© Virvo Oy15.04.2023 1

REKRYTOINNIN TOIMINTAMALLIT MUUTOKSESSA

21.5.2015Riitta OinonenAnssi Balk

© Virvo Oy15.04.2023 2

• Riittääkö organisaatiollenne, että rekrytointi hoituu “ihan ok”?• Merkittävät kehitystrendit

– Employer branding – työnantajakuvan merkitys rekrytoinnin onnistumisessa– Sosiaalisten verkostojen tehokkuus sourcing-vaiheessa– Rekrytoinnin muuttuminen markkinointi- ja myyntityön kaltaiseksi– Uudet teknologiat muuttavat rekrytointiprosessia– Rekrytointijärjestelmien ja -käytäntöjen tuntemus on yhä tärkeämpi HR-osaamisalue

• On monia näkökulmia uusien rekrytointikäytäntöjen ja –työkalujen hyödyntämiseen

JOHDANTO

© Virvo Oy15.04.2023 3

• Osa rekrytoinnin tehostamisesta tapahtuu vähentämällä suorittavaa työtä• Esimerkkejä hallinnollisista tehtävistä rekrytoinnissa

– Kandidaattien hankinta• Ilmoituksen julkaisu eri kanavissa• Työpaikan jakaminen sosiaalisessa mediassa ja verkostoissa• Sopivien kandidaattien etsintä järjestelmästä ja eri kanavista• Saapuneiden ansioluetteloiden tai muiden tietojen naputtelu järjestelmään

– Hakemusten katselmointi– Haastatteluiden sopiminen– Hakijoiden informointi– Palkattujen henkilöiden tuominen HR-järjestelmään

• HR:n hallinnollisen työn vähentäminen ylikorostuu helposti mietittäessä järjestelmää ja prosessia– Myös muiden sidosryhmien (kuten esimiehet ja työnhakijat) rekrytointiprosessissa tekemä suorittava työ

tulee pyrkiä minimoimaan!

HALLINNOLLINEN TYÖ

© Virvo Oy15.04.2023 4

• Suomessa käytetään yleisesti rekrytointijärjestelmiä, joiden ominaisuudet ovat karsittuja parhaimpiin ulkomaisiin järjestelmätoimittajiin verrattuna

• Halutaanko rekrytointiin panostaa todella? Mikä on riittävän hyvä ratkaisu meidän rekrytointiin? – Budjetti– Uskalletaanko ostaa pieneltä toimijalta? – Täytyykö hakulomakkeen olla suomeksi?– Ketkä käyttävät ja miten?

• Rekrytointijärjestelmät ovat perinteisesti suunniteltu hakemusten vastaanottamiseen ja prosessointiin, mikä vain yksi nykyaikaisen rekrytointiekosysteemin osa-alue

• Riittävätkö oma osaaminen ja ymmärrys projektin toteutukseen? Mitä jos järjestelmän implementointi ei onnistukaan käytännössä?

• Erityisesti yrityksen koko vaikuttaa siihen, mitä pilvipalvelutyökalut maksavat– Rekrytointijärjestelmä, joka maksaa pienehkölle yritykselle alle 200 €/kk voikin olla isolle yritykselle

todella kallis (yli 5000 €/kk)

REKRYTOINTIJÄRJESTELMÄT

© Virvo Oy15.04.2023 5

• Kykyjenmetsästys (direct sourcing) voi olla– Aidosti kandidaattien ja rekrytointiprosessin laatua parantava asia– Ajanhukkaa / Hypetystä

• Organisaatioiden on otettava uudella tavalla kantaa suorahakuun kandidaattien hankinnan kanavana– Missä tilanteissa sitä käytetään?– Tehdäänkö tarvittaessa mediahaun rinnalla tehdä pientä kykyjenmetsästystä?– Teemmekö itse vai ulkoistammeko?– Mitä työkaluja ja prosesseja käytämme? – Riittääkö rekrytoijiemme osaaminen?

