gb ikm ftui

GUIDEBOOK KEUANGAN IKM FTUI 2016

IKATAN KELUARGA MAHASISWA FTUI 2016

1


1. Aspek-Aspek Keuangan

2. Format Proposal

3. Format LPJ Keuangan

4. Kelengkapan Bukti Transaksi

5. SOP Rakoor Keuangan

6. Detailing Cashflow

7. Penjelasan LPJ Triwulan

ASPEK-ASPEK KEUANGAN

a. Transparansi

Keterbukaan dan kejelasan dalam pencarian dan pengelolaan keuangan

b. Akuntabilitas

Keadaan wajib untuk menanggung segala sesuatunya, jika ada permasalahan dapat

dituntut

c. Integritas

Perilaku yang menunjukkan kemampuan dalam pengelolaan keuangan

d. Keadilan

Pengelolaan sesuai dengan prioritas dan kebutuhan yang ada

e. Efektivitas

Membawa hasil atau berhasil guna, tepat pada sasaran

f. Efisiensi

Ketepatan cara usaha dan kerja dengan tidak membuang-buang waktu dan biaya



2

FORMAT PROPOSAL PENGAJUAN DANA DEKANAT UNTUK

PROGRAM KERJA LEMBAGA IKM FTUI 2016

No. FORMAT KETERANGAN

1. Pendahuluan (Latar

Belakang)

Penjelasan mengenai atas dasar apa program kerja

yang anda ajukan perlu untuk dilaksanakan. Silahkan

dijabarkan mulai dari secara general sampai dengan

pada kesimpulan bahwa program kerja ini harus

diadakan.

2. Visi Misi/ Tujuan Acara Silahkan anda jelaskan poin-poin apa saja yang ingin

dicapai dengan terlaksananya program kerja tersebut.

3.

Target Pencapaian (Hasil

pencapaian acara yang

ditargetkan)

Target pencapaian harus sesuai atau lebih tinggi dari

taget di RKAT 2016, data target yang tercantum dapat

anda lihat pada file RKAT 2016 lembaga anda.1

4. Sasaran Peserta (Objek

Acara) Uraian kepada siapa proker ini anda tujukan.

5. Deskripsi Kegiatan

Berisikan Detail tempat, waktu, dan pelaksanaan

seperti susunan acara/rundown.

*Apabila belum tergambar secara jelas, silahkan

berikan gambaran acara secara general terlebih

dahulu serta konsep dasar yang sudah dibuat oleh

Steering Comitte.



3

6. Timeline Perencanaan

Timeline keseluruhan kegiatan dimulai dari persiapan,

pelaksanaan dan evaluasi atau pembuatan LPJ.

*Apabila belum ada tanggal pasti, silahkan dibuat

dalam format minggu keberapa pada bulan apa.

7. Ri wayat/ Track Record

Kegiatan

Tentatif, silahkan dilampirkan bila ada dapat

menyertakan dokumentasi kegiatan sebelumnya juga.

8. Struktur Kepanitiaan

Struktur kepanitiaan silahkan dilampirkan, dapat

berupa Diagram atau secara tertulis.

*Apabila kepanitiaan belum terbentuk, silahkan buat

struktur secara kasar terlebih dahulu, dan tidak perlu

menyertakan nama panitia.

9. Anggaran Biaya (Pemasukan

& Pengeluaran)

Harus realistis dan dapat dipertanggungjawabkan.

Pastikan anda mencantumkan jumlah serta harga

satuan sebelum langsung menuliskan anggaran

pengeluarannya.

*Apabila belum dapat ditentukan, silahkan lampirkan

RAB secara kasar namun dengan tetap

memperhatikan poin-poin diatas.

10. Penutup & Tanda Tangan

Berisikan tanda tangan Ketua Lembaga (dicap dengan

stempel lembaga), Bendum Lembaga, serta SC

(bidang yang bersangkutan) atau Project officer jika

telah terdapat kepanitiaannya. Sertakan juga NPMnya

dan Nomor HP/Contact person yang dapat dihubungi.



