Download - GB IKM FTUI
GUIDEBOOK KEUANGAN IKM FTUI 2016
IKATAN KELUARGA MAHASISWA FTUI 2016
1
GUIDEBOOK KEUANGAN IKM FTUI 2016
1. Aspek-Aspek Keuangan
2. Format Proposal
3. Format LPJ Keuangan
4. Kelengkapan Bukti Transaksi
5. SOP Rakoor Keuangan
6. Detailing Cashflow
7. Penjelasan LPJ Triwulan
ASPEK-ASPEK KEUANGAN
a. Transparansi
Keterbukaan dan kejelasan dalam pencarian dan pengelolaan keuangan
b. Akuntabilitas
Keadaan wajib untuk menanggung segala sesuatunya, jika ada permasalahan dapat
dituntut
c. Integritas
Perilaku yang menunjukkan kemampuan dalam pengelolaan keuangan
d. Keadilan
Pengelolaan sesuai dengan prioritas dan kebutuhan yang ada
e. Efektivitas
Membawa hasil atau berhasil guna, tepat pada sasaran
f. Efisiensi
Ketepatan cara usaha dan kerja dengan tidak membuang-buang waktu dan biaya
GUIDEBOOK KEUANGAN IKM FTUI 2016
IKATAN KELUARGA MAHASISWA FTUI 2016
2
FORMAT PROPOSAL PENGAJUAN DANA DEKANAT UNTUK
PROGRAM KERJA LEMBAGA IKM FTUI 2016
No. FORMAT KETERANGAN
1. Pendahuluan (Latar
Belakang)
Penjelasan mengenai atas dasar apa program kerja
yang anda ajukan perlu untuk dilaksanakan. Silahkan
dijabarkan mulai dari secara general sampai dengan
pada kesimpulan bahwa program kerja ini harus
diadakan.
2. Visi Misi/ Tujuan Acara Silahkan anda jelaskan poin-poin apa saja yang ingin
dicapai dengan terlaksananya program kerja tersebut.
3.
Target Pencapaian (Hasil
pencapaian acara yang
ditargetkan)
Target pencapaian harus sesuai atau lebih tinggi dari
taget di RKAT 2016, data target yang tercantum dapat
anda lihat pada file RKAT 2016 lembaga anda.1
4. Sasaran Peserta (Objek
Acara) Uraian kepada siapa proker ini anda tujukan.
5. Deskripsi Kegiatan
Berisikan Detail tempat, waktu, dan pelaksanaan
seperti susunan acara/rundown.
*Apabila belum tergambar secara jelas, silahkan
berikan gambaran acara secara general terlebih
dahulu serta konsep dasar yang sudah dibuat oleh
Steering Comitte.
GUIDEBOOK KEUANGAN IKM FTUI 2016
IKATAN KELUARGA MAHASISWA FTUI 2016
3
6. Timeline Perencanaan
Timeline keseluruhan kegiatan dimulai dari persiapan,
pelaksanaan dan evaluasi atau pembuatan LPJ.
*Apabila belum ada tanggal pasti, silahkan dibuat
dalam format minggu keberapa pada bulan apa.
7. Ri wayat/ Track Record
Kegiatan
Tentatif, silahkan dilampirkan bila ada dapat
menyertakan dokumentasi kegiatan sebelumnya juga.
8. Struktur Kepanitiaan
Struktur kepanitiaan silahkan dilampirkan, dapat
berupa Diagram atau secara tertulis.
*Apabila kepanitiaan belum terbentuk, silahkan buat
struktur secara kasar terlebih dahulu, dan tidak perlu
menyertakan nama panitia.
9. Anggaran Biaya (Pemasukan
& Pengeluaran)
Harus realistis dan dapat dipertanggungjawabkan.
Pastikan anda mencantumkan jumlah serta harga
satuan sebelum langsung menuliskan anggaran
pengeluarannya.
*Apabila belum dapat ditentukan, silahkan lampirkan
RAB secara kasar namun dengan tetap
memperhatikan poin-poin diatas.
10. Penutup & Tanda Tangan
Berisikan tanda tangan Ketua Lembaga (dicap dengan
stempel lembaga), Bendum Lembaga, serta SC
(bidang yang bersangkutan) atau Project officer jika
telah terdapat kepanitiaannya. Sertakan juga NPMnya
dan Nomor HP/Contact person yang dapat dihubungi.