• LinkedIn Recruiterin käyttö on yleistynyt nopeammin kuin rekrytoijien osaaminen ja kyky hyödyntää sitä– Pelkkä lisenssi ei tee autuaaksi

KANDIDAATTIEN HANKINTA: ”SUORAHAKU”

© Virvo Oy15.04.2023 6

• Suositusten on todettu monessa organisaatiossa olevan paras kandidaattien hankinnan kanava– Yritys aktivoi työntekijät mukaan ehdokkaiden kartoittamiseen ja kontaktointiin– Työntekijöiden autenttinen kertomus yrityksestä on parasta työnantajamarkkinointia

• Suositteluiden hyödyntäminen kannattaa tehdä osaksi organisaatiokulttuuria ja kandidaattien hankintasuunnitelmaa

• Suositteluihin erikoistuneet teknologiaratkaisut tai rekrytointijärjestelmät voivat dramaattisesti parantaa suositteluiden määrää– Järjestelmä ehdottaa työntekijälle sopivia henkilöitä heidän verkostostaan– Työntekijä voi lähettää yksityisen viestin LinkedIn:ssä haluamilleen kontakteille. Jos nämä hakevat, se

kirjautuu järjestelmään– Työntekijä tietää ketkä verkostostaan ovat hakeneet ja missä vaiheessa he ovat prosessissa– Järjestelmä palkitsee työntekijää (välittömästi)

KANDIDAATTIEN HANKINTA: SUOSITTELUT

© Virvo Oy15.04.2023 7

• Toisaalta aktiivisia työnhakijoita on enemmän kuin koskaan. Toisaalta oikeanlaisista osaajista on suurempi pula kuin koskaan.

• Työnhakukäyttäytyminen on muuttunut– Työpaikkoja selaaminen mobiililaitteilla on räjähdysmäisessä kasvussa. Monilla organisaatioilla

on isoja ongelmia työnhakulomakkeidensa selainyhteensopivuuden kanssa.– Työnhakemisen odotetaan olevan helppoa (Job application fatigue)– Se, mitä työnantaja kertoo itsestään ei kiinnosta niinkään paljon kuin se mitä muut siitä

kertovat

KANDIDAATTIEN HANKINTA: TYÖHAKEMUKSET

© Virvo Oy15.04.2023 8

• Organisaatiot hyödyntävät heille saapuneita hakemuksia huonosti täyttäessään paikkoja

• Osaava ja yritykseen kiinnostuksen osoittanut kandidaatti on paljon potentiaalisempi kuin LinkedIn:stä löydetty uusi tuttavuus

• Rekrytointijärjestelmän tulee toimia kuten CRM järjestelmän. Kontaktit kandidaattien ovat siellä tallessa, ja sieltä on helppo löytää sopivia henkilöitä

• Löytyykö yrityksen sisältä sopivaa henkilöä? Mahdollisuus työnkierrolle?

• Kandidaatteihin voi pitää yhteyttä myös määrätyn rekrytoinnin loppumisen jälkeen. Jotkut yritykset ovat perustaneet Talent-yhteisöjä, joille he kommunikoivat säännöllisesti.

• Hyöty talent poolissa olevalle osaajalle?

TALENT POOLIT REKRYTOINNIN TEHOSTAJANA

Kontaktien hankinta

verkostoista

Aiemmat hakijat

Uudethakijat

Työn-tekijöiden

suositukset

Sisäinen rekrytointi/ työnkierto?

Prospektointi, säännöllinen yhteydenpito

Rekrytointi

KUINKA SUURI OSA HAKIJOISTA ON ASIAKKAITANNE?

• Asiakaskokemus määrittelee yrityksen brändin / Kari Korkiakoski, Futurelab blogi 9.3.2013• Mikä merkitys hakijakokemuksella yrityksen brändiin?• Määrittele kokemus?

– asiakkaan halukkuus suositella brändiä asiakassuhde- tai asiakaskohtaamisen tasolla– yksittäisen kohtaamisen helppous asiakkaalle– tunne-elementti mukana

• Jos brändin tulevaisuus ratkaistaan jatkossa yhä enemmän yksittäisissä asiakaskohtaamisissa, miten varmistamme että henkilökunta lunastaa lupaukset?