4

FORMAT PROPOSAL PENGAJUAN DANA DEKANAT

UNTUK LOMBA 2016

No. FORMAT KETERANGAN

1. Pendahuluan (Latar Belakang) Latar belakang yang dimaksud disini adalah latar

belakang dari event lomba yang diikuti

2. Tujuan Lomba

- Tujuan peserta mengikuti lomba

- Cantumkan riwayat prestasi pada tahun

sebelumnya (jika ada)

3. Target Pencapaian

Target pencapaian harus sesuai atau lebih tinggi dari

taget di RKAT 2016, data target yang tercantum dapat

anda lihat pada file RKAT 2016 lembaga anda.1

Untuk lomba non-RKAT target pencapaian silahkan

diperkirakan sendiri.

4. Deskripsi Lomba

Deskripsi Event harus mengandung hal-hal berikut

Penjelasan seputar event yang diikuti

Cabang lomba yang diikuti oleh pengaju dana

Detail pelaksanaan lomba

5. Timeline Lomba Berisikan timeline lomba dari mulai pendaftaran hingga

selesai.

6. Data Kontingen (Nama, NPM, TIM, departemen) + CONTACT

PERSON

7. Deskripsi Materi Lomba Berisikan penjelasan mengenai materi lomba yang

dibawakan oleh tim kalian.

8. Progress Persiapan Lomba

Berupa timeline persiapan kalian sebagai peserta apa

saja yang sudah dan akan dilakukan untuk mencapai

target.

9. Anggaran Biaya (Pemasukan

& Pengeluaran)

Harus realistis dan dapat dipertanggungjawabkan.

Pastikan anda mencantumkan jumlah serta harga satuan



5

sebelum langsung menuliskan anggaran

pengeluarannnya.

10. Penutup & Tanda Tangan

Berisikan tanda tangan Ketua Kontingen/Pengaju dan

ketua tangan ketua lembaga (apabila berasal dari

lembaga serta dicap dengan stempel lembaga). Sertakan

juga NPMnya dan Nomor HP/Contact person yang

dapat dihubungi.

11. Lampiran

Surat penerimaan peserta pada lomba (Acceptance

Letter)

Dokumentasi Progress

Paper atau karya tulis (jika event berupa paper

competition, atau presentasi makalah ke luar negeri

dll)

CV



6



7

FORMAT LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN PENGGUNAAN

DANA DEKANAT 2016

FORMAT KETERANGAN

RANGKUMAN EKSEKUTIF KEGIATAN

Kegiatan berisi penjelasan secara singkat hal-hal

mengenai keberlangsungan acara, berupa

pencapaian, rundown kegiatan, serta dokumentasi

kegiatan.

PERTANGGUNG JAWABAN

PENGGUNAAN DANA DEKANAT1

Hanya memuat pemakaian dana yang bersumber

dari dekanat, terpisah dari laporan

pertanggungjawaban keuangan kegiatan

keseluruhan.

BUKTI TRANSAKSI2

Bukti transaksi asli dilampirkan dengan cara

ditempel rapi pada kertas kosong, tidak bolak-

balik, dan tidak dilipat.

KETENTUAN FORMAT BAGIAN PERTANGGUNG JAWABAN DANA DEKANAT

Pertanggungjawaban dana dekanat dibuat berupa tabel dimana setiap kolomnya berisi :

a. Tanggal, berisi waktu pengajuan dana dari dekanat.

b. Jumlah dana, besarnya lebih dari atau sama dengan dana yang diberikan dekanat.

c. Nomor, berisi nomor urut transaksi.

d. Pengeluaran, berisi rekaman kejadian pemakaian dana :

i. Tanggal transaksi, berisi tanggal terjadinya transaksi.

ii. Nama transaksi, berisi nama transaksi yang terjadi.

iii. Bidang, berisi bidang kepanitiaan yang melakukan transaksi.

iv. Pengeluaran, berisi nominal dana yang keluar dalam transaksi.

v. Keterangan Bukti, berisi keterangan nomor urut dan halaman bukti transaksi dalam

LPJ.

vi. Pada akhir kolom tabel dituliskan total pengeluaran.



8

Pertanggungjawaban Penggunaan Dana Dekanat ditanda tangani oleh ketua panitia, bendahara

panitia dan ketua lembaga serta dibubuhi cap lembaga dan atau cap kepanitiaan yang

bersangkutan bila ada. Untuk Kegiatan Keilmiahan ditandatangani oleh pengaju (peserta).