GUIDEBOOK KEUANGAN IKM FTUI 2016
IKATAN KELUARGA MAHASISWA FTUI 2016
4
FORMAT PROPOSAL PENGAJUAN DANA DEKANAT
UNTUK LOMBA 2016
No. FORMAT KETERANGAN
1. Pendahuluan (Latar Belakang) Latar belakang yang dimaksud disini adalah latar
belakang dari event lomba yang diikuti
2. Tujuan Lomba
- Tujuan peserta mengikuti lomba
- Cantumkan riwayat prestasi pada tahun
sebelumnya (jika ada)
3. Target Pencapaian
Target pencapaian harus sesuai atau lebih tinggi dari
taget di RKAT 2016, data target yang tercantum dapat
anda lihat pada file RKAT 2016 lembaga anda.1
Untuk lomba non-RKAT target pencapaian silahkan
diperkirakan sendiri.
4. Deskripsi Lomba
Deskripsi Event harus mengandung hal-hal berikut
Penjelasan seputar event yang diikuti
Cabang lomba yang diikuti oleh pengaju dana
Detail pelaksanaan lomba
5. Timeline Lomba Berisikan timeline lomba dari mulai pendaftaran hingga
selesai.
6. Data Kontingen (Nama, NPM, TIM, departemen) + CONTACT
PERSON
7. Deskripsi Materi Lomba Berisikan penjelasan mengenai materi lomba yang
dibawakan oleh tim kalian.
8. Progress Persiapan Lomba
Berupa timeline persiapan kalian sebagai peserta apa
saja yang sudah dan akan dilakukan untuk mencapai
target.
9. Anggaran Biaya (Pemasukan
& Pengeluaran)
Harus realistis dan dapat dipertanggungjawabkan.
Pastikan anda mencantumkan jumlah serta harga satuan
GUIDEBOOK KEUANGAN IKM FTUI 2016
IKATAN KELUARGA MAHASISWA FTUI 2016
5
sebelum langsung menuliskan anggaran
pengeluarannnya.
10. Penutup & Tanda Tangan
Berisikan tanda tangan Ketua Kontingen/Pengaju dan
ketua tangan ketua lembaga (apabila berasal dari
lembaga serta dicap dengan stempel lembaga). Sertakan
juga NPMnya dan Nomor HP/Contact person yang
dapat dihubungi.
11. Lampiran
Surat penerimaan peserta pada lomba (Acceptance
Letter)
Dokumentasi Progress
Paper atau karya tulis (jika event berupa paper
competition, atau presentasi makalah ke luar negeri
dll)
CV
GUIDEBOOK KEUANGAN IKM FTUI 2016
IKATAN KELUARGA MAHASISWA FTUI 2016
6
GUIDEBOOK KEUANGAN IKM FTUI 2016
IKATAN KELUARGA MAHASISWA FTUI 2016
7
FORMAT LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN PENGGUNAAN
DANA DEKANAT 2016
FORMAT KETERANGAN
RANGKUMAN EKSEKUTIF KEGIATAN
Kegiatan berisi penjelasan secara singkat hal-hal
mengenai keberlangsungan acara, berupa
pencapaian, rundown kegiatan, serta dokumentasi
kegiatan.
PERTANGGUNG JAWABAN
PENGGUNAAN DANA DEKANAT1
Hanya memuat pemakaian dana yang bersumber
dari dekanat, terpisah dari laporan
pertanggungjawaban keuangan kegiatan
keseluruhan.
BUKTI TRANSAKSI2
Bukti transaksi asli dilampirkan dengan cara
ditempel rapi pada kertas kosong, tidak bolak-
balik, dan tidak dilipat.
KETENTUAN FORMAT BAGIAN PERTANGGUNG JAWABAN DANA DEKANAT
Pertanggungjawaban dana dekanat dibuat berupa tabel dimana setiap kolomnya berisi :
a. Tanggal, berisi waktu pengajuan dana dari dekanat.
b. Jumlah dana, besarnya lebih dari atau sama dengan dana yang diberikan dekanat.
c. Nomor, berisi nomor urut transaksi.
d. Pengeluaran, berisi rekaman kejadian pemakaian dana :
i. Tanggal transaksi, berisi tanggal terjadinya transaksi.
ii. Nama transaksi, berisi nama transaksi yang terjadi.
iii. Bidang, berisi bidang kepanitiaan yang melakukan transaksi.
iv. Pengeluaran, berisi nominal dana yang keluar dalam transaksi.
v. Keterangan Bukti, berisi keterangan nomor urut dan halaman bukti transaksi dalam
LPJ.
vi. Pada akhir kolom tabel dituliskan total pengeluaran.
GUIDEBOOK KEUANGAN IKM FTUI 2016
IKATAN KELUARGA MAHASISWA FTUI 2016
8
Pertanggungjawaban Penggunaan Dana Dekanat ditanda tangani oleh ketua panitia, bendahara
panitia dan ketua lembaga serta dibubuhi cap lembaga dan atau cap kepanitiaan yang
bersangkutan bila ada. Untuk Kegiatan Keilmiahan ditandatangani oleh pengaju (peserta).
