7
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi
2.1.1 Definisi Sistem Informasi
Sistem Informasi (SI) merupakan kombinasi yang teroganisir dari orang,
perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, sumber data, dan kebijakan
prosedur menyimpan, mengambil, mengubah dan menyebarluaskan informasi dalam
suatu organisasi. (OBrien, James A., Marakas, George, 2010)
Dalam kehidupan sekarang sistem informasi sudah menjadi sebuah kewajiban
yang digunakan untuk komunikasi dengan berbagai perangkat keras, perangkat
lunak, jaringan dan sumber data, agar dapat memenuhi semua kebutuhan dan
mempermudah segala aktivitas kerja.
2.1.2 Tipe – tipe Sistem Informasi
Sistem Informasi dapat dikembangkan sesuai kebutuhan dan sasaran yang
ingin dicapai oleh suatu organisasi, baik itu terdiri dari beberapa sistem yang saling
berkaitan maupun sebuah sistem informasi tunggal yang hanya berfokus untuk
menyelesaikan satu tugas.
(OBrien, James A., Marakas, George, 2010) mengklasifikasikan sistem
informasi menjadi beberapa kategori sebagai berikut :
a. Sistem Dukungan Operasi
Sistem informasi selalu diperlukan untuk memproses data yang dihasilkan
oleh, dan digunakan dalam operasi bisnis. Sistem pendukung operasi tersebut
biasanya menghasilkan berbagai produk informasi untuk penggunaan internal dan
eksternal.
b. Sistem Dukungan Manajemen
Ketika aplikasi sistem informasi berfokus pada penyediaan informasi dan
dukungan untuk pengambilan suatu keputusan yang efektif oleh manajer, hal itu
disebut sebagai sistem pendukung manajemen. Secara konseptual, beberapa jenis
utama sistem informasi mendukung berbagai tanggung jawab pengambilan
keputusan: (1) sistem informasi manajemen, (2) sistem pendukung keputusan, dan
(3) sistem informasi eksekutif.
8
c. Klasifikasi Lain dari Sistem Informasi
Beberapa kategori lain dari sistem informasi dapat mendukung operasi atau
aplikasi manajemen. Misalnya, sistem pakar dapat memberikan saran ahli untuk
tugas operasional seperti peralatan diagnostic atau keputusan yang bersifat
manajerial. Superkomputer IBM yang terkenal, Watson, adalah contoh sistem pakar
yang dapat menerjemahkan input teks dan menggunakan algoritma pencarian yang
rumit untuk menemukan jawaban atas pertanyaan.
2.2 Kuesioner
Kuesioner atau angket merupakan suatu instrumen pengumpulan data atau
informasi yang dituangkan ke dalam bentuk item atau pertanyaan, dengan harapan
pengumpulan data atau informasi tersebut dapat membatu dalam suatu penelitian.
Menurut Sugiyono (2012) angket adalah teknik pengumpulan data yang dilakukan
dengan cara memberi seperangkat pertanyaan atau pernyataan tertulis kepada
responden untuk dijawabnya. Angket merupakan teknik pengumpulan data yang
efisien jika peneliti tahu dengan pasti variabel yang akan diukur dan tahu apa yang
tidak diharapakan dari responden. Angket sebagai teknik pengumpulan data sangat
cocok untuk mengumpulkan data dalam jumlah besar. Teknik ini akan penulis
gunakan untuk mendapatkan data atau informasi terkait dengan sistem HRIS di PT
Bakrieland Development Tbk.
2.3 Populasi dan Sampel
Populasi adalah wilayah generalisasi yang terdiri atas objek atau subjek yang
mempunyai kualitas dan karakteristik tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk
dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulanya. Sedangkan sampel adalah bagian dari
jumlah dan karakteristik yang dimiliki oleh populasi tersebut (Sugiyono, 2012).
