuhteiden
pysyvyyden tavoitetta ei voida toteuttaa, yhteisön henkilöstö voi hakea
kaupungin sisäisiin avoimiin työtehtäviin.
Uutta henkilöstöä palkatessaan tytäryhteisöjen tulee ottaa huomioon konsernin
henkilöstön sisäiset siirtotarpeet
Työnantajan uudelleensijoittamisvelvollisuuden sisältö ja laajuus konsernissa (Työsopimuslaki 7 luku 4 §)
• Työnantaja saa irtisanoa työsopimuksen, kun tarjolla oleva työ on taloudellisista, tuotannollisista tai työnantajan toiminnan uudelleenjärjestelyistä johtuvista syistä vähentynyt olennaisesti ja pysyvästi. Työsopimusta ei kuitenkaan saa irtisanoa, jos työntekijä on sijoitettavissa tai koulutettavissa toisiin tehtäviin.
• Työn tarjoamis- ja koulutusvelvollisuus koskee kaikkia työnantajan toimipisteitä. Työtä tai koulutusta on tarjottava myös sellaisesta toisesta yrityksestä tai yhteisöstä, jossa työnantaja tosiasiallisesti käyttää henkilöstöasioissa määräysvaltaa.
• Työntarjoamisvelvollisuus saattaa siten ulottua esimerkiksi konsernin emoyrityksestä tytäryritykseen taikka sellaiseen toiseen yritykseen, jossa määräysvallan käyttäjä on sama omistajataho.
• Mikäli kuitenkin konserni katsotaan työnantajakokonaisuudeksi TSL 7:4.3§:n työn tarjoamisen velvollisuus ei ulotu tytäryhteisöihin.
Tehtävien täyttö ja työn tarjoamisen toteutus
Roolit:
Esimies
HR/ US vastuuhlö
Rekrytointitiimi
Tehtävä
vapautuu
Esimies: tehtävä esille Taleoon työpaikka-ilmoituksena
Vapautunut tehtävä, eikä vielä tiedossa US-henkilöä
Esimies ilmoittaa US-tiimille (työavain, tehtävänimike)
Laatii perustelumuistion: Perustelu, miksi ei tullut valituksi
Työsopimus
Julkaisee ilmoituksen
Työntekijä haastatellaan
Soveltuuko?
HR/US
Sähköposti
HR/ US vastuuhlö:
Onko tehtävä työn tarjoamisen piiriin kuuluva?
kyllä
HR/US: Lähettää esimiehelle:
1. Soveltuvat hakemukset esimiehelle (pdf) – maks 5?
2. Tiedote3. Perustelumuistio
Esimies ilmoittaa
valinnasta Ko. työntekijän US-
yhteyshenkilö poistaa työntekijän tiedot CV-
tietokannasta ja Taleosta
HR/US yhteyshenkilö ottaa
tiedon vastaan
HR/US
Ko. työntekijän yhteyshenkilö
Esimies on
tarvittaessa
yhteydessä US-tiimin
vastuuhenkilöön
Lisää sähköpostin vastaanottajiksi kaikkien
hakijoiden US-vastuuhenkilöt (löytyvät hakemuksesta)
kyllä
Merkitsee taleoon-
ilmoitukseen ”saa julkaista,
pvm, nimikirjaimet”
ei
HR/US : Tarkistaa
CV-tietokannasta
löytyykö sopivia
hakemuksia
Merkitsee Taleoon työpaikka-
ilmoitukseen ”saa julkaista, pvm,
nimikirjaimet”
Merkitsee Taleoon ”US-prosessissa, pvm, nimikirjaimet
Esimies: poistaa tp-ilmoituksen
Taleosta
ei
Kyllä