KETENTUAN FORMAT BAGIAN RANGKUMAN EKSEKUTIF KEGIATAN UNTUK
LOMBA
a. Pelaksanaan lomba (Tempat, Waktu, Rundown Acara)
b. Profil Tim dan Produk
c. Perkembangan dan Pencapaian TIM
d. Dokumentasi Lomba (scan sertifikat, dokum lomba)
GUIDEBOOK KEUANGAN IKM FTUI 2016
IKATAN KELUARGA MAHASISWA FTUI 2016
9
KELENGKAPAN BUKTI TRANSAKSI
Bukti pembayaran yang sah memiliki ketentuan sebagai berikut :
a. Bukti transaksi ditulis dengan alat tulis permanen (tidak diperkenankan menggunakan
pensil).
b. Pada setiap bukti pembayaran terdapat :
i. Tanggal transaksi jual beli
ii. Nama toko/penjual
iii. Nama barang yang dibeli/keperluan
iv. Besar uang yang dikeluarkan untuk transaksi jual beli
v. Tanda tangan dan nama jelas pembeli dan penjual disertai stempel toko (jika ada).
c. Tidak diperbolehkan adanya coretan, catatan tambahan, atau catatan dengan tinta lain
yang dapat mengaburkan keabsahan tanda bukti. Jika hal tersebut terdapat dalam tanda
bukti maka dianggap tidak sah.
d. Jika bukti berupa perjalanan, yaitu tiket pesawat, maka harus menyertakan boarding pass
dan e-ticket.
e. Jika bukti transaksi berupa pembayaran untuk konsumsi dan atau penjualan baju, harus
disertakan dengan absensi tanda tangan
f. Bukti pembayaran harus diberi nomor bukti yang jelas dan diurutkan berdasarkan
tanggal transaksi pada lampiran laporan keuangan.
g. Sesuai dengan Peraturan Pemerintah No.24 Tahun 2000, Pasal 2 ayat (2) tentang
Perubahan Tarif Bea Meterai dan Besarnya Batas Pengenaan Harga Nominal Yang
Dikenakan Bea Meterai :
i. Untuk transaksi kurang dari Rp. 250.000 menggunakan bukti resmi yang dikeluarkan
penjual/toko yang bersangkutan.
ii. Untuk transaksi Rp. 250.000- Rp. 1.000.000 menggunakan bukti resmi yang
dikeluarkan penjual/toko bersangkutan, kuitansi bermaterai 3000, cap penjual atau
toko yang bersangkutan, dan tanda tangan pihak penjual atau toko yang
bersangkutan.
GUIDEBOOK KEUANGAN IKM FTUI 2016
IKATAN KELUARGA MAHASISWA FTUI 2016
10
iii. Untuk transaksi lebih dari Rp. 1.000.000 menggunakan bukti resmi yang
dikeluarkan penjual atau toko bersangkutan, kuitansi bermaterai 6000, cap penjual
atau toko yang bersangkutan, dan tanda tangan pihak penjual atau toko dari instansi
yang bersangkutan.
h. Invoice hanya dapat berlaku jika disertai kwitansi atau nota yang ditandatangani pemilik
toko (penerima uang) dengan mengikuti peraturan a-e.
i. Bagi pembayaran honor narasumber, MC, dll akan dikenakan pajak PPH 21 (dijelaskan
dibagian selanjutnya)
j. Bagi pembayaran jasa perorangan akan dikenakan pajak PPH 23 (dijelaskan dibagian
selanjutnya)
k. Untuk mengantisipasi terlupanya kelengkapan bukti transaksi seperti materai, disarankan
setiap transaksi jual beli pembeli (mahasiswa) menyiapkan materai sendiri
l. Laporan Pertanggungjawaban Proker maupun Kegiatan Keilmiahan atas Pemakaian Dana
Dekanat diserahkan kepada pihak Mahalum paling lambat H+5 setelah pelaksanaan
kegiatan.