Yritys-/ organisaatioimago (company brand)

Asiakaskokemus (Customer

experience)

Työntekijäkokemus(Employee experience)

Hakijakokemus(Candidate experience)

MILLAISEN TYÖNHAKIJAKOKEMUKSEN TUOTAT?

• Mitä työpaikkailmoitus viestii organisaatiostasi?– Sanat ja termit– Tyyli: Myyvyys / virkamiesteksti

• Kuinka työläs on hakemuksen täyttäminen?– Mitä tietoa todella tarvitaan esikarsintaan tulevilta työnhakijoilta? Referenssin tai LinkedInin kautta

tulevia kandidaatteja käsitelleet rekrytoijat pärjäävät tässä vaiheessa pelkällä ansioluettelolla– Kuinka moni potentiaalisista hakijoista luovuttaa jo tässä vaiheessa?

• Millaista on vuorovaikutus hakijoiden kanssa prosessin aikana?– ”jokainen hakija voi olla tuleva toimitusjohtaja tai asiakas ”– Jopa 70% työpaikoista selataan mobiililaitteilla

• Millainen fiilis hakijalle jää?– Erityinen huomio hylättyihin kandidaatteihin

© Virvo Oy15.04.2023 11

• Voidaanko miten huonojen hakemusten karsimista voisi tehostaa? • Voidaanko rekrytointiprosessi automatisoida?• Rekrytointijärjestelmien käytettävyydessä on eroja. Hakemusten selailu voi olla jopa 4x hitaampaa

huonolla järjestelmällä.• Esikarsinnassa käytettävät mahdolliset ratkaisut:

– Psykologiset testit (esim. cut-e)– Osaamistestit (esim. hackerrate.com, smarterer.com)– Videohaastattelu - live ja/tai nauhoitettu– Kaksivaiheinen hakemuslomake, jossa karsivia kysymyksiä– Puhelinhaastattelut

• Miten Ei kiitos -viestit lähetetään? Onko järjestelmästä mahdollista lähettää viivästettyjä viestejä?

ESIKARSINTA

© Virvo Oy15.04.2023 12

• Esimiesten haastattelutavoissa ja kyvyissä on eroja– Miten yritys ja tehtävä esitellään kandidaateille?– Mitä kysytään ja miksi?– Jääkö tieto tehdystä haastattelusta ainoastaan

esimiehelle?– Mihin asioihin esimiehen on haastattelun perusteella

kyettävä ottamaan kantaa?

HAASTATTELUSUUNNITELMA

© Virvo Oy15.04.2023 13

• Rekrytointi on joukkuelaji– Kandidaattien nopea kommentointi sähköpostilla– Tiedon ja päätösten perusteluiden läpinäkyvyys– Pureudutaanko eri haastatteluissa eri asioihin? Miten kukin haastattelu tuottaa lisäarvoa? Ketkä

haastattelevat?

YHTEISTYÖN ROOLI REKRYTOINNISSA

© Virvo Oy15.04.2023 14

Kykyjenmetsästys

• Sosiaalisia medioita ja verkostoja hyödyntävä nopea ja tehokas palvelu ehdokkaiden LÖYTÄMISEEN

VIRVON REKRYTOINTIPALVELUT

Rekrytointi projektina, johdon suorahaku ja henkilöarvioinnit• Rekrytoinnin

hoitaminen alusta loppuun/räätälöidysti, tavoitteena AUTTAA ASIAKASTA TEKEMÄÄN OIKEA HENKILÖVALINTA