Dalam penelitian ini akan digunakan salah satu teknik sampling yaitu purposive
sampling. Purposive sampling adalah teknik sampling non-probability di mana
individu yang berpengalaman memilih sampel berdasarkan penilaiannya tentang
beberapa karakteristik yang tepat yang diperlukan dari anggota sampel (Zickmund,
G. W., 2010). Penelitian ini akan mengambil sampel sebanyak jumlah populasi dari
pengguna aktif sistem HRIS di PT Bakrieland Development Tbk.
9
2.4 Usability
Usability memiliki arti umum kegunaan atau kebergunaan, yaitu segala sesuatu
yang memiliki nilai guna dan dapat digunakan serta memberikan manfaat bagi yang
menggunakannya. Menurut International Standards Organization (ISO) yaitu ISO
9241-11 tahun 1998 yang mengatur mengenai standar ergonomi untuk pekerjaan
kantor dengan visual display terminal, usability adalah sejauh mana sebuah produk
bisa digunakan oleh pengguna tertentu untuk tujuan tertentu dengan efektif, efisien,
dan kepuasan dalam konteks penggunaan tertentu. Dalam hal ini produk tersebut
adalah suatu sistem atau perangkat lunak.
Sedangkan menurut Jakob Nielsen (2012), usability adalah atribut kualitas
yang menilai seberapa mudah antarmuka pengguna digunakan. Usability juga
mengacu pada metode untuk meningkatkan kemudahan penggunaan selama proses
desain.
Usability ditentukan oleh 5 komponen kualitas, diantaranya :
a. Learnability
Seberapa mudah pengguna dalam menyelesaikan tugas-tugas dasar saat
pertama kali menggunakan desain tersebut.
b. Effieciency
Setelah pengguna mempelajari desainnya, seberapa cepat mereka dalam
mengerjakan tugas.
c. Memorability
Ketika pengguna dalam waktu tertentu tidak menggunakan desain tersebut,
seberapa cepat mereka mendapatkan kembali kemampuan tersebut.
d. Errors
Seberapa banyak error yang pengguna buat, seberapa berat error tersebut, dan
seberapa cepat mereka dapat pulih dari error-error yang ada.
e. Satisfaction
Seberapa nyaman desain tersebut digunakan.
2.5 User Experience
Menurut ISO 9241-210, User Experience adalah persepsi seseorang dan
responnya dari penggunaan sebuah produk, sistem dan jasa (Bevan, 2009). User
10
Experience dimodulkan oleh sejumlah faktor yang berasal dari berbagai sumber, baik
secara subjektif, yang berhubungan dengan kecenderungan individual pengguna, dan
kontekstual, yang berhubungan dengan situasi tempat dan waktu maupun bagaimana
pengalaman tersebut didapatkan (Hartmann, Sutcliffe, & Angeli, 2008).
(Bevan, 2009) melakukan konseptualisasi user experience ke dalam beberapa
cara :
a. Mengeksplorasi indikator kepuasan pengguna dari segi usability.
b. Penekanan performa pengguna.
c. User experience merupakan induk dari semua persepsi dan respon pengguna
yang diukur subjektif maupun objektif.
User experience dimodulasikan oleh sejumlah faktor yang berasal dari
berbagai sumber, baik secara subjektif, objektif dan kontekstual.
(Hartmann, Sutcliffe, & Angeli, The Effect of Brand on the Evaluation of
Websites, 2009) membagi user experience ke dalam 2 bagian yaitu berdasarkan
Perceived Value Aesthetic (PVA) yang bertujuan mengukur kualitas hedonis terkait
dengan desain atribut yang mempengaruhi psikologi individual dan Interface Quality
Scale (IQS) untuk mengukur atribut pragmatis fokus terhadap tercapainya tujuan
operasional pengguna dari user experience, yang terdiri dari 7 dimensi yaitu: dalam
IQS adalah Usability (Kegunaan), Pleasure (Kepuasan pengguna), dan Content
(Konten) serta dalam PVA adalah Preceived Usability, Classical Aesthetics,
Expressive Aesthetics dan Service Quality.