KETENTUAN FORMAT BAGIAN RANGKUMAN EKSEKUTIF KEGIATAN UNTUK

LOMBA

a. Pelaksanaan lomba (Tempat, Waktu, Rundown Acara)

b. Profil Tim dan Produk

c. Perkembangan dan Pencapaian TIM

d. Dokumentasi Lomba (scan sertifikat, dokum lomba)



9

KELENGKAPAN BUKTI TRANSAKSI

Bukti pembayaran yang sah memiliki ketentuan sebagai berikut :

a. Bukti transaksi ditulis dengan alat tulis permanen (tidak diperkenankan menggunakan

pensil).

b. Pada setiap bukti pembayaran terdapat :

i. Tanggal transaksi jual beli

ii. Nama toko/penjual

iii. Nama barang yang dibeli/keperluan

iv. Besar uang yang dikeluarkan untuk transaksi jual beli

v. Tanda tangan dan nama jelas pembeli dan penjual disertai stempel toko (jika ada).

c. Tidak diperbolehkan adanya coretan, catatan tambahan, atau catatan dengan tinta lain

yang dapat mengaburkan keabsahan tanda bukti. Jika hal tersebut terdapat dalam tanda

bukti maka dianggap tidak sah.

d. Jika bukti berupa perjalanan, yaitu tiket pesawat, maka harus menyertakan boarding pass

dan e-ticket.

e. Jika bukti transaksi berupa pembayaran untuk konsumsi dan atau penjualan baju, harus

disertakan dengan absensi tanda tangan

f. Bukti pembayaran harus diberi nomor bukti yang jelas dan diurutkan berdasarkan

tanggal transaksi pada lampiran laporan keuangan.

g. Sesuai dengan Peraturan Pemerintah No.24 Tahun 2000, Pasal 2 ayat (2) tentang

Perubahan Tarif Bea Meterai dan Besarnya Batas Pengenaan Harga Nominal Yang

Dikenakan Bea Meterai :

i. Untuk transaksi kurang dari Rp. 250.000 menggunakan bukti resmi yang dikeluarkan

penjual/toko yang bersangkutan.

ii. Untuk transaksi Rp. 250.000- Rp. 1.000.000 menggunakan bukti resmi yang

dikeluarkan penjual/toko bersangkutan, kuitansi bermaterai 3000, cap penjual atau

toko yang bersangkutan, dan tanda tangan pihak penjual atau toko yang

bersangkutan.



10

iii. Untuk transaksi lebih dari Rp. 1.000.000 menggunakan bukti resmi yang

dikeluarkan penjual atau toko bersangkutan, kuitansi bermaterai 6000, cap penjual

atau toko yang bersangkutan, dan tanda tangan pihak penjual atau toko dari instansi

yang bersangkutan.

h. Invoice hanya dapat berlaku jika disertai kwitansi atau nota yang ditandatangani pemilik

toko (penerima uang) dengan mengikuti peraturan a-e.

i. Bagi pembayaran honor narasumber, MC, dll akan dikenakan pajak PPH 21 (dijelaskan

dibagian selanjutnya)

j. Bagi pembayaran jasa perorangan akan dikenakan pajak PPH 23 (dijelaskan dibagian

selanjutnya)

k. Untuk mengantisipasi terlupanya kelengkapan bukti transaksi seperti materai, disarankan

setiap transaksi jual beli pembeli (mahasiswa) menyiapkan materai sendiri

l. Laporan Pertanggungjawaban Proker maupun Kegiatan Keilmiahan atas Pemakaian Dana

Dekanat diserahkan kepada pihak Mahalum paling lambat H+5 setelah pelaksanaan

kegiatan.

m. Untuk bukti transaksi berupa kwitansi panjang (contoh kasus : peminjaman bus kopaja),

dicantumkan pula no. hp penyewa, dokumentasi saat penggunaan barang sewa, serta

lampirkan absensi peserta

n. Bagi pembayaran dalam nominal yang cukup besar disarankan untuk melampirkan pula