Rekrytoinnin jatkuvat palvelut

• Rekrytointi-palveluiden tuottaminen asiakkaan kumppanina, tavoitteena TUOTTAA ASIAKKAALLE HALUTTUJA REKRYTOINTI-TULOKSIA– Talent poolin ylläpito,

rekrytointikumppa-nuus

Rekrytoinnin kehittäminen

• Rekrytoinnin toimintamallien ja työkalujen kehittäminen, tavoitteena ASIAKKAAN REKRYTOINNIN TUOTTAVUUS– Rekrytointijärjes-

telmän valinta, LinkedIn -työpaja

Aktiiviset työnhakijat

Passiiviset työnhakijat

• Ehdotamme kandidaatteja, joista valitset parhaat

• Selvitämme heidän kiinnostuksensa tehtävään

Kykyjenmetsästys

Kohderyhmä

Ilmoituksen laatiminen ja julkaisu sovituissa medioissa

Passiivisten kandidaattien etsiminen

Löydettyjen kandidaattien kontaktointi

CV:n perusteella, videohaastatteluilla ja puhelinhaastatteluilla

Rekrytointiasiantuntijan tekemät haastattelut

Referenssisoitot kärkikandidaateista

Kuvaileva henkilöarviointi

Hakukriteerien ja persoonaprofiilin määrittelyHakuehdotIlmoitus ja

julkaisuKykyjenmetsästysKontaktoint

iKarsinta

Haastattelut

ReferenssitHenkilöarvi

oinnitViestintä ja prosessin koordinointi koko haun ajan

Viikko

Päivä

Ennuste

Budjetti

Strateginen

Resursointi tähän

Terveystalon

omistaman

lääkäripoolin

hallinta

Haastattelut ja neuvottelut

Kontaktien hankinta eri kanavista

Kontaktointi ja

tapaamisten sopimine

n

Terveystalon tarve lääkäreille Virvon ja Terveystalon lääkäripoolin ylläpidon toimintamalli

Virvon vastuu

Terveystalon vastuu

Virvon ja Terveystalon vastuu

Lääkäri-tapaamiset

Sopimusten tekeminen

© Virvo Oy15.04.2023 15

• Virvo voi sparrata rekrytointijärjestelmän valinnassa ja auttaa käyttöönotossa• Erityisesti yrityksen koko vaikuttaa siihen, mitä pilvipalvelutyökalut maksavat

– Rekrytointijärjestelmä, joka maksaa pienehkölle yritykselle alle 200 €/kk voikin olla isolle yritykselle todella kallis (yli 5000 €/kk)

• Järjestelmiä on mahdollista pilotoida ketterin menetelmin esimerkiksi jonkun osaston yhdessä rekrytoinnissa. Varsinkin kesätyörekrytoinnit voidaan usein ketterämmin ja tehokkaammin.

REKRYTOINTIJÄRJESTELMÄN PÄIVITYS

15.04.2023 16

LINKEDIN TYÖPAJA

• Oletteko kiinnostuneita ”suorahausta”, mutta oma osaaminen kaipaa kehittämistä?• Työpaja antaa osallistujille valmiudet etsiä kandidaatteja omaan case-työpaikkaan. Osallistujille

toimitetaan luentomateriaali hyödyllisine esimerkkeineen, ja heillä on myöhemmin mahdollisuus ilmaiseen konsultaatioon ensimmäiseen omaan hakuunsa.– LinkedIn-johdanto – Käyttäjäasetukset, verkoston kasvattaminen, työkalut– Kandidaattien etsinnän perusteet – Boolean-logiikka, hakulausekkeiden rakentaminen,

LinkedIn-hakukentät, tehtävänannon vastaanottaminen esimieheltä– Edistyneet etsintästrategiat – etsintäprosessi, Googlen hyödyntäminen, erityiset hakukriteerit,

kandidaattien hallinnointi– Kandidaattien kontaktointi – yhteystietojen hakeminen, puhelinkontaktointi, sähköpostin ja

InMail:in käyttö. Parhaat käytänteet / viestipohjat kontaktointiin.

Hinta: 640€+alv Ajankohta: Sovitaan erikseen

© Virvo Oy15.04.2023 17

KIITOS

Riitta Oinonen, Business Owner Recruitment Services

p. 050 464 1993, riitta.oinonen@virvo.fi

Anssi Balk, HR AdvisorDI, Psy.M., Black Belt in Internet Recruitment

p. 050 4362 324, anssi.balk@virvo.fi