1. Usability
Usability merupakan atribut kualitas yang mengukur seberapa mudah suatu
antarmuka (interface) untuk digunakan (Nielsen, 1993).
2. Content
Kualitas konten diukur berdasarkan tingkat kedetailan konten, jumlah konten,
relevansi konten dan kualitas konten.
3. Pleasure
Mengukur pleasure yang terdiri dari 4 indikator berdasarkan kesenangan saat
berinteraksi, menyenangkan untuk dilihat, fitur yang disukai, dan perasaan
positif yang terbangun dari situs.
4. Classical Aesthetics (Estetika klasik)
11
Estetika klasik mengacu pada estetika tradisional yang menekankan kepada
keteraturan (orderly), keseimbangan (balanced) dan kejelasan suatu desain
(clear design). Atribut yang terkandung di dalamnya termasuk estetika
(aesthetics), menyenangkan (pleasant), jelas dan bersih (clear) dan simetris
(symmetrical).
5. Expressive Aesthetics (Estetika Ekspresif)
Estetika ekspresif adalah kualitas yang menggambarkan kreativitas desain dan
orisinalitas perancang dan kemampuan desain yang konvensional. Indikator di
dalamnya termasuk dalam sub dimensi adalah creative, fascinating, original,
sophisticated design, use of special effects.
6. Preceived Usability
Perceived usability merupakan usability yang ditangkap oleh konsumen,
persepsi mengenai kualitas pragmatis pada konten situs yang diukur dengan 4
indikator, yaitu kenyamanan situs, kemudahan orientasi, kemudahan
penggunaan, dan kemudahan navigasi.
7. Service Quality (Kualitas Layanan)
Kualitas layanan mengacu pada konteks sistem informasi untuk mengukur
layanan yang diberikan oleh situs tersebut. Sementara sistem HRIS yang
digunakan sebagai objek dari penelitian ini, tidak menyediakan pelayanan
kepada pengguna. Oleh karena itu, dimensi service quality tidak akan
digunakan pada penelitian ini.
2.6 Human Resource Information System (HRIS)
Aplikasi HRIS pada dasarnya menggunakan sistem pemrosesan transaksi untuk
dapat mengelola data – data dan menyimpan catatan hari libur. Pada sebuah
organisasi atau perusahaan HRIS tersedia dalam intranet dan website. Secara umum
HRIS akan dikaitkan dengan portal website sebuah perusahaan, hal ini bertujuan
untuk mempermudah dalam menjalankan beberapa fungsi kunci dalam SDM seperti,
rekrutmen, pemeliharaan dan pengembangan SDM, serta perencanaan dan
manajemen SDM.
a. Rekrutmen
Rekrutmen bertujuan untuk menemukan karyawan yang memiliki potensi,
mengevaluasi, merekam dan memutuskan mana yang akan dipekerjakan. TI dapat
12
membantu perusahaan untuk mengelola lamaran pekerjaan dari pelamar dan
membatu dalam kegiatan pengujian atau tes untuk pelamar.
b. Pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM)
Setelah karyawan berhasil direkrut dalam organisasi, mereka menjadi bagian
dari kumpulan sumber daya manusia yang harus dievaluasi dan dikembangkan.
Dalam hal ini TI akan memberikan seluruh dukungan untuk kegiatan ini. Secara
umum karyawan akan dievaluasi secara berkala oleh atasan langsung mereka,
evaluasi tersebut biasanya didigitalkan, dan akan digunakan sebagai keputusan untuk
pemberian hadiah maupun yang berujung ke PHK karyawan. Selain itu juga TI
berperan dalam pelatihan, untuk membuat karyawan menjadi inovatif mendukung
perkembangan industri perusahaan.
c. Perencanaan dan Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM)
Mengelola sumber daya manusia dalam jumlah yang besar tentunya organisasi
membutuhkan perencanaan yang baik dan terperinci. Dukungan TI dalam hal ini
sangat bermanfaat dalam beberapa poin seperti, penggajian dan catatan karyawan,
dan administrasi. Di beberapa perusahaan memperbolehkan karyawannya untuk
memilih manfaat tertentu dengan mengakses portal website perusahaan.