MOU

o. Bagi pembayaran biaya pendaftaran lomba, harus menggunakan kwitansi resmi dari

panitia lomba (sesuai dengan ketentuan bukti transaksi)

p. Lampirkan pula publikasi lomba yang menyatakan jumlah biaya pendaftaran



11

SOP RAKOOR KEUANGAN IKM FTUI 2016

1. Rakoor dilaksanakan pada hari kamis di minggu pertama disetiap bulan

2. Agenda rakoor berupa timelimit selama 90 menit

3. Kuorum rakoor sebanyak 2/3 dari total lembaga (24 lembaga) yang artinya rakoor baru

dapat dilaksanakan apabila 16 lembaga tel

4. ah hadir

5. Sebelum rakoor, akan diadakan presensi di group keuangan. Apabila yang bisa hadir

kurang dari kuorum, maka rakoor akan dibatalkan dan diundur hingga waktu yang

ditentukan.

6. Bagi lembaga yang tidak menghadiri rakoor wajib mentaati kesepakatan.

7. Notulensi hasil rakoor akan di share sehingga bagi lembaga yang tidak dapat menghadiri

rakoor dapat mengetahui hasil rakoor



12

DETAILING CASHFLOW (Arus Kas)

1. Laporan cashflow adalah laporan yang melaporkan jumlah kas yang diterima dan dibayar

oleh suatu lembaga selama periode tertentu [Skousen (2001 : 41)]

2. Tujuan cashflow adalah mengidentifikasi sumber dan penggunaan dana lembaga pada

suatu periode tertentu [Ikatan Akuntan Indonesia, 1994 : PSAK No. 2]

3. Cashflow merupakan tools kontroling dari RKAT Internal yang mana RKAT Internal

merupakan pendataan dari perencanaan semua pemasukan dan pengeluaran lembaga,

sehingga pada cashflow juga harus terdata segala pemasukan dan pengeluaran realisasi

lembaga dalam segala aspek (baik dari bidang, proker, kegiatan, maupun tugas). Tidak

hanya pengeluaran yang di reimburse oleh bendum.

4. Cashflow sangat diperlukan untuk mengetahui kemampuan jangka pendek untuk

memenuhi kebutuhan lembaga dan kemampuan jangka panjang untuk menghasilkan kas

dari sumber eksternal [Nurul Latifah (2009 : 46)]. Selain itu Cashflow juga dapat

membantu bendum dalam penyusunan LPJ bagi proker yang didanai dekanat

5. Cashflow harus dikumpulkan sesuai deadline yang telah ditentukan di rakoor keuangan

dan dikirimkan ke email keuangan mpm ([email protected])

6. Cashflow berisi pengeluaran dan pemasukan dari seluruh bidang pada lembaga tersebut

selama satu bulan (terhitung mulai tanggal 1 hingga tanggal terakhir dari bulan yang

akan dikumpulkan casflownya)

7. Cashflow harus disertai bukti transaksi aktual sesuai dengan tanggal transaksi ( seluruh

bukti transaksi dilampirkan dalam bentuk scan atau foto)

mailto:[email protected]



13

CONTOH-CONTOH KETENTUAN BUKTI TRANSAKSI

Terdapat Harga

Satuan & jumlah

untuk tiap-tiap

barang yang dibeli

Terdapat

tanggal

transaksi

Jual/Beli

Terdapat

nama toko

atau

Penjual

Terdapat

nomor HP

Penjual

Terdapat Nama

Penjual, Tanda

Tangan, dan Total

Pembayaran



14

KETENTUAN UNTUK TIKET

Melampirkan

E-Ticket

Melampirkan

Boarding Pass

Selain melampirkan

tiket, dilampirkan

pula bukti

pemesanan tiket

secara online



15

KETENTUAN PENGGUNAAN MATERAI

Pembayaran terletak

diantara Rp 250.000 –

Rp 1.000.000 tetapi

bukti transaksi kurang

melengkapi materai

3000. Hal ini dapat

dilengkapi dengan

kwitansi diatasnya yang

menegaskan dengan

melengkapi materai

Tertulis dengan Jelas

tujuan pembayaran untuk

perihal apa

Pembayaran >1jt, maka

menggunakan materai 6000 dan

diberikan stempel resmi

gb ikm ftui

Documents