m. Untuk bukti transaksi berupa kwitansi panjang (contoh kasus : peminjaman bus kopaja),
dicantumkan pula no. hp penyewa, dokumentasi saat penggunaan barang sewa, serta
lampirkan absensi peserta
n. Bagi pembayaran dalam nominal yang cukup besar disarankan untuk melampirkan pula
MOU
o. Bagi pembayaran biaya pendaftaran lomba, harus menggunakan kwitansi resmi dari
panitia lomba (sesuai dengan ketentuan bukti transaksi)
p. Lampirkan pula publikasi lomba yang menyatakan jumlah biaya pendaftaran
GUIDEBOOK KEUANGAN IKM FTUI 2016
IKATAN KELUARGA MAHASISWA FTUI 2016
11
SOP RAKOOR KEUANGAN IKM FTUI 2016
1. Rakoor dilaksanakan pada hari kamis di minggu pertama disetiap bulan
2. Agenda rakoor berupa timelimit selama 90 menit
3. Kuorum rakoor sebanyak 2/3 dari total lembaga (24 lembaga) yang artinya rakoor baru
dapat dilaksanakan apabila 16 lembaga tel
4. ah hadir
5. Sebelum rakoor, akan diadakan presensi di group keuangan. Apabila yang bisa hadir
kurang dari kuorum, maka rakoor akan dibatalkan dan diundur hingga waktu yang
ditentukan.
6. Bagi lembaga yang tidak menghadiri rakoor wajib mentaati kesepakatan.
7. Notulensi hasil rakoor akan di share sehingga bagi lembaga yang tidak dapat menghadiri
rakoor dapat mengetahui hasil rakoor
GUIDEBOOK KEUANGAN IKM FTUI 2016
IKATAN KELUARGA MAHASISWA FTUI 2016
12
DETAILING CASHFLOW (Arus Kas)
1. Laporan cashflow adalah laporan yang melaporkan jumlah kas yang diterima dan dibayar
oleh suatu lembaga selama periode tertentu [Skousen (2001 : 41)]
2. Tujuan cashflow adalah mengidentifikasi sumber dan penggunaan dana lembaga pada
suatu periode tertentu [Ikatan Akuntan Indonesia, 1994 : PSAK No. 2]
3. Cashflow merupakan tools kontroling dari RKAT Internal yang mana RKAT Internal
merupakan pendataan dari perencanaan semua pemasukan dan pengeluaran lembaga,
sehingga pada cashflow juga harus terdata segala pemasukan dan pengeluaran realisasi
lembaga dalam segala aspek (baik dari bidang, proker, kegiatan, maupun tugas). Tidak
hanya pengeluaran yang di reimburse oleh bendum.
4. Cashflow sangat diperlukan untuk mengetahui kemampuan jangka pendek untuk
memenuhi kebutuhan lembaga dan kemampuan jangka panjang untuk menghasilkan kas
dari sumber eksternal [Nurul Latifah (2009 : 46)]. Selain itu Cashflow juga dapat
membantu bendum dalam penyusunan LPJ bagi proker yang didanai dekanat
5. Cashflow harus dikumpulkan sesuai deadline yang telah ditentukan di rakoor keuangan
dan dikirimkan ke email keuangan mpm ([email protected])
6. Cashflow berisi pengeluaran dan pemasukan dari seluruh bidang pada lembaga tersebut
selama satu bulan (terhitung mulai tanggal 1 hingga tanggal terakhir dari bulan yang
akan dikumpulkan casflownya)
7. Cashflow harus disertai bukti transaksi aktual sesuai dengan tanggal transaksi ( seluruh
bukti transaksi dilampirkan dalam bentuk scan atau foto)
GUIDEBOOK KEUANGAN IKM FTUI 2016
IKATAN KELUARGA MAHASISWA FTUI 2016
13
CONTOH-CONTOH KETENTUAN BUKTI TRANSAKSI
Terdapat Harga
Satuan & jumlah
untuk tiap-tiap
barang yang dibeli
Terdapat
tanggal
transaksi
Jual/Beli
Terdapat
nama toko
atau
Penjual
Terdapat
nomor HP
Penjual
Terdapat Nama
Penjual, Tanda
Tangan, dan Total
Pembayaran
GUIDEBOOK KEUANGAN IKM FTUI 2016
IKATAN KELUARGA MAHASISWA FTUI 2016
14
KETENTUAN UNTUK TIKET
Melampirkan
E-Ticket
Melampirkan
Boarding Pass
Selain melampirkan
tiket, dilampirkan
pula bukti
pemesanan tiket
secara online
GUIDEBOOK KEUANGAN IKM FTUI 2016
IKATAN KELUARGA MAHASISWA FTUI 2016
15
KETENTUAN PENGGUNAAN MATERAI
Pembayaran terletak
diantara Rp 250.000 –
Rp 1.000.000 tetapi
bukti transaksi kurang
melengkapi materai
3000. Hal ini dapat
dilengkapi dengan
kwitansi diatasnya yang
menegaskan dengan
melengkapi materai
Tertulis dengan Jelas
tujuan pembayaran untuk
perihal apa
Pembayaran >1jt, maka
menggunakan materai 6000 dan
diberikan stempel resmi