2.7 User Experience Questionnare (UEQ)
UEQ adalah kuesioner yang digunakan untuk mengukur pengalaman pengguna
terhadap produk berdasarkan subjektif pengguna (Laugwitz, B., Held, T. & Schrepp,
M., 2008). Versi asli UEQ diciptakan pada tahun 2005 di Jerman.
Pada awal pengembangan, UEQ menggunakan 80 item, yang kemudian item
tersebut dikompresi menjadi 26 item yang mengakomodir 80 item tersebut.
Selanjutnya dari 26 item tersebut diklasifikasikan ke dalam 6 skala UEQ.
Item memiliki bentuk diferensial semantik, dimana setiap item diwakili oleh
dua istilah dengan arti yang berlawanan. Urutan istilah diacak per item, yaitu separuh
item skala dimulai dengan istilah positif dan separuh lainnya dari item dimulai
dengan istilah negatif. Selanjutnya dalam kuesioner digunakan 7 tahap skala
penilaian untuk mengurangi bias kecenderungan sentral, dimana responden hanya
memilih jawaban lebih cenderung pada istilah positif ataupun negatif.
Item ditingkatkan dari -3 hingga +3. Jadi, -3, -2, -1 mewakili jawaban negatif,
0 jawaban netral, dan +1, +2, +3 jawaban positif.
13
Berikut contoh dari item:
Tabel 2.1 Skala penilaian dari item
1 2 3 4 5 6 7
menarik O O O O O O O tidak menarik
(Schrepp, 2015) UEQ berisi 6 skala dengan 26 item:
1. Daya tarik (Attractiveness)
Kesan keseluruhan dari produk. Apakah pengguna menyukai atau tidak suka
produk?
2. Kejelasan (Perspicuity)
Apakah mudah untuk terbiasa dengan produk? Apakah mudah dipelajari
caranya menggunakan produk?
3. Efisiensi (Efficiency)
Dapatkah pengguna menyelesaikan tugas mereka tanpa upaya yang tidak
perlu?
4. Ketepatan (Dependability)
Apakah pengguna merasa mengendalikan interaksi?
5. Dorongan (Stimulation)
Apakah menarik dan memotivasi untuk menggunakan produk?
6. Kebaruan (Novelty)
Apakah produk tersebut inovatif dan kreatif? Apakah produk menangkap minat
pengguna?
Daya tarik adalah dimensi valensi murni. Kejelasan, Efisiensi dan Ketepatan
adalah aspek kualitas pragmatis, sedangkan Stimulasi dan Kebaruan adalah aspek
kualitas hedonis. (Schrepp, 2015).
Skala Daya Tarik memiliki 6 item, semua skala lain memiliki 4 item. Gambar
2.1 menunjukkan struktur skala asumsi UEQ dan item per skala.
14
Gambar 2.1 Item UEQ
Sumber : User Experience Questionnare Handbook, 2015
Kualitas pragmatis memfokuskan pada kriteria kegunaan, yang sesuai dengan
konsep tujuan kegunaan. Dalam hal ini item efisiensi, kejelasan dan ketepatan
menjadi tolak ukur dalam mengetahui tingkat kegunaan sistem oleh pengguna.
Sedangkan kualitas hedonis memberikan perhatian pada reaksi subjektif, termasuk
aspek emosional dari pengalaman pengguna, yang dapat dimasukkan ke dalam
konsep kepuasan pengguna. Kriteria ini juga disebut sebagai tujuan pengalaman
pengguna. Item stimulasi dan kebaruan akan mempengaruhi perasaan dan pikiran
pengguna dalam menggunakan sistem. (Laugwitz, B., Schrepp, M. & Held, T., 2008)
2.8 Draw IO
Draw io adalah sebuah diagram tools yang paling fleksibel dalam pembuatan
diagram dan berfokus pada privasi setiap diagram. Beberapa contoh diagram yang
dapat dibuat antara lain flowchart, process diagrams, org charts, UML, ER
diagrams, network diagrams, dan lainnya. Draw io juga dapat mendukung beberapa
15
collaboration tools seperti : online via browser, confluence & jira, g suite, serta
desktop yang dapat berjalan di platform windows, linux, dan macOS. (DrawIO, n.d)
2.9 Use Case Diagram
Use case diagram adalah model UML yang digunakan untuk menunjukkan
secara grafis use case dan hubungannya dengan aktor (Satzinger, J. W., Jackson, R.
B., & Burd, S. D., 2012). Use case diagram digunakan untuk memodelkan bisnis
proses berdasarkan perspektif pengguna sistem. Agar pemodelan bisnis proses dapat
ditampilkan lebih jelas maka dibuat brief use case description dan fully developed
use case descriptions.
Brief use case description merupakan deskripsi satu kalimat yang sering
memberikan gambaran singkat tentang kasus penggunaan, sedangkan fully developed
use case descriptions merupakan metode paling formal untuk mendokumentasikan
use case dan meningkatkan probabilitas terkait pemahaman proses bisnis dan cara
sistem harus mendukungnya. (Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. D., 2012).
Fully developed use case descriptions merupakan deskripsi detail dari sebuah use
case.
Adapun diagram use case terdiri dari beberapa simbol, yaitu :
Tabel 2.2 Simbol – simbol diagram use case
Simbol Nama Keterangan
Aktor
Aktor menggambarkan orang,
system/external entitas yang
menyediakan atau menerima
informasi dari sistem. Aktor
dinyatakan dengan kata benda. Tidak
boleh ada komunikasi langsung antar
aktor.
Use Case
Aktivitas yang dilakukan sistem,
biasanya sebagai tanggapan atas
permintaan oleh user. Use case
dinyatakan dengan menggunakan
kata kerja di awal frase nama use
case.
Connecting line Menunjukkan aktor mana yang
16
(Asosiasi) berinteraksi dalam menggunakan use
case. Asosiasi bukan menggambarkan
aliran data atau informasi.
Include
Hubungan antara use case di mana
satu use case secara stereotip
termasuk dalam use case lainnya.
Include termasuk didalam use case
lain (required /diharuskan).
Extend
Perluasan dari use case lain jika
kondisi atau syarat terpenuhi.
Penggunaan Extend terlalu banyak
akan membuat diagram sulit
dipahami.
2.10 Activity Diagram
Activity diagram/diagram aktivitas menggambarkan aktivitas pengguna (atau
sistem), orang yang melakukan setiap aktivitas, dan aliran berurutan dari aktivitas ini
(Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. D., 2012). Activity diagram
memodelkan alur kerja (workflow) sebuah proses bisnis dan urutan aktivitas dalam
suatu proses. Diagram aktivitas menggambarkan aktivitas sistem bukan apa yang
dilakukan aktor, jadi aktivitas yang dapat dilakukan oleh sistem.
Diagram aktivitas terdiri dari beberapa simbol, yaitu :
Tabel 2.3 Simbol – simbol diagram aktivitas
Simbol Nama Keterangan
Status Awal Awal dari aktivitas yang dimulai.
Status akhir Akhir dari activity diagram yang sudah
selesai dilakukan.
Aktivitas
Aktivitas yang dilakukan actor atau
sistem, aktivitas biasanya diawali
dengan kata kerja.
Decision Asosiasi percabangan dimana jika ada
ada pilihan aktivitas lebih dari satu.
17
Join
Asosiasi penggabungan dimana lebih
dari satu aktivitas digabungkan menjadi
satu.
Swimlane
Memisahkan organisasi bisnis yang
bertanggung jawab terhadap aktivitas
yang terjadi.
2.11 Literature Review
Literature review dalam melakukan penelitian ini adalah sebagai berikut :
Tabel 2.4 Literatur Review
No. Judul Penulis Pembahasan
1. Construction and
evaluation of a user
experience
questionnaire
(Laugwitz, B.,
Held, T.,
Schrepp, M.,
2008)
User Experience Questionnaire
merupakan kuesioner end-user
yang mengukur pengalaman
pengguna dengan cepat dan
sederhana secara langsung untuk
mendapatkan kesan yang
komprehensif dari pengalaman
pengguna suatu produk.
2. UEQ Handbook (Dr. Martin
Schrepp, 2015)
Handbook mengenai pengetahuan
yang diperlukan untuk menerapkan
User Experience Questionnaire
(UEQ) ke dalam sebuah project.
3. Construction of a
Benchmark for the
User Experience
Questionnaire
(UEQ)
(Martin
Schrepp,
Andreas
Hinderks, Jörg
Thomaschewski,
2017)
Tolak ukur User Experience
Questionnaire (UEQ) sebagai alat
evaluasi yang banyak digunakan
dalam sebuah project.
4. The Relationship of (Nur Shafini Penelitian ini adalah studi tentang
18
Human Resource
Information System
(HRIS) on Users
Satisfaction
Binti Mohd Said
dan Nur Raihan
Adnie Muda,
2014)
efektivitas Human Resource
Information System (HRIS) pada
kepuasan pengguna yaitu
karyawan di Kolej Islam Sains
dan Teknologi (KIST), Kuala
Berang Terengganu, Malaysia.
Tujuan penelitian ini adalah
untuk mengetahui hubungan
antara efektivitas Human
Resource Information System
(HRIS) dan kepuasan pengguna.
2.12 Kerangka Pikir
Adapun kerangka pikir dalam melakukan penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Identifikasi masalah
Langkah awal yang dilakukan dalam pembuatan skripsi ini adalah menentukan
objek penelitian dan mengidetifikasi permasalahan. Dalam hal ini adalah sistem
HRIS yang ada di PT Bakrieland Development Tbk.
2. Studi pustaka, literatur dan jurnal
Mempersiapkan meteri yang berkaitan dengan penelitan dapat dilakukan
dengan menggunakan studi pustaka, literatur dan jurnal. Hal tersebut dilakukan
untuk menggali teori-teori dari buku maupun jurnal ilmiah terkait dengan
pembahasan pengalaman pengguna yang akan digunakan dalam penyusunan skripsi.
3. Mengumpulkan data dan informasi menggunakan kuesioner User Experience
Questionnaire (UEQ)
Langkah selanjutnya adalah mengumpulkan data dan informasi terkait dengan
usability sistem HRIS dengan menggunakan kuesioner yaitu menggunakan User
Experience Questionnare (UEQ).
4. Menganalisis data dan informasi dari kuesioner User Experience
Questionnaire (UEQ)
Tahap selanjutnya setelah mengumpulkan data dan informasi adalah
melakukan analisis dengan menggunakan metode User Experience Questionnare
(UEQ) sehingga didapatkan hasil terkait usability sistem HRIS.
19
5. Melakukan in-depth interview terhadap karyawan dari hasil penilaian
kuesioner HRIS
Setelah hasil analisis didapatkan maka dilakukan wawancara mendalam (in-
depth interview) terhadap karyawan.
6. Membuat usulan, rekomendasi, simpulan dan saran untuk pengembangan
HRIS di PT Bakrieland Development Tbk.
Dari hasil yang didapatkan akan menjadi dasar dalam membuat usulan,
rekomendasi, kesimpulan dan saran untuk pengembangan HRIS di PT Bakrieland
Development Tbk.
20
Gambar 2.2 Kerangka